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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO PARA LA EMPRESA RAFAEL ACERO CÍA. LTDA.
AUTORA:
VIVIANA MARGARITA CHISAG OÑATE
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
DIRECTOR:
DR. PEDRO ENRIQUE ZAPATA SÁNCHEZ
QUITO DM, JULIO 2015
Chisag Oñate, Viviana Margarita (2015). Propuesta de un Manual de
Políticas y Procedimientos de Control Interno para la empresa Rafael
Acero Cía. Ltda. Trabajo de investigación para optar por el título de
Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública
Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 125 p.
ii
DEDICATORIA
La presente tesis va dedicada:
A mis padres quienes forjaron en mí principios que me han permitido ser una mejor persona,
quienes dándome ejemplos dignos de superación y entrega día a día han sido mi inspiración para
alcanzar mi meta.
A mi hermano, tíos, primos y amigas porque han fomentado en mí el deseo de superación y el
anhelo de triunfo en mi vida.
VIVIANA CHISAG
iii
AGRADECIMIENTO
Mi agradecimiento va para:
La compañía Rafael Acero Cía. Ltda., por haberme brindado la oportunidad de realizar el presente
trabajo, los cuales me proporcionaron la información necesaria para poder culminar la ejecución
del trabajo de investigación.
A mi tutor y profesores, quienes me han brindado las guías necesarias para que este trabajo sea una
realidad y mis metas se vean cumplidas
VIVIANA CHISAG
iv
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Viviana Margarita Chisag Oñate en calidad de autor del trabajo de investigación realizada
sobre “PROPUESTA DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO PARA LA EMPRESA RAFAEL ACERO CÍA. LTDA.”, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de
investigación.
Los derechos que como autor me correspondan, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 08 de julio de 2015
Viviana Chisag
C.C. 1721898292
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la Señorita
Viviana Margarita Chisag Oñate para optar por el título profesional cuyo tema es: “PROPUESTA
DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA
LA EMPRESA RAFAEL ACERO CÍA. LTDA.”, la misma que reúne los requerimientos, y los
méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito D.M, a los 08 días del mes de julio de 2015.
Dr. Pedro Zapata
C.C. 170373368-1
vi
APROBACIÓN DE LA COMPAÑÍA
Quito, 20 julio del 2015
CERTIFICADO
A quien interese:
Por medio de la presente certifico que la Srta. Viviana Margarita Chisag Oñate, realizó su trabajo
de investigación PROPUESTA DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA RAFAEL ACERO CÍA. LTDA en esta empresa.
Es todo cuanto puedo indicar en honor a la verdad y autorizó al interesado a que haga uso de la
presente, de acuerdo a su conveniencia.
Atentamente,
vii
CONTENIDO
DEDICATORIA ................................................................................................................................ ii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iii
AUTORIZACIÓN DEL AUTOR ..................................................................................................... iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................. v
APROBACIÓN DE LA COMPAÑÍA .............................................................................................. vi
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiii
ABSTRACT .................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 2
1. ASPECTOS GENERALES............................................................................................................ 2
1.1 ANTECEDENTES ......................................................................................................... 2
1.2 ESTRUCTURA DE CAPITAL ..................................................................................... 3
1.2.1 Misión ........................................................................................................................ 3
1.2.2 Visión ......................................................................................................................... 3
1.2.3 Objetivos .................................................................................................................... 3
1.3 ORGANIZACIÓN INTERNA ....................................................................................... 4
1.4 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL (FODA) .......................................... 5
1.4.1 Análisis Interno .......................................................................................................... 5
1.4.2 Análisis Externo ......................................................................................................... 6
1.5 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................... 7
1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................... 7
1.7 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA .......................................................................... 7
CAPÍTULO II .................................................................................................................................... 9
2. MARCO TEÓRICO ....................................................................................................................... 9
2.1 CONTROL INTERNO .................................................................................................. 9
2.1.1 Definición ................................................................................................................... 9
2.1.2 Importancia del Control Interno ................................................................................. 9
2.1.3 Componentes del Control Interno .............................................................................. 9
viii
2.1.4 Clasificación del Control Interno ............................................................................. 11
2.1.4.1 Control Interno Administrativo ............................................................................ 11
2.1.4.2 Control Interno Contable ...................................................................................... 13
2.2 ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO .............................................................. 14
2.3 INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA ...................................................................... 15
2.3.1 Definición de Auditoría ............................................................................................ 15
2.3.2 Objetivos de la Auditoría ......................................................................................... 16
2.3.3 Tipos de Auditoría .................................................................................................... 17
2.3.3.1 Auditoría Externa ..................................................................................................... 17
2.3.3.2 Auditoría Operativa .................................................................................................. 17
2.3.3.3 Auditorías Especiales ............................................................................................... 17
2.4 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA ............................................. 18
2.4.1 Definición ................................................................................................................. 18
2.4.2 Clases de Técnicas ................................................................................................... 18
2.4.3 Pruebas de Control ................................................................................................... 21
2.4.4 Procedimientos Analíticos ........................................................................................ 22
2.5 MANUALES ................................................................................................................ 22
2.5.1 Definición ................................................................................................................. 22
2.5.2 Objetivos .................................................................................................................. 22
2.5.3 Clasificación de los Manuales .................................................................................. 23
2.5.4 Estructura de los Manuales....................................................................................... 24
2.5.5 Ventajas .................................................................................................................... 27
2.5.6 Técnicas para elaborar un Manual ............................................................................ 27
2.6 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ............................................................. 28
2.6.1 Definición ................................................................................................................. 28
2.6.2 Importancia............................................................................................................... 28
2.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN ................................................................................. 28
2.7.1 Método Descriptivo .................................................................................................. 28
2.7.2 Método Gráfico ........................................................................................................ 28
ix
2.7.3 Método de Cuestionario ........................................................................................... 30
2.8 EJEMPLOS .................................................................................................................. 30
CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 32
3. PROPUESTA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO PARA LA COMPAÑÍA RAFAEL ACERO CIA. LTDA............................................. 32
3.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN ................................................................ 32
3.1.1 Recolección de la información ................................................................................. 32
3.1.1.1 Técnicas e Instrumentos de evaluación ................................................................ 32
3.1.1.2 Población y Muestra ............................................................................................. 32
3.1.2 Procesamiento de los datos y análisis ....................................................................... 32
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ....................................................................... 52
3.2.1 Objetivos .................................................................................................................. 54
3.2.2 Importancia............................................................................................................... 54
3.2.3 Alcance ..................................................................................................................... 55
3.2.4 Controles a implementar .......................................................................................... 60
3.2.4.1 Definición de políticas -Caja Chica ...................................................................... 60
3.2.4.2 Definición de políticas - Caja Recaudación ........................................................ 61
3.2.4.3 Definición de políticas - Banco ............................................................................ 62
3.2.4.4 Definición de políticas –Cuentas por cobrar ........................................................ 63
3.2.3.5 Definición de políticas – Provisión cuentas incobrables ...................................... 63
3.2.4.6 Definición de políticas – Inventarios .................................................................... 64
3.2.4.7 Definición de políticas – Pagos Anticipados ........................................................ 65
3.2.4.8 Definición de políticas – Propiedad, planta y equipo ........................................... 66
3.2.4.9 Definición de políticas – Depreciación Acumulada Propiedad, Planta y Equipo 67
3.2.4.10 Definición de políticas – Activo Intangibles ......................................................... 68
3.2.4.11 Definición de políticas – Amortización Acumulada Activos Intangibles .............. 69
3.2.4.12 Definición de políticas – Cuentas por pagar.......................................................... 70
3.2.4.13 Definición de políticas – Obligaciones Bancarias .................................................. 71
3.2.4.14 Definición de políticas – Obligaciones Tributarias ................................................ 72
x
3.2.4.15 Definición de políticas – Obligaciones Sociales .................................................... 73
3.2.4.16 Definición de políticas – Cuentas por pagar Relacionadas .................................... 74
3.2.4.17 Definición de políticas – Anticipo Clientes............................................................ 75
3.2.3.18 Definición de políticas – Beneficios Post empleo ................................................ 76
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 98
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................................... 98
4.1 CONCLUSIONES ...................................................................................................... 98
4.2 RECOMENDACIONES ............................................................................................. 99
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................ 100
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1 Diferencias entre los Tipos de Auditor ............................................................................ 18
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Organigrama Estructural ................................................................................................... 4
Figura 2.1 Documentos que incluyen el Control Administrativo ..................................................... 12
Figura 2.2 Tipos de Confirmación ................................................................................................... 20
Figura 2.3 Clases de Técnicas de Auditoría ..................................................................................... 21
Figura 3.1 Procesos del Área de Ventas ........................................................................................... 35
Figura 3.2 Procesos del Área de Crédito .......................................................................................... 35
Figura 3.3 Procesos del Área de Adquisiciones ............................................................................... 36
Figura 3.4 Procesos del Área de Contabilidad ................................................................................. 36
Figura 3.5 Procesos del Área de Pagos ............................................................................................ 36
Figura 3.6 Diagrama de Flujo del Proceso de Venta de bienes y servicios ...................................... 38
Figura 3.7 Diagrama de Flujo del Proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable
y Depósitos de valores recaudados ................................................................................................... 42
Figura 3.8 Diagrama de Flujo del Proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros
e insumos .......................................................................................................................................... 45
Figura 3.9 Diagrama de Flujo del Proceso de Ingreso de mercadería al Inventario ......................... 48
Figura 3.10 Diagrama de Flujo del Proceso de Elaboración de Pagos (cheques) ............................ 51
xii
ANEXOS
Anexo A Plan de Cuentas-(compañía) ........................................................................................... 103
Anexo B Factura de Venta (compañía) .......................................................................................... 105
Anexo C Nota de Entrega (compañía) ........................................................................................... 105
Anexo D Recibos de Ingreso a Caja Recaudación (compañía) ...................................................... 106
Anexo E Reporte de Ventas Mensual ............................................................................................ 106
Anexo F Comprobante de Ingreso al Sistema contable de Valores Recaudados .......................... 107
Anexo G Comprobante de Retención ............................................................................................. 107
Anexo H Registro de factura de compra en Sistema Contable ...................................................... 108
Anexo I Registro de Pago deudas en Sistema Contable ................................................................. 108
Anexo J Registro en Sistema Contable de mercaderías ................................................................. 109
Anexo K Comprobante de Ingreso de Inventarios en Sistema Contable ....................................... 109
Anexo L Comprobante de Egreso .................................................................................................. 110
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo contiene el diagnóstico situacional de la entidad RAFAEL ACERO CIA
LTDA., identificando sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, así como los
conceptos básicos necesarios para la comprensión del control interno y su importancia dentro de la
organización, la descripción de los diversos manuales utilizados por las compañías y las ventajas
sobre su aplicación.
Se realizó el levantamiento de los procesos principales que se realizan dentro de la compañía,
describiendo los procedimientos actuales utilizados por la compañía y los responsables de
ejecutarlos.
Como resultado del levantamiento de los procesos se propone un manual de políticas y
procedimientos de control interno que contiene: los pasos dentro de los procedimientos,
documentos que se van generando y los controles fundamentales que contribuirán al crecimiento de
la entidad y al aprovechamiento adecuado de sus recursos.
Palabras claves:
Control Interno
Diagnóstico Situacional
Procedimientos
Políticas
Manuales
Recursos
xiv
ABSTRACT
1
INTRODUCCIÓN
Una característica que se aprecia en las pequeñas y medianas empresas es la falta de: formalidad y
organización, manuales de procedimientos y políticas de control interno que sean debidamente
transmitidas al personal para la aplicación por parte de todos los miembros del personal.
El control interno dentro de las organizaciones asegura la confiabilidad sobre la información
financiera, evitando riesgo y fraudes, se protegen sus activos y los intereses empresariales. Es decir
el control interno es de vital importancia para toda organización ya que con su correcta aplicación
se optimizan los recursos y el desempeño de la entidad se ve incrementado. Los manuales de
procedimientos constituyen buenas herramientas de consulta para los miembros de la organización,
ya que contienen los lineamientos a seguir en la realización de actividades específicas sobre las
cuales se tienen dudas para su ejecución.
Es así que el presente trabajo de investigación se puede resumir de la siguiente manera:
En el capítulo I se presenta todos los aspectos generales correspondientes a la compañía Rafael
Acero Cía. Ltda., es decir sus antecedentes, misión, visión, objetivos, estructura organizacional,
además se realizará el diagnóstico situacional de la compañía para conocer sus situación actual,
identificando aquellos aspectos que afectan a la entidad tanto internos como externos considerando
los aspectos positivos y negativos, y como estos la afectan.
En el capítulo II se describe todos los fundamentos teóricos sobre los cuales se desarrolla el control
interno, sus políticas y procedimientos; se presentarán todas las bases conceptuales necesarias para
la realización del presente trabajo.
El capítulo III corresponde al desarrollo del trabajo de investigación, iniciando con el
levantamiento de procesos los cuales permitirán identificar cómo se maneja la compañía para así
realizar una propuesta de un manual de políticas y procedimientos de control interno que contenga
todas las pautas y lineamientos necesarios para que la compañía realice sus actividades con el
menor riesgo posible.
En el capítulo IV se plantean las conclusiones y recomendaciones que luego de haber ejecutado el
trabajo se manifestaron como producto de ello.
2
CAPÍTULO I
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 ANTECEDENTES
Rafael Acero Cía. Ltda., es una compañía ecuatoriana de responsabilidad limitada ubicada en la
provincia de Pichincha, ciudad de Quito, inició sus actividades el 15 de marzo del 2.000 con un
capital de USD 40. Está conformada por dos socios: Rafael y Roberto Catucuamba los cuales
cuentas con una participación del 60% y 40% respectivamente.
La empresa nace con un nombre particular RAFAEL ACERCO Cía. Ltda., en el año 2005 en
Quito-Ecuador en un barrio colonial “Santa Prisca”, en aquel tiempo no se daba importancia a la
fibra natural y se confundía lana con acrílico, sin embargo las fibras naturales por ser saludables y
ecológicas tienen un gran aprecio en el mercado mundial.
La compañía se dedica principalmente a actividades de importación, exportación, representación,
comercialización, mantenimiento técnico-asesoramiento, montaje, desmontaje e instalación de
maquinaria para la industria textil. La compañía representa exclusivas marcas relacionadas al sector
textil como son: APM-Gizeta, GIS Air Compressors, Rosso, Simet, Sekaisa-Firsan, Attsu, R. Belda
Llorens, Strong Regent Limited.
Con el pasar del tiempo la empresa no ha escatimado esfuerzos en la implementación de una gran
gama de productos los cuales se clasifican en tres categorías: hilos, maquinaria y repuestos para la
industria textil.
Rafael Acero Cía. Ltda., es una compañía con amplia experiencia en la importación, venta y
mantenimiento de maquinaria textil, captando la necesidad de innovar y desarrollar sistemas de
producción y fabricación textil con la más avanzada tecnología existente en el mercado para
satisfacer la demanda de sus exclusivos clientes a nivel nacional e internacional.
Sus clientes están conformados principalmente por personas naturales y sociedades localizados en
todo el país. Esta compañía se constituyó de forma familiar, en donde en el transcurso de sus
operaciones las distintas administraciones han venido implementando procedimientos y
lineamientos que le han permitido tener cierto control en cuanto a la protección de sus activos y
aprovechamiento adecuado de sus recursos, sin embargo por su condición de empresa familiar los
problemas en cuanto a su cumplimiento son frecuentes, estos procedimientos no han sido
formalizados por lo que su aplicación difiere del criterio con que interprete cada persona.
3
1.2 ESTRUCTURA DE CAPITAL
La compañía fue constituida mediante escritura pública celebrada 10 de febrero del 2000 e inscrita
en el Registro Mercantil el 15 de marzo del mismo año, sus socios Rafael Catucuamba con un
90% y el 10% del capital restante dividido entre Segundo Virgilio Acero y Roberto Catucuamba,
desde entonces la estructura del capital de la compañía ha sufrido varios cambios.
El 29 de septiembre del 2000 mediante escritura pública de cesión de participaciones, Rafael
Catucuamba adquiere el 10% de las participaciones a sus socios consolidando de esta manera a su
favor el 100% de las participaciones de la compañía.
El 17 de abril del 2009 Rafael Catucuamba cede y transfiere 400 participaciones mediante escritura
pública de cesión a su hijo Roberto Catucuamba.
Actualmente el capital de la compañía se encuentra distribuido de la siguiente manera:
SOCIOS% DE
PARTICIPACION
N° DE
PARTICIPACIONESMONTO
Rafael Catucuamba 60% 600,00 240,00
Roberto Catucuamba 40% 400,00 160,00
Total 100% 1.000,00 400,00
1.3 ORGANIZACIÓN ESTRATÉGICA
1.2.1 Misión
Suministrar fibras naturales, elástico, lycras, algodones, máquinas de industria textil al mercado
Ecuatoriano.
1.2.2 Visión
Llegar a convertirse en una de las principales compañías encargadas de suministrar fibras naturales
y maquinaria textil a empresas del mercado ecuatoriano y del exterior, mediante la expansión de
sus negocios.
1.2.3 Objetivos
El objetivo con el cual se constituye la compañía es el de importar y comercializar hilos,
maquinaria y repuestos dirigidos al sector textil ecuatoriano.
Entre otros objetivos que la compañía se ha planteado, podemos mencionar los siguientes:
4
Prestar servicios de asesoría técnica a sus clientes, mediante visitas de técnicos capacitados
con el fin de brindar un servicio personalizado que pueda garantizar la calidad de los
productos.
Fortalecer alianzas estratégicas con proveedores extranjeros, realizando visitas anuales con
el fin de obtener nuevos productos con mayor calidad y precios competitivos en el
mercado.
Realizar continuas capacitaciones al personal sobre los productos y sus beneficios,
mediante charlas y entrega de folletos para brindar al cliente una mejor asesoría sobre los
productos de acuerdo a su negocio
1.3 ORGANIZACIÓN INTERNA
Los organigramas indican la línea de mando y de responsabilidad que encontramos en cada
compañía mostrando sus canales de comunicación. En muchas ocasiones en los organigramas
estructurales se pueden detectar las fallas que existen entre las diversas unidades así como una
inadecuada distribución.
La compañía Rafael Acero Cía. Ltda., no cuenta con un organigrama que muestre su estructura
organizacional ni funcional, por lo que a continuación presentamos una propuesta de organigrama
que representa sus distribuciones y niveles de comunicación:
Figura 1.1 Organigrama Estructural
5
1.4 DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL (FODA)
Para realizar el estudio sobre la situación en la que encuentra la compañía utilizaremos la
herramienta matriz FODA, la cual realiza un análisis de las fortalezas (factores con los que cuenta),
oportunidades (aspectos positivos que se pueden aprovechar utilizando las fortalezas), debilidades
(factores negativos que se deben eliminar o disminuir) y amenazas (aspectos negativos externos
que pueden dificultar el logro de los objetivos), para lo cual se utiliza la observación de aquellos
aspectos que influyen tanto internamente como externamente en el funcionamiento de la
organización.
1.4.1 Análisis Interno
El análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diversos factores que pueden
existir dentro de una empresa, el cual tiene como objetivo identificar sus fortalezas y debilidades
para establecer objetivos y en base a estos determinar estrategias que permitan potenciar y
aprovechar dichas fortalezas y reducir o superar las debilidades.
Fortalezas
Aspecto Comercial: conocimiento sobre el mercado textil ecuatoriano.
Servicios: prestación de servicios técnicos adicionales a los clientes para un adecuado manejo
de los productos adquiridos
Relaciones Comerciales: estrecha relación entre los niveles gerenciales y proveedores del
exterior, mejorando los niveles competitivos
Recurso Humano: capacitación al personal sobre los productos comercializados por la
compañía, logrando una mejor comunicación sobre las cualidades de cada uno de estos hacia
los clientes.
Infraestructura: instalaciones amplias y con alta seguridad
Debilidades
Plan estratégico: dirección estratégica poco clara, organización interna constituida de forma
familiar y centralizada.
Métodos: controles internos no establecidos formalmente para los procesos de compra, venta,
control financiero y contable.
Comunicación: falta de comunicación entre las diferentes líneas departamentales.
Recurso Humano: personal con poca o nula experiencia en las áreas comerciales y contables,
falta de motivación al personal.
Tecnología: sistema informático caduco, se presenta pérdida de información u omisión de esta
entre cada proceso.
6
Control Interno: la compañía no posee políticas de control interno para los principales
procesos que se realizan dentro de ella, así como tampoco cuenta con un documento en donde
se detalle los procesos a seguir en determinadas actividades.
1.4.2 Análisis Externo
El análisis externo también conocido como análisis del entorno consiste en la identificación y
evaluación de los acontecimientos que se pueden presentar en el entorno de una empresa y que
están fuera de su control. Su objetivo es el de detectar aquellas oportunidades que podrían
beneficiar a la empresa y amenazas que pueden perjudicarla para establecer estrategias que
permitan aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas o reducir sus efectos.
A continuación se presenta las oportunidades y amenazas que afectan a la entidad:
Oportunidades
Mercado: posibilidad para el ingreso en nuevos mercados y segmentos.
Productos: diversificación de productos relacionados a los comercializados por la compañía.
Crecimientos: mayor acceso a las empresas dentro del sector textil para su desarrollo
Proveedores: entrada de nuevos proveedores, con mejores precios, políticas de venta y
variedad de productos.
Consumidores: posibilidad para crear fidelidad de compra de los consumidores para ciertos
productos que se identifican con una marca específica
Tecnología: aparición de nuevos sistemas informáticos que permiten tener un mayor control
financiero-contable.
Amenazas
Aspectos fiscales: cambio en políticas comerciales en el país, la imposición de nuevos
aranceles para productos importados
Competidores: entrada de nuevos competidores con mejores precios y productos con mayor
calidad
Aspectos Internacionales: variaciones en los precio del petróleo, material de lo cual los hilos
están fabricados
Competencia: empresas dedicadas a la misma rama de negocios, con mayor estructura y
capacidad operacional.
Tecnología: aparición de nuevas tecnologías relacionadas a la maquinaria textil, que puede ser
adquirida por la competencia con mayor capacidad.
7
1.5 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
El problema de investigación se enfoca a la identificación, evaluación y propuesta de procesos,
procedimientos y políticas de control interno para las actividades principales que se llevan a cabo
en la compañía Rafael Acero Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Quito Av. América y Pasaje Borja.
1.6 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Con el diseño de una propuesta de un manual de políticas y procedimientos de control interno para
la compañía Rafael Acero Cía. Ltda., se disminuirá los conflictos entre los miembros que
conforman la administración así como la determinación de lineamientos que permitan guiar al
personal para llevar a cabo sus actividades con mayor eficiencia y obtener información oportuna y
confiable?
1.7 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
En la actualidad se puede apreciar que las exigencias del mercado cada vez van creciendo debido a
diversos factores como la globalización, cambio en las leyes, políticas y necesidades propias del
mercado que exigen que las organizaciones tanto grandes como pequeñas sean cada vez más
eficientes y productivas.
En las empresas grandes se puede lograr un Control Interno excelente mediante la distribución de
funciones, de manera que ninguna persona maneje una transacción de inicio a fin, sin embargo en
la pequeñas industrias que cuentan con escaso personal hay poco o ninguna oportunidad, por
consiguiente el Control Interno tiende a ser débil a menos que el propietario o gerente reconozca la
importancia y participe en las actividades clave.
La falta de Control Interno formalizado en las entidades pequeñas y sobre todo en las que fueron
constituidas de forma familiar ocasiona conflictos entre el personal que no cuentan con
lineamientos claros sobre cuáles son sus responsabilidades, dando como resultado desperdicio de
recursos, información financiera no confiable, poco oportuna, duplicidad de funciones y esfuerzos.
Es común que en pequeñas o medianas empresas decidan contratar los servicios de Contabilidad
externos y no contar con personal de contabilidad de planta, pues el monto de sus operaciones no lo
requiere, este es el caso de Rafael Acero Cía. Ltda., sin embargo al no contar con políticas de
Control Interno el personal de planta que además posee poco conocimiento sobre los
procedimientos contables no realiza las gestiones necesarias para que las transacciones estén
debidamente sustentadas, incrementado partidas no justificadas, ingreso de valores que se
desconoce su procedencia dando como resultado información financiera poco confiable.
8
Los Manuales de Procedimientos en los últimos años han tenido gran acogida y son muy útiles para
la organización pues muestran información detallada, ordenada, sistemática que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, procedimientos de las
distintas operaciones que se realizan en una organización.
Con la propuesta de un Manual de políticas y procedimientos de Control Interno que permita:
proteger y salvaguardar los recursos de la organización, fomentar la eficiencia de las operaciones,
verificar la veracidad de la información financiera – administrativa, lograr el cumplimento de los
objetivos programados y que proporcionen lineamientos sobre el accionar de cada empleado; la
eficiencia y eficacia en la compañía incrementaran así como su desarrollo.
Por tal motivo la compañía Rafael Acero Cía. Ltda., necesita adoptar un sistema de Control Interno
que le permita lograr mayor eficiencia y transparencia en la presentación de sus informes
financieros, agilidad en sus operaciones y mayor confianza en sus reportes Contables-Financieros.
9
CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 CONTROL INTERNO
2.1.1 Definición
El Coso (Committee of Sponsoring Organizations) define al Control Interno como un proceso
efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para
proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:
1. Confiabilidad en la presentación de informes financieros
2. Efectividad y eficiencia de las operaciones
3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Whittington & Pany, 2004)
La definición del Control Interno incluye la palabra proceso pues es un medio para llegar a un fin
y no un fin en sí mismo, además el Control Interno debe efectuarse por individuos y no solo a partir
de manuales de políticas, documentos y formas.
El Control Interno no puede brindar en forma absoluta seguridad sobre el logro de los objetivos de
una organización.
2.1.2 Importancia del Control Interno
El Control Interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y fraudes y asegurar la
confiabilidad de la información contable.
El Control Interno efectivo brinda la seguridad de que puede confiarse en los registros contables, en
sus informes financieros y que sus activos están siendo protegidos. El Control Interno tiene su
importancia ya que optimiza, reduce costos y recursos monetarios, evitando errores o su
disminución, establece medidas para corregir actividades lo que permite a la alta gerencia conocer
si las metas y objetivos se están cumpliendo de manera adecuada, generando óptimos resultados en
el desempeño con eficiencia, eficacia y economía.
2.1.3 Componentes del Control Interno
El Control Interno varía significativamente entre una organización y otra dependiendo de factores
como: su tamaño, naturaleza de sus operaciones y objetivos. Los componentes del Control Interno
(COSO ERM) son los siguientes:
10
1. Ambiente de control: el ambiente de control fija el tono de una organización al influir en
la concientización del personal sobre el control interno. Este puede considerarse como la
base de los demás componentes del control interno.
Los factores del ambiente de control incluyen: integridad y valores éticos, compromiso de
ser competentes, comité de auditoría, filosofía y estilo operacional de la gerencia,
estructura organizacional, asignación de autoridad y responsabilidad, políticas y prácticas
de los recursos humanos.
2. Evaluación del Riesgo: la gerencia debe identificar y analizar cuidadosamente los factores
que afectan el riesgo de que los objetivos de la organización no sean alcanzados y luego
tratar de manejar esos riesgos. El alcance de la evaluación del riesgo realizada por la
gerencia es más completo que el realizado por el auditor, en el sentido de que comprende la
consideración de factores que afectan todos los objetivos de la organización.
A continuación se presentan factores que podrían mostrar mayor riesgo de presentación de
informes financieros para una organización:
Cambios en el personal
Implementación de un sistema contable nuevo o modificarlo
Reestructuraciones corporativas
Adopción de nuevos principios de contabilidad o principios de contabilidad que
cambian.
3. Sistema de información (contable) y comunicación: el sistema de información y la
forma en cómo se comunican a lo largo de la organización, las responsabilidades del
control interno en la presentación de informes financieros son de gran importancia. Para
ayudar a la gerencia a cumplir con los objetivos de la organización se necesita información
en todos sus niveles.
Un sistema de información de contabilidad debe:
Identificar y registrar todas las transacciones válidas
Describir oportunamente las transacciones, con suficiente detalle para permitir su
clasificación apropiada de las transacciones en la presentación de informes
financieros.
Medir el valor de las transacciones en una forma que permita registrar su valor
monetario apropiado en los estados financieros.
11
Determinar el periodo en el cual ocurrieron las transacciones, para permitir el
registro de las transacciones en el período de contabilidad apropiado
Presentar apropiadamente las transacciones y las revelaciones relacionadas en los
estados financieros (Whittington & Pany, 2004)
La comunicación apropiada comprende explicar a los empleados sus papeles y
responsabilidades individuales relacionadas con la presentación de informes financieros.
Los canales abiertos de comunicaciones son esenciales para el funcionamiento apropiado
de un sistema de información. El personal que procesa la información debe tener claro
conocimiento sobre la forma en cómo se relacionan sus actividades con el trabajo de otros
y la importancia de reportar excepciones y otras cifras inusuales en el nivel apropiado de
gerencia.
4. Actividades de control: el autor (Whittington & Pany, 2004, pág. 178) menciona que: “las
actividades de control son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que las
directrices de la gerencia se llevan a cabo”.
5. Monitoreo del Sistema: es un proceso que evalúa la calidad del control interno. Este
proceso es importante monitorearlo para determinar si está o no funcionando en la forma
esperada o si es necesario hacer modificaciones, para esto se puede utilizar actividades de
monitoreo permanentes (supervisión en forma regular como la revisión de la razonabilidad
de las cuentas o informes de gerencia) y evaluaciones separadas (actividades no rutinarias
como auditorias periódicas efectuadas por auditoría interna).
2.1.4 Clasificación del Control Interno
2.1.4.1 Control Interno Administrativo
El control interno administrativo se relaciona con la eficiencia de las operaciones establecidas por
entidad, sin embargo este tipo de control no está limitado al plan organizacional y los
procedimientos que se relacionan con el proceso de decisión que lleva a la autorización de las
distintas operaciones (Meza, Cundumi, Mendoza, Maceas, & Arco, 2011). La Autorización es una
función de la administración la cual está relacionada directamente con el logro de los objetivos de
la entidad y es el punto de partida para el control contable de las operaciones.
El Control Interno administrativo toma en cuenta controles como análisis estadísticos, reportes de
operaciones, programas de entrenamientos para el personal y los controles de calidad por
mencionar algunos; en este sentido se aprecia que este tipo de control hace referencia a los
12
métodos, medidas y procedimientos que tiene que ver fundamentalmente con la eficiencia de las
operaciones y el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Ejemplos:
Es un requisito que los empleados sean instruidos sobre los tipos de productos que ofrece
la compañía.
Como política, que todos los empleados lleven su uniforme de acuerdo al día que se asigne
para cada uno.
La obligación de un examen médico anual para el personal.
Con la aplicación del Control Interno administrativo se protegen los recursos de la institución, los
cuales se establecen y generalmente funcionan independientemente de la contabilidad
Figura 2.1 Documentos que incluyen el Control Administrativo
Elementos:
Los elementos que se pueden identificar dentro del Control Interno administrativo son:
Desarrollo y mantenimientos de una línea funcional de autoridad
Clara definición de funciones y responsabilidades
Estadísticas
Informes de actuación
Programas de entrenamiento de
persoanl
Programas de control de
calidad
Programas de productos y
servicios
13
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de la operación con el fin de
proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección contra fraudes, errores o
irregularidades.
El mantenimiento dentro de la organización de la actividad de evaluación independiente, la
cual será representada por la auditoría interna que se encargará de revisar las políticas y
disposiciones legales, prácticas financieras y operaciones en general así como la vigilancia
de su cumplimiento.
2.1.4.2 Control Interno Contable
Comprende la parte del Control Interno que influye directa o indirectamente en la confiablidad de
los registros contables y la veracidad de los estados financieros, cuentas anuales y reportes
contables. (Meza, Cundumi, Mendoza, Maceas, & Arco, 2011)
Objetivos
Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afectan.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los registros
que soportan la gestión organizacional.
Garantizar que el sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
Finalidades
El Control Interno contable es establecido con las siguientes finalidades:
Custodia de los activos o elementos patrimoniales
Salvaguardas los registros contables, para que los informes financieros que se elaboren a
partir de los mismos sean confiables y representativos de la realidad económico-financiera
de la empresa.
Podemos definir que el control interno contable se enfoca en controlar las operaciones que se
realizan cotidianamente dentro de la entidad, las cuales deben estar respectivamente autorizadas y a
su vez que los controles aseguren exactitud en los registros contables y en la información que se
genera. Este tipo de control está orientado a las actividades financieras y contables realizadas en
una entidad.
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Controles Contables
Los controles internos contables deben ofrecer seguridad razonable respecto a:
Autorización: las transacciones deben estar respectivamente aprobadas por la persona
responsable y deben estar atendiendo a las intenciones generales o específicas de la
gerencia.
Registros: las transacciones autorizadas deben registrarse en las cantidades, conceptos,
periodos y cuentas a las que correspondan, las cuales deben estar debidamente sustentadas
para prevenir el ingreso de operaciones ficticias.
Medidas de seguridad: los procedimientos limitan adecuadamente el acceso a los activos.
Conciliación: se deben compara los reportes de contabilidad o anexos contables con los
conteos físicos, o comparar información de distintas fuentes como es el caso de una
conciliación bancaria.
Valuación: los montos registrados se revisan periódicamente para estimar el deterioro de
los valores y la devaluación inevitable, como es el caso en cuentas por cobrar, inventarios,
propiedad planta y equipo, entre otros.
Ejemplo
Separación de funciones, con la finalidad de que una sola persona no sea quien intervenga en el
proceso de inicio a fin en el pago de una factura, es decir un empleado debe encargarse de la
recepción del documento, otra del registro contable y una tercera del registro del pago.
El autor (Horngren, 2000, págs. 189-190) señala que:
“Los tres objetivos generales (autorización, registro y medidas de seguridad se relacionan
con el establecimiento del sistema contable y se proponen prevenir errores e
irregularidades. Los dos últimos objetivos (conciliación y valuación) tienen por objeto
detectar errores o irregularidades. Convendría agregar un sexto objetivo de un sistema de
control interno: favorecer la eficiencia operativa. Los gerentes deberían admitir que el
propósito de este tipo de sistemas es positivo (favorecer la eficiencia) y negativo a la vez
(prevenir errores y fraudes)”
2.2 ACTIVIDADES DE CONTROL INTERNO
En una organización se realizan diversos tipos de actividades de control, entre las cuales podemos
mencionar las siguientes:
15
Revisiones de desempeño: proporcionan a la gerencia una indicación global de la forma
en cómo el personal en los diversos niveles están adelantando los objetivos de la
organización, con el fin de identificar un desempeño no esperado y hacer cambios
oportunos en las estrategias o tomar otras acciones correctivas.
Procesamiento de la información: para confirmar la precisión, inclusión completa y
autorización de las transacciones se realiza una diversidad de actividades de control. Las
dos amplias categorías son actividades de control general (restricción al acceso a todo el
sistema de contabilidad) y de aplicación (controles sobre nómina para que solamente sean
procesadas las transacciones autorizadas). Otro mecanismo de Control Interno de amplia
aplicación es el uso de números seriales sobre los documentos., al igual que la forma y
diseño de estos.
Controles físicos: incluyen aquellos que proporcionan una seguridad física sobre los
registros y sobre los demás activos. Las actividades que protegen los registros pueden
incluir mantener el control en todo momento sobre los documentos prenombrados no
emitidos (comprobantes de egreso, ingreso, facturas, retenciones)
Separación de funciones: un concepto fundamental en el Control Interno es que ningún
departamento o persona debe manejar todos los aspectos de una transacción desde el
principio hasta el final. Así mismo ningún individuo debe realizar más de una las funciones
de las transacciones que autorizan y registran, con el fin de reducir las oportunidades para
que cualquier persona esté en posición de esconder errores o irregularidades en el curso
normal de sus actividades.
2.3 INTRODUCCIÓN A LA AUDITORÍA
2.3.1 Definición de Auditoría
Consiste en el examen de las cuentas que han de expresar la imagen fiel del patrimonio y de la
situación financiera, así como el resultado de las operaciones y el sistema de control interno, el
auditor constata la razonabilidad de la información contable en los aspectos significativos
determinados por el principio de importancia relativa. El Control Interno analiza que se cumplan
las directrices de la dirección, la protección de activos y la ausencia de errores y fraudes. (Méndez,
2011)
16
Por otro lado (Holmes, 1994, pág. 9) señala que “La auditoría es el examen de las demostraciones y
registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos”.
El autor hace mención sobre la imagen fiel que debe presentar un balance respecto a la situación
financiera de la empresa, en donde cabe señalar que el control interno juega un papel importante
para que esto se lleve a cabo pues un correcto control proporciona directrices a la organización para
el cumplimiento de sus operaciones de acuerdo a la normativa contable, legal e internacional.
2.3.2 Objetivos de la Auditoría
Los objetivos principales que rigen una Auditoría son los siguientes:
Proporcionar a la dirección, estados financieros certificados por una organización
independiente y asesoramiento en materia de sistema contables y financieros.
Suministrar información objetiva que sirva de base a las entidades de información y
clasificación crediticia.
Servir de punto de partida en las negociaciones para la compra venta de acciones de una
empresa, pues la información auditada garantiza mayor confiabilidad.
Reducir y controlar riesgos accidentales, fraudes y otras actuaciones anormales
Sirve de base objetiva para determinar el gravamen fiscal. (Auditores, Contadores y
Consultores Financieros, 2015)
A continuación se presenta el objetivo principal dependiendo del tipo de Auditoría:
TIPOS DE AUDITORIA OBJETIVO PRINCIPAL
Auditoría Financiera
Emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos de
las cuentas mostradas en los informes financieros y si estos
se encuentran preparados considerando las normas
internacionales de información financiera durante un
ejercicio determinado
Auditoría Administrativa o de
GestiónEvaluar el cumplimiento de los planes empresariales.
Auditoría de CumplimientoDeterminar la adopción de todas las disposiciones legales y
normativas en la organización.
17
2.3.3 Tipos de Auditoría
En la actualidad podemos encontrar diversos tipos de Auditoría que se han originado debido a
varios factores como la globalización y a las necesidades del mercado, para lo cual a continuación
se menciona tres de las principales categorías:
2.3.3.1 Auditoría Externa
Examen de las cuentas anuales de una empresa por un auditor externo, normalmente por exigencia
legal. (Méndez, 2011)
En nuestro país este tipo de auditoría se enfoca al examen de los estados financieros, en donde por
exigencia de los organismos de control se obliga a las empresas cuyo total de activos superen el
USD 1´000.000 presentar un informe de auditoría, en el cual un auditor independiente emita una
opinión sobre si los balances de la compañía presentan o no razonablemente la situación financiera
y sus resultados operacionales.
La auditoría externa juega un papel importante dentro de la organización, pues además de la
revisión integral de las cuentas que conforman un balance realiza una evaluación de las políticas de
control interno y como estas se cumplen o no, con el fin de emitir recomendaciones para su
mejoramiento o inclusión de nuevos lineamientos que permitan a la entidad llevar a cabo sus
operaciones de la mejor manera.
2.3.3.2 Auditoría Operativa
Consiste en el examen de los métodos, los procedimientos y los sistemas de Control Interno de una
empresa u organismo, público o privado; en definitiva, se fundamenta en analizar la gestión.
(Méndez, 2011)
Este tipo de Auditoría también se la conoce como Auditoría de Gestión, la cual está enfocada al
control interno empleado en una compañía. En nuestro país este tipo de auditoría es solicitada
principalmente por empresas grandes que ven al control interno como un factor importante para el
crecimiento y desarrollo de su organización, las compañía de pequeñas a medianas consideran que
este tipo de auditoría es un consumo de recursos que deja pocos beneficios, sin considerar que la
falta de controles crean múltiples problemas en las organizaciones obstaculizando su crecimiento.
2.3.3.3 Auditorías Especiales
Este grupo engloba diferentes tipos de auditoría como los son: forense, de sistemas y del medio
ambiente; en nuestro país se ha dado importancia a la auditoría medioambiental debido al aumento
de la conciencia social respecto a la conservación y preservación que incluso el gobierno ha venido
18
apoyando. Sin embargo para la ejecución de estas auditorías es necesaria la inclusión de un
especialista en el equipo de auditoría que permita que el trabajo se realice con calidad.
Nota En: Méndez, H. (2007) Auditoría
2.4 TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
2.4.1 Definición
Técnicas de Auditoría: constituyen herramientas o medios que dispone el auditor para
efectuar su trabajo y se pueden definir como los métodos de investigación y pruebas que el
auditor utiliza en la búsqueda de evidencia necesaria para fundamentar su opinión. (Freire &
Freire, 2011)
Procedimientos de Auditoría: representan la aplicación práctica de las técnicas de Auditoría a
una partida o grupo de hechos y circunstancias relacionados con los estados financieros sujetos
a examen.
2.4.2 Clases de Técnicas
Las clases de técnicas de Auditoría que podemos encontrar son las siguientes:
Técnicas de Verificación Ocular
Comparación: es una técnica ocular que se puede definir como la observación de similitud
o diferencia de dos conceptos, en el campo profesional se aplica esta técnica al establecer
Tabla 2.1 Diferencias entre los Tipos de Auditor
19
el cuadre de los registros auxiliares y mayores contables, los saldos de bancos (libros) con
los saldos de los estados de cuenta bancarios o gastos con los documentos de soporte
aplicables.
Observación: se considera como la técnica básica de más general utilización por parte del
auditor, por medio de ella se puede cerciorar de la ejecución de ciertos hechos y
circunstancias con la ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente de modo
abierto o discreto como la persona ejecuta ciertas operaciones.
Revisión Selectiva: consiste en pasar revista, es el examen rápido que se realiza con el fin
de separar mentalmente las transacciones que no son típicas o normales. Ej. Saldos de
cuentas con signos contrarios a su naturaleza.
Rastreo: consiste en seguir una transacción o grupo de transacciones de un punto a otro
dentro del proceso contable para determinar su registro correcto. Ej. Rastrear una operación
en el diario mayor. (Freire & Freire, 2011)
Técnicas de Verificación Verbal
Indagación o Investigación: consiste en averiguar o requerir información sobre un hecho.
Se puede definir como obtener información de los funcionarios y empleados de la empresa
a través de averiguaciones y conversaciones. Este tipo de investigación puede ser formal o
informal según la manera como se realice o los recursos que utilicen.
Técnicas de Verificación Escrita
Análisis: se puede definir como separar en elementos o partes un todo. Consiste en la
clasificación o agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta
determinada, en tal forma de lograr unidades homogéneas. El auditor aplica está técnica de
análisis a varias cuentas del mayor general de la entidad sujeta a examen.
Conciliación: significa poner de acuerdo, es decir hacer que concuerden dos conjuntos de
cifras relacionadas. Ej. Bancos, mayores con auxiliares.
Confirmación: consiste en aseverar la autenticidad de los activos, operaciones, saldos
mediante la afirmación escrita de una persona o entidad independiente de la empresa
examinada que se encuentra en condiciones de informar de una manera válida sobre la
operación o transacción consultada.
20
Técnicas de Revisión
Comprobación: consiste en cotejar, examinar fundamentando la evidencia que apoya a
una transacción u operación o la verificación de un asiento demostrando autenticidad,
propiedad, autoridad y legalidad.
Computación: consiste en verificar la exactitud matemática de las operaciones o efectuar
cálculos. Esta técnica prueba únicamente la exactitud aritmética de un cálculo, por lo que
se requiere de otras técnicas para determinar la validez de las cifras que componen una
determinada operación.
Examen: consiste en investigar, inspeccionar o comprobar la exactitud mediante métodos
adecuados y según normas aceptadas. Ej. Examinar una factura cancelada para verificar
precios, cálculos, impuestos, autorizaciones, entre otros.
Totalización: reside en la acción de sumar, verificar la exactitud de los subtotales y totales
verticales y horizontales.
Verificación: radica en probar la veracidad o exactitud de un hecho. Ej. Verificar la
aplicación práctica de políticas y procedimientos de control establecidos por la gerencia.
Inspección: es el análisis físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el
objeto de establecer su existencia y autenticidad. Ej. Constatación físico de inventarios o
existencias en bodega.
Figura 2.2 Tipos de Confirmación
21
2.4.3 Pruebas de Control
Las pruebas de control son procedimientos para obtener evidencia de Auditoría suficiente y
apropiada respecto sobre si los controles estuvieron operando efectivamente durante el periodo
sometido a Auditoría, esto incluye obtener evidencia sobre cómo se aplicaron los controles, la
consistencia con la cual se aplicaron, por quién y por qué medios fueron aplicados.
Las pruebas de control generalmente incluyen cierta combinación de indagación, observación y/o
inspección de documentos y se puede incluir otras técnicas de auditoría que incluyan cálculos y
comparación.
Naturaleza de las Pruebas de Control
La naturaleza de un control particular influye en el tipo de procedimiento de Auditoría que se
requiere para obtener evidencia de auditoría sobre si el control estuvo operando efectivamente
durante el periodo sometido a prueba. Para algunos controles, la efectividad de operación se
evidencia mediante documentación. (Romero, 2012)
Figura 2.3 Clases de Técnicas de Auditoría
TÉCNICAS OCULARES
•Comparación
•Observación
•Revisión Selectiva
•Rastreo
TÉCNICAS VERBALES
• Indagación
TÉCNICAS ESCRITAS
•Análisis
•Conciliación
•Confirmación
TÉCNICAS DE REVISIÓN
•Comprobación
•Computación
•Examen
•Totalización
•Verficación
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2.4.4 Procedimientos Analíticos
Los procedimientos analíticos comprenden evaluaciones de la información de los estados
financieros mediante un estudio de relaciones entre la información financiera y no financiera. Una
premisa básica implícita en la aplicación de procedimientos analíticos es que puede esperarse que
existan relaciones verosímiles entre la información y que continúen, en ausencia de condiciones
conocidas en las que suceda algo contrario
Naturaleza de los Procedimientos Analíticos
El autor (Whittington & Pany, 2004, pág. 111) señala que: “Las técnicas utilizadas para realizar los
procedimientos analíticos varían en complejidad desde un análisis directo de tendencias y razones
hasta modelos matemáticos complejos que comprenden muchas relaciones e información desde
muchos años anteriores”.
El proceso de realizar procedimientos analíticos consta de cuatro pasos:
1. Desarrollar una expectativa (o razón) del saldo de una cuenta
2. Determinar la cantidad de la diferencia en las expectativas, que pueden aceptarse sin
investigación
3. Comparar el saldo de la cuenta de la compañía con los esperado
4. Investigar y evaluar diferencias significativas en relación con lo esperado
2.5 MANUALES
2.5.1 Definición
Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en
forma sistémica y organizada. Es el conjunto de orientaciones e instrucciones con el fin de guiar o
mejorar la eficiencia de las tareas a realizar. (Simple Organization, 2012)
2.5.2 Objetivos
Los objetivos de los manuales varían de acuerdo al tipo de cada uno, a continuación detallamos los
objetivos que se relacionan con los manuales de Control Interno y procedimientos a ser utilizados
para el diseño de la propuesta:
Determinar las actividades que se deben realizar dentro de la empresa para la consecución
de los objetivos para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren
implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis las actividades de los
puestos creados para la consecución de dichos objetivos.
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Salvaguardar los activos contra: el desperdicio, la pérdida, el uso no autorizado y el fraude
Mejorar la productividad de la empresa mediante el análisis de la forma en que se realizan
las operaciones, tiempo y movimientos, necesidades de capacitación o desarrollo de
habilidades.
Tener una guía para la introducción de nuevo personal al puesto en cuanto a las
obligaciones y actividades a realizar
2.5.3 Clasificación de los Manuales
Existe gran variedad de manuales que se ha desarrollado de acuerdo a las necesidades de las
instituciones, entre los cuales podemos mencionar:
Organización: resumen el manejo de una empresa en forma general. Muestra la estructura,
las funciones y roles que se cumplen en cada área.
Departamental: estos manuales legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las
actividades realizadas por el personal.
Política: sin que sean formalmente reglas, en este manual se determinan y regulan la
actuación y dirección de una empresa en particular.
Procedimientos: en este manual se determinar cada uno de los pasos que deben realizarse
para empezar alguna actividad de manera correcta.
Técnicas: estos manuales explican a detalle cómo deben realizarse las tareas particulares,
tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
Bienvenida: su función es la de introducir brevemente la historia de la empresa, desde su
origen a la actualidad, el cual incluye los objetivos, visión, misión de la empresa. Es
costumbre adjuntar un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos
y obligaciones en el ámbito laboral
Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las
que se acceden en un puesto específico.
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Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por
ejemplo normas de la empresa o explicar la organización de la empresa, siempre
expresándose en forma clara.
Finanzas: su finalidad es verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a
la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero.
Sistema: este manual se va produciendo cuando se va desarrollando el sistema y está
conformado por otro grupo de manuales.
Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa
en cuanto a la calidad del sistema. (Simple Organization, 2012)
Para el diseño de nuestra propuesta nos enfocaremos en los manuales de Control Interno y
procedimientos para lograr cumplir con nuestros objetivos.
Manual de Control Interno
Es un documento que contiene en forma ordenada y sistematizada las instrucciones e información
sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos y actividades de la entidad. El manual de
control interno está estrechamente vinculado con los manuales de procedimientos aprobados por la
dirección de la institución que son de observación obligatoria para el personal que realiza las
transacciones, las controla o las registra.
Manual de Procedimientos
Este manual comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos
implantados o diseñados por la dirección de una entidad con el fin de alcanzar los objetivos
marcados a los sistemas de información contable, en conformidad con los fines generales y la
planificación aprobada por la entidad.
2.5.4 Estructura de los Manuales
En general la estructura de un manual es el esqueleto donde se apoyan las decisiones y actividades
del usuario final, es común que la estructura se adapte a las características de los autores de dichos
manuales.
A continuación se presenta la estructura de un Manual de Procedimientos:
a. Identificación
Debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la Organización
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Nombre Oficial de la Organización
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el
nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración
Número de revisión (en su caso)
Unidades responsables de su elaboración. Revisión y/o autorización (Palma, 2003)
b. Índice o Contenido
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. (Palma,
2003)
c. Prólogo y/o Introducción
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas
comprendidas en el manual. (Palma, 2003)
d. Objetivos de los Procedimientos
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. (Palma, 2003)
e. Áreas de aplicación y/o Alcance de los Procedimientos
Esfera de acción que cubren los procedimientos (Palma, 2003)
f. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases. (Palma, 2003)
g. Políticas y Normas de Operación
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en
forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participan en los procedimientos.
A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallas.
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Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por
personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos
superiores. (Palma, 2003)
h. Concepto
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su
significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. (Palma, 2003)
i. Procedimiento
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se
realiza en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto
tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada
operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e
identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación. (Palma, 2003)
j. Formulario de impresos
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o
se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe
hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan
asociarlas en forma concreta. También se puede adicionar instructivos para su llenado. (Palma,
2003)
k. Diagramas de flujo
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o
recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general) o los puestos que intervienen en cada operación descrita. Además suelen
hacerse mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
simplificados. (Palma, 2003)
27
l. Glosario de términos
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de
los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. (Palma, 2003)
2.5.5 Ventajas
Las principales ventajas que ofrecen los manuales son las siguientes:
La Gestión Administrativa y la toma de decisiones no quedan suspendidas a
improvisaciones o criterios personales del personal que actúa en cada momento.
Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las
que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión
o ejecución.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la Gestión Administrativa y evitan
la formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones
que configuran un sistema.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas.
2.5.6 Técnicas para elaborar un Manual
Un manual debe contener los siguientes elementos:
Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una
portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como el logotipo de
la empresa. Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.
El manual debe contar con un objetivo claro del procedimiento que se detallará, el cual
debe ser claro para el lector.
Toda tarea debe siempre tener definidos claramente los responsables y alcance de la tarea a
realizar, esto es explicar detenidamente que personas o departamentos de la empresa se
involucran y quiénes son los responsables de cada acción a realizar
El manual debe describir las actividades correctamente y explicar el procedimiento,
adicionalmente detallar paso a paso lo que se debe realizar y quien es el responsable de
cada tarea y acción.
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En las empresas los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a través
de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, entre otros. Esto para cada
una de las acciones puede corresponder un formato, enviar un correo electrónico, elaborar
un oficio y otros documentos que sustenten que las acciones se hayan llevado a cabo, así el
manual debe contener los formatos de cada uno de estos documentos que se utilizarán.
Un manual debe incluir diagramas de flujo que permitan conocer cuál es la secuencia de la
información o de los documentos a lo largo del procedimiento descrito. (Salinas, 2013)
2.6 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.6.1 Definición
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia
cronológica que señalan la forma sistémica de realizar un determinado trabajo, con el fin de utilizar
de manera uniforme los procedimientos establecidos para cada función y aumentar la eficiencia a
nivel organizacional
2.6.2 Importancia
Los procedimientos ayudan a orientar las actividades de la empresa, para que exista orden y
secuencia lógica en el proceder del personal de la organización, de manera que se puedan realizar
las actividades de manera técnica.
Es importante mencionar que los procedimientos existen a lo largo de una organización los cuales
se vuelven más rigurosos en los niveles bajos, pues existe la necesidad de un mayor control para
detallar la acción en los trabajos rutinarios y con esto se logra eficiencia cuando se ordenan de un
solo modo.
2.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN
2.7.1 Método Descriptivo
Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el Control Interno, los cuales
pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y cargos o por
registros contables. (Cuéllar, 2003)
2.7.2 Método Gráfico
Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de
los departamentos involucrados en una operación. El diagrama de flujo debe representar todas las
29
operaciones, movimientos demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso descrito.
(Cuéllar, 2003)
Diagrama de flujo
Es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo
diferente que contiene una breve descripción de la etapa del proceso.
Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la
dirección de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso
mostrando la relación secuencial entre ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y
su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la
existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones
interdepartamentales. (Aiteco Consultores, 2013)
Beneficios del Diagrama de Flujo
Facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión.
Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más
factible generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si
bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que
entrarán en contacto con la diagramación. (Aiteco Consultores, 2013)
Simbología
30
SÍMBOLO NOMBRE REPRESENTA
TerminalIndica el inicio o la terminación del
flujo del proceso
DecisiónIndica un punto en el flujo en que se
produce una pregunta del tipo Si-No
Multidocumento Refiere a un conjunto de documentos
Conector de proceso
Conexión o enlace con otro proceso
diferente, en la que continúa el
diagrama de flujo
ActividadRepresenta una actividad llevada a
cabo en el proceso
Documento
Se refiere a un documento utilizado
en el proceso, se utilice, se genere o
salga del proceso
Archivo Manual
Se utiliza para reflejar la acción de
archivo de un documento y/o
expediente
Línea de FlujoProporciona indicación sobre el
sentido de flujo del proceso
2.7.3 Método de Cuestionario
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las
debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de
las áreas a ser evaluadas.
Algunas de las preguntas pueden ser de tipos generales y aplicables a cualquier empresa, pero la
mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con el
objeto social. (Cuéllar, 2003)
2.8 EJEMPLOS
A continuación se plantean varios ejemplos de procedimientos implementados en una Auditoría:
31
Procedimientos de Auditoria Ejemplos
Evidencia Física
Examen físico: ver la evidencia física de un activo Examen físico de planta y equipo
Observación: ver la actividad de un clienteObservación de los procedimientos de realización
del inventario del cliente
Representación de terceros
Confirmación: obtener y evaluar una respuesta de
un deudor, acreedor u otra parte, en respuesta a una
solicitud de información sobre una cuenta particular
que afecta a los estados financieros
Confirmaciones de las cuentas por cobrar
Comprobantes: establecer la existencia u ocurrencia
de transacciones registradas siguiendo una
transacción hacia atrás con documentos de soporte a
un siguiente paso de procesamiento
Compara transacciones de compra registradas en
el diario de compras con evidencia soporte, como
facturas, cheques pagados.
Conciliación: establecer un acuerdo entre dos
conjuntos de registros llevados independientemente,
pero relacionados
Conciliar la cuenta del mayor general efectivo en
bancos con el extracto bancario
Registros de contabilidad
Comparaciones: confrontar sumas de diferentes
registros internos
Comparación del total de la cuenta de control de
cuentas x cobrar con el total del mayor auxiliar de
cxc
32
CAPÍTULO III
3. PROPUESTA DEL MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO PARA LA COMPAÑÍA RAFAEL ACERO CIA. LTDA.
3.1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN
3.1.1 Recolección de la información
Para la recolección de información necesaria para el diseño de la propuesta del manual de Control
Interno es necesaria la aplicación de técnicas de investigación y sus instrumentos de evaluación que
a continuación serán presentados.
3.1.1.1 Técnicas e Instrumentos de evaluación
Observación
Está técnica será utilizada como un medio para conocer los procedimientos actuales que el personal
de la compañía realiza para cumplir sus actividades y así poder identificar las deficiencias y
mejorarlas.
Entrevistas
Las entrevistas proporcionarán información en referencia al criterio del personal sobre el Control
Interno que se aplica en la compañía, dicha información será amplia ya que se formularan
preguntas abiertas que permitirán conocer cuál es la apreciación que tiene el personal acerca de los
controles internos.
La entrevista se dirigirá a la persona que intervienen directamente en los procesos contables, ventas
y administrativos.
3.1.1.2 Población y Muestra
Rafael Acero Cía. Ltda., es una empresa mediana que no cuenta con gran número de personal por
lo que la población y la muestra serán similares. La nómina de la compañía está compuesta por 6
personas las cuales representarán nuestra población y muestra.
3.1.2 Procesamiento de los datos y análisis
Para el procesamiento de los datos y su análisis se tomó los datos de las técnicas aplicadas al
personal, como son la encuesta y la observación de los procesos que se realizan en la compañía.
33
Entrevista realizada al personal que interviene en los procesos contables y administrativos
Entrevistado: Janeth Yandúm
Cargo: Asistente de Gerencia
CUESTIONARIO
1. ¿Qué tiempo labora en la compañía?
2 años de prestación de servicios
2. ¿Qué carrera estudio o está estudiando?
Egresada de la Carrera de Administración de Empresas
3. ¿Sus actividades son realizadas de acuerdo a un manual de funciones?
No
4. ¿Cuáles son las actividades principales que realiza en su área?
Liquidación de importaciones
Ventas y atención al cliente
Facturación y venta
Pago a Proveedores
Pagos de rol al personal
Elaboración de ingresos y egresos
Elaboración de retenciones
Recepcionista
Inventario
5. ¿Existen políticas y procedimientos para la emisión de cheques?
Para poder emitir un cheque necesito la autorización de la persona que está a cargo (Lcdo.
Rafael Catucuamba)
6. ¿Existe un horario para el pago de proveedores?
El horario no es establecido, pero en la gran mayoría los pagos se realizan los días jueves
7. ¿Existen disposiciones para las recaudaciones y para realizar los depósitos?
Para la realización de los depósitos, el Gerente entrega los depósitos para proceder a los
mismos, los cheques están guardados en una caja fuerte, y ordenados por fecha de
vencimiento.
8. ¿Considera importante la elaboración de un manual de políticas y procedimientos de
políticas de control interno?
Si, sería necesario un manual para integrar en forma ordenada y adecuada las normas y
actividades que se debe realizar, siempre viendo las necesidades que tenga la empresa y
servirá de guía para los nuevos empleados.
34
De la entrevista realizada a la asistente de gerencia, se puede apreciar que sus tareas están
involucradas en varios de los procesos que realiza la compañía y sus estudios están poco
relacionados a las actividades que ejecuta.
Observación de las políticas y tratamiento contable para las diferentes partidas que
conforman los Estados Financieros de la compañía Rafael Acero Cía. Ltda.:
Se observa que el plan de cuentas de la compañía no muestra las agrupaciones de las cuentas por su
naturaleza no está conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (Ver Anexo
A)
Activos:
La compañía clasifica dentro de las “Cuentas por Cobrar” por cartera las sub-partidas: Roberto
Catucuamba y Denise Moreno, en donde la primera corresponde a una cuenta por cobrar a un socio
de la compañía que debería ser reconocida como cuenta relacionada; y la segunda a una cuenta
pendiente de cobro a un ex empleado de la compañía. Dentro del grupo “Otras cuentas por Cobrar”
existen las sub-partidas: Maigua Elvia y Vinueza Edwin que son clientes de la compañía y no están
clasificadas dentro del grupo correspondiente.
Se observa que la compañía mantiene en el grupo de Activos no Corrientes un sub-grupo por
impuestos diferidos con sub-partidas que corresponden a impuestos corrientes que no están
clasificados dentro del grupo correspondiente dentro de los activos corrientes.
Pasivos:
La compañía no mantiene dentro de un solo grupo los beneficios pendientes de pago a empleados,
separando las obligaciones sociales sin ninguna secuencia con respecto a estos beneficios. Se
aprecia además que dentro del grupo de “Otras Cuentas por Pagar” se mantienen sub-partidas:
Rafael Catucuamba, Roberto Catucuamba que corresponden a obligaciones pendientes de pago con
socios las cuales constituyen cuentas relacionadas para la compañía, por lo tanto deben ser
clasificadas como tal.
Patrimonio:
Se observa que dentro del capital social la compañía no identifica una partida específica para el
segundo socio de la compañía.
Ingresos:
La compañía dentro del nivel del ventas (4.1.1. Ventas) incluye el valor por Costo de Ventas, por
lo que en el balance no se observa con claridad cuál es el valor de los ingresos sin descontar el
35
costo de ventas. Adicionalmente se aprecia que la compañía no identifica partidas por Ingresos no
Operacionales.
Por lo antes mencionado es necesario incorporar dentro de la propuesta un Plan de Cuentas para la
compañía, el cual será más organizado y acorde con la normativa internacional, además se
proporcionará las políticas y tratamiento contable a seguir para cada partida contable.
Observación de los procesos realizados en las diferentes áreas en la compañía Rafael Acero
Cía. Ltda.:
A continuación se describen los principales procesos identificados en la compañía dependiendo de
cada área a la que se puede asignar cada proceso:
Ventas
Pedido
Facturación
Entrega de mercadería
Cobro de cuentas por
cobrar
Aprobación de Crédito
Recaudacion de valores
Ingreso al Sistema Contable
Depósitos de valores
recaudados
Figura 3.1 Procesos del Área de Ventas
Figura 3.2 Procesos del Área de Crédito
36
Debido al tamaño de la compañía no se puede identificar los departamentos necesarios para los
cuales se han asignado cada proceso, es decir se observa que en la compañía existen dos áreas:
Área de Gerencia y Área de Contabilidad. En el área de Gerencia se desarrollan todos los procesos
en cuanto a logística es decir la preparación de la documentación de cada transacción y el área
contable se encarga de procesar toda la documentación en el sistema informático.
Ingreso de compras al
Sistema Contable
Ingresos de mercaderia (Inventario)
Ingreso de varios gastos (Compras
varias)
Pagos
Pagos locales
Pagos al exterior
Compra de mercadería,
suministros y servicios
Adquisición mercadería (inventario)
Adquisición de suministros y
servicios
Figura 3.3 Procesos del Área de Adquisiciones
Figura 3.4 Procesos del Área de Contabilidad
Figura 3.5 Procesos del Área de Pagos
37
Levantamiento de Procesos Actuales
Proceso: Venta de bienes y servicios
Nº Responsable Descripción del procedimiento
1Asistente de Gerencia/
Auxiliar Contable
Recibe el pedido del cliente sobre el producto que requiere,
si hay en stock dependiendo del cliente y del tipo de venta
(crédito), notifica la venta al Presidente de la Compañía para
su aprobación Si no hay en stock se pide una proforma al
proveedor del exterior vía e-mail para entregar al cliente y si
es de ser el caso importarlo.
2 Presidente de la compañía
Considerando las condiciones del crédito y de acuerdo a su
experiencia, procede a la autorización de la venta mediante
la emisión de una factura o solo nota de entrega.
3Asistente de Gerencia/
Auxiliar Contable
Procede a la facturación de la venta (4 copias) mediante la
utilización del sistema informático, en donde detalla los
datos de los productos que se entregarán. (Véase Anexo B) o
entrega la mercadería con una nota de entrega (Véase Anexo
C). Realiza la recaudación de los comprobantes de retención
y de los valores por cobro de las facturas generando un
comprobante de ingreso a Caja Recaudación (Véase Anexo
D)
4Asistente de Gerencia/
Auxiliar Contable
Procede a entregar la factura original (copia blanca) al
cliente, copia azul (se adjunta con una copia del
comprobante de ingreso a caja) y verde para archivo de la
compañía y la amarilla para los archivos del área contable.
(Ver anexo B)
5Auxiliar Contable-Servicios
Externos
Al final del mes se genera un reporte de ventas (Ver Anexos
E) utilizando el módulo de facturación, para el cruce con la
documentación física, en caso de existir novedades
(secuencia de facturas alterado, facturas caducadas, facturas
físicas extraviadas) notifica a gerencia para su respectiva
explicación y la toma de correctivos.
38
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS ACTUALES
Asistente de Gerencia Presidente de la compañía Auxiliar contable-
Servicios externos
No
Si
Si
No
Figura 3.6 Diagrama de Flujo del Proceso de Venta de bienes y servicios
Inicio
Recibe pedido de
clientes
Pide aprobación para a
venta al presidente de
la compañía
Considerando el tipo
de cliente y de acuerdo
a su experiencia
Aprueba
la venta
1
Procede a la
emisión de la
factura o nota de
entrega (4 copias)
Venta
es a
Crédito
Hay en
Stock
Verifica existencia
en el Stock
Notifica al presidente
para la toma de
acciones
Al finalizar el mes se
obtiene un reporte de
ventas
Compara el reporte con
los documentos físicos
Existen
diferencia
s
Fin
1
Si
No
Si
No
2
2 Corre el proceso de
contabilización en
el sistema contable
39
Conclusión
Se observa que dentro del proceso, las autorizaciones para la realización de venas a crédito son
efectuadas estrictamente por el Presidente de la Compañía que toma en cuenta su experiencia y la
relación que tiene con el cliente, es decir la compañía no cuenta con políticas generales para la
venta a crédito. Con esto vemos que existe concentración de poderes.
Toda salida de mercadería se justifica con la emisión de la factura y no solo con notas de entrega, al
emitir notas de entrega contabilidad no tiene control sobre que mercadería están pendientes de
facturar y esto no se refleja en los estados financieros.
Además las autorizaciones se realizan informalmente, no hay documentos que sustenten que las
ventas a crédito hay sido debidamente autorizadas por un nivel superior.
Proceso: Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable y Depósitos de valores
recaudados
Nº Responsable Descripción del procedimiento
1 Asistente de Gerencia
Recepta los cobros de las facturas pendiente de cobro, elabora el
comprobante de ingreso con 4 copias (blanca-se entrega al cliente,
copia rosada general de la empresa, copia amarilla- pasa a
contabilidad y verde para archivo en carpeta individual de cliente)
e informa al presidente de la compañía para la aprobación del
comprobante y para el recaudo de los cheques posfechados.
(Véase Anexo D)
2 Presidente-Gerente
Revisa el comprobante de ingreso, firma el documento para su
aprobación y ordena su respectivo archivo, así como procede a
guardar los cheques posfechados.
Procede a archivar:
Copia rosada: en los archivos de la compañía
Copia amarilla: pasa al departamento contable para su
contabilización
4Asistente Contable-Servicios
Externos
Procede a la contabilización de los comprobantes de ingreso (de
cada valor detallado en el documentos, que en algunos casos
corresponde a varias cheques con fecha posfechada) en el
sistema informático utilizando el módulo de cartera de acuerdo a la
numeración pre-impresa de cada documento; se ingresa los
montos afectando a la factura correspondiente, las fechas de
vencimiento de cada cheque, la forma de pago (cheque o efectivo)
(Ver Anexo F)
Recepcionista – Cajera3
40
Proceso: Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable y Depósitos de valores
recaudados (continuación)
Nº Responsable Descripción del procedimiento
5 Gerente
De acuerdo al vencimiento de los cheques, entrega estos a la auxiliar
de gerencia para el depósito correspondiente en las cuentas bancarias
de la compañía. En algunos casos los depósitos son realizados por el
propio Gerente sin la notificación a la Auxiliar de Gerencia.
6 Auxiliar Contable- Empresa
Procede a elaborar un reporte de los cheques a depositar señalando el
número de ingreso en el cual se encuentran reportados, y el nombre de
cliente al que corresponde cada uno, adicionalmente procede a sacar
una copia de cada cheque para adjuntar a dicho detalle. Luego entrega
los cheques al encargado de depositar los cheques (Auxiliar contable o
chofer), o incluso el propio gerente realiza los depósitos
7 Auxiliar Contable/ Chofer
Realiza el depósito de cada cheque en la cuenta bancaria de la
compañía a la cual asigne el Gerente. Entrega papeletas de depósito
(en caso de haber depositado una persona distinta a la auxiliar
contable) a la auxiliar contable para su respectivo archivo.
8 Auxiliar Contable-EmpresaProcede a adjuntar cada papeleta de depósito al detalle preparado, para
luego entregar al Área Contable para su registro.
9Auxiliar Contable- Servicios
Externos
Procede a bajar un resumen de los ingresos registrados en el sistema
contable a través del módulo de cartera (dicho resumen se va
actualizando conforme se van registrando nuevos comprobantes de
ingreso a Caja). Procede a registrar las papeletas de depósito en el
sistema contable, verificando que los depósitos hagan referencia a un
número de ingreso registrado en caja. Una vez que se tiene el estado de
cuenta bancaria se procede a la conciliación de bancos, en caso
depósitos no registrados por la contabilidad se procede a informar a
Gerencia de estos para su respectiva revisión.
41
Conclusión
Se observa que por la rotación de personal y sobre todo por la falta de experiencia en ellos, la tarea
de realizar los depósitos no está definida y en ocasiones el gerente realiza los depósitos sin entregar
los respectivos comprobantes de depósito provocando que al final del mes al conciliar bancos se
identifiquen depósitos no registrados por contabilidad pero que constan en el banco, para lo cual no
hay el debido sustento y seguimientos de estos valores.
Se observa además que en la descripción del procedimiento 6, el reporte para realizar los depósitos
debe ser aprobado por la Gerencia sin embargo en el levantamiento del proceso se aprecia que esto
no se cumple regularmente, debido a que el Presidente realiza otras actividades fuera de la oficina y
la revisión de estos reportes es superficial y en varias ocasiones este paso no se cumple.
Al ser una revisión superficial no se revisa que todos los datos de los reportes sean completados,
por lo cual al conciliar mensualmente bancos los depósitos no identificados son en gran número.
Se aprecia que en las oficinas donde funciona la compañía también hay otra empresa de propiedad
del presidente de la compañía, lo cual al momento de recaudar los valores por las ventas se llegan a
confundir al momento de depositar cada valor.
A continuación se presenta el levantamiento del proceso en un diagrama de flujo para su mejor
observación:
42
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS ACTUALES
Asistente de
Gerencia
Presidente-
Gerente de la
compañía
Auxiliar
contable-u otros
asistentes
Asistente
Contable/Servicios
Externos
Gerente de
la compañía
Figura 3.7 Diagrama de Flujo del Proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema
Contable y Depósitos de valores recaudados
Archivo
de 4
copias
Inicio
Recepta los
cobros de las
facturas y notas
de entrega
Elaboración
de
comprobantes
de Ingreso a
Caja
Revisa
documentos y
firma para
aprobación
Contabilización del
comprobante de
ingreso a caja
Guarda
cheques en
cajas de
seguridad
Fin de mes
revisa
vencimientos
y ordena
depósitos Elabora reporte
de cheques y saca
copias de los
mismos
Realiza los
depósitos en cada
institución
Entrega
comprobantes de
depósito
Adjunta
comprobante de
depósito a reporte
Baja de reporte del
sistema de los
valores ingresados
a caja
Constan
en
reporte
Contabiliza
Fin
Notifica a
gerencia para la
toma de
correctivos
Entrega
documentos
para archivo
1
1
Entrega a
contabilidad
2
2
3
3
si
no
Archivo
43
Proceso: Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros e insumos
Nº Responsable Descripción del procedimiento
Elabora un listado de acuerdo al inventario y de los
productos con mayor rotación de la mercadería (hilos) que se
necesitan importar.
Elabora un resumen de los insumos que se necesitan para
la compañía
Estos reportes son entregados al presidente de la compañía
para su aprobación.
2Presidente de la
compañía
De acuerdo a su experiencia revisa los reportes entregados
en cuanto a los requerimientos para la adquisición de hilos,
una vez aprobado ordena la adquisición, si es a un proveedor
local se autoriza a la asistente para que solicite la mercadería
y si es proveedor del exterior se autoriza al gerente para que
realice los trámites necesarios.
3 Gerente de la compañía
Ordena la adquisición y solicita vía mail cotización de los
productos requeridos al proveedor del exterior, la cual es
estregada al presidente para su revisión y aprobación.
4Presidente de la
compañía
Aprueba cotización y solicita al gerente realice los trámites
necesarios para la importación
5 Gerente de la compañíaRealiza todos los trámites necesarios para la importación y la
llegada de la mercadería
6 Asistente de GerenciaLlama a los proveedores locales para la pedir los insumos de
oficina
7 Asistente de Gerencia Realiza la compra de los materiales, suministros e insumos
8 Asistente de Gerencia
Recibe las facturas de compra, realiza la retención respectiva
(Ver Anexo G) y procede al archivo en la carpeta de facturas
pendientes de pago; y los papeles de la importación se
archivan en cada carpeta por cada una de ellas.
Asistente de Gerencia1
44
Conclusión:
Con el levantamiento de este proceso se puede concluir que los documentos fuente para el registro
contable no son entregados directamente a la persona responsable de ingresar al sistema contable,
sino que estos son archivados directamente. Por tal razón si los documentos se extraviaran por
alguna razón la parte contable no tendría conocimiento de este particular.
Además cabe señalar que los comprobantes de retención deben ser revisados por la persona de
contabilidad y estos una vez aprobados deberían ser entregados a los respectivos proveedores.
A continuación se presenta el levantamiento del proceso en un diagrama de flujo para su mejor
observación:
45
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS ACTUALES
Asistente de Gerencia Presidente de la compañía Gerente de la compañía
Figura 3.8 Diagrama de Flujo del Proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios,
suministros e insumos
Inicio
Elabora
requerimientos de
mercadería e insumos
Revisa reporte y ordena
se pida cotización a
proveedores
¿Es proveedo
r local?
Pide al proveedor los
insumos necesarios o
mercadería
Solicita cotización de
mercadería al
proveedor del exterior
Cotización es
entregada a presidente
para aprobación Revisa cotización
Mercadería es
entregada a la
compañía
Recibe factura (otros
documentos) y
compara detalle con
productos recibidos
Elabora retención a
facturas
Archivo
Fin
¿Aprueba
cotización
?
Realiza todos los
trámites para
importación
1
1
2
2
si no
si
no
46
Proceso: Ingreso de mercaderías al inventario en el Sistema Contable
Nº Responsable Descripción del procedimiento
Recibe los documentos respecto a la importación,
como son:
Factura del proveedor extranjero
Documentos de la aduana
Facturas del agente aduanero
Estos son entregados a la auxiliar de gerencia
2 Auxiliar de Gerencia
Con los documentos de la importación, prepara una
carpeta respecto a esa importación y realiza la
liquidación de la importación con la cual se guía la
compañía. Y Archiva
3Auxiliar de contabilidad-
Servicios Externos
Revisa la carpeta de la importación de los archivos
para hacer la respectiva liquidación la cual será
contabilizada, con la determinación del costo de venta
procede al ingreso en el sistema por medio del
módulo de inventarios de los productos adquiridos
(Ver anexo J) con su costo nacionalizado, e imprime
el asiento de respaldo del ingreso al inventario (Ver
Anexo K) Luego procede a realizar el asiento de
liquidación de la importación en el sistema por el
módulo de contabilidad.
4Auxiliar de contabilidad-
Servicios Externos
Con la factura de compra entregada por la auxiliar de
gerencia, se ingresa en el sistema contable por el
módulo de inventarios (Ver anexo J) y la retención
por el módulo de proveedores. Luego se procede al
archivo en la respectiva carpeta
Ingreso de importaciones
Ingreso de mercadería-compras locales
Asistente de Gerencia/Auxiliar
de contabilidad (compañía)1
47
Conclusión:
Una vez levantado el proceso se puede concluir que en el caso de la importación de bienes la
compañía realiza dos veces la liquidación de la importación, una por parte de la gerencia y la otra
por parte de los servicios contables que se presta a la compañía. Con lo cual podemos señalar que
se está duplicando las funciones.
Se observa que los documentos recibidos son archivados sin que estos se pasen primero a
contabilidad para su ingreso en el Sistema Contable, lo que ocasiona que el área contable no tenga
conocimiento sobre varios asuntos que pasan en la compañía, sino hasta cuando revisa las carpetas
para la liquidación de las importaciones sobre las cuales se ha pagado a la aduana los impuestos
correspondientes y estos ya se han registrado previamente.
A continuación se presenta el levantamiento del proceso en un diagrama de flujo para su mejor
observación:
48
no
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS ACTUALES
Asistente de
Gerencia/Auxiliar de
contabilidad (compañía)
Asistente de Gerencia Auxiliar de contabilidad-
Servicios Externos
Figura 3.9 Diagrama de Flujo del Proceso de Ingreso de mercaderías al Inventario
No
Inicio
Recibe documentos
respecto a la compra
de mercadería
¿Compra
local?
Elabora liquidación de
importación
Archivo
Con documentos de
importación arma la
carpeta respectiva
Revisa carpeta y elabora
liquidación de
importación
Ingresa artículos al
inventario con el costo
nacionalizado
Imprime registro del
ingreso a inventario
Fin
Registra asiento de
ajuste de liquidación por
módulo de contabilidad
1
1
¿Compra
local?
Si
Si
49
Proceso: Elaboración de Pagos (cheques)
Nº Responsable Descripción del procedimiento
1 Auxiliar de Gerencia
El proveedor llama a la compañía por la facturas pendiente de
cobro, la auxiliar notifica al presidente de la compañía las facturas
que están pendientes de pago
2Presidente de la
compañíaAutoriza la elaboración del cheque
3 Auxiliar de Gerencia
Notifica al proveedor el pago, realiza el cheque con el respectivo
documento de egreso (3 copias: la blanca y celeste para archivo
contabilidad con soportes y la rosada en archivo general) (Ver
anexo L) , estos documentos los entrega al presidente para la
firma del cheque y el documento de egreso de bancos
4Auxiliar de Gerencia
/Recepción
Se entrega el pago al proveedor con la respectiva retención (si
esta no fue entregada al momento de recibir la factura). Los
documentos son entregados al área contable para su registro en
el sistema. (Ver anexo H )
5
Auxiliar de
contabilidad-
Servicios Externos
Registra el pago de acuerdo a la numeración de los egresos pre-
impresos en el sistema informático en el módulo de proveedores
(Ver anexo I)
6 Auxiliar de Gerencia
Si el pago es por préstamos a: empleados, empresas relacionadas;
el regreso de bancos debe ser entregado al Presidente para su
debida autorización.
7 Auxiliar de Gerencia
Para la elaboración del pago de Nóminas, la auxiliar elabora los
roles, los comprobantes de egreso respectivos y los cheques para
entregarlos al presidente para su respectiva aprobación y firma
de los respectivos documentos.
50
Proceso: Elaboración de Pagos (cheques) (continuación)
Nº Responsable Descripción del procedimiento
8Presidente/ Gerente de
compañía
En el caso de entrega de anticipos, ordenan la elaboración de los
respectivos documentos de egreso y los cheques respectivos a la
auxiliar de la empresa. Y para el pago de proveedores del exterior, el
Gerente realiza transferencia bancaria imprimiendo el soporte el cual
es entregado a auxiliar de gerencia para archivo en carpeta de cada
importación.
9 Auxiliar de GerenciaElabora los documentos de egreso y el cheque respectivo, entrega los
documentos al presidente para su aprobación y firma
10Presidente de la
compañíaFirma y aprueba los documentos
11
Auxiliar de
contabilidad-servicios
externo
Registra el pago por: anticipos, préstamos y otros, de acuerdo a la
numeración de los egresos pre-impresos en el sistema informático en
el módulo de proveedores y procede al archivo de los documentos
(Ver Anexo I)
12
Auxiliar de
contabilidad-servicios
externo
Al fin del mes al conciliar bancos, se detectan transferencia al
exterior no reportadas al área contable. Se elabora un detalle de los
pagos o egresos bancarios no registrados por contabilidad
(generalmente son transferencias al exterior) el cual es entregado a
Gerencia para su revisión y entrega de información soporte faltante
13Presidente de la
Compañía
Revisa el reporte entregado y solicita al asistente de gerencia se
proceda con la obtención de dichos documentos
14
Auxiliar de
contabilidad-servicios
externo
Al finalizar cada mes se pedirá los soportes que no fueron
encontrados y se notificará de ser el caso nuevamente al presidente de
la compañía si estos documentos todavía no han sido entregados
51
DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS ACTUALES Asistente de Gerencia Presidente de la
compañía
Gerente de la
compañía
Auxiliar de
contabilidad-
Servicios
Externos
Figura 3.10 Diagrama de Flujo del Proceso de Elaboración de Pagos (cheques)
No
No
Si
Inicio
Recibe llamada de
proveedores y notifica al
presidente
¿Autoriza
el pago?
Archivo
Elaboración de
comprobantes de
Egreso y cheque
Notifica al proveedor el
pago
Revisa documentos y
firma cheque y
documentos de egreso
Entrega cheque a
proveedor, el cual firma
los documentos de
recepción
Registra el pago en el
sistema contable
¿Pago es a
proveedor?
¿Proveedor
es local?
Pago anticipos,
sueldos, IESS, entre
otros; presidente de la
compañía revisa
Realiza transferencia
bancaria a proveedor
del exterior
Imprime comprobante
de transferencia
Entrega documentos
al área contable
Archivo
Fin
Si
Si
No
1
1
52
Conclusión:
Se puede observar que los comprobantes por pagos al exterior no se entregan al Área Contable y se
archivan directamente en las carpetas de las importaciones a las cuales se abona, sin embargo la
auxiliar de gerencia ni el gerente llevan un reporte de las transferencias realizadas. El Área
Contable solo conoce de este particular al momento de conciliar bancos identificando partidas no
registradas contablemente lo cual normalmente se realiza después de uno o dos meses debido a la
demora de la entrega de los estados de cuenta bancarios.
Al no contar con un detalle de las transferencias realizadas muchas veces no se identifican
oportunamente las transferencias y no se encuentra los soportes de las mismas.
Con lo anterior expuesto la compañía debería entregar una copia del comprobante de transferencia
tanto local como del exterior al Área Contable, para que se archive adecuadamente; es decir se
podría manejar una carpeta solo de transferencias realizadas.
3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA
53
RAFAEL ACERO
CIA LTDA
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(PROPUESTA)
Quito, julio de 2015
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3.2.1 Objetivos
Objetivo General
Desarrollar una propuesta de políticas y procedimientos de Control Interno para la compañía
Rafael Acero Cía. Ltda., mediante el diseño de un manual, el cual presentará las pautas y
lineamientos a seguir en el normal desarrollo de las operaciones de la organización.
Objetivos Específicos
Establecer mecanismos orientados a la salvaguarda de los activos y optimización de
recursos a través del establecimiento de políticas y procedimientos claros.
Diseñar una herramienta de Control Interno y administrativo que permita manejar
adecuadamente las operaciones que se realizan en la organización, mediante el
establecimiento de funciones y responsabilidades de las personas que están a cargo de
su ejecución.
Obtener información contable confiable, veraz y oportuna mediante la incorporación de
políticas y procedimientos de Control Interno en un manual en donde se establezcan los
lineamientos a seguir por el personal de la organización.
3.2.2 Importancia
Como se ha señalado anteriormente, las políticas y procedimientos de Control Interno permiten
optimizar los recursos de la organización, brindan lineamientos claros a los ejecutores de cada
actividad, disminuyendo así problemas en cuanto a la dirección y contribuyen al desarrollando
organizacional.
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3.2.3 Alcance
El presente manual está dirigido para las actividades que se realizan cotidianamente en el área
contable, así como también proporciona las políticas de Control Interno que se deben considerar
para el tratamiento de varias partidas.
Las políticas y procedimientos señaladas en el presente documento deben ser sujetas a revisión
por lo menos una vez año, con el objeto de tener un documento actualizado que pueda brindar a
sus usuarios el mayor soporte posible.
El documento debe encontrarse en un lugar accesible y estar al alcance del personal encargado
de las actividades relacionadas al área y a su vez debe supervisarse su cumplimiento, con el fin
de alcanzar la mayor eficacia en el desarrollo de las operaciones.
El presente documento se encuentra dividido en dos partes: la primera en donde se hace detalla
las partidas contables, así como la definición de cada cuenta, políticas de control interno para
cada una y los movimientos que pueden registrarse. En la segunda parte se presenta los
principales procesos realizados en la compañía, sus responsables y los documentos que se
generan así como las políticas y procedimientos de Control Interno que deberán ser aplicados en
cada uno de ellos.
PRIMERA PARTE INSTRUCTIVO CONTABLE
Contiene una serie de explicaciones e instrucciones organizados, orientados a dar lineamientos
al a cómo actuar de acuerdo a la situación que se presente.
En el Área Contable como principio básico encontramos que la partida doble es fundamental, y
presenta un doble efecto por toda transacción, es decir en una compra de bienes para uso de la
compañía (propiedad, planta y equipo) se aumenta el activo pero por otro lado una disminución
del mismo al reducir la cantidad de dinero disponible. Por lo que toda transacción presenta doble
tendencia, lo cual depende de la naturaleza de la cuenta contable.
A continuación se presenta el desarrollo del instructivo contable:
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INSTRUCTIVO CONTABLE
Plan de cuentas: es un listado que comprende todas las cuentas que pueden ser utilizadas por la
compañía al desarrollar la contabilidad y que serán mostradas en los estados financieros. A
continuación se presenta un plan de cuentas acorde a los grupos que requiere la
Superintendencia de Compañías
1 Activo
1.1 Activo Corriente
1.1.01 Efectivo y Equivalentes de efectivo
1.1.02 Cuentas por Cobrar
1.1.03 Cuentas por Cobrar Relacionadas
1.1.04 Otras cuentas por cobrar
1.1.05 Inventarios
1.1.06 Pagos Anticipados
1.1.07 Activos por Impuestos Corrientes
1.1.08 Otros Activos Corrientes
1.2 Activo No Corriente
1.2.01 Propiedad, Planta y Equipo
1.2.02 Activos Intangibles
1.2.03 Cuentas y Documentos por Cobrar L/P
1.2.04 Otros Activos no Corriente
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INSTRUCTIVO CONTABLE
2 Pasivo
2.1 Pasivo Corriente
2.1.01 Cuentas por Pagar
2.1.02 Obligaciones Bancarias
2.1.03 Obligaciones Tributarias
2.1.04 Obligaciones Sociales
2.1.05 Cuentas por Pagar Relacionadas
2.1.06 Anticipo Clientes
2.1.07 Beneficios Post- Empleo
2.1.08 Otros Pasivos Corrientes
2.2 Pasivo No Corriente
2.2.01 Cuentas por pagar
2.2.02 Obligaciones Bancarias
2.2.03 Cuentas por pagar Relacionadas
2.2.03 Anticipo clientes
2.2.04 Beneficios Post-Empleo
2.2.05 Otros pasivos no corrientes
3 Patrimonio
3.1 Capital Social
3.2 Aporte Futura Capitalización
3.3 Reservas
3.4 Otros Resultados Integrales
3.5 Resultados Acumulados
3.6 Resultado del Ejercicio
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INSTRUCTIVO CONTABLE
4 Ingresos
4.1 Ingresos Operacionales
4.1.01 Venta de Bienes
4.1.02 Otros Ingresos
4.2 Ingresos No Ordinarios
4.2.01 Otros ingresos no ordinarios
5 Costos y Gastos
5.1 Costo de Venta de Maquinaria, Repuestos e Hilos
5.2 Gastos Operacionales
5.2.01 Gastos Administrativos
5.2.02 Gastos de Venta
5.2.03 Gastos Financieros
5.3 Gastos No Operacionales
6 Cuentas de Orden
6.1 Cuentas de Orden Deudoras
6.2 Cuentas de Orden Acreedoras
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.01 Efectivo y sus
Equivalentes
Cuentas de control
1.1.01.01 Caja
1.1.01.02 Bancos
1.1.01.03 Inversiones Temporales
Descripción
1 Activos
Las Normas Internacionales de Información Financiera señalan que los activos son recursos
controlados por la empresa como resultado de sucesos pasados, del que la misma espera obtener
en el futuro beneficios económicos Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo
consisten en el potencial del mismo para contribuir directa o indirectamente a los flujos de
efectivo y otros equivalentes de efectivo de la empresa. Las cuentas que integran el grupo tienen
saldos deudores con excepción de las provisiones, depreciaciones, amortizaciones que serán
deducidas de las partidas correspondientes.
1.1 Activo Corriente
Es aquel activo que contiene todos los recursos controlados por la empresa a ser realizados o
consumidos dentro de un año desde la fecha de cierre del balance. El activo corriente es un
factor importante dentro del capital de trabajo, pues con ellos la compañía puede operar, adquirir
mercaderías, pagar nómina, etc. El capital de trabajo depende del volumen de activos corrientes
que tenga la empresa, ya que si no cuenta con los suficientes la compañía puede presentar
problemas de liquidez.
1.1.01 Efectivo y sus Equivalentes
El efectivo comprende todo lo relacionado con los recursos que la empresa mantiene como
disponibilidad inmediata, como: caja y saldos en entidades financieras.
Los Equivalente al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para
cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u
otros. Por lo tanto una inversión cumplirá para las condiciones de equivalente al efectivo solo
cuando tenga un vencimiento próximo, es decir hasta tres meses.
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.01 Efectivo y sus
Equivalentes
Cuentas de Control
1.1.01.01 Caja
1.1.01.01.01 Caja Chica
1.1.01.01.02 Caja Recaudación
Descripción
1.1.01.01.01 Caja Chica
La caja chica es una caja de fondos de dinero en efectivo que se usa para gastos en aquellas
situaciones en que los desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de emitirlo.
Es decir, es la asignación de un determinado monto de dinero para ejecutar gastos menores.
3.2.4 Controles a implementar
3.2.4.1 Definición de políticas -Caja Chica
Todos los gastos menores a USD 20 se realizaran con caja chica
La persona encargada del fondo no debe tener acceso a Contabilidad, ni a los cobros y
tampoco a la caja de principal
El fondo de caja chica debe ser guardado en una caja de seguridad, cuyas llaves deberán
ser manejadas por el custodio y una copia gerencia.
Cada uno de los rubros del fondo se cargaran a las cuentas de gastos correspondientes,
según se especifique en los comprobantes pagados por Caja Chica
Los comprobantes impresos, numerados deberán será aprobados previamente por otras
persona autorizada y especificar en cifras y en letras el monto pagado
El fondo de Caja chica será repuesto solo con los justificativos correspondientes
Se realizarán Arqueo sorpresivos , por lo menos dos veces al año
En caso de detectarse faltantes, este valor será cobrado al custodio
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Cuando se realice un aumento del fondo
Cuando se realice una disminución o
eliminación del fondo
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.01 Efectivo y sus
Equivalentes
Cuentas de Control
1.1.01.02 Caja
1.1.01.01.03 Caja Chica
1.1.01.01.04 Caja Recaudación
Descripción
1.1.01.01.02 Caja Recaudación
La caja recaudación está compuesta por aquellos valores recibidos por el cobro de saldos
pendientes a los clientes, esto puede ser en efectivo o cheques a nombre de la compañía
3.2.4.2 Definición de políticas - Caja Recaudación
Todo ingreso a caja recaudación será soportado por un comprobante de ingreso pre-
numerado, en donde consten datos como: nombre del cliente, factura que se cancela o se
abone, fecha de ingreso, forma de pago (en caso de cheque: número de cheque, fechas
de vencimiento, valor, nombre del banco) y deben constar las firmas de responsabilidad
En caso de transferencias bancarias por parte de los clientes, están también deben
soportarse en un comprobante de ingreso
Los valores recaudados deben ser guardados en una caja de seguridad
Los valores recibidos se depositan de forma inmediata e intacta
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por los cobros realizados a los clientes
Por ajustes y reclasificaciones
Por los depósitos en las cuentas bancarias de la
compañía
Por ajustes y reclasificaciones
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.01 Efectivo y sus
Equivalentes
Cuentas de Control
1.1.01.02 Banco
1.1.01.03 Inversiones Temporales
Descripción
1.1.01.02 Banco
Este rubro está compuesto por los valores disponibles de la compañía en instituciones bancarias
3.2.4.3 Definición de políticas - Banco
Todo pago será acompañado por un egreso bancario debidamente pre-numerado y
contara con las firmas responsables de su elaboración y aprobación
Se realizaran conciliación bancarias mensuales, las cuales deben contar con las firmas
de responsabilidad y deben ser correctamente archivadas
Todas las transferencias bancarias tanto locales como del exterior deberán ser impresas
para su contabilización
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por los depósitos bancarios realizados, por
notas de crédito emitidas por las instituciones
bancarias a favor de la empresa, traslado de
fondos y cualquier otro documento que
incremente los ingresos en las cuentas
Por los pagos realizados mediante la emisión
de cheques, pagos mediante transferencias
bancarias, notas de débito emitidas por la
institución financiera por cobro de: intereses,
costos bancarios y cualquier otro documento
que disminuya el saldo de la cuenta.
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.02 Cuentas por cobrar
Cuentas de Control
1.1.02 Cuentas por cobrar
1.1.02.01 Clientes
1.1.02.02 (-) Provisión cuentas incobrables
Descripción
1.1.02.01 Clientes
Representan los derechos exigibles que tiene la empresa frente a sus clientes, en esta cuenta se
registran las obligaciones de cobro de las ventas realizadas
3.2.4.4 Definición de políticas –Cuentas por cobrar
Toda venta a crédito debe ser aprobado u autorizado por la gerencia
Las facturas de venta deben contar con las respectivas firmas de elaboración y de
aceptación por parte del cliente
Toda factura anulada debe contar con la respectiva autorización de gerencia
Toda Nota de Crédito debe contar con las firmas de aprobación respectiva
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por la creación de la obligación exigible
originada de la venta
Por ajustes y reclasificaciones
Por cobros realizados de los saldos
pendientes
Por los abonos a las facturas
Por las notas de crédito generadas en
la devolución de mercaderías
1.1.02.02 Provisión cuentas Incobrables
Esta cuenta representa los valores provisionados de las cuentas por cobrar, cuando existe
incertidumbre sobre los saldos pendiente de cobro al finalizar un ejercicio contable.
3.2.3.5 Definición de políticas – Provisión cuentas incobrables
La provisión será dada de baja solo contra los saldos de los clientes para la cual fue
creada
Se realizará la provisión considerando la realidad las posibilidades de la no cobranza de
acuerdo a lo señala las normas internacionales de información financiera
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1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.05 Inventarios
Cuentas de Control
1.1.05 Inventarios
1.1.05.01 Inventario Maquinaria
1.1.05.02 Inventario Hilos
1.1.05.03 Inventario Repuestos
1.1.05.04 (-) Deterioro de Inventarios
Descripción
1.1.05 Inventarios
Los inventarios están compuestos por los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal
de las operaciones; el inventario de la compañía los conforman maquinarias, hilos y repuestos de
la industria textil.
3.2.4.6 Definición de políticas – Inventarios
El costo de adquisición de los inventarios comprenderán los precios de compra, los
aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de
las autoridades fiscales), el transporte, la manipulación y otros costos directamente
atribuibles a la adquisición de las mercaderías.
Se incluirán otros costos en el costo de inventarios solo en la medida en que se haya
incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales.
Para la medición del costo, se utilizarán el sistema de costo promedio
Se debe realizar una toma física por lo menos una vez al año
Al terminar el año, se deberá evaluar el deterioro de los inventarios
El custodio del inventario debe ser una persona no relacionada al área contable
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Esta cuenta se debitará por las adquisiciones
que se realicen de acuerdo al tipo de
inventario, por las notas de crédito generadas
por devolución de mercadería
Se acreditará por la salida del producto, fruto
de las ventas realizadas, por la pérdida de
valor en razón del deterioro calculado.
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.1 Activo Corriente Grupo Analítico
1.1.06 Pagos Anticipados
Cuentas de Control
1.1.06 Pagos Anticipados
1.1.06.01 Anticipo Proveedores
1.1.06.02 Seguros pagados por anticipado
1.1.06.03 Préstamos a empleados
1.1.06.04 Otros pagos anticipados
Descripción
1.1.06.01 Anticipo Proveedores
Esta cuenta está representada por los pagos entregados a proveedores por anticipado, es decir
antes de recibir el bien a ser adquirido o el ser servicio a ser consumido.
3.2.4.7 Definición de políticas – Pagos Anticipados
Todo anticipo a proveedores debe ser aprobado por la gerencia
Toda pago a proveedores del exterior vía transferencia, deberá ser impreso el
comprobante que justifique dicha operación
Una vez recibido el bien o el servicio, se requerirá la factura correspondiente para la
gasificación del anticipo
Los pagos que se hubieren hecha por anticipado y que cuenten con la respectiva factura,
se irán devengado con cargo a resultados según corresponda
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Se debitará la cuenta por los pagos anticipados
que se realice a los proveedores
Por ajustes y reclasificaciones
Se acreditará la cuenta por la compensación,
cuando se reciba el bien o el servicio mediante
la recepción de la factura correspondiente.
Por ajustes y reclasificaciones
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.2 Activo No Corriente Grupo Analítico
1.2.01 Propiedad, planta y
equipo
Cuentas de Control
1.2.01Propiedad, planta y equipo
1.2.01.01 Activos Depreciables
1.2.01.02 Activos No Depreciables
1.1.06.03 (-) Depreciación de Propiedad, planta y equipo
Descripción
Activos Depreciables- Activos no Depreciables
Las propiedades, planta y quipo son aquellas que se mantiene para su uso, en la producción o el
suministro de bienes o servicios y que se espera usar durante más de un período. Los activos no
depreciables generalmente lo constituyen los terrenos, estos bienes no sufren depreciación, por
lo contrario dependiendo de la situación tienden a ganar plusvalía.
3.2.4.8 Definición de políticas – Propiedad, planta y equipo
Se reconocerá un bien como propiedad, planta y equipo cuando sea probable que la
entidad obtenga los beneficios económicos futuros asociados con la partida
El costo de estos activos estará compuesto por: el precio de adquisición, aranceles de
importación, impuestos no recuperables, después de la deducción de los descuentos
comerciales o rebajas y además se incluirán todos aquellos en los cuales se incurrieron
para dejar dichos activos operando de la forma prevista por la gerencia.
Cada mes se reconocerá el valor correspondiente a la depreciación de cada bien según el
porcentaje, que corresponda, a continuación se presenta los porcentajes de acuerdo al
bien:
Descripción % Depreciación Vida ÚTIL
Equipos de Seguridad 10% 10 años
Equipos de Computación 33% 3 años
Instalaciones 5% 20 años
Muebles y Enseres 10% 10 años
Equipo de Oficina 10% 10 años
Vehículos 10% 10 años
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.2 Activo No Corriente Grupo Analítico
1.2.01 Propiedad, planta y
equipo
Cuentas de Control
1.2.01 Propiedad, planta y equipo
1.2.01.01 Activos Depreciables
1.2.01.02 Activos No Depreciables
1.1.06.03 (-) Depreciación de Propiedad, planta y equipo
3.2.4.9 Definición de políticas – Depreciación Acumulada Propiedad, Planta y Equipo
Se realizará la revisión de los porcentajes de depreciación y los años de vida útil
anualmente.
En el caso de vehículos, cada 3 años se realizará el ajuste del costo realizando una
comparación con los precios de mercado a la fecha, cuyas diferencias serán reconocidas
en otros resultados integrales.
En los terrenos, el costo será medido de acuerdo al precio de mercado, para lo cual se
contratará los servicios de perito calificado o de acuerdo a la carta predial.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Esta cuenta se debita por las adquisiciones de
nuevos activos para uso de la compañía, por la
revisión de los costos de los bienes
comparándolos con los del mercado.
Se acreditará la cuenta por la baja de los
bienes totalmente depreciados, o aquellos que
han sufrido daños antes del tiempo esperado;
por la venta de activos fijos y por las
revisiones del costo de los bienes con los del
mercado.
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.2 Activo No Corriente Grupo Analítico
1.2.02 Activos Intangibles
Cuentas de Control
1.2.02 Activos Intangibles
1.2.02.01 Marcas, Patentes
1.1.02.02 (-) Amortización Acumulada Activos Intangibles
1.2.02 Activos Intangibles
Los activos intangibles son activos identificables de carácter no monetario y sin apariencia
física, están representados en derechos, privilegios o ventajas de competencia que son valiosos
porque contribuyen a un aumento de ingresos; estos derechos se compran o se desarrollan en el
curso normal de los negocios
3.2.4.10 Definición de políticas – Activo Intangibles
La compañía reconocerá un activo intangible cuando sea probable que los beneficios
económicos futuros que se atribuyan al mismo fluyan a la entidad.
Se incluirá como parte del costo del bien: el precio de adquisición, aranceles de
importación, impuestos no recuperables menos las deducciones de los descuentos
comerciales, y cualquier costo directamente atribuible a la preparación del activo para
su uso será también incluido como parte del costo del activo.
Para la medición posterior de este rubro, si la compañía decide aplicar el modelo de
revaluación todos los activos pertenecientes a la misma clase se contabilizarán bajo el
mismo modelo.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Esta cuenta se debita por las adquisiciones de
activos intangibles, los cuales pueden ser
marcas, derechos, patentes, entre otros.
Se debitará además por las revaluaciones de
los activos que incrementen su valor.
Se acreditará la cuenta por la baja de los
activos totalmente amortizados, por la venta o
las disminuciones de precio fruto de las
revaluaciones que se realicen a los activos.
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Grupo General
1 Activos Subgrupo
1.2 Activo No Corriente Grupo Analítico
1.2.02 Activos Intangibles
Cuentas de Control
1.2.02 Activos Intangibles
1.2.02.01 Marcas, Patentes
1.1.02.02 (-) Amortización Acumulada Activos Intangibles
1.2.02 Amortización Acumulada Activos Intangibles
En esta cuenta se registran los valores de las amortizaciones acumuladas de los activos
intangibles, esta amortización debe considerar la vida útil estimada del activo.
3.2.4.11 Definición de políticas – Amortización Acumulada Activos Intangibles
La amortización acumulada será calculada y contabilizada de forma mensual de acuerdo
a la vida útil estimada
Cada año será revisada la vida útil de acuerdo a las condiciones del mercado y del activo
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Esta cuenta se debita por la baja de los activos
que se encuentren totalmente amortizados
Se acreditará la cuenta por los registros
mensuales de las amortizaciones de cada
activo intangible.
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.01 Cuentas por Pagar
Cuentas de control
2.1.01.01 Proveedores Locales
2.1.01.02 Proveedores del Exterior
Descripción
2 Pasivos
Los pasivos constituyen una obligación actual de la empresa como resultado de sucesos pasados,
al vencimiento de la cual y para cancelarla, la empresa espera obtener en el futro beneficios
económicos. Es decir el pasivo constituye la aportación o participación de terceras personas en
el financiamiento de la empresa.
2.1 Pasivo Corriente
El Pasivo Corriente de manera general comprende todas las obligaciones contraídas por la
entidad con terceras personas en el normal desarrollo de la actividad, cuyo vencimiento o
liquidación es hasta un año plazo.
2.1.01 Cuentas por Pagar
Este rubro registra y controla las obligaciones y/o compromisos de pago que la compañía tiene
con terceros por concepto de adquisición de bienes, servicios y mercadería. En esta cuenta se
identifican los rubros pendientes de pago tanto con proveedores locales y del exterior.
3.2.4.12 Definición de políticas – Cuentas por pagar
Mensualmente se preparará un anexo por cada proveedor adeudado.
Cada pago local que se realice por transferencia bancaria deberá ser impreso y
adjuntado a la factura correspondiente.
Cada transferencia bancaria por pago a proveedores del exterior deberá ser impresa con
2 copias (1 copia - archivo en la carpeta del proveedor, 2 copia - archivo área contable )
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por los pagos realizados a las deudas.
En el caso de proveedores del exterior: por las
liquidaciones de las importaciones que se
vayan realizando
Por los valores adeudados o pendiente de
pago, fruto de la adquisición de: bienes,
servicios o mercadería
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.02 Obligaciones Bancarias
Cuentas de control
2.1.02.01 Banco Pichincha
2.1.02.02 Banco Internacional
Descripción
.2.1.02 Obligaciones Bancarias
Este rubro registra y controla las obligación con instituciones bancarias contraídas en el
desarrollo normal de las operaciones del negocio
3.2.4.13 Definición de políticas – Obligaciones Bancarias
Se reconocerá mensualmente los intereses generados por los préstamos, aun cuando
estos no hayan sido pagados.
Se deberá contar con una copia del contrato del préstamo y la respectiva tabla de
amortización en el área contable.
Se mantendrá por cada institución bancaria un auxiliar con el detalle de los préstamos
vigentes con cada una.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por cancelación o abonos parciales de
la deuda
Por ajustes y reclasificaciones
Por la acreditación o concesión de préstamos a
la compañía
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.03 Obligaciones
Tributarias
Cuentas de control
2.1.03.01 IVA por Pagar
2.1.03.02 Retenciones del IVA por pagar
2.1.03.03 Retenciones de la fuente del IR por pagar
2.1.03.04 Impuesto a la Renta por pagar anual
Descripción
.2.1.03 Obligaciones Tributarias
Registra y controla todas las obligaciones de pago con el Servicio de Rentas Internas (SRI) ya
sea por: IVA por pagar, retenciones realizadas a los proveedores por concepto de IVA 30%,
70% y 100% y retenciones en la fuente del impuesto a la renta.
3.2.4.14 Definición de políticas – Obligaciones Tributarias
Mensualmente se realizará una conciliación tributaria comparando valor en libros y
declaraciones, para lo cual se podrá utilizar los formatos del Informe de Cumplimiento
Tributario publicado por el SRI en su página web.
Todo comprobante de retención deberá contar con las firmas del agente de retención y el
responsable de recibir dicho comprobante (proveedor)
Todas las retenciones deberán realizarse en estricta secuencia numérica y dentro del mes
al que correspondan.
Todo comprobante de retención deberá elaborarse con la fecha de emisión de la factura
y deberá ser entregado con 5 días después de su elaboración.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por el pago realizado mensualmente de los
saldos adeudados
Por las retenciones realizadas a cada proveedor
y por los valores a favor de la administración
tributaria.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.04 Obligaciones Sociales
Cuentas de control
2.1.04.01 Sueldos por pagar
2.1.04.02 Aporte IESS
2.1.04.03 Préstamos IESS
2.1.04.04 Fondos de Reserva
2.1.04.05 Décimo Tercer
2.1.04.06 Décimo Cuarto
2.1.04.07 Participación Trabajadores
Descripción
.2.1.04 Obligaciones Sociales
Registra y controla todas las obligaciones de pago con los empleados sean por: sueldos
pendientes, liquidaciones por pagar, beneficios por pagar y fondos de reserva (para aquellos en
donde no se les pague mensualmente); y los valores adeudados al Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS).
3.2.4.15 Definición de políticas – Obligaciones Sociales
El empleado será afiliado al IESS desde el primer día de trabajo, para lo cual se deberá
elaborar el correspondiente Aviso de entrada al IESS.
Por cada empleado se mantendrá un expediente el cual incluirá: Hoja de Vida, Contrato
de Trabajo debidamente firmado, Aviso de entrada al IESS, Cartas para autorización
para acumular beneficios sociales, entre otros documentos
Se deberá elaborar el rol de pagos mensualmente tanto general como individual, los
cuales deberán contar con las firmas respectivas
Se realizará un auxiliar por cada empleado por los saldos adeudados en concepto de
sueldos.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por los pagos o abonos realizados a cada una
de las cuentas pendientes de pago.
Por los valores pendientes de pago por:
sueldos, deudas con el IESS, por las
provisiones de beneficios sociales (décimo
tercero y cuarto sueldo)
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.05 Cuentas por Pagar
Relacionadas
Cuentas de control
2.1.05.01 Cuentas por pagar Socio “A”
2.1.05.02 Cuentas por pagar Socio “B”
2.1.05.03 Intereses por pagar
Descripción
2.1.05 Cuentas por Pagar Relacionadas
Registra y controla todas las obligaciones de pago con las partes relacionadas de la compañía,
para lo cual la entidad reconocerá como parte relacionada cuando:
Es personal clave de la gerencia de la entidad o de su controladora
Miembros de la familia que podrían ejercer influencia, o ser influidos por, una persona
que desempeña funciones de responsabilidad en la entidad, entre ellos se puede incluir:
El cónyuge o persona con análoga relación afectiva y los hijos
Los hijos del cónyuge o persona con análoga relación afectividad
Las personas a su cargo o a cargo del cónyuge o persona con análoga relación de
afectividad.
3.2.4.16 Definición de políticas – Cuentas por pagar Relacionadas
La compañía identificará como parte relacionada cuando se produzcan los casos
mencionados anteriormente
Todo préstamo que se reciba por una parte relacionada con vencimiento por más de un
año deberá contar con el respectivo contrato entre las partes, en el cual se definirá los
plazos, interés a ser pagado y el monto; de ser el caso se adjuntará una tabla de
amortización de la deuda.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por los abonos o cancelación de los préstamos
recibidos por las partes relacionadas
Por los valores adeudados a la partes
relacionadas que generalmente se producen
por préstamos
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.06 Anticipo Clientes
Cuentas de control
2.1.06.01 Anticipo Clientes
Descripción
.2.1.06 Anticipo Clientes
Registra y controla todas las entradas de recursos de clientes generados por las futuras ventas o
prestación de servicios, estos son recibidos con el fin de asegurar que la mercadería o el servicio
les sean entregados.
3.2.4.17 Definición de políticas – Anticipo Clientes
Se registrarán todos los recursos anticipados entregados por los clientes para la entrega
futura de bienes o servicios relacionados con las actividades principales de la compañía
Todo anticipo será documentado con un comprobante de ingreso a caja recaudación
Los anticipos recibidos serán liquidados en un año, caso contrario serán reclasificados
como largo plazo y cada mes serán revisados, para notificación a la gerencia.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Por la entrega del bien o la prestación de
servicios mediante la emisión de la
correspondiente factura
Por los valores recibidos de clientes para la
venta futura de mercaderías o prestación de
servicios
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.1 Pasivo Corriente Grupo Analítico
2.1.07 Beneficios Post
Empleo
Cuentas de control
2.1.07.01 Despido Intempestivo
2.1.07.02 Desahucio
Descripción
2.1.07 Beneficios Post Empleo
Registra todas las obligaciones de pago a los empleados (diferentes de las indemnizaciones por
cese y otros beneficios a corto plazo) después de completar su período de empleo. Los planes de
beneficios post-empleo se pueden clasificar como planes de aportaciones definidos o de
beneficios definidos. Se contabilizará los planes de beneficios definidos en donde la obligación
de la entidad consiste en suministrar los beneficios acordados a los empleados actuales y
anteriores y el riesgo actuarial como el de inversión son asumidos por la compañía
3.2.3.18 Definición de políticas – Beneficios Post empleo
Para el reconocimiento y registro adecuado de las obligaciones por pagar en concepto de
beneficios post-empleo para los empleados será necesario contratar los servicios de un
actuario.
Al finalizar el año estas reservas serán revisadas conforme el estudio actuarial y
contabilizadas las variaciones de acuerdo a dicho informe.
MOVIMIENTOS
DÉBITOS CRÉDITOS
Reversiones de las obligaciones de acuerdo al
estudio actuarial
Pagos de beneficios a empleados salientes de
la compañía
Reconocimiento de las obligaciones por pagar
de acuerdo al estudio actuarial
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Grupo General
2 Pasivos Subgrupo
2.2Pasivo No Corriente Grupo Analítico
2.1.01 Cuentas por pagar
2.1.02 Obligaciones Bancarias
2.1.03 Cuentas por pagar
Relacionadas
2.1.04 Anticipo clientes
2.1.05 Beneficios Post-
Empleo
Descripción
.2.2 Pasivo No Corriente
Las obligaciones no corrientes son aquellas que no van ser liquidadas en el ejercicio económico
siguiente, siendo su vencimiento más de 12 meses.
Básicamente se originan de la necesidad de financiamiento de la empresa ya sea para la
adquisición de activos fijos, cancelación de otras deudas, entre otros.
En este grupo podemos encontrar las siguientes subdivisiones:
2.1.01 Cuentas por pagar
2.1.02 Obligaciones Bancarias
2.1.03 Cuentas por pagar Relacionadas
2.1.04 Anticipo clientes
2.1.05 Beneficios Post-Empleo: incluye la porción no corriente de provisiones por beneficios a
los empleados generados por beneficios pactados durante la contratación del personal de la
compañía.
En los pasivos no corrientes podemos encontrar “Otras Provisiones” en las cuales se registrarán
los importes no corrientes estimados para cubrir obligaciones presentes como resultados de
sucesos pasados, ante la posibilidad de que la empresa tenga que desprenderse de recursos que
involucran recursos económicos cuando se puede estimar fielmente el importe
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Grupo General
3 Patrimonio Subgrupo
3.1 Capital Social
3.2 Aporte Futura
Capitalización
Grupo Analítico
Descripción
3 Patrimonio
El patrimonio de una compañía es la participación residual de los activos descontados todos sus
pasivos. La revaluación o reexpresión del valor de los activos y pasivos dan lugar a incrementos
o decrementos en el patrimonio neto
Dentro del grupo Patrimonio se registrarán y controlarán valores como:
Capital Social: es el valor cubierto por los socios en la forma establecida en los
estatutos de la compañía, en base a lo cual los socios podrán ejercer sus derechos.
Reservas: son apropiaciones de las utilidades liquidas obtenidas por la empresa en un
ejercicio económico, estas reservas pueden ser: Legal, de Capital, Estatutaria y
Facultativa
Aportes futuras capitalizaciones: estos aportes deben ser aprobados y ratificados por
la Junta General de Socios
Otros resultados integrales
Resultado Adopción por primera vez NIIF
Resultados Acumulados: esta cuenta registra las pérdidas y utilidades acumuladas de
años anteriores
Resultado del ejercicio: registra la utilidad o pérdida generada por el ejercicio
económico después de la deducción de la participación trabajadores y el impuesto a la
renta.
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ADMINISTRATIVO
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SEGUNDA PARTE
CONTROL INTERNO
El control interno dentro de las compañías constituye un conjunto de políticas y procedimientos
que contribuyen al logro de sus objetivos de manera eficiente y eficaz; con el cual se puede
detectar errores que pueden ser voluntarios y no voluntarios cometidos por el personal.
Dentro de la compañía se realizan varias procesos para que sus objetivos puedan ser cumplidos,
sin embargo cabe señalar los más importantes que a continuación se presentan:
Venta de bienes y servicios
Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable y Depósitos de valores
recaudados
Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros e insumos
Ingreso de mercaderías al Sistema Contable
Elaboración de Pagos (cheques
Políticas de Control Interno para el proceso de Ventas:
La NIC 18 Ingreso de Actividades Ordinarias señala que una compañía debe reconocer
una venta de bienes cuando ha transferido al comprador los riesgos y ventajas de tipo
significativo derivados de la propiedad de los bienes; es decir que la salida de
mercadería no deberá sustentarse con notas de entrega sino únicamente con facturas de
venta, las cuales deberán cumplir con los requisitos señalados en el Reglamento de
Comprobante de Venta, Retención y Documentos Complementarios.
En caso de haber emitido una nota de entrega sin la factura respectiva, se tendrá como
máximo un mes para la emisión de la factura o el retiro de la mercadería considerando
todos los costos en los que se incurre.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Políticas de Control Interno para el Proceso de Ventas (continuación):
Para las notas de entrega emitidas se deberá llevar un anexo en donde conste: fecha de
emisión, número de nota de entrega, cliente, valor y factura que la respalda; las notas de
entrega sin factura deberán ser comunicadas a gerencia para la respectiva toma de
correctivos.
Toda factura emitida deberá contar con las firmas de responsabilidad correspondientes
Para la concesión de venta a crédito se deberá considerar el historial de cada cliente, no
se podrá emitir una nueva venta sin que la anterior factura no este cobrada.
En caso de que la venta a crédito fuese a un nuevo cliente, esta deberá ser aprobada
previamente por el Gerente o el Presidente de la compañía.
Las aprobaciones para las ventas a crédito con las respectivas condiciones deberán estar
debidamente documentadas en cartas oficiales, con las respectivas firmas de
responsabilidad
Procedimientos para el proceso de Ventas de bienes y servicios
A continuación se presenta las descripción física y gráfica del proceso:
N Responsable Descripción del procedimiento
1
Asistente de
Gerencia/ Auxiliar
Contable
Recibe el pedido del cliente sobre el producto que requiere, si
hay en stock dependiendo del cliente y del tipo de venta
(crédito), notifica la venta al presidente de la compañía para su
aprobación Si no hay en stock se pide una cotización al
proveedor del exterior vía e-mail para entregar al cliente y si el
cliente acepta se procede con los trámites para importar.
Si un cliente antiguo solicita un crédito se deberá revisar el
historial para la concesión o no, en caso de ser cliente nuevo se
deberá notificar al presidente o gerente de la compañía..
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Procedimientos para el proceso de Ventas de bienes y servicios (continuación)
N Responsable Descripción del procedimiento
2
Presidente de la
compañía
Considerando las condiciones del crédito y de acuerdo a su
experiencia, procede a la autorización de la venta mediante la
emisión de una factura.
3 Asistente de
Gerencia/ Auxiliar
Contable
Procede a la facturación de la venta (4 copias) mediante la
utilización del sistema informático, en donde detalla los datos
de los productos que se procederán a entregar. (Véase Anexo
B). Realiza la recaudación de los comprobantes de retención y
de los valores por cobro de las facturas generando un
comprobante de ingreso a Caja Recaudación (Véase Anexo D
4
Asistente de
Gerencia/ Auxiliar
Contable
Procede a entregar la factura original (copia blanca) al cliente,
copia azul (se adjunta con una copia del comprobante de
ingreso a caja) y verde para archivo de la compañía y la
amarilla para los archivos del área contable. (Ver anexo B)
Verificando que las facturas cumplan con todas las
disposiciones legales y tributarias
5
Auxiliar Contable-
Servicios Externos
Al final del mes se deberá generar un reporte de ventas (Ver
Anexos E) utilizando el módulo de facturación, para el cruce
con la documentación física, en caso de existir novedades
(secuencia de facturas alterado, facturas caducadas, facturas
físicas extraviadas) notificar a gerencia para su respectiva
explicación y la toma de correctivos.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
VENTA DE BIENES Y SERVICIOS
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Asistente de Gerencia Presidente de la compañía Auxiliar contable-Servicios
externos
Inicio
Recibe pedido de clientes
Asistente de Gerencia pide
autorización al Gerente o
Presidente de la compañía
Considerando el tipo de
cliente y de acuerdo a su
experiencia
¿Aprueba
la
1
Procede a la emisión de
la factura 4 copias)
Venta es
a Crédito
¿Hay en
Stock?
Verifica existencia en el
Stock
Gerente o Presidente
toma acciones
Al finalizar el mes se obtiene un
reporte de ventas
Compara el reporte con los
documentos físicos
Existen
diferencias
Fin
1
Si
No
Si
2
2
Corre el proceso de
contabilización en el
sistema contable
No
Si
No
Si
No
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Políticas de Control Interno para el proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema
Contable y Depósitos de valores recaudados:
Todos los valores recaudados por concepto de venta de bienes o prestación de servicios,
o por el anticipo de valores por parte de los clientes ya sea en efectivo, cheque o
transferencias bancarias, deberán ser soportados en los comprobantes de ingreso a Caja,
los cuales serán pre-numerados
Todos los comprobantes de ingresos deberán ser llenados con letra legible y sin ningún
tachón, borrón o enmendadura.
Para la contabilización de dichos documentos, estos deberán contar con la firma de
aprobación del gerente o presidente de la compañía.
Los valores detallados en los comprobantes de ingreso deberán ser los mismos que
consten en las transferencias bancarias o cheques.
Antes de realizar los depósitos deberá realizarse un reporte sobre los valores a ser
depositados, especificando en dicho reporte el número de comprobante de Ingreso a
Caja Recaudación en donde está documentado la entrada de dinero en la compañía. Por
ningún motivo deberá depositarse un rubro que no tenga un comprobante de Ingreso a
Caja salvo préstamos recibidos que deberán contar con la identificación del prestamista,
vencimiento, tasas de interés y monto. (Debidamente soportados y aprobados por
Gerencia)
Todos los depósitos deberán ser realizados por una persona que no maneje los registros
contables.
Procedimientos para el proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable
y Depósitos de valores recaudados
A continuación se presenta las descripción física y gráfica del proceso:
N Responsable Descripción del procedimiento
1
Asistente de
Gerencia
Recepta los cobros de las facturas pendiente, elabora el
comprobante de ingreso a caja con 4 copias (blanca-se entrega al
cliente, copia rosada general de la empresa, copia amarilla- pasa
a contabilidad y verde para archivo en carpeta individual de
cliente) e informa al Presidente o Gerente de la compañía para la
aprobación del comprobante y para el recaudo de los cheques
posfechados. (Véase Anexo D)
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Procedimientos para el proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable
y Depósitos de valores recaudados (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
2
Presidente-
Gerente
Revisa el comprobante de ingreso, firma el documento para su
aprobación y ordena su respectivo archivo, así como procede a
guardar los cheques posfechados en cajas de seguridad por fecha
de vencimiento
3
Recepcionista
–
Cajera
Procede a archivar:
Copia rosada: en los archivos de la compañía
Copia verde: en la carpeta individual de cada cliente
Copia amarilla: pasa al departamento contable para su
contabilización
.
4
Asistente
Contable-
Servicios
Externos
Procede a la contabilización de los comprobantes de ingreso (de
cada valor detallado en el documentos, que en algunos casos
corresponde a varias cheques con fecha posfechada) en el
sistema informático utilizando el módulo de cartera de acuerdo a
la numeración pre-impresa de cada documento; se ingresa los
montos afectando a la factura correspondiente, las fechas de
vencimiento de cada cheque, la forma de pago (cheque o
efectivo) (Ver Anexo F)
5
Gerente
De acuerdo al vencimiento de los cheques, entrega estos a la
auxiliar de gerencia para el depósito correspondiente en las
cuentas bancarias de la compañía.
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Procedimientos para el proceso de Recaudación de Valores, Ingreso al Sistema Contable
y Depósitos de valores recaudados (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
6 Auxiliar
Contable-
Empresa
Procede a elaborar un reporte de los cheques a depositar
señalando el número de ingreso en el cual se encuentran
reportados, y el nombre de cliente al que corresponde cada uno,
adicionalmente procede a sacar una copia de cada cheque para
adjuntar a dicho detalle. Luego entrega los cheques al encargado
de depositar los cheques (Auxiliar contable)
7 Auxiliar
Contable 2/
Mensajero
Realiza el depósito de cada cheque en la cuenta bancaria de la
compañía a la cual asigne el Gerente. Entrega papeletas de
depósito (en caso de haber depositado una persona distinta a la
Auxiliar Contable 2 o mensajero) a la auxiliar contable para su
respectivo archivo.
8 Auxiliar
Contable-
Empresa
Procede a adjuntar cada papeleta de depósito al detalle
preparado, para luego entregar a contabilidad para su registro
9 Auxiliar
Contable-
Servicios
Externos
Procede a bajar un resumen de los ingresos registrados en el
sistema contable a través del módulo de cartera (dicho resumen
se va actualizando conforme se van registrando nuevos
comprobantes de ingreso a Caja).
Procede a registrar las papeletas de depósito en el sistema
contable de acuerdo a los reportes entregados, verificando que
los depósitos hagan referencia a un número de ingreso registrado
en caja. Una vez que se tiene el estado de cuenta bancaria se
procede a la conciliación de bancos, en caso depósitos no
registrados por la contabilidad se procede a informar a Gerencia
de estos para su respectiva revisión.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
RECAUDACIÓN DE VALORES,
INGRESO AL SISTEMA CONTABLE Y
DEPÓSITOS DE VALORES
RECAUDADOS
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Asistente de
Gerencia
Presidente-
Gerente de la
compañía
Auxiliar
contable-u otros
asistentes
Asistente
Contable/Servicio
s Externos
Gerente de la
compañía
si
Archi
vo de
4
Inicio
Recepta los
cobros de las
facturas
Elaboración de
comprobantes
de Ingreso a
Caja
Revisa
documentos y
firma para
aprobación
Contabilización del
comprobante de
ingreso a caja
Guarda
cheques en
cajas de
seguridad
Fin de mes
revisa
vencimientos
y ordena
depósitos
Elabora reporte
de cheques y saca
copias de los
mismos
Realiza los
depósitos en cada
institución
Entrega
comprobantes de
depósito
Adjunta
comprobante de
depósito a reporte
Baja de reporte del
sistema de los
valores ingresados a
caja
Constan
en reporte
Contabiliza
Fin
Notifica a gerencia
para la toma de
correctivos
Entrega
documentos para
archivo 1
1
Entrega a
contabilidad
2
2
3
3
No
Archivo
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
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Políticas de Control Interno para el proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios,
suministros e insumos
Para realizar cualquier tipo de compra, está deberá ser previamente autorizada por el
Presidente de la compañía o en su caso por el Gerente General.
Toda compra debe estar sustentada con la respectiva factura de adquisición
Se deberá realizar el respectivo comprobante de retención con fecha de emisión de la
factura considerando la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, el cual deberá ser
revisado por el área contable de la compañía antes de su entrega y deberá ser entregado
dentro los 5 días establecidos por la ley.
En el momento en que los bienes lleguen a la compañía, estos se deberán verificar con
los detallado en la correspondiente factura
Procedimientos para el proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros e
insumos
A continuación se presenta las descripción física y gráfica del proceso:
N Responsable Descripción del procedimiento
1
Asistente de
Gerencia
•Elabora un listado de requerimientos de productos de acuerdo a las
existencias en Inventario considerando los productos con mayor
rotación (hilos) y aquellas máquinas o repuestos que han sido
solicitados por clientes (bajo pedido) para importarlos
•Elabora un detalle de los insumos que se necesitan para la
compañía
Estos reportes son entregados al Presidente de la Compañía para su
aprobación.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
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Procedimientos para el proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros e
insumos (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
2
Presidente de
la Compañía
Revisa los reportes entregados en cuanto a los requerimientos para
la adquisición de hilos así como las solicitudes de pedido de
maquinaria o repuestos, una vez aprobado ordena la adquisición, si
es a un proveedor local se autoriza a la asistente para que solicite la
mercadería y si es mercadería para ser importada se autoriza al
Gerente para que realice los trámites necesarios. Todas las
aprobaciones deben contar con la firma respectiva.
3
Gerente de la
Compañía
Ordena la adquisición y solicita vía mail cotización de los
productos requeridos al proveedor del exterior, la cual es estregada
al presidente para su revisión y aprobación.
4
Presidente de
la Compañía
Aprueba cotización y solicita al Gerente realice los trámites
necesarios para la importación
5
Gerente de la
compañía
Realiza todos los trámites necesarios para la importación y la
llegada de la mercadería a las instalaciones de la compañía
6
Asistente de
Gerencia
Llama a los proveedores locales para realizar los requerimientos de
los insumos de oficina y otros materiales-
7
Asistente de
Gerencia
Realiza la compra de los materiales, suministros e insumos
89
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
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Procedimientos para el proceso de Compra de bienes, mercadería, servicios, suministros e
insumos (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
8
Asistente de
Gerencia
Recibe las facturas de compra y los papeles relativos a las
importaciones, revisando que los productos detallados
correspondan a los bienes recibidos.
Realiza la retención respectiva (Ver Anexo G) de las facturas
nacionales y procede a entregar al área de contabilidad para
revisión de comprobante de retención e ingreso en el sistema
contable de cada compra. (Los papeles de las importaciones son
archivados en carpetas por cada una de ellas )
9
Auxiliar
Contable-
Servicios
Externos
Revisa los comprobantes de retención para su aprobación, ingresa
según cada compra las facturas y retenciones al sistema contable
(Ver Anexo H y I)
Luego procede al archivo de los documentos (compras locales) en
la carpeta de facturas pendientes de pago, y las importaciones en el
área asignada para su resguardo. (facturas del agente aduanero)
90
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
COMPRA DE BIENES, MERCADERÍA,
SERVICIOS, SUMINISTROS E
INSUMOS
RAFAEL ACERO
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DEPARTAMENTO
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Asistente de Gerencia Presidente de la compañía Gerente de la compañía
Inicio
Elabora requerimientos
de mercadería e insumos
Revisa reporte y ordena se
pida cotización a
proveedores
¿Es
proveedo
r local?
Pide al proveedor los
insumos necesarios o
mercadería
Solicita cotización de
mercadería al proveedor
del exterior
Cotización es entregada a
presidente para
aprobación Revisa cotización
Mercadería es entregada
a la compañía
Recibe factura (otros
documentos) y compara
detalle con productos
recibidos
Elabora retención a
facturas
Archivo
Fin
¿Aprueba
cotización?
Realiza todos los trámites
para importación
1
1
2
2
si no
Si
No
91
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
RAFAEL ACERO
CÍA. LTDA.
DEPARTAMENTO
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Políticas de Control Interno para el proceso de Ingreso de mercaderías al inventario por el
Sistema Contable
Toda importación debe contar con todos los documentos correspondientes, como son: (
factura del proveedor del exterior, Declaración Única Aduanera, facturas por trámites de
importación con los respectivos comprobantes de retención)
El auxiliar contable deberá preparar la liquidación de la importación considerando todos
los valores en los cuales se incurre para que la mercadería llegue su destino, excepto
cargos bancarios, impuesto a la salida de divisas que serán cargados al gasto en el
momento en que se incurra en ellos.
Toda adquisición de mercaderías tanto local como del exterior debe estar respaldada con
la respectiva factura con el detalle de todos los bienes adquiridos
Procedimientos para el proceso de Ingreso de mercaderías al inventario por el Sistema
Contable
A continuación se presenta las descripción física y gráfica del proceso:
N Responsable Descripción del procedimiento
Ingreso de compras al exterior/importaciones
1
Asistente de
Gerencia/Auxiliar
de contabilidad
(compañía)
Recibe los documentos respecto a la importación, como son:
Factura del proveedor extranjero
Documentos de la aduana (declaración aduanera
única)
Facturas por trámites de importación
Estos son entregados a la auxiliar de gerencia
2
Auxiliar de
Gerencia
Con los documentos de la importación, prepara una carpeta
respecto a esa importación y entrega al área contable para la
preparación de la respectiva liquidación de importación
92
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
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Procedimientos para el proceso de Ingreso de mercaderías al inventario por el Sistema
Contable (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
Ingreso de compras al exterior/importaciones
3
Auxiliar de
contabilidad-
Servicios Externos
Revisa la carpeta de la importación, verificando que estén
todos los documentos respectivos, procede a realizar la
liquidación de la importación, con la determinación del costo
de venta procede al ingreso en el sistema por medio del
módulo de inventarios de los productos adquiridos con su
costo nacionalizado, e imprime el asiento de respaldo del
ingreso al inventario (Ver Anexo J y K) Luego procede a
realizar el asiento de ajuste de la liquidación de la importación
en el sistema por el módulo de contabilidad. Y procede al
archivo de los documentos en el lugar asignado a las
importaciones.
Ingreso de mercadería-compras locales
4
Auxiliar de
contabilidad-
Servicios Externos
Con la factura de compra entregada por la auxiliar de gerencia,
se ingresa en el sistema contable por el módulo de Inventarios
y la retención por el Módulo de Proveedores. Luego se
procede al archivo en la respectiva carpeta de “facturas
pendientes de pago” hasta la aprobación de la cancelación
93
no
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
INGRESO DE MERCADERÍAS AL
INVENTARIO
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Asistente de
Gerencia/Auxiliar de
contabilidad (compañía)
Asistente de Gerencia Auxiliar de contabilidad-
Servicios Externos
No
Inicio
Recibe documentos
respecto a la compra de
mercadería
¿Compra
local?
Archivo
Con documentos de
importación arma la
carpeta respectiva
Revisa carpeta y elabora
liquidación de importación
Ingresa artículos al
inventario con el costo
nacionalizado
Imprime registro del
ingreso a inventario
Fin
Registra asiento de ajuste de
liquidación por módulo de
Contabilidad
¿Compra
local?
Si
Si
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
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Políticas de Control Interno para el proceso de Elaboración de Pagos (cheques)
Todo pago a Proveedores se deberá realizar los días jueves, manejando una política de
30 y 60 días para dicho pago.
Toda transferencia bancaria que se realice debe ser impresa cuando el proceso este OK,
y se deberá entregar una copia al área contable para su debido registro y archivo, para lo
cual se deberá mantener una carpeta de transferencias al exterior y locales.
Los pagos realizados con cheque deben estar sustentados con un egreso contable, el cual
debe contar con las firmas de responsabilidad correspondientes.
Los comprobantes de egreso deben ser pre-numerados
Los cheques anulados debe sellarse con esta palabra y serán archivados en la propia
chequera.
Los comprobantes de egreso deben contar con todos los sustentos tanto legales como
tributarios para su debido registro.
En caso de realizarse anticipos a proveedores, estos deberán ser autorizados por el
Presidente de la Compañía o en su caso por el Gerente; teniendo como plazo un mes
para recibir los comprobantes que justifiquen dichos anticipos, dicha gestión deberá
realizar la auxiliar de Gerencia en coordinación con el Área Contable.
Al finalizar el año se revisará los anticipos entregados a proveedores y se evaluará la
posibilidad de justificación de los mismos, en caso de que no puedan ser justificados
serán cargados al gasto como no deducibles.
Procedimientos para el proceso de Elaboración de Pagos (cheques)
A continuación se presenta las descripción física y gráfica del proceso:
N Responsable Descripción del procedimiento
1
Auxiliar de
Gerencia
Al finalizar el mes revisa las facturas con vencimiento de más
de 30 y 60, se notifica al Presidente o Gerente de la compañía
las facturas que están pendientes de pago
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Procedimientos para el proceso de Elaboración de Pagos (cheques) (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
2
Presidente de
la compañía
Autoriza la elaboración del cheque
3
Auxiliar de
Gerencia
Notifica al proveedor del pago, realiza el cheque con el
respectivo documento de egreso (3 copias: la blanca y celeste
para archivo contabilidad con soportes y la rosada en archivo
general) (Ver anexo L) , estos documentos los entrega al
Presidente o Gerente para la firma del cheque y el documento
de egreso de bancos
4
Auxiliar de
Gerencia
/Recepción
Se entrega el pago al proveedor con la respectiva retención (si
esta no fue entregada al momento de recibir la factura)
Los documentos son entregados al Área Contable para su
registro en el sistema.
5
Auxiliar de
Contabilidad-
Servicios Externos
Registra el pago de acuerdo a la numeración de los egresos
pre-impresos en el sistema informático en el Módulo de
Proveedores, revisando que todos los soportes se encuentren
adjuntos (Ver anexo I)
6
Auxiliar de
Gerencia
Si el pago es por préstamos a: empleados, empresas
relacionadas; el regreso de bancos debe ser entregado al
Presidente para su debida autorización.
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
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Procedimientos para el proceso de Elaboración de Pagos (cheques) (continuación):
N Responsable Descripción del procedimiento
7
Auxiliar de
Gerencia
Para la elaboración del pago de Nóminas, la Auxiliar Contable
elabora los roles, los cuales son entregado a la compañía para
la preparación de los comprobantes de egreso respectivos y
los cheques para entregarlos al Presidente o Gerente para su
respectiva aprobación y firma de los respectivos documentos
8
Presidente/
Gerente de
la compañía
En el caso de entrega de anticipos, ordenan la elaboración de
los respectivos documentos de egreso y los cheques
respectivos a la auxiliar de la empresa.
Y para el pago de Proveedores del Exterior, el gerente realiza
transferencia bancaria imprimiendo el soporte que será
entregado a la Auxiliar de Gerencia para archivo en carpeta de
cada importación y al Área Contable para su registro contable
y archivo (carpeta de transferencias locales y del exterior)
9
Auxiliar de
Gerencia
Elabora los documentos de egreso y el cheque respectivo,
entrega los documentos al Presidente o Gerente para su
aprobación y firma
10
Presidente
de la Compañía
Firma y aprueba los documentos
11
Auxiliar de
contabilidad-
servicios externo
Registra el pago de acuerdo a la numeración de los egresos
pre-impresos en el sistema informático en el módulo de
proveedores y procede al archivo de los documentos
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PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE
ELABORACIÓN DE PAGOS
(CHEQUES)
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Asistente de
Gerencia
Presidente de la
compañía
Gerente de la
compañía
Auxiliar de
contabilidad-
Servicios
Externos
Si
No
No
Si
Inicio
¿Autoriza
el pago?
Archivo
Elaboración de
comprobantes de
Egreso y cheque
Notifica al proveedor el
pago
Revisa documentos y
firma cheque y
documentos de egreso
Entrega cheque a proveedor, el cual firma
los documentos de
recepción
Registra el pago en
el sistema contable
¿Pago es a
proveedor?
¿Proveedor
es local?
Fin
Si
No
1
Revisa documentos para
pago de anticipos,
sueldos, IES, entre otros
Revise pago con vencimiento de 30 a 60
días y noticia a
Presidente o Gerente
Entrega de
documentos al Área Contable
Realiza transferencia
bancaria a proveedor
del exterior
Imprime comprobante
de transferencia
98
CAPÍTULO IV
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 CONCLUSIONES
Durante el desarrollo de este trabajo se pudo concluir lo siguiente:
El análisis FODA es una excelente herramienta administrativa que permite conocer las
fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las cuales está expuesta la entidad,
permite identificar las necesidades de la compañía y establecer las mejorar estrategias para
reducir las amenazas y aprovechar las fortalezas.
La no formalización de políticas de control interno y de procedimientos ocasiona que los
individuos que laboran dentro de la organización ejecuten sus tareas de acuerdo a su
criterio y no sobre una base estandarizada.
Un manual que contenga las políticas y procedimientos de control interno es un elemento
importante para garantizar la eficiencia de las operaciones y facilita a cualquier persona
que labore en la compañía la ejecución de sus tareas. Además que brinda la posibilidad de
contar con una base para poder evaluar el control interno.
Un manual de políticas y procedimientos de control interno debe ser elaborado de forma tal
que toda persona que quiera conocer algún procedimiento pueda ser capaz de entenderlo y
ejecutarlo con eficiencia
El control interno dentro de toda compañía sin importar su tamaño contribuye a que los
objetivos de la entidad puedan lograrse con el correcto uso de sus recursos tanto económico
y humano.
El establecimiento correcto de las mejores políticas de control interno en una compañía
establecen los lineamientos a seguir para el tratamiento adecuado de sus operaciones, la
protección de sus recursos y el aprovechamiento máximo de los mismos.
99
4.2 RECOMENDACIONES
Una vez concluido el trabajo de titulación podemos recomendar a la compañía lo siguiente:
Que la compañía revise el manual de políticas y procedimientos de control interno
propuesto que es una guía útil para cualquier persona que labore en la organización y
pueda ejecutar su trabajo de la mejor manera.
Se recomienda a la compañía que para el área contable-administrativa se cuente con dos
personas, a las cuales se asigne tareas específicas y de cada tarea se tenga el responsable de
ejecutarlas; así se lograría una mejor segregación de funciones.
Es importante que la gerencia se comprometa a poner en funcionamiento un adecuado
control interno y además realice un seguimiento del mismo, con el fin de detectar posibles
mejoras a este.
Se recomienda a la compañía que una vez puesto en práctica el manual de políticas y
procedimientos de control interno, todo problema o fallas en el control que vayan
apareciendo en el proceso sea n comunicados inmediatamente a la gerencia para la
correcta toma de acciones de mejora a los procesos y políticas.
Establecer un monitoreo constante a las políticas y procedimientos de control interno
propuesto es fundamental para determinar si se está operando de la manera esperada y si es
necesario hacer las modificaciones pertinentes a cada caso.
Se debe buscar la forma para mantener lo más actualizada posible la información contable
contenida en este manual, con el propósito de que el área que necesite de esta información
pueda tomar las decisiones de la manera más acertada y a tiempo.
100
BIBLIOGRAFÍA
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de julio de 2015, de www.aiteco.com: http://www.aiteco.com/que-es-un-diagrama-de-
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101
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Whittington, O., & Pany, K. (2004). Auditoría un Enfoque Integral (12a ed.). Bogotá, Colombia:
McGraw-Hill Interamericana.
102
ANEXOS
103
Anexo A Plan de Cuentas-(compañía)
104
105
Anexo B Factura de Venta (compañía)
Anexo C Nota de Entrega (compañía)
106
Anexo D Recibos de Ingreso a Caja Recaudación (compañía)
Anexo E Reporte de Ventas Mensual
107
Anexo F Comprobante de Ingreso al Sistema contable de Valores Recaudados
Anexo G Comprobante de Retención
108
Anexo H Registro de factura de compra en Sistema Contable
Registro de la factura
Anexo I Registro de Pago deudas en Sistema Contable
Registro comprobante de retención/ o registro de pago a proveedor
109
Anexo J Registro en Sistema Contable de mercaderías
Anexo K Comprobante de Ingreso de Inventarios en Sistema Contable
110
Anexo L Comprobante de Egreso