ubicaciÓn jerÁrquica, estructura y funciones de las oficinas de organizaciÓn y sistemas

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORFACULTAD DE:

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE:

ADMINISTRACION PÚBLICA

AULA:

AP5-1

TEMAS:

1. PERFIL DE LOS ESPECIALISTAS EN ORGANIZACIÓN

2. UBICACIÓN JERÁRQUICA, ESTRUCTURA Y FUNCIONES

DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

3. RESISTENCIAS A LAS TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

MATERIA:

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

PROFESOR:

JULIO CALVOPIÑA HERRERA

Grupo de trabajo nº:2

Integrantes:

Lenin Quilisimba

FECHA DE PRESENTACION:

SABADO, 06 DE OCTUBRE DEL 2012

1 PERFIL DE LOS ESPECIALISTAS EN ORGANIZACIÓN

ESPECIALISTA ORGANIZACIONAL

DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Asesorar a las diferentes dependencias de la organización en relación a las consultas que éstas formulen, sobre su estructura organizacional, sistemas, procedimientos y administración de sus recursos humanos, aportando soluciones, a fin de lograr la resolución de los problemas planteados.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Planifica, coordina y supervisa el trabajo técnico desarrollado por el personal a su cargo.

Planifica las actividades a realizar siguiendo los lineamientos establecidos por la organización.

Asesora consultas técnicas formuladas por los diferentes niveles de autoridad de la organización y ayuda a la solución de los problemas planteados.

Coordina la realización del diagnóstico organizacional.

Analiza el funcionamiento de la organización en el área de estudio.

Participa en reuniones con funcionarios de niveles altos y medios para lograr el apoyo sobre los planes propuestos e intervenir en el proceso de cambio.

Asesora en la elaboración de proyectos de reforma administrativa, manuales de organización, manuales de sistemas, normas y procedimientos y programas de organización relacionados con el área de recursos humanos.

Elabora anteproyectos y planifica las acciones a seguir para el desarrollo de las actividades.

Establece estrategias o formas de acción en el proceso de cambio de la organización, previniendo situaciones o contingencias futuras.

Dirige las acciones según cronograma del proyecto asignado.

Diseña y utiliza métodos sistemáticos para obtener información.

Entrena al personal operativo para la ejecución y desarrollo del plan.

Supervisa y controla el desarrollo de auditorías administrativas y de recursos humanos.

1AP5-1/ ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Orienta al personal operativo en la clasificación de la información para el diagnóstico, retro información o cambio planeado.

Evalúa los informes o propuestas emitidas por el personal operativo a su cargo.

Estudia la información y facilita la comprensión al usuario.

Identifica fallas o pérdidas de recursos de tipo material, humano y de información.

Controla la información recogida y evalúa los resultados de avance.

Propone ante las instancias superiores los cambios pertinentes de acuerdo al estudio realizado.

Dirige reuniones con los grupos de trabajo para determinar objetivos y acciones en el desarrollo de los proyectos asignados.

Organiza, dirige y participa en cursos, seminarios, talleres de información y sensibilización según el proyecto asignado.

Canaliza las necesidades detectadas según las especificaciones del caso.

Participa en reuniones de alto nivel para definir estrategias sobre el proyecto asignado o para informar sobre el avance del mismo.

Supervisa y controla el personal a su cargo.

Evalúa el personal a su cargo.

Presenta a quien corresponda, informes escritos sobre el proyecto de cambio asignado, para su aprobación.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:RESPONSABILIDAD:MATERIALES:


Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:Es responsable indirecto de la custodia de materiales.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.

Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alto.

TOMA DE DECISIONES:

Las decisiones que se toman se basan en políticas y objetivos funcionales, para desarrollar nuevas estrategias y objetivos basados en la creatividad, investigación, incertidumbre y el alto riesgo, a nivel de departamento.

SUPERVISIÓN:El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y ejerce una supervisión específica de manera directa y periódica.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:

RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad, con las autoridades universitarias, con las gerencias de niveles altos y medios y con las distintas dependencias de la Institución, a fin de apoyar y/o coordinar y/o asesorar y/o controlar lo relativo al área, y frecuentes con el personal a su cargo, a fin de aprobar las actividades realizadas por éstos, exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones ocasionales con organizaciones públicas y/o privadas y Oficina de Planificación del Sector Universitario (OPSU), a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una buena habilidad para negociar y obtener cooperación.

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:

AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.


RIESGO:El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual bajo y un grado de precisión visual medio.

PERFIL DEL CARGO:EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:Licenciado en Relaciones Industriales, Administración o Economista, más maestría en el área de Organización o Administración Pública de dos (2) años de duración.

EXPERIENCIA:Nueve (9) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio, estratégico, directivo y asesor en el área organizacional.

B) EDUCACIÓN:

Licenciado en Relaciones Industriales, Administración o Economista.

EXPERIENCIA:Trece (13) años de experiencia progresiva de carácter supervisorio, estratégico, directivo y asesor en el área de administración y organización de sistemas y en ejercicio de funciones de supervisión y control de personal.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

CONOCIMIENTOS EN:

Principios y técnicas de gerencia pública.

Procesos de diagnóstico e intervención organizacional.

Teoría y práctica de comportamiento y desarrollo organizacional.

Instrumentos legales relativos al área en estudio.

El manejo de los métodos y técnicas para la elaboración de Manuales de Políticas, Normas y Procedimientos de organización.

La normativa para la elaboración de proyectos.

HABILIDAD PARA:


Analizar el trabajo técnico desarrollado por el personal a su cargo.

a) Mantener relaciones personales.

b) Expresarse en forma clara y precisa.

c) Redactar informes técnicos y de diagnóstico.

d) Tener iniciativa.

e) Sintetizar.Organizar grupos de trabajo.

f) Dirigir y coordinar reuniones.

g) Proveer situaciones futuras.

h) Tomar decisiones y proponer soluciones acertadas.

i) Dirigir, coordinar y supervisar equipos de trabajo.

DESTREZAS EN:El manejo de microcomputador.El manejo de calculadoras.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:Planificación Estratégica.Dirección de reuniones.Administración pública.Dirección de empresas.Desarrollo organizacional.

INTRODUCCIÓN

El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho órgano.

Concepto


El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza.


Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública"

De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los recursos destinados a la prestación de servicios.

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O


y M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y particulares.

Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

Origen de Organización y Métodos

La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"


3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la práctica"

Funciones

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.


8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan

desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

1ª Fase de desarrollo

(inicial)


(intermedia)


(consolidación)

Análisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas

Elaboración de organogramas

Administración por proyectos Informática

Elaboración de diagramas de flujo

Administración estratégica Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización

a) Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b) Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

c) Fase de Desarrollo (Intermedia):d) Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.


3. Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.2. Describir tal hecho o situación.3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho

específico en estudio.5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo

comparaciones y buscando analogías.6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los

fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas

administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a) Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

b) Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.c) Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que

considere los factores.d) Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en

las formas, registros e informes.e) Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el

análisis de las operaciones de un procedimiento.f) Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos,

costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

g) Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h) Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

i) PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.


j) Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

k) Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

l) Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así: Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de

servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

Ubicación dentro de la empresa:

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

a) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos


En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente. En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.

Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.

Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos humanos y materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dadas su importancia o dimensión las requiera.

Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.

"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"


El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original.

"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"

Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:

a) Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

b) Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

a) Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

b) La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias públicas.

c) La escasez de personal calificado.d) La resistencia al cambio.

CONCLUSIÓN

Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.


Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.

2. UBICACIÓN JERÁRQUICA, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Sistemas de organización de empresa

Todos los sistemas de organización deberán partir por lo dicho en el final del punto anterior; es decir: definir qué funciones se han de desarrollar dentro de la empresa y asignar a cada función los puestos de trabajo y las personas correspondientes y establecer entre esas personas un orden jerárquico. Manejando los tres elementos organizables, funciones, personas y jerarquía, podríamos establecer tres tipos de organización de una empresa:

Organización jerárquica en línea, con la característica fundamental de estar todos los miembros de la empresa supeditados a una rígida estructura de autoridad, en la que uno es el jefe y los demás son subordinados. El jefe asume la dirección de todas las funciones. Ésta es la llamada organización vertical de una empresa; ciertamente anticuada.

Organización funcional, en la que a cada función, al menos, corresponde un jefe. Si contemplamos tres funciones, A, B y C, Financiera, Administrativa y de Producción, los jefes de departamento a, b, c, d, ... recibirán instrucciones de A, B y C. Ésta es la organización horizontal de una empresa, que si bien reconoce ya la especialización del personal, con la autoridad y responsabilidad inherentes a sus puestos de trabajo, aportando una comunicación más ágil, crea sin embargo confusión en cuanto al orden jerárquico.


LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

La organización es un subsistema del sistema administrativo, la función de la organización es coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos. Según Rodríguez J. “ La organización es una red de líneas de autoridad y responsabilidad, deberes funcionales y comunicacionales entre personas asignados a cada uno ellos los recursos e instrumentos para mantener su posición realizar su cometido.”

PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Parte de los objetivos globales Descritos en la base filosófica y legal Análisis de las características de los Rs. Para encontrar el punto con las operaciones, acciones, para ser asignados, ubicados y delegados. Se obtendrá estructura, manuales, instrumentos para conseguir un desempeño adecuado.

ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Marco de actuación Se combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. División ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

DISEÑO DE LA ESTRUCTURA

Se ajusta a los cambios externos:

EJES ORGANIZACIONALES:

Vertical: Relación con poder de decisión, se definen niveles jerárquicos, se desarrolla en todos los niveles alto, medio, operativo. Horizontal: Composición departamental

Directrices para el diseño de la estructura organizacional DEPARTAMENTALIZACIÓN JERARQUÍA

Jerarquía Control Centralización o descentralización Jerarquía: No. niveles y de esto depende el grado de responsabilidad y autoridad de cada nivel jerárquico. DISEÑO VERTICAL


Estructura organizacional y jerarquía

JERARQUÍA Org. Alargada-Vertical Org. Aplanada-Horizontal

Autoridad y responsabilidad son correspondientes. Depende el grado de autoridad el el responsabilidad y viceversa. Si autoridad está por encima de la responsabilidad se caería en tiranía, autocracia Si responsabilidad está por encima de autoridad los resultados serán fruto de muchos cados de persuasión y suerte.

Tramo de control Nº de subordinados que el gerente puede supervisar eficientemente. Amplitud mayor, muchos subordinados dependen del jefe Amplitud menor pocos subordinados.

Tramo de control Amplitud menor Amplitud mayor

Tramo de control A mayor cantidad de subordinados menor control, mayor libertad para toma de decisiones. A menor cantidad de subordinados mayor control, limitación para iniciativa propia.

Centralización o Descentralización Relación con el grado de dispersión de la autoridad, hasta donde los subordinados ostentan autoridad para tomar decisiones. Concentrar: Aspectos como control y costos Desconcentrar: Independencia, agilidad

La Delegación Responsabilidad: Valor q apoya el cumplimiento de una acción/trabajo. Autoridad: Está implícita en sus posición dentro del nivel jerárquico. Depende de la capacidad moral como derecho para hacerse obedecer Se toma decisiones a través de manados medios y subalternos.

DISEÑO HORIZONTAL

Agrupa actividades en unidades, secciones, equipos, departamentos.. Enfoque funcional Divisional Matricial De equipos De redes

Enfoque Funcional

Enfoque de equipos Agilidad Mayor cantidad de información Focalización externa Autosuficiencia Equipos Multifuncionales Equipos permanentes

Enfoque de redes Características Actuar con la nuevas tendencias Flexibilidad Utiliza servicios y personal de otras empresas.

3 RESISTENCIAS A LAS TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Un cambio

Es la acción y efecto de cambiar: “Dejar una cosa o situación para tomar otra”. El Cambio Organizacional se define como: la capacidad de adaptación de las organizaciones a las


diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje.

La resistencia al cambio

La resistencia es el comportamiento de un individuo que retarda o impide el cambio en su entorno de desarrollo (laboral, familiar, social, etc.)

Acciones que causa la resistencia

Quejas, retrasos, ausentismo y hasta sabotaje.

La resistencia puede darse a cualquier nivel. Reacción en cadena. El cambio que aparentemente es problema para una persona se transmite a otros niveles.

Clases de resistencia

Resistencia social

Se presentan por: La idiosincrasia de la gente (similitud de comportamientos)

El ensanchamiento de la burocracia pública (para absorber la mano de obra desocupada).

Sensación de inseguridad.

Pérdida de relaciones.

Resistencia económica

Se presentan por: Falta de financiamiento.

Falta de respaldo de las autoridades para impulsar estas nuevas técnicas.

Temor por parte de los empleados a que sus remuneraciones sean revisadas.

Resistencia cultural

Se presenta por: La concepción de que el trabajo en el sector público es irregular, de bajo rendimiento y casi sin motivación. (Genera queme importismo). Jefes dictadores que toman su puesto como patrimonio legítimo (abuso del poder). Pérdida de territorio.

La Política del Cambio:

Invariablemente el cambio afectará el statu quo de la organización, por lo que implica en sí mismo la realización de una actividad política. La organización debe aprovechar la


influencia de aquellos individuos que se detecten con aptitudes de liderazgo o de quienes tienen deseos de hacer algo por la organización, los que tengan buena aceptación de la gente, los elementos nuevos en la organización o los ejecutivos un poco alejados de la estructura de poder, para que sean los agentes de cambio.

La implantación del cambio deberá ser gradual no radical, porque esto permitirá que se vayan adecuando tanto las personas como las circunstancias. Se deberá observar con inteligencia los efectos de las decisiones y las acciones y la lucha por el poder dentro de la organización, porque esto determinará en gran medida la velocidad y la magnitud de los cambios que se realicen.

“No hay nada más difícil de llevar a cabo, ni de más dudoso éxito, ni más peligroso de manejar, que iniciar un nuevo orden de las cosas”. (Nicolás Maquiavelo)

4. EJEMPLO CLARO. EJERCICIOS

PREGUNTAS

5. ¿Considera usted que estar lo más próximo a la alta gerencia o a los altos niveles administrativos es la mejor ubicación de una oficina de OYS?

Hemos considerado que efectivamente es importante el lugar donde se encuentre ubicada la oficina de organización y sistemas ya q esta estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, realiza los cuadros de distribución de trabajo, para el desarrollo organizacional de ingeniería de sistemas, elabora los organigramas para la administración por proyectos utilizando la informática, la elaboración de diagrama de flujo utilizado en la administración estratégica ,y también ayudan en el análisis y descripción de puestos, cumpliendo como función el aconsejar a


los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen.

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos

En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente.

En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.

6. ¿Considera usted que la estructura de una oficina de OYS debe estar en función del tamaño de la empresa?

Si, Consideramos que la estructura de una oficina de organización y sistemas debe estar en función del tamaño de una empresa ya que debe ajustarse a las necesidades de la misma pero siempre utilizando el mejor sistema, innovando la tecnología utilizando programas actualizados mejorando las fuentes de investigación, para la realización de proyectos o objetivos de la empresa.

7. ¿Considera adecuado que a un gerente de empresa se le exija como requisito, estudios superiores en Administración y que además acredite claras características de líder?

Si, consideramos q es importante ya que este por su cargo siempre tendrá q trabajar con personas que necesitan ser guiadas para el cumplimiento de los objetivos de la organización y es indispensable que posea conocimientos claros de lo q es la administración de la organización y como hacer q los demás empleados realicen sus actividades según lo requiera la empresa.

