unit 7 getting connected vn
TRANSCRIPT
Cuộc sống trực tuyếnPhần C
Chương 7: Kết nối mạngBài Chủ đề
41 Cơ bản về mạng máy tính
42 Tìm hiểu về Internet
43 Sử dụng Microsoft Office Outlook 2007
© IIG Vietnam. 1
© IIG Vietnam. 2
Bài 41: Cơ bản về mạng máy tính• Những nguyên tắc cơ bản của mạng máy tính.
• Mạng điện thoại hoạt động như thế nào.
• Mạng máy tính hoạt động như thế nào.
• Ích lợi và bất cập của việc kết nối mạng.
• Làm thế nào để kết nối vào một mạng máy tính.
• Xác định kết nối băng thông rộng và hẹp
Cơ bản về mạng máy tính• Thiết lập mạng máy tính để chia sẻ thông tin mà không
quan tâm đến loại dữ liệu– Ví dụ về dữ liệu âm thanh: Hệ thống truyền thông được phát triển
bằng cách sử dụng các tín hiệu tương tự qua khoảng cách xa, những âm thanh đến và đi này được chuyển đổi bằng các thiết bị chuyên dụng
– Ví dụ về dữ liệu video: Các tín hiệu tương tự được truyền đi thông qua việc sử dụng công nghệ không dây
– Các tín hiệu tương tự chiếm số lượng lớn băng thông truyền dẫn
• Các mạng máy tính thật sự hiện nay dựa trên công nghệ kỹ thuật số có khả năng truyền một lượng lớn dữ liệu, hình thành nên một nền tảng để hỗ trợ một mạng máy tính nơi mà thông tin của nó được chia sẻ qua lại lẫn nhau thay vì chỉ truyền một chiều duy nhất
© IIG Vietnam. 3
© IIG Vietnam. 4
Tìm hiểu về mạng điện thoại• Để liên lạc, bạn cần phải biết số điện thoại của ngưởi khác, và phải
nói cùng ngôn ngữ• Sự khác biệt chính giữa điện thoại cố định và điện thoại di động là
loại thiết bị kết nối chúng tới mạng liên lạc• Mỗi quốc gia có một tổ chức chịu trách nhiệm về mạng điện thoại,
đảm bảo rằng mạng lưới đó có khả năng thích ứng với những chuẩn mực và giao thức điện tín quốc tế– Tất cả các thiết bị được kết nối với mạng điện thoại di động là các thiết
bị tương tự và truyền âm thanh, gửi fax hoặc các dữ liệu thông tin bằng công nghệ đó
– Các thiết bị kết nối thông qua mạng này cần phải “nói cùng một ngôn ngữ” và tuân theo các quy tắc giống nhau hoặc giao thức tương đương
– Cần chuyển đổi những tín hiệu kỹ thuật số (1 và 0) trở thành các tín hiệu tương tự
• Các dường dây điện thoại ngày nay đều sử dụng tín hiệu kỹ thuật số, các công ty điện thoại cũng có thể cung cấp ngày càng nhiều những dich vụ sử dụng máy tính thông qua các đường dây này
Tìm hiểu về mạng máy tính• Internet là một mạng máy tính
quốc tế và được bao phủ trên diện rộng, được thiết kế tương tự như mạng điện thoại quốc tế– Những mạng này được được thiết lập
từ những mạng nhỏ hơn được kết nối cùng với nhau cho phép tất cả mọi người trên toàn thế giới giao tiếp với nhau thông qua việc sử dụng chung một tập các tiêu chuẩn
• Bất kỳ máy tính nào kết nối với mạng Internet có thể “giao tiếp” hoặc truyền dữ liệu tới một máy tính khác được kết nối với Internet miễn là bạn biết số ID của máy tính đó và cả hai máy tính cùng sử dụng chung ngôn ngữ và giao thức được gọi là TCP/IP
• “Cuộc sống trực tuyến” đề cập đến khả năng kết nối với Internet và tìm kiếm thông tin
© IIG Vietnam. 5
Các mạng ngang hàng • Rẻ và dễ lắp đặt cùng với nhau,
lý tưởng cho các gia đình hoặc các văn phòng nhỏ
• Tất cả các máy tính có quyền tương đương nhau
– Nếu mạng có sự cố, những người sử dụng có thể tiếp tục làm việc mà không có sự ngắt quãng ngoại trừ những tài nguyên đã chia sẻ
• Bất kỳ máy tính nào trong mạng cũng có thể chia sẻ nguồn tài nguyên của nó với các máy tính khác trong cùng mạng
© IIG Vietnam. 6
Các mạng LAN và WAN• Nếu một mạng máy tính được lắp đặt trong cùng một tòa
nhà, nó được gọi là LAN hay Local Area Network
• Nếu một mạng máy tính bao phủ trên diện rộng và sử dụng những đường cáp công cộng như là một phần của mạng, nó được gọi là WAN hay Wide Area Network
© IIG Vietnam. 7
WANLAN
Mạng Client - Server (khách - chủ)• Máy khách (Client) là máy tính đưa ra
yêu cầu cho máy chủ (Server)• Mạng Client - Server thường là các
loại mạng lơn nơi mà nhiều máy chủ đưa ra những chức năng chuyên biệt – cách chi tiêu hiệu quả nhất khi có các nguồn
tài nguyên cần được chia sẻ và chúng cũng kiểm soát được những người truy cập vào hệ thống và khi nào họ làm như vậy
• Máy chủ có thể là một máy tính lớn hoặc một máy tính nhỏ, máy trạm Unix hoặc một máy tính cá nhân có cấu hình mạnh– cần phải được cài đặt với các phần mềm cho máy chủ, người sử
dụng phải có quyền truy cập rõ ràng• Máy khách có thể là bất kỳ máy tính nào với một card
mạng và phần mềm thích hợp để kết nối tới máy chủ© IIG Vietnam. 8
Mạng Intranet • Dạng mạng riêng LAN sử dụng một
giao thức mạng tương tự như mạng Internet nhưng nó chỉ được thiết lập trong một công ty hay một tổ chức
• Thường có một máy chủ Web chứa các văn bản chung
• Tường lửa (Firewall) giữa Intranet và Internet để ngăn chặn sự truy cập bất hợp pháp từ bên ngoài vào mạng Intranet
© IIG Vietnam. 9
Mạng Extranet • Sử dụng công nghệ Internet
cho phép một công ty có thể chia sẻ thông tin với các công ty khác hoặc các tổ chức khác
• Mức độ bảo mật của mạng Extranet thấp hơn so với mạng Internet nhưng cao hơn so với mạng Intranet
• Mục đích của việc thiết lập ra mạng Extrane nhằm giúp nhân viên các công ty khác nhau có thể chia sẻ dữ liệu
• Thường được sử dụng dưới dạng mạng máy tính B2B
© IIG Vietnam. 10
© IIG Vietnam. 11
Lợi ích của mạng máy tính• Truyền thông
– Gửi thông tin trực tiếp cho nhau mà không cần phải dùng đến các thiết bị lưu trữ di động
– Tin nhắn có thể được lưu trữ trên mạng mà không bị mất đi thậm chí khi người nhận không kết nối mạng
– Nhắn tin tức thời (Instant messaging - IM) cho phép tương tác thời gian thực (real time interaction) bằng văn bản
– Hội thảo trực tuyến trên web (Web conferencing) cũng cho phép người dùng ở các địa điểm khác nhau có thể cùng làm việc trong các dự án hay tổ chức các cuộc họp để có thể chia sẻ thông tin cho tất cả mọi người cùng xem
• Chia sẻ các tài nguyên– Mạng máy tính chia sẻ những thiết bị giúp các công ty có thể tiết kiệm chi phí
khi mua bán trang thiết bị, hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì– Các tập tin hoặc thư mục có thể được cài đặt để chia sẻ cho tất cả người
dùng– Nhóm làm việc (Workgroup) ccó thể chuyển hoặc lưu trữ các thông tin tới một
địa chỉ chung hoặc trên máy chủ trung tâm, nhà quản lý mạng trong việc thiết lập quyền truy cập hay thực hiện công tác bảo trì cho các nhóm làm việc này
Bất cập của mạng máy tính• Sự phụ thuộc
– Hoạt động của các tổ chức và các kênh truyền thông phụ thuộc vào mạng máy tính để làm việc một cách thích hợp
– Nếu mạng có sự cố, người sử dụng mất quyền truy cập đến thông tin và khả năng truyền thông bằng điện tử
© IIG Vietnam. 12
Bất cập của mạng máy tính• Các rủi do an ninh
– Đảm bảo tất cả những người sử dụng mạng có một mã truy cập hợp pháp và duy nhất
– Yêu cầu các mật khẩu cần được thay đổi theo định kỳ với sự giới hạn
– Kiểm tra các mã định kỳ để đảm bảo rằng mỗi người sử dụng có sự truy cập tới các chương trình và các tập tin dữ liệu phù hợp với vị trí công việc
– Đảm bảo rằng bất kỳ một yêu cầu truy cập mạng nào, bao gồm cả những yêu cầu cài đặt cho những người dùng mới là hoàn toàn hợp pháp
– Xóa tất cả những mã đăng nhập và mật khẩu của những người không còn làm ở công ty và đảm bảo rằng tất cả những tin nhắn của họ không được chuyển tới một ai khác
– Đảm bảo rằng mật khẩu người dùng không bị lộ, đặc biệt là mật khẩu của các nhà quản lý mạng
– Thay đổi mật khẩu thường xuyên
© IIG Vietnam. 13
Bất cập của mạng máy tính– Chỉ định mã đăng nhập và mật khẩu cho bất kỳ một nhân viên
nào làm việc với các nhà quản lý mạng
– Thiết lập tường lửa và các máy chủ chuyên biệt để ngăn chặn sự truy cập bất hợp pháp vào các mạng nội bộ của các công ty
– Quan tâm hơn đối với mạng có khả năng truy cập không dây
– Đảm bảo rằng người dùng có quyền kiểm soát tập tin dữ liệu và các thư mục của họ
– Cập nhật những chương trình chống vi rút lên máy chủ một cách thường xuyên để chống lại các loại vi rút mới nhất
– Thực hiện công tác bảo trì để xem xét được tất cả các bản báo cáo và thông tin được phản hồi từ chương trình bảo mật
– Giám sát những hoạt động của nhân viên để ngăn chặn các phần mềm nguy hiểm tiềm ẩn
– Khuyến khích người dùng có các phiên bản mới nhất của hệ điều hành Window trong máy tính của họ© IIG Vietnam. 14
Bất cập của mạng máy tính• Thiếu độc lập hoặc riêng tư
– Đề cập đến khả năng mất tính độc lập khi không có sự kết nối với máy chủ
– Quyền riêng tư
– Nếu bạn vẫn để máy đang đăng nhập sẵn trong văn phòng khi bạn đi ra ngoài, người khác có thể truy cập vào ổ đĩa của bạn
– Quy tắc thông thường của các doanh nghiệp chỉ ra rằng mọi thông tin có trong máy của công ty thì thuộc về công ty, thậm chí là các tài liệu của bạn làm vào ngoài giờ
© IIG Vietnam. 15
Bất cập của mạng máy tính• Mạng máy tính là nơi rất dễ bị tấn công bởi các loại virus
– Khi một con virus tồn tại ở một máy trạm thì nó sẽ nhanh chóng lây lan sang các máy trạm khác
– Điều cần thiết là bạn cần phải đảm bảo chương trình chống virus trên máy chủ luôn ở chế độ hoạt động và tất cả các máy trạm cũng cần có các bản sao của phần mềm đó cũng ở chế độ luôn hoạt động
• Các loại vi rút máy tính mới xuất hiện mỗi ngày và những người dùng nên thận trọng đọc thật kỹ các thông tin trước khi mở một tin nhắn hoặc nhấp chuột vào một biểu tượng sáng trên màn hình
• Các chương trình chống virus thường cung cấp một đặc tính là truy tìm virus theo thời gian thực
© IIG Vietnam. 16
Kết nối mạngCáp đồng trục
(Coaxial)
Một sợi cáp đồng được bọc bởi nhựa cách điện được nối tiếp đất để hạn chế những ảnh hưởng của điện hoặc các tần số âm thanh; loại cáp chính được sử dụng cho các đường truyền của truyền hình và các mạng máy tính.
Cáp quang (Fiber Optics)
Một bó những sợi thủy tinh hoặc sợi nhựa được sử dụng để truyền dữ liệu. Loại cáp này sẽ tạo ra dải băng thông rộng hơn loại cáp kim loại để truyền dữ liệu và ít bị ảnh hưởng từ bên ngoài.
Cáp xoắn đồng trục (Twisted Pair)
Loại cáp gồm 1,2,3 hay 4 sợi cáp đồng có thể truyền các tín hiệu điện tử hoặc kỹ thuật số. Các mạng điện thoại và mạng máy tính thường dùng loại kết nối này.
Mạng không dây (Wireless)
Mỗi máy tính lại cần phải có một card mạng không dây và một điểm truy cập; kết nối không dây có thể hoạt động thông qua tần số radio để truyền dữ liệu
Kết nối hồng ngoại
(Infrared)
Hoạt động bằng những sóng hồng ngoại để truyền dữ liệu. Hạn chế của loại kết nối này là khoảng cách giữa hai máy sẽ ngắn hơn so với kết nối không dây hoạt động qua tần số radio. Thêm vào đó bộ truyền phát hồng ngoại cần phải được hướng đúng về phía máy nhận,nếu không dòng dữ liệu sẽ bị yếu đi và khó kết nối
© IIG Vietnam. 17
Kết nối với mạng Internet• Băng thông hẹp
– Truy cập thông qua đường dây điện thoại hoặc quay số thì được coi là băng thông hẹp, có nghĩa là bạn không thể thực hiện kết nối Internet hoặc tải thông tin về nhanh như bạn mong muốn
– Khi thiết lập tài khoản truy cập với nhà cung cấp dịch vụ mạng (ISP), sẽ nhận được một số điện thoại dùng để quay số khi kết nối với nhà cung cấp dịch vụ
• Băng thông rộng– Kết nối mọi lúc với khả năng truy cập chuyên biệt– Cable phổ biến cho các gia đình vì nó
có thể kết hợp với các dịch vụ truyền hình cáp và tốc độ của nó rất cao
– Kết nối tốc độ cao sử dụng đường dây điện thoại bao gồm ISDN, DSL, hoặc ADSL
– Đường dẫn T1 thường được thuê bởi các nhà cung cấp dịch vụ (ISP)
© IIG Vietnam. 18
© IIG Vietnam. 19
Bài 42: Tìm hiểu về Internet• Các loại truyền thông điện tử khác nhau.
• Xác định người sử dụng trong các hệ thống truyền thông.
• Các phương thức truyền thông khác nhau.
• Những ứng dụng thích hợp cho truyền thông điện tử.
• Ích lợi của truyền thông điện tử.
• Một địa chỉ thư điện tử dược thiết lập như thế nào.
• Xác định các thành phần của một thư điện tử.
• Sử dụng tệp đính kèm một cách hiệu quả.
• Thư rác hoạt động như thế nào.
• Một số vấn đề gặp phải trong truyền thông điện tử.
Truyền thông điện tử là gì?• Thư điện tử (Electronic Mail)
– Thường được gọi là e-mail và cần một địa chỉ chính xác để gửi các thông điệp
• Tin nhắn nhanh (Instant Messages)
– Giống một cuộc hội thoại của hai người trở lên nhưng ở dạng văn bản và mọi người tham gia hội thoại chỉ có thể nhận từng tin nhắn một
• Tin nhắn văn bản (Text Messages)
– Tương tự như tin nhắn IM nhưng chúng được tạo ra và gửi từ các máy điện thoại di động và số ký tự gửi trong mỗi tin nhắn bị hạn chế
• VoIP (Voice over Internet Protocol)
– Sử dụng định dạng kỹ thuật số đi kèm các giao thức mạng Internet cho phép các cuộc hội thoại có âm thanh của hai hoặc nhiều người ở những nơi khác nhau hoặc các nước khác nhau
• Hội thảo trực tuyến (Online Conferencing)
– Cho phép mọi người có thể tổ chức cuộc họp trực tuyến thông qua việc sử dụng Internet
© IIG Vietnam. 20
Truyền thông điện tử là gì?• Phòng thảo luận (Chat Rooms)
– Có thể tham gia vào các cuộc thảo luận chính hoặc bạn có thể tới các phòng thảo luận riêng để thực hiện các cuộc thảo luận theo các chủ đề
• Các trang mạng xã hội (Social Networking Sites)
– Các trang Web để có thể tham gia để kết nối với những người bạn biết hoặc để làm quen với những người mới
– Tạo thông tin cá nhân và đăng tải những bức ảnh, băng video, hoặc các bài viết về bản thân hoặc chơi game
• Các trang nhật ký mạng (Blogs)
– Sử dụng như một trang báo nơi một người có thể viết về các vấn đề cụ thể, và những người khác sẽ đăng tải nhận xét của họ về bài báo đó
• Bảng tin (Message Boards / Newsgroups)
– Tương tự như các trang tin nơi bạn có thể đăng tải những nhận xét về một chủ đề nào đó mặc dù bạn có thể phải đăng ký vào nhóm tin
© IIG Vietnam. 21
Truyền thông điện tử là gì?• Các phương thức truyền thông cho phép bạn trao đổi dữ
liệu với người khác
• Hạn chế với công nghệ mang lại khác nhau với thiết bị sử dụng
• Để đạt được trao đổi tốt hơn dữ liệu trong tương lai, các tiêu chuẩn giao thức truyền thông cần phải được phát triển và tôn trọng bởi các nhà sản xuất thiết bị, các nhà phát triển phần mềm và các nhà cung cấp dịch vụ
• Thành phần máy khách (Client) là "đại lý người dùng” (user agent) hoặc chương trình ứng dụng làm việc với các thiết lập cụ thể của các giao thức truy cập Web
• Thành phần máy chủ (Server) phải có khả năng quản lý các loại khác nhau của các dịch vụ cần thiết
© IIG Vietnam. 22
Truyền thông điện tử là gì?• Xác định người gửi
– Mọi hình thức giao tiếp điện tử đều yêu cầu người gửi có định danh duy nhất
– Khi sử dụng điện thoại để liên lạc, số điện thoại sẽ giúp xác định ai đang gọi
– Một số dịch vụ yêu cầu phương pháp xác thực bổ sung để nhận dạng bạn khi bạn đăng nhập
© IIG Vietnam. 23
Sử dụng các phương thức truyền thông điện tử• Nói chung nhanh hơn để gửi tin nhắn đến một hoặc nhiều người thay vì sử
dụng điện thoại để liên hệ với họ
• Có thể in bản sao của cuộc hội thoại như hồ sơ thông tin liên lạc
• Có thể chia sẻ thông tin bằng cách gửi các tập tin hoặc file đính kèm e-mail, tin nhắn tức thời, hoặc thông qua một tính năng trực tuyến
• Có thể gửi tập tin khi tải về từ trang web
• Có thể truy cập e-mail và mạng nội bộ của công ty hoặc trang web từ bất kỳ vị trí nào
• Sử dụng tin nhắn điện tử để thiết lập các cuộc họp hoặc thông báo cho người khác về họ, và sau đó đáp ứng bằng cách sử dụng các chương trình dựa trên web
• Chi phí ban đầu có thể cao nhưng chi phí để duy trì thấp
• Bất kể phương pháp giao tiếp điện tử, yêu cầu máy chủ cung cấp các dịch vụ và thiết bị máy tính cho khách hàng sử dụng
• Chia sẻ và giao tiếp với những người khác để có thể xây dựng ý thức cộng đồng
© IIG Vietnam. 24
Hiểu biết về một địa chỉ E-mail• Để sử dụng địa chỉ e-mail, cài đặt địa chỉ người dùng trên
tên miền của mạng
– Mailbox Name: xác định hộp thư cụ thể trên máy chủ e-mail
– Name of Organization: Xác định tổ chức sở hữu máy chủ
– Domain Category: Xác định loại tên miền
• Không phải tất cả các công ty thương mại sử dụng .com và có thể sử dụng mã tên miền để đại diện cho nước xuất xứ
© IIG Vietnam. 25
[email protected] [email protected]
1 2Mailbox Name Name of Organization 3 Domain Category
1 12 23 3
Tìm hiểu các thành phần của một thông điệp e-mail• Các thành phần của e‑mail: Địa chỉ (Addressing), Dòng
tiêu đề (Subject Line), Nội dung (Body), Các phần đính kèm (Attachments)
© IIG Vietnam. 26
Tìm hiểu các thành phần của E-mail• Địa chỉ (Addressing)
– Xác định người sẽ nhận được e-mail
• Dòng chủ đề (Subject Line)– Xác định chủ đề của tin nhắn, và thường ngắn mô tả nội dung
hoặc mục đích của e-mail
• Nội dung (Body)– Nơi bạn gõ nội dung thông điệp
• Các phần đính kèm (Attachments)– Khi bạn muốn người khác để nhận được các tập tin cụ thể
© IIG Vietnam. 27
© IIG Vietnam. 28
Sử dụng E-mail một cách thích hợp• e-mail nên không bao giờ thay thế hoàn toàn các hình thức truyền
thông khác
• Khi viết e-mail, suy nghĩ về đối tượng của bạn
• Sử dụng thận trọng khi nhập tên trong các trường địa chỉ
• Bao gồm văn bản chủ đề nhằm xác định rõ ràng mục đích của e-mail
• Xem xét độ dài của tin nhắn
• Xem xét bao nhiêu tin nhắn trước đó sẽ xuất hiện trong bài trả lời
• Ghi nhớ e-mail giao dịch chính thức của công ty tương ứng
• Khi trả lời tin nhắn với một số người nhận, điều này cần thiết cho tất cả mọi người để có được trả lời của bạn
• Xem lại tin nhắn một cách cẩn thận để đảm bảo đáp ứng các hướng dẫn chung
Sử dụng E-mail một cách thích hợp• Always establish and follow rules and guidelines set up• Nếu có thông tin nào nhạy cảm hoặc có tính bảo mật hoặc có các
chữ ký; hãy xem xét xem liệu thư điện tử có thích hợp không • Hãy cẩn thận khi gửi những câu nhận xét cá nhân, những câu
chuyện cười về tôn giáo hay các ngôn ngữ không chuẩn mực • Tránh “công kích” người khác• Hạn chế sử dụng chữ hoa trong các bức thư vì nó được coi như
những lời “quát tháo”• Hạn chế sử dụng chữ viết tắt và từ viết tắt trong truyền thông• Các trang web khuyến khích các bạn tham gia và đóng góp thông tin
cá nhân được truy cập bởi công chúng• Sử dụng nghi thức mạng trong tất cả các thông tin liên lạc điện tử• Gửi câu trả lời đúng lúc• Luôn luôn thiết lập và thực hiện theo các quy tắc và hướng dẫn
cài đặt
© IIG Vietnam. 29
© IIG Vietnam. 30
Làm việc với các tập tin đính kèm• Giữ kích thước tập tin đính kèm càng nhỏ càng tốt• Hãy xem xét những gì đính kèm và nếu e-mail là cách tốt nhất
để gửi nó• Nếu gửi tập tin đính kèm nhạy cảm hoặc bí mật, mã hóa tài
liệu để bảo vệ trước những người dùng trái phép• Bao gồm các liên kết URL trong e-mail thay vì tập tin đính
kèm lớn• Hãy xem xét loại tập tin và người nhận có thể mở nó không• Liên kết và hình ảnh có thể cung cấp thông tin cụ thể nhưng
người nhận có thể có các tùy chọn bảo mật được thiết lập để ngăn chặn nhìn thấy những điều này
• Hãy nhận biết các tùy chọn bảo mật khác• Luôn luôn đặt chương trình chống virus để tự động quét và
kiểm tra tất cả thư đến và đi
Quản lý thư rác (Spam) • Đề cập đến các loại thư không mong muốn gửi đến nhằm quảng bá sản
phẩm hoặc dịch vụ hay cho các mục đích chính trị / tôn giáo– Spammers mua danh sách địa chỉ thư điện tử từ các công ty chuyên về tiếp thị
quảng cáo
• Hầu hết các chương trình e-mail lọc và ngăn chặn thư rác hoặc các junk e-mail
• Để tránh bị rơi vào danh sách khiến bạn nhận các thư không mong muốn, tuân thủ một số cách sau:
– Không cho phép địa chỉ thư của bạn được thêm vào danh sách thư của các công ty quảng cáo
– Hãy thiết lập một tài khoản thư điện tử riêng với tài khoản cá nhân bằng cách sử dụng một chương trình thư điện tử trên trang Web
– Không trả lời những bức thư mà bạn coi là thư rác thậm chí là khi người gửi khẳng định sẽ xóa địa chỉ của bạn khỏi danh sách của họ
– Tránh việc đăng tải tên và địa chỉ thư của mình lên bất cứ một danh sách công cộng
– Tránh việc cung cấp địa chỉ thư của bạn lên các diễn đàn hay các nhóm tin
• Để tránh việc bị đánh dấu là thư rác bởi các máy chủ, hãy tuân thủ các hưỡng dẫn chung trong việc gửi thư
© IIG Vietnam. 31
© IIG Vietnam. 32
Xác định các vấn đề phổ biến về E mail ‑• Mất kết nối (Lost connection) — Có thể là bất tiện nếu chờ đợi cho
e-mail, nếu nó xảy ra trong phiên hội nghị trực tuyến trên web, hoặc nếu trong khu vực nơi bạn không thể nhận được dịch vụ
• Không thể nhận hoặc gửi thư (Messages not being sent or received) — Có thể cho biết máy chủ mail ở ISP không kết nối với hệ thống
• Không gửi được thư (Delivery failure message) — Khi nhận được “thông báo lỗi", đọc nội dung một cách cẩn thận để xác định xem vấn đề là một cái gì đó bạn có thể sửa chữa
• Thông tin sai lệch (Garbled messages) — Phát sinh khi các định dạng thư khác nhau được sử dụng cho việc gửi và nhận tin nhắn
• Phúc đáp thư vội vàng (Hasty responses) — Thông thường kết quả trong các tin nhắn không rõ ràng hoặc kém nghĩ ra trả lời cuối cùng dành thời gian nhiều hơn và phản xạ kém hơn nếu bạn dành thời gian để trả lời một cách cẩn thận
• Không thể tải về (Cannot download items) — Có khả năng hạn chế trên máy tính
Xác định các vấn đề phổ biến về E mail ‑• Hiểu nhầm mục đích của các kênh truyền thông (Blurring the
communications line) — Phương pháp tiếp cận thường khác nhau giữa truyền thông chuyên nghiệp và cá nhân trong công ty hoặc trường học
• Lưu trữ hồ sơ (Paper trails) — Có thể cần dấu vết giấy tờ để lưu trữ, nhưng không phải lúc nào cũng có thể với các hình thức truyền thông khác
• Quá tải tin nhắn (Too many messages) — Hãy thận trọng khi quyết định ai sẽ nhận được tin nhắn mới hoặc đáp ứng
• Thư rác (Junk mail) — Tự động chuyển hướng Junk E-mail hoặc Deleted Items thư mục
• Hành vi vô đạo đức hoặc các hành vi bất hợp pháp (Unethical or illegal behavior) — Kích hoạt tính năng có hành vi xảy ra
• Các loại vi rút (Viruses) — Sử dụng hết sức thận trọng với tin nhắn có tập tin đính kèm
• Các trò chơi khăm (Hoaxes) — Hãy hoài nghi khi nhận được tin nhắn thông báo của vi-rút lây lan sang máy tính
• Các vấn đề bảo mật (Security issues)— Hãy cẩn thận khi mở tập tin đính kèm© IIG Vietnam. 33
Bài 43: Sử dụng Microsoft Office Outlook 2007
• Microsoft Office Outlook là gì?
• Nhận biết các yếu tố trên màn hình
• Làm thế nào để gửi và nhận thư
• Làm thế nào để trả lời và gửi tiếp thư
• Làm thế nào để gửi tập tin đính kèm theo thư
• Làm việc với các tập tin đính kèm
• Sắp xếp và quản lý thư
• Tìm kiếm thư
• Làm việc với danh bạ
• Hiểu các tùy chọn cho hộp thư
© IIG Vietnam. 34
Microsoft Office Outlook là gì?Thanh công việc
(To-Do Bar)
Tích hợp các nhiệm vụ của bạn, đánh dấu các thư điện tử, cuộc hẹn, các thông tin trên lịch ở vị trí thuận tiện .
Các nhiệm vụ tích hợp với lịch
Các nhiệm vụ có thể được xem trên thanh Tasks, hay trên To Do Bar và trong Daily Task List của lịch.
Tô màu các hạng mục
Thư điện tử, nhiệm vụ, và các công việc khác có thể được xếp danh mục bằng cách tô màu để có thể dễ dàng tìm thấy và nhận diện.
Tìm kiếm tức thời
Tìm thông tin nhanh chóng.
Xem trước mục đính kèm
Xem phần đính kèm của e-mail mà không cần mở.
Xếp lớp lịch làm việc
Xếp nhiều công việc từ cá nhân hay công việc tại văn phòng trên lịch để không thể bị chồng chéo lịch làm việc.
Chia sẻ lịch làm việc
Chụp lại lịch làm việc và email chia sẻ nó với người khác trên mạng.
Đóng dấu E-mail Giúp ngăn chặn nhận thư rác hoặc tin nhắn e-mail rác.© IIG Vietnam. 35
Tìm hiểu màn hình Outlook
© IIG Vietnam. 36
7
4
8
9
5 6
3
10
4 Điều hướng ngày 5 Cửa sổ đọc1 Gõ vào câu hỏi 2 Tìm kiếm tức thời 3 Danh sách E-mail
1
2
6 Thanh công việc 8 Các cuộc hẹn 9 Danh sách công việc
7 Thanh chia dọc 10 Cửa sổ điều hướng
Tìm hiểu màn hình OutlookTìm kiếm tức thời (Instant Massage)
Gõ vào những tiêu chuẩn tìm kiếm và kết quả sẽ hiển thị trong khi bạn gõ.
Gõ vào câu hỏi (Type a Question)
Nhập vào câu hỏi hoặc từ khóa để nhận trợ giúp trên các chủ đề của Outlook.
Thanh chia ngang (Vertical Split Bars)
Kéo để hiển thị nhiều hơn hoặc ít hơn phần cửa sổ hai bên.
Cửa sổ điều hướng (Navigation Pane)
Di chuyển giữa các phân hệ hoặc thành phần của Outlook.
Danh sách E-mail (E-mail List)
Hiển thị thông tin của mổi phân hệ hoặc thư mục.
Cửa sổ đọc(Reading Pane)
Hiển thị nội dung của email được to đánh dấu trong của sổ danh sách e-mail.
Thanh công việc (To-Do Bar)
Hiển thị điều hướng ngày, các cuộc hẹn và danh sách công việc.
Điều hướng ngày (Date Navigator)
Chuyển lịch và xem lịch trình cho ngày lựa chọn.
Các cuộc hẹn (Appointments)
Hiển thị danh sách của các cuộc hẹn sắp tới.
Danh sách công việc (Task List)
Hiển thị danh sách của tất cả các công việc được sắp xếp theo trật tự bạn lựa chọn.
© IIG Vietnam. 37
Tìm hiểu màn hình OutlookHộp thư (Mail) Cho phép soạn thảo, gửi thư, và quản lý thư
điện tử.Lịch (Calendar) Lập lịch trình cho các cuộc hẹn, cuộc họp hay
các sự kiệnDanh sách liên lạc (Contacts)
Quản lý danh sách liên lạc giống như một cuốn danh bạ.
Công việc (Tasks ) Dò tìm và ưu tiên các hoạt động công việc của bạn.
Outlook Today Xem trước bản tóm tắt ngắn gọn của các cuộc hẹn, nhiệm vụ và e-mail.
Journal Theo dõi các hoạt động trên Outlook mà bạn chỉ định trong thời gian xem.
Ghi chú (Notes) Nhập ghi chú ngắn gọn, tương tự như các ghi chú dán.
Danh sách thư mục (Folders list)
Hiển thị tất cả các danh sách thư mục trên phần đầu của Cửa sổ điều hướng.
© IIG Vietnam. 38
Tạo thư mới• Gửi một bức thư điện tử thì tương tự như cách bạn gửi một bức thư
truyền thống:
1. Tạo một thư mới.
2. Chỉ định thư tới người nhận cụ thể.
3. Gõ chủ đề cho bức thư, sau đó gõ nội dung thư, hãy sử dụng các định dạng theo yêu cầu đòi hỏi của bức thư như in đậm hay gạch đầu dòng. Nếu cần gửi kèm một tập tin hãy đính kèm nó theo thư.
4. Sử dụng tính năng kiểm tra ngữ pháp và từ vựng để chỉnh lỗi.
5. Gửi thư.
• Một khi thư được gửi, nó sẽ được lưu trữ tạm thời trong khu vực Outbox cho đến khi nó tới máy chủ để chuyển đi
• HTML là các định dạng mặc định cho soạn thảo thư mới– Để thay đổi định dạng cho thư, nhấp tab Options, trong nhóm Format,
nhấp chọn định dạng
– Để thay đổi định dạng cho toàn bộ thư, chọn Tools, Options và trên tab Mail Format, chọn định dạng thư© IIG Vietnam. 39
Tạo thư mới• Để tạo một thư mới, từ màn hình Outlook chính, hãy sử dụng một
trong các cách sau:– Chọn File, New và Mail Message
– Nhấp trên thanh công cụ Standard
– Nhấn +
– Chọn Actions vàNew Mail Message
– Chọn Actions và New Mail Message Using
© IIG Vietnam. 40
3
1
2
3 Message Pane1 New Message Ribbon 2 Recipient(s) of New Message
Tạo thư mới• Định địa chỉ cho thư
– Để truy cập vào danh sách liên lạc , nhấp hoặc
– Để bao gồm tất cả mọi người trong phạm vi theo tên, nhấp vào tên trong danh sách, nhấn khi bạn nhấp vào tên cuối cùng bạn muốn
– Để chọn tên riêng lẻ, nhấp chọn người đầu tiên, nhấnkhi bạn nhấp vào tên mỗi người bạn chọn
• Cần phải chọn tên cho từng trường địa chỉ
© IIG Vietnam. 41
Tạo thư mới• Thêm dòng tiêu đề
– Ngắn gọn, nhưng súc tích, khi nhập văn bản trong trường Subject
• Định dạng văn bản trong thư– Tab Message chứa các tính năng định dạng khi soạn thư mới
– Tab Format Text chứa các tính năng định dạng thường được sử dụng
– Có thể được áp dụng khi bạn gõ hoặc sau khi văn bản đã nhập
– Cung cấp cho sự xuất hiện chuyên nghiệp để nhấn mạnh các lĩnh vực cụ thể
© IIG Vietnam. 42
Tạo thư mới• Kiểm tra thư
– Kiểm tra các từ viết sai chính tả hoặc từ không thường được tìm thấy trong từ điển
– Để kích hoạt từ điển hoặc công cụ kiểm tra khác, nhấp vào mũi tên cho Spelling
– Luôn luôn cố gắng để duy trì phong cách chuyên nghiệp trong các tin nhắn
– Để kích hoạt tính năng kiểm tra chính tả, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Trên tab Message, trong nhóm Proofing, nhấp Spelling
– Nhấn
© IIG Vietnam. 43
Tạo thư mới• Cài đặt ưu tiên
– Để cài đặt ưu tiên, trên tab Message, trong nhóm Options, nhấp (High Importance) hoặc (Low Importance)
• Lưu trữ thư– Lưu nội dung của thông điệp thư mục Drafts để truy lục sau
– Để mở tin nhắn trong thư mục Drafts, nhấp vào thư mục Drafts trong danh sách Folder và kích đúp vào thông báo để chỉnh sửa
• Gửi thư– Để gửi thư, sử dụng một trong các cách sau:
– Ở bên trái của trường điền địa chỉ, nhấp Send
– Nhấp Office Button và nhấp Send
© IIG Vietnam. 44
Nhận thư• Để kiểm tra nếu nhận được bất kỳ thư mới, dùng một trong
các cách sau đây:– Chọn Tools, Send/Receive và nhấp Send/Receive All– Nhấp từ màn hình chính của Outlook 2007– Nhấn
• Tin nhắn mới xuất hiện trong khu vực Information Viewer• Thư mục Hộp thư đến hiển thị trong dấu ngoặc đơn tổng số
thư mới nhận được• Nội dung của thư xuất hiện trong cửa sổ Reading Pane• Biểu tượng bì thư thay đổi từ sang khi bạn mở hoặc xem
thư mới• Sử dụng thanh phân chia để hiển thị nhiều hơn hoặc ít hơn
cho mỗi cửa sổ• Nhấp đúp vào thư để xem nội dung trong cửa sổ riêng biệt
© IIG Vietnam. 45
Trả lời thư• Có thể trả lời cho người gửi hoặc tất cả những người nhận thư
ban đầu• Để trả lời thư, sử dụng một trong các cách sau:
– Chọn Actions và sau đó chọn Reply– Nhấp – Nhấn +
• Để trả lời cho tất cả những người nhận thư ban đầu, sử dụng một trong các cách sau:– Chọn Actions và sau đó
chọn Reply to All– Nhấp– Nhấn + +
• Bao gồm bản sao của thông điệp ban đầu
• RE: thêm vào dòng chủ đề • xuất hiện bên cạnh thư
© IIG Vietnam. 46
Gửi tiếp thư• Gửi thư đến một người nào khác cho hành động hoặc tài liệu tham
khảo
• Để gửi tiếp thư, sử dụng một trong các cách sau:
– Chọn Actions và sau đó chọn Forward
– Nhấp
– Nhấn +
• FW: thêm vào dòng chủ đề
• Các trường địa chỉ để trống
• xuất hiện bên cạnh thư
© IIG Vietnam. 47
Gửi tập tin đính kèm• Gửi tập tin theo e-mail cho người nhận để tham khảo,
hoặc bổ sung thông tin cung cấp– Tập tin có thể là bất cứ loại nào, miễn là người nhận có phần
mềm thích hợp để mở nó
• Để đính kèm hoặc chèn các tập tin vào thông điệp, sử dụng một trong các cách sau:– Trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp Attach File
– Trên tab Insert, trong nhóm Include, nhấp Attach File
• Để loại bỏ tập tin đính kèm theo thư:– Chọn tên tập tin trong trường Attach và nhấn
– Nhấp chuột phải vào tên tập tin trong trường Attach và nhấp Remove
© IIG Vietnam. 48
Xem tập tin đính kèm• Thư có tập tin đính kèm hiển thị với
• Cửa sổ Reading Pane sẽ hiển thị tên tập tin đính kèm
• Nhấp chuột phải vào tập tin đính kèm để hiển thị các tùy chọn để xử lý tập tin đính kèm:– Nhấp Open để mở tập tin trong chương trình
nhận diện được loại tập tin
– Nhấp Save As để lưu tập tin đính kèm
• Để loại bỏ tập tin đính kèm trong thư nhấp chuột phải trong thư và nhấn Delete
© IIG Vietnam. 49
Sử dụng hộp thư đến• Chọn thư
– Để chọn một thư bất kỳ nhấp chuột vào nó
– Để chọn nhiều thư liên tục, nhấp vào thư đầu tiên, nhấn và sau đó nhấp vào thư cuối cùng trong danh sách
– Để chọn nhiều thư không liên tục, nhấp vào thư đầu tiên, nhấn khi bấm vào mỗi thư để chọn
• Thay đổi cách xem thư– Điều chỉnh chế độb xem bằng cách sử
dụng Current View trong trình đơn View
– Có thể sắp xếp xem thư theo nội dung cụ thể và theo nhóm, hoặc tùy chỉnh các trường sử dụng
© IIG Vietnam. 50
Sử dụng hộp thư đến• Đánh dấu thư
– Để đánh dấu bức thư đọc rồi, trên màn hình Outlook, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Chọn Edit và sau đó chọn Mark as Read
– Nhấn +
– Nhấp chuột phải vào thư được lựa chọn và nhấn Mark as Read
– Để đánh dấu tất cả bức thư đọc rồi, trên màn hình Outlook, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Chọn Edit và sau đó chọn Mark All as Read
– Nhấp chuột phải vào các thư được lựa chọn và nhấn Mark as Read
– Để đánh dấu các bức thư chưa đọc, đầu tiên chọn thư rồi thực hiện một trong các cách sau:
– Chọn Edit và sau đó chọn Mark as Unread
– Nhấn +
– Nhấp chuột phải vào thư được lựa chọn và nhấn Mark as Unread
– Trong cửa sổ thư mở, trên tab Message, trong nhóm Options, chọn Mark as Unread© IIG Vietnam. 51
Sử dụng hộp thư đến• Đánh dấu thư
– Để đánh dấu thư, trên màn hình chính Outlook, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Chọn Actions, chỉ vào Follow Up
– Nhấp vào để lá cờ ở phía bên phải của thư chuyển sang màu xám
– Nhấp chuột phải vào lá cờ ở phía bên phải của thưvà bấm tùy chọn
– Để đánh dấu thư với cửa sổ thông điệp đang mờ, trên tab Message, trong nhóm Options, click Follow Up
– Để thêm lời nhắc nhở cho cờ, nhấp Add Remindera
© IIG Vietnam. 52
Sử dụng hộp thư đến• Tạo thư mục
– Để tạo thư mục mới trong Hộp thư đến, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Nhấp File, nhấp Folder và nhấp New Folder
– Nhấp chuột phải vào thư mục nơichèn thư mục mới, và nhấp New Folder
– Nhấp vào mũi tên cho New và nhấp Folder
– Nhấn + +
– Sử dụng (Expand) hoặc (Collapse) để hiển thị cấu trúc thư mục
– Xóa thư mục như xóa thư
– Chọn thư mục và nhấn
– Kéo thư mục vào nhóm Deleted Items© IIG Vietnam. 53
Sử dụng hộp thư đến• Sao chép hoặc di chuyển thư
– Để di chuyển thư vào thư mục, sau khi chọn thư sử dụng một trong các cách sau đây:– Chọn Edit và sau đó chọn Cut– Nhấn +– Kéo vào thư mục
– Để sao chép thư vào thư mục, sau khi chọn thư sử dụng một trong các cách sau đây:– Chọn Edit và sau đó chọn Copy– Nhấn +– Nhấn và kéo thư vào thư nục
– Để sao chép thư vào thư mục, sau khi chọn thư mục sử dụng một trong các cách sau đây:– Chọn Edit và sau đó chọn Paste– Nhấn +
– Để kích hoạt Office Clipboard, chọn Edit rồi chọn Office Clipboard
© IIG Vietnam. 54
Sử dụng hộp thư đến• Sắp xếp thư
– Để sắp xếp thư– Nhấp vào tiêu đề cột trong Information Viewer
– Nhấp chuột phải vào trường cột và sau đó chọn tùy chọn sắp xếp phù hợp
– Khi sử dụng tiêu đề cột như tiêu chí sắp xếp, chỉ ra thứ tự tăng dần và chỉ ra thứ tự giảm dần
– Có thể sắp xếp các trường trong Information Viewer bằng cách sử dụng trình đơn View
© IIG Vietnam. 55
Sử dụng hộp thư đến• Tìm thư
– Để thực hiện tìm kiếm, gõ tiêu chí tìm kiếm vào Search Inbox
– Tìm kiếm xảy ra trong tất cả các phần của thư
– Theo mặc định, tìm kiếm cụ thể vào thư mục đang xem, nhưng có thể thay đổi:
– Để tất cả chọn các thư mục mail nhấp vào mũi tên All Mail Items trên cửa sổ Navigation pane
– Nhấp phím mũi tên cho Search Inbox và nhấp Search All Mail Items từ danh sách
– Để xóa kết quả tìm kiếm:
– Trong trường Search, click (Clear Search)
– Nhấn
© IIG Vietnam. 56
Sử dụng hộp thư đến• Xóa thư
– Tất cả các thư đã xóa được chứa trong thư mục Deleted Items
– Để xóa các thư trong thư mục, chọn thư và sau đó sử dụng một trong các cách sau đây:– Chọn Edit và sau đó chọn Delete
– Nhấp (Delete) trên thanh công cụ Standard
– Nhấn + hoặc
– Kéo thư vào thư mục Deleted Items
– Thư mục Deleted Items cung cấp nguồn lực để khôi phục lại thư bị xóa sau đó
– Để xóa toàn bộ thư có trong thư mục Deleted Items mỗi khi bạn thoát khỏi Outlook, chọn Tools, Options, và trong tab Other, nhấp Empty the Deleted Items folder upon exiting
– Để tự xóa toàn bộ thư có trong thư mục Deleted Items bằng tay, nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items và nhấp Empty ‘Deleted Items’ Folder
© IIG Vietnam. 57
Sử dụng hộp thư đến• Lưu trữ thư
– Giữ tất cả các tin nhắn được lưu trữ trong tập tin riêng biệt
– Có thể nhấp vào tập tin lưu trữ để tham khảo tin nhắn cũ
– Để lưu trữ tin nhắn bất cứ lúc nào bằng tay, nhấp File và sau đó chọn Archive
– Sau khi thiết lập các tùy chọn cho quá trình lưu trữ, thanh trạng thái hiển thị
– Sau khi hoàn tất, thư mục lưu trữ xuất hiện trong danh sách thư mục
– Để lưu trữ thư tự động, nhấp Tools, Options, traong tab Other, nhấp AutoArchive
© IIG Vietnam. 58
Thao tác với Danh bạ liên lạc• Để truy cập tính năng Contacts, chọn nhóm Contacts
© IIG Vietnam. 59
Thêm liên lạc mới• Để tạo liên lạc mới, sử dụng một trong các cách sau đây:
– Nhấp Actions vànhấp New Contact
– Trên thanh công cụ Standard nhấp
– Nhấn +
© IIG Vietnam. 60
Thêm liên lạc mới• Trường với mũi tên hiển thị danh sách các tên trường khác
để sử dụng• Nhấp vào nút tên trường để hiển thị hộp thoại nhập thông tin• Khi hoàn tất việc nhập thông tin, để lưu liên lạc sử dụng một trong
các cách sau:– Để lưu liên lạc này, trên tab Contact, trong nhóm Actions, nhấp Save &
Close– Để lưu liên lạc và nhập vào liên lạc khác, trên tab Contact, trong nhóm
Actions, nhấp Save & New– Để lưu liên lạc và nhập vào liên lạc mới cùng công ty, trên tab Contact,
trong nhóm Actions, nhấp vào mũi tên cho Save & New và nhấp New Contact from Same Company
• Cũng có thể tạo ra những địa chỉ liên lạc mới bằng việc sử dụng địa chỉ thư điện tử được hiện lên trong mục thư– Nhấp chuột phải vào địa chỉ e‑mail address và sau đó nhấp Add to
Outlook Contacts
• Để chỉnh sửa thông tin của liên lạc, nhấp đúp vào liên lạc đó© IIG Vietnam. 61
Tạo nhóm• Nhóm kiên lạc là danh sách các địa chỉ chứa các thông
tin về một nhóm người mà bạn thường xuyên liên lạc
• Để tạo nhóm liên lạc, sử dụng một trong các cách sau:– Nhấp File, nhấp New, sau đó nhấp Distribution List
– Trên thanh công cụ Standard, nhấp vào mũi tên cho và nhấp Distribution List
– Nhấn + +
– Nhấp Actions và nhấp New Distribution List
• Một khi danh sách được tạo ra, có thể thêm hoặc loại bỏ các thành viên
© IIG Vietnam. 62
Tạo nhóm• Xóa danh sách liên lạc hoặc nhóm liên lạc
– Khi một địa chỉ không còn cần thiết, có thể xóa khỏi danh sách
– Không thể khôi phục lại những nhóm địa chỉ trong danh sách liên lạc từ thư mục Deleted Items
– Để xóa một địa chỉ hoặc nhóm liên lạc, chọn địa chỉ hoặc nhóm rồi làm như sau:
– Nhấp (Delete) trong thanh công cụ Standard
– Nhấp Edit và nhấp Delete
– Nhấn
© IIG Vietnam. 63
Duy trì Outlook• Thay đổi định dạng thư
– Có thể là HTML hoặc Rich Text như là cả hai định dạng hiển thị định dạng văn bản
– Kiểm soát định dạng thư cho tất cả các tin nhắn mới bằng cách thay đổi các tùy chọn mặc định trong Tools, Options, và trong tab Mail Format, chọn định dạng từ Compose in this message format
– Để thay đổi định dạng thư trong khi tạo ra thư, nhấp vào phần thân của thư; trên tab Options, trong nhóm Format, nhấp chọn định dạng mail để sử dụng
© IIG Vietnam. 64
Duy trì Outlook• Tính năng dò tìm
– Có thể thiết lập để Outlook thông báo khi thư được nhận hoặc đọc bởi những người khác
– Để thiết lập chức năng này cho mỗi thư bạn gửi, chọn Tools, Options, và trên tab Preferences, nhấp E-mail Options, nhấp Tracking Options
– Để thiết lập chức năng này cho tất cả thư, trong của sổ tạo thư mới trên tab Options, trong nhóm Tracking, lựa chọn tùy chọn dò tìm để sử dụng
– Hệ thống e-mail của người nhận có thể không có khả năng để theo dõi các tin nhắn e-mail, và vì thế có thể không gửi thông báo
© IIG Vietnam. 65
Duy trì Outlook• Sử dụng chữ ký
– Đoạn văn bản sẽ tự động xuất hiện khi bạn tạo ra thông điệp mới
– Có thể tạo ra nhiều chữ ký, nhưng chỉ có một được thiết lập mặc định
– Để tạo chữ ký, chọn Tools, Options, trong tab Mail Format, nhấp Signatures
– Có thể nhập nhiều chữ ký khi cần
– Để chọn chữ ký khác nhau trong thư mới, trên tab Message, trong nhóm Include nhấp mũi tên choSignature, và nhấp chọn chữ ký để sử dụng
© IIG Vietnam. 66
Duy trì Outlook• Gửi thông báo vắng mặt ở nơi làm việc (Out-of-office)
– Vì giao tiếp kinh doanh và lịch sự, nếu đi xa khỏi văn phòng, gửi email trước cho những người mà bạn thường liên lạc
– Thông báo vắng mặt ở nơi làm việc (Out-of-office) nên cung cấp chi tiết về ngày tháng bạn đang đi và người thay bạn xử lý công việc trong thời gian vắng mặt
– Một số chương trình e-mail và máy chủ thư cung cấp tùy chọn để gửi phản phản hội vắng mặt ở nơi làm việc tự động cho bất cứ ai gửi cho bạn e-mail trong thời gian này
© IIG Vietnam. 67
Duy trì Outlook• Cập nhật thông tin
– Nếu Outlook được cài đặt trên máy tính và PDA, có thể cập nhật thông tin với tất cả các thư trên cả hai thiết bị
– Sử dụng tính năng đồng bộ hóa có sẵn trong Outlook
– Thiết bị PDA thường có đế mở rộng để sạc pin
– Docking station cũng kết nối với máy tính để bàn để việc cập nhật được thực hiện trong tất cả các thiết bị
© IIG Vietnam. 68
Duy trì Outlook• Khóa thư
– Sử dụng tính năng Junk E-mail để giảm số lượng thư rác mà bạn nhận được
– Để chặn các thư từ địa chỉ e-mail, chọn Actions, Junk E-mail, Junk E-mail Options
– Có thể thêm hoặc bớt các chức năng bằng cách sử dụng Edit hay Remove
© IIG Vietnam. 69
Duy trì Outlook• Chức năng sao lưu email
– Outlook lưu tất cả các thông tin e-mail trong tập tin dữ liệu
– Có thể nén tập tin dữ liệu
– Có thể tạo bản sao lưu của tập tin dữ liệu
– Nếu các tập tin dữ liệu khá lớn, lưu trữ các tập tin trên đĩa CD hoặc các phương tiện lưu trữ khác bên ngoài theo khoảng thời gian quy định
– Sau đó xóa các mục không cần thiết để giảm kích thước của tập tin dữ liệu
© IIG Vietnam. 70
Duy trì Outlook• Các vấn đề bảo mật
– Nhiều cách cho các cá nhân với mục đích xấu để hack vào máy chủ mail hoặc đánh chặn thư trong quá trình truyền
– Thêm chữ ký số cho các thư được gửi đi để cho người nhận biết bạn là người khởi tạo và tin nhắn không bị giả mạo
– Để có chữ ký số cho thư, phải có giấy chứng nhận ID kỹ thuật số
– Trên tab Message, trong nhóm Options, nhấp Dialog box launcher, nhấp Security Settings
© IIG Vietnam. 71