una esperienza progettuale nella regione marche come strumento di condivisione per il lavoro

Una esperienza

progettuale nella

Regione Marche come strumento di

condivisione per il

lavoro

Argomenti trattati

Cenni sul cambiamento nella pubblica amministrazioneLa statistica e il cambiamento

Sistema statistico procedurale

Una esperienza progettuale nella Regione Marche

Il manuale “Le procedure amministrative:gestione e razionalizzazione”

Cenni

sul cambiamento

nella pubblica amministrazione

L’amministrazione è posta

prima di tutto

al servizio della collettività

La prima ed essenziale funzione dell’amministrazione

è

rendere i servizi di cui la collettività ha bisogno

L’attività amministrativa viene giudicata

non solo

sul rispetto delleregole e dei vincoli

ma anche

sul risultato e sulla qualitàdel prodotto reso

IN SINTONIA

efficienza ed efficaciaefficienza ed efficacia

del sistema pubblicodel sistema pubblico

si deve misurar

e

COMEla capacità e la

competitività di un sistema

sociale ed economico

si misura

sulla qualità del processo produttivo

che lo genera

si misura

Obiettivi dell’amministrazio

ne

Impiego delle risorse

Prestazioni erogate

Efficacia

Efficienza

si devono misurare

RAZIONALIZZAZIONE ED ALTO SNELLIMENTO

DEI PROCEDIMENTI AMMINISTARTIVI

scandita dalle leggi di semplificazione delle norme e delle procedure

RICORSO A STRUMENTI DI SEMPLIFICAZIONE

• la conferenza dei servizi

• il silenzio assenso

• gli sportelli unici

• autocertificazione

Programma di ordine normativo

che si propone di organizzare in

TESTI UNICI

la disciplina delle materie in cui la normativa è

frammentaria

di difficile comprensione per i cittadini e gli operatori economici che ad essa devono fare riferimento

COSTITUZIONE DEL NUCLEO PER LA SEMPLIFICAZIONE

quale presidio per assicurare la qualità della regolazione

introduzione delle analisi di impatto delle politiche della pubblica amministrazione sul territorio

AIR

Analisi di Impatto della Regolamentazione

integrazione a queste misure come strumento più innovativo

Serve

a giudicare se un intervento è veramente indispensabile

a indirizzare il regolamento verso soluzioni normative che siano il meno possibile onerose per chi è tenuto ad osservarle

La statistica e il ….. cambiamento

al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione?

Come “innovare” la funzione statistica

il processo di innovazione della pubblica amministrazione ?

Come la funzione statistica può “supportare”

al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione?

Come “innovare” la funzione statistica

il processo di innovazione

della pubblica amministrazione ?

Come la funzione statistica può “supportare”

ex post

al fine di valutare i risultati conseguiti, la loro sostenibilità nel tempo e la possibilità di reiterare interventi analoghi attraverso identiche o simili modalità operative.

La statistica può essere di ausilio per una

misurazione validata degli interventi

al fine della verifica e del progressivo innalzamentodell’ efficacia e dell’ efficienza:per valutazioni e analisi di impatto

ex ante

costruendo indicatori di base per la misurazione

simulando gli effetti dell’intervento sui fruitori prima ancora che l’azione proposta diventi definitiva;

Il sistema informativo statistico proceduralecontenuti esemplificativi

composizione

variabili per il campionamento

della platea dei destinatari dei provvedimenti normativial fine di una corretta definizione degli utenti potenziali degli interventi pubblici

dimensione

serie storiche ai fini di proiezioni e di elaborazioni di andamenti nel medio periodo


variabili economiche congiunturali

ai fini di analisi del settore di riferimento

aspetti concettuali, contenuti e significatività delle informazioni da trattate (metadati)

ai fini di comparazioni omogenee

variabili analitiche di impatto nelle diverse tipologie di intervento ai fini di valutare gli oneri e i benefici dei destinatari degli interventi


variabili analitiche sull’impiego delle risorse

ai fini dell’efficienza

attività, tempi, percorsi, costi e prodotti intermedi …… delle procedure amministrative attivate

ai fini del monitoraggio

variabili di risultato e variabili analitiche di obiettivo

ai fini dell’efficacia


indicatori della qualità erogata e della qualità percepita

ai fini di valutare e innalzare la soddisfazione dei fruitori dell’intervento

indicatori dello stato degli archivi gestionali creati con procedure amministrative

ai fini della trasformazione di archivi gestionali in data base statistici per incrementare il patrimonio informativo statistico

• di una corretta informazione di base

• di una elaborazione di indicatori analitici e complessi

• della realizzazione della rilevazione delle informazioni sull’utenza

• della conduzione di indagini ad hoc relative ai risultati attesi ed effettivi

• di metodologie per il campionamento dei destinatari degli interventi pubblici

• di analisi di customer satisfaction sui servizi pubblici erogati

L’apporto della metodologia statistica

permette quindi di disporre

Una esperienza

progettuale nella

Regione Marche

al Servizio Sistema Informativo Statistico

con il supporto tecnico del Consorzio per lo sviluppo delle Metodologie e Innovazioni nella Pubblica Amministrazione – MIPA

il ……….mandato

In linea con quanto previsto nel Programma Regionale di Sviluppo relativamente alla innovazione istituzionale amministrativa ed organizzativa

la Giunta ha affidato la realizzazione di tale progetto:

Perché un progetto sperimentale?

la razionalizzazione delle procedure nella pubblica amministrazione:

si scontra con una realtà qualche volta di resistenza al cambiamento

deve essere condivisa

deve essere introdotta in modo graduale per adattarla alle singole realtà

Obiettivi del progetto

sperimentare le modalità e le tecniche di analisi, valutazione e razionalizzazione delle procedure amministrative

far nascere presso alcune strutture regionali dei laboratori della razionalizzazione procedurale all’interno dei quali sviluppare dei processi di apprendimento e diffusione delle esperienze via via realizzate


diffondere le conoscenze di base all'interno della regione sia attraverso interventi formativi d’aula sia (soprattutto) attraverso un coinvolgimento diretto del personale della regione nell’effettuazione della sperimentazione


individuare delle modalità organizzative per gestire il complessivo processo di razionalizzazione delle procedure determinando “chi fa che cosa” e con quali risorse umane e informative

costituire una prima libreria delle razionalizzazioni in cui conservare le esperienze di successo

Comitato di indirizzo

Comitato operativo

Aspetti organizzativi

Elenco regionale dei rilevatori statistici


al fine di definire

le strategie d’azione

il monitoraggio del percorso progettuale compresa la rimozione degli eventuali ostacoli

Comitato operativo

al fine di coordinare

le fasi operative del progetto

le rilevazioni effettuate sulle strutture pilota dai rilevatori statistici



coordinato da un rappresentante della

Giunta

composto dai responsabili:

delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico

delle strutture pilota

del consorzio Mipa


Comitato operativo

coordinato dal responsabile del

sistema informativo statistico

composto da rappresentanti

delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico

delle strutture pilota

del consorzio Mipa

percorsi formativi

relativi a tematiche incentrate sulle tecniche di analisie di razionalizzazione delle procedure amministrative.

formazione specifica per alcuni soggetti sulla statistica orientata alla misurazione e valutazione dei processi amministrativi

laboratorio di formazione durante lo svolgimento del progetto per una condivisione delle metodologie e del processo di cambiamento

rivolti ai soggetti che partecipavano al progetto

Svolgimento della sperimentazione

individuazione delle strutture pilota

preselezione delle procedure da razionalizzare

selezione e attivazione di interventi di razionalizzazione su specifiche procedure

effettuata con pesi attribuiti nell’ambito del comitato operativo con una metodologia standardizzata e proposta al comitato di indirizzo

strutture pilota individuate

Agricoltura

Industria

Personale

Servizio Personale: Protocollo e archivio

Il Servizio Personale ha utilizzato le proposte di

standardizzazione del protocollo, l’archiviazione ed i flussi

che ne derivano, quale documento base su cui realizzare una

specifico software applicativo.

Si sono poste le basi per il protocollo informatico

Alcuni esempi

Analisi di una serie di procedure di concessione contributi

Alcuni esempi

Servizio agricoltura

In relazione ai risultati ottenuti è scaturita l’esigenza di approfondire l’analisi su specifiche attività in particolare:

la riprogettazione della procedura inerente l’applicazione della Legge Regionale 37/99 Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica

la reingegnerizzazione di alcune misure del Piano di Sviluppo Rurale.

Sono state innovate radicalmente le modalità attuative

sia in termini di presentazione delle istanze

sia di valutazione delle istanze, mediante la ridefinizione del bando di accesso agli aiuti, l’individuazione di un sistema di valutazione oggettivo, la progettazione della modulistica per la presentazione e la valutazione delle pratiche

Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica

A completamento dell’attività svolta sono state effettuate l’analisi preliminare per la costruzione della banca dati per l’assistenza

tecnica; l’individuazione delle variabili significative per la definizione degli indicatori fisici ed economici e la progettazione del questionario finalizzato ad un’analisi di customer satisfaction

per valutare l’efficacia dell’assistenza e riorientare, laddove necessario, il servizio offerto

condotta si è risolta, in particolare:

nella progettazione degli iter procedurali e revisione dei bandi di attuazione;

nella costruzione di un sistema di indicatori per la programmazione degli obiettivi di qualità e di performance e il monitoraggio dello stato di attuazione delle misure;

nella revisione della modulistica in uso ai fini della standardizzazione nella formulazione di una prima bozza di manuale operativo per la gestione delle procedure di attuazione delle misure

la reingegnerizzazione di alcune misure delPiano di Sviluppo Rurale della Regione Marche 2000 -2006. L’analisi

hanno riguardato, in modo specifico, gli aspetti di seguito elencati.

standardizzazione dei contenuti dei bandi delle singole misure;

progettazione e razionalizzazione delle procedure relative alle singole misure (fasi, attività, attori organizzativi responsabili, tempi di attuazione, etc.), tenendo anche conto delle risultanze della prima attuazione delle misure;

standardizzazione della modulistica in uso, delle check list di controllo e dei modelli di interazione uffici regionaliutenza relativi alle singole misure di attuazione del piano;

la reingegnerizzazione di alcune misure delPiano di Sviluppo Rurale della Regione Marche 2000 -2006. Le proposte di razionalizzazione

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006

risultatiRiduzione dei tempi di attraversamento della procedura.

In quasi tutte le procedure analizzate si sono riscontrati tempi di attraversamento piuttosto lunghi, anche a causa del comportamento dell’utenza, solita presentare le domande di accesso a ridosso della scadenza prevista. Le proposte per affrontare questo tipo di criticità hanno riguardato sia l’introduzione di meccanismi di “incentivo” che premino i beneficiari più rapidi nel presentare la documentazione necessaria, sia modifiche alla scansione temporale dei bandi che alle modalità di presentazione delle domande.

Il secondo fronte di intervento attiene alla semplificazione e alla riduzione del numero e delle modalità di interazione tra le unità organizzative coinvolte, innovando non solo la configurazione dei flussi operativi, ma anche la ripartizione delle attribuzioni tra unità organizzative intervenienti (spesso centrali – decentrate)

Criteri di istruttoria e valutazione delle istanze.

In alcune procedure si è rilevato l’utilizzo di criteri qualitativi per la valutazione delle pratiche presentate. Questo rappresenta una criticità in quanto la valutazione è fortemente legata all’esperienza e alla conoscenza dell’istruttore e non permette l’utilizzo di strumenti informatici per snellire il lavoro.

Per ovviare a questa criticità sono state inoltrate proposte inerenti l’adozione di fattori quantitativi per una valutazione più oggettiva legata a criteri ed elementi specifici che permettono di assegnare punteggi alle pratiche e quindi redigere una graduatoria.


risultati

Oggettivazione della modulistica

Sono state formulate proposte di snellimento e di oggettivazione della modulistica per ottenere modalità di presentazione omogenee facilmente interpretabili da qualsiasi operatore, tali da individuare in modo univoco i requisiti di ricevibilità, ammissibilità e priorità delle pratiche.

Intervento analogo è stato attuato sulle modalità di valutazione delle istanze presentate


risultati

Informatizzazione dei flussi operativi e delle attività.

In generale, nessuna proposta di miglioramento della performance e del percorso procedurale può prescindere dal suggerire un maggiore ricorso a soluzioni informatiche per quanto riguarda la presentazione delle domande di accesso, il loro trattamento (protocollo–archivio amministrativo, istruttoria amministrativa e tecnica, formulazione graduatoria, etc.), le comunicazioni con gli utenti, il flusso dei documenti all’interno della regione, la possibilità di accedere a banche dati esistenti – per fare controlli su archivio ed estrarre campioni per sopralluoghi – e di costruire nel tempo archivi ad hoc con informazioni più ricche e mirate (utilizzabili successivamente per valutazioni di efficacia)


risultati

In generale è importante sottolineare come gli interventi progettati e realizzati, pure riferiti ad un novero limitato di misure (rappresentativo, tuttavia, delle principali tipologie e della rilevanza gestionale)

hanno consentito promuovere una gestione delle procedure di attuazione delle misure quanto più uniforme, trasparente e oggettiva

indipendentemente dai contenuti specifici delle singole misure e dei beneficiari dei finanziamenti


risultati

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.

progettazione e redazione del “Manuale delle

procedure, dei controlli e delle sanzioni” delle

misure di attuazione del piano di sviluppo rurale

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.sistema di controlli di secondo livello

Si tratta di controlli “sul posto”, effettuati presso un campione di beneficiari di finanziamenti che stiano attuando (o abbiano attuato) le iniziative per cui hanno ottenuto il finanziamento, finalizzati a valutare il rispetto delle condizioni di concessione degli aiuti previste dal piano o all’atto della concessione

Il controllo in loco è effettuato da un funzionario (ispettore) non coinvolto nell’attività istruttoria

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.sistema di controlli di secondo livello Fasi:

la corretta definizione del campione di destinatari da sottoporre a controlli di secondo livello, tale per cui esso sia statisticamente significativo;Particolare rilevanza viene riservata alle modalità del campionamento e alla consistenza del campione, anche in relazione all’esito del controllo

È stata effettuata con una procedura amministrativa e metodologia standard dal SIS Marche

Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006. sistema di controlli di secondo livello Fasi:

modello organizzativo dei controlli in generale prevede l’uniformità (e, per quanto possibile, l’oggettività) del sistema di controllo

l’affidamento ad un funzionario (ispettore) non coinvolto nella precedente attività istruttoria dell’istanza del finanziamento;

la definizione di griglie standard per l’individuazione degli aspetti oggetto di valutazione (check list di controllo) e delle modalità di rappresentazione (verbali)

la definizione di modelli uniformi (per quanto possibile) per diverse misure, relativamente alle modalità di interazione con l’utenza

costituisce quindi non un manuale “accademico” rivolto agli esperti di programmazione e controllo, semplificazione amministrativa e procedurale

che peraltro troveranno utili spunti teorici in approfondimenti metodologici e bibliografici

ma uno strumento di lavoro per gli operatori regionali incaricati dell’attuazione delle procedure e della verifica continua del grado di corrispondenza rispetto alle aspettative dell’utenza e agli obiettivi gestionali della regione

è stato concepito come strumento operativo di supporto alle attività di progettazione, programmazione, gestione

e razionalizzazione delle procedure condotte dalle strutture regionali

un manuale

una esperienza progettuale nella regione marche come strumento di condivisione per il lavoro

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