8. ¿Comparte usted con la idea que quien no reúna los requisitos para el cargo deba ser separado de la empresa?

En nuestra opinión creemos que no es así ya que los empleados son contratados por medio de una selección, y si ha demostrado dentro de la empresa que es capaz que tiene aptitud y actitud que puede ser muy eficiente la empresa debería invertir en su


http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

capacitación o permitiéndole conseguir lo necesario para que pueda ejercer el cargo sin ningún problema ya que esta misma se beneficiaria de ello.

9. ¿Considera usted que la idiosincrasia es una resistencia social?

Si, ya que la idiosincrasia es unas acciones que causa la resistencia social, además la idiosincrasia es capaz de influir en el comportamiento individual de las personas, aún cuando no se esté convencido de la certeza de las ideas que se asimilan en masa.

10. ¿La falta de financiamiento para la aplicación de los modernos sistemas administrativos constituyen una resistencia económica?

SI, pues la resistencia económica abarca todo lo que tiene relación al financiamiento económico del cambio y en los modernos sistemas económicos administrativos al no contar con el financiamiento necesario para el cambio este se convierte en una resistencia económica

11. ¿Qué mecanismo utilizaría usted para eliminar las resistencias: social y política?

Educación y comunicación: La resistencia puede reducirse comunicándose con los empleados (la desinformación es una fuente de resistencia).

Participación: Es difícil que los individuos se resistan al cambio si ellos han sido participes de la misma.

Gestoría Y soporte: Asesoría y terapia para el personal; Capacitación en nuevas habilidades; licencia con goce de sueldo.

Negociación: Ofrecer algo valioso a cambio que dicha resistencia disminuya. MANIPULACION: Alteración de los hechos para hacerlos atractivos ocultando información perjudicial y esparcir falsos rumores.

Cooptación: Se intenta comprar a los líderes de un grupo de resistencia ofreciéndoles un rol clave en el proceso del cambio.

Coerción: Uso de amenazas directas contra quienes se resistan al cambio.

12. ¿El caso práctico sobre la forma de cómo limitar las resistencias, responde a la realidad de su organización?

Si aplicamos un nuevo sistema no lo haremos con los ojos vendados, debemos contar al menos con una estrategia y un diseño adecuado a la organización; porque sólo por las buenas intenciones no cambian las organizaciones. Para ello el montaje de un laboratorio experimental es una necesidad.


http://es.wikipedia.org/wiki/Idea

http://es.wikipedia.org/wiki/Certeza_y_opini%C3%B3n

Por otro lado cuando el cambio es producto de decisiones tomadas en niveles superiores, por lo general de forma centralizada y dirigida, no se apuesta de entrada por el protagonismo del empleado. Precisemos que hay límites a lo que se puede lograr mediante el liderazgo impuesto. La experiencia ha demostrado que existirá menos oposición en la ejecución de un diseño si se invita cuanto antes a sus trabajadores a participar (desde la concepción del programa) en la planeación del mismo.

Se debe realizar una labor de convencimiento antes de introducir un nuevo proceso o sistema. Cuando se empieza por crear un medio dispuesto al cambio, la resistencia se reduce a un mínimo y los empleados quedan más receptivos a la innovación y más dispuestos a correr riesgos. Aquí entra a jugar un papel importante el liderazgo como pieza clave para vencer la resistencia: una persona capaz de influir de manera significativa en la conducta, las creencias y en el modo de trabajo de otras personas.

Dicho lo anterior, usted estará en mejores condiciones de afrontar el peligro a la resistencia y tendrá un excelente barco dispuesto a responder los retos y las oportunidades que se le avecinan.

http://www.slideshare.net/Edisito

http://www.slideshare.net

http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/especialista__organizacional.htm


http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/especialista__organizacional.htm

http://www.slideshare.net/

http://www.slideshare.net/Edisito

ubicaciÓn jerÁrquica, estructura y funciones de las oficinas de organizaciÓn y sistemas

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