universidad de las palmas de gran canaria …...- aprobar y promover el proyecto de transformación...

UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA RECTOR

1

RESOLUCIÓN DEL RECTOR DE 19 DE ENERO DE 2019, POR LA QUE SE APRUEBA EL PROYECTO DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA PARA EL BIENIO 2019/2020

Como consecuencia de la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos, La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, siguiendo las directrices de la misma, ha venido desarrollando la gestión electrónica de sus procedimientos, con la finalidad de facilitar a los ciudadanos en general y a los miembros de la comunidad universitaria en particular, los medios electrónicos para relacionarse con la Universidad y reducir la carga de trabajo administrativo mediante determinadas herramientas como la Sede Electrónica, Portal Web “MiULPGC”, Campus Virtual, correo electrónico, firma digital, etc., que han venido cubriendo, en gran medida, las necesidades de sus usuarios y de gestión en sus áreas de docencia, investigación y administración.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del Sector Público vienen a configurar un nuevo escenario, en el que la tramitación electrónica se convierte en la actuación ordinaria de las Administraciones, tanto en la gestión interna, como en la relación con la ciudadanía o con otras administraciones, configurándose como una Administración sin papeles basada en un funcionamiento íntegramente electrónico, al regular la obligatoriedad del expediente electrónico como soporte de la gestión administrativa y la imperativa incorporación al mismo de los documentos en papel, de forma que la totalidad de los procedimientos administrativos, desde que se inician hasta que finalizan, deberá ser objeto de incorporación a la plataforma de administración electrónica.

La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria no puede permanecer al margen de este proceso, tanto por mandato legal como por los propios principios que inspiran a la Institución, que la comprometen a situarse a la vanguardia de las reformas sociales y de la sociedad del conocimiento y por ello mediante Resolución del Rector de 2 de diciembre de 2010, se promovió el desarrollo del “Proyecto de Implantación e Impulso de la Administración Electrónica”, cuyos resultados, como se indica arriba, han facilitado la relación electrónica entre ciudadanía y la Administración. Sin embargo, la entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015 han evidenciado la insuficiencia de las herramientas actuales y exigen para su cumplimiento, el desarrollo e implementación de nuevas y mejores herramientas que faciliten esta relación por medios electrónicos, al tiempo que asegurar la documentación en todo su ciclo de vida y la interoperabilidad entre Administraciones Públicas.

Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

Página 1 / 3 ID. Documento aAgddW4IPUUy5QZ50Ns7Jg$$

Este documento ha sido firmado electrónicamente por Fecha de firma

RAFAEL ROBAINA ROMERO 12/03/2019 11:36:36

Documento firmado digitalmente. Para verificar la validez de la firma copie el ID del documento y acceda a / Digitally

signed document. To verify the validity of the signature copy the document ID and access to

https://sede.ulpgc.es/VerificadorFirmas/ulpgc/VerificacionAction.action

https://sede.ulpgc.es/VerificadorFirmas/ulpgc/VerificacionAction.action?codigoVerificacion=aAgddW4IPUUy5QZ50Ns7Jg$$




2

Entre estas obligaciones legales cabe destacar las siguientes:

- Registro electrónico único interconectado a través del Sistema de Interconexión de Registro (SIR)

- Archivo Electrónico Único - Registro de Apoderamientos - Interconexión con el Punto de Acceso General de la Administración

General del Estado - Carpeta Ciudadana - Publicación del Catálogo de Procedimientos y Servicios, a través

del Sistema de Información Administrativa (SIA) - Documento y expediente electrónico - Facilitar el acceso a las restantes Administraciones Públicas a los

datos que obren en su poder, con las máximas garantías de seguridad, integridad y disponibilidad.

- Reutilización de servicios para las notificaciones electrónicas, intermediación de datos, autenticación y firma, etc.

Para cumplir con estas obligaciones resulta imprescindible disponer de un sistema eficiente que permita la digitalización segura, gestión, tramitación, almacenamiento, seguimiento y control de la actividad administrativa y de relación con la ciudadanía y el conjunto de administraciones públicas que garantice el nuevo marco de relación y desarrollo del procedimiento electrónico, de acuerdo con lo establecido en las citadas leyes y con los requerimientos legalmente exigidos por el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.

Para alcanzar estos objetivos, se propone para el bienio 2019-2020 un conjunto de acciones tendentes a dotarnos de estos medios y adaptar nuestra estructura organizativa y rediseñar procedimientos y servicios para su incorporación totalmente electrónica.

En este Proyecto de carácter Institucional debe participar e implicar a toda la comunidad universitaria, en sus respectivos niveles, requiriéndose un esfuerzo importante de los responsables de las diferentes unidades administrativas y docentes, así como de todo el personal de la Universidad, sin cuya implicación y participación activa no podría acometerse, con el pleno convencimiento que, a medio plazo, facilitará la gestión y redundará en una mayor eficiencia y calidad en la prestación de los servicios.

Por lo expuesto, en el ejercicio de las facultades que me confieren el artículo 20 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades, así como los artículos 79 y 81 de os Estatutos de esta Universidad, aprobados por Decreto 107/2016, de 1 de agosto, del Gobierno de Canarias,












3

RESUELVO

Primero. - Aprobar y Promover el Proyecto de Transformación Digital de la Administración de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria para el período 2019/2020, como proyecto de carácter Institucional.

Segundo. - Designar como Director del Proyecto a la Gerente de esta Universidad.

Tercero. - Designar como Comité de Dirección del citado Proyecto, responsable de la toma de decisiones a la Gerente, Vicegerente de Recursos Humanos y al Director de Sistemas de Información.

Cuarto. - Designar a la Oficina de Administración Electrónica (OTeA) como unidad responsable de la coordinación de su desarrollo y ejecución, así como de la gestión del cambio.

Quinto. - Autorizar a la Gerente la constitución de las Comisiones Técnicas necesarias para su desarrollo y adscripción de personal al Proyecto, bien mediante adscripción temporal de funciones del personal propio de la Universidad o contratación temporal, en el caso de insuficiencia de medios humanos propios durante la vigencia del Proyecto.

Sexto. - Instar a los responsables de las diferentes unidades administrativas y docentes, así como a todo el personal de la Universidad, a participar activamente en el Proyecto, agradeciendo de antemano el importante e imprescindible esfuerzo que ello representa.

Las Palmas de Gran Canaria, a 13 de febrero de 2019.

EL RECTOR











Proyecto de Transformación Digital de la

Administración en la ULPGC 2019 – 2020

Las Palmas de Gran Canaria, enero 2019

Proyecto de Transformación Digital de la Administración de la ULPGC 2019/2020

2

ÍNDICE

0. INTRODUCCIÓN ____________________________________________________ 4

1. PUNTO DE PARTIDA DE LA ULPGC ANTE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL ______ 5

1.1 Recursos humanos _______________________________________________________ 5 1.2 Organización administrativa _______________________________________________ 6 1.3 Recursos técnicos _______________________________________________________ 7 1.3.1 Equipamiento _________________________________________________________________ 7 1.3.2 Soluciones técnicas _____________________________________________________________ 7

2. HITOS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ___________________________ 8

2.1 Interoperabilidad ________________________________________________________________ 8 2.2 Seguridad ______________________________________________________________________ 8 2.3 Reutilización de servicios __________________________________________________________ 9 2.4 Factura electrónica _____________________________________________________________ 10 2.5 Eliminación del uso del papel _____________________________________________________ 11 2.6 Simplificación y automatización de procedimientos y servicios __________________________ 11 2.7 Registro electrónico único ________________________________________________________ 11 2.8 Archivo electrónico único ________________________________________________________ 12

3. HOJA DE RUTA ____________________________________________________ 12

3.1 Eje Acceso de los ciudadanos a la iniciación de la tramitación electrónica y desarrollo de la Política de Gestión Documental. _________________________________________ 14 3.1.1 Vías de acceso ________________________________________________________________ 15 3.1.2 Registro electrónico único y atención presencial ____________________________________ 16 3.1.3 Sede Electrónica ______________________________________________________________ 17 3.1.4 Gestión Documental ___________________________________________________________ 18 3.1.5 Sistema de Información Administrativa (SIA) _______________________________________ 20 3.1.6 Autenticación y firma electrónica ________________________________________________ 21

3.2 Eje Tramitación Electrónica _______________________________________________ 25 3.2.1 Tramitación electrónica ________________________________________________________ 25

3.3 Eje Interoperabilidad y Seguridad __________________________________________ 26 3.3.1 Interoperabilidad _____________________________________________________________ 26 3.3.2 Nodo de Interoperabilidad para el Sistema Universitario Español (NISUE) ________________ 26 3.3.3 Seguridad____________________________________________________________________ 27

3.4 Eje Integración con el Punto de Acceso General, Carpeta Ciudadana y Notificación Electrónica. ______________________________________________________________ 28 3.4.1 Punto de Acceso General (PAG) __________________________________________________ 28 3.4.2 Carpeta Ciudadana ____________________________________________________________ 29 3.4.3 Notificación electrónica ________________________________________________________ 29

4. SIMPLIFICACIÓN, NORMALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE ______________ 31

PROCEDIMIENTOS ____________________________________________________ 31

5. PROTECCIÓN DE DATOS ____________________________________________ 32

5.1 Principales novedades del Reglamento General de Protección de Datos ___________ 33 5.2 Hoja de ruta para cumplir con el RGPD y la Ley 3/2018 ________________________ 34

6. COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN _____________________________________ 35

7. NECESIDADES DE RECURSOS ________________________________________ 36

7.1 Recursos Humanos _____________________________________________________ 36 7.2 Recursos Técnicos ______________________________________________________ 36 7.3 Organizativos. _________________________________________________________ 36


3

8. SEGUIMIENTO Y CONTROL __________________________________________ 38

9. PRESUPUESTO ____________________________________________________ 38

10. CRONOGRAMA ___________________________________________________ 39


4

0. INTRODUCCIÓN Las modificaciones normativas que en los últimos años se vienen produciendo en materia de

régimen jurídico y procedimiento administrativo inciden fundamentalmente en la

modernización de la gestión en las Administraciones Públicas, en cumplimiento tanto de la

regulación de la Unión Europea, a través de Directivas y Reglamentos Comunitarios como de las

propias del Estado Español, para facilitar el acceso de los ciudadanos a los servicios públicos,

agilizar su prestación e incrementar la calidad de los mismos.

En este sentido, por Resolución del Rector de 2 de diciembre de 2010, se promovió el “Proyecto

de Implantación e Impulso de la Administración Electrónica en la Universidad de Las Palmas de

Gran Canaria”, el cual ha alcanzado hitos verdaderamente importantes, como la creación de la

Sede Electrónica, identificación y firma digital, iniciación y tramitación electrónica de los

procedimientos más demandados a través de la Sede o de la propia Intranet, firma electrónica

de actas académicas, obtención de certificaciones académicas personales por sede electrónica

y muchos otros procedimientos que han situado a esta Universidad en un lugar destacado en el

conjunto de las administraciones públicas españolas.

Sin embargo, la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento

Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de

Régimen Jurídico del Sector Público vienen a configurar un escenario en el que la tramitación

electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples

vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí.

La Ley 39/2015 dice en la parte expositiva “una Administración sin papel basada en un

funcionamiento íntegramente electrónico no sólo sirve a los principios de eficacia y eficiencia, al

ahorrar costes a ciudadanos y empresas, sino que también refuerza las garantías de los

interesados a la vez que facilita una mejor transparencia”. En consecuencia, en dicha ley se

establecen cuestiones tales como que los actos administrativos se producirán por escrito a

través de medios electrónicos y que los documentos administrativos se emitirán igualmente por

escrito a través de medios electrónicos; mientras que la Ley 40/2015 establece que las AA.PP.

se relacionarán entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.

La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) , además de cumplir con dichos preceptos

legales, quiere mantener y mejorar la calidad de los servicios que ofrece a los ciudadanos, a la

vez que mejorar la eficacia y eficiencia de su gestión interna y para ello se hace preciso actualizar

su proyecto de implantación de administración electrónica, que defina claramente los objetivos

estratégicos y operativos a alcanzar y establezca una hoja de ruta, que teniendo en cuenta las

particularidades de su carácter de administración institucional y universidad pública, de servicio

público a la sociedad a la que se debe y la realidad de la situación organizativa y técnica de la

que partimos permita alcanzar los niveles de excelencia a los que aspira en un horizonte

temporal fijado para 2020.

Se estructura el presente proyecto a partir del de la situación actual en que se encuentra la

ULPGC en relación a los hitos de la administración electrónica, para luego establecer una hoja

de ruta concreta para alcanzar estos hitos que se complementa con algunas cuestiones

colaterales como la necesaria simplificación y automatización de procedimientos y servicios,

nueva regulación de protección de datos, niveles de compromiso y participación para finalizar

con una relación de necesidades de recursos humanos, técnicos y organizativos.


5

1. PUNTO DE PARTIDA DE LA ULPGC ANTE LA TRANSFORMACIÓN

DIGITAL La transformación digital de las Administraciones Públicas promovida por la entrada en vigor de

estas leyes produce una serie de impactos en las mismas que van mucho más allá de la

incorporación de las TICs, exigiendo nuevas actitudes en la prestación del servicio con una clara

vocación proactiva de satisfacción de las necesidades de los ciudadanos, lo que conlleva no sólo

un importante cambio cultural, sino que además implicará la adaptación de las estructuras

organizativas.

Ante esta situación, es necesario partir, al menos, de un breve análisis de la situación actual de

la ULPGC en la esfera administrativa:

1.1 Recursos humanos.

La plantilla actual de Recursos Humanos del Personal de Administración y Servicios está

prácticamente congelada desde el año 1996. Desde ese año, aunque han aumentado 7 plazas

en las últimas ofertas de empleo, no se han celebrado procesos de selección para cubrir los

puestos vacantes, lo que ha generado una plantilla en las unidades centrales propias de

funciones de administración (directores y subdirectores de servicio), es decir, sin contar al

personal técnico de los servicios de obras, jurídico, biblioteca e informático, con la siguiente

dimensión:

Grupo A1, al que le corresponde el desempeño de funciones de gestión, estudio y

propuesta de carácter superior. El total de puestos de trabajo (PT) creados en la Relación de

Puestos de Trabajo es de 13 de los que 8 se encuentra vacantes y 2 están ocupados en comisión

de servicios por personal del grupo inferior. Es decir, existe un total de 10 vacantes, lo que

equivale al 77%.

Grupo A2, al que le corresponde las funciones de colaboración y apoyo a las de la escala

técnica, cuenta con 23 PT, de los que 6 corresponden a servicios descentralizados en

administraciones de edificio. Del total de PT de este grupo existen 2 vacantes y 12 están

ocupados en comisión de servicios por personal del grupo inferior, existiendo, por tanto 14

vacantes equivalente al 61%.

Grupo C, le corresponden las funciones de ejecución, gestión, trámite y colaboración y

apoyo a las del funcionario del grupo A. Existen un total de 312 puestos, entre servicios

centrales y descentralizados, contabilizando también a los de departamentos y órganos de

gobierno, de los que 118 están ocupados por funcionarios interinos, lo que representa casi un

30 % de temporalidad.

PLANTILLA ACTUAL DEL PAS DE AMINISTRACIÓN FUNCIONARIO

Grupo Nº PT

Nº PT ocupados por grupo titular

Nº PT ocupados interinamente por grupos inferiores o vacantes

A1 13 3 10

A2 23 9 14

C1/C2 312 194 90


6

PAS RELACIONADO DIRECTAMENT CON ADMÓN. ELECTRÓNICA

Unidad Grupo Nº PT

Oficina de Administración Electrónica A2 1

Servicio de Informática (apoyo a la e-admón.) L1 1

Archivo A2 1

El Archivo de la ULPGC sólo cuenta con un técnico del grupo A2 de la Escala de Archivo,

Biblioteca y Museos, lo que resulta claramente insuficiente para gestionar el Archivo

Electrónico. Se introduce aquí este perfil técnico por la implicación que tiene esta área en la

gestión documental de la administración electrónica.

Personal del Servicio de Informática. El Servicio de Informática de la ULPGC tiene la

peculiaridad distintiva respecto a la generalidad de las universidades de que la práctica

totalidad de los programas se desarrollan internamente en lugar de utilizar productos

comerciales. Este modelo ha supuesto un gran ahorro para la organización a lo largo de más

de dos décadas, así como un más que interesante ajuste de las aplicaciones a las necesidades

específicas de los gestores de los procesos. Pero la creciente demanda de más y más programas

para apoyar nuevos procesos y la necesidad de perfeccionar los existentes (flujos más

complejos, seguridad, transparencia, firmas electrónicas, normativas cambiantes...) ha dado

como resultado un colapso e incapacidad para soportar el cambio y el futuro. Concretamente

los técnicos que dan servicio de desarrollo de programas son 3 analistas y 3 programadores,

para abordar la gestión de personal, la gestión económica y financiera, la gestión académica,

la extensión universitaria, la gestión patrimonial, la gestión de servicios como el de deportes,

la ordenación académica, la gestión de la calidad, la gestión de la investigación y muchas otras

menores, por lo que esta plantilla resulta insuficiente para abordar con éxito, y en el horizonte

de 2020 , la implementación de la administración electrónica.

Las principales características de esta situación se podrían resumir en las siguientes:

- Escaso número de PT ocupados para nivel técnico A1 y A2.

- Elevado grado de PT ocupados por personas de grupo inferior al requerido.

- Elevado grado de temporalidad, en torno al 33% de la plantilla.

- Insuficiente número de PT técnico en el Archivo.

- Insuficiente número de personal técnico en el Servicio de Informática.

1.2 Organización administrativa El diseño de la estructura organizativa de la ULPGC data de principios de los años 90 y responde

a las necesidades de ese momento, caracterizándose por reflejar un modelo organizativo

eminentemente burocrático y piramidal, con poca flexibilidad y capacidad de adaptación a las

nuevas necesidades de la administración pública como servicio a los ciudadanos, en un entorno

altamente dinámico y de una mayor exigencia de eficacia y transparencia. En estos casi 30 años,

la cartera de servicios que se ofrece y las nuevas exigencias de la denominada “gobernanza o

buen gobierno” y rendición de cuentas, ha evidenciado que muchos de ellos no encuentran su

adecuado encuadramiento en la actual estructura administrativa.


7

1.3 Recursos técnicos

1.3.1 Equipamiento El equipamiento tecnológico del que dispone la ULPGC en cuanto a dotación de puestos de trabajo e infraestructuras básicas de red es bastante alto. Esto no significa que, en un entorno tecnológico tan dinámico, cuasi “turbulento”, como el actual, no sea preciso estar en disposición de paliar la inevitable obsolescencia tecnológica que se produce en plazos muy cortos de tiempo. Así que anualmente se precisan actuaciones tendentes a la reposición, sustitución y adquisición de hardware, software y sistemas que den respuesta a este entorno. En este sentido, resulta conveniente señalar que los servicios Web y Cloud se presentan como

soluciones más eficientes para adaptar las respuestas a las nuevas necesidades, sustituyendo,

en parte, el equipamiento físico por la contratación de servicios con entes públicos y privados.

1.3.2 Soluciones técnicas Actualmente, la administración de la ULPGC utiliza múltiples soluciones informáticas, las cuales

se han ido implementando a medida que las diferentes unidades administrativas y órganos de

gobierno han ido demandando respuesta a necesidades concretas para el desarrollo de su

función. Esto ha generado una importante miscelánea de productos y soluciones, que si bien

han cubierto esa primera necesidad nos presenta un alto grado de dificultad tanto para el acceso

de los usuarios a las mismas como de uso para los gestores, aunque el principal déficit que

presenta este conjunto de soluciones es su escasa o nula integración con el sistema de gestión

ULPGes, lo que obliga a reproducir la carga de datos en varias aplicaciones, con la consiguiente

duplicidad de trabajos e incremento de las posibilidades de error en la carga de datos.

Igualmente, tanto el personal de la ULPGC como sus estudiantes tienen que acudir a diferentes

vías de entrada para solicitar un servicio o para gestionar los procedimientos de su competencia

(sede electrónica, registro electrónico, MiULPGC, ULPGes, Campus Virtual…), lo que requiere

constantes actuaciones de integración con otras herramientas que difícilmente tienen rápida

solución.

Asimismo, es sumamente importante la ausencia de un Gestor Documental y Tramitador de

Expedientes, que además debe integrarse con las demás soluciones técnicas que se implanten

para alcanzar los objetivos de la Administración Electrónica.


8

2. HITOS DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Los principales hitos y requerimientos de la tramitación electrónica de las AA.PP., como

consecuencia de las obligaciones legales y las exigencias de mejora de la eficacia y eficiencia en

la gestión y servicios al ciudadano, se pueden resumir en los siguientes apartados.

2.1 Interoperabilidad Es la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan

soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre

ellos.

La cooperación entre las AA.PP. es esencial para proporcionar los servicios a los ciudadanos y

garantizarles su derecho a relacionarse con ellas por medios electrónicos. Dicha cooperación

requiere unas condiciones tales que permitan que la misma se pueda llevar a cabo con fluidez

para lo cual es necesario que haya interoperabilidad.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el artículo 156, apartado 1, de la Ley

40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que sustituye al apartado 1

del artículo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los

Servicios Públicos.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de

enero, establece el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán ser tenidos en cuenta

por las AA.PP. para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

Las normas técnicas de interoperabilidad previstas en su disposición adicional primera

desarrollan ciertos aspectos concretos. El ENI se ha elaborado a la luz del estado del arte y de

los principales referentes en materia de interoperabilidad provenientes de la Unión Europea,

normalización nacional e internacional, actuaciones similares en otros países, etc. El ENI se

encuentra alineado con la Estrategia Europea de Interoperabilidad y sus normas técnicas de

interoperabilidad , contemplan de manera sistemática el enlace con instrumentos equivalentes

del ámbito europeo.

2.2 Seguridad El Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero,

determina la política de seguridad que se ha de aplicar en la utilización de los medios

electrónicos. El ENS está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos para una

protección adecuada de la información. Será aplicado por las AA.PP. para asegurar el acceso,

integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, trazabilidad y conservación de los

datos, informaciones y servicios utilizados en medios electrónicos que gestiones en el ejercicio

de sus competencias.

El ENS fue actualizado por el Real Decreto 951/2015 de 23 de octubre para reforzar la protección

de las Administraciones Públicas frente a las ciberamenazas.

En la ULPGC se viene trabajando en la adecuación al ENS desde 2010. En estos años se han conseguido distintos hitos de entre los que destacan: constitución del Comité de Seguridad, asignación de roles y responsabilidades, desarrollo y aprobación del marco normativo y procedimental, así como la realización de la primera auditoría del ENS a finales de 2017, cuyo resultado es positivo, con algunas observaciones sobre las que se está trabando actualmente.

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html




9

2.3 Reutilización de servicios Tal y como dice el Observatorio de Administración Electrónica (OBSAE) “Sobre las bases

establecidas por la Ley 11/2007 y el Real Decreto 4/2010, más el respaldo de las políticas

comunitarias al respecto, es posible avanzar en la reutilización de las aplicaciones, entendidas

como producto o como servicio, de los servicios, de la información del sector público y de otros

activos de información. La reutilización ofrece un potencial de mejora de eficacia y eficiencia, a

la vez que fomenta una economía basada en el conocimiento, la participación, la innovación;

asimismo, favorece la competitividad al contribuir al desarrollo de un ecosistema de las TIC en el

que pueden cooperar el sector público y el sector privado con la vista puesta en la mejora de los

servicios públicos. Es decir, la reutilización tiene mayor calado que el estrictamente ceñido al

ahorro de costes, pues es también una expresión de la apertura, la transparencia, la participación

y la colaboración, nociones que configuran el concepto de gobierno abierto. De igual modo, la

reutilización supone una transformación efectiva del modo de trabajar en la Administración,

conllevando una ruptura de los silos Administrativos y el desarrollo de un nuevo marco de trabajo

más enriquecedor tanto para el empleado público como para las unidades administrativas”

En este sentido, La Administración General del Estado y la Conferencia de Rectores de

Universidades Españolas (CRUE) suscribieron el “Convenio Marco de Colaboración para la

prestación mutua de soluciones básicas de la administración electrónica”, al cual se adhirió la

ULPGC el 19 de septiembre de 2016, en el que destaca la voluntad de la partes en potenciar la

aplicación de las Tecnología de la Información para el impulso, desarrollo e implantación de

servicios electrónicos en línea, en beneficio de los ciudadanos y las empresas, promoviendo la

coordinación de los proyectos de administración electrónica, con el objetivo de conseguir su

máxima eficacia y eficiencia y con la finalidad última de satisfacer el interés público y por el que

la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, del Ministerio de Hacienda y Función

Pública pone a disposición de las universidades las siguientes soluciones tecnológicas básicas:

Para la identificación, autenticación y utilización de sistemas de firma electrónica

avanzada:

- Plataforma de validación y firma electrónica @firma.

- Sistema Cl@ve.

Para las comunicaciones entre Administraciones Públicas por medios electrónicos:

- Intermediación de datos entre Administraciones Públicas.

- Sistema de Interconexión de Registros.

- Intercambios de información a través del Portal de Comunidades Autónomas.

Para la notificación por medios electrónicos:

- Dirección Electrónica Habilitada y Catálogo de Procedimientos del Servicio de

Notificaciones Electrónicas.

Como red de comunicaciones de las Administraciones Públicas:

- Red SARA

A efectos de representación:

- Registro Electrónico de Apoderamientos.

Para la gestión de documentos, expedientes y archivos electrónicos:

- INSIDE, para los expedientes en tramitación

- ARCHIVE, para los expedientes cerrados.

Como catálogo de procedimientos y servicios:

- Sistema de Información Administrativa (SIA)


10

Para la utilización de estas soluciones por parte de las universidades, éstas deberán atender,

entre otras, las siguientes obligaciones:

Realizar las labores técnicas necesarias de conectividad y despliegue para el acceso a las

soluciones básicas citadas anteriormente y aquellas otras por las que se sustituyan.

Concertar con la Dirección General de Tecnologías, Información y Comunicaciones

(DTIC) la realización de pruebas de rendimiento y de monitorización de los servicios

asociados para asegurar la disponibilidad de los mismos.

Gestionar y mantener los elementos activos que forman parte de los servicios,

comunicando a la DTIC las incidencias que afecten a la prestación de los mismos.

Mantener los servicios de soporte necesarios para garantizar la continuidad de las

soluciones, proporcionando y actualizado a la DTIC los contactos operativos tanto de los

responsables correspondientes de cada solución como de los centros de soporte

correspondientes.

Adaptar y cumplir las medidas de seguridad necesarias para proteger debidamente la

información y los sistemas asociados a las soluciones tecnológicas.

Colaborar en la actualización, para aquellas soluciones tecnológicas que así lo

contemplen, de los documentos que describan la información legal, administrativa y

técnica necesaria para la prestación de los servicios.

Para la Plataforma de validación y firma electrónica @firma: alcanzar los acuerdos de

colaboración necesarios con los Prestadores de Servicio de Certificación emisores de los

correspondientes certificados digitales.

Para las soluciones tecnológicas englobadas en las comunicaciones entre AA.PP.: las

específicas para la intermediación de datos, como cumplir el estándar definido, requerir

consentimiento expreso de los ciudadanos, tramitar autorizaciones, recabar la finalidad

concreta por la que se realiza cada consulta y acceso a la información, otorgar plena

validez a los datos y documentos, garantizar el cumplimiento de las medidas de

seguridad y requisitos de autenticidad, confidencialidad, integridad e interoperabilidad.

Así como facilitar a la AGE el acceso a los documentos y datos que obren en su poder y

sean necesarios para el desarrollo de los procedimientos tramitados por ésta en el

ejercicio de su competencia.

Para el Sistema de Interconexión de Registros (SIR): desplegar e integrar los

Componentes de Intercambio Registral, proporcionar información actualizada al

Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas (DIR 3).

Para la notificación por medios electrónico: Asumir los costes asociados a la gestión de

la entrega la notificación, (buzón, puesta disposición, entrega y acuses de recibo),

facilitar al ciudadano los medios necesarios para obtener dirección electrónica

habilitada, la información sobre los procedimientos a los que pueden suscribirse para

ser notificados de manera telemática, así como los servicios de asistencia, de

información y atención.

Publicar los procedimientos afectos a la notificación por medios electrónicos en el

catálogo de procedimientos.

2.4 Factura electrónica

La ULPGC viene utilizando desde hace 4 años el Punto General de Entrada de Facturas

Electrónicas (FACe), que la Administración General del Estado pone a disposición de los

ciudadanos para presentar y consultar el estado de sus facturas electrónicas dirigidas a las más

de ocho mil administraciones públicas adheridas al sistema.


11

FACe es un sistema integral que facilita la gestión de la facturación electrónica entre

proveedores y administraciones públicas, dotando a cada parte de las herramientas necesarias

para la gestión de las facturas electrónicas. Todo lo descrito en los servicios ofrecidos para

Proveedores y Organismos se encuentra disponible en servicios web.

2.5 Eliminación del uso del papel Con la tramitación electrónica, el papel tiende a desaparecer a medida que las

implementaciones en la ULPGC de las herramientas tecnológicas garanticen la autenticidad,

seguridad, interoperabilidad, custodia y acceso de los documentos y expedientes

administrativos.

Para conseguir la desaparición total del papel es necesario contar con un gestor documental, tramitador de expedientes, constructor de expedientes ENI y archivo electrónico.

En cualquier caso, es necesario que la Política de Gestión Documental establezca las pautas y

criterios de actuación de expedientes híbridos (electrónico y papel) por la convivencia de los

mismos en el medio plazo.

La digitalización de los documentos en soporte papel, que son presentados en el Registro y

devueltos al ciudadano, como establece el art. 16.5 de la Ley 39/2015, junto con el intercambio

de registros de manera telemática dentro de la propia Universidad, así como con otros

Organismos, ha supuesto un avance importante en la eliminación del papel. De vital importancia

es que los tramitadores no impriman la documentación digitalizada y por ello, la ULPGC a finales

del pasado año dotó a los puestos de trabajo de las diferentes unidades administrativas de un

segundo monitor y escáner para las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro.

2.6 Simplificación y automatización de procedimientos y servicios La tramitación electrónica no significa convertir la tramitación tradicional en una tramitación por

medios electrónicos, implica mucho más, implica una forma bien distinta de hacer las cosas a

través del análisis de actividades, tareas y circuitos administrativos con el objetivo de reducir no

sólo tiempo y personas que intervienen en la tramitación, sino alcanzar un grado de

automatización de los mismos, de tal manera que el ciudadano obtenga sus servicios con una

mayor celeridad implementando procedimientos de respuesta inmediata.

En palabras del Comisario Europeo para la Empresa y la sociedad de la información: “Las

tecnologías de la información y la comunicación (TIC) pueden ayudar a los gobiernos a

enfrentarse a los numerosos retos que se le presentan. Sin embargo, no hay que centrarse en las

TIC sino en la utilización de estas tecnologías junto con un cambio organizativo y con nuevos

métodos para mejorar los servicios públicos. Actualmente, las buenas prácticas en muchos países

ya han demostrado que la administración electrónica es sin duda, una manera muy eficaz de

prestar servicios públicos de mayor calidad, reducir tiempos de espera y mejora la relación

coste/rendimiento, aumentar la productiva y mejorar la transparencia y la responsabilidad”

2.7 Registro electrónico único Establece el artículo 16.1 de la Ley 39/2015 que “Cada Administración dispondrá de un Registro

Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea

presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad


12

vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los

documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Los Organismos públicos vinculados o dependientes de cada Administración podrán disponer de

su propio registro electrónico plenamente interoperable e interconectado con el Registro

Electrónico General de la Administración de la que depende.

El Registro Electrónico General de cada Administración funcionará como un portal que facilitará

el acceso a los registros electrónicos de cada Organismo. Tanto el Registro Electrónico General

de cada Administración como los registros electrónicos de cada Organismo cumplirán con las

garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación en materia de protección de datos

de carácter personal”.

De este artículo se desprenden las siguientes obligaciones:

El Registro ha de ser electrónico y único.

Ha de ser interoperable e interconectado.

Cumplirán con las garantías y medidas de seguridad previstas en la legislación

en materia de protección de datos.

2.8 Archivo electrónico único La Ley 39/2015 establece que “cada Administración deberá mantener un archivo electrónico

único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los

términos establecidos en la normativa reguladora aplicable”. Así como que este archivo deberá

tener las siguientes características:

La conservación de los documentos habrá de realizarse en un formato que permita

garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su

consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.

Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas

de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el ENS.

Aseguramiento de la identificación de los usuarios y el control de accesos.

Cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos. Adquiere aquí el carácter central de la tramitación electrónica la gestión del archivo, el cual ya

no va a estar al final del procedimiento, sino que ha de estar presente desde el inicio del mismo,

al requerirse que los documentos sean perfectamente identificables a través del esquema de

metadatos que han de ir incorporándose en su generación y tramitación.

3. HOJA DE RUTA Los retos que impone la transformación digital de la administración electrónica son difícilmente

alcanzables, no sólo por la magnitud de los cambios organizativos, tecnológicos y

procedimentales que conlleva, sin el establecimiento de una definida “Hoja de Ruta” que

establezca las etapas y actividades a realizar que faciliten a la organización una visión holística

de la misma que permita el establecimiento de prioridades, asignación de recursos humanos,

técnicos y económicos, a la vez que sea conocida por todos sus miembros, haciéndoles partícipes

del cambio que supone este reto.


13

Para establecer la hoja de ruta, conviene tener en cuenta las experiencias que han ido

acumulando otras administraciones públicas y reutilizando el material que las mismas han

generado en este campo. Por ello, las actuaciones que están llevando a cabo la Administración

General del Estado, a través de su Secretaría General de Administración Digital, las Comunidades

Autónomas, especialmente la de Canarias, la Federación Española de Municipios y Provincias,

Universidades Públicas y otros organismos y entes públicos, así como el estado actual de las

soluciones tecnológicas implementadas ya en la ULPGC, han sido tenidas en cuenta para la

propuesta de Hoja de Ruta que aquí se presente y que agruparemos en función de los hitos

descrito anteriormente en 4 Ejes:

1. Acceso de los ciudadanos a la Iniciación de tramitación electrónica y aseguramiento

de la documentación asociada.

2. Tramitación electrónica y Gestión Documental.

3. Interoperabilidad y seguridad.

4. Consulta de los ciudadanos sobre sus expedientes. Punto de Acceso General. Carpeta

Ciudadana. Notificación electrónica.

Las soluciones tecnológicas que paulatinamente se irán incorporando configurarán un conjunto

global de la administración electrónica de la ULPGC que se puede observar en la siguiente

imagen:

Para la incorporación de estas soluciones tecnológicas se habrá de tener en cuenta tanto la

eficacia, como la seguridad e integración de las mismas y el coste que supondría. En este sentido,

se considera prioritario tener en cuenta la tecnología CLOUD y sus tres modelos de acceso:

- Infraestructure as a Service (IaaS), donde se concibe la nube como centro de

proceso de datos, donde se consigue capacidad de computación

almacenamiento y conectividad en pago por uso.


14

- Software as a Service (SaaS), utilizar programas y hardware en función de las

necesidades a través de suscripción.

- Platform as a Service (PaaS), que permite ofrece una capa adicional de

abstracción, donde la aplicación se despliega encima de una plataforma que

proporciona serviios más avanzados como base de datos, buses de mensajería,

etc.

Por tanto, en la selección de las soluciones tecnológicas han de primar las propuestas de la AGE

y la preferencia de modelo SaaS frente a la adquisición de hardware y software que conllevaría

unos mayores costes de implantación, mantenimiento y seguridad.

Aunque algunas de las acciones que se encuadrarían en los ejes anteriores se realizarán

simultáneamente, se propone una ruta de acuerdo a las siguientes fases:

Fase 1ª Acceso de los ciudadanos a la iniciación de la tramitación electrónica y desarrollo de la

Política de Gestión Documental. Incluyendo el ciclo de vida completo del documento, desde su

captura hasta el archivo definitivo.

Fase 2ª Tramitación electrónica integrada, interoperable y segura.

Fase 3ª Integración con el Punto General del Acceso, Carpeta Ciudadana y Notificación

Electrónica.

3.1 Eje Acceso de los ciudadanos a la iniciación de la tramitación electrónica y

desarrollo de la Política de Gestión Documental. El art. 14 de la Ley 39/2015 relaciona los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con

las Administraciones Públicas:

- Las personas jurídicas.

- Las entidades sin personalidad jurídica.

- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación

obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las

Administraciones Públicas.

- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse

electrónicamente con la Administración.

- Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones

que realicen con ellas por razón de su condición de empleados públicos.

Asimismo, en el apartado 3 de dicho artículo se establece la posibilidad de que

reglamentariamente, las Administraciones establezcan la obligación de relacionarse con ellas a

través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de

personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u

otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos

necesarios.

En este sentido, dadas las características de los miembros de la comunidad universitaria en

relación con el párrafo anterior, en el Catálogo de Procedimientos y Servicios de la ULPGC se

indicará para cada uno de ellos la obligación de tramitación electrónica para dichos usuarios. Sin

perjuicio de la función de asistencia que habrán de realizar el personal de las Oficinas de

Atención en Materia de Registro a quien no pudiera relacionarse electrónicamente con la

ULPGC, a través del funcionario habilitado al efecto.


15

La relación intrínseca entre la producción administrativa, gestión documental y el archivo

electrónico, en el ámbito de la administración electrónica, no es una novedad y por tanto debe

ser reconocida por todos los agentes encargados de su implementación y gestión. El modelo de

referencia debe ser aquel, que identifica la “gestión documental” junto a los elementos propios

de los servicios de administración electrónica, sin olvidar que, en ocasiones, se tiende a

trasponer al mundo digital conceptos del mundo analógico acostumbrados a una cultura

administrativa donde el archivo es considerado como realizador de una actividad de soporte,

espacial y temporalmente terminal, cuando la realidad es que, tanto la gestión documental

como el “archivado de documentos”, es el resultado de una actividad clave y transversal que

opera en paralelo a los flujos procedimentales y documentales con una orientación de

continuidad. En el Archivo no acaba todo, no es el final, más bien, es el principio de unas de las

actividades más complejas de la gestión documental como es la conservación de los mismos- De

hecho, sólo es posible su conservación si se tiene la capacidad de representarlos y es ahí desde

donde debe partir cualquier sistema de gestión documental, entendiendo que estos nuevos

documentos son fruto de una nueva administración absolutamente desconocida para los

gestores y muy diferente a lo que conocemos, con un matiz importante, y es que ahora el

procedimiento no es sólo electrónico sino que además se tiende a que sea automático, pasando

del concepto físico de documento a dato o mejor a dato único.

3.1.1 Vías de acceso El acceso de los ciudadanos a la iniciación de procedimientos y obtención de servicios de la

ULPGC se realiza principalmente por las 3 vías siguientes:

a) Registro electrónico

b) Atención presencial

c) Sede Electrónica


16

Además de éstas, los usuarios de la ULPGC pueden relacionarse con la ULPGC a través del correo

electrónico e intranet.

3.1.2 Registro electrónico único y atención presencial A partir de febrero de 2018 la ULPGC ha implementado el registro electrónico para lo que se ha

optado por la solución GEISER que la Administración General del Estado ha puesto a disposición

de las AA.PP.

GEISER (Gestión Integrada de Servicios de Registro) es una solución integral de registro que

funciona en modo nube para prestar el servicio para cualquier organismo público, que cubre

tanto la gestión de sus oficinas de registro de entrada/salida como la recepción y envío de

registros en las unidades tramitadoras destinatarias de la documentación.

El servicio de registro GEISER es la pieza principal del Servicio Compartido de Gestión de

Registro. La aplicación permite la digitalización de la documentación presentada por el

ciudadano en las oficinas, y al contar con certificación SICRES 3.0 posibilita el intercambio de

registros en formato electrónico con otros organismos conectados a la plataforma SIR

(actualmente más de 9.000).

Las oficinas de registro han pasado a denominarse “Oficinas de Atención en Materia de

Registro”, ya que la tendencia será que los ciudadanos desde cualquier punto remoto puedan

acceder al mismo sin necesidad de tener que desplazarse a una oficina. Por ello, la actividad

principal de estas oficinas será la de facilitar al ciudadano la relación con la administración

cuando por cualquier causa no haya podido realizar el trámite on line, bien por carecer de los

elementos o conocimientos técnicos necesarios, bien por las características de la relación de los

usuarios con la administración. Este es el caso de la ULPGC en que más del 90 % de la tramitación

de procedimientos se realiza por sus estudiantes o personal propio, los cuales tienen alta

permanencia física en sus instalaciones.

Por esta última razón, de la especial relación de continuidad de sus usuarios, la ULPGC ha

organizado su registro, a través de una Oficina Central y Registros Auxiliares, plenamente

integrados, en cada una de sus administraciones de edificio y delegación en Lanzarote.

Asimismo, se han creado como unidades tramitadoras, todas las unidades de la Estructura de la

Universidad (Centros, Departamentos, Institutos Universitarios, Rectorado, Vicerrectorados,

Servicios Administrativos, etc.), los cuales pueden recibir o enviar directamente a través del SIR,

documentación anexa digitalizada de sus asientos registrales a cualquier otra administración o

unidad de la propia ULPGC, a través del correo interno que incorpora GEISER.

Tal y como establece la ley 39/2015, para garantizar la identidad y contenido de las copias

electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones

Públicas deberán ajustarse a lo prevista en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, Esquema

Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, para lo que deberán incluir los

metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Las copias electrónicas de documentos en soporte papel serán obtenidas mediante el asiento

registral y la digitalización que realizará el funcionario de la OAMR incluyendo los metadatos que

acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento y pueda

comprobarse su autenticidad por su código seguro de verificación (CSV), indicando el enlace en

el que podrá verificase.

Por lo tanto, el registro electrónico único se encuentra en proceso de consolidación, si bien es

preciso elaborar, aprobar y desarrollar la Política de Gestión Documental, los cuadros de


17

clasificación y serie documental y el esquema de metadatos que permitan su conservación y

captura a lo largo del tiempo, así como la integración con el registro de la sede electrónica.

Para el almacenamiento de la documentación anexa digitalizada en GEISER, se propone utilizar

transitoriamente hasta que se implante el Sistema de Gestión Documental del Documento

Electrónico, el repositorio que a tal efecto ha aportado recientemente la AGE, a través de la

firma del correspondiente convenio entre ambas administraciones. Alternativa a la misma sería

que la ULPGC optase por el almacenamiento en sus propios servidores o servicio en la nube

contratado expresamente para ello. Sin embargo, esta solución resulta menos ventajosa por la

inversión en esfuerzo humano y dificultad técnica para la descarga de los documentos del

conjunto de sus unidades.

3.1.3 Sede Electrónica La actual sede electrónica de la ULPGC, creada por Resolución del Rector de 8 de noviembre de

2011, ha venido y continúa ofreciendo servicios a la comunidad universitaria y cumpliendo con

las funciones que en su momento motivaron su creación. Sin embargo, el principal déficit de la

misma es su falta de integración tanto con el registro electrónico como con el resto de

aplicaciones y soluciones tecnológicas de gestión y conservación de la ULPGC. Por ello, se hace

preciso analizar otras alternativas que faciliten tanto esa integración como poder ampliar su

nivel de tramitación, ya que actualmente no existe una tramitación completa del expediente,

sólo la iniciación y notificación de los procedimientos iniciados por esta vía a instancia de parte.

Como primera opción, se está valorando la utilidad de la solución ACCEDA como sede electrónica

aportada por la AGE. Las principales ventajas que aporta esta solución son:

- Integración con GEISER

- Integración con el constructor de expedientes ENI de la AGE denominado INSIDE

o solución alternativa.

- Integración con la solución de archivo electrónico ARCHIVE aportada por la AGE,

o solución alternativa.

- Integración con SIA.

- Integración con el sistema NOTFIC@ de la AGE y Carpeta Ciudadana.

- Modelización de trámites y procedimientos administrativos de sencilla

aplicación para el gestor.

Sin embargo, el nivel de desarrollo e integración de la misma está siendo más lento de lo

inicialmente previsto y algunas de sus potencialidades como la integración con INSIDE y ARCHIVE

están pendientes del desarrollo de estas últimas, que están en un estado más retrasado de

desarrollo e implantación.

Existen en el mercado otro tipo de soluciones para la sede electrónica, que, sin descartar la

alternativa del actual proveedor, habrán de ser valoradas. Así, existen soluciones integradas con

las soluciones básicas de la AGE que podría facilitar la implementación y cumplimiento legal por

parte de la ULPGC y que pueden resultar más eficientes dada la dificultad de desarrollo,

adaptación e implementación por parte del personal propio.

Por ello, proponemos constituir un grupo de trabajo integrado por miembros del Servicio de

Informática y de la Oficina de Tramitación Electrónica de la ULPGC que habrá de realizar las

siguientes acciones:


18

a) En fase demo, modelización en ACCEDA de un procedimiento que exista en

la actual sede electrónica (por ejemplo, devolución de precios públicos) y

comprobar si es replicable y si su funcionamiento se ajusta a nuestra

organización y su integración con otras soluciones.

b) Simultáneamente, se modelizará otro procedimiento que no exista en la

actual sede y con alto grado de complejidad y transversalidad funcional para

evaluar la funcionalidad de ACCEDA como “tramitador de expedientes

electrónicos”.

c) Pruebas de ACCEDA en preproducción.

d) Presentación de la solución a responsables funcionales.

Estas acciones se realizarán y evaluarán sobre otras posibles soluciones del mercado que

permitan establecer las diferencias técnicas y de uso entre las mismas.

La selección de una solución distinta a ACCEDA precisará, conforme a la disposición final segunda

de la ley, su justificación en términos de eficiencia, así como la garantía de cumplimiento de los

requisitos del Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus

normas técnicas de desarrollo.

Tanto el registro electrónico único como la sede habrá de estar integrado con las soluciones de

la AGE para el registro de funcionarios habilitados y registro electrónico de apoderamiento para

las actuaciones de representación que la Ley 39/2015 contempla.

Asimismo, habrá de tener, además de la información general de la propia sede, al menos los

siguientes componentes:

- Catálogo de Procedimientos y Servicios y acceso a su tramitación.

- Carpeta Ciudadana donde poder consultar el estado de “mis expedientes”,

recibir notificaciones y portafirmas

- Servicios electrónicos, como tramitación de facturas electrónicas, perfil del

contratante, portal de transparencia, módulo de órganos colegiados y

validación de documentos.

- Tablón de anuncios

3.1.4 Gestión Documental Como ya hemos comentado anteriormente, la Gestión Documental es pieza fundamental del

engranaje de la administración electrónica. Sin una buena gestión y aseguramiento de los

documentos electrónicos será prácticamente imposible no sólo realizar la transición a este

nuevo modelo de gestión, sino que no se podrá alcanzar el resto de hitos de la administración

electrónica citados anteriormente. Es preciso definir la Política de Gestión Documental (PGD),

entendida como un conjunto de criterios comunes asumidos por la Universidad, así como

documentar los mismos, en relación con la gestión de los documentos y expedientes recibidos,

producidos o custodiados por ésta durante todo el ciclo de vida de los mismos.

Por la tanto, la PGD ha de garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos

obligatorios y, en su caso los complementarios para asegurar la gestión, recuperación y

conservación de los documentos y expedientes electrónicos. Debe regular los entornos híbridos

a los documentos analógicos que conviven con los electrónicos de la Universidad y cumplir con

las Notas Técnicas del Esquema Nacional de Seguridad y Esquema Nacional de Interoperabilidad.


19

Asimismo, la PGD, acompañada de los protocolos y procedimientos técnicos precisos, deben

regular los actores y responsabilidades, tratamiento de documentos electrónicos, procesos

(captura o generación, registro, clasificación, conservación, acceso, formación, supervisión y

auditoría), concibiéndolo como un subsistema que ha de estar presente en toda la tramitación

electrónica.

Para alcanzar estos objetivos operativos se ha creado un grupo de trabajo multidisciplinar,

denominado “Equipo de Coordinación de Gestión Documental” integrado por personal de

archivo, áreas funcionales y servicio de informática. En concreto, se propone la siguiente

composición:

- Responsable nombrado por la Gerencia, que lidere el proyecto.

- Responsable de informática, con dedicación exclusiva en todo el proceso, que aporte su

perspectiva y garantice una adecuada articulación de los sistemas y herramientas

tecnológicas, así como la seguridad de las mismas.

- 1 Miembro de la Oficina de Tramitación Electrónica.

- 2 miembros de la Unidad de Archivo y Gestión Documental, que actuarán como

responsables de las clasificaciones y series documentales de los documentos y

expedientes administrativos electrónicos.

- Experto en Gestión Documental en el Proceso de Implantación de la Administración

Electrónica, con experiencia en una organización pública, que dé apoyo técnico durante

todo el proceso.

La misión del Equipo de Coordinación será la de impulsar, y desarrollar el proceso de elaboración

de la PGD, el Cuadro de Clasificación, el Esquema de Metadatos y la implementación efectiva de

la PGD en Sede Electrónica, diferentes herramientas informáticas y sus integraciones con

aplicaciones externas en el plazo previsto, formando a las Unidades Administrativas, dirigiendo,

dinamizando y supervisando su trabajo, garantizando en todo caso la normalización de todos los

procedimientos, y la incorporación de los principios de simplificación, racionalización y tránsito

hacia la Administración electrónica.

Este grupo de trabajo ha de reunirse semanalmente bien de forma presencial o telemáticamente

para coordinación y seguimiento de las actividades a realizar por los diferentes miembros del

mismo. Asimismo, es imprescindible la coordinación con las actividades de otros grupos de

trabajo como los de SIA, Simplificación y Automatización, cuyas actividades están íntimamente

relacionadas.


20

Las actividades concretas que se han de realizar en esta área son las siguientes:

1. Elaborar la Propuesta de Política de Gestión Documental y los protocolos para la eficaz

gestión y aplicación de la misma.

2. Analizar los documentos que se utilizan en la administración de la ULPGC para alcanzar

la necesaria normalización documental, adaptándolos tanto a las necesidades de los

nuevos canales como a la gestión electrónica automatizada.

3. Crear, adaptar y aplicar Cuadro de Clasificación de Documentos.

4. Establecer la política de firmas de expedientes y documentos que pasen al archivo.

5. Valorar y probar la herramienta INSIDE como constructor de expedientes ENI, en

preproducción. Se hará un especial examen de las capacidades que presenta el conjunto

de Servicios Web que proporciona la suite para su uso con terceras aplicaciones (Sede

electrónica, Portafirmas, Géiser)

6. Valorar y probar la herramienta ARCHIVE como archivo electrónico único de la ULPGC,

en preproducción.

7. Pasar a producción todo el sistema descrito.

Como alternativas a INSIDE y ARCHIVE, se valorarán otras soluciones del mercado, en caso de

que la evaluación no resulte satisfactoria o el nivel de dificultad y desarrollo lo aconsejen.

En el desarrollo de estas actividades se informará y solicitará la colaboración de los responsables

funcionales de los procedimientos de su competencia, así como a la Comisión de Valoración y

Selección de la Documentación de la ULPGC.

3.1.5 Sistema de Información Administrativa (SIA) La publicación de un catálogo de procedimientos y servicios en el Portal Web de cada AA.PP. va

mucho más allá de la obligación establecida en el art. 21.4 de la Ley 39/2015, ya que la

codificación única de cada procedimiento o servicio resulta imprescindible para poder integrar

soluciones tecnológicas como sede electrónica, registro electrónico, tramitador de expedientes,

interoperabilidad entre administraciones, gestor documental y archivo electrónico. Para la

elaboración de este catálogo, y con el fin de unificar la denominación y codificación de los

procedimientos, la ULPGC participa activamente en el Grupo de Trabajo de la CRUE, el cual se

reúne telemáticamente de forma periódica para unificar criterios y compartir experiencias.

Así mismo, a través del Punto de Acceso General va a permitir a los ciudadanos conocer esta

oferta, los plazos máximos de duración de los mismos, así como los efectos que produzca el

silencio administrativo.

A estos efectos, el 19 de enero de 2018, por Instrucción de la Gerente de la ULPGC se concretó

las fases y acciones precisas para la elaboración y publicación del Catálogo de Procedimientos y

Servicios:

- Fase 1: Actualización de la relación de procedimientos y servicios administrativos

externos, incluyendo los trámites de recursos humanos que afecten a sus empleados.

Esta fase, con la participación activa de las unidades administrativas, se encuentra

prácticamente ultimada y su resultado será el documento sobre el que pivotarán las

siguientes acciones.


21

- Fase 2: Cumplimentación de fichas identificativas de procedimientos y servicios. Para

ello, se constituyeron diversos grupos transversales con miembros de las unidades

partícipes de los procedimientos de cada área (académica, económica, investigación, y

gestión de espacios) y se encomendó a cada área funcional la creación de grupos de

trabajo para aquellos procedimientos cuya tramitación afecta únicamente a la misma.

Dichos grupos están trabajando actualmente en esta actividad. Aunque es preciso dar

un mayor impulso al mismo para cumplir con el cronograma establecido y que se

incorpora en el cronograma que acompaña al presente proyecto global de

administración electrónica.

Estas fichas además de recoger los datos identificativos, proporcionan información

sobre el grado de tramitación electrónica actual y las posibilidades de automatización,

lo que facilitará la toma de decisiones para acciones futuras.

- Fase 3: Mecanización de las fichas en el SIA. A medida que se vayan recibiendo las

fichas de los grupos de trabajo de la fase anterior se irá realizando su carga en el SIA, lo

que nos permitirá obtener una primera experiencia con la Plataforma que la AGE ha

puesto a disposición de todas las AAP para el Sistema de Información Administrativa de

información al ciudadano.

- Fase 4: Elaboración de la Propuesta de Reglamento. Para proceder a la publicación del

Catálogo, se requiere la previa aprobación del correspondiente reglamento que ha de

regular las siguientes cuestiones:

- Definición, gestión, actualización y aprobación del Catálogo.

- Órganos responsables.

- Procedimiento de normalización de formularios y simplificación de

procedimientos.

- Fase 5: Incorporación de Procedimientos y Servicios al Punto de Acceso General de la

AGE y Webs de la ULPGC. Aprobados el Reglamento y el Catálogo de Procedimientos y

Servicios por el Consejo de Gobierno se activará éste en el Punto de Acceso General de

la Administración General del Estado.

Con el fin de facilitar el acceso a los ciudadanos, todos aquellos procedimientos que

permitan algún grado de tramitación electrónica tendrán un enlace a la aplicación

informática correspondiente de la ULPGC.

3.1.6 Autenticación y firma electrónica El Reglamento Europeo 910/2014 (de identificación electrónica y servicios de confianza,

conocido como eIDAS, delimita un nuevo marco jurídico para la firma electrónica en la Unión

Europea, pero no sólo para la firma electrónica, sino también para los siguientes servicios, que

también son servicios de confianza, igual que la firma electrónica: establecimiento de sellos y

marcas de tiempo, documentos electrónicos y servicios de entrega electrónica registrada o

correo electrónico certificado, así como servicios de certificado para autenticación de sitios

web.


22

El eIDAS trata de eliminar las barreras entre países miembros, disponiendo de sistemas de

identificación de ciudadanos y validez de sus firmas electrónicas que permitan operar con mayor

agilidad, menor coste y ser más eficientes a nivel europeo. Se pretende que tanto las personas

físicas como jurídicas puedan usar su documento de identificación electrónica en otros países

de la Unión Europea, para acceder a trámites telemáticos u online de los diferentes gobiernos.

Para cumplir este objetivo, la AGE pone a disposición de los usuarios y AA.PP. el sistema

Cl@ve, un sistema orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a

los servicios públicos. Su objetivo principal es que el ciudadano pueda identificarse ante la

Administración mediante claves concertadas (usuario más contraseña), sin tener que recordar

claves diferentes para acceder a los distintos servicios. Se trata de una plataforma común para

la identificación, autenticación y firma electrónica, un sistema interoperable y horizontal que

evita a las Administraciones Públicas tener que implementar y gestionar sus propios sistemas

de identificación y firma, y a los ciudadanos tener que utilizar métodos de identificación

diferentes para relacionarse electrónicamente con la Administración.

Actualmente, la ULPGC dispone de dos sistemas de identificación y/o firma digital para el uso en

sus aplicaciones informáticas: usuario/contraseña universitaria y certificado digital personal.

Usuario/contraseña universitaria: este sistema de autenticación es el que se ha ido

utilizando históricamente para acceder a los distintos servicios universitarios que se ha

ido implementado. Mediante el mismo se utiliza un único identificador (habitualmente

el DNI) y una contraseña para acceder a los distintos servicios/aplicaciones.

Técnicamente se sustentan en el uso de una herramienta que usa el protocolo LDAP

para la mayoría de las aplicaciones. En otros casos, por imponderables técnicos, se

utiliza el Directorio Activo de Microsoft. Ambas herramientas (LDAP y Directorio Activo)

está sincronizadas. Además, para la autenticación en aplicaciones web se ha

implementado el uso del sistema CAS (Central Authetication System) que nos permite

identificarnos una sola vez para acceder a diversos servicios web. Es lo que se conoce

como Single Sign-on. Mediante usuario/contraseña universitaria podemos acceder a los

servicios más usados en la ULPGC: ULPGes, MiULPGC, Correo electrónico, Campus

Virtual, Biblioteca Universitaria, Tramit@, etc…


23

Certificado digital personal: en los últimos años se ha ido implantando otros servicios,

relacionados con el ámbito de la administración electrónica, en los que se usa el

certificado digital como medio de identificación y/o de firma electrónica. Para

proporcionar a la comunidad universitaria los certificados digitales la ULPGC dispone de

17 oficinas de acreditación física a la que los usuarios pueden acceder para gestionar su

solicitud de certificado. El certificado digital se utiliza habitualmente a través de su

instalación en un navegador (Internet Explorer, Google Chrome, etc…). Se usa este

sistema de autenticación y/o firma tanto en aplicaciones que ha implantado la ULPGC

(Sede electrónica, Portafirmas, Actas Web) como en otras que ha sido desarrolladas por

la AGE y que estamos usando en nuestra institución (FACe, Géiser).

Otro de los sistemas de identificación que se están implantando progresivamente en las

Administraciones Públicas de España es el Sistema Cl@ve de la AGE. Se trata de un sistema de

autenticación y firma que permite diversas modalidades de uso (certificado digital, claves

concertadas, identidad europea transfronteriza). Muchos organismos dependientes de la AGE

ya tienen implantadas en sus sedes electrónica este sistema de identificación. La idea es que el

mismo se vaya consolidando como medio de identificación general para todo el sistema público

de España. Dentro de ese espíritu la CRUE ha llegado a un acuerdo con el Ministerio de Hacienda

y Función Pública para que las universidades puedan usar el sistema Cl@ve en sus servicios. A

raíz de ello CRUE ha llegado a un acuerdo de colaboración con RED IRIS para facilitar a las

universidades el acceso a dicho servicio a través de una pasarela. Esto ha sido posible gracias a

la inestimable colaboración de la Universitat Jaume I, que se ha encargado del desarrollo y

pruebas, junto a las universidades de Córdoba, Autónoma de Madrid, Murcia, y Santiago, que

han participado de una u otra manera en el piloto inicial para la puesta en marcha de la pasarela.

En este estado actual, entendemos que la ULPGC podría realizar algún proyecto piloto para

implantar el uso de Cl@ve Permanente como medio de autenticación en alguno de sus servicios,

como por ejemplo en MiULPGC. Cabe añadir, asimismo, que desde el Ministerio de Educación

se ha pedido la colaboración de las universidades al objeto de que nos convirtamos en Oficinas

de Registro que permitan a los miembros de la comunidad universitaria obtener de una manera

sencilla su Cl@ve permanente. Sería un servicio que podríamos dar de manera similar al que ya

se da de registro para la obtención de los certificados digitales de persona física.

Por tanto, es de suma importancia que los medios válidos de identificación y firma de la ULPGC

se incorporen al sistema Cl@ve, tanto para facilitar la relación con organismos públicos como

con ciudadanos en el entorno de la Unión Europea.

Sello electrónico

Las actuaciones automatizadas, es decir, lo que define la Ley 40/2015 como “cualquier acto o

actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración

Pública, en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de

forma directa un empleado público” son firmadas en la ULPGC a través de sello electrónico de la

Universidad u órgano de la misma conforme a la Resolución de la Gerencia de 25 de mayo de

2018.

Actualmente la ULPGC, para las actuaciones automatizadas, dispone de los siguientes

sellos electrónicos:

Actuación administrativa automatizada Sello

electrónico


24

Comunicaciones electrónicas cifradas que realizará la aplicación SCSP (sustitución de certificados en soporte papel) también conocida como Plataforma de Intermediación de datos del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

Sello de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria

Generación de firmas automatizadas en los certificados de pertenencia a grupos de investigación reconocidos del personal investigador de la ULPGC que se expiden a través de la intranet de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.


Generación de firmas automatizadas en los sistemas de comunicaciones y notificaciones electrónicas que se usen en la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria y que no sean competencia específica de un órgano administrativo con sello electrónico.


Certificaciones académicas personales que soliciten los estudiantes a través de la Sede Electrónica

Sello de la Secretaría General

Hojas de Servicios prestados, solicitadas por el profesorado a través de la Sede Electrónica

Sello del Rector y Sello de la Gerencia

Justificante de los plazos para resolver los procedimientos y de los efectos del silencio administrativo en los procedimientos iniciados por el interesado a través de la Sede Electrónica, de conformidad con lo establecido en el artículo 53 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Sello de la Gerencia

Es objetivo de este plan, que conforme a lo establecido en el apartado 5 del mismo, incrementar

paulatinamente el número de actividades automatizadas, satisfaciendo de una forma más

eficiente las necesidades de los usuarios mediante procedimientos de respuesta inmediata.

Certificado de empleado público

El ejercicio de las funciones del personal de la ULPGC mediante certificado digital se viene

haciendo a través del uso del certificado de persona física emitido por la Fábrica Nacional de

Moneda y Timbre, pero esto está provocando ciertas reticencias en su uso por parte de los

usuarios, al tiempo que el mismo no hace mención expresa del organismo y cargo del actor

firmante del documento administrativo.

Por ello, de acuerdo con la normativa estatal sobre identificación y firma, la ULPGC está en

disposición de autorizar y gestionar el uso del certificado de empleado público, con dos niveles

de actuación:

- Firma de documentos administrativos: Para los cargos estatutarios del PDI y titulares de

unidades administrativas. Este certificado llevará incorporado los datos identificativos

de la ULPGC y cargo del firmante.

- Acceso a aplicaciones de la AGE: Para todo el personal que lo precise en el ejercicio de

sus funciones. Para esta función, no se indicará el puesto de trabajo, pero sí la del

organismo.


25

Cumplida esta fase, tendríamos el siguiente mapa de integración:

3.2 Eje Tramitación Electrónica

3.2.1 Tramitación electrónica Resuelta la fase de iniciación de la tramitación electrónica a través de la sede electrónica e

integrada con el registro electrónico, constructor de expedientes ENI y archivo electrónico único,

se ha de posibilitar que la gestión interna y los procedimientos iniciados de oficio cuenten con

soluciones tecnológicas que interactúen y se integren con el resto de herramientas y base de

datos de la ULPGC y estén en condiciones de interoperar con otras plataformas ajenas a las de

la propia universidad.

Ante la ausencia de un tramitador y gestor documental, se hace preciso bien la adquisición de

un tramitador/gestor documental, para lo que habrá de valorarse las soluciones específicas que

el mercado ofrece, que mediante APIS o Servicios WEB se relacionen con nuestro sistema de

Gestión ULPGes o cualquier otra solución de proceso de negocio (ERP) que pueda adquirir para

su gestión interna.

En este sentido, estimamos oportuno hacer un estudio tanto de las ofertas existentes en el

mercado como la valoración por el Servicio de Informática del desarrollo y adaptación de

nuestro sistema de información, teniendo en cuenta la relación coste/beneficio que cada

solución conllevaría.

No obstante, la entrada en vigor el pasado 9 de marzo de la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de

Contratos del Sector Público, obliga a la creación de perfil del contratante por cada órgano de

contratación, a la tramitación electrónica completa de los procesos de contratación y

publicación de adjudicación de sus contratos incluyendo contratos menores, y a la rendición de

cuentas a otros entes. Por ello, la ULPGC ha optado por alojar su perfil del contratante en la

Plataforma de Contratación del Sector Público (PLASCP), a través de la cual se podrá realizar

todo el proceso de contratación pública, desde el anuncio previo de contratación a la publicación

de adjudicación y formalización de los contratos, pasando por la preparación de las

convocatorias, publicación en boletines oficiales, preparación de sobres, presentación de

ofertas, gestión de consultas de los proveedores, convocatorias y sesiones de mesas de

contratación….


26

Sin embargo, la preparación previa del expediente administrativo de contratación requiere de

un tramitador que facilite tanto su preparación, desde la petición inicial de cualquier unidad u

órgano de la ULPGC hasta la integración con los módulos de ULPGes económicos y financieros,

como su posterior integración con PLACSP, lo que se puede realizar a través de Sistemas de

Integración B2B.

Por lo tanto, la adquisición de un tramitador para la contratación pública es de absoluta

prioridad y para ello se propone que un grupo de trabajo, integrado por personal del servicio de

contratación, servicio de informática y servicio jurídico, estudie y valore las ofertas existentes

en el mercado como pueden ser soluciones de NEXUS, Vortal, Pixelware, Epson y Guadaltel,

entre otras, las cuales están siendo utilizadas por distintas administraciones y organismos

públicos. Paralelamente a esta acción, a medida que el Servicio de Contratación de la ULPGC

esté en condiciones de iniciar algún procedimiento de contratación, comenzará con la

publicación y tramitación en PLACSP.

3.3 Eje Interoperabilidad y Seguridad

3.3.1 Interoperabilidad No sólo la obligatoriedad de relaciones entre AA.PP. por medios electrónicos justifican la

adopción de medidas y soluciones que faciliten la interoperabilidad, sino que esta nueva

administración empieza a estar en condiciones de cumplir con el precepto de la Ley 39/2015

(que ya constituía una vieja obligación de escaso o cuasi nula aplicación) que reconoce el

derecho de los interesados a no aportar documentos que hayan sido elaborados por cualquier

Administración, con independencia de que la presentación de los citados documentos tenga

carácter preceptivo o facultativo en el procedimiento de que se trate, siempre que el interesado

haya expresado su consentimiento a que sean consultados o recabados dichos documentos.

Acciones éstas que han de contemplar los requerimientos legales que se indican en el apartado

de “Protección de Datos” del presente proyecto.

Actualmente, estamos en condiciones de obtener 3 servicios concretos a través de la Plataforma

de Intermediación de Datos, Título de Familia Numerosa, Documento Nacional de Identidad e

Inexistencia de Delitos de Naturaleza Sexual, por lo que ya no tenemos que solicitar a nuestros

usuarios la aportación de estos documentos.

El catálogo de servicios que se puede obtener por esta Plataforma de Intermediación es muy

amplio (actualmente más de 100 suministros diferentes que ponen a disposición diferentes

organismos como el SEPE, la DGP, el Ministerio de Educación…) , por lo que, según los criterios

de carga administrativa para los interesados, nivel de reiteración de procedimientos, carácter

reiterativo de los mismos, transversalidad y valor estratégico, los responsables funcionales de

los diferentes servicios de la ULPGC deben relacionar y priorizar aquellos documentos que han

de ser obtenidos por la plataforma, indicando, en todo caso, la base jurídica que lo exige y para

lo que deberán obtener el consentimiento de los interesados en el mismo formulario de

iniciación del procedimiento.

3.3.2 Nodo de Interoperabilidad para el Sistema Universitario Español (NISUE) La Crue Universidades Españolas, con la colaboración de RedIRIS y el MINHAFP ha puesto en

marcha el NISUE, lo que convierte, por primera vez, a las Universidades españolas en cedentes


27

de datos académico, en adecuación a la Ley 39/2015, e impulsa el escenario de interoperabilidad

entre organismos del sector público.

Esto va a facilitar que los interesados no tengan que aportar documentos que obran en poder

de otra universidad, así como facilitar la intermediación con otras administraciones y satisfacer

las necesidades de diferentes entidades/proveedores de servicio que necesitan consultar datos

académicos, como, por ejemplo, para descuentos/ayudas en ciertos procesos administrativos

por estar matriculado en la Universidad, acreditación de competencias profesionales específicas

en la inscripción a convocatorias mediante la provisión de certificaciones académicas o de datos

del Suplemento Europeo al Título.

Actualmente este Proyecto se encuentra en fase piloto para la cesión de datos de matrícula en

el que participan 20 universidades y en el que conviene participar, ya que nos permitirá estar en

condiciones de ser un actor activo en su desarrollo. Además, el Convenio al que se ha adherido

la ULPGC en septiembre de 2016, nos obliga a ello.

Por lo tanto, es preciso que un grupo de trabajo formado por personal de la Gerencia, Servicio

de Gestión Académica y Servicio de Informática, se incorpore a los trabajos de esta fase piloto y

vaya estableciendo las diferentes acciones a realizar.

Para comenzar a usar este servicio, necesitamos ofrecernos como “cedentes” para lo cual

únicamente se precisa una pequeña intervención informática que genere los ficheros

solicitados, tras su aprobación por la Gerencia.

3.3.3 Seguridad El ENS constituye en sí mismo un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) y se

basa en la mejora continua (ciclo de Deming). Entre las tareas pendientes en la ULPGC está el

dotar de esa continuidad al ENS. Para ello se propone nombrar a un Delegado de Seguridad, en

quien delegará el Responsable de Seguridad varias de sus funciones. Así mismo está pendiente

constituir un Subcomité técnico de seguridad que asesorará al Comité de Seguridad desde un

punto de vista tecnológico. Además, están pendientes de solucionar las no conformidades

surgidas de la auditoría y la realización de un hacking ético que determine el grado de madurez

de las medidas de seguridad implantadas.


28

Estaríamos en esta fase con el siguiente mapa de integración:

3.4 Eje Integración con el Punto de Acceso General, Carpeta Ciudadana y

Notificación Electrónica.

3.4.1 Punto de Acceso General (PAG) Se trata de un portal web creado por la AGE con el propósito de facilitar la puerta de entrada a

través de internet a los servicios públicos, diseñado según criterios actuales respecto a

accesibilidad web, que además incorpora un diseño adaptativo o responsivo (responsive).

Las principales características definidas del PAG son:

Orienta al ciudadano en su relación con las AAPP, ofreciendo la información y los servicios

a su disposición desde la perspectiva de los eventos y necesidades ciudadanas.

Ofrece de manera centralizada ayuda a las empresas y emprendedores, mostrando de

forma fácil las alternativas que la administración ofrece para la creación de empresas desde

la red.

Facilita el acceso al a la relación de los procedimientos administrativos de la AGE (y del resto

de Administraciones que proporcionen sus datos), con indicación de los plazos máximos de

duración de los mismos, así como de los efectos que produzca el silencio administrativo.

Fomenta en los ciudadanos la utilización de la tramitación electrónica al facilitar el acceso

a los servicios electrónicos mediante una clasificación y ordenación por materias desde la

perspectiva ciudadana.

Fomenta la participación de los ciudadanos con la presencia en redes sociales y la

retroalimentación con base en buzones de sugerencias y opinión.

Como consumidor, el PAG interacciona con diversos proveedores de información como son: el

Sistema de Información Administrativa (SIA), el Directorio Común (DIR) o las Bases de Datos de


29

Empleo Público y de Becas, Ayudas y subvenciones. Toda la comunicación y sincronización entre

estos sistemas y el PAG se realiza mediante servicios web. Además de lo anterior el PAG también

realiza consultas en tiempo real a un Buscador de Legislación propio de la D.G. de Gobernanza

Pública e incorpora la “ Carpeta Ciudadana”.

Además, se sirve, aparte de en castellano, en todos los idiomas cooficiales del estado español,

así como en inglés.

3.4.2 Carpeta Ciudadana Se encuentra en el PAG y a través de ella un ciudadano pueda consultar los expedientes que ha

iniciado con cada una de las administraciones públicas. Además, deberá ser el sitio web por el

cual acceder a las notificaciones electrónicas que se envíen al ciudadano a través del servicio

NOTIFIC@.

Esto es sin duda un salto cualitativo importantísimo, a través del cual el ciudadano podrá

consultar los trámites iniciados ante cualquier organismo público, a medida que éstos se

incorporen en un único portal. Actualmente sólo se encuentran en PAG los de la AGE.

La ULPGC, deberá realizar los desarrollos necesarios para que también se muestren los trámites

realizados con ella e integrarla, en la medida de lo posible, con la carpeta ciudadana de la sede

electrónica.

3.4.3 Notificación electrónica Establece el artículo 41 de la Ley 39/2015 que “Las notificaciones se practicarán

preferentemente por medios electrónicos y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado

a recibirlas por esta vía”. Asimismo, permite que reglamentariamente, las Administraciones

puedan establecer la obligación de practicar electrónicamente las notificaciones para

determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su

capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que

tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios, como es el caso de

prácticamente la totalidad de los usuarios de la ULPGC, por lo que este sistema se ha de imponer

sobre la notificación postal.

Actualmente, sólo los trámites iniciados a través de la sede electrónica de la ULPGC pueden ser

notificados por esta vía.

Pero la notificación electrónica ha de extenderse a todos los procedimientos que gestiona la

ULPGC, con las garantías de interoperabilidad y seguridad descritas anteriormente.

Para ello, la solución tecnológica propuesta por la AGE y denominada “Notific@” parece ser la

solución más adecuada, dado el cumplimiento de los preceptos técnicos y jurídicos necesarios,

así como su interrelación con otras herramientas.

Notifica es un servicio de gestión de Notificaciones que proporciona una plataforma para

gestionar automáticamente todas las notificaciones y comunicaciones que se generan en los

organismos emisores, de forma que lleguen a su destino de la manera más eficiente y económica


30

posible. Permite que la entrega de dichas notificaciones/comunicaciones pueda realizarse por

varias vías, en función de las condiciones establecidas por el destinatario para su relación con la

Administración: mediante comparecencia electrónica en carpeta Ciudadana del Punto de Acceso

General, en soporte papel y/o comparecencia en la Dirección Electrónica Habilitada (DEH).En el

pasado mes de abril se ha alcanzado la cifra de 2.999 organismos de Administraciones Públicas

que están utilizando este servicio.

El flujo general del escenario del servicio compartido de Gestión de Notificaciones -Notific@- se

establece en las tres epatas siguientes:

- Fase I. Se inicia con la recepción del envío que realizan los Organismos Emisores y culmina con

la publicación y puesta a disposición del destinatario a través de Carpeta Ciudadana, así como la

recepción del resultado de la entrega y la publicación, si procede, del resultado a través del

servicio Adviser (servicio de recepción automática de cambios de estado y certificaciones). Para

las consultas del estado bajo petición se pueden emplear los Servicios Web de la plataforma).

- Fase II Se inicia con la detección de un envío a la Dirección Electrónica Habilitada y culmina con

la puesta a disposición del destinatario a través de su buzón y la posterior recogida del resultado

de la entrega por parte de Notific@ y su publicación, si procede, a través del servicio Adviser.

- Fase III Se inicia con la detección de un envío en soporte papel o bien con la elección automática

de esta vía, por incomparecencia del destinario en las vías electrónicas previas. En esta fase es

fundamental la colaboración de los Centros de Impresión y Ensobrado de la Administración y la

distribución por parte del Operador Postal, quién remite los resultados de la entrega al CIE,

donde se digitaliza dicha información que es recogida por Notific@ y su publicación, si procede,

a través del servicio Adviser.

Este sistema de notificación electrónica se puede usar a través de una interfaz web para enviar

notificaciones de manera manual o bien de manera automatizada integrada en nuestras

aplicaciones corporativas. Esta segunda opción es la que se propone implementar a través de

una experiencia piloto para el envío de las notificaciones de deuda de precios públicos de los

estudiantes que no han realizado algún pago de su matrícula. Lo que supondrá un importante

ahorro económico y de tiempo en la gestión de las notificaciones.


31

Para implementar completamente este servicio, y al estar ya dados de alta como organismo

emisor, se precisa la realización de las siguientes acciones:

- Experiencia piloto descrita en el párrafo anterior.

- Selección de otras 2 pruebas pilotos en coordinación con los responsables de

las unidades funcionales.

- Integración del sistema de información de la ULPGC con los servicios Web

diseñados por la plataforma Notific@ para los restantes procedimientos una vez

realizadas las fases pilotos anteriores.

- Contratar con algún Centro de Impresión y Ensobrado para aquellas

notificaciones que no hayan podido practicarse por vía electrónica.

- Informar a los usuarios de este proceso y recabar su consentimiento, a través

de los formularios de iniciación de un procedimiento.

4. SIMPLIFICACIÓN, NORMALIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE

PROCEDIMIENTOS

Actualmente, en la ULPGC se gestionan más de 600 tipos de procedimientos administrativos, (el

inventario se encuentra en revisión a través de los grupos de trabajo del SIA) que habrán de ser

objeto de análisis y rediseño para alcanzar unos mayores niveles de eficiencia, reduciendo no

sólo tiempo y personas que intervienen en su gestión sino reduciendo al máximo la carga de

trámites por parte de los ciudadanos y el ingente volumen de documentación asociada a la

tramitación de los mismos. Pero esta labor no resulta fácil en la situación actual de la estructura

administrativa y de su plantilla, en que la escasez de tiempo para abordar la ordinaria tarea del

“día a día” otorga escaso tiempo para “pensar” y rediseñar” cómo se hacen las cosas, por lo que

la fuerza de la tradición o inercia se impone en la gestión.

Para abordar la simplificación administrativa y partiendo del Catálogo de Procedimientos y

Servicios, se propone el siguiente plan de trabajo:

1. Selección y priorización de los procedimientos objeto de reingeniería. Esta priorización ha

de realizarse teniendo en cuenta criterios como el impacto en la ciudadanía, su carácter

reiterativo, el valor estratégico por su alineamiento con los objetivos estratégicos de la

ULPGC, la mejora tecnológica y su impacto económico.

2. Análisis de los procedimientos seleccionados, observando cómo se hacen las cosas, quiénes

intervienen, que documentación se les asocia, su tiempo de respuesta. Para ello es

imprescindible la participación de los actores que intervienen, especialmente de la unidad

responsable de su tramitación.

3. Reingeniería del procedimiento. Este proceso ha de realizarse con un elevado grado de

ambición, ya que ante la inercia de cómo se venían haciendo las cosas se ha de proponer

soluciones más o menos radicales, apoyándose en los instrumentos tecnológicos existentes.

Procurando alcanzar:

- Reducción de la documentación, especialmente aquella que afecta a la

ciudadanía, teniendo en cuenta la necesaria garantía legal y de seguridad de la

actuación administrativa.

- Racionalización de las cargas de trabajo.


32

- Integración de las soluciones tecnológicas que agilicen la tramitación y los

tiempos de respuesta a los destinatarios, automatizando procedimientos y

servicios que no requieran la participación de persona alguna en su ejecución y

utilizando para ello soluciones como el actual sello electrónico de la ULPGC.

- Normalización de documentos y formularios que agilicen la tramitación y la

interconexión con los sistemas de gestión, garantizando la protección de datos

de carácter personal.

- Seguimiento e indicadores. Se ha de establecer un sistema de seguimiento e

indicadores de gestión que permita evaluar el impacto de la implementación del

nuevo proceso.

Resulta fundamental que las propuestas de simplificación sean consensuadas con el personal

afectado y aprobadas por los órganos competentes según la Política de Gestión Documental de

la ULPGC.

Este proceso de mejora continua, simplificación y normalización, teniendo en cuenta que es un

proceso largo y constante en el tiempo, ha de realizarse por una unidad administrativa que

cuente con el personal formado adecuadamente, que conozca las técnicas de análisis y rediseño

a emplear y que produzca resultados positivos tanto para la organización como para las propias

personas que intervienen en la gestión administrativa, ya que con el impulso adecuado puede

convertirse en la herramienta central de la mejora de la eficiencia de la gestión.

La creación de esta unidad, que ha de contar con personal de perfil funcional e informático y

contar con el apoyo jurídico necesario, queda supeditada a las posibilidades presupuestarias y

de reorganización administrativa de la ULPGC por lo que resulta prácticamente inviable

establecer un cronograma de su actividad. Sin embargo, consideramos de suma importancia que

este proceso comience paralelamente a la creación de la nueva sede electrónica y a la

incorporación de procedimientos al Sistema de Información Administrativa, con el

convencimiento de que sus resultados positivos incidirán favorablemente en la motivación y

participación del personal de las distintas unidades administrativas.

5. PROTECCIÓN DE DATOS Aunque este apartado, en primera instancia, podría parecer no tener encuadre en el presente

proyecto de administración electrónica, resulta necesario hacer una breve reseña al impacto

que puede suponer la implementación del mismo en esta área, ya que ante la nueva normativa

las AA.PP. pasan a adquirir un régimen de responsabilidad activa del responsable de los datos.

Con la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos, el pasado 25 de mayo

y recientemente por la Ley 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y

garantía de los derechos digitales, por las que se adapta nuestro ordenamiento jurídico a dicho

reglamento, la ULPGC ha de adoptar las medidas jurídicas, técnicas y organizativas en la

recogida, custodia y uso de datos de sus usuarios y personal, que garanticen su cumplimento,

tanto ante sus propios usuarios como ante las autoridades de supervisión nacionales y europeas.

Si tenemos en cuenta que estamos en la edad de oro del “Big data” y que la administración

electrónica implica básicamente la tramitación de datos y que esto se realiza por medios

telemáticos y su conservación se realiza en ficheros informáticos, al implementar un nuevo


33

servicio, trámite, formulario o tratamiento de datos de sus empleados, la observación de los

preceptos de este reglamento adquiere suma importancia.

5.1 Principales novedades del Reglamento General de Protección de Datos

- Se crea el Registro de actividades de tratamiento. Este registro se llevará a cabo de forma interna y contendrá, entre otros, los siguientes datos:

nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento nombre y datos del Delegado de Protección de Datos finalidad del tratamiento descripción de categorías del interesado descripción de categorías de datos tratados las transferencias internacionales de datos

En España, este nuevo registro puede integrarse de momento en el “Documento de

Seguridad”, hasta que la Agencia Española de Protección de Datos facilite instrucciones

concretas acerca de su formato y gestión.

- Principio de limitación de la finalidad. Los datos personales serán recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no serán tratados ulteriormente de manera incompatible con dichos fines. Estos fines explícitos y legítimos deberán determinarse en el momento de la recogida de los datos, por lo que los formularios que se utilicen han de indicar estas premisas.

- Nuevos derechos de los ciudadanos. Además de los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) que ya estaban recogidos por La Ley Orgánica de Protección de Datos, el nuevo reglamento contempla los siguientes:

Derecho a la transparencia de la información Derecho de supresión (derecho al olvido). Obliga a los responsables de los datos

que han difundido la información a terceros a comunicarles la obligación de suprimir cualquier enlace a los datos publicados, así como a eliminar cualquier copia o réplica de dichos datos.

Derecho de limitación Derecho a la portabilidad. Posibilidad de transmitir los datos de un responsable

a otro, de forma que el interesado tendrá derecho a que los datos personales se transmitan directamente cuando sea técnicamente posible. Las AA.PP. han de establecer procedimientos visibles y a través de medios electrónicos.

Ampliación del deber de información. A la hora de recoger el consentimiento de los interesados se les debe informar de la persona responsable del fichero, de la existencia de los ficheros inscritos en el Registro General de Protección de Datos, de la finalidad de la recogida de los datos y de la posibilidad de ejercitar los Derechos ARCO. Además, el Reglamento establece la obligación de informar sobre:

Se tiene que explicar la base legal para el tratamiento de los datos Se debe informar acerca del periodo de conservación Se debe informar acerca de la posibilidad de hacer reclamaciones Se debe informar de los demás derechos que incorpora el nuevo RGDP


34

- Obtención del consentimiento para el tratamiento de datos. Como novedad respecto de la LOPD, el nuevo GDPR indica que para poder considerar que el consentimiento es inequívoco, deberá existir una declaración del interesado o una acción positiva que manifieste su conformidad. El silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no constituirán prueba de consentimiento. Si el consentimiento obtenido con anterioridad a la entrada en vigor del Reglamento no se encontraba claramente identificado o se basó en formas tácitas o por omisión, deberá volverse a solicitar. Esto habrá que tenerlo muy en cuenta, porque el tratamiento de datos sin el consentimiento de los usuarios se entiende como una infracción muy grave según el nuevo reglamento.

- Análisis de Riesgo y evaluación de impacto. Las organizaciones han de realizar un análisis de riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas por el uso de sus datos personales. Se debe evaluar el origen, la naturaleza, la particularidad y la gravedad del riesgo. Además, aquellos que sean considerados de “alto riesgo” deberán ser objeto de una evaluación de impacto.

- Comunicación de fallos a la AGPD. Constituye una obligación para el responsable del tratamiento notificar las violaciones de seguridad de los datos en el plazo de 72 horas desde que ocurra. Y si la brecha implica un riesgo para los interesados, también se les

deberá notificar a ellos. - El Delegado de Protección de Datos. Es el asesor de protección de datos de la empresa, y asume competencias en materia de coordinación y control del cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos. ES obligatorio para las empresas públicas y tendrá las siguientes funciones:

supervisar la implementación y aplicación de las políticas internas

realizar formación al personal

organizar y coordinar las auditorías

gestionar la información de los interesados y las solicitudes presentadas en el ejercicio de sus derechos

velar por la conservación de la documentación

supervisar la realización de la evaluación de impacto

actuar como punto de contacto para la autoridad de control

El Delegado puede elegirse de entre personal existente en la organización del responsable

de los Datos o cumplir las tareas a través de un contrato de servicios, por lo que la ULPGC

deberá adoptar una de estas dos posibles soluciones.

5.2 Hoja de ruta para cumplir con el RGPD y la Ley 3/2018 - Designación del Delegado de Protección de Datos

- Adecuar formularios al derecho de información

- Establecer mecanismos y procedimientos para facilitar el ejercicio de derechos por parte

de los ciudadanos

- Elaborar la política de privacidad

- Elaboración del Registro de Actividades del Tratamiento de Datos

- Identificar la base jurídica que nos faculta a la obtención y tratamiento de los datos

- Análisis de riesgo, y si procede, evaluación de impacto


35

- Revisar medidas de seguridad a la luz del análisis de riesgo

- Mecanismos y procedimientos de notificaciones de brechas de seguridad.

6. COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN El cambio que supone la implementación de la administración electrónica debe abarcar a toda

la organización. Desde el nivel de gobierno hasta todos los estamentos de la comunidad

universitaria. Sin el compromiso y liderazgo de la dirección esta tarea es inconcebible, por ello

consideramos de suma importancia el acuerdo del máximo órgano de gobierno del “Proyecto

de Transformación Digital de la Administración de la ULPGC”, para lo que será preciso informar

sobre los retos a los que nos enfrentamos, las dificultades que el proceso conlleva y la hoja de

ruta que finalmente se establezca.

Indudablemente, tratándose de gestión administrativa, el personal de las distintas unidades

administrativas será sobre el que recaiga el mayor esfuerzo en la adaptación a esta nueva

administración y sobre el que pivotará el proceso de “modernización” ya que su motivación,

participación y compromiso es absolutamente necesario para el éxito de la tarea.

Por lo tanto, los cambios en que nos encontramos inmersos requieren de una serie de acciones

concretas dirigidas a minimizar la resistencia al cambio, compartir el conocimiento y garantizar

la participación de todos los actores.

En concreto, se proponen las siguientes acciones:

- Acuerdo del Equipo de Gobierno y Resolución del Rector sobre la hoja de ruta

del Proyecto de Transformación Digital de la Administración de la ULPGC.

- Charlas de sensibilización al personal de la estructura administrativa. Para ello,

se realizarán charlas y conferencias presenciales y virtuales, siendo aconsejable

la participación de expertos en gestión del cambio.

- Creación de grupos de trabajo para cada conjunto de acciones homogéneas de

la Hoja de Ruta. Estos grupos de trabajo han de aunar perfiles funcionales,

informáticos y jurídicos. En cada grupo habrá un responsable que, nombrado

por la Gerencia, coordine e impulse la actividad del mismo.

- Formación en el uso de las soluciones tecnológicas al personal. Esta formación

será específica para cada una de ellas y tendrán el formato de talleres con

grupos reducidos de no más de 20 personas.

- Acompañamiento y soporte a los usuarios y gestores en la implementación de

las nuevas soluciones tecnológicas. Esta acción será realizada por la Oficina de

Tramitación Electrónica y por la persona que nombre el responsable de cada

unidad funcional para los asuntos de su competencia, hasta que se produzca la

necesaria revisión del diseño organizativo que se propone.


36

7. NECESIDADES DE RECURSOS

7.1 Recursos Humanos Independientemente de la creación de grupos de trabajo en que se integren miembros de la

actual plantilla del personal de administración y servicios de la ULPGC y partiendo de la realidad

actual de la misma, se hace necesaria la incorporación de nuevo personal bien mediante la

adscripción al “Proyecto de Transformación Digital de la Administración de la ULPGC”, bien con

la contratación de servicios de técnicos o empresas externas especializadas.

Las necesidades de este tipo de recurso, estimamos son las siguientes:

Gestión Documental y Archivo:

- 1 técnico de la Escala de Ayudantes, Archivo, Biblioteca y Museos, grupo A2.

- 1 Archivero con experiencia en la creación de archivo electrónico y gestión

documental (contrato de servicios) para la puesta en marcha del proceso.

Soporte e implementación de la Administración Electrónica:

- 2 administrativos del grupo C1 (actualmente ocupados por 2 funcionarios

interinos).

Servicio de informática. Como apoyo a toda la implementación de nuevas

soluciones tecnológicas se precisan 2 equipos con dedicación exclusiva al

proyecto, uno para la gestión documental y otro para la sede electrónica y

tramitador de expedientes. Convendría que estos equipos estuviesen formados

por personal propio de la ULPGC y que como consecuencia de la reorganización

de efectivos se contratase a:

- 1 Técnicos nivel L1.

- 2 Técnico nivel L2

7.2 Recursos Técnicos Al potenciarse los servicios Cloud, la inversión en servidores y equipos es considerablemente

menor. Sin embargo, para la implementación es preciso abordar estrategias de contratos de

servicio con empresas externas en estrecha colaboración con los responsables funcionales y del

servicio de informática. La dificultad estriba en que, si no se parte de un sistema de gestión

integrado, el número de empresas privadas con experiencia en este sector para integrar

módulos concretos desarrollados por la ULPGC con las soluciones tecnológicas contempladas en

este proyecto es bastante escaso. No obstante, se podrá contratar proyectos específicos con

personas concretas que sí tengan esta experiencia.

7.3 Organizativos. La nueva administración, basada en la tramitación y gestión electrónica requiere la adaptación

paulatina de la actual organización de estructura burocrática de la ULPGC. Ya no se puede

funcionar como departamentos estancos, la trazabilidad, los servicios electrónicos, la

transversalidad de la tramitación, la rendición de cuentas y la mejora continua exigen un nuevo

diseño organizativo que responda con una mayor eficacia y eficiencia a las necesidades

inherentes a su servicio público.


37

En este sentido, consideramos necesario ir abordando la adaptación de la estructura

administrativa a la nueva realidad y emprender las acciones necesarias a medida que se avance

en el proyecto y las posibilidades técnicas y económicas de la ULPGC lo permitan. Por ello, se

proponen, con carácter orientativo, las siguientes medidas, las cuales pueden ser objeto de las

modificaciones que se consideren necearías en función del momento de desarrollo del proyecto

y otras necesidades de la Universidad:

a) Creación de una unidad responsable del análisis y rediseño de circuitos administrativos y

cargas de trabajo. Esta unidad debe tener carácter permanente en la estructura y debe

contar con personal de carácter multidisciplinar, funcional, técnico y jurídico. Esta unidad

debería integrarse en una unidad superior de Análisis y Transformación Digital en la que se

integrase la actual Oficina de Tramitación Electrónica.

b) La Administración electrónica va a requerir un menor grado de presencialidad, por lo que a

medida que se implementen soluciones tecnológicas que la hagan realidad, es necesaria la

reorganización de efectivos por áreas competenciales tendiendo a una mayor concentración

del personal en detrimento de la dispersión actual.

c) Ensanchamiento de la estructura jerárquica. La estructura piramidal de la actual

organización administrativa debe ser objeto de ensanchamiento. Los puestos más básicos

realizan funciones repetitivas o mecánicas que han de ser automatizadas, por el contrario,

se precisa que el personal aporte valor a la gestión administrativa y al servicio público que

se presta y para ello es imprescindible incrementar el cuadro de técnicos, que no

necesariamente han de suponer la homogenización retributiva del grupo a efectos de la

clasificación de los puestos de trabajo.

d) Facilitar la implementación de la gestión por proyectos para todos aquellos que por su

carácter novedoso ha de pasar por una fase temporal para la obtención de un nuevo

producto o servicio, con un principio y final definidos y que generen el cambio o agreguen

valor, en convivencia con la estructura organizativa que realiza las operaciones habituales

de la organización.

e) Implementación de una “newsletter”, para comunicar tanto los cambios que se produzcan

en las soluciones tecnológicas que se empleen como la producción normativa propia de la

ULPGC o de ámbito superior que afecte al desarrollo de sus funciones. Esta newsletter debe

comunicar los cambios adoptados en las soluciones, herramientas utilizadas o instrucciones

para la gestión que resulten de aplicación, así como tendencias y estudios sobre la

transformación digital de las Administraciones Públicas. A esta newsletter debe estar

suscritos todo el personal de administración y servicios, los cuales a través de aviso del

correo electrónico corporativo podrán acceder a la información específica que se incluirá en

un apartado de su perfil en la Web de la ULPGC.


38

8. SEGUIMIENTO, CONTROL Y CONTINUACIÓN DE LA

TRANSFORMACIÓN DIGITAL Trimestralmente, habrá que elaborar un informe sobre el cumplimiento de las acciones previstas

y de las desviaciones que se puedan producir tanto en la acción en sí misma como en los

resultados de su evaluación. Este informe será elevado a la Gerencia, quien decidirá sobre las

medidas técnicas y variaciones en el cronograma de actuación que proceda.

Siempre que sea posible, cada grupo de trabajo habrá de elaborar un cuadro de indicadores que

permitan su autoevaluación y propongan las medidas correctoras que estimen pertinentes.

La transformación digital y lo que ello supone tiene que encuadrarse en un proceso de “mejora

continua” y, por lo tanto, tiene plena vigencia presente y futura. Por ello, a la finalización de este

proyecto se ha de posibilitar la continuidad de planificación de acciones concretas en el medio

plazo, que se plasmen en proyectos concretos de actuaciones según las necesidades de la propia

Universidad, el desarrollo tecnológico y la evolución normativa.

9. PRESUPUESTO Debido a que en este proyecto se contemplan soluciones tecnológicas alternativas, cuyo nivel

de desarrollo no ha finalizado, como es el caso de las soluciones de ACCEDA, INSIDE y ARCHIVE

proporcionadas por la AGE, la evaluación de las mismas no ha finalizado, aunque por el

momento no arroja una valoración positiva sobre las necesidades inmediatas de la ULPGC. Por

ello, resulta aconsejable que la incorporación de estas soluciones a nuestra Universidad se

realice una vez haya finalizado su desarrollo y evidenciado su idoneidad, por lo que ante la

urgencia de dotarnos de unas herramientas que cumplan con las obligaciones legales y

seguridad del sistema y documentación optemos para el período 2019-2020 en la contratación

de servicios CLOUD en su modalidad SaaS (software como servicio) con proveedores

válidamente certificados y evidenciado el satisfactorio rendimiento e integración con el resto de

soluciones de la AGE que ya estamos en disposición de utilizar de sus soluciones de

administración electrónica, garantizándose que las mismas puede ser sustituidas con plenas

garantías de seguridad y compatibilidad con las reseñadas soluciones de la AGE si a la finalización

de este período resultase conveniente por razones de una mayor eficiencia.

Aunque el proyecto se concreta para el bienio 2019-2020, en el presupuesto se ha de

contemplar las siguientes contingencias:

- Que las soluciones tecnológicas de la AGE no estén lo suficientemente

desarrolladas como para sustituir a las que se proponer contratar en este

proyecto, por lo que habría que ejecutar las prórrogas que se contemplarán en

el contrato (2 años).

- Que la normativa de aplicación en materia de personal, así como las

contingencias presupuestarias u organizativas impidan la incorporación de las

funciones inherentes a este proyecto a la finalización del bienio, por lo que se

ha de contemplar la posibilidad de agotar los 3 años de contratación que

permite este tipo de proyectos.


39

Se estima que el presupuesto de gastos necesario para afrontar los retos descritos en el proyecto

asciende a 1.244.804 euros.

Objeto Duración Precio 2019 2020 2021 2022 2023 Paquete

integral

Administración

Electrónica (Del 1-09-19 al 31-08-23)

4 años 428.396 76.680 -Cuota de

implantación 74.550

-Cuota anual y mantenimiento

88.661 -Cuota anual y

mantenimiento. Almacenamiento - Plan de mejora

continua


mantenimiento. Almacenamiento -Plan de mejora

continua


mantenimiento. Almacenamiento -Plan de mejora

continua Archivo

electrónico (Del 1-09-19 al 31-08-23)

4 años 166.138 53.250 -Cuota de

implantación 28.222

Cuota anual y

mantenimiento. Almacenamiento

28.222 Cuota anual y

mantenimiento Almacenamiento


mantenimiento Almacenamiento


mantenimiento. Almacenamiento

Personal

proyecto 2 años 580.270 2 C1 49.641 50.650 51.663 1 A2 Ayte 42.528 43.380 1 A2 49.073 50.055 51.056 1 L1 35.352 36.059 2 L2 59.808 61.005

Modelización

de

procedimientos 1 año (80

Procedimien-

tos) 40.000

(Precio unitario

500 €) 20.000 20.000

Equipamiento

electrónico

Mesa de

Contratación y

Comisiones

1 año 14.000 14.000

Formación y

sensibilización 2 años 16.000 8.000 8.000 Total 1.244.804 270.644 369.165 360.046 120.611 124.338

10. CRONOGRAMA

Se adjunta al presente documento el cronograma de ejecución del proyecto, debiendo tener en

cuenta que muchas de las acciones previstas están concatenadas y son secuenciales, por lo que


40

a partir del resultado del seguimiento que ha de hacerse habrá que ajustar las desviaciones de

las acciones que no puedan ser corregidas.

Período Acción Primer

trimestre

2019 - Inicio Licitación Contratación de los Servicios para integración Sede-Gestor

Documental y Registro electrónico. - Aprobación de la Política de Gestión Documental y Elaboración de Protocolos

de actuación. - Aprobar la Política de Autenticación y Firma.

Segundo

trimestre

2019 - Adjudicación Contratación de los Servicios. - Divulgación y Formación de la Política de Gestión Documental y Protocolos de

actuación. - Incorporación al Proyecto NISUE de la CRUE. - Alta en nuevos servicios de Intermediación de Datos (Certificados Delitos

sexuales, renta, desempleo, Seguridad Social…)

Cuarto

trimestre

2019 - Consultoría e Implantación de los servicios contratados. - Aprobación del Catálogo de Procedimientos y Servicios y publicación en el

SIA. - Identificación y priorización de procedimientos y servicios para su rediseño,

simplificación y automatización. - Normalización de plantillas y formularios web para la tramitación electrónica

Primer

trimestre

2020 - Contratación Pública Electrónica a través de PLACSP. - Formación en uso de las herramientas. - Divulgación y soporte nuevas herramientas. - Puesta en marcha de los servicios contratados. - Notificación Electrónica y Carpeta Ciudadana en PAG y Sede.

Segundo

trimestre

2020 - Seguimiento y ajustes de las plataformas. - Formación en uso de las herramientas.

Tercer

trimestre

2020 - Evaluación de los servicios contratados. - Valoración desarrollo herramientas de la AGE.

Cuarto

trimestre 2020

- Decisión prórroga de contratos de servicios o sustitución de los mismos

mediante convenio con la AGE para utilización de sus soluciones tecnológicas

universidad de las palmas de gran canaria …...- aprobar y promover el proyecto de transformación...

Documents