universidad catÓlica del norte

UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL NORTE

FICHA – PROCESO

Reclutamiento, selección y contratación Personal de Apoyo a la Academia SIC-GI-001 Rev. 00

Fecha de Elaboración 02 de Junio 2020 Fecha de

Revisión

RESPONSABLE DEL

PROCESO Director/a de RRHH / Jefe/a Depto. RRHH

OBJETIVO DEL PROCESO

Generar un proceso que facilite la incorporación de talento a la Universidad Católica del

Norte acorde con sus proyecciones, mediante un mecanismo de contratación transparente y

ajustado a la normativa legal e institucional vigente.

NORMATIVAS APLICABLES

(Reglamentos,

Instructivos, otros)

• Proyecto Educativo

• Políticas Institucionales

• Reglamento de Personal de Apoyo a la Academia

• Manual Proceso de Reclutamiento y Selección de PAA Oficial UCN

• Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial

DESCRIPCIÓN DEL

PROCESO

El proceso se inicia con la solicitud de cubrir un cargo vacante, por parte del/de la Director/a

o Jefe/a de la Unidad, para esto se envía un Oficio acompañado de formulario CMP-1 al/la

Director/a de RRHH o el/la Jefe/a Depto. RRHH Coquimbo. Una vez recibida la solicitud se

procede a la validación de la disponibilidad de la planta o vacante por el Jefe /a Depto.

Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación Coquimbo, a su vez el/la

Jefe/a Dpto. de Administración de Personal o el/la Jefe/a Sección Administración de Personal

Coquimbo, valida el presupuesto asignado a la Unidad. Con estas estas validaciones, se envía

el formulario CMP-1 a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y

Administrativos/Vicerrectoría de Sede, quién debe revisar, aprobar o rechazar la solicitud.

De no ser recibida la aprobación anterior, el CMP-1 será devuelto mediante oficio por el/la

Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. De Recursos Humanos Coquimbo a la

Unidad solicitante, indicando los motivos de devolución.

De ser aprobado lo anterior el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección

Desarrollo y Evaluación inician el llamado a concurso, el cual puede ser interno abierto a

postulantes externos (cuando la Unidad solicitante lo requiere, considerando la posibilidad

de no encontrar interesados internos en postular).

Al tratarse de un concurso interno, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a

Sección Desarrollo y Evaluación publican y difunden el concurso a través de correo

electrónico masivo a toda la comunidad universitaria, página web, paneles internos, casillas

de unidades y sindicatos. El plazo mínimo de publicación del concurso será de tres días y

medio o más si la unidad solicitante lo requiere. Cuando el concurso sea interno abierto a

postulantes externos, la Unidad puede publicar el aviso en prensa local, nacional y/o portales

de Internet, para esto deberá solicitar la aprobación del formato de publicación por parte de

la Dirección de Comunicaciones y Admisión (DICOA) o el Dpto. de Comunicaciones y Admisión

Coquimbo (DECOA), según corresponda y realizar las modificaciones al documento, en el caso

que existan observaciones. Una vez aprobado el formato de publicación, el/la Director/a o

Jefe/a de la Unidad solicitante, gestiona la publicación del concurso en el medio de

comunicación seleccionado. Durante el plazo definido por el llamado a concurso, se recibirán

las postulaciones y antecedentes de los interesados a participar en el concurso.

Los postulantes internos deberán completar y adjuntar el “Formulario Postulación Interna”,

en el caso de postulantes externos deberán entregar una Carta de Postulación y la

documentación indicada en las bases del concurso. Una vez recibidos los antecedentes de los

postulantes el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y

Evaluación Coquimbo verifican el cumplimiento de los requisitos establecidos en el concurso

inicialmente sólo de postulantes internos y en el caso que sea declarado desierto el concurso

interno, se procede a la revisión de las postulaciones externas.

Realizada esta revisión, se preparan los antecedentes de los postulantes y el/la Director/a de

Recursos Humanos o el/la Jefe/a Depto. de Recursos Humanos Coquimbo convoca a la

Comisión Pre-seleccionadora, quiénes sesionarán en un plazo de 48 horas desde que sean

convocados. La comisión está conformada por un/a representante de cada sindicato y un

representante de la Dirección de Recursos Humanos o Dpto. de Recursos Humanos según

corresponda. Durante esta sesión, se preseleccionan a los candidatos que cumplen con los

requisitos; a los postulantes que no cumplieron con los requisitos del concurso, se les envía

una carta de resolución y agradecimiento por su postulación y en el caso que no se haya

Preseleccionado ningún/a postulante interno, la DRRHH o Depto. RRHH declara “Concurso

Desierto” en su parte interna y la unidad puede iniciar el concurso externo.

Si hay postulantes internos preseleccionados el/la Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a

Depto. RRHH envía mediante oficio a la Unidad los antecedentes de los postulantes y CMP-

1. A partir de esto, la Unidad solicitante realiza las entrevistas personales obligatorias y

pruebas técnicas (si aplica) a las/los postulantes pre seleccionados/as, durante esta actividad

son acompañados por algún profesional del Depto. o Sección Desarrollo y Evaluación, según

corresponda, el plazo de esta etapa no podrá ser superior a 10 días hábiles. Los postulantes

que no aprueben esta etapa terminarán su proceso de postulación y serán notificados de

esta resolución.

Finalizadas las entrevistas, si la Unidad solicitante decide no seleccionar a ninguno/a de los

postulantes, debe enviar oficio a DRRHH o Depto. RRHH, solicitando que se declare desierto

el concurso, indicando los motivos, sean éstos por los resultados de la entrevista, de las

pruebas técnicas o de la Evaluación Psicolaboral, adjuntando los respaldos que

correspondan. Una vez recibido el oficio, el/la Director/a de RRHH y el/la Jefe Dpto. de RRHH

en la Sede Coquimbo envía a Secretario/a General, un oficio adjuntando la documentación

emitida por la Unidad solicitando su pronunciamiento del concurso, con todos los

antecedentes de éste y del/de o los/las postulantes.

El/la Secretario/a General evalúa la solicitud de declarar desierto el concurso y envía una

Resolución a la DRRHH o Dpto. RRHH, según corresponda, con los argumentos que procedan.

Si el pronunciamiento de la resolución fuese negativo, el/la Directora/a de RRHH y el/la Jefe

Dpto. de RRHH en la Sede Coquimbo envía oficio con los resultados de la resolución a la

Unidad Solicitante, quien deberá acoger lo instruido por el/la Secretario/a General. Si se

aprueba la solicitud, el/la Director/a de RRHH o el/la Jefe Dpto. de RRHH en la Sede Coquimbo

publica la declaración de concurso desierto en paneles de alta concurrencia e informa a la

unidad solicitante y sindicatos.

Para aquellos postulantes que aprueben las entrevistas y pruebas técnicas, la Unidad

solicitará una Evaluación Psicolaboral que debe ser coordinada por el/la Jefe/a Depto.

Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación y aplicada por un

organismo técnico externo. Este último, elabora un Informe de Resultados por candidato,

siendo enviado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y

Evaluación, quiénes derivan dicho Informe a la Unidad solicitante en carácter reservado. En

el caso que algún/a postulante sea considerado/a “No indicado/a” se informa tanto a la

Unidad solicitante, así como al/la postulante sobre la imposibilidad de continuar en el

proceso.

Posteriormente, la Unidad solicitante analiza los resultados y en caso de no seleccionar

algún/a candidato/a y el concurso se declara desierto por el/la Secretario/a General, se inicia

el concurso externo. En caso contrario, la Unidad selecciona al/la postulante y envía a DRRHH

o Depto. RRHH el formulario CMP-1 “Solicitud de Contratación y/o Movimiento de Personal

Planta Oficial”, con la información personal del/a postulante seleccionado/a. Si el/la

postulante es interno/a, la Unidad informa el resultado solicitando el cambio de cargo o

unidad al/la Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. Recursos Humanos quien

gestiona el cambio de cargo o unidad. (Tiempo para cambiarse de unidad)

El concurso externo se inicia con la revisión de los antecedentes de los/las postulantes y

continúa con las mismas etapas del concurso interno. En caso de no seleccionar a un/a

postulante externo, se informa a la DRRHH o Dpto. RRHH de la decisión quien declara

desierto el concurso en su parte externa y el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a

Sección Desarrollo y Evaluación notifica a los postulantes no seleccionados/as. En caso de

ocurrir lo anterior, la Unidad Solicitante, estará facultada para realizar de forma

independiente la búsqueda del candidato idóneo, siempre que éste cumpla con todos los

requisitos del llamado a concurso y cumpla con todas las etapas de Entrevista Personal,

Pruebas Técnicas y Evaluación Psicolaboral. La Unidad Solicitante cuenta con un plazo

máximo de tres meses para proceder a reclutar y realizar la selección directa del candidato

para ocupar el cargo vacante, de lo contrario la DRRHH o Dpto. RRHH, según corresponda

solicitará a la Unidad la realización de un nuevo llamado a concurso.

En caso contrario, si se selecciona algún/a postulante, la Unidad solicita la contratación al/la

Director/a de Recursos Humanos o Jefe/a Depto. Recursos Humanos adjuntando la

documentación del/de la candidato/a seleccionado/a respectivo/a. Una vez recibidos los

antecedentes, éstos son revisados por el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la

Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación y se verifica que el seleccionado/a cumpla con todas

las instancias que poseen los concursos internos, y se procede a elaborar la carta oferta, que

debe ser aceptada y firmada en un plazo máximo de cinco días hábiles por el seleccionado/a

para continuar con el proceso.

A partir de lo anterior, se envía al/la Jefe/a Depto. Administración de Personal o Jefe/a

Sección Administración de Personal Coquimbo para la confección del contrato que debe ser

firmado por el/la postulante seleccionado/a. Una vez firmado el contrato, el/la Jefe/a Depto.

Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal Coquimbo, solicita

al/la Encargado/a de Servicios Online de la Dirección de Informática o Departamento de

Informática en Coquimbo, quien debe crear el correo electrónico para informar al/la Jefe/a

Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación para dar inicio

al proceso de inducción.

ENTRADA DEL PROCESO

• Solicitud de llenado de vacante en la Unidad

• Postulaciones internas y/o externas

• Funcionarios/as nuevos/as

SALIDA DEL PROCESO

• Concurso publicado

• Postulantes preseleccionados

• Postulados no preseleccionados

• Postulantes no aprueban pruebas técnicas

• Postulantes no aprueban entrevista

• Postulantes No Indicados/as en evaluación Psicolaboral

• Postulante interno/a seleccionado

• Postulante externo/a contratado/a

REGISTROS ASOCIADOS

• Oficio conductor solicitud de cubrir la vacante

• Solicitud de llamado a concurso

• Formato publicación llamado a concurso

• Formulario Postulación Interna PAA

• Carta de postulación y antecedentes postulantes externos

• Acta Comisión Pre-seleccionadora

• Formato concurso desierto

• Oficio concurso desierto

• Acta pronunciamiento de Secretaría General

• Resolución evaluación concurso interno desierto

• Informe de Resultados prueba técnica

• Informe de Resultados Evaluación Psicolaboral por candidato

• Oficio unidad postulante seleccionado interno/externo

• Carta oferta postulante seleccionado

• Carta postulante no preseleccionado

• Contrato de trabajo

DESCRIPCIÓN GRÁFICA

INDICADORES DE RESULTADO

Indicador Fórmula de cálculo Línea base Meta

Tiempo de llenado de vacantes Tiempo desde que se solicita la contratación

hasta que el/la funcionario/a firma contrato

Tiempo del proceso de selección Tiempo desde que se llama a concurso hasta

estar el candidato final seleccionado

Confección contractual Tiempo que se demora la confección y firma

del contrato desde recibido el respectivo

CMP.

Inicio de Inducción a nuevo

funcionario

Tiempo de realización del proceso de

inducción, desde generado el contrato laboral

e ingreso efectivo a las labores.

IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES CLAVE

1. Difusión de llamado a concurso

2. Pre selección de postulantes

3. Entrevista de postulantes preseleccionados

4. Evaluación Psicolaboral

Elaborado por: Aprobado por: Revisado por:

Carlos Díaz – Director Recursos

Humanos


Humanos


Humanos

María Jacqueline Fuentes –

Vicerrectora de Asuntos Económicos y

Administrativos



Administrativos

José Choque – Jefe Departamento de

Recursos Humano

José Choque – Jefe Departamento de

Recursos Humano

Horacio Ramírez – Jefe Departamento

Desarrollo y Evaluación



Claudia Pardo – Jefa Sección




Ivonne Ogalde – Jefa de Departamento

Administración de Personal

Ivonne Ogalde – Jefa de Departamento


María Graciela Espejo – Jefa Sección


María Graciela Espejo – Jefa Sección


Macarena Herrera – Analista de

Desarrollo y Evaluación DRR

Macarena Herrera – Analista de

Desarrollo y Evaluación DRR

Hugo Araya - Analista de Desarrollo y

Evaluación

Karina Aranda - Analista de Desarrollo y

Evaluación

Loreto Codoceo – Directora de

Desarrollo Estratégico y Calidad

Angélica Velásquez – Ingeniera Calidad

Dirección de Desarrollo Estratégico y

Calidad

Fecha Fecha Fecha

02 de junio 2020 20-10-2020 16 de junio 2020

HISTÓRICO DE CAMBIOS

Código edición Fecha Modificación


FICHA – PROCESO

Reclutamiento, contratación e inducción de Académicos SIC-GI-02 Rev. 00


Revisión

RESPONSABLE DEL

PROCESO Director/a de RRHH / Jefe/a Depto. RRHH


Generar un proceso que facilite la incorporación de talento académico a la Universidad

Católica del Norte acorde con sus proyecciones, mediante un mecanismo de contratación

transparente y ajustado a la normativa legal e institucional vigente.


(Reglamentos,


Proyecto Educativo

Políticas Institucionales

Reglamento del Académico

Propuesta Procedimiento de Reclutamiento, selección y contratación de Académicos

UCN

Instructivo VRA N°02/2006 Complementa Decreto N°2/99

Decreto N°2/99 Procedimiento sobre contratación de personal académico

Manual Proceso de Reclutamiento y Selección UCN

Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial

Manual inducción Académicos y PAA

DESCRIPCIÓN DEL

PROCESO

Este proceso abarca las contrataciones de académicos de Planta oficial; así como también

casos excepcionales de contratación. Quedan excluidos de este proceso, la prestación de

servicios de profesores hora.

Casos de contratación:

Se establecen los siguientes casos de contratación de académicos, debiendo cumplir todos

los pasos que se describan en este proceso:

a) Académico con Planta Vacante: Planta vacante debido a renuncia voluntaria, término de contrato o disponibilidad por creación de nueva planta.

b) Académico que ocupa planta de Plan de Recambio: En la etapa de revisión por parte de la Comisión de análisis de vacantes académicas se analizará solamente el perfil y criterios de selección definidos para la contratación.

c) Contrataciones por proyecto: Acorde a las normativas dispuestas por el proyecto, deberá pasar por todas las instancias de este proceso.

d) PAI (Programa Atracción e Inserción de Capital Humano Avanzado): Acorde a las normativas CONICYT dispuestas para el programa, se regirá internamente por un procedimiento específico UCN.

El proceso se inicia con la necesidad de contratación de académicos/as por parte de una

Facultad o Departamento/Escuela/Instituto. El/la Director/a de la Unidad Académica debe

elaborar el perfil del/ de la Académico/a a contratar y los criterios de selección.

Debe presentar la iniciativa al Consejo de Departamento/Escuela/Instituto, quién revisará y

evaluará la propuesta, esta evaluación quedará establecida en el Acta de Consejo de

Departamento/Escuela/Instituto. En caso que no sea aprobado el perfil y/o los criterios,

deberá devolverse al Director/a de la Unidad Académica, para su modificación.

Si se aprueba, el/la Decano/a someterá a análisis y votación por el Consejo de Facultad el

perfil del académico/a a contratar y los criterios de selección que guiarán el proceso, a modo

de asegurar la pertinencia de la contratación en relación a las proyecciones de la Facultad y

de su Plan de Desarrollo. Esta evaluación quedará establecida en el Acta de Consejo de

Facultad. En caso que no sea aprobado el perfil y/o los criterios, deberá devolverse al

Director/a de la Unidad Académica, para su modificación.

Para el caso de unidades académicas dependientes de Vicerrectorías, el perfil del académico

a contratar y los criterios de selección pasarán sólo por aprobación de su Consejo de Escuela,

Departamento o Instituto.

Una vez aprobado, el/la Decano/a solicitará a la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas

la ocupación de la planta vacante, con las aprobaciones de ambos Consejos, si corresponde.

Para lo anterior, realizará una solicitud formal al/la Director/a de Estudios VAEA, anexando

los antecedentes entregados por el/la Director/a de Unidad junto a las respectivas actas de

consejo, el perfil de académico a contratar, los criterios de selección a utilizar y otros

antecedentes que estime necesarios.

En el caso de unidades dependientes de Vicerrectoría, esta solicitud será realizada por el/la

Director/a de la Unidad, con la aprobación del Consejo de Departamento/Escuela/Instituto.

Adicionalmente, el/la Decano/a o Director/a enviará copia de la solicitud al/la Director/a de

Análisis y Gestión VRA, quién junto al/la Director/a de Estudios VAEA deben coordinar la

reunión de la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas y preparar los antecedentes

recibidos.

En dicha Comisión, que sesionará oficialmente cada 15 días, evaluarán la solicitud,

considerando la pertinencia de la contratación en base al PDU y PDE, carga académica actual,

perfil y criterios de selección del/de la académico/a a contratar, ocupación de vacantes

según tipo de contrato y planta y la disponibilidad presupuestaria para la contratación, los

resultados de esta evaluación quedarán establecidos en el Acta Resolutiva.

En caso de que la comisión decida aprobar la ocupación de planta vacante y/o la contratación

de académicos, se dejará constancia en el Acta, la vacante a ocupar (en caso de planta

vacante) y se establecerán algunos criterios a considerar para la respectiva contratación.

En caso de que la ocupación de planta se encuentre previamente aprobada según lo

establecido en el Art. 14 del Reglamento de Plan de Recambio Académico, la Comisión de

análisis de vacantes académicas sólo deberá revisar el perfil del académico a contratar y

criterios de selección del académico, dejando constancia de la revisión y aceptación en el

Acta Resolutiva.

El coordinador de la Comisión de Análisis de Vacantes Académicas comunicará a la Facultad

la resolución de la comisión, adjuntando la respectiva Acta Resolutiva, sea ésta positiva, , o

negativa, indicando los motivos del rechazo de la solicitud y/o la necesidad de presentar más

antecedentes a la comisión. La Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos

oficializará el envío del acta a la Unidad Académica con copia a la Dirección de Recursos

Humanos para su conocimiento. En el caso de Coquimbo, el acta va con copia a la Dirección

de Administración y Finanzas de Sede Coquimbo.

Una vez que la Facultad haya recibido el acta de la Comisión de Análisis de Vacantes

Académicas, modificará los aspectos de perfil y/o criterios según corresponda, e informará a

su Unidad Académica. En el caso de aprobación, el/la Director/a de la Unidad Académica

deberá solicitar la revisión y aprobación del documento de publicación del llamado a

concurso en la DICOA o DECOA, según corresponda, quién revisará el documento de

publicación y entregará su V°B° o bien solicitará la realización de correcciones por parte de

la Unidad Académica.

A su vez, la Unidad Académica elaborará el expediente de Contratación del Académico, el

cual debe ser entregado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección

Desarrollo y Evaluación, según corresponda. Este expediente debe contener lo siguiente:

Copia del Acta de Consejo de Departamento/Escuela/Instituto, que hace referencia a la

solicitud de contratación.

Copia del Acta de Consejo de Facultad, que hace referencia a la aprobación de solicitud

de contratación.

Copia del Acta de Comisión de Vicerrectores

Perfil de Académico/a a Contratar

Criterios de selección

Copias de Formulario CMP (reverso) completo con el perfil de académico/a a contratar,

firmado por el Director y Decano.

Documento aprobado Llamado a Concurso para publicación

Con la entrega de estos antecedentes y todas las autorizaciones, la Unidad Académica realiza

la solicitud de llamado a concurso y comienza la difusión del llamado a concurso. El/la Jefe/a

Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación publicará el aviso en

un portal de trabajo en convenio y a su vez la Unidad, una vez cotizada y gestionada la

adquisición de la publicación a través de la solicitud de orden de compra con la Dirección de

Finanzas o Dirección de Administración de Finanzas, deberá publicar el concurso en al menos

un medio especializado vinculado a su disciplina.

Durante el plazo definido por el llamado a concurso, se recibirán las postulaciones y

antecedentes de los interesados a participar en el concurso. Todas las postulaciones deberán

ser ingresadas a través del portal de trabajo en convenio, administrado por el/la Jefe/a

Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal, según corresponda,

dado que ésta será la unidad que centralizará las postulaciones de todos los concursos

académicos de la UCN. Posteriormente, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a

Sección Desarrollo y Evaluación deben realizar la verificación de los requisitos básicos

solicitados (Título, grado y años de experiencia) y deberá elaborar un informe con toda la

información del llamado a concurso, este debe contener principalmente:

Fechas de inicio y término de recepción de antecedentes

Cantidad de postulaciones

Postulaciones que cumplen y no cumplen con perfil básico (Título, grado y años de

experiencia).

Listado de Pre-seleccionados para análisis de la Unidad Académica

Este informe debe ser enviado a la Comisión de Contratación interna de la Unidad Académica,

al/la Decano/a, Director/a y Comisión de Contratación UCN.

En el caso que la cantidad de postulantes no sea la adecuada o se considere insuficiente en

términos de reclutamiento, la Unidad Académica tendrá la autorización para ampliar el plazo

de publicación del concurso por 30 días adicionales.

En el caso que una vez ampliado el plazo, se mantenga la situación de bajas postulaciones, la

Unidad Académica deberá declarar el concurso desierto y deberá comenzar un nuevo

proceso de reclutamiento y selección, partiendo desde la revisión del perfil por parte del

Consejo de Departamento/Escuela/Instituto.

Adicionalmente, el/la Director/a de la Unidad Académica, deberá conformar una Comisión

para la contratación en curso. Esta Comisión deberá ser oficializada por Resolución de

Departamento/Escuela/Instituto. En caso que la Unidad Académica, estime pertinente

mantener la comisión para otros concursos, podrá nombrarla mediante resolución del

Departamento/Escuela/Instituto por un período determinado. El/la Director/a de

Departamento/Escuela/Instituto tendrá la facultad para remover y/o modificar la

composición de académicos de la Comisión en la medida que lo considere oportuno. Cabe

mencionar, que de manera adicional se incorporará al trabajo de la Comisión de Contratación

de la Unidad, un/a Ministro/a de Fe, representante de la DRRHH o DAF, según corresponda.

La Comisión de Contratación de la Unidad, realizará lo siguiente:

Recepción de Curriculum Vitae postulados

Revisión Curriculum Vitae, cumplimiento de perfil técnico

Pre selección de candidatos para entrevista

Realización de Entrevistas

Determinación de terna (Según disponibilidad de postulantes que cumplen perfil)

Seleccionados finales a entrevista por la Comisión Central de Contratación

Previo al desarrollo de las entrevistas, el/la Director/a de Departamento/Escuela/Instituto

solicitará al/la Administrador de Desarrollo Académico una simulación de Encasillamiento

asociado a jerarquía provisoria, para estimar la remuneración del/ de la Académico/a a

contratar, quien enviará la renta mínima y máxima que pudiese darse según el perfil de

los/las postulantes a entrevistas. En el desarrollo de las entrevistas se podrá negociar un valor

renta, pero deberá encontrarse dentro de los parámetros entregados previamente.

Una vez desarrolladas las entrevistas, la Comisión de Contratación de la Unidad, realizará una

pre selección de postulantes y definirá la terna definitiva. El/la Ministro de Fe del proceso de

contratación en curso, es quien emitirá el acta de selección de candidatos, donde se indicará:

Pre-selección de postulantes

Entrevistas realizadas

Análisis de la terna final

Lista ranking de postulantes finales

Con la elección de los postulantes finales, la Unidad Académica solicitará al/la Jefe/a Depto.

Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, la coordinación de la la

Evaluación Psicolaboral, la cual será aplicada por una entidad externa, quién elaborará un

Informe de Resultados por candidato, posteriormente lo enviará al/la Jefe/a Depto.

Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, quiénes evaluarán y

derivarán el Informe al/la Decano/a de la Unidad Académica o autoridad mayor a cargo.

En caso de que el resultado del Informe de la Evaluación Psicolaboral determine que el/la

postulante sea considerado/a como “No Indicado/a”, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y

Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación, según corresponda, enviará por

medio de correo electrónico a la jefatura de la Unidad solicitante y al/la postulante, la

notificación de imposibilidad de continuar con la postulación. En este caso, la Unidad

Académica tendrá la posibilidad de continuar el proceso con el segundo seleccionado,

solicitando su Evaluación Psicolaboral, en caso de que no haya sido realizada anteriormente

Adicionalmente, el/la Director/a de Unidad solicitará al/la Administrador/a de Desarrollo

Académico, la elaboración del Acta de Encasillamiento asociado a jerarquía provisoria para

cada uno de los candidatos seleccionados, en el caso de que no haya sido realizado

anteriormente.

Posteriormente, el/la Decano de la Unidad, solicitará mediante oficio a la DAG, que se

convoque a la Comisión Central de Contratación de académicos, para la realización de

entrevistas finales.

El/la Director/a de Análisis y Gestión de la VRA, deberá coordinar dicha reunión, entregando

los antecedentes recibidos desde la Facultad.

La Comisión Central de Contratación, auditará el proceso según los documentos y

evaluaciones psicolaborales y realizará las entrevistas a la terna, mediante Acta Resolutiva

entregará su conformidad con el proceso y de los postulantes seleccionados. En caso que

algún candidato sea rechazado, éste no podrá pasar a la siguiente etapa y deberá ser

notificado por parte del/de la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección

Desarrollo y Evaluación del término de su postulación.

La Comisión Central de Contratación tendrá la facultad para autorizar la siguiente excepción

de contratación en el caso de que el perfil del académico a contratar haya establecido que se

requiere un candidato con grado académico de doctor:

Candidatos en vías de obtención del grado de Doctor: Aquellos candidatos que, teniendo

grado de Magíster, puedan ser contratados para integrar al cuerpo académico regular de

planta oficial, siempre que se encuentren en un estado de estudiante regular o de aceptado

en un programa de doctorado visado por el Consejo de Perfeccionamiento UCN.

En base a lo establecido en el Acta de la Comisión Central de Contratación y mediante el

Consejo de la Unidad, la Unidad Académica seleccionará al/la candidato/a a contratar,

decisión que deberá ser ratificada por el Consejo de Facultad, en el caso de que no sean

Unidades Académicas dependientes de Vicerrectoría.

En primera instancia, toda contratación será realizada por un primer periodo (período de

prueba). El plazo del primer periodo (uno o dos años) deberá ser establecido por el Consejo

de Unidad, al momento de definir la contratación del académico.

En el caso excepcional de aquellos académicos que cumplan con estándares necesarios para

alcanzar la Jerarquía de un Académico Titular y cumpla los requisitos para integrar un claustro

doctoral en su disciplina (según la CNA), podrán ser autorizados en forma excepcional a ser

contratados sin periodo de prueba, es decir, contratación directa a Planta Oficial con plazo

indefinido, si la Unidad Académica así lo requiere. Para ratificar esta decisión, el/la Decano/a

deberá solicitar formalmente a la Comisión Central de Jerarquización y Promoción, el análisis

del caso y resolución. Esta autorización excepcional de plazo indefinido deberá quedar por

acta de dicha comisión y será entregado como un antecedente más en el expediente de

contratación del académico.

La Unidad Académica retomará la elaboración del expediente de contratación, incorporando

los antecedentes de reclutamiento y selección, además de la documentación del/ de la

académico/a, una vez completado, deberá enviarlo al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y

Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación quién lo registrará , revisará y gestionará.

Adicionalmente, deberá elaborar la carta oferta, la cual se enviará al/la postulante, quién

deberá devolver firmada la carta oferta en un plazo de 5 días hábiles.

Respecto a la renta ofrecida en la carta oferta, esta deberá estar de acuerdo a la renta

indicada en el Acta de Encasillamiento asociado a Jerarquía provisoria oficial firmado por VRA

y VAEA, pudiendo ser una renta menor, pero no mayor. En caso que la renta sea mayor, esta

debe ser aprobada por la Comisión de Vicerrectores, a través de una Acta de evaluación y

deberán firmar el encasillamiento aprobado.

A su vez el/la Jefe/a Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal,

deberá elaborar el contrato de trabajo y el convenio de desempeño respectivo, finalizando

con su firma por parte del candidato seleccionado.

Casos excepcionales:

En los siguientes casos de contratación, el procedimiento se realizará en forma simplificada:

Comisiones de servicio

Reemplazo pre y postnatal

Licencias médicas prolongadas (3 meses)

Reemplazo urgente en docencia o Jefe de Carrera

Planta especial docentes de FMED y sin vacantes aprobadas por VAEA

Reemplazo por años sabáticos.

Las actividades a desarrollar son las siguientes:

El/la Director/a de Departamento/Escuela/Instituto, deberá elaborar perfil y criterios de

selección del concurso y elaborar la solicitud de contratación con el Formulario CMP-2, este

debe ser enviado al/la Director/a de Estudios VAEA, quién deberá evaluar la solicitud.

En caso que se requiera difundir y publicar el llamado a concurso, la Unidad Académica,

deberá elaborar un documento de publicación, el cuál debe ser revisado y aprobado por la

DICOA o DECOA según corresponda. Una vez aprobado, debe cotizar y gestionar su

adquisición con la Dirección de Finanzas o Dirección de Administración y Finanzas, y realizar

la publicación en algún medio especializado vinculado a su especialidad. A su vez, el/la Jefe/a

Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación deberá realizar la

difusión del concurso.

Se recibirán las postulaciones, las cuáles deben ser verificados su cumplimiento (Título, grado

y años de experiencia) por el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección

Desarrollo y Evaluación. En caso que la cantidad de postulantes no sea la esperada, se deberá

ampliar el plazo por 30 días adicionales, si se mantiene bajas las postulaciones la Unidad

Académica, deberá Declarar concurso desierto.

Una vez verificadas las postulaciones, el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a

Sección Desarrollo y Evaluación deberá elaborar el Informe del llamado a concurso.

Adicionalmente la Unidad Académica deberá conformar y oficializar la Comisión de

Contratación Interna y solicitar la simulación del Encasillamiento al/la Administrador de

Desarrollo Académico.

Posteriormente, la Comisión de Contratación de la Unidad, deberá realizar las entrevistas a

los postulantes, preseleccionar candidatos finales y definir la terna del concurso, solicitar la

evaluación psicolaboral al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección

Desarrollo y Evaluación quién deberá coordinar la Evaluación que será aplicada por una

entidad externa, que deberá elaborar un Informe de Resultados por candidato, el cuál será

enviado al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación,

quién lo derivará a la Unidad Académica, si hubiese (n) postulante (s) “No Indicado (s)”,

deberá informar a la Unidad Académica y al/la postulante sobre el término de su postulación.

Posteriormente, la Unidad Académica, deberá seleccionar al/la candidato/a y preparar el

expediente de contratación y enviarlo al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o Jefe/a

Sección Desarrollo y Evaluación, quien registrará y revisará la documentación y elaborará la

carta oferta, la cual debe ser aceptada por el/la candidato seleccionado/a. A su vez el/la

Jefe/a Administración de Personal o Jefe/a Sección Administración de Personal, elaborará el

contrato de trabajo y el convenio de desempeño, que deberá ser firmado por el/la

candidato/a seleccionado/a.

ENTRADA DEL PROCESO Necesidad de contratación

Postulaciones

SALIDA DEL PROCESO

Publicación de concurso

Postulantes preseleccionados

Postulantes no preseleccionados

Postulantes no aprueban entrevista

Informe de Resultados Evaluación Psicolaboral por candidato

Postulantes No Indicados

Candidato/a seleccionado

REGISTROS ASOCIADOS

Formulario CMP-2

Acta Consejo Departamento/Escuela/Instituto

Acta Consejo Facultad

Acta Consejo Contratación de la Unidad

Acta Consejo de Análisis de Vacantes Académicas

Acta Consejo Contratación Central

Acta Consejo Jerarquización y Promoción

Carta oferta

Contrato de trabajo

Convenio de desempeño

Documentación expediente de contratación




N° de Doctores contratados N° de Doctores contratados

Tiempo de llenado de vacantes Tiempo desde que se solicita la contratación

hasta que el/la funcionario/a ingresa

N° inducciones realizadas N° inducciones realizadas

% Cumplimiento de compromisos

de contratación Comisión de

Vicerrectores

N° Estudiantes / JCE


1. Difusión de llamado a concurso

2. Preselección de postulantes

3. Entrevista de postulantes

4. Evaluación Psicolaboral

Elaborado por: Aprobado por: Revisado por

Carlos Díaz – Director Recursos Humanos Carlos Díaz – Director Recursos Humanos Carlos Díaz – Director Recursos Humanos

José Choque – Jefe Departamento de Recursos

Humano


Humano


Humano

Katy Dorador – Directora de Análisis y Gestión

VRA


VRA


VRA

Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA Carola Méndez – Directora de Estudios VAEA







Claudia Pardo – Jefa Sección Desarrollo y

Evaluación


Evaluación


Evaluación

Nelson Llanca – Administrador de Desarrollo

Académico DAG VRA


Académico DAG VRA


Académico DAG VRA

Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo

Estratégico y Calidad Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo

Estratégico y Calidad Loreto Codoceo – Directora de Desarrollo

Estratégico y Calidad

Fecha Fecha Fecha

03 de Junio 2020 03 de Marzo 2021 01 de Marzo 2021




FICHA – PROCESO

Inducción Personal Académico y de Apoyo a la Academia SIC-GI-03 Rev. 00


Revisión

RESPONSABLE DEL

PROCESO Director/a de Recursos Humanos


Facilitar la incorporación de talento a la Universidad Católica del Norte acorde con sus

proyecciones, mediante un mecanismo de inducción transparente y ajustado a la normativa

legal e institucional vigente.


(Reglamentos,


• Proyecto Educativo

• Políticas Institucionales

• Reglamento de Personal de Apoyo a la Academia

• Manual inducción Académico y PAA de Planta Oficial

• Manual inducción Académicos y PAA Planta Temporal

DESCRIPCIÓN DEL

PROCESO

El proceso se inicia cuando el/la Jefe/a Depto. Administración de Personal o Jefe/a Sección

Administración de Personal Coquimbo informa al/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o

el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSDE la nómina de personas contratadas, una

vez recibida la información, por parte del/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación y el/la

Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE solicita al/la Director/a del Proyecto

UCNVirtual iniciar la inducción de los/las académicos/as y funcionarios/as nuevos/as. Para

esto, primero crea a los/as usuarios/as y claves para acceder a la plataforma virtual de

inducción, enviando por correo electrónico dicha información.

La inducción considera los siguientes módulos en los plazos definidos:

• Inducción Institucional: brindar a los nuevos funcionarios una efectiva orientación

general sobre las normas, políticas, reglamentos y procedimientos para facilitar su

integración a la institución.

• Recursos Humanos: informar sobre la misión, visión, objetivos y funciones de los

Departamentos/Sección de Administración de Personal y Desarrollo y Evaluación, y

Prevención de Riesgos Antofagasta/Coquimbo.

• BIDOC: informar sobre su misión, visión y objetivos, y entregar información sobre el

funcionamiento de los servicios y recursos bibliográficos y electrónicos con los que

cuentan las Bibliotecas de Antofagasta y Coquimbo.

• CIMET: informar sobre los objetivos y el quehacer del Centro de Innovación

Metodológica y Tecnológica CIMET.

• Pastoral: informar sobre la misión, visión, objetivos y funciones de la Dirección General

de Pastoral y Cultura Cristiana y Departamento Pastoral y Cultura Cristiana.

El monitoreo del proceso lo realiza el/la Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación y/o el/la

Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE junto con el/la Director/a del Proyecto

UCNVirtual y consiste en controlar el ingreso a la plataforma y la realización de los módulos.

Una vez finalizado los módulos de inducción en la plataforma virtual, los/las funcionarios/as

podrán firmar el Documento de Obligación de Firmar (ODI) y subirlo a la plataforma. El/la

Jefe/a Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación deben

verificar la firma y entrega del ODI. Si la documentación se encuentra al día y los módulos

están realizados, el/la funcionario/a finaliza su inducción. En caso contrario, el/la Jefe/a

Depto. Desarrollo y Evaluación y/o el/la Jefe/a Sección Desarrollo y Evaluación VSEDE se

comunican con quiénes no hayan completado su inducción.

En caso de que el/la funcionario/a sea contratado/a por plazo fijo de un mes, el ODI debe

ser firmado en forma presencial.

Una vez finalizada la inducción, el/la funcionario/a procede a responder la Encuesta de

Satisfacción. Los resultados y estadísticas de la encuesta de la satisfacción y la inducción

son generados en la plataforma virtual del UCNVirtual y son extraídos por el/la Jefe/a

Depto. Desarrollo y Evaluación o el/la Jefe/a Sección Desarrollo para su análisis y

generación de un informe mensual ejecutivo de gestión y estadísticas de la inducción

institucional. Este informe es entregado al/la Director/a de RRHH y el/la Jefe/a Depto.

RRHH con la finalidad de evaluar los resultados del proceso de inducción y acordar acciones

correctivas respecto a problemas detectados.

ENTRADA DEL PROCESO • Funcionario/a nuevos/a

• Académico/a nuevo/a

SALIDA DEL PROCESO

• Funcionario/a con inducción realizada

• Académico/a con inducción realizada

• Resultados Encuesta de Satisfacción

• Acciones correctivas del proceso de inducción

REGISTROS ASOCIADOS

• Cuenta usuario y claves para realización de inducción

• Obligación de Informar ODI firmado

• Encuesta de satisfacción inducción

• Informe ejecutivo de resultados del proceso de inducción




N° inducciones realizadas N° inducciones realizadas

% satisfacción de encuesta (N° Encuestas satisfacción deseada/Total

Encuestas) *100


1. Realización de inducción en plazos definidos

Elaborado por: Aprobado por: Revisado por:


Humanos


Humanos



Administrativos

José Choque – Director de

Administración y Finanzas









Hugo Araya - Analista de Desarrollo y

Evaluación Hugo Araya - Analista de Desarrollo y

Evaluación


Evaluación


Evaluación

Loreto Codoceo – Directora de

Desarrollo Estratégico y Calidad

Angélica Velásquez – Ingeniera de

Calidad CGDEC

Fecha Fecha Fecha

02 de Junio 2020 12 de Noviembre 2020 02 de Noviembre 2020



universidad catÓlica del norte

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