universidad central del ecuador facultad de ciencias … · 2018. 3. 9. · arcos pala y diana...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE INVENTARIO PARA LA FRANQUICIA
FARMA AHORRO N 32, UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA
AUTORAS:
DIANA MARICELA CHASILUISA CALVOPIÑA
YAJAIRA LISSETH ARCOS PALA
TUTOR: MSc. JENNY KARINA JÁCOME VILLACRÉS
QUITO D.M., JULIO DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Yajaira Lisseth Arcos Pala, [email protected]
[email protected], Diana Mariela Chasiluisa Calvopiña,
[email protected] [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: MSc. Jenny Karina Jácome Villacrés,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Para el desarrollo de la presente investigación
se conoce aspectos esenciales de la empresa como son: Antecedentes, Planeación
estratégica, su ubicación, organigramas y se realiza un Análisis de las situaciones que
afectan a la empresa para poder identificar con claridad cómo se encuentra la empresa
identificando factores internos y externos
Arcos Pala, Yajaira Lisseth y Chasiluisa Calvopiña, Diana Maricela
(2017). Sistema de Inventario para la Franquicia Farma Ahorro N 32
ubicada en la Ciudad de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 136 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Nosotras, Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña y Yajaira Lisseth Arcos Pala, en calidad
de autoras y titulares de los derechos morales y patrimoniales del trabajo de titulación
SISTEMA DE INVENTARIO PARA LA FRANQUICIA FARMA AHORRO N 32
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, modalidad presencial de conformidad con el
Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS
CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedemos a favor de la
Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva
para el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservamos a
nuestro favor todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa
citada.
Así mismo autorizamos a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitación y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación
Superior.
Las autoras declaran que la obra objeta de la presente autorización es original en su
forma de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la
responsabilidad por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y
liberando a la Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 27 días del mes de Julio del 2017
Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña Arcos Pala Yajaira Lisseth
CC. 172120153-9 CC. 17255223-5
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo Msc. Jenny Karina Jácome Villacrés, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
SISTEMA DE INVENTARIO PARA LA FRANQUICIA FARMA AHORRO N32,
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO., elaborado por las estudiantes Yajaira
Lisseth Arcos Pala y Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña, de la Carrera de
Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad
Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los
requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser
sometido al jurado examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de
titulación determinado por la Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 27 días del mes de Julio del 2017
MSc. Jenny Karina Jácome Villacrés
C.C. 1712471661
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, MSc. Jenny Karina Jácome Villacrés en calidad de tutor del trabajo de titulación
SISTEMA DE INVENTARIO PARA LA FRANQUICIA FARMA AHORRO N 32
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO, elaborado por las estudiantes Yajaira Lisseth
Arcos Pala y Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña, de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,
APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos
considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y
revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 18 días del mes de Noviembre del 2017
MSc. Jenny Karina Jácome Villacrés
C.C. 1712471661
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Dedico este trabajo principalmente a Dios por
haberme permitido llegar a este momento tan
especial de mi vida y de mi carrera profesional, él
me ha dado la fortaleza para continuar cuando
estado a punto de caer aprender de ello y ser cada
día mejor.
A mi madre Hilda Calvopiña que con su
demostración de amor, cariño y apoyo incondicional
me ha enseñado a no rendirme ante nada y siempre
perseverar a las metas que quiero llegar.
A mi padre Mario Chasiluisa por apoyarme e
incentivarme a cumplir con mis sueños sin
desfallecer en el intento que con perseverancia todo
lo que se propone se cumple.
A mi hermano Hernán por estar siempre presente
en cada momento de mi vida y motivarme a seguir
adelante para culminar una nueva etapa en mi vida.
A mi sobrino Gerard con su inocencia ha sido una
motivación para nunca caer ante ningún obstáculo
que me presente la vida siempre sonreír y seguir
adelante.
Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña
ix
DEDICATORIA
A Dios, a mis padres por todo el apoyo, consejos,
enseñanzas que me brindan, por empujarme a ser
cada día mejor y nunca rendirse conmigo y por ser
el mejor ejemplo de perseverancia y amor en mi
vida.
A mis hermanos por siempre estar con palabras de
aliento motivándome a culminar lo que me
propongo ayudándome a no decaer ante las
dificultades.
A mi novio por ser incondicional en todo momento,
dedicando su tiempo y amor para apoyarme, y por
demostrar día a día su confiar en mí.
Yajaira Lisseth Arcos Pala
x
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme la fuerza necesaria para
cumplir con mis objetivos.
A mis padres que sin el apoyo de ellos no habría
culminado mis estudios con mucha dedicación.
A todo el personal de la Farmacia Farma Ahorro N32
y a la señora Sandra Araujo por haberme permitido
realizar mi tesis, proporcionándome la información
necesaria para mi investigación.
A mi directora de tesis M.Sc., Karina Jácome por
tenerme paciencia y ayudarme con sus sabias
palabras y conocimientos para concluir este trabajo
con gran éxito y terminar mi carrera profesional.
A la Universidad Central por aceptarme como una
estudiante de tan prestigiosa Institución donde
aprendí lo bueno y lo malo de la vida y cómo llegar a
ser una gran profesional.
A mis profesores que me acompañaron en este camino
largo de estudios, les doy gracias ya que me
permitieron tener conocimientos muy valiosos para
poder ponerlos en práctica en esta investigación.
Diana Maricela Chasiluisa Calvopiña
xi
AGRADECIMIENTO
A Dios, a mis padres quienes han inculcado valores
y me han empujado a ser perseverante, gracias a su
apoyo he podido culminar mis estudios.
A mi directora de tesis MSc. Karina Jácome quien
aportó en este proceso con paciencia y
conocimiento, buscando inculcar valores y
empujándonos a culminar el proyecto.
A la señora Sandra Araujo por haberme permitido
realizar mi tesis, proporcionándome la información
necesaria para mi investigación.
A la Universidad Central, Institución donde aprendí
cómo llegar a ser una gran profesional.
Yajaira Lisseth Arcos Pala
xii
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................ iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
DEDICATORIA .............................................................................................................. ix
AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... x
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... xi
CONTENIDO ................................................................................................................. xii
LISTA DE TABLAS .................................................................................................... xvii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................. xviii
ANEXOS ....................................................................................................................... xix
RESUMEN ..................................................................................................................... xx
ABSTRACT .................................................................................................................. xxi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES ............................................................................................. 2
1.1. Antecedentes ...................................................................................................... 2
1.1.1. Reseña histórica .................................................................................................. 2
1.1.2. Base legal ........................................................................................................... 3
1.2. Planeación Estratégica ........................................................................................ 3
1.2.1. Misión ................................................................................................................. 4
1.2.2. Visión ................................................................................................................. 4
1.2.3. Objetivos ............................................................................................................ 4
1.2.3.1. Objetivos Generales ........................................................................................... 5
1.2.3.2. Objetivos Específicos ......................................................................................... 5
1.2.4. Políticas .............................................................................................................. 5
1.2.5. Marca Farma Ahorro .......................................................................................... 7
1.2.6. Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro ........................................................... 8
1.3. Estructura Organizacional .................................................................................. 9
xiii
1.3.1. Organigrama Estructural .................................................................................... 9
1.3.2. Organigrama Posicional ................................................................................... 10
1.3.3. Funciones de las unidades de la farmacia ........................................................ 10
1.4. Matriz FODA ................................................................................................... 13
1.4.1. Fortalezas.......................................................................................................... 14
1.4.2. Oportunidades .................................................................................................. 14
1.4.3. Debilidades ....................................................................................................... 14
1.4.4. Amenazas ......................................................................................................... 14
1.5. Análisis Situacional .......................................................................................... 16
1.5.1. Análisis Macro ambiente .................................................................................. 16
1.5.1.1. Factor Político .................................................................................................. 16
1.5.1.2. Factor económico ............................................................................................. 17
1.5.1.3. Factor tecnológico ............................................................................................ 24
1.5.1.4. Factor social ..................................................................................................... 24
1.5.2. Análisis Microambiente ................................................................................... 25
1.5.2.1. Clientes ............................................................................................................. 26
1.5.2.2. Proveedores ...................................................................................................... 26
1.5.2.3. Competencia ..................................................................................................... 26
1.5.3. Análisis interno................................................................................................. 27
1.5.3.1. Área Administrativa ......................................................................................... 27
1.5.3.2. Área Financiera ................................................................................................ 27
1.5.3.3. Área Comercial................................................................................................. 27
2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 28
2.1. Plan de Mejora.................................................................................................. 28
2.1.1. Concepto e Importancia.................................................................................... 28
2.1.2. Componentes del plan de mejora ..................................................................... 29
2.1.3. Formato matriz plan de mejoramiento ............................................................. 30
2.2. Esquema de seguimiento y control del plan de mejora. ................................... 30
2.2.1. Componentes del seguimiento y control del plan de mejora............................ 31
2.2.2. Formato matriz seguimiento al plan de mejoramiento ..................................... 32
2.3. Inventarios ........................................................................................................ 32
2.3.1. Definición ......................................................................................................... 32
xiv
2.3.2. Importancia ....................................................................................................... 33
2.3.3. Propósito ........................................................................................................... 33
2.3.4. Tipos ................................................................................................................. 34
2.3.5. Control .............................................................................................................. 34
2.3.5.1. Control Interno ................................................................................................. 34
2.3.6. Métodos de Valoración .................................................................................... 37
2.3.7. Administración ................................................................................................. 38
2.3.7.1. Políticas ............................................................................................................ 38
2.3.7.2. Normas de seguridad ........................................................................................ 39
2.3.7.3. Técnicas ............................................................................................................ 39
2.4. NIIF PARA PYMES ........................................................................................ 40
2.5. Control interno ................................................................................................. 42
2.5.1. Definición ......................................................................................................... 42
2.5.2. Importancia ....................................................................................................... 42
2.5.3. Objetivos .......................................................................................................... 42
2.5.4. Principios .......................................................................................................... 44
2.5.5. Clasificación ..................................................................................................... 45
2.5.6. Elementos ......................................................................................................... 47
2.5.7. Métodos de evaluación ..................................................................................... 49
2.5.8. Técnicas de evaluación ..................................................................................... 52
2.6. COSO II ............................................................................................................ 54
2.6.1. Antecedentes .................................................................................................... 54
3. PROPUESTA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS ....................................................... 60
3.1. Plan de mejoramiento ....................................................................................... 60
3.2. Importancia ....................................................................................................... 60
3.3. Objetivos .......................................................................................................... 60
3.4. Diagnóstico situacional actual .......................................................................... 61
3.4.1. Cuestionario de control interno de inventarios aplicado al personal................ 62
3.4.2. Cuestionario de servicio al cliente.................................................................... 66
3.4.3. Tabulación, análisis e interpretación del cuestionario de control interno
de inventarios ................................................................................................... 67
xv
3.4.4. Tabulación, análisis e interpretación del cuestionario de servicio al
cliente ............................................................................................................... 76
3.4.5. Resultados del diagnóstico: Matriz FODA de inventarios ............................... 77
3.5. NIIF para PYMES ............................................................................................ 81
3.5.1. Costo de los inventarios ................................................................................... 81
3.5.2. Costo de adquisición ........................................................................................ 81
3.5.3. Costo de los inventarios para un prestador de servicios ................................... 82
3.5.4. Técnica de medición del costo estándar ........................................................... 83
3.5.5. Fórmulas del cálculo del costo ......................................................................... 83
3.5.6. Deterioro del valor de los inventarios .............................................................. 84
3.5.7. Reconocimiento como un gasto ....................................................................... 85
3.5.8. Información a revelar ....................................................................................... 85
4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL PLAN DE CONTROL DE
INVENTARIOS ................................................................................................. 86
4.1. Delineación del plan de control de inventarios ................................................ 86
4.1.1. Matriz plan de mejoramiento para inventarios ................................................. 86
4.1.2. Ambiente de control en el área de inventarios. ................................................ 89
4.1.3. Políticas ............................................................................................................ 89
4.1.4. Valoración de los inventarios ........................................................................... 92
4.2. Controles internos aplicables al personal. ........................................................ 92
4.3. Diagramas de flujos para los procesos de inventarios ...................................... 93
4.4. Procedimientos propuestos para el control contable de inventarios................. 95
4.5. Procedimientos propuestos para la adquisición de productos ........................ 115
4.6. Procedimientos propuestos para la recepción de productos ........................... 117
4.7. Procedimientos propuestos para almacenamiento de productos .................... 119
4.8. Procedimiento para la toma física de inventarios ........................................... 121
4.9. Tratamiento contable de faltantes y sobrantes de inventarios ........................ 123
4.9.1. Tratamiento contable de sobrantes en productos ........................................... 123
4.9.2. Tratamiento contable de faltantes en productos ............................................. 124
4.10. Información y comunicación para inventarios ............................................... 126
4.11. Supervisión y monitoreo para inventarios ...................................................... 127
4.12. Matriz seguimiento, control e impacto del plan de mejoramiento ................. 128
xvi
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 131
Conclusiones ................................................................................................................. 131
Recomendaciones ......................................................................................................... 132
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 135
ANEXO ........................................................................................................................ 137
xvii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Funciones - unidades de la empresa .................................................................. 11
Tabla 2 Deuda Externa Pública como % del PIB (2017) ............................................... 19
Tabla 3 Inflación (Mayo 2017) ....................................................................................... 20
Tabla 4 Tasa de Interés (Tasa Activa y Tasa Pasiva) -Junio2017 .................................. 21
Tabla 5 Riesgo País –Junio 2017 .................................................................................... 23
Tabla 6 Tasa de Desempleo Urbano a Marzo 2017........................................................ 25
Tabla 7 Factores del Plan de Mejora. ............................................................................. 28
Tabla 8 Tipos de inventarios .......................................................................................... 34
Tabla 9 Sección 13 de la NIIF para PYMES .................................................................. 41
Tabla 10 Grupo del cuestionario de control interno ....................................................... 67
Tabla 11 Preguntas de la 1 a la 16- Generalidades ......................................................... 68
Tabla 12 Preguntas de la 17 a la 20- Inventarios Físicos ............................................... 70
Tabla 13 Preguntas de la 21 a la 23- Ajustes de los inventarios .................................... 71
Tabla 14 Preguntas de la 24 a la 27- Bodega General .................................................... 72
Tabla 15 Preguntas de la 28 a la 35- Control Contable .................................................. 74
Tabla 16 Preguntas de la 36 a la 40- Proveedores .......................................................... 75
Tabla 17 Servicio al cliente ............................................................................................ 77
Tabla 18 Concepto y Simbología de los Diagramas de flujo ......................................... 94
Tabla 19 Asiento Tipo – Sobrantes de Inventarios ...................................................... 124
Tabla 20 Asiento Tipo – Faltantes de Inventarios ........................................................ 125
Tabla 21 Asiento Tipo – Faltantes de Inventarios por Irresponsabilidad de los
empleados ......................................................................................................... 125
xviii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro N32 .................................................. 8
Figura 2 Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro N32 ................................................... 8
Figura 3 Organigrama Estructural – Farmacia Farma Ahorro N32.................................. 9
Figura 4 Organigrama Posicional – Farmacia Farma Ahorro N32 ................................ 10
Figura 5 Macro y Microambiente ................................................................................... 16
Figura 6 Deuda Externa como % del PIB....................................................................... 18
Figura 7 Relación Entre Coso I y Coso II ...................................................................... 55
Figura 8 Preguntas de la 1 a la 15 - Generalidades ........................................................ 68
Figura 9 Preguntas de la 17 a la 20 – Inventarios Físicos .............................................. 70
Figura 10 Preguntas de la 21 a la 23 – Ajustes de Inventarios ....................................... 71
Figura 11 Preguntas de la 24 a la 27 – Bodega General ................................................. 73
Figura 12 Preguntas de la 28 a la 35 – Control Contable ............................................... 74
Figura 13 Preguntas de la 36 a la 40 – Proveedores ....................................................... 76
Figura 14 Preguntas de la 01 a la 03 – Servicio al cliente .............................................. 77
Figura 15 Diagrama de flujo para el control contable de inventarios .......................... 114
Figura 16 Diagrama de flujo para el proceso de adquisición de productos .................. 116
Figura 17 Diagrama de flujo para el proceso de recepción de productos..................... 118
Figura 18 Diagrama de flujo para el proceso para almacenamiento de productos ....... 120
Figura 19 Diagrama de Flujo para el proceso de la toma física de inventario ............. 122
xix
ANEXOS
Anexo A Registro Único de Contribuyentes ................................................................ 138
Anexo B Inventario Farmacia Farma Ahorro N32 ....................................................... 140
Anexo C Listado de proveedores Farma Ahorro N32 .................................................. 144
Anexo D Detalle de sistema contable ........................................................................... 145
Anexo E Encuestas control Interno- Administrador de punto de ventta ...................... 148
Anexo F Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Presidente Junta
Directiva ........................................................................................................... 152
Anexo G Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Asesor de Punto de
Venta ................................................................................................................. 156
Anexo H Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Contadora ....................... 160
Anexo I Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Dependiente de
Farmacia ........................................................................................................... 164
Anexo J Encuestas Servicio al Cliente ......................................................................... 168
xx
SISTEMA DE INVENTARIO PARA LA FRANQUICIA FARMA AHORRO N32
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
RESUMEN
Farma Ahorro N32 no cuenta con la información real de las existencias de productos, lo
que ocasiona que el inventario físico no coincida con los registros contables.
Para dar solución a la presente investigación se realizará un sistema de inventario con el
fin de controlar, registrar y mantener en orden los productos de la farmacia Farma
Ahorro N32, a través de procedimientos y políticas.
Los procedimientos y políticas propuestas estarán basados en el sistema de control
interno COSO II y la normativa NIIF para PYMES, los mismos que ayudarán a obtener
mayor eficacia y eficiencia en cuanto al cumplimiento de las distintas actividades dentro
de la empresa y así obtener resultados para la toma de decisiones.
Permitirá identificar fortalezas y debilidades que tiene la empresa, las cuales podrán ser
evaluadas y tratadas con el fin de encontrar respuestas y soluciones, dando
cumplimiento de los objetivos organizacionales de manera correcta.
PALABRAS CLAVE: SISTEMA DE INVENTARIO PARA FARMACIAS /
CONTROL / PROCEDIMIENTOS / POLÍTICAS
xxi
INVENTORY SYSTEM FOR FRANCHISE FARM SAVING N32, LOCATED IN
THE CITY OF QUITO
ABSTRACT
Farma Ahorro N32 does not have the actual information of the stock of products, which
causes that the physical inventory does not match the accounting records.
In order to solve this research, an inventory system will be carried out in order to
control, register and maintain the products of the pharmacy Farma Ahorro N32, through
procedures and policies.
The proposed procedures and policies will be based on the COSO II internal control
system and the IFRS for SMEs, which will help to achieve greater effectiveness and
efficiency in the fulfillment of the different activities within the company and thus
obtain results for the decision making.
It will identify strengths and weaknesses that the company has, which can be evaluated
and treated in order to find answers and solutions, fulfilling the organizational
objectives in a correct way
KEYWORDS: INVENTORY SYSTEM FOR PHARMACIES / CONTROL /
PROCEDURES / POLICIES
1
INTRODUCCIÓN
El sistema de inventario dentro de la organización es valioso ya que a través de este se
puede llevar un mejor control y el registro correcto de la mercadería, lo que permite
prevenir eventos desfavorables para la farmacia; el plan de mejora, se asocia a la idea de
organizar, coordinar, ordenar; con el fin de determinar acciones para alcanzar los
objetivos planteados mediante el uso eficiente de recursos.
FARMA AHORRO N32 está dedicada a la compra y venta al por menor de productos
farmacéuticos, medicinales y de aseo, ubicada en el Sur de la ciudad de Quito, está
situada en un lugar estratégico lo que le permite vender con facilidad y ha llegado a ser
competitiva en el mercado; por esta razón es de vital importancia que lleve un manejo y
control adecuado de sus inventarios.
Para el desarrollo de la presente investigación se conoce aspectos esenciales de la
empresa como son: Antecedentes, Planeación estratégica, su ubicación, organigramas y
se realiza un Análisis de las situaciones que afectan a la empresa para poder identificar
con claridad cómo se encuentra la empresa identificando factores internos y externos.
Una vez analizados los aspectos relacionados a la empresa se realiza la propuesta de
sistema de inventario empezando con una evaluación de la empresa detectando sus
puntos críticos y se enuncian distintas actividades que pueden ser realizadas para
mejorar el manejo de la mercadería y a su vez implementar políticas y diagramas de
flujo que le permita a los miembros de la empresa tener un mejor conocimiento de las
actividades a realizar.
2
1. GENERALIDADES
1.1. Antecedentes
1.1.1. Reseña histórica
En 1907 los hermanos Belloso comenzaron a abrir los primeros establecimientos desde
diferentes zonas del país sus primeros pasos fueron la distribución de medicamentos a
nivel nacional.
En 1925 abren la farmacia llamada “LA BOTICA NUEVA”, que inició su negocio para
dar el paso a FARMACIA LONDRES.
El Grupo Mistral adquiere Farmacia Londres, dándole el empuje tecnológico y logístico
necesario para hacerlas crecer aún más y ayudándola a alcanzar los estándares de
demanda del mercado. Como parte de su modernización Farmacia Londres se relanza en
el mercado con una imagen renovada y nuevos atributos que definieron su significado y
destino.
Durante el año 1996 Sandra Araujo y su hermano Luis Montoya, con esfuerzo y capital
privado adquirieron la farmacia Londres, en la ciudad de Quito sector Chillogallo, ésta
tuvo gran acogida en el mercado del sector y pudo salir de varias competencias que en
esos tiempos se daban gracias a la fidelidad de sus clientes.
Debido al incremento de sus consumidores y precios económicos se hizo un cambio de
local a uno más grande y cómodo para la prestación de sus servicios con el objetivo de
seguir sirviendo a los consumidores con una alta calidad y empeño de cada uno de los
empleados de la farmacia.
En la actualidad, la FARMACIA LONDRES lleva el nombre de FARMA AHORRO
N32 durante el tiempo de 11 años hasta la actualidad.
3
FARMA AHORRO N32 es una farmacia dedicada a la compra y venta al por menor
de productos farmacéuticos, medicinales y de aseo, ubicada en el Sur de la ciudad de
Quito, sector Chillogallo calle El Tránsito 465 y Julián estrella,
También cuenta con convenio con ‘’CONFIAMED’’ una aseguradora de salud, para
servir a sus clientes con la entrega de medicina y el beneficio de un descuento por la
fidelidad del servicio.
1.1.2. Base legal
requisitos establecidos en la normativa de la Superintendencia de Compañías,
Valores y Seguros y el Ministerio de Salud Pública, por lo que se detalla las
actividades y funciones para el cumplimiento de deberes y derechos de cada
establecimiento que va a brindar un servicio al pueblo con una vigilancia, regulación
y control de la salud.
El Registro Único del Contribuyente (RUC), es uno de los documentos que legalizan
el funcionamiento de la farmacia, se encuentra registrada con:
RUC: 1709009367001
Representante Legal: Sandra Caterine Araujo Toscano
Nombre Comercial: FARMA AHORRO N32
Tipo de contribuyente: persona natural
Actividad económica Principal: Venta al por menor de productos farmacéuticos,
medicinales y de aseo.
1.2. Planeación Estratégica
La planeación estratégica es la base fundamental que permite direccionar y
administrar a toda entidad mediante instrumentos metodológicos que buscan alcanzar
4
los logros en un determinado tiempo, los procesos y los enfoque que tiene la empresa
como: la misión, visión y objetivos que estén relacionados con la actividad que
desempeña el establecimiento.
1.2.1. Misión
Se define la razón de ser de la empresa, se determina la actividad que se va a realizar y
el mercado al que se desea llegar, se consolida respondiendo a las siguientes preguntas:
¿Qué hace?, ¿Cuál es el negocio?, ¿a qué se dedica?, ¿Quiénes son el público objetivo?,
¿Qué busca?
Misión Farma Ahorro N32
“Ofrecer productos y servicios de excelente calidad que garanticen el bienestar de
nuestros clientes, bajo el concepto de farmacias.” (Farma Ahorro N32, 2016)
1.2.2. Visión
Metas que la empresa pretende alcanzar a corto, mediano, y largo plazo, tomando en
cuenta el impacto de la nueva tecnología, las necesidades y expectativas cambiantes de
los clientes.
Visión Farma Ahorro N32
“Consolidarnos como la cadena de farmacias número uno del sector, con mayor
preferencia y presencia a nivel nacional” (Farma Ahorro N32, 2016)
1.2.3. Objetivos
Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, pues establecen un curso a
seguir y sirven como fuente de motivación para los miembros, toda la información debe
ser coherente y direccionada al crecimiento de la actividad.
5
1.2.3.1. Objetivos Generales
El objetivo general esta direccionado a lo que la empresa quiere alcanzar a nivel global
y a largo plazo.
Objetivo general Farma Ahorro N32
“Generar servicios que contribuyan a mejorar la calidad de vida de las comunidades”
(Farma Ahorro N32, 2016)
1.2.3.2. Objetivos Específicos
Los objetivos específicos se derivan del objetivo general, permiten determinar las
acciones concretas a realizar para lograr los demás.
Objetivos específicos Farma Ahorro N32
Responder de manera profesional y eficiente a los requerimientos de nuestros
clientes.
Transmitir confianza a clientes y proveedores.
Innovar e insertar en el mercado farmacias para estar más cerca de la genta
Fortalecer la marca con nuevos modelos de negocio, la franquicia.
1.2.4. Políticas
Las políticas son lineamientos que sirven para orientar las actividades que deben ejercer
todos los miembros de la entidad que incluyen las acciones generales de la
administración, es probable que se presente en determinadas circunstancias.
Características:
Proporcionar uniformidad en la calidad del servicio y de las actividades que son de un
mismo tipo.
Asignar orientación sobre determinadas situaciones en una misma dirección.
6
Es un medio de trato equitativo hacia todos los empleados ya que “definen pautas a
seguir en cada puesto de trabajo y que medidas considerar ante cada situación.
(Rodríguez, 2015)
Políticas de Farma Ahorro N32.
Servicio al cliente:
Definir un protocolo de servicio al cliente.
Establecer medios necesarios para generar un ambiente cálido y adecuado.
Talento Humano
Farma Ahorro N32 busca colaboradores que se adapten al perfil y estándares
del servicio en las farmacias, y precautela el grado de satisfacción que tiene el
cliente realizando evaluaciones contantes sobre el ambiente y buen trato
generado por el personal.
Beneficios y descuentos:
Farma Ahorro N32 ofrece promociones, cupones y descuentos de ahorro para
que los clientes adquieran a un mejor costo los productos para su familia y
cuidado personal.
Brinda ofertas de servicio que se ajusta a los requerimientos del cliente desde
el punto de vista administrativo y operativo.
Trato directo con el cliente para satisfacer sus necesidades, gustos y
preferenciales personales.
Perfil de los empleados
Desea creer con colaboradores que le guste la marca y siempre den un valor agregado al
momento de compartir día a día con sus clientes, que sepa transmitir su filosofía,
políticas y valores de la marca y permita establecer relaciones a largo plazo.
7
1.2.5. Marca Farma Ahorro
El propósito de la marca fue crear una cadena de farmacias que cumpla con todos los
estándares de calidad para atender a segmentos, que ese entonces estaban descuidados,
y así brindar a sus clientes la satisfacción de haber realizado la mejor compra tanto en
medicinas como en productos de cuidado familiar.
Proveer una atención ágil, y presentar productos que son necesarios para los
consumidores, está abierto recibir recomendación del cliente con el fin de mejorar
continuamente y poder crecer mediante los estándares que los clientes vas exigiendo.
Contar con un excelente servicio para mantener la fidelidad del cliente y a su vez
facilita mantener sus productos conservados para entregar a sus clientes.
FARMA AHORRO N32 es confiable, positiva, cercana y solidaria; atributos que
definen la personalidad de la marca que ayudan a ganarse la confianza de la gente para
convertirse en la farmacia de barrio a la que siempre las personas quieren volver.
Valores Corporativos
Honestidad.- guiados por la sinceridad y coherencia de las acciones dentro del
marco de franqueza para la organización.
Eficiencia.- se busca cumplir los objetivos y metas programadas, optimizando
tiempo y recursos disponibles.
Responsabilidad.- cumplimiento de funciones y compromiso con la sociedad.
Lealtad.- trabajo en equipo y respeto a los valores de la empresa.
Liderazgo.- colaborador que influyen de manera positiva en el trabajo lo cual
produce resultados exitosos.
Toma de decisiones.- asumimos y reconocemos consecuencias de nuestras
acciones.
Excelencia en el servicio.- satisfacer expectativas de nuestros clientes internos y
externos.
8
1.2.6. Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro
Espacial: La Farmacia FARMA AHORRO N32 está ubicada en el sector de
Chillogallo en la Avenida El Transito lote 564 y Julián Estrella
Figura 1 Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro N32
Figura 2 Ubicación de la Farmacia Farma Ahorro N32
En: Datos de mapas, 2017
9
1.3. Estructura Organizacional
1.3.1. Organigrama Estructural
Figura 3 Organigrama Estructural – Farmacia Farma Ahorro N32
10
1.3.2. Organigrama Posicional
Figura 4 Organigrama Posicional – Farmacia Farma Ahorro N32
1.3.3. Funciones de las unidades de la farmacia
Mediante el siguiente cuadro, se destaca las actividades y responsabilidades que debe
realizar el personal de la empresa, se identifica las principales tareas que son asignadas
a cada individuo que forma parte de la organización.
11
Tabla 1 Funciones - unidades de la empresa
FUNCIONES DEL PERSONAL
Junta Directiva
Elegir a los administradores de la sociedad.
Sesionar ordinariamente cada trimestre y
extraordinariamente cuando fuere convocado.
Presidente
Vigilar la marcha general de la Compañía y el desempeño
de las funciones de los servidores de la misma e informar de
estos particulares a la Junta General de Accionistas.
Velar por el cumplimiento del objeto social de la Compañía
y por la aplicación de las políticas de la entidad.
Firmar el nombramiento del Gerente General.
Gerente General
Representar legalmente a la compañía, de forma judicial y
extrajudicial
Conducir la gestión de los negocios sociales y la marcha
administrativa de la Compañía
Dirigir la gestión económica-financiera de la Compañía.
Gestionar, Planificar, coordinar, poner en marcha y cumplir
las actividades de la compañía.
Ejercer el control y supervisión de las áreas, unidades
administrativas y funciones que se desarrollan en la
empresa.
Delegar funciones específicas.
Financiero Controlar las finanzas de la empresa
Resolver los problemas relacionados con la Compañía.
Reportar mensualmente los resultados obtenidos.
Controlar la parte contable.
Negociar con clientes y proveedores los pagos y cobros que
debe realizar la empresa.
12
Contabilidad
Organizar, coordinar, controlar, ejecutar, y mantener
actualizado el sistema contable.
Preparar y presentar las declaraciones tributarias
mensualmente.
Cumplir y hacer cumplir todas las disposiciones dictadas el
SRI.
Se encarga de la revisión de todos los movimientos
contables así como la presentación a la gerencia de los
estados financieros de conformidad con lo establecido en las
normas vigentes.
Procesar los pagos y elaborar los cheques.
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y
oportuna, con el fin de atender los requerimientos o
solicitudes de información tanto internas como externas.
Asesorar a la gerencia adecuadamente con información
veraz y confiable, cuando sea requerido.
Comercial
Instruir y verificar al personal de ventas sobre la atención al
cliente.
Controlar que la emisión de las facturas y entrega de
mercaderías vendidas se encuentren de acuerdo a los precios
establecidos.
Adecuada presentación de los productos.
Verificar que se cumplan los procedimientos sobre ventas a
crédito como ventas en consignación y autorizarla.
Certificar con su rúbrica la legalidad del reporte de caja que
remita la persona encargada.
Controlar que el personal de ventas cumpla con los horarios,
así como mantener limpias y bien distribuidas las perchas.
Programar y coordinar las vacaciones anuales del personal
de ventas.
13
Certificar con su firma los documentos de Ingreso y Egreso
de mercaderías en consignación, nota de crédito por
devoluciones de conformidad a lo establecido por la
empresa.
Elaborar facturas pro-forma.
Constatar los mínimos de mercadería con la persona
encargada.
Intervenir en la toma física de inventario y presentar un
reporte a contabilidad.
Ventas Comunicar adecuadamente a los clientes la información que
la empresa preparó para ellos acerca de los productos y/o
servicios que comercializa, como: mensajes promocionales,
slogans, información técnica.
Asesorar a los clientes acerca de los productos y servicios
que ofrece la empresa.
Informar a la gerencia las inquietudes de los clientes
(requerimientos, quejas, reclamos, agradecimientos,
sugerencias, y otros de relevancia) así como también las
actividades de la competencia (introducción de nuevos
productos, cambios de precio, bonificaciones, entre otros).
En: Revista de la Corporación GPF 2015
1.4. Matriz FODA
La matriz FODA es una herramienta que permite conocer la situación en la que se
encuentra la empresa; y a través de ello permite visualizar y buscar medidas correctivas
a los resultados.
Consiste en analizar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que tiene la
empresa, evaluando y obteniendo un diagnóstico de la situación interna y externa;
permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de la organización.
(Continuación) Tabla 1.1. Funciones de las unidades de la Farmacia Sana Sana
(Continuación) Tabla 1.1. Funciones de las unidades de la Farmacia Sana Sana
14
El análisis FODA estima que las fortalezas y las debilidades corresponden al entorno
interno de la empresa lo que ayuda a tomar acciones correctivas para los problemas que
existen en la entidad, en cambio las oportunidades y las amenazas corresponden al
entorno externo de la empresa, no son controlables por la misma, pero representan una
ventaja potencial para el crecimiento o mejorar de acuerdo a las expectativas de las
personas que lo rodean.
1.4.1. Fortalezas
Corresponde al factor interno de la empresa, son capacidades y aptitudes que tiene la
empresa la cual le permite estar un pie delante de la competencia.
1.4.2. Oportunidades
Corresponde al factor externo de la empresa, puede resultar positivo y favorable lo cual
permite la obtención de ventajas competitivas y el crecimiento.
1.4.3. Debilidades
Actividades que no se desarrollan de manera adecuada para cumplir con lo que requiere
el cliente, provocando una posición desfavorable frente a la competencia.
1.4.4. Amenazas
Son escenarios que provienen del entorno y pueden llegar a atentar contra la situación
estable de la empresa.
15
Matriz FODA: FARMACIA FARMA AHORRO N32
A N Á L I S I S I N T E R N O
FORTALEZAS DEBILIDADES
Cuenta con la fidelidad de sus clientes. No hay un correcto uso del sistema de
control de inventarios
La farmacia está ubicada en un lugar
estratégico. No tienen un proceso de compras y ventas.
Mecanismos de buena atención al cliente No tienen un manual de procedimientos y
control.
Revisan sus productos para no venderlos
caducados.
No hay control sobre sus ventas
A N Á L I S I S E X T E R N O
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Necesidad de los productos. Control de precios en medicinas.
Desarrollo constante de alianzas
estratégicas con otras empresas.
Las nuevas cadenas de farmacias que se
están implementando en el mercado.
Experiencia en el mercado Inestabilidad Económica.
Farma Ahorro N32 tiene varias fortalezas para su crecimiento, una vez que se pueda
controlar las amenazas, y estas se conviertan en oportunidades, la empresa tendrá
mejores resultados al aplicar de manera correcta las herramientas que se desarrollen y
podrán visualizar sus resultados para tomar decisiones correctas.
16
1.5. Análisis Situacional
Figura 5 Macro y Microambiente
1.5.1. Análisis Macro ambiente
Engloba todas aquellas variables externas que afectan a la actividad empresarial
ocasionando cambios en uno o más de los factores; generalmente no pueden controlarse
por los directivos de las organizaciones. Está compuesto por factores Políticos,
Económicos, Social y Tecnológico (PEST) que dan forma a las oportunidades o
presentan una amenaza para la empresa de las cuales la misma no puede ejercer ningún
control, pero, sin embargo, pueden afectar significativamente en la empresa, de tal
modo que puede aprovechar las oportunidades de que ellas presentan y a la vez tratar de
controlar las amenazas.
1.5.1.1. Factor Político
El análisis situacional del factor político es importante para nuestra entidad ya que esta
está compuesta por las leyes, oficinas gubernamentales y grupos de presión que influyen
y limitan las actividades de diversas organizaciones e individuos en la sociedad por lo
que se considera funciones del Estado, partidos políticos y otros actores.
MACROAMBIENTE
(PEST) MICRO AMBIENTE
(CLIENTES, PROVEEDORES Y COMPETENCIA)
FARMA AHORRO N32
17
El Estado Ecuatoriano se conforma por 5 poderes estatales:
Ejecutivo.- Presidente de la Republica, jefe de estado y de gobierno responsable
de la administración pública.
Legislativo.- encargado de redactar leyes, aprobar tratados internacionales,
revisar los organismos públicos.
Judicial.- Corte Nacional de Justicia, imparte justicia en la sociedad.
Electoral.- consultas populares y elecciones.
Transparencia y Control Social.- promueve planes para combatir la corrupción
y control público, regulador de rendición de cuentas del país.
Los gobiernos ocupan un lugar importante en el análisis del entorno empresarial,
motivado por varios aspectos, desde su poder de compra, pasando por el poder
legislativo y su capacidad de apoyar a nuevos sectores mediante políticas de
contribución, sin olvidar la incidencia de sus políticas en nuevas inversiones, por ello es
importante desde el punto de vista del análisis del entorno evaluar las tendencias y sus
posibles consecuencias para la empresa a corto y medio plazo para poder saber el estado
actual de la misma.
El factor político influye en la toma de decisiones de los directivos de una empresa, en
este caso de la farmacia, ya que las leyes en el país a veces cambian entonces se debe
adaptarlas en la franquicia con el fin de cumplir con las normas dispuestas por las
autoridades de la nación, por tal motivo este factor se lo considera una amenaza para la
entidad, ya que algunos de los medicamentos son importados entonces no tendríamos
como adquirirlos por respetar la ley y no recibir ninguna sanción.
1.5.1.2. Factor económico
Deuda Externa Pública
La deuda Pública externa son deudas que tiene el Estado con particulares u otros países
para obtener recursos financieros, a través de títulos de valores o bonos.
Ingresos del gobierno > egresos = finanzas públicas equilibradas
18
Si la Economía crece y los precios aumentan, hay mayor capacidad de pago y
sostenibilidad fiscal.
Figura 6 Deuda Externa como % del PIB
En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
Considerando estos datos hasta el año 2011, se puede observar que desde el año 2013 el
porcentaje va aumentando y disminuyendo de una manera poco variada, lo que indica
que no es tan notable el incremento de este valor, pero a partir del 30 de Junio del 2014
este porcentaje se incrementa mes a mes de una manera acelerada lo cual a finales del
año 2014 arroja un valor del 17,40%, aumentando así el valor en todos los meses del
año 2015 llegando a 20,40% de la deuda externa con relación al PIB, a enero del 2016
la deuda disminuyo al 21,2% después con el pasar de los meses al finalizar el año 2016
aumento la deuda externa del país al 26,7% por lo que en el año 2017 el presidente
Rafael Correa afirmó que la deuda externa de Ecuador llega al 25,7% del Producto
Interno Bruto (PIB) por debajo del histórico logrado en el año 2005. También se
congratuló por que el riesgo país que se ubicó en 615 puntos.
13,2 13,1 14,7
18,3
21,2
27,4 27,3 27,5 27,3 27,7
0
5
10
15
20
25
30
2011 2012 2013 2014 2015 2016 ene-17 feb-17 mar-17 abr-17
DEUDA PIB
19
Tabla 2 Deuda Externa Pública como % del PIB (2017)
Deuda Externa Pública como % del PIB
Años Deuda/PIB
2001 49.1
2002 42.1
2003 37.5
2004 32.1
2005 28.3
2006 23.0
2007 21.4
2008 16.7
2009 12.2
2010 12.8
2011 13.2
2012 13.1
2013 14.7
2014 18.3
2015 21.2
2016 27.4
2017
Enero 27.3
Febrero 27.5
Marzo 27.3
Abril 27.7
Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
Este factor se lo ha considerado como una amenaza hacia la empresa, porque a nadie le
conviene estar endeudado, ya que el gobierno puede tomar medidas de alza de precios o
incrementar impuestos.
Inflación Anual (abril-2015/febrero-2017):
La inflación estadísticamente es medida de acuerdo al Índice de precios consumidor, a
través de la canasta de bienes y servicios ya sean de niveles medios y bajos, lo cual es
obtenido a través de una encuesta de hogares.
20
Tabla 3 Inflación (Mayo 2017)
Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
Actualmente la inflación anual hasta el 31 de Mayo del 2017 es de 1,10% está
considerada como una amenaza, porque hay ocasiones en las que se puede dar un
crecimiento en la cantidad de dinero o también por elevados déficit fiscales, lo que
resulta difícil que se la pueda atribuir a una causa bien definida.
Tasa de Interés Activa y Pasiva (junio-2017):
Tasa activa o de colocación.- Es la tasa de interés que reciben los intermediarios
financieros de los demandantes por los préstamos otorgados. Es decir, la que cobra el
banco por el dinero que presta.
Tasa pasiva o de captación.- Es la tasa de interés que pagan los intermediarios
financieros a los oferentes de recursos por el dinero captado. Es decir, la que paga el
banco por sus depósitos.
La tasa de interés activa ha ido incrementando su valor razonablemente a partir del 31
de Enero del 2015 con un porcentaje del 9.11% hasta el 31 de Octubre del mismo año.
21
Lo que no sucede con la tasa de interés pasiva, ya que esta ha mantenido un valor entre
4 y 5 en porcentajes desde el 30 de Noviembre del 2013 hasta el 31 de Octubre del 2015
arrojando un valor del 4.98%, lo que significa que para esta tasa los valores se han
mantenido con una variación considerablemente baja hasta la actualidad, como lo
muestra la siguiente tabla:
Tabla 4 Tasa de Interés (Tasa Activa y Tasa Pasiva) -Junio2017
TASA DE INTERES
TASA ACTIVA TASA PASIVA
FECHA VALOR FECHA VALOR
Junio - 30 – 2017 7,72% Junio - 30 - 2017 4,80%
Mayo - 31 – 2017 7,37% Mayo - 31 - 2017 4,82%
Abril - 30 – 2017 8,13% Abril - 30 - 2017 4,81%
Marzo - 31 – 2017 8,14% Marzo - 31 - 2017 4,89%
Febrero - 28 - 2017 8,25% Febrero - 28 - 2017 5,07%
Enero - 31 – 2017 8,02% Enero - 31 - 2017 5,08%
Diciembre - 31 - 2016 8,10% Diciembre - 31 - 2016 5,12%
Noviembre - 30 - 2016 8,38% Noviembre - 30 - 2016 5,51%
Octubre - 31 - 2016 8,71% Octubre - 31 - 2016 5,75%
Septiembre - 30 - 2016 8,78% Septiembre - 30 - 2016 5,78%
Agosto - 31 – 2016 8,21% Agosto - 31 - 2016 5,91%
Julio - 31 – 2016 8,67% Julio - 31 - 2016 6,01%
Junio - 30 – 2016 8,66% Junio - 30 - 2016 6,00%
Mayo - 31 – 2016 8,89% Mayo - 31 - 2016 5,47%
Abril - 30 – 2016 9,03% Abril - 30 - 2016 5,85%
Marzo - 31 - 2016 8,86% Marzo - 31 - 2016 5,95%
Febrero - 29 - 2016 8,88% Febrero - 29 - 2016 5,83%
Enero - 31 - 2016 9,15% Enero - 31 - 2016 5,62%
Diciembre - 31 - 2015 9,12% Diciembre - 31 - 2015 5,14%
Noviembre - 30 - 2015 9,22% Noviembre - 30 - 2015 5,11%
Octubre - 31 - 2015 9,11% Octubre - 31 - 2015 4,98%
Septiembre - 30 - 2015 8,06% Septiembre - 30 - 2015 5,55%
Agosto - 31 - 2015 8,06% Agosto - 31 - 2015 5,55%
Julio - 31 – 2015 8,54% Julio - 31 - 2015 5,54%
Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
22
Pero en la actualidad nos arroja que desde el año 2015 que era 9.11% pero con el pasar
de los meses en enero del 2016 teníamos una tasa activa de 9.15% por lo que
incremento pero a la finalización de diciembre del 2016 disminuyo al 8,10% que hasta
este año actual hasta marzo 31 del 2017 es de 8,14% , pero en cambio en la tasa pasiva
habido variaciones en el año 2016 en los meses de junio y julio hubo un aumento al 6%
pero hasta el momento nos arroja hasta marzo de un porcentaje del 4,89%.
En ambos casos nos da a conocer que la tasa de interés se la considera como una
oportunidad para nuestra farmacia ya puede adquirir préstamos sin que afecte a la
economía de la empresa con una gran ventaja para tener una gran variación de
productos.
Riesgo País (Marzo 2017):
El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y
empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole: desde
la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países emergentes de
Chase-JP Morgan hasta sistemas que incorpora variables económicas, políticas y
financieras.
El Embi se define como un índice de bonos de mercados emergentes, el cual refleja el
movimiento en los precios de sus títulos negociados en moneda extranjera. Se la
expresa como un índice, o como un margen de rentabilidad sobre aquella implícita en
bonos del tesoro de los Estados Unidos.
Es considerado el riesgo país como una amenaza porque cuando el riesgo país es alto se
desalienta el ingreso de capitales del exterior y de ese modo también emite una señal
negativa para los inversores locales.
23
Tabla 5 Riesgo País –Junio 2017
RIESGO PAÍS
FECHA VALOR
Junio-26-2017 731.00
Junio-25-2017 746.00
Junio-22-2017 753.00
Junio-21-2017 750.00
Junio-20-2017 736.00
Junio-15-2017 700.00
Junio-12-2017 696.00
Junio-11-2017 703.00
Junio-08-2017 698.00
Junio-07-2017 693.00
Junio-06-2017 690.00
Junio-05-2017 694.00
Junio-02-2017 695.00
Junio-01-2017 689.00
Mayo-31-2017 694.00
Mayo-30-2017 675.00
Mayo-29-2017 658.00
Marzo-14-2017 610.00
Marzo-13-2017 599.00
Marzo-10-2017 603.00
Marzo-08-2017 590.00
Marzo-03-2017 578.00
Marzo-02-2017 580.00
Marzo-01-2017 573.00
Febrero-27-2017 576.00
Febrero-26-2017 596.00
Febrero-23-2017 578.00
Febrero-19-2017 617.00
Febrero-15-2017 613.00
Febrero-14-2017 607.00
Febrero-13-2017 624.00
Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
El factor económico es otro elemento que influye de manera directa en la farmacia, pues
lo que suceda con la economía nacional dependerá mucho de lo que haga el sector
privado, ya que el gasto público como motor de crecimiento quedó sepultado el día en
que el Presidente anunció que la variable de ajuste en caso de una crisis será la inversión
pública. Eso se cumplió el año pasado y significó una desaceleración económica a lo
largo del año, que continuará el 2017 a menos que haya un plan que demuestre lo
contrario. El crecimiento de la economía nacional necesita de más dólares en
circulación y no hay seguridad de que llegarán este año, al menos en las cantidades que
24
se requieren. Por ahora, la estrategia para cubrir las necesidades fiscales se resumen en
más endeudamiento, uso de la liquidez interna para comprar bonos del Estado, entrega
de activos estatales a cambio de recursos frescos y la reducción de subsidios.
1.5.1.3. Factor tecnológico
El país avanza en el Ranking Mundial de Competitividad gracias al aumento en el
acceso a internet. El Estado invierte en programas que posibilitan incrementar el uso de
las TIC. (El Telégrafo, 2015)
La sociedad abarca un sin número de tecnologías en el mundo, lo que ha permitido el
desarrollo de varios países y cabe mencionar que hoy por hoy la tecnología se ha
convertido en parte fundamental de la vida de todos los seres humanos. Y por ende, las
organizaciones deben llevar un mercado tecnológico dentro de la misma, ya que sin
equipos o software una empresa no podrá surgir y obtener rentabilidad y peor aún ser
competitivas en el mercado que se encuentre.
Los avances tecnológicos influyen de manera rápida y sencilla en las empresas además
de ser un instrumento útil para los procesos que desarrollan las organizaciones.
1.5.1.4. Factor social
Para interpretar el tema social de acuerdo con la investigación a tratar, es favorable
argumentar ciertos puntos clave y muy importantes. Cabe mencionar que la sociedad es
la que influye en demasía para el funcionamiento y crecimiento de la farmacia, ya que
por el simple hecho de proporcionar productos farmacéuticos a los clientes es un punto
a favor para el desarrollo de la misma.
La salud de los ecuatorianos es primordial para empresas de tipo farmacéutico y los
beneficios que brinda este factor son para ambas partes, tanto clientes como empresa.
Tomando referencia al país de acuerdo a este factor, a continuación se presentan los
siguientes elementos que influyen en el desarrollo del mismo.
Tasa de desempleo urbano a Marzo 2017:
Es la que mide la falta de trabajo de los ciudadanos, por lo que la economía familiar se
basa en la satisfacción de las necesidades de cada miembro del hogar.
25
Tabla 6 Tasa de Desempleo Urbano a Marzo 2017
TASA DE DESEMPLEO
FECHA VALOR
Marzo - 31 - 2017 5.64%
Diciembre - 31 - 2016 6.52%
Septiembre - 30 - 2016 6.68%
Junio - 30 – 2016 6.68%
Marzo - 31 - 2016 7.35%
Diciembre - 31 - 2015 5.65%
Septiembre - 30 - 2015 5.48%
Junio - 30 – 2015 5.58%
Marzo - 31 - 2015 4.84%
Diciembre - 31 - 2014 4.54%
Septiembre - 30 - 2014 4.65%
Junio - 30 – 2014 5.71%
Marzo - 31 - 2014 5.60%
Diciembre - 31 - 2013 4.86%
Septiembre - 30 - 2013 4.55%
Junio - 30 – 2013 4.89%
Marzo - 31 - 2013 4.64%
Diciembre - 31 - 2012 5.00%
Septiembre - 30 - 2012 4.60%
Junio - 30 – 2012 5.19%
Marzo - 31 - 2012 4.88%
Diciembre - 31 - 2011 5.07%
Septiembre - 30 - 2011 5.52%
Junio - 30 - 2011 6.36%
Nota En: (Banco Central del Ecuador, 2017)
La tasa de desempleo urbano afecta de forma negativa a la empresa, es decir, que se
convierte en una amenaza para la misma, por el hecho de que si la ciudadanía no cuenta
con un trabajo estable, no podrá satisfacer necesidades de salud o aquellas de primera
categoría.
1.5.2. Análisis Microambiente
Afectan a una empresa en particular y, a pesar de que generalmente no son controlables,
se puede influir en ellos. Son fuerzas que una empresa puede intentar controlar y
mediante las cuales se pretende lograr el cambio deseado. A partir del análisis del
Micro-ambiente nacen las fortalezas y las debilidades de la empresa.
26
1.5.2.1. Clientes
El cliente es parte fundamental en la vida de una empresa y para que éste se sienta
satisfecho con lo que le ofrece la farmacia y con lo que en el futuro le pueda ofrecer, es
importante mantener una buena relación entre la empresa y el cliente.
La farmacia cuenta con varios clientes fieles, lo que se convierte automáticamente en
una oportunidad, ya que han dado lugar al crecimiento de esta con prestigio y acogida
en el mercado por lo que a los clientes fieles se les ha otorgado descuentos desde el 30
hasta el 50% en las diferentes adquisiciones que hagan los consumidores por sus
compras.
1.5.2.2. Proveedores
Los proveedores son aquellas personas o entidades que abastecen a otras con productos
necesarios según el giro de negocio de la organización.
La empresa que abastece de medicamentos a la Farmacia Farma Ahorro 32 se denomina
FARCOMED, es la única empresa con la que trabaja la farmacia, considerándola una
oportunidad para la misma, ya que puede vender sus productos haciendo pedidos cada
fin de semana y complacer a sus clientes con sus necesidades diarias.
1.5.2.3. Competencia
El factor competencia, es una amenaza dentro de cualquier organización; sin embargo,
toda empresa puede eliminarla y ser más competitiva en el mercado.
La competencia directa de Farma Ahorro 32, son las Farmacias Económicas, lo que se
ha convertido en una amenaza, ya que éstas tienen acogida desde hace 2 años
aproximadamente y al parecer le va bien, pero, Farma Ahorro 32 sigue al mando del
sector, por su buena atención al cliente, los beneficios que brinda a sus clientes y la
calidad de productos que ofrece.
27
1.5.3. Análisis interno
Este análisis consiste en la evaluación de la posición actual de la entidad y la
identificación de los diferentes factores o elementos con los que cuenta la empresa a
través de la perspectiva del mercado, operaciones y finanzas para un uso estratégico.
1.5.3.1. Área Administrativa
El área administrativa contribuye al desarrollo del negocio mediante una gestión
organizada y profesional, que permite alcanzar los objetivos de la compañía. Dando
siempre el soporte a la gestión de todas las áreas de la Empresa.
La Farmacia Farma Ahorro 32 cuenta con dos áreas: Financiera y Comercial, quienes
conforman esta área son Luis Montoya como Presidente de la farmacia y Sandra Araujo
como Representante Legal de la misma.
1.5.3.2. Área Financiera
La función principal es la administración general de los recursos económicos de la
empresa. Para ello tendrá que tomar decisiones de como asignar los recursos disponibles
en las diferentes áreas funcionales de la empresa mediante proyectos de inversión, con
el objetivo económico de maximizar los beneficios.
Para conseguirlo, deberá garantizar al resto de la empresa, una información constante y
en la forma correcta para que sea útil a la hora de tomar las diferentes decisiones que
surjan a lo largo del tiempo.
1.5.3.3. Área Comercial
El área comercial en la empresa es una función de primerísimo orden, ya que es la
responsable directa de las relaciones con los clientes y de la consecución de los
objetivos de venta que son la fuente principal de ingresos de las empresas.
Vender bien significa establecer relaciones estables y duraderas con los clientes.
28
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Plan de Mejora
2.1.1. Concepto e Importancia
El plan de mejora, se asocia a la idea de organizar, coordinar, ordenar; con el fin de
determinar acciones para alcanzar los objetivos planteados mediante el uso eficiente de
recursos.
Tabla 7 Factores del Plan de Mejora.
(Secretaría de Desarrollo Rural, 2009)
Estas acciones están encaminadas a mejorar la situación de la organización, ya que
permite establecer con claridad los resultados que se pretende alcanzar y da
lineamientos para reducir riesgos, promover la eficiencia, optimizar recursos e
incrementa la productividad.
Recomendaciones:
Para la construcción de un plan de mejora debe existir información oportuna y
actualiza para analizar los riesgos de la empresa.
Elaboran los miembros de la empresa los cuales estarán capacitados y
preparados para cada una de sus obligaciones y responsabilidades para poner en
marcha el plan.
29
El plan de mejora debe tener las siguientes características: claro, flexible,
sencillo, fácil de interpretar y ejecutar; con el fin de obtener resultados positivos
en diferentes situaciones.
Partes del plan de mejora:
Estratégica.-metas a donde queremos llegar.
Operativa.- acciones, tareas, recursos y responsables que intervienen en
la ejecución.
2.1.2. Componentes del plan de mejora
A continuación, se detalla los componentes del plan de mejora y matriz utilizada para
concretar los mismos de manera coherente:
Problemas Priorizados
Identificar con claridad los problemas según el grado de importancia a través del
impacto que este ocasiona.
Las metas
Contiene la nueva situación de cambio que se espera alcanzar.
Las acciones concretas
Actividades o procesos que permitirán reducir la brecha entre la situación actual y la
esperada, para esto se debe tener claro el cómo, para qué y por qué las ejecutaremos.
Recursos
Interviene lo tecnológico, humano, materiales y financiero, indispensables para que el
responsable pueda cumplir con sus actividades.
30
Tiempo esperado
Cada actividad a realizarse, debe contar con un tiempo y fechas tope para una mejor
gestión y un mejor control.
Seguimiento permanente
Permite realizar los ajustes necesarios.
Responsable
Es el colaborador que toma la iniciativa, decide y rinde cuenta de acuerdo a lo asignado.
2.1.3. Formato matriz plan de mejoramiento
2.2. Esquema de seguimiento y control del plan de mejora.
Es un conjunto de herramientas que permite realizar las actividades y tareas dichas en el
plan, con el fin de tomar buenas decisiones para llegar a la meta y objetivos planteados,
con sus respectivas acciones correctivas.
31
El esquema sirve para regir procesos, mejorar la calidad, evitar fallas en los procesos,
tener una información específica y rediseñar procesos.
Diseño del esquema:
Deberá incluir varios aspectos, como son:
Realizar el pan de acciones de actividades, tareas con fechas y responsables.
Establecer mecanismos de revisión y seguimientos de las actividades.
Delegar responsables de cada acción.
2.2.1. Componentes del seguimiento y control del plan de mejora.
A continuación, se detalla los componentes del plan de mejora y matriz utilizada para
concretar los mismos de manera coherente:
Las acciones concretas
Actividades o procesos que permitirán reducir la brecha entre la situación actual y la
esperada, para esto se debe tener claro el cómo, para qué y por qué las ejecutaremos.
Tiempo esperado
Cada actividad a realizarse, debe contar con un tiempo y fechas tope para una mejor
gestión y un mejor control.
Seguimiento permanente
Permite realizar los ajustes necesarios.
Responsable
Es el colaborador que toma la iniciativa, decide y rinde cuenta de acuerdo a lo asignado.
32
2.2.2. Formato matriz seguimiento al plan de mejoramiento
2.3. Inventarios
2.3.1. Definición
Es una cuenta del grupo de los bienes de cambio en la que se registra el movimiento de
las mercaderías. Las mercaderías de una empresa son todos los bienes que están
destinados para la venta y que constituyen el objeto mismo del negocio. (Bravo
Valdivieso, 2009)
“Un inventario es una cantidad almacenada de materiales que se utilizan para facilitar la
producción o satisfacer las demandas del consumidor”. (Schroeder, 1992, pág. 82)
“Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía
están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros
que utilizan en sus operaciones y los productos terminados.” (Muller, 2004, pág. 1)
El inventario es todos los productos y materias primas que posee la empresa para la
compra y venta, uso o la fabricación de los mismos para ser destinados a la
comercialización y satisfacción de las necesidades de los consumidores en un periodo
económico determinado.
33
Los inventarios están compuestos por la materia prima, productos en proceso y
finalmente con productos terminados que comprenden el proceso de producción para
obtener bienes fabricados para ser consumidos en la fase de fabricación.
2.3.2. Importancia
Es un elemento importante para las grandes y medianas empresas que tengan un
inventario ordenado, controlado y vigilado por los empleados de la empresa para
cumplir con los objetivos de obtener clientes satisfechos promoviendo y distribuyendo
los productos requeridos y tener un crecimiento en la entidad.
2.3.3. Propósito
El propósito fundamental de los inventarios es abastecer a la empresa de materiales
necesarios para realizar el proceso de producción, basados en los siguientes puntos:
Dentro de la capacidad de predicción de los inventarios es necesario tener un
equilibrio entre el stock de los artículos que se necesitan y lo que se está
procesando
Para la satisfacción de la demanda de los clientes es necesario conocer cómo se
da las fluctuaciones y cuanto se requiere de producción en un momento dado.
El mantenimiento del inventario de materiales brinda una confiabilidad de los
artículos que la empresa produce a pesar que exista una inestabilidad de los
suministros de producción.
Dentro del proceso de producción la adquisición de los inventarios permiten
reducir el impacto en los costos de los artículos en momentos adecuados para
costear una compra.
Los costos para los pedidos de inventario se relacionan de acuerdo con la
variabilidad que una empresa adopta para abastecerse y poder cumplir con el
proceso de producción a menores costos.
34
2.3.4. Tipos
Existen 5 tipos de inventarios como son:
Tabla 8 Tipos de inventarios
Materia Prima Elemento básico el cual entra en procesos de fabricación con
el fin de obtener un producto terminado.
Productos en Proceso Productos parcialmente terminados, se les aplica la MOD y
CIF.
Valor > en medida de que transforma la MP en un producto
terminado, a través del proceso de producción.
Productos
Terminados
Son los artículos que se transfieren desde producción a los
almacenes, son elaborados de acuerdo a la demanda.
Materiales y
Suministros
MP Secundaria, las cuales varían de acuerdo a la industria;
artículos y materiales de mantenimiento; artículos de
consumo los cuales son utilizados en la operación de la
industria.
Seguridad Se liga a la fluctuación de la demanda y a las variaciones de
las demoras en la entrega del producto. Se lo utiliza para
impedir interrupciones de lo antes planificado.
2.3.5. Control
“El control sobre los inventarios es importante porque las mercaderías son el
alma de un comercializador. Las compañías exitosas cuidan mucho de proteger sus
inventarios” (Bravo Valdivieso, 2009)
El control de inventarios es una herramienta fundamental en la administración moderna,
ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existente de
productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las
condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. (Espinoza, 2011, pág. 33)
2.3.5.1. Control Interno
El control interno de inventarios se relaciona con las políticas y procedimientos
diseñados por la empresa con el fin de impedir: La sustracción de los productos,
embarques no autorizados, recuentos falsos para cubrir faltantes, adulteración de
35
requisiciones de materiales, valorización incorrecta de inventarios.
El control interno de inventarios supervisa las fases que debe cumplir la empresa
para controlar sus inventarios como estrategia empresarial para cumplir sus metas a
corto y largo plazo.
Funciones general:
Planeamiento:
El presupuesto de ventas es la base para preparar el plan de producción y saber
cuánto de inventario se necesita y así realizar la transformación de la materia
prima en productos de calidad
Compra u obtención:
Existen dos responsabilidades:
Control de producción.- es aquel que tiene la obligación de disponer que
tipo y qué cantidad se requiere de materiales
Compras.- coloca la orden de compra para los productos necesarios y tener
una vigilancia de la entrega adecuado y en el tiempo oportuno de los
materiales.
Recepción:
Contar, inspeccionar y comparar en la orden de compra cada uno de los
materiales que recibidos para de ahí hacer la respectiva aceptación.
Debe notificar y registrar en los informes de recepción de los materiales
con la debida documentación.
Tener una debida precaución con la entrega de documentación privada y
obtener un respaldo.
Almacenaje:
El departamento de almacenaje es el que vigila la materia prima disponible para
realizar el respectivo procedimiento de producción y obtener los productos
terminados con el fin de ser comercializados, por lo que tiene responsabilidades
como:
36
Verificar que las cantidades recibidas sean las correctas.
Proteger a los materiales que están disponibles y evitar extracciones no
autorizada para producirse o enviar.
Tener un almacenaje adecuado y un inventario correcto en el almacén
Producción
En el área de producción se incluye lo siguiente:
La información sobre los movimientos de inventarios y la producción
debe ser adecuada.
Identificar e informan con antelación sobre los desperdicios producidos o
materiales dañados, para que se pueda realizar los ajustes
correspondientes en los registros.
La información de la fábrica debe ser rápida y clara ya que esto es
importante para el mejor funcionamiento de procedimientos de
producción y sistemas de costos.
Contabilidad:
Debe existir un control contable los cuales sean a través de procesos como son:
adquisición, producción y venta; en la administración de los inventarios se
determina la cantidad que se debe mantener, la cantidad que se deberá ordenar y
las fechas en las que se colocarán las órdenes.
El inventario es muy importante para la empresa comercial ya que sin ventas no
hay utilidades:
Elementos de Control interno sobre los Inventarios:
Realizar conteos físicos como mínimo una vez al año.
Control eficiente en la compra y recepción del producto.
Proteger el inventario contra robos, comprobar que el almacenamiento
sea el correcto.
Asignar a una persona para el acceso a los inventarios la cual no tendrá
acceso a los registros.
Mantener un correcto registro de los inventarios.
37
Evitar almacenar el inventarios por mucho tiempo, esto genera gasto ya
que se tiene invertido en artículos innecesarios.
2.3.6. Métodos de Valoración
Los métodos de valoración de inventarios o fórmulas del costo que permiten y
reconocen las NIIF Completas y las NIIF para PYMES son:
Método Promedio Ponderado
Método FIFO o PEPS (Primeras en entrar Primeras en Salir)
“Método Promedio Ponderado: Este método se determina el valor promedio de las
mercaderías que ingresaron a la empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una
valoración adecuada del inventario”. (Bravo Valdivieso, 2009)
Precio unitario promedio= valor total / cantidad de mercadería existente.
Los egresos de mercaderías se valoran con el último costo promedio establecido.
Método FIFO O PEPS: El método PEPS (Primero en entrar, primero en salir) o FIFO
(First input, first output) permite realizar una evaluación del inventario, teniendo en
cuenta que los primeros artículos que ingresan al stock son los primeros que salen.
Es decir, cuando se realiza una venta, se entregan los artículos que están hace más
tiempo en el depósito.
El método PEPS es un método utilizado en el sistema de inventario permanente y, al
igual que ocurre con los otros métodos utilizados en este sistema, se utiliza una planilla
auxiliar denominada “Kárdex” para cada uno de los artículos.
Características del método PEPS
El método PEPS es relativamente objetivo ya que hace una valuación ordenada
cronológicamente y éste suele ser el orden de salida de las mercaderías (las más
antiguas primero).
El inventario se aproxima a los últimos costos de adquisición por lo que si
la inflación es considerable, el costo de la mercadería vendida es más bajo que en otros
métodos y tanto el valor de las existencias y como en las ganancias es más alto. (Bravo
Valdivieso, 2009)
38
2.3.7. Administración
Algunos criterios acerca de este tema se mencionan a continuación:
“El sistema de administración consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que
aseguran la continuidad en la producción y ventas de una empresa permitiendo una
seguridad razonable en cuanto a la escasez de materiales o artículos.” (Gómez Cardona,
2012)
“La Administración de Inventarios es un proceso destinado a planificar, administrar y
controlar los recursos disponibles dentro de la organización, permitiendo el manejo
apropiado de los mismos, teniendo niveles óptimos de inventarios.” (Render, 2014, pág.
271)
La administración de inventarios consiste en métodos y técnicas para conocer la
disponibilidad de bienes que tiene la empresa para así ser usadas o adquirirlas en un
tiempo adecuado con el fin de realizar la comercialización de compra y venta o
transformación de la materia prima antes de la venta, por lo que cuenta con aspectos
básicos que son los siguientes:
1. Cumplir con las unidades que se requieren en el momento establecido
2. Realizar el inventario de los materiales
3. Artículos que tengan atención especial
4. Cuidar con los cambios de costos de los artículos de inventarios
2.3.7.1. Políticas
Establecer políticas tiene como propósito elevar el rendimiento sobre la inversión
logrando la satisfacción del mercado.
Las políticas son establecidas para todos el Inventario considerados inversión por tanto
requiere condiciones esenciales y específicas para su compra, consumo, procesamiento,
cuidado y venta.
Establecer la relación entre necesidad y abastecimiento del Inventario.
39
Definir categorías y clasificar el Inventario.
Mantener al más bajo nivel el costo de abastecimiento.
Satisfacer la demanda
Hacer uso de la tecnología.
2.3.7.2. Normas de seguridad
Acceso limitado al inventario
Evitar el sobreabastecimiento y sobreprecio en el inventario
Adquisición y venta de inventario oportuno
Protección de deterioro físico o robo
Evitar pérdidas económicas para la empresa.
2.3.7.3. Técnicas
La administración de los inventarios busca equilibrar la demanda e inversión de cada
producto, con el fin de satisfacer las necesidades de cada cliente y a su vez elevar el
nivel económico de la empresa.
Existen varios métodos y técnicas de control interno, a continuación se detalla:
EL METODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:
Permite establecer y clasificar en 3 categorías A, B,C de inversión con el fin de lograr
un mayor control de los inventarios y a su vez generar mayor atención a los productos
que necesitan mayor vigilancia.
DETERMINACION DEL PUNTO DE REORDEN:
El punto de re orden es el que consiste en señalar mediante un papel, tarjeta o
requisición al departamento encargado de la existencia de los materiales o artículos que
han llegado a agotarse para realizar los pedidos correspondientes y que el proveedor
reciba en un tiempo prudente para que realice el abastecimiento de la mercancía
requerida por la entidad.
40
Se fijaron en el control y aprobación de este medio de la requisición viajera para ahorrar
el trabajo de los empleados y que en los pedidos lleguen los artículos en las cantidades
establecidas sin ningún faltante, por lo que existen sistemas para la reposición de
existencias, estos son:
Órdenes o pedidos fijos: existencia suficiente para abastecer la demanda
necesaria.
Resurtido periódicos: conocer las existencias de los artículos con un control de
inventario continuo
CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO:
Es aquel que nos permite adquirir inventarios en el momento que se necesite contando
con proveedores confiables para abastecer con rapidez el requerimiento que necesitamos
y realizar la producción del artículo que deseamos comercializar con la finalidad de
reducir costos por lo que no hay existencia necesaria para la fabricación, para lo cual se
necesita no solo factores internos sino también factores externos que nos faciliten las
realización de los materiales y cumplir con las necesidades de los consumidores justo en
el momento que se estipule.
2.4. NIIF PARA PYMES
Definición
La NIIF para las Pymes, es una norma autónoma la cual establece requerimientos de
medición, presentación e información de sucesos importantes los cuales se reflejar como
información general de los estados financieros.
La Superintendencia de compañías clasifica como pequeñas y medianas empresas
(PYMES) a las personas jurídicas que cumplan con las siguientes condiciones
Monto de activos deben ser inferiores a 4´000,000.00 de dólares.
Valor bruto en ventas anuales hasta los 5´000,000.00 de dólares.
La entidad debe tener menos de 200 trabajadores que sean personal ocupado.
41
Objetivos
NIIF PARA PYMES están diseñadas para ser aplicadas en los estados financieros con
propósito de información general y en otras informaciones financieras de todas las
entidades con ánimo de lucro.
Los estados financieros con propósito de información general:
Se dirigen hacia las necesidades de información comunes de un amplio espectro
de usuarios, por ejemplo accionistas, acreedores, empleados y público en
general,
Entregar la información sobre el rendimiento, flujos de efectivo de la entidad y
la situación financiera de la misma.
Tabla 9 Sección 13 de la NIIF para PYMES
SECCION 13
INVENTARIOS
Alcance.- establecer la medición de los inventarios y principios.
Medición.- Costo de Adquisición, transformación, y otros costos.
Costos excluidos-.- Valores anormales de desperdicio del material, costos indirectos
que no contribuyan a los inventarios.
Para evaluar el costo se aplicará los métodos (FIFO) primeras en entrar y primeras en
salir, ó el Método ponderado el cual es el promedio del costo de artículos adquiridos al
inicio del periodo más en costo de los artículos similares adquiridos durante el periodo.
Nota En: NIIF para las PYMES Julio 2011
42
2.5. Control interno
2.5.1. Definición
“El Control Interno es una función que tiene por objeto salvaguardad y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad
de que no se contraerán obligaciones sin autorización”. (Mantilla, 2005, pág. 36)
2.5.2. Importancia
Dentro de una organización el proceso administrativo constituye un desarrollo
armónico donde están presentes las funciones de planeación, organización, dirección y
control por lo que deberá ser un sistema complejo según las necesidades de la entidad.
Mediante la empresa sea de mayor complejidad mayor será la importancia de tener un
buen sistema de control interno para que ejecute conveniente cada una de las tareas que
son delegadas a cada empleado para que mediante a eso el trabajo sea eficiente y
obtener buenos resultados en la empresa.
2.5.3. Objetivos
Hay tres objetivos fundamentales. Si se logra identificar perfectamente cada uno de
estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de Control Interno.
En otras palabras toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que
tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control Interno.
Así mismo, toda acción, medida, plan o sistema que no tenga en cuenta estos objetivos
o los descuide, es una debilidad de Control Interno. Los objetivos de Control Interno
son los siguientes:
43
De acuerdo con (Universidad del Cauca, 2012) muestra:
Suficiencia y confiabilidad de la Información Financiera
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financiera
necesaria para que los usuarios tomen decisiones.
Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los
usuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un
sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Si se cuenta con un apropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor
protección a los recursos de la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros
que puedan amenazarlos.
Ejemplos:
Comparar los registros contables de los activos con los activos existentes a
intervalos razonables.
Utilización de Máquinas Registradoras para ingresos
Asegurar apropiadamente los activos de la empresa
Consignar diariamente y en las mismas especies los ingresos
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un
mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo
con las autorizaciones generales especificadas por la administración.
Ejemplo:
El establecimiento de un sistema de incentivos a la producción.
44
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar
enmarcada dentro las disposiciones legales del país y debe obedecer al cumplimiento
de toda la normatividad que le sea aplicable al ente. Este objetivo incluye las
políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente
conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a
ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.
2.5.4. Principios
Los principios del control interno que hace referencia en el, a continuación se detallan
y se especifica a la brevedad de que se trata cada uno de ellos.
Equidad
Moralidad
Eficiencia
Eficacia
Economía
Rendición de Cuentas
Ecología (COSO II, 2013)
EQUIDAD.- Esto quiere decir que todo ser humano tiene igualdad de condiciones
para cumplir obligaciones y hacerlas cumplir, sin discriminar a ninguna persona
por diferencias raciales, religiosas o de filosofía.
MORALIDAD.- Se trata de cómo la persona actúa responsablemente ante los
procedimientos y normas vigentes, así como en principios y valores éticos de la
sociedad.
EFICIENCIA.- Este punto hace referencia en cómo se está utilizando los recursos
entregados a cada persona si se los está explotando de la mejor manera, y de la
misma forma generando la utilidad necesaria para la institución.
45
EFICACIA.- Aquí se mide el impacto de los resultados con respecto a la
consecución de metas y objetivos, al terminar una acción o proceso para verificar si
los resultados están enfocados a la satisfacción de necesidades y cumplimientos de los
objetivos y metas previstos.
ECONOMÍA.- Se refiere a la mesura en los gastos e inversiones necesarios para la
obtención de los insumos en las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad
requeridas para la satisfacción de las necesidades. Se asigna un proceso en la
medición de los costos y en la vigilancia de la asignación de los recursos para
garantizar su ejecución en función de los objetivos, metas y propósitos de la
institución.
RENDICIÓN DE CUENTAS.- Es el derecho de la sociedad y de los servidores de
una entidad al acceso pleno a los resultados e información de las autoridades. Es
responsabilidad de los gobernantes y gerentes dar a conocer los resultados de su
gestión y permitir la fiscalización dentro de las disposiciones legales vigentes. Este
punto aplica más al sector público
ECOLOGÍA.- Se refiere sobre el respeto del medio ambiente por parte del ente,
garantizando condiciones adecuadas al desarrollo. Cuando la actividad de una
entidad pueda tener un impacto negativo en las condiciones ambientales, es necesario
valorar sus costos y emprender las acciones necesarias para su minimización. La
adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de estos
principios, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones.
2.5.5. Clasificación
Existen diferentes tipos de control que miden mecanismos y procesos acorde a la
eficiencia, eficacia, economía etc.
POR SU FUNCIÓN:
Control Interno Contable.-
“Son procedimientos que salvaguardan la credibilidad de los registros contables estados
e informes financieros que se produzcan, sobre activos, pasivo, patrimonio, rentas
y gastos derechos y obligaciones de una institución”.
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Control Interno administrativo.-
“Es un conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos,
instrumentos y procedimientos que ordenados entre si y unidos a las personas que
conforman una organización, se constituyen en un medio para logra el cumplimiento de
su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, protegiendo los
recursos de la organización y buscando una adecuada administración ante riesgos
potenciales y reales que los puedan afectar”.
POR SU UBICACIÓN:
Control Interno.-
Este control proviene de la propia entidad, cuando es sólido y permanente resulta ser
mejor, ya que no necesita de algún otro control.
Control Externo.
También llamado control independiente, este es ejecutado por una entidad diferente, y
esto resulta saludable y beneficioso, ya que quien controla desde afuera nota
desviaciones que la propia entidad no pude detectar.
POR SU ACCIÓN:
Control Interno Previo.
Son acciones que se toman antes de realizar un procedimiento o toma de decisión y que
prevengan posibles errores futuros, este tipo de control se debe tener gran cuidado y de
conciencia humana ya que si cada miembro de una institución lo aplicara reduciría
enormemente los posibles errores, fraudes, mal uso de recursos e incluso desperdicios
de material.
Control interno posterior.-
Este tipo de control se produce luego de la acción o procedimiento puede ser
financiero o administrativo, el cual se lo maneja interna como externamente, ya que
internamente lo puede hacer auditoría interna al revisar acciones ya realizadas o también
lo regula el estado a través de sus entidades controladoras.
Control Interno concurrente.-
Son aquellos procedimientos que permiten verificar y evaluar las acciones y
procedimientos realizados en el campo y a tiempo reales, es decir al momento en que
están realizando, aquí es donde interviene las políticas y procedimientos ya establecidos
el nivel de calidad de las mismas, o la vulnerabilidad de las acciones.
POR SU NATURALEZA
Control Interno Tributario.-
Es el conjunto de actividades realizadas por la organización competente para lograr
mediante sistemas y procedimientos diversos, la regularidad y corrección de la
administración del patrimonio, detectando y corrigiendo incumplimientos graves.
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Control Informático.
Se define como el conjunto de procedimientos que trata de riesgos informáticos o
creados por la informática, de los que se trata de proteger y preservar a la
entidad con un entramado de contramedidas, logrando la calidad y eficiencia de las
mismas.
Control de Gestión.-
Es un proceso que lleva acabo la alta dirección de una organización y que debe estar
diseñado para dar una seguridad razonable, en la relación con el logro de los objetivos
previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: efectividad y eficiencia de
las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de las
leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.
Control Ambiental.-
Es el que organiza un conjunto de actividades y establece una línea de acción y
conducta para asegurar la calidad de vida de las personas y tiene por objeto minimizar
los problemas existentes y asegurar un equilibrio ecológico de los ecosistemas.
Control Forense.-
Es una herramienta que ayuda a evitar fraudes, hechos de corrupción o delitos en el
desarrollo de las funciones públicas y privada, especialmente a nivel financiero de una
empresa, ya que existe un alto grado de vulnerabilidad al sistema legal. (Aguirre, 2001)
2.5.6. Elementos
Los elementos básicos del control interno son:
Un plan de organización que provea una separación apropiada de
responsabilidades funcionales.
Un sistema de autorización y procedimientos de registros adecuados para
proveer un control financiero razonable sobre activos, ingresos y gastos.
Practicas sanas a seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada
unidad y servidor de la organización.
Un grado de idoneidad del personal proporcional a sus responsabilidades.
Una función efectiva de auditoría.
Plan De Organización
La organización de una empresa debe venir reflejada en el organigrama funcional de las
mismas, definiéndose en cada línea de responsabilidad, autoridad, canales de
48
comunicación y los diferentes niveles de jerarquía. Las pautas que deben ser
consideradas en la empresa son:
Debe existir una dirección responsable y eficaz, que pueda delegar las responsabilidades
adecuadas.
Debe constar con un sistema contable que permita garantizar la información de las
operaciones en el momento oportuno, con el fin de evitar duplicidad, pérdida de la
información, tiempo, recursos y materiales.
División de departamentos y sus responsabilidades.- La organización se
estructura en departamentos. En cada uno de ellos se debe definir de manera
clara y precisa, las funciones, tareas y responsabilidades asignadas a cada
persona.
División de Funciones.- La división de funciones es de gran importancia para
cada departamento, sección y personal de la empresa evitando así que una
misma persona efectúe el ciclo de una transacción es decir: autorización,
ejecución, registro y custodia.
Para lograr una mayor eficacia, la unidad de mando, establece su
coordinación a través de un solo jefe, que fije un objetivo y llegue a
cumplirlo.
Supervisión permanente del desarrollo de las funciones de los empleados,
para evitar desorden, fraudes o estafas.
Debe contar con manuales internos, que hayan sido elaborados por
personal competente y puedan ser adaptados en la empresa.
El factor Humano.- Entre las garantías básicas para que el control interno sea
efectivo y cumpla su finalidad es la presencia de personal responsable, eficiente,
motivado y capacitado ya que es en él donde la estructura funcional y
organizativa de la empresa se apoya.
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Sistemas De Autorización Y Procedimientos De Registro
Con el fin de evitar robos, fraudes, pérdida, es conveniente llevar correctamente el
sistema de registro de la información, y se debe contar con un plan de cuentas adecuado,
claro y de acuerdo a los requerimientos de la organización.
Prácticas Sanas
La efectividad del control interno y la eficiencia en el resultado de las operaciones,
dependerá básicamente de la medida en que las prácticas adoptadas sean adecuadas y
aplicadas en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada de las unidades de una
organización.
Personal Apropiado
El funcionario del control interno no solo depende del planeamiento efectivo de la
organización, de los procedimientos y prácticas apropiadas, sino también de la selección
de funcionarios hábiles, con experiencia y de un personal capaz de llevar a cabo los
procedimientos prescritos por la administración.
Este elemento es importante, el cual siempre debe tener reclutamiento, capacitación
permanente, integridad, eficiencia en el desempeño de sus funciones, conocimiento
claro de sus funciones, incentivos, beneficios, rotación de puestos, relación con el resto
del personal, todo ello debe ir con la supervisión permanente para evitar deficiencias en
el control interno.
2.5.7. Métodos de evaluación
Método Coso I (Commite of Sponsoring Organization Of The Trealway
Commission)
Se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar
operaciones específicas con seguridad razonable.
El objetivo es dar un grado razonable de seguridad en las siguientes categorías:
50
Debe existir eficiencia y eficacia en cada una de las operaciones
La información financiera debe ser transparente y legítima.
Se debe cumplir y aplicar la normativa y leyes vigentes.
Fomenta la calidad, las iniciativas y delegación de poderes
Evita gastos innecesarios
Genera respuestas ágiles ante las circunstancias
Método Coso II
Hasta fines de septiembre del 2004, como respuesta a una serie de escándalos e
irregularidades que provocaron pérdidas importantes a inversionistas, empleados y otros
grupos de intereses el Comité of Comisión Organizations, amplía el concepto de control
interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la evaluación de riesgo.
Este nuevo enfoque lo que busca es permitir a las compañías mejorar sus prácticas de
control interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de
riesgo.
Se presenta un nuevo formado por los siguientes componentes:
Ambiente de Control
Definición de objetivos
Identificación de eventos que pueden afectar el cumplimiento de objetivos
Definición del riesgo con probabilidad de impacto
Respuestas posibles ante el riesgo
Actividades de Control con elementos de apoyo
Información y comunicación
Monitoreo
Método Micil (Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano)
Las dos últimas décadas, a partir de los años 80, han sido perjudicadas para los países
de América Latina y las organizaciones que la integran. Los resultados
macroeconómicos y del desarrollo alcanzado son muy pobres. Las diferencias
51
económicas entre los ricos y los pobres son cada vez mayores; mientras los primeros lo
tienen todo, los segundos carecen de recursos para su alimentación y la satisfacción de
sus necesidades básicas. En general, se manifiesta que el 43% de la población en
América latina vive en condiciones de pobreza. Motivo por el cual, algunos
profesionales preparados en control interno, finanzas y auditoría, con diferentes
experiencias y especialidades, están interesados en acoger formalmente los criterios
modernos del control interno integrado y adaptarlos a los requerimientos de los países
de América Latina, para su aplicación en todas las instituciones públicas y privadas,
municipios y organizaciones de la sociedad.
MICIL puede enfocarse a escala global y específica. A escala global: hacia los poderes
de un Estado, a los sectores importantes de la economía, a las entidades públicas
específicas, a las diferentes actividades de las empresas privadas, a las organizaciones
de la sociedad civil y a las municipalidades. A escala específica: puede ser enfocado
hacia las unidades de operación y/o a las principales actividades consideradas en el
modelo genérico de organización.
Componentes:
Ambiente de control y trabajo institucional
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión
Método Corre
Para el Desarrollo de este método se toma la estructura del informe COSO II y sus
componentes agrupados en el siguiente orden:
Ambiente interno de control
Establecimientos de Objetivos
Identificación
Evaluación de riesgos
52
Respuesta de riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y Monitoreo
2.5.8. Técnicas de evaluación
Se definen como las acciones que sean necesarias para comprobar los hechos que se
originen de las preguntas, cuestionarios o interrogantes, que se hacen correctamente y
que pueden ser oculares, verbales, por escrito, por revisión del contenido de los
documentos y por examen físico.
Siguiendo esta clasificación las técnicas de evaluación se agrupan específicamente de la
siguiente manera, según (Pardo, 2013):
Técnicas de Verificación Ocular
Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o
más conceptos. Normalmente se comparan los gastos efectuados por
rubros, de un año a otro, para determinar si han aumentado o disminuido
significativamente y merecen una mayor revisión. Una gran parte de la
evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades
con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación y la
formulación de conclusiones y recomendaciones.
Observación: Es considerada La más usual de las técnicas de evaluación
y su aplicación es de utilidad en todas las fases del examen. Por medio de
ella, el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstancias,
principalmente los relacionados con la forma de ejecución de las
operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta,
cómo el personal realiza ciertas operaciones.
Revisión Selectiva: Es el examen ocular rápido para separar
mentalmente asuntos que no son típicos o normales. Constituye una
técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras
circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más
detenida o profunda. Cualquier dato, inclusive datos no financieros, tales
53
como documentos, contratos, actas de sesiones oficiales, entre otros,
puede ser sujeto a la selección subjetiva.
Rastreo: Es seguir una operación de un punto a otro dentro de su
procesamiento. El ejemplo típico de esta técnica es seguir el registro
diario hasta su pase a la cuenta mayor general con el fin de comprobar su
corrección o viceversa.
Técnicas de Verificación Verbal
Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo
cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información
valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio
definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia el personal de
la empresa o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus
operaciones, constituye una aplicación de esta técnica.
Técnicas de Verificación Escrita
Análisis: Con más frecuencia el Evaluador aplica la técnica de análisis a
varias de las cuentas o los datos de la Entidad sujeta a su examen. Los
fines del análisis de una cuenta son, determinar la composición o
contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año
y clasificarlas de manera adecuada y ordenada. Al revisar y evaluar el
sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos
componentes o pasos específicos para poder identificar los puntos de
control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectúa mediante
diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su análisis.
Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos
de datos relacionados, separados o independientes. Siempre que existan
dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la
técnica de la conciliación puede ser aplicable.
54
Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente
independiente a la Entidad bajo examen y sus registros. La confirmación
normalmente consiste en cerciorares de la autenticidad de activos, pasivos,
operaciones, normas, procedimientos, reglamentos, teorías entre otros,
mediante la confirmación escrita de una persona o institución
independiente de la Entidad examinada y que se encuentre en condiciones
de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo
tanto, puede informar de una manera válida sobre ella. La confirmación
puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.
Confirmación positiva: Cuando en la solicitud se pide al confirmante que
conteste al Evaluador si está o no conforme con los datos que éste desea
confirmar. Puede ser:
Directa: Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos
pertinentes a fin de que sean verificados.
Indirecta: Cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se
solicita proporcionar al Evaluador los datos de sus propias fuentes.
Confirmación negativa: Cuando en la solicitud se pide al confirmante
contestar al evaluador únicamente en el caso de no estar de acuerdo con
ciertos datos que se envían.
2.6. COSO II
2.6.1. Antecedentes
Sus siglas COSO se refiere a Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission que es un sistema que permite implementar el control interno en las
organizaciones para evitar riegos que perjudiquen en los procesos para el logro de los
objetivos propuestos y tomar acciones correctivas evitando fraudes y errores que pueden
existir en la empresa.
55
La versión del 2004 es una ampliación del Informe original, para dotar al Control
Interno de un mayor enfoque hacia el Enterprise Risk Management, o gestión del
riesgo.
Relación entre el Coso I y Coso II:
Figura 7 Relación Entre Coso I y Coso II
En: COSO II: Enterprise Risk Management–Primera Parte
Definición
La administración del riesgo corporativo se la realiza dentro de la organización por
parte tanto del directorio como los empleados, busca establecer estrategias que permitan
realizar las actividades diarias de la manera más precisa analizando los eventos que
pueden afectar a la organización, a través de ello permitirá mostrar un ambiente de
fiabilidad para la toma de decisiones y lograr los objetivos.
Objetivos
Los objetivos que manifiesta, son los siguientes:
Establecer una definición común de control interno que responda a las
necesidades de las distintas partes.
COSO I COSO II
AMBIENTE INTERNO
ESTBLECIMIENTO DE OBJETIVOS
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
EVALUACIÓN DE RIESGOS
RESPUESTA A LOS RIESGOS
ACTIVIDADES DE CONTROL ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO MONITOREO
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGOS
56
Facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades, cualquiera sea
su tamaño y naturaleza, puedan evaluar sus sistemas de control interno.
Componentes del COSO II
El COSO II están clasificado por 8 componentes de que los altos directivos (director y
gerente) y empleados de la empresa se encargan de los procesos que se debe realizar a
lo largo de la empresa en estos tenemos:
Ambiente interno.
El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de cómo
el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de
administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el
ambiente en el cual ellos operan. Los factores que se contempla son:
Filosofía de la administración de riesgos
Apetito al riesgo
Integridad y valores éticos
Visión del Directorio
Compromiso de competencia profesional
Estructura organizativa
Asignación de autoridad y responsabilidad
Políticas y prácticas de recursos humanos
Establecimiento de objetivos.
Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales
eventos que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos
asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los
objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella,
además de ser consecuentes con el riesgo aceptado.
57
Identificación de riesgos.
Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser
identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten
hacia la estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.
Técnicas e identificación de riesgos:
Existen técnicas focalizadas en el pasado y otras en el futuro
Existen técnicas de diverso grado de sofisticación
Análisis PEST (Factores políticos ó gubernamentales, económicos,
tecnológicos y sociales).
Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas)
Ejemplos:
Inventarios de eventos
Análisis de información histórica (de la empresa/sector)
Indicadores de excepción
Entrevistas y cesiones grupales guiadas por facilitadores
Análisis de flujos de procesos
Los eventos obtienen un impacto positivo, negativo o mixto representando los
riesgos que pueden ser inmediatos, medianos o de largo plazo lo que deben ser
analizados y evaluados dentro del sistema.
Evaluación de riesgos.
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para
determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base
inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra
58
un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados
internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (más objetivos).
Respuesta al riesgo.
La dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir
los riesgos desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo
aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad. Las categorías de respuesta al
riesgo son:
Evitarlo: Se toman acciones de modo de discontinuar las actividades que
generan riesgo
Reducirlo: Se toman acciones de modo de reducir el impacto, la
probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos
Distribuirlo: dar a conocer los riesgos para tomar las acciones necesarias
para reducir el impacto de que se dé la ocurrencia
Aprobarlo: evitar acciones para que se dé la probabilidad de que ocurra o se
dé el impacto del riesgo de la empresa
En cuanto a la visión del portafolio de riesgos en la respuesta a los mismos, ERM
establece:
ERM propone que el riesgo sea considerado desde una perspectiva de la
entidad en su conjunto de riesgos
Permite desarrollar una visión de portafolio de riesgos tanto a nivel de
unidades de negocio como a nivel de la entidad
Es necesario considerar como los riesgos individuales se interrelacionan
Permite determinar si el perfil de riesgo residual de la entidad está acorde
con su apetito de riesgo global
Actividades de control.
Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a asegurar que
las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente.
59
Información y comunicación
La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo
adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una
comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo,
a través, y hacia arriba de la entidad.
Monitoreo
La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se
efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante
actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas
actuaciones a la vez. La administración de riesgos corporativos no constituye
estrictamente un proceso en serie, donde cada componente afecta sólo al siguiente,
sino un proceso multidireccional e iterativo en el cual casi cualquier componente
puede e influye en otro.
60
3. PROPUESTA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
3.1. Plan de mejoramiento
El presente capítulo aportará un mejoramiento a Farma Ahorro de manera continua, el
cual se asocia a la idea de organizar, coordinar y ordenar procedimientos que permitan
establecer técnicas para mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de la empresa
lo que permitirá ser más productivos y competitivos en el mercado.
3.2. Importancia
La importancia del plan radica en analizar los procesos de cada actividad aplicados en el
área de inventarios buscando soluciones a los problemas encontrados, orientando a la
organización al mejoramiento no solo temporal sino permanente de sus funciones
efectuando las acciones correctivas en las políticas y procedimientos de la gestión
empresarial de manera oportuna con el fin de garantizar el buen uso de los recursos y
una eficiente prestación de servicio al cliente.
3.3. Objetivos
Establecer los procedimientos necesarios para mantener un adecuado control interno de
inventarios.
A continuación se presentan los siguientes:
Desarrollar una matriz FODA que permita visualizar los problemas y aspectos
positivos que la Farmacia Farma Ahorro N32 tiene en cuanto a los productos
que ofrece al cliente.
Elaborar un cuestionario de control interno para los inventarios.
Diseñar el plan de mejoramiento de inventarios.
Establecer políticas generales de inventarios.
61
Determinar los controles internos aplicables al personal de la Farmacia.
Identificar los procedimientos para el control contable de los inventarios.
3.4. Diagnóstico situacional actual
La empresa Farma Ahorro N32 dedicada a la venta al por menor de productos
farmacéuticos, medicinales y de aseo, actualmente, no cuenta con procedimientos
adecuados para el manejo de sus inventarios.
Es por ello se ve la necesidad inmediata de tener un control acerca de sus inventarios ya
que para la realización de sus trabajos y satisfacción de sus clientes en determinadas
ocasiones no se cuenta con el material necesario o no existe en stock, surgiendo un
retraso en la entrega de lo solicitado causando malestar a los consumidores.
Es necesario realizar procedimientos que regulen y controlen los inventarios de la
farmacia, el cual se realizará a través de un cuestionario de control interno al personal,
con el fin de identificar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para dar
un análisis y solución a cada una de ellas ya sea incrementándolas o eliminándolas
buscando mejorar los resultados.
62
3.4.1. Cuestionario de control interno de inventarios aplicado al personal
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N°
PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y
salidas de inventarios?
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas?
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los
registros de inventarios?
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación?
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que
la misma sea entregada en su totalidad?
63
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios?
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios?
8. ¿El personal se encarga directamente del
departamento de inventarios?
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días?
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días?
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoleta no utilizadas o deterioradas?
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto
a cantidad, calidad y cualquier otra información
necesaria?
13. ¿Existen procedimientos claramente definidos para
identificar faltantes y/o sobrantes en la recepción de
los productos?
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de
año?
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de
soporte de control interno?
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a
seguir a quienes realizan el inventario?
INVENTARIOS FÍSICOS
17. ¿Para efectos de asegurar registros exactos de las
cantidades reales en depósitos, se realizan inventarios
físicos e informes?
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios
físicos contra los registros de contabilidad?
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al
año?
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros
permanentes e inventario físico?
64
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21. ¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la
toma física de los mismos, son autorizados por los
funcionarios responsables?
22. ¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la
responsabilidad y manejo de los mismos?
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los
resultados del conteo físico?
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general?
25. ¿La entidad utiliza algún sistema de control para
llevar al día los registros tanto de los ingresos como
los ya existentes en bodega?
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y
que esté bien resguardada físicamente para su
seguridad?
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una
persona ajena al encargado de bodega?
29. ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las
existencias la persona designada para llevar los
registros contables?
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios
unitarios, cálculos y las sumas de inventarios físicos?
31. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que se
registren todos los pasivos correspondientes a la
adquisición de materiales o mercancías incluidas en el
inventario a crédito?
65
32. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que se
excluyan del inventario partidas correspondientes a
mercancías vendidas y facturas pendientes de
despacho?
33. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que las
existencias se hallen adecuadamente aseguradas
contra robo, incendios, entre otros?
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios?
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados?
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a
una semana?
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a
una semana?
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y
obligaciones por pagar a proveedores?
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas?
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
66
3.4.2. Cuestionario de servicio al cliente
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE SERVICIO AL CLIENTE
DIRIGIDO A LOS CLIENTES DE LA FARMACIA
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de la atención y satisfacción del cliente en la Farmacia Farma Ahorro
N32, Franquicia Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿El producto que recibe está en buen estado?
2. ¿El servicio que recibe es ágil?
3. ¿Ha recibido productos caducados?
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
67
3.4.3. Tabulación, análisis e interpretación del cuestionario de control interno
de inventarios
A continuación se presentan los resultados del cuestionario de control interno de
inventarios con la participación del personal de la Farmacia Farma Ahorro N32,
tomando en consideración una muestra de cinco (5) personas como el universo de dicha
tabulación. Estos datos son interpretados por grupos según el cuestionario de control
interno, así:
GRUPOS DEL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Tabla 10 Grupo del cuestionario de control interno
Grupo Tema
Primero Generalidades de los inventarios dentro de la farmacia.
Segundo Inventarios físicos.
Tercero Ajustes de los inventarios.
Cuarto Bodega general dentro de la empresa.
Quinto Control contable de la organización.
Sexto Proveedores
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Primero Grupo.- Generalidades
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de inventarios?
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas?
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios?
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación?
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en
su totalidad?
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios?
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos específicos para el área de
inventarios?
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de inventarios?
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días?
68
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días?
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias obsoleta no
utilizadas o deterioradas?
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a cantidad, calidad y
cualquier otra información necesaria?
13. ¿Existen procedimientos claramente definidos para identificar faltantes y/o
sobrantes en la recepción de los productos?
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de año?
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte de control interno?
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a quienes realizan el
inventario?
Tabla 11 Preguntas de la 1 a la 16- Generalidades
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
SI 5 5 4 5 3 3 4 5 5 5 3 5 3 55 69%
NO 1 5 2 2 1 5 2 5 2 25 31%
TOTAL 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 80 100,00%
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Figura 8 Preguntas de la 1 a la 15 - Generalidades
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
69%
31%
SI
NO
69
Análisis e interpretación
En cuanto al análisis con respecto a generalidades dentro de los inventarios de la
empresa se puede observar que existe el 69% en aspectos positivos con lo que cuenta
con un sistema de control para el personal, la entrada y salida de la mercadería con
ciertas seguridades para su registro respectivo mediante la realización de tomas de
inventarios pasando un día por lo que ayuda a saber si existen faltantes o sobrantes
dentro de los procedimientos para ser ejecutado con éxito dichas actividades.
Cabe recalcar que los pedidos y ventas son autorizados por el personal y son
sustentados con documentación respectiva para el control interno que desarrolla la
empresa.
El 31% corresponde a aspectos negativos de la empresa por lo que no cuenta con
políticas ni manuales de procedimientos que aporten al crecimiento de la empresa ya
que el personal de la empresa realizan todas las actividades ellos y están pendientes de
todo lo que sucede en la organización por lo que no existen inventarios diarios ni se
realizan conteos de mercadería al finalizar el año.
Esto quiere decir, que el personal de la empresa ha estado de acuerdo con todas las
actividades que se realizan a diario en la farmacia.
Segundo Grupo.- Inventarios Físicos.
17. ¿Para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades reales en depósitos,
se realizan inventarios físicos e informes?
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos contra los registros de
contabilidad?
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año?
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes e inventario físico?
70
Tabla 12 Preguntas de la 17 a la 20- Inventarios Físicos
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
17 18 19 20
SI 5 1 5 5 16 80,00%
NO 4 4 20,00%
TOTAL 5 5 5 5 20 100,00%
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Figura 9 Preguntas de la 17 a la 20 – Inventarios Físicos
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Análisis e interpretación
En el segundo grupo de la encuesta, correspondiente a Inventarios físicos, se obtuvo un
80% el cual pertenece a respuestas positivas para la empresa, es decir; que la farmacia
realiza sus registros e inventarios físicos buscando siempre estar con cifras exactas, ya
que llevan un control cada año para evaluar los productos que están en la farmacia,
identificando las diferencias que hubieren durante la actividad; por otro lado, la empresa
obtuvo un 20% el cual pertenece a que los resultados de los inventarios físicos no son
conciliados contra los registros de contabilidad.
80%
20%
SI
NO
71
Tercer Grupo.- Ajustes de los inventarios
21. ¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la toma física de los
mismos, son autorizados por los funcionarios responsables?
22. ¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por funcionarios que no estén
involucrados en la responsabilidad y manejo de los mismos?
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados del conteo físico?
Tabla 13 Preguntas de la 21 a la 23- Ajustes de los inventarios
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
21 22 23
SI 5 5 10 67%
NO 5 5 33%
TOTAL 5 5 5 15 100,00%
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Figura 10 Preguntas de la 21 a la 23 – Ajustes de Inventarios
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
67%
33%
SI
NO
72
Análisis e interpretación
Tomando como referencia a los ajustes de los inventarios tiene que el 67% pertenece a
los ajustes en los registros, por consecuencia de la toma física de los productos ya que
son autorizados por los funcionarios responsables de la empresa y no cuenta con un
responsable específico para el inventario que se debe realizar a la farmacia.
Por lo que el 33% indica que los mismos ajustes que se den por perdida de inventario se
hacen por funcionarios que no estén involucrados en la responsabilidad y manejo de los
mismos.
Cuarto grupo.- Bodega General
24. ¿Cuentan con una bodega general?
25. ¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día los registros tanto
de los ingresos como los ya existentes en bodega?
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté bien resguardada
físicamente para su seguridad?
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
Tabla 14 Preguntas de la 24 a la 27- Bodega General
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
24 25 26 27
SI 0 0,00%
NO 5 5 5 5 20 100,00%
TOTAL 5 5 5 5 20 100,00%
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
73
Figura 11 Preguntas de la 24 a la 27 – Bodega General
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Análisis e interpretación
En el cuarto grupo, el cual corresponde a Bodega general, podemos observar en la
figura 3.4., que las respuestas por los empleados y directivos corresponden al 100% de
respuestas negativas para la farmacia, se refleja que no cuenta con una bodega la cual
permitiría mantener en buen estado el inventario, y a su vez generar mayor resguardo al
mismo, tampoco cuenta con un sistema de control para llevar al día los registro tanto de
los ingresos como los existentes ya en bodega, y al no tener una bodega no cuentan con
una persona que se encargue y se responsabilice de ella.
Quinto Grupo.- Control Contable
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona ajena al encargado
de bodega?
29. ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias la persona
designada para llevar los registros contables?
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios, cálculos y las sumas de
inventarios físicos?
0%
100%
SI
NO
74
31. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que se registren todos los pasivos
correspondientes a la adquisición de materiales o mercancías incluidas en el
inventario a crédito?
32. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que se excluyan del inventario
partidas correspondientes a mercancías vendidas y facturas pendientes de
despacho?
33. ¿Proveen los procedimientos de la empresa que las existencias se hallen
adecuadamente aseguradas contra robo, incendios, entre otros?
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios?
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados?
Tabla 15 Preguntas de la 28 a la 35- Control Contable
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
28 29 30 31 32 33 34 35
SI 5 1 1 5 5 5 3 3 28 70,00%
NO 4 4 2 2 12 30,00%
TOTAL 5 5 5 5 5 5 5 5 40 100,00%
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Figura 12 Preguntas de la 28 a la 35 – Control Contable
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
70%
30%
SI
NO
75
Análisis e interpretación
En el control contable indica el 67% en aspectos positivos que los directivos de la
empresa han detectado durante el tiempo de trabajo en la empresa ya que los registros
contables de inventario se encarga una persona ajena al encargado de bodega y cuentan
con un método de valuación de inventarios (FIFO), el personal está consciente del
desempeño de su contadora que revisa su adecuada aplicación de los costos sobre los
inventarios.
El 22 % del personal manifiesta que no se revisan los precios unitarios, cálculos y las
sumas de los inventarios físicos por lo que no se realizan de forma periódica por la
persona designada de los registros contables.
Sexto Grupo.- Proveedores
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una semana?
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una semana?
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones por pagar a
proveedores?
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas inmediatamente después de
recibidas?
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores?
Tabla 16 Preguntas de la 36 a la 40- Proveedores
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
36 37 38 39 40
SI 5 5 4 4 18 72,00%
NO 5 1 1 7 28,00%
TOTAL 5 5 5 5 5 25 100,00%
Nota En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
76
Figura 13 Preguntas de la 36 a la 40 – Proveedores
En: Cuestionario de Control Interno de Inventarios
Análisis e interpretación
En el sexto grupo, correspondiente a Proveedores, se observa que el 72% son aspectos
positivos, lo que mantiene un inventario satisfactorio para la demanda de que el cliente
requiere, realizando pedidos una vez por semana en relación al stock de mercadería que
tenga, también cuenta con un registro de documento y obligación de los proveedores,
registran inmediatamente la documentación para generar pagos y entregar retenciones,
lo cual ha permitido a la empresa estar al día con sus deudas.
3.4.4. Tabulación, análisis e interpretación del cuestionario de servicio al cliente
CUESTIONARIO DE SERVICIO AL CLIENTE
A continuación se presentan los resultados del cuestionario de control interno de
servicio al cliente, se debe tomando en consideración una muestra de cinco (15)
personas como el universo de dicha tabulación los cuales fueron seleccionados de forma
aleatoria, obteniendo los resultados de la siguiente manera:
1. ¿El producto que recibe está en buen estado?
72%
28%
SI
NO
77
2. ¿El servicio que recibe es ágil?
3. ¿Ha recibido productos caducados?
Tabla 17 Servicio al cliente
ALTERNATIVAS PREGUNTAS TOTAL PORCENTAJES
1 2 3
SI 15 15 - 30 66,67%
NO - - 15 15 33.33%
TOTAL 15 15 15 45 100,00%
Nota En: Cuestionario de Servicio al Cliente
Figura 14 Preguntas de la 01 a la 03 – Servicio al cliente
En: Cuestionario de Servicio al Cliente
Análisis e interpretación
Podemos observar los resultados del cuestionario de servicio al cliente en la que nos da
a conocer que los consumidores han recibido el producto en buen estado y no han
obtenido productos caducados, por lo tanto muestran gran acogida en el servicio que
reciben ya que la atención es buena y encuentran los productos que necesitan aunque a
veces tarden en entregarles.
3.4.5. Resultados del diagnóstico: Matriz FODA de inventarios
67%
33%
SI
NO
78
Mediante al análisis del cuestionario de control interno de los inventarios que se realizó
a todo el personal de la Farmacia Farma Ahorro 32, determino las fortalezas y los
problemas que tiene la empresa para dar soluciones a los mismos mediante los
resultados obtenidos.
Matriz FODA de Inventarios – Farmacia Farma Ahorro 32
A N Á L I S I S I N T E R N O
FORTALEZAS DEBILIDADES
Los medicamentos son de buena calidad. Deficiente manejo del sistema
de control de inventarios.
Los pedidos a los proveedores se los realiza una vez
por semana.
No cuenta con un debido
proceso de compra.
Cuentan con un eficiente sistema automatizado de
control para las entradas y salidas de inventarios.
Falta de un manual de
procedimientos y control.
Para los registros de inventarios cuenta con medidas
de seguridad.
Falta de personal en la
farmacia.
El personal de la farmacia depende directamente en el
área de inventarios.
No cuentan con políticas para
el área de inventarios.
Los inventarios son realizados pasando un día. No realizan segundos conteos
al finalizar el año.
Los procedimientos para identificar faltantes y/o
sobrantes son bien definidos en la recepción de los
productos.
No son conciliados los
resultados de los inventarios
físicos contra los registros de
contabilidad.
La documentación de soporte de control interno que
llevan las compras son las facturas.
Los ajustes por perdida de
inventarios se hacen por
funcionarios que no estén
involucrados en la
responsabilidad y manejo de
los mismos.
79
Toda persona que realice inventarios tiene el
conocimiento suficiente para hacerlo.
No cuentan con una bodega
general.
Para efectos de asegurar registros exactos de las
cantidades reales en depósitos, la empresa realiza
inventarios físicos e informes.
El personal de contabilidad no
revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de
inventarios físicos.
Los ajustes en los registros de la toma física de los
inventarios son autorizados por los funcionarios
responsables
Los registros contables de inventario los lleva una
persona ajena al encargado de bodega.
La persona designada para llevar los registros
contables realiza inventarios físicos periódicamente
de las existencias.
La contadora es quien revisa la adecuada aplicación
del costo.
Cuentan con un método de valuación de inventarios.
La empresa lleva un registro de documentos y
obligaciones por pagar a proveedores.
Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibida.
Las compras están debidamente autorizadas.
Las ventas de las existencias obsoletas no utilizadas o
deterioradas son aprobadas por un funcionario
responsable.
80
A N Á L I S I S E X T E R N O
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Necesidad del producto en el mercado. Control de precios en
medicinas.
Desarrollo constante de alianzas estratégicas con
otras empresas.
Clientes insatisfechos que no
son tomados en cuenta.
Complemento de servicios a través de aseguradoras
de salud.
La competencia posee
productos sustitutos a menor
precio.
La entidad no recibe inventario
en consignación.
En: Cuestionario de control interno de inventarios
La farmacia debe contar con una bodega general, la cual servirá para almacenar el
inventario llevando un control de entrada y salida de los mismos hacia las perchas
donde correspondan y así evitar que estorben las cajas en el paso al momento de atender
a un cliente, esto permitirá evitar retraso para adquirir las medicinas que requiere el
consumidor, y a su vez se identificará con mayor agilidad aquellos productos que se
encuentren en mal estado o se van a caducar para ser devueltos y llevar un debido
control de inventarios con el fin de evitar pérdidas económicas.
La ausencia de un adecuado control de inventarios genera oportunidades de fraudes o
fallas administrativas que se genera porque la gerencia deposita mucha confianza en su
sistema y su personal y no utiliza un sistema independiente para reafirmar la
confiabilidad el sistema.
En el control de inventarios debe incluir una serie de controles debidamente
estructurados para incrementar la confiabilidad de los reportes de saldos de existencias.
Si la empresa sufre del mal de la reproducción de los inventarios, sobrante, o de la
desaparición súbita o no confía en los datos que salen del sistema de su compañía, lo
más seguro es que necesitan una ayuda en un auditor interno o externo para asegurar un
control de inventarios confiable.
81
3.5. NIIF para PYMES
NIIF PARA PYMES es una herramienta reducida de las NIIF’s completas para
pequeñas y medianas empresas, las cuales no tienen la obligación de publicar sus
estados financieros.
Los temas a tratar a continuación son para conocimiento de la empresa, ya que, la
Farmacia Farma Ahorro N32 no cumple con las condiciones que la normativa presenta
para su aplicación.
Se toma en consideración la Normativa del año 2009, Fundación IASC: Material de
formación sobre la NIIF para las PYMES, Módulo 13: Inventarios.
A continuación los siguientes temas que se pueden abarcar en este punto:
3.5.1. Costo de los inventarios
Están relacionados con los inventarios de la compañía, aquí interviene el
almacenamiento, la compra, el mantenimiento, y los recursos que son necesarios para
que el producto este en la condición y el lugar destinado.
3.5.2. Costo de adquisición
Párrafo 13.6
Costos de adquisición de Inv. = precio de compra + aranceles de importación + otros
impuestos + transporte + manipulación +otros costos (Adq. Merc, materiales o serv.)
Descuentos comerciales + rebajas = se deducirán con el fin de determinar el costo de
Adquisición.
Notas
Costo de inventario = costos de adquisición + costos de transformación + otros
costos.
82
Costos de adquisición = precio de compra + aranceles de importación + otros
impuestos (no recuperables en su naturaleza) + otros costos directos.
Costos de transformación = costos directos + costos indirectos (costos indirectos
de producción distribuidos).
Costos indirectos de producción distribuidos = costos indirectos fijos + costos
indirectos variables de producción.
La empresa contiene inventario con pago pendiente por lo que en algunos casos se tiene
un de financiamiento implícito y un importe de pago por lo que se reconocerá intereses
como gasto a largo plazo ya que no se añadirá el costo de los inventarios.
Notas
Este párrafo garantiza que el inventario no está sobrevaluado por la inclusión del costo
por intereses inherente al acuerdo de adquisición en el costo de inventarios.
3.5.3. Costo de los inventarios para un prestador de servicios
Párrafo 13.14
Prestadores de servicios medirán los inventarios * costos de su producción.
Costos= MO + CIF que estén involucrados en la prestación del servicio.
Los costos de inventarios de un prestador de servicios NO incluida margen de ganancia
ni CIF.
Notas
Para las entidades de servicios, el inventario de servicios puede considerarse como
trabajo en curso de un entregable (por ejemplo, un informe o un análisis que se registra
en una cuenta de contrato de servicios).
83
3.5.4. Técnica de medición del costo estándar
Está basada en la eficiencia del trabajo que realizan en la entidad económica lo que
revisan de forma regular para tener en cuenta todos los niveles de las materia primas,
mano de obra, abastecimiento, eficiencia y la capacidad de utilización de la planta para
tener un costo del producto acorde a los inventarios.
Notas
Una entidad tiene permitido medir el costo de los inventarios aplicando el método del
costo estándar, siempre que la diferencia entre el costo calculado y el costo real de los
inventarios, medidos conforme a los costos de los inventarios, de adquisición, de
transformación, distribución de los costos indirectos de producción, producción
conjunta y subproductos, otros costos incluidos en los inventarios, costos excluidos de
los inventarios, costo de los inventarios para un prestador de servicios, costo de los
productos agrícolas recolectados de activos biológicos y formulas del cálculo del costo,
no sea significativa.
3.5.5. Fórmulas del cálculo del costo
Una entidad medirá el costo de los inventarios de partidas que no son habitualmente
intercambiables de los materiales o artículos que son producidos para diferentes
proyectos utilizando una identificación de los costos individuales de los mismos.
En los costos se hará la respectiva identificación por lo que cando exista una inadecuada
utilización de los materiales se harán efectos predeterminados durante el periodo
económico de la empresa con su respectiva independencia para ser comprados o ser
transformados
La determinación de si las partidas son intercambiables requiere juicio profesional. Por
lo general, se realiza una evaluación para determinar si las partidas del inventario
podrían intercambiarse entre sí sin generar una diferencia (por ejemplo, partidas
homogéneas o partidas que no son distinguibles entre sí).
84
Párrafo 13.18 una entidad medirá el costo de los inventarios, distintos de los tratados en
las formulas del cálculo de costo, aplicando el Método FIFO o el Método Ponderado.
Notas
El profesional deberá escoger el método para medir el costo de inventarios ya
sea el Método FIFO o el Método PONDERADO, con el fin de presentar los
Estados Financieros de forma razonable.
La fórmula del Método FIFO = El inventario comprado antes será vendido en
primer lugar, con el fin de que el producto que quede en existencia sea el más
reciente.
La fórmula del Método Ponderado = promedio del inventario similar poseído al
inicio del periodo + el costo del inventario similar adquirido durante el periodo.
Actualmente, ya no se puede medir el costo de los inventarios con el método
última entrada, primera salida (LIFO). El método LIFO trata los elementos del
inventario más nuevos como los primeros en ser vendidos, y en consecuencia los
elementos que quedan en el inventario se reconocen como si fueran los más
viejos. Con generalidad esto no es una representación fiable de los flujos de
inventarios reales.
3.5.6. Deterioro del valor de los inventarios
Según el párrafo 13.19, los precios de venta menos costos de terminación y venta, y la
reversión del deterioro del valor, requieren que una entidad evalúe al final de cada
periodo sobre el que se informa si los inventarios están deteriorados, es decir, si el
importe en libros no es totalmente recuperable (por ejemplo, por daños, obsolescencia o
precios de venta decrecientes). Si una partida (o grupos de partidas) de inventario está
deteriorada esos párrafos requieren que la entidad mida el inventario a su precio de
venta menos los costos de terminación y venta y que reconozca una pérdida por
deterioro de valor.
Los mencionados párrafos requieren también, en algunas circunstancias, la reversión del
deterioro anterior.
85
Notas
Pueden verse ejemplos sobre cómo contabilizar el deterioro del valor de los inventarios
en los precios de venta menos costos de terminación y venta, y la reversión del deterioro
del valor, de la Sección 27 Deterioro del valor de los activos.
3.5.7. Reconocimiento como un gasto
Haciendo acotación al párrafo 13.20, cuando los inventarios se vendan, la entidad
reconocerá el importe en libros de estos como un gasto en el periodo en el que se
reconozcan los correspondientes ingresos de actividades ordinarias.
Notas
Para saber cuáles son los requerimientos para reconocer los ingresos procedentes de
actividades ordinarias por venta de bienes, véanse la sección 23 Ingresos de Actividades
Ordinarias los párrafos acerca de venta de bienes.
3.5.8. Información a revelar
Párrafo 13.22- Se revelará la siguiente información:
Políticas contables, formula de costo utilizada para la medición del inventario.
El importe total en libros del inventario y también el importe según la
calificación apropiada para la entidad.
Los importes reconocido como gasto durante el periodo.
Las pérdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas en el resultado de
acuerdo con la Sección 27 Deterioro del Valor de los Activos.
El importe total en libros de los inventarios pignorados en garantía de pasivos.
86
4. DESARROLLO DE LA PROPUESTA DEL PLAN DE CONTROL DE
INVENTARIOS
4.1. Delineación del plan de control de inventarios
El plan de control de inventarios se lo ha realizado de acuerdo a las debilidades y
amenazas lo cual se ha podido identificar mediante un cuestionario de control interno,
es importante mencionar los procesos que se desarrollan y a través de ello generar
posibles soluciones de una adecuada distribución y manejo de los medicamentos, esto se
llevará a cabo mediante el análisis, procedimientos y políticas que mejorará y servirá de
utilidad a la farmacia Farma Ahorro N32.
4.1.1. Matriz plan de mejoramiento para inventarios
PLAN DE
MEJORAMIENTO
PARA INVENTARIOS
PICHINCHA / QUITO / EL
TRANSITO LOTE 465 Y
JULIAN ESTRELLA
QUITO – ECUADOR
Razón Social: Araujo Toscano Sandra Caterine
Nombre Comercial: FARMA AHORRO N32
OBJETIVO GENERAL: Desarrollar las actividades planificadas y alcanzar los
resultados que se espera.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Dar un proceso claro que permita solucionar lo diagnosticado.
Distribuir y manejar los recursos de manera eficiente y eficaz.
Determinar tiempos adecuados para la ejecución de las actividades.
Delegar funciones de responsabilidad.
87
DEBILIDAD ACCIÓN
CORRECTIVA
RECURSOS TIEMPO
ESPERADO
RESPONSABLE
¿Qué se quiere
cambiar?
¿Cómo se va a
realizar?
¿Qué recurso
utilizar?
¿Cuánto
tiempo se
demora la
ejecución?
¿Quién toma la
iniciativa, decide
y rinde cuentas?
Inexistencia de
bodega para el
almacenamiento
de la
mercadería.
Analizar la
distribución del
espacio en la
farmacia y
proporcionar un
lugar adecuado
para el
almacenamiento
de la mercadería.
Recurso
material
(perchas)
Recurso
Humano
Dos semanas Roberto Viteri,
Dependiente de
Farmacia.
Inexistencia de
políticas.
Incluir políticas
y dar a conocer a
los miembros de
la farmacia.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Un mes Sandra Araujo,
Gerente.
No hay control
interno por
parte del
personal
(deficiente).
Incrementar
controles
Internos
adecuados para
el personal
Recurso
Humano
Una semana Sandra Araujo,
Gerente.
No existen
diagramas de
flujo de los
procesos a
realizar en la
farmacia.
Diseñar
diagramas de
flujo con el fin
de transmitir los
procesos con
mayor facilidad
a los miembros
de la farmacia.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Un mes Luis Montoya,
Presidente.
Sandra Araujo,
Gerente.
Se realiza el
control contable
dos veces al
mes.
Realizar el
control contable
diario.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Dos semanas Susana Barahona,
Contadora.
Proceso
deficiente para
la adquisición
del producto.
Realizar conteos
diarios para
identificar lo que
se debe comprar.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Una Semana Sandra Araujo,
Administrador de
Punto de Venta.
Liliana Calero,
Asesora de Punto
de Venta.
88
Incorrecto
almacenamiento
de la
mercadería.
Asignar un lugar
y utilizar la
bodega
Recurso
Humano
Una semana Roberto Viteri,
Dependiente de
Farmacia.
Existen
diferencias al
realizar la toma
física
Realizar
segundos
conteos si es
necesario hasta
visualizar con
seguridad los
resultados.
Hacer
inventarios
diarios e
identificar
diferencias.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Dos semanas Sandra Araujo,
Administrador de
Punto de Venta.
Liliana Calero,
Asesora de Punto
de Venta.
Roberto Viteri,
Dependiente de
Farmacia
Falta de
comunicación
entre el personal
y los directivos.
Establecer un
medio de
comunicación
que les permita
tratar asuntos
tanto labores
como
personales.
(Correos), de ser
el caso
establecer
reuniones
mensuales.
Recurso
Humano
Recurso
Financiero
Una semana Presidente Luis
Montoya
Administrador de
Punto de Venta
Sandra Araujo
Asesor de Punto
de Venta Liliana
Calero
Dependiente de
Farmacia
Roberto Viteri
No supervisan
procesos.
Delegar a una
persona
responsable que
supervise y
monitoree una
vez a la semana,
emitirá informes
de resultados.
Recurso
Humano
Dos semanas Luis Montoya,
Presidente.
Sandra Araujo,
Gerente.
ELABORADO REVISADO APROBADO
NOMBRE/CARGO
FIRMA
89
El presente plan de mejoramiento está estimado en un tiempo aproximado de cinco (5)
meses para su ejecución y análisis.
4.1.2. Ambiente de control en el área de inventarios.
La farmacia Farma Ahorro N32 tiene una gran variedad de productos sobre
medicamentos y de cuidado personal.
Punto de Venta
Es un lugar físico conformado por un sistema de software y hardware, los cuales
permite dar mayor agilidad a los procesos de salida y cobro de la mercadería
consiguiendo en un negocio ser altamente competitivo y mediante la implementación de
estos sistemas vienen a automatizar cada actividad relacionada con las ventas y atención
al público.
Bodega General
Las bodegas son lugares temporales destinados para almacenar mercancías.
La Farmacia Farma Ahorro N32 por el momento no cuenta con una bodega general para
su uso exclusivo de almacenamiento. Por tal motivo, incluir un espacio para aquella
mercadería que llega de la distribuidora o aún no se ha despachado, el lugar sirve para
mantener orden dentro de la empresa y asignar un responsable de bodega quien podría
ser el Dependiente de Farmacia.
4.1.3. Políticas
Toda política que plantea la farmacia es necesaria e importante, mediante estos
cimientos los miembros que pertenecen a ella tendrán conocimiento de los
lineamientos, directrices y normas de los procesos que deben realizar para ejercer su
cargo, esto permitirá incrementar los resultados de cada proceso.
90
De acuerdo a varios estudios e investigaciones acerca del tema, se puede mencionar
algunas políticas que serán de gran ayuda para el mejoramiento y crecimiento de la
farmacia.
Políticas generales en inventarios
1. Los productos terminados mantenidos para la venta deben ser contados al 100%
por lo menos una vez al año.
Antes de empezar un inventario físico:
Al ser uno de los activos más grandes que tiene la empresa, se debe proceder con
el mayor cuidado y responsabilidad por parte del encargado para mantener un
mejor control de la mercadería y obtener una información real del stock en la
farmacia.
La toma física de inventario se lo debe realizar a diario.
Uno de los problemas que se observa es el desorden, por ello las perchas a
inventariar deben estar ordenadas y limpias, esto ayudara a identificar y reducir
sobrantes y faltantes en el conteo.
Las perchas a contar deben tener un marbete para realizar los conteos que sean
necesario.
Se debe mantener por escrito las instrucciones sobre los procedimientos de
inventarios, se detallará como hacer y se definirá la persona encargada.
Se emitirá un informe de los resultados del inventario realizado, en este se
detallará las novedades y recomendaciones para el futuro.
La administración deberá cumplir con el cronograma de toma física de
inventarios en base a los recursos humanos y los stocks de mercadería
disponible. Si lo dispone y necesita la administración puede hacer controles de
las existencias a cualquier hora sin importar el día.
La documentación originada por la toma física de inventarios deberá ser
guardada por no menos de tres años.
La persona que intervenga en la toma de inventarios, no tendrá acceso a los
registros contables.
La fecha de caducidad de la mercadería se revisará desde el momento que se la
recibe.
91
La mercadería será vendida de acuerdo a la fecha de caducidad, es decir que, si
la mercancía está con caducidad más próxima será la primera que saldrá a la
venta.
Para la devolución de los productos próximos a caducarse se los tiene que sacar
con dos meses de anticipación a la fecha de su vencimiento y dejarlos en la
bodega con su respectiva documentación.
El uso de la bodega será exclusivamente para:
Almacenar las cajas que llegan del proveedor.
Almacenar los productos que están próximos a caducarse, dañados o en mal
estado.
Políticas de compras de los productos
1. Antes de adquirir cualquier producto, se debe consultar la cantidad que se tiene
en bodega y verificar con los documentos de soporte sobre la toma de
inventario.
2. Se realizará los pedidos, dos veces por semana tomando en cuenta el stock de
cada producto y no se podrá exceder en la compra el monto de USD 4. 000, 00.
3. Verificar que los stocks de mercadería no estén en cero.
4. La mercadería que llegue a la farmacia, deberá ser revisada antes del pago y el
ingreso de la factura.
5. Buscar alianzas estratégicas para realizar compras anticipadas por riesgos de
escasez, futuras alzas de precios o disposiciones del gobierno.
Políticas de almacenamiento de los productos
1. Los productos deben estar a 20 grados centígrados de temperatura, deberán
conservarse en un lugar fresco y las perchas estarán ubicadas a 10 cm de la
pared.
2. Una vez recibida la mercancía, se la ubicará en los lugares asignados.
3. La mercadería será ordenada de acuerdo a la fecha de caducidad, la primera
mercadería que ingrese será la primera en ser vendida, y su ubicación será de la
misma manera.
92
4. La mercadería deberá estar ubicada en completo orden y en un lugar limpio.
5. Se registrará toda la mercadería vendida.
Políticas de sobrantes y faltantes en los productos
1. Al realizar la revisión antes de ingresar la mercadería, se podrá identificar
cuando hay un faltante o sobrante en los pedidos, y con ello se debe reclamar o
devolver a la distribuidora.
2. Si en la revisión de la mercadería existiera alguna novedad como faltante o
sobrante de mercadería o productos en mal estado, el administrador tendrá que
reportar inmediatamente al supervisor a cargo para su solución.
3. Las novedades de mercadería faltante, sobrante, mal estado, entre otros Luego
de su verificación se deberán reportar inmediatamente vía mail y teléfono al
supervisor.
4. En el caso de haber pérdida de la mercadería por irresponsabilidad del personal
que guarda el producto, el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
4.1.4. Valoración de los inventarios
Para la valoración de los inventarios, el método a utilizar en la Farmacia Farma Ahorro
N32 es el FIFO (primeras en entrar, primeras en salir), ya que, la mercadería que ingrese
será ubicada de acuerdo a su fecha de caducidad en relación a la primera mercadería que
ingresó; el costo de la mercadería debe ir separado dependiendo a lo que se va
adquiriendo.
4.2. Controles internos aplicables al personal.
Todos los controles que se apliquen en una empresa siempre serán de gran utilidad para
el desarrollo de la misma.
A continuación, se detalla algunas normas a seguir para un mejor control en la farmacia:
No es permitido el ingreso o salida de la mercadería si respaldos y autorización
por la persona encargada de la mercadería.
93
La persona que tenga bajo su responsabilidad el control del inventario será la
única comprometida para dar información sobre pedidos y así evitar pérdidas o
confusiones.
Toda mercadería que ingrese a la farmacia debe ser debidamente revisada y
documentada por el personal que se encuentre de turno.
Al momento de perchar el producto realizar paso a paso los procesos de acuerdo
al Diagrama de Flujo.
El personal debe tomar en cuenta al momento de guardar la mercadería la fecha
de caducidad de cada producto y percharlo de manera ordenada.
4.3. Diagramas de flujos para los procesos de inventarios
Los Diagramas de Flujo son representaciones gráficas de procesos o actividades que
desarrolla una empresa, permiten que sea más fácil el análisis de un determinado
proceso para la identificación de hechos, situaciones, y relaciones de todo tipo a partir
de símbolos.
La Farmacia Farma Ahorro N32 no cuenta con diagramas de flujo. Sin embargo, el
diseño de cada proceso es realizado con el fin de que las actividades sean ordenadas y
claras, permite que el trabajador que se incorpore a la empresa pueda obtener con mayor
facilidad el conocimiento e interpretación de cada proceso, siendo ágiles en la
aplicación dentro de la empresa.
A continuación se presentan la simbología que se utilizará en los procedimientos dentro
de la organización.
94
Tabla 18 Concepto y Simbología de los Diagramas de flujo
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
FUNCIÓN
Inicio/Fin Indica donde empieza y termina el
diagrama de flujo.
Actividad Símbolo de proceso, representa una
actividad o conjunto de actividades.
Documento Representa todo elemento portador de
información.
Datos Indica la entrada y salida de datos.
Archivo Se utiliza para el almacenamiento de la
información.
Decisión Indica un punto dentro del flujo en que
son posibles varios caminos
alternativos.
Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el orden
en que se deben realizar las distintas
operaciones.
Conector Enlaza entre sí partes distantes del flujo.
Conector de página Se utiliza cuando el flujo continúa en
otra página.
Nota Por: (Gil Ojeda & Vallejo García, 2008, pág. 12)
95
4.4. Procedimientos propuestos para el control contable de inventarios
Estos procedimientos son de control interno, ya que se relacionan directamente con la
salvaguardia de los activos o con la confiabilidad de los registros contables.
La Farmacia Farma Ahorro N32 aplica varios procedimientos en cuanto al área
contable, con el fin de tener reportes de sus pérdidas o ganancias según el estatus de la
empresa en el mercado. A continuación se presentan los procesos con los que cuenta la
organización. Cabe mencionar que la persona responsable de estos registros va a la
empresa cada quince días para realizar esta actividad, pero para mejorar ésta actividad la
contadora debería ir a diario para tener más veracidad en sus deducciones y llevar de
una manera ordenada los documentos con los que trabaja, ya que, por alguna situación
no encuentre papeles que sean necesarios para los registros que realice y altere los
resultados.
A continuación se presenta los procesos que se realizan al momento de controlar
contablemente a los inventarios:
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
DATOS
COMPRA Y VENTA DE BUPREX JARABE
FECHA DETALLE CANTIDAD PRECIO
05-may-17 Compra F 152 50 2,35
06-may-17 Compra F 153 22 2,38
09-may-17 Ventas F 001 30 3
12-may-17 Devolución en compras F 152 15
15-may-17 Compra F 154 18 2,42
18-may-17 Ventas F 002 16 3
21-may-17 Devolución en ventas F 002 7
96
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
DATOS
COMPRA Y VENTA DE ABRILAR JARABE
FECHA DETALLE CANTIDAD PRECIO
05-may-17 Compra F 236 10 6,50
07-may-17 Compra F 237 5 6,55
09-may-17 Ventas F 160 7 7,35
10-may-17 Compra F 238 15 6,60
18-may-17 Ventas F 161 5 7,35
22-may-17 Devolución en Compra F 237 2
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
DATOS
COMPRA Y VENTA DE UMBRAL JARABE
FECHA DETALLE CANTIDAD PRECIO
05-may-17 Compra F 345 35 1,60
06-may-17 Compra F 346 15 1,73
09-may-17 Ventas F 035 22 2,5
12-may-17 Devolución en compras F 345 8
15-may-17 Compra F 347 15 1,8
18-may-17 Ventas F 036 13 2,5
21-may-17 Devolución en ventas F 036 4
97
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
DATOS
COMPRA Y VENTA DE PEDIALYTE SUERO ORAL
FECHA DETALLE CANTIDAD PRECIO
05-may-17 Compra F 401 20 1,25
07-may-17 Compra F 402 12 1,35
09-may-17 Ventas F 180 15 3,10
10-may-17 Ventas F 181 5 3,10
18-may-17 Compra F 403 10 1,45
22-may-17 Ventas F 182 12 3,10
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
DATOS
COMPRA Y VENTA DE NEOGRIPAL PASTILLAS
FECHA DETALLE CANTIDAD PRECIO
05-may-17 Compra F 080 60 0,45
06-may-17 Compra F 082 20 0,47
09-may-17 Devolución en compras F 080 25
12-may-17 Ventas F 120 20 0,6
15-may-17 Compra F 084 12 0,49
18-may-17 Ventas F 121 36 0,6
22-may-17 Ventas F 122 5 0,6
25-may-17 Compra F 086 5 0,5
28-may-17 Devolución en ventas F 122 3
98
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
KARDEX
ARTÍCULO: BUPREX JBE
PEDIATRICO
MÉTODO:
FIFO
FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Cant. V.
Unit
V.
Total Cant.
V.
Unit
V.
Tot
al
Cant. V.
Unit
V.
Total
03-may-
17 Compra F 152 50,00 2,35 117,50 50,00 2,35 117,50
06-may-
17 Compra F 153 22,00 2,38 52,36 22,00 2,38 52,36
09-may-
17 Ventas F 001 30,00 2,35 70,50 20,00 2,35 47,00
22,00 2,38 52,36
12-may-
17
Devolución en
compras F 152 15,00 2,35 35,25 5,00 2,35 11,75
22,00 2,38 52,36
15-may-
17 Compra F 154 18,00 2,42 43,56 5,00 2,35 11,75
22,00 2,38 52,36
18,00 2,42 43,56
18-may-
17 Ventas F 002 5,00 2,35 11,75 0,00 0,00 11,75
11,00 2,38 26,18 11,00 2,38 26,18
18,00 2,42 43,56
21-may-
17
Devolución en
ventas F 002 7,00 2,38 16,66 0,00 0,00 0,00
18,00 2,38 42,84
18,00 2,42 43,56
91,7
7
99
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
KARDEX
ARTÍCULO: ABRILAR
JARABE
MÉTODO:
FIFO
FECH
A DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
05-
may-17 Compra F 236 10,00 6,50 65,00 10,00 6,50 65,00
06-
may-17 Compra F 237 5,00 6,55 32,75 5,00 6,55 32,75
09-
may-17 Ventas F 160 7,00 6,50 45,50 3,00 6,50 19,50
5,00 6,55 32,75
10-
may-17 Compra F 238 15,00 6,60 99,00 3,00 6,50 19,50
5,00 6,55 32,75
15,00 6,60 99,00
18-
may-17 Ventas F 161 3,00 6,50 19,50 0,00 0,00 0,00
2,00 6,55 13,10 3,00 6,55 19,65
15,00 6,60 99,00
22-
may-17
Devolución en
Compra F 237 2,00 6,55 13,10 0,00 0,00 0,00
1,00 6,55 6,55
15,00 6,60 99,00
78,10
100
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
KARDEX
ARTÍCULO: UMBRAL
JARABE
MÉTODO:
FIFO
FECH
A DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
03-
may-17 Compra F 345 35,00 1,60 56,00 35,00 1,60 56,00
06-
may-17 Compra F 346 15,00 1,73 25,95 15,00 1,73 25,95
09-
may-17 Ventas F 035 22,00 1,60 35,20 13,00 1,60 20,80
15,00 1,73 25,95
12-
may-17
Devolución en
compras F 345 8,00 1,60 12,80 5,00 1,60 8,00
15,00 1,73 25,95
15-
may-17 Compra F 347 15,00 1,80 27,00 5,00 1,60 8,00
15,00 1,73 25,95
15,00 1,80 27,00
18-
may-17 Ventas F 036 5,00 1,60 8,00 0,00 0,00 0,00
8,00 1,73 13,84 7,00 1,73 12,11
15,00 1,80 27,00
21-
may-17
Devolución en ventas
F 036 4,00 1,73 6,92 0,00 0,00 0,00
11,00 1,73 19,03
15,00 1,80 27,00
50,12
101
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
KARDEX
ARTÍCULO: PEDIALYTE
SUERO ORAL
MÉTODO:
FIFO
FECH
A DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
Ca
nt.
V.
Unit
V.
Total
05-
may-17 Compra F 401 20,00 1,25 25,00 20,00 1,25 25,00
07-
may-17 Compra F 402 12,00 1,35 16,20 12,00 1,35 16,20
09-
may-17 Ventas F 180 15,00 1,25 18,75 5,00 1,25 6,25
12,00 1,35 16,20
10-
may-17 Ventas F 181 5,00 1,25 6,25 0,00 0,00 0,00
12,00 1,35 16,20
18-
may-17 Compra F 403 10,00 1,45 14,50 0,00 0,00 0,00
12,00 1,35 16,20
10,00 1,45 14,50
22-
may-17 Ventas F 182 12,00 1,35 16,20 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00
10,00 1,45 14,50
41,20
102
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
KARDEX
ARTÍCULO: NEOGRIPAL
PASTILLAS
MÉTODO:
FIFO
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
Cant. V. Unit V. Total Cant. V. Unit V. Total Cant. V. Unit V. Total
05-may-
17 Compra F 080 60,00 0,45 27,00 60,00 0,45 27,00
06-may-
17 Compra F 082 20,00 0,47 9,40 20,00 0,47 9,40
09-may-
17
Devolución en compras F
080 25,00 0,45 11,25 35,00 0,45 15,75
20,00 0,47 9,40
12-may-
17 Ventas F 120 20,00 0,45 9,00 15,00 0,45 6,75
20,00 0,47 9,40
15-may-
17 Compra F 084 12,00 0,49 5,88 15,00 0,45 6,75
20,00 0,47 9,40
12,00 0,49 5,88
18-may-
17 Ventas F 121 15,00 0,45 6,75 0,00 0,00 0,00
20,00 0,47 9,40 0,00 0,00 0,00
1,00 0,49 0,49 11,00 0,49 5,39
22-may-
17 Ventas F 122 5,00 0,49 2,45 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00
6,00 0,49 2,94
25-may-
17 Compra F 086 5,00 0,50 2,50 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00
6,00 0,49 2,94
5,00 0,50 2,50
28-may-
17
Devolución en ventas F
122 3,00 0,49 1,47 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00
3,00 0,49 1,47
5,00 0,50 2,50
29,56
103
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
LIBRO DIARIO
BUPREX JARABE
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
05-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 117,50
BUPREX JARABE $ 117,50
Caja/Bancos $ 116,33
1% Retención en la Fuente $ 1,18
P/R compra F 152
06-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 52,36
BUPREX JARABE $ 52,36
Caja/Bancos $ 51,84
1% Retención en la Fuente $ 0,52
P/R compra F 153
09-may-17 xx
Caja/Bancos $ 90,00
Ventas $ 90,00
BUPREX JARABE $ 90,00
P/R venta F 001
12-may-17 xx
Caja/Bancos $ 35,25
Inventario de mercaderías $ 35,25
BUPREX JARABE $ 35,25
P/R devolución en compra F 152
15-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 43,56
BUPREX JARABE $ 43,56
Caja/Bancos $ 43,12
1% Retención en la Fuente $ 0,44
P/R compra F 153
18-may-17 xx
Caja/Bancos $ 48,00
Ventas $ 48,00
BUPREX JARABE $ 48,00
P/R venta F 002
104
21-may-17 xx
Ventas $ 16,66
BUPREX JARABE $ 16,66
Caja/Bancos $ 16,66
P/R devolución en venta F 002
31-may-17 xx
Costo de ventas $ 91,77
Inventario de mercaderías $ 91,77
P/R Costo de ventas del mes de mayo
TOTAL $ 495,10 $ 495,10
COMPROBACIÓN:
(+) Inventario inicial
0
(+) Compras netas
178,17
Compras brutas 213,42
(-) Devoluciones 35,25
(-) Inventario final 86,4
(=) COSTO DE VENTAS
91,77
105
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
LIBRO DIARIO
ABRILAR JARABE
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
05-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 65,00
ABRILAR JARABE $ 65,00
Caja/Bancos $ 64,35
1% Retención en la Fuente $ 0,65
P/R compra F 236
06-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 32,75
ABRILAR JARABE $ 32,75
Caja/Bancos $ 32,42
1% Retención en la Fuente $ 0,33
P/R compra F 237
09-may-17 xx
Caja/Bancos $ 51,45
Ventas $ 51,45
ABRILAR JARABE $ 51,45
P/R venta F 160
10-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 99,00
ABRILAR JARABE $ 99,00
Caja/Bancos $ 98,01
1% Retención en la Fuente $ 0,99
P/R compra F 238
18-may-17 xx
Caja/Bancos $ 36,75
Ventas $ 36,75
ABRILAR JARABE $ 36,75
P/R venta F 161
106
22-may-17 xx
Caja/Bancos $ 13,10
Inventario de mercaderías $ 13,10
ABRILAR JARABE $ 13,10
P/R devolución en compra F 152
31-may-17 xx
Costo de ventas $ 78,10
Inventario de mercaderías $ 78,10
P/R Costo de ventas del mes de mayo
TOTAL $ 376,15 $ 376,15
COMPROBACIÓN:
(+) Inventario inicial
0
(+) Compras netas
183,65
Compras brutas 196,75
(-) Devoluciones 13,1
(-) Inventario final 105,55
(=) COSTO DE VENTAS
78,1
107
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
LIBRO DIARIO
UMBRAL JARABE
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
05-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 56,00
UMBRAL JARABE $ 56,00
Caja/Bancos $ 55,44
1% Retención en la Fuente $ 0,56
P/R compra F 345
06-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 25,95
UMBRAL JARABE $ 25,95
Caja/Bancos $ 25,69
1% Retención en la Fuente $ 0,26
P/R compra F 346
09-may-17 xx
Caja/Bancos $ 55,00
Ventas $ 55,00
UMBRAL JARABE $ 55,00
P/R venta F 035
12-may-17 xx
Caja/Bancos $ 12,80
Inventario de mercaderías $ 12,80
UMBRAL JARABE $ 12,80
P/R devolución en compra F 345
15-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 27,00
UMBRAL JARABE $ 27,00
Caja/Bancos $ 26,73
1% Retención en la Fuente $ 0,27
P/R compra F 347
108
18-may-17 xx
Caja/Bancos $ 32,50
Ventas $ 32,50
UMBRAL JARABE $ 32,50
P/R venta F 036
21-may-17 xx
Ventas $ 6,92
UMBRAL JARABE $ 6,92
Caja/Bancos $ 6,92
P/R devolución en venta F 036
31-may-17 xx
Costo de ventas $ 50,12
Inventario de mercaderías $ 50,12
P/R Costo de ventas del mes de mayo
TOTAL $ 266,29 $ 266,29
COMPROBACIÓN:
(+) Inventario inicial
0
(+) Compras netas
96,15
Compras brutas 108,95
(-) Devoluciones 12,8
(-) Inventario final 46,03
(=) COSTO DE VENTAS
50,12
109
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
LIBRO DIARIO
PEDILALYTE USO ORAL
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
05-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 25,00
PEDILALYTE USO ORAL $ 25,00
Caja/Bancos $ 24,75
1% Retención en la Fuente $ 0,25
P/R compra F 401
07-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 16,20
PEDILALYTE USO ORAL $ 16,20
Caja/Bancos $ 16,04
1% Retención en la Fuente $ 0,16
P/R compra F 402
09-may-17 xx
Caja/Bancos $ 18,75
Ventas $ 18,75
PEDIALYTE USO ORAL $ 18,75
P/R venta F 180
10-may-17 xx
Caja/Bancos $ 6,25
Ventas $ 6,25
PEDIALYTE USO ORAL $ 6,25
P/R venta F 181
18-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 14,50
PEDILALYTE USO ORAL $ 14,50
Caja/Bancos $ 14,36
1% Retención en la Fuente $ 0,15
P/R compra F 403
110
22-may-17 xx
Caja/Bancos $ 16,20
Ventas $ 16,20
PEDIALYTE USO ORAL $ 16,20
P/R venta F 182
31-may-17 xx
Costo de ventas $ 41,20
Inventario de mercaderías $ 41,20
P/R Costo de ventas del mes de mayo
TOTAL $ 138,10 $ 138,10
COMPROBACIÓN:
(+) Inventario inicial
0
(+) Compras netas
55,7
Compras brutas 55,70
(-) Devoluciones 0
(-) Inventario final 14,5
(=) COSTO DE VENTAS
41,2
111
FARMACIA FARMA AHORRO N32
ARAUJO TOSCANO SANDRA CATERINE
LIBRO DIARIO
NEOGRIPAL PASTILLAS
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
05-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 27,00
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 27,00
Caja/Bancos $ 26,73
1% Retención en la Fuente $ 0,27
P/R compra F 080
06-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 9,40
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 9,40
Caja/Bancos $ 9,31
1% Retención en la Fuente $ 0,09
P/R compra F 082
09-may-17 xx
Caja/Bancos $ 11,25
Inventario de mercaderías $ 11,25
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 11,25
P/R devolución en compra F 080
12-may-17 xx
Caja/Bancos $ 12,00
Ventas $ 12,00
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 12,00
P/R venta F 120
15-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 5,88
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 5,88
Caja/Bancos $ 5,82
1% Retención en la Fuente $ 0,06
P/R compra F 084
112
18-may-17 xx
Caja/Bancos $ 21,60
Ventas $ 21,60
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 21,60
P/R venta F 121
22-may-17 xx
Caja/Bancos $ 3,00
Ventas $ 3,00
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 3,00
P/R venta F 122
25-may-17 xx
Inventario de mercaderías $ 2,50
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 2,50
Caja/Bancos $ 2,48
1% Retención en la Fuente $ 0,03
P/R compra F 086
28-may-17 xx
Ventas $ 1,47
NEOGRIPAL PASTILLAS $ 1,47
Caja/Bancos $ 1,47
P/R devolución en venta F 122
31-may-17 xx
Costo de ventas $ 29,56
Inventario de mercaderías $ 29,56
P/R Costo de ventas del mes de mayo
TOTAL $ 123,66 $ 123,66
113
COMPROBACIÓN:
(+) Inventario inicial
0
(+) Compras netas
33,53
Compras brutas 44,78
(-) Devoluciones 11,25
(-) Inventario final 3,97
(=) COSTO DE VENTAS
29,56
Para tener un valor real de las existencias y un adecuado control aplicado a las mismas,
es necesario seguir el siguiente proceso que ayudará a mejorar el sistema que ya venían
implementando en la farmacia, con el fin de tener más ganancias y menos pérdidas.
Narrativa del proceso:
A diario la persona encargada de realizar los registros contables debe tomar
todos los documentos que sustenten entradas y salidas de inventarios.
Proceder a registrar los respectivos kárdex de cada artículo y determinar la
comprobación de su costo de venta.
Registrar la parte contable en el libro diario.
Si es una compra, realizar el registro contable adecuado, tal es el caso para su
respectiva devolución.
Si es una venta, realizar el registro contable adecuado y acto seguido, registrar el
costo que se generó por esa venta, luego vendrán las devoluciones si es que
hubieran.
Demostrar que el asiento del costo de venta tenga el mismo valor a la
comprobación que se realizó en el kárdex.
Al final archivar la información.
114
CONTADORA
Figura 15 Diagrama de flujo para el control contable de inventarios
En: Farmacia Farma Ahorro N32
SI
SI
NO
NO
INICIO
Tomar los documentos que sustenten
salidas y entradas de inventarios
Tomar los documentos que sustenten
Proceder a realizar
el kárdex
Realizar la comprobación del costo de venta
con los datos del kárdex
Realizar la parte contable
en el libro diario
Si hay
compras o
devolución
Realizar el
asiento contable
Si hay
ventas o
devolución
Realizar el asiento contable
seguido del asiento del
costo de venta
Sumar y/o restar las
cuentas del costo
Demostrar que el asiento del costo tenga el
mismo valor a la comprobación kárdex
Archivar la
información
FIN
115
4.5. Procedimientos propuestos para la adquisición de productos
Narrativa del proceso:
Revisar el stock de mercadería.
Identificar que productos se necesita comprar.
Realizar una solicitud de compra.
El colaborador debe pedir autorización en base al monto a la persona encargada
de la bodega.
Si la medicina hay en bodega, se despacha, caso contrario se procede a la
aprobación de la compra.
116
ASESOR DE PUNTO DE
VENTA
ADMINISTRADOR DE PUNTO DE VENTA
Figura 16 Diagrama de flujo para el proceso de adquisición de productos
En: Farmacia Farma Ahorro N32
Revisión del Stock de
mercadería.
Identificar que productos
se requiere.
Realizar una solicitud de
compra.
Entregar solicitud a
encargado de bodega
para revisión.
Revisión
en bodega
si hay
mercadería,
Despachar
mercadería.
Aprobar la compra y
entregar a proveedor.
SI
NO
FIN
INICIO
117
4.6. Procedimientos propuestos para la recepción de productos
Narrativa del proceso:
Llega la mercadería solicitada al proveedor.
La persona en turno clasifica e identifica los kárdex o guías de remisión con las
cajas por grupos.
Se identifica el producto y la cantidad de cada uno.
Se verifica físicamente el producto en las cajas o gavetas, revisando cantidad y
calidad en la que se encuentra el producto.
Se marca con un visto en la guía de remisión el ítem del producto ya revisado.
Si en la existiera alguna novedad como faltante de mercadería, sobrante o
productos en mal estado, Se realizará un informe y se dará a conocer al
supervisor para dar solución.
Receptar la mercadería y guardar los documentos de la recepción.
118
DEPENDIENTE DE
FARMACIA
ASESOR DE PUNTO
DE VENTA
ADMINISTRADOR
DE PUNTO DE
VENTA
Figura 17 Diagrama de flujo para el proceso de recepción de productos
En: Farmacia Farma Ahorro N32
INICIO
Llega la mercadería
a la empresa
Tomar la guía de
remisión y clasificarla
Comparar con las
cajas
Identificar el nombre y la
cantidad de los productos
Buscar físicamente el
producto en las cajas
Marcar con un visto en
la guía de remisión el
ítem del producto ya
revisado
Si en la
revisión
existiera
faltantes,
sobrantes o
productos en
mal estado
El administrador
tendrá que reportar
al supervisor a
cargo
Se genera el reporte sin
ninguna novedad
FIN
1
1
NO
SI
119
4.7. Procedimientos propuestos para almacenamiento de productos
Narrativa del proceso:
Llega la mercadería a bodega.
Solicitar una copia del documento de recepción de mercadería.
Identificar que productos se adquirieron.
Asignación del lugar en la bodega para cada producto.
Se verifica la calidad y fecha de caducidad.
Revisar listado enviado desde la bodega del proveedor vs lo que vamos a
almacenar.
Verificar la ubicación a la que se encuentra asignada en la percha.
Colocar el producto nuevo abajo o atrás del producto anterior.
Se procede a emitir el informe de novedades identificando sobrantes o faltantes
de ser el caso.
Se envía el reporte de novedades al supervisor para solucionar la novedad.
120
DEPENDIENTE DE BODEGA ADMINISTRADOR DE PUNTO DE VENTA
Figura 18 Diagrama de flujo para el proceso para almacenamiento de productos
En: Farmacia Farma Ahorro N32
Identificar que
productos se
adquirieron.
Verificar calidad del
producto y fecha de
caducidad
Buen
estado
Cruzar listado
del proveedor
vs mercadería
física
SI
NO
FIN
INICIO
Llega la mercadería
Solicitar copia del
documento de
recepción de
mercadería
Asignación del lugar
en la bodega
Emite el informe de
novedades
Parchar el
producto
nuevo abajo o
atrás del
producto
anterior
121
4.8. Procedimiento para la toma física de inventarios
Narrativa del proceso:
Tomar el kárdex de inventario diario.
Realizar el primer conteo de la mercadería.
Realizar el segundo conteo de la mercadería, si existen diferencias en el reporte.
Comparar con los productos que se encuentran en las perchas.
Verificar las fechas de caducidad.
Marcar con una X si faltan o sobran productos, y marcar con un visto si no faltan
o sobran productos.
Seguir con el proceso hasta terminar con el módulo tomado.
122
ASESOR DE PUNTO DE
VENTAS
DEPENDIENTE DE
FARMACIA
ADMINISTRADOR DE
PUNTO DE VENTA
Figura 19 Diagrama de Flujo para el proceso de la toma física de inventario
En: Farmacia Farma Ahorro N32
INICIO
Revisar Kárdex de
Inventario de
mercadería
Realizar el primer
conteo de
inventario.
Realizar el segundo
conteo de
inventario.
Comprar el listado
vs el inventario. Y
revisar calidad y
fecha de caducidad.
Hay
Faltante
s
Realizar informe de
novedades y
notificar al
administrador.
FIN
Señalar con una (X)
en el Kárdex del
producto faltante
Señalar con un (✓)
Si está bien la
información.
SI
NO
123
4.9. Tratamiento contable de faltantes y sobrantes de inventarios
Este punto hace referencia a la manera en cómo se va a llevar la parte contable en
cuanto a sobrantes y faltantes en la farmacia. Cabe mencionar, que estos tratamientos
son para evitar fraudes y las malas prácticas en el procedimiento adoptado por la
empresa respecto al control o almacenamiento de los inventarios, o la falta de
procedimientos de control del ingreso y salida de los mismos, que pueden sobrellevar a
la determinación de diferencias de las existencias tales como sobrantes o faltantes, al
momento de comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en
libros, siendo pertinente evaluar todos los aspectos que la empresa debe tener en cuenta
para su deducción, así como su reconocimiento contable.
4.9.1. Tratamiento contable de sobrantes en productos
Los sobrantes en producto son la comparación que se realiza del inventario físico contra
el valor en libros que refleja la cuenta de mercadería, se tendrá mayor cantidad en el
inventario físico vs libros.
Posibles causas por las que se dan los sobrantes de inventarios:
El proveedor despachó mayor cantidad en relación del pedido que se realizó.
Se factura una cantidad menor en relación a la se despacha al cliente.
Devoluciones de ventas sin respaldo en documento de entrada.
Ajuste por sobrante de inventarios
Inventarios físicos es mayor que el valor total de la cuenta quiere decir que existen
errores en la fijación de los productos vendidos lo que se pondrá el mismo valor al
costo unitario promedio que sea al día siguiente del ajuste o al último día del ejercicio
124
Ejemplo:
Tabla 19 Asiento Tipo – Sobrantes de Inventarios
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Día/mes/añ
o
-01-
Inventario de mercaderías 00.00
Otros ingresos 00.00
Sobrantes de inventarios de
mercaderías
00.00
P/R sobrantes de inventarios
Nota En: Farmacia Farma Ahorro N32
4.9.2. Tratamiento contable de faltantes en productos
Los faltantes de inventarios son la comparación del inventario físico que sea menor al
valor en libros de la cuenta mercancías.
Posibles causas por las que se dan los faltantes de inventarios:
Perdida de mercancías por irresponsabilidad del personal que guarda el
producto, en este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Por robos o Hurtos.
Realizar devoluciones de la compra sin tener un documento de soporte.
Entregar el producto sin emitir la factura que permita justificar la salida de los
productos.
Entregar mayor producto y facturar menos.
Realizar un conteo inadecuado de la mercadería adquirida, sin percatarse de que
existen faltantes.
125
Ajuste por faltante de inventarios
Se dice que si el inventario físico es menor al valor de la cuenta por lo que se cargara en
las cuenta de gastos por el valor neto de la mercadería faltante para acreditarlos en
inventarios por el mismo valor, por lo que existirá una cuenta que de un resultado
imputable de pérdida del ejercicio de la entidad.
Ejemplo:
Tabla 20 Asiento Tipo – Faltantes de Inventarios
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Día/mes/año xx
Otros gastos xxxx
Faltantes de inventario de mercadería xxxx
Inventario de mercadería xxxx
P/R faltante de inventario
Nota En: Farmacia Farma Ahorro N32
Tabla 21 Asiento Tipo – Faltantes de Inventarios por Irresponsabilidad de los
empleados
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
Día/mes/
año
xx
Cuentas por cobrar empleados xxxx
Inventario de mercaderías xxxx
Faltantes de inventarios de
mercadería
xxxx
P/R faltante de inventario por
irresponsabilidad del empleado
Nota En: Farmacia Farma Ahorro N32
126
4.10. Información y comunicación para inventarios
La información y comunicación es la base fundamental para el crecimiento de una
empresa. Abarcar este tema es muy interesante ya que en varias organizaciones la
comunicación entre empleado y empleador no es la adecuada y los conflictos
empresariales suelen ser altos por la falta de comprensión en el grupo y para dar
solución a este problema, implementar reuniones cada dos meses en la farmacia con el
fin de tratar asuntos tanto laborales como personales ayudará a que se trabaje de manera
armoniosa y sin necesidad de ahogarse en un vaso con agua e inmediatamente dar
solución. Sin embargo, para llevar una acertada relación en un ambiente laboral es
necesario seguir con los siguientes aspectos ya que serán de gran ayuda para la toma de
decisiones y la solución de los problemas que existan dentro de la entidad.
Es de vital importancia la comunicación entre todo el personal con el fin de dar
seguimiento al manejo de la mercadería.
Los inventarios deben estar en continua coordinación con la administración para
determinar las compras de la mercadería y todos aquellos aspectos que tengan
que ver con el manejo óptimo de las mismas.
La información que el personal manejará, debe transmitirse de una manera clara,
ya que esto generará un clima de comunicación sólido, pero siempre y cuando
sean respetadas las jerarquías que existen n la organización, tanto empleado
como empleador o viceversa.
Es importante informar a todo el personal acerca de cualquier decisión que se
tome en el momento preciso, con el fin de que todos conozcan los cambios o
disposiciones que se generen para que no exista distorsión de la información o
malos entendidos.
La segregación de funciones debe ser especificada con claridad por parte de la
administración, si es necesario, repetirlas a diario al personal o dejar por escrito
las actividades que se deben realizar para llevar un adecuado control y
entendimiento entre las partes.
Toda actividad que se realice en cuanto a inventarios debe ser notificada a la
administración, esto es con el fin de llevar un clima organizacional adecuado
entre empleado y empleador y para que los dos puedan tomar las decisiones
convenientes y no especialmente en esta área sino en todas.
127
4.11. Supervisión y monitoreo para inventarios
La supervisión y monitoreo en una empresa es de tal importancia, ya que en todos los
procesos de control que se hayan implementado en la misma deben medir o incrementar
la efectividad y validez de las operaciones y personal encargadas. Por tal motivo, es
necesario conservar un seguimiento en la ejecución de cada proceso o actividad de tal
manera que se puedan realizar las respectivas correcciones a las posibles operaciones
que no aporten con el desarrollo de la empresa, dando lugar a respuestas favorables a las
necesidades de la farmacia. Por esto, a más de implementar los siguientes aspectos
también ayudará a mejorar la asignación de una persona que se encargue por lo menos
una vez por semana en realizar la supervisión y monitoreo.
La administración debe verificar frecuentemente los productos en las perchas,
con el fin de que los reportes que son enviados por el personal sean certeros.
La administración debe revisar a diario que la toma física del inventario sea
realizada por el personal de turno.
Presentar un análisis semanal de los reportes, con el fin de mejorar la calidad de
los servicios y la utilidad que brindan estos documentos a la administración.
Evaluar el comportamiento del personal, con el fin de mejorarlo o sustituirlo.
Todo el personal debe realizar autoevaluaciones.
128
4.12. Matriz seguimiento, control e impacto del plan de mejoramiento
PLAN DE MEJORAMIENTO PARA
INVENTARIOS
PICHINCHA /
QUITO / EL
TRANSITO
LOTE 465 Y
JULIAN
ESTRELLA
QUITO –
ECUADOR
Razón Social: Araujo Toscano Sandra Caterine
Nombre Comercial: FARMA AHORRO N32
OBJETIVO GENERAL: Analizar los resultados y tomar acciones correctivas en caso de
fallas.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Dar a conocer los resultados obtenidos en el tiempo estimado encargado a cada
persona.
Determinar si las funciones asignar y los procesos a seguir fueron los adecuados.
ACCIÓN
CORRECTIVA
SEGUIMIENTO RECURSOS
RESPONSABLE
IMPACTO
ESPERADO
Analizar la
distribución del
espacio en la
farmacia y
proporcionar un
lugar adecuado
para el
almacenamiento
de la
mercadería.
Se designó un
lugar en una
percha para uso
exclusivo de la
mercadería, se
realizó un análisis
del espacio y se
distribuyó de
mejor maneja la
mercadería.
Recurso
material
(perchas)
Recurso
Humano
Roberto Viteri,
Dependiente de
Farmacia.
FAVORABLE
Incluir políticas
y dar a conocer a
los miembros de
la farmacia.
Se incluyeron
políticas y se dio
a conocer a todo
el personal,
gracias al
cumplimiento de
las mismas ha
arrojado mejores
resultados en
cada trabajador.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Sandra Araujo,
Gerente.
FAVORABLE
Incrementar
controles
Internos
adecuados para
el personal.
El personal
responde de
mejor manera a
cada actividad
que le asignan ya
que tienen pasos
a seguir para un
Recurso
Humano
Sandra Araujo,
Gerente.
FAVORABLE
129
mayor control en
sus actividades.
Diseñar
diagramas de
flujo con el fin
de transmitir los
procesos con
mayor facilidad
a los miembros
de la farmacia.
Los procesos son
más claros para el
personal, tienen
mayor facilidad
de interpretar y
aprender cada
actividad a
realizarse.
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Luis Montoya,
Presidente.
Sandra Araujo,
Gerente.
FAVORABLE
Realizar el
control contable
diario.
De ésta manera la
persona
encargada obtiene
todos los
documentos
necesarios para
llevar sus
registros y al día
con los
procedimientos
necesarios para
cumplir con las
leyes
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Susana Barahona,
Contadora.
FAVORABLE
Realizar conteos
diarios para
identificar lo que
se debe comprar.
La empresa
realiza los
pedidos
necesarios con el
fin de no obtener
pérdidas, ya que
así, la farmacia
evita mantener
productos
caducados o en
mal estado
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Sandra Araujo,
Administrador de
Punto de Venta.
Liliana Calero,
Asesora de Punto
de Venta.
FAVORABLE
Asignar un lugar
y utilizar la
bodega.
La mercadería
está más
ordenada y se
mantiene en
mejor estado.
Recurso
Humano
Roberto Viteri,
Dependiente de
Farmacia.
FAVORABLE
Realizar
segundos
conteos si es
necesario hasta
visualizar con
seguridad los
resultados.
Con esta nueva
técnica la toma
física es más
acertada y los
valores son más
reales, ya que, la
mercadería está
Recurso
Humano
Recurso
Tecnológico
Sandra Araujo,
Administrador de
Punto de Venta.
Liliana Calero,
Asesora de Punto
de Venta.
Roberto Viteri,
FAVORABLE
130
Hacer
inventarios
diarios e
identificar
diferencias
en constante
movimiento, el
hacer inventario a
diario ha
favorecido a los
clientes con las
existencias que
tiene la empresa
Dependiente de
Farmacia
Establecer un
medio de
comunicación
que les permita
tratar asuntos
tanto labores
como
personales.
(Correos), de ser
el caso
establecer
reuniones
mensuales.
El comunicar o
informar
cualquier
situación dentro
de la farmacia ha
solucionado
problemas de
todo tipo
Recurso
Humano
Recurso
Financiero
Presidente Luis
Montoya
Administrador de
Punto de Venta
Sandra Araujo
Asesor de Punto
de Venta Liliana
Calero
Dependiente de
Farmacia Roberto
Viteri
FAVORABLE
Delegar a una
persona
responsable que
supervise y
monitoree una
vez a la semana,
emitirá informes
de resultados.
El personal se
encuentra
satisfecho con los
nuevos controles
implementados.
Recurso
Humano
Luis Montoya,
Presidente.
Sandra Araujo,
Gerente.
FAVORABLE
ELABORADO REVISADO APROBADO
NOMBRE/CARGO
FIRMA
La propuesta de implementar un sistema de control de inventarios ha sido favorable
para la farmacia ya que al incrementar procesos y políticas en ella, los integrantes de la
misma realizan sus actividades con mayor facilidad y entendiendo la importancia de
cada proceso, ayudan a que se mantenga el orden permitiendo incrementar un servicio
y producto de calidad.
131
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La elaboración de la presente investigación y propuesta, tiene como objetivo primordial
ser una respuesta y solución, ante problemas, inconvenientes y falencias que pudiesen
presentarse en la farmacia Farma Ahorro N32, al desarrollar sus actividades normales.
Farma ahorro 32 mediante el análisis de resultados, referentes a la adquisición, manejo,
administración y logística de inventarios, tiene la necesidad de optimizar cada una de
estas funciones, así como estandarizar los procedimientos, políticas y control interno en
el área de inventarios; con la finalidad de salvaguardar recursos y desarrollar las
actividades operativas de la empresa de forma eficaz y eficiente, mejorando los
resultados en cada una de las fases.
Conclusiones
Al finalizar con el estudio e investigación, en lo referente al manejo de inventarios de la
empresa Farma ahorro 32, podemos citar las siguientes conclusiones:
El estudio realizado a Farma Ahorro N32, permite conocer la inexistencia de
normas y procedimientos, que permitan ejecutar una correcta asignación de
funciones y responsabilidades dentro de la organización, lo cual imposibilita
garantizar el cumplimiento de las metas planteadas en cada área de forma eficaz.
No existen manuales funcionales y manuales de procedimientos debidamente
estructurado dentro de cada área operacional, por ende las funciones de cada
empleado son ejecutadas con un nivel de rusticidad, existiendo duplicidad de
actividades, sin que se manejen indicadores que midan el correcto desempeño
individual, así como por departamento.
Debido a la falta de planificación en el manejo de los inventarios, se
producen problemas e inconvenientes al momento de disponer de ellos, pues
por la poca organización y por el inadecuado manejo de cada producto,
encontramos artículos con fecha de caducidad y artículos defectuosos o
dañados, lo cual se ven reflejados en pérdidas para la empresa
132
El deficiente control interno en la logística de la mercadería, imposibilita
determinar el inventario existente, inventario próximo a agotarse, así como el
inventario excedente, generando problemas al fijar el tiempo de reposición en
cada uno de estos.
No se realizan controles de inventarios a través de tomas físicas de forma
periódica, por lo que es imposible conocer con precisión el estado y utilidad
de los artículos que se encuentran en la farmacia, lo que genera que la toma
de decisiones no esté basada en datos exactos y pueda ser perjudicial para la
empresa.
Al momento de la recepción y despacho de mercaderías, no existe control
alguno que garantice el correcto uso de las mismas, pudiendo generarse
fácilmente hurtos y robos interna o externamente, sin que pueda haber
constancia de aquello.
Debido al poco control interno de los inventarios, se desconocen los costos y
gastos necesarios para generar un punto de equilibrio en las ventas, y
posteriormente el margen de utilidad; lo cual ocasiona que la rentabilidad no
sea la adecuada y los costos se incrementen sin tener un registro exacto de los
mismos
Toda empresa por más pequeña que sea necesita de un sistema de inventario el
cual permita realizar las actividades manteniendo un control constante día a día a
través de las políticas, procesos y documentos.
Recomendaciones
Al finalizar con el estudio e investigación, en lo referente al manejo de inventarios de la
empresa Farma ahorro N32, podemos citar las siguientes recomendaciones:
La gerencia debe incorporar en su la farmacia la aplicación completa del
proyecto en mención, con la finalidad de que exista mejoras en todo el Sistema
de Inventarios, lo cual se verá reflejado en el nivel de eficiencia y efectividad de
las operaciones, y en la rentabilidad y liquidez que maneja la empresa.
El jefe del Área de Inventarios, en conjunto con el Gerente de Operaciones,
deben coordinar un adecuado manual de procedimiento y funciones dentro de
esta área, considerando tiempos de ejecución, cargas horarias, niveles de
133
responsabilidades etc; esto optimizará cada actividad y proceso, así como el
nivel de desempeño de cada colaborador.
El Gerente de Operaciones debe determinar un área específica para el
almacenamiento y control de los inventarios, dicho espacio físico debe contar
con las condiciones óptimas para la conservación, correcto uso y rápida
disposición de cada artículo.
Se debe acordar entre el Jefe del Departamento Contable y el Jefe del Área de
Inventarios, un control periódico (mensual, bimestral o trimestral) en la toma
física de inventarios; dicho control facilitará valores mucho más exactos al
manejo financiero de la compañía, favoreciendo de forma directa a la correcta
toma de decisiones económicas
Incorporar un proceso de control interno, relacionado al manejo de documentos
de responsabilidad dentro del Área de Inventarios, el cual otorgará un grado de
compromiso a cada empleado dentro de cada una de sus funciones, como son las
adquisición, manejo, almacenaje, organización y despacho de los artículos; con
la finalidad de que cada actividad se realice de acuerdo a lo programado por el
Jefe de Área.
El Jefe del Área de Inventarios, de acuerdo a su conocimiento y experiencia en
las funciones, debe promover la eficiencia y efectividad de las operaciones,
siendo además quien tome medidas correctivas de forma oportuna, frente a las
desviaciones que pudiesen producirse en relación a las metas fijadas. La
comunicación y la motivación es un factor determinante en la formación de un
equipo de trabajo competente.
Implementar manejo de documentos internos y externos con las
respectivas firmas de responsabilidad, que ayudarán a llevar de mejor
manera el proceso de adquisición, recepción y almacenamiento de inventarios
y a la vez se encuentren ordenados cronológicamente para así poder satisfacer
las necesidades de los clientes sin ningún contratiempo.
Los políticas y procedimientos oportunos en el área de inventarios
promoverán la eficiencia y el trabajo del personal que permitirá la
localización de errores, para facilitar la toma oportuna de medidas correctivas
en el lugar y momentos indicado, por esta razón, la comunicación entre el
personal de la entidad debe ser activa a fin de evitar la incertidumbre y poder
crear un ambiente favorable.
134
Se sugiere implementar un sistema que le permita a la empresa realizar las
actividades con facilidad, la tecnología avanza y los clientes cada vez exigen
más, por lo que se requiere tener la información al día de una manera ágil.
Contratar una persona capacitada en auditoria la cual debe revisar, examinar y
evaluar los resultados del manejo de inventarios de la entidad con el fin de
dictaminar acerca de ellas realizando observación y recomendaciones para
llevar un mejor control.
135
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137
ANEXO
138
Anexo A Registro Único de Contribuyentes
139
140
Anexo B Inventario Farmacia Farma Ahorro N32
141
142
143
144
Anexo C Listado de proveedores Farma Ahorro N32
PROVEEDORES
ECUAQUIMICA GENERICOS MEDICAMENTA
BAYER RECALCINE
BAGO MEPHA
MK ACROMAX
NIFA CEVAN
LIFE POPULARES
CHALVER LECHES
GLAXO BOEHRINGER ENGELHEIM
GENAMERICA BRISTOL MYERS SQUIBB
FARMANDINA GELCAVIT
GENFAR BIODENTAL
GRUNENTHAL PROTECTORES HEPATICOS
ABL PHARMA CHILE
MERCK/M.S.D. DAILYWORK
QUIMICA ARISTON SANDOZ
SAVAL ECU
WHETY COLIRIOS
PFIZER NOVARTIS
ROCHE SHERING PLOUGHT
SHERING ROEMMERS
INTERPHARM SANOFI AVENTIS
KRONOS ORGANON
145
Anexo D Detalle de sistema contable
146
147
148
Anexo E Encuestas control Interno- Administrador de punto de ventta
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
ADMINISTRADOR DE PUNTO DE VENTA: SANDRA ARAUJO
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
inventarios? X
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas? X
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros
de inventarios? X
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación? X
149
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma
sea entregada en su totalidad? X
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios? X
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios? X
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de
inventarios? X
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días? X
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días? X
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias
obsoleta no utilizadas o deterioradas? X
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a
cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria? X
13. ¿Existen procedimientos claramente definidos para identificar
faltantes y/o sobrantes en la recepción de los productos? X
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de año? X
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte de
control interno? X
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a
quienes realizan el inventario? X
INVENTARIOS FÍSICOS
17. ¿Para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades
reales en depósitos, se realizan inventarios físicos e informes? X
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos contra
los registros de contabilidad? X
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año? X
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes e
inventario físico? X
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21.
¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la toma
física de los mismos, son autorizados por los funcionarios
responsables? X
150
22.
¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la responsabilidad y
manejo de los mismos? X
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados
del conteo físico? X
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general? X
25.
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día
los registros tanto de los ingresos como los ya existentes en
bodega? X
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté
bien resguardada físicamente para su seguridad? X
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona
ajena al encargado de bodega? X
29. ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias la
persona designada para llevar los registros contables? X
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de inventarios físicos? X
31.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se registren
todos los pasivos correspondientes a la adquisición de
materiales o mercancías incluidas en el inventario a crédito? X
32.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se excluyan del
inventario partidas correspondientes a mercancías vendidas y
facturas pendientes de despacho? X
33.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que las existencias
se hallen adecuadamente aseguradas contra robo, incendios,
entre otros? X
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados? X
151
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una
semana? X
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una
semana? X
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones
por pagar a proveedores? X
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas? X
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
152
Anexo F Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Presidente Junta Directiva
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITOÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA: LUIS MONTOYA
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
inventarios? X
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas? X
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros
de inventarios? X
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación? X
153
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma
sea entregada en su totalidad? X
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios? X
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios? X
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de
inventarios? X
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días? X
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días? X
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias
obsoleta no utilizadas o deterioradas? X
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a
cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria? X
13. ¿Existen procedimientos claramente definidos para identificar
faltantes y/o sobrantes en la recepción de los productos? X
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de año? X
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte de
control interno? X
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a
quienes realizan el inventario? X
INVENTARIOS FÍSICOS
17. ¿Para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades
reales en depósitos, se realizan inventarios físicos e informes? X
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos contra
los registros de contabilidad? X
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año? X
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes e
inventario físico? X
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21.
¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la toma
física de los mismos, son autorizados por los funcionarios
responsables? X
154
22.
¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la responsabilidad y
manejo de los mismos? X
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados
del conteo físico? X
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general? X
25.
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día
los registros tanto de los ingresos como los ya existentes en
bodega? X
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté
bien resguardada físicamente para su seguridad? X
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona
ajena al encargado de bodega? X
29. ¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las existencias la
persona designada para llevar los registros contables? X
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de inventarios físicos? X
31.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se registren
todos los pasivos correspondientes a la adquisición de
materiales o mercancías incluidas en el inventario a crédito? X
32.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se excluyan del
inventario partidas correspondientes a mercancías vendidas y
facturas pendientes de despacho? X
33.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que las existencias
se hallen adecuadamente aseguradas contra robo, incendios,
entre otros? X
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente valorizados? X
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una X
155
semana?
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una
semana? X
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones
por pagar a proveedores? X
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas? X
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
156
Anexo G Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Asesor de Punto de Venta
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDA Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
ASESOR DE PUNTO DE VENTA: LILIANA CALERO
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
inventarios? X
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas? X
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los registros
de inventarios? X
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación? X
157
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la
misma sea entregada en su totalidad? X
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios? X
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios? X
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de
inventarios? X
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días? X
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días? X
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoleta no utilizadas o deterioradas? X
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a
cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria? X
13.
¿Existen procedimientos claramente definidos para
identificar faltantes y/o sobrantes en la recepción de los
productos? X
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de año? X
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte de
control interno? X
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a
quienes realizan el inventario? X
INVENTARIOS FÍSICOS
17.
¿Para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades
reales en depósitos, se realizan inventarios físicos e
informes? X
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos
contra los registros de contabilidad? X
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año? X
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes e
inventario físico? X
158
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21.
¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la toma
física de los mismos, son autorizados por los funcionarios
responsables? X
22.
¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la responsabilidad
y manejo de los mismos? X
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los
resultados del conteo físico? X
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general? X
25.
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al día
los registros tanto de los ingresos como los ya existentes en
bodega? X
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que esté
bien resguardada físicamente para su seguridad? X
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona
ajena al encargado de bodega? X
29.
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las
existencias la persona designada para llevar los registros
contables? X
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de inventarios físicos? X
31.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se registren
todos los pasivos correspondientes a la adquisición de
materiales o mercancías incluidas en el inventario a crédito? X
32.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se excluyan
del inventario partidas correspondientes a mercancías
vendidas y facturas pendientes de despacho? X
159
33.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que las
existencias se hallen adecuadamente aseguradas contra robo,
incendios, entre otros? X
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados? X
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una
semana? X
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una
semana? X
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones
por pagar a proveedores? X
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas? X
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
160
Anexo H Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Contadora
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
CONTADORA: SUSANA BARAHONA
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas
de inventarios? X
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas? X
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los
registros de inventarios? X
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación? X
161
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la
misma sea entregada en su totalidad? X
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios? X
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios? X
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de
inventarios? X
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días? X
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días? X
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoleta no utilizadas o deterioradas? X
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a
cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria? X
13.
¿Existen procedimientos claramente definidos para
identificar faltantes y/o sobrantes en la recepción de los
productos? X
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de
año? X
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte
de control interno? X
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a
quienes realizan el inventario? X
INVENTARIOS FÍSICOS
17.
¿Para efectos de asegurar registros exactos de las
cantidades reales en depósitos, se realizan inventarios
físicos e informes? X
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos
contra los registros de contabilidad? X
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al
año? X
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes
e inventario físico? X
162
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21.
¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la
toma física de los mismos, son autorizados por los
funcionarios responsables? X
22.
¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la
responsabilidad y manejo de los mismos? X
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los
resultados del conteo físico? X
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general? X
25.
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al
día los registros tanto de los ingresos como los ya
existentes en bodega? X
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que
esté bien resguardada físicamente para su seguridad? X
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una
persona ajena al encargado de bodega? X
29.
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las
existencias la persona designada para llevar los registros
contables? X
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de inventarios físicos? X
31.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se
registren todos los pasivos correspondientes a la
adquisición de materiales o mercancías incluidas en el
inventario a crédito? X
32.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se
excluyan del inventario partidas correspondientes a
mercancías vendidas y facturas pendientes de despacho? X
163
33.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que las
existencias se hallen adecuadamente aseguradas contra
robo, incendios, entre otros? X
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados? X
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una
semana? X
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una
semana? X
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y
obligaciones por pagar a proveedores? X
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas? X
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
164
Anexo I Cuestionario de Control Interno de Inventarios – Dependiente de Farmacia
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACLTAD DE CIENCIA ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS
DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA FARMACIA FARMA AHORRO N32
DEPENDIENTE DE FARMACIA: ROBERTO VITERI
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de los inventarios en la Farmacia Farma Ahorro N32, Franquicia
Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA
RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿Existe un sistema de control para las entradas y salidas de
inventarios? X
2. ¿Las compras están debidamente autorizadas? X
3. ¿Se cuenta con alguna medida de seguridad para los
registros de inventarios? X
4. ¿La entidad recibe inventario en consignación? X
165
5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la
misma sea entregada en su totalidad? X
6. ¿Considera eficiente el Sistema de Inventarios? X
7. ¿Cuentan con políticas y manuales de procedimientos
específicos para el área de inventarios? X
8. ¿El personal se encarga directamente del departamento de
inventarios? X
9. ¿Se realizan inventarios mayores a 3 días? X
10. ¿Se realizan inventarios menores a 3 días? X
11. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las
existencias obsoleta no utilizadas o deterioradas? X
12. ¿Son las existencias recibidas y registradas en cuanto a
cantidad, calidad y cualquier otra información necesaria? X
13.
¿Existen procedimientos claramente definidos para
identificar faltantes y/o sobrantes en la recepción de los
productos? X
14. ¿Se realizan segundos conteos de mercadería de fin de año? X
15. ¿Al realizar las compras, existe documentación de soporte
de control interno? X
16. ¿Se les da explicaciones sobre procedimientos a seguir a
quienes realizan el inventario? X
INVENTARIOS FÍSICOS
17.
¿Para efectos de asegurar registros exactos de las cantidades
reales en depósitos, se realizan inventarios físicos e
informes? X
18. ¿Son conciliados los resultados de los inventarios físicos
contra los registros de contabilidad? X
19. ¿Se toman inventarios físicos por lo menos una vez al año? X
20. ¿Se investigan las diferencias entre registros permanentes e
inventario físico? X
166
AJUSTES DE LOS INVENTARIOS
21.
¿Los ajustes en los registros, como consecuencia de la toma
física de los mismos, son autorizados por los funcionarios
responsables? X
22.
¿Los ajustes por perdida de inventarios se hacen por
funcionarios que no estén involucrados en la responsabilidad
y manejo de los mismos? X
23. ¿Los registros permanentes son ajustados según los
resultados del conteo físico? X
BODEGA GENERAL
24. ¿Cuentan con una bodega general? X
25.
¿La entidad utiliza algún sistema de control para llevar al
día los registros tanto de los ingresos como los ya existentes
en bodega? X
26. ¿Cuenta la entidad con una bodega en buen estado y que
esté bien resguardada físicamente para su seguridad? X
27. ¿Existe alguna persona encargada de bodega? X
CONTROL CONTABLE
28. ¿Los registros contables de inventario los lleva una persona
ajena al encargado de bodega? X
29.
¿Realiza inventarios físicos periódicamente de las
existencias la persona designada para llevar los registros
contables? X
30. ¿El personal de contabilidad revisa los precios unitarios,
cálculos y las sumas de inventarios físicos? X
31.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se registren
todos los pasivos correspondientes a la adquisición de
materiales o mercancías incluidas en el inventario a crédito? X
32.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que se excluyan
del inventario partidas correspondientes a mercancías
vendidas y facturas pendientes de despacho? X
167
33.
¿Proveen los procedimientos de la empresa que las
existencias se hallen adecuadamente aseguradas contra robo,
incendios, entre otros? X
34. ¿Existe algún método de valuación de inventarios? X
35. ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente
valorizados? X
PROVEEDORES
36. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan menores a una
semana? X
37. ¿Los pedidos a los proveedores se realizan mayores a una
semana? X
38. ¿Lleva la empresa un registro de documentos y
obligaciones por pagar a proveedores? X
39. ¿Las facturas de los proveedores son registradas
inmediatamente después de recibidas? X
40. ¿Existen retrasos en los pagos a proveedores? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
168
Anexo J Encuestas Servicio al Cliente
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE SERVICIO AL CLIENTE
DIRIGIDO A LOS CLIENTES DE LA FARMACIA
OBJETIVO.- Determinar un análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y
Amenazas acerca de la atención y satisfacción del cliente en la Farmacia Farma Ahorro
N32, Franquicia Araujo Toscano Sandra Caterine.
Los resultados obtenidos del presente cuestionario son fundamento de la investigación
que se realiza.
N° PREGUNTA RESPUESTA
SI NO
GENERALIDADES
1. ¿El producto que recibe está en buen estado? X
2. ¿El servicio que recibe es ágil? X
3. ¿Ha recibido productos caducados? X
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN