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Unidad didáctica 1:
Mecanización y automatización de
oficinas
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Mecanización y automatización de oficinas
Presentación
En la presente unidad didáctica aprenderás el concepto de mecanización y automatización y comprobarás qué ha supuesto para el trabajador la utilización de las nuevas tecnologías de la información. Se analizará el concepto de las telecomunicaciones y se conocerán sus medios de transmisión. También estudiarás la clasificación de estas nuevas tecnologías de la información, verás cuáles son, su funcionamiento y sus funciones en el trabajo diario de una oficina.
Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer la definición de mecanización y automatización, así como sus aplicacio-nes en la oficina. Adquirir nociones básicas sobre qué son las telecomunicaciones, sus ventajas y los diferentes medios de transmisión que existen. Distinguir las funciones y características de los diferentes instrumentos que hoy
en día se utilizan en una oficina adaptada a las nuevas tecnologías de la
información.
Unidad Didáctica 1 Contenidos de la Unidad Didáctica: 1. Antecedentes y evolución histórica. 2. Telecomunicaciones. 3. Módem y correo electrónico. 4. Facsímil o telefax. 5. Los equipos de reproducción y
cálculo. Resumen.
Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación.
Solucionario ejercicios de repaso y
autoevaluación.
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Mecanización y automatización de oficinas
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Antecedentes y
evolución histórica
El mayor apogeo de la Revolución tecnológica de la información se produjo en la
década de los 90 y el mismo, transformó el proceso de trabajo con la
introducción de nuevas formas sociales y técnicas de división del trabajo. La ma-
quinaria basada en la microelectrónica necesitó toda la década de los 80 para
penetrar plenamente en la fabricación y sólo en los 90 los ordenadores
interconectados (mediante redes) se han difundido ampliamente por todas las
actividades de procesamiento de la información, que es el núcleo del
denominado sector servicios. A mediados de los años 90, el nuevo paradigma
informacional asociado con el surgimiento de la empresa-red ya estaba bien
situado y listo para desarrollarse.
1.1. Mecanización y automatización Primero la mecanización y luego la automatización han venido transformando el
trabajo en la oficina durante décadas.
1.1.1. Mecanización A pesar de los obstáculos, las nuevas tec-
nologías de la información fueron dando una
mayor libertad para que los trabajado-res
integrados en una red, dentro de su ofici-
na, realizasen plenamente todo su potencial
de productividad.
Varios factores aceleraron la transformación
del proceso de trabajo: la tecnología infor-
mática y sus aplicaciones, que en la década
de los 90 ya progresó a saltos agigantados,
se hizo cada vez más barata y mejor, con lo
Nuevas tecnologías en el ámbito de una oficina
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Unidad Didáctica 1
que fue asequible y utilizable a gran escala; la competencia global
desencadenó una carrera tecnológica/ejecutiva entre compañías de todo el
mundo; las organizaciones evolucionaron y adaptaron nuevas formas que, por
lo general, se basaron en la flexibilidad y la interconexión.
La amplia difusión de las tecnologías de la información ha ocasionado efectos
en las oficinas muy notables e importantes, como el incremento de trabajo
directo, es decir, ha otorgado poder al trabajador, ya que no hay que despla-
zarse a otro departamento dentro de la oficina para mirar un documento,
sino que éste puede abrirse directamente desde el sitio de trabajo, no hay
que ir a hablar con un compañero de otro departamento, sino que se le envía
un mensaje mediante el ordenador, etc.
1.1.2. Automatización
Lo que tiende a desaparecer mediante la automatización son las tareas
repetitivas de rutina, que pueden programarse para que los ordenadores las
realicen y trae consigo un ahorro de tiempo para el trabajador de la oficina
y, por tanto, una mayor productividad y eficacia en la empresa.
Para concluir, debe quedar claro que la utilización en la oficina de las
nuevas tecnologías de la información reemplazan el trabajo manual por uno
auto-mático y por ello, también facilitan notablemente el solucionar algún
error cometido. Por ejemplo, si estás escribiendo un documento y te
equivocas ya no hay que repetirlo entero, sino que, utilizando el programa
adecuado para la escritura del mismo, sólo habrá que conocer el
funcionamiento del teclado del ordenador para realizar esa modificación,
etc.
Mecanización y automatización de oficinas
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Telecomunicaciones
En sentido amplio, las telecomunicaciones las podemos definir como los medios
para transmitir, emitir o recibir signos, señales, escritos, imágenes fijas o en movi-
miento, sonidos o datos de cualquier naturaleza entre dos o más puntos geográfi-
cos o cualquier distancia a través de cables, radioelectricidad, medios ópticos u
otros dispositivos electromagnéticos.
No obstante, este significado ha evolucionado rápidamente por la convergencia
de diferentes tecnologías que han posibilitado la interconexión de aparatos elec-
trónicos y por la comunicación entre personas, no sólo en una sino en varias
direcciones.
El concepto se utiliza indistintamente
como sinónimo de transmisión de datos,
de radiodifusión, de comunicación de voz
y también se le identifica con algunos
componentes de la industria del
entretenimiento. Se ha adoptado el
término de telecomunicaciones para
incluir a sistemas de comunicación
alámbricos e inalámbricos, en una o más
direcciones, donde queda incluido el
término radiodifusión (broadcasting). El
concepto tele-comunicaciones se ha
enriquecido por la emergencia de medios
interactivos como la misma telefonía,
computación, televisión y televisión por
cable, que paulatinamente vienen
disminuyendo las diferencias
tecnológicas existentes entre ellos.
Símbolo de telecomunicaciones
Las telecomunicaciones de la actualidad se conforman básicamente por tres
grandes medios de transmisión: cables, radio y satélites. 15
Unidad Didáctica 1
3 Módem y correo electrónico
3.1. Módem El módem permite conectar un ordenador a una línea telefónica para recibir o transmitir información; por tanto, la comunicación entre ordenadores situados en distintas zonas geográficas, se logra mediante la utilización de las redes tele- fónicas y los módems. Dentro de esta comunicación, debemos distinguir en un extremo el ordenador
EMISOR de los datos y en otro extremo el ordenador RECEPTOR de esos datos,
ambos vinculados por un CANAL de transmisión por donde viaja la información,
es decir, por el módem. Te estarás preguntando cómo se realiza ésto ¿verdad?, pues te vamos a explicar.
El ordenador es un dispositivo digital y la línea de teléfono trabaja con informa-
ción de tipo analógica, por lo que es el MÓDEM el conversor digital-analógico y
viceversa. Un módem por un lado, recibe información digital de un ordenador y
la convierte en analógica, apropiada para ser enviada por una línea telefónica y
por otro lado, de esta última recibe información analógica para que la convierta
en digital, para ser enviada al ordenador.
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Mecanización y automatización de oficinas
3.2. Correo electrónico En una oficina, si lo que queremos es enviar y recibir mensajes a través de un
ordenador, el correo electrónico es el recurso básico y que más se utiliza. Son ya
muchas las empresas, asociaciones y administraciones públicas que han adoptado
el correo electrónico como medio de comunicación y transmisión de datos, com-
plementando o sustituyendo a medios tradicionales como el correo postal, el
teléfono o el fax. Cada semana surgen miles de nuevos usuarios. El uso del
correo electrónico está cambiando hábitos en las empresas. Su funcionamiento es simple: con un programa informático semejante a un
procesador de textos, se escribe un mensaje y se indica la dirección electrónica
donde desea enviarse. Allí queda depositado en otro ordenador o buzón hasta
que el destinatario lo lea.
Símbolo de correo electrónico Para comprender un poco mejor su funcionamiento, distinguimos este proceso en dos partes:
– Primera y fundamental, disponer de correo electrónico, ya que cada usua-
rio tiene una dirección electrónica exclusiva. Por ejemplo:
[email protected] es la dirección electrónica de Rodrigo, que
consta de un nombre seguido del signo arroba (@). y el DNS (Domain Name
Server) del equipo, en este caso el servidor ciberconta de la Universidad
de Zaragoza, en España, que es el servidor al que esta persona está 17
Unidad Didáctica 1
suscrita para poder utilizar el correo electrónico. Con este sistema, cada usuario de la red está identificado con una dirección, que es como el número de teléfono.
– Segunda e igual de importante, conocer la dirección de correo electrónico del/os destinatario/s del mensaje.
También es fundamental saber manejar un programa de correo electrónico de los muchos que existen, como el Microsoft Outlook, Eudora, etc. Utilizar el correo electrónico en la oficina conlleva una gran cantidad de
ventajas en relación con las formas más tradicionales de correo. Algunas de
ellas son las siguientes: rapidez, comodidad, economía, etc. Además, la
información que se puede transmitir mediante E-Mail, no se restringe a
mensajes de texto, sino que también pueden enviarse programas, imágenes,
ficheros.
4 Facsímil o telefax
Dada una hoja con texto, el servicio de telefax o facsímil permite obtener una
copia de la misma en un lugar distante, a través de una línea telefónica
estableci-da entre dos máquinas de fax.
Dos aparatos de telefax comunicados telefónicamente son como dos fotocopiadoras.
El telefax que recibe la in-formación hace una reproducción de la hoja original usando
su sistema de impresión. Cada máquina de telefax contiene un teléfono, un sistema
de barrido de imagen y un sistema de impresión. Para enviar un fax los pasos a seguir son:
– Introducir el/los documento/s a enviar en el telefax con la cara impresa hacia arriba, en la ranura de alimentación de papel hasta que note una firme resistencia. La página de arriba será arrastrada automáticamente
hacia el interior del telefax por el mecanismo de alimentación.
– Marcar el número al que se desea enviar ese fax.
– Pulsar la tecla START/COPY.
– El telefax establece la comunicación; si el teléfono al que llamamos está
ocupado, se producirá una repetición automática de la llamada.
– Ahora comienza la transmisión; el aparato receptor de fax, envía su identi-ficación que aparece en la pantalla del telefax.
– Si la comunicación no ha sido correcta, se imprimirá un mensaje de error y si se desea finalizar la transmisión se puede parar pulsando el botón STOP.
Unidad Didáctica 1
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Los equipos de
reproducción y cálculo
En las oficinas los equipos de reproducción o medios de reprografía más
utilizados son las fotocopiadoras y, en algunas otras, con más volumen de
trabajo o trabajos más específicos y especializados, las multicopistas.
– Fotocopiadora: es un aparato que reproduce fielmente cualquier docu-
mento gráfico original mediante la técnica fotográfica. El uso de estas má-
quinas está muy extendido por la facilidad y rapidez con que efectúan
cual-quier número de copias que se necesiten.
Fotocopiadora
El manejo de una fotocopiadora es muy simple, pues su panel superior muestra las distintas opciones de copiado, así como cualquier incidencia
que se produzca.
Según la fotocopiadora que utilicemos, tendrá más o menos funciones, como ampliación y reducción de la fotocopia sobre el tamaño original,
fotocopias a color, etc. 20
Mecanización y automatización de oficinas
– Multicopista: esta máquina ofrece la posibilidad de realizar un gran nú-
mero de copias en un tiempo reducido y hacer carteles a color y en
diferentes tamaños. Su uso en las oficinas no es muy habitual, debido a la
inversión que supone la compra de una máquina de este tipo.
Con respecto a los medios de cálculo que se utilizan en la oficina hoy en día e inequívocamente, hay que hablar del ordenador, ya que con él podremos hacer cálculos y procesar la información.
- Ordenador: es un sistema cuyas salidas o resultados son función de sus
entradas, constituidas por datos e instrucciones con las que tendrá que
realizar unos determinados cálculos y procesos para llegar a un
resultado.
Existen diversas aplicaciones que se pueden instalar en el ordenador y que realizan de una forma muy rápida y fácil de utilizar, grandes cálculos. Por ejemplo: la aplicación de la calculadora tanto estándar como científica, el trabajo con un programa de hoja de cálculo, etc.
Mecanización y automatización de oficinas
R
Resumen
La gran difusión de las nuevas tecnologías de la información ha ocasionado
efectos muy notables e importantes en las oficinas, para que los
trabajadores puedan realizar plenamente todo su potencial de
productividad, ya que se ha reemplazado el trabajo manual por uno
automático, lo que conocemos con el término automatización. Podemos definir las telecomunicaciones en una oficina como el manejo de
las nuevas tecnologías y su aplicación a los negocios. En este punto cobra
gran importancia el conocimiento y manejo de las herramientas de correo
electrónico en Internet. Por ejemplo, el módem que nos permite conectar
un ordenador a una línea telefónica. La utilización del correo electrónico en la oficina nos aporta rapidez,
comodidad, economía, entre otras, frente al correo tradicional. Pero
además también podemos mandar imágenes, programas y archivos. Por lo
cuál podemos decir que el uso del correo electrónico ha cambiado los
hábitos en las empresas. Una herramienta de comunicación que podemos encontrar en la gran mayo-ría de las oficinas es el servicio de telefax o facsímil, que nos permite obtener una copia de una hoja en un lugar distante. En cuanto a los equipos de reproducción o medios de reprografía más utiliza-dos son la fotocopiadora y en algunas otras, con más volumen de trabajos o trabajos más específicos y especializados, las multicopistas. Como medio de cálculo de una oficina hemos de destacar el ordenador, el cuál nos permite realizar cálculos y procesar información.
Mecanización y automatización de oficinas
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Vocabulario
MICROELECTRÓNICA: La micro-
electrónica es la tecnología de desa-
rrollo y de producción de circuitos
integrados, con el fin de lograr
empaquetar dentro de unas pastillas
de si-licio de unos pocos
centímetros cuadrados de
extensión, miles y hasta millones de
transistores, reduciendo cada vez
más las dimensiones de éstos, que
en el momento actual pasan por el
orden de las 0,5 micras.
RED: Agrupación tanto de ordenadores
como de programas que comparten re-
cursos entre sí, admitiendo unas
«reglas de comportamiento» a partir
del uso de unos medios de transmisión
comunes, como puede ser el módem si
los ordenadores que forman la red
están distanciados geográficamente,
los cables que conectan los
ordenadores en red dentro de una
oficina y el mismo sistema operativo.
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Mecanización y automatización de oficinas
Ejercicios de repaso y autoevaluación
1. El mayor apogeo de la revolución tecnológica de la información se pro-
dujo en la década de:
1980. 1990. 1970. 2000.
2. ¿Qué ha venido transformando el trabajo en las oficinas durante
décadas?
La mecanización y la automatización. Las telecomunicaciones. El correo electrónico. El módem.
3. Las telecomunicaciones son los medios para:
Transmitir. Recibir. Emitir. Todas son correctas.
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Unidad Didáctica 1
4. Los grandes medios de transmisión que utilizan las telecomunicaciones son:
Cables, radio y módem. Internet, cables y satélites. Cables, radio y satélites. Ninguna es correcta.
5. Señala cuál de estos medios no es considerado una nueva tecnología:
Correo electrónico. Telefax. Teléfono. Aplicaciones de cálculo.
6. El módem trabaja:
Vía satélite. Con la red dentro de una oficina. Con la línea telefónica. Todas son correctas.
7. En una oficina, si lo que queremos es enviar y recibir mensajes a través de un ordenador, lo que más se utiliza es:
Correo electrónico. Teléfono. Telegrama. Telefax.
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Mecanización y automatización de oficinas
8. Marca cuáles de los siguientes equipos no son de reproducción o cálculo
en una oficina:
Ordenador. Fotocopiadora. Multicopista. Módem.
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Mecanización y automatización de oficinas
Solucionario ejercicios de repaso y
autoevaluación 1. 1990. 2. Las telecomunicaciones. 3. Transmitir. 4. Ninguna es correcta. 5. Teléfono. 6. Con la línea telefónica. 7. Correo electrónico. 8. Módem.