unidad 2, organización y dirección de los centros de informática
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Conocer la ubicación de la estructura organizacional y función de los centros de información.Entender la delimitación de las responsabilidades de diversos órganos de un centro de informática.TRANSCRIPT
Introduccin de la Asignatura
Instituto Tecnolgico Superior de Coatzacoalcos
Unidad 2 Admn. de la Funcin Informtica Sptimo Semestre Licenciatura en Informtica
Unidad 2: Organizacin y direccin de los centros en Informtica
Objetivo:
Conocer la ubicacin de la estructura organizacional y funcin de los centros de informacin.
Entender la delimitacin de las responsabilidades de diversos rganos de un centro de informtica.
2.1 UBICACIN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS
Aproximadamente entre cinco y seis aos atrs, el rea de informtica se haba formado con los siguientes departamentos.
Etapa I
El flujo de actividades se comportaba como sigue:
2.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS DE INFORMTICA
Por espacio de dos aos, aproximadamente el esquema fue el mismo y aunque hubo algunas variantes, stas no fueron significativas. Sin embargo, con la aparicin de los sistemas on line sbitamente el panorama cambi, y la organizacin del rea informtica adquiri la siguiente estructura:
Los efectos fueron los siguientes:
Hubo cambio de organizacin.
Se establecieron especialidades
Los procedimientos de control variaron drsticamente
Se establecieron nuevos estndares de trabajo
Se incremento el nmero de usuarios
Se increment la configuracin del equipo de cmputo Las cargas de trabajo aumentaron, ya que varios sistemas batch pasaron a ser on lineComo se notara, dentro de la institucin el rea de informtica adquiri ms importancia, ya que alcanzo el nivel de gerencia.
Transcurrido un ao, el impacto de las bases de datos y los adelantos en el hardware y software volvieron a conformar una nueva estructura en el rea de informtica (vase la figura de etapa III), los cambios fueron los siguientes.
Cambio de organizacin
Cambio de procedimientos de control
Cambio de mtodos de trabajo
Cambio de funciones y responsabilidades
Las cuotas de produccin se elevaron
Se abrieron ms horarios de servicio
Hubo ms usuarios
Ahora el rea de informtica participa en el nivel de Subdireccin dentro del esquema organizacional de la empresa.
Esta organizacin fue tambin temporal, pues en lapsos de tiempo breves cambio hasta alczar el nivel de direccin, bajo la cual existan varias subdirecciones, de las cuales, para abreviar, solo se esquematizan dos de ellas; la complejidad de su estructura salta de inmediato a la vista. Estas dos subdirecciones, de entre las seis que existan al momento de realizar la investigacin, se conformaban como se ilustra en el organigrama de etapa IV.
2.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMTICA
El rea de informtica es un rea de servicio, cuyo objetivo es apoyar al resto de las reas de la organizacin. Por tanto debe hacerse conciencia de lo siguiente:
El 10% de la productividad del personal del rea de informtica debe ver hacia dentro
El 90% restante debe proyectarse hacia fuera
La aseveracin anterior obedece a que el trabajo del profesional en informtica es muy apasionante, y por tratarse de una tecnologa novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del rea de informtica, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producir fuera de dicha rea.
La eficiencia en el rea de informtica, en cuanto a la calidad y oportunidad de la informacin que genera, representa un poderoso eslabn, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa o institucin, conforma el esquema de la informacin-usuario-servicio.
2.4 DELIMITACIN DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS RGANOS DE UN CENTRO DE INFORMTICA.
GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS
PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMASDescripcin
Es responsable de automatizar los requerimientos de informacin de aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro de la empresa, volmenes de datos y requerimientos especficos de servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de informtica, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en la computadora principal
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con el usuario y e coordinacin con la gerencia de consultora tcnica a usuarios, precisa objetivos, alcances, normas y polticas que regirn cada sistema.
b) En conjunto con el director de informtica y los directivos de las unidades usuarias, analiza el alcance posible de los proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas con anterioridad, a fin de lograr su autorizacin.
c) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y software que estarn involucrados en el desarrollo de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que sern utilizados. Esto lo hace en coordinacin con la gerencia de desarrollo tcnico.
d) Establece, junto con el usuario, el plan estratgico para el inicio y desarrollo de los sistemas por disear
e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su direccin, establece los equilibrios necesarios en funcin de los requerimientos de cada sistema.
f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.
g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en funcin de la importancia del servicio de cada sistema.
De administracin:
a) Participa en el desarrollo de metodologa de trabajo ex profeso, para su rea de accin.
b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, y regula las deficiencias detectadas.
c) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en prctica
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con la calidad suficiente, y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control
e) Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, para establecer correctivos oportunos.
f) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud de los proyectos en cartera, o en su defecto, la tendencia de stos, para establecer los requerimientos de capacitacin necesarios, haciendo las solicitudes correspondientes a la gerencia de desarrollo tcnico.
g) Lleva registro sistemtico de fallas en sistemas puestos en produccin, y las analiza para determinar las causas y acciones a emprender.
h) Evala en forma peridica el desempeo de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal
i) Peridicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados que stos reciben, satisfacen los requerimientos de informacin, tanto en oportunidad como en calidad.
j) Informa de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin.
Tcnicas:
Participa en seminarios tcnicos que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo para que los diseos se apeguen a los mtodos modernos.
PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS
Descripcin
Es responsable de cubrir los requerimientos de informacin de un mdulo especifico dentro del mbito de la compaa.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza los objetivos, alcances normas y polticas que regirn al sistema, a fin de establecer las bases para el diseo.
b) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, verifica la disponibilidad de recursos tcnicos y humanos, para estructurar un plan maestro de actividades que garanticen la correcta consecucin del mismo.
c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades mutuas para el desarrollo de cada sistema.
d) Lleva a cabo la asignacin del sistema para el lder de proyecto correspondiente.
e) En conjunto con el lder del proyecto, analiza el plan maestro y establece fechas de compromiso.
De administracin:
a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro sean cubiertas cabalmente.
b) En conjunto con el lder de proyecto correspondiente, inicia las visitas a usuarios directivos a fin de empezar con platicas de detalle para el inicio del diseo del sistema.
c) Verifica que el desarrollo de todo el sistema se apegue a la metodologa detallada establecida para tal fin.
d) Administra el control de actividades y calendarios de los lideres de proyecto, para vislumbrar desviaciones y detectar causas y opciones de solucin.
e) Lleva informes de avances para mantener informado al gerente de desarrollo de sistemas
f) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los resultados de cada sistema
g) Lleva a cabo prestaciones de avance hacia los usuarios directivos, para lograr congruencia de actividades durante el desarrollo del sistema.
h) Supervisa y autoriza el control de cambios a los sistemas bajo su responsabilidad.
Tcnicas:Participa en seminarios tcnicos que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo, para que los diseos se apeguen a los mtodos modernos.
PUESTO: LIDER DE PROYECTOS
Descripcin
Es responsable del diseo, programacin y mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) Realiza visitas y entrevistas a nivel de usuarios operativos, para elaborar el diseo conceptual de cada sistema
b) Establece el plan detallado de actividades para todo el sistema, en conjunto con los analistas programadores
c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad prctica de los resultados para obtener de cada sistema.
d) Descompone en mdulos cada sistema, y establece prioridades de desarrollo acordadas con el usuario.
e) Asigna cada mdulo al analista-programador correspondiente.
f) En conjunto con los usuarios, establece el plan de implantacin de cada sistema por liberar.
De administracin:
a) Administra los calendarios de detalle, de manera que no existan retrasos.
b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los estndares de documentacin establecidos
c) Verifica que las pruebas de mdulos e integrales cubran todas las condiciones determinadas para el proceso de los datos de cada sistema.
d) Vigila que la calidad del diseo y programacin se sujete a los estndares tcnicos establecidos.
e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los resultados obtenidos en las pruebas.
f) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha de los mdulos de cada sistema
g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo por medio de un control efectivo de cambios.
Tcnicas:a) Desarrolla el diseo conceptual de cada sistema
b) Participa en cursos especficos sobre las facilidades tcnicas del equipo de computo, para que sus diseos consideren las facilidades que tiene disponibles.
c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que existen en el mercado, para abreviar el diseo de algunos sistemas.
d) Participa en seminarios de actualizacin que le permitan conocer la evolucin de los recursos de cmputo para que los diseos y la programacin sean ms efectivos y confiables.
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR
Descripcin
Es responsable del diseo detallado y de la programacin de los mdulos de un sistema asignados a l.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) Realiza investigaciones y entrevistas a nivel usuario operativo, para desarrollar el diseo detallado de los mdulos del sistema asignados a l.
b) Elabora el calendario de actividades detallado para el diseo y programacin de los mdulos asignados a l.
De administracin:
a) Administra su tiempo en funcin de las actividades por cubrir a fin de cumplir con las fechas de compromiso.
b) Coordina las pruebas con el usuario de los mdulos por liberar.
Tcnicas:a) Desarrolla el diseo detallado de los mdulos del sistema asignados a l.
b) Desarrolla la definicin de cada programa resultante del diseo detallado.
c) Documenta el diseo detallado con base en los estndares establecidos.
d) Lleva a cabo la programacin y prueba de cada programa resultante del diseo detallado y lo documenta.
e) Capacita la prueba integral de cada mdulo asignado a l, y la valida.
f) Capacita tcnicamente a los usuarios en la implantacin de los mdulos del sistema asignados a l.
g) Participa en cursos especficos sobre las facilidades tcnicas del equipo de cmputo para que sus diseos y programacin consideren las facilidades que tiene disponibles.
h) Participa en seminarios de actualizacin que le permitan mejorar sus diseos y programacin.
i) Imparte cursos especficos de accin, a analistas y programadores de nuevo ingreso a la instalacin.
j) Realiza el mantenimiento necesario para los mdulos responsabilidad de l a fin de que los resultados de los mismos siempre sean satisfactorios para las necesidades cambiantes de los usuarios.
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR
Descripcin
Es responsable de resguardar, controlar, depurar y actualizar la documentacin correspondiente a cada sistema.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
No realiza funciones de planeacin.
De administracin:
a) Centraliza la documentacin integral de cada sistema
b) Actualiza la documentacin con los cambios que le reportan
c) Depura la documentacin obsoleta, bajo autorizacin del gerente de desarrollo de sistemas.
Tcnicas:No realiza funciones tcnicas
GERENCIA DE CONSULTORIA TCNICA A USUARIOS
PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS
Descripcin
Es responsable de asesorar a las unidades usuarias para determinar el tipo y el nivel de tecnologa que satisfaga sus requerimientos de informacin, y encaminadas hacia la opcin apropiada. Esta rea es la que integra al usuario a los servicios de cmputo.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de informacin solicitados.
b) Determina si los requerimientos de informacin pueden ser satisfechos por el desarrollo de algn sistema procesable en el equipo de cmputo central, y participa en la delegacin del proyecto hacia la gerencia de desarrollo de sistemas.
c) Determina si los requerimientos de informacin del usuario debern ser satisfechos por equipo y software autnomo al computador central.
d) En conjunto con el director de automatizacin y con los directivos de las unidades usuarias determina las posibilidades de alcance para logra la autorizacin.
e) Participa en la planeacin para que los requerimientos de hardware y software que estarn involucrados en el proyecto, se encuentren disponibles en las fechas planeada. Esto lo hace en coordinacin con la gerencia de desarrollo tcnico.
f) Establece en conjunto con el usuario, el plan estratgico para el inicio y desarrollo del proyecto.
g) Analiza las cargas de trabajo del personal que esta bajo su direccin, y establece los equilibrios necesarios en funcin de la magnitud de cada proyecto.
h) Formaliza compromisos en apego a la capacidad y disponibilidad de su personal.
i) Asigna los proyectos al personal a su cargo.
De administracin:
a) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea de accin.
b) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos, regula las deficiencias detectadas.
c) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos, sean respetados y puestos en prctica.
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a trabajos con calidad suficiente y que permitan labores de mantenimiento seguras y bajo control
e) Establece mecanismos de medicin que le permiten detectar a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, a fin de establecer correctivos oportunos.
f) Evala peridicamente el nivel tcnico de su personal, y analiza si es congruente con la magnitud del proyecto en cartera, o en su defecto, la tendencia de estos, para establecer los requerimientos de capacitacin necesarios, y hace las solicitudes pertinentes a la gerencia de desarrollo tcnico.
g) Lleva registro sistemtico de las fallas de los sistemas detectadas por los usuarios, y analiza para determinar cuales son las causas y las acciones por emprender.
h) Evala en forma peridica el desempeo de su personal, y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal
i) Peridicamente coordina juntas con los usuarios para percatarse de que los resultados de stos obtienen, satisfacen los requerimientos de informacin predefinidos.
j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances, logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin.
Tcnicas:Participa en seminarios tcnicos de actualizacin, para conocer nuevos equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios ms ventajas operativas y de informacin.
PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS
Descripcin
Es responsable de asesorar tcnicamente a los usuarios para sistematizar sus requerimientos de informacin, ya sea optimizando los procedimientos de trabajo o por medio de equipos de cmputo para oficina.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos especficos de informacin para evaluar la utilidad que stos representan, tanto en calidad como en oportunidad.
b) En conjunto con el usuario, analiza los volmenes de datos por procesar, para vislumbrar si se requiere la mecanizacin de stos y el tipo de equipo necesario, ya que puede ser slo la instrumentacin de procedimientos administrativos y equipo especial de oficina lo requerido para satisfacer las necesidades de informacin.
c) En caso de que la solucin sea un computador de oficina, participa en coordinacin con el usuario para elaborar un plan de actividades conjuntas.
De administracin:En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para cumplir con las fechas de compromiso.
Tcnicas:a) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de mtodos y procedimientos, cuando se trate del desarrollo de un sistema administrativo.
b) Asesora tcnicamente al usuario en la implantacin de un sistema administrativo.
c) Asesora tcnicamente al usuario para la elaboracin del manual de requerimientos de automatizacin. Esto es para cuando se use un computador para oficina.
d) Presenta el manual de procedimientos de automatizacin al gerente de consultora tcnica, para tramitar la adquisicin de software y hardware a travs de la gerencia de desarrollo tcnico.
e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un paquete de software que satisfaga los requerimientos de informacin, o porque resulte ms costeable, dar la asesora al usuario para el desarrollo del anlisis y diseo del sistema y su documentacin.
f) Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer nuevos productos de hardware y software que existen en el mercado.
PUESTO: CONSULTOR TECNICO
Descripcin
Es responsable de la puesta en marcha del hardware y el software para los usuarios con sistemas automatizados autnomos al computador central.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
Elabora el plan de trabajo para la instalacin de hardware y software requeridos
De administracin:a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software contratados e instalados en los computadores propios de los usuarios, as como de las correcciones.
b) Lleva registro de los paquetes instalados en las computadoras propios de los usuarios y proveedores de stos.
Tcnicas:a) Coordina la instalacin de hardware y software en la fase de puesta en marcha
b) Verifica que funcionen correctamente.
c) Coordina la capacitacin tcnica para la autosuficiencia de los propios usuarios
d) Asesora al usuario en la contratacin de su propio personal tcnico
e) Asesora al personal tcnico propio del usuario cuando se trate del desarrollo y programacin de un sistema automatizado.
f) Realiza visitas de auditoria tcnica cuando los sistemas ya estn en produccin. Asesora al personal tcnico propio del usuario cuando detecta deficiencias en la utilizacin del equipo de cmputo.
g) Evala la autosuficiencia tcnica del personal propio del usuario y emite dictamen y sugerencias.
h) Imparte seminarios de informtica a usuarios nuevos.
GERENCIA DE SERVICIOS DE CMPUTOPUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE CMPUTODescripcin
Es responsable de mantener en forma permanente la disponibilidad de hardware y software en condiciones para permitir la operatividad de las unidades usuarias que reciben el servicio, adems de cubrir a tiempo los calendarios de produccin de los sistemas liberados.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas, estructura los planes de servicio requeridos por las unidades usuarias.
b) En conjunto con la gerencia de desarrollo tcnico, establece los planes de instalacin, puesta en marcha y mantenimiento del hardware y software requeridos por los sistemas.
c) Desarrolla los planos fsicos considerando dimensiones locales, ubicacin estratgica de equipo, seguridad de las instalaciones, configuraciones optimas de equipo e instalaciones fsicas de acondicionamiento ambiental.
d) Lleva la planeacin de las cargas de trabajo, de manera que se pueda vislumbrar a tiempo la posible saturacin en cualquiera de los servicios de cmputo responsabilidad de l.
De administracin:
a) Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las distintas reas restringidas.
b) Participa en el desarrollo de metodologas de trabajo dirigidas a su rea de accin.
c) Evala la funcionalidad de los mtodos de trabajo establecidos y regula las deficiencias detectadas.
d) Se asegura que los mtodos de trabajo establecidos sean respetados y puestos en prctica.
e) Establece mecanismos de medicin que le permitan detectar con tiempo desviaciones en los calendarios de servicio y establecer medidas correctivas.
f) Lleva el control de facturacin para los servicios de mantenimiento de hardware, software e instalaciones diversas, canaliza las facturas para su autorizacin cuando los servicios son satisfactorios a plenitud.
g) Vigila que el mantenimiento del hardware, software e instalaciones diversas renan los rasgos de calidad que le permitan dar un servicio continuo.
h) Lleva registro sistemtico de fallas de hardware, software y sistemas de produccin, y emprende las acciones necesarias para su correccin.
i) Evala peridicamente el nivel tcnico y administrativo de su personal y analiza si es congruente con el nivel de la tecnologa operada bajo su responsabilidad, asimismo establece los requerimientos de capacitacin necesarios y los solicita a la gerencia de desarrollo tcnico.
j) Evala en forma peridica el desempeo de los recursos humanos y establece planes de incentivos para evitar rotacin de personal.
k) Peridicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de desarrollo tcnico para evaluar si los niveles de servicio cubren las necesidades de informacin de las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar acciones conjuntas.
Tcnicas:Participa en seminarios tcnicos de actualizacin que le permitan coordinar la explotacin ms efectiva de los recursos de hardware y software disponibles.
PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Descripcin
Es responsable de vigilar el mantenimiento sistemtico del equipo de cmputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios establecidos.
PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIN
Descripcin
Es responsable de la operacin del centro de computo y de cubrir los requerimientos especficos de servicio del turno al cual esta asignado.
PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO
Descripcin
Es responsable de mantener en lnea los servicios de la red en funcin de los horarios establecidos para cada tipo de servicio.
PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA
Descripcin:Es responsable de mantener activos los servicios del computador central.
PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE EQUIPO
Descripcin:
Es la responsable de coordinar la instalacin, y cambios fsicos de equipo de cmputo, lneas de comunicacin y terminales. garantizando que renan los requerimientos confiables de seguridad para evitar accidentes o fallas constantesDesarrollo de Actividades:
a) Participa en la planeacin fsica de instalacin o cambio de equipo.
b) Elabora el plan detallado para la instalacin, puesta en marcha, y cambio de equipo de cmputo, incluyendo la red de servicios en lnea.
De administracin:
a) Lleva la administracin de equipo instalado en relacin con las conexiones fsicas, tanto local como remoto.
b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y localidades de ubicacin
c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su interrelacin conjunta.
Tcnicas:
a) Coordina la instalacin y cambios planteados de equipo, adems supervisa los niveles de seguridad.
b) Supervisa que las instalaciones elctricas estn conectadas en ubicaciones no riesgosas y con las normas de calidad confiables.
c) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y est ubicado en lugares estratgicos, adems de que reciba el mantenimiento adecuado.
d) Atiende reportes para corregir fallas mnimas de equipo e instalaciones.
e) Coordina la instalacin de terminales nuevas.
f) Coordina la reparacin de terminales daadas.
PUESTO:AUXILIAR DE INSTALACIONES.
Descripcin:
Es responsable de cumplir con los planes de instalacin de cmputo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del rea de instalaciones.
Tcnicas:
a) Peridicamente realiza recorridos de observacin para verificar que las instalaciones de equipo de cmputo, aire acondicionado, energa elctrica, equipo de seguridad, equipo de comunicaciones, lneas y terminales se encuentren en estado satisfactorio.
b) Realiza un diagnstico por cada recorrido y determina las acciones.
PUESTO: JEFE DE OPERACIN DE SISTEMAS.
Descripcin:
Es el responsable de cubrir los calendarios de produccin de los sistemas liberados.
Funciones:a) Elabora el plan de produccin donde establece las cuotas de captura de datos diariamente.
b) Elabora el plan de distribucin de resultados donde establece diariamente los horarios de entrega y destinatarios.
c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario.
PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS.
Descripcin:
Es el responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de acuerdo con la planeacin establecida por el jefe de operacin de sistemas.Funciones:
a) Elabora un plan diariamente de asignacin de trabajo de captura para garantizar su consecucin.
b) Supervisa la calidad de asentamiento de datos en los documentos fuente, y levanta reportes en aquellos que le originan retrasos o errores de captura.
c) Administra las cargas de trabajo hacia el personal de captura y lleva registro de la productividad individual para lograr un mejor aprovechamiento.
PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS.
Descripcin:Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados por el supervisor.
PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS.
Descripcin:
Es responsable de la operacin de los sistemas de produccin, de acuerdo con la planeacin establecida por el jefe de operacin de sistemas.
PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS
Descripcin
Es responsable de operar cada sistema de acuerdo con la matriz de control.
PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL.
Descripcin
Es reponsable del control de calidad, registro historico de procesos y de la preparacin y distribucin de resultados a las distintas reas usuarias.
PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS
Descripcin
Es responsable de verificar que los resultados de los procesos renan los niveles de calidad, orden, presentacin y veracidad.
PUESTO: PREPARACIN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS
Descripcin
Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los resultados de cada sistema en operacin.
PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO
Descripcin
Es responsable de la instalacin, puesta en marcha, mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la funcin del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de sistemas.
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACIN DE SOFTWARE EN LINEA.
DescripcinEs responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software especifico de soporte a los sistemas del servicio en lnea.
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE TECNICO E INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL
Descripcin
Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de servicio local.
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS
Descripcin
Es responsable de la generacin, prueba y puesta en marcha del software para servicio del manejo de las bases de datos.
GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO
PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO
Descripcin
Es responsable de mantener a la instalacin en un ambiente tecnolgico actualizado que satisfaga los requerimientos de informacin de la compaa a corto, mediano y largo plazo.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la gerencia de consultora tcnica. Determina la planeacin de requerimientos tcnicos necesarios para cubrir los requerimientos de informacin de las unidades usuarias.
b) Establece el plan maestro para investigacin de mercado con miras a adquirir el hardware y software con ms ventajas para satisfacer los requerimientos de informacin planteados.
c) Determina el plan de negociacin con los diferentes proveedores
d) En conjunto con el director de automatizacin. Determina el plan presupuestal, la adquisicin de bvedas o cajas de seguridad de datos de la compaa.
e) En conjunto con el director de automatizacin, determina el plan presupuestal para los planes de capacitacin y contratacin de asesores externos.
De administracin:
a) Lleva control y registro de los gastos presupuestales y conceptos de los mismos.
b) Realiza estudios periodicos del costo-beneficio de las inversiones
c) Lleva registro del hardware y software contratado, en uso y descontinuado para vislumbrar la inversin global y las amortizaciones logradas.
d) Lleva a cabo las negociaciones de adquisicin de hardware y software .
e) Supervisa que el harware y software contratados estn disponibles segn lo planeado
f) Administra el pago de las rentas de hardware y software en funcin de las condiciones de adquisicin.
g) Lleva registro del record de fallas y problemas ocasionados por hardware y software para negociar con los proveedores sustituciones necesarias, o en su defecto, indemnizaciones econmicas por interrupcin de servicio.
h) Coordina los recursos de proveedores para lograr adquisiciones de hardware y software ms ventajosa en servicio y precio.
i) Supervisa que el desarrollo tecnologico de la compaa se apegue a una estandarizacin de hardware y software.
j) Administra la asignacin de trabajos para el personal a su cargo.
k) Prepara informes de compromisos adquiridos, avances, logros presupuestales, requerimientos y cualquier dato de importancia para el director de automatizacin.
Tcnicas:
Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software nuevo en el mercado por considerarlo de importancia para la compaa.
PUESTO: ADMINISTRACIN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES DE DATOS
Descripcin
Es responsable de mantener la integridad y el resguardo de los archivos crticos de la compaa.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de resguerdo que le corresponde a cada archivo.
b) Elabora el plan de depuracin y caducidad de archivos obsoletos.
c) Participa en la planeacin de la administracin de las bases de datos.
De administracin:
a) Lleva el control de resguardo de archivos locales en boveda fuera de sitio.
b) Establece las politicas de seguridad, acceso a los lugares donde se encuentran resguardados los archivos locales fuera de sitio.
c) Lleva control de respaldo de archivos locales y en boveda fuera de sitio.
d) Lleva registro de los movimientos de afectacin de las bases de datos y verifica la integridad.
e) Lleva registro de utilizacin de espacio en disco y uso de volmenes de cinta para evitar saturaciones que pudieran retrasar procesos en produccin.
f) Establece los estndares de identificacin externa e interna para volmenes de disco y cintas magneticas.
g) En caso de perdida o destruccin de archivos criticos, supervisa su correcta recuperacin y coordina a las distintas reas para asegurar la validez de los datos.
Tcnicas:
Participa en seminarios tcnicos de actualizacin para conocer herramientas de software que garanticen mayor seguridad a los datos y evala su adquisicin.
PUESTO: DESARROLLO DE MTODOS DE TRABAJO, AUDITORA TCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS.
Descripcin
Es responsable de que las actividades de todas las reas de la direccin de automatizacin estn reguladas por mtodos de trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad.
Desarrollo de funciones
De planeacin:
Elabora los planes de auditoria para evaluar el desarrollo de actividades por rea, y se asegura de que los mtodos de trabajo se respeten y sean funcionales.
PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIN DE NIVELES DE SERVICIO.
Descripcin
Es responsable de la adquisicin de hardware y software requerido por la instalacin cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnologa y volmenes de datos por procesar
PUESTO: PLANEACIN Y CONTROL DE CAPACITACIN TECNICA.
Descripcin
Es el responsable de estructurar los planes de capacitacin en funcin de las necesidades requeridas por cada rea, para mantener un nivel de conocimientos congruentes con la tecnologa adquirida por la instalacin.
UNIDAD 2ORGANIZACION Y DIRECCION DE UN CENTRO DE COMPUTO
2.1. CRITERIOS PARA UBICAR AL CENTRO DE COMPUTO EN LA ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA
La estructuracin de las organizaciones consiste en el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos y los planes, la asignacin de esas actividades a los departamentos adecuados y la provisin para delegar la autoridad y la coordinacin se dan bajo los siguientes criterios, mismos que se tomarn en cuenta para implantar la estructura interna y la ubicacin de un departamento en particular (que en este caso es un centro de cmputo), y depender del trabajo que se pretenda desarrollar as como de los recursos fsicos como materiales que se impliquen.
Considerando que se requiere o se dispone de un departamento de informtica, queda por definir cul es la ubicacin de este departamento dentro de la estructura de la organizacin y cual ser su estructura interna. Para esto se pueden presentar 3 posibles soluciones:
1.- Ubicacin de un centro de cmputo tipo departamental en una empresa pequea, dando servicio a una rea de la empresa.
Este tipo de ubicacin se encuentra en el sector privado de Mxico aproximadamente en un 38% . Tal ubicacin es adecuada cuando el departamento de finanzas requiere la mayor parte del tiempo del equipo, ya que tradicionalmente los departamentos de contabilidad fueron los primeros en visualizar las ventajas de la mecanizacin para trabajos repetitivos y voluminosos como son la elaboracin de facturas, de nominas, etc.. El problema con esta ubicacin es que se tiende a establecer prioridades dando preferencia al mismo departamento de finanzas.
2.- Ubicacin de un centro de cmputo, dando servicio a varios departamentos de la empresa.
Esta figura muestra una solucin que podramos llamar de "departamento de servicios"; eliminndose as el problema de darle prioridad a un solo departamento, pero el problema sera que el responsable del departamento tendra dificultades para enfrentar los problemas de integracin de los sistemas con toda la organizacin.
3.- Ubicacin de un centro de cmputo a nivel del resto de departamentos, con funciones ms complejas.
Esta figura muestra la ubicacin del departamento como una unidad independiente dentro de la estructura interna de la organizacin; esta solucin es la mas recomendada para obtener los beneficios mximos de un departamento de computo.
Pero obviamente, la ubicacin especifica depender de cada organizacin en particular, pudindose presentar otro tipo de soluciones.
2.2.- ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN CENTRO DE COMPUTO
La estructura interna del departamento de informtica depender de la naturaleza e importancia de los trabajadores a desempear por el mismo.
A pesar del gran numero de posibilidades de estructuracin se han observado ciertas tendencias. Pero un estudio reciente muestra las siguientes funciones como mas comunes.
anlisis, programacin, operacin, captura de datos y la mesa de control.
2.3.- EFECTOS DE LA ORGANIZACIN DEL PROCESAMIENTO DE DATOS Y LA TECNOLOGA, EN LA UBICACIN Y ESTRUCTURA INTERNA DE UN CENTRO DE COMPUTO
2.3.1 PROCESO CENTRALIZADO.
2.3.2.- PROCESO DESCENTRALIZADO.
2.3.3 PROCESO DISTRIBUIDO.- Aqu vemos que es similar al proceso de datos descentralizado, es el tener en diferentes reas los servidores pero no tiene un centro de cmputo especificado, es decir, en una empresa que se manejen finanzas, administracin, psicologa, gerente, subgerente, etc., no tiene especificado un lugar de computo, un encargado de tener y manejar la informacin al mismo tiempo que se haga responsable. Aqu observamos que la informacin que se maneja es distribuida por que cada una de las reas ya que como se menciona no se cuenta con un lugar especificado para que se lleve esa informacin.
2.3.4 REDES Y COMUNICACIONES
La definicin ms clara de una red es: un sistema de comunicaciones, que permite con otros usuarios compartir archivos y perifricos. Es decir es un sistema de comunicaciones que conecta a varias unidades y que les permite intercambiar informacin.
Se entiende por red al conjunto interconectado de ordenadores autnomos. Se dice que dos ordenadores estn interconectados si son capaces de intercambiar informacin. La conexin no necesita hacerse a travs de un hilo de cobre , tambin puede hacerse mediante el uso de lser, microondas y satlites de comunicacin.
2.3.5 TIEMPO REAL
El Tiempo Real controla eventos que ocurren en el mundo real, y para ello deben actuar con un tiempo de respuesta restringido. La correctitud de los resultados obtenidos es tan importante como el momento en que estos se obtienen.
Una caracterstica comn en los jefes de los CC, es la de comprometerse a entregar un proyecto en un lapso de tiempo calculado al tanteo, es decir, la falta de conocimiento o tacto al evaluar el momento de duracin del desarrollo de una actividad, sin haber contemplado las variables que afectaran su culminacin exitosa.
2.3.6 TIEMPO DIFERIDO
Cuando el tiempo de respuesta no tiene relacin ni importancia con el medio que produjo la consulta.
2.4.- FUNCIONES GENERALES DE UN CENTRO DE COMPUTO
Las podemos englobar en tres partes principales y de las cuales es responsable el gerente o jefe del centro de cmputo.
a) Procesamientos de los datos producto de los sistemas y control de la integridad de los datos.
El propsito de este control es cuidar que todos los datos de entrada sean registrados correctamente. Que todas las transacciones autorizadas se procesen y que todas las salidas sean exactas, oportunas y que se distribuyan a quienes estn facultados para recibirlas.
b) Utilizacin ptima del equipo de cmputo y control de seguridad del mismo.
Es fcil el acceso a la computadora por parte de personas suficientemente hbiles para alterar o destruir el sistema, es la razn fundamental de la dificultad para garantizar la seguridad de los datos y la seguridad del lugar que los almacena. Por tal motivo limitar el acceso al lugar donde se encuentra la computadora seria un paso importante para lograr la seguridad. Los programadores y los analistas no deben participar en la corrida diaria de produccin y los operadores de las computadoras en la preparacin de datos o programas.
Resumiendo diramos que debe de haber un control para el acceso a la consola; un control para el uso del equipo y la creacin de un programa de seguridad fsica.
c) Administracin ptima de los recursos humanos y control de la eficiencia operativa.
Los mismos pasos que se emplean para controlar cualquier actividad se usan para controlar la eficiencia de la funcin de un centro de cmputo. Se deben establecer estndares departamentales para las personas y las mquinas, para medir su desempeo real. Medir el desempeo del personal es mas un arte que una ciencia y los criterios varan de una instalacin a otra.
2.5 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS PUESTOS QUE INTEGRAN UN CENTRO DE CMPUTO
GERENTE DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Es la cabeza tcnica y administrativa de todas las actividades de procesamiento de datos de la empresa. Es responsable de todo el procesamiento de datos que se lleva a cabo dentro de la empresa, incluyendo seleccin de equipo, anlisis de sistemas, programacin y operaciones. Proporciona enlace con los usuarios autorizados de los servicios de procesamiento de datos, y desarrolla tcnicas y mtodos mejorados para ayudar a todas las actividades corporativas.
Responsabilidades
m Proporciona estimaciones de costos para todas las actividades de procesamiento de datos.
m Recomienda nuevos usos para el equipo de procesamiento de datos o el abandono de uso actuales que no sean de utilidad.
m Mantiene y desarrolla sistemas de computadoras.
m Dirige el desarrollo profesional y entrenamiento del staff.
m Evala la aplicabilidad de nuevos desarrollos tcnicos.
m Reporta a la alta gerencia sobre el desempeo de las funciones de procesamiento de datos y el progreso de los planes de desarrollo de procesamiento de datos.
GERENTE DE SERVICIOS STAFF
Funciona como el elemento staff del gerente de procesamiento de datos, proporciona servicios administrativos y contables para el departamento y para la estimacin de proyectos, establece tarifas para cobrar los servicios de personal y mquinas, contrata y controla el uso de programacin y mquinas externas.
Responsabilidades
m Proporciona estimados de costos para las actividades de procesamiento de datos
m Evala los requerimientos de equipo y analiza las capacidades disponibles del mismo.
m Proporciona adecuado espacio de trabajo, facilidades y suministro para el departamento.
m Acumula los cargos por servicios de procesamiento de datos por rea funcional y por proyecto.
m Compara los estimados de costos de los proyectos contra los costos reales para determinar variaciones.
m Recupera los costos del departamento a travs de los departamentos usuarios.
SUPERVISOR DE ANALISIS DE SISTEMAS
Proporciona asistencia analtica y tcnica en la identificacin y solucin de los problemas de sistemas de la empresa. Trata con la gerencia y dems personal a travs de la compaa.
Responsabilidades
m Definir el alcance y las tareas del estudio de sistemas.
m Programar las reas y asignar personal de sistemas.
m Revisar la documentacin preparada por el personal de sistemas.
m Dirigir el diseo de nuevos sistemas o mejoras de sistemas.
m Revisar el progreso de los proyectos.
m Presentar recomendaciones de sistemas de gerencia de procesamiento de datos y a la gerencia de los departamentos de usuarios.
m Revisar el desempeo de sistemas y dirigir la accin correctiva
ANALISTA DE SISTEMAS
Bajo la direccin de un analista de sistemas, participa en el anlisis de los problemas de sistemas de la compaa y en el desarrollo de soluciones a los problemas. Es responsable de trabajar con las reas problema y de definir las especificaciones pertinentes de requerimientos de informacin y necesidades operacionales.
Responsabilidades
m Obtener datos para el anlisis de las reas de problema.
m Analizar documentos, archivos y reportes relacionados con el flujo de trabajo.
m Organizar la informacin en archivos de trabajo
m Documentar los procedimientos y mtodos actuales de operacin.
m Disear mejoras ala sistema e identificacin de aplicaciones de desarrollo de procesamiento de datos.
m Desarrollar estadsticas de costo .
m Documentar las recomendaciones.
m Desarrollar la metodologa para implementar las mejoras
SUPERVISOR DE PROGRAMACION
Proporciona direccin administrativa y tcnica para el desarrollo de nuevos programas y el mantenimiento de los programas operativos y tcnica para el desarrollo de nuevos programas y el mantenimiento de los programas operativos. En esta capacidad, el supervisor de programacin esta en contacto directo con el personal de sistemas, el personal de operaciones y los representantes de los departamentos usuarios.
Responsabilidades
m Revisar y aceptar las especificaciones de sistemas y seleccionar la configuracin adecuada de equipo
m Organizar los proyectos de programacin y asignar personal a las tareas.
m Desarrollar estimados de costos y tiempo de programacin.
m Preparar calendarios de proyectos.
m Revisar el desempeo de los programadores.
m Revisar el diseo de los programas con los programadores seor.
m Evaluar el desempeo operacional de los programas.
m Reportar al gerente de procesamiento de datos la actividad, progreso y desempeo de programacin.
PROGRAMADOR
Participa en el anlisis, diseo de programa, codificacin y otras tareas de programacin requeridas para producir reportes o clculos matemticos, o bien, para mantener archivos de informacin. Prepara el interfaz lgico requerido entre programas relacionados. Ayuda conforme sea necesario, en la solucin de dificultades de operacin encontrada en la ejecucin de los programas.
Responsabilidades
m Preparar todos los elementos de documentacin del programa.
m Preparar datos de prueba y organizar el calendario de pruebas de programa.
m Analizar el desempeo del programa durante la prueba.
m Disear los procedimientos de conversin.
m Determinar la configuracin optima del equipo.
m Preparar material de entrenamiento y entrenar a los operadores y usuarios del programa.
SUPERVISOR DE OPERACIONES
Supervisar la operacin de la computadora, del equipo de captura y cualesquier otros medios de conversin. En esta capacidad, revisa el desempeo del equipo y del personal, desarrolla tcnicas para mejorar el desempeo, revisa nuevas aplicaciones y programas, proyecta su afecto sobre la operacin del equipo para la evaluacin de la gerencia.
Responsabilidades
m Mantener registros exactos sobre la utilizacin del equipo.
m Cumplir los requerimientos programados de procesamiento.
m Proporcionar accesoria tcnica en la evaluacin, seleccin e instalacin del equipo.
m Evaluar el desempeo del personal para efectos de administracin de suelos, entrenamiento y promocin.
m Controlar la integridad de todos los archivos de datos recibidos, procesados y producidos por la seccin de operacin.
m Implementar procedimientos y tcnicas de operaciones para mejorar la eficiencia de la operacin del equipo.
m Participar en la seleccin del personal de operaciones.
OPERADOR DE CONSOLA
Opera equipo de procesamiento electrnico de datos con un dispositivo de consola o tablero auxiliar de control, prepara al procesador para los programas y operacin del equipo para la ejecucin de un programa estipulado.
Responsabilidades
m Inicializar el procesador para cada programa de conformidad con las instrucciones de operacin.
m Preparar el equipo perifrico con formas, tarjetas y archivos de cintas.
m Registrar la utilizacin de tiempo y de equipo.
m Operar el procesador electrnico de datos y tomar la accin adecuada conforme se define en las instrucciones operativas.
SUPERVISOR DE CAPTURA
Supervisa a todo el personal involucrado en captura y verificacin, as como en la operacin de otros dispositivos de conversin de datos de entrada.
Responsabilidades
m Dirige las actividades de la biblioteca de programas y dispositivos de almacenamiento.
m Controla el inventario de accesorios y materiales de procesamiento de datos.
m Desarrollo de calendarios de operacin y proporciona procedimiento para su implantacin.
m Desarrolla un sistema para control y coordinacin de datos.
m Proporciona estndares de desempeo y mtodos operativos.
m Especifica procedimientos para el registro de tiempo de personal y maquinas.
m Revisa continuamente el cumplimiento de procedimientos y estndares.
m Proporciona servicios administrativos al departamento que lo solicita.
EMPLEADO DE CONTROL
Desempea una funcin de control de calidad para entrada y salida. Examina, aprueba y despacha reportes basados en los criterios de calidad definidos por control de operaciones. Rechaza todo el material que no satisfaga las especificaciones de entrada/salida de la aplicacin.
Responsabilidades
m Revisar los elementos de entrada y determinar su aceptabilidad.
m Mantener controles sobre los elementos de entrada recibidos.
m Mantener la exactitud y consistencia de los elementos de salida.
m Asegurar que se hayan completado todos los pasos del proceso.
m Despachar el material aceptable a los usuarios.
m Investigar las causas para discrepancias o inexactitudes.
m Notificar a las oficinas afectadas, las demoras en la programacin o inexactitudes en la entrada.
2.6. IMPORTANCIA DEL RECURSO HUMANO EN EL FUNCIONAMIENTO DE UN CENTRO DE COMPUTO
Los recursos humanos se encargan de reclutar al personal que cumpla con ciertos requisitos que sean competentes en el rea que se les va a asignar.
Por ejemplo a una secretaria no se le asignara la tarea de realizar un programa, o que supervise problemas existentes en las redes, es decir , los recursos humanos se encargan de instalar a cada persona de acuerdo a su conocimiento. Para el mejor funcionamiento de los recursos humanos es necesario la elaboracin de un manual de la organizacin.
EL MANUAL DE ORGANIZACIN
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica, funcional y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.
DESCRIPCIN
De manera general podemos decir que el manual de organizacin, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez las responsabilidades y logrando mediante su adecuada implantacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
A fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en la presente gua se incluye una serie de indicaciones de carcter prctico, para orientar y ordenar los trabajos de elaboracin y/o actualizacin de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y anlisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institucin.
Para la elaboracin del manual, se propone el seguimiento de tres etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: Recabacin de informacin, Anlisis de la informacin recabada e Integracin del manual.
PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
1. RECABACIN DE INFORMACIN
1.1 Investigacin Documental
1.2 Investigacin de Campo
2. ANLISIS DE LA INFORMACIN
2.1 Clasificacin de Funciones
2.2 Ubicacin de Funciones
2.3 Anlisis Estructural
2.4 Elaboracin de Organigrama
2.5 Revisin y Autorizacin
3. INTEGRACIN DEL MANUAL
3.1 Cdigo Numrico
3.2 diseo de Forma de Presentacin
4. IMPRESIN
5. DIFUSIN
ANEXOS
Para proceder a elaborarlo es indispensable allegarse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la Institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la siguiente metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionada entre s y conformndose en 3 fases:
1. Recabacin de informacin
2. Anlisis de la informacin
3. Integracin del manual
1. RECABACIN DE LA INFORMACIN
Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son dos: La investigacin documental y la investigacin de campo.
1.1 Investigacin documental . El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la Institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
Marco terico. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la Institucin.
Objetivo Institucional. A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la Institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la Institucin .
Antecedentes. Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la Institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la Institucin.
1.2 Investigacin de campo. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dialogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guin o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente informacin.
Descripcin de objetivos especficos por unidad administrativa. En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de objetivo especifico: El propsito es cumplir con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea.
Estructura orgnica actual. En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la Institucin, as como funcionarios que la integran la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica Institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas.
La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la Institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la Institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente.
Funciones actuales. Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico.
Para este trabajo tomamos como concepto de funcin El conjunto de actividades que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente.
Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin.
Programas y/o proyectos. Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carcter funcional.
2. ANLISIS DE LA INFORMACIN
Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la Institucin.
2.1.- Clasificacin de funciones. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo dos criterios de forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas.
Por su forma Similares, Equivalentes
Por su contenido Operacin, Control, Supervisin, Coordinacin,
Programacin, Evaluacin, Asesora
2.2 Ubicacin de funciones. Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos:
Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminado a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo.
Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas.
Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin.
2.3.- Anlisis estructural. La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: el conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn.
2.4.- Elaboracin de organigramas. En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una representacin grfica de la estructura orgnica en general y de reas especficas de la Institucin. Dicha representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas.
La ubicacin funcional
Los niveles jerrquicos
Las lneas de autoridad y responsabilidad
La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia
Para la elaboracin de estos organigramas se recomiendan considerar los siguientes aspectos:
Contenido.
Se deber elaborar un organigrama de tipo general, nicamente las principales unidades directivas, sealando la estructura de la Institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, es la forma ms apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en la Institucin.
Presentacin.
Ttulo: nombre de la Institucin de referencia, la indicacin de ser general o especfico, (de ser especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica).
Tamao: es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de fcil lectura.
Forma vertical: Se debern mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea inferior que se desprende de la unidad a la cual presta dicho apoyo.
Fecha: se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal.
2.5 Revisin y autorizacin. Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del documento a su terminacin.
3. INTEGRACIN
3.1 Cdigo numrico Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder a la clasificacin de las reas funcionales, as como a la estructura orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a cada rea.
Ejemplo:
1.0. - Asamblea de accionistas
2.0. - Presidente
3.0. - Gerente general
3.0.1. - rea staff
4.1. - rea de produccin
4.2. rea de mercadotecnia
4.3. rea de Recursos Humanos
4.4. rea de finanzas
3.2 - Diseo de formas de presentacin. Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que especifique la descripcin de los siguientes aspectos:
El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa correspondiente.
El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
El objetivo de la unidad administrativa
La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia.
El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica.
El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones.
4. IMPRESIN
5. DIFUSIN
FLUXOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN
Lema:
La vida es bella, nica e irrepetible vvela hoy, como si fuera el ltimo da de tu vida.
Morch Systems.Gerencia
de
Servicios
de cmputo
Gerencia
de
Consultora
Tcnica
a usuarios
Gerencia
de
Desarrollo
Tcnico
Gerencia
de
Desarrollo
de
sistemas
Direccin
De
Informtica
Sistemas on line
Sistemas Batch
Sistemas on line
Sistemas Batch
Captura de datos
Red
On line
Computadora
Software en linea
Software local
Soporte tcnico
Unidad de operacin
Unidad de programacin
Analisis y Diseo de sistemas
Gerencia del rea de informtica
Acuerdos de recepcin de datos y horarios de servicio
Produccin
Resultados
Utilizacin
Anlisis, diseo y programacin
Requerimientos del usuario
Anlisis,
diseo y programacin
Captura
de
datos
Operacin
de
computadoras
Responsable del rea de informtica
PAGE 40L.S.C.A. Ral Monforte Chuln
Morch Systems