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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA LIBERTAD – TRUJILLO
Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas
Escuela Académica Profesional de Estadística
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA
DE ESTADÍSTICA PARA LA MUNICIPALIDAD
DISTRITAL DE CHICAMA
INFORME DE PRÁCTICA PRE – PROFESIONAL
PARA OPTAR EL TITULO DE
LICENCIADA EN ESTADÍSTICA
Br. Deyanira Elizabeth Paz Rubio
TRUJILLO – PERU
2013
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A mi esposo
SEGUNDO
Y a mis hijos
JUNIOR Y NATHALY
Quienes han sido mi estimulo
constante en la culminación de
mi carrera
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PRESENTACIÓN
Señores miembros del jurado:
En el cumplimiento con una de las disposiciones del reglamento de grados y títulos de la
Escuela Profesional de Estadística de la Universidad Nacional de Trujillo, presento a
vuestra consideración y criterio del presente trabajo titulado: “ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA DE ESTADISTICA PARA LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA”, con el que pretendo optar el titulo
de Licenciada de Estadística.
Espero ser merecedor de su aprobación.
Trujillo 2013
Br. Deyanira Paz Rubio
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AGRADECIMIENTO
Expreso mi más sincero agradecimiento y gratitud a mis jurados, Dr. Julio Alberto
Castañeda Carranza, Dr. Humberto Aníbal Verde Olivares y a mi asesor Dr. Ricardo
Martin Gómez Arce, por su orientación y apoyo durante la realización del presente
estudio.
A la municipalidad del distrito de Chicama por permitirme ingresar a sus oficinas para
emprender juntos este proyecto.
Hago extensivo mi agradecimiento a todos los profesores de la Escuela académica
Profesional de Estadística por haberme impartido sus enseñanzas que consolidaron mi
formación profesional, así como mi familia que me brindaron su apoyo
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RESUMEN
El presente trabajo titulado: “ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA
OFICINA DE ESTADISTICA PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
CHICAMA”, trata de como se debe organizar e implementar una oficina de estadística
en la municipalidad distrital de Chicama que esta ubicada al norte de la ciudad de
Trujillo, dicho distrito cuenta con 9 centros poblados y 07 asentamientos humanos y al
no contar dentro de su organigrama dicha oficina que se encarga de controlar la
información estadística que se genera en sus diferentes áreas. Ante esta realidad se
realizó un diagnostico, encontrándose que no existen cargos estadísticos, solamente se
ubica un responsable de la oficina de personal, que tiene como única función el
control de la asistencia del personal que lo canaliza mediante unos formatos que han
sido elaborados para tal fin.
Se recomienda a la municipalidad de Chicama el establecimiento de una oficina de
estadística para que plantee los mecanismos y procedimientos que permitan de manera
sistemática en cada área la determinación de la demanda real de la información y que
esté dirigida por un profesional competente o especialista en la rama.
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ABSTRACT
This paper titled "ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF THE BUREAU OF
STATISTICS FOR THE DISTRICT MUNICIPALITY OF CHICAMA", is how you
should organize and implement a statistical office in Chicama district municipality is
located north of the city of Trujillo, this district has 9 towns and 07 settlements and by
not having in its establishment that office that is responsible for controlling the statistical
information generated in their areas. Given this reality was made a diagnosis, finding
that there is no statistical office, located only one responsible for the personnel office,
which has the sole function control staff assistance, channels it through a few formats
that have been developed for such end.
It is recommended that the municipality of Chicama establishing a statistical office to
raise the mechanisms and procedures for systematically in each area to determine the
actual demand for the information and is directed by a competent professional or
specialist branch.
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ÍNDICE
DEDICATORIA AGRADECIMIENTO PRESENTACION INDICE
CAPITULO I: INTRODUCCION
1.1 Justificación del problema……………………………………………………. 3
1.2 Problema……………………………………………………………………… 4
1.3 Objetivos……………………………………………………………………… 4
CAPITULO II: MARCO TEORICO 2.1. La Estadística en la Empresa…………………………………………………. 5
2.2. El Estadístico en la Organización de la Empresa………………….………….. 8
2.3 Importancia de la Estadística en los Gobiernos Municipales……….…………9
2.4 Organización……………………………………………………….…………12
2.4.1 Organización formal…………………………………….………….12
2.4.2 Organización informal………………………………….…………..12
2.5 Dirección……................................................................................................. 13
2.6 Control………………………………………………………………….…….13
2.7 Criterios para el diseño de estructuras organizacionales………………….…13
2.8 El Registro Civil y las Estadísticas Vitales…………………………………..21
2.8.1 Registro Civil……………………………………………………....21
CAPITULO III 3.1 Estructura Organizacional de la Municipalidad……………………………. 23
3.2 Organigrama Estructural de la Municipalidad de Chicama………………… 24
3.3 Descripción de Funciones…………………………………………………... .25
3.4 Diagnostico de las Actividades Estadísticas realizadas en las diferentes
Áreas de la Municipalidad de Chicama………………………………………42
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CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA
4.1 Necesidad de la Creación de la Oficina de Estadística……………………… 57
4.2 Oficina de Estadística……………………………………………………….. 58
4.2.1 Definición…………………………………………………………. 58
4.2.2 Finalidad…………………………………………………………... 58
4.2.3 Objetivos………………………………………………………….. 59
4.3 Funciones generales que debe cumplir la oficina de Estadística……………. 60
4.4 Manual de Organización y funciones de la Oficina de Estadística…………. 60
CONCLUSIONES 72
SUGERENCIA 73
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS
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CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
Los profundos cambios ocurridos en la década del '90 en la estructura productiva
mundial han instalado la necesidad de reestructurar de plano la producción de
estadísticas. Las múltiples y complejas funciones que corresponden ahora al ámbito
municipal aumentan sus necesidades de información para implementar, eficaz y
eficientemente las diferentes políticas públicas, así tenemos como en el Perú las
municipalidades son las instancias gubernamental institucional mas cercana a la
comunidad, en donde se advierte ventajas comparativas para entender la problemática
local.
Las actividades municipales se encuentran normadas por la ley orgánica de
municipalidad, las funciones y estructura orgánica funcional se encuentran establecidas
en el Reglamento de Organización de Funciones (RFO) y Manual de Organización y
Funciones (MOF) como instrumento normativo de gestión institucional que permiten
reglamentar y formalizar la estructura organizacional de las municipalidad en el cual se
precisa los alcances, naturaleza, finalidad, estructura orgánica y función al de las
dependencias, triplicándose las atribuciones de los cargos directivos especificando la
capacidad, decisión y jerarquía del cargo así como el ámbito de control.
Es por eso que las municipalidades necesitan una revolución en el área de la informática
y de las telecomunicaciones, la internacionalización de las actividades productivas, la
relevancia sustancial de los servicios y la creciente demanda de información en tiempo
real han modificado de plano el contexto operacional de las oficinas de estadística. Una
de las transformaciones de mayor alcance, desarrolladas bajo el proceso de globalización
del sistema económico mundial, se manifiesta en las acciones de descentralización y
transferencia de servicios desde los gobiernos centrales hacia los gobiernos provinciales
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municipales.
Las múltiples y complejas funciones que corresponden ahora al ámbito municipal
implican la asunción de mayores responsabilidades por parte de los gobiernos locales, al
tiempo que aumentan sus necesidades de información sobre la cual implementar, cada
vez con mayor nivel de eficiencia, sus acciones de política pública. En este contexto, los
requerimientos de información veraz y oportuna son cada vez mayores, tanto por los
gobiernos locales como por sus actores integrantes: la comunidad local, el sector
privado, las organizaciones intermedias, entre otras.
La Municipalidad Distrital de Chicama ubicada al norte de Trujillo, no es ajena a esta
realidad puesto que tiene que controlar dos Consejos menores ubicados en Chioclín y
Sausal y satisfacer las necesidades básicas de 9 centros poblados (Chiclin, Sausal,
Huabalito, pampas de Jaguey, Quemazón, Chicamita, LLamipe, Laguna de Pato,
Atahualpa) y 7 Asentamientos Humanos (.18 de Mayo, La Libertad, Alan García, La
Pascona (Chicama); Alto Perú (Sausal) y A.H. Libertad (Chiclin).
Entre algunas de sus funciones primordiales que tiene que cumplir la Municipalidad
distrital de Chicama, tenemos: la recaudación de sus recursos propios, los gastos en la
prestación de servicios a la comunidad entre otros, para ello se hace necesario que
cuente dentro de su organización con áreas debidamente organizadas que le permitan
llevar a cabo sus objetivos planteados.
Actualmente el Organigrama estructural de la municipalidad Distrital de Chicama1 no
cuenta con un órgano de apoyo que se encargue de centralizar la información estadística
que existe en las diferentes áreas de la municipalidad, tal es así que cada área genera su
propia información estadística, con el objetivo de satisfacer necesidades inmediatas
propias de cada área, sin la debida coordinación con las demás áreas.
1 Ver Anexo 1(Organigrama)
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Lo mencionado anteriormente lo podemos comprobar, por ejemplo, en el departamento
de servicios sociales y comunales, en dicha área se genera información estadística de
nacimientos, matrimonios , defunciones y que el registrador quien es el responsable de
dicha información, tiene como una de sus funciones solamente revisar y firmar los libros
de registros de matrimonios, nacimientos y defunciones2 , mas no se le da la
responsabilidad de producir información de estadísticas vitales, necesarias para
determinar el nivel de crecimiento de la población. A esto se suma la ausencia de un
sistema estadístico integral dentro de la Municipalidad que permita centralizar la
información estadística de las diferentes áreas de la Municipalidad.
Tales así, que las variables que se generan en las diferentes áreas no tenga un tratamiento
estadístico adecuado y oportuno, esto debido que los encargados de registrar la
información no cuentan con una formación estadística.
En este sentido se hace necesario que la Municipalidad cuente con una oficina de
estadística dentro de su estructura organizativa.
1.2 JUSTIFICACION DEL PROBLEMA
Ser Alcalde es una labor compleja. Y lo es, porque el desempeño público está sujeto
a realidades que, muchas veces echan por tierra las mejores voluntades. Las
municipalidades en el Perú especialmente en todos los distritos, se enfrentan
diariamente a problemas de gestión, deficiencias administrativas, recursos
financieros reducidos, y a muchos problemas de origen institucional.
Por lo tanto el presente trabajo tiene vital importancia porque a través de la
organización de la Oficina Estadística, va a permitir al Alcalde y los demás
funcionarios de la Municipalidad del Distrito de Chicama podrán contar con
información ordenada, confiable y oportuna que les permitirá tener un conocimiento
2 Ver Anexo 2(Certificado de Defunción)
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preciso de las necesidades del municipio y sus localidades ,incrementando en sus
recaudaciones financieros y como consecuencia de ello ,realizar una gestión
municipal eficiente, eficaz con la participación vecinal en la solución de los
problemas de la comunidad que se verán beneficiada.
Por todo esto es que nos planteamos la siguiente interrogante:
1.3 PROBLEMA
¿Cómo estructurar la organización de una oficina de estadística de la
Municipalidad Distrital de Chicama que produzca información confiable y
oportuna para la toma de decisiones?
1.4. OBJETIVOS:
Diagnosticar la situación actual de la información estadística en la Municipalidad
del Distrito de Chicama.
Proponer un diseño de organización de la Oficina de Estadística de la
Municipalidad Distrital de Chicama que genere una adecuada información e
incremente la calidad de gestión del alcalde.
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CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1- LA ESTADÍSTICA EN LA EMPRESA
El termino “Estadística” se usa para referirse a los datos en bruto, ósea los
números que representan los objetos reales, la teoría y los métodos de análisis de
esos datos. El hombre de negocios moderno confía en la estadística como guía
para tomar decisiones oportunas en las condiciones de incertidumbre que por lo
general afronta. Hoy esos datos son procesados habitualmente en una forma tal
que pueden ser usados en el equipo de procesamiento electrónico de datos.
El uso de la estadística en las empresas involucra cuatro pasos diferentes pero
vinculados entre si:
a) La recolección de datos
b) El análisis, la síntesis y la medición de los datos
c) La presentación de los datos
d) La interpretación de los datos para utilizarlos al tomar decisiones
RECOLECCIÓN DE DATOS
Los datos pueden se recolectados en diversas formas, según sea la naturaleza del
universo a estudiar y la del problema en si. Algunos pueden ser verificados
simplemente mediante la observación directa. Los datos que se refieren a
poblaciones humanas pueden ser recolectados usando encuestas y cuestionarios,
encuestas telefónicas y paneles de entrevistados.
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Se usan dos tipos básicos de datos para resolver los problemas estadísticos: los
datos primarios y los datos secundarios. Los primarios son los derivados de un
estudio diseñado especialmente para el problema que se estudia.
Los secundarios son los obtenidos de estudios secundarios, es decir los que ya
están publicados o disponibles en otra forma y muy probablemente reunidos por
algún fin totalmente diferente. Todos los datos desde luego, en algún momento
han sido primarios. La diferencia depende del problema estadístico en juego, de
si los datos han sido recolectados para ese problema especifico en esta ocasión o
si existían ya en una forma accesible.
Las fuentes secundarias, desde luego, deben ser evaluadas cuidadosamente en
cuanto en su exactitud y aplicabilidad al problema.
Con todo, esos datos se usan ampliamente porque son fáciles de conseguir y
menos costosos. Los datos secundarios se pueden obtener en múltiples
publicaciones gubernamentales: documentos públicos e informes, ediciones de
censos y fuentes de referencias normales.
EL ANÁLISIS, LA SINTESIS Y LA MEDICIÓN:
Hoy la mayoría de los datos estadísticos está condensada en tarjetas perforadas,
cintas magnéticas u otros mecanismos de entrada de computadoras. Esto le
brinda al estadístico un informe rápido y conveniente, sin embargo para obtener
de cualquier universo la información que será útil en el momento de tomar
decisiones, hay que ir más allá del cúmulo de datos en bruto y aplicarles las
herramientas del análisis estadístico, como por ejemplo puede ser útil determinar
la proporción de un elemento con respecto al total o a otros elementos, mas útiles
aun son las medidas de tendencia central, o promedios que abarcan la medida
aritmética, la mediana y la moda, las medidas de dispersión que son el intervalo,
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la desviación cuartilica, la desviación media, la desviación estándar, otra medida
comúnmente usada son los números índices que indican la cantidad relativa del
cambio ocurrido entre ítem determinados en un periodo dado de tiempo,
comparados con una base que se toma como índice 100, así mismo resulta útil
determinar el análisis de recolección, las series de tiempo y otros métodos
estadísticos que permiten tomar una mejor decisión dentro de la empresa.
PRESENTACIÓN DE LOS DATOS ESTADÍSTICOS:
Los datos estadísticos pueden ser presentados y preparados para el análisis en
muchas formas. Lo primero que deberá decidirse es si los datos habrán de
presentarse en forma de tabla o de gráfico. En una tabla puede brindarse más
información, sin embargo los gráficos muestran las comparaciones en forma mas
vivida. Pueden ser de diversos tipos, como los gráficos de línea, los de barras, los
de círculo, los mapas estadísticos y los diagramas de dispersión.
INTERPRETACION DE LOS DATOS ESTADÍSTICOS
Para que los datos estadísticos sean útiles al tomar decisiones, la exigencia más
importante es que sean interpretados más correctamente. Tal es el papel del
estadístico y del ejecutivo de empresa.
Las cifras pueden mentir: pueden decir lo que uno quiere que digan. Por eso la
interpretación adecuada de esos datos se vuelve de vital importancia para todos
los ejecutivos de empresas, ya que, sin esas interpretaciones, el proceso de la
toma de decisiones se hace mucho más difícil.
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2.2.- EL ESTADISTICO EN LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
En la mayor parte de las empresas industriales la estadística permanece al margen
de la función de gestión y cuando es preciso realizar cualquier tipo de investigación
se recurre a personal ya encuadrado en la empresa, como ingenieros, economistas,
contadores, entre otros, pero raras veces a un estadístico.
La producción y venta de los artículos en serie cada vez más predominantes en la
economía moderna no han tenido más que un ligerísimo eco en el campo del
estadístico europeo, no así en el americano.
Ya en el I Congreso Internacional de Estadística en Berna, en 1949, el profesor
Juram señalaba este hecho y puntualizaba la necesidad del análisis estadístico para
utilizar adecuadamente la gran cantidad de datos suministrados por estos tipos de
actividad
Esta falta de utilización de los datos estadísticos de la empresa es atribuida por
Juram a las siguientes causas:
Poca conciencia por parte de los estadísticos, en general, de sus posibilidades
en el campo empresarial.
Desconocimiento por parte de los empresarios de las ventajas que reportaría a
la empresa la utilización de la información que posee o que puede obtener.
Escasa oferta de estadísticos especializados en organización de empresas.
La escasa o nula preparación estadística del cuadro de técnicos y directivos que
intervienen en la empresa, lo que les lleva a infravalorar la importancia de la
estadística en la solución de los diversos problemas de producción y gestión.
Toda empresa desarrolla su propia actividad mediante adecuadas apreciaciones de
su capacidad productiva y financiera frente a la situación siempre cambiante del
mercado y a las posibilidades de los competidores.
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Si se quiere que los juicios emitidos estén fundados en hechos concretos y no sobre
impresiones subjetivas de los dirigentes, el elemento técnico más indicado para
recoger la información precisa, confrontar la variación de las distintas magnitudes
en el tiempo, en el espacio y hacer las correspondientes previsiones para el futuro
es el estadístico.
El estadístico debe atender a la más eficaz coordinación de los diversos
departamentos industriales, analizando la función teórica que desarrolla cada uno, a
fin de procurar su mejor funcionamiento, de acuerdo con un claro y orgánico
esquema que sintetice todas las relaciones, contables y estadísticas.
2.3.-IMPORTANCIA DE LA ESTADISTICA EN LOS GOBIERNOS
MUNICIPALES
El 16 de noviembre del año 1853 el congreso de la Republica del Perú dio la
primer Ley Orgánica de Municipalidades constituidos por 126 artículos, en ella se
estableció un marco normativo general para las municipalidades en el Perú; luego
la Constitución Política del Perú, así como leyes orgánicas dan a las
municipalidades funciones de promover y planificar integralmente el desarrollo
local, que institucionalizan y gestionen con autonomía los intereses propios de la
colectividad, además de la promoción adecuada, prestación de los servicios
públicos locales 3 adoptando una estructura gerencial ,sustentándose en principios
de programación, dirección, ejecución ,supervisión, control concurrente y
posterior.
3 Ley nº 27972 Ley orgánica de municipalidades
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Pero en la práctica, la gestión municipal esta basada en estructuras obsoletas con
organigramas verticales y en permanente conflicto con los vecinos. Toda gestión en el
desarrollo de las actividades debe tener en cuenta, los principios administrativos
siguientes: Administración por percepción de responsabilidad social, de desarrollo
eficiente de la organización de utilización eficiente de los empleados. En la práctica nos
muestran la aplicación de los principios de organización en ejecución de obras con fines
políticos. La gestión municipal, debe orientar sus recursos económicos a la formación
bruta de capital, sin embargo en la práctica, solo el 40% se destina para este rubro, el
60% son para gastos corrientes es decir de funcionamiento de los órganos locales. En la
ejecución de obras el 95% se realiza sin la participación de la comunidad4
En este contexto las municipalidades se constituyen en el núcleo de gobierno responsable de
la conducción del desarrollo de sus ámbitos locales, para lo cual cuentan con:
Autonomía política, se refiere a la capacidad de dictar normas de carácter obligatorio
en los asuntos de su competencia dentro de su jurisdicción y sancionar a quienes las
incumplen y denunciar a quienes resistan a cumplirlas.
Autonomía económica, a la capacidad de decidir sobre su presupuesto y los rubros
donde se destina sus gastos de acuerdo a las necesidades de la comunidad, y
Autonomía administrativa, a la capacidad de organización más conveniente al logro
de los fines y el ejercicio de sus funciones de acuerdo a la realidad geográfica y
económica.
A partir del año 2003, esta conducción es compartida con la sociedad civil, el cual esta
normado a través de la Ley Marco del Presupuesto Participativo5
4 Castillo Maza Juan Victoriano “Reingeniería y Gestión Municipal” 2004 5 Ec. Samuel Torres Tello “Alternativas para el desarrollo”Mayo 2005
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Un aspecto fundamental para que una gestión municipal sea exitosa, es el nivel de
profesionalización de sus recursos humanos, ello permitirá no sólo un manejo adecuado de
políticas de desarrollo, sino una mayor calidad en los procesos, en general un mejor
desempeño de la gestión.
El buen alcalde aplica en la administración municipal una forma de actuación moderna,
que es la gestión participativa, caracterizada por practicar un liderazgo positivo, trabajo
en equipo y participación ciudadana en la formulación, debate y concertación de sus
planes de desarrollo, presupuesto y gestión6
Por ejemplo tenemos:
Modelo tradicional burocrático y autoritario en gestión municipal:
Centralización de la gestión
Énfasis en regular las actividades
Poca delegación de autoridad
Ausencia de evaluación de la gestión
Objetivos poco concretos y no cuantificados
Predominio del control interno
Modelo Democrático y participativo de gestión:
Descentralización de la gestión
Desregulación de procesos
Incremento en el nivel de responsabilidad
Incorporación de sistemas de evaluación de gestión
Mayor información
Incorporación de nuevas técnicas de gestión
Orientación al cliente
6 Art.112 ley 27972 Orgánica de Municipalidades
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Por lo tanto la estadística es una herramienta necesaria, primordial y científica en la
toma de decisiones del gobierno municipal permitiendo un conocimiento preciso de
las necesidades del municipio y sus localidades. Sin esta herramienta sería difícil
contar con los indicadores que proveen de información exacta para tomar las
decisiones pertinentes en el buen oficio de gobernar bien un municipio.
La estadística social nos permite tener los datos necesarios en cuanto al
comportamiento demográfico y socioeconómico de la población, teniendo con ello
un insoslayable panorama del entorno socioeconómico que prevalece en
el municipio, teniendo con ello mayor información que permita tomar medidas que
se traduzcan en un mejor nivel de vida.
2.4. ORGANIZACIÓN
Es una función básica del proceso administrativo, que consiste en crear la
estructura mas adecuada para realizar el bien común de una empresa o
institución, mediante el esfuerzo coordinado de un grupo de personas.
2.4.1.- ORGANIZACIÓN FORMAL
Es la organización que se establece al interior de la empresa, orientada a la
consecución de metas y objetivos. Generalmente quienes la componen
obedecen a líneas de autoridad formales con funciones y responsabilidades
definidas.
2.4.2.- ORGANIZACIÓN INFORMAL
Surge en forma libre y espontánea, creada por los mismos participantes.
Afecta la unión del grupo de trabajadores y las relaciones entre el jefe y los
subordinados. Aunque se organiza formalmente, la organización informal no
deja de existir, pues subsiste dentro de la organización formal.
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Estos grupos extraoficiales están unidos por intereses sociales comunes y su
formación suele deberse a otros motivos de segregación, que no son
mercantiles ni económicos, no lógicos ni concernientes a la empresa,
ejemplo, la asociación de empleados de la fabrica D’onofrio.
Los grupos informales pueden estorbar el logro de los objetivos como
también ayudan a consolidarlos hay empresas modernas que bajo una
estructura flexible, la incluyen en sus planes de desarrollo a las
organizaciones.
2.5.- LA DIRECCIÓN
La dirección es parte del proceso administrativo y consiste en orientar y
coordinar el trabajo en la organización de las diferentes áreas para que a través
del trabajo del personal, se logren los propósitos de la empresa.
2.6.- EL CONTROL
El control es parte del proceso administrativo que permiten realizar las
correcciones necesarias para efectuar la planeación y reiniciar el ciclo del proceso
administrativo.
2.7.- CRITERIOS PARA EL DISEÑO DE ESTRUCTURAS
ORGANIZACIONALES
En el diseño de estructuras organizacionales, hay una serie de criterios que es
necesario considerar y van desde el planeamiento de objetivos, metas y políticas,
hasta pasos que se deben seguir para conseguir el diseño.
Para el diseño de la estructura organizacional de la empresa, es necesario
identificar las áreas básicas que se piensa creas, hay que clasificar estás áreas por
la función que van a desarrollar (producción, administración, ventas, etc.)
describir las actividades de cada función, agrupar y distribuir responsabilidades
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y autoridades, preparar un diagrama de la organización y elaborar el manual de la
empresa. A continuación detallamos los pasos que se deben considerar para una
estructura organizacional.
PRIMER PASO
Clasificar las áreas básicas, tareas, ocupaciones y esfuerzos básicos o prioritarios
para el logro de los objetivos de la empresa.
SEGUNDO PASO
Clasificar las áreas básicas que contribuyen directamente al logro de los objetivos
primarios. Para una empresa fabril, por ejemplo, las funciones básicas son:
producir ventas administrativas y para una de servicios, la administración y
ventas.
Las actividades primarias son llamadas también de línea, determinan a los que
tendrán la responsabilidad y autoridad para tomar decisiones finales para el logro
de los objetivos primarios.
Hay actividades que no siendo de línea, operan en apoyo de ellas; por ejemplo:
secretaría y relaciones públicas, estadística, etc., se ubican en el organigrama en
el lado izquierdo, hay otras que conforman el grupo o de staff, entre ellas
tenemos asesoría legal, auditoria, etc. Se ubican en el lado derecho.
TERCER PASO
Describir detalladamente cada tarea por realizar en las áreas básicas de la
empresa. Una forma sencilla es conseguir un formato, en el que especifica el
nombre del trabajo, lugar donde se desarrolla, número de empleados, función del
trabajo, promedio de sueldo o salario, horas de trabajo, requisitos educacionales
del trabajador, experiencia, tareas que realiza el trabajador, conocimientos de
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políticas y reglamentos de la empresa por parte del trabajador, demanda de
esfuerzo en actividades mentales y condiciones de trabajo
CUARTO PASO
Agrupar u organizar el trabajo, que puede ser en divisiones, departamentos o
áreas.
QUINTO PASO
Consiste en delegar y distribuir las funciones y la autoridad
SEXTO PASO
Se define el diagrama de la organización de la empresa, que representa el nivel de
autoridad. Se le conoce como organigrama. El nivel de los puestos se ve
representado por su ubicación en el organigrama. El que se ubica a mayor altura
representa la máxima autoridad y los que están a una misma altura tienen el
mismo nivel de autoridad.
Las áreas unidas por líneas continuas representan funciones de líneas y las que
están unidas por las líneas verticales determinan autoridad o dependencia.
SETIMO PASO
Elaborar el manual de organización, en este manual se específica el reto o la
misión de la empresa, las alternativas, la organización, la descripción de los
puestos y la delegación de autoridad y responsabilidad.
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ALGUNOS MODELOS DE MUNICIPIOS:
DISTRITO DE COMAS - LIMA
La Gestión Municipal del distrito de Comas es única que responde a la gestación de un
novedoso sistema de gobierno distrital, donde la Municipalidad es el ente líder de la
gestión del desarrollo de Comas, las características de este gobierno son:
Concertación, Descentralización y Desconcentración del gobierno distrital. Mientras
tanto la administración municipal se orienta por la visión de desarrollo de Comas al
2010, formulado en el Plan Integral de Desarrollo de Comas
El Gobierno del Distrito de Comas se sustenta en un sistema participativo y
representativo, organizado en el COMITÉ DE DESARROLLO DISTRITAL DE
COMAS (CODEDICO). Es un modelo de gestión del distrito reconocido por ordenanza
Nº 023-2000C/MC que define la creación y reconocimiento de los espacios de
concertación para la planificación y gestión del desarrollo integral del distrito de Comas.
La función del CODEDICO es dirigir la concertación para optimizar los recursos y
fortalecimiento de la participación ciudadana en la toma de decisiones del gobierno
NIVELES DE ORGANIZACIÓN DEL CODEDICO
I. Asamblea Distrital.
II. Consejo de Desarrollo Distrital.
III. Comité Ejecutivo.
IV. Comité Asesor.
V. Consejos y Mesas de Concertación y Líneas Estratégicas.
VI. Consejos de Gobierno y Desarrollo Zonal.
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ARGENTINA
El gobierno municipal local no tiene poder propio .Es una descentralización
administrativa de la provincia .Es emanada por la Ley ORGÁNICA municipal emanada
de la provincia; así tenemos la provincia de ROSARIO cuyo objetivo principal es
“Acercarse a la municipalidad al vecino “.En 1995 ponen en marcha el proceso de
transformación de las municipalidades, este proceso continua, y ubica a esta
municipalidad como ejemplo de las demás ciudades, porque afronto nuevos cambios de
este siglo, creo La Secretaria General y el Programa de descentralización y modernizo su
municipalidad reestructurando sus áreas informáticas; El personal fue capacitado en
convenios con la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL, además cuentan en
los CMD (Centro Comunal del Distrito), cada personal con su PC y otras para los
ciudadanos que accedan libremente y gratuitamente a la Internet; Ahora la gestión
municipal se planifica anualmente al dispositivo de capacitación al marco de la Mejora
Continua.
SUECIA
El modelo municipal de suecia, cuenta con amplia autonomía y se encarga de cuestiones
locales que se refieren a la vida cotidiana de los ciudadanos por ejemplo la educación
básica y secundaria, la atención de ancianos, asuntos referentes a las vías publicas,
distribución de agua y alcantarillado, energía. Además los municipios conceden diversos
tipos de autorizaciones: Permisos de obras, autorización para servir bebidas alcohólicas y
promueven el desarrollo de la vida económica, el turismo y la cultura en la localidad.
El máximo órgano resolutivo del Municipio es el Concejo Municipal que tiene funciones
de un parlamento local y nombra a los integrantes de una dirección municipal, que dirige
y coordina el trabajo realizado en el municipio.
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La labor de los municipios esta regulada por la Ley de Municipios y otras leyes como
por ejemplo, la Ley de Asistencia Social, Ley de proyectos y edificaciones, la Ley de
Educación escolar ,entre otras.
BRASIL
El gobierno local tiene autonomía municipal garantizada por la constitución, cuenta con
otros ámbitos supra municipales: Regiones metropolitanas para la prestación de servicios
públicos.
La constitución otorga a los municipios las competencias llamadas de “peculiar interés
local” entre ellas limpieza publica, transporte colectivo, mercados mataderos, tránsito
terrestre.
La forma de gestión de la municipalidad en los servicios públicos es Autarquías (solo
capacidad administrativa), sujeta a derecho publico
Dentro de sus recursos económicos tienen autonomía financiera y presupuestaria.
Ingresos: Impuestos propios, tasas por prestación de servicios, contribuciones por
mejoras, rentas, productos de rentas o explotación de bienes patrimoniales.
La participación de la comunidad es una de las necesidades y de mayor prioridad
presupuestarias. Existen organismos consultivos integrados por representantes de
diferentes sectores sociales.
Tienen un auge en la ordenación de las organizaciones de barrios.
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MEXICO
El gobierno local tiene autonomía municipal emanada del texto constitucional en 1917,
donde se reconoce el derecho a desarrollar sus propios reglamentos de régimen interno.
Dentro de su organización política cuenta con Presidente municipal, Regiones, Síndicos
Organismos administrados; los cargos son de elección directa, por un mandato de 3 años
sin posibilidad de reelección.
Tiene competencias municipales mínimas en la Constitución y en las Leyes orgánicas
Municipalidades como: mataderos, mercados, policía de tránsito, transporte urbano,
zonificación, saneamiento básico, obras urbanas.
Las formas de gestión de los servicios públicos son con una administración
descentralizada, con empresas de economía mixta.
Cuenta con una autonomía financiera desde 1983, con ingresos de contribuciones sobre
la propiedad urbana, participación en los impuestos federales, tasas por la prestación de
servicios, financiamiento y crédito de Banca de Fomento.
Las formas de participación vecinal: Con existencia de comités de vecinos, concejos de
colaboración y posibilidad de consulta popular.
CHILE
La Republica de Chile, define a la municipalidad como una corporación de derecho
público dotada de autonomía, personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad
es promover el desarrollo económico, social y cultural de la comuna o agrupación de
comunas con participación de la comunidad local. Sus órganos superiores son el Alcalde,
como máxima autoridad, el Consejo Municipal y un Consejo Económico y Social
Comunal con participación de la comunidad organizada de carácter consultivo. Que en
años anteriores los municipios eran dirigidos por el presidente de la Republica de Chile7
7 Manual de Gestión Municipal de Chile
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Durante las últimas dos décadas los municipios en Chile han comenzado a tener mayor
importancia política, económica y social. En palabras de Rodríguez y Winchester, (1994)
esta revalorización ha sido el resultado de los procesos de democratización experimentados a
fines de los años ochenta, de la reforma del Estado con su consecuente descentralización y
desconcentración administrativa y de la aplicación de políticas sociales compensatorias para
aliviar la pobreza, entre otras causas.
Una mixtura de elementos propios de un modelo administrativo centralizado y burocrático,
con otro de características endógenas más cercano al territorio, situación que refleja una fase
de transición de las municipalidades, desde entidades administradoras a actores territoriales,
promotores y facilitadores del desarrollo.
Los elementos básicos constitutivos del municipio en Chile son: la organización
municipal o gobierno local (Ley 18.695) y el territorio socialmente organizado o comuna
(Gasca y Robles, 1989), que además es una instancia de expresión de la diversidad social
y cultural (Yarmuch, 1997).
Desde aquí se aprecian los problemas locales con eficacia, cobra sentido la participación
ciudadana para dar forma y contenido a la planificación municipal y también la
reactivación económica y social (Yarmuch, 1997).
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2.8.- EL REGISTRO CIVIL Y LAS ESTADISTICAS VITALES
2.8.1 REGISTRO CIVIL
a) DEFINICION:
Es una institución del Estado encargada del servicio de la inscripción de
todos los nacimientos y defunciones que ocurren en el lugar.
b) IMPORTANCIA DEL REGISTRO CIVIL
Es importante porque es allí donde se realiza la inscripción de los
nacimientos, matrimonios y defunciones, a su vez permite otorga partidas o
copias certificadas de los hechos vitales.
c) ORGANIZACIÓN DEL REGISTRO CIVIL Y EL SISTEMA DE
ESTADÍSTICA VITALES
El Registro Civil y el Sistema de Estadística Vitales esta integrado por:
1.- OFICINA DE REGISTRO CIVIL
Se encarga de la recolección de datos estadístico de los hechos vitales que
se inscriben, los mismos que deben ser remitidos al I.N.E.I. a base de
informe estadísticos.
2.- INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA
Proporciona los libros y formularios estadísticos a las oficinas de Registro
Civiles, así centraliza los datos Estadísticos de los hechos vitales inscritos
en esta oficina.
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3.- MINISTERIO DE SALUD
Se encarga de la certificación de los nacimientos y defunciones mediante el
lleno de los formularios estadísticos.
4.- PODER JUDICIAL
Vela por la organización y funcionamientos del Registro Civil.
5.- DOCUMENTOS QUE SE USAN EN EL REGISTRO CIVIL
- Libro de actas
- Formularios Estadísticos
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CAPITULO III
3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA MUNICIPALIDAD
ORGANOS DE POLITICA
Consejo de la Municipalidad
ORGANO DE DIRECCION
Alcalde de la Municipalidad
Director Municipal
ORGANO DE APOYO
Comisión de Regidores (CC de RR)
ORGANO DE ASESORAMIENTO
Asamblea de Consejos menores (AA,MM.)
Centros Poblados Menores (CPPMM)
DEMUNA
ORGANOS DE LINEA
Secretaria general y Control Documentario
Tesorería y Administración
Cómputo e Informática
Abastecimiento
Personal
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3.2. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA MUNICIPALIDAD DE
CHICAMA
TESORERIA Y ADMIINT.
CONCEJO
MUNICIPAL
ASAMBLEA DE CONSEJOS MENORES
CENTROS POBLADOS MENORES
DEMUNA
CC. DE RR
ALCALDE
DIRECTOR
SEC. GRAL Y CRL. DOC
PERSONAL
ABASTECIMIENTO
RENTAS
SERV. SOC. Y COM.
DPTO. TECNICO
VASO LECHE
EMPRESAS
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3.3 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
1.- DE LA DIRECCION MUNICIPAL
OBJETIVOS
Es el órgano de la Alta Dirección de más alto nivel técnico y
administrativo, con autoridad delegada para conducir, orientar, coordinar,
supervisar y controlar tanto los planes y programas como las actividades
administrativas de la Municipalidad en concordancia con la política
general, con las políticas específicas y con las normas impartidas por el
concejo Municipal y la Alcaldía. Está a cargo de un jefe con categoría de
Director.
FUNCIONES
- Apoyar activamente la gestión de la Alcaldía.
- Discutir, coordinar y controlar la ejecución de los planes, programas y
proyectos, así como controlar la prestación de servicios municipales
fuera de las que corresponden al consejo y la Alcaldía, orientándolas al
logro de los objetivos pre – establecidos, de acuerdo a la política del
Concejo Municipal
- Dirigir la ejecución de las disposiciones Municipales (Ordenanzas,
edictos, decretos, resoluciones, etc.), impartiendo directivas y normas
funcionales.
- Coordinar la formulación, evaluación y/o reprogramación del
presupuesto; así como dirigir la ejecución del mismo.
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- Presentar al Concejo los estados financieros, la cuenta general del
ejercicio económico fenecido y el informe sobre su gestión financiera,
económica y administrativa
- Proponer al Alcalde acciones de contrataciones, nombramientos,
ascensos, promociones, cambios de función, casos y otros movimientos
de personal.
- Dirigir todo el proceso administrativo del concejo orientados a lograr los
objetivos y fines que haya trazado la política del concejo.
- Exigir las ordenanzas municipales impartiendo, las directivas
administrativas.
- Formular y presentar al alcalde proyectos de reglamentos para la
presentación y regulación de los servicios municipales, de contratos
económicos o de servicios y de estudios sobre nuevos tributos.
- Visar con su firma los trámites administrativos y firmar los cheques de
pago de planillas.
- Dirigir y Coordinar la administración documentaria, así como preservar
los archivos del concejo y Alcaldía.
- Prestar apoyo administrativo a los regidores y comisiones de regidores.
- Informar periódicamente o cuando lo solicite el Concejo Municipal o
Alcaldía sobre la situación económica financiera de la Municipalidad,
así como sobre el avance los planes, programas o proyectos.
- Coordinar con el sector público y privado las acciones de la
Municipalidad.
- Asistir a las sesiones del Concejo Municipal con voz pero sin voto.
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2.- UNIDAD DE SECRETARIA GENERAL
OBJETIVOS
La Secretaría General del Concejo es el órgano administrativo encargado
de recepcionar toda la documentación que ingresa al consejo para su
trámite administrativo y efectúa su distribución correspondiente a las
dependencias para su atención..
FUNCIONES
- Darle trámite a la documentación remitida por oficina de trámite
documentario.
- Separar y preparar la documentación a las para el despacho con el sr.
Alcalde.
- Hacer que se distribuya la documentación a las diferentes dependencias
del concejo para su trámite administrativo.
- Oficiar a los diferentes usuarios dando respuesta sus pedidos.
- Atender al público dándole información sobre los pasos a seguir de sus
expedientes.
- Autorizar el uso de los salones de Actos y de recepción
- Preparar las agendas de sesiones de concejo
- Llevar en el libro de actas todos los acuerdos tomados en sesión de
consejo y autorizar las actas de sesiones.
- Mantener informado al Sr. alcalde sobre todo lo que acontece dentro y
fuera del consejo.
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2.1.- RELACIONISTA PÚBLICO
FUNCIONES
- Programa y ejecuta todas las actividades que requieran emitir
información por la comuna.
- Asiste a los miembros del concejo y a los entes de la Municipalidad
sobre los actos protocolares en general de la entidad.
- Emite las notas de prensa que requiera la entidad
- Emite la información interna y externa de la comuna
- Otras que le asigne el Alcalde.
2.2.- AUXILIAR DE MESA DE PARTES
FUNCIONES
- Recepciona y registra en el libro pertinente toda la documentación que
presenten los interesados a la Municipalidad.
- Selecciona la documentación que recibe y lo distribuye con cargo, de
acuerdo con las órdenes impartidas por su jefe.
- Informa al público o a cualquier interesado sobre asuntos de mero trámite
de sus documentos horarios y otros de acciones inmediatas; menos los
asuntos que requiera reserva.
- Apoya en el fotocopiado y mecanografiado de los documentos.
- Otras labores que le asigne la secretaría General.
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2.3.- TÉCNICO EN COMPUTACIÓN
FUNCIONES
- Programa, coordina y ejecuta todas las acciones que requieren el sistema
mecanizado de la entidad.
- Elabora los sistemas que estén a su alcance para la Municipalidad.
- Procesa toda la documentación que requiere el sistema mecanizado de la
Municipalidad.
- Otras labores que le Asigne la Superioridad.
3.- UNIDAD DE TESORERIA
OBJETIVOS
El área de tesorería es el órgano de apoyo encargado de la organización y
conclusión del sistema de tesorería de la administración Municipal, así
como centralizar y controlar el ingreso de dinero y distribuir los fondos
de acuerdo a las necesidades y en función del presupuesto programado.
3.1.- TESORERIA
FUNCIONES
- Controla y supervisa la labor de todo el personal a su cargo.
- Efectúa las coordinaciones necesarias con la demás áreas del Municipio.
- Informa diariamente a la unidad de Administración sobre la situación de
los fondos Municipales.
- Atiende diariamente a los proveedores
- Registra en los libros auxiliares estándar de bancos el movimiento diario.
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- Elaborar diariamente el estado de cuentas corrientes de Bancos.
- Hacer la coordinación mensual del movimiento de cuentas corrientes
de bancos.
- Coordina su labor con el girador de comprobantes de pago.
- Efectúa el pago a todos los proveedores.
- Efectúa el pago a todos los servidores del municipio
- Cuadra diariamente sus ingresos y entrega al encargado de efectuar los
depósitos al banco.
- Habilita a la caja chica para los gastos menores diariamente.
3.2.- AUXILIAR DE TESORERIA
Está a cargo de un técnico administrativo y depende directamente del
tesorero
FUNCIONES
- Recepciona, registra y tramita toda la documentación que llega del área
de tesorería.
- Hace el mecanografiado de todos los documentos administrativos,
cuadros contables y financieros
- Envía la documentación de tesorería a otras áreas y a los bancos de la
nación y comerciales
- Mantiene el archivo ordenado y al día
- Recepciona las diferentes ordenes de pago
- Gira los comprobantes de pago, conjuntamente con su sustento, con los
diferentes compromisos adquiridos con el concejo.
- Y otras funciones que le asigne el tesorero.
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3.3.- CAJERA
FUNCIONES
- Recepcionar todos los dineros que ingresan a la Municipalidad y expedir
su comprobante de pago.
- Dar cuenta diariamente de los ingresos, al alcalde y tesorera
- Llevar el control diario de ingreso mediante los libros pertinentes
- Otras funciones de su canto
3.4.- AUXILIARES DE REGIDORES
FUNCIONES
- Asistir a los señores regidores llevando el archivo y ordenando toda la
documentación de acuerdo a las instrucciones que les indiquen.
- Llevar su agenda de trabajo diario y todos sus compromisos con la
colectividad.
- Apoyar otras labores afines que designe la superioridad
3.5.- JEFE DE PERSONAL
FUNCIONES
- Planificar, dirigir, controlar y ejecutar las acciones de administración de
personal
- Elevar informando a la alcaldía, sobre los expedientes relativos a
derechos y beneficios sociales de los servidores, adjuntando los
respectivos proyectos de resolución o decretos de nombramiento,
contratación, ascensos, beneficios y licencias.
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- Dirigir la formulación del cuadro de asignación de personal
- Dirigir las operaciones de clasificación de cargos previa evaluación, el
registro de estadística de personal.
- Organizar cursos de capacitación de personal.
3.6.- JEFE DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
FUNCIONES
- Controla la marcha financiera del Municipio
- Hace cumplir las normas básicas del sistema de contabilidad integral.
- Supervisa la correcta aplicación de las asignaciones presupuestales
genéricas y específicas
- Prepara informes sobre los estados de la ejecución presupuestal.
- Realiza el análisis de cuentas, establece saldos y prepara los ajustes
correspondientes.
- Analiza los gastos efectuados a través del fondo fijo para pagar en
efectivo
- Registra y evalúa los proyectos por encargo en forma permanente
- Supervisa el registro de asientos contables
- Coordina la elaboración de los libros principales, auxiliares, balances
mensuales con sus anexos.
- Hace la conciliación de las cuentas, estableciendo el paralelismo entre
la contabilidad patrimonial y presupuestal.
- Proporciona información y asesoramiento en asuntos de su competencia
y otras funciones que le encargue la unidad de Administración.
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4.- UNIDAD DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
OBJETIVOS
El área de abastecimiento es el órgano de apoyo responsable del
desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento
de bienes y servicios de la Municipalidad. así como la prestación de
servicios de limpieza, mantenimiento y conservación de los locales e
instalaciones.
4.1.- JEFE DE ABASTECIMIENTO
FUNCIONES
- Organizar, planificar, dirigir, Coordinar y efectuar los procesos técnicos
de abastecimientos.
- Dispone que se haga la solicitud de cotizaciones y establecer la fecha de
su recepción en sobre cerrado responsabilizándose por su inviolabilidad y
reserva.
- Aprobar el cuadro comparativo de propuestas, autorizando las
respectivas adquisiciones directas.
- Verificar el correcto cumplimiento de los contratos de bienes y servicios.
- Disponer y aprobar los inventarios físicos de bienes de almacén
- Representar a la entidad extrajudicialmente en la recuperación de bienes.
- Suscribir los instrumentos legales para la aceptación de donaciones.
- Participa en la liquidación final de obras por administración, así como
controlar y recepcionar la entrega de bienes.
- Suscribir los contratos para la obtención de bienes y servicios no
personales a nombre de la entidad.
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4.2.- AUXILIAR DE ABASTECIMIENTO
FUNCIONES
- Efectuar todas las compras previas las cotizaciones
- Informar sobre el cumplimiento de la entrega de proveedores y el
abastecimiento periódico del almacén.
- Girar y tramitar las órdenes de compra y servicios
- Coordinar el pago oportuno de las obligaciones derivadas de las
adquisiciones.
4.3.- ALMACENERO
Depende del jefe de abastecimiento
FUNCIONES
- Recepcionar y verificar los bienes y servicios para determinar la calidad,
cantidad, oportunidad, entregados por los proveedores.
- Comprobar el ingreso físico de los bienes de almacén y otras áreas fisicas
autorizadas.
- Ubicar custodiar temporalmente los bienes en las áreas físicas
acondicionadas para ese fin.
- Distribuir los bienes y servicios asignándoles conforme al calendario de
entrega y los cuadros de suministros y fiscalizar los pedidos
comprobantes de salida.
- Codificar e identificar los bines de activo fijo ingresados e informar al
jefe de almacenamiento.
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- Comprobar el registro del movimiento del almacén en las tarjetas de
control visible y tarjetas de existencia valoradas de almacén.
- Informar sobre el cumplimiento de la entrega de proveedores y el
abastecimiento periódico del almacén
- Informar sobre el cumplimiento de la entrega de proveedores y el
abastecimiento periódico del almacén.
- Girar y tramitar las órdenes de compra y servicios
- Coordinar el pago oportuno de las obligaciones derivadas de las
adquisiciones.
5.- DEPARTAMENTO DE RENTAS
OBJETIVOS
Rentas es el órgano de línea responsable de administrar los tributos y
rentas Municipales, así como de proponer las medidas sobre política
tributaria y de simplificación y reestructuración del sistema tributario
Municipal.
5.1.- JEFE DE RENTAS
FUNCIONES
- Programar, dirigir ejecutar, coordinar y controlar las actividades
relacionadas con la administración de rentas Municipales.
- Emitir opinión en los proyectos de normas Municipales relacionadas con
tributos Municipales
- Sistematizar y aplicar la legislación Tributaria Municipal.
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- Fiscalizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias Municipales y
combatir la evasión tributaria Municipal.
- Recaudar los tributos y rentas que administra y controla la recaudación
que se efectúa en los centros autorizados.
- Defender entre los contribuyentes la normatividad legal de los tributos y
derechos que están bajo administración de la Municipalidad.
- Evaluar los costos de los servicios Municipales y proponer los reajustes
pertinentes en coordinación con las dependencias correspondientes.
- Evaluar la estadística de los ingresos tributarios y no tributarios
- Evaluar, diseñar y proponer las medidas de política tributaría, de los
servicios prestados por la Municipalidad y de servicios públicos
generadores de rentas sujetas a control tarifario en coordinación de la
administración Municipal.
- Elaborar y mantener la cuenta corriente de los contribuyentes
- Llevar el control de la cobranza directa y coactiva
- Llevar los registros de los contribuyentes.
- Organizar la inscripción de los contribuyentes y recepcionar las
declaraciones juradas y otras de índole tributario Municipal.
- Clasificar y mantener actualizado el archivo de las declaraciones juradas
y otros documentos relacionados con las rentas Municipales y expedir
copia y constancia certificadas de los documentos del archivo a su cargo
- Mantener actualizados los padrones de las propiedades municipales y
efectuar acciones orientadas a detectar a los arrendatarios morosos.
- Consolida el ingreso de ingresos por las especies valoradas diariamente.
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5.2.- TECNICO EN TRIBUTACION
FUNCIONES
- Programar, dirigir ejecutar, coordinar y controlar la fiscalización de los
tributos y derechos Municipales.
- Asegurar la aplicación de la legislación tributaria Municipal
- Efectuar acciones orientadas a detectar y sancionar a los omisos y
morosos en las obligaciones tributarias y derechos municipales y emitir
las liquidaciones correspondientes.
- Hacer las acotaciones que le designe la jefatura.
5.3.- AUXILIAR DE ALUMBRADO PUBLICO
FUNCIONES
- Llevar el control, del usuario del alumbrado público como domiciliario.
- Acotar y liquidar el pago por el servicio de alumbrado público y
domiciliario
- Emitir oportunamente los recibos de cobranza
- Programar campañas de fiscalización
- Notificar a los contribuyentes que mantengan deudas pendientes
- Efectuar los cálculos de acuerdo a las tarifas, tasas o porcentajes a
efectos de determinar si son correctos.
- Y otras funciones afines
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5.4.- AUXILAR DE COBRANZAS
FUNCIONES
- Llevar el control de todas las cobranzas que se ejecutan.
- Llevar los registros de cobranzas debidamente actualizados
- Confeccionar las notificaciones de cobranza y hacerlos llegar a los
interesados obteniendo el correspondiente cargo de recepción
- Otras funciones afines.
5.5.- TECNICO DE ELECTRICIDAD
FUNCIONES
- Realizar trabajos de embobinado del sistema eléctrico e instalaciones a
domicilio.
- Supervisar el buen uso del alumbrado público y determinar la seguridad
que preste las instalaciones públicas a la ciudadanía.
- Y otras funciones que le asigne el jefe.
-
6.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS COMUNALES
OBJETIVOS
Servicios comunales es el órgano de línea cuyas funciones primordiales
son: promover y controlar las actividades relacionadas con el
saneamiento ambiental, aseo, higiene, salubridad, limpieza pública,
sanidad animal, la regulación y control del comercio de alimentos, licores,
comercio ambulatorio; la administración de mercados y camales
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6.1.- REGISTRADOR CIVIL
FUNCIONES
- Apoyar las acciones de proyección social programadas por el municipio
y coordinar con otras entidades la realización de las mismas.
- Dirigir, coordinar con el funcionamiento de más alto nivel, para el cabal
cumplimiento de su función.
- Revisar y firmar los libros de registros de matrimonios, nacimientos y
defunciones, así como los de registros judiciales.
- Revisar los expedientes de matrimonio
- Realizar los matrimonios en ceremonias solemnes a nombre de la ley
- Firmar y autenticar las copias de partidas y suscribir las certificaciones.
- Firmar la documentación inherente al registro civil.
- Acatar los mandatos judiciales en lo que concierne al registrador civil en
los casos de su competencia.
- Coordinar la realización de los matrimonios masivos
- Coordinar las campañas en pro de la familia y el menor
- Elaborar los cuadros de formación estadística
- Cumplir cabalmente las funciones en todos sus procesos de registrador
de: nacimientos, defunciones, matrimonios, judiciales, archivo, entrega
de partidas y operadoras de equipo Xerox.
6.2.- EL POLICIA MUNICIPAL
FUNCIONES
- Hacer cumplir todas las leyes, ordenanzas y disposiciones Municipales.
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- Coordinar el servicio con las diferentes dependencias del municipio
sobre todo con aquellas cuyas necesidades requieren de su competencia y
apoyo.
- Presentar a la opinión de los jefes de área previa la sustentación de los
elementos de juicio necesarios para aplicar las multas por infracciones a
los reglamentos.
- Tramitar las citaciones a los comerciantes o público en general por
infracciones, para la calificación y posterior pase a las dependencias
correspondientes.
- Velar por la disciplina, bienestar y prestigio de su cuerpo municipal.
- Atender las denuncias del público y ordenar inmediata investigación
- Apoyar a otras instituciones del estado o particulares en caso de
catástrofes, siniestros u otros que requieren la colaboración del cuerpo
municipal.
7.- DEPARTAMENTO DE TECNICO
7.1.- FUNCIONES DEL JEFE
- Proponer programas de desarrollo urbano
- Priorizar y contribuir al desarrollo pero en forma racional y ordenada de
la infraestructura básica de apoyo al transporte o a los servicios sociales,
a la comercialización mediante la promoción o ejecución de obras, tales
como vías vecinales, mercados, promociones de vivienda etc.
- Mantener y en la medida de sus posibilidades, construir la infraestructura
urbana (Vías vecinales, servicios de agua,, desagüe, pavimentos, puentes,
luz, parques, plataformas deportivas, etc. Indispensables para el
desenvolvimiento de la colectividad.
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- Determinar las zonas de expansión urbana en concordancia con la
zonificación y planes de desarrollo urbano.
- Controlar el cumplimiento de los reglamentos nacionales y disposiciones
municipales que norman el desarrollo urbano así como el uso y
conservación de las edificaciones públicas y privadas, ornato de la
ciudad y mantenimiento de parques y jardines y áreas verdes.
- Propiciar la elaboración y ampliación del catastro municipal
- Establecer y controlar el cumplimiento de las normas de seguridad y
promover los servicios públicos necesarios, contra incendios
inundaciones y otras catástrofes.
- Inspeccionar las obras que ejecuta el municipio y emitir informe
correspondiente, así como supervisar al personal que ejecuta las obras.
- Analizar la documentación técnica de los solicitantes.
- Coordinar acciones con organismos para convenios de proyectos de
inversión y prestar asesoramiento técnico
- Ejecutar la supervisión de obras encargadas al área ya sea por
administración directa o encargo a terceros.
7.2.- TECNICO EN INGENIERIA
FUNCIONES
- Llevar todos los registros y documentos concernientes a la realización de
las obras municipales.
- Verificar o constatar los hechos materia de las obras que disponga la
superioridad.
- Controlar que el personal del área cumpla con su labor.
- Otras labores afines.
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3.4.- DIAGNOSTICO DE LAS ACTIVIDADES ESTADÍSTICAS REALIZADAS
EN LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA MUNICIPALIDAD DEL DISTRITO
DE CHICAMA
1. AREA DE PERSONAL
1.1. ASPECTO ADMINISTRATIVO
A) ORGANIZACIÓN
Esta dependencia recientemente creada no cuenta con una estructura
organizativa formal.
Dentro de su organización no existen cargos estadísticos, solamente se
ubica un responsable de la oficina de personal, que tiene como única
función el control de la asistencia del personal que lo canaliza mediante
unos formatos8 que han sido elaborados para tal fin.
No existen estadísticas de personal relacionadas con algunas actividades
como son: carga familiar, vacaciones, permisos, licencias, control del tiempo
de servicio de cada trabajador, control de inasistencias del personal. etc.
La elaboración de las planillas se lleva a cabo en el área de tesorería.
Se carece de estadísticas de personal con respecto a sus remuneraciones.
Esta sección para el desarrollo de sus actividades no cuenta con un
ambiente propio, como consecuencia de ello carece de un archivo
central que se encargue del almacenamiento y conservación de
documento actualmente la oficina de personal viene funcionando
dentro del área de abastecimiento contando solamente con formularios y
mobiliario propio que sirven para el control de personal.
8 Ver Anexo 3 (formato de registro de Asistencia)
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B) PERSONAL
El responsable de la oficina de personal no se dedica a realizar actividades
estadísticas, en su mayoría se dedica a realizar otras actividades de apoyo
para el municipio. Este personal carece de una formación estadística, el
diseño de los formatos para el recojo de la información lo hace en base a su
propia habilidad y otra por la necesidad misma.
Para el desarrollo de sus labores habituales no cuenta con un manual de
organización y funciones, lo cual ocasiona que no cuente con
procedimientos bien formalizados que ayuden a cumplir los objetivos de la
municipalidad
C) CONTROL
Al no contar con planes, ni programas para el desarrollo de las actividades
estadísticas de esta oficina, no existe por lo tanto un control integral
1.2 ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO
ORIGEN Y GENERACION DE DATO ESTADÍSTICO
Los datos estadísticos se originan en las diferentes tramitaciones que se dan
entre las relaciones del trabajador con los servicios que presta dicha oficina.
El origen y generación de estos datos estadísticos se pueden visualizar a
través del siguiente esquema
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ESQUEMA Nº 01.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTICO
DOCUMENTOS PARA LA OBTENCION DE INFORMACION
ESTADÍSTICA
Los documentos que existen en esta oficina para la obtención de
información son los partes diarios de asistencia que han sido establecidos
por su necesidad misma, para notificar la tesorería sobre la asistencia del
personal para efectos de pago.
RENUMERACIONES
VACACIONALES
COMPENSACIONES
SEGUROS
SANCIONES
RETIRADO
TRABAJADOR NOMBRADO
TRABAJADOR EVENTUAL
TRABAJADOR NO SELECCIONADO
TRABAJADOR SELECCIONADO
POSTULANTES
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NIVEL DE UTILIZACION DE LA ESTADÍSTICA
El nivel de utilización de la estadística en esta oficina es nula, no existe
registro de las diversas labores que se genera en esta oficina.
ASPECTO DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA
En lo que respecta a la demanda estadística se da tanto en la necesidad que
tiene el alcalde de contar con sus estadísticas en forma integral, y que sean
confiables y oportunas, con la finalidad de mejorar sus decisiones.
2. AREA DE REGISTROS CIVILES
2.1. ASPECTO ADMINISTRATIVO
A) ORGANIZACIÓN:
En esta área el desarrollo de las actividades estadísticas es llevada acabo
por el registrador civil, a quien le se les a asignado funciones especificas de
estadísticas, tales como llenar mensualmente los formularios sobre hechos
vitales emitidos por la Oficina Regional de Estadística e Informática y el
Sistema de Identificación Peruano “IDENTIDAD”, así mismo se encarga
de mandar un reporte mensual de inscripción de nacimientos a UNICEF.
Para el desarrollo de las actividades estadísticas de esta oficina no se cuenta
con procedimientos bien formalizados ya que carecen de un sistema
estadístico.
Con respecto a los equipos de trabajo para realizar la labor estadística
cuenta con documentos, formularios y mobiliario propio
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B) PERSONAL
Este personal carece de un formación estadística, debido a ello no se dedica
íntegramente a producir información estadística, si no que la mayor parte
del tiempo lo dedica a registrar los libro de nacimiento, defunciones,
matrimonios y a expedir partidas de las mismas.
Dentro de las principales dificultades que tiene este personal para el
cumplimiento y el desarrollo de las labores estadísticas tenemos:
- Falta de tiempo por acumulación de otras tareas
C) CONTROL
En esta área no se cuenta con planes ni programas para el desarrollo de las
actividades estadísticas por lo tanto no existe un control integral
solamente se abocan a constatar que las tareas impartidas hayan sido
cumplidas
2.2 ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO
ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTICO
Los datos estadísticos en esta oficina se originan den los diferentes
tramitaciones que se dan entre las relaciones del publico usuario y los
servicios que presta esta oficina a la comunidad, ya sea por expedir
partida de nacimientos, defunciones, matrimonios, divorcios, etc. de esta
manera la oficina de registro civiles se convierte en fuente generadora de
información estadística.
El origen y generación del dato estadístico lo podemos visualizar a través
del esquema numero dos.
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ESQUEMA Nº 02.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO
DOCUMENTOS PARA LA OBTENCION DE INFORMACION
ESTADÍSTICA
Todos los datos obtenidos por las diferentes tramitaciones son registradas
a través de diferentes formatos establecidos, estos podemos clasificarlos
de la siguiente manera:
CERTIFICADOS: Documentos sirven para canalizar información sobre
los principales hechos vitales entre estos tenemos:
- Certificado de nacimiento
- Certificado de defunción 9
9 Ver Anexo A2
MATRIMONIOS Y
DIVORCIOS
NACIMIENTOS
DEFUNCIONES
INSCRIPCIONES
EXTRA
ORDINARIOS
ORDINARIOS
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INFORMES Documentos de salida que se usan para informar
mensualmente a entidades gubernamentales (INEI, UNICEF) sobre los
principales hechos vitales 10
NIVEL DE UTILIZACION DE LA ESTADÍSTICA
En lo que respecta a la utilización de la estadística para el desarrollo de
las diferentes tareas impartidas, solamente se recopila información en los
documentos antes mencionados (certificados, informes), se carece de
análisis de la información.
ASPECTOS DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA
Se da en la necesidad que tiene tanto el alcalde con entidades
gubernamentales, educativas y culturales de contar con estadística de los
principales hechos vitales ocurridos en el distrito
3. ÁREA DE RENTAS
3.1. ASPECTO ADMINISTRATIVO
A) ORGANIZACION
La oficina de rentas como órgano de apoyo de línea y responsable de
administrar los tributos y demás rentas municipales genera múltiples
actividades estadísticas que no logran tener un tratamiento estadístico, así
tenemos que dentro de las funciones del jefe de rentas, se señala que debe
evaluar las estadísticas de los ingresos tributarios y no tributarios 11
10 Ver Anexos A4
11 Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad
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actividad que no logra cumplir debido a la acumulación de otras labores de
interés del departamento tales como mantener actualizado los registros de
impuesto predial, de ingresos por tributos varios (carnet sanitario, impuesto
alcabala, etc.), ingreso por arbitrios municipales (limpieza pública, agua,
alcantarillado, resolución municipal, etc.).
En esta dependencia no se cuenta con un sistema estadístico que permita
combatir la evasión tributaria y las declaraciones mal efectuada por los
contribuyentes.
Para el desarrollo de sus labores habituales en esta área el personal cuenta
con documentos, formularios y mobiliarios propios además con una
computadora para el procedimiento de la información
B) PERSONAL
El responsable del área de rentas la mayor parte del tiempo los dedica a la
captación y registros de las rentas municipales (autoavalúo, impuesto
predial, etc.) y a constatar que las tareas se hayan realizado correctamente.
Este personal a pesar de contar con estudios superiores en estadística (II
ciclo) no se dedica a producir dicha información debido a la falta de tiempo
por la acumulación de otras tareas.
C) CONTROL
En esta área no existe un control integral de las actividades que se realizan
en esta área debido a la falta de planes y programas para el desarrollo de sus
actividades
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3.2 ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO
ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO
Los datos estadísticos de esta oficina se originan de las diferentes
tramitaciones que se dan entre las relaciones de personas naturales,
jurídicas y los impuestos que recauda esta oficina (Arbitrios municipales,
impuesto predial, impuesto por tributos varios) de esta manera la oficina
de rentas se convierte en fuente generadora de información estadística.
El origen y generación del dato estadístico o podemos visualizar a través
del esquema Nº 03
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ESQUEMA Nº 03.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO
NATURALES
JURIDICAS
ARBITRIOS
MUNICIPALES
PERSONAS
LICENCIA DE
FUNCIONAMIENTO
IMPUESTO
PREDIAL
IMPUESTOS POR
TRIBUTOS VARIOS
- TERRENOS
PROPIOS
RENTAS
- LIMPIEZA PUBLICA
- AGUA Y
ALCANTARILLADOS
- RES. MUNICIPAL
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DOCUMENTOS PARA LA OBTENCION DE INFORMACION
ESTADÍSTICA
Todos los datos obtenidos por las diferentes tramitaciones son
registrados a través de diferentes formatos establecidos.
Estos podemos clasificarlos de la siguiente manera:
FORMATOS: Formatos que generalmente sirven para canalizar
información de los impuestos que recauda la oficina de rentas entre
estos tenemos:
- Declaración jurada de autoevalúo 12
- Recibo de pago de arbitrio municipales
LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO: Documentos de salida que
sirven para dar autorización de funcionamiento a tiendas, bodegas,
empresas.
NIVEL DE UTILIZACION DE LA ESTADÍSTICA
En lo que respecta a la utilización de la estadística solamente se recopila
y registra información, no se emplea métodos estadísticos para analizar
la información, por lo tanto se carece de análisis.
ASPECTO DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA
Respecto a la demanda estadística se da tanto en la necesidad que tiene
el jefe del área de tesorería de contar con información confiable y
oportuna de las personas naturales y/o jurídicas que han realizado sus
trámites durante el mes por el pago de sus respectivos impuestos
prediales y cruzar información con la información que emite al auxiliar
de caja por concepto de recaudación de impuestos
12 Ver Anexo A5
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4. ÁREA DE ABASTECIMIENTOS
4.1. ASPECTO ADMINISTRATIVO
A) ORGANIZACIÓN
El área de abastecimientos como órgano de apoyo a la municipalidad y
responsable de adquirir, almacenar y distribuir los recursos materiales y de
servicios que requieren los órganos de la municipalidad, implica el
desarrollo de múltiples actividades que necesitan de un tratamiento
estadístico y que no se llegan a realizar en esta área solamente se cuenta con
un registro de compras y un registro de salida de materiales de almacén que
sirven como medio referencial del movimiento de los materiales.
No existen estadísticas sobre cotizaciones de precios de acuerdo al
proveedor.
No existe un sistema estadístico que sirva para optimizar el control de la
distribución del vaso de leche, solamente se cuenta con padrones de los
beneficiarios.
Esta área para el desarrollo de sus actividades cuenta con ambientes y
mobiliario propio lo que hace notar es la ausencia de un computador que
facilite el procesamiento de los datos
B) PERSONAL
El jefe de abastecimientos la labor principal que realiza es llevar el control
de las entradas y salidas de bienes materiales que ingresan al almacén, este
personal no realiza actividades estadísticas, así mismo el personal
encargado del almacén lleva un control de las existencias valoradas de
almacén mediante cardex, mas no produce información estadística.
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Este personal para la realización de sus actividades no cuenta con
procedimientos organizados, todo lo hacen en base a su propia habilidad
C) CONTROL
No se cuentas con planes ni programas para llevar acabo su labor por lo
tanto, no existe un control integral de las actividades que se realizan en esta
área.
4.2. ASPECTO TECNICO ESTADÍSTICO
ORIGEN Y GENERACIÓN DEL DATO ESTADÍSTICO
Los datos estadísticos en esta área se originan de las diferentes
tramitaciones que se realizan para adquirir los bienes materiales y servicios
solicitados por los órganos municipales.
El origen y la generación del dato estadístico lo podemos visualizar a través
del esquema nº 04
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CONTRATO
S
ORDEN DE COMPRA
ENTRADA
ORDEN DE
COMPRA
COMPROBANTE
DE SALIDA
ESQUEMA Nº 04.- GENERACIÓN DEL DATO ESTADISTCO
TESORERIA
OFICINA DE
ABASTECIMIENTO
PROVEEDORES
REQUERIMIENTOS
DE ÚTILES DE
ESCRITORIO
UNIDAD DE
ALMACEN
REQUERIMIENTO
DE MATERIAL
DISTRIBUCIÓN N
O
T
A
D
E
COMPROBANTE
DE CAJA
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DOCUMENTOS PARA LA OBTENCION DE INFORMACION
ESTADÍSTICA
Los documentos que se emplean para el recojo de la información en esta
dependencia son:
FORMATOS: Que sirven para canalizar información sobre los
artículos adquiridos y usados dentro de un periodo de tiempo
determinado, entre estos tenemos:
- Orden de compra
- Nota de entrada al almacén
- Orden se servicio
PADRONES: Formatos que sirven para canalizar información de los
beneficiarios del programa del vaso de leche 13
NIVEL DE UTILIZACION DE LA ESTADÍSTICA
En lo que respecta a la utilización de métodos estadísticos en esta
dependencia para el desarrollo de sus labores es nula, la información
estadística que se genera no se procesa simplemente se verifica la
documentación con fines de dar conformidad, mas no se produce
información estadística que sirva para la toma de decisiones.
ASPECTO DE LA DEMANDA ESTADÍSTICA
Se da en la necesidad que el Alcalde y regidores necesitan estar
informado acerca de los gastos que se originan en cada dependencia en
cuanto a requerimiento de material y útiles de escritorio.
13
Ver Anexo A6 (Padrón de Beneficiarios del Vaso de Leche)
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CAPITULO IV
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA OFICINA DE ESTADISTICA DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHICAMA
4.1.- NECESIDAD DE LA CREACION DE LA OFICINA DE ESTADISTICA
El funcionamiento de una municipalidad implica el desarrollo de muchas actividades,
para poder cumplir con sus objetivos, que en general son: Promover la inversión pública
y privada, para fomentar el desarrollo integral, sostenible y armónico del distrito,
promover el Desarrollo Humano orientado al mejoramiento de la calidad de vida y la
equidad a nivel distrital; el desarrollo rural y el apoyo a la micro y la pequeña empresa.
Fomentar el bienestar de los vecinos, proporcionando el ambiente adecuado para la
satisfacción de sus necesidades vitales y asegurar la adecuada prestación de los servicios
públicos locales. Por lo que se hace necesaria la información confiable y actualizada de
todos los acontecimientos principales que se desarrollan en la municipalidad Distrital de
Chicama, así mismo se requiere conocer los recursos disponibles de la mejor manera,
para reducir los costos el desperdicio y disminuir las interferencias en el trabajo.
Actualmente la Municipalidad carece de una dependencia que ordene el conjunto de
datos, permanentemente se ve imposibilitado de medir con cierta precisión su nivel de
crecimiento y desarrollo real y plantear alternativas coherentes para afrontar sus
problemas a través de programas o planes de inversión de corto, mediano y largo plazo
que se hallen orientados a solucionar dificultades de servicios sociales, de asistencia
crediticia y técnica de infraestructura productiva, etc. Por todo esto se impone la
conveniencia de organizar una oficina de estadística de manera que debe ser entendida
no como una oficina que solamente recopila y almacena datos, la oficina de estadística
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debe ser entendida como un organismo de apoyo a la Dirección de la Municipalidad que
va permitir saber cuál es el crecimiento de la población, cuanto producimos,,
consumimos, vendemos, cuanto compramos, cuantos empleos y volúmenes de ingresos
generamos, calidad y cuantía de los servicios prestamos a la población, etc. va a permitir
un mejor control de las operaciones que se realizan dentro de la Municipalidad, una
mejor toma de decisiones y un mejor uso racional de sus recursos materiales económicos
y humanos, también se asegura que las actividades estadísticas de las diferencias
dependencias del Municipio de desarrollen en forma integrada y coordinada y bajo una
normatividad común de tal manera que permita mantener una información confiable y
oportuna.
4.2.- OFICINA DE ESTADÍSTICA:
4.2.1.- DEFINICION:
La oficina de estadística es una dependencia que presta servicio técnico cuyas
operaciones están destinadas a recolectar, almacenar, procesar, analizar y distribuir
información que satisfaga las necesidades de diagnóstico, planificación y control
administrativo en la gestión Municipal.
4.2.2.- FINALIDAD:
La oficina de estadística tiene por finalidad asegurar que las actividades
estadísticas dentro de la Municipalidad Distrital de Chicama, se desarrollen en
forma integrada, coordinada, racionalizada y bajo una normatividad técnica común.
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4.2.3.- OBJETIVOS:
A.- GENERALES
- Asegurar la producción y difusión de la información estadística en forma
oportuna y confiable para el mejor conocimiento de la realidad de la
municipalidad, la planificación integral de su desarrollo y la adecuada toma
de decisiones.
- Lograrla integración y racionalización de las actividades estadísticas de la
Municipalidad fin de conseguir el mejor uso de los recursos evitando la
dispersión de esfuerzos.
- Presentara a la Dirección de la Municipalidad toda la información necesaria
para los fines de programación ejecución y evaluación de las actividades de
las diferentes áreas de la Municipalidad.
B.- ESPECIFICOS
- Centralizar en la oficina de Estadística información de las diferentes áreas:
Rentas. Registros civiles, abastecimientos, personal, tesorería, relaciones
publicas, asesoría legal, etc. Que permita estructurar y mantener el banco de
datos.
- Mantener una estrecha coordinación con las otras áreas de la
Municipalidad.
- Realizar estudios especiales inherentes a la oficina.
- Promover el uso de las técnicas estadísticas para fines de programación,
ejecución y evaluación de las actividades de la Municipalidad.
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4.3.- FUNCIONES GENERALES QUE DEBE CUMPLIR LA OFICINA DE
ESTADÍSTICA
- Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar el sistema estadístico de la
Municipalidad.
- Registrar y procesar los datos a través de gráficos, cuadros, formatos, índices, etc.
para una mejor interpretación y análisis de los mismos.
- Presentar constantemente información al alcalde, regidores y otras áreas que lo
soliciten.
- Elaborar periódicamente estudios socioeconómicos del distrito de Chicama
- Dar orientación de estadística a las diferentes áreas en los diversos problemas que
se presenten y que necesiten de un tratamiento estadístico.
- Determinar la demanda estadística por todas las áreas de la Municipalidad.
- Centralizar al flujo de información estadística coordinando es trabajo en forma
sistemática.+-
4.4.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE
ESTADÍSTICA
4.4.1.- FINALIDAD
Determinar las funciones y relaciones de autoridad, responsabilidad y
coordinación que comprende la oficina de estadística.
4.4.2.- ALCANCE
Debe ser cumplido por todos los que integren dicha oficina.
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4.4.3.- ORGANIGRAMA
A.- ORGANIZACION DENTRO DE LA MUNICIPALIDAD
Dentro de la Municipalidad la oficina de estadística se encuentra ubicada
como órgano de apoyo al Alcalde.
UBICACIÓN DE LA OFICINA DE ESTADÍSTICA DENTRO DEL ORGANIGRAMA
DE LA MUNICIPALIDAD
TESORERIA Y ADMIINT.
CONCEJO
MUNICIPAL
ASAMBLEA DE CONSEJOS MENORES
CENTROS POBLADOS MENORES
DEMUNA
CC. DE RR
ALCALDE
DIRECTOR
SEC. GRAL Y CRL. DOC
PERSONAL
ABASTECIMIENTO
RENTAS
SERV. SOC. Y COM.
DPTO. TECNICO
VASO LECHE
EMPRESAS
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B.- ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE
ESTADÍSTICA
La oficina debe estar conformada por el siguiente. Personal:
I. Jefe de la Oficina de Estadística.
II. Un auxiliar de Estadística.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA DE ESTADISTICA
Auxiliar de
Estadística
Jefes de la Oficina de
Estadística
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C.- RELACIONES JERÁRQUICAS (LÍNEAS DE AUTORIDAD)
El jefe de la Oficina de Estadística depende directamente del alcalde, así mismo
delega las atribuciones y responsabilidades correspondientes al auxiliar de
Estadística para el manejo de la Oficina.
LINEA DE AUTORIDAD DEL PERSONAL DE ESTADÍSTICA
Jefes de la Oficina de
Estadística
Auxiliar de
Estadística
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4.4.4.- DESCRIPCION DE PUESTOS
A.- JEFE DE OFICINA DE ESTADÍSTICA
A.1. Responsabilidad
Tiene la responsabilidad de planear, dirigir, coordinar y controlar todas las
actividades de la Oficina, debe desarrollar y ejercer su representación,
respondiendo por la productividad de la Oficina de Estadística e
informando sobre el mismo al Alcalde, sobre el avance de programas y
realización de tareas.
A.2. Autoridad
El jefe de la Oficina de Estadística depende jerárquicamente del alcalde y
ejerce autoridad formal sobre el personal que conforma la oficina.
A.3. Funciones
- Planear, desarrollar, instalar y dirigir el funcionamiento de la Oficina de
estadística de acuerdo a la política general del Municipio.
- Confeccionar el Organigrama Estructural y funcional de la Oficina de
Estadística definiendo claramente las ideas de autoridad y
responsabilidad.
- Supervisar el funcionamiento de la Oficina de Estadística y el trabajo de
los empleados a su cargo, efectuando las modificaciones y reajustes que
sean necesarios.
- Preparar el presupuesto para la oficina de Estadística.
- Determinar junto con el Alcalde, regidores y los jefes de las otras áreas
las necesidades y jerarquización para atender la demanda estadística.
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- Establecer uniformidad de la terminología Estadística preparando y
presentando charlas sobre el procedimiento correcto para el llenado de
los formatos estadísticos.
- Normar, orientar y analizar la publicación de informaciones estadísticos
de la Oficina.
- Normar el proceso mecanizado de la información estadística del
sistema.
- Coordinar y controlar las labores de programación y procesamientos de
datos para los sistemas de registros y reportes
- Dirigir y controlar la salida de informes diarios, semanales, quincenales,
mensuales y anuales.
- Brindar asesoría permanente e intercambio con los jefes de otras áreas.
- Realizar estudios socio económico que permitan conocer el nivel de
desarrollo del Distrito.
- Realizar estudios demográficos que permitan obtener indicadores sobre
la población de distrito de Chicama.
- Asumir otras funciones que le asigne el Alcalde.
A. 4. Relaciones
El jefe de la Oficina de Estadística con el objeto de poder llevar a cabo sus
programas y funciones podrá coordinar directamente con todas las áreas de
la Municipalidad.
A.5. Requisitos
- Grado de instrucción: Superior (licenciado en Estadística).
- Manejo de Software estadísticos: SPSS 17, Minitab, Statgraphics, Stata
- Experiencia Mínima: Dos años en funciones similares.
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B.- AUXILIAR DE ESTADÍSTICA
B.1.- Responsabilidad
Tiene la responsabilidad de entregar a tiempo todo el trabajo encomendado
por el jefe de la Oficina de Estadística.
B.2.- Autoridad
Depende jerárquicamente del jefe de la Oficina de Estadística y tiene
autoridad formal que el jefe de la Oficina le delega para el cumplimiento de
sus funciones.
B.3.- Funciones
- Servir de Elemento de apoyo del jefe de la Oficina.
- Diseñar los formatos estadísticos para el recojo de la información
estadística de las diferentes áreas de las municipalidad.
- Entregar el formato estadístico a las diferentes áreas de la municipalidad
- Recibir los formatos estadísticos de las diferentes áreas y verificar su
consistencia y veracidad.
- Introducir los datos de los formatos estadísticos en una base de datos.
- Integrar, sistematizar y mantener actualizada la información estadística
de las diferentes áreas de la municipalidad
- Laborar en coordinación con el jefe de la Oficina de Estadística los
indicadores que permiten apreciar el comportamiento demográfico y
socio – económico del distrito de Chicama.
- Realizar análisis estadístico de la información y generar los informes
estadísticos diarios, semanales, quincenales mensuales y anuales.
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- Empadronar semestralmente a los contribuyentes de tiendas comerciales y
mercados.
- Mantener actualizada la base de datos de los beneficiarios del programa
de vaso de leche.
- Mantener permanentemente informado y de manera oportuna al jefe de la
Oficina de Estadística de las actividades realizadas
- Asumir otras funciones que le asigne el jefe de la Oficina de Estadística
B.4.- Relaciones
Con el jefe de la Oficina de Estadística coordinará y realizara el trabajo.
B.5.- Requisitos
Grado de instrucción: Estudios superiores de Estadística y ramas afines.
Educación complementaria: Conocimientos de computación.
Experiencia mínima: un año en funciones similares.
4.4.5.- SISTEMA DE INFORMACION:
INFORMACIÓN QUE RECIBE
Entendemos como fuente de información a cada de las unidades en las
diferentes áreas de la Municipalidad encargados de administrar las diversas
actividades definidas de interés para la Oficina de Estadística. Entre las
unidades de información de la oficina de Estadística se encuentran las áreas
de Tesorería. Registros Civiles Abastecimientos, Caja, Rentas, Secretaria,
Concejos Menores de Chiclin y Sausal.
Entre la información que debe recibir la Oficina de Estadística tenemos:
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A.A.- Rentas
- Parte diario del impuesto predial -terrenos propios.
- Parte diario por concepto de tributos varios: Carnets sanitarios: Licencias
del contribuyente, impuesto alcabala, declaración de fábrica, espectáculos
publicos, etc...
- Parte diario por arbitrios municipales: Limpieza pública, agua,
alcantarillado, resoluciones municipales.
- Reporte del policía municipal por: Cobro de sisa, notificaciones,
decomisos, control de calidad, inspección para instalación de kioskos,
empadronamiento de vendedores ambulantes, aplicación de multas, otros.
A.B.- Personal
- Relación de trabajadores estables, contratados y de servicios no
personales, por condición laboral, según grupo ocupacional.
- Sueldos tanto para el personal estable contratado y de servicios no
personales.
- Reportes de asistencia diaria, horas trabajadas, periodos de inasistencia,
etc.
A.C. Registros civiles
- Reporte de inscripción de partidas: Nacimiento, Matrimonios,
defunciones, Rectificatorias, judiciales, exclusión de nombres,
adopciones, reconocimientos.
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- Reporte de Expedición de: Certificado de Soltería, partidas originales,
partidas simples (Fotocopia simple, en reducción, gratuita),
legalizaciones, etc.
A.D.- Tesorería
- Informes sobre la recaudación de los diferentes impuestos.
- Informe sobre el Presupuesto recibido y distribuidos.
- Informe de los costos y compra de materiales (material de escritorio,
material de obras, etc.)
A.E.- Abastecimiento
- Informe actualizado de los clubes de Madres empadronados.
- Reporte de la compra y distribución de los productos del programa vaso
de leche.
- Informe de las entradas y salidas de los materiales solicitados por las
diferentes áreas y para obras.
- Informe de las entradas de los materiales a almacén.
A.F.- Demuna
- Informe de todas las denuncias atendidas: notificaciones, atenciones,
resueltas.
- Informe de los clubes de Madres: Empadronamiento, depuración,
ampliación, capacitación.
- Informe del programa vaso de leche: Distribución, fiscalización, recojo de
leche, etc.
- Informe de elaboración de proyectos, talleres.
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A.G.- Caja
- Reporte diario de los ingresos recaudados por impuesto predial, tributos
varios, arbitrarios municipales.
- Reporte de los ingresos por concepto de: Expedición de partidas, especies
valoradas, cobro de sisa alquiler de puestos, cementerios, servicios de
movilidad, fotostáticas, etc.
A.H.- Secretaria General
- Informe de de las tramitaciones: oficios simples múltiples, resolución de
alcaldía, municipales, certificaciones, informes técnicos, expedientes
recibidos (atendidos y no atendidos), etc.
INFORMACIÓN QUE SUMINISTRA
- La Oficina de Estadística presentará a cada jefe de las áreas informantes a
la Dirección de la Municipalidad un resumen de sus actividades
desarrolladas estableciendo coordinación e integración de todas las
estadísticas de la Municipalidad. La información que la Oficina de
Estadística suministra variará en consonancia con las necesidades y
modalidad de operación de las unidades informantes.
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EL SISTEMA DE INFORMACION PERMANENTE
Para que la Oficina de Estadística cumpla con sus funciones se propone
establecer un sistema de información permanente que consiste en elaborar un
conjunto adecuado de cuadros tendientes de reunir la información dispersa
dentro de la Municipalidad y organizarla de manera que se aprecie
objetivamente y facilite en un futuro cercano estudios completos en orden y
planificar el desarrollo de la Municipalidad.
Este sistema deberá ser permanente, es decir que los cuadros deberán ser
actualizados continuamente con la nueva información en forma uniforme.
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CONCLUSIONES
1. La Municipalidad Distrital de Chicama no cuenta con una Oficina de Estadística
en su Organización realizándose las labores estadísticas en cada área por personal
sin formación estadística, razón por la cual la dirección de la Municipalidad para
canalizar su información estadística lo realiza a través de los jefes de cada área.
2. La falta de una dependencia que centralice la información estadística existente en
las diferentes áreas de la Municipalidad está originando que la información no
tenga un adecuado tratamiento estadístico, así mismo que la Dirección de la
Municipalidad no se mantenga informada continuamente.
3. La falta de desarrollo y planificación en las actividades estadísticas se reflejan en
la ausencia de objetivos, procedimientos y programas estadísticos, que trae como
consecuencia que la organización para el cumplimiento de estas tareas sea
deficiente y por ende, la toma de decisiones por parte de la Dirección del
Municipio no sean las más apropiadas y oportunas.
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SUGERENCIAS
Se recomienda a la Municipalidad Distrital de Chicama el establecimiento de una
Oficina de Estadística para que plantee los mecanismos y procedimientos que permitan
de manera sistemáticas, en cada área, la determinación de la demanda real de la
información.
a) Organizar las actividades estadísticas en una oficina dirigida por un profesional
Estadístico y con experiencia en gestión empresarial.
b) Diseñar los formatos de acuerdo a cada área para la realización de las actividades
estadísticas.
c) Tratar de darle un mayor uso y administración a los archivos de todas las áreas.
d) Dar orientación y capacitación al personal encargado de registrar información
(jefe de cada área) con organismos internacionales que ofertan programas de
capacitación, asistencia técnica, apoyo financiero, ejecución de proyectos de
desarrollo de capacidades, entre otros.
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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
1. Administración de Operaciones – IPAE
2. Castillo Maza Juan Victoriano. “Reingeniería y Gestión Municipal 2004”. Lima
UNMSM
3. Cristóbal Exebio Cornetero. Organización de un Sistema Estadístico”. Trujillo –
Perú 1976
4. Ec. Samuel Torres Tello “Alternativas para el desarrollo” Mayo 2005
5. Gómez Morfin Joaquín. “La Administración Moderna y los Sistemas de
Informaciones”. Editor Diana. 1era edic. México 1972
6. Ley 27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”
7. Ley 27783 “Ley de bases de la descentralización”
8. Manual de Organización y funciones de la Municipalidad distrital de Chicama.
9. Municipalidad del Rosario (2013). Programas y proyectos, 2013. Argentina.
Consultado el 15/04/2013. http://www.rosario.gov.ar/
10. Paulino Vivas Alejos . “Curso de Demografía”. Trujillo – Perú
11. Ya Lum Chou. “Análisis Estadístico”. Editorial Interamericana. 1era edic.
México 1972
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ANEXO A 1
ORGANIGRAMA DE LA MUNICIPALIDAD
TESORERIA Y ADMIINT.
CONCEJO
MUNICIPAL
ASAMBLEA DE CONSEJOS MENORES
CENTROS POBLADOS MENORES
DEMUNA
CC. DE RR
ALCALDE
DIRECTOR
SEC. GRAL Y CRL. DOC
PERSONAL
ABASTECIMIENTO
RENTAS
SERV. SOC. Y COM.
DPTO. TECNICO
VASO LECHE
EMPRESAS
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Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir bajola misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licences/by-nc-sa/2.5/pe/
BIBLIO
TECA DE C
IENCIAS FÍSIC
AS
Y MATEMÁTIC
AS
NEXO A6
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