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Susanne Diehm, Leiterin Public Services & Healthcare,Mitglied der Geschäftsleitung der SAP Deutschland SE & Co. KGHamburg, 12. Juni 2015
Umsetzungsszenarien übergreifender Standards in einem modernen ERP-SystemEPSAS auf Basis von SAP
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Die Situation vor Einführung von EPSAS
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Warum beschäftigt sich die SAP mit EPSAS?
Große Kundenbasis Hohe AnforderungenVielfältige Reformansätze
Innerhalb der EUvertrauen mehr als
1.000 Organisationendes öffentlichen Sektors
im Rechnungswesenauf Lösungen der SAP
Wir verfolgen seit 2013die Entwicklungen zu EPSAS,um rechtzeitig Produkte und
Dienstleistungen für dieReform des Rechnungswesens
anbieten zu können.
In Deutschland wurdenReformprojekte auf der
Basis von kameralen unddoppischen Lösungenmit unterschiedlichenStandards realisiert.
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Die Modernisierung des Rechnungswesens schreitet weltweit voran
Cash BasisModified CashModified AccrualAccrual Basis
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SAP unterstützt seit vielen Jahren diesen Reformprozess
IPSAS-Konformität in vielen Projekten nachgewiesen
� Seit 2005 haben bereits mehrere Länder und internationale Organisationen einen IPSAS-konformenJahresabschluss bzw. die Konsolidierung mit SAP abgebildet.
� In einer gemeinsamen Studie haben Ernst & Young und SAP bereits 2007 dargelegt, dass mit den verfügbarenLösungen die Anforderungen an die Finanzberichterstattung gemäß IPSAS voll erfüllt werden.
� Eine Vielzahl von öffentlichen Einrichtungen haben in der vergangenen Dekade ihr Rechnungswesen erfolgreichmit SAP an den IPSAS-Standards ausgerichtet.
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Zielszenarien zur Umsetzung von EPSAS
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Ebenen einer integrierten Finanzberichterstattung
Ist
Plan
Budg
et
Ist
Plan
Budg
et
Kernverwaltung Eigenbetriebe
Konzern
Einzelabschluss (nur Ist-Zahlen)
Ist
Plan
Budg
et
Segmente
Konzernabschluss
Datenfluss
1. Stufe
Quelle: In Anlehnung an PwC Integrierte Finanzberichterstattung, 2014
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Drei Zielszenarien für eine risikoarme EPSAS-Umstellung
Prämisse: EPSAS wird im wesentlichen an IPSAS angelehnt.
Erweiterung
Aufbau eines zusätzlichenBewertungsbereichs in einem
bestehenden SAP Systemfür ein EPSAS-konformes
Berichtswesen
SAP Lösung(EPSAS-konform)
Bewertungs-bereich
Migration
Ablösung eines bestehendenSystems für das
Rechnungswesen,durch eine EPSAS-konforme
SAP Lösung
SAP Lösung(EPSAS-konform)
Altsystem
Side-by-Side
Ergänzung eines bestehendenRechnungswesens,
mit einen neuen Systemfür ein EPSAS-konformes
Berichtswesen
Altsystem SAP Lösung(EPSAS-konform)
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Zielszenario Erweiterung – Umstellung auf EPSAS für SAP Kunden
Erweiterung
Die bestehende SAP-Lösung(kameral oder doppisch)
wird fortgeführt.Die EPSAS-Rechnungslegung wird
in einem zusätzlichenBewertungsbereich abgebildet.
Umsetzung� Einrichtung eines zusätzlichen Bewertungsbereichs in einem bestehenden
SAP System (mit erweiteter kameraler oder doppischer Ausprägung)� Umsetzung als Konten- oder Ledgerlösung, d.h. Anlage eigener Konten oder
eines zusätzlichen „Buchs“ für die EPSAS-Rechnungslegung
Vor- und Nachteile� Einfache technische Umsetzung für SAP-Kunden – sowohl mit kameralen
wie auch mit doppisch ausgeprägten Lösungen für das Rechnungswesen� Bewährte Vorgehensweise bei mehr als 50% der SAP Kunden im Einsatz
Beispiel:SAP führt parallel Ledger für die Rechnungslegung nach HGB, IFRS undUS-GAAP� Die Ledger-Lösung setzt die Einführung des „Neuen Hauptbuchs“ voraus� Die Konten-Lösung ist ohne das „Neue Hauptbuch“ möglich; die Berichts-
und Auswertungsmöglichkeiten werden dadurch erheblich eingeschränkt
SAP Lösung(EPSAS-konform)
Bewertungs-bereich
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Die Konten- und Ledgerlösung im Überblick
Bewertung� Einfache Implementierung� Erweiterung des Kontenplans erforderlich� Parallele Führung mehrerer Wertansätze im Hauptbuch� Entwicklung einer differenzierten Kontierungsrichtlinie
Bewertung� Einführung des Neuen Hauptbuchs� Keine Aufblähung des Kontenplans� Durchgängige Unterstützung durch Bewertungsprogramme� Klare Abgrenzung der Bewertungsansätze durch Ledger� Zeitersparnis beim Abschluss
Gegen-Konten
LokaleKonten
EPSAS-Konten
Gemein-same
Konten
Abschlussnach EPSAS
Abschluss(lokal)
FührendesLedger EPSAS SsD* …
*SsD: Standards staatlicher Doppik
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Zielszenario Side-by-Side – Stufenweise Umstellung auf EPSAS
Side-by-Side
Die bestehende Rechnungswesen-Implementierung wird fortgeführt.Die EPSAS-Rechnungslegung wirdparallel zum bestehenden System
aufgebaut
Umsetzung� Aufbau einer neuen SAP Lösung (EPSAS konform)� Erfassung der Kontierungsinformationen für EPSAS in eigenen Feldern des
bestehenden Alt-Systems� Versorgung des SAP EPSAS Systems mit Buchungsinformationen
parallel (zusätzlich = Side-by-Side) zum bestehenden Rechnungswesen-System
Vorteile� Minimierung der Risiken der Umstellung auf EPSAS� Möglichkeit für vollständigen Umstieg auf ein modernes SAP System
(zu einem späteren Zeitpunkt)� Möglichkeit einer Rechnungslegung nach den „Standards staatlicher Doppik“
und EPSAS in parallelen Büchern (Ledgern)
Nachteile� (Zeitweilliger) paralleler Betrieb von zwei Systemen für das Rechnungswesen� Einrichtung der benötigten Felder zur Erfassung der EPSAS-Angaben
Altsystem SAP Lösung(EPSAS-konform)
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Zielszenario Side-by-Side – Realisierung mit SAP Simple Finance
Altsystem(SAP oderNon-SAP)
SAP Simple Finance
SAP HANA(In-Memory Datenhaltung)
SAP Business Suite (ERP)
SchnittstelleFinanzwesen
PrüfungStammdaten
Fehler-behandlung
UniversalJournal
Übernahme und Prüfung der Daten in Echtzeit
Daten-übertragung(Replikation)in Echtzeit
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Zielszenario Migration – Modernisierung des Rechnungswesens
Migration
Die bestehende Rechnungswesen-Implementierung wird abgelöst,durch die “klassische” Migration
auf ein neues System
Umsetzung� Neuimplementierung eines SAP Systems (EPSAS konform) und ggfs.
parallele Rechnungslegung für Standards staatlicher Doppik� Ablösung des bestehenden Rechnungswesen-Systems nach Migration
sämtlicher Daten und Produktivsetzung des neuen SAP Systems
Vorteile� Chance zur Neugestaltung und Optimierung der Prozesse� Einsatz der neuesten Funktionen und Technologien im Finanzwesen� Senkung der Betriebskosten durch ein integriertes System (mittelfristig)
Nachteile� Zeit- und Ressourcenbedarf� Ggfs. zusätzliche Lizenz- und Infrastrukturbedarfe
SAP Lösung(EPSAS-konform)
Altsystem
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Ebenen einer integrierten Finanzberichterstattung
Ist
Plan
Budg
et
Ist
Plan
Budg
et
Kernverwaltung Eigenbetriebe
Konzern
Einzelabschluss
Ist
Plan
Budg
et
Segmente (nur Ist-Zahlen)
Konzernabschluss (nur Ist-Zahlen)
Datenfluss
1. Stufe
2. Stufe
Quelle: In Anlehnung an PwC Integrierte Finanzberichterstattung, 2014
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Vollständige Unterstützung mehrstufig konsolidierter Abschlüsse
Konsolidierung
Finanzielle Konsolidierungvon bis zu tausenden
Gebietskörperschaftenund Gesellschaften
im öffentlichen Eigentum
Umsetzung� Konzeption des Konsolidierungsprozesses und Aufbau eines
SAP Konsolidierungssystems� Ggfs. Realisierung von Schnittstellen zur Übernahme der Abschlussdaten� Optional: Workflow-gestützte Lösung zur geführten, systematischen
Abarbeitung komplexer Abschlussvorgänge
Vor- und Nachteile� Erprobte Vorgehensweise - viele große Konzerne nutzen SAP Lösungen für
umfangreiche und komplexe Konsolidierungsarbeiten� Unterstützung einer parallelen Konsolidierung nach unterschiedlichen
Rechnungslegungsstandards (soweit erforderlich)� Strukturierte Abarbeitung und revisionssichere Dokumentation
der Konsolidierungsarbeiten
Finanz-wesen
Finanz-wesen
Finanz-wesen
SAPKonsolidierung
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Modernisierung des Finanzwesens mit SAP
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Anforderungen an ein EPSAS-konformes Finanzwesen
Finanzdatenauf
Knopfdruck
JederzeitigeInformation überden Finanzstatus Auswertung
aufBelegebene
Parallele Führung unter-schiedlicher Bewertungs-bereiche mit eindeutigerZuordnung der Belege
Entlastungder
Anwender
Reduzierung der Komplexitätdurch logisch und übersichtlich
aufgebaute Benutzeroberflächen
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Der SAP Lösungsansatz: Simple Finance
In-MemoryDatenhaltung
VereinfachtesDatenmodell
IntuitiveBedienung
Deutlich schnellereZugriffe aufund Verarbeitungvon Daten
Komplette Überarbeitungder Applikationen undDatenmodelle (Verzicht aufAggregate und Indizes)führen zu erheblich redu-ziertem Speicherbedarf(10 x ) und deutlichhöherem Datendurchsatz(7 x)
Eine Oberflächentechnologie für alle Arten vonEndgeräten (PC/Laptop, Tablet, Smartphone)mit signifikant verbesserter Ergonomie und
vereinfachten Nutzungsszenarien
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Mehr Flexibilität und weniger Abstimmungen durch SAP Simple Finance
SAP Simple Finance
SAP HANA(In-Memory Datenhaltung)
SAP Business Suite (ERP)
SAPAccounting
SAPCash Mmgt.
SAPPlanung und
Konsolidierung
UniversalJournal
Merkmale� Reduzierung des Speicherbedarfs durch
Entfernung bisheriger Redundanzen undmehrfacher Datenspeicherung
� Eine Einzelpostentabelle (Universal Journal)mit allen Details und Möglichkeit zur Erfassungzusätzlicher, spezifischer Merkmale
� Keine zusätzliche Abstimmungen innerhalb derTeilrechnungen des Rechnungswesens erforderlich
� Schnelles multi-dimensionales Berichtswesenohne Einsatz eines zusätzlichen Systems(Business Warehouse)
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Die Umstellung auf EPSAS mit SAP
1 IPSAS wurde bereits mehrfach erfolgreich mit SAP umgesetzt.EPSAS kann nach heutigem Kenntnisstand ebenfalls mit einer SAP-Lösung im Standard realisiert werden.
2 Aus technischer Sicht können heutige SAP Anwender über ein risikoarmes Szenario auf EPSAS umsteigen.
3 SAP beobachtet die EPSAS-Entwicklungen kontinuierlich,um die Umsetzung der Anforderungen mit SAP-Lösungen und vorgefertigten Beratungspaketen zu ermöglichen.
4 Mit der neuen SAP Business Suite und den dafür entwickelten Anwendungen des Rechnungswesen,steht eine langfristig verfügbare innovative Lösung zur Verfügung.
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