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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Propuesta para la implementación de un plan de gestión del proyecto “Voluntariado electrónico” para el Departamento de Responsabilidad Social del
Banco BAC San José.
Geovanny Córdoba Soto
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Agosto 2009
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________ Marlon Velásquez
PROFESOR TUTOR
_________________________ Fabio Muñoz
LECTOR No.1
__________________________ Enrique Barreda LECTOR No.2
________________________ Ing. Geovanny Córdoba Soto
SUSTENTANTE
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DEDICATORIA
A mí amada madre Jeannette que gracias a sus consejos y apoyo formo mis
valores y principios que me llevan hoy superarme a mí mismo como persona y
profesional.
A mi pasión eterna, mi esposa Milagro e Hijos Adrián y Leonardo que me
respaldan con su amor y cariño. Son el aliento que me levantan cada día para
sentirme feliz y satisfecho de mi presencia en esta vida.
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AGRADECIMIENTOS
En primera instancia a todos mis Profesores Enrique Barreda, Jessie Orlich,
Marlon Velázquez, Juan Carlos Navarro, Yuri Kogan, Adriana Ruiz, Federico
Vargas, Marvin Coto, Fausto Fernández, Luis Diego Villalobos, Fabio Muñoz,
Miguel Vallejo, Manuel Álvarez les agradezco su dedicación y esfuerzo en sus
labores.
Nuevamente agradecer a mi profesor y tutor Marlon Velázquez quien con sus
consejos y recomendaciones este trabajo lleva el sello del éxito.
A mis profesores y lectores Fabio Muñoz y Enrique Barreda por su valioso aporte.
A la Universidad Internacional para la Cooperación por ofrecernos una excelente
carrera y su desempeño en el desarrollo humano para nuestra sociedad.
Al señor Jorge Chaves Chaves por su colaboración y apoyo durante este trabajo.
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INDICE HOJA DE APROBACION ii DEDICATORIA iii AGRADECIMIENTO iv INDICE v INDICE FIGURAS viii INDICE CUADROS ix ABREVIACIONES x RESUMEN EJECUTIVO xi 1 INTRODUCCION ......................................................................................................... 1
1.1.1 Antecedentes ....................................................................................................... 1
1.1.2 Problemática. ...................................................................................................... 3
1.1.3 Justificación del problema .................................................................................. 4
1.1.4 Supuestos ............................................................................................................ 4
1.1.5 Restricciones ....................................................................................................... 5
1.1.6 Objetivo general ................................................................................................. 6
1.1.7 Objetivos específicos .......................................................................................... 6
2 MARCO TEORICO ...................................................................................................... 7
2.1.1 Marco referencial o institucional ........................................................................ 7
2.1.2 Antecedentes históricos relevantes de la Institución .......................................... 8
2.1.3 Misión ................................................................................................................. 9
2.1.4 Visión ................................................................................................................. 9
2.1.5 Política de Calidad Corporativa ........................................................................ 10
2.1.6 Política de Responsabilidad Social Corporativa ............................................... 10
2.1.7 Departamento de Responsabilidad Social Corporativa del BAC ..................... 10
2.1.8 Cultura organizacional ...................................................................................... 13
2.1.9 Valores institucionales. ..................................................................................... 14
2.1.10 Estructura organizativa ................................................................................. 15
2.1.11 Productos que ofrece .................................................................................... 18
2.1.12 Teoría de Administración de Proyectos ....................................................... 19
2.1.13 Proyecto ........................................................................................................ 19
2.1.14 Administración de Proyectos ........................................................................ 22
2.1.15 Ciclo de vida de un proyecto ........................................................................ 22
2.1.16 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ....................... 26
2.1.17 Responsabilidad Social Corporativa ............................................................. 30
2.1.18 Voluntariado. ................................................................................................ 34
2.1.19 Automatización de Procesos ......................................................................... 34
3 MARCO METODOLOGICO ..................................................................................... 36
3.1.1 Fuentes de información .................................................................................... 36
3.1.2 Técnicas de Investigación ................................................................................. 39
3.1.3 Método de Investigación. ................................................................................. 42
4 DESARROLLO ........................................................................................................... 45
4.1 Alcance ............................................................................................................. 45
4.1.1 Plan de gestión del Alcance. ............................................................................. 45
vi
4.1.2 Planificación y definición del Alcance ............................................................. 45
4.1.2.1 Identificación stakeholders ....................................................................... 45
4.1.2.2 Árbol de problemas .................................................................................. 51
4.1.2.3 Árbol de objetivos .................................................................................... 53
4.1.2.4 Acta de constitución. ................................................................................ 55
4.1.2.5 Enunciado del Alcance del proyecto preliminar....................................... 59
4.1.2.6 Especificación inicial y requerimientos del sistema “Voluntariado Electrónico” .................................................................................................................. 64
4.1.2.7 Estructura de la División del Trabajo-EDT .............................................. 70
4.1.2.7.1 Estructura del trabajo nivel Superior ........................................... 70
4.1.2.7.2 Estructura del trabajo fase de inicio del proyecto ................... 71
4.1.2.7.3 Estructura del trabajo fase de planificación ................................ 72
4.1.2.7.4 Estructura del trabajo fase de ejecución .................................. 74
4.1.2.7.5 Estructura del trabajo fase de implementación.......................... 90
4.1.2.7.6 Estructura del trabajo fases de seguimiento .............................. 92
4.1.2.7.7 Estructura del trabajo fase de cierre .......................................... 93
4.1.3 Línea Base del alcance ..................................................................................... 94
4.1.4 Inspección y control del alcance ....................................................................... 95
4.2 Tiempo .............................................................................................................. 96
4.2.1 Planeación del tiempo ....................................................................................... 96
4.2.1.1 Definición de las actividades .................................................................... 96
4.2.1.2 Establecimiento de la secuencia de las actividades ................................ 103
4.2.1.3 Estimación de recursos de las actividades .............................................. 108
4.2.1.4 Estimación de tiempos y desarrollo del cronograma ............................. 112
4.2.2 Control de cronograma ................................................................................... 116
4.3 Recursos Humanos ......................................................................................... 117
4.3.1 Plan de Recursos Humanos ............................................................................ 117
4.3.1.1 Organigrama del Proyecto ...................................................................... 117
4.3.1.2 Descripción de Roles .............................................................................. 118
4.3.1.3 Disponibilidad de recursos humanos ...................................................... 121
4.3.1.4 Matriz de Responsabilidades .................................................................. 123
4.3.1.5 Presunciones y restricciones referentes al personal ................................ 125
4.3.1.6 Programa de Incentivos .......................................................................... 126
4.3.1.7 Inducción y entrenamiento ..................................................................... 126
4.3.2 Seguimiento del rendimiento del personal ..................................................... 126
4.3.3 Criterios de liberación del personal ................................................................ 127
4.4 Comunicaciones ..................................................................................... 129
4.4.1 Plan de comunicaciones.................................................................................. 129
4.4.1.1 Información requerida ............................................................................ 129
4.4.1.2 Medio de Distribución ............................................................................ 131
4.4.1.3 Periodicidad de Entrega .......................................................................... 132
4.4.1.4 Procedimiento para la generación de información ................................. 134
4.4.1.5 Técnicas de almacenamiento y aseguramiento de la información ......... 135
4.5 Riesgos ................................................................................................... 137
4.5.1 Planificación de los riesgos ............................................................................ 137
4.5.1.1 Identificación de riesgos ......................................................................... 137
4.5.1.2 Análisis cuantitativo de riesgos .............................................................. 140
vii
4.5.1.3 Matriz de riesgo con respuestas .............................................................. 143
4.5.2 Definición de control y seguimiento de riesgos ............................................. 146
4.6 Adquisiciones ................................................................................................. 147
4.6.1 Planificar las Compras y Adquisiciones ......................................................... 147
4.6.2 Documentar los requisitos del producto para Oferentes ................................. 148
4.6.3 Herramienta de comparación y evaluación ofertas....................................... 162
4.6.3.1 Indicadores de calificación ..................................................................... 162
4.6.3.2 Indicadores de calificación ..................................................................... 162
4.6.3.3 Cuadro de Evaluación ............................................................................. 163
4.6.4 Evaluación y requisitos a Proveedores .......................................................... 165
4.7 Resumen de herramientas ............................................................................... 166
5 CONCLUSIONES .................................................................................................... 168
6 RECOMENDACIONES ........................................................................................... 170
7 BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................ 173
8 ANEXOS ................................................................................................................... 175
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ............................................................................... 175
Anexo 2: EDT ................................................................................................................. 180
Anexo 3: CRONOGRAMA ........................................................................................... 181
Anexo 4: INFORME DE CONTROL DEL TRABAJO ................................................ 183
Anexo 5: SOLICITUDES DE CAMBIO ....................................................................... 186
Anexo 6: Diagrama de Gantt del proyecto “Voluntariado Electrónico” ........................ 190
Anexo 7: Diagrama de Gantt con ruta crítica del proyecto “Voluntariado Electrónico” ........................................................................................................................................ 194
viii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura No 1 Organigrama de BAC | Credomatic Network ..................................... 16
Figura No 2 Organigrama de BAC San José......................................................... 17
Figura No 3 Generalización del concepto de Proyecto ......................................... 20
Figura No 4 Atributos principales asociados a la definición de proyecto ............... 21
Figura No 5 Elementos claves para el éxito de un proyecto ................................ 22
Figura No 6 Comportamiento típico del las fases de un proyecto ........................ 23
Figura No 7 Comportamiento típico del costo y trabajo de personal en un proyecto
.............................................................................................................................. 26
Figura No 8 Comportamiento de la influencia de los interesados y costos .......... 26
Figura No 9 Árbol de problemas ............................................................................ 52
Figura No 10 Árbol de objetivos ............................................................................ 54
Figura No 11 EDT Primer nivel ............................................................................. 71
Figura No 12 EDT Fase inicial .............................................................................. 72
Figura No 13 EDT Fase de planeación ................................................................ 74
Figura No 14 EDT Fase de ejecución ................................................................... 76
Figura No 15 EDT Fase de ejecución, gestión de proveedores ............................ 77
Figura No 16 EDT Fase de ejecución, análisis del producto ................................. 79
Figura No 17 EDT Fase de ejecución, diseño del producto .................................. 82
Figura No 18 EDT Fase de ejecución, programación del producto ....................... 83
Figura No 19 EDT Fase de ejecución, pruebas del producto ................................ 85
Figura No 20 EDT Fase de ejecución, aceptación del producto............................ 86
Figura No 21 EDT Fase de ejecución, documentación del producto ..................... 88
Figura No 22 EDT Fase de ejecución, catalogación del producto ......................... 89
Figura No 23 EDT Fase de implementación.......................................................... 92
Figura No 24 EDT fase de seguimiento ................................................................ 93
Figura No 25 EDT fase de cierre ........................................................................... 94
Figura No 26 Organigrama del proyecto ............................................................. 118
Figura No 27 Utilización de herramienta evaluadora ........................................... 164
ix
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro No 1 Productos del BAC San José……………………......………... … 18
Cuadro No 2 Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico… 44
Cuadro No 3 de Identificación de Stakeholders….….………………………… 46
Cuadro No 4 Plantillas de Requerimientos iniciales del Sistema……………. 64
Cuadro No 5 Identificación de actividades……………………………………… 97
Cuadro No 6 Secuencia de actividades…………………………………………. 104
Cuadro No 7 Recursos en actividades………………………………………….. 109
Cuadro No 8 Cronograma de proyecto………………………………………….. 113
Cuadro No 9 Roles del proyecto……..…………………………………………… 119
Cuadro No 10 Disponibilidad de recursos..……………………………………… 122
Cuadro No 11 Resumen de porcentaje de tiempo por etapa….……………… 123
Cuadro No 12 Responsabilidades de recursos………………………………… 124
Cuadro No 13 Responsables de la información………………..……………… 130
Cuadro No 14 Medio de distribución…….………….…………………………… 131
Cuadro No 15 Correos electrónicos…….……..………………………………… 132
Cuadro No 16 Periodos de entrega de información…….……………………… 133
Cuadro No 17 Detalle de información…………….…………………………….. 134
Cuadro No 18 Identificación de Riesgos……….……………………………….. 139
Cuadro No 19 Estimación de probabilidad………….………………………….. 140
Cuadro No 20 Estimación de Impacto………………………….………………... 141
Cuadro No 21 Marcador para un riesgo específico……………………..……… 141
Cuadro No 22 Calificación y priorización de riesgos….……………………….. 142
Cuadro No 23 Respuesta a riesgos…….……………………………………….. 144
Cuadro No 24 Escala de calificación…………………………………………… 162
Cuadro No 25 Aspectos y pesos….…………..………………………………… 163
Cuadro No 26 Análisis de Ofertas – Proyecto Voluntariado Electrónico…… 164
Cuadro No 27 Resumen de Herramientas 166
x
ABREVIACIONES
EDT Estructura de desglose del trabajo
PMBOK Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos
PMI Project Management Institute o Instituto de Administración de
Proyectos
PMO Project Management Office o Oficina de Administración de
Proyectos
BAC Banco de América Central
RSC Responsabilidad Social Corporativa
GE General Electric
BSC Balance Score Card o Cuadro de mando integral
ONU Organización Naciones Unidas
CEO Chief Executive Officer o Presidente Ejecutivo
RRHH Recursos Humanos
GFBACSJ Grupo Financiero BAC San José
CM Country Manager o Director de País
TI Tecnología de Información
WEB World Wide Web o Sistema de documentos interconectados por
enlaces de hipertexto
KYP Know your supplier o Conozca a su proveedor
DBA Administrador de Base de Datos
QA Gestor de Calidad
ISO International Organization for Standardization u Organización
Internacional de Estandarización
PDF Portable Document Format o Formato de Documento Portátil
HTML HyperText Markup Language o Lenguaje de Marcas de Hipertexto
CSV Comma-Separated Values o Valores Separados por Comas
XML Extensible Markup Language o Lenguaje de Marcas Extensible
SQL Structured Query Language o Lenguaje de Consulta Estructurado
xi
RESUMEN EJECUTIVO
El Banco BAC San José nació en el año 1992 y pertenece a la corporación BAC | Credomatic Network ubicado en Panamá, Centroamérica y recientemente en México. El cual se desenvuelve en el mercado financiero de intercambios de bienes y servicios a través de medios de pago con soluciones financieras. Cuenta con una extensa red de puntos localizados estratégicamente a lo largo del territorio nacional. Su solidez en el mercado ha permitido establecer una nueva alianza estratégica con General Electric (GE), permitiendo ampliar sus fronteras. Siempre basada en una cultura de compromiso y profundos valores, que permiten asegurar la integridad y confianza en su proceder. Es por esta razón que desde el año 2006 ha estado en funcionamiento el departamento de Responsabilidad Social Corporativa (RSC), ratificando su compromiso con la comunidad. El BAC ha implementado los programas de “Voluntariados” para permear en el fortalecimiento entre las personas y la sociedad donde opera. Pero estos han estado perdiendo efectividad y control, debido a los grandes volúmenes de información y demanda existente, provocando insatisfacción entre sus participantes y la administración. El logro y metas de dichos programas son cada vez más costosa por la cantidad de recurso financiero, humano y de tiempo invertido en ellos. El proyecto de “Voluntariado Electrónico” nace como respuesta a las necesidades existentes. Por esta razón, el trabajo pretendió como objetivo principal elaborar un plan de gestión del proyecto para su implantación, y el desarrollar los objetivos específicos: Identificar las características del producto Voluntariado Electrónico, investigando para establecer los principales requerimientos técnicos, de negocio que se deben cumplir; establecer el alcance del proyecto utilizando diferentes herramientas para garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias y logro de objetivos; efectuar la planificación de los tiempos del proyecto mediante diferentes herramientas para asegurar que se ejecute en el plazo indicado; realizar la planificación de los recursos del proyecto a través de las herramientas existentes para obtener recursos suficientes; ejecutar la planificación de comunicación del proyecto utilizando herramientas para garantizar la información formal e informal se genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada; verificar los riesgos asociados en la implementación del proyecto manipulando diferentes herramientas para disminuir la incertidumbre presente; y crear los criterios de compra, adquisición en la implementación del proyecto recurriendo a herramientas para realizar una calificación de la mejor oferta presentada. La metodología utilizada fue la objetiva – subjetiva en la investigación, buscando hechos reales tangibles o intangibles basados en el conocimiento y actividades prácticas del personal del departamento de Responsabilidad Social Corporativa. A medida que se profundizaba en el conocimiento aparecieron nuevos elementos que permitieron dar una mayor definición al plan de gestión y al producto final.
xii
Se aplicaron técnicas de observación, entrevista y cuestionarios a las fuentes de primer orden como el patrocinador del proyecto, el personal del departamento de Responsabilidad Social Corporativa encargado de los programas de voluntariado, al Gerente General y demás interesados. Como técnicas secundarias para la recolección de información, se consultaron fuentes de información documentadas cómo las políticas internas a la institución, plan estratégico, manuales operativos entre otros y se plasmaron en plantillas, matrices, así como en formularios definidos en el PMBOK los cuales corresponden a herramientas óptimas en la investigación. Lo que permitió dar como resultado la implementación del plan de gestión para el proyecto, a través del esfuerzo y aplicación de la metodología escogida. El cual proporciona la información clave que permite disminuir al máximo la incertidumbre del proyecto y producto. Con el desarrollo del plan de alcance se descubren iniciativas alejadas de las ideas primarias. Aclarando y nutriendo los requerimientos del producto y sus limitaciones. Identificando tres módulos completos de procesos: Administración, Organización y Voluntariado. Las actividades identificadas permiten llevar a cabo en plenitud el desarrollo del proyecto. Compuestas por 136 actividades distribuidas en seis grandes faces inicio, planificación, ejecución, implementación, seguimiento y cierre. Identificando, ordenando y creando la secuencia necesaria para dar con exactitud la fecha de entrega. Cumpliendo con las expectativas de tiempo solicitadas por el negocio al mes de Mayo del 2010 y con un total de 196.5 días de labores. La planificación de los recursos, permite definir las características técnicas del perfil de cada uno y los periodos de tiempo en que será necesaria la presencia de los mismos durante el desarrollo del proyecto. La definición del apetito de riesgo y el reconocimiento de estos factores dentro del proyecto nos ubica en un el nivel moderado. Por lo que se planifican las repuestas adecuadas los riesgos, principalmente aquellos que cuantifican atrasos en el tiempo de entrega debido a la apretada agenda del proyecto. Los aspectos relacionados con las compras del proyecto se centraron en la contratación de servicios profesionales en desarrollo de software, definiendo las herramientas para solicitar las ofertas y la evaluación de las mismas, de tal forma que se contrate la mejor de manera transparente e imparcial. Se recomienda dar un seguimiento estricto al cronograma, debido al poco margen de entrega según lo solicitado por el negocio. Realizar una implementación local para dar madurez, solides y estabilidad al producto para lanzarlo regionalmente. Capacitar a todos los usuarios involucrados actuales en el proceso de voluntariado del Banco, propiciando el cambio y conocimiento. Garantizar el patrocinio de parte de la alta gerencia para la ejecución del proyecto.
1
1 INTRODUCCION
1.1.1 Antecedentes
La red financiera BAC dio inicio en 1952 en Nicaragua con el establecimiento del
Banco de América y posteriormente Credomatic inicia operaciones en 1971 como
la primera empresa de tarjetas de crédito de este país, y así lanza al mercado una
tarjeta de uso local cuyo nombre fue CRED-OMATIC. Alrededor de 1973 se
adquirió la franquicia Master Changer actualmente Master Card.
Mientras tanto Credomatic El Salvador, aparece en la década de los 70’s con el
objetivo de suplir las necesidades de consumo en sus distintas modalidades,
emitiendo así cuatro principales marcas a nivel mundial Master Card, Visa,
American Express y Dinners Club., con sus empresas afiliadas en la Red
Financiera BAC en El Salvador, entre las que se listan Credomatic El Salvador,
Banco Credomatic, Inversiones Bursátiles Credomatic, Hertz, Hispana de Viajes y
Credomatic Representaciones Turísticas.
Por otro lado, en Costa Rica alrededor 1974, aparece Credomatic destacándose
como líder en la industria de los medios de pagos electrónicos, y 13 años más
tarde fue adquirido el Banco San José por un grupo de socios locales
costarricenses en unión de Credomatic.
Un año después de la creación de Credomatic Costa Rica aparece en el país de
Guatemala durante el año de 1975 y Honduras en el año 1976 como el primer
emisor de tarjetas de crédito.
Hasta en 1995 el Banco de América Central inició actividades en Panamá,
ofreciendo servicios de Banca Privada y bajo una licencia de banca general, así el
BAC hizo mayor énfasis en la familia corporativa que se localizaba principalmente
en Centroamérica y Panamá, a través de dos subsidiarias que son BAC
2
International Back (Gran Caimán) y BAC S.A Financiera (Panamá) siendo
Credomatic International Corporation una subsidiaria de Gran Caimán.
En 1997 el grupo Red Financiera BAC obtuvo las licencias de Banca y empezó a
funcionar con Banco América Central en Guatemala y Banco Credomatic en
Honduras, dicha red incluye Banco Credomatic El Salvador. Así se logró la meta
estratégica de tener presencia en cada país de Centroamérica.
Hasta el día de hoy, Credomatic International Corporation ahora BAC | Credomatic
Network es reconocida como la más grande en Centroamérica en el
funcionamiento de tarjetas de crédito. Miembro principal de VISA y MASTER.
En el año 1999 y 2000 BAC y Credomatic se aliaron para poner en marcha una
estrategia empresarial que forma parte de la misión regional.
En el año 2005 BAC | Credomatic Network llega a un acuerdo por medio del cual
GE Capital, a través de una subsidiaria, adquiere el 49.99% del capital de una
holding de BAC International Bank. En esta nueva alianza permitirá a ambas
partes, GE Consumer Finance y BAC | Credomatic Network, ofrecer productos
más sofisticados al crecimiento del mercado de Servicios Financieros en la región.
Como parte de su siempre presente compromiso con la sociedad Costarricense,
BAC | Credomatic adoptó en Diciembre del año 2006, en conjunto con todo el
Grupo Financiero BAC | Credomatic a nivel regional, su política de
Responsabilidad Social Corporativa con programas como:
Voluntariado Corporativo: Promovemos y apoyamos el voluntariado entre nuestros
colaboradores ya que creemos que es una forma de fortalecer a las personas y a
la sociedad.
3
1.1.2 Problemática.
En los últimos años el BAC San José a través de su departamento de
Responsabilidad Social Corporativa (RSC) ha venido creciendo paulatinamente
en programas de voluntariado a lo interno de la institución, donde se involucra a
los colaboradores para que sean la fuerza generadora de la ejecución en los
programas.
Este crecimiento se presenta en dos dimensiones: El primero; la población de
colaboradores de la corporación alcanzando en el año 2009 más de 5 mil
empleados. En segundo lugar; los programas de voluntariado se han
incrementado el doble cada año. Esto provoca una gran demanda de recursos
financieros, humanos y de tiempo, para el departamento de RSC.
Los recursos antes mencionados provocan limitaciones en la demanda de
campañas en voluntariado, un financiamiento muy alto para el control y
visualización con aportes de los colaboradores cuyo fin es el resultado de las
campañas.
No se tiene la capacidad para atender la demanda externa de terceros, así como
la pérdida de oportunidad de un mayor alcance local y regional.
Existe dificultad en el proceso de capacitación e inducción de los colaboradores
nuevos y antiguos en estos programas, lo que provoca que no se den los
resultados deseados. Y las lecciones aprendidas no existan como proceso de
retroalimentación, por lo que no obtiene una mejora continua.
La demanda con que nació hace 3 años del departamento de RSC y la forma en
que se implementaron sus procedimientos se ha detectado un problema de
obsolescencia en ellos y surge la demanda de una mejora en la atención de las
tareas en forma eficaz y efectiva.
4
Finalmente el BAC San José como parte de su estrategia de crecimiento y
fortalecimiento de su estatus en el mercado busca consolidar y trabajar en forma
sostenible con la comunidad y el medio ambiente. Esto genera gran expectativa y
exigencia de resultados positivos en la integración de estos programas como un
producto hacia nuestros clientes, convirtiendo en una oportunidad para trabajar
con el respaldo de la alta gerencia.
1.1.3 Justificación del problema
BAC San José se ha caracterizado siempre por la adopción de la innovación
tecnológica como un medio para implementar y mejorar sus servicios, también
cambiar los procesos de la organización y gestión para sacar máximo provecho de
la tecnología que evoluciona constantemente, es por ello que pretende
automatizar sus procesos de campañas de voluntariado, donde se da la
oportunidad de mejorar los recursos actuales a través de la tecnología; para contar
con una transparente rendición de cuentas de las campañas, incluir nuevos
canales de comunicación, cuantificar y monitorear los aportes para trasladarlos a
los Balance Score Card de los colaboradores e incluir las lecciones aprendidas,
generando evaluaciones interactivas sobre la Responsabilidad Social Corporativa
en la Institución.
Finalmente permitiendo la eficiencia y eficacia en la administración general del
proceso, liberando recursos financieros, técnicos, humanos y de tiempo.
Con este trabajo se pretende apoyar al BAC San José, con un plan de gestión al
proyecto que asegure su éxito y se den los resultados deseados. Los cuales son la
clave para el futuro del departamento de RSC y marcará un cambio radical en su
desempeño.
1.1.4 Supuestos
Se iniciará con los siguientes presupuestos:
5
• Se utilizará el sistema de contratación de proveedores según el procedimiento
de BAC San José, para el desarrollo a la medida de algún proveedor que tenga
la capacidad de realizar las tareas solicitadas.
• Se utilizará recurso humano especializado interno del BAC San José de
diferentes departamentos para las tareas y actividades como parte del equipo
de trabajo.
• El recurso humano asignado al proyecto tendrá la capacidad técnica y los
conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
• Se tendrá en todo momento el apoyo de Roxana Víquez Salazar,
patrocinadora del proyecto en el BAC San José.
• Los objetos empresariales del BAC San José no se desviarán a otras
necesidades.
• Se dará un fuerte apoyo de la alta gerencia del BAC San José a lo largo del
proyecto.
• Se utilizará la infraestructura (hardware y centro de cómputo) existente en la
organización BAC San José, para albergar la nueva herramienta.
• Se manejará el software (sistemas operativos y herramientas) existentes en la
organización BAC San José, para el funcionamiento de la nueva herramienta.
• Los líderes de los equipos de trabajo en el proyecto tendrán autoridad para
tomar decisiones oportunas con el objetivo de mantener el buen desempeño.
1.1.5 Restricciones
La alta gerencia del BAC San José aprueba la implementación del proyecto con
las siguientes limitaciones a nivel presupuestarias, equipo, tiempo y proceso:
• Tiempo: Este proyecto debe estar listo antes del primer trimestre del 2010 para
ser ejecutado.
• Costo: Se cuenta con un presupuesto aproximado de $100 000 aportado por
el Banco BAC San José.
• Recurso humano: Se asignará al recurso humano disponible al momento de
comenzar las tareas del equipo de proyecto, la escogencia del mismo será una
tarea del departamento al que pertenece.
6
• Recurso de hardware: Se deberá buscar el recurso de hardware necesario
interno que se adapte a la necesidad de la nueva herramienta, de tal forma que
no sea necesario una inversión mayor a los $20 000.
1.1.6 Objetivo general
Elaborar un plan de gestión del proyecto Voluntariado Electrónico para su
implantación.
1.1.7 Objetivos específicos
• Identificar las características del producto Voluntariado Electrónico,
investigando para establecer los principales requerimientos técnicos, de
negocio que se deben cumplir.
• Establecer el alcance del proyecto Voluntariado Electrónico utilizando
diferentes herramientas para garantizar el cumplimiento de las tareas
necesarias y logro de objetivos.
• Efectuar la planificación de los tiempos del proyecto Voluntariado Electrónico
mediante diferentes herramientas para asegurar que se ejecute en el plazo
indicado.
• Realizar la planificación de los recursos del proyecto Voluntariado Electrónico a
través de las herramientas existente para obtener recursos suficientes.
• Ejecutar la planificación de comunicación del proyecto Voluntariado Electrónico
utilizando herramientas para garantizar la información formal e informal se
genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada.
• Verificar los riesgos asociados en la implementación del proyecto Voluntariado
Electrónico manipulando diferentes herramientas para disminuir la
incertidumbre presente.
• Crear los criterios de compra, adquisición en la implementación del proyecto
Voluntariado Electrónico recurriendo a herramientas para realizar una
calificación de la mejor oferta presentada.
7
2 MARCO TEORICO
2.1.1 Marco referencial o institucional
BAC San José . Esta administrativamente ubicado en San José, Costa Rica y
cuenta con una gran cantidad de puntos de servicio localizados estratégicamente
en todo el país, lo que le permite ofrecer a sus clientes amplia gama de servicios
financieros con cobertura Nacional.
BAC San José pertenece a la corporación BAC | Credomatic Network cuya casa
matriz se encuentra en Panamá. Operando en Centroamérica y México
permitiendo una cobertura regional.
BAC | Credomatic Network cuenta con la estandarización en sistemas y
procedimientos operativos regionales, tanto en tarjetas como en banca.
La estandarización de sistemas, ha permitido reducir costos en desarrollo de
sistemas, mejorando el tiempo de respuesta hacia el mercado regional,
estandarizando procesos y procedimientos, certificando todos en Normas ISO
9001:2008 y de paso también permitió estandarizar la oferta de productos y
servicios a nuestros clientes Centroamericanos. También se realizó la
interconexión de los sistemas en todos los países y por ende la estandarización
organizacional.
El enfoque de integración Centroamericano, hizo que se crearan tres áreas de
negocio para simplificarle la vida a los clientes, la primera Banca Personal,
segundo lugar el Comercio de Afiliado; para atender las necesidades de los
comercios afiliados en tercer lugar Banca Corporativa, para atender todas las
necesidades de productos empresariales.
En cada país existen estas tres áreas estandarizadas, con productos, procesos,
estructuras y políticas.
8
A raíz de estos cambios mencionados en el transcurso de los años es que la Red
Financiera BAC | Credomatic Network se ha convertido en una organización
caracterizada por el mejoramiento continuo, por la pasión, excelencia, innovación
y creatividad.
2.1.2 Antecedentes históricos relevantes de la Inst itución
1974 Fundación de CREDOMATIC
El Banco América ubicado en Nicaragua a través de su subsidiaria CRÉDITO S.A
fundó Credomatic de Costa Rica. Inicialmente esta franquicia comenzó a operar
con Tarjetas Master Card en dólares que eran procesas desde el exterior.
1984 Liderazgo de Credomatic en CR
A mediados de este año Credomatic decide lanzar al mercado nacional tarjetas de
crédito en colones, la tarjeta local se convirtió en uno de los productos que llevo al
liderazgo a Credomatic en Costa Rica.
1985 Fundación de Banco San José.
Importantes empresarios de Costa Rica, en conjunto con Credomatic fundaron lo
que hoy se conoce como BAC San José, compran las operaciones del Back of
América en Costa Rica, lo que le da a la institución un importante impulso.
1992 Fusión Financiera Credomatic BAC San José
Esta fusión surge para sacarle mayor provecho a las ventajas de ambos negocios.
Por un lado el Banco lleva la cultura corporativa hacia Credomatic y por el lado de
Credomatic impulsa hacia el Banco el manejo de productos financiero.
2003 Cambio de Imagen
A partir del 23 de Noviembre del 2003, comenzamos a operar como BAC San
José. Ante la necesidad de presentar al mercado de la región una imagen
unificada, que nos lleva a modernizar la marca y el nombre con la finalidad de
facilitarle a nuestros clientes la identificación de todas las oficinas y servicios.
9
2006 Incorporación de General Electric
En este año es integrado como uno de los socios mayoritarios la Corporación
General Electric (GE), con la finalidad de impulsar nuestro funcionamiento a nivel
Latinoamericano y se crea la empresa hermana GE Money la cual toma un nuevo
sector del mercado.
2.1.3 Misión
Facilitar la excelencia, el intercambio financiamiento de bienes y servicios a
clientes de la región donde operamos1, a través de medios de pago y soluciones
financieras innovadoras y rentables que contribuyan a mejorar su calidad de vida,
así como la de nuestros colaboradores y accionistas. (Departamento de Recursos
Humanos del BAC San José, 2009)
2.1.4 Visión
El Grupo BAC | Credomatic se propone ser la mejor opción financiera de la región
donde opera, su función es de liderazgo en el desempeño financiero, la calidad de
de sus productos y servicios mejoran la competitividad tecnología, administración
de recursos financieros y medios de pago.
En la persecución de este objetivo, el Grupo cuenta con un equipo profesional y
creativo, apasionadamente comprometido con la excelencia, que se rige por
principios éticos y actúa con claro sentido de prudencia financiera.
Con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes, las empresas del Grupo
BAC | Credomatic operan bajo un enfoque unitario regional, promueven la cultura
de alineamiento organizacional y se miden por estándares de instituciones
financieras de clase mundial. (Departamento de Recursos Humanos del BAC San
José, 2009)
____________________________________
1 Lugar donde está presente la corporación BAC | Credomatic Network México – Guatemala – El Salvador – Honduras –
Nicaragua – Costa Rica – Panamá.
10
2.1.5 Política de Calidad Corporativa
Para orientar con éxito la gestión hacia la calidad, la empresa define como política
general y reto permanente con los clientes:
• A construir una relación de confianza para alcanzar su predilección y
lealtad.
• A ofrecer un servicio eficiente y amigable para felicitarles su vida.
• A ser un equipo comprometido con la excelencia y el mejoramiento
continúo.
2.1.6 Política de Responsabilidad Social Corporativ a
Uno de los objetivos primordiales para el correcto funcionamiento de una
organización es la consideración de todos aquellos aspectos que permitan
calificarla como empresa socialmente responsable, por ello se crea el siguiente
compromiso:
“Nos comprometemos a contribuir al desarrollo sostenible, mediante proyectos que
aprovechen nuestros conocimientos y fortalezas, para mejorar la calidad de vida
de nuestros clientes, colaboradores, proveedores, y las sociedades donde
operamos. Con la adopción de esta política se refuerzan, concentran y focalizan
los compromisos y aportes de la Red Financiera con sus principales socios; sus
colaboradores, socios, proveedores, clientes y la sociedad Costarricense como un
todo”, (Departamento de Responsabilidad Social Corporativa del BAC, 2009).
2.1.7 Departamento de Responsabilidad Social Corpor ativa del BAC
Como parte de un mejoramiento continuo, en Diciembre del 2006 la Junta
Directiva Regional aprobó la política de Responsabilidad Social Corporativa RSC
y la conformación del departamento RSC que ejecutará la aplicación dicha
estrategia, hacia una nueva forma de hacer negocios.
Los objetivos actuales que conforman el departamento de RSC se encuentra:
11
A) Promover movilidad social entre nuestros clientes por medio de
productos y servicios que fortalezcan sus negocios y aumenten sus
activos.
B) Atraer nuevos clientes mediante la oferta de productos y servicios a
poblaciones y grupos que no han sido clientes tradicionales.
C) Aumentar el capital Social, el nivel de fidelidad de nuestros clientes y la
confianza de nuestros grupos de interés y comunidades de donde
operamos, a través del ejercicio activo de la ciudadanía corporativa y
de la retención de cuentas.
D) Disminuir el impacto ambiental de nuestras operaciones y el que genera
nuestros clientes, empleados y proveedores.
E) Contribuir con el desarrollo regional, mediante más y mejores
vinculaciones duraderas entre nuestras actividades comerciales y los ejes
de desarrollo de los países.
Con estos objetivos y política se refuerzan, concentran y focalizan los
compromisos y aportes de la Red Financiera con sus principales socios: sus
colaboradores, socios, proveedores, clientes y la sociedad costarricense como un
todo.
Esta iniciativa acarrea además una serie de programas cuya implementación
inicia, pero que cuenta ya con resultados importantes.
Iniciativas en Educación Financiera: BAC-Credomatic es en esencia una
organización que ofrece productos financieros de la más alta calidad a sus
clientes. Para promover y potenciar el uso adecuado de estos productos, la Red
ha tomado el liderazgo en ofrecer también información a diversos públicos.
12
Clientes: Mediante mensajes en los estados de cuenta, materiales publicitarios y
en esta página web.
Todos los miércoles, en el programa Buen Día, puede usted escuchar los consejos
que nuestros ejecutivos tienen para un buen manejo de sus finanzas personales.
Los temas incluidos en este espacio abarcan consejos para el manejo apropiado
del crédito, el ahorro, la seguridad de sus cuentas, entre otros.
Jóvenes: Por medio de alianzas estratégicas y apoyo a iniciativas existentes, se
busca promover la enseñanza de temas de educación financiera en colegiales.
Colaboradores: buscamos fortalecer a nuestros colaboradores en la temática
mediante la implementación de capacitaciones internas en el tema.
Durante el año 2007, y en estrecha vinculación con el Ministerio de Educación
Pública (MEP), se capacitaron más de 60 docentes, los que a su vez llevaron
estos conocimientos a más de 3000 jóvenes en edad colegial, como parte del Plan
200 días.
Apoyo a PyMES: Se han organizado seminarios en colaboración con FUNDES-
Costa Rica para la capacitación de PyMES (incluyendo pero no exclusivamente
con clientes y proveedores). Este programa ha alcanzado ya a más de 100
PyMES con capacitación en temas de servicio al cliente, proveeduría y mercadeo.
Voluntariado Corporativo: Promovemos y apoyamos el voluntariado entre nuestros
colaboradores ya que creemos que es una forma de fortalecer a las personas y a
la sociedad. Con el apoyo a Junior Achievement y Amigos del Aprendizaje,
voluntarios de la Red Financiera apoyaron a más de 600 niñas y niños en
programas que buscan fortalecer su educación y brindarles herramientas para su
futuro.
13
Durante este 2008 se ha dado continuidad a éstas iniciativas y se ha incorporado
el voluntariado ambiental, a través de jornadas de siembra de árboles en la
reserva La Selva, en Sarapiquí y en estrecha coordinación con la ONG
Organización para Estudios Tropicales (OET).
Iniciativas Ambientales: BAC-Credomatic ha iniciado la implementación de un Plan
de Gestión Ambiental Interno, con miras a minimizar el impacto ambiental de sus
operaciones. De igual manera busca continuamente promover el tema entre sus
clientes y colaboradores.
Se ha aumentado sensiblemente el reciclaje en múltiples áreas de la organización
y se han puesto en marcha campañas de sensibilización para el cuido de los
recursos naturales.
Nuestros Colaboradores: BAC-Credomatic reconoce a sus colaboradores como
una de las más importantes de su éxito, por ello, además de un importante plan de
incentivos para nuestros colaboradores, en los que se resaltan los beneficios más
allá de lo exigido por la ley, consultorio médico, reconocimientos por antigüedad y
otros, la Red Financiera BAC-Credomatic involucra de manera activa a los
colaboradores en los programas de RSC. Ejemplo de ellos son los esfuerzos en
educación financiera, sensibilización en temas ambientales, encuestas para
alimentar las iniciativas que se ejecutan, entre otras.
Más de mil colaboradores han completado el curso de capacitación en manejo
personal de finanzas. Durante el 2007 los colaboradores recibieron más de
150.000 horas de capacitación.
2.1.8 Cultura organizacional
La cultura debe ser un modelo de creencias y expectativas, que mantienen en
común y a los miembros de una organización. A su vez estas convicciones dan
lugar a los valores (Goodstein, 1998).
14
El conjunto de los valores, creencias y principios organizacionales se plasma en
la siguiente declaración:
“Compromiso de vivir bajos los más altos principios y estándares de ética y
conductas que proveen practicas justas y efectivas que aseguran la integridad y
confianza, cumplimiento de todas las leyes y regulaciones locales e
internacionales. En un ambiente de trabajo de trato justo y equitativo para todo el
personal. Previendo los problemas indeseables proveniente de las practicas
operativas cuestionables”. (Departamento de Recursos Humanos del BAC San
José, 2009)
2.1.9 Valores institucionales.
Se toma la responsabilidad de ser efectivos trabajando juntos, con el firme
propósito de brindar un servicio seguro, ágil y oportuno a nuestros clientes,
buscando a través de la excelencia operativa adoptar las mejores prácticas del
mercado. Apegados a los principios de transparencia, justicia, confiabilidad y
respeto, lograremos la permanencia y el crecimiento económico financiero de
nuestro banco, basados en principios de valor ético institucionales como
(Departamento de Recursos Humanos del BAC San José, 2009):
• Disciplina: Es tener orden, profesionalismo, buena conducta, puntualidad,
respeto a los procedimientos y persistencia en todo lo que hacemos.
• Integridad: Es decir siempre la verdad, ser responsables de nuestros actos,
afrontar los problemas, decir lo que pensamos y hacer lo que decimos.
• Flexibilidad e innovación: Capacidad de adaptarnos a las necesidades, de
nuestros clientes externos e internos.
15
• Humildad y Espíritu de servicio: Es tener compañerismo, ser leales, aceptar los
errores propios y ajenos, generar entusiasmo y responder con legítimo interés
a las necesidades de nuestros clientes.
• Confiabilidad: Es asegurarnos de suministrar información veraz, controlar bien
los procesos, honrar los compromisos, tener discreción y manejar los bienes
ajenos con mucha prudencia.
• Mejoramiento continuo: Es el compromiso de buscar siempre la excelencia en
todo lo que somos y lo que hacemos.
• Respeto a las personas: Es garantizar a los demás justicia y equidad en un
ambiente libre de discriminación, donde se respetan las ideas y formas de ser
de cada uno.
2.1.10 Estructura organizativa
El Organigrama de BAC | Credomatic Network es de tipo matricial (BAC, 2008).
Inicia con un Chief Executive Officer (CEO), donde se incluye las gerencias
regionales: Dirección Regional RRHH, Dirección Regional Auditoria, Dirección
Regional de Riesgo, Dirección Regional de Cumplimiento, Vicepresidencia del
Grupo GFBACSJ, Dirección Regional Financiera, Dirección Regional Tarjetas y
Dirección Regional Banca. (Véase Figura No 1)
Localmente en Costa Rica el banco tiene un Country Manager (CM), con las
siguientes gerencias: Mercadeo, Banca de Personas, Banca de Empresas, Crédito
y Cobro, Financiero, Riesgo, Canales de Distribución, Calidad, Talento Humano,
Operaciones, e Informática (TI). (Véase Figura No 2)
16
Figura No 1 Organigrama de BAC | Credomatic Network
Fuente Recursos Humanos del BAC San José 2008
17
Figura No 2 Organigrama de BAC San José
Fuente Recursos Humanos del BAC San José 2008
18
2.1.11 Productos que ofrece
Todo producto del BAC está planificado y desarrollado con procesos necesarios
que cumplan con coherencia los requisitos basados en un proceso de gestión y
calidad interno, para determinar su objetivo y requisitos de calidad.
Se establece procedimientos y documentos, así como las actividades requeridas
para la verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba
específicas para el producto. (Véase Cuadro No 1)
Cuadro No 1 Productos del BAC San José Productos para Clientes Empresariales y Físicos
Nombre del Producto Herramienta financiera
Cuenta acceso BAC Crédito hipotecario
Cuenta corriente BAC Crédito personal (Consumo)
Cuenta de inversión Corporativa Crédito prendario
Cuenta de empresa transaccional BAC Cuentas y servicios personales
Cuenta de inversión BAC BAC Beneficios
Cuenta empresarial BAC Cheque electrónico
Crédito Cobertura PRF tarjeta Débito
Autocred corporativo Certificados de inversión
Autocred masivo Cuenta débito planilla
Crédito específico Tarjetas de débito
Factoreo Cuentas bancarias
Leasing Fondos de pensiones
Blindados Línea de crédito inmediato
Cajas auxiliares Línea de crédito revolutiva
Compra y venta de divisas Línea de sobregiro
Depósitos en sucursales Préstamo con garantía líquida
Orden de domiciliación de pagos Tarjetas de crédito corporativas
Rapi tulas Soluciones de inversión a mediano y largo plazo
Servicio de cobro por remisión por tarjetas de crédito
Fondos de pensiones
Tarjeta de depósito Productos de puesto de bolsa
Tarjeta de rapidepósito Productos SAFI
Soluciones electrónicas Certificados de inversión a plazo
Adelanto de salario Soluciones de tesorería
BAC Token Pago electrónico a proveedores
Cheque electrónico Páguelo empresarial
Cheque positivo Sucursal electrónica
DebiBAC Transferencias electrónicas de fondos SINPE
Pago de impuestos Soluciones regionales
Pago de planilla Americheck
Ameritransfer Cobranzas documentarias
Cartas de crédito Crédito Empresarial
Fuente: Departamento de Mercadeo del BAC San José 2009
19
2.1.12 Teoría de Administración de Proyectos
Cleland e Ireland (2001) indica que esta ciencia surgió de manera discreta en los
años cincuenta; sus comienzos se encuentran en la industria de la construcción y
recientemente en las áreas de las armas militares y el desarrollo de sistemas. Sin
embargo, la administración de proyectos apareció en un sentido informal en
construcciones tan remotas como las pirámides de Egipto, las antiguas catedrales
de Europa y muchos otros elementos de infraestructura.
Actualmente la administración de proyectos continúa en evolución creando
innumerables herramientas. Tales como: la estructura desagregada del trabajo, los
paquetes de trabajo, los diagramas de red, los diagrama de Gantt, y las redes
pert/cpm constituyen recursos necesarios para completar la actividad en el menor
tiempo posible y con el mínimo de fallas. En muchos proyectos, las limitaciones en
mano de obra y equipos hacen que la ejecución sea difícil, pero estos métodos
ayudan a identificar problemas, planificar soluciones, controlar cambios y
administrar recursos.
2.1.13 Proyecto
¿Qué es un proyecto? , como opina Vigil Taquechel (2001) es la concreción de
objetivos visualizados de cara al futuro para resolver situaciones problemáticas
que enfrentan los entornos donde desempeñan, con el fin de que le permitan dar
un salto cuantitativo y cualitativo. Es tal vez la más escuchada en boca de
empresarios, banqueros, comerciantes, investigadores, científicos, académicos y
cientos de personas de disímiles perfiles profesionales. (Véase Figura No 3)
20
Figura No 3 Generalización del concepto de Proyecto Fuente (Gido, 2003)
El Project Management Institute (PMI, 2004) nos define la concepción de un
proyecto de una forma más sencilla; indica que es un esfuerzo temporal donde se
lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Estas son las características de todo proyecto que lo identifica como tal:
Todo proyecto es temporal tiene un inicio y un fin definido. La consumación está
marcada sí se ha logrado los objetivos o no podrán ser alcanzados, cuando la
necesidad del proyecto ya no exista o por cancelación del mismo.
Todo proyecto genera un producto, servicio o resultado único, la singularidad es
una característica importante de los productos.
La elaboración de los proyectos es gradual, ya que se enmarca en una serie de
tareas las cuales se cumplen en forma secuencial o semi- paralela, lo genera un
desarrollo paulatino.
Estos tres atributos son esenciales en todo proyecto, sin embargo Según GIDO
(2003) existen otros que pueden dar mayor claridad al concepto (Véase Figura No
4).
Se tiene un objetivo bien definido, normalmente se enmarcan en función de
alcance, tiempo y costo.
21
Se lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes, no repetitivas que
deben realizarse en un cierto orden para alcanzar el objetivo.
Utiliza varios recursos para realizar las tareas, donde se incluyen personas,
organizaciones, equipos, materiales e instalaciones.
Tiene un cliente el cual proporciona los fondos necesarios para el logro.
Incluye un grado de incertidumbre. Las primeras tareas a realizar dentro de
cualquier proyecto están en definir: La base de ciertos supuestos y estimados para
crear un plan de control.
Figura No 4 Atributos principales asociados a la definición de proyecto Fuente (CLELAND, 2001)
Los proyectos son importantes dentro del sistema actual administrativo de
cualquier empresa, ya que proporciona una propuesta de acción técnico
económica , con el objetivo de resolver una necesidad utilizando un conjunto de
recursos disponibles, permitiendo un modelo de desarrollo universal en la
implementación de un producto, servicio o resultado deseado.
22
2.1.14 Administración de Proyectos
La administración incluye establecer un plan, después ponerlo en práctica para
lograr el objetivo.
Debe darse el tiempo necesario para desarrollar un plan bien definido, para el
logro exitoso. Una vez que inicia el proceso de administración, el mismo debe
supervisar el progreso para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan.
La clave del control efectivo es medir el progreso real y compararlo con el
planeado sobre una base oportuna y periódica, donde realizaremos acciones
correctivas necesarias.
El beneficio supremo de la administración de proyectos es tener un cliente
satisfecho y cumplir con los objetivos planteados.
Un proyecto exitoso, es aquel que cumple con el trabajo planificado en
presupuesto, calidad y tiempo. (Véase Figura No 5)
Figura No 5 Elementos claves para el éxito de un proyecto
Fuente (Gido, 2003)
2.1.15 Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos son finitos, tienen un comienzo y final bien definidos, los cuales
implican una serie de actividades con un objetivo determinado. Estas actividades
se agrupan en fases o etapas que permiten obtener productos intermedios. En
23
consecuencia, un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro
fases: concepción, formación de una solución, realización y terminación. (Gido,
2003) (Véase Figura No 6)
Figura No 6 Comportamiento típico del las fases de un proyecto
Fuente (Chamoun, 2002) Fase de concepción es cuando estudia una idea de realizar un proyecto, y un
cliente proporciona fondos para satisfacer la necesidad identificada. Si es
beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego
se toma la decisión de realizarlo o no.
La propuesta incluye los beneficios esperados, con de los recursos requeridos
(personas, capital, equipo, entre otros) y la duración del proyecto. Cuando se
aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa.
Es importante realizar una documentación en esta fase, incluyendo una
descripción que justifique el por qué un proyecto específico es la mejor alternativa
para satisfacer las necesidades. Es necesario, realizar una correlación entre la
importancia y necesidad del proyecto con los objetivos estratégicos de la
organización, así como la definición de responsabilidades y stakeholders.
La fase de formación de una solución del proyecto se define con claridad los
objetivos, selecciona el tipo de organización y asignación al líder del proyecto.
24
Luego se transforma la propuesta en un plan de gestión maestro y se elaboran en
detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos.
Se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los
recursos apropiados en el momento adecuado. Por lo que es importante que todos
los interesados en el proyecto participen en la etapa de planeación.
El equipo usa los procesos de planificación y los procesos de integración para
idear y gestionar el éxito del proyecto.
Estos procesos además identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el
costo del proyecto, así como el cronograma de actividades relacionadas con la
ejecución del proyecto.
A medida que se va obteniendo más información o dependencias adicionales
sobre el proyecto, oportunidades, riesgos, limitaciones y necesidades, el grupo de
procesos de planificación ayuda a gestionar todas estas variables.
La fase de ejecución debe estar conformado por un equipo de trabajo, para dar
comienza las tareas planificadas del proyecto.
Implica el proceso de seguimiento, control al progreso del proyecto, actualizar los
planes y estar alerta del rendimiento del equipo de trabajo. Administrar los
cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos propuestos.
Este proceso incluye la coordinación de recursos y personas, así como la
integración de las actividades del proyecto de acuerdo a lo planificado en el plan
de proyecto.
Dentro del proyecto se producen cambios, que hacen necesaria una
replanificación parcial o total.
25
En la fase de Control es transversal a todo el proyecto, y se produce en el cierre o
apertura de las fases de ejecución y planificación.
Este proceso está diseñado para tener un monitorio de la ejecución del proyecto,
de forma que cualquier problema, desviación o modificación pueda ser detectado
a tiempo para ser solucionado. El beneficio de tener un seguimiento y una
medición de cumplimiento continuo es identificar variables adversas al plan de
gestión de proyecto.
En la fase final debe estar completado el proyecto o suspendido prematuramente.
Se analizan los éxitos y fracasos, se prepara el cierre de contratos, el informe de
cierre final implementando las lecciones aprendidas para los equipos de trabajo
futuros realizando una retroalimentación en la organización.
Muchos de los ciclos de vida de proyectos comparten determinadas características
comunes:
Las fases son secuenciales, normalmente están definidas por alguna forma de
transferencia, información técnica o transferencia de componentes técnicos.
El gasto financiero y personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo en
las fases intermedias y cae rápidamente cuando se aproxima a su conclusión.
(Véase Figura No 7)
El nivel de incertidumbre es mayor al inicio del proyecto y se minimizan al llegar al
final de este.
La intervención de los interesados es mayor al inicio del proyecto para influir las
características del producto y decrece gradualmente con el avance en las
diferentes fases. (Véase Figura No 8)
26
Figura No 7 Comportamiento típico del costo y trabajo de personal en un
proyecto Fuente (Gido, 2003)
Figura No 8 Comportamiento de la influencia de los interesados y costos
Fuente (Gido, 2003)
2.1.16 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
El Project Management Institute (PMI) Institución de referencia en el tema de
Gerencia de Proyectos y el autor del Project Management Body of Knowledge
(PMBOK) es el estándar reconocido a nivel Internacional de buenas prácticas,
herramientas y habilidades para gerenciar un proyecto.
27
El PMBOK define un ciclo vital del proyecto en 5 grupos de proceso y 9 áreas de
conocimiento que contienen 44 procesos para la administración de proyectos.
• Área del conocimiento de la integración del proyecto
Incluye los procesos para asegurarse que varios elementos del proyecto estén
coordinados correctamente.
• Desarrollo del plan de proyecto: Formar, coordinar todo el proyecto,
planear, crear un documento constante y coherente.
• Ejecución del plan del proyecto: Elaborando las actividades que incluye
este.
• Control integrado de cambios: Los cuales se coordinan durante el proyecto
completo.
• Área del conocimiento del alcance del proyecto
Contiene los procesos para asegurarse que mismo incluya todo el trabajo
requerido. Incluye aspectos como:
• Iniciar y autorizar el proyecto.
• Planear, definir y verificar el alcance, del proyecto como la base para las
decisiones futuras. Formalizando la aceptación del mismo.
• Dentro del proyecto se controlan los cambios del alcance.
• Área del conocimiento de tiempo del proyecto
Envuelve los procesos requeridos para asegurar la terminación oportuna del
proyecto. Incluye aspectos como:
• Definición de la actividad: Identificando las actividades que se deben
realizar para las fases del proyecto.
• Ordenar la Actividad: Identificando de dependencias de la interactividad.
• Estimación de duración: Medición de los períodos de trabajo que serán
necesarios para terminar actividades.
28
• Desarrollo del cronograma: Analizar secuencias, duraciones, requisitos de
recurso para crear el horario del proyecto.
• Control del cronograma: Cambios que controlan al horario del proyecto.
• Área del conocimiento del costo del proyecto
Incluye los procesos para controlar que el proyecto esté terminado en el
presupuesto aprobado. Consiste en:
• Planeamiento del recurso: Determinando qué recursos humanos, equipos,
materiales y qué cantidades de cada uno se deben utilizar para el proyecto.
• Estimación de los costos: Desarrollar una aproximación del costo de los
recursos antes mencionados.
• Creación del presupuesto: Asignación y valoración de costos totales a las
actividades del trabajo.
• Control de los costos: Administrando cambios en el presupuesto de
proyecto.
• Área de conocimiento de la calidad del proyecto
Incluye las actividades que permitan asegurar que el proyecto satisfaga las
necesidades para las cuales se emprendió. Consiste en:
• Planeamiento de la calidad: Identificando los estándares de calidad más
relevantes al proyecto.
• Garantía de calidad: Evaluación del proyecto sobre una base regular para
proporcionar confianza que el proyecto que satisfaga los estándares de
calidad seleccionada.
• Control de calidad: Supervisión del proyecto para determinar si se ejecutan
las tareas y sus productos con los estándares de calidad definidos,
eliminando causas del funcionamiento insatisfactorios.
• Área del conocimiento de recurso humano del proyecto
Establece los procesos requeridos para hacer el uso eficaz del personal implicado
con el proyecto. Comprende los siguientes aspectos:
29
• Planeamiento organizacional: Identificando, documentando, y asignando
roles y responsabilidades.
• Adquisición del personal: Obtener los recursos humanos necesarios.
• Desarrollo en el equipo de trabajo: Habilidades y destrezas en el individuo y
del grupo para elevar el potencial del proyecto.
• Área del conocimiento de comunicaciones del proyecto
Contiene los procesos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la
colección, la difusión, el almacenaje, y disposición de la información. Aspectos
importantes como:
• Planeamiento de comunicaciones: Determinación de la información y
necesidades de comunicaciones.
• Distribución de información: Disponibilidad necesaria para proyectarla De
forma oportuna a quienes la necesiten.
• Reportes de control: Incluye el pronóstico, divulgación del estado, medida y
progreso del proyecto.
• Cierres administrativos: Generando, recolectando, y diseminando la
información para fijar la terminación de una fase o del proyecto en total.
• Área del conocimiento de riesgos del proyecto
El proceso sistemático de identificar, analizar y responder al riesgo del proyecto.
Incluye la maximización, de la probabilidad de acontecimientos positivos y reducir
al mínimo la probabilidad y consecuencias adversas al proyecto. Se enfocan en
aspectos como:
• Planeamiento de la administración de riesgo: Decidiendo cómo acercar y
planear las actividades de riesgo.
• Identificación del riesgo: Determinándose qué riesgos pudieron afectar o
mejorar el proyecto.
• Análisis cualitativo del riesgo: Desarrollar un análisis cualitativo de riesgos y
las condiciones para dar la prioridad.
30
• Análisis cuantitativo del riesgo: Midiendo sus implicaciones, consecuencias
las probabilidades.
• Planear la respuesta del riesgo: Procedimientos, técnicas para convertir las
oportunidades y reducir amenazas del riesgo.
• Controlar y supervisar el riesgo: Inspeccionando los riesgos planificados,
identificando los nuevos, reduciéndolos a través de la evaluación mediante
el ciclo vida del proyecto.
• Área del conocimiento de compra, adquisición bienes y servicios.
Incluye los procesos para adquirir productos y servicios necesarios en la ejecución
del proyecto. Consiste en:
• Planeamiento de la compra y adquisición: Se determina qué se necesita y
cuando.
• Planeamiento de la solicitación: Requisitos del producto e identificar fuentes
potenciales.
• Licitación de proveedores: Invitación, citas, ofertas apropiadas.
• Elección de proveedores: Escoger entre vendedores potenciales.
• Administrar el contrato: Manejo de la relación entre vendedor el comprador.
• Liquidación del contrato: Finiquito de clausulas o finalización del mismo.
2.1.17 Responsabilidad Social Corporativa
En la Conferencia de Estocolmo de 1972 por parte de la Organización Naciones
Unidas (ONU) da comienzo a un movimiento internacional sobre el tema ambiental
y la ‘contaminación transfronteriza’. Donde se reconoce que la contaminación no
reconoce fronteras, límites políticos o geográficos. Lo que provoca acciones
conjuntas de todos los países. Este tema se le da seguimiento durante las
subsiguientes conferencias, toman temas como el cambio climático, la
deforestación, administración de océanos entre otros.
31
Pero es la 'Cumbre para la Tierra', que tuvo lugar en Río de Janeiro, Brasil en
1992, que se realizó un esfuerzo masivo por reconciliar el impacto de las
actividades socio-económicas humanas en el medio ambiente y viceversa.
Tomando su base del concepto 'desarrollo sostenible' hecha por la Comisión
Mundial del Medio Ambiente y del Desarrollo (Comisión Brundtland, 1987): 'el
desarrollo que satisface las necesidades del presente sin comprometer la
habilidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades'.
Creado para conciliar las partes de los interesados en la conservación del medio
ambiente y los partidarios del desarrollo económico.
Declarando que problemas de medio ambiente del planeta estaban íntimamente
relacionados con las condiciones económicas y los problemas de la justicia social.
Así también demostró que si la gente es pobre, es porque las economías
nacionales no responden a la conservación del medio ambiente.
Esto permitió que la ONU llevara el concepto de desarrollo sostenible a la mesa
del mundo, como algo aplicable a nivel internacional, local o regional. Tomando
para ello la creación del programa 21, el cual crea acciones minuciosas y amplias
que exigen invertir en futuro para obtener el desarrollo sostenible de cara del
nuevo siglo.
Se recalca que (Comisión Brundtland) “la humanidad debe cambiar sus estilos de
vida y la forma en que se hace el comercio, pues de no ser así, se iba esperar un
padecimiento humano y una degradación ecológica inimaginables”. Definiendo
que tanto el desarrollo económico como el social deben basarse en sostenibilidad,
considerándose como conceptos claves en las políticas de desarrollo sostenible,
las cuales deben identificarse con los dos siguientes puntos:
• Satisfacer las necesidades básicas de la humanidad: alimentación, vestido,
vivienda, salud.
32
• La necesidad de limitar al desarrollo impuesto por el estado actual de la
organización tecnológica y social, su impacto sobre los recursos naturales y
por la capacidad de la biosfera para absorber dicho impacto.
La Comisión Brundtland recomendó iniciar una nueva perspectiva de adaptar un
crecimiento económico justo, desde el punto de vista ecológico, declarando que el
desarrollo sostenible debe ser aplicado, tanto a la administración de la economía
como al desarrollo de tecnología y al manejo de los recursos naturales,
acompañado, congruentemente, de una renovación en los propósitos de la
sociedad, orientado a un cambio de actitud de mayor respeto hacia los
ecosistemas, la biodiversidad, el medio ambiente y los recursos naturales.
El término de globalización alcance nuevas dimensiones que transforman la
cultura actual en sociedad mundial, y en el pináculo de su desarrollo incorpora a
la RSC como clave esencial en nuestra calidad de vida presente y futura. Ya no
es filantropía lo que mueve a las empresas, posterior a la Cumbre Internacional
del 2002 en Johannesburgo por la ONU se convierte en una herramienta de
diseño del desarrollo de actividades en las cooperaciones con base en una
responsabilidad del impacto que genera y busca ser más que cumplir con ello,
sino sobrepasar sus expectativas éticas, comerciales y publicas; y convertirse en
una filosofía en práctica.
Para ello, el concepto de RSC a evolucionado como necesidad imperiosa de
atacar las debilidades existentes en el modelo actual financiero, provocando el
crecimiento desproporcionado de las riquezas sin analizar el impacto provocado a
su alrededor por sus actividades normales.
RSC se dimensiona ahora en los planos: humano, laboral y ambiental.
Involucrando a accionistas, ejecutivos, trabajadores y proveedores. Incluyendo
procedimientos y normas para controlar las normas de una sana actividad. Para
33
obtener imagen, reputación, marca, motivación de empleados, competitividad y
ampliar sus mercados por su aceptación y compromiso con el ámbito social y por
ende en la aceptación de sus clientes.
Relación de desarrollo sostenible y responsabilidad social corporativa.
La RSC tiene diferentes perspectivas de aplicación pero todas tienen un enfoque
hacia el desarrollo sostenible.
Ya sea tomando verdaderamente las empresas una posición responsable sobre el
impacto de las actividades que generan, creando valor para los accionistas y la
sociedad. Involucrando a todos los actores (empleados, comunidad, etc.)
buscando una calidad de vida mejor.
Otros enfatizan su desarrollo hacia unas buenas prácticas basados en valores
éticos y respeto hacia los stakeholders. O empresas que buscan un negocio que
cumplan y sobrepase las expectativas en todo sentido ético, legal o comercial de
frente a las sociedad.
Todos estos distintos enfoques de RSC se basan en el principio definido en los
años 80s de desarrollo sostenible, donde se predica que el desarrollo económico
presente no dañe o perjudique el desarrollo social y ambiental actual y futuro.
Durante los última década el concepto de RCS se ha desarrollado enormemente
alrededor de los principios definidos en el informe Brundtland y basando sus
indicadores y controles de los 21 principios definidos en la cumbre de la ONU en
Río de Janeiro, Brasil en 1992. Con el objetivo de establecer una alianza mundial
nueva y equitativa; y procurando alcances internacionales en los que se respeten
los intereses de todos y se proteja la integridad del sistema ambiental y de
desarrollo mundial.
Por último reconociendo la naturaleza integral e interdependiente de la Tierra,
nuestro hogar.
34
El desarrollo sostenible tiene bases firmes para su aplicación sobre las normas
internacionales y de cooperación mundial definidas por la ONU e indicadas en la
agenda 21 como las son: Dimensiones sociales y económicas, conservación y
gestión del los recursos para el desarrollo, fortalecimiento del papel de los grupos
principales y medios de aplicación. Estableciendo las bases de acción, objetivos,
actividades y medios de ejecución
Estos principios son llevados a las empresas comerciales para convertirse en
parte de sus políticas y procesos de desarrollo de actividades normales en su
ámbito, de tal forma que se convierten en objetivo empresaria y a su vez
estratégico para mantenerse en el mercado actual.
2.1.18 Voluntariado.
Es el trabajo de las personas que sirven a una comunidad o al medio ambiente por
decisión propia y libre. Los voluntarios no cobran por su trabajo.
Hay diferentes motivaciones que mueven a estas personas a dedicar parte de su
tiempo al trabajo no remunerado.
El trabajo voluntario debería cumplir tres condiciones:
• Ser desinteresado: El voluntario no persigue ningún tipo de beneficio.
• Ser intencionado: El voluntario persigue una meta o un objetivo positivo y
legítimo.
• Estar justificado: responde a una necesidad real del beneficiario de la
misma.
2.1.19 Automatización de Procesos
Es un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las
máquinas, para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas de
35
forma manual o semi-automática, controlando la secuencia de las operaciones sin
intervención humana. El término automatización también se ha utilizado para
describir sistemas no destinados a la fabricación de los dispositivos programados
o automáticos que pueden funcionar de forma independiente o semi-independiente
del control humano.
La automatización de flujo de procesos en negocios se ha convertido en una
herramienta clave para el crecimiento de las organizaciones, todo con el afán de
conseguir eficiencia y eficacia administrativa, control y generación de nuevas
oportunidades de negocio.
Ventajas de negocio:
• Eficiencia: Evita la redundancia y organiza el agrupamiento de pasos en
una mejor interacción.
• Eficacia: Entrega de productos y servicios correctos “a la primera”.
• Mejora del servicio al cliente mediante la retroalimentación de la
información.
36
3 MARCO METODOLOGICO
Esta unidad expone de forma precisa el tipo de datos que se requiere investigar
para el logro de los objetivos con el desarrollo del trabajo, así como la descripción
de distintos métodos, estrategias, técnicas y procedimientos a utilizar que
posibilitarán obtener la información necesaria. Evidenciando el “cómo” de la
investigación.
3.1.1 Fuentes de información
¿Qué es la información?, Es el significado que otorgan las personas a las cosas.
Los datos se perciben mediante los sentidos, estos los integran y procesan la
información necesaria para el conocimiento que permita tomar decisiones para
realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia social. El ser humano
ha logrado simbolizar los datos en forma representativa, para posibilitar el
conocimiento de algo concreto y creó las formas de almacenar el conocimiento
representado. (Campbell, 1998).
¿Qué es una fuente de información?, Bounocore (2008) en el Diccionario de
bibliotecología define la palabra fuente como: “.Todo aquello que nos proporciona
el material del pasado. Los lugares destinados a custodiar o guardar las fuentes
de una manera sistemática son: Bibliotecas (fuentes bibliográficas), archivos
(fuentes documentales), y museos (fuentes materiales: objetos y monumentos)”.
Por ende sea firma que las fuentes las constituyen todos los elementos capaces
de suministrar información para ser utilizadas en la investigación. Pueden
desglosarse en:
• Fuentes del conocimiento: No están en un soporte físico, sino que son las
ideas grabadas en nuestro cerebro como resultado de nuestra experiencia
profesional.
37
• Las fuentes documentales: Son ubicadas en un soporte material
permanente.
• Las fuentes relacionales: Se refieren a la información que recibimos a
través de la interrelación con otras personas (indicaciones de colegas,
conferencias, diálogos con expertos, entre otras). La metodología a utilizar
se clasifica en primario y secundario; el primario es aquel que se genera por
la información obtenida directamente de la fuente. Los datos secundarios
son aquellos que se generan en base a la información utilizada en las
revisiones de libros.
Para la investigación se utilizará las siguientes fuentes de información con el fin de
desarrollar los objetivos:
Fuentes Primarias
Bounocore (1980) define las fuentes primarias de información como “las
que contienen información original no abreviada ni traducida: tesis, libros,
monografías artículos de revistas, manuscritos. Les llaman también fuentes
de información de primera mano, que se desea investigar.
Una fuente primaria es la (fuente documental) que se considera material de
primera mano relativo a un fenómeno que se desea investigar. (Wikipedia,
2009).
Las fuentes de información existentes en BAC de primera mano están
ubicadas en el conocimiento y experiencia adquirida por personal que
integra el departamento de Responsabilidad Social Corporativa, además
los procedimientos internos que la rigen. Por esta razón la presente
investigación se utiliza las siguientes fuentes:
• Al gerente del departamento de Responsabilidad Social Corporativa
como Patrocinador del proyecto del BAC San José.
38
• Al líder del proyecto asignado por el patrocinador y a quien se le
delega el seguimiento del mismo formando parte del equipo de
trabajo.
• Al personal encargado del programa de voluntariado en el
departamento de Responsabilidad Social del BAC San José.
• Al procedimiento Institucional donde se enmarcan las tareas que
realiza el departamento de Responsabilidad Social del BAC San
José, Proveeduría, Sistemas de Información, Talento Humano
(recursos humanos).
• Manual de Calidad Institucional del BAC San José.
• Documentación de la estrategia de la institución.
Fuentes Secundaria:
Las fuentes secundarias contienen información primaria reelaborada,
sintetizada y reorganizada o remiten a ella. Son fuentes especialmente
diseñadas para facilitar y maximizar el acceso a las fuentes primarias o a
sus contenidos.
Facilitan el control y acceso a las fuentes primarias del macro mundo
bibliográfico: libros, publicaciones seriadas, oficiales, de congresos, entre
otras. Así también del micro mundo bibliográfico: contenidos corrientes,
índices de revistas, citas, y revistas de resúmenes (Bounocore, 1980).
En el proceso de investigación se seleccionará por el valor útil y que apoye
el desarrollo de los objetivos del proyecto, entre ellas:
• El PMBOK (PMI, 2004).
• Normas Nacionales e internacionales de Responsabilidad Social.
• Políticas y/o leyes Costarricenses sobre Responsabilidad Social.
39
• Revistas, y publicaciones sobre Responsabilidad Social.
• Empresas comprometidas con proyectos de responsabilidad Social y
voluntariado.
• Colaboradores activos en los programas de Voluntariados.
• Proveedores con productos o soluciones automáticas en sistemas de
voluntariado.
3.1.2 Técnicas de Investigación
Técnicas Cuantitativas: Facilitan datos numéricos o susceptibles a expresarse de
forma numérica. Se basan en un gran número de entrevistas sobre una muestra
(elección de un grupo representativo de consumidores).
Técnicas Cualitativas: El objetivo es obtener información sobre las motivaciones,
el comportamiento y las actitudes de los interesados, sin utilizar herramientas de
carácter matemático o estadístico. Se basan en respuestas a preguntas abiertas
del tipo ¿por qué? y ¿cómo?
Se utilizarán ambos tipos de técnicas de investigación basadas en las siguientes
herramientas documentales y de campo:
Cuestionario , se utilizará para conocer la opinión de un amplio conjunto de
personas sobre una serie de preguntas muy concretas, con el objetivo de obtener
información grupal o individual no accesibles directamente.
El entrevistado no contesta libremente a nuestras preguntas, sino que ha de
ceñirse a una de las opciones que le presentemos a la hora de responder.
Los tipos de cuestionarios se pueden aplicar; personalmente o por correo
electrónico.
Entrevista, consiste en establecer una conversación con aquél potencial(es)
cliente(s) particular(es), empresa(s), experto(s), entre otros de nuestro interés en
40
el tema, con el objetivo de obtener información de grupos o personas accesibles.
Resolviendo causas, hechos, explicaciones y relatos.
El modo de proceder será la realización de preguntas estructuradas con el fin de
que el entrevistado las conteste.
Antes de realizar la entrevista, se preparará un guión con aspectos que esté
interesado en conocer.
Grupo de discusión o reuniones grupales , se formarán con un máximo de seis
u ocho personas representativas de los diferentes segmentos del estudio, junto
con un moderador, tratarán sobre un tema específico
Mediante esta técnica se obtiene mucha información, y por ello es importante que
todos los participantes opinen.
Observación , permite obtener información precisa sobre personas a través de los
sentidos del investigador que recolecta acontecimientos del presente para
acumular hechos que le ayudan en la identificación de un problema como a su
posterior solución. La información, por tanto, se obtiene directamente de la
realidad.
“Resulta extraño que nadie quiera ver en la observación el valor de servir de
fuerza – ya sea positiva o negativa – sobre las opiniones, si acaso han de tener
algún valor. Charles Darwin .1809 – 1882.”
Juicio de experto , Según PMI (2004) es un aporte de conocimiento que se
brinda sobre la base de la experiencia o formación especializada en un área de
aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, entre otros.
Pueden ser obtenidos de numerosas fuentes, incluidas:
• Otras unidades dentro de la organización (Departamento de
Responsabilidad Social Corporativa)
41
• Consultores (Proveedores de Software).
• Interesados, incluidos los clientes o patrocinadores
• Asociaciones profesionales y técnicas (Técnicos en Sistemas de
Información internos).
• Grupos industriales (Empresas con trabajos de Voluntariado).
Análisis de documentos, herramienta que permite obtener información de
hechos actuales o pasados, cercanos o lejanos (horizonte tiempo-espacio). Tipos
de documentos: Manuales de Calidad, Procedimientos estandarizados, Revistas
del tema de Voluntariado, documentos internos de trabajo del departamento de
Responsabilidad Social Corporativo.
Formularios , se utilizarán plantillas pre-diseñadas estandarizando el trabajo
dentro del proyecto. Las plantillas reducirán el esfuerzo para ejecutar un trabajo y
acrecentar la consistencia de los resultados. (PMI, 2004).
Estructura de desglose de trabajo (EDT) , es una estructura de árbol exhaustiva
y jerárquica (de lo general a lo específico) con las entregas y con las tareas que se
tienen que realizar para terminar un proyecto.
El propósito de una EDT es identificar los elementos terminales (las acciones
reales se tienen que realizar en un proyecto). Por tanto, EDT sirve como base para
la plantificación del proyecto. (Chamoun, 2005).
Matriz de Impacto e Probabilidad , forma habitual de determinar si un riesgo se
considera bajo, moderado o alto combinando las dos dimensiones de riesgo, la
probabilidad de que ocurra y su impacto en los objetivos si se produce, permite
un análisis cualitativo de los riesgos (PMI, 2004).
En la elaboración de esta matriz participará los interesados, técnicos
programadores y analistas en una sesión de lluvia de ideas
42
Matriz de Administración de Riesgo , brinda un entendimiento claro de las
situaciones, los problemas que se pueden presentar y tener las soluciones para
esas circunstancias, todo este esquema se presenta de un modo sencillo.
La Matriz de Riesgos seleccionará por categorías y nos dará un panorama claro
de la probabilidad de ocurrencia, las consecuencias en caso de que este evento
ocurra, cómo minimizarlo o evitarlo, transferirlo o retenerlo. (Chamoun, 2005).
Paquetes de cómputo , utilización de programas de escritorio especializados en la
administración de proyectos como el WBS Chart Pro para la creación de la EDT, el
Microsoft Project que permite la creación del cronograma.
Se utilizarán el Microsoft Word y el Excel que facilitarán la confección de reportes,
plantillas, matrices entre otros documentos que se generen en las diferentes fases
del proyecto.
3.1.3 Método de Investigación.
La investigación utilizará el método de investigación objetivo – subjetivo (Muñoz,
1998), el cual basa su procedimiento de investigación en lo real para lo objetivo
(observación de hechos y fenómenos reales), también en el estudio de fenómenos
y en lo supuesto e intangible para lo subjetivo (estudio de hechos y fenómenos
mediante observaciones personales).
El estudio objetivo – subjetivo ayuda a medir, evaluar y recolectar los datos
necesarios sobre las necesidades reales del departamento de Responsabilidad
Social del BAC San José.
Se recure al personal del departamento de Responsabilidad social como la
población sujeta a investigación, por medio de interacción con los mismos a través
de las herramientas observación, entrevista y cuestionarios se realiza el proceso
de recolección de información. Siendo la fuente de primera mano debido
conocimiento, experiencia, disponibilidad, responsabilidad, interés y condiciones
actuales.
43
La información de secundaria se toma de la investigación documental donde se
obtendrán datos existentes en los manuales y documentos del BAC San José,
además de libros y artículos.
Una vez analizada la información, se procederá a hacer una síntesis de los
hallazgos del trabajo realizado y emitir la propuesta para la implementación del
plan de gestión y características del producto, basándose en las diferentes fuentes
de información.
44
En el cuadro 02 se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así como sus principales contenidos para su
realización.
Cuadro No 2 Tabla Resumen para el Desarrollo del Marco Metodológico Obj . Herramientas Entregables
1
• Cuestionario • Entrevista • Observación
• Juicio de experto • Paquetes de cómputo Documento con el perfil y calidades del
producto.
2
• Cuestionario • Entrevista • Observación • Juicio de experto
• Análisis de documentos • Formularios • Paquetes de cómputo Documento con el alcance del proyecto.
3
• Entrevista • Observación • Juicio de experto
• Análisis de documentos • Formularios • Paquetes de cómputo
Documentación con la planificación de tiempo, junto con cronograma de proyecto.
4
• Entrevista • Observación • Juicio de experto
• Análisis de documentos • Formularios • Paquetes de cómputo
Documento con planificación de recursos del proyecto.
5
• Entrevista • Observación • Juicio de experto
• Análisis de documentos • Formularios • Paquetes de cómputo
Documento con planificación de comunicación del proyecto.
6
• Entrevista • Observación • Juicio de experto • Análisis de documentos
• Formularios • Matriz de Impacto e Probabilidad • Matriz de Administración de Riesgo • Paquetes de cómputo
Documento con planificación de riesgos con su matriz del proyecto.
7
• Entrevista • Observación • Juicio de experto
• Análisis de documentos • Formularