universidad central del ecuador facultad de … · 3.3.2.3 cuestionario de control interno 58...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA APLICADA A LA GESTIÓN DE LA EMPRESA
GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA. DEDICADA A LA
PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE ROPA INDUSTRIAL,
CON EL FIN DE LOGRAR SUS OBJETIVOS EMPRESARIALES
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTUDO DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA
ELABORADO POR: ADRIANA JACQUELINE VELA PEÑAFIEL
DIRECTOR DE TESIS: DR. JULIO CÉSAR MALDONADO HARO
QUITO, JUNIO DEL 2012
iii
DEDICATORIA
A mi madre Victoria por su sacrificio, su amor y comprensión en todas las
etapas de mi vida, a mi padre Jorge por su aliento y empuje insistente para el
cumplimiento de mis metas.
A mis hermanos Tatiana y José por su cariño y afecto y por compartir
conmigo todos mis momentos de alegría y tristeza.
A todos mis tíos y primos de la familia Vela por sus consejos y apoyo
permanente.
Y especialmente este trabajo va dedicado a mis abuelitos José y Florinda
que fueron quienes me llenaron de amor y cuidados en mi infancia. Con
mucho cariño para ti abuelito que fuiste mi inspiración y ejemplo aunque ya
no estés aquí conmigo, yo sé que estás muy orgulloso, gracias por ser el
ángel que me guía y protege.
Adriana Vela Peñafiel
iv
AGRADECIMIENTO
Mis sinceros agradecimientos a mis padres, abuelos, hermanos, tíos,
cuñados, primos que han estado siempre apoyándome en la culminación de
mis metas.
A mis amigos de las diferentes etapas de mi vida que me llenaron de
momentos de inmensa alegría.
A todos mis maestros de la Universidad y de la vida gracias por su
enseñanza y sabiduría.
Al Doctor Julio César Maldonado Haro director de tesis, quien me guió con
sus conocimientos y experiencia en el desarrollo del presente trabajo.
Al Señor Gilberto Garcés Maggi Gerente General de GILSHMAN DEL
ECUADOR CIA. LTDA. Y a la Señora Anita Gavidia gracias por sus
consejos, apoyo y colaboración en mis estudios.
Y a todas las personas que de una u otra forma compartieron conmigo e
hicieron posible este logro.
Adriana Vela Peñafiel
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, Adriana Jacqueline Vela Peñafiel en calidad de autor del trabajo de
investigación o tesis realizada sobre “AUDITORÍA APLICADA A LA
GESTIÓN DE LA EMPRESA GILSHMAN DEL ECUADOR CÍA. LTDA.
DEDICADA A LA PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE ROPA
INDUSTRIAL, CON EL FIN DE LOGRAR SUS OBJETIVOS
EMPRESARIALES”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL
DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de
parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la
presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo
establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de
Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, Junio del 2012
__________________________
FIRMA
C.C. 171765749-6
vi
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
1.1. Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. 3
1.1.1 Reseña Histórica 3
1.1.2 Base Legal 4
1.1.3 Actividad Principal 5
1.1.3.1 Productos Principales 5
1.2 Estructura Organizacional 6
1.2.1 Organigrama Estructural 6
1.2.2 Organigrama Funcional 9
1.2.3 Organigrama de Personal 12
1.3 Planificación Estratégica 14
1.3.1 Misión 14
1.3.2 Visión 14
1.3.3 Objetivos Generales 14
1.3.3.1 Objetivos Específicos 15
1.3.4 Políticas y Estrategias Empresariales 15
1.3.4.1 Políticas 15
1.3.4.2 Estrategias 16
1.4 Análisis Foda 16
1.4.1 Fortalezas 16
1.4.2 Debilidades 16
1.4.3 Oportunidades 17
1.4.4 Amenazas 17
viii
CAPÍTULO II
2. NATURALEZA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
2.1 Auditoría de Gestión 17
2.1.1 Generalidades de la Auditoría de Gestión 18
2.1.2 Características de la Auditoría de Gestión 19
2.1.3 Gestión 20
2.1.3.1 Elementos de Gestión 21
2.1.4 Control 23
2.1.4.1 Control de Gestión 23
2.1.4.2 Instrumentos para el Control de Gestión 23
2.1.4.3 Actividades de Gestión 24
2.2 Finalidad y Propósito 25
2.2.1 Objetivos Generales 25
2.2.2 Ámbito de Aplicación 26
2.2.3 Alcance de la Auditoría de Gestión 27
2.2.4 Enfoque 28
2.2.5 Normativa Legal 29
CAPÍTULO III
3. PROPUESTA DE AUDITORÍA
3.1 Fase I Planificación de la Auditoría 31
3.1.1 Plan de Auditoría Preliminar 32
3.1.2 Equipo de Auditoría 35
3.1.3 Indicadores de Gestión 36
3.1.3.1 Beneficios de los Indicadores de Gestión 37
3.1.3.2 Características de los Indicadores de Gestión 37
3.1.3.3 Elementos de los Indicadores de Gestión 38
ix
3.1.3.4 Tipos de Indicadores 39
3.1.3.5 Uso de indicadores en Auditoría de Gestión 40
3.1.4 Evaluación de Riesgos 41
3.1.4.1 Riesgos de Auditoría 41
3.2 Control Interno 45
3.2.1 Componentes del Control Interno 46
3.2.2 Estructura del Control Interno 47
3.2.3 Herramientas de Evaluación del Control Interno 48
3.2.4 Tipos de Control Interno 49
3.3 Fase II Ejecución del Trabajo 50
3.3.1 Papeles de Trabajo de Auditoría 51
3.3.1.1 Objetivos de los Papeles de Trabajo 51
3.3.1.2 Tipos de Papeles de Trabajo 51
3.3.1.2.1 Programa de Auditoría 51
3.3.1.2.2 Cuestionario de Control Interno 52
3.3.1.2.3 Hoja de Recomendaciones 53
3.3.1.2.4 Narrativas 53
3.3.1.2.5 Hoja de Evidencias 53
3.3.2 Diseño de Papeles de Trabajo 54
3.3.2.1 Memorando de Planificación 54
3.3.2.2 Programa de Auditoría 56
3.3.2.3 Cuestionario de Control Interno 58
3.3.2.4 Hoja de Recomendaciones 59
3.3.2.5 Narrativas 60
3.3.2.6 Hoja de Evidencias 61
3.3.3 Identificación de Procedimientos, Técnicas, Referencias, Índices y
marcas de Auditoría 62
3.3.3.1 Procedimientos de Auditoría 62
3.3.3.2 Técnicas de Auditoría 62
3.3.3.3 Referencias de Auditoría 63
x
3.3.3.4 Índices de Auditoría 63
3.3.3.5 Marcas de Auditoría 64
3.4 Comunicación de Resultados 65
3.4.1 Borrador del Informe de Auditoría 65
3.4.1.1 Revisión Borrador del Informe 66
3.4.2 Informe de Auditoría Definitivo. 66
CAPÍTULO IV
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA PROPUESTA DE AUDITORÍA DE
GESTIÓN A GILSHMAN DEL ECUADOR CÍA. LTDA. CON EL FIN DE
LOGRAR SUS OBJETIVOS EMPRESARIALES.
4.1 Planificación Auditoría de Gestión 67
4.1.1 Elaboración Propuesta de Auditoría Planificación Preliminar 67
4.1.1.1 Programa de Auditoría Preliminar 68
4.1.1.2 Papeles de Trabajo Preliminares 72
4.2 Planificación Específica 100
4.2.1 Programas de Auditoría 100
4.2.1.1 Área de Producción 100
4.2.1.2 Área Administrativa Financiera 104
4.2.1.3 Área de Comercialización 106
4.2.2 Cuestionarios de Control Interno 109
4.2.2.1 Área de Producción 109
4.2.2.2 Área Administrativa Financiera 112
4.3.2.3 Área de Comercialización 115
4.3 Ejecución del Trabajo 117
4.3.1 Papeles de Trabajo Área de Producción 117
4.3.1.1 Narrativas de Gestión 117
4.3.1.2 Hoja de Recomendaciones 126
4.3.1.3 Narrativa de Debilidades 128
xi
4.3.1.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría 138
4.3.1.5 Narrativa de Indicadores de Gestión 139
4.3.1.6 Hoja de Evidencias 143
4.3.2 Papeles de Trabajo Área Administrativa Financiera 152
4.3.2.1 Narrativas de Gestión 152
4.3.2.2 Hoja de Recomendaciones 159
4.3.2.3 Narrativa de Debilidades 160
4.3.2.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría 165
4.3.2.5 Narrativa de Indicadores de Gestión 166
4.3.2.6 Hoja de Evidencias 169
4.3.3 Papeles de Trabajo Área de Comercialización 173
4.3.3.1 Narrativas de Gestión 173
4.3.3.2 Hoja de Recomendaciones 180
4.3.3.3 Narrativa de Debilidades 181
4.3.3.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría 186
4.3.3.5 Narrativa de Indicadores de Gestión 187
4.3.3.6 Hoja de Evidencias 189
4.4 Resultados de la Auditoría de Gestión 193
4.4.1 Determinación de Deficiencias 193
4.4.1.1 Deficiencias de Control Interno 193
4.4.1.2 Deficiencias de Gestión 194
4.4.2 Elaboración del Informe 196
4.4.2.1 Informe de Control Interno 196
4.4.2.2 Informe de Auditoría de Gestión. 208
4.4.3 Comunicación de Resultados a la Gerencia. 223
xii
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones 224
5.2 Recomendaciones 225
BIBLIOGRAFÍA
xiii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Herramientas de Evaluación de Control Interno 48 y 49
Tabla N° 2 Técnicas de Auditoría 62 y 63
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico N° 1 Organigrama Estructural Actual Gilshman del Ecuador Cía.
Ltda. 7
Gráfico N° 2 Propuesta Organigrama Estructural Gilshman del Ecuador 8
Gráfico N° 3 Organigrama Funcional Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. 10
Gráfico N° 4 Organigrama Personal Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. 13
Gráfico N° 5 Ejemplo de Eficiencia y Eficacia 23
Gráfico N° 6 Enfoque de Auditoría de Gestión 28
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
Auditoría Aplicada a la Gestión de la Empresa Gilshman
del Ecuador Cía. Ltda. Dedicada a la Producción y
Comercialización de Ropa Industrial, con el Fin de Logras
sus Objetivos Empresariales.
La AUDITORÍA de GESTIÓN aunque no tan desarrollada como la
financiera es una herramienta que actualmente se utiliza para
EVIDENCIAR FALENCIAS en la gestión de las empresas. En este caso
se ha aplicado a una compañía limitada del sector privado, se ha
realizado una evaluación tanto de control interno como de auditoría, que
ha permitido la detección de algunos errores por parte de las gerencias
a los cuáles se han emitido los correspondientes comentarios y
recomendaciones que pueden ayudar al MEJORAMIENTO continuo de
las operaciones, y de esta manera obtener eficiencia, efectividad y
eficacia en el logro de sus OBJETIVOS empresariales de GILSHMAN
DEL ECUADOR CÍA. LTDA.
xv
EXECUTIVE SUMMARY
Audit Applied Business Management Co. Gilshman of
Ecuador. Ltd. engaged in the Production and Marketing of
Industrial Clothing, in Order to achieve your business
goals.
Performance AUDIT but not as developed as it is a financial tool that is
currently used to highlight shortcomings in the MANAGEMENT of
companies. In this case it has been applied to a private limited company,
has made an assessment of both internal control and auditing, which has
allowed the DETECTION of some errors on the part of the managers to
whom they have issued the relevant comments and recommendations
that can help the continuous IMPROVEMENT of operations, and thus
achieve efficiency, effectiveness and efficiency in achieving its business
OBJECTIVES GILSHMAN OF ECUADOR CIA. LTDA.
1
INTRODUCCIÓN
El desarrollo de este documento tiene como fin brindar una metodología
práctica a los estudiantes y profesionales en la elaboración de auditorías
de gestión para pequeñas entidades.
Por su importancia y la ayuda que brinda a la gestión este tipo de
auditoría se ha aplicado a la empresa GILSHMAN DEL ECUADOR CIA.
LTDA., como ayuda para su mejor gestión empresarial.
En el primer capítulo se describe algunos aspectos generales de la
entidad, como su estructuración, base legal, sus actividades y productos
principales, la planificación estratégica y se realiza un análisis Foda para
determinar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que
tiene la Compañía.
El segundo capítulo abarca el marco teórico de la auditoría de gestión,
para determinar el ámbito y alcance de aplicación, la finalidad, el
propósito, los objetivos que se deben considerar para realizar una
auditoría de este tipo y su normativa legal.
En el capítulo tres se desarrolla una propuesta de auditoría de gestión
para la compañía Gilshman del Ecuador, estableciendo la planificación
preliminar, el tiempo que conlleva la evaluación y se diseña los diferentes
papeles de trabajo a utilizarse en la aplicación práctica.
El capítulo cuarto es el ejercicio práctico de aplicación de la auditoría de
gestión, en primera instancia se realiza la auditoría preliminar, una
2
evaluación de control interno de manera general, para luego elaborar la
auditoría específica para cada área de la compañía, y para concluir se
elabora el respectivo informe con conclusiones y recomendaciones
dirigida a la gerencia.
Por último en el capítulo quinto se mencionan las conclusiones y
recomendaciones, a las cuales se ha llegado luego de la elaboración del
presente trabajo.
3
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
1.1 Gilshman del Ecuador Cía. Ltda.
Gilshman del Ecuador es una empresa dedicada desde hace muchos años a
la producción y comercialización de ropa industrial.
1.1.1 Reseña Histórica
En Ecuador hoy en día la mayor parte de las empresas necesitan uniformes
y ropa industrial para sus trabajadores.
El código de trabajo establece en el Artículo 42 numeral 29. La obligatoriedad
por parte del empleador de “Suministrar cada año, en forma completamente
gratuita, por lo menos un vestido adecuado para el trabajo a quienes presten
sus servicios” para la protección de los trabajadores en las diferentes áreas
en las que desempeñen sus funciones.
Por tal motivo hace 30 años el Sr. Gilberto Maggi Garcés fundador de la
Compañía viendo la necesidad de cubrir la demanda de protección industrial
a los trabajadores, inició sus actividades proporcionando un producto que de
protección, comodidad y funcionalidad.
Así nace Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. una empresa dedicada a la
fabricación, importación y distribución de uniformes de trabajo y equipos de
seguridad que contribuye a convertir el uniforme en un elemento de imagen
visual para la organización y de motivación para el empleado.
4
La cuál dio inicio a sus actividades con un pequeño taller más o menos en
el año de 1980 dedicado únicamente a la confección de uniformes bajo
pedido.
Pero conforme la demanda aumentaba, en el año 1990 empezó a
confeccionar ropa de trabajo no sólo bajo pedido sino para la venta directa y
también la venta de equipos de protección industrial.
En 1995 Gilshman del Ecuador se constituye legalmente como Compañía
de Responsabilidad limitada como lo establece la Ley.
En el año 2000 sintió la necesidad de expandirse y crea una sucursal en la
ciudad de Guayaquil dedicada solo a la comercialización de los productos
que son enviados desde la planta.
La Compañía en los últimos años ha crecido en forma acelera y hoy en día
en el lugar en donde funcionaba el pequeño taller es la planta de producción,
las oficinas principales y el almacén de venta directa en la ciudad de Quito
sector Carapungo.
1.1.2 Base Legal
La constitución de Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. fue otorgada el 17 de
mayo de 1995 y aprobada por la Superintendencia de Compañías mediante
resolución N° 95.1.1.1 de fecha 31 de mayo del mismo año se crea dicha
entidad con patrimonio propio, autonomía administrativa, económica
financiera y operativa, con domicilio principal en la Ciudad de Quito.
En su gestión empresarial estará sujeta a la Ley de Compañías de la
Republica del Ecuador.
Los Socios fundadores son tres El Sr. Gilberto Maggi Garcés, la Srta. Elsa
Beatriz Delgado, y la Sra. Nancy del Carmen Armijos.
5
Se inscribió en el Registro Mercantil bajo el n° 2714 el 26 de Julio de 1995
El registro único de contribuyentes fue obtenido con fecha 2 de agosto de
1995 cuya actividad económica principal es la venta de equipos de seguridad
industrial en el área de confecciones industriales.
Por lo que estará sujeta a las siguientes leyes y reglamentos:
Ley de Compañías
Código de trabajo.
Ley de Régimen de Tributario Interno.
1.1.3 Actividad Principal
Su actividad principal es la producción y comercialización de equipos
industriales en el área de confecciones.
1.1.3.1 Productos Principales
Toda clase de uniformes sea para instituciones educativas, empresas
públicas y privadas como:
Overoles
Chompas
Camisetas
Mandiles
Chalecos
Jeans
Pantalonetas
Gorras
Busos
Guantes
6
Botas
Entre otros
1.2 Estructura Organizacional
La estructura organizacional es el marco general de una compañía para
identificar las diferentes áreas de trabajo, los responsables y las funciones
que éstos desempeñan.
La estructuración de una empresa se puede presentar en las siguientes
formas:
Organigrama estructural.
Organigrama funcional.
Organigrama de Personal.
1.2.1 Organigrama Estructural
Es una representación gráfica de la empresa en general el cual nos permite
observar de manera objetiva cada una de sus partes, los diferentes
departamentos y la relación de dependencia entre ellos.
A continuación se presenta el organigrama estructural actual de la
Compañía Gilshman del Ecuador, el mismo que no ha sido actualizado
desde el año 1995, por ende ya no existen algunos departamentos o han
cambiado de nombre.
Por tal razón se presenta luego la propuesta de un organigrama estructural,
el cual se recomienda ya que se ha realizado de acuerdo a lo observado en
la Compañía.
7
Grafico N° 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL DE GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
8
Gráfico N° 2
PROPUESTA ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
9
1.2.2 Organigrama Funcional
El organigrama funcional es parte del organigrama estructural, la diferencia
es que en éste tipo de organigramas se detalla en cada nivel las funciones y
actividades principales de los departamentos.
Se describen las funciones de cada uno de los niveles del organigrama esto
se lo debe hacer de mayor a menor rango.
A continuación se presenta el organigrama funcional de la empresa Gilshman
del Ecuador Cía. Ltda., detallando las funciones de sus principales
departamentos.
10
Gráfico N° 3
ORGANIGRAMA FUNCIONAL GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
11
1. JUNTA GENERAL DE SOCIOS
Aprobar los Estados Financieros
Decidir sobre el destino de las utilidades
Nombrar al gerente y presidente ejecutivo de la Compañía
extrajudicial de la empresa
2. PRESIDENCIA
Ejercer la representación legal de la compañía
Presidir las sesiones de la Junta General de Socios.
Apoyar en las actividades de la Compañía.
Presentar a la Junta General de socios el informe semestral de
actividades.
3. GERENCIA GENERAL
Verificar el cumplimiento de los objetivos empresariales
Coordinar las actividades de todos los departamentos
Mantener el buen funcionamiento de la Compañía
4. ASESORIA
Asesorar a la Junta general de accionistas, al presidente ejecutivo y a
la gerencia en asuntos jurídicos y contables.
Defender los derechos de la entidad en cuanto se refiere a acciones
judiciales y administrativas.
5. SECRETARÍA
Coordinar las diferentes actividades de la gerencia y de los socios
Llevar un registro de la diferentes juntas de los socios
Apoyar con archivos y la agenda del gerente
12
Colaborar con información con los diferentes departamentos de la Cía.
6. PRODUCCION
Elaborar los diferentes productos para la venta
Solicitar y controlar el material del que se va a trabajar
Determina la secuencia de las operaciones, las inspecciones y los
métodos.
Diseñar la políticas y procedimientos de producción de la Compañía
7. ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Realizar, ejecutar y presentar operaciones financieras y contables.
Planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la
organización.
8. COMERCIALIZACIÓN
Elaborar pronósticos de ventas
Establecer precios
Realizar publicidad y promoción de ventas
1.2.3 Organigrama de Personal
Éste tipo de organigramas sirve para presentar de manera objetiva la
distribución del personal en las diferentes áreas y niveles de la organización
y su función es delimitar responsabilidades y atribuciones.
En organigrama de personal se muestra el número de cargos, la
denominación y clasificación del puesto que ocupa el personal de la empresa
y así se elimina el trabajo innecesario.
13
Gráfico N° 4
ORGANIGRAMA DE PERSONAL GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
14
1.3 Planificación Estratégica
Es la forma de diagnosticar lo que se quiere para la entidad en cuánto a
mejoras que se requiere, logros que se desea en un futuro, estableciendo las
guías o pautas para lograrlo.
1.3.2 Misión
1.3.2 Visión
1.3.3 Objetivos Generales
Diseñar, fabricar, comercializar uniformes de trabajo y distribuir equipos de
seguridad con materia prima e insumos que garantice el producto en los
tiempos más cortos
Ser la empresa líder del Ecuador, especializada en la fabricación de
uniformes de trabajo y distribución de equipos de seguridad con los más
altos estándares a nivel nacional.
Ser líderes en satisfacción al cliente en el área de producción de
uniformes y ropa industrial con el fin de desarrollar una lealtad
total.
Incrementar la lealtad y el número de clientes siempre y cuando
se ofrezcan productos que cumplan o excedan las necesidades y
expectativas individuales de los clientes.
15
1.3.3.1 Objetivos Específicos
1.3.4 Políticas y Estrategias Empresariales
1.3.4.1 Políticas
Ampliar nuestros productos al sector público, mantener y
buscar nuevos clientes del sector privado logrando los
estándares de calidad requeridos.
Implementar tecnología en el área de producción obtener
maquinaría para bordado y estampado.
Entregar productos de calidad, que ofrezcan un excelente
valor por su precio.
Proporcionar soluciones innovadoras con la implementación
de nuevos diseños para satisfacer las necesidades de los
clientes.
Crear una nueva planta con más espacio físico con todas las
adecuaciones para una mejor organización
Obtener la confianza del cliente en nuestro producto y
marca brindándole productos de calidad.
Permitir al cliente expresar todas sus inquietudes,
responderlas con cortesía y conscientemente para dispersar
alguna duda.
Trabajar en equipo y establecer relaciones de negocios
duraderos sobre la base de calidad, desempeño y la
integridad.
Compartir el éxito de GILSHMAN con la gente que lo hace
posible.
16
1.3.4.2 Estrategias
1.4 Análisis Foda
1.4.1. Fortalezas
Decisión propia por parte de los accionistas para realizar cambios
dentro de la organización.
Maquinaria adecuada para la confección de ropa industrial
Diseños e implementos propios
Capacidad de producción en serie o en grandes capacidades.
1.4.2 Debilidades
Falta de tecnología en el área de bordado y estampado
Creación nuevos puntos de venta dentro y fuera de la ciudad.
Capacitación al personal permanentemente.
Innovación en el diseño de nuestros productos
Entrega perfecta en tiempo y calidad deseada.
Contacto de seguimiento al cliente después de la venta
Implementación de tecnología
17
Las instalaciones de la compañía no responden a la situación actual
de la misma.
Falta de asesoramiento comercial para la venta de implementos y
equipos industriales.
1.4.3 Oportunidades
Buen prestigio a nivel local y nacional
El crecimiento de la tecnología permite la compra de nueva
maquinaria apta para la creación de nuevos diseños.
Políticas de importación y exportación establecen la posibilidad de
exportar los productos e importar los materiales requeridos.
Nuevas empresas en el país dan la oportunidad de venta de
uniformes.
1.4.4 Amenazas
Leyes y reglamentos que regulan las actividades en el país que
pueden afectar en los precios.
Amplia competencia en el área de confección de ropa industrial
Mala calidad de los insumos y materia prima.
18
CAPITULO II
2. NATURALEZA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
En este capítulo se va a dar un marco teórico de la auditoría de gestión para
determinar su concepto, sus funciones, elementos e instrumentos los cuáles
van a ayudar en la aplicación práctica.
2.1 Auditoría de Gestión
“La Auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un
profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficiencia
de la gestión teniendo en cuenta los objetivos generales; su eficiencia como
organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista
competitivo con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de
la misma y la actuación de la dirección.”1
“La Auditoría de Gestión abarca el crecimiento constante de problemas cada
vez más complejos ya que motivado por las exigencias sociales y de la
tecnología pasa a ser un elemento vital para la gerencia, permitiéndole
conocer a los ejecutivos qué tan bien resuelven los problemas.”2
2.1.1 Generalidades de la Auditoría de Gestión
Auditoría de gestión es la evaluación que se realiza en las empresas en este
caso en la Compañía Gilshman del Ecuador para establecer el grado de
eficiencia, eficacia en el uso y control de los recursos humanos y materiales.
1 Martha Rosa López tomado de www.eunet.net 2 Guía metodológica para auditorías de gestión www.ecured.cu
19
Éste tipo de auditoría ayuda a determinar lo siguiente:
Aplica políticas correctas para la adquisición de materia prima. Adquiere los recursos con la calidad y cantidad apropiada cuando se necesita y al menor costo posible
Protege y adecua correctamente los recursos
Evita la duplicación de esfuerzos y el trabajo de ninguna utilidad
Existe exceso de personal
Cumple las leyes y regulaciones que pueden afectar las adquisiciones,
y uso de los recursos.
Utiliza procedimientos de producción eficientes.
2.1.2 Características de la Auditoría de Gestión
Economía.
El costo de la realización de la auditoría debe ser inferior a los beneficios que
de ella se esperan.
Preventiva y de Futuro.
Debe dar recomendaciones para el futuro de la empresa frente a problemas
detectados en el presente.
Ágil.
No debe interrumpir las operaciones normales de la entidad
Pertinente.
20
Debe cubrir todos los aspectos importantes dentro de la organización.
Crítica.
Los auditores que la realicen deben emitir juicios independientes y prácticos
para que la empresa aplique.
Sistemática.
Debe ser planeada sobre una metodología para la obtención de la evidencia
pertinente y suficiente para emitir la opinión de acuerdo a lo examinado.
Analítica.
Al momento de examinar la gestión debe descomponer cualquier función
para encontrar las causas de los problemas y sugerir los correctivos del caso.
Comprobada.
Las conclusiones a las que se llegue deben estar debidamente respaldadas
con documentos o especificadas en los papeles de trabajo.
Objetiva.
Los juicios a los cuales ha llegado la auditoría de gestión deben ser producto
de una evaluación totalmente imparcial de los hechos que la originaron.
2.1.3 Gestión
Gestión es un proceso mediante el cual la compañía asegura la obtención de
recursos y su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos.
Se busca fundamentalmente el crecimiento de la entidad.
Gestión también comprende todas las actividades de una organización que
implica el establecimiento de metas y objetivos, así como la evaluación de su
21
desempeño y cumplimiento de una estrategia operativa que garantice la
supervivencia de dicha entidad.
2.1.3.1 Elementos de Gestión
Economía
Eficiencia
Eficacia
ECONOMÍA.- Es el uso correcto de los recursos en cantidad y calidad en el
momento establecido, en el lugar indicado, adquisición o producción al
menor costo posible.
Es decir:
• Los recursos idóneos;
• En la calidad y cantidad correctas;
• En el momento previsto;
• En el lugar indicado; y
• Al precio convenido
El auditor deberá verificar si la entidad invierte correctamente los recursos, a
saber sí:
Utilizan los recursos adecuados, según los parámetros establecidos
Ahorran los recursos o los pierden por falta de control o deficiencias
en el almacenaje
22
Utilizan el personal de trabajo adecuado y necesario.
Los trabajadores aprovechan la jornada laboral.
Se optimiza los recursos monetarios y crediticios
EFICIENCIA.- Es la relación entre los recursos consumidos y la producción
de bienes y servicios, se establece comparando la relación insumo-
producción de bienes y servicios; la eficiencia aumenta cuando un mayor
número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de
materiales.
Una actividad eficiente debe lograr:
Que las normas que se apliquen en la empresa sean las correctas.
Que exista lo mínimo de desperdicios en el proceso de producción.
Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea
necesaria
Que se aproveche al máximo las capacidades instaladas.
Que se cumplan los métodos técnicos- productivos, en el proceso de
producción, para lograr la calidad.
EFICACIA.- la relación de servicios y productos con los objetivos y metas
programados por la entidad. La eficacia es el grado en que una actividad o
proceso alcanza sus objetivos o metas que se había propuesto.
Es decir:
Cumplimiento de la producción y los servicios en cantidad y calidad.
23
El producto obtenido tiene que ser útil para la sociedad.
El auditor comprobará el cumplimiento de la producción y hará
comparaciones con periodos anteriores para determinar progresos y
retrocesos. Considerar, también, durabilidad, y presentación del producto,
grado de satisfacción de aquellos a quienes está destinado.
Gráfico N° 5 EJEMPLO DE EFICIENCIA Y EFICACIA
FUENTE: WEB.JET.ES
2.1.4 Control
El control es muy importante en la gestión de una entidad ya que este es un
conjunto de mecanismos para lograr objetivos previstos.
2.1.4.1 Control de Gestión
“El Control de Gestión es un instrumento básico para la conducción de
empresas que provee a la alta dirección de un sistema de información
integrado, cuyo diagnóstico y recomendaciones facilitan y optimizan el
proceso de toma de decisiones”. (Vicente L. Parel).
24
2.1.4.2 Instrumentos para el Control de Gestión
Índices: Permiten detectar variaciones con relación a metas o normas.
Indicadores: Permiten analizar rendimientos.
Cuadros de Mandos: Permiten la dirección y enfoque hacia los
objetivos.
Gráficas: Representación de información
Análisis comparativo: Compararse con el mejor, para lograr una mayor
superación.
Control Integral: Participación sistemática de cada área organizacional
en el logro de los objetivos.
2.1.4.3 Actividades de Gestión
1. Establecimiento de los objetivos de la entidad
2. Planificación estratégica.
3. Establecimiento de los factores del entorno de control.
4. Establecimiento de los objetivos para cada actividad.
5. Identificación y análisis de riesgos.
6. Gestión de riesgos.
7. Dirección de las actividades de gestión.
25
8. Identificación, recopilación y comunicación de información.
9. Supervisión
10. Acciones Correctivas
2.2. Finalidad y Propósito
2.2.1 Objetivos Generales
Determinar si todos los servicios, obras y bienes entregados son
necesarios y, si es necesario desarrollar nuevos; así como, efectuar
recomendaciones sobre maneras más económicas de obtenerlos.
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad; la existencia
de objetivos realistas; la existencia y cumplimiento de políticas
adecuadas; la existencia y eficiencia de procedimientos adecuados; y,
la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de
manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus
actividades y funciones.
Conocer las causas de ineficiencias o prácticas que impiden la
economicidad.
Comprobar si la entidad alcanza los objetivos y metas previstas de
manera eficaz.
Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia,
economía.
26
Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.
Verificar el manejo eficiente de los recursos.
2.2.2 Ámbito de Aplicación
“Siempre bajo la visión de las funciones o actividades de las empresas o
instituciones, podemos indicar que es aplicable la Auditoría de Gestión a la
evaluación de la GESTIÓN, la que antes se conocía como
ADMINISTRACIÓN.
Hoy en día la administración por su concepción limitante, rígida, no acorde
con los tiempos cambiantes de flexibilización, integración, cooperación ha
evolucionado hacia la nueva concepción de GESTIÓN MODERNA de las
organizaciones; es decir, aplicando la planificación estratégica, fijación de
objetivos y metas, coordinación y acuerdos, estableciendo los círculos de
calidad, o sea, mediante la organización horizontal.
El campo de acción de este tipo de auditoría, va dirigida a la función de
Organización, administración, gestión y control".3
El examen de auditoría se lo realiza a la gestión del ente con el propósito de
evaluar la eficiencia de sus resultados con referencia a:
Las metas fijadas.
Los recursos humanos, materiales y financieros empleados.
La organización.
Utilización y coordinación de dichos recursos
Controles establecidos sobre dicha gestión.
3 Unmsm.edu.pe/bib.virtual AUDITORIA DE GESTIÓN
27
2.2.3 Alcance de la Auditoría de Gestión
La Auditoria de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo
de la organización, por lo que, en la determinación del alcance debe
considerarse lo siguiente:
a) Logro de los objetivos institucionales; estructura de la organización y
cumplimiento de las funciones de cada trabajador.
b) Verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos
establecidos
c) Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, así
como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas
d) Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la
información.
e) Atención en la existencia de procedimientos inadecuados o costosos;
duplicación de labores; exceso de personal con relación al trabajo a
realizar; falencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio
de recursos o perjuicios económicos.
f) Sobre el alcance de la auditoria, debe existir acuerdo entre los
administradores y auditados; el mismo debe quedar bien definido en la
fase de Conocimiento Preliminar
28
ECONOMIA
Uso oportuno de los
recursos en cantidad y
calidad adecuadas y al
menor costo posible.
CALIDAD
Cantidad, grado y
oportunidad de bienes
y servicios
EFICIENCIA
Relación entre los
bienes o servicios
entregados y el
manejo de los
recursos
EFICACIA
Relación entre los bienes
o servicios generados y
los objetivos y metas
programadas
IMPACTO
De los
productos
Auditoria
hacia la
economía y
eficiencia
Auditoria hacia
la eficacia
2.2.4 Enfoque
Este tipo de auditorías son un enfoque integral, por tanto se concibe como
una Auditoria de Economía y Eficiencia, porque está considerada como una
adquisición económica de los recursos y su utilización efectiva en la
producción de bienes, en la calidad y cantidad esperados y que sean
socialmente útiles y cuyos resultados sean medibles por calidad e impacto.
Gráfico N° 6
Fuente: www.economiaynegocios.cl
29
2.2.5 Normativa Legal
La Constitución Política de la República del Ecuador, en el Título X, Capítulo
I, artículo 211, establece que “la Contraloría General del Estado debe realizar
auditorías de gestión a las entidades y organismos del sector público y sus
servidores, y debe pronunciarse sobre la legalidad, transparencia y eficiencia
de los resultados institucionales.
El Contralor General al emitir los objetivos, estrategias y políticas a aplicarse
para la Planificación Operativa de Control, prevé como objetivo que se
desarrollará y se difundirá una metodología de trabajo para las auditorias de
gestión.”4
Según lo expuesto esta ley aplica para instituciones públicas pero debido a la
utilidad que este tipo de auditoría ofrece hoy en día se aplica en todo tipo de
empresas para conocer sus deficiencias y falencias en la gestión de las
mismas aunque no sea obligatorio realizarla.
4 Contraloría General del Estado.- Manual de Auditoria de Gestion.- Acuerdo 031 CG.- 2002
30
CAPITULO III
3. PROPUESTA DE AUDITORÍA
En este capítulo se dan las pautas para la ejecución de la auditoría de
gestión en la Compañía Gilshman del Ecuador, con una planificación
preliminar, la específica se la realizará en el siguiente capítulo de aplicación
práctica, de igual manera los papeles de trabajo serán diseñados sobre
aquellos que se van a utilizar.
3.1. Fase I Planificación de la Auditoría
La norma internacional de auditoría N° 4 establece que, “el auditor debe
documentar por escrito su plan general y un programa de auditoría que
defina los procedimientos necesarios para implantar dicho plan.”
Esta primera fase no es la más importante pero constituye una guía para el
posterior trabajo, facilitando la determinación de cuestiones fundamentales
como: hacia qué área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el
tiempo que va a llevar la auditoría
Se trata del estudio que, antes de la ejecución de la Auditoria, se debe
realizar en la entidad. Un recorrido por las áreas que conforman la entidad a
fin de observar el funcionamiento de la misma.
En esta etapa se realizará entrevistas previas a los involucrados en los
diferentes procesos que realiza la compañía, se establece el equipo de
trabajo que ejecutarán la auditoría de gestión, programación del trabajo a
realizarse, también se realizará una inspección a las instalaciones y
31
observación directa de las operaciones, así como una revisión a los
documentos.
3.1.1. Plan de Auditoría Preliminar
El plan de auditoría se refiere a la determinación de los objetivos y alcance
de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a
aplicarse y la definición de los recursos que se considera necesarios para
garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la
entidad.
El planeamiento pretende establecer un adecuado equilibrio entre los
objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo disponible para ejecutarla y, el
número de horas que debe trabajar el personal profesional para lograr un
nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría.
Definición de los objetivos específicos de la Auditoria.
Determinación de los auditores y otros especialistas que se requieran,
atendiendo a los objetivos propuestos, la magnitud del trabajo y su
complejidad.
Programas flexibles confeccionados específicamente, de acuerdo con los
objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las tres E.
Estos deberán confeccionarse por los auditores actuantes, revisarse por
el jefe de la Auditoria y aprobarse por el supervisor o por el jefe del área.
Determinación del tiempo que se empleará en desarrollar la Auditoria, así
como su presupuesto.
32
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
ENTIDAD: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
Preparado por: Adriana Vela ( Jefe de equipo)
Revisado por: Ing. Luis Romero (Supervisor)
1.- REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA
Determinación de Deficiencias
Informe de la Gestión
Comunicación de Resultados a la Gerencia.
Conclusiones y Recomendaciones.
2.- FECHA DE INTERVENCIÓN
PERIODO DE LA AUDITORÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 de Marzo del 2012
3.- EQUIPO DE AUDITORÍA
Supervisor Ing. Luis Romero
Jefe de Equipo Adriana Vela
Auditores Operativos Martha Rosillo y Santiago Ronquillo
4.- DIAS PRESUPUESTADOS
122 horas distribuidas en siguientes fases de la auditoría de gestión
ACTIVIDADES
PLANIFICACIÓN 12 horas
Familiarización 1 hora
Revisión General 2 horas
Vista preliminar 2 horas
Evaluación preliminar Control Interno 5 horas
Memorando de planificación 1 hora
A Ref.
MP
1/3
33
Programas de auditoría 1 hora
EJECUCIÓN DEL TRABAJO 94 horas
Programación 10 horas
Evaluación de Control Interno 10 horas
Medición de Riesgos de Auditoría 3 horas
Aplicación Procedimientos y Técnicas 5 horas
Elaboración de papeles de trabajo 52 horas
Evidencias de auditoría 14 horas
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 16 horas
Elaboración Borrador del Informe 3 horas
Revisión Borrador del Informe 2 horas
Aprobación Borrador del Informe 1 hora
Discusión Borrador del Informe 2 horas
Elaboración Informe Definitivo 3 horas
Revisión Informe Definitivo 2 horas
Aprobación Informe Definitivo 3 horas
5.- RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
MATERIALES
Computadora Personal
Hojas, Carpetas, Archivadores.
Lápices, Esferos, Borradores, Calculadora, Cds, flash memory, entre otros.
FINANCIEROS
Viáticos
6.- ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
6.1 ENFOQUE A:
Auditoría aplicada a la gestión de la Compañía Gilshmán del Ecuador para
verificar la aplicación de los tres elementos necesarios para el buen
funcionamiento de las entidades que son economía, eficiencia en el manejo
de los recursos y eficacia en el logro de sus objetivos empresariales.
34
6.2 OBJETIVOS
GENERAL
Evaluar los procedimientos de control interno para determinara el alcance
del trabajo de auditoría mediante la aplicación técnicas y procedimientos
adecuados.
ESPECIFICOS
Proporcionar análisis comentarios, o apreciaciones,
recomendaciones, y asesoría a los miembros de la organización
Medir y evaluar los métodos y controles establecidos en la
organización con el fin de ayudarle al logro de los objetivos
6.3 ALCANCE
La evaluación de Gilshman del Ecuador Cia. Ltda. Comprenderá el periódo
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 de Marzo del 2012
Programación
Elaboración
Ejecución
7.- OTROS ASPECTOS
Anexar los programas de Trabajo
El presente memorando de planificación
8.- FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN
ING. LUIS ROMERO ADRIANA VELA
3.1.2 Equipo de Auditoría
Para la ejecución de Auditorias de Gestión es necesario la conformación de
un equipo multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad
35
y de las áreas a examinarse, a más de los auditores profesionales, podría
estar integrado por especialistas en otras disciplinas.
AUDITORES
De éste grupo, entre los dos más experimentados, se designa al jefe de
grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra responsabilidad
de la Auditoria de Gestión.
Jefe de Equipo: Adriana Jacqueline Vela
Supervisor: Ing. Luis Romero Yanchapaxi
Auditor Operativo: Santiago Ronquillo
ESPECIALISTAS
Estos profesionales a más de su capacidad deben tener la independencia
necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener
mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total imparcialidad.
3.1.3. Indicadores de Gestión
Las actividades de una organización pueden medirse con parámetros que
enfocados a la toma de decisiones ayudan a la gestión de la misma, para
que las actividades se realicen en forma correcta y permitan la evaluación
de los resultados frente a sus objetivos y metas.
“Un indicador de gestión es la expresión cuantitativa del comportamiento y
desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel
de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman
acciones correctivas o preventivas según el caso.”5
5 Carlos Mario Pérez Jaramillo Indicadores de Gestión
36
Los indicadores en conjunto pueden proporcionar un panorama de la
situación de un proceso, de un negocio, de la salud de un enfermo o de las
ventas de una compañía.
3.1.3.1. Beneficios de los Indicadores de Gestión
Satisfacción del cliente
Si la satisfacción del cliente es una prioridad para la empresa, así lo
comunicará a su personal y enlazará las estrategias de manera que el
personal se dirija en dicho sentido y sean logrados los resultados esperados.
Monitoreo del proceso
El mejoramiento continuo sólo es posible si se hace un seguimiento continuo
a cada paso de la cadena que conforma el proceso.
Gerencia del cambio
Una correcta de medición les permite a las personas conocer su aporte en
las metas de la entidad.
3.1.3.2 Características de los indicadores de Gestión
Simplicidad
Es la capacidad para definir el evento que se pretende medir, de manera
poco costosa en tiempo y recurso.
Adecuación
Describir por completo el fenómeno o efecto. Debe reflejar la magnitud del
hecho analizado.
37
Validez en el tiempo
Debe ser permanente por un periodo deseado.
Utilidad
Buscar las causas que han llevado a que alcance un valor particular y
mejorarlas.
Oportunidad
Es la capacidad para que los datos sean recolectados a tiempo.
3.1.3.3. Elementos de los Indicadores de Gestión
La Definición
Expresión que cuantifica el estado de la característica o hecho que quiere ser
controlado.
El Objetivo
Indica el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar,
minimizar, eliminar, etc.).
Los Valores de Referencia
El acto de medir es realizado a través de la comparación y esta no es posible
si no se cuenta con un nivel de referencia para comparar el valor de un
indicador.
La Responsabilidad
Clarifica el modo de actuar frente a la información que suministra el indicador
y su posible desviación respecto a las referencias escogidas.
38
Los Puntos de Medición
Define la forma cómo se obtienen y conforman los datos, los sitios y
momento donde deben hacerse las mediciones.
3.1.3.4 Tipos de Indicadores
a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen
periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento
básico.
b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta las amenazas y las
oportunidades del entorno organizacional; permite además evaluar la
capacidad de gestión de la dirección y de más niveles de la organización.
Indicadores de gestión universalmente utilizados
Los indicadores de gestión universalmente conocida y utilizada para medir la
eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de
la misión institucional pueden clasificarse de la siguiente manera:
1) Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.- Se
basa en dos aspectos: la información del desarrollo de la gestión que se
adelanta y los resultados operativos y financieros de la gestión. Estos
indicadores muestran la capacidad administrativa de la institución
2) Indicadores estructurales.- La estructura orgánica y su funcionamiento
permite identificar los niveles de dirección y mando, así como, su grado de
responsabilidad en la conducción institucional. Estos indicadores sirven para
establecer y medir aspectos como los siguientes:
Participación de los grupos de conducción institucional frente a los grupos de
servicios, operativos y productivos.
39
Las unidades organizacionales formales e informales que participan en la
misión de la institución.
Unidades administrativas, económicas, productivas y demás que permiten el
desenvolvimiento eficiente hacia objetivos establecidos en la organización.
3) Indicadores de recursos.- Tienen relación con la planificación de las
metas y objetivos, considerando que para planear se requiere contar con
recursos.
4) Indicadores de proceso.- Aplicables a la función operativa de la
institución, relativa al cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Estos
indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de
los procesos..
5) Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las
actividades del comportamiento de la administración de los recursos
humanos. Sirven para medir o establecer el grado de eficiencia y eficacia en
la administración de los recursos humanos
6) Indicadores Interfásicos. - Son los que se relacionan con el
comportamiento de la entidad frente a los usuarios externos ya sean
personas jurídicas o naturales.
3.1.3.5 Uso de indicadores en Auditoria de gestión
El uso de indicadores en la Auditoria, permite medir:
- La eficiencia y economía en el manejo de los recursos
- Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios
prestados (eficacia).
40
- El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a
quienes van dirigidos (calidad).
3.1.4 Evaluación de Riesgos
Muchas de las decisiones gerenciales están basadas en la existencia de
ciertos riesgos que en el caso de concretarse implicarían que los cursos de
acción previstos podrían verse alterados.
3.1.4.1 Riesgos de Auditoría
Éstos pueden definirse como la posibilidad que el auditor emita un informe de
auditoría incorrecto, debido a que no se ha detectado errores significativos,
los cuáles modificarán la opinión que da el auditor es decir es el riesgo que al
auditor le toca asumir.
La evaluación de los riesgos de auditoría es subjetiva y depende del criterio,
capacidad y experiencia del auditor.
Al ejecutarse la Auditoria de Gestión, no estará exenta de errores y
omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en
su informe. Por lo tanto deberá planificarse la auditoria de modo tal que se
presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga
importancia relativa; a partir de:
- Criterio profesional del auditor.
- Regulaciones legales y profesionales.
- Identificar errores con efectos significativos.
En este tipo de auditoría hay que tener en cuenta también los tres
componentes de riesgo
41
Sería necesario para evaluar la existencia o no de riesgos de auditoría de
gestión:
Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la
naturaleza propia de la Información.
Considerar lo adecuado del diseño del Sistema de Control Interno y
probar la eficacia de sus procedimientos.
Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a
aplicar, luego de haber evaluado el Sistema de Control Interno.
Extensión de las pruebas sustantivas aplicables a la Empresa hacia
los terceros.
Además sería importante considerar algunos factores generalizados del
riesgo de auditoría siendo los que a continuación detallamos:
Determinar la confianza que tiene la dirección respecto al funcionamiento del
sistema de control interno suponiendo que no se den:
- Incumplimientos en los procedimientos normalizados.
- Detección tardía o no detección de los errores o desvíos.
- Poca experiencia en el personal.
- Sistemas de información no confiables.
Evaluar los riesgos inherentes a la protección de los bienes activos o imagen
pública adversa considerando:
- Probabilidad de ocurrencia de fraudes.
42
- Quejas del público.
- Errores de los criterios que se aplican para tomar decisiones.
- Barreras externas que afectan al accionar de la Empresa.
Identificar la existencia o no de cambios reiterativos en el nivel organizacional
y los sistemas, atendiendo principalmente:
- Rotación del personal.
- Reorganizaciones en el funcionamiento del personal.
- Crecimiento o reducción del personal.
- Implantación de nuevos sistemas.
- Alteraciones de tipo cultural.
Evaluar la posibilidad de la existencia de errores que pueden pasar
inadvertidos debido a un ambiente de complejidad, originado
fundamentalmente por:
- La naturaleza de las actividades.
- El alcance de la automatización.
- La dispersión geográfica.
Medir la importancia del tamaño de la auditoria haciendo referencia al
número de personas, tanto de la Empresa auditada como de los auditores,
volumen físico de la documentación e impacto social reconociendo que a
mayor tamaño mayores riesgos.
43
Determinar la importancia de la alta dirección le asigna a la auditoria
otorgándoles por tanto todas las facilidades en el desarrollo de las tareas a
los auditores y su equipo.
Considerar la posibilidad de incurrir en errores, o no detectarlos, según el
tiempo de preparación y ejecución de la auditoria que se haya planificado y
utilizado verdaderamente.
El riesgo de auditoría se clasifican en:
Riesgo Inherente
Riesgo de Control
Riesgo de Detección
Riesgo Inherente
Es la posibilidad de errores o irregularidades en la información, antes de
considerar la efectividad de los controles diseñados y aplicados por la
entidad, esta viene inmersa en la naturaleza del negocio o debido al tipo de
operaciones y la calidad de los recursos que la empresa posea.
En este caso se ha considerado un riesgo inherente del 40 % debido a:
La compañía no cumple con todos los requerimientos legales
No se ha establecido aún todos los procesos para la ejecución de las
tareas dentro de la organización.
No cuenta con los recursos necesarios y por la naturaleza del negocio
Falta de documentación o no está debidamente organizada.
Riesgo de Control
Es el riesgo que los sistemas de control no se encuentran capacitados para
detectar o evitar errores oportunamente.
44
Los puntos débiles incrementan el riesgo de control los puntos fuertes
reducen el riesgo de control.
Este riesgo se lo detecta con la elaboración del cuestionario de control
Este riesgo se encuentra fuera del control de los auditores, pero se puede
mejorar con las recomendaciones que éstos den para mejores los
procedimientos de control y así reducir los niveles de riesgo.
Riesgo de Detección
Es aquel error que tiene el auditor que a pesar que hace procedimientos de
auditoría no descubra errores significativos.
El porcentaje es subjetivo, es criterio del auditor este porcentaje se determina
en base al equipo de trabajo, el conocimiento de cada miembro, experiencia
técnica, etc.….
Debido a la falta de experiencia dentro del campo de auditoría de gestión se
va a considerar un riesgo de detección del 40%.
Por ende el riesgo de auditoría se muestra en la siguiente fórmula.
RA= RI x RC x RD
RA= 0.40 x ? x 0.40
RA = Riesgo de auditoría
RI= Riesgo Inherente
RC= Riesgo de Control
RD= Riesgo de detección
45
3.2 Control Interno
La segunda norma de trabajo de campo de las NAGA, queda como se indica:
“Se obtendrá una comprensión suficiente de la estructura de control interno,
para planear la auditoria y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de
las pruebas a efectuarse”.
El control interno se define como un proceso efectuado por el personal de la
compañía, con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable en
cuanto a la búsqueda de objetivos y metas dentro de las siguientes
categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de leyes y normas que sean aplicables
La primera categoría está enfocada a los objetivos empresariales básicos
de la compañía.
La segunda está relacionada con la elaboración de estados financieros
confiables así como la información extraída de dichos estados.
La tercera se refiere al cumplimiento de normas y leyes a las que está
sujeta a la compañía
El control interno funciona en tres niveles distintos de eficiencia éste se
puede considerar eficaz si la dirección de la compañía tienen la seguridad
de que:
Disponen de información adecuada sobre hasta qué punto se
están logrando los objetivos operacionales de la compañía.
Se preparan los estados financieros de forma fiable
Se cumplen leyes y normas aplicables.
46
3.2.1 Componentes del Control Interno
1.- Entorno de Control
Aporta disciplina y estructura, integridad, valores éticos, la capacidad de los
empleados de la compañía, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión,
la manera en la que la dirección asigna la autoridad y las responsabilidades y
la organización y desarrollo del personal.
2.- Evaluación de los Riesgos
Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos.
3.- Actividades de Control
Son las políticas, procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a
cabo las instrucciones de la gerencia, ayudan además a la consecución de
los objetivos.
Incluye una amplia gama de actividades como:
Aprobaciones,
Autorizaciones,
Revisiones,
Segregaciones de funciones
Entre otras.
4.- Información y Comunicación
La comunicación es muy necesaria dentro de la organización sea de arriba
hacia abajo o viceversa pero debe ser dentro de toda la compañía.
47
También tiene que haber una buena comunicación con terceros como
clientes, proveedores y los organismos de control.
5.- Supervisión
Para un adecuado funcionamiento del control interno se consigue mediante
actividades de supervisión continuas que se van dando en el transcurso de
las operaciones.
Todos los componentes vinculados ayudan a que la compañía llegue a
donde quiere y evite peligros y sorpresas en el camino.
El control interno no puede hacer que un gerente malo se convierta en un
buen gerente, no puede asegurar el éxito únicamente puede dar un grado de
seguridad razonable.
3.2.2 Estructura del Control Interno
La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y
procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de
poder lograr los objetivos específicos de la entidad, relevantes y de interés
para la auditoría de gestión, como son:
Salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la
entidad.
Promover la eficiencia del personal, minimizar los errores humanos y
detectar.
Rápidamente los que se produzcan.
Dificultar la comisión de hechos irregulares y facilitar su descubrimiento si
se produjeran.
Garantizar la razonabilidad de la información contable y administrativa en
general.
48
Para fines de la Auditoria de Gestión, se denomina estructura de Control
Interno al conjunto de planes, métodos y procedimientos, para ofrecer
seguridad razonable respeto a que están lográndose los objetivos de control
interno.
Tabla N° 1
3.2.3 Herramientas de Evaluación del Control Interno
Ventajas y Desventajas
VENTAJAS
DESVENTAJAS
CUESTIONARIOS:
Guía para evaluar y determinar áreas críticas.
Disminución de costos Facilita administración del trabajo
sistematizando los exámenes Pronta detección de deficiencias Entrenamiento de personal
inexperto. Siempre busca una respuesta Permite pre elaborar y
estandarizar su utilización.
No prevé naturaleza de las operaciones.
Limita inclusión de otras preguntas
No permite una visión de conjunto
Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias
Que lo tome como fin y no como medio
Iniciativa puede limitarse Podría su aplicación originar
malestar en la entidad.
FLUJOGRAMAS:
Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada
Observación del circuito en conjunto
Identifica existencia o ausencia de controles
Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo
Necesita de conocimientos sólidos de control interno
Requiere entrenamiento en la utilización y simbología de los diagramas de flujo
Limitado el uso a personal inexperto
Por su diseño específico resulta un método
49
NARRATIVAS DESCRIPTIVAS:
Aplicación en pequeñas entidades
Facilidad en su uso Deja abierta la iniciativa del
auditor Descripción en función de
observación directa.
No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y sintética
Auditor con experiencia evalúa Limitado a empresas grandes No permite visión en conjunto Difícil detectar áreas críticas por
comparación Eventual uso de palabras
incorrectas origina resultados inadecuados
MATRICES:
Permite una mejor localización de debilidades de control interno
Identifica a empleados relacionados con las tareas de registro, custodia y control.
No permite una visión de conjunto, sino parcial por sectores
Campos de evaluación en función de la experiencia y criterio del auditor.
Fuente: www.ilustrados.com
3.2.4 Tipos de Control Interno
Se clasifican en administrativos y contables:
Control Administrativo
Este se lo conoce también como operativo y está relacionado con la
eficiencia en las operaciones conjuntamente con las políticas de la dirección.
Este tipo de control contempla las diferentes acciones de los empleados que
influyen en la eficiencia operativa y que lleva al cumplimiento de los
objetivos.
50
Este control se clasifica en:
o Control Operativo.- Esta relacionado con las actividades que
realiza el personal para poder alcanzar eficiencia, economía y
eficacia, es decir alcanzar los objetivos maximizando los
recursos.
o Control Estratégico.- Esta relacionado con las estrategias que
se elaboran para la consecución de los objetivos
Control contable
Este tipo de control logra establecer si los estados financieros de una entidad
reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones, comprobando que
en todo el proceso contable se observó y se aplicó las normas y leyes
regulatorias prescritas por las autoridades competentes.
3.3 Fase II Ejecución del Trabajo
En esta fase llamada también ejecución de campo se va a aplicar la
planificación específica ya establecida, la misma que contendrá programas
de auditoría detallados para cada área y proceso a auditar el mismo que será
flexible con la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría
adecuados como por ejemplo: inspección física, observación, cálculo,
indagación análisis, para obtener como resultado la aplicación y
comprobación de indicadores de Eficiencia, Eficacia y Economía por cada
actividad a examinarse. Para de ésta manera obtener evidencia suficiente
para respaldar el informe que se emitirá. Esta información constará en
papeles de trabajo.
51
3.3.1 Papeles de Trabajo de Auditoría
Los papeles de trabajo no son otra cosa que la herramienta del auditor para
encontrar la evidencia que sustente el trabajo realizado.
Sus principales características son:
Herramienta.- Es un medio para constatar la labor del auditor
Sustento.- Nos sirve como evidencia para elaborar el informe
Resumen.- Porque es una síntesis de todo lo observado y analizado
Prueba.- Contundente en defensa del auditor
En suma los papeles de trabajo debidamente elaborados son necesarios
para que el auditor demuestre que cumplió con las normas de ejecución del
mismo.
3.3.1.1 Objetivos de los Papeles de Trabajo
Facilitar la preparación del informe
Constituir la fuente básica para la preparación del informe
Contener la evidencia de los procedimientos de auditoría aplicados
Proporcionar información para el mejoramiento de la entidad auditada.
3.3.1.2 Tipos de Papeles de Trabajo
3.3.1.2.1 Programa de Auditoría
Es el documento en el que se específica los procedimientos a seguir durante
el examen de auditoría. El contenido debe ser claro flexible y sencillo de
manera que los procedimientos de auditoría estén de acuerdo con las
circunstancias del examen y que su aplicación permitan alcanzar los
objetivos de los mismos.
52
Este documento debe ser una guía de los hechos a ejecutarse y sus
características deben ser:
Sencillo y exhaustivo
Los procedimientos a elaborar deben ser realizados de acuerdo a la
naturaleza de la entidad a auditar
Debe estar encaminado al cumplimiento del objetivo principal
Desechar los procedimientos repetidos o innecesarios
Un programa de auditoría bien estructurado puede tener las siguientes
ventajas:
Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido
Establece una rutina de trabajo eficiente y económica
Sirve como un historial de trabajo para futuras auditorías
Facilita la supervisión del trabajo por el supervisor o socio.
3.3.1.2.2 Cuestionarios de Control Interno
Es el papel de trabajo que el auditor realiza para la evaluación del control
interno en el cuál se realizan preguntas para el conocimiento general de la
organización
Este también permite determinar el riesgo de control para posteriormente
obtener el riesgo de auditoría
El cuestionario consta de varias preguntas la cuáles tienen tres posibilidades
de respuestas estas son; SI, NO, N/A. debe contestarse en el casillero
correspondiente, existe adicionalmente una columna de observaciones para
establecer algún comentario de lo observado.
53
3.3.1.2.3 Hoja de Recomendaciones
Éste documento se lo elabora después del cuestionario de control interno
para dar una recomendación a cada deficiencia encontrada con las
respuestas obtenidas en el cuestionario.
Por cada Observación emitida en el cuestionario se dará la correspondiente
recomendación.
3.3.1.2.4 Narrativas
Luego de la evaluación del control interno el auditor debe realizar una
narrativa por cada debilidad detectada.
En ésta se realiza un resumen de la debilidad el origen y establecer un
comentario de la misma.
3.3.1.2.5 Hoja de Evidencias
En este documento se especifica la evidencia encontrada estableciendo los
siguientes puntos:
Condición.- La situación encontrada “lo que es”
Criterio.- Norma, Ley política que no observó “lo que debe ser”
Efecto.- Que produjo la inobservancia de la norma cuantificado en valores o
porcentajes “diferencia entre lo que es y lo que debe ser”
Causa.- Las razones por las que se produjeron las debilidades
Conclusión.- El criterio que llegó el auditor luego de detectar la debilidad
Recomendación.- Medida correctiva que debe tomar el administrador o los
directivos.
54
3.3.2 Diseño de Papeles de trabajo
3.3.2.1 Memorando de Planificación
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
PERIODO: del………..al……………..
Preparado por: …………………………………..Fecha………………………..
Revisado por: ……………………………………Fecha………………………..
1.- REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA
…………………………………………………………………………………………
2.- FECHA DE INTERVENCIÓN
PERIODO DE LA AUDITORÍA
Del………….del ……….al ……………del …………
3.- EQUIPO DE AUDITORÍA
Supervisor………………………………………………………………………….
Jefe de Equipo ……………………………………………………………………..
Auditores Operativos……………………………………………………………….
4.- DIAS PRESUPUESTADOS
…………………………………………………………………………………………
ACTIVIDADES
…………………………………………………………………………………………
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN DEL TRABAJO
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
5.- RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
MATERIALES………………………………………………………………………...
FINANCIEROS………………………………………………………………………
A Ref.
P/T
55
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
PERIODO: del………..al……………..
6.- ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
6.1 ENFOQUE A:…………………………………………………………………….
6.2 OBJETIVOS
GENERAL…………………………………………………………………………….
ESPECIFICOS……………………………………………………………………….
6.3 ALCANCE
…………………………………………………………………………………………
7.- OTROS ASPECTOS
…………………………………………………………………………………………
8.- FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN
……………………….. ………………………..
JEFE DE EQUIPO SUPERVISOR
P/T = Papel de trabajo.
MP = Memorando de Planificación.
A Ref.
P/T
56
3.3.2.2 Programa de Auditoría
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA:
PERIODO: del……………al…………………
Objetivos:
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
TE = Tiempo estimado
TR = Tiempo Real
Ref.
P/T
A
57
3.3.2.3 Cuestionario de Control Interno
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PERIODO: del………….al……………
Entrevistados:
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
N/A = No aplica
Ref.
P/T
A
58
3.3.2.4 Hoja de Recomendaciones
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
HOJA DE RECOMENDACIONES
PERIODO: del………………al………………..
N° Ref. P/T Observación Recomendación
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
Ref.
P/T
A
59
3.3.2.5 Narrativas
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERIODO del………….al……………
NARRATIVA
Gestión del área auditada o debilidad detectada
COMENTARIO: En esta parte el auditor debe emitir su criterio de lo
observado. Es decir dar una opinión acertada de la debilidad detectada.
RECOMENDACIÓN: De acuerdo a lo observado el auditor dará una
recomendación adecuada y oportuna a la gerencia para que no se vuelva a
recurrir en dichas falencias.
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
Ref.
P/T
A
60
3.3.2.6 Hoja de Evidencias
EMPRESA:
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERIODO del……………al…………
HOJA DE EVIDENCIAS ÁREA…………….....
EVIDENCIA N°…..
TÍTULO:
Condición: Lo que es
Criterio: Lo que debe ser
Causa: Razones porque se produjo la debilidad
Efecto: Diferencia entre lo que es y lo que debe ser
Conclusiones: Criterio del auditor luego de analizar la debilidad detectada
Recomendaciones: Medida correctiva dada por el auditor a la gerencia o
administrativos.
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
Ref.
P/T
A
61
3.3.3 Identificación de Procedimientos, Técnicas,
Referencias, Índices y Marcas de Auditoría
3.3.3.1 Procedimientos de Auditoría
Observación.- El auditor tiene la obligación de observar el cumplimiento de
los procedimientos de control interno de la entidad.
Inspección.- Se refiere a la inspección física de los bienes, materiales es
decir de los recursos de la empresa con la documentación pertinente.
Análisis.- Determinar las fallas detectadas en los procesos que realiza la
entidad hay que determinar el porqué se da la falta y que se podría hacer.
Cálculo.- Para evaluar la gestión de la empresa se lo hará a través de
indicadores de gestión para la cual hay que realizar el cálculo respectivo para
obtener el porcentaje de aceptación.
Confirmación.- Para tener información de terceros se puede enviar
confirmaciones a clientes o proveedores para verificar o confirmar con los
datos obtenidos de la organización.
Averiguación.- Buscar, abordar, descubrir, contingencias, juicios,
desperdicios, pérdidas, etc.
Comparación.- Con todos los papeles de trabajo la información obtenida
para determinar las conclusiones y recomendaciones.
3.3.3.2 Técnicas de Auditoría
Son los medios que el auditor utiliza para lograr encontrar la información
competente para poder emitir su opinión personal.
Las técnicas de auditoría se clasifican en:
62
Tabla N° 2
Técnicas de Verificación Ocular
Comparación
Observar la similitud o diferencia
entre dos o más elementos.
Observación
Es la actividad ocular que se realiza
para verificar el funcionamiento de
las operaciones.
Revisión Selectiva
Es aquella observación a los
aspectos no comunes que impidan el
funcionamiento de una actividad.
Rastreo
Selecciona una actividad la cual es
sometida a un análisis de principio a
fin.
Técnicas de Verificación Verbal y Escrita
Indagación
Es la forma de obtener información
verbal mediante averiguaciones
directas o conversación con los
diferentes funcionarios de la entidad
Entrevistas
Pueden efectuarse al personal que
labora en la entidad auditada o
terceros que pueden aportar con
información necesaria.
Encuestas
Se aplica para la obtención de
información en el caso de un gran
universo tomando una muestra.
Tabulación
Es la técnica de separación de la
información de acuerdo a áreas o
segmentos para facilitar su análisis.
63
Conciliación
Hacer coincidir dos elementos
separados e independientes.
Técnicas de Verificación Documental
Comprobación
Tiene el objeto de verificar la
existencia, legalidad, autenticidad de
la operaciones de la empresa con los
documentos que lo justifiquen.
Computación Comprobar la exactitud matemática
de algunas operaciones con
cálculos, conteos, etc.
Elaborado por: Adriana Vela.
3.3.3.3 Referencias de Auditoría
La información que se ha obtenido en el proceso del examen de auditoría
está relacionada por ende en cada papel de trabajo se debe referenciar la
ubicación de dicho comentario, análisis, cálculo o documento.
Se indicará el índice del papel de trabajo con rojo ya que facilita la ubicación
de la información.
3.3.3.4 Índices de Auditoría
“En auditoría se definen índices a aquellos símbolos utilizados en la
preparación de los papeles de trabajo, con el objeto que queden ordenados
de una manera lógica, y faciliten de esta forma, su manejo y archivo.”6
El índice entonces es el código asignado a cada papel de trabajo para
identificarlo de forma exclusiva e inconfundible con otro papel de trabajo, se
escriben en la parte superior derecha del papel de trabajo el mismo que va
con rojo
6. http//www.eumed.net/cursecon/librería/rgl-genaud/1m.htm.
64
3.3.3.5 Marcas de Auditoría
Las marcas son símbolos que utiliza el auditor en los diferentes
procedimientos de auditoría para explicar el tipo de revisión o prueba
aplicada. Dichos símbolos deben ser explicados en los papeles de trabajo.
Al igual que los índices también se marcan con color rojo, se da una breve
explicación de lo que significa, éstas deben ser distintas y únicas para cada
actividad de auditoría.
Se debe evitar símbolos complejos e inentendibles, los números o letras
rodeadas de un círculo pueden ayudar para seguir un orden secuencial.
Las marcas de auditoría brindan los siguientes beneficios:
Ahorra tiempo y evita la necesidad de repetir cada procedimiento de
auditoría que son similares más de una vez.
Facilita el trabajo y aprovecha el espacio a anotar
Facilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el
trabajo realizado.
A continuación se detalla algunas de las marcas a utilizarse:
√ = Operaciones Verificadas
√√ = Operaciones Correctas
¥ = Confrontado con la documentación comprobatoria
W Verificado Físicamente
65
Punto aclarado, verificado comprobado.
NC No cumple
FD Falta documento
N/A No aplica.
3.4. Comunicación de Resultados
La comunicación de Resultados Implica la presentación del informe final al
cliente, éste estará direccionado a los máximos directivos para que realicen
los correctivos emitidos si ese es el caso.
El informe en sí consta de conclusiones y recomendaciones que el equipo de
auditoría emite a las diferentes áreas auditadas para su mejoramiento en las
falencias que se han detectado.
3.4.1 Borrador del Informe de Auditoría
Una vez terminada la labor de campo el auditor tiene la responsabilidad de
elaborar un borrador del informe lo cual correspondería ya al trabajo final de
la auditoría.
El informe contendrá los resultados obtenidos, las observaciones,
conclusiones de hechos significativos así como las debidas
recomendaciones a las debilidades detectadas.
De tal manera que los miembros de la entidad conozcan si la gestión
administrativa es la adecuada o no. Para contribuir en el logro de sus
objetivos y metas.
66
La redacción debe ser clara evitando términos muy especializados, párrafos
muy largos así como expresiones que puedan causar confusión.
3.4.1.1 Revisión Borrador del Informe
Realizado el borrador del informe se procede a presentar al cliente para
discusión sobre las áreas y procesos examinados. De esta manera antes de
emitir el informe final se puede hacer modificaciones en algunos puntos del
informe.
3.4.2 Informe de Auditoría Definitivo
Antes de emitir el informe hay que asegurarse de que todo este correcto para
salvaguardar la efectividad de los resultados que se informan así como el
prestigio del auditor.
El informe debe estar de acuerdo a las normas internacionales de auditoría,
a las normas de auditoría generalmente aceptadas, y a las normas de la
entidad auditada.
El informe debe explicar en forma constructiva, oportuna y sencilla los
hallazgos encontrados de manera que las recomendaciones que se den sean
consideradas por la gerencia como opciones reales de mejora al proceso o
área recomendada.
67
CAPITULO IV
4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA PROPUESTA DE
AUDITORÍA DE GESTIÓN A GILSHMAN DEL ECUADOR CIA.
LTDA. CON EL FIN DE LOGRAR SUS OBJETIVOS
EMPRESARIALES.
4.1 Planificación Auditoría de Gestión.
4.1.1 Elaboración Propuesta de Auditoría Planificación
Preliminar
La auditoría de gestión que se va a realizar en el presente capítulo es con el
fin de determinar mediante indicadores de gestión los niveles de eficiencia,
eficacia y economía en las diferentes áreas de la Compañía GILSHMAN DEL
ECUADOR, y de esta manera definir si están encaminados en la
consecución de sus objetivos empresariales, a través de técnicas y
procedimientos de auditoría para elaborar el informe y de esta manera dar
las conclusiones y recomendaciones pertinentes.
Para obtener la información de la Compañía, se tendrá conocimiento e
identificación de:
Estructura y funcionamiento general de la empresa
Las áreas a examinar que involucra, sus actividades, funciones, metas
y objetivos a cumplir.
Prácticas administrativas y operativas que realiza la compañía
El análisis de estos aspectos serán fundamentales para determinar el grado
de confiabilidad de la información.
68
4.1.1.1 Programa de Auditoría Preliminar
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
PERIODO:
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Objetivos:
Obtener un alto conocimiento de la Compañía y el desarrollo de sus
actividades
Identificar las condiciones en la que se va a realizar la auditoría.
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
1
Entrevistar a los
gerentes de
cada área.
PP.1
AVP
30
min.
45
Min.
2
Visitar las
instalaciones
para verificar su
funcionamiento
PP.2
AVP
40
min.
30
min
3
Obtener
información de
los antecedentes
de la Compañía
Pág.
1-2
AVP
10
min.
15
min.
CAPITULO I
4
Revisar la
Escritura de
Constitución de
la Compañía.
Pág.
2
AVP
5
min.
3
min.
CAPITULO I
Ref.
PP
1/3
AVP
A
69
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
PERIODO:
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
5
Obtener y
proponer los
organigramas
estructural,
funcional y de
personal.
Pág.
5-10
AVP
20
min.
30
min
CAPITULO I
Son los
establecidos en
la escritura de
constitución, y
los otros son mi
propuesta.
6
Solicitar la
planificación
estratégica de la
Compañía
Pág.
12-14
AVP
10
min.
10
min
CAPITULO I
7
Realizar el
análisis FODA
de la Compañía
Pág.
14-15
AVP
3
min.
5
min
CAPITULO I
8
Recopilar
información de
clientes,
proveedores,
competencia y
precios.
PP.3
AVP
5
min.
5
min
9
Conocer el perfil
laboral de los
empleados de la
Compañía.
PP.4
AVP
8
min
10
min
Ref.
PP
2/3
AVP
A
70
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
PERIODO:
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
10 Elaborar el
cuestionario de
Control interno
CI AVP 5
min
10
min
11 Elaborar la hoja
de
recomendaciones
de CI
REC. AVP 5
min
5
min
12 Realizar la
narrativa de
debilidades de CI
CI/1-
CI/5
AVP 10
min
10
min
13 Determinar el
riesgo inherente,
de control, de
detección, y el
riesgo de
auditoría.
Pág.
42
PP.5
AVP
2
min.
2
min.
CAPITULO
III
14
Elaborar el
reporte de
Planificación
Preliminar de la
Auditoría de
Gestión.
PP.6
AVP
7
min.
15
min
Ref.
PP
3/3
AVP
A
71
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA PRELIMINAR
PERIODO:
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
15
Elaborar el
memorando de
planificación de
auditoría de Gestión.
PP.7
AVP
10
min.
15
min
16
Contrato y aceptación
de la auditoría de
Gestión.
PP.8
AVP
5
min
5
min
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 7 de Noviembre del 2011
Fecha: 24 de Noviembre del 2011
TE= Tiempo estimado. PP= Planificación Preliminar.
TR= Tiempo Real. P/T= Papeles de Trabajo.
CI= Control Interno
Ref.
PP
3/3
AVP
A
72
4.1.1.2 Papeles de Trabajo Preliminares.
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON LOS GERENTES.
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistado: Sr. Gilberto Maggi
Gerente Propietario.
Entrevistador: Adriana Vela
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Hora: 16h00
Lugar: Instalaciones Compañía.
¿En términos generales cuál es la situación actual de Gilshman del Ecuador
Cía. Ltda.?
Gilshman del Ecuador es una empresa consolidada en el país en cuánto a ropa de
trabajo, ya que lleva laborando desde hace 30 años, el trabajo ha sido duro pero se
ha llegado a tener grandes logros debidos principalmente a que los clientes nos
prefieren por la calidad que ofrecemos en nuestros productos. Esperamos seguir
creciendo anualmente y tener mejor organización ya que ahora no somos un
pequeño taller como iniciamos sino ya una Compañía grande.
¿Para usted cuáles son las principales fortalezas y debilidades de la
Compañía?
Nuestras principales fortalezas son: los productos de calidad, la maquinaria que
cuenta con tecnología de punta, nuestros diseños ya que son innovadores y la
capacidad de producción en serie o grandes cantidades. Y como debilidades la
falta de maquinaria para bordado, falta de capacidad física de las instalaciones.
¿La Compañía cuenta con un manual de funciones y tiene un reglamento de
trabajo interno establecido?
La empresa por el momento no cuenta con un manual de funciones establecido
pero al personal se ha indicado en forma verbal cuáles son sus principales tareas,
tampoco tenemos un reglamento de trabajo interno.
A Ref.
PP1
1/5
AVP
73
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON EL GERENTE GENERAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistado: Sr. Gilberto Maggi
Gerente Propietario.
Entrevistador: Adriana Vela
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Hora: 16h00
Lugar: Instalaciones Compañía.
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de selección inducción y
capacitación del personal?
El proceso de selección lo realiza la jefa de recursos humanos, la inducción
se la realiza el mismo día. Se da capacitación especialmente al personal de
taller u operario.
¿Cómo gerente general cuáles son sus funciones principales?
Mi principal función dentro de la compañía es realizar una buena labor o
gestión de la empresa y.,
Verificar el cumplimiento de los objetivos empresariales
Coordinar las actividades de todos los departamentos
Mantener el buen funcionamiento de la Compañía
¿Qué expectativa tiene de esta Auditoría de Gestión?
Que las evidencias que se indiquen en el informe de auditoría sean
importantes y que las conclusiones y recomendaciones emitidas por la
auditora puedan ser aplicables para la consecución de nuestros objetivos
principales con el tiempo y también que genere aumento de rentabilidad
para la empresa.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP1
2/5
AVP
74
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON LA GERENCIA DE PRODUCCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistado: Srta. Verónica Maggi
Entrevistador: Adriana Vela
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Hora: 16h15
Lugar: Instalaciones Compañía.
¿Cuáles son sus principales funciones y que tiempo lleva en el cargo?
Mi principal función es verificar el adecuado proceso de producción para de
esta manera obtener productos de calidad para nuestros clientes, llevo 5
años ejerciendo el cargo de gerente de producción.
¿Cuáles cree usted que son las principales falencias en el área de
producción?
El desconocimiento por parte del personal del manejo de máquinas no
comunes.
La falta de una persona encargada de bodega
Mucho desperdicio en el área de corte.
¿Su trabajo está limitado a la autorización de sus superiores?
Si mi trabajo está limitado ya que la orden principal la recibo de gerencia.
¿Qué grado de dificultad tiene al ejercer sus labores diarias alto medio
o bajo?
El grado de dificultad de mi trabajo yo lo considero medio.
¿Qué número de personas tiene a su cargo?
En el área de producción laboramos 10 personas
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP1
3/5
AVP
75
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON LA GERENCIA
ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistado: Ing. Beatriz Delgado
Entrevistador: Adriana Vela
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Hora: 16h30
Lugar: Instalaciones Compañía.
¿Cuáles son sus principales funciones y que tiempo lleva en el cargo?
Mis funciones es verificar el correcto funcionamiento de la entidad, coordinar
todas las cosas y personas de la compañía, autorizar contratos entre otras.
¿Cuáles cree usted que son las principales falencias en el área
administrativa y financiera?
La principal falencia es que no contamos con un departamento propio de
contabilidad ya que se lo realiza a través de terceros entonces no tenemos
vinculación directa con este módulo.
¿Su trabajo está limitado a la autorización de sus superiores?
No se encuentra limitado dentro de mi área yo tomo las decisiones
pertinentes.
¿Qué grado de dificultad tiene al ejercer sus labores diarias alto medio
o bajo?
Yo pienso que es alto por el nivel de responsabilidad
¿Qué número de personas tiene a su cargo?
Bajo mi responsabilidad están tres personas
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP1
4/5
AVP
76
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ENTREVISTA CON LA GERENCIA COMERCIAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistado: Sra. Ana Gavidia
Entrevistador: Adriana Vela
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Hora: 16h45
Lugar: Instalaciones Compañía.
¿Cuáles son sus principales funciones y que tiempo lleva en el cargo?
Contactar clientes, establecer políticas de ventas, analizar posibilidades de
crédito, realizar publicidad y promociones a través de los diferentes medios
de comunicación.
¿Cuáles cree usted que son las principales falencias en el área
comercial?
Poco personal para realizar las ventas, falta de políticas claras de ventas,
falta de asesoramiento al cliente sobre nuestro producto.
¿Su trabajo está limitado a la autorización de sus superiores?
Si mi trabajo se encuentra limitado ya que necesito la autorización del
gerente general.
¿Qué grado de dificultad tiene al ejercer sus labores diarias alto medio
o bajo?
El trabajo lo considero en un grado de dificultad medio.
¿Qué número de personas tiene a su cargo?
Bajo mi cargo esta dos personas.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP1
5/5
AVP
77
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
VISITA A LAS INSTALACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El día 07 de Noviembre se visitó la Compañía Gilshman del Ecuador,
ubicada en el norte de la Ciudad de Quito Sector Carapungo. Donde se
pudo observar los siguientes detalles que van ayudar en el desarrollo del
trabajo de auditoría de Gestión.
El lugar donde funciona la compañía está constituida de tres plantas:
En la primera planta por donde se ingresa encontramos el almacén donde
se observó a una persona en el mostrador para la atención al cliente. Se
constató un escritorio con una computadora y teléfono para las ventas y
facturación.
En la misma planta paralelamente se encuentra el área de corte y bordado
en la cual se observó a una persona encargada del corte y otra para el
bordado cuentan con dos cortadoras y una máquina bordadora pequeña.
En la segunda planta está ubicada la bodega con todos los materiales para
la producción pero se observó que no se encuentran en orden debido a que
no existe una persona encargada. También se encuentra el área de
confección la cual cuenta con 5 máquinas rectas, dos overlock, una
remachadora, otra para la confección de ropa jean y una recubridora, en
esta área laboran 10 personas.
En la tercera planta se encuentran las oficinas de los gerentes. Estas áreas
están debidamente equipadas para su labor y buen desempeño.
A Ref.
PP2
1/2
AVP
78
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
VISITA A LAS INSTALACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El horario de trabajo es de 8h00 a 17h00 pero algunos días laboran hasta
las 19h00 dependiendo la temporada o el nivel de trabajo existente.
También se constato que la entidad cuenta con tres baños uno en cada
planta, se constato que no cuenta con salidas de emergencia, no cuenta
con un comedor para el personal.
= Verificado Físicamente
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP2
2/2
AVP
W
79
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CLIENTES, COMPETENCIA Y PROVEEDORES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
CLIENTES.- Como principales clientes tenemos, a:
Playwood Ecuatoriana, Agri Rose, Jumbo Roses, Sociedad Industrial Reli,
Fabribat, Royal Flowers, Calzado Pony, Groumental, Proviauto, Contelman,
Cenacai, Mandiesec, Giltexpoy, Continex, Latitud, Plastilimpio, James Brown
Pharma, Insas, Entre otros.
COMPETENCIA.- La competencia es grande y aquí las principales:
Alfa, Artex, Atex, Attox, Summer como grandes empresas consolidadas
dentro del área de ropa de trabajo e implementos industriales.
Y los pequeños talleres a nivel nacional que aunque no cuentan con
maquinaria adecuada si nos afectan ya que el precio que cobran por sus
productos es menor.
PROVEEDORES.- Nuestros principales proveedores, son:
Impordenin, Fabridor, Vicuña Internacional, Intela, LH comercial, proveedor
de insumos Parnasol, Textiles el litoral, Trens Sport, Sintofil, Robot cierres,
Cinatex, Procontex, Macose asistencia de agujas y maquinaria, Dassun,
entre otros.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 07 de Noviembre del 2011
Fecha: 08 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP3
1/1
AVP
80
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PERFIL LABORAL DE LOS EMPLEADOS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Cargo
Género
Edad
Formación
Académica
Experiencia
Laboral
Jefe
Inmediato
Nivel de
Relación
con el
cliente
Nivel de
Responsabilidad
Secretaria de
Gerencia
Femenino 20-30
años
Egresada en
Administración
de Empresas
2 años
Gerente
General
Alto Medio
Gerente de
Producción
Indistinto 30-40
años
Titulo en
Contabilidad o
Carreras
afines
5 años en
cargos
similares
Gerente
General
Medio Alto
Gerente
Administrativo
financiero
Indistinto 30-40
años
Título
Universitario
en
Contabilidad
5 años
Gerente
General
Bajo Alto
Gerente
Comercial
Indistinto 30-40
años
Título
universitario
en marketing
o afines
3 años
Gerente
General
Alto Medio
Costureras Femenino De 18
en
adelante
Mínimo
Bachiller
1 año Gerente de
Producción
Bajo Medio
Vendedores Indistinto 18-30
años
Mínimo
Bachiller
1 año Gerente
Comercial
Alto Medio
Mensajero Masculino 25-40
años
Mínimo
Bachiller
1 año Gerente
administrativo
Medio Medio
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 09 de Noviembre del 2011
Fecha: 10 de Noviembre del 2011
A Ref.
PP4
1/1
AVP
81
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Personal de la Compañía
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
1
¿La
compañía
tiene
organigramas
estructural
funcional y
de personal
actualizado?
√ 5 Ver pag.5-10
CAPITULO I
Ver Recomendación
n° 1
2
¿Se
encuentran
definidas
claramente
las funciones
de todo el
personal?
√ 0 Ver Recomendación
n°2
3
¿Existe un
control de
costos y
gastos por
medio de
presupuesto?
√ 0 Ver recomendación
n° 3
Ref.
CI
1/3
A
82
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Personal de la Compañía
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
4
¿Cuenta la
Compañía
con
planificación
estratégica?
√ 10 Ver pag.12-14
CAPITULO I
5
¿Se tiene un
calendario de
obligaciones
patronales?
√ 10
6
¿Tiene la
compañía un
auditor
interno?
√ 0 Ver recomendación
n° 4
7 ¿Se
mantiene un
calendario de
fechas de
declaraciones
de
impuestos?
√ 10
Ref.
CI
2/3
A
83
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ASPECTOS GENERALES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Personal de la Compañía
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
8
¿Se revisa
periódicamente
la cobertura de
seguros?
√
9
¿Se efectúa
algún control
en las
sucursales?
√ 0 Ver Recomendación
n° 5
10
¿Se tiene un
registro de
clientes,
proveedores y
competencia?
√ 10 Ver PP 3
11 ¿Se tiene un
perfil laboral
establecido
para contratar
nuevo
personal?
√ 10 Ver PP 4
TOTAL
55 = 50% RC 50%
110
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 09 de Noviembre del 2011
Fecha: 10 de Noviembre del 2011
Ref.
CI
3/3
A
84
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
HOJA DE RECOMENDACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Ref. P/T Observación Recomendación
1
CI
La compañía
cuenta con los
tres
organigramas
principales pero
no están
actualizados.
Es importante la actualización de los
organigramas de acuerdo a los puestos o
funciones que se presenten, por tal razón
se recomienda tomar en cuenta los
organigramas propuestos en las páginas
de la 5 a la10 del Capítulo I
2
CI
El personal no
conoce
claramente sus
funciones ya
que no están
escritas.
La compañía debe contar con un manual
de funciones en el que se especifique las
tareas de cada cargo.
3
CI No se lleva un
control de
costos y gastos
Es necesario tener un control de costos y
gastos por tal motivo se recomienda
elaborar un presupuesto anual de los
mismos.
4
CI No cuenta con
auditoría
interna.
Se recomienda contratar los servicios de
un auditor interno para que evalúe y
establezca controles internos para ayudar
a la compañía a cumplir con sus objetivos
5
CI No ejerce
ningún control
en la sucursal
En necesario llevar un control de las
sucursales para la consecución común de
los objetivos empresariales
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 09 de Noviembre del 2011
Fecha: 10 de Noviembre del 2011
Ref.
REC
1/1
A
85
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Los organigramas no están actualizados
En La Compañía Gilshman del Ecuador se ha analizado los procedimientos
de control interno, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Por los cambios y nuevos puestos de la compañía es indispensable
actualizar los organigramas tanto estructural, funcional y de personal.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía no tenían
conocimiento que tenían que actualizar los organigramas.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del Sistema de Control Interno se
ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 09 de Noviembre del 2011
Fecha: 10 de Noviembre del 2011
Ref.
CI/1
1/1
A
86
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: El personal no conoce en forma clara las funciones
que debe desempeñar.
En La Compañía Gilshman del Ecuador se ha analizado los procedimientos
de control interno, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para evitar confusión en el desempeño del personal es necesario que la
Compañía cuente con un manual de funciones detallando en forma clara las
tareas a ejecutarse en cada cargo.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía no cuenta con un
manual de funciones.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del Sistema de Control Interno se
ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 11 de Noviembre del 2011
Fecha: 12 de Noviembre del 2011
Ref.
CI/2
1/1
A
87
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de control en la cuentas de costos y gastos
En La Compañía Gilshman del Ecuador se ha analizado los procedimientos
de control interno, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para llevar un debido control de la cuentas de costos y gastos es
indispensable elaborar un presupuesto anual.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía no cuenta con un
presupuesto anual de costos y gastos.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del Sistema de Control Interno se
ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 11 de Noviembre del 2011
Fecha: 12 de Noviembre del 2011
Ref.
CI/3
1/1
A
88
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: No cuenta con auditoría Interna
En La Compañía Gilshman del Ecuador se ha analizado los procedimientos
de control interno, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para un mejor desempeño de la Compañía debe contar con la asesoría de
un auditor interno.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía no tiene asesoría de
auditoría de ningún tipo.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del Sistema de Control Interno se
ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 11 de Noviembre del 2011
Fecha: 12 de Noviembre del 2011
Ref.
CI/4
1/1
A
89
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: No ejerce control en la sucursal
En La Compañía Gilshman del Ecuador se ha analizado los procedimientos
de control interno, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para la consecución de los objetivos la Compañía debe tener control tanto
administrativo como financiero de la sucursal.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía no ejerce control
alguno en la sucursal de Guayaquil
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del Sistema de Control Interno se
ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 11 de Noviembre del 2011
Fecha: 12 de Noviembre del 2011
Ref.
CI/5
1/1
A
90
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MATRIZ DE RIESGOS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Observación Riesgo Porcentaje
No cumple con todos los
requerimientos legales.
Falta de procedimientos
para la tareas del
personal.
No cuenta con los
recursos necesarios.
Falta de documentación y
no está debidamente
organizada.
Inherente
Se ha considerado un
porcentaje del 40%
Se estableció en el
cuestionario de control
interno de aspectos
generales.
Control
Como resultado dio un
porcentaje del 50%
Falta de conocimiento
dentro del área de
auditoría de gestión.
Detección
Se va a considerar un
porcentaje del 40%
RA = RI X RC X RD
RA = O,40 X 0,50 X 0,40
Auditoría
Como riesgo de auditoría
da como resultado del 8%
el cuál se considera
medio bajo.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 11 de Noviembre del 2011
Fecha: 12 de Noviembre del 2011
Ref.
PP.5
1/1
A
91
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Quito, 15 de Noviembre del 2011
Señor.
Gilberto Maggi Garcés
Gerente General.-
Se ha realizado la vista preliminar de la Compañía Gilshman del Ecuador se
ha efectuado un análisis previo de las áreas de producción, administrativa
financiera y comercial las cuales van hacer objeto del examen con el fin que
la compañía logre sus objetivos empresariales. De éste análisis se ha
obtenido los siguientes resultados preliminares:
La Compañía cuenta con una planificación estratégica pero no ha sido
divulgada al personal que labora en la empresa por ende sus operaciones
no saben hacia donde están encaminadas.
La estructura no ha sido actualizada por ende se ha propuesto
modificaciones en los diferentes organigramas de la entidad de acuerdo a la
información recibida y a la observación directa.
La empresa no posee un Reglamento Interno de Trabajo debidamente
legalizado e implementado en la empresa, aspecto relevante de la
administración puesto que no le permite normar las relaciones de trabajo y
regular el desenvolvimiento de las actividades.
Ref.
PP.6
1/2
A
92
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
REPORTE DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Los métodos que han implementado las autoridades para impartir la
información de las áreas importantes de la empresa tales como políticas,
objetivos, resultados del desempeño, planes para el desarrollo futuro,
aspectos generales del servicio y los métodos para mejorar la eficacia y la
productividad entre otros, han sido proporcionados a sus empleados de
manera informal, ocasionando que se den situaciones como:
- Poco involucramiento por parte de los empleados.
- No todos actúan en función de los objetivos de la Compañía.
Atentamente,
Adriana Vela Peñafiel
AUDITORÍA
Ref.
PP.6
2/2
A
93
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Preparado por: Adriana Vela ( Jefe de equipo)
Revisado por: Ing. Luis Romero (Supervisor)
1.- REQUERIMIENTO DE LA AUDITORÍA
Determinación de Deficiencias
Informe de la Gestión
Comunicación de Resultados a la Gerencia.
Conclusiones y Recomendaciones.
2.- FECHA DE INTERVENCIÓN
PERIODO DE LA AUDITORÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 de Marzo del 2012
3.- EQUIPO DE AUDITORÍA
Supervisor Ing. Luis Romero
Jefe de Equipo Adriana Vela
Auditores Operativos Martha Rosillo y Santiago Ronquillo
4.- DIAS PRESUPUESTADOS
122 horas distribuidas en siguientes fases de la auditoría de gestión
ACTIVIDADES
PLANIFICACIÓN 12 horas
Familiarización 1 hora
Revisión General 2 horas
Vista preliminar 2 horas
Evaluación preliminar Control Interno 5 horas
Memorando de planificación 1 hora
Programas de auditoría 1 hora
Ref.
PP.7
1/4
A
94
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EJECUCIÓN DEL TRABAJO 94 horas
Programación 10 horas
Evaluación de Control Interno 10 horas
Medición de Riesgos de Auditoría 3 horas
Aplicación Procedimientos y Técnicas 5 horas
Elaboración de papeles de trabajo 52 horas
Evidencias de auditoría 14 horas
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS 16 horas
Elaboración Borrador del Informe 3 horas
Revisión Borrador del Informe 2 horas
Aprobación Borrador del Informe 1 hora
Discusión Borrador del Informe 2 horas
Elaboración Informe Definitivo 3 horas
Revisión Informe Definitivo 2 horas
Aprobación Informe Definitivo 3 horas
5.- RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
MATERIALES
Computadora Personal
Hojas, Carpetas, Archivadores.
Lápices, Esferos, Borradores, Calculadora, Cds, flash memory, entre otros.
FINANCIEROS
Viáticos
Ref.
PP.7
2/4
A
95
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
6.- ENFOQUE DE LA AUDITORÍA
6.1 ENFOQUE A:
Auditoría aplicada a la gestión de la Compañía Gilshman del Ecuador para
verificar la aplicación de los tres elementos necesarios para el buen
funcionamiento de las entidades que son economía, eficiencia en el manejo
de los recursos y eficacia en el logro de sus objetivos empresariales.
6.2 OBJETIVOS
GENERAL
Evaluar los procedimientos de control interno para determinara el alcance
del trabajo de auditoría mediante la aplicación técnicas y procedimientos
adecuados.
ESPECIFICOS
Proporcionar análisis comentarios, o apreciaciones,
recomendaciones, y asesoría a los miembros de la organización
Medir y evaluar los métodos y controles establecidos en la
organización con el fin de ayudarle al logro de los objetivos
6.3 ALCANCE
La evaluación de Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. Comprenderá el periodo
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 de Marzo del 2012
Programación
Elaboración
Ejecución
Ref.
PP.7
3/4
A
96
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
7.- OTROS ASPECTOS
Anexar los programas de Trabajo
El presente memorando de planificación
8.- FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE LA PLANIFICACIÓN
ING. LUIS ROMERO ADRIANA VELA
Ref.
PP.7
4/4
A
97
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CONTRATO DE AUDITORÍA
Contratantes.- Celebran el presente contrato, por un lado la empresa
GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA; Representada legalmente por el Sr.
Gilberto Maggi gerente general de la compañía y por otro lado la Srta.
Auditora Adriana Vela Peñafiel.
Objeto del Contrato.- Esta estipulado a determinar los términos y
condiciones bajo las cuáles la auditora va a prestar sus servicios de
Auditoría de Gestión a la compañía en sus diferentes áreas.
Materia de Contrato.- Se suscribe el presente contrato de prestación de
servicios para efectuar la auditoría de Gestión a los diferentes
departamentos de la empresa Gilshman del Ecuador Cía. Ltda., domiciliada
en la ciudad de Quito, en el periodo que va desde el 01 de noviembre del
2011 al 15 de marzo del 2012.
Obligaciones y responsabilidades de la Auditora.-
a. Realizar la auditoría de Gestión en los diferentes departamentos de la
Compañía, presentar oportunamente lo informes en el periodo
establecido.
b. No subcontratar si ceder a otra persona los derechos y
responsabilidades estipulados en este contrato
c. Guardar total y absoluta reserva de la información obtenida de la
compañía auditada.
d. La auditora no es responsable de prejuicios por actos fraudulentos, e
incumplimientos intencionales de las autoridades de la Compañía.
Ref.
PP.8
1/3
98
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CONTRATO DE AUDITORÍA
Obligaciones y Responsabilidades de la empresa Gilshman del
Ecuador Cía. Ltda.- La empresa se comprometa a entregar la información
requerida por la auditora de manera oportuna, asignarle un lugar físico
donde pueda realizar su trabajo, Colaborar con los requerimientos de la
Auditoría.
Monto del Contrato.- Éste servicio de auditoría por esta vez no tendrá
ningún costo, por motivos de práctica y para la elaboración de tesis.
Plazo de Duración de Contrato.- El presente contrato durará desde la
fecha de su celebración hasta el 15 de marzo del 2012, tiempo hasta el cual
la auditora presentará su informe final.
Una vez fijadas las cláusulas del contrato y con previa aceptación de las
partes se procede a firmar, en la ciudad de Quito a los 15 días del mes de
Noviembre del 2012.
SRTA. ADRIANA VELA PEÑAFIEL SR. GILBERTO MAGGI GARCÉS
AUDITORA GERENTE GENERAL
Ref.
PP.8
2/3
99
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ACEPTACIÓN DEL SERVICIO DE AUDITORÍA
Quito, 16 de Noviembre del 2011
Srta. Adriana Vela
Auditora.
Quito.
Cordiales saludos de parte de los que conformamos Gilshman del Ecuador
Cía. Ltda.
A través de este memo aceptamos los servicios de auditoría de gestión
propuestos a los diferentes departamentos de la compañía con el fin que
nos ayuden a lograr nuestros objetivos empresariales de manera eficaz.
Consideramos que su conocimiento en el área le permitirá realizar un buen
trabajo dentro de nuestra empresa.
Sin más que decir le deseamos el mayor éxito en sus labores profesionales
y académicas.
Atentamente,
Gilberto Maggi Garcés
GERENTE GENERAL
Ref.
PP.8
3/3
100
4.2. Planificación Específica.
En esta fase se define la estrategia a seguir para el desarrollo de la auditoría
de gestión con el fin que la compañía cumpla con sus objetivos
empresariales y con fundamento en la información obtenida de la
planificación preliminar indican la necesidad de una auditoría de manera
sustancial y relevante para el área de producción, administrativa financiera y
para el área comercial.
4.2.1. Programas de Auditoría
4.2.1.1 Programa de Auditoría Área de Producción.
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Objetivos:
Conocer los principales procesos de producción.
Obtener información que permita una evaluación oportuna de esta
área.
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T
R
Observaciones
1
Elaborar el
cuestionario de
control interno
para el área de
producción
CI/P
AVP
30
min.
15
min
Ref.
PE
1/4
AVP
A
101
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
2 Realizar la
narrativa de
gestión del
proceso de
compras.
P/A
AVP
10
min
8
min
3 Elaborar la
narrativa de
gestión para el
proceso de
ingreso y salida
de mercadería a
y de bodega
P/B
AVP
10
min
10
min
4 Realizar la
narrativa del
proceso de corte
y confección.
P/C
AVP
10
min
10
min
5
Desarrollar la
propuesta de
flujo grama para
el proceso de
compras.
P/A1
AVP
30
min.
45
min
Ref.
PE
2/4
AVP
A
102
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
6 Elaborar la
propuesta de
flujograma para el
proceso de ingreso
y salida de
mercadería de
bodega.
P/B1
AVP
30
min
45
min
7 Realizar la
propuesta de
flujograma para el
proceso de corte y
confección
P/C1
AVP
30
min
45
min
8 Realizar la hoja de
recomendaciones.
REC
/P
AVP
15
min
20
min
9 Elaborar la
narrativa de
debilidades.
P/D
AVP
20
min
15
min
Ref.
PE
3/4
AVP
A
103
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
10
Establecer
procedimientos
de auditoría y
medir con
indicadores de
gestión la
eficiencia,
eficacia y
economía de
las principales
actividades del
área de
producción.
P/E
AVP
30
min
30
min
11 Realizar la hoja
de evidencias
por cada
debilidad
detectada.
P/F
AVP
20
min
20
min
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Diciembre del 2011
Fecha: 31 de Diciembre del 2011
Ref.
PE
4/4
AVP
A
104
4.2.1.2 Programa de Auditoría Área Administrativa Financiera
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Objetivos:
Conocer los principales procesos de administración y finanzas
Obtener información que permita una evaluación oportuna de esta
área.
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
1
Elaborar el
cuestionario de
control interno
para el área
administrativa
financiera.
AF/CI
AVP
30
min.
20
min
2 Realizar la
narrativa de
gestión del
proceso
contable.
AF/A
AVP
20
min
15
min
3 Realizar la
narrativa de
gestión del
proceso de
selección de
personal.
AF/B
AVP
20
min
20
min
Ref.
PE
1/3
AVP
A
105
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
4 Realizar la
propuesta de
flujograma del
proceso contable
AF/A1
30
min
45
min
5 Realizar la
propuesta de
flujograma del
proceso de
selección del
personal.
AF/B1
AVP
30
min
45
min
6 Realizar la hoja
de
recomendaciones.
REC/AF
AVP
10
min
10
min
7 Elaborar la
narrativa de
debilidades.
AF/C
AVP
15
min
15
min
8
Establecer
procedimientos de
auditoría y medir
con indicadores
de gestión las
principales
actividades del
área.
AF/D
AVP
20
min
25
min
Ref.
PE
2/3
AVP
A
106
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
9 Realizar la hoja
de evidencias por
cada debilidad
detectada.
AF/E
AVP
10
min
15
min
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Diciembre del 2011
Fecha: 31 de Diciembre del 2011
4.2.1.3 Programa de Auditoría Área de Comercialización
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Objetivos:
Conocer los principales procesos del área de comercialización
Obtener información que permita una evaluación oportuna del área.
N° Procedimiento Ref.
P/T
Elaborado
por
T E T R Observaciones
1
Elaborar el
cuestionario de
control interno
para el área de
comercialización.
CI/C
AVP
20
min.
20
min
Ref.
PE
1/3
AVP
A
Ref.
PE
3/3
AVP
A
107
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
2 Realizar la
narrativa de
gestión del
proceso de
facturación.
C/A
AVP
15
min
20
min
3 Elaborar la
narrativa de
gestión del
proceso de
ventas
C/B
AVP
15
min
20
min
4 Realizar la
narrativa de
gestión del
proceso de
entrega.
C/C
AVP
15
min
20
min
5 Elaborar la
propuesta de
flujograma del
proceso de
facturación.
C/A1
AVP
30
min
45
min
7 Elaborar la
propuesta de
flujograma del
proceso de
entrega.
C/C1
AVP
30
min
45
min
Ref.
PE
2/3
AVP
A
108
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PERIODO: del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
8 Realizar la hoja de
recomendaciones.
REC/C
AVP 10
min
15
min
9 Elaborar la
narrativa de
debilidades.
C/D
10
min
10
min
10
Establecer
procedimientos de
auditoría y medir
con indicadores de
gestión las
principales
actividades del
área.
C/E
AVP
20
min
30
min
11 Realizar la hoja de
evidencias por
cada debilidad
detectada.
C/F
AVP
20
min
25
min
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Diciembre del 2011
Fecha: 31 de Diciembre del 2011
Ref.
PP
3/3
AVP
A
109
4.2.2. Cuestionarios de Control Interno.
4.2.2.1 Cuestionario de Control Interno Área de Producción
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE PRODUCCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente de Producción.
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
1
¿Existe un manual que
describa las funciones del
personal de producción?
√ 0 Ver rec..N° 1
2
¿Existen políticas para
las compras?
√ 0 Ver Rec. N°2
3
¿El personal del área es
suficiente para hacer
frente a los
requerimientos de la
compañía?
√ 0 No está capacitado
Ver Rec. N°3
4 ¿Están debidamente
asignadas las funciones
de cada personal del
área?
√ 8
5 ¿Se capacita al personal
de bodega?
√ 5 Se envía a cursos
6 ¿Los productos de la
bodega están protegidos
en caso de siniestro?
√ 0 Ver Rec.N° 4
Ref.
CI/P
1/3
A
110
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE PRODUCCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente de Producción.
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
7
¿Las condiciones de
almacenaje se
consideran buenas?
√ 5 Falta espacio
Ver Rec. N° 5
8
¿Se realiza inventarios
periódicamente?
√ 5 Solo una vez al
año Ver Rec.N° 6
9
¿Se determina el costo
de producción?
√ 10
10 ¿Se realiza
mantenimiento a la
maquinaría?
√ 10 Cada 6 meses
11 ¿Existe gran cantidad de
desperdicios?
√ 0 Ver Rec. N° 7
12 ¿Con los sobrantes se
crean subproductos o co-
productos?
√ 0 Ver Rec. N° 8
13 ¿ Se maneja un buen
de efectivo para efectuar
las compras?
√ 0
14 Cuando se presenta
algún
inconveniente ¿la
solución
del mismo es rápida?
√ 10
A Ref.
CI/P
2/3
111
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE PRODUCCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente de Producción.
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
15
¿Se supervisa
continuamente los
principales procesos del
área de producción?
√ 10
16
¿El área de producción
cuenta con objetivos y
metas propias?
√ 5 Ver Rec N° 9
17
¿Están los objetivos del
área enfocados a los
objetivos empresariales?
√
5
Ver Rec. N° 10
18 ¿La información relevante
es impartida de manera
oportuna dentro del área?
√ 10
TOTAL
70 = 38%
180
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 03 de Enero del 2012
Fecha: 15 de Enero del 2012
Ref.
CI/P
3/3
A
112
4.2.2.2 Cuestionario de Control Interno Área Administrativa
Financiera
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente Administrativo Financiero
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
1
¿Existe un manual que
describa las funciones del
personal?
√ 0 Ver Rec N°1
2
¿Existen políticas
contables?
√ 0 Ver Rec. N° 2
3
¿Cuenta con un sistema
contable?
√ 8
4 ¿Cumple con las
obligaciones tributarias
con el SRI y patronales
con el IESS?
√ 10
5 ¿Se realiza evaluaciones
del desempeño del
personal?
√ 10
6 ¿Mantiene la compañía
una política de crédito?
√ 10 A los clientes es de
30 dias
Ref.
CI/AF
1/3
A
113
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente Administrativo Financiero.
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
7
¿Se realiza un
seguimiento para el
cobro respectivo de los
clientes incobrables?
√ 10 Llamarles , enviar
comunicaciones
8
¿Se ha establecido una
matriz de evaluación de
puestos?
√ 10
9
¿El personal que labora
en la compañía
aprovecha la jornada
laboral?
√ 0 Ver Rec. N° 3
10 ¿La entrega y recepción
de documentos es
oportuna por parte del
mensajero?
√
11 ¿Mantiene el mensajero
una hoja de ruta?
√
12 ¿Está la compañía
obligada a llevar
contabilidad?
√
13 ¿Se presentan estados
financieros anuales a la
gerencia?
√ 10
Ref.
CI/AF
2/3
A
114
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente Administrativo Financiero.
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
14
¿Cuenta con objetivos y
metas propias el área
administrativa
financiera?
√ 5 Ver Rec. N° 4
15
¿Esos objetivos están
enfocados en relación a
los objetivos
empresariales?
√
0
Ver Rec. N° 5
16
¿Cómo se realiza el
pago al personal?
√
8
Mensualmente en
efectivo todo al final
TOTAL 81 = 51%
160
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 03 de Enero del 2012
Fecha: 15 de Enero del 2012
Ref.
CI/AF
3/3
A
115
4.2.2.3 Cuestionario de Control Interno Área de
Comercialización
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente Comercial
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
1
¿Existe un manual que
describa las funciones del
personal de
comercialización?
√ 0 Ver Rec. N° 1
2
¿La compañía cuenta con
políticas de venta
debidamente
establecidas?
√ 0 Ver Rec. N° 2
3
¿Se ha implementado un
plan de capacitación para
el personal de ventas?
√ 10
4 ¿Se ha implementado un
plan de capacitación y
seguimiento de los
clientes?
√ 0 Ver Rec. N° 3
5 ¿Se ha diseñado un
formulario de datos de los
nuevos clientes?
√ 10
6 ¿Se tiene un plan de
ventas en el cuál se
programe visitas a
posibles clientes?
√ 8
Ref.
CI/C
1/2
A
116
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Entrevistados: Gerente Comercial
N° Pregunta Si No N/A Evaluación Observaciones
7 ¿El personal de ventas
gana comisiones ?
√ 0 Ver Rec. N° 4
8
¿Se maneja ventas a
crédito y se lleva un
control de cuentas por
cobrar?
√ 10
9
¿Se otorga descuentos a
los principales clientes?
√ 10
10
¿Realizan comparaciones
anuales de las ventas?
√ 0 Ver Rec. N° 5
11 ¿Se mantiene una relación
respetuosa con los
clientes?
√ 10
12 ¿Para ventas a crédito se
solicita autorización del
gerente respectivo?
√ 10
13 ¿Se ha establecido un
monto máximo de ventas
para otorgar crédito a los
clientes?
√ 10 Solo a clientes
principales
TOTAL 78 = 60%
130
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 03 de Enero del 2012
Fecha: 15 de Enero del 2012
Ref.
CI/C
2/2
A
117
4.3 Ejecución del Trabajo
4.3.1 Papeles de Trabajo Área de Producción
4.3.1.1 Narrativas de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO DE COMPRAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de compras y pago a proveedores debe seguir el siguiente
procedimiento:
Primero solicita adquisición de los nuevos productos.
Preguntar si existe inventarios en bodega si los hay se termina el
proceso.
Si no hay inventarios solicitar proformas a los proveedores.
Analizar las ofertas de los proveedores esto incluye calidad, precio y
forma de pago
Escoger la mejor oferta y ponerse de acuerdo con el proveedor.
Establecer la forma de pago que puede ser en efectivo, crédito y
también establecer el tiempo.
Se autoriza la compra
Se elabora el pedido detallando los productos que se necesitan y la
marca
Se cancela la factura
Se realiza la recepción de la mercadería inspeccionando de acuerdo
a la nota de pedido
Si no corresponde al pedido establecido se llega a un acuerdo con el
proveedor si se devuelve la mercadería o se devuelve el dinero.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
PA
1/1
A
118
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO
DE INGRESO Y SALIDA DE MERCADERÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de Bodega para ingreso y salida de mercadería debe seguir el
siguiente proceso:
Primero para ingreso de la mercadería a bodega revisar el pedido y
verificar si consta todo lo solicitado.
Realizar la recepción de la mercadería.
Verificar el material que se encuentre en buenas condiciones caso
contrario no recibir.
Entregar un reporte al gerente de producción de lo recibido
Proceder a ingresar la mercadería de acuerdo a su código con su
respectivo material.
Realizar el ingreso en el kárdex.
Archivar la guía de remisión de lo recibido.
Para sacar mercadería de bodega primero solicitar la nota de pedido
o documento solicitando el material.
Buscar el material o producto de acuerdo a su código.
Registrar la salida de la mercadería en el kárdex.
Entregar la mercadería al área solicitada.
Archivar la nota de pedido.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
PB
1/1
A
119
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO
DE CORTE Y CONFECCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal operario para realizar la producción de una prenda debe seguir
el siguiente proceso:
Primero solicitar el material a bodega de acuerdo a las características
de la prenda a confeccionar.
Realizar la nota de pedido y enviar a bodega
Recibir y verificar el material que sea el que se ha pedido
Doblar la tela de acuerdo al número de prendas a producirse
Trazar en la tela con los moldes de la prenda a realizarse
Cortar el material de acuerdo al trazo dibujado
Enviar los cortes al área de confección
Unir las piezas de acuerdo a las características de la prenda
Coser las piezas para dar forma a la vestimenta
Añadir otros materiales en las máquinas respectivas
Enviar a acabados
Verificar la calidad del producto.
Empacar y entregar a bodega o a ventas para su respectiva entrega
al cliente.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
PC
1/1
A
120
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si No Si
Ref.
P/A1
1/2
A
Solicita adquisición
Hay
existencia?
Solicita pro forma
Comisión analiza
Es la mejor
oferta?
Establece la forma de
pago
Autoriza la compra
Elabora pedido
Recepción
Cancela factura
121
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012 No
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Corresponde
al pedido? Devolución
Mercade
ría
Dinero
Ingresa a Bodega
Ref.
P/A1
2/2
A
122
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO
DE INGRESO Y SALIDA DE MERCADERÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si No Si
Ref.
P/B1
1/2
A
Solicita el pedido
Consta lo
solicitado?
Recepción mercadería
Buenas
condiciones
Ingresar en Kardex
Ingresa en Bodega
Elaborar Reporte de
recibido
Devolución
Archivar guía
de remisión
123
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO
DE INGRESO Y SALIDA DE MERCADERÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/B1
2/2
A
Solicitar Nota de pedido
Existe el
material
solicitado?
Registrar en el kardex
Entregar la mercadería
Archivar guía
de remisión
124
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO
DE CORTE Y CONFECCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si
Ref.
P/C1
1/2
A
Enviar a bodega
Existe el
material
solicitado?
Recibir el material
Preparar
Elaborar Nota de Pedido
Reportar a Compras
Cortar
Enviar a Confección
Coser
125
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO
DE CORTE Y CONFECCIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/C1
2/2
A
Añadir detalles
El
producto
es de
calidad?
Empacar
Entregar a bodega o al
cliente
126
4.3.1.2 Hoja de Recomendaciones
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE RECOMENDACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Ref.
P/T
Observación
Recomendación
1
CI
La compañía no cuenta
con un manual de
funciones que describan
las principales actividades
que debe realizar el
personal de producción.
Un manual de funciones es
necesario para el área de producción
ya que su uso interno y diario,
minimiza los conflictos, marca
responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden.
2
CI
No se ha establecido
políticas para realizar las
compras de mercadería.
Establecer políticas de compras en
cuanto a proveedores, crédito,
condiciones comerciales y establecer
formas de pago.
3
CI
El personal no es
suficiente para cubrir con
los requerimientos de
producción
Se recomienda contratar más
personal para cubrir con las
exigencias de producción.
4
CI Los productos no están
protegidos en caso de
siniestro.
Es indispensable contratar un seguro
que cubra los riesgos en caso de
siniestro.
5
CI El almacenaje no es
adecuado ya que falta
espacio.
Establecer un lugar adecuado para
bodega en el que se pueda tener en
forma ordenada la mercadería.
Ref.
REC/P
1/2
A
127
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE RECOMENDACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Ref.
P/T
Observación
Recomendación
6
CI
La compañía realiza
inventarios solo una vez al
año
Se recomienda realizar inventarios
cada 6 meses para tener un
adecuado control de bodega
7
CI
Existe mucho desperdicio
en el área de corte.
Se recomienda reducir los
desperdicios a lo mínimo
estableciendo nuevos
procedimientos de corte.
8
CI
No se crean co productos
ni subproductos con los
sobrantes.
Para reducir la pérdida del material
ya sea en desperdicios o sobrantes
se puede crear co_productos o
subproductos.
9
CI
No se han escrito los
objetivos para el área pero
el enfoque es claro.
Se recomienda escribir objetivos
claros y propios para el área de
producción.
10
CI
Los objetivos del área no
están enfocados del todo
hacia la consecución de
los generales.
Para el buen funcionamiento de la
compañía se recomienda que los
objetivos de cada área estén
enfocados a conseguir las metas y
objetivos generales.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
REC/P
2/2
A
128
4.3.1.3 Narrativas de Debilidades
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de un manual de funciones que especifique las
actividades del personal.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para que el personal conozca de manera clara las actividades que tiene que
realizar es necesario un manual de funciones en el que se establezca las
responsabilidades de cada individuo del área.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no se han establecido de forma clara las funciones del personal.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
1/10
A
129
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de políticas para la compra de mercadería
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para obtener insumos de calidad para la producción se debe establecer
políticas de compra para los proveedores en cuanto a calidad, precio,
condiciones y formas de pago.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción, no se han establecido políticas para la compra de materia prima.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
2/10
A
130
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta personal para los requerimientos de producción.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para cumplir con el proceso de producción de forma correcta se necesita
contratar más personal para cumplir con los requerimientos de la compañía.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no cuenta con el personal suficiente para cumplir de manera
eficiente con el proceso de producción.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
3/10
A
131
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de un seguro que proteja los bienes en caso de
siniestro
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Es indispensable contratar un seguro que salvaguarde los productos de
bodega ya que en caso de siniestro minimiza la pérdida.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción la materia prima y bienes que están en bodega y la maquinaria
en si no están asegurados en caso de siniestro la compañía tendría una
gran pérdida.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
4/10
A
132
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Almacenaje de los inventarios de manera inadecuada.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para tener los inventarios ordenados clasificados y codificados de manera
adecuada se necesita contar con espacio físico.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción, los materiales que están en bodega no cuentan con el espacio
suficiente y no se encuentran ordenados por falta de espacio físico.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
5/10
A
133
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Se realiza inventarios solo una vez por año
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para tener un debido control de la materia prima, suministros y materiales
necesarios para la producción así como de los productos terminados es
necesario realizar inventarios por lo menos una vez cada seis meses.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no se ha establecido como procedimiento la realización de
inventarios cada 6 meses.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
6/10
A
134
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Desperdicio de material en el área de corte.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para obtener mayor beneficio se recomienda utilizar al máximo la materia
prima, evitando en lo posible los desperdicios creando procedimientos de
corte.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción existe mucho desperdicio de material al momento de cortar.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
7/10
A
135
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de conocimiento de coproductos y subproductos
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Del desperdicio del material del que ya es inevitable también se puede
obtener beneficio con la creación de co productos que son productos
relacionados que se pueden vender a menor costo y subproductos son
accesorios pequeños que se puedan producir con los sobrantes.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no se crea ni coproductos ni subproductos.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
8/10
A
136
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: En el plan estratégico de la compañía no se ha
establecido los objetivos de cada área.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Se debe especificar los objetivos para el área de producción que permitan la
ejecución de los objetivos generales de la compañía.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no se ha establecido objetivos para el área.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
9/10
A
137
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de conocimiento si los objetivos de producción
están enfocados a los objetivos de la compañía.
En el área de producción se ha analizado los procedimientos de control
interno, los procesos de compra, proceso de ingreso y salida de mercadería
y el proceso de corte y confección para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de producción,
en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Es necesario para el buen funcionamiento de la entidad que los objetivos de
cada área estén enfocados a la consecución de los objetivos generales.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción como no se ha establecido objetivos para el área de manera
formal por ende existe desconocimiento si éstos están encaminados al
cumplimiento de los generales.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/D
10/10
A
138
4.3.1.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
COMPRAS
1.- Verificar el número de órdenes de compra emitidas con las que han sido
atendidas completamente.
2.- Verificar el número de proformas analizadas con número de proformas
que cumplen con los requerimientos establecidos.
BODEGA
1.- Verificar la cantidad de mercadería esperada con la mercadería recibida
2.- Verificar el número de encargados para recibir la mercadería con el
número de personas que reciben la mercadería.
3.- Verificar las notas de pedido recibidas con las notas de pedido atendidas.
CORTE Y CONFECCIÓN
1.- Verificar el número de órdenes de producción emitidas con el número de
órdenes de producción atendidas.
2.- Verificar la cantidad en metros de tela desperdiciado con la cantidad de
tela reutilizada en otros productos.
3.- Verificar el número de máquinas que están trabajando dentro del proceso
de producción con las que no están funcionando.
CONTROL DE CALIDAD
1.- Verificar el número de prendas diarias que cumplen con los
requerimientos de calidad con las prendas que no cumplen
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/E
1/5
A
139
4.3.1.5 Narrativas de Indicadores de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Compras de materia prima y materiales para el proceso de
producción.
Procedimiento 1: Verificar el número de órdenes de compra emitidas con
las que han sido atendidas completamente.
Procedimiento 2: Verificar el número de proformas analizadas con el
número de proformas que cumplen con los requerimientos establecidos
Se indagó al gerente de producción y a la persona encargada del proceso
de compras el número de órdenes de compras emitidas con las órdenes de
compras atendidas y las proformas analizadas con las proformas que
cumplen con los requerimientos de la compañía.
Aplicación del Indicador de Gestión
Órdenes de compra atendidas 5 = 71%
Número de órdenes de compra emitidas 7
Número de proformas que cumplen con lo requerido 3 = 38%
Número de proformas analizadas 8
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/E
2/5
A
140
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Ingreso y salida de Mercadería de Bodega.
Procedimiento 1: Verificar la cantidad de mercadería esperada con la
mercadería recibida.
Procedimiento 2: Verificar el número de personas que intervienen en la
recepción de la materia prima.
Procedimiento 3: Verificar el número de notas de pedido que han sido
atendidas correctamente.
Se indagó al gerente de producción y a la persona encargada del proceso
de ingreso y salida de mercadería sobre la cantidad de mercadería recibida,
el número de personas que intervienen en el proceso de recepción y las
notas de pedido atendidas ya sea para venta directa o para la producción.
Aplicación del Indicador de Gestión
Mercadería Recibida 8500m = 85%
Mercadería Esperada 10000m
Personas que reciben la mercadería 2 = 50%
Encargados de recibir la mercadería 4
Número de notas de pedido atendidas 95 = 63%
Número de notas de pedido recibidas 150
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/E
3/5
A
141
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Corte y Confección
Procedimiento 1: Verificar el número de órdenes de producción emitidas
con el número de órdenes de producción atendidas.
Procedimiento 2: Verificar la cantidad en metros de tela desperdiciado con
la cantidad de tela reutilizada en otros productos
Procedimiento 3: Verificar el número de máquinas que están trabajando
dentro del proceso de producción con las que no están funcionando.
Se indagó al gerente de producción y a la persona encargada del proceso
de corte y confección sobre la cantidad de producción, la cantidad de tela
utilizada, y la maquinaria que se utiliza.
Aplicación del Indicador de Gestión
Ordenes de Producción Atendidas 120 = 48%
Ordenes de Producción emitidas 250
Cantidad de tela reutilizada 500 m = 16%
Cantidad de Tela desperdiciada 3000m
Número de máquinas que están trabajando 8 = 63%
Maquinaria existente 11
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/E
4/5
A
142
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Control de calidad
Procedimiento 1: Verificar el número de prendas que cumplen con los
requerimientos de calidad con el número de prendas que no cumplen y son
devueltas para su respectivo arreglo.
Se indagó al gerente de producción y a la persona encargada del proceso
de control de calidad el número de prendas que pasan con los requisitos de
un buen producto.
Aplicación del Indicador de Gestión
Prendas que no cumplen 110 = 92%
Prendas que cumplen 120
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/E
5/5
A
143
4.3.1.6 Hoja de Evidencias
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 1
TÍTULO: Nivel de cumplimiento de las órdenes de compra
Condición: Se indagó con el gerente de producción y la persona
encargada del proceso de compras, y se observó que existe un 25% de
ineficiencia al atender los requerimientos de compra.
Criterio: Para cumplir con el plan de producción la compañía necesita ser
totalmente eficiente en este proceso.
Causa: No todos los proveedores de la compañía cumplen con los
requisitos de calidad y precio que necesita, falta de organización en el envío
y recepción de las órdenes de compra.
Efecto: Las compras requeridas son atendidas oportunamente en un 75%
ya que existe un 25% de ineficiencia al realizar el proceso de compras.
Conclusiones: La compra de materiales indispensables para el proceso de
producción se cumple en un gran porcentaje.
Recomendaciones: Al gerente de producción dispondrá al jefe de compras
realice las gestiones necesarias con los proveedores para cumplir al 100%
con las órdenes de compra emitidas para evitar retrasar el proceso de
producción.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
1/9
A
144
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 2
TÍTULO: Bajo nivel de stock y calidad de productos de los proveedores
Condición: De las proformas analizadas de los proveedores se constató
que solo el 38% cumplen con la calidad y cuenta con los materiales
requeridos.
Criterio: Para cumplir con el objetivo de vender productos de calidad es
necesario que la materia prima también cuente con los mismos estándares
de calidad.
Causa: Retraso en el proceso de producción, productos de mala calidad.
Efecto: De las proformas analizadas solo el 38% cumple con los requisitos
establecidos y el 62 % no cumplen con lo establecido.
Conclusiones: Afecta a todo el proceso de producción ya que no si no
existe stock se retrasa el proceso de corte y confección, y si no cumplen con
los estándares de calidad por ende el producto final no es de calidad.
Recomendaciones: Al gerente de producción buscará proveedores que
cumplan adecuadamente los requerimientos de la empresa, o caso contrario
buscará posibilidades con los proveedores para disminuir o eliminar esta
deficiencia.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
2/9
A
145
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 3
TÍTULO: Confianza en entrega de materia prima por los proveedores.
Condición: Se verificó la recepción de mercadería en este caso de tela y se
constató que el 85% del material estaba en buenas condiciones.
Criterio: Para cumplir con las órdenes de producción emitidas se necesita
contar con todo el material requerido.
Causa: Falta de material para cumplir con la producción.
Efecto: De la materia prima esperada el 85% estaba en buenas condiciones
el otro 15% se encontraba con fallas.
Conclusiones: Retraso en el proceso de producción ya que se tiene que
contactar con el proveedor y solicitar que envíe el resto de material en
buenas y condiciones y devolver lo que está dañado.
Recomendaciones: Al gerente de producción buscará proveedores que
cumplan adecuadamente los requerimientos de la empresa, o caso contrario
buscará posibilidades con los proveedores para disminuir o eliminar esta
deficiencia.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
3/9
A
146
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 4
TÍTULO: Nivel de cumplimiento de funciones por parte del personal.
Condición: Se verificó la recepción de mercadería y se constató que solo el
50% asignado a esta función cumplió con el proceso de recepción de
mercadería.
Criterio: Para cumplir con las funciones eficientemente todo el personal
asignado debe trabajar en ese proceso para que se agilite.
Causa: El personal que cumplió con su labor le llevo más tiempo del
estimado en realizar este proceso ya que el resto de personal asignado
estaba realizando otras actividades.
Efecto: La recepción de mercadería se demora ya que solo el 50% de las
personas asignadas cumplió con esta actividad.
Conclusiones: Afecta en el proceso de producción y a las demás
actividades de bodega ya que la recepción de mercadería conlleva más
tiempo de lo estimado.
Recomendaciones: Al gerente de producción entregará a su personal un
memo indicando sus funciones e indicará que deben ser cumplidas
obligatoriamente.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
4/9
A
147
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 5
TÍTULO: Nivel de cumplimiento de las órdenes de pedido
Condición: Se constato que solo el 63% de las notas de pedido de material
son atendidas adecuadamente.
Criterio: Para cumplir con el proceso de producción y para la venta de
productos al cliente, se requiere que se cumpla con todas los pedidos que
se realiza a bodega.
Causa: No se cumple con todas las notas de pedido por falta de stock, o por
que el material aún no ha sido ingresado a bodega.
Efecto: Las notas de pedido del material a bodega se entrega en un 63% y
el 37% no se entrega.
Conclusiones: Afecta en el proceso de producción ya que el material
indicado no es entregado a tiempo, o el cliente no puede llevarse el producto
en ese instante.
Recomendaciones: Al gerente de producción y al bodeguero realizar un
informe mensual de los materiales o productos para la venta que están por
agotarse y enviar a la sección de compras.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
5/9
A
148
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 6
TÍTULO: Cumplimiento de las órdenes de producción emitidas
Condición: Se constato que solo el 48% de las órdenes de producción son
realizadas en el tiempo estimado.
Criterio: Para mantener la clientela se debe cumplir con todas las órdenes
de producción emitidas.
Causa: El material no está a tiempo, personal no está capacitado en el
manejo de algunas máquinas, y falta de personal.
Efecto: Las órdenes de producción cumplidas eficientemente fijan un
porcentaje del 48% y el 52% no se cumplen en el tiempo estipulado.
Conclusiones: El producto no puede ser entregado en el tiempo acordado
con el cliente y por ende se pierde credibilidad y confianza.
Recomendaciones: Al gerente de producción emitir órdenes de producción
de acorde con la situación actual del área no exceder de trabajo que no va a
poder ser cumplido.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
6/9
A
149
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 7
TÍTULO: Desperdicio de Material y reutilización
Condición: Se verificó el proceso de corte y se constató que existe un
desperdicio de 3000 metros de tela aproximadamente y se observó que solo
el 16% de este material se reutiliza ya sea en el mismo producto o en otros.
Criterio: Para obtener mayores beneficios se puede reutilizar ese material
en otros productos.
Causa: Desconocimiento de técnicas adecuadas de corte del material, falta
de iniciativa en crear nuevos productos a la par con el material sobrante.
Efecto: Solo 16% del material sobrante se utiliza para la elaboración de
bolsillos, solapas, cuellos, puños. Y el 84% no es reutilizado.
Conclusiones: Se verificó que el desperdicio de material es un gran
porcentaje y que no es reutilizado en su mayoría
Recomendaciones: Al gerente de producción estudiar y capacitar al
personal sobre nuevas técnicas de corte para reducir el desperdicio de
material. Proponer la creación de nuevos productos o subproductos con la
materia prima sobrante.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
7/9
A
150
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 8
TÍTULO: Maquinaria utilizada en el proceso de producción
Condición: El 63% de la maquinaria existente está trabajando en forma
normal.
Criterio: Para reducir costos es necesario dar de baja maquinaria que no
está operando.
Causa: Maquinaria obsoleta o dañada suben los costos de producción
Efecto: Se verifico que 8 maquinas trabajan en forma normal y 3 están
ocupando espacio físico y no se utilizan en el proceso de producción.
Conclusiones: La maquinaria no es utilizada en su totalidad, 3 de ellas
están ocupando espacio físico, no han sido dadas de baja. Y suben los
costos de producción.
Recomendaciones: Al gerente de producción y al gerente general realizar
un avalúo de esa maquinaría y dar de baja o destinarlo a la venta para que
los costos de producción sean menores.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
8/9
A
151
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE PRODUCCIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 9
TÍTULO: Calidad en los productos.
Condición: Se observó el control de calidad realizado a las prendas y se
verificó que un 92% estas cumplen con los requisitos de calidad
establecidos por la compañía.
Criterio: Para cumplir con las normas de calidad es necesario verificar los
mínimos detalles para que el producto a entregar sea el mejor.
Causa: La calidad de un producto se observa en el material, acabados, y
forma de presentación.
Efecto: El 92% de los productos entregados son de calidad el 8% es
devuelto a revisión para su respectivo arreglo.
Conclusiones: La compañía cumple con los estándares de calidad en un
gran porcentaje pero se puede lograr la eficiencia total.
Recomendaciones: Al gerente de producción y al gerente general realizar
un estudio de las normas de calidad que rigen en el Ecuador y aplicar en sus
productos y de ser posible obtener la calificación ISO.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 16 de Enero del 2012
Fecha: 31 de Enero del 2012
Ref.
P/F
9/9
A
152
4.3.2 Papeles de Trabajo Área Administrativa Financiera.
4.3.2.1 Narrativas de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DEL PROCESO CONTABLE
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de contabilidad o un sistema contable debe seguir el siguiente
proceso.
Primero solicitar los documentos fuente.
Registrar en el diario general en orden y cronológico las actividades
financieras.
Realizar el mayor de cada una de las cuentas que se generen en el
diario general.
Realizar la hoja de trabajo
Establecer el balance de comprobación.
Presentar Estados Financieros
Realizar las respectivas Notas a los Estados Financieros.
Presentar los anexos respectivos
Realizar las políticas para el tratamiento de cada una de las cuentas.
Por último archivar.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/A
1/1
A
153
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DEL PROCESO
SELECCIÓN DE PERSONAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de recursos humanos para la selección de personal debe seguir
el siguiente proceso:
El gerente general enviará un memorando a administración para la
requisición del nuevo personal
El analista de recursos humanos debe verificar en la estructura
orgánica la vacante de personal
También realizará un análisis del perfil del puesto vacante
El supervisor de recursos humanos establece los requerimientos o
lineamientos para la selección del personal
Solicitar personal por medio de los diferentes medios de
comunicación estableciendo dichos requerimientos.
El asistente receptará las solicitudes de los empleados interesados
de participar en el proceso.
El supervisor verificará la existencia del número mínimo de
participantes
Si existe el número requerido de participantes se continúa con el
proceso caso contrario no y se vuelve a la recepción de nuevas
solicitudes
Ref.
AF/B
1/2
A
154
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DEL PROCESO
SELECCIÓN DE PERSONAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Luego analizar las solicitudes receptadas en la gerencia de recursos
humanos
Realizar la debida selección del personal calificada para el puesto
vacante.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/B
2/2
A
155
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO CONTABLE
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Si Si No
Ref.
AF/A1
1/2
A
Solicitar documentos
fuentes
Elaborar diario general
Tiene
cuentas
extras
Realizar la hoja de
trabajo
Realizar el libro mayor
Elaborar
mayores
auxiliares
Elaborar el Balance de
comprobación
Preparar los Estados
Financieros
Balance
General
Estado de
Pérdidas y
ganancias
Estado de Evolución
Patrimonial
Estado de Flujo del
Efectivo
156
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO CONTABLE
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/A1
2/2
A
Realizar las respectivas
Notas
Adjuntar anexos y
políticas contables
Archivar
157
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROPUESTA FLUJOGRAMA
SELECCIÓN DE PERSONAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Ref.
AF/B1
1/2
A
Recibir memorando
de requisición de
personal
Verificar vacante en
el orgánico de
personal
Identificar perfil del
puesto vacante
Establecer los
lineamientos para la
selección del
personal
Publicar carteles en las
diferentes unidades
administrativas
Receptar solicitudes
de los empleados
interesados de
participar en el
proceso
158
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROPUESTA FLUJOGRAMA
SELECCIÓN DE PERSONAL
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No
Si
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/B1
2/2
A
Verificar la
existencia del
número mínimo de
participantes
Existe
número
requerido
Analizar las solicitudes
receptadas en la
gerencia de Recursos
Humanos
Realizar la selección
del personal
Registrar como
desierto en el sistema
informático registro
del proceso de
reclutamiento interno
Pasar al procedimiento
realizar proceso externo
de reclutamiento de
personal
159
4.3.2.2 Hoja de Recomendaciones
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
HOJA DE RECOMENDACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Ref.
P/T
Observación
Recomendación
1
CI La compañía no cuenta
con un manual de
funciones que describan
las principales
actividades que debe
realizar el personal.
Un manual de funciones es necesario
para el área administrativa financiera
ya que su uso interno y diario,
minimiza los conflictos, marca
responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden.
2
CI No se ha establecido
políticas contables para
el tratamiento de las
cuentas.
Es indispensable establecer políticas
contables para el manejo adecuado
de las diferentes cuentas del
catalogo.
3
CI El personal no aprovecha
del todo la jornada
máxima
Se recomienda establecer un control
de actividades o asignar tareas para
evitar perdida de horas hombre.
4
CI No se han escrito los
objetivos para el área
pero el enfoque es claro.
Se recomienda escribir objetivos
claros y propios para el área
administrativa financiera
5
CI Los objetivos del área no
están enfocados del todo
hacia la consecución de
los generales.
Para el buen funcionamiento de la
compañía se recomienda que los
objetivos de cada área estén
enfocados a los objetivos generales.
Ref.
REC/AF
1/1
A
160
4.3.2.3 Narrativas de Debilidades
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de un manual de funciones que especifique las
actividades del personal.
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos
de control interno, el proceso contable y el proceso de selección de personal
para los efectos se considera necesario, observar los principios de control
interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para que el personal conozca de manera clara las actividades que tiene que
realizar es necesario un manual de funciones en el que se establezca las
responsabilidades de cada individuo del área.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área
administrativa financiera no se han establecido de forma clara las funciones
del personal.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/C
1/5
A
161
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de políticas contables
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos
de control interno, el proceso contable, para los efectos se considera
necesario, observar los principios de control interno y las normas de
auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera, en la determinación de la naturaleza, oportunidad y
extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para que los estados financieros sean confiables en su presentación se
debe establecer políticas contables que son procedimientos que debe
adoptar cada entidad con la finalidad de mostrar información razonable.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área
administrativa financiera no se han establecido las políticas contables para
la elaboración de los Estados Financieros
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/C
2/5
A
162
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: El personal no aprovecha la jornada máxima.
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos
de control interno, el proceso de selección y evaluación de personal, para
los efectos se considera necesario, observar los principios de control interno
y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera, en la determinación de la naturaleza, oportunidad y
extensión de otros procedimientos de auditoría.
Es necesario realizar una evaluación del personal que labora la jornada
completa en sus actividades.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área
administrativa financiera no se realiza un control de verificación que el
personal este cumpliendo con sus actividades.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/C
3/5
A
163
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: En el plan estratégico de la compañía no se ha
establecido los objetivos de cada área.
En el área administrativa financiera se ha analizado los procedimientos de
control interno, el proceso contable, proceso de cobros, y el proceso de
selección de personal, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos administrativos
financieros, en la determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de
otros procedimientos de auditoría.
Se debe especificar los objetivos para el área administrativa financiera que
permitan la ejecución de los objetivos generales de la compañía.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
administrativa financiera no se ha establecido objetivos para el área.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/C
4/5
A
164
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de conocimiento si los objetivos administrativos
financieros están enfocados a los objetivos de la compañía.
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos
de control interno, el proceso contable, el proceso de cobro a clientes, y el
proceso de selección de personal, para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera, en la determinación de la naturaleza, oportunidad y
extensión de otros procedimientos de auditoría.
Es necesario para el buen funcionamiento de la entidad que los objetivos de
cada área estén enfocados a la consecución de los objetivos generales.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área
administrativa financiera como no se ha establecido objetivos para el área
de manera formal por ende existe desconocimiento si éstos están
encaminados al cumplimiento de los generales.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/C
5/5
A
165
4.3.2.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
CONTABILIDAD
1.- Verificar el número de estados financieros realizados con el número de
estados financieros presentados a la gerencia.
RECURSOS HUMANOS
1.- Verificar el número de personas contratadas con el número de personas
que cumplen con el un buen desempeño en el área contratado.
2.- Verificar el número de personas capacitadas con el número de personas
que no han sido capacitados.
COBRANZAS
1.- Verificar el número de clientes a quienes se les ha otorgado crédito con
el número de los clientes a los que se ha gestionado el cobro respectivo.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/D
1/4
A
166
4.3.2.5 Narrativas de Indicadores de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Preparación de Estados Financieros
Procedimiento 1: Verificar los estados financieros obligatorios a presentar
por la Superintendencia de Compañías, con los que son presentados a la
gerencia.
Se indagó al gerente general y al gerente administrativo financiero y a la
persona encargada de la preparación de los estados financieros.
Aplicación del Indicador de Gestión
Estados Financieros Presentados a gerencia 2 = 50%
Estados Financieros obligados a presentar 4
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/D
2/4
A
167
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Selección y capacitación del personal
Procedimiento 1: Verificar el número de personas contratadas con el
número de personas que cumplen con un buen desempeño.
Procedimiento 2: Verificar el número de personas capacitadas con el
número de personas que están dentro del plan de capacitación.
Se indagó al gerente administrativo financiero y a la persona encargada del
proceso de selección y planeación de la capacitación del personal.
Aplicación del Indicador de Gestión
Personas que cumplen con un buen desempeño 1 = 25%
Personas contratadas 4
Personas que se han capacitado 10 = 40%
Personas planificadas a ser capacitadas 25
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/D
3/4
A
168
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Seguimiento y cobros realizados a los clientes
Procedimiento 1: Verificar los clientes a los cuáles se les ha otorgado
crédito con los que se ha gestionado su cobro.
Se indagó al gerente general y al gerente administrativo financiero y a la
persona encargada del seguimiento y cobranzas de los créditos.
Aplicación del Indicador de Gestión
Clientes a los que se ha gestionado el cobro 16 = 80%
Clientes a los que se ha dada crédito 20
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/D
4/4
A
169
4.3.2.6 Hoja de Evidencias
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 1
TÍTULO: Preparación de Estados Financieros
Condición: Se indagó con el gerente general, con la gerente
administrativa financiera y la persona encargada del proceso contable, y se
constató que la contabilidad es externa y que solo se presentan 2 estados,
el estado de situación financiera y el de pérdidas y ganancias
Criterio: Para cumplir con las Niifs las empresas deben entregar por lo
menos 4 estados financieros.
Causa: Falta de desconocimiento de las normas de información financiera
Efecto: Solo se presentan dos estados financieros a la gerencia.
Conclusiones: La contadora entrega a la gerencia el estado de situación
financiero, y el estado de pérdidas y ganancias, no conocía la obligatoriedad
de realizar también el estado de evolución patrimonial y el estado de flujo del
efectivo.
Recomendaciones: Al gerente administrativo financiero y al contador
elaborar también los otros dos estados financieros ya con el Estado de Flujo
de efectivo, mide la liquidez de la empresa y el estado de evolución
patrimonial suministra información acerca de la cuantía del patrimonio neto
de la compañía y pueden ser útiles en la toma de decisiones de la gerencia.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/E
1/4
A
170
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 2
TÍTULO: Selección de Personal.
Condición: Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la
persona encargada del proceso de selección de personal, y se constató que
sólo el 25% del personal contratado cumple eficientemente con sus
actividades.
Criterio: Para cumplir con los objetivos generales la compañía debe
contratar personal capacitado y con experiencia en las áreas requeridas.
Causa: Falta una evaluación adecuada del personal a ser contratado.
Efecto: El 75% del personal que se contrató para el área operativa no
conoce el manejo de las máquinas.
Conclusiones: Se verificó que el personal nuevo no es eficiente en el
cumplimiento de sus actividades por falta de experiencia en el manejo de
algunas máquinas.
Recomendaciones: Al gerente de recursos humanos para seleccionar
personal realizar la debida evaluación en el desempeño del puesto vacante
realizando pruebas sobre el manejo de la maquinaria o antes de contratar
realizar la capacitación respectiva.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/E
2/4
A
171
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 3
TÍTULO: Capacitación del personal.
Condición: Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la
persona encargada del proceso de capacitación de personal, y se constató
que sólo el 35% del personal ha recibido capacitaciones.
Criterio: Para un buen desempeño en cada área se debe realizar
capacitaciones para todo el personal.
Causa: Desconocimiento de nuevas técnicas, tecnología, métodos. Etc…
Efecto: El 65 % del personal no ha sido capacitado.
Conclusiones: Se verificó que según el plan de capacitación 20 eran las
personas a ser capacitadas pero solo se capacitaron 7 personas debido a
falta de tiempo y a que los empleados no pusieron empeño en asistir a los
cursos de capacitación.
Recomendaciones: Al gerente de recursos humanos para contar con
personal productivo y calificado es indispensable que todo el personal se
capacite en sus diferentes áreas para actualizar sus conocimientos con las
nuevas técnicas y métodos de trabajo que garantizan eficiencia.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/E
3/4
A
172
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 4
TÍTULO: Seguimiento y cobro a los clientes
Condición: Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la
persona encargada de las cobranzas y se constató que el 80% de las
cuentas por cobrar han sido canceladas.
Criterio: Para obtener liquidez es indispensable no tener cartera vencida y
que exista fluidez de efectivo.
Causa: El no tener fluidez de efectivo puede causar endeudamiento con
proveedores, pago impuntual a los trabajadores y por ende desmotivación
para laborar.
Efecto: El 20% de los clientes a los que se les ha otorgado crédito no han
cancelado aún.
Conclusiones: Se verificó entre los clientes principales a los cuáles se les
otorga crédito se constató que un gran porcentaje de éstos cancelan en el
tiempo y el valor estipulado y en un 20% no se ha logrado su cobro aún.
Recomendaciones: Al gerente administrativo y financiero y a la persona
encargada de los cobros, enviar comunicaciones, llamar a los clientes y
gestionar el cobro.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 01 de Febrero del 2012
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Ref.
AF/E
4/4
A
173
4.3.3 Papeles de Trabajo Área de Comercialización
4.3.3.1 Narrativas de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO DE FACTURACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de ventas para la facturación debe seguir el siguiente proceso:
Primero obtener información del cliente.
Verificar el tipo de cliente
Si se otorga crédito verificar el límite de crédito y el plazo
Obtener detalles del producto requerido.
Verificar que exista en stock o cuente con el material para su
producción
Detallar la forma de pago.
Detallar la cantidad y productos a entregarse.
Establecer el precio más el IVA
Firmas de responsabilidad de la persona que vende y el cliente
Entregar la factura original al cliente una copia enviar a contabilidad y
la otra copia archivar
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/A
1/1
A
174
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO DE VENTAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de ventas debe seguir el siguiente procedimiento para la venta:
Primeramente el vendedor debe abordar al cliente preguntar que es
lo que desea
Una vez que el cliente da a conocer lo que necesita el vendedor
indica el producto
Describir cada una de las características y beneficios del producto
Si no está a gusto el cliente indicar otros productos que satisfagan su
necesidad
Si el cliente está interesado realizar la prueba del producto. E ir
indicando sus funciones y ventajas
Luego establecer las condiciones de pago
Elaborar la proforma.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/B
1/1
A
175
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DEL PROCESO DE ENTREGA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
El personal de ventas debe seguir el siguiente procedimiento para la venta:
Primero solicitar al cliente la factura que constate la compra del
producto.
Indicar al cliente el producto con los detalles solicitados.
Si el cliente está de acuerdo verificar la cantidad que sea la correcta
Verificar que este cancelado el valor total de la factura o si tiene
crédito.
Empacar el producto.
Entregar el producto al cliente con la factura.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/C
1/1
A
176
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO FACTURACIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/A1
1/1
A
Obtener información del
cliente
Verificar el tipo de
cliente
Se otorga
crédito?
Obtener detalles del
producto
Verificar el
límite de
crédito y
plazo de
pago.
Detallar las
características del
producto, el precio la
cantidad y forma de
pago
Firmar la factura y
entregar al cliente
Existe en
stock?
Archivar
177
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO DE VENTAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No Si
Ref.
C/B1
1/2
A
Abordar al cliente
Existe el
producto
requerido?
Indicar el producto al
cliente
Indicar el producto al
cliente
Describir las características
del producto
Está a
gusto del
cliente?
Elaborar Proforma
178
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO DE VENTAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/B1
2/2
A
Receptar el
comprobante de
depósito o el dinero en
efectivo
Entregar la factura
al cliente
179
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PROPUESTA FLUJOGRAMA PROCESO DE ENTREGA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
No
Si
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/C1
1/1
A
Solicitar la factura al
cliente
Verificar los detalles del
producto con el cliente
Esta de
acuerdo?
Verificar las
condiciones de pago y
verificar su
cancelación
Empacar el producto
Entregar
180
4.3.3.2 Hoja de Recomendaciones
EMPRESA: GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
HOJA DE RECOMENDACIONES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
N° Ref.
P/T
Observación
Recomendación
1
CI La compañía no cuenta
con un manual de
funciones que describan
las principales actividades
que debe realizar el
personal.
Un manual de funciones es
necesario para el área comercial ya
que su uso interno y diario,
minimiza los conflictos, marca
responsabilidades, divide el trabajo
y fomenta el orden.
2
CI La compañía no cuenta
con políticas de ventas.
Es indispensable establecer
políticas de ventas.
3
CI No se han implementado
un plan de seguimiento de
futuros clientes.
Se recomienda para incrementar las
ventas realizar un estudio y
seguimiento de futuros clientes.
4
CI El personal de ventas no
gana comisiones por la
venta que realiza.
Para incentivar al personal para
incremente las ventas se
recomienda entregar un porcentaje
como comisión por cada venta.
5
CI No se realiza
comparaciones anuales de
las ventas realizadas.
Para verificar el incremento o
disminución de las ventas se
recomienda hacer una comparación
anual de las mismas.
Ref.
REC/C
1/1
A
181
4.3.3.3 Narrativas de Debilidades
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de un manual de funciones que especifique las
actividades del personal.
En el área de comercialización se ha analizado los procedimientos de
control interno, el proceso de ventas para los efectos se considera
necesario, observar los principios de control interno y las normas de
auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para que el personal conozca de manera clara las actividades que tiene que
realizar es necesario un manual de funciones en el que se establezca las
responsabilidades de cada individuo del área.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área comercial
no se han establecido de forma clara las funciones del personal.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/D
1/5
A
182
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de políticas de venta
En el área de comercialización se ha analizado los procedimientos de
control interno, el proceso de ventas para los efectos se considera
necesario, observar los principios de control interno y las normas de
auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para evitar confusiones al momento de realizar una venta es necesario
establecer políticas de ventas claras en cuanto a precio, descuentos,
créditos plazos y formas de pago.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área comercial
no se han establecido políticas de venta.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área administrativa financiera
se ha encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/D
2/5
A
183
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de un plan de capacitación y seguimiento a los
clientes.
En el área de comercialización se ha analizado los procedimientos de
control interno, el proceso de ventas para los efectos se considera
necesario, observar los principios de control interno y las normas de
auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en la determinación de la
naturaleza, oportunidad y extensión de otros procedimientos de auditoría.
Para obtener nuevos clientes e incrementar las ventas es necesario realizar
un plan de capacitación y seguimiento de futuros clientes en el cuál se
indicara los productos y servicios que ofrece la compañía.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área comercial
no se ha realizado un plan de capacitación y seguimiento de futuros clientes.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área comercial se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/D
3/5
A
184
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Falta de incentivos al personal de ventas.
En el área comercial se ha analizado los procedimientos de control interno,
los procesos de venta, para los efectos se considera necesario, observar
los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de venta, en la
determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para incentivar al personal para que incrementen las ventas se recomienda
entregar un porcentaje como comisión o premio, bono por cada venta
realizada.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
comercialización no se incentiva al personal de ventas.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/D
4/5
A
185
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
NARRATIVA DE DEBILIDADES
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
Debilidad detectada: Comparaciones anuales de ventas.
En el área comercial se ha analizado los procedimientos de control interno,
los procesos de venta, para los efectos se considera necesario, observar
los principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de venta, en la
determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Para verificar el incremento o disminución de las ventas se recomienda
hacer una comparación anual de las mismas, que permita medir el grado de
cumplimiento de los objetivos.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
comercialización no se incentiva al personal de ventas.
Por lo expuesto y luego de la Evaluación del área de producción se ha
encontrado que los sistemas de control son débiles.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/D
5/5
A
186
4.3.3.4 Narrativa de Procedimientos de Auditoría
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
FACTURACIÓN
CAPTACIÓN DE CLIENTES
Procedimiento de Auditoría:
2.- Verificar el número de facturas diarias emitidas con el número de
proformas enviadas a los clientes.
1.-Verificar el número de visitas efectuadas a clientes potenciales con
respecto a las visitas programadas por los Directores y asesores
comerciales.
VENTAS
CIERRE DEL NEGOCIO
Procedimiento de Auditoría:
1.-Verificar el incremento de las ventas en el periodo auditado respecto al
semestre enero-junio 2011.
ENTREGA
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
1.- Verificar el número de clientes satisfechos con el producto con el número
de clientes que no han sido complacidos en bienes y servicios entregados.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/E
1/4
A
187
4.3.3.5 Narrativas de Indicadores de Gestión
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Captación de Clientes
Procedimiento 1: Verificar el número de facturas diarias emitidas con el
número de proformas enviadas a los clientes.
Procedimiento 2: Verificar el número de visitas efectuadas a clientes
potenciales con respecto a las visitas programadas por los Directores y
asesores comerciales.
Se indagó con el gerente general el gerente comercial y con la persona
encargada de la facturación.
Aplicación del Indicador de Gestión
Facturas emitidas 7 = 58%
Proformas enviadas o entregadas 12
Visitas efectuadas 5 = 33%
Visitas programadas 15
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/E
2/4
A
188
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Cierre del Negocio
Procedimiento 1: Verificar el incremento de las ventas en el periodo
auditado respecto al semestre enero-junio 2011.
Se indagó al gerente general, al gerente comercial y a la persona
encargada de las ventas.
Aplicación del Indicador de Gestión
Ventas Periódo auditado 56894 = 30%
Ventas Enero – Junio 2012 43625
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/E
3/4
A
189
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
INDICADORES DE GESTIÓN
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
ACTIVIDAD: Satisfacción del Cliente
Procedimiento 1: Verificar el número de clientes satisfechos con el
producto con el número de clientes que no han sido complacidos en bienes
y servicios entregados.
Se indagó al gerente general, al gerente comercial y con los clientes
principales de la compañía.
Aplicación del Indicador de Gestión
Clientes Satisfechos 12 = 80%
Clientes Insatisfechos 15
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/E
4/4
A
190
4.3.3.6 Hoja de Evidencias
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 1
TÍTULO: Falta de un plan de captación de clientes
Condición: Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial, y
se constató que la captación de futuros clientes no es eficiente.
Criterio: Para cumplir con el objetivo de incremento de ventas se necesita
concretar las proformas y aumentar el número de clientes.
Causa: No se realiza un seguimiento al cliente luego de entregar o enviar
las proformas solicitadas por los mismos.
Efecto: El 58% de los clientes realizan la compra de acuerdo a las
proformas emitidas y solo el 33% de los clientes han sido visitados y han
concretado con la compra.
Conclusiones: Se verificó que la compañía no tiene un plan de captación
de futuros clientes ya que no se realiza un seguimiento a las proformas
emitidas.
Recomendaciones: Al gerente comercial implementar y hacer cumplir un
plan de captación de clientes, programando visitas, enviando confirmaciones
de los pedidos, ofreciendo descuentos, llamando al cliente.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/F
1/3
A
191
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 2
TÍTULO: Cierre del negocio verificación del incremento en las ventas
Condición: Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial, y
se constató que en este periodo auditado incrementaron las ventas
Criterio: Para verificar la liquidez y rentabilidad y evitar el cierre del negocio
se constato que si hay incremento en las ventas entre los dos periodos
observados.
Causa: Aplicación de nuevos procedimientos y la venta de nuevos
productos
Efecto: Las ventas aumentaron en un 30%
Conclusiones: Se observó que las ventas se incrementaron en un 30% en
el periodo auditado debido a pequeñas recomendaciones dadas al gerente
mientras se realiza la auditoría.
Recomendaciones: Para obtener mayor incremento de ventas seguir las
recomendaciones que se van a emitir en el informe de auditoría.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/F
2/3
A
192
EMPRESA: GILSHMÁN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
HOJA DE EVIDENCIAS
Del 01 de Noviembre del 2011 al 15 del Marzo del 2012
EVIDENCIA N° 3
TÍTULO: Satisfacción de clientes
Condición: Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial,
con algunos clientes y se constató que la mayoría de los clientes están
satisfechos con los productos recibidos
Criterio: Para que las ventas incrementen es necesario cumplir con la
satisfacción de los clientes por esto se verificó que en su mayoría están
conformes con los bienes que han recibido
Causa: Bienes y productos de calidad entregados en el plazo y precio
convenido.
Efecto: El 80% de los clientes están conformes y existe un 20% de clientes
inconformes.
Conclusiones: De las confirmaciones enviadas a los clientes se confirmó
que el 80% están complacidos con los productos que ofrece a la compañía y
el 20% no están conformes debido a que no han sido atendidos de acuerdo
a lo ofrecido.
Recomendaciones: Al gerente comercial llamar y enviar nuevas proformas
a los clientes inconformes y establecer nuevas condiciones que beneficien a
las dos partes para recuperar la confiabilidad de todos los clientes.
Elaborado por: Adriana Vela
Revisado por: Ing. Luis Romero
Fecha: 15 de Febrero del 2012
Fecha: 29 de Febrero del 2012
Ref.
C/F
3/3
A
193
4.4 Resultados de la Auditoría de Gestión
4.4.1 Determinación de deficiencias.
4.4.1.1 Deficiencias de Control Interno
Área de Producción
Falta de un manual de funciones que especifique las actividades del
personal de producción
Falta de implementación de políticas para la compra de mercadería.
Falta personal para los requerimientos de producción.
Inexistencia de un seguro que proteja los bienes en caso de siniestro.
Almacenaje de los inventarios de manera inadecuada.
Se realiza inventarios solo una vez por año.
Desperdicio de material en el área de corte.
Falta de conocimiento de coproductos y subproductos.
En el plan estratégico de la compañía no se ha establecido los
objetivos de cada área.
Falta de conocimiento si los objetivos de producción están enfocados
a los objetivos de la compañía.
Área Administrativa Financiera
Falta de un manual de funciones que especifique las actividades del
personal.
194
Falta de políticas contables
El personal no aprovecha la jornada máxima.
En el plan estratégico de la compañía no se ha establecido los
objetivos de cada área.
Falta de conocimiento si los objetivos administrativos financieros están
enfocados a los objetivos de la compañía.
Área de Comercialización
Falta de un manual de funciones que especifique las actividades del
personal.
Falta de políticas de venta.
Falta de un plan de capacitación y seguimiento a los clientes.
Falta de incentivos al personal de ventas.
Comparaciones anuales de ventas.
4.4.1.2 Deficiencias de Gestión
Área de Producción
Bajo nivel de cumplimiento de las órdenes de compra.
Bajo nivel de stock y calidad de productos de los proveedores.
Deficiencia en el cumplimiento de funciones por parte del personal.
Bajo nivel de cumplimiento de las órdenes de pedido
Bajo nivel de cumplimiento en las órdenes de producción emitidas.
Deficiente manejo del material en el proceso de corte y confección
Maquinaria deficiente utilizada en el proceso de producción.
195
Área Administrativa Financiera
Deficiencia en la Preparación de los Estados Financieros.
Deficiencia en el Proceso de Selección de Personal.
Deficiencia en el Proceso de Capacitación al Personal.
Seguimiento y cobro a los clientes.
Área de Comercialización
Falta de un plan de captación de clientes.
Verificación del incremento en las ventas
Constatación de la Satisfacción a los clientes.
196
4.4.2 Elaboración del Informe
4.4.2.1 Informe de Control Interno
Quito, 28 de Marzo del 2012
Señor.
Gilberto Maggi
Gerente General
GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Presente.-
Se ha realizado la evaluación de control interno a algunos procesos del área
de producción, administrativa financiera y del área de comercialización de
GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA., por el periodo comprendido de
noviembre del 2011 – a marzo del 2012, siguiendo las normas de auditoría
de gestión que exigen que el auditor obtenga un conocimiento global y
detallado de los procesos que se auditen.
El objetivo del control interno es proporcionar a la administración de la
empresa una garantía para salvaguardar sus bienes y para el logro de los
objetivos incluidos en las categorías de eficiencia y eficacia de las
operaciones y el cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas,
considerando que solo pueden aportar un grado de seguridad razonable,
pero no la seguridad total del desarrollo de la gestión administrativa de la
empresa.
197
Debido a las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno,
pueden ocurrir errores o irregularidades, y no ser detectados, esto es lo que
se considera como una debilidad material que es una deficiencia importante
o una combinación de deficiencias importantes que originan, con una
probabilidad más que remota, que un evento indeseado no sea prevenido o
detectado, oportunamente por los empleados en el cumplimiento de sus
funciones.
Para el planeamiento y ejecución de la auditoría de gestión a los Procesos
tanto de producción, administrativos y comerciales se ha considerado su
sistema de control interno para determinar los procedimientos de auditoría,
con el propósito de expresar una opinión sobre tales áreas examinadas, más
no para proporcionar una seguridad del funcionamiento del control interno.
Sin embargo, se han notado asuntos relacionados con el funcionamiento de
dicho sistema, que por su importancia, considero deben ser incluidos en este
informe.
Los asuntos que llaman la atención, están relacionados con deficiencias
importantes en el diseño y operación del control interno, que podrían afectar
negativamente en el desempeño administrativo.
Con estas consideraciones, y haciendo énfasis en los aspectos encontrados
y que involucran el sistema de control interno y sus operaciones, este informe
resume las evidencias de auditoría que comprenden aspectos relacionados
con deficiencias en el diseño u operación del sistema de control interno que
puede afectar al logro de los objetivos, y que se describen a continuación:
198
Parte I
Área de Producción
Evidencia 1: Falta de un manual de funciones que especifique las
actividades del personal de producción
La empresa, no cuenta con un manual de funciones por lo que los
empleados no tienen conocimiento de las funciones específicas a realizar.
Según buenas prácticas administrativas, la implementación formal de un
Manual de Funciones, es de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración fundamentalmente a nivel operativo.
Debido a que los empleados tienen amplio conocimiento de las actividades,
no existen aspectos significativos, pero se podría exponerlos a que por falta
de delimitación de funciones y responsabilidades ejerzan actividades
compartidas, que no solo ocasionan pérdidas de tiempo sino también la
disolución de responsabilidades. Por otro lado se ve afectado el rendimiento
de los empleados nuevos que no cuentan con una guía para el desempeño
de sus funciones.
Conclusión
La no elaboración y difusión del Manual de funciones ha ocasionado que los
empleados no le den la debida importancia, y desarrollen sus actividades
solamente basados en la experiencia y necesidades del puesto de trabajo
que ocupan.
Recomendación
Al Gerente General: Dispondrá al jefe de recursos humanos la elaboración
de un Manual de Funciones completo que integre la descripción de
199
funciones, responsabilidades, procedimientos y normas administrativas, y a
la vez que adopte las medidas necesarias para lograr:
Facilitar al personal la comprensión de los objetivos, metas y
estrategias implementados en la empresa.
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar
las labores que les han sido encomendadas.
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los
lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el
mejoramiento de los procedimientos.
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y
cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno
de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación
con los demás integrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y
evitar los conflictos internos.
Todo esto con el fin de lograr uniformidad en los procedimientos de trabajo,
la eficiencia y la calidad esperada en los servicios prestados.
Evidencia 2: Falta de implementación de políticas para la compra de
mercadería.
No existen políticas formalmente establecidas en ninguna de las áreas,
solamente han sido difundidas verbalmente. Las buenas prácticas
administrativas señalan que las empresas deben tener debidamente
implementadas las políticas, generales y específicas para cada área como una
200
guía para ofrecer un servicio óptimo. El Gerente General no ha dado la
debida importancia a la formalización de políticas a través de un documento
impreso. Los empleados al no contar con políticas formalmente emitidas,
existe el riesgo de que éstas sean mal interpretadas, ocasionando un riesgo
operativo, lo que dificulta el cumplimiento de objetivos planteados en las
proyecciones de la empresa.
Conclusión
La empresa GILSHMAN DEL ECUADOR CIA LTDA., no cuenta con políticas
formalmente establecidas, lo que ocasiona que se incremente el riesgo
operativo al dejar que los empleados además de las instrucciones que han
sido verbalmente expuestas impongan sus criterios en base a las necesidades
de cada área.
Para obtener insumos de calidad para la producción se debe establecer
políticas de compra para los proveedores en cuanto a calidad, precio,
condiciones y formas de pago.
Recomendación
Al Gerente General: Formulará con cada uno de los responsables del área las
políticas necesarias para cada área y las emitirá formalmente en un
documento para conocimiento y correcta aplicación de todos los empleados.
201
Evidencia 3: Inexistencia de un seguro que proteja los bienes en caso
de siniestro.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción la materia prima y bienes que están en bodega y la maquinaria
en si no están asegurados en caso de siniestro la compañía tendría una
gran pérdida.
Conclusión
Para salvaguardar los bienes es indispensable contratar un seguro que
salvaguarde los productos de bodega ya que en caso de siniestro minimiza la
pérdida.
Recomendación
Al gerente general: Estudiar y evaluar los posibles riesgos de un siniestro
cuantificar las pérdidas posibles y contratar un seguro para la Compañía que
garantice que los bienes estén cubiertos en caso de siniestro.
Evidencia 4: Almacenaje de los inventarios de manera inadecuada.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción, los materiales que están en bodega no cuentan con el espacio
suficiente y no se encuentran ordenados por falta de espacio físico.
Conclusión
Para tener los inventarios ordenados clasificados y codificados de manera
adecuada se necesita contar con espacio físico.
202
Recomendación
Al gerente general: buscar o establecer un nuevo lugar adecuado para la
mercadería para evitar confusiones, desorden y pérdidas en bodega.
Evidencia 5: Se realiza inventarios solo una vez por año.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
producción no se ha establecido como procedimiento la realización de
inventarios cada 6 meses
Conclusión
Para tener un debido control de la materia prima, suministros y materiales
necesarios para la producción así como de los productos terminados es
necesario realizar inventarios por lo menos una vez cada seis meses.
Recomendación
Al gerente de producción: Dispondrá como política de la compañía la
realización de inventarios por lo menos cada 6 meses para evitar pérdidas y
tener un control adecuado de la mercadería.
Parte II
Área Administrativa Financiera
Evidencia 1: Falta de Políticas Contables
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos de
control interno, el proceso contable, para los efectos se considera necesario,
observar los principios de control interno
203
Bajo estos principios, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera, se constató que en el área contable no se han
especificado políticas para la presentación de los Estados Financieros.
Conclusión
Para que los estados financieros sean confiables en su presentación se debe
establecer políticas contables que son procedimientos que debe adoptar
cada entidad con la finalidad de mostrar información razonable.
Recomendación
Al gerente general: dispondrá al departamento de contabilidad la elaboración
de las políticas contables para el tratamiento de la información financiera,
especificando cuando se debita y cuando se acredita cada una de las
cuentas que intervienen en los Estados Financieros
Evidencia 2: El personal no aprovecha la jornada máxima
En el área de administrativa financiera se ha analizado los procedimientos de
control interno, para tales efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera.
Conclusión
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área
administrativa financiera no se realiza un control de verificación que el
personal este cumpliendo con sus actividades.
204
Recomendación
Al gerente general: Dispondrá al gerente administrativo financiero la
contratación de un supervisor de taller que verifique el cumplimiento de la
jornada laboral evitando así desperdicio de horas por del tiempo.
Parte III
Área de Comercialización
Evidencia 1: Falta de políticas de venta.
En el área comercial se ha analizado los procedimientos de control interno,
para tales efectos se considera necesario, observar los principios de control
interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera.
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área comercial
no se han establecido políticas de venta.
Conclusión
Para evitar confusiones al momento de realizar una venta es necesario
establecer políticas de ventas claras en cuanto a precio, descuentos, créditos
plazos y formas de pago.
205
Recomendación
Al Gerente General: Formulará con cada uno de los responsables del área las
políticas necesarias para cada actividad y las emitirá formalmente en un
documento para conocimiento y correcta aplicación de todos los empleados.
Evidencia 2: Falta de un plan de captación y seguimiento de clientes En el área comercial se ha analizado los procedimientos de control interno,
para tales efectos se considera necesario, observar los principios de control
interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos del área
administrativa financiera.
No se tiene implementado un plan de captación y seguimiento para los
clientes. Para lograr la fidelidad de los clientes la empresa debe contar con
empleados capacitados y calificados para asesorar a sus socios
efectivamente a los clientes. Los vendedores por falta de recursos como
tiempo y personal en el área, no tienen establecido un plan de post venta que
involucre el seguimiento a los clientes.
Conclusión
La empresa GILSHMAN DEL ECUADOR, no posee un plan de seguimiento,
exponiéndose al riesgo de no lograr incrementar, mantener o lograr la
fidelidad de sus clientes.
206
Recomendación
Al Gerente General: Dispondrá al gerente comercial, implementar planes de
asesoría, captación y seguimiento de las ventas realizadas y potenciales,
además asegurarse de que estos planes sean impartidos al personal de
ventas con el fin de incrementar la fidelidad de los clientes. Además,
considerará la opción de incrementar personal en el área para que se
encargue exclusivamente de hacer el seguimiento a las ventas para
colaborar con la labor de los asesores comerciales.
Evidencia 3: Falta de incentivos al personal de ventas.
En el área comercial se ha analizado los procedimientos de control interno,
los procesos de venta, para los efectos se considera necesario, observar los
principios de control interno y las normas de auditoría.
Bajo estas normas, el propósito de la evaluación es establecer una base de
confianza en el sistema de control interno y en los procesos de venta, en la
determinación de la naturaleza, oportunidad y extensión de otros
procedimientos de auditoría.
Conclusión
De la evaluación se ha detectado que en la Compañía, en el área de
comercialización no se incentiva al personal de ventas.
Para incentivar al personal para que incrementen las ventas se recomienda
entregar un porcentaje como comisión o premio, bono por cada venta
realizada.
207
Recomendación
Al gerente general: dispondrá al gerente administrativo incluir en el
presupuesto de la compañía una cantidad para incentivos para el personal
de ventas.
Otras Evidencias
A parte de las evidencias detectadas descritas anteriormente también cabe
mencionar que en el plan estratégico de la compañía no se ha establecido
los objetivos para cada área.
Al gerente general dispondrá la elaboración de objetivos específicos para
cada área ya que es indispensable para la consecución de los objetivos
generales.
Esta consideración sobre el control interno ha sido elaborado únicamente
como reporte informativo para la administración de la empresa y no involucra
necesariamente todos los aspectos del sistema de control interno que
podrían ser situaciones reportables, consecuentemente, no revelará todos
los hallazgos de auditoría que sean considerados como debilidades
materiales tal como se definió antes. Sin embargo, considero que las
evidencias de auditoría descritos en este informe constituyen debilidades
administrativas.
Atentamente,
ADRIANA VELA
AUDITORA
208
4.4.2.2 Informe de Auditoría de Gestión
Quito, 28 de Marzo del 2012
Señor.
Gilberto Maggi Carcés
GERENTE GENERAL DE GILSHMAN DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Presente.-
He auditado la gestión de algunos de los procesos de producción,
administrativos financieros y los procesos comerciales de GILSHMAN DEL
ECUADOR CIA. LTDA., con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos
generales de la Compañía.
El examen se realizó de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría
de gestión, en lo que fue aplicable, en consecuencia incluyó técnicas y
procedimientos de auditoría que se consideran necesarios en las
circunstancias presentadas.
Para evaluación de la gestión se utilizó parámetros propios de la empresa y
aquellos que se aplican en los procesos administrativos eficientes; con una
planificación de 122 horas laborables, en el período noviembre 2011 – marzo
del año 2012.
El informe contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones para
mejoras reales y potenciales en la empresa.
Atentamente,
ADRIANA VELA
AUDITORA
209
Información Introductoria
Motivos del Examen
La Auditoría de Gestión realizada en la empresa GILSHMAN DEL ECUADOR
CIA.LTDA., a los procesos de los departamentos de producción,
administrativo financiero, y al departamento comercial, durante el periodo de
noviembre del 2011 a marzo del 2012, corresponden a un trabajo práctico
de tesis previo a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría contadora pública autorizada; por esta razón se efectuará el
examen cumpliendo con los parámetros establecidos y demás normas
reglamentarias inherentes al desarrollo de una auditoría, que incluyen
pruebas selectivas a los procesos y procedimientos de auditoría
considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias del estudio en la
empresa, para de esta forma determinar los niveles de eficiencia, eficacia y
economía de sus operaciones y posteriormente emitir criterios para el
mejoramiento continuo en sus actividades para el cumplimiento de los
objetivos de la compañía.
Objetivos del Examen
Objetivo General
Evaluar los procedimientos de control interno para determinara el alcance del
trabajo de auditoría mediante la aplicación técnicas y procedimientos
adecuados.
210
Objetivos Específicos
Proporcionar análisis comentarios, o apreciaciones, recomendaciones, y
asesoría a los miembros de la organización.
Medir y evaluar los métodos y controles establecidos en la organización con
el fin de ayudarle al logro de los objetivos.
Alcance
La evaluación de Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. Comprenderá el periodo
del 01 de Noviembre del 2011 al 15 de Marzo del 2012 en 122 horas
laborales divididas en tres procesos indispensables de la auditoría en
programación, elaboración y ejecución.
Recursos
Recurso Humano
El desarrollo de la auditoría a los departamentos en mención, fue realizado
por la auditora Adriana Jacqueline Vela Peñafiel y supervisado por el Ing.
Luis Paúl Romero Yanchapaxi.
Recursos Materiales
Se requirió de los siguientes equipos y materiales:
Computadora Personal, Hojas, Carpetas, Archivadores, Lápices, Esferos,
Borradores, Calculadora, Cds, flash memory, entre otros.
Recursos Financieros
Los gastos que se incurrieron por transporte y gastos por honorarios.
211
Información de la Empresa
Antecedentes
Gilshman del Ecuador Cía. Ltda. Es una empresa dedicada a la fabricación,
importación y distribución de uniformes de trabajo y equipos de seguridad
que contribuye a convertir el uniforme en un elemento de imagen visual para
la organización y de motivación para el empleado.
La cuál dio inicio a sus actividades con un pequeño taller más o menos en
el año de 1980 dedicado únicamente a la confección de uniformes bajo
pedido.
Pero conforme la demanda aumentaba, en el año 1990 empezó a
confeccionar ropa de trabajo no sólo bajo pedido sino para la venta directa y
también la venta de equipos de protección industrial.
En 1995 Gilshman del Ecuador se constituye legalmente como Compañía
de Responsabilidad limitada como lo establece la Ley.
En el año 2000 sintió la necesidad de expandirse y crea una sucursal en la
ciudad de Guayaquil dedicada solo a la comercialización de los productos
que son enviados desde la planta.
La Compañía en los últimos años ha crecido en forma acelera y hoy en día
en el lugar en donde funcionaba el pequeño taller es la planta de producción,
las oficinas principales y el almacén de venta directa en la ciudad de Quito
sector Carapungo.
212
Misión
Diseñar, fabricar, comercializar uniformes de trabajo y distribuir equipos de
seguridad con materia prima e insumos que garantice el producto en los
tiempos más cortos
Visión
Ser la empresa líder del Ecuador, especializada en la fabricación de
uniformes de trabajo y distribución de equipos de seguridad con los más
altos estándares a nivel nacional.
Base Legal
Debido a las actividades que desarrolla la empresa y, de acuerdo a su
estructura y funcionamiento se rigen por la siguiente normatividad:
Leyes
- Ley de Compañías.
- Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
- Leyes y Ordenanzas Municipales.
Organismos de Control
- Superintendencia de Compañías
- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
- Servicio de Rentas Internas.
Normatividad Interna
- Estatutos de Constitución
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- Reglamento Interno de Trabajo
Organismos Gremiales
- Cámara de Comercio de Quito
El conocimiento de los parámetros de cada una de éstas y su correcta
aplicación, permitirá que las operaciones de la empresa sean las adecuadas.
Objetivos de la Empresa
Objetivos Generales
Ser líderes en satisfacción al cliente en el área de producción de
uniformes y ropa industrial con el fin de desarrollar una lealtad total.
Incrementar la lealtad y el número de clientes siempre y cuando se
ofrezcan productos que cumplan o excedan las necesidades y
expectativas individuales de los clientes.
Objetivos Específicos
Ampliar nuestros productos al sector público, mantener y buscar
nuevos clientes del sector privado logrando los estándares de calidad
requeridos.
Implementar tecnología en el área de producción obtener maquinaría
para bordado y estampado.
Entregar productos de calidad, que ofrezcan un excelente valor por su
precio.
214
Proporcionar soluciones innovadoras con la implementación de
nuevos diseños para satisfacer las necesidades de los clientes.
Resultados Específicos por Componentes Examinados
Área de Producción
Bajo nivel de cumplimiento de las órdenes de compra.
Se indagó con el gerente de producción y la persona encargada del proceso
de compras, y se observó que existe un 25% de ineficiencia al atender los
requerimientos de compra.
No todos los proveedores de la compañía cumplen con los requisitos de
calidad y precio que necesita, falta de organización en el envío y recepción
de las órdenes de compra.
Para cumplir con el plan de producción la compañía necesita ser totalmente
eficiente en este proceso, la compra de materiales indispensables para el
proceso de producción.
Recomendación
Al gerente de producción: dispondrá al jefe de compras realice las gestiones
necesarias con los proveedores para cumplir al 100% con las órdenes de
compra emitidas para evitar retrasos en el proceso de producción.
215
Bajo nivel de stock y calidad de productos de los proveedores
De las proformas analizadas de los proveedores se constató que solo el 38%
cumplen con la calidad y cuenta con los materiales requeridos, esta
deficiencia afecta a todo el proceso de producción ya que no si no existe
stock se retrasa el proceso de corte y confección, y si no cumplen con los
estándares de calidad por ende el producto final no es de calidad.
Para cumplir con el objetivo de vender productos de calidad es necesario que
la materia prima también cuente con los mismos estándares de calidad.
Recomendación
Al gerente de producción: buscará proveedores que cumplan
específicamente con todos los requerimientos del producto que la compañía
necesita, o caso contrario buscará posibilidades y acuerdos con los
proveedores para disminuir o eliminar esta deficiencia.
Deficiencia en el cumplimiento de funciones por parte del personal
Se verificó la recepción de mercadería y se constató que solo el 50% del
personal asignado a esta función cumplió con el proceso de recepción de
mercadería.
El personal que cumplió con su labor le llevo más tiempo del estimado en
realizar este proceso ya que el resto de personal asignado estaba realizando
otras actividades.
Afecta en el proceso de producción y a las demás actividades de bodega ya
que la recepción de mercadería conlleva más tiempo de lo estimado.
216
Recomendación
Al gerente de producción: entregará a su personal un memo indicando sus
funciones y aclarará que deben ser cumplidas obligatoriamente.
Bajo nivel de cumplimiento de las órdenes de pedido
Se constato que solo el 63% de las notas de pedido de material son
atendidas adecuadamente por falta de stock, o por que el material aún no ha
sido ingresado a bodega. Para cumplir con el proceso de producción y para
la venta de productos al cliente, se requiere que se cumpla con todas los
pedidos que se realiza a bodega.
Esta deficiencia afecta en el proceso de producción ya que el material
indicado no es entregado a tiempo, o el cliente no puede llevarse el producto
en ese instante.
Recomendación
Al gerente de producción: Dispondrá al bodeguero realizar un informe
mensual de los materiales o productos para la venta que están por agotarse
y enviar a la sección de compras.
Bajo nivel de cumplimiento en las órdenes de producción emitidas
Se constato que solo el 48% de las órdenes de producción son realizadas en
el tiempo estimado, el material no está a tiempo, personal no está capacitado
en el manejo de algunas máquinas, y falta de personal. Para mantener la
clientela se debe cumplir con todas las órdenes de producción emitidas.
Si el producto no puede ser entregado en el tiempo acordado el cliente
credibilidad y confianza en la compañía.
217
Recomendación
Al gerente de producción: emitir órdenes de producción de acorde con la
situación actual del área no exceder de trabajo que no va a poder ser
cumplido.
Deficiente manejo del material en el proceso de corte y confección
Se verificó el proceso de corte y se constató que existe un desperdicio de
3000 metros de tela aproximadamente y se observó que solo el 16% de este
material se reutiliza ya sea en el mismo producto o en otros como en
bolsillos, solapas, cuellos, puños.
Existe desconocimiento de técnicas adecuadas de corte del material, falta de
iniciativa en crear nuevos productos a la par con el material sobrante.
El desperdicio de material es un gran porcentaje y no es reutilizado en su
mayoría
Recomendación
Al gerente de producción: estudiar y capacitar al personal sobre nuevas
técnicas de corte para reducir el desperdicio de material. Proponer la
creación de nuevos productos o subproductos con la materia prima
sobrante.
Maquinaria utilizada en el proceso de producción.
Se verifico que 8 maquinas trabajan en forma normal y 3 están ocupando
espacio físico y no se utilizan en el proceso de producción el 63% de la
218
maquinaria existente está trabajando en forma normal. Para reducir costos es
necesario dar de baja maquinaria que no está operando.
Recomendación
Al gerente de producción y al gerente general: realizar un avalúo de la
maquinaría obsoleta o dañada para dar de baja o destinarlo a la venta para
que los costos de producción sean menores.
Área Administrativa Financiera
Deficiencia en la Preparación de los Estados Financieros
Se indagó con el gerente general, con la gerente administrativa financiera y
la persona encargada del proceso contable, y se constató que la contabilidad
es externa y que solo se presentan 2 estados financieros, el estado de
situación financiera y el de pérdidas y ganancias.
Para cumplir con las normas internacionales de contabilidad las empresas
deben entregar por lo menos 4 estados financieros.
La contadora, no conocía la obligatoriedad de realizar también el estado de
evolución patrimonial y el estado de flujo del efectivo.
Recomendación
Al gerente administrativo financiero y al contador: elaborar también los otros
dos estados financieros ya con el Estado de Flujo de efectivo se mide la
liquidez de la empresa y el estado de evolución patrimonial suministra
información acerca de la cuantía del patrimonio neto de la compañía y
pueden ser útiles en la toma de decisiones de la gerencia
219
Deficiencia en el Proceso de Selección de Personal.
Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la persona encargada
del proceso de selección de personal, y se constató que sólo el 25% del
personal contratado cumple eficientemente con sus actividades
Falta una evaluación adecuada del personal a ser contratado se verificó que
el personal nuevo no es eficiente en el cumplimiento de sus actividades por
falta de experiencia en el manejo de algunas máquinas.
Para cumplir con los objetivos generales la compañía debe contratar
personal capacitado y con experiencia en las áreas requeridas.
Recomendación
Al gerente de recursos humanos: para seleccionar personal realizar la debida
evaluación en el desempeño del puesto vacante realizando pruebas sobre el
manejo de la maquinaria o antes de contratar realizar la capacitación
respectiva.Atentamente.
Deficiencia en el Proceso de Capacitación al Personal
Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la persona encargada
del proceso de capacitación de personal, y se constató que sólo el 35% del
personal ha recibido capacitaciones. Se verificó que según el plan de
capacitación 20 eran las personas a ser capacitadas pero solo se
capacitaron 7 personas debido a falta de tiempo y a que los empleados no
pusieron empeño en asistir a los cursos de capacitación.
Para un buen desempeño en cada área se debe realizar capacitaciones para
todo el personal.
220
Recomendación
Al gerente de recursos humanos: para contar con personal productivo y
calificado es indispensable que todo el personal se capacite en sus
diferentes áreas para actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y
métodos de trabajo que garantizan eficiencia.
Seguimiento y cobro a los clientes
Se indagó, con la gerente administrativa financiera y la persona encargada
de las cobranzas y se constató que el 80% de las cuentas por cobrar han
sido canceladas. Se verificó entre los clientes principales a los cuáles se les
otorga crédito se constató que un gran porcentaje de éstos cancelan en el
tiempo y el valor estipulado y en un 20% no se ha logrado su cobro aún.
Para obtener liquidez es indispensable no tener cartera vencida y que exista
fluidez de efectivo, el no tener fluidez de efectivo puede causar
endeudamiento con proveedores, pago impuntual a los trabajadores y por
ende desmotivación para laborar.
Recomendación
Al gerente administrativo y financiero: y a la persona encargada de los
cobros, enviar comunicaciones, llamar a los clientes y gestionar el cobro
respectivo.
221
Área de Comercialización
Falta de un plan de captación de clientes
Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial, y se constató
que la captación de futuros clientes no es eficiente, también se observó que
no se realiza un seguimiento al cliente luego de entregar o enviar las
proformas solicitadas por los mismos. El 58% de los clientes realizan la
compra de acuerdo a las proformas emitidas y solo el 33% de los clientes
han sido visitados y han concretado con la compra.
Se verificó que la compañía no tiene un plan de captación de futuros clientes
ya que no se realiza un seguimiento a las proformas emitidas.
Para cumplir con el objetivo de incremento de ventas se necesita concretar
las proformas y aumentar el número de clientes
Recomendación
Al gerente comercial: implementar y hacer cumplir un plan de captación de
clientes, programando visitas, enviando confirmaciones de los pedidos,
ofreciendo descuentos, llamando al cliente.
Verificación del incremento en las ventas
Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial, y se verificó la
liquidez y rentabilidad y así evitar el cierre del negocio y se constato que si
hay incremento en las ventas entre los dos periodos observados.
Las ventas aumentaron en un 30% en el periodo auditado debido a
pequeñas recomendaciones dadas al gerente mientras se realiza la
auditoría.
222
Recomendación
Al gerente general: para obtener mayor incremento de ventas seguir las
recomendaciones que se han a emitido en el presente informe de auditoría.
Satisfacción de clientes
Se indagó con el gerente general, con la gerente comercial, con algunos
clientes y se constató que la mayoría de los clientes están satisfechos con
los productos recibidos. De las confirmaciones enviadas se confirmó que el
80% están complacidos con los productos que ofrece a la compañía y el 20%
no están conformes debido a que no han sido atendidos de acuerdo a lo
ofrecido.
Para que las ventas incrementen es necesario cumplir con la satisfacción de
los clientes por esto se verificó que en su mayoría están conformes con los
bienes que han recibido Bienes y productos de calidad entregados en el
plazo y precio convenido
Recomendación
Al gerente comercial: llamar y enviar nuevas proformas a los clientes
inconformes y establecer nuevas condiciones que beneficien a las dos partes
para recuperar la confiabilidad de todos los clientes.
Atentamente,
ADRIANA VELA
AUDITORA
223
4.4.3 Comunicación de Resultados a la Gerencia
Al gerente general, se entregará:
La carta a gerencia que incluye el informe de control interno y;
El informe de Auditoría de Gestión propiamente dicho.
224
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
La Auditoría de Gestión realizada a las tres áreas principales de
GILSHMAN DEL ECUADOR CIA.LTDA, logró cumplir el objetivo
general planteado para este tipo de auditoría, que fue evaluar el nivel
de eficiencia en las diferentes actividades y procesos, así como medir
la eficacia en el cumplimiento de los objetivos empresariales de la
compañía.
Luego de examinar y conocer las principales actividades, de observar
el plan estratégico y la estructura de la compañía, se pudo constatar
que en la empresa falta elaborar los objetivos específicos de cada
área.
La falta de manuales en las áreas evaluadas para la ejecución de sus
actividades y procesos, incrementa el riesgo operativo de la Compañía
e impide el buen funcionamiento de la misma por ende disminuye el
nivel de control.
El desconocimiento de la aplicación de indicadores de gestión,
ocasionan que las autoridades no puedan tener una estimación
objetiva de los resultados obtenidos en las actividades que desarrollan
y por lo tanto desconocen si están cumpliendo con sus objetivos
principales.
225
5.2. Recomendaciones
Implantar las recomendaciones planteadas en el informe de control
interno, tanto como de las emitidas en el informe de auditoría de
gestión, para mejorar en forma contundente los niveles de eficiencia,
y lograr la eficacia en el cumplimiento de los objetivos empresariales.
Desarrollar en el plan estratégico de la compañía los objetivos
específicos por cada área, estos deben estar encaminados al logro de
los objetivos generales.
Diseñar manuales de funciones, de procesos, de políticas, establecer
normativas y reglamentos para las diferentes actividades que
desarrolla la compañía y difundirlas de manera formal para el
conocimiento y cumplimiento de todo el personal.
Aplicar los indicadores de gestión que se han planteado para cada
actividad en forma permanente y evaluarlos a fin de determinar el
funcionamiento de los diferentes recursos y medir el grado de
afectación al cumplimiento de los objetivos de la compañía.
226
BIBLIOGRAFÍA
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FASE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN.
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EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN DE PETRÓLEO CRUDO, EN
PETROPRODUCCIÓN FILIAL DE PETROECUADOR
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RECURSOS HUMANOS DE ESSALUD
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Gallard Molina Yanela, AUDITORÍA DE GESTIÓN PARA EL ÁREA FINANCIERA
DE LA EMPRESA ELÉCTRICA
MANUAL DE AUDITORÍA DE GESTIÓN , Emitido por la Contraloría General del
Estado
NORMAS DE AUDITORIA GENERALMENTE ACEPTADAS
EMITIDAS POR EL (AICPA)
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA
NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA Y
ASEGURAMIENTO