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Toma Física eficaz para evitar la pérdida

desconocida en inventarios

Una publicación de

Marzo del 2016

Tabla de contenido

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Toma física eficaz para evitar la pérdida desconocida en inventarios

INTRODUCCION ___________________________________________________ 1

La Pérdida desconocida en Inventarios ___________________________________________ 2

Generalidades ______________________________________________________ 2

Hurto interno _______________________________________________________ 4

Hurto externo _______________________________________________________ 4

Errores administrativos _______________________________________________ 4

El costo de la pérdida desconocida ______________________________________ 5

La diferencia de inventarios ___________________________________________ 7

Reforzando el control para evitar o reducir la pérdida desconocida en inventarios _________ 13

Uso de documentos pre numerados y trazabilidad _________________________ 13

Autorizaciones de movimientos de inventarios ____________________________ 15

Definir tolerancias y medidas de exactitud _______________________________ 16

Sistemas de monitoreo físico _________________________________________ 18

Como realizar un eficaz conteo físico ____________________________________________ 20

Preparación antes del inventario _______________________________________ 20

• Conozca el área y los tipos de productos a inventariar __________________ 20

• Conozca los procesos de entrada, movimiento y salida de inventarios –

trazabilidad y sistemas ______________________________________________ 27

• Identifique riesgos inherentes y de control ____________________________ 29

• Prepare instrucciones precisas ____________________________________ 30

Actividades del día de inventario _______________________________________ 31

• Hora de entrada ________________________________________________ 31

• Mesa de control ________________________________________________ 31

• Auditores _____________________________________________________ 31

• Corte de documentos ____________________________________________ 32

• Marbete o ticket de conteo ________________________________________ 32

• Acta de inicio __________________________________________________ 33

Tabla de contenido


Actividades al finalizar el inventario ____________________________________ 33

• Procedimientos de compilación ____________________________________ 33

• Detección de faltantes y sobrantes _________________________________ 34

• Elaboración del acta _____________________________________________ 34

El Conteo cíclico ____________________________________________________________ 36

Conceptos e importancia del conteo cíclico ______________________________ 36

¿Cómo se determina la importancia de cada item? ________________________ 37

Sobre el autor ______________________________________________________________ 39

Información de la compañía ___________________________________________________ 39

Tablas e ilustraciones ________________________________________________________ 40

Bibliografía ________________________________________________________________ 41

Pág. 01

TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS dfdfdfdfa


INTRODUCCION

En este libro encontrarás las mejores ideas del momento para saber cómo se debe realizar una

toma física de inventarios eficaz, planificando adecuadamente para reducir al mínimo los

problemas de diferencias de invenarios.

Empezamos conociendo los problemas identificados como pérdida desconocida en inventarios

y su relación con la toma física. Las personas dedicadas a la logística y a controlar este rubro

deben estar informados sobre la causa de las diferencias de inventarios, puesto que tienen

origen en las fallas administrativas y el hurto tanto interno como externo.

Después continuamos con ideas claves de control para prevenir las situaciones que

mencionamos en la primera parte. Partimos del conocimiento de los riesgos para evaluar los

aspectos de control que sean más efectivos para mitigar los riesgos. Un tema muy interesante

es el relacionado con la trazabilidad para seguir los inventarios desde que ingresan hasta su

salida en el momento de su venta.

El tema central trata sobre las actividades que se deben seguir antes durante y al final de los

inventarios físicos para asegurar una toma eficaz. El orden, la capacitación, los procesos

adecuados y las personas preparadas incrementan las posibilidades de éxito en los conteos.

Finalmente incluimos algunas ideas sobre la manera correcta de aplicar un inventario cíclico

puesto que reconocemos los problemas que originan la toma física intensiva por la exigencia de

parar la producción o el despacho de mercaderías y el uso de una gran cantidad de personas

para los conteos así como el escaso tiempo para el análisis de las diferencias.

Confiamos que este libro sea de muchísma utilidad para sus objetivos.

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La Pérdida desconocida en Inventarios

Generalidades

Me interesa empezar este libro por el análisis de la pérdida desconocida para identificar sus

causas y proponer ideas para mejorar la exactitud en el dato de los inventarios.

De acuerdo con Bejamín García Reche, “la pérdida desconocida es la diferencia entre el stock

teórico1 y el stock real de las mercancias con las que se comercia, calculados al final de la

auditoria de existencias”2.

Podríamos decir también que la pérdida desconocida es la diferencia entre el ingreso financiero

esperado y los ingresos reales obtenidos por el manejo de los inventarios.

Los inventarios, también denominados en términos contables como existencias, están

constituidos por los artículos que se necesitan para producir nuevos productos, por los

productos que se adquieren para su reventa, por los productos resultantes de los procesos de

transformanción y también por materiales para el empaque.

Si conocieramos de una manera exacta la cantidad de producto que se va a vender cada día y

no costara mucho la reposición creo que no habría necesidad de mantener grandes cantidades

de inventarios, sin embargo para la mayoría de las empresas es complicado reponer inventarios

como propone el sitema justo a tiempo3, motivo por el cual deben mantener cantidades de

productos por razones de seguiridad, para fabricar o para cumplir los pedidos, lo que implica

asumir los riesgos de pérdida por fallas administrativas o hurto.

En el manejo de inventarios uno de los primeros métodos para calcular el costo de lo vendido

se denomina “método periódico” o “por diferencia de inventarios”. Este método es útil para

aquellos casos en los cuales resulta complicado llevar un registro permanente de las entradas

y salidas de inventarios. El procedimiento indicado por el método consiste en calcular el costo

1 Denominamos stock teórico a la cantidad de ítems en existencia de acuerdo con los registros de inventarios 2 (Garcia Reche, 2004) Manual de la pérdida desconocida 3 Un sistema de administración de inventarios que sugiere adquirir la cantidad de productos exacta que se vaya a utilizar y en el momento correcto para no mantener grandes cantidades.

“La pérdida

desconocida es la

diferencia entre el

stock teórico y el

stock real de las

mercancías con

las que se

comercia,

calculados al final

de la auditoria de

las existencias”

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de los artículos vendidos producto de la diferencia entre el valor del inventario al momento de la

toma física y el valor de la suma del inventario inicial más las compras del período4, tal como lo

indica el siguiente cuadro.

Tabla 1 Método de diferencia de inventario. Fuente propia

Inventario inicial

+ Compras

=Disponible

-Inventario final

=Costo de lo vendido

La desventaja de este método se encuentra en suponer que lo vendido es igual a la diferencia

entre el disponible para vender y el saldo de inventario final. Podría suceder que las unidades

vendidas incluyan lo “robado” o “los errores de un mal despacho”, debido a que lo vendido es

Una simple suma y resta matemática que no sigue una adecuada trazabilidad del motivo de las

salidas de inventarios entran dentro del concepto de la pérdida desconocida hasta que se

detecte.

Antes del invento de los sistemas automatizados las empresas de comercio, con variada

cantidad de items, se les hacía casi imposible llevar un registro exacto de entradas y salidas de

sus inventarios, por esta razón recurrían al método periódico y lamentablemente caían con

mayor fuerza en el ámbito de la pérdida desconocida. Si las empresas no controlan sus

inventarios mediante un sistema permanente5, se les vuelve una tarea muy complicada detectar

las pérdidas por hurto o errores administrativos.

4 (Jimenez Boulanger, 2006) 5 El sistema de inventarios permanente, es un procedimiento que permite mantener un control continuo sobre las existencias puesto que consiste en un registro permanente de las entradas y salidas.

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Sin embargo, por experiencia propia puedo indicarles que aún con un sistema permanente de

control de inventarios podría presentarse la pérdida desconocida debido a las personas que

operan inadecuamente los procesos.

Dentro del concepto de pérdida desconocida debemos incluir al: Hurto externo, Hurto interno y

Errores administrativos.

Hurto interno

Comprende el apoderamiento ilegítimo de los inventarios por parte de los propios empleados

de la empresa, así como por empleados ajenos relacionados laboralmente tales como

empleados de los proveedores u otros con acceso privilegiados.

El hurto interno no sale en las noticias normalmente, pero a lo largo del tiempo, si no se detecta

oportunamente, podría sumar cantidades de pérdida considerables. Por ejemplo: un empleado

de bodega identifica un item de inventario con alto valor y de tamaño bolsillo al que sustrae cada

día uno hasta acumular 200 unidades en el año. Si la empresa toma inventario en diciembre de

cada año puede ser que detecte este esquema de fraude en el momento inoportuno y no cuando

comenzó a ocurrir para evitarlo a tiempo.

Hurto externo

Comprende las acciones delicuenciales externas a la empresa por parte de los mismos clientes

o de bandas organizadas.

Aquellas empresas que necesitan mantener espacios abiertos al público para la venta de sus

producos tienen mayor riesgo de sufrir de este mal. En la actualidad el concepto de

“autoservicio” donde los clientes se despachan ellos mismos incrementa la posibilidad del hurto

externo. Las empresa de este tipo luchan contra la pérdida desconocida a través de sistemas

de vigilancia, radio frecuencia en los productos, entre otros.

Errores administrativos

En esta clasificación se mencionan también las mermas y las pérdidas accidentales que entran

a la pérdida desconocida si no se las detecta oportunamente.

Los errores administrativos no se realizan con una intención específica de perjudicar o

apropiarse de lo ajeno, pero causan los mismos efectos al esconder una pérdida.

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Por experiencia de la Firma hemos detectado casos de despachos incorrectos: se despacha A

por B, por lo tanto al realizar un inventario al final del período existirá un sobrante de B y un

faltante de A.

Ver tabla a continuación:

Tabla 2 Mal despacho. Fuente propia

Debió ser Fue

Despacho 100 unid de B 100 unid de A

Inventario al final Existencia de A 100 Faltante de A por 100, sobrante de B por 100

El costo de la pérdida desconocida

“No hay almuerzo gratis” es una frase muy popular, la misma que indica que esta pérdida

desconocida tiene un impacto en alguna parte de la empresa.

Si un producto cuesta US$5 y lo vendemos en US$8 nos ganamos US$3 por unidad; si

vendemos 10 obtendríamos una utilidad de US$30.

Pero, que pasaría si:

Teniamos 10 productos al inicio del mes, compramos 50 y al final nos quedan 15. Si los datos

nos indican que vendimos 40 ¿Cuál sería el saldo al final?. Debíamos tener 20 unidades en

existencias y solo tenemos 15, ¿Que pasó con el resto?.

Aquellas empresas que sufren más de la pérdida desconocida cubren ese costo aumentando el

precio o inviertiendo en sistemas de control. Tal como se muestra en el siguiente cuadro, cada

parte de la cadena de valor que sufre de esta pérdida cubre sus costos traslandado todo hacia

el consumidor.

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Ilustración 1¿Cómo se distribuye el impacto? Fuente: IESE, Business School.

Hay una necesidad de medir los impactos de la pérdida desconocida para conocer su magnitud

y en función de ello buscar soluciones para su reducción.

Según el informe “La Pérdida Desconocida en la Distribución Comercial” editado por AECOC6

en el año 2002 para las empresas detallistas que operan en España la Pérdida Desconocida

representaba el 1,1 %de sus ventas (esta cifra representaba las pérdidas ocurridas en las

tiendas). Siendo este el peso de las tres causas (Hurto Interno, Hurto Externo y Errores

Administrativos):

6 La AECOC es una de las mayores asociaciones empresariales de España que reúne a fabricantes y distribuidores para aportar mayor valor al consumidor.

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Ilustración 2 Participación de cada uno de los componentes de la pérdida desconocida, año 2002. Fuente: AECOC

Las empresa deben calcular la pérdida en sus inventarios realizando una Auditoría que le

permita conocer:

Tabla 3 Preguntas para auditoría de pérdida desconocida. Fuente propia.

Preguntas de auditoria

1. ¿Qué se pierde?

2. ¿Cómo o donde se pierde?

3. ¿Quién es el responsable?

4. ¿Por qué se pierde?

5. ¿Cómo se evita?

La diferencia de inventarios

Para luchar contra la pérdida desconocida en inventarios las empresas deben calcular la

diferencia entre el stock teórico y el real. Es muy importante que se utilicen sistemas que

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permitan controlar adecuadamente la trazabilidad del inventario, esto significa que se registre la

entrada, la salida y las transferencias de inventarios como lo permite el sistema perpetuo.

Tabla 4 Pérdida desconocida. Fuente propia

DEBIO SER ES

Inventario inicial 100 100

+ Compra 1000 1000

=Disponible 1100 1100

-Costo de lo vendido 900 900

-Pérdida desconocida 0 100

=Inventario físico al final 200 100

Sin embargo, para afinar el cálculo debemos analizar las causas de las diferencias esperadas

normales por mermas, manipuleos, utilización propia de inventarios, etc.

Las mermas normales o las aceptadas no entran dentro de la definición de pérdida desconocida

puesto que se las conoce y deben ser incluidas dentro del stock teórico. Las mermas normales

se originan por calor, humedad, movimiento, fermentación, presión atmosférica, envasado,

empaquetado, etc.

Tabla 5 Diferencia de inventarios con merma. Fuente propia

DEBIO SER ES


+ Compra 1000 1000



.Mermas esperadas 20 20

-Pérdida desconocida 100


Nuestra experiencia nos ha permitido observar que gran parte de las empresas realizan conteos

físicos al final del año con el propósito del cierre de sus estados financieros anuales, sin

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detenerse a pensar en la situación de la pérdida desconocida. Si existen faltantes o sobrantes

ciertas empresas solamente se limitan a realizar los ajustes al costo de lo vendido sin percatarse

en la identificación de las fallas para evitar que se vuelvan a cometer.

Consideramos que es de suma importancia que la empresa analice las causas de la diferencia

de inventarios a través de las siguiente preguntas de auditoria mencionadas anteriormente.

¿Qué se pierde?

Los auditores somos personas muy observadoras por lo tanto nos interesa identificar

patrones de comportamientos que puedan aportar con pistas para reforzar si el hurto

es interno, externo o solo un error administrativo.

Si lo que siempre se pierde en un producto costoso es una señal de advertencia que

el fraude es interno.

Si se pierde un producto cerca de un lugar abierto donde no hay control, podría ser un

hurto externo.

Si se pierden diferentes cosas sin un patron de comportamiento podría deberse a

fallas administrativas.

Si se pierde algo por temporadas en lugares abiertos, es más seguro que el hurto sea

externo.

¿Cómo o donde se pierde?

Debemos conocer el problema para poder administrar y corregirlo motivo por el cual

se hace necesario teorizar sobre la falla en el proceso que permite que se pierdan

inventarios.

En las empresas con exhibición abierta al público es crítico identificar los sitios más

vulnerables a hurtos e implementar las soluciones más adecuadas para su prevención.

Cuando un producto A genera un faltante y un producto B similar genera un sobrante,

podríamos teorizar que hay problemas de despacho debido al proceso, a la persona o

al sistema que se utiliza.

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¿Quién es el responsable?

Si las personas no se responsabilizan por la pérdida de inventarios, es muy difícil que

estas pérdidas se puedan controlar o aminorar.

Un principio de control interno indica que debe existir un solo responsable por proceso

para evitar que se diluya la responsabilidad.

Las personas encargadas como bodegeros tienen la responsabilidad de custodiar y

mantener las existencias en las cantidades teóricas.

En los almacenes abiertos al público debe existir un jefe de almacén que responda por

las pérdidas de inventarios.

Estas funciones deben quedar previamente establecidas en los manuales y el personal

debidamente entrenado en la consecuencias de los fallos.

¿Por qué se pierde?

Muchos de los items perdidos son una consecuencia de fallas en el proceso de

mantenimiento, custodia o registro de los movimientos.

Es conveniente revisar todas las actividades involucradas en el manejo de inventarios

para identificar las causas que lo originan:

Como ejemplo menciono el caso de los malos despachos que ocurrían en una empresa

por la poca luz en las bodegas y los problemas de visión de los despachadores.

Solamente con pequeñas mejoras de luz y lentes se disminuyó estas fallas

administrativas.

Recuerdo otro caso de hurto interno, relacionado con memorias usb de un costo al por

menor de US$30 que desaparecían misteriosamente en un solo local y en forma

contínua. La recomendación de nosotros como auditores de prevención de fraudes fue

tender una trampa a la persona que sopechábamos para detectar el hurto interno.

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¿Cómo se evita?

Una vez que se identificado la mayoría de las causas de la pérdida, ya deja de ser

desconocida y nos dedicamos a la prevención.

No recomendamos realizar inventarios exhaustivos al final del año, más bien somos de

la idea del control contínuo a través del método ABC. Con este método se puede

trabajar en las causas de las diferencias de inventarios, si los procesos son los

culpables, entonces mejorarlos, si las personas son las culpables, cambiarlas, si las

herramientas no son las adecuadas, mejorarlas, si se necesita mayor control,

implementarlo.

Una buena idea es analizar las causas del problema siguiendo el método de diagrama

de Ishikawa7.

Problema: diferencia de inventarios

Causas: Hombre, máquina, entorno, material, método, medida.

7 Se trata de un diagrama conocido como: diagrama de espina de pez. Consiste en una representación gráfica sencilla en la que puede verse de manera relacional una especie de espina central, que es una línea en el plano horizontal, representando el problema a analizar, que se escribe a su derecha. Es una de las diversas herramientas surgidas a lo largo del siglo XX en ámbitos de la industria y posteriormente en el de los servicios, para facilitar el análisis de problemas y sus soluciones en esferas como lo son; calidad de los procesos, los productos y servicios. Fue concebido por el licenciado en química japonés Dr. Kaoru Ishikawa en el año 1943.

https://es.wikipedia.org/wiki/Siglo_XX

https://es.wikipedia.org/wiki/Kaoru_Ishikawa

https://es.wikipedia.org/wiki/1943

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Ilustración 3 Diagrama de Ishikawa

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Reforzando el control para evitar o reducir la pérdida desconocida en inventarios

Una vez conocido el problema que origina la pérdida en inventarios y sus causas debemos

trabajar en establecer el control que mitigue los riesgos de la empresa y que se alínien con su

estrategia. Existen algunas alternativas de solución mas y menos sofisticadas que otras, que

van desde la automatización completa del área de bodegas hasta el uso de dispositivos de radio

frecuencia para los items de productos.

Aplicando un enfoque de control interno a continuación mencionaremos algunos elementos que

se deberían implementar para evitar los riesgos de la pérdida desconocida.

Uso de documentos pre numerados y trazabilidad

Para auditar mejor es necesario seguir las pistas y para controlar mejor se necesita que los

documentos que se utilicen en una empresa sean prenumerados. Por medio de los documentos

prenumerados los auditores o las personas que realizan los controles pueden identificar saltos

de secuencia, documentos no procesados, documentos procesados en período diferentes.

Algunas diferencias de inventarios se deben a errores en los registros del proceso, por lo tanto

la idea de la trazabilidaddocumentos prenumerados permite realizar cortes de documentos e

identificar la causa de manera más efectiva.

Los documentos que se utilizan para el control de inventarios son los siguientes:

- Ingreso a bodega

- Requerimiento de materia prima

- Egreso de bodega

- Orden de producción

- Transferencia entre bodegas

- Nota de despacho

Sin embargo, con los últimos avances en información digital y el uso de sistemas lógicos se

hace necesario hablar del concepto de la trazabilidad.

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Trazabilidad

1. Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso

2. Reflejo documental de estas etapas.

La trazabilidad de productos, en el caso de producción, es el poder obtener toda la información

del origen de las materias primas y como fueron transformadas a lo largo de los procesos

productivos para obtener un producto terminado pudiendo obtener dicha información en vía de

regreso. En el caso de una comercializadora de productos es el poder obtener toda información

del origen de un producto vendido pudiendo obtener dicha información en vía de regreso.

Lotes

Clasificar transacciones por lotes nos permite agrupar documentos con ciertas caracteríticas

útiles como fecha, hora, planta y línea de producción, etc. Un ejemplo de un código con estas

características sería 201302221900P02L03 donde lo dividimos de la siguiente forma 2013-02-

22-1955-P02-L03 donde 2013 es el año, 02 es el mes, 22 es el día, 1955 (hora militar) es la

hora y minutos, P02 es la planta número 2 y L03 es la línea de producción 03.

Si hay un problema administrativo podemos identificar el lote que lo produjo.

Series

Los números de serie, son identificadores alfanuméricos únicos que se les asigna a una pieza

o unidad en particular. La serie es utilizada para productos donde se requiere la identificación

de cada unidad en particular, normalmente por garantía, pero también se utiliza para ligar el

código de barra a la serie del producto y evitar su reemplazo fraudulento o por error.

Asignación de números de lotes o números de serie

El lote o número de serie se asigna a la mercancía al ser recibidos en el almacén, comúnmente

se utilizan los lotes asignados por el proveedor en el caso ser procedente de una compra.

Cuando el producto se encuentra en la fase de producción la usanza es asignar en forma visible

el lote o número de serie en alguno de los procesos a los que ésta siendo sometido.

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Autorizaciones de movimientos de inventarios

Si pensamos en proceso y en control interno deben atender el principio que nos indica que debe

haber separación en las funciones incompatibles de manera tal que una sola persona no pueda

iniciar la transacción y también autorizarla, registrarla y custodiarla a la vez.

Si la empresa es muy pequeña y no se puede hacer la separación de funciones incompatibles

lo que se recomienda es un control sorpresa por una persona independiente del proceso. En las

Pymes el dueño frecuentemente realiza esta actividad.

En las empresas mediandas y grandes se hace imposible que el dueño esté presente en todas

las etapas críticas, para eso existen los gerentes cuya función es administrar. Para estas

empresas es crítico la segregación de funciones incompatibles, por lo que no esperamos

encontrar un bodeguero que autorice los despachos o registre sus entradas y salidas. A

continuación indicamos algunas premisas que manejamos respecto de la segregación de

funciones incompatibles en inventarios.

La persona que registra las transacciones del inventario, no autoriza entradas o salidas

de inventario, no supervisa ni tiene a su cargo la custodia del inventario.

La persona que custodia el inventario, no registra transacciones de inventarios, no

autoriza entrada o salida de inventarios y no supervisa el inventario.

La persona que autoriza la entrada o salida de inventarios no tiene a su cargo la custodia

del inventario, no registra transacciones del inventario y no lo supervisa.

La persona que supervisa el inventario no autoriza entrada o salida de inventario, no

custodia el inventario y no realiza registros de inventarios.

Las conciliaciones de inventarios no las efectúan los individuos que procesan las

transacciones originales.

Los indicadores de gestión son elaborados por personas diferentes a las que ejecutan

el proceso que es medido.

La revisión de los resultados de los indicadores de gestión es realizada por una persona

de nivel adecuado.

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Definir tolerancias y medidas de exactitud

La operatividad diaria nos puede indicar que ciertas diferencias de inventarios son propias de la

naturaleza del producto que se gestiona, los procesos, los equipos, los sistemas y otras son

generadas por hurto interno y externo. Para calcular el saldo teórico de existencias y comparar

con el saldo real primero debemos definir hasta donde las diferencias de inventarios son

aceptables y hasta donde vamos a esperar exactitud en el proceso.

Si gestionamos productos perecibles no podríamos indicar que la diferencia de inventario solo

es por la pérdida desconocida, puesto que nosotros deberíamos saber que ese procesamiento

genera mermas por caducidad que pueden ser conocidas y calculadas con anticipación.

Las mermas naturales son aquellas pérdidas causadas por efectos naturales que pueden no

llegar a detectarse o contabilizarse. Son pérdidas que ocurren bajo un normal funcionamiento

de los procesos propios del negocio y comienzan a producirse desde el mismo momento de la

compra al por mayor de los productos.

En las empresas industriales, durante el periodo inicial de operaciones o cuando se inicia la

fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia prima se puede ver afectado

desfavorablemente falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la

producción, etc., por lo que es importante estimar estas mermas para definir tolerancias.

Las mermas naturales se suman a la pérdida desconocida cuando no se detectan o no se

calculan correctamente. Sin embargo existen alternativas como la de realizar un cálculo global

aplicando el promedio histórico de mermas naturales de cada categoría de productos.

Tabla 6 Identificación de causas de diferencias. Fuente propia

DEBIO SER ES


+ Compra 1000 1000



-Mermas o pérdidas esperadas

20 20

-Pérdida desconocida 0 80


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A nivel de proceso debemos tener claro que la operatividad también genera riesgos de errores

debido a:

El almacén físico (acceso limitado, recepción, inspección y embarque, diseño

de un almacén efectivo, herramientas físicas).

Múltiples ubicaciones.

Envío de partes de múltiples ubicaciones (grandes cantidades, inventarios

rotativos).

Gran cantidad de lotes.

Consideraciones prácticas del envío (rechazo, préstamo de partes, ítems en

tránsito.

Sistemas de ubicación de los items.

Ilustración 4 Tolerancias y medidas de exactitud. Fuente propia

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Como se indica en las láminas se podría entender que lo perfecto es enemigo de lo bueno.

Todas las empresas de seguro desearían tener cero errores en sus inventarios, sin embargo se

debe reconocer que dependiendo del tipo de productos, la actividad operacional, el personal

encargado, los sistemas de control y monitoreo, las diferencias de inventarios requieren una

inversión creciente para disminuirse, y ese costo podría exceder el beneficio de su reducción.

Una muy buena estrategia es conocer los índices de exactitud de la industria en la cual opera

la empresa.

Sistemas de monitoreo físico

En una empresa podemos establecer como procedimiento la realización de un inventario físico

intensivo o un inventario cíclico permanente.

Inventario físico intensivo

Requiere de personal independiente de la custodia de inventarios en cantidad suficiente para

cubrir el tiempo destinado al barrido de inventarios.

Ilustración 5 Criterios para establecer la tolerancia

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Inventario cíclico

Requiere de poco personal especializado en control de inventarios para cubrir el tiempo

destinado a las revisiones cíclicas del inventario.

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Como realizar un eficaz conteo físico

Si ya decidimos realizar un inventario físico debemos tener en cuenta una serie de consejos

útiles que los hemos elaborado en función de nuestra experiencia como Firma de Auditoría.

Preparación antes del inventario

• Conozca el área y los tipos de productos a inventariar

Es conveniente que antes de realizar el conteo físico el organizador efectúe una visita

de observación a las bodegas o almacenes para identificar alguna de las siguientes

situaciones:

i) Espacio físico destinado a almacenamiento, señalética y lugares para transitar

Es importante contar con un plano de las áreas a inventariar y codificarlas para

seguimiento posterior de cualquier incidencia; además cada área debe tener una

adecuada señalética en relación con los productos que se almacenan, información

sobre los riesgos de seguridad, y los lugares para movilizarse y salidas de

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emergencia. Estos planos son muy útiles sobre todo si se va a aplicar un conteo por

barrido8.

ii) Método de conteo

Una empresa puede decir hacer un solo conteo, dos conteos o tres conteos con

equipos independientes. La decisión de hacer uno o varios conteos depende del

riesgo inherente y de control involucrado con los inventarios.

Algunas empresas que utilizan sofisticados sistemas computadorizados con uso de

PDA pueden requerir solo un conteo normal y el segundo de verificación, solo para

aquellos ítems con diferencias. Si no se dispone de este tipo de herramientas lo

recomendable sería realizar dos conteos obligatorios con equipos diferentes, uno

que comience de izquierda a derecha de arriba abajo y otro completamente lo

contrario para que no exista la posibilidad de que se encuentren e intercambien

información de los conteos sin pasar por mesa de control.

8 Sistema de conteo de existencia que recomienda emplear un método sistemático al empezar a contar de izquierda a derecha, y de arriba abajo, desde el inicio hasta el final de un área de bodega. Todo lo que se observa se debería contar bajo este método.

Todas las zonas deben

estar señaladas,

especialmente aquellas

donde el producto se ubica

en granel o en lugares sin

perchas.

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En el gráfico de arriba se identifica el sistema de barrido, contar de arriba abajo y

de izquierda a derecha de una manera sistemática para evitar confusiones. El

marbete con partes desprendibles sirve para evitar documentar los conteos

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realizados, pero puede haber empresas como los supermercados en los cuales

sería muy costoso utilizar marbetes y en su lugar se debería implementar una serie

de ayudas visuales para identificar los productos a contar de los ya contados.

iii) Seguridades mínimas necesarias

Las áreas por donde se transitará para el conteo físico pueden requerir seguridades

mínimas necesarias como casco, botas especiales, anteojos, etc., las mismas que

deberán ser identificadas oportunamente para su disposición en el día del

inventario.

iv) Orden y limpieza del sitio del almacén

Un lugar sin orden y aseo podría generar confusión al momento del conteo físico

puesto que se podría contar algún artículo que no forme parte de las existencias o

concluir que existe un faltante o sobrante solamente por la desorganización en la

forma de ubicar los productos sin un adecuado sistema de trazabilidad.

v) Forma de estiba o almacenamiento de los productos a inventariar

El tipo de productos almacenados incide en la manera de estibar y organizar por lo

que se requiere entender esas características antes de elaborar las instrucciones

precisas para el conteo. Los productos químicos, los que se evaporan, los

inestables o los resultados de un proceso biológico, etc. podrían requerir envases y

forma de estiba especiales.

vi) Ubicación de los productos en perchas

Debemos considerar el tipo de almacenamiento que utiliza la empresa puesto que

existen sistemas de almacenamiento de posiciones fijas o variables, las cuales

requieren sistemas diferentes de control. Un sistema de posiciones fijas indica que

el producto X se ubica en la posición fija A1.1, percha A, fila 1, sección 1. Un sistema

de posiciones variables indica que 10 unidades de producto X se ubica en la

posición variable A1.1 y 15 unidades en la posición variable B1.2.; este sistema

sofisticado requiere un muy buen software de localización y normalmente necesita

Conozca el área a inventariar

Los espacios, las ubicaciones en perchas, las unidades de medida y las herramientas para medir inciden en la calidad del inventario físico.

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sistema de código de barras. Inclusive la forma de contar va a diferir entre una

empresa que utiliza posiciones fijas y posiciones variables. Las personas con

formación en controles desearían que un mismo producto se encuentre solo en una

misma ubicación, pero con la tecnología moderna un producto puede estar en

diferentes posiciones, pero muy bien identificado en la ubicación que aleatoriamente

se le designó y con las cantidades que deben existir.

vii) Ubicación de los productos que no pueden ser incluidos en perchas

Dependiendo del tipo de productos a almacenar podría suceder que existan

productos muy grandes o difíciles de incluir en perchas y que deban ser ubicados

en espacios definidos. No debería existir ninguna justificación para no disponer de

sistemas de identificación del producto especial.

viii) Ubicación de productos de lento movimiento, deteriorados, dañados, obsoletos, etc.

Aquellos productos que se diferencian de otros por el deterioro, daño o lento

movimiento deberían ubicarse en lugares especiales para que sea mucho más fácil

su conteo apropiado en una clasificación diferente de los demás productos. El

riesgo que se genera si no hay esta separación física de productos con estas

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características es la posibilidad de ser contados como producto bueno sin identificar

el problema.

ix) Ubicación de productos en cuarentena

El personal que realiza el inventario debe estar capacitado para identificar productos

con características especiales como el deterioro o la obsolescencia o falta de

descripción, por lo tanto si se topa con este tipo de productos lo conveniente es

llevarlo a un área de “cuarentena”9 hasta que se le dé una disposición final. Las

áreas de cuarentena deberían estar perfectamente señaladas.

x) Identificación de productos en consignación

Algunas empresas suelen tener la política de recibir mercaderías en consignación10,

por lo tanto esas mercaderías o productos no deberían contarse como parte de las

existencias de la empresa; solamente deberían contarse con fines de control de

existencias de terceros. Si se cuenta un producto en consignación sin la debida

identificación podría generar un sobrante incorrecto.

xi) Formas de identificación de la unidad de medida de los productos

Un producto puede almacenarse con diferentes medidas tales como: unidades

físicas como una unidad, docena, media docena, un cartón de 100 unidades, etc.,

de longitud como metros, centímetros, etc., metros cúbicos, unidades de masa

como kilos, libras, toneladas, etc., unidades de agrupación como paquetes, juegos,

kit, etc. Si la empresa no informa sobre la unidad de medida en la que se presentan

el almacenamiento de los productos y/o los equipos de conteo no son capacitados

sobre dichas unidades de medida, se pueden presentar diferencias solamente por

9 Área de cuarentena en inventarios se refiere a un sector donde su ubican temporalmente productos con algún problema de identificación o características diferentes a su grupo usual hasta que se resuelva su disposición final. 10 Se refiere a la mercadería puesta por el proveedor para incrementar las posibilidades de su venta en las instalaciones del cliente y con la condición de que pueda devolver si no se concreta la venta.

Conozca el área a inventariar

No se puede realizar un conteo físico sin antes ordenar e identificar los productos.

Pág. 26



equivocaciones en la medida que utilizó la persona que contó y las medidas en las

que se presenta el producto en el kardex.

xii) Tipos de herramientas para la toma física

Para realizar un inventario físico eficaz necesitamos de herramientas específicas

para cada necesidad como montacargas, escaleras, balanzas, reglas,

herramientas de cubicación, etc. Hay productos biológicos que cuyo volumen varía

dependiendo de las condiciones físicas como calor, frio, humedad, etc. y requieren

de una herramienta de medición específica. El producto en tanque o silos además

de los sistemas de cubicación necesita considerar las particularidades del

recipiente, caso contrario las diferencias de inventarios no serían precisas.

xiii) Incidencias en la presentación del producto a inventariar

Suele ocurrir casos en los cuales el producto se presenta en unidades y cada unidad

corresponde a una caja de cartón en cuyo interior existen 100 docenas de

productos. Si se requirió un despacho al por menor de 2 docenas, ese cartón ya no

se lo puede contar como una unidad por lo que se necesita resolver el problema de

la clasificación de las docenas sueltas en el inventario. De ahí la necesidad de

verificar que todos los cartones estén cerrados y aquellos abiertos que estén con

sus unidades completas para asegurar la precisión del conteo. La recomendación

común es que en una bodega no debería encontrarse piezas sueltas, pero en un

almacén abierto al público esta situación si es factible.

Otras incidencias podrían estar relacionados con los siguientes puntos.

• Partes grandes y pequeñas

• Movimientos rápidos y lentos

• Partes costosas y baratas

• Partes de diferente material

• Partes a granel

Pág. 27



• Conozca los procesos de entrada, movimiento y salida de

inventarios – trazabilidad y sistemas

Es primordial conocer el sistema de trazabilidad que utiliza la empresa para el

seguimiento de las transacciones con inventarios y los controles que aplica para mitigar

los riesgos de la operación.

Hace mucho tiempo existían los libros de kardex en los cuales una persona registraba

las entradas, salidas y saldos de inventarios. La gran cantidad de transacciones y la

necesidad de que se procesen confiablemente obliga a la implementación de un

sistema computadorizado robusto con los controles deseados.

Las actividades de una bodega fundamentalmente son las siguientes:

1) Ingreso de mercadería

a) Por adquisición

b) Por reingreso

2) Movimiento de mercadería

a) A otras bodegas

b) A procesos adicionales

3) Salida de mercadería

a) Por venta

b) Para transformación

c) Por ajuste

Las actividades de una bodega o almacén deben cumplir con el principio de la

segregación de funciones de carácter incompatible que indica que una sola persona no

puede ser responsable de la:

_____ Iniciación

_____ Autorización

_____ Registro

_____ Custodia

Pág. 28



En consecuencia la persona encargada de la custodia de los inventarios no debería

iniciar, ni registrar, peor autorizar los movimientos en una bodega; solo debe limitarse a

dar fe de los movimientos solicitados por otros aceptando con su firma cada movimiento

en el documento que se utilice. Con este control deberíamos mitigar la posibilidad que

el custodio pueda cuadrar las unidades físicas con las unidades que indica el sistema

de kardex para que no aparezcan diferencias.

La trazabilidad permite hacer un seguimiento adecuado de las incidencias en el

inventario, sobre todo si se necesita identificar las causas de las diferencias de

inventarios. Sobre todo debemos considerar los documentos que se utilizan para

registrar los movimientos, tales como:

Ingreso a bodega

Egreso de bodega

Transferencia de inventarios

Documentos para baja de inventarios

En las empresas pueden utilizar un nombre diferente para cada uno de estos

documentos, pero el concepto es similar. Cada documento impreso debe estar pre

numerado para evitar su manipulación y debe contener información que permita una

adecuada trazabilidad como son:

Fecha

Lote

Serie o código de barra del producto

Cuando se utilicen documentos digitales en el proceso se deben verificar seguridades

en el sistema como accesos no autorizados al área de procesamiento de la información

o a los sistemas lógicos de inventarios, problemas de integridad en el procesamiento

de datos, problemas con el rechazo o reproceso de transacciones.

El personal de sistemas no puede tener acceso a los datos operativos para evitar que

se pueda manipular la información de los documentos y con eso eliminar las diferencias

de inventarios.

Finalmente el objetivo de conocer los procesos de entrada, movimientos y salidas de

inventarios es el de realizar un adecuado corte de documentos para asegurar que antes

de que inicie el conteo físico se identifique el último documento del periodo anterior al

Pág. 29



conteo físico. Con esto evitaremos que se pueda manipular la información que se

produzca durante el conteo físico o evitar algún error con las transacciones que se

produzcan después. Como ejemplo indicamos el caso de una empresa en la cual el

personal de sistemas en colusión con bodega modificaba los documentos (solo eran

digitales) para eliminar diferencias de inventarios.

• Identifique riesgos inherentes y de control

En auditoría los riesgos inherentes se refieren a la posibilidad de que exista un fallo

debido a la propia naturaleza de la transacción o de las características de operación de

la empresa sin antes haber implementado una actividad de control. Por ejemplo: Si la

empresa fabrica productos perecibles de consumo humano de seguro debe lidiar con la

posibilidad de que se dañen, no por falta de controles sino por las características de los

productos.

Los riesgos de control en auditoría se refieren a la posibilidad de que la actividad de

control establecida para mitigar el riesgo inherente no sea efectiva para prevenir o

detectar el fallo. Por ejemplo: La empresa tiene controles para evitar que los productos

caduquen pero si no los venden dentro del plazo pueden dañarse.

En consecuencia debemos considerar la posibilidad de que en el inventario se

produzcan los siguientes fallos:

Tabla 7 Riesgo inherente y de control. Fuente propia

Riesgo inherente Riesgo de control

Productos perecibles No se detecta la caducidad

Productos difíciles de contar La trazabilidad no es adecuada

Productos tóxicos Debilidades al manipular productos

Alto volumen de operaciones No se realizan inventarios permanentes

Productos que se confunden Personal poco entrenado

Específicamente las situaciones que pueden pasar antes y durante un inventario son

las siguientes:

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Manipulación de los datos de sistemas para eliminar diferencias de inventarios.

Robo hormiga de productos de alto costo.

Cambio de productos de alto costo por parecidos de bajo costo.

Transferencias de productos entre bodegas para eliminar diferencias de

inventarios.

Errores por contar con un sistema de medida diferente al que se presenta el

producto en el kardex (por ejemplo: unidades y no metros).

Diferencias por las herramientas inapropiadas (balanzas no calibradas, falta de

escaleras, montacargas, etc.).

• Prepare instrucciones precisas

Lo esperado antes de realizar el conteo físico es la preparación de instrucciones

precisas para los participantes del inventario en las cuales se informe sobre:

a. Fecha de la toma física

b. Horario de inicio y fin

c. Participantes

d. Funciones de los participantes

e. Seguridades de los participantes

f. Funciones de los equipos de conteo

g. Materiales para el conteo

h. Formas de identificar el producto y su unidad de medida

i. Organización del conteo

j. Áreas que se inventariarán

k. Método de conteo

l. Instrucciones para el corte de documentos

m. Participación de auditoria

n. Procedimiento para el seguimiento de diferencias

o. Forma de concluir el inventario

p. Capacitación del personal que asistirá en el inventario

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Actividades del día de inventario

Una vez entregada las instrucciones precisas para el inventario debemos atender los detalles

del día de conteo físico, en relación con los horarios de entrada, mesa de control, auditores,

corte de documentos, actas de inicio, entre otros.

• Hora de entrada

Tal como lo indican las instrucciones el personal debe estar listo a la hora en punto para

iniciar las labores. Normalmente un inventario requiere la ayuda de muchas personas y

una sola que se retrase podría implicar un desajuste en la programación. Verifique la

asistencia de todos los participantes convocados. En caso que alguien no asista informe

a su Jefe Inmediato, para tomar las medidas disciplinarias que se consideren.

• Mesa de control

La mesa de control es el sitio en el cual una persona se asegura de la distribución del

material para contar, refresca las instrucciones para realizar el inventario, recolecta las

tarjetas de conteo (si no utilizan equipos electrónicos), entrega el material de seguridad,

asigna los grupos de conteo a cada líder según la programación, verifica el avance del

inventario, conoce cualquier asunto importante y lo procesa para el funcionario

apropiado. Para evitar problemas de incompatibilidad de funciones no deberíamos

permitir que el custodio de la bodega esté a cargo de la mesa de control.

• Auditores

Los auditores son las personas que dan fe respecto del cumplimiento de las

instrucciones del conteo físico gracias a su independencia del proceso de custodia o

transacción con inventarios.

Pág. 32



Los auditores pueden ser externos o internos dependiendo de la magnitud y el riesgo

asociado a los inventarios. En aquellas organizaciones que toman inventario para

propósitos de cierre anual de estados financieros que van a ser auditados es obligatorio

invitar a los auditores externos para evitar una opinión calificada de ellos por no asistir

al inventario físico.

• Corte de documentos

Necesitamos conocer los códigos o referencias de los últimos documentos de

movimientos de inventario tales como ingreso a bodega, egreso de bodega,

transferencias entre bodegas, etc. Este corte lo debe realizar el funcionario responsable

de la toma física y debe ser validado por auditoria.

• Marbete o ticket de conteo

Ilustración 6 Marbete

Pág. 33



Si la empresa no utiliza un sistema con PDA11 para el conteo físico, se deberá

implementar un marbete o ticket de conteo para dejar evidencia del producto contado.

Es importante que el marbete esté pre-numerado consecutivamente y contenga la

descripción del producto y/o su código, la localización, las cantidades y la unidad en la

que se cuenta el producto.

• Acta de inicio

El funcionario responsable de la toma física debe realizar un acta para documentar el

inicio del inventario, participantes, y cualquier incidencia que sea necesaria considerar.

Actividades al finalizar el inventario

• Procedimientos de compilación

Existen muchas formas de compilar la información de los conteos físicos desde la más

simple hasta la más sofisticada, dependiendo de las facilidades que el sistema de la

empresa pueda prestar.

Una forma simple es utilizar marbetes con opción hasta un tercer conteo; primer conteo

para un equipo y segundo conteo para otro equipo diferente. Mesa de control envía a

auditoria aquellos ítems con diferencias entre primero y segundo conteo para un tercer

y definitivo conteo. El riesgo de este sistema radica en que las diferencias proceden de

los conteos y no de cruce con kardex, con lo cual se podría aceptar que no existen

diferencias cuando de hecho al procesar los saldos de conteos contra el kardex podrían

surgir nuevas diferencias.

11 PDA, del inglés personal digital assistant, asistente digital personal, computadora de bolsillo, con un sistema de reconocimiento de escritura que lee código de barras asignados a los ítems de inventarios.

https://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

Pág. 34



Un método moderno y sofisticado consiste en contar con una PDA disparando al código

de barra de la ubicación y del producto, con lo cual la información de diferencias es

detectada directamente desde el kardex por la mesa de control. Con la información de

las diferencias auditoria procede a realizar un segundo conteo, con su PDA propia, junto

con personal de los inventarios para confirmar la diferencia. Las diferencias confirmadas

son analizadas para su disposición final.

• Detección de faltantes y sobrantes

Existen muchas causas posibles de los faltantes y sobrantes; lo importante es

identificarlas y tomar acción para que no se vuelvan a producir.

Los sobrantes podrían ser originados por:

(1) entradas físicas de productos no registradas en el kardex.

(2) despacho equivocado de un producto B cuando lo procesado fue un producto

tipo A que originó sobrante en A y faltante en B.

(3) despachos anticipados de producto A registrados como salidas en el kardex,

pero no retirados y contados el día del inventario.

Los faltantes podrían ser originados por:

(1) hurto interno o externo de productos registrados en el kardex.

(2) despacho equivocado de un producto B cuando lo procesado fue un producto

tipo A que originó sobrante en A y faltante en B.

(3) salidas de productos no registradas en el kardex

• Elaboración del acta

Es imperativo elaborar un acta de finalización del inventario donde se documente la

hora y fecha de cierre, los responsables del inventario, el resultado del conteo y el valor

de las diferencias en valores y cantidades si fuese posible, la acción final del inventario

(ajuste) y el procedimiento aplicado. Esta acta deberá ser firmada por el responsable

del inventario y el auditor.

Pág. 35



ACTA DE INVENTARIO

En la ciudad de xxx, siendo las xxx del día xxx, se reunió el equipo designado para

la toma física del inventario del punto de venta.

Responsables generales del inventario:

Responsable: N1

Supervisora: N2

Fecha del inventario: Del xx del mes de xxx de 2015 (xxx) al xx de xxx de 2015

(xxx)

Adjuntamos a la presente un archivo de Excel con el inventario realizado.

Orden del día:

Verificación de la asistencia de todo el personal involucrado en el

inventario.

Asignación de los equipos de trabajo.

Explicación del conteo por zonas.

Asignación de zonas a los equipos de trabajo.

Ubicación de los equipos de trabajo en las zonas asignadas.

Iniciar el inventario.

Entregar el conteo a la mesa de control de descargue de la información.

Finalizar el conteo del inventario.

Resultados del Inventario

Los resultados del inventario según información consolidada arrojan un total de

xxx prendas en el almacén de Guayaquil de xxxx, las cuales se distribuyen en: xxx

unidades de mercadería en el almacén planta baja; xxx unidades de mercadería

en el almacén planta alta; xxx unidades de mercadería en la bodega y xxx

unidades de mercadería dañada.

No habiendo otro tema que tratar, se levantó el inventario siendo las xxxx.

xxxxx

______________________________

Auditoria

xxxxx

_____________________

Responsable de inventario

Pág. 36



El Conteo cíclico

Conceptos e importancia del conteo cíclico

El conteo cíclico es la acción de contar paulatinamente de acuerdo a un ciclo o una repetición

constante. Esto significa que se contaran más frecuentemente aquellos inventarios que cumplan

con una característica y se contará menos veces aquellos que presenten en menor grado esa

característica. Por ejemplo mencionaríamos que aquellos inventarios con el costo más alto los

contaremos sobre una base mensual (12 veces al año), los de costo medio sobre una base

trimestral (4 veces al año )y los de costo bajo sobre una base semestral (2 veces al año).

Este método clasifica los grupos de items de inventario en base a un criterio o una combinación

de criterios que podrían ser:

el costo unitario

la demanda

la utilidad

el riesgo de hurto

la perecibilidad

Sobre la base de importancia del criterio en un grupo de items, se aplican un grado de control

proporcional, “cuánto más presente sea la característica en el grupo de items, mayor sera la

frecuencia del conteo”. La idea es concentrarse o focalizarse en los productos de mayor riesgo

en relación con la caraterística observada, de forma muy parecida al principo de Pareto12 puesto

que los items más costosos suelen representar el 80% del valor del inventario pero solo

representan el 20% de las cantidades y los menos costosos podrían representar el 80% de las

cantidades de inventarios pero su valor no superaría el 20%.

Las estadísticas muestran que una empresa que permanentemente cuenta sus inventarios

reduce significativamente las pérdidas por hurto interno, externo o fallas debido al efecto

disuasivo que produce contar de manera oportuna los inventarios que presentan mayor riesgo.

12 Pareto enunció el principio basándose en el conocimiento empírico de que el 20% de la población poseía el 80% de las tierras

Conto cíclico.

Es la acción de contar paulatinamente de acuerdo a un ciclo o a una repeticón constante.

Pág. 37



Si se cuenta de manera intensiva una vez al año se vuelve más difícil identificar la causa de las

diferencias debido al poco tiempo que se cuenta para esa actividad después del conteo físico y

al estrés del cierre contable anual.

¿Cómo se determina la importancia de cada item?

Utilizaremos un ejemplo para determinar la importancia de cada ítem en función

de su costo unitario.

ARTICULO CANTIDAD UTILIZADA COSTO UNITARIO VALOR CONSUMO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3.000

2.800

500

1.500

3.000

400

1.000

200

2.200

1.900

1,20

4

50

8

3

150

2

200

1,9

1,3

3.600

11.200

25.000

12.000

9.000

60.000

2.000

40.000

4.180

2.470

16.500.-

169.450.-

Pág. 38



Para clasificar los ítems seguiremos los siguientes pasos:

1. Para cada ítem, determinamos la cantidad de “u” consumidas, durante un período de tiempo determinado.

2. Obtenemos el costo unitario de cada ítem.

3. Multiplicamos las cantidades consumidas por el costo unitario, determinando así, el costo de las cantidades empleadas para cada ítem.

4. Ordenamos los artículos en orden descendente por sus valores de consumo. 5. Ordenamos los artículos en orden descendente por sus costos unitarios.

Así obtendremos la siguiente tabla con los artículos clasificados:

ARTICULO

V. CONSUMO

CANTIDAD UTILIZADA

COSTO UNITARIO

6 8 3

4 2 5

9 1 10 7

60.000.- 40.000.- 25.000.- (74%)

12.000.- 11.200.- 9.000.- (19%)

4.180.- 3.600.- 2.470.- 2.000.- (7%)

400.- 200.- 500.- (7%)

1.500.- 2.800.- 3.000.- (44%)

2.200.- 3.000.- 1.900.- 1.000.- (49%)

150.- 200.- 50.-

8.- 4.- 3.-

1,9 1,2 1,3 2

Pág. 39



Sobre el autor

Ing. Fabián Delgado Loor

[email protected]

Socio Director de SMS Auditores del Ecuador, Firma miembro de SMS LATINOAMERICA.

Ex Gerente de PricewaterhouseCoopers.

Ingeniero Comercial. Contador Público.

Más de 25 años de experiencia en Auditoría, Contabilidad y Finanzas. MBA (Máster in Business Administration) de la ciudad de Montreal, Canadá y Madrid, España. Profesor de Maestrías Internacionales en Administración de Empresas. Catedrático Principal de Importantes Grupos del País. Miembro del Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador. Miembro del Comité de AuditorÍa del Banco de Guayaquil.

Información de la compañía SMS Auditores del Ecuador Cía. Ltda.

Urdesa Norte Calle 5ta. Nº 223 entre callejón 5to y Av. 4ta., Guayaquil, Ecuador

Tel. 593 4 2 381078 / 593 4 6001781

www.smsecuador.ec

SMS Ecuador

SMS Ecuador es una Firma de SMS Latinoamérica calificada por el Mercado de Valores y la

Superintendencia de Compañías.

SMS Latinoamérica

Organización integrada por Firmas profesionales independientes de Auditoría, Consultoría y

Contabilidad, que comparten tecnología de avanzada para prestar los mejores servicios

profesionales a nuestros clientes.

Auditoría

Consultoría y Asesorías

Asesoramiento Fiscal

Precios de Transferencia

Business Process Outsourcing

Finanzas Corporativas

Certificación de Gastos al Exterior

Gestión del Talento Humano

Toma Física de Inventarios

Sistemas y Tecnología Informática

Capacitación

Servicios:

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Tablas e ilustraciones

Tabla 1 Método de diferencia de inventario. Fuente propia ........................................................ 3

Tabla 2 Mal despacho. Fuente propia ......................................................................................... 5

Tabla 3 Preguntas para auditoría de pérdida desconocida. Fuente propia. ................................ 7

Tabla 4 Pérdida desconocida. Fuente propia .............................................................................. 8

Tabla 5 Diferencia de inventarios con merma. Fuente propia ..................................................... 8

Tabla 6 Identificación de causas de diferencias. Fuente propia ................................................ 16

Tabla 7 Riesgo inherente y de control. Fuente propia ............................................................... 29

Ilustración 1¿Cómo se distribuye el impacto? Fuente: IESE, Business School. 6

Ilustración 2 Participación de cada uno de los componentes de la pérdida desconocida, año

2002. Fuente: AECOC 7

Ilustración 3 Diagrama de Ishikawa 12

Ilustración 4 Tolerancias y medidas de exactitud. Fuente propia 17

Ilustración 5 Criterios para establecer la tolerancia 18

Ilustración 6 Marbete 32

Pág. 41



Bibliografía Garcia Reche, B. (2004). Manual de la Pérdida Desconocida. Madrid: Orbis.

Jimenez Boulanger, F. J. (2006). Costos industriales. Cartago: Editorial Tecnológica de Costa

Rica.

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