universidad central del ecuador · a mi esposo manolo por estar a mi lado en todo momento, por ser...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA

CARRERA DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DEL ÁMBITO ACADÉMICO DEL

SISTEMA “ERP SOCIAL”, EN LAS ESCUELAS FISCALES MIXTAS

“CRISTÓBAL COLÓN” Y “GABRIEL NOROÑA” DE LA

PARROQUIA DE PINTAG DEL DISTRITO METROPOLITANO DE

QUITO Y REINGENIERÍA DEL SISTEMA

TRABAJO DE GRADUACIÓN

PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERO INFORMÁTICO

AUTOR: PAUCAR TOAPANTA MÓNICA ROCÍO

TUTOR: ING. MORALES MEJÍA CÉSAR AUGUSTO, MSC.

QUITO-ECUADOR

2015

Universidad Central del Ecuador

Sistema de Gestión Documental

ii

DEDICATORIA

Dedico mi trabajo de graduación a mis padres, que con su apoyo y consejos

siempre han estado junto a mí guiándome para concluir con mis metas. A

mis hermanos que han sido mi inspiración para superarme.

De manera muy especial se la dedico a mi esposo Manolo, con quien hemos

luchado por llegar a culminar nuestra carrera universitaria.



iii

AGRADECIMIENTO

Gracias a Dios por ser el motor que impulsa mi vida y guía mi camino. A mis

padres José y Rocío por su esfuerzo y sacrificio por darme lo mejor, por sus

consejos que gracias a ellos he llegado a superarme como persona y ahora

como profesional. A mi esposo Manolo por estar a mi lado en todo momento,

por ser mí apoyo y motivación para salir adelante pese a cualquier

adversidad.

Gracias a los Señores Directores Lic. José Heredia de la escuela Cristóbal

Colón y al Dr. Carlos Arellano de la escuela Gabriel Noroña quienes

pusieron la confianza en éste proyecto.

Le agradezco a mi Tutor Ing. César Morales por su ayuda para desarrollar y

concluir con mi tesis; a mis revisores Ing. Iván Naula e Ing. Mario Morales

que con su experiencia fueron un aporte para terminar el presente trabajo

de graduación.



iv

AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL



v

CERTIFICACIÓN TUTOR



vi

INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN



vii

DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL



viii

CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL



ix

CONTENIDO

PORTADA i

DEDICATORIA ii

AGRADECIMIENTO iii

AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL iv

CERTIFICACIÓN TUTOR v

INFORME SOBRE LA CONCLUSIÓN DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN vi

DESIGNACIÓN DE TRIBUNAL vii

CALIFICACIÓN DE TRIBUNAL viii

CONTENIDO ix

LISTA DE CUADROS xi

LISTA DE GRÁFICOS xii

RESUMEN xiii

ABSTRACT xiv

CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS xv

TÍTULO DE TRADUCTOR xvi

INTRODUCCIÓN 1

CAPITULO 1 2

1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA 2

1.1. Planteamiento del Problema 2

1.2. Formulación del Problema 3

1.3. Interrogantes de la Investigación 4

1.4. Objetivos de la Investigación 4

1.5. Justificación 5

1.6. Contenido del Proyecto 8

CAPITULO 2 9

2. MARCO TEORICO 9

2.1. Antecedentes 9

2.2. Marco Teórico 11

2.3. Identificación de Variables 43

2.3.1. Variables Independientes 45

2.3.2. Variables Dependientes 46



x

2.4. Hipótesis 46

CAPITULO 3 48

3. METODOLOGÍA 48

3.1. Diseño de la Investigación 48

3.2. Plan de Recolección de Datos 48

3.3. Procedimiento de la Investigación 49

3.4. Plataforma de Desarrollo 50

3.4.1. Componentes a utilizar 50

3.4.2. Descripción de componentes a utilizar 51

3.5. Planteamiento del proceso 55

3.5.1. Descripción del proceso 56

3.5.2. Requerimientos funcionales 56

3.5.2.1. Casos de Uso 56

3.5.3. Requerimientos no funcionales 78

3.6. Diseño Físico 81

3.6.1. Arquitectura 81

4. MARCO ADMINISTRATIVO 85

4.1 Recursos 85

4.2 Recursos Institucionales 86

4.3 Recursos del autor 87

4.4 Costos 87

4.5 Cronograma 88

4.6 Proceso de Implementación 89

4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA 91

4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA 93

CAPITULO 5 95

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 95

5.1 Conclusiones 95

5.2 Recomendaciones 96

Bibliografía 98

ANEXOS 102



xi

LISTA DE CUADROS

CUADRO

TABLA 1. COMPONENTES PARA DESARROLLO .................................................................. 50

TABLA 2. ACTORES Y ACCIONES ............................................................................................ 57

TABLA 3. RESUMEN DE CASOS DE USO ............................................................................... 59

TABLA 4. CU-01 INGRESO AL SISTEMA .................................................................................. 61

TABLA 5. CU-02 CREACIÓN DE USUARIOS ........................................................................... 63

TABLA 6. CU-03 MODIFICACIÓN DATOS DE USUARIO ....................................................... 65

TABLA 7. CU-04 ASIGNACIÓN DE PERFILES ......................................................................... 67

TABLA 8. CU-05 CONSULTA DE USUARIOS ........................................................................... 69

TABLA 9. CU-06 ELIMINACIÓN DE USUARIOS ....................................................................... 71

TABLA 10. CU-07 BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS ................................................................ 73

TABLA 11. CU-08 CARGA DE DOCUMENTOS ........................................................................ 75

TABLA 12. CU-09 INSERCIÓN DE DOCUMENTO EXISTENTE ............................................. 78



xii

LISTA DE GRÁFICOS

GRÁFICO

FIGURA 1. ARCHIVADORES PARA GUARDAR DOCUMENTACIÓN ..................................... 6 FIGURA 2. NORMAS INTERNACIONALES RELACIONADAS CON LA NORMA ISO 30300

................................................................................................................................................ 25

FIGURA 3. INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS CON LA NORMA ISO 30300 .......... 26

FIGURA 4. MODELO EN ESPIRAL ............................................................................................. 34

FIGURA 5. TRIÁNGULO DE GESTIÓN DE PROYECTOS ...................................................... 43

FIGURA 6. PIRÁMIDE DE LA CALIDAD..................................................................................... 44

FIGURA 7. METODOLOGÍA RUP ............................................................................................... 49

FIGURA 8. CASO DE USO CU-01 .............................................................................................. 60

FIGURA 9. CASO DE USO CU-02 .............................................................................................. 62

FIGURA 10. CASO DE USO CU-03 ............................................................................................ 64







FIGURA 17. ARQUITECTURA ALFRESCO [24] ....................................................................... 81

FIGURA 18. REPOSITORIO ALFRESCO [25] ........................................................................... 82

FIGURA 19. SERVICIOS ALFRESCO [26] ................................................................................. 83



xiii

RESUMEN

IMPLEMENTACIÓN DE LOS MÓDULOS DEL ÁMBITO ACADÉMICO DEL SISTEMA

“ERP SOCIAL”, EN LAS ESCUELAS FISCALES MIXTAS “CRISTÓBAL COLÓN” Y

“GABRIEL NOROÑA” DE LA PARROQUIA DE PINTAG DEL DISTRITO

METROPOLITANO DE QUITO Y REINGENIERÍA DEL SISTEMA

El presente proyecto de titulación dará a conocer como se realizó la implementación del

Sistema de Gestión Documental Alfresco tanto en la Unidad Educativa “Gabriel Noroña”

como en la Escuela “Cristóbal Colón” de la parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de

Quito, lo que les otorgará la capacidad de manejar de una mejor forma los procesos de la

documentación tanto electrónica como física que generan dichas instituciones y así

controlarlos de una forma más óptima en las actividades que realizan diariamente.

Explicaré de una forma clara y concisa dentro del escrito como se realizó el proyecto desde

la presentación de la idea a los directores de las instituciones para que se interesen en el

proyecto, como la teoría de lo que se conoce como Gestión Documental y el Sistema

Alfresco usado en el presente proyecto y por supuesto el dar a conocer como se

implementó dentro de cada institución para estar instruido de las ventajas que se logró.

Las principales características del sistema de Gestión Documental Alfresco que se

implementará en las instituciones es que nos permitirá administrar los documentos

electrónicos en sus diversas facetas como lo son: cargarlos, modificarlos, eliminarlos y

actualizarlos sean estos de cualquier tipo de formato en cada organización que está dentro

del sistema. Todo esto se lo podrá realizar de acuerdo a los roles que se creen para cada

tipo de usuario dentro del sistema y los permisos que se les provea.

El presente proyecto servirá para optimizar tiempo y recursos al momento de manejar los

documentos de las instituciones y que personas autorizadas tengan acceso solamente a los

sitios que se los proveyó los permisos y uno de los principales objetivos será manejarse con

las principales características de la seguridad de la información y de los riesgos

tecnológicos como lo son: disponibilidad, confidencialidad, integridad.

DESCRIPTORES:

GESTIÓN DOCUMENTAL / ERP SOCIAL / SISTEMA ALFRESCO / ECM (GESTIÓN DE

CONTENIDO EMPRESARIAL) / ALFRESCO SHARE / NORMA ISO 30300 / NORMA ISO

15489 / ARQUITECTURA ALFRESCO / DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS



xiv

ABSTRACT

IMPLEMENTATION OF THE MODULES OF THE ACADEMIC FIELD OF THE SYSTEM

“ERP SOCIAL” AND REENGINEERING OF THE SYSTEM IN THE PUBLIC SCHOOLS

“CRISTOBAL COLON” AND “GABRIEL NOROÑA” IN THE PINTAG PARISH OF THE

METROPOLITAN DISTRICT OF QUITO.

The current Project to get the title, will let us know how the implementation of Alfresco

document management system was performed in both educative institution: “Cristobal

Colon” and “Gabriel Noroña” public schools in the Pintag parish of the Metropolitan District of

Quito and how it was made. This Project will give you the capacity to better manage the

processes of the electronical and physical that these institutions generate and, in this way to

control them in a more optimal way in their daily activities.

I will explain in a clear and concise way, in this work, how the Project as made, from the

presentation of the idea to the directors of the institutions, to get interested in my Project, to

the theory which is known as documental management and the system Alfresco used in this

Project, and of course to let you know how this Project was implemented in each one of the

institutions to be aware of the advantages that were got.

The main features of Alfresco document management system to be implemented in both

institutions is to allow them to manage electronic documents in their various aspects such

as: load, modify, delete and update even if they have a different format in each organization

that is inside the system. All of this would be done according to the roles created for each

kind of user inside the system and all the permits provided to them.

The current Project will be used to optimize time and resources at the moment of handling

the documents of the institutions and that only authorized people have access to the sites

which have the legal permission; and one of the main goals is to handle with the principal

safe characteristics of the information and the technological risks like availability,

confidentiality and integrity.

DESCRIPTORS:

DOCUMENTARY MANAGEMENT / SOCIAL ERP / SYSTEM ALFRESCO / ECM

(MANAGEMENT OF MANAGERIAL CONTENT) / ALFRESCO SHARE / ISO NORM 30300

/ ISO NORM 15489 / ARCHITECTURE ALFRESCO / DIGITALIZATION OF DOCUMENTS



xv

CERTIFICADO TRADUCCIÓN RESUMEN AL INGLÉS



xvi

TÍTULO DE TRADUCTOR

INTRODUCCIÓN

En muy corto tiempo se ha observado que las nuevas tecnologías de la

información han llegado a ser el centro y la base de importantes operaciones

de gestión. En la actualidad no es posible entender la vida social sin el

servicio de equipos informáticos y sus redes. La mayoría de las actividades

industriales, comerciales, militares, investigativas y de servicios tales como

transporte, salud y la educación, entre otras, dejarían de funcionar sin el

apoyo que ya hoy en día reciben de los medios informáticos. [1]

Para el año 2015 se ha podido observar una serie de avances en las

diferentes tecnologías de información, esto ha permitido crear sistemas de

información más sofisticados y por supuesto más integrados.

El ERP es uno de estos sistemas, que integra las grandes áreas de

información de una empresa en un solo sistema [2]. Sus siglas provienen del

término en inglés ENTERPRISE RESOURCE PLANNING. Por lo general,

estos sistemas están compuesto de módulos como: Recursos Humanos,

Ventas, Contabilidad, Finanzas, Compras, Producción, entre otros;

brindando información cruzada e integrada de todos los procesos del

negocio. Este software debe ser parametrizado y adaptado para responder a

las necesidades específicas de cada organización.

En las instituciones será posible la implementación de esta herramienta y

esto conlleva la transformación y redefinición de sus procesos. [3]

La Facultad de Ingeniería, Ciencias Físicas y Matemática, de la Universidad

Central del Ecuador, en vista de promover la automatización de procesos y

vinculación con la sociedad ha implementado en la parroquia San Pedro de

Amaguaña, del Distrito Metropolitano de Quito, el sistema “ERP Social”, que

administra los módulos relacionados a la gestión documental escolar y

eclesiástica.



2

CAPITULO 1

1. PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

En la actualidad surge la necesidad de automatizar la Gestión de

Documentos en las instituciones educativas, lo que dará como resultado que

los trámites que se realicen en estas instituciones sean más eficientes y

rápidos gracias al uso de la tecnología.

La educación en un país es el factor más importante para que éste se pueda

desarrollar, por lo que es primordial apoyar a que tenga las mejores

herramientas, una de las acciones para promover esta mejora es el enfoque

respecto al manejo de los documentos que se generan, por tal motivo se ha

llegado a dos escuelas de la parroquia de Pintag, específicamente la

Escuela Fiscal Mixta “Gabriel Noroña” siendo la primera institución educativa

de la parroquia fundada hace 100 años, recibe en sus aulas 777 alumnos y

35 profesores distribuidos desde educación inicial y de 1° a 7° año de

educación básica y la Escuela Fiscal Mixta “Cristóbal Colón” fundada hace

60 años aproximadamente, recibe en sus aulas a 750 alumnos y 30

profesores distribuidos de 1° a 7° de educación básica, dichas escuelas

tienen como objetivo ofertar una educación de calidad y prestar servicios de

forma eficiente lo cual se dificulta debido al número de estudiantes que

reciben en cada una de sus instituciones y que actualmente gestionan la

documentación de forma manual; lo que implica tiempo y consumo de

recursos en gran cantidad, tanto para el registro como para la búsqueda de

datos o información que se requiera al instante.

Además, se infringen las normativas de control ambiental, debido a la gran

cantidad de papel impreso que se almacena y por otro lado también conlleva

al uso de un mayor espacio físico para su almacenamiento.



3

Con el avance de la tecnología la mayor parte de las empresas están

adoptando la automatización de sus procesos, y en este aspecto la

parroquia de Pintag no es la excepción, ya que sus instituciones educativas

por falta de recursos económicos no han logrado adquirir un sistema que

gestione sus documentos en un repositorio digital, por lo cual a la propuesta

de reingeniería e implementación del Módulo de Gestión Documental, se

tuvo una respuesta positiva de dicha parroquia.

1.2. Formulación del Problema

En la actualidad debido a la cantidad de habitantes se complica cada año el

trabajo de las personas que administran documentos, en tal virtud se señala

a las Instituciones Educativas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña, que

tienen dificultades en cuanto a la gestión documental, debido a que se lo

hace en forma manual y lo que hace que se tenga grandes archivadores

para tener todos los documentos.

La solución brindada es algo muy usado en las instituciones para el año

2015 ya que todas buscan hacer su trabajo de manera ágil y más eficiente,

el uso de nuevas tecnologías mejora los tiempos de ejecución de procesos

dentro de las instituciones, además que la solución que se brinda a las

diferentes entidades es un sistema web, el cual optimiza y reduce el uso de

recursos físicos y costos operativos.

En base a las necesidades que presenta la comunidad, la estudiante de la

Facultad de Ingeniería Informática de la Universidad Central del Ecuador

plantea como proyecto de Tesis la Implementación de los Módulos del

Ámbito Académico del Sistema “ERP Social”, en las Escuelas Fiscales

Mixtas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” de la Parroquia de Pintag del

Distrito Metropolitano de Quito y Reingeniería del Módulo de Gestión de

Documental que actualmente se encuentra en producción.



4

Con la implementación del Módulo de Gestión Documental se quiere lograr

que las instituciones obtengan beneficios como:

Ahorro de gastos en suministros de oficina.

Acceso en línea a los datos.

Seguridad en la custodia digital de documentos.

Mejora en los procesos de las instituciones.

Mejora de los servicios institucionales.

1.3. Interrogantes de la Investigación

En el presente trabajo de graduación se plantea las siguientes interrogantes:

¿Cómo se lleva el control de los documentos dentro de las instituciones?

¿Existe un marco legal que sirve para determinar la validez de un

documento?

¿De qué manera son administrados los documentos que se generan en

las instituciones?

¿Cuánto tiempo se demoran en aprobar un documento desde su

creación?

¿Se derrocha mucho papel hasta la aprobación de un documento?

¿En qué forma ayuda un sistema de gestión documental en las

instituciones educativas?

¿Cuánto espacio requiere el guardar los documentos?

1.4. Objetivos de la Investigación

1.4.1. Objetivo General

Implementar el módulo de gestión documental del sistema “ERP Social” en

las instituciones educativas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña”, realizando



5

el levantamiento y análisis de nuevas necesidades para ser implementadas

en el sistema, y brindar así, mayor robustez al mismo, y la optimización de

recursos y reducción de costos.

1.4.2. Objetivos Específicos

Realizar un estudio del procedimiento de cómo se manejan los

documentos que generan actualmente las instituciones educativas

“Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” de la parroquia de Pintag donde se

implementará el sistema de Gestión documental, para de esta manera

utilizar las mejores estrategias y automatizarlas.

Realizar una investigación del Marco Legal para poder realizar el

desarrollo del ERP, con respecto a la gestión documental.

Conocer quién administra la creación de los documentos dentro de cada

institución y para mejorar se crearán roles para los usuarios que están

dentro del sistema.

Saber cuánto tiempo se demora en aprobar un documento desde su

aprobación para optimizar tiempos en el proceso de emisiones de

reportes, documentos y búsqueda de información.

Investigar si se gasta mucho papel en la generación de un documento

hasta su aprobación y mejorar con la impresión de documentos sólo

cuando sea necesario.

Analizar en qué forma ayuda un sistema de gestión documental en las

instituciones educativas para poder mantener información en línea de los

documentos de las instituciones.

Observar cuánto espacio se requiere para guardar los documentos y

solventar la forma en la que la gestión documental nos ayudará no sólo

en disminuir ese espacio sino en reducirlo a nada.

1.5. Justificación



6

El manejo adecuado de la información es de suma importancia para

cualquier organización sea esta privada o pública.

Las instituciones de la parroquia de Pintag no cuenta con un sistema

informático de manejo de información, la mayoría de sus procesos se

realizan con herramientas que no satisfacen completamente las necesidades

de automatización de la documentación, por lo que las personas de la

parroquia mencionada, realizan los mismos procesos en forma repetitiva y

en consecuencia dando cabida a la generación de procesos innecesarios.

El problema esencial es la generación de documentos de forma física y con

el consiguiente problema de no saber dónde colocar tantos documentos

generados y malgastar papel lo que hace que cada día se dañe al

ecosistema.

Figura 1. Archivadores para guardar documentación

Por lo cual es preciso que la información sea procesada y almacenada de

una forma más efectiva para agilizar los procesos que realizan cada



7

institución (Unidad Educativa, Despacho Parroquial, Escuela) de las

diferentes parroquias y así lograr un control integral de las actividades que

realizan dichas instituciones.

Además para el año actual 2015 se observa que se ha convertido en un

problema la impresión de documentos no sólo por el costo económico para

las instituciones sino por el gran daño ambiental que se hace al planeta. Las

instituciones deben imprimir sólo los documentos que se necesitan, que

sean necesarios y no malgastar recursos.

Es por esta razón que se propone a las diferentes parroquias, la solución a

este problema con la reingeniería del Sistema “ERP-SOCIAL” con el módulo

de gestión documental, la que se basa en beneficiar a las instituciones de

dichas parroquias, aumentando la capacidad de competir en el mercado

mediante reducción de costos, incremento en la calidad y proporcionando

una respuesta a la demanda de información a través del uso de la

tecnología.

El principal objetivo de este proyecto está orientado a brindar soluciones al

problema de tratamiento de la información de las diferentes instituciones,

con el desarrollo de un sistema automatizado que comprenda las

necesidades del usuario final y por ende sea la herramienta que mejore el

desarrollo de las actividades de su personal aumentando la efectividad en el

manejo del flujo y procesamiento de los datos.

Se resalta también, que esta propuesta constituye un punto de partida para

que las instituciones se introduzcan en un estándar de cambio evolutivo

constante para así estar a la vanguardia tecnológica aplicando las mejores

prácticas que les permitan ser competitivas dentro de su área.

Así, al implantar este sistema poseerá un impacto social positivo, lo cual

proporcionará a los usuarios, una información ágil, confiable y que podrá ser

consultada en línea.



8

Considerar que para realizar la gestión documental debe estar basado en las

leyes del registro nacional de archivos de la República del Ecuador así como

también normas ISO.

1.6. Contenido del Proyecto

El concepto general de un sistema ERP Social es que consta de varios

módulos pero en el nuestro caso implementaremos el de Gestión

Documental:

Gestión Documental: Este módulo permite administrar (cargar, modificar,

eliminar, actualizar) grandes cantidades de documentos electrónicos de

todo tipo que se generan en una organización y la recuperación de los

mismos de forma eficiente.

Para la configuración del Sistema de Gestión Documental se lo realizará con

el programa Alfresco [4] que básicamente es un sistema de administración

de contenidos libre, que es desarrollado en lenguaje de programación Java y

basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas

operativos como Windows y Unix.

Está diseñado para usuarios que requieren un alto grado de modularidad y

rendimiento escalable e incluye un repositorio de contenido, un portal web

externo para crear y editar el contenido estándar, una interfaz CIFS que

provee compatibilidad con sistemas Microsoft Windows y sistemas tipo Unix,

un sistema gestor de contenidos web capaz de virtualizar aplicaciones web y

sitios estáticos vía Apache Tomcat.

El sistema de gestión documental busca el ahorro de tiempo, espacio y

dinero con el manejo de una forma más eficiente los documentos que se

generan dentro de las instituciones.



9

CAPITULO 2

2. MARCO TEORICO

2.1. Antecedentes

La misión de la Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática, es

crear y difundir el conocimiento científico tecnológico, formar profesionales,

investigadores y técnicos críticos de nivel superior y crear espacios para el

análisis y solución de los problemas nacionales. [5]

Basados en estos conceptos fue desarrollado un sistema de gestión

orientado a la vinculación con la comunidad y todas las necesidades que

sobrelleva la planificación y manejo de los organismos principales de las

parroquias rurales del cantón Quito, este sistema llamado ERP social nace

de la iniciativa del Director de la Carrera de Ingeniería Informática periodo

2011-2012, de la Escuela de Ciencias Físicas y Matemática de la Ilustre

Universidad Central del Ecuador, Ing. Santiago Morales Cardoso, cuyo

objetivo principal es brindar el apoyo a la comunidad considerando como

materia prima los recursos tecnológicos que se encuentran dentro de las

parroquias, este sistema fue implementado en su primera fase en la

parroquia de San Pedro de Amaguaña cubriendo las necesidades de la

misma.

En la actualidad sobre el manejo de documentos se tiene en cuenta que es

un tema esencial dentro de las instituciones, o sea no sólo tener la

documentación de forma escrita sino que es factible tenerla en forma

electrónica lo que ayudará a disminuir la búsqueda de algún documento que

se desee además de reducir las impresiones de documentos que todavía no

están listos y así ayudar a una menor explotación de los recursos que ya

están escaseando cada vez más.



10

El problema que se debe considerar que todavía las personas no quieren

abandonar los grandes archiveros pero con el tiempo estos irán

desapareciendo poco a poco y así también se optimizará el uso de los

empleados ya que basta una sola persona para gestionar todo sobre la

documentación.

Como evolución y avance del sistema se plantea la expansión de

implementación del ERP en otras comunidades recogiendo nuevas

necesidades y planteando mejoras al sistema ya existente para lo cual se ha

definido como una nueva comunidad la parroquia de Pintag la cual se

encuentra al oriente de la ciudad de Quito y cuenta con una población de

17.930 habitantes aproximadamente.

Se realizó la visita a la parroquia y se gestionó una reunión con los señores

Directores de las escuelas a quien se le planteó realizar una presentación

general del funcionamiento del sistema, que se planificó para el día lunes 21

de enero del 2013 de los cuales se obtuvo su aprobación preliminar para la

implementación del sistema ERP-Social.

Como antecedente también se debe tener presente la ley sobre la

documentación expedida por el gobierno ecuatoriano, donde expresa

claramente los conceptos básicos sobre la administración de los documentos

electrónicos, además de las normas ISO sobre la conservación de los

documentos como archivos electrónicos.

En lo referente a la gestión documental se dio en la conferencia

intergubernamental sobre el planteamiento de las infraestructuras nacionales

de documentación, bibliotecas y archivos celebrada por la UNESCO en París

el 23 de septiembre de 1974, y en otras reuniones internacionales, el

Ecuador se comprometió a implantar el sistema nacional de archivo, y desde

algunos años expidió la ley, el reglamento y un instructivo de Organización

Básica y Gestión de Archivos Administrados, como instrumentos que

permitan guiar la organización, custodia de documentos y archivos,

aplicando normas y técnicas universales pero que sin embargo, son muchas

las instituciones públicas como privadas que no las aplican. [6]



11

Las instituciones deben tener la capacidad de poder administrar de una

manera adecuada todos los documentos electrónicos y la característica

esencial que debe ser vía web para acceder en cualquier momento y todo

guardado dentro de un servidor para almacenar toda la información y

asegurarla tanto en la creación, recepción, distribución, tramitación,

almacenamiento, acceso y preservación como es en forma física pero

hacerlo en forma electrónica.

2.2. Marco Teórico

En las instituciones educativas pertenecientes a la parroquia de Pintag va a

ser importante la implementación del módulo de Gestión Documental lo que

ayudará a la regularización y manejo de la información.

A continuación breve resumen de los términos que se usan dentro de la

Gestión Documental.

Gestión documental

Se entiende por el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,

determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que

ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más

valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Tener en cuenta que un sistema de gestión documental se conforma de

varias partes que funcionan de una manera correlacionada para poder tener

como resultado el cumplimiento de los objetivos tanto principal como los

específicos dentro del presente documento.



12

Así mismo se la entiende como un conjunto de tecnologías, normas y

técnicas que permiten a la empresa administrar el flujo de sus documentos a

lo largo del ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas

manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de

rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de

gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de

datos de otros sistemas como el ERP que contiene documentos.

Para la implementación del sistema de gestión documental usaremos el

programa Alfresco, este es un sistema de código abierto de gestión de

contenidos empresariales (ECM) que gestiona todo el contenido dentro de

una empresa y ofrece los servicios y controles que gestionan este contenido.

El núcleo del sistema Alfresco es un repositorio con el apoyo de un servidor

que persiste contenido, metadatos, asociaciones, y los índices de texto

completo. Interfaces de programación que soportan múltiples lenguajes y

protocolos sobre los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones y

soluciones personalizadas. Fuera de la caja aplicaciones proporcionan

soluciones estándar, tales como la gestión de documentos y gestión de

contenidos web.

Como una aplicación enteramente en Java, el sistema Alfresco funciona en

prácticamente cualquier sistema que permita utilizar Java Enterprise Edition.

El núcleo es la plataforma Spring, proporcionando la capacidad de tener en

varios módulos dentro de su funcionalidad, como el control de versiones,

seguridad y reglas. Alfresco utiliza secuencias de comandos para simplificar

la adición de nuevas funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces de

programación. Esta parte de la arquitectura se conoce como secuencias de

comandos web y puede ser utilizado tanto para los servicios de datos y de

presentación. La arquitectura ligera es fácil de descargar, instalar y

desplegar. [6]



13

Aplicaciones cliente de Alfresco proporcionan un medio de acceder al

repositorio de contenido de Alfresco. Proporcionan una interfaz que permite

al usuario crear, enviar y administrar contenido. Alfresco ofrece

participaciones, lo que es una aplicación de cliente basado en web.

Sobre la interfaz de usuario está construida totalmente con la tecnología de

secuencias de comandos web Alfresco, que puede ser utilizado para

extender la aplicación. La opción de compartir proporciona capacidades de

gestión de contenidos con interfaces de usuario sencillas y herramientas

para buscar y navegar por el repositorio, los metadatos asociados,

herramientas de colaboración como wikis, discusiones y blogs. Alfresco

Share se organiza como un conjunto de sitios que se puede utilizar como un

lugar de encuentro para la colaboración. [7].

Alfresco la puede utilizar para la construcción de la mayoría de aplicaciones

de ECM. Aparte de las principales aplicaciones tales como documentos,

imágenes, registros, activos digitales y gestión de contenidos web, hay una

serie de aplicaciones específicas y casos de uso que agregan valor a la

empresa.

A continuación se detallan aplicaciones ECM típicas que pueden utilizar las

aplicaciones de Alfresco. La aplicación de modelos de programación le

permite extender estas aplicaciones o uno puede crear propias aplicaciones

utilizando Alfresco.

• La gestión de documentos gestiona las acciones de los documentos de

oficina, e incorpora los procesos de negocio. Alfresco es una buena base

para la creación de aplicaciones de gestión de documentos.

• La gestión de documentos controla la información importante para la

retención al paso del tiempo. Se podría utilizar la gestión de registros sobre

la gestión de documentos en entornos regulados o compatibles, como en la

gestión de información gubernamental o registros de personal, o cuando se



14

audita información. Alfresco es útil para controlar los períodos de retención y

de revisión, proporcionando seguridad especializada, y determinar si los

registros son archivados o destruidos después de un período de tiempo

especificado.

• Sustitución de la unidad compartida que es una forma más básica de

gestión de documentos en la empresa con un repositorio de contenido que

proporciona puntos de fácil acceso al contenido. Unidades compartidas que

son fáciles de usar ya que los usuarios no tienen que ser muy adiestrados y

todas las aplicaciones que trabajan con ellos. Debido a que Alfresco es

compatible con el protocolo utilizado por unidades compartidas, como lo es

(Common Internet File System (CIFS)), el repositorio parece ser una unidad

compartida. Con reglas, acciones, y las extensiones, se puede construir

aplicaciones completas de gestión de documentos que son transparentes

para los usuarios al obtener el contenido bajo control y que le permite

realizar búsquedas.

• Portales e intranets en las empresas se comunican entre empleados con

noticias y novedades de la empresa. Si bien parte de portales empresariales

se centran en datos de informes y análisis, muchos se dedican a los

contenidos y documentos. Aunque las jerarquías de carpetas son una

manera fácil de organizar la información para un portal, clasificaciones y

metadatos son a menudo una mejor manera de dirigirse a la información en

el portal para los usuarios finales. Por lo tanto, hay elementos de gestión de

documentos y procesos de negocio para la entrega en el portal.

• Gestión de Sitios Web donde administra el contenido, es dedicada a sitios

web (como HTML e imágenes), y los procesos de construcción, prueba y

despliegue de sitios web y contenido. Mientras Alfresco se puede utilizar

para los sitios web simples, que se utiliza con frecuencia para la creación de

sitios web, especialmente las desarrolladas en Java.

• La gestión del conocimiento capta el conocimiento de los empleados o



15

clientes y proporciona en una forma que otros puedan usar. El contenido

tiende a ser el mejor y más reutilizable contenedor de conocimientos en

compartir ese conocimiento con otros.

• La publicación de la información abarca la edición en tiempo real de los

contenidos de diferentes fuentes en la página web y el despliegue de ese

contenido en la granja de servidores web para el acceso a Internet. Estos

pueden ser activos digitales tales como artículos, escritos internos

sindicados o de otras fuentes, o fotos. Las compañías de medios utilizan

Alfresco para combinar este contenido y publicarlo en sus sitios web. Esta

edición completamente automatizado de los datos requiere tanto de un

fuerte control y rendimiento del contenido para agregar y sacar el contenido.

• La gestión de casos maneja la información relacionada con un caso, como

una reclamación de seguro, una investigación, o la transformación personal.

Capacidades de gestión de documentos de Alfresco, la estructura de

carpetas, esquemas de clasificación, y el flujo de trabajo es muy adecuado

para el manejo de casos y la distribución del trabajo en el manejo de casos.

Alfresco incorpora el motor de flujo de trabajo de cada actividad y puede

manejar los flujos de trabajo sofisticados y gestión de trabajo en colas.

Alfresco tiene un modelo de tarea orientada a los contenidos que agrega

todos los recursos necesarios para llevar a cabo tareas específicas en el

proceso de manejo de un caso.

Alfresco es la plataforma de código abierto para la colaboración y gestión de

documentos críticos para la empresa. Al automatizar los procesos

empresariales donde se utilizan muchos documentos se permitir la

colaboración a gran escala, Alfresco ayudará a las empresas a mejorar la

prestación de servicio a los clientes y a adaptarse con mayor rapidez a los

cambios del mercado. Cada día, más de 7 millones de usuarios

empresariales de 180 países confían en Alfresco para gestionar 4000

millones de documentos, ficheros y procesos, detrás del firewall, en la nube

e incluso en sus dispositivos móviles [8].



16

Una de las opciones más interesantes de la gestión documental es la de

control de cambios de cualquier documento, si existe algún tipo de alteración

a un archivo el sistema tiene la capacidad de mostrar quien lo hizo con todos

los detalles como a qué hora ingreso al sistema y realizó el cambio a un

archivo determinado esto brindado por la seguridad de conocer que los

documentos están dentro de una intranet y para usuarios que no están en la

intranet lo harán por una página determinada así se podrá acceder desde

cualquier parte del mundo a través de una página web y toda la información

se encuentra almacenada dentro de un servidor que es capaz de gestionar

el tratamiento de los documentos.

Así también Alfresco tiene diferentes tipos de contenidos que se utilizan para

ejecutar su negocio, y comprender el contexto es la clave predeterminante

para el funcionamiento eficaz. Tener modelos de documentos flexibles que

permiten a los usuarios entender la función de un archivo donde puede ser

desde un contrato, una factura, un informe o una orden de compra, como por

ejemplo en proyectos y conocer que información de cómo ha transcurrido el

proyecto para cualquier tipo de auditoría que se pueda realizar.

• Añadir tipos personalizados para ayudar a identificar el objeto de los

documentos y asignar atributos únicos (es decir, nombre del cliente o

número de factura; información que diferenciará a los documentos).

• Plantillas de propiedad de superposición (aspectos) para capturar más

penetración en cada documento, conocer a través de los tipos de

documentos como se va a evidenciar los cambios que ha tenido un

documento por parte de cada tipo de usuario.

• Utilizar la información extendida para conducir los procesos de negocio y

permitir una rápida búsqueda efectiva.



17

Se determinará de una forma automática para la gestión de documentos

dentro de las instituciones y así ahorrar activos que podrán usarse en otras

actividades dentro de las instituciones.

El sistema de Gestión Documental Alfresco está configurado en un servidor

por lo que tiene una dirección electrónica para reconocerlo, esto facilitará la

forma de acceder al sistema desde cualquier sitio y a la hora que desee el

usuario, claro teniendo en cuenta que tiene que estar conectado al internet.

Las principales características del sistema de Alfresco son:

Gestión de páginas Web

Gestión de Documentos

Gestión de fotografías

Interfaz simple e intuitiva

Alfresco es una aplicación fácil de usar

Soporte en diferentes idiomas

Actualización manual

Alfresco es un programa fácil de usar e instalar, el programa Alfresco no

consume muchos recursos del sistema y no ocupa mucho espacio en el

disco duro al estar de forma local dentro del equipo.

Alfresco tiene una simple e intuitiva interfaz desde cual cualquier persona

puede utilizar el programa sin ningún problema.

Alfresco es una muy buena aplicación de la categoría programas para la

gestión de documentos y contenido web, CMS y ECM. [9]

CMS: Es un programa que permite crear una estructura para organizar y

administrar información, principalmente en páginas web, por parte de los

administradores y participantes. Funciona mediante la integración de

diferentes bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El gestor de



18

contenidos genera páginas dinámicas, mediante DHTML; la aplicación

interactúa con el servidor para generar la página web, bajo petición del

usuario, con el formato predefinido y el contenido extraído de la base de

datos del servidor. [10]

La gestión documental de Alfresco para poder entrar en funcionamiento tiene

los siguientes requisitos:

Hardware especificaciones mínimas

Procesador 1 GHz Pentium

Memoria 128 Mb de RAM

Espacio libre en disco de 500 MB

Internet de banda ancha

Recomendada

Procesador 2.6 GHz Pentium

Memoria 4 GB de RAM

Espacio libre en disco de 10 GB

Internet de banda ancha

Software

Funciona con los sistemas operativos Windows (Windows 2000 /

Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8), Mac y Linux,

como consejo funciona bien con Windows 7 y Windows Vista.

Arquitectura de Alfresco

En el núcleo del sistema Alfresco es un repositorio con el apoyo de un

servidor que persiste contenido, metadatos, asociaciones, y los índices de

texto completo. Interfaces de programación soportan múltiples lenguajes y

protocolos sobre los que los desarrolladores pueden crear aplicaciones y



19

soluciones personalizadas. Fuera de la caja aplicaciones proporcionan

soluciones estándar, tales como la gestión de documentos y gestión de

contenidos web.

Como una aplicación Java, el sistema Alfresco se ejecuta en prácticamente

cualquier sistema que permita utilizar Java Enterprise Edition. En el núcleo

es la plataforma Spring, proporcionando la capacidad de modularizar la

funcionalidad, como el control de versiones, seguridad y reglas. Alfresco

utiliza secuencias de comandos para simplificar la adición de nuevas

funcionalidades y desarrollo de nuevas interfaces de programación. Esta

parte de la arquitectura se conoce como secuencias de comandos web y

puede ser utilizado tanto para los servicios de datos y de presentación. La

arquitectura de Alfresco es ligera, fácil de descargar, instalar y desplegar.

Las soluciones se suelen dividir entre clientes y el servidor, donde los

clientes ofrecen a los usuarios una interfaz de usuario a la solución y el

servidor proporciona servicios de gestión de contenidos y almacenamiento.

Se ofrecen comúnmente múltiples soluciones a los clientes ya que tiene un

servidor compartido, donde cada cliente se adapta para el medio ambiente

en el que se utiliza.

Clientela

Alfresco ofrece un cliente basado en web llamado Alfresco Share, construido

en su totalidad con la tecnología de secuencias de comandos web.

Compartir proporciona capacidades de gestión de contenidos con interfaces

de usuario sencillas herramientas para buscar y navegar por el repositorio, el

contenido como miniaturas y los metadatos asociados, avances, y un

conjunto de herramientas de colaboración como wikis y discusiones. Alfresco

Share se organiza como un conjunto de sitios que se puede utilizar como un

lugar de encuentro para la colaboración. Alfresco Share es una aplicación

basada en la web que se puede ejecutar en un servidor diferente al servidor



20

que ejecuta el repositorio de Alfresco, proporcionando así oportunidades

para aumentar la escala y el rendimiento.

Alfresco Share se puede implementar en su propio nivel independiente del

servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco. Alfresco Share centra en

los aspectos de colaboración de gestión de contenidos y la racionalización

de la experiencia del usuario. Alfresco Share se implementa utilizando

Alfresco Surf y se puede personalizar sin conocimiento JSF.

Servidor

El servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco proporciona las

siguientes categorías de servicios basados en el repositorio de contenido:

Los servicios de contenidos (transformación, etiquetado, la extracción de

metadatos)

Los servicios de control (flujo de trabajo, gestión de registros, conjuntos

de cambios)

Servicios de colaboración (gráfico social, actividades, wiki)

Los clientes se comunican con el servidor de aplicaciones de contenido de

Alfresco y sus servicios a través de numerosos protocolos soportados. HTTP

y SOAP ofrecen acceso programático mientras CIFS, FTP, WebDAV,

protocolos IMAP SharePoint y Microsoft ofrecen acceso a las aplicaciones.

El instalador Alfresco ofrece un despliegue envasados fuera de la casilla

cuando el servidor de aplicaciones de contenido de Alfresco y Alfresco Share

se implementa como aplicaciones web distintas dentro de Apache Tomcat

[11].

La gestión básica de los documentos se basará en los siguientes aspectos:

Creación



21

o Establecimiento de procesos y procedimientos para la

documentación de las nuevas funciones, procesos y

procedimientos de calidad.

o Identificar las características básicas del documento y las

necesidades del documento frente a la función a desarrollar.

Mantenimiento

o Diseñar e implementar los requisitos que garanticen la integridad,

estructura y relación con los metadatos en el sistema de gestión

documental. Relación con lo físico.

Difusión

o Diseñar las estrategias internas de la entidad para el control de

acceso a los documentos :

Tablas de acceso

Perfiles de uso

Sistema de recuperación

Administración

o Documentación y asignación del personal capacitado para ejercer

la labor de gestión de documentos en ámbito físico y electrónico

[12]

NORMAS

Para realizar la gestión documental se debe basar en leyes tanto de manera

internacional como en forma nacional.

Los procesos de la gestión de los documentos son: [13]

Incorporación de los documentos: Los procedimientos de la gestión de los

documentos tienen que contemplar la forma en que un documento entra a

formar parte del sistema, es decir, que hacer cuando se decide archivar o

capturar digitalmente un documento.



22

Registro: La finalidad de este registro es formalizar la incorporación del

documento mediante un identificador único y una breve información

descriptiva que facilite su posterior recuperación.

Clasificación: Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un

documento, teniendo en cuenta la actividad de la organización con la cual

está relacionado y de la cuál es evidencia.

Almacenamiento: Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los

documentos asegurando su autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad durante el período de tiempo necesario.

Acceso: Se ha de regular a quién se permite llevar a cabo una operación

relacionada con un documento (creación, consulta, modificación,

eliminación) y en qué circunstancias, aplicando controles previstos en las

tablas de acceso y seguridad.

Trazabilidad: Se ha de controlar el uso y movimiento de los documentos

de forma que se garantice, por un lado, qué únicamente los usuarios con

los permisos adecuados lleven a cabo actividades que les han sido

asignadas, y por otro lado, que los documentos pueden ser localizados

siempre que se necesiten.

Disposición: Agotado el plazo de conservación establecido para un

documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario

de conservación (eliminación, conservación permanente, transferencia a

otro sistema archivístico).

Para poder implementar el sistema de gestión documental este se deberá

regir a normas tanto internacionales como nacionales sobre el manejo de



23

documentación electrónica, ya que esto validará que el sistema sea validado

por las leyes si en algún momento tiene un tipo de auditoría.

NORMAS INTERNACIONALES

Para tener un estándar a nivel de todos los países se tienen diferentes

organismos de control donde el que más destacado es el ISO (Organización

Internacional para la estandarización) [14] que es la que provee

herramientas prácticas para hacer frente a muchos desafíos globales que se

da en la actualidad.

Estas normas internacionales ISO garantizan que los productos y servicios

son seguros, fiables y de buena calidad. Para las empresas, son

herramientas estratégicas que reducen costos al minimizar los residuos y los

errores para aumentar la productividad.

Las normas más importantes que se las usan para la gestión documental

son la 15489 y la 30300 que se explicará a continuación.

NORMA 15489 [15]

La norma internacional de gestión de documentos fue lanzada en octubre del

2001 a la Asociación de Registros y el Administrador (ARMA) Conferencia

Internacional en Montreal. El estándar fue desarrollado por un comité

internacional y se basa en gran medida en la norma australiana de la

administración de registros AS4390-1996: Gestión de Documentos.

Esta ISO ha sido diseñada para satisfacer las necesidades genéricas en

curso para registros en un entorno empresarial, y es de uso en las

organizaciones gubernamentales y no gubernamentales.

La norma tiene 2 partes:



24

Parte 1 Generalidades: da un marco de alto nivel para el mantenimiento

de registros y explica los beneficios de una buena gestión de los registros,

las consideraciones legales y la importancia de hacer a alguien

responsable de mantenimiento de registros. Esta parte también se ve en

lo que se necesita para una buena gestión de los registros, el diseño de

sistemas de registros, procesos de gestión de registros, auditoría y

formación.

Parte 2 Directrices: es una guía para poner en práctica los consejos

dados en la parte 1. Proporciona detalles específicos en el desarrollo de

la política de gestión de documentos y declaraciones de responsabilidad

se sugiere en un proceso para el desarrollo de sistemas de

registros. Discute cómo puede usar estas herramientas para administrar

(incluyendo la captura, registro, clasificación y almacenamiento) de sus

registros. También da consejos específicos sobre la configuración de

supervisión, auditoría y programas de capacitación.

NORMA 30300 [16]

La serie de normas ISO 30300 son un conjunto de normas desarrolladas por

la Organización Internacional para la estandarización y su comité sobre la

Gestión de documentos, en sí permiten auditar y certificar los sistemas

puestos en marcha lo que ayudará para la implementación operación y

mejora de un sistema para la gestión de documentos. [17]

En breves rasgos de historia esta norma se publicó de forma oficial el nueve

de noviembre del 2011 en versiones inglesa y francesa, y la versión en

español se la tiene desde el 28 de diciembre del 2011. En resumen simple la

ISO 30300 posee los mismos procesos de la norma ISO 15489, variando en

lo que se re refiere al enfoque, alcance y a las personas que va dirigida esta

norma.



25

Esta norma servirá para alcanzar certificaciones de otro tipo de normas que

están dentro del rango de Normas de Gestión como la gestión de calidad

que es la ISO 9001 y una que es de suma importancia en una institución que

maneja como es la 27000 de seguridad de la información.

En este aspecto el siguiente cuadro muestra un resumen de la norma

utilizada.

Figura 2. Normas Internacionales relacionadas con la norma ISO 30300

NORMAS DE SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS DOCUMENTOS

MARCO GOBERNANZA PARA LOS DOCUMENTOS

ISO 30302

Sistema de gestión para los documentos.

Guía para la implementación

ISO 30300

Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y

vocabulario

ISO 30301


Requisitos

ISO 30303


Requisitos para los organismos que rechazan la auditoría

y la certificación

ISO 30304


Guía de evaluación

Fundamentos y

terminología

Directrices

Soporte a las

estructuras de nivel

Requisitos



26

Figura 3. Informes técnicos relacionados con la norma ISO 30300

Un sistema de gestión documental se basa en las normas ISO 30300 y la

ISO 30301.

ISO 30300 donde se especifica para la gestión documental una serie de

objetivos, normas y los beneficios que pueden contraer. Esta norma busca

que se comprendan entre diferentes organizaciones de acuerdo a los

fundamentos y vocabulario.

Método de

autoevaluación - 3

NORMAS E INFORMES TÉCNICOS RELACIONADOS

IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Directrices - 2

ISO 15489

Gestión de

documentos.

Generalidades

Elementos de

implementación y

conceptuales - 2

ISO 23801

Metadatos para

la gestión de

documentos.

Principios - 1

ISO TR 26122

Análisis de los

procesos de

trabajo para la

gestión de los

documentos

ISO 13008

Proceso de

migración y

conversión de los

documentos

ISO TR 13028

Directrices para la

implementación de

la digitalización de

documentos

3

2

ISO 16175

Principios y

requisitos

funcionales para

documentos en

entornos

electrónicos de

oficinas - 1



27

ISO 30301 aquí se tiene todo lo referente a los requisitos para implementar

un sistema de gestión documental, indicará las opciones sobre cómo

controlar y crear los documentos o registros de sus actividades dentro de la

organización.

NORMAS NACIONALES

En la actualidad en la República del Ecuador existen varias leyes o normas

que rigen lo referente a los documentos electrónicos, en este aspecto lo

hace a través de la Ley del Sistema Nacional de Archivos donde se crea el

Consejo Nacional de Archivos, que vela por la observancia y cumplimiento

de esta Ley y su Reglamento, emitiendo normas que son de cumplimiento

obligatorio por parte de las Entidades del Estado, a fin de unificar los

procedimientos para el manejo documental.

Existe un historial sobre el manejo de los documentos [18] que viene desde

17 de enero de 1884 con la creación del Archivo Nacional para ser una

institución dependiente del Ministerio de lo Interior y que fue creada con el

objeto de constituirse en el custodio del Patrimonio Documental de la

Nación. En la actualidad con la emisión del Decreto Ejecutivo No 985, del 13

de enero del 2011, se reorganizó el Sistema Nacional de Cultura y el Archivo

Nacional pasó a formar parte del Ministerio de Cultura.

[19] El Sistema Nacional de Archivos fue publicada en el registro oficial N°

265 del 16 de junio de 1982, mientras que el reglamento fue publicada en el

registro oficial N° 517 el 20 de junio de 1983, explicando cómo será la forma

en el que el estado garantice la existencia de los documentos.

En la actualidad se tiene la documentación electrónica y para saber cómo

tratar con este tipo se publica en el Registro Oficial con N° 67 el 25 de julio

del 2005 para normar lo que se refiere a la administración y conservación

tanto de archivos como documentos.



28

La ley orgánica de transparencia y acceso a la información pública

publicado el Registro Oficial con N° 337 del 18 de mayo del 2004 y el

reglamento de la ley orgánica de transparencia y acceso a la información

púbica publicada en el Registro Oficial N° 507 del 19 de enero del 2005

están íntimamente ligadas con la gestión documental pues establecen al

Estado las directrices para una adecuada organización, difusión, custodia y

mantenimiento de documentos y archivos.

Los artículos de la ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la información

se incluyen todo lo referente a los organismos que están relacionadas con la

documentación, definiciones sobre información y quiénes son los

encargados sobre la difusión, entrega, custodia y vigilancia de la

información.

El instructivo para usar un sistema de gestión documental fue publicado en

el Registro Oficial N° 597 con fecha 25 de mayo del 2009. Se redacta

basándose en las garantías y requerimientos presentados en el Estatuto del

Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, en la ley de

Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos en el

Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos

referentes a la gestión documental.

El sistema básicamente lo que busca es proteger los datos de las

instituciones, garantiza la libertad de acceso de las personas a la

información, tanto de carácter público, estatal como personal. Busca normar

todo el proceso de intercambio de información y garantizar la validez jurídica

de documentos, considerando tanta eficacia como eficiencia dentro de

proceso.

Dentro de una institución lo que se busca es la protección de la información

todo esto al momento de realizar la comunicación o sea tanto en el envío de

los documentos como al momento de guardarlos. El sistema debe poseer un



29

nivel de seguridad para el acceso y uso de la información, esto implica

cuatro aspectos fundamentales para un correcto funcionamiento:

Confidencialidad: tiene como objetivo garantizar el acceso únicamente

para aquellos usuarios autorizados, es decir protegerla contra lectura

autorizada.

Integridad: dentro del sistema debe mantener la opción de que los datos

no puedan ser modificados por usuarios no autorizados.

Disponibilidad: el sistema debe tener la capacidad de que la información

esté disponible en todo momento. Como un detalle adicional se debe

referir también sobre la disponibilidad a que el sistema debe ser capaz de

poder recuperarse a cualquier inconveniente y evitar la degradación del

sistema y por consiguiente evitar accesos no deseados al sistema.

Autenticidad: el sistema debe tener la capacidad de que el ingreso al

sistema de cada usuario sea la determinada o sea poder reconocer la

identidad del usuario que ingresa y todas las actividades que realiza. En

este aspecto de la autenticidad, un término usado es el no repudio que

garantiza que un usuario no pueda negar que realizó un cambio

determinado.

2.2.1. Beneficios de la gestión documental

Le facilitará el control de los documentos y toda la información que tienen

las instituciones que conforman el sistema.

El acceso a cualquier tipo de documento se vuelve más rápida y clara.

Para conocer las versiones de los documentos se tendrá un histórico de

todos los cambios.

Los procesos dentro de la organización se vuelven más óptimos.



30

La forma de acceder a la información que tiene la gestión documental es

de forma confidencial, exacta y adecuada.

Se mejora el modo de compartir información entre todos los

componentes de la organización.

El usuario tiene el gran beneficio de la reducción de tiempos al momento

de buscar un documento ya que existe la opción para ingresar el nombre

del documento y que lo busque dentro del sistema.

La gestión documental es una gran herramienta para las empresas ya

que ofrece la capacidad de almacenar archivos dentro de un sistema que

podría estar dentro de una intranet.

Existe la posibilidad que con el tiempo los documentos se dañen,

malogren, pierdan su integridad, pero al ser un documento electrónico no

existe la posibilidad de que sufra algún tipo de alteración ya que además

cuenta con seguridad para que sólo el administrador o alguien con

permisos para modificarlos pueda acceder a estos.

La seguridad dentro del sistema de gestión documental viene dado con

los permisos para cada tipo de usuario o sea cada uno tiene un rol que

se especificará dentro del sistema para actividades que podrá realizarlas.

2.2.2. Limitaciones

Cualquier sistema de gestión documental requiere de ser alimentado,

administrado y supervisado adecuadamente. Así el sistema de gestión

documental deberá ser manejado por una persona que tendrá la capacidad

de obtener el mejor provecho de gestión documental de acuerdo a las

características que brinda el sistema.

Si el sistema es operado por personal no capacitado, o si es administrado

por personas sin suficiente experiencia, deja de ser confiable toda la

información que de él podamos obtener y las necesarias revisiones

manuales de la información hacen engorroso cualquier proceso operativo o

administrativo.



31

Un sistema de gestión documental para toda institución debe tener una alta

inversión para poder utilizar todas las herramientas que poseen los

diferentes programas que sirven para lo que se refiere a administrar los

documentos dentro de una institución en este caso que será el Sistema

Alfresco y así poder obtener el mejor provecho.

2.2.3. Análisis y diseño

El sistema de gestión documental que va a ser implementado en las

instituciones pertenecientes a la Parroquia de Pintag depende de la

conciliación entre una formulación adecuada y completa del módulo, una

planificación operacional y realista, métodos de seguimiento, evaluación y

control.

El sistema de gestión documental es la disposición y orden de las partes

dentro de un todo. También puede entenderse como un sistema de

conceptos coherentes enlazados, cuyo objetivo es precisar la esencia del

objeto de estudio.

La realidad como el lenguaje tiene estructura. Uno de los objetivos de la

semántica y de la ciencia consiste en que la estructura del lenguaje refleje

fielmente la estructura de la realidad.

La forma en que funciona el sistema de gestión documental es de la

siguiente manera:

Existe un súper administrador del sistema que lo manejará de acuerdo a lo

que desee realizar, él tiene la capacidad de manejar el sistema en forma

total desde la creación de sitios, usuarios, grupos, roles para los usuarios

que van a estar dentro del sistema.



32

Dentro de las opciones del súper administrador es la más destacada la de

los usuarios, donde le permite modificar las opciones de los usuarios dentro

del sistema, las más importantes son:

Adición de usuarios donde la característica esencial que provee el sistema

es que el súper administrador otorga diferentes tipos de roles a los usuarios

para que puedan modificar cualquier tipo de documento dentro del sistema

de acuerdo a los permisos que goce.

Eliminar un usuario que ya no pertenece a una institución determinada,

denegando todos los tipos de accesos que tenía, con esto controlamos el

acceso al sistema de personas extrañas al sistema.

Las personas que usen el sistema deben tener en cuenta que para un mejor

desenvolvimiento dentro del espacio creado tendrán que crear una carpeta

raíz y poco a poco ir dividiendo de acuerdo a sus necesidades, esto para

guardar todos los documentos que digitalicen de acuerdo a una forma más

ordenada. Esta división le dará la opción de una mejor navegación dentro del

sistema para la búsqueda más rápida de un documento determinado.

2.2.4. Implementación

La implementación de la gestión documental es la realización de una

especificación técnica o algoritmos como un programa, componente

software, u otro sistema de cómputo. Muchas implementaciones son dadas

según a una especificación o un estándar.

2.2.5. Seguimiento

El seguimiento de la gestión documental consiste en proveer una

adecuada visibilidad a la administración sobre la situación de cualquier



33

documento para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo

planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

Estar pendiente de cómo un administrador de un espacio está operando el

sistema y saber si se está manejando con los estándares para obtener el

mejor provecho de la gestión documental, y conocer sí los roles que tiene

cada usuario están sirviendo para que realice una actividad determinada

pero si está equivocado brindar una ayuda para corregir las fallas para que

el sistema no tenga problemas de seguridad porque el administrador no está

haciendo de una manera correcta su trabajo.

2.2.6. Evaluación

Tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que

han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos

previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción

de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las

metas presupuestadas.

2.2.7. Control

Es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y

una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real

de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si

los hechos van de acuerdo con los objetivos.

2.2.8. Modelo de desarrollo

La metodología que se usa es el modelo en espiral, el modelo en espiral,

propuesto originalmente por BOEHM en 1976, es un modelo de proceso de

software evolutivo donde se conjuga la naturaleza de construcción de



34

prototipos con los aspectos controlados y sistemáticos del modelo lineal y

secuencial. Proporciona el potencial para el desarrollo rápido de versiones

incrementales del software que no se basa en fases claramente definidas y

separadas para crear un sistema. [20]

En el modelo espiral, el software se desarrolla en una serie de versiones

incrementales. Durante las primeras iteraciones la versión incremental

podría ser un modelo en papel o un prototipo, durante las últimas iteraciones

se producen versiones cada vez más completas del sistema diseñado.

EL modelo en espiral se divide en un número de actividades de marco de

trabajo, también llamadas regiones de tareas, cada una de las regiones

están compuestas por un conjunto de tareas del trabajo llamado conjuntos

de tareas que se adaptan a las características del proyecto que va a

emprenderse en todos los casos se aplican actividades de protección.

Figura 4. Modelo en Espiral

Cada vuelta se divide en 4 sectores:

Planeación: determinación de los objetivos, alternativas y restricciones

Análisis de riesgo: análisis de alternativas e identificación o resolución de

riesgos

Ingeniería: desarrollo del producto hasta "el siguiente nivel".

http://commons.wikimedia.org/wiki/File:ModeloEspiral.svg



35

Evaluación: valoración por parte del cliente de los resultados obtenidos.

El movimiento de la espiral, ampliando con cada iteración su amplitud radial,

indica que cada vez se van construyendo versiones sucesivas del software,

cada vez más completas.

Uno de los puntos más interesantes del modelo, es la introducción al

proceso de desarrollo a las actividades de análisis de los riesgos asociados

al desarrollo y a la evaluación por parte del cliente de los resultados del

software. [21]

En cada vuelta o iteración hay que tener en cuenta:

Objetivos: Qué necesidad debe cubrir el producto.

Alternativas: Las diferentes formas de conseguir los objetivos de forma

exitosa, desde diferentes puntos de vista como pueden ser:

Características: experiencia del personal, requisitos a cumplir, entre otras.

Formas de gestión del sistema.

Riesgo asumido con cada alternativa.

Desarrollar y Verificar: Programar y probar el software.

Si el resultado no es el adecuado o se necesita implementar mejoras u otras

funcionalidades

Se planificaran los siguientes pasos y se comienza un nuevo ciclo de la

espiral. La espiral tiene una forma de caracola y se dice que mantiene dos

dimensiones, la radial y la angular:

Angular: Indica el avance del proyecto del software dentro de un ciclo.

Radial: Indica el aumento del coste del proyecto, ya que con cada nueva

iteración se pasa más tiempo desarrollando.

Este sistema es muy utilizado en proyectos grandes y complejos como

puede ser, por ejemplo, la creación de un Sistema Operativo.

http://es.wikipedia.org/wiki/Caracola



36

Al ser un modelo de Ciclo de Vida orientado a la gestión de riesgo se dice

que uno de los aspectos fundamentales de su éxito radica en que el equipo

que lo aplique tenga la necesaria experiencia y habilidad para detectar y

catalogar correctamente los riesgos.

Tareas

Para cada ciclo habrá diferentes actividades:

Determinar o fijar objetivos

Fijar también los productos definidos a obtener: requisitos, especificación,

manual de usuario.

Fijar las restricciones.

Identificación de riesgos del proyecto y estrategias alternativas para

evitarlos.

Existe una actividad que solo se realiza una vez planificación inicial.

Análisis del riesgo

Se lleva a cabo el estudio de las causas de las posibles amenazas y

probables eventos no deseados los daños y consecuencias que éstas

puedan producir. Se evalúan alternativas. Se debe tener un prototipo antes

de comenzar a desarrollar y probar.

Dependiendo del resultado de la evaluación de los riesgos, se elige un

modelo para el desarrollo, el que puede ser cualquiera de los otros

existentes, como formal, evolutivo, cascada entre los más importantes. Así

por ejemplo si los riesgos en la interfaz de usuario son dominantes, un

modelo de desarrollo apropiado podría ser la construcción de prototipos

evolutivos. Si lo riesgos de protección son la principal consideración, un

desarrollo basado en transformaciones formales podría ser el más

apropiado.

Planificación



37

En esta fase se determinará los objetivos del proyecto, las alternativas y las

restricciones, recolección de requisitos y planificación de las actividades a

realizarse en cada iteración.

Ventajas:

Específica bien los roles de los distintos tipos de pruebas a realizar.

Hace explícito parte de la iteración y trabajo que hay que realizar.

Este método involucra chequeos de cada una de las etapas del método

cascada.

Es un método más robusto y completo que el método cascada y produce

software de mayor calidad que con el modelo cascada.

Es un modelo sencillo de y de fácil aprendizaje.

Involucra al usuario en las pruebas.

Desventajas:

Es difícil que el cliente exponga explícitamente todos los requisitos.

El cliente debe tener paciencia, ya que obtendrá el producto al final del

ciclo de vida.

El modelo no contempla la posibilidad de retornar etapas inmediatamente

anteriores, cosa que en la realidad puede ocurrir.

Se pierde dinero, ya que si algún proceso fue mal desarrollado, este debe

ser revisado de nuevo, lo que puede traer como consecuencia un

"RollBack" de todo un proceso.

Las pruebas pueden ser costosas y a veces no lo suficientemente

efectivas.

2.2.9. Metodología [22]

En general las metodologías llevan a cabo una serie de procesos comunes

que son buenas prácticas para lograr los objetivos antes mencionados



38

independientemente de cómo hayan sido diseñadas. Las fases que agrupan

estos procesos son las siguientes:

Análisis

Especificación

Diseño

Programación

Prueba

Documentación

Mantenimiento

Reingeniería

2.2.10. Lenguaje de programación java

Es un lenguaje simple. Se basa en que es orientado a los objetos, es

distribuido, interpretado, sólido, seguro, y de una arquitectura neutral,

portable, de alto desempeño, multihilo y dinámico.

Simple

Basado en el lenguaje C++ pero donde se eliminan muchas de las

características OOP que se utilizan esporádicamente y que creaban

frecuentes problemas a los programadores. Esta eliminación de causas

de error y problemas de mantenimiento facilita y reduce el coste del

desarrollo de software.

Orientado al objeto

Java da buen soporte a las técnicas de desarrollo OOP y en resumen a la

reutilización de componentes de software.

Distribuido

Java se ha diseñado para trabajar en ambiente de redes y contienen una

gran biblioteca de clases para la utilización del protocolo TCP/IP,

incluyendo HTTP y FTP. El código Java se puede manipular a través de



39

recursos URL con la misma facilidad que C y C++ utilizan recursos

locales (archivos).

Interpretado

El compilador Java traduce cada fichero fuente de clases a código de

bytes (Bytecode), que puede ser interpretado por todas las máquinas que

den soporte a un visualizador de que funcione con Java. Este Bytecode

no es específico de una máquina determinada, por lo que no se compila y

enlaza como en el ciclo clásico, sino que se interpreta.

Sólido

El código Java no se quiebra fácilmente ante errores de programación.

Así el relaje que existe en la declaración y manejo de tipos en C y C++ se

torna en restricciones en Java, donde no es posible la conversión forzada

de enteros en punteros y no ofrece soporte a los punteros que permitan

saltarse reglas de manejo de tipos.

Seguro

Como Java suele funcionar en ambiente de redes el tema de seguridad

debe interesar en sobremanera. Las mismas características antes

descritas que evitan la corrupción de código evitan su manipulación.

Arquitectura neutral.

El compilador crea códigos de byte que se envía al visualizador solicitado

y se interpreta en la máquina que posee un intérprete de Java o dispone

de un visualizador que funciona con Java.

Portable

Al ser de arquitectura neutral es altamente portable, pero esta

característica puede verse de otra manera: Los tipos estándares (int,

float) están igualmente implementados en todas las máquinas por lo que

las operaciones aritméticas.



40

Dinámico

Al contrario que C++ que exige se compile de nuevo la aplicación al

cambiar una clase madre Java utiliza un sistema de interfaces que

permite aligerar esta dependencia. Como resultado, los programas Java

pueden permitir nuevos métodos y variables en un objeto de biblioteca

sin afectar a los objetos dependientes.

2.2.11. Base de Datos

MySQL

MySQL es la base de datos de código abierto más popular del mundo. Si

usted es un rápido crecimiento de propiedad web, ISV tecnología o gran

empresa, MySQL puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto

rendimiento, aplicaciones de bases de datos escalables.

MySQL Community Edition es la versión de descarga gratuita de la base

de datos de código abierto más popular del mundo.

Los clientes comerciales tienen la flexibilidad de elegir entre múltiples

ediciones para satisfacer los requisitos técnicos y de negocio específico:

o MySQL Standard Edition

o MySQL Enterprise Edition

o MySQL Cluster Carrier Grade Edición

ISVs, OEMs y VARs pueden aprender más sobre MySQL como base de

datos Embedded.

Los precios están en dólares estadounidenses. Para conocer el precio en

su moneda local, comuníquese con su MySQL equipo regional de ventas.



41

MySQL es el servidor de bases de datos relacionales más popular,

desarrollado y proporcionado por MySQL AB. MySQL AB es una

empresa cuyo negocio consiste en proporcionar servicios en torno al

servidor de bases de datos MySQL. [28]

Características de MySQL

Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en

las bases de datos relacionales, tales como integridad referencial y

transacciones. A pesar de ello, atrajo a los desarrolladores de páginas

web con contenido dinámico, justamente por su simplicidad.

Poco a poco los elementos de los que carecía MySQL están siendo

incorporados tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de

software libre. Entre las características disponibles en las últimas

versiones se puede destacar:

o Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas extensiones son

incluidas igualmente.

o Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.

o Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que

ofrecen diferentes velocidades de operación, soporte físico,

capacidad, distribución geográfica, transacciones...

o Transacciones y claves foráneas.

o Conectividad segura.

o Replicación.

o Búsqueda e indexación de campos de texto.

MySQL es un sistema de administración de bases de datos. Una base de

datos es una colección estructurada de tablas que contienen datos. Esta

puede ser desde una simple lista de compras a una galería de pinturas o

el vasto volumen de información en una red corporativa. Para agregar,

http://es.wikipedia.org/wiki/Integridad_referencial

http://es.wikipedia.org/wiki/Transacci%C3%B3n_(base_de_datos)

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

http://es.wikipedia.org/wiki/SQL

http://es.wikipedia.org/wiki/Mecanismos_de_almacenamiento_(MySQL)

http://es.wikipedia.org/wiki/Clave_for%C3%A1nea

http://es.wikipedia.org/wiki/Replicaci%C3%B3n_(Inform%C3%A1tica)

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Indexar&action=edit&redlink=1



42

acceder a y procesar datos guardados en un computador, usted necesita

un administrador como MySQL Server. Dado que los computadores son

muy buenos manejando grandes cantidades de información, los

administradores de bases de datos juegan un papel central en

computación, como aplicaciones independientes o como parte de otras

aplicaciones.

MySQL es un sistema de administración relacional de bases de datos.

Una base de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez

de colocar todos los datos en un gran archivo. Esto permite velocidad y

flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que

hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.

MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es

posible para cualquier persona usarlo y modificarlo. Cualquier persona

puede bajar el código fuente de MySQL y usarlo sin pagar. Cualquier

interesado puede estudiar el código fuente y ajustarlo a sus necesidades.

MySQL usa el GPL (GNU General Public License) para definir qué puede

hacer y qué no puede hacer con el software en diferentes situaciones. Si

usted no se ajusta al GPL o requiere introducir código MySQL en

aplicaciones comerciales, usted puede comprar una versión comercial

licenciada.

Ventajas de MySQL

Velocidad al realizar las operaciones, lo que le hace uno de los gestores

con mejor rendimiento.

Bajo costo en requerimientos para la elaboración de bases de datos, ya

que debido a su bajo consumo puede ser ejecutado en una máquina con

escasos recursos sin ningún problema.

Facilidad de configuración e instalación.

Soporta gran variedad de Sistemas Operativos.



43

Baja probabilidad de corromper datos, incluso si los errores no se

producen en el propio gestor, sino en el sistema en el que está.

Conectividad y seguridad.

MySQL software es Open Source.

Su conectividad, velocidad, y seguridad hacen de MySQL Server

altamente apropiado para acceder bases de datos en Internet

El software MySQL usa la licencia GPL.

2.3. Identificación de Variables

Las variables se identificaran en base al estudio del triángulo de la gestión

de Proyectos o conocido como el “triángulo de hierro”; no se puede cambiar

el alcance, tiempo o el costo de un proyecto sin que al menos uno de las

otras dos partes se vea afectada, lo cual permite determinar el resultado, las

posibilidades de éxito y el grado de calidad final.

Los vértices de este triángulo son: tiempo, costo y alcance.

Figura 5. Triángulo de Gestión de Proyectos

Costo: se hace una distribución de los fondos de una forma muy rígida.

La desventaja de esto es que muchas veces no es posible fijar con

exactitud matemática la cantidad total, pero la realidad demuestra que en



44

la mayoría de los proyectos de la tecnología de información IT manejados

de una manera rígida este presupuesto inicial se ve superado

Tiempo: se trata de la duración en la programación previsto para el

desarrollo de un proyecto

Alcance de un proyecto define cual es el conjunto de características que

deseamos obtener finalmente. Tradicionalmente esta característica se

basa en el inicio del desarrollo de acuerdo a un conocimiento profundo y

exacto de los objetivos.

En el centro de este triángulo estará la calidad del resultado final, el mismo

será afectado si en cualquier lado del triángulo cambia.

Adicionalmente a estos tres factores, aparece un cuarto elemento que es la

calidad, que es la resultante del grado de cumplimiento de los otros tres

factores. Esto define el nivel de calidad.

En el tema de la calidad, al igual que en el de los alcances, también

podemos diferenciar entre lo que significa la calidad del producto y la calidad

del proceso.

Figura 6. Pirámide de la Calidad

La calidad del producto es relativa, ya que depende de las expectativas del

cliente. Cada perfil de cliente tiene más o menos las mismas necesidades,



45

pero diferentes deseos y valores (estos dos últimos son fuertemente

influenciados por agentes externos, tales como el marketing, la cultura, la

coyuntura, entre los principales). Por eso, cuando definimos los alcances del

producto, requerimos adecuar sus características y funciones a las

expectativas y al uso del cliente final o del mercado meta.

La calidad del proceso implica ejecutar la producción de la manera más

eficiente posible, optimizando los trabajos que generan transformación,

disminuyendo los que solamente contribuyen a ésta y tratando de eliminar

todos aquellos procesos que generan pérdidas.

Por otro lado, cuando definimos el alcance del proyecto, requerimos

especificar sólo el trabajo requerido. Esto nos permitirá controlar y

diferenciar lo que está o no está incluido en el proyecto.

2.3.1. Variables Independientes

Dentro de este proyecto se ha determinado el alcance del proyecto como la

variable independiente.

El alcance del proyecto está planteado en base a los nuevos requerimientos

de las instituciones en las que se implantara el sistema realizando:

Levantamiento de los procesos que se ejecutan.

Análisis de las mejores opciones de herramientas para la migración del

sistema ERP-Social.

Migración del sistema ERP-Social a una nueva tecnología (lenguaje de

programación) JAVA.

Ejecución de pruebas para verificación de estabilidad del sistema

Capacitación a usuarios pre y post producción.

Migración de los datos que ya se encuentran en producción.

Puesta en producción.



46

Análisis del impacto de los nuevos requerimientos a las organizaciones

que ya se encuentran utilizando el sistema en versión actual.

Brindar soporte y mantenimiento de infraestructura a la institución en la

que se implantara el sistema.

2.3.2. Variables Dependientes

Se establecen los variables costo y tiempo ya que son el consecuente o

efecto que cambia por influencia de la variable independiente que es el

alcance.

2.4. Hipótesis

La implementación y reingeniería de este proyecto es inaplazable, pues

hasta el momento se tienen escuelas, colegios, despacho parroquial en

los que se puede realizar las actividades planeadas. Un lugar donde los

creativos de la informática puedan intercambiar y generar soluciones

para la sociedad. Lamentable, pero cierto, se tiene que los estudiantes de

informática no disponen de espacios para el intercambio de

conocimientos. Los servicios estudiantiles se siguen haciendo de forma

manual. Este cuadro contradice el ímpetu que le da la Universidad

Central del Ecuador al desarrollo y masificación de las TIC (Tecnologías

de Información y Comunicación), por lo cual es necesario empezar a

difundir el entusiasmo tecnológico en las parroquias de nuestra ciudad.

Tratar de resolver el problema de la automatización de la gestión del

control de la documentación en las instituciones, esto es el comienzo

para el desarrollo abierto de un portal de servicios para nuestras

comunidades más necesitadas, que luego también iniciaría la idea de

generar practica y buenos hábitos en la programación que contribuiría

con la construcción del camino hacia la ayuda social con apoyo de



47

nuevas y mejores tecnologías. Sistematizar y distribuir soluciones

libremente es una nueva forma de trabajo en la que se está encaminando

nuestra Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemática la misma

que poco a poco se afianza en nuestra época y entorno social.

La implementación de este sistema se puede lograr satisfactoriamente

contando con la participación y apoyo de los entes correspondientes,

permitiendo así, el crecimiento y rapidez tecnológica administrativa. Ante

la ausencia de un sistema automatizado que permita llevar a cabo con

eficacia un control de asistencia de personal se hace necesario

desarrollar un aplicación que gestione y haga factible desde el punto de

vista teórico practico probar que si es posible hacerlo.



48

CAPITULO 3

3. METODOLOGÍA

3.1. Diseño de la Investigación

La investigación se basa en las necesidades que presentan las escuelas

de la Parroquia de Pintag “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña” en vista de

no tener automatizados sus procesos y no saber cómo manejar los

documentos que se crean diariamente dentro de las instituciones.

La Gestión Documental será la solución planteada para el manejo de los

documentos creados dentro de la institución ya que se utiliza para tener

almacenada la documentación de forma digital. El sistema de gestión

documental permite a los usuarios cargar, borrar, abrir, actualizar y

descargar los archivos que se encuentran dentro del sistema.

Después de que se llegó a una versión estable del sistema por parte de

los desarrolladores el siguiente paso es implantarlo dentro de las

instituciones con una versión que esté operando de una manera correcta.

Después de las pruebas realizadas por los desarrolladores ahora es el

turno de los usuarios finales, si ellos lo aceptan se firmará un documento

de aceptación del sistema.

3.2. Plan de Recolección de Datos

Los datos que serán almacenados se analizaran y clasificaran, con el fin

obtener una base de datos robusta, sin inconsistencias y sin redundancias;

de tal manera que se compruebe el correcto almacenamiento y

procesamiento de los mismos; obteniendo resultados verdaderos en reportes

generados.



49

Se realizará encuesta y entrevistas para realizar el plan de recolección de

datos y todos los resultados obtenidos se los utilizará para mejorar la

situación del manejo de los documentos dentro de las instituciones.

3.3. Procedimiento de la Investigación

Luego de la recolección de datos, se analizará el impacto de los cambios y

con los cambios aprobados se procederá al diseño de la nueva versión del

sistema.

Para el desarrollo del ERP se utilizará la metodología RUP, la cual delimita

el proceso en cuatro fases: Inicio, elaboración, construcción y transición.

Figura 7. Metodología RUP

Fase de Inicio: Durante esta fase de inicio las iteraciones se centran con

mayor énfasis en las actividades de modelamiento de la empresa y en

sus requerimientos.

Fase de Elaboración: Durante esta fase de elaboración, las iteraciones se

centran al desarrollo de la base de la diseño, encierran más los flujos de

trabajo de requerimientos, modelo de la organización, análisis, diseño y

una parte de implementación orientada a la base de la construcción.

Fase de Construcción: Durante esta fase de construcción, se lleva a cabo

la construcción del producto por medio de una serie de iteraciones las



50

cuales se seleccionan algunos Casos de Uso, se redefine su análisis y

diseño y se procede a su implantación y pruebas. En esta fase se realiza

una pequeña cascada para cada ciclo, se realizan tantas iteraciones

hasta que se termine la nueva implementación del producto.

Fase de Transición: Durante esta fase de transición busca garantizar que

se tiene un producto preparado para su entrega al usuario.

3.4. Plataforma de Desarrollo

El sistema propuesto se realizará con las herramientas descritas a

continuación:

3.4.1. Componentes a utilizar

Componente Nombre

Motor de base de datos MySQL

Modelador de base de datos Power Designer

Lenguaje Java

Servidor de aplicaciones Apache Tomcat

Tabla 1. Componentes para desarrollo



51

3.4.2. Descripción de componentes a utilizar

MySQL: Es la base de datos de código abierto más popular del mundo. Si

usted es un rápido crecimiento de propiedad web, ISV tecnología o gran

empresa, MySQL puede de forma rentable ayudarle a ofrecer un alto

rendimiento, aplicaciones de bases de datos escalables.

Principales características:

Inicialmente, MySQL carecía de elementos considerados esenciales en

las bases de datos relacionales, tales como integridad referencial y

transacciones. A pesar de ello, atrajo a los desarrolladores de páginas

web con contenido dinámico, justamente por su simplicidad.

Poco a poco los elementos de los que carecía MySQL están siendo

incorporados tanto por desarrollos internos, como por desarrolladores de

software libre. Entre las características disponibles en las últimas

versiones se puede destacar:

o Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas extensiones son

incluidas igualmente.

o Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.

o Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que

ofrecen diferentes velocidades de operación, soporte físico,

capacidad, distribución geográfica, transacciones...

o Transacciones y claves foráneas.

o Conectividad segura.

o Replicación.

o Búsqueda e indexación de campos de texto.

MySQL es un sistema de administración de bases de datos. Una base de

datos es una colección estructurada de tablas que contienen datos. Esta

puede ser desde una simple lista de compras a una galería de pinturas o

http://es.wikipedia.org/wiki/Integridad_referencial

http://es.wikipedia.org/wiki/Transacci%C3%B3n_(base_de_datos)

http://es.wikipedia.org/wiki/Software_libre

http://es.wikipedia.org/wiki/SQL

http://es.wikipedia.org/wiki/Mecanismos_de_almacenamiento_(MySQL)

http://es.wikipedia.org/wiki/Clave_for%C3%A1nea

http://es.wikipedia.org/wiki/Replicaci%C3%B3n_(Inform%C3%A1tica)

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Indexar&action=edit&redlink=1



52

el vasto volumen de información en una red corporativa. Para agregar,

acceder a y procesar datos guardados en un computador, usted necesita

un administrador como MySQL Server. Dado que los computadores son

muy buenos manejando grandes cantidades de información, los

administradores de bases de datos juegan un papel central en

computación, como aplicaciones independientes o como parte de otras

aplicaciones.

MySQL es un sistema de administración relacional de bases de datos.

Una base de datos relacional archiva datos en tablas separadas en vez

de colocar todos los datos en un gran archivo. Esto permite velocidad y

flexibilidad. Las tablas están conectadas por relaciones definidas que

hacen posible combinar datos de diferentes tablas sobre pedido.

MySQL es software de fuente abierta. Fuente abierta significa que es posible

para cualquier persona usarlo y modificarlo. Una persona puede bajar el

código fuente de MySQL y usarlo sin pagar, además puede estudiar el

código fuente y ajustarlo a sus necesidades. MySQL usa el GPL (GNU

General Public License) para definir qué puede hacer y qué no puede hacer

con el software en diferentes situaciones. Si usted no se ajusta al GPL o

requiere introducir código MySQL en aplicaciones comerciales, usted puede

comprar una versión comercial licenciada.

Power Designer: es una poderosa herramienta basada en una tecnología

orientada a alinear el negocio y la Tecnología de Información (IT); es una

solución de modelado y diseño empresarial que colabora en la

implementación efectiva de la arquitectura empresarial y brinda técnicas

poderosas de análisis y diseño durante todo el ciclo de vida de desarrollo del

proyecto con gestión de meta-datos, funciones de análisis de impacto y

verdadero repositorio empresarial.



53

Principales características:

Aumentar la productividad: Alinear el negocio y el área de TI para mejorar

la productividad general.

Admitir entornos abiertos: Proporciona compatibilidad abierta para

entornos heterogéneos.

Incluir funciones de personalización: Es altamente personalizable para

ayudarlo a hacer cumplir los estándares.

Diseño para la empresa compleja: Captura intuitivamente las

intersecciones entre todas las capas y perspectivas arquitectónicas de la

empresa.

Proporciona herramientas de análisis: Aumenta la agilidad del negocio

con la tecnología de enlace y sincronización para un análisis de impacto.

Java-Eclipse Índigo: Es el paquete más actual, y en él se encontrará todas

las herramientas fundamentales para desarrollar aplicaciones web, Java EE

o incluso JPA, JSF o Mylyn.

Características:

Entorno de desarrollo integrado que permite el uso de plugins.

Interfaz gráfica JFace que facilita la elaboración de aplicaciones basadas

en SWT.

Incluye un editor de textos con opciones para el resaltado de sintaxis.

Permite la compilación de archivos en tiempo real.

Utiliza toda clase de asistentes para crear proyectos, clases, etc.

Lleva un exhaustivo control de las versiones con la herramienta CVS.

Apache Tomcat: Es un servidor web mutliplataforma que funciona como

contenedor de servlets y que se desarrolla bajo el proyecto denominado

Jackarta perteneciente a la Apache Software Foundation bajo la licencia

Apache 2.0 y que implementa las especificaciones de los servlets y de Java



54

Server Pages o JSP de Sun Microsystem. Dicho servidor es mantenido y

desarrollado por miembros de la fundación y voluntarios independientes, los

cuales tienen libre acceso al código fuente bajo los términos establecidos por

la Apache Software Foundation.

Características:

Las principales y que soporta la última versión estable son:

Autenticación de acceso básico.

Negociación de credenciales.

HTTPS

Alojamiento compartido.

CGI o interfaz de entrada común.

Servlets de Java.

SSI

Consola de administrador.

La evolución del producto y sus principales características de cada una de

las versiones han sido:

Tomcat 3.x (distribución inicial)

Implementación a partir de Servlet 2.2 y JSP 1.1

Recarga de servlets.

Funciones básica de HTTP.

Tomcat 4.x

Implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.3 y JSP 1.2

Contenedor de servlets rediseñado como Catalina.

Motor JSP rediseñado con Jasper.

Conector Coyote.

Java Management Extensions (JMX), JSP y administración basada en

Struts.



55

Tomcat 5.x

Implementado a partir de las especificaciones Servlet 2.4 y JSP 2.0

Recolección de basura reducida.

Capa envolvente nativa para Windows y Unix para la integración de las

plataformas.

Análisis rápido JSP.

Tomcat 6.x

Implementado de Servlet 2.5 y JSP 2.1

Soporte para Unified Expression Language 2.1

Diseñado para funcionar en Java SE 5.0 y posteriores.

Soporte para Comet a través de la interfaz CometProcessor.

Tomcat 7.x

Implementado de Servlet 3.0 JSP 2.2 y EL 2.2

Mejoras para detectar y prevenir "fugas de memoria" en las aplicaciones

web.

Limpieza interna de código.

Soporte para la inclusión de contenidos externos directamente en una

aplicación web. [31]

3.5. Planteamiento del proceso

El proceso de digitalización de un documento dentro de las instituciones

tiene varias etapas. Se debe tener en cuenta que para la navegación dentro

del sistema y la modificación de un documento cada usuario tiene diferentes

tipos de roles, lo que brinda seguridad de conocer quién realizó cualquier

tipo de cambio. Todo esto nos servirá para tener de una forma más detallada

lo que se refiere a la forma de guardar los documentos.



56

3.5.1. Descripción del proceso

Aquí se define la forma en cómo se va a realizar el almacenamiento de los

documentos dentro de las instituciones, con las diferentes opciones como

cargar, modificar, actualizar o eliminar cualquier tipo de archivo electrónico

cargado dentro del sistema.

En un principio se tendrá que observar cuales son los documentos que se

necesitará guardar en forma digital y que se encuentran dentro del archivo

general de las instituciones. Se debe tener en cuenta que la digitalización la

realizarán en las instalaciones de acuerdo a los equipos (escáner) con los

que cuenta cada institución. La calidad de las digitalizaciones dependerá del

equipo que posea cada institución.

Se debe tener en cuenta la forma en que los documentos van a ser

guardados y tendrán un orden específico como se lo hace de forma física,

así controlamos los documentos para tener un respaldo en igual forma de lo

que se tiene en archivos y tenerlos por si el archivo físico sufre algún tipo de

daño.

3.5.2. Requerimientos funcionales

A la explicación básica de un requerimiento funcional es cómo vamos a

explicar en palabras como funciona nuestro sistema y cada una de las

opciones que tiene nuestro sistema.

3.5.2.1. Casos de Uso

Un caso de uso es básicamente la explicación de cómo se van a realizar las

actividades en cada uno de los procesos. En conceptos dentro de los casos

de uso existen los actores que son los que participan dentro de los casos de

uso.



57

ACTORES Y ACCIONES PRINCIPALES

ACTORES ROL ACCIONES PRINCIPALES

Administrador La persona que

tiene los

permisos para

ingresar al sistema

y dar inicio a una

sesión

Tiene varias acciones entre las

principales son las de administrar

todas las claves que se usan para

navegar en el sistema; la opción de

crear, modificar, actualizar roles de los

usuarios; registra los datos del usuario

y crea los permisos que tendrá en el

sistema; y como tal será el que

administra la documentación que es lo

que se puede hacer con cada

documento

Usuario Estos son las

personas que se

crearon

en el sistema y son

los que trabajaran

en el sistema

trabajando con los

documentos

Son los usuarios que trabajan

directamente con los documentos en

el espacio que se les dio previamente

en el sistema, son los que crearan las

diferentes versiones de los

documentos que se suben en el

sistema

Tabla 2. Actores y Acciones

El sistema brinda la capacidad de ingresar al sistema por medio de niveles

por lo que los usuarios pueden realizar diferentes actividades en el sistema

ya que cada uno tendrá perfiles cargados por el administrador del sistema

con la particularidad de que cada uno tiene un usuario y contraseña para

ingresar al sistema.



58

Iniciar sistema: los usuarios para ingresar al sistema tendrán que iniciar una

sesión con su respectivo usuario y contraseña.

Registrar usuario: el administrador tendrá la capacidad de crear a cada

usuario que desea usar el sistema, este administrador es el único que tiene

los permisos para realizar estas actividades.

Consultar usuario: una de las características del sistema es que todos

pueden consultar los perfiles de los usuarios del sistema pero teniendo en

cuenta del tipo de nivel de permisos que tiene en el sistema ya que sólo el

administrador tiene acceso a información y cambios que pueda realizar en el

sistema pero los usuarios normales en el sistema solo podrán observar la

información básica de los usuarios dentro de información de perfiles.

Eliminar usuario: el administrador tiene la capacidad de borrar al usuario ya

que un usuario en distintas circunstancias puede dejar de pertenecer a una

institución que está dentro del sistema, pero también la opción de que si un

usuario va a salir de vacaciones o alguna actividad por la que no va a

trabajar cierto tiempo entonces el administrador puede también suspender

el usuario al sistema por un tiempo determinado.

Así en breves rasgos diremos que cada usuario con sus respectivos

permisos tendrá la capacidad de realizar actividades con documentos

cargados en el sistema y teniendo en cuenta que una persona como el

administrador dará diferentes permisos para los usuarios del sistema.



59

INVENTARIO CASOS DE USO

El sistema tendrá diferentes accesos para los usuarios dentro del sistema

por medio de niveles y las actividades que podrá realizar así como el

administrador del sistema.

Código Casos de Uso Actores Caso de uso

relacionado

CU-01 Ingreso al Sistema Administrador,

Usuario

CU-02 Crear Usuario Administrador Consultar Usuario

CU-03 Modificar Usuario Administrador Eliminar Usuario

CU-04 Asignar Perfiles Administrador Ingreso al Sistema

CU-05 Consultar Usuario Administrador Eliminar Usuario

Modificar Usuario

Suspender Usuario

CU-06 Eliminar Usuario Administrador Consultar Usuario

CU-07 Cargar Documento Administrador,

Usuario

Consultar Usuario

CU-08 Búsqueda de

documento

Administrador,

Usuario

Consultar Usuario

CU-09 Cargar Documento Administrador,

Usuario

Consultar Usuario

CU-10 Insertar

Documentos

Administrador,

Usuario

Consultar Usuario

Tabla 3. Resumen de Casos de Uso



60

Caso de Uso: Ingreso al Sistema

Figura 8. Caso de Uso CU-01

Información general

Actores: Usuario, Sistema

Descripción: La manera como el usuario se autentificara dentro del

sistema

Prioridad: Critica

Fuente: Entrevista

Post condiciones El usuario ya debe estar registrado en el sistema para

poder acceder a las opciones que brinda el sistema

Flujo Normal: 1.Una vez que el usuario ingresa al sistema podrá

visualizar todos los documentos que tiene la base del

sistema

2. Ahora el usuario puede modificar los documentos de

acuerdo al nivel de perfil que tenga

3. El usuario podrá crear, modificar, eliminar, actualizar

un documento

Object-Oriented Model

Model: Gestión Documental

Package

Diagram: Ingreso al Sistema

Version: 1.0



61

Flujo Alternativo: Debe existir el usuario sino deberá pedir al

administrador del sistema que cree su usuario

Excepciones: Existen problemas cuando un usuario ingrese mal los

datos esto se informará al usuario con un mensaje de

mal ingreso indicando cual ha sido el problema

Incluye: Fecha de creación, usuario de creación

Frecuencia de

uso:

Todos los días que ingresan al sistema para poder

subir los documentos

Reglas de

negocio:

El administrador deberá dar permisos a los usuarios

que ingresan al sistema con su usuario y contraseña

además de dar un respectivo tiempo de vigencia

Breve

descripción:

Se inicia en el sistema creando su usuario llenando la

información que solicita el sistema para luego ya

ingresar

Pre-condiciones: El usuario ya debe estar registrado dentro del sistema

Post-condiciones

exitosas:

El usuario ya ingresando en el sistema puede iniciar a

trabajar en el sistema al poder observar el menú que

tiene el sistema

Post-condiciones

por falla

El usuario no puede ingresar porque no tiene usuario y

contraseña así que el sistema debe presentar un

mensaje para indicar al usuario que debe registrarse

Actores: Actor principal: usuario

Súper Caso de

Uso:

Ninguno

Caso de Uso

subordinados:

Creación de usuarios internos del sistema

Tabla 4. CU-01 Ingreso al Sistema



62

Caso de Uso: Creación de Usuarios




Package

Diagram: Crear Usuarios

Version: 1.0



63


Actor: Administrador, Sistema

Descripción: Aquí se podrá dar la creación del usuario registrando la

información de cada uno de los usuarios para poder

acceder al sistema

Prioridad: Alta

Fuente: Entrevista

Post-

condiciones

El usuario ingresará al sistema y ya podrá ver las

opciones que despliega el sistema para poder trabajar

Flujo Normal: Para poder iniciar

1. El usuario que va a ingresar al sistema se observará la

opción para poder registrarlo en el sistema

2. El administrador debe llenar la información del usuario

que va a ser ingresado en el sistema

3. El sistema tendrá la capacidad de verificar la

información para poder validarla

4. Para finalizar se entrega usuario y contraseña

Flujo

Alternativo:

Si el usuario ya existe se podrá verificar y actualizar la

información del usuario

Excepciones: Si se ingresa mal los datos se enviara automáticamente

un mensaje de error, indicando cual es el problema

Incluye: Una fecha de creación, usuario de creación

Frecuencia de

Uso:

Cada vez que necesite ingresar un nuevo usuario

Regla de

Negocio:

Ingresar los datos en el sistema y así dar un usuario y

contraseña para que ingrese en el sistema

Tabla 5. CU-02 Creación de Usuarios



64

Caso de Uso: Modificación Datos Usuario




Package

Diagram: Modificar Usuarios

Version: 1.0



65


Actores: Administrador del Sistema, Sistema

Descripción: Se tiene el cambio de información de un usuario para

poder ingresar al sistema

Prioridad: Crítica

Fuente: Entrevista

Post-condiciones: Los datos que se ingresa en el sistema en algunos

casos solo puedan ingresarlos los administradores

del sistema

Flujo Normal: 1. El usuario ingresara al sistema para poder realizar

un cambio de sus datos

2. Para poder hacerlo el sistema verificará al usuario

mediante su nombre y contraseña

3. El usuario solo podrá cambiar algunos datos

principalmente los que son de información personal

4. Se obtiene la información y se la puede cambiar

5. Serán verificados los datos se cambian y se

guardan

Flujo Alternativo: Existen niveles para poder acceder a diferentes

datos dentro del sistema

Excepciones: Si ingresa mal los datos, se muestra un mensaje de

error informando cual es el problema

Incluye: Información de cambios de información y quien las

realizó

Frecuencia de Uso:

Reglas de Negocio: No existen el usuario puede modificar sus datos

teniendo en cuenta que debe ser verdaderos ya que

el sistema los valida

Requerimientos

especiales:

Observaciones:

Tabla 6. CU-03 Modificación Datos de Usuario



66

Casos de Uso: Asignación de Perfiles




Package

Diagram: Asignación de Perfiles

Version: 1.0



67


Breve

Descripción:

Se deberá tener en cuenta que el administrador da

perfiles a los usuarios y con estos los usuarios podrán

realizar actividades específicas dentro del sistema

Pre-condiciones: Ya el usuario debe estar registrado en el sistema

Debe existir el espacio y las carpetas a las cuales

tendrá acceso cualquier usuario dentro del sistema

Post-condiciones

exitosas:

Administrador da accesos a los usuarios a carpetas de

los espacios que están en el sistema

El usuario podrá realizar diferentes actividades de

acuerdo a los permisos que dé el administrador

Post-condiciones

por falla:

Sí un usuario no está en el sistema no podrá ingresar

y por lo tanto no puede realizar ninguna actividad

Actores: Actor principal: Administrador

Súper Caso de

Uso:

Ninguno

Casos de Uso

Subordinados:

Ingreso al Sistema

Tabla 7. CU-04 Asignación de Perfiles



68

Caso de Uso: Consulta de Usuarios




Package

Diagram: Consulta de Usuarios

Version: 1.0



69


Actores: Administrador del Sistema, Sistema

Descripción: El administrador puede tener un informe en

cualquier momento de los usuarios que ingresan al

sistema

Prioridad: Critica

Fuente: Entrevista

Post-condiciones: Los campos no pueden ser cambiados por los

usuarios ya que es característica del administrador

Flujo Normal: El usuario deberá ingresar al sistema para poder

realizar cualquier modificación

Sistema autentifica al usuario con su nombre y

contraseña

Usuario podrá cambiar su información de

preferencia los datos personales

Ahora se tiene los datos que pueden ser cambiados

en cualquier momento

Se verifican los datos y se guardan

Flujo Alternativo: Un usuario puede ingresar y cambiar su información

personal

Excepciones: Si se ingresa mal los datos envía un mensaje

indicando el error que se está cometiendo

Incluye: Fecha de modificación, usuario que hizo la

modificación

Frecuencia de Uso:

Reglas de Negocio: El usuario puede cambiar sus datos no hay

restricción

Requerimientos

especiales:

Observaciones:

Tabla 8. CU-05 Consulta de Usuarios



70

Caso de Uso: Eliminación de Usuarios




Package

Diagram: Eliminación de Usuarios

Version: 1.0



71


Actores: Administración del Sistema, Sistema

Descripción: El administrador del sistema es el único que tiene la

capacidad de eliminar usuarios

Prioridad: Critica

Fuente: Entrevista

Post-condiciones Algunos campos no van a poder ser cambiados por

los usuarios

Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema e ingresa los

datos

2. El sistema valida la información del usuario

3. El administrador busca al usuario

4. Se obtiene la información del usuario

5. Se elimina al usuario

Flujo Alternativo: Ya negados los permisos el usuario no puede

ingresar al sistema

Excepciones: Si se ingresa mal los datos el sistema presenta un

mensaje con el error que se está cometiendo

Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la

modificación

Frecuencia de Uso:

Regla de Negocio:

Requerimientos

especiales:

Observaciones:

Tabla 9. CU-06 Eliminación de Usuarios



72

Caso de Uso: Búsqueda de un Documento




Package

Diagram: Búsqueda de Archivos

Version: 1.0



73


Actores: Administrador, Sistema

Descripción: El sistema le va a permitir un documento especifico de

acuerdo a la información que se guardó al momento

de cargarlo en el sistema

Prioridad: Alta

Fuente: Entrevista

Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser modificados por el

usuario

Flujo Normal: 1. El administrador ingresa al sistema con sus datos

2. El sistema verifica al usuario

3. Se ingresa el documento a buscar

4. El sistema devuelve el documento solicitado

5.A continuación el usuario puede realizar la actividad

a la que tiene permisos en el sistema sobre el

documento

Flujo Alternativo: Si no se encuentra el documento existe la opción de

realizar la búsqueda de acuerdo a más parámetros

para encontrar el documento que desea el usuario



Incluye: La fecha de modificación y quien hizo la modificación

Frecuencia de

Uso:

Regla de Negocio:

Requerimientos

especiales:

Observaciones:

Tabla 10. CU-07 Búsqueda de Documentos



74

Caso De Uso: Cargar Documentos




Package

Diagram: Carga de Documentos

Version: 1.0



75



Descripción: Se elige por inicio el tipo de documento y el sistema

creara uno o más documentos a partir de la plantilla y

una breve descripción del documento

Prioridad: Alta

Fuente: Entrevista

Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser cambiados por los

usuarios


2. El sistema valida los datos del usuario

3. Selecciona e ingresa el tipo de documento a buscar

4. Se obtiene la información de búsqueda del

documento

5. El usuario puede visualizar el documento teniendo

la capacidad de poder modificarlo

Flujo Alternativo: Sí no encuentra el documento que se desea el sistema

puede realizar una búsqueda más precisa de acuerdo

a nuevos campos que tenga el documento para poder

encontrarlo




Requerimientos

especiales:

Observaciones:

Tabla 11. CU-08 Carga de Documentos



76

Caso de Uso: Inserción de un Documento Existente

[mxd]




Package

Diagram: Carga de Documentos

Version: 1.0



77



Descripción: Al insertar el documento se crea ya un registro y se

llena una información sobre el documento

Prioridad: Alta

Fuente: Entrevista

Post-condiciones: Algunos campos no podrán ser cambiados por los

usuarios


2. El sistema valida los datos del usuario

3. Selecciona e ingresa el tipo de documento a buscar

4. Se obtiene la información de búsqueda del

documento

5. si se realiza un cambio en el documento se crea una

nueva versión con un nuevo nombre y se tiene un

historial de los cambios y la última modificación queda

como la versión actual

6. Se graba los cambios

Flujo Alternativo: Sí no encuentra el documento que se desea el sistema

puede realizar una búsqueda más precisa de acuerdo

a nuevos campos que tenga el documento para poder

encontrarlo




además de un historial de los cambios que se hicieron

en un documento determinado

Frecuencia de

Uso:

Reglas de

Negocio:

Requerimientos



78

especiales:

Observaciones:

Tabla 12. CU-09 Inserción de Documento Existente

3.5.3. Requerimientos no funcionales

Dentro de las explicaciones de un sistema también toca referirse a los

requerimientos no funcionales.

La explicación de cómo funciona el sistema de gestión documental está

realizado ahora debemos explicar los conceptos de lo que se necesita para

que funcione de una manera óptima el sistema en lo que se refiere a la

seguridad, confiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y portabilidad, ya

que esto es lo que debe comprender cualquier tipo de software en el que

están expuesto documentos de los que no todos deben conocer que

información contienen.

Así vamos a explicar que significa cada una de estas opciones en un

sistema de software:

Rendimiento.- Los requisitos clasificados en esta categoría están

relacionados con tiempos de respuesta estimados, requeridos y esperados

para la ejecución en línea de procesos del sistema, teniendo como base la

plataforma tecnológica y escenarios específicos a los que en teoría el

sistema estará expuesto y frente a los que deberá responder.

En este aspecto el sistema a través del internet deberá ofrecer a los usuarios

tiempos de respuesta aceptables principalmente en la presentación de los

datos de consulta que serán no mayor a veinte segundos.

Fiabilidad.- Estos requerimientos están relacionados con la capacidad del

usuario para confiar en las respuestas del sistema, en un sentido técnico, es



79

decir, que la funcionalidad del sistema no se vea afectada por factores

ajenos al sistema como los son los factores técnicos.

Los Ítems de calidad que el ERP SOCIAL debe consideran para esta

categoría son los siguientes:

Capacidad de guiar a los usuarios los errores que está cometiendo el

momento de registrar datos.

Capacidad para tolerar errores, en el caso por ejemplo de caídas del

sistema.

En este sentido el sistema en sus distintos módulos debe presentar datos

correctos e idóneos pese a que existan errores.

Disponibilidad.- Son requerimientos que se relacionan con la capacidad del

sistema para estar disponible para los usuarios, esto se refleja en el tiempo

estimado, esperado y requerido por el usuario para que el sistema esté

disponible.

El sistema para cumplir con este requerimiento es importante que considere

los siguientes aspectos:

Alta proporción de tiempo del sistema en estado disponible para

proporcionar el servicio a usuarios, dependerá en gran medida de la

plataforma tecnológica utilizada

Tiempos aceptables máximos del sistema fuera de línea, relacionado con la

plataforma tecnológica y administración.

Seguridad.-Requerimientos relacionados con la confidencialidad de los datos

en la transmisión y en el almacenamiento, junto con las necesidades del

sistema para evitar intrusiones no autorizadas al mismo y la capacidad para

seguir eventos que comprometan esta seguridad a través del tiempo.



80

Los ítems que se consideran para esta categoría son los siguientes:

Presentar procesos de autenticación al sistema, principalmente en el registro

y carga de datos puesto que para la consulta de datos la información deberá

estar disponible y de forma abierta a todos los usuarios.

Empleo de canales seguros, depende más de la plataforma tecnológica de

comunicación utilizada.

Portabilidad.- Estos requerimientos describen la capacidad del sistema para

migrar de una plataforma de hardware a otra sin que esto represente

mayores inconvenientes, teniendo en cuenta los requisitos técnicos

presentados y las generalidades naturales de configuración del sistema. En

este aspecto el sistema ERP SOCIAL debe ser un sistema multiplataforma

que por lo menos funcione sobre sistemas operativos Windows X y Linux X

sin que se requiera mayores esfuerzos en la instalación sino únicamente la

instalación del software base dentro de los sistemas operativos.

Mantenibilidad.- Requisitos relacionados con la capacidad para realizar

revisiones y cambios sobre la funcionalidad del sistema de manera que no

represente una exagerada inversión en recursos el desarrollo del cambio

mencionado, en este sentido estos requerimientos están orientados a

consideraciones arquitecturales, de diseño, de codificación, al uso de

modelos de desarrollo, para lograr que el mantenimiento de sistema sea lo

más natural posible.

El ERP SOCIAL debe estar diseñado de forma paramétrica de tal manera

que no requiera esfuerzos de codificación el momento de brindar nuevas

facilidades relacionadas con nuevos trámites, sin embargo en el caso

necesario de nuevas facilidades específicas, la arquitectura del sistema debe

permitir diseñar e implementar de forma estandarizada, eficiente y con

capacidad de crecimiento.



81

3.6. Diseño Físico

3.6.1. Arquitectura

Figura 17. Arquitectura Alfresco [24]

Todos los documentos subidos al repositorio de Alfresco con toda su

información adicional conocidos como metadatos se persisten en la capa de

almacenamiento según su naturaleza de la siguiente manera:

Contenido en el Sistema de Ficheros

Metadatos dentro de la Base de datos

Tal como muestra el diagrama vemos que Alfresco separa a nivel lógico el

repositorio que es el lugar donde se almacenan nuestros documentos de las

aplicaciones que acceden a él.



82

A nivel físico tenemos únicamente 2 ficheros war:

Alfresco.war (DM + Repositorio)

Share.war (SHARE)

A nivel lógico sería posible deshacernos de la interfaz de Alfresco y

programar nuestra propia interfaz o acceder al repositorio a través de una

tercera aplicación

Esto es posible gracias a los Foundation Services de Alfresco, los cuales nos

permiten acceder al contenido del repositorio y realizar acciones sobre él. Se

dispone entre otros de servicios de autenticación, búsquedas, permisos,

contenido. El listado completo de los servicios lo podemos obtener dentro del

fichero public-services-context.xml

Figura 18. Repositorio Alfresco [25]

Estos servicios son la capa pública más baja de la API de Alfresco son

publicados a través de una interfaz Java. Cada uno de ellos está mapeado a

un componente que a modo de caja negra es capaz de ejecutar el código

necesario para obtener los resultados de los servicios solicitados. Además



83

disponemos de un registro de servicios que, a modo de listín, nos permite

obtener los diferentes servicios disponibles.

Dado que Alfresco usa el framework de Spring, cada uno de estos servicios

y componentes está configurado mediante ficheros XML.

Las 3 acciones más típicas que realizaremos con Alfresco serán las de subir,

bajar y buscar documentos. Estas acciones se realizan mediante 3 de estos

servicios apoyándose también en otros elementos ya existentes y probados

dentro del código abierto:

Figura 19. Servicios Alfresco [26]

Nodo Service: En el sistema Alfresco todos los elementos son tratados como

nodos pero con diferentes propiedades. Por ejemplo, un fichero es un nodo

con ciertas propiedades o metadatos como son el título, autor, fecha de

creación e incluso el propio contenido no es más que un metadato.

El servicio encargado de trabajar con los nodos será el Node Service y toda

la información sobre los nodos, se almacenará en base de datos.

Content Service: El contenido suele estar referido a los ficheros binarios que

subimos o creamos dentro de Alfresco, es decir nuestro fichero Power Point,

Word o PDF. Estos ficheros binarios se almacenarán en el sistema de



84

ficheros del servidor siguiendo una estructura de directorios ordenada por

fecha. Este servicio se encargará de la leer o escribir el contenido en el

repositorio.

Search Service: Cada vez que se sube contenido a Alfresco este es

indexado de forma automática, tanto sus metadatos como el contenido de

forma que no solo podemos buscar mediante el nombre del fichero o su

autor sino también por el contenido.

Alfresco es una aplicación que su principal característica es que se basa en

una arquitectura Web, donde tiene un servidor de la aplicación donde se

guarda la lógica de lo que será la interfaz de usuario y el modelo de dominio.

El almacenamiento de los datos o sea base de datos y archivos es

proporcionado básicamente por persistence back-ends. La principal ventaja

podría ser que para poder ingresar al sistema se podrá hacerlo por una

dirección IP sin necesidad de instalar algún tipo de software en el cliente.

Tenemos que el servidor de aplicaciones de Alfresco trabaja tanto para la

aplicación como para el repositorio. En Alfresco se ofrece soluciones para

administrar de una mejor manera los contenidos siendo estos la el manejo

de documentos (DM), el Web Content Management (WCM) y el Record

Management (RM).

De acuerdo a la lo expuesto en el sistema RUP se tiene una arquitectura que

servirá siempre de acuerdo a un modelo evolutivo, de acuerdo a modificar y

mejorar las funciones que tiene el sistema.



85

CAPITULO 4

4. MARCO ADMINISTRATIVO

4.1 Recursos

La persona encargada de ejecutar este proyecto será la estudiante egresado

Mónica Rocío Paucar Toapanta de la Facultad de Ingeniería Ciencias

Físicas y Matemática de la Escuela de Ciencias especialidad Informática de

la Universidad Central del Ecuador.

Este proyecto se va ejecutar en las escuelas Cristóbal Colón y Gabriel

Noroña de la parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de Quito, se

tienen las respectivas aprobaciones de los directores de las escuelas y el

personal administrativo.

El equipo de personas que conformarán el proyecto estará constituido de la

siguiente manera:

RECURSO

HUMANO

COMPETENCIAS N° OBSERVACIÓN

Solicitante Directores de las

escuelas “Cristóbal

Colón” y “Gabriel

Noroña”

2 Debe estar en

capacidad de tomar

decisiones para la

institución a cargo.

Dueño del producto

final.

Ingeniero

Informático, (Tutor).

Conocimientos

relacionados con el

proyecto.

1 Debe pertenecer a la

institución y será el

responsable de guiar

al estudiante en la

gestión del proyecto y



86

4.2 Recursos Institucionales

Las escuelas “Cristóbal Colón” y “Gabriel Noroña”, se comprometen a dar las

facilidades necesarias para la vialidad de este proyecto y el personal de la

institución que serán los encargados del uso del mismo.

En reuniones previas con las autoridades principales de cada institución se

les dio a conocer los requerimientos para que el sistema supla las

necesidades de las instituciones. En cada una de las instituciones se tuvo

reuniones con los directores en el caso de la Escuela Cristóbal Colón con el

licenciado José Heredia y en la Unidad Educativa Gabriel Noroña con el

doctor José Arellano a los cuales se informa que es lo que se necesitará

para que funcione de una manera óptima el sistema.

desarrollo de la

aplicación.

Ingeniero Informático

o relacionado,

(Revisores).

Conocimientos

relacionados con el

proyecto.

2 Debe pertenecer a la

institución y se

encargará de la

revisión del documento

y cumplimiento del

plan de tesis.

Tesista

(Desarrollador)

Análisis, diseño y

desarrollo de

aplicaciones web.

1 Estudiante de

Ingeniería Informática

de la Universidad

Central del Ecuador

que será el gerente del

proyecto y

responsable del

desarrollo de la

aplicación.



87

4.3 Recursos del autor

La persona desarrolladora de éste proyecto cubrirá los gastos del proyecto

durante todas las fases que implica el desarrollo de un proyecto:

Fase de análisis

Fase de diseño

Desarrollo

Pruebas

Capacitación

Implementación del Sistema.

4.4 Costos

El autor del trabajo de grado correrá con los costos directos e indirectos que

deriven por el desarrollo del sistema, para el desarrollo de este proyecto se

realizó un análisis de costos de lo cual se derivó la siguiente tabla:

RECURSO CANTIDAD COSTO

UNITARIO

COSTO

TOTAL

Papel 11 resmas 5 55

Tinta 6 cargas 11 66

Derecho universitario 4 5.00 20.00

Hoja universitaria 30 1.00 30.00

Talento Humano 365 horas 16/hora 5840.00

Borrador trabajo de

grado

1 50.00 50.00

Empastado 6 50.00 300.00



88

Impresión de hojas 650 0.05 32.5

Servicios varios (agua,

luz, Internet,

alimentación, transporte,

implementos de oficina)

7 meses 80.00 560.00

Imprevistos 1 110.00 110.00

Total 7063.50

Tabla 13. Costos del proyecto

4.5 Cronograma

Tabla 14. Cronograma de actividades



89

4.6 Proceso de Implementación

Después de explicar en teoría lo que se refiere al funcionamiento del

Sistema Alfresco ahora se dará a conocer como se implementó dentro de la

Unidad Educativa “Gabriel Noroña” y en la Escuela “Cristóbal Colón”.

Se llegó a un acuerdo con los directores de cada una de las instituciones de

lo que se realizará, por lo que ellos saben cuál es el alcance del proyecto de

la implementación de Sistema de Gestión Documental.

Se les indicó que para que el sistema funcione de una forma óptima deben

tener equipos con ciertas características tanto en hardware como en

software y debe existir una persona a la que se tendrá que capacitar y que

va a ser la encargada de administrar el sistema dentro de cada institución.

Luego del desarrollo y haber realizado pruebas de funcionamiento del

sistema el siguiente paso es ir a indicar a los usuarios finales del sistema

teniendo en cuenta que la gestión documental está funcionando dentro de

otro servidor y para que se realice la navegación dentro de la página del

ERP Social se creará un vínculo para indicar que estamos dentro del

sistema del ERP Social.

Las instituciones que gozaran con la implementación del sistema de Gestión

Documental van a poseer un producto con una buena calidad y como

representantes de cada una de ellas para aprobarla fueron los directores de

cada una de ellas, el licenciado José Heredia en la Escuela “Cristóbal Colón”

y el doctor Carlos Arellano de la Unidad Educativa “Gabriel Noroña” y luego

de verificar que el sistema logró satisfacer todas las necesidades que ellos

tenían con respecto a la gestión documental se procedería a dar una

capacitación a las personas que van a ocupar el sistema de gestión

documental.

Se logra una capacitación de los usuarios que navegarán dentro del sistema,

esta se la realizó en el aula de Informática de la Escuela “Cristóbal Colón”, a

esta capacitación acudieron todos los representantes de las instituciones.



90

Se indicó un breve resumen de lo que es el sistema de gestión documental

Alfresco desde la parte de los objetivos del sistema, sus características y

cómo sacar el mejor provecho del sistema para que pueda ser aprovechado

en plenitud.

En todas las instituciones que fueron incluidas dentro de esta vinculación

con la sociedad se observó al llegar en nuestra primera visita que los

documentos tanto físicos como electrónicos no tenían una metodología para

ser almacenados, es por esto que el Sistema de Gestión Documental

Alfresco tiene un buen porvenir porque ofrece a los usuarios la capacidad de

controlar los archivos y tenerlos el momento que se desea buscar

documentos específicos y tener el historial de lo que ha sucedido, el futuro

de todas las instituciones es dejar de crear documentos físicos y realizar la

mayoría en forma electrónica.

A continuación se adjunta las actas tanto de la de presentación como

aceptación del sistema y la capacitación del personal como la puesta en

producción del Sistema de Gestión Documental.



91

4.6.1. ACTAS PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL SISTEMA



92



93

4.6.2. CAPACITACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DEL SISTEMA



94



95

CAPITULO 5

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Al terminar el trabajo de graduación, en el que se ha cumplido con todos los

objetivos planteados para el desarrollo e implementación del Sistema ERP-

Social del módulo de sistema de gestión documental, se han generado las

siguientes conclusiones y recomendaciones.

5.1 Conclusiones

Una vez culminado el trabajo, en el que se ha cumplido con todas las fases

de desarrollo para la automatización de los procesos que se generan en la

parroquia de Pintag del Distrito Metropolitano de Quito, se ha logrado

establecer las siguientes conclusiones:

El empleo del Lenguaje de Modelamiento Unificado UML, para el análisis

de los requerimientos planteados por cada institución, facilitaron la

comprensión y entendimiento por parte del desarrollador de la lógica del

negocio de cada institución, proporcionando una mejor perspectiva de las

funciones que el sistema debería realizar.

El punto de partida para el desarrollo de un ERP es el modelamiento de

la base de datos, ya que de esto dependerá la eficiencia del acceso a los

datos almacenados y los tiempos de espera que el sistema tendrá al

ejecutar un proceso.

Una solución ERP tiene un grado de complejidad elevado al momento de

su implementación, debido a que debe ser parametrizable para que se

pueda ajustar a las configuraciones que necesite cada institución. Al ser

un software personalizable, además se incrementan los costos, tiempo y

esfuerzo en el óptimo desarrollo de la aplicación.



96

Disponer de un sistema orientado a la Web mejora la calidad de los

servicios que ofrece cada institución, permitiéndoles alcanzar puntos más

altos de productividad y eficiencia.

Tener de una forma óptima la organización de todos los archivos dentro

de una institución y acelerar los procesos de actualizar cualquier

documento en lo que se refiere a su estado

5.2 Recomendaciones

Las recomendaciones obtenidas al finalizar este trabajo de graduación son

las siguientes:

Orientar al cliente en las necesidades y requerimientos que tiene acerca

del funcionamiento del sistema y llegar a un acuerdo entre ambas partes.

De esta manera se puede identificar y solucionar problemas que podrían

incrementarse conforme avanza el proyecto.

Tomar en cuenta todas las observaciones que haga el cliente a cada

avance presentado y encontrar verdaderas soluciones para garantizar

una total satisfacción del cliente con el producto final entregado.

Las personas que van a utilizar el sistema deben tener conocimientos

básicos de ofimática, además de una capacitación previa sobre el

funcionamiento del sistema para aprovechar todas las bondades que

ofrece el software.

El dispositivo que se va a utilizar para acceder al sistema debe cumplir

con las especificaciones técnicas descritas en los manuales para su

correcto funcionamiento.

Para que pueda usar el sistema con todas sus características puede

aconsejar a las instituciones de proveerse de mejores equipo de

hardware para tener el mayor provecho y en el caso mejorar el escanear



97

documentos con calidad OCR que provee una mejor calidad de los

documentos escaneados.

Así mismo como un punto extra dentro del sistema Alfresco para futuras

mejoras se puede incluir las estadísticas dentro del sistema, se refiere a

reportes de los archivos más modificados, los usuarios que lo realizan,

los usuarios que más usan el sistema; todo esto para poder realizar un

estudio de cuánto el sistema está ayudando a las instituciones.



98

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102

ANEXOS

universidad central del ecuador · a mi esposo manolo por estar a mi lado en todo momento, por ser...

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