udbud med forhandling aalborg kommunes eoj-system … · udbudsforretningen gennemføres som et...
TRANSCRIPT
1
UDBUDSBETINGELSER
UDBUD MED FORHANDLING AALBORG KOMMUNES EOJ-SYSTEM
MARTS 2017
2
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET .................................................................... 3
2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED ....................................................................................... 3
3. UDBUDTE ANSKAFFELSE.......................................................................................................... 4
4. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN .............................................................................. 5
5. UDBUDSMATERIALE ................................................................................................................. 6
6. SPØRGSMÅL OG SVAR ............................................................................................................... 7
7. PRÆKVALIFIKATION ................................................................................................................. 8
8. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE .......................................... 12
9. ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD................................................................ 12
10. KRAVMETODIK ..................................................................................................................... 13
11 FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD .............................................................. 14
12 DET SAMLEDE UDBUDSMATERIALE .................................................................................... 16
13 FORHANDLING ..........................................................................................................................17
14 TILBUDSFASE ........................................................................................................................... 19
15 UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED ........................................................................... 20
16 TILBUDSEVALUERING ............................................................................................................ 21
17 EVALUERINGSMETODE .......................................................................................................... 23
18 ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE................................................................................... 25
19 FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT ....................................................... 25
20 MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE ............................................. 26
21 ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN ...................................................................... 26
3
1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET
Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelserne samt forhold vedrørende afgivelse af
tilbud på udbuddet af EOJ -system som bekendtgjort i EU-Tidende.
Udbudsbekendtgørelsen regulerer samtlige de forhold, som er nødvendige for at kunne udpege 4
ansøgere til at deltage i den i disse udbudsbetingelser beskrevne udbudsforretning.
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med
Udbudsloven § 61 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og
Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud.)
På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Kontrakt med en
leverandør ("Leverandøren") til at varetage de heraf omfattede ydelser.
I disse udbudsbetingelser anvendes de definerede termer i Kontraktens Bilag 0. De gennem
prækvalifikationsproceduren udvalgte ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud på opgaven
samt deltage i en eventuelle efterfølgende forhandlinger, benævnes "Tilbudsgiverne".
2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED
Aalborg Kommune, Ældre- og Handicapforvaltningen (AAK)
Storemosevej 17-21
9310 Vodskov
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet:
Lars Kjær Kuhlmann, KuCon ApS
E-mail adresse: [email protected]
4
3. UDBUDTE ANSKAFFELSE
Aalborg Kommune ønsker med dette projekt at anskaffe og implementere et fremtidssikret
elektronisk omsorgs- og journalsystem (EOJ-system) til understøttelse af Kommunens
kerneopgaver inden for sundheds-, ældre- og handicapområdet. Det nye EOJ-system skal erstatte
Kommunens nuværende systemer KMD Care og KMD EKJ.
Kommunen står over for en lang række forandringer og nye teknologiske muligheder i de
kommende år. Desuden er der et øget pres på sundhedssektoren for at sikre, at viden om
borgerne og deres forløb bliver anvendt konsistent og sikkert. Kommunen er således i en position,
hvor man skal orientere sig mod og navigere blandt en række fælles kommunale og nationale
strategiske rammer for digitalisering. Kommunen kender ikke fremtidens teknologiske muligheder
og udfordringer, men skal forberede sig bedst muligt på dem.
Kommunen har identificeret en række forretningsmæssige uprioriterede mål. Kommunen ønsker
med anskaffelsen af et nyt EOJ-system at investere i opnåelsen af disse. De 7 mål for EOJ-
systemet er, at det skal understøtte Kommunens mulighed for at arbejde med kerneopgaven ved
at
• give bedre kvalitet og sammenhæng i borgerens forløb
• give medarbejderne mulighed for at arbejde ”smartere”, procesorienteret og innovativt
• skabe bedre overblik, planlægning, ”automatisering”, mobilitet og forløbsunderstøttelse
• være fremtidssikret og give mulighed for udvikling
• give mulighed for innovation både for borgere, medarbejdere og forvaltningen
• være driftseffektivt og –stabilt, performe ordentligt og være fejlfrit
• håndtere tværsektorielle krav og kunne skabe sammenhæng, ikke bare internt i Ældre- og
Handicapforvaltningen, men også på tværs af forvaltningerne og i forhold til eksterne
samarbejdspartnere.
Kommunens 7 forretningsmæssige mål udgør rygraden i Kravspecifikationen, se endvidere bilag 3
Kravspecifikationen.
Kontrakten er en software as a service kontrakt, men der vil skulle ske tilpasninger af eksisterende
løsninger for at imødekomme kommunens behov.
5
4. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN
Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 1. marts 2017
Frist for ansøgning om prækvalifikation 3. april 2017 kl. 13.00
Udvælgelse af tilbudsgivere – udsendelse af opfordring til at afgive tilbud 7. april 2017
Spørgefrist 26. april 2017
Svarfrist 28. april 2017
Forventet frist for aflevering af indledende tilbud *) 5. maj 2017 kl. 13.00
Forhandlinger Uge 20/2017
Forventet frist aflevering af endeligt tilbud *) 29. maj 2017 kl. 13.00
Anmodning om dokumentation for ESPD I tidsrummet fra 29. maj til
offentliggørelse af resultatet
Use Case demonstrationer 30/5-2/6 / 2017
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet Uge 24-2017
Stand still-periode afsluttet Uge 26-2017
Forventet kontraktindgåelse: Uge 26/27-2017
Kontraktopstart - implementeringsopstart 1. august 2017
*) De endelige datoer fastsættes i opfordringsskrivelsen.
6
5. UDBUDSMATERIALE
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbekendtgørelsen 2017/S 044-080607
• ESPD (xml-fil)
• Nærværende Udbudsbetingelser
• Kontrakt, inklusive bilag og eventuelle underbilag
Tilbudsgivers samlede besvarelse består af kontrakten, inklusive nærværende udfyldte bilag
og underbilag:
Bilagsstruktur Udfyldes af Tilbudsgiver i tilbudsfasen
Kontrakt Nej
Bilag 0: Definitioner Nej
Bilag 1: Hovedtidsplan for Projektet Nej
Underbilag 1A: Overordnet tidsplan (UB.1A) Nej
Underbilag 1B: Detaljeret tidsplan for Afklaringsetape (UB.1B) Nej
Underbilag 1C: Grafisk illustration af overordnet tidsplan (UB.1C) Nej
Underbilag 1D: Leverandørens tidsplan (UB.1D) Ja Bilag 2: Kundens it-miljø Nej Underbilag 2A: It-miljø beskrivelse (UB.2A) Nej Underbilag 2B: Leverandørens beskrivelse af driftsmiljøet (UB.2B) Ja
Underbilag 2C: Leverandørens beskrivelse af øvrige miljøer (UB.2C) Ja
Underbilag 2D: It-sikkerhedsregler (UB.2D) Nej
Underbilag 2E: Databehandleraftale (UB.2E) Nej
Underbilag 2F: Sikkerhedserklæring (UB.2F) Nej
Bilag 3: Kravspecifikation Ja
Underbilag 3A: Proces og Use Cases (UB.3A) Nej
Underbilag 3B: Løsningsbeskrivelse (UB.3B) Ja
Underbilag 3C: Aalborg Kommunes digitaliseringsstrategi (UB.3C) Nej
Underbilag 3D: It-arkitektur vision/strategi for velfærdsteknologi (UB.3D) Nej
Underbilag 3E: It-arkitekturstrategi (UB.3E) Nej
Underbilag 3F: UDGÅR Nej
Underbilag 3G: Grænseflader og integrationer (UB.3G) Nej
Underbilag 3H: UDGÅR Nej
Underbilag 3I: Use Case demonstration (UB.3I) Nej
Bilag 4: Dokumentation Nej
Underbilag 4A: Projektdokumentation (UB.4A) Ja
Underbilag 4B: Systemdokumentation (UB.4B) Ja
Underbilag 4C: Brugervejledninger (UB.4C) Ja
7
Bilag 5: Priser og betalingsplan Nej Underbilag 5A: Prisbilag (UB.5A) Ja
Bilag 6: Kundens deltagelse Ja Bilag 7: Vedligeholdelsesaftale Ja Bilag 8: Driftsaftale Ja Underbilag 8A: Driftshåndbog (UB.8A) Ja Underbilag 8B: Transitionsplan, herunder konvertering (UB.8B) Ja
Bilag 9: Prøver Ja Underbilag 9A: Beskrivelse af prøver, herunder prøvestrategi (UB.9A) Ja Underbilag 9B: Beskrivelse af miljøer til afprøvning og håndtering af prøvedata (UB.9B) Ja Underbilag 9C: Beskrivelse af organisering af prøver og prøveværktøj til styring og dokumentation af prøver (UB.9C) Ja Bilag 10: Licensbetingelser Ja Bilag 11: Servicemål Ja Bilag 12: Samarbejdsorganisation Ja
Underbilag 12A: Leverandørens metoder og værktøjer (UB.12A) Ja Underbilag 12B: CV for Kundens nøglemedarbejdere (UB.12B) Nej Underbilag 12C: CV for Leverandørens nøglemedarbejdere (UB.12C) Ja
Bilag 13: Risikorapportering samt proaktive handlinger Nej
Bilag 14: Ændringshåndtering Nej
Bilag 15: Exit Ja
Bilag 16. CSR Nej
Bilag 17: Videreudviklingsaftale Nej
Der henvises til punkt 16 for nærmere oplysninger om hvilke bilag der konkret indgår i
evalueringen.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter
offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kontrakten, kravspecifikationen og
udbudsbetingelserne. Grundlæggende elementer og mindstekrav kan ikke ændres.
Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet, samt at orientere
sig om eventuelle spørgsmål og svar, se punkt 6.
6. SPØRGSMÅL OG SVAR
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl
om forståelsen af udbudsmaterialet, eller hvis tilbudsgiver konstaterer væsentlige
uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra
markedets standard eller på anden måde vurderes at være uhensigtsmæssigt økonomisk
belastende. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle
8
forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive
tilbud.
Spørgsmål skal rettes skriftligt pr. e-mail til administrator af udbuddet på følgende e-mail:
Fristen for at stille spørgsmål fremgår af punkt 4.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af de i tidsplanen oplyste spørgefrister. Spørgsmål, der
modtages efter udløb af spørgefristerne, besvares kun i det omfang det er muligt, inden udløbet
af de i tidsplanen oplyste svarfrister.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af de i tidsplanen oplyste svarfrister.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort
på: http://www.aalborg.dk/business/leverandoerer#Udbud
7. PRÆKVALIFIKATION
7.1 Generelt
Ordregiver har til hensigt alene at opfordre 4 virksomheder til at deltage i udbuddet og herunder
at afgive indledende og endeligt tilbud. De virksomheder, der ønsker at deltage i udbuddet
(ansøgere) skal derfor først ansøge om deltagelse i dette.
Ordregiver kontrollerer efter modtagelse af ansøgningerne, at ansøgerne ikke er udelukket fra at
deltage i udbuddet, og at ansøgerne er egnede til at deltage i udbuddet.
Hvis der er flere end 4 virksomheder, der ikke er udelukket fra at deltage i udbuddet og som er
egnede til deltagelse, udvælger ordregiver de 4 ansøgere på baggrund af de retningslinjer der
fremgår af punkt 7.6.
Tilbudsgiver laver sin prækvalifikation ved at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument
(ESPD). Dette gøres ved at downloade xml-filen: ”espd-request.xml”, og indlæse og udfylde den
på: https://ec.europa.eu/tools/espd
9
7.2 Tidsfrist
Sidste frist for modtagelse af prækvalifikationsanmodning er:
mandag d. 3. april 2017 kl. 13.00
Prækvalifikationsanmodningen sendes/indleveres til:
Aalborg Kommune, Ældre- og Handicapforvaltningen
Storemosevej 17-21
9310 Vodskov
Att: Kirsten Skovrup
Prækvalifikationen indleveres i en lukket kuvert mærket:
”Prækvalifikation til Aalborg Kommunes EOJ-system – att.: Kirsten Skovrup – Må ikke åbnes”.
Det samlede ansøgningsmateriale bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt
eksemplar (vedlagt som USB-stick). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige
og elektroniske eksemplar vil det elektroniske danne grundlag for udvælgelsen. Manglende
oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som
”uoverensstemmende oplysninger”.
Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem.
Prækvalifikationsansøgninger, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i
betragtning.
7.3 Oplysninger om den økonomiske aktør
Ansøger skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en
mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt, hvorvidt ansøger deltager i
udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II, afsnit A).
10
Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresser på den eller de personer, der måtte være
beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling,
postadresse, telefon, e-mail samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation
(ESPD del II, afsnit B).
Slutteligt skal ansøger underskrive sin ansøgning (ESPD del VI).
7.4 Udelukkelsesgrunde
Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i
udbudslovens § 135, stk. 1 - 6 og § 136 (ESPD del III, afsnit A og B).
Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i
udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (ESPD del III, afsnit C).
7.5 Økonomisk og finansiel formåen
Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens §
142 (ESPD del IV, afsnit B, nr. 1a), 2a, 4) og 5)):
1) Minimum samlet årsomsætning på 80.000.000 kr. i hvert af de seneste 3 år
Hvis oplysningerne vedrørende omsætning ikke er til rådighed for hele den anmodede periode,
angives den dato, hvor virksomheden blev etableret.
2) Positiv egenkapital i hvert af de seneste tre afsluttede og godkendte regnskabsår
3) Soliditetsgrad på minimum 20 % i seneste to afsluttede og godkendte regnskabsår
4) Erhvervsansvarsforsikring på min. 10 mio.kr.
7.6 Teknisk og/eller faglig formåen
Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143
(ESPD del IV, afsnit C, nr. 1b).
Oplysning om de 3 betydeligste sammenlignelige referencer, der er udført i løbet af de sidste 3 år
Ansøger beskriver referencerne, tidspunktet for udførelse af referencerne, angivelse af
kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller emailadresse samt
kontraktværdi for referencen.
11
Med sammenlignelige leverancer forstår AAK erfaring med teknisk og organisatorisk
implementering af komplekse IT-løsninger hos offentlige myndigheder eller private organisationer
med mange brugere, og med efterfølgende drift og vedligeholdelse.
Mindstekrav til det niveau, der kræves: Det er et mindstekrav, at ansøger kan påvise mindst én
(1) relevant reference indenfor de seneste 3 år vedrørende Referenceområdet: Implementering
og drift af applikationer inden for sundheds- og omsorgsområdet i den offentlige sektor i
Danmark eller i et andet land med en tilsvarende sundheds- og omsorgssektor.
Der forventes en beskrivelse af den løste opgave, herunder ansøgers rolle i opgaven samt hvilke
typer af egne specialister ansøger anvendte i opgaveløsningen, beskrivelse af teknisk og
organisatorisk implementering samt beskrivelse af konkret og metodisk tilgang til opnåelse af høj
grad af brugervenlighed for Kunden.
7.7 Konsortier
Ansøges der om prækvalifikation af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.3 til
7.6 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog
være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke
nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen.
Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et
konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD.
7.8 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Hvis ansøger – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af
tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller
faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 7.3 til 7.6 afgives for samtlige enheder.
Tilbudsgiver skal i øvrigt - jf. Udbudslovens § 144 Stk. 2 - fremlægge en støtteerklæring der
godtgør, at den enhed, som tilbudsgiver baserer sig på, er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver.
Den juridiske forpligtelse skal medføre, at den enhed som tilbudsgiver baserer sig på, stiller sin
økonomiske og finansielle formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse. Den enhed, som
tilbudsgiver baserer sig på, skal oplyse ydelser/roller samt i hvilken grad der stilles økonomisk og
finansiel formåen til rådighed.
12
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være den samlede egnethed, der vurderes.
Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige
erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens
§ 144, stk. 3.
Hvis ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med
udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende
enheder (ESPD del II, afsnit C).
8. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE
Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med
udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede
Tilbudsgivernes opmærksomhed på:
• at Ordregiver kan være forpligtet til at se bort fra det endelige tilbud, hvis tilbuddet ikke
overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for
mindstekrav eller grundlæggende elementer, jf. punkt 9.1 og 9.2.
• at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages
efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt 11.3.
• at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende
udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og
konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra
Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
9. ORDREGIVERS MINDSTEKRAV OG FORBEHOLD
9.1 Mindstekrav
Et mindstekrav anses som et grundlæggende element i udbuddet. Alle mindstekrav skal
overholdes, for at tilbud er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for
disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og
tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning.
9.2 Forbehold
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i
udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne
sikkerhed, inddrages i evalueringen på anden vis eller som må anses som bagatelagtige.
13
Tilladte forbehold overfor bilagene vil indgå i den kvalitative bedømmelse af tilbuddet som
nærmere beskrevet i vejledningen til de enkelte bilag, mens en eventuel kapitalisering af
forbehold indregnes i tilbudsgivers samlede tilbudssum før prissammenligning.
Der gøres opmærksom på, at der ikke kan tages forbehold over for grundlæggende elementer i
udbudsmaterialet, hvorved forstås, at det tilbudte i al væsentlighed skal svare til det efterspurgte.
Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver er
forpligtet til at vurdere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt med den følge, at tilbuddet ikke
indgår i tilbudsevalueringen.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet
ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiverne opfordres i stedet til at udnytte deres adgang til at
stille spørgsmål, hvis de konstaterer væsentlige uhensigtsmæssigheder i aftalegrundlaget,
herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra markedets standard eller på anden måde vurderes at
være uhensigtsmæssigt økonomisk belastende. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf –
inden for udbudsreglernes rammer - overveje, om sådanne spørgsmål eller forhold giver
anledning til justeringer af aftalegrundlaget.
10 KRAVMETODIK
Udbudsmaterialet indeholder et antal bilag, der hver især indeholder en række krav, som
Tilbudsgiveren skal forholde sig til/udfylde som en del af sit tilbud.
Der anvendes i bilagene nedenstående kravmetodik.
10.1 Mindstekrav (MK)
Ordregivers mindstekrav (MK) er krav, som ubetinget skal opfyldes. Manglende opfyldelse af et
eller flere mindstekrav vil medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt.
14
10.2 Evalueringskrav (EK)
Ordregivers ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår er angivet som et
”Evalueringskrav” (EK). Tilbudsgivers tilbudte opfyldelse af Evalueringskrav vil indgå i
tilbudsevalueringen.
Ordregiver har i feltet "Løsningsbeskrivelse" angivet, hvorvidt Tilbudsgiver skal udarbejde en
løsningsbeskrivelse af kravets opfyldelse. I givet fald skal Tilbudsgiver udarbejde en
løsningsbeskrivelse, jf. f.eks. instruksen herom i Bilag 3 Kravspecifikation, som vil indgå i
evalueringen af det enkelte Evalueringskrav. Der er desuden evalueringskrav i nogle af de andre
bilag også.
I forhold til den konkrete evaluering og inddragelsen af Tilbudsgivers besvarelse af de enkelte
Evalueringskrav henvises til punkt 16.
11 FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD
11.1 Form- og procedurekrav
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af
tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under
nærværende afsnit.
11.2 Alternative tilbud
Ordregiver accepterer ikke alternative bud.
11.3 Forventet tilbudsfrist for det indledende tilbud
Det indledende tilbud forventes at skulle være Ordregiver i hænde senest:
Fredag d. 5. maj 2017 kl. 13.00
Den endelige dato fastsættes i opfordringsskrivelsen. Indledende tilbud, der afleveres efter
tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og vil ikke indgå i forhandlingerne. En
tilbudsgiver, som ikke rettidigt afleverer et foreløbigt tilbud, vil dermed udgå af konkurrencen.
11.4 Forventet tilbudsfrist for endeligt tilbud
Endelige tilbud forventes at skulle være Ordregiver i hænde senest:
Mandag d. 29. maj 2017 kl. 13.00
Den endelige dato fastsættes i opfordringsskrivelsen. Endelige tilbud, der afleveres efter
tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene. Det indledende
15
tilbud vil således blive betragtet som det endelige tilbud, hvis der ikke indleveres et endeligt
tilbud.
11.5 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres eller fremsendes til følgende adresse:
Aalborg Kommune, Ældre- og Handicapforvaltningen
Storemosevej 17-21
9310 Vodskov
Att: Kirsten Skovrup
Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert eller kasse mærket:
”Udbud af Aalborg Kommunes EOJ-system – att.: Kirsten Skovrup – Må ikke åbnes”.
Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for
afleveringen.
Tilbuddet skal afleveres i 1 underskrevet fysisk originalt eksemplar plus 4 fysiske kopier af denne,
samt 1 elektronisk kopi på USB-stick.
Der skal derfor udarbejdes et Tilbudsbrev, hvor der indgår oplysninger om Tilbudsgivers identitet,
hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger (e-mail og telefonnummer) for
den/de pågældende. I forbindelse med tilbudsevalueringen lægges der alene vægt på indholdet af
de udfyldte bilag til Kontrakten, og ikke på tilbudsbrevet.
Bilag og underbilag (UB.XX) skal vedlægges som en del af tilbuddet og være udfyldt af tilbudsgiver
i det omfang, det følger af instruksen til tilbudsgiver i bilaget, samt nærværende punkt 5.
Originalen, samt kopierne af denne, skal omfatte de i punkt 5 krævede udfyldte dokumenter. Den
elektroniske kopi skal omfatte det fulde og komplette tilbudsmateriale (udbudsmaterialet samt
udfyldte bilag).
Den elektroniske kopi (der indeholder alle dokumenter såvel udfyldte som ikke udfyldte)
vedlægges på en USB-nøgle eller lignende medie i Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe eller
andet udbredt format.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den fysiske og elektroniske udgave, har den elektroniske
udgave forrang.
Materialet vil forblive uåbnet indtil tilbudsfristens udløb.
16
11.6 Use Case demonstration
Som en del af Ordregivers tilbudsevalueringsproces ønsker Ordregiver en demonstration af det
tilbudte System med henblik på understøttelse af behov udtrykt i Kravspecifikationen ved brug af
use cases. Demonstrationen skal danne grundlag for at Ordregiver får den bedste mulighed for at
kunne vurdere Systemet, Jf. bilag 3 Kravspecifikationen. Demonstrationen vil derfor ikke isoleret
set indgå i evalueringen, det vil være Tilbudsgivers skrevne besvarelser, som vil blive evalueret.
Det er nærmere beskrevet i Underbilag 3I, hvad der ønskes demonstreret.
Demonstrationen udføres i den periode, der fremgår af punkt 4 tidsplanen.
11.7 Sprog
Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan dog
være på engelsk.
11.8 Honorar
Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning,
herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med
tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende.
11.9 Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne er bundet
af deres tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb.
Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette
tidspunkt er frigjort fra tilbuddet.
11.10 Åbning af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
11.11 Returnering af tilbud
Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne.
12 DET SAMLEDE UDBUDSMATERIALE
Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelse af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at
det modtagne udbudsmateriale er fuldstændigt, jf. listen i punkt 5.
17
Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk, og kan findes på:
http://www.aalborg.dk/business/leverandoerer#Udbud
Her vil eventuelle ændringer og spørgsmål og svar også blive offentliggjort løbende i
udbudsprocessen
13 FORHANDLING
Formålet med forhandling er dels, at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels
sikre, at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud.
Foreløbige tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 4
prækvalificerede tilbudsgivere vil blive inviteret, uanset om deres tilbud i øvrigt er
konditionsmæssige. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret
til at antage det foreløbige tilbud.
Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at
tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af
forhandlinger. Ligesom Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde en yderligere
forhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
13.1 Forhandlingsrunde vedrørende det indledende foreløbige tilbud
I overensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et foreløbigt tilbud, jf.
fristen i punkt 11.3.
Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings-
og gennemsigtighedsprincipper.
Efter aflevering af det foreløbige tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle
forhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers
modtagelse af de foreløbige tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 4, angives dog forventede tidsrum for
første forhandlingsrunde. Tilbudsgiverne vil få tilbagemeldingerne fra Ordregiver samtidigt.
I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen
heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne
kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en
individuel tilbagemelding.
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med den enkelte
tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere.
18
Enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne,
og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af
de endelige tilbud, herunder prissætningen, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest
sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud.
Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud
uden gennemførelse af forhandlinger, vil Ordregiver sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat
i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed for at tildele
Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder
samtlige krav i udbudsmaterialet i det foreløbige tilbud.
13.2 Indledende foreløbigt tilbud
De indledende foreløbige tilbud skal være i overensstemmelse med de formelle krav.
Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne foreløbige tilbud i
forhold til deres overholdelse af de materielle krav i udbudsmaterialet.
Et foreløbigt tilbud kan være en del af forhandlingsrunderne, også selvom tilbuddet ikke opfylder
de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger, eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager
forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Dette gælder
dog ikke ved for sent afleverede foreløbige tilbud.
Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret til at antage det
foreløbige tilbud. Det er dog Tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbud indeholder de efterspurgte
oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som
ikke-konditionsmæssigt.
Det anbefales, at tilbudsgiver i sit foreløbige tilbud afgiver en pris, der indeholder opfyldelsen af
alle Mindstekrav og grundlæggende elementer i materialet. Er der krav, som Tilbudsgiver finder
uhensigtsmæssige, fordyrende mv., bør Tilbudsgiver derfor afstå fra at tage forbehold herfor,
men i stedet udnytte adgangen i spørgsmål og svar at anføre, hvilke krav der derfor foreslås
ændret, så disse betragtninger kan indgå i forhandlingen.
Det bemærkes, at der ikke kan forhandles om eller ændres på grundlæggende elementer eller
mindstekrav.
13.3 Forhandlingsmøde
Indledningsvist har Tilbudsgiver mulighed for at præsentere sit tilbud. Herefter vil Ordregiver stille
spørgsmål til det Indledende foreløbige tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder,
19
misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative
fordele og ulemper baseret på det i punkt 16 anførte tildelingskriterium med underkriterier.
Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det foreløbige tilbud indeholder åbenlyse forhold, der
indebærer, at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt.
Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til, om der er krav
i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige og fordyrende for
anskaffelsen.
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de
øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige
tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men
dette referat vil ikke blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på
mødet, jf. udbudslovens regler herom.
Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves
forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle
tilbudsgivere bedre end andre. Enhver oplysning - som Ordregiver har meddelt en eller flere
tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige
tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige
tilbudsgivere på e-mail senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud.
Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på
forhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på e-mail.
14 TILBUDSFASE
Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse
forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for ordregivers
tildeling til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste
forhold mellem pris og kvalitet.
Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af
forhandlingerne, og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen.
Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen
fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.
Det endelige tilbud skal være modtaget af Ordregivers kontaktperson inden den anførte frist og i
overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.
20
De endelige tilbud skal være fuldstændige, og det er alene tilbudsgivers ansvar, at de endelige
tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der kan medføre ikke-konditionsmæssighed.
De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte
tildelingskriterium, jf. punkt 16.
Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og
tildelingsbeslutningen.
Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for
rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
15 UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED
Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver verificere, at tilbudsgiver ikke er udelukket i
henhold til udbudslovens §§ 135 – 137. Dette vil ske ved Tilbudsgivers indsendelse af en
serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel, og som dokumenterer oplysninger i ESPD
vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 159, stk. 2.
Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for de i EPSD'en anførte
oplysninger inden for en frist på 10 Arbejdsdage.
Erhvervsstyrelsen kan udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde
for, hvorfor det anbefales, at serviceattest indhentes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Ordregiver vil endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder de stillede krav
til økonomisk og finansiel formåen i henhold til udbudslovens § 142.
Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er
omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise
Tilbudsgiver.
Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af én eller flere af
udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog give mulighed for tilstrækkelig dokumentation for
pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.
21
16 TILBUDSEVALUERING
16.1 Tildelingskriteriet
Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet ”bedste forhold
mellem pris og kvalitet” for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier:
• Økonomi: 20 %
• Funktionalitet: 25%
• Brugervenlighed: 25%
• Arkitektur, drift og vedligehold: 15 %
• Test og implementering: 15 %
Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i hvert bilag, der indeholder en angivelse
af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag.
16.2 Økonomi
Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet Økonomi (20%) sker på grundlag af Tilbudsgivers
besvarelse af Bilag 5 Priser og betalingsplan, UB.5A Prisbilag
Det fremgår af Bilag 5 og UB.5A, hvordan Ordregiver vægter besvarelserne i denne forbindelse.
16.3 Vurdering af kvalitet
Kvalitet består af underkriterierne Funktionalitet (25%), Brugervenlighed (25 %) Arkitektur, drift
og vedligehold (15 %), Test og implementering (15 %)
22
Vurdering af tilbud i forhold til underkriterierne for kvalitet, sker på baggrund af tilbudsgivers
besvarelser af følgende:
Kvalitet Under-kriterie Delkriterie
Funktionalitet 25%
Bilag 3 Kravspecifikationen, UB.3B: krav ID 01 (use cases) 60%
Bilag 3 Kravspecifikationen, UB.3B, Krav ID 03, 05, 06, 10, 11, 18, 20, 22, 24, 25, 35, 36, 37, 39, 40, 47, 48, 49, 50, 52, 53, 57 40%
Brugervenlighed 25% Bilag 3 Kravspecifikationen, UB.3B: krav ID 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34 80%
Bilag 15 Exit 20%
Test og implementering 15%
Bilag 1 Tidsplan, UB.1D 40%
Bilag 3 Kravspecifikationen, UB.3B: krav ID 58, 59, Risikolog 10%
Bilag 4 Dokumentation, UB.4A, UB.4B, UB.4C 10%
Bilag 6 Kundens deltagelse 10%
Bilag 9 Prøver, UB.9A, UB.9B, UB.9C 20%
Bilag 12 samarbejdsorganisationen, UB.12A, UB.12C 10%
Arkitektur, drift og vedligehold 15%
- bilag 2 Kundens It miljø, UB.2B, UB.2C 10%
- Bilag 3 Kravspecifikationen, UB.3B: krav ID 60, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 70, 72, 76, 78, 79, 82, 83, 87, 94, 96, 97, 98, 100, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 114, , 120, 125, 127, 128, 132, 133 50%
- Bilag 7 Vedligeholdelsesaftale 10%
- bilag 8 Driftsaftale, UB.8A, UB.8B 15%
- bilag 11 Servicemål 15%
Det fremgår af bilagene og underbilagene (UB.XX), hvad Ordregiver ligger vægt på i besvarelserne.
Der foretages en helhedsvurdering af hvert enkelt krav/afsnit.
Med mindre end at andet er angivet i de enkelte bilag eller underbilag, vægter kravet/afsnittene
lige i forhold til delkriteriet.
23
17 EVALUERINGSMETODE
17.1 Generelt
Overordnet vurderes en høj grad af kravopfyldelse positivt i tilbudsvurderingen. Det skal i øvrigt
bemærkes, at Tilbudsgiver ved aflevering af sit tilbud, bekræfter at opfylde alle minimumskrav
(MK), som beskrevet i bilag 3.
For de Krav, hvor Tilbudsgiver skal levere en beskrivelse indgår det i vurderingen, hvordan
kravene er opfyldt.
Det vægter positivt, såfremt Tilbudsgiver opfylder kravene ved at levere løsningsbeskrivelser, som
tydeligt og klart gør det muligt for Kunden at foretage en saglig vurdering af hvorvidt Tilbudsgivers
forslag opfylder de stillede krav.
Der vil blive foretaget en samlet bedømmelse på 5 points skalaen af hvert enkelt krav, hvor der
både bliver lagt vægt på, at kravet vil blive opfyldt samt hvordan det vil blive opfyldt.
I henhold til vægtning vil der blive udregnet en samlet score.
Den højeste samlede score vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil dermed
repræsentere det økonomiske mest fordelagtige tilbud.
17.2 Prisevaluering
Point for Underkriteriet Økonomi udregnes efter en gearet projektmodel.
Der benyttes en opdeling af prismodellen i en primær og en sekundær model.
Primær evalueringsmodel på underkriteriet Økonomi:
Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0 – 5, hvor 5 tildeles laveste tilbudspris.
Prisen vil blive omregnet til point, hvor laveste pris får 5 point og laveste pris plus 25% får 0 point.
Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte yderpunkter.
Point vil blive afrundet til to decimaler.
De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget vægtningen på 20%
Eksempel:
24
Spredning op til 25%
Tilbud A Tilbud B Tilbud C Tilbud D Tilbud E
Pris 100.000 110.000 115.000 120.000 125.000
Point 5 3 2 1 0
Sekundær evalueringsmodel på underkriteriet Økonomi
Såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære
model ovenfor tillader – dvs. hvis prisen i tilbuddet med højeste pris er mere end 25% højere end
prisen i tilbuddet med laveste pris – anvendes i stedet følgende model i evalueringen:
Tilbuddene tildeles point på en skala fra 0 – 5, hvor 5 tildeles laveste tilbudspris, og laveste pris
+50% får 0 point. Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolering mellem ovennævnte
yderpunkter.
Point vil blive afrundet til to decimaler.
De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen på 20%
Denne sekundære evalueringsmodel, anvendes udelukkende på underkriteriet Økonomi.
Eksempel:
Spredning op til 50%
Tilbud A Tilbud B Tilbud C Tilbud D Tilbud E
Driftspris 100.000 120.000 130.000 140.000 150.000
Point 5 3 2 1 0
Tertiær evalueringsmetode
Såfremt ét eller flere tilbud ligger uden for prisspændet (spændet mellem laveste pris og laveste
pris + 50 %) og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og
kvalitet, er blandt disse, udvides prisspændet til at inkludere dette tilbud, hvorefter der foretages
en fornyet prisevaluering.
De tildelte point, vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen på 20%
25
17.3 Evaluering af de kvalitative underkriterier
Underkriterierne Funktionalitet, Brugervenlighed, Arkitektur, drift og vedligehold og Test og
implementering tildeles point på en skala fra 0-5 vurderet ud fra udbyders behov og med
følgende pejlemærker:
5 point Gives for den fremragende tilbudsbesvarelse som bedst muligt opfylder kriteriet
4 point Gives for tilbudsbesvarelse med en meget god opfyldelse af kriteriet
3 point Gives for tilbudsbesvarelse med en tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
2 point Gives for tilbudsbesvarelse med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
1 point Gives for tilbudsbesvarelse med en meget utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
0 point Gives for en tilbudsbesvarelse som ikke opfylder de efterspurgte kriterier
Herefter vil evalueringerne blive ganget med vægtningerne i punkt 16.3. Der vil herefter træffes
beslutning om tildeling af Kontrakt eller iværksættelse af forhandlingsrunde.
18 ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE
Ordregiver vil udsende løbende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til
alle tilbudsgivere, der deltager i udbud med forhandling.
Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved
udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at
Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af rettelsesblad.
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelser eller
Kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt,
der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet.
Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i
udbudsmaterialet, hvilket alle tilbudsgivere løbende vil blive orienteret om. Der vil ikke ske
ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindelige udsendte udbudsmateriale.
19 FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT
Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som
måtte komme til deltagernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning.
Tilbudsgiverne er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet.
26
Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder
forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt.
Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger
om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til
praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den
ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed der
afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke
oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om.
Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den,
som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at
imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt
følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet
der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i
det omfang, som følger af lovgivningen.
20 MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE
Når Ordregiver har identificeret det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til det fastsatte
tildelingskriterium og underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse
for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 425 af 12. maj 2010 med
senere ændringer).
Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions
Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først Kontrakten med den
valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage
regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne
tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette
anses som nødvendigt.
21 ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig Kontrakt, vil
udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil.
Kunden anser det bl.a. som en saglig grund, hvis der ikke er indkommet et passende antal
konditionsmæssige tilbud med den konsekvens, at der ikke er en tilstrækkelig konkurrence.