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UBYQUO FACTURAS
SAGE
GUÍA RÁPIDA
Versión 1.0
Mayo 2018
GUIA RAPIDA UBYQUO FACTURAS – SAGE [email protected] 91 633 32 11
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INDICE
1.- Inicio Programa Pág. 3
2.- Cambio Contraseña Pág. 3
3.- Crear Empresa Pág. 4
4.- Introducir Facturas Pág. 7
5.- Enviar Facturas a contabilizar Pág. 10
6.- Aceptar, Modificar y Verificar Pág. 13
7.- Exportar a SAGE Pág. 16
8.- Importar a SAGE Pág. 17
9.- Comprobar la Exportación en SAGE Pág. 18
10.- Visualizar documento asociado en SAGE Pág. 20
ANEXO.- Configuraciones mínimas y recomendadas Pág. 21
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UBYQUO FACTURAS – SAGE DESPACHOS
1. Inicio Programa.
Al ejecutar el programa nos pedirá el Usuario que es el e-mail que dimos para dar el alta y la contraseña que nos dijo el instalador y/o formador.
2. Cambio Contraseña.
Si no nos acordamos de la contraseña pulsaremos la opción < ¿Olvidó su contraseña? > Nos enviará una contraseña nueva a nuestro e-mail. Para cambiar la contraseña vamos a Inicio y Administración de la cuenta, opción Mis datos y pulsamos Cambiar contraseña.
La nueva contraseña debe ser alfanumérica de 6 caracteres mínimo.
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3. Crear Empresa.
Vamos a la Pestaña “Documentos” y pulsamos “Gestionar Carpetas”, nos aparecerá una ventana “Gestionar y conectar carpetas” donde vamos a Crear nuestras empresas con sus correspondientes Ejercicios y descargarnos el Plan Contable.
Una vez creada la Empresa, seguimos en la ventana “Gestionar y conectar carpetas” y posicionados sobre la Empresa creada vamos a crear el Ejercicio.
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Nos aparece esta pantalla donde muestra las empresas que tenemos dadas de alta en Sage Despachos, elegimos la Empresa que acabamos de crear y su Ejercicio.
Vemos la Empresa y Ejercicio ya enlazada con Sage Despachos.
Ahora vamos a descargar el Plan Contable de Sage Despachos a la Empresa creada; en la misma ventana “Gestionar y conectar carpetas”.
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Podemos Ver el Plan Contable descargado de Sage Despachos.
Y podemos Ver los Clientes y Proveedores.
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4. Introducir Facturas.
Lo hacemos desde la pestaña Documentos, hay dos formas:
4.1.- Arrastrar de la carpeta donde tenemos las facturas a “Documentos” de su Ejercicio.
Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:
• Un Fichero con todas sus facturas.
• Separando cada Factura en un fichero distinto.
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4.2.- Posicionados en el ejercicio pulsar la opción abrirá una ventana donde buscaremos las Facturas a añadir, las seleccionamos y pulsamos “Abrir”.
Nos pedirá confirmación de donde queremos ponerlos, Empresa, Ejercicio y Tipo documentos y nos da la opción de como incorporar las facturas (formato PDF, JPG, TIF,…) con varias facturas, hay dos formas:
• Un Fichero con todas sus facturas.
• Separando cada Factura en un fichero distinto.
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Aparecerán en Documentos con un Icono en la columna “C”.
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5. Enviar Facturas a contabilizar.
Seleccionamos las Facturas y pulsamos Enviar a Facturas, elegimos Contabilización automática y decidimos procesar la Primera o la Última página de las Facturas que tengan más de una hoja.
Al enviar las Facturas se mueven de la pestaña Documentos a la pestaña Facturas y aparece en la parte baja de la pantalla una ventana que te va indicando los pasos que atraviesa el Lote enviado (conjunto de las facturas).
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Cuando aparece la Fecha en el campo Lote creado esta creado correctamente.
Nota: NUNCA SALIR DE LA APLICACIÓN HASTA QUE APAREZCA LA FECHA.
Ahora vamos a la pestaña Facturas donde aparecerán las facturas en la opción “En proceso”.
Durante este proceso podemos seguir trabajando en la aplicación u otra, cuando estén procesadas por los servidores OCR se moverán a la opción “Por Contabilizar”, mostrando el resultado.
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También aparecerá en la parte inferior de la pantalla una ventana avisándonos que se ha recibido.
Hay que observar unas columnas especiales que nos van a indicar si ha habido algún problema, lo vemos por colores y un breve texto:
V Validación del asiento de la factura (Ver punto siguiente). D Datos de la factura. A Asiento generado de la factura. Vt Indica si lleva Vencimientos la factura. Info Validación Un campo texto que indica lo ocurrido en el paso por el servidor OCR. COLORES:
Correcto.
Cuenta Cliente/Proveedor Nuevo, varias Cuentas Gastos/Ingreso.
Problemas al pasar por el servidor OCR.
Podemos ver que las Facturas con las Columnas Datos y Asientos en VERDE, muestra el Asiento creado y listo para exportarlo a Sage Despachos que vemos en la ventana “Asientos”.
En este punto podemos hacer doble clic en una factura para modificarla o comprobarla.
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6. Aceptar, Modificar y Verificar.
Nos llegan dos tipos de facturas, una Completa que pudo rellenar todos los campos y otra que nos muestra que falta algún campo (Cliente/Proveedor, Cuenta de Gasto/Ingreso…)
• Factura Completa: El programa ha podido completar la factura y realizar el asiento.
• Factura a Completar: El programa no ha podido completar la factura y no ha creado el asiento. En este ejemplo vemos: o Un Proveedor Nuevo, lo daremos de Alta aquí y lo Exportaremos al Plan Contable de Sage
Despachos dándolo de alta también en Sage Despachos. Asignamos la Cuenta de Gasto y la Cuenta de IVA (Al crear la Cuenta de Proveedor coge la predefinida en Sage Despachos).
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Rellenamos
6.1. MODIFICAR: Dar de Alta a un Cliente o Proveedor:
Nos ponemos sobre el Campo (Emisor o Receptor) que sale con el “sol Amarillo” y pulsamos en la parte superior la opción “Nueva Cuenta”.
En la ventana que se aparece “Cuenta Contable”, en el campo Código rellenamos los 3 ó 4 primeros dígitos de la Cuenta a crear y pulsamos <TABULADOR>, nos terminará por rellenar el número de cuenta libre del Plan Contable. Seguidamente pulsamos el botón Incorporar datos factura y nos rellenara los campos de Nombre Y CIF. Pulsamos Guardar.
Aparece la siguiente pantalla ya creado el Cliente/Proveedor, nos pide ahora la que cuenta de Gastos/Ingreso. Al final pulsamos Guardar Cambios.
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Cuando tengamos todas las facturas con las dos columnas en VERDE, podemos Verificar y Exportar:
6.2. VERIFICAR:
Pulsar “Verificar antes de contabilizar” “Verificar todas las facturas”, para controlar que están en el Periodo Contable (2) correcto y por si nuestro cliente nos ha enviado facturas que ya nos envió tiempo atrás, evitamos duplicar (3).
Aparecerá el “Visto Bueno” en la columna Validación, ya podemos Exportarlas a Sage Despachos.
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7. Exportar a SAGE.
Ahora Exportamos a Sage Despachos las Facturas:
Pulsar “Exportar a programa contable” “Exportar todos”, y pulsamos el botón de Exportar.
Al finalizar la Exportación mueve las Facturas a la carpeta “Exportados”, nos pone el icono
preguntándonos si hemos ido a Sage Despachos a Importar.
Iríamos al Conector de Sage Despachos a Importar estas facturas.
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EN SAGE DESPACHOS
8. Importar a SAGE.
En Sage Despachos vamos a “Importar” para recoger los asientos generados y cuentas creadas nuevas.
Por Inicio, Empresas y Datos Generales, Administrador de la aplicación, Import./export. de datos, Gestor de Importación, Importar.
Se incorporan los asientos y cuentas nuevas al programa contable.
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VOLVEMOS A UBYQUO
9. Comprobar la Exportación a SAGE.
¡OJO! Debemos volver al programa y pulsar “Comprobar Facturas Pendientes” dentro de la Carpeta Exportados en la pestaña Facturas. Así comprobamos que realizamos el paso de Importar en Sage y Sincronizamos las Facturas entre los dos programas, para poder utilizar desde Sage la opción de “Visualizar Documento Asociado”, nos muestra la Factura.
Ahora podemos volver a la Pestaña Documentos, aparecen nuestras facturas con el número de asiento asignado por Sage Despachos.
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Ahora podemos ver en detalle los asientos pulsando “Detalles”.
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EN SAGE DESPACHOS
10. Visualizar documento asociado en SAGE.
En Sage podemos visualizar la imagen de las facturas que han sido procesadas por Digital Docs.
Posicionarnos sobre la factura y pulsamos el icono y la ventana que abre pulsar “Ver Documento”.
Introducimos nuestro Usuario y Contraseña de Digital Docs, y cuando nos muestre la imagen pulsamos “Opciones de acceso”, pulsamos recordar usuario y contraseña, no la volverá a pedir en futuras ocasiones.
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ANEXO:
Configuración recomendada Servidor
Característica
Servidor Volumen Bajo / Medio
Servidor Gran Volumen (*)
Límites aprox.
Hasta 10 usuarios Hasta 50.000 facturas/año Hasta 50.000 movimientos/año
Sobrepasa algún límite
Sistema Operativo
Windows 10
Windows 2016
Procesador
Intel i7 – 7ª generación
Intel Xeon E5-2650L v4
Memoria RAM
12 Gb
24 Gb
Disco Duro
2 discos duros SSD 256Gb en RAID
2 discos duros SSD 512Gb en RAID
(*) Para servidores virtuales, esta es la recomendación del HW sobre el que debe correr.
Configuración recomendada Puestos
Característica
Configuración mínima
Configuración óptima
Sistema Operativo
Windows 7
Windows 10
Procesador
Intel i3
Intel i7 – 7ª generación
Memoria RAM
4 Gb
8 Gb
Monitores
1 monitor 19”
2 monitores 21”
Equipos compatibles
Equipos compatibles
Equipos NO compatibles
Windows 7, 8, 10 Windows Server 2008 R2, 2012, 2016
Windows XP, Vista Windows Server 2003
Todos los equipos donde vaya a utilizarse Ubyquo deben tener mínimo Framework 4.6 instalado.
El servidor debe tener abierto el puerto 3069 (TCP/IP).
Recomendable tener los equipos con todas las actualizaciones de Windows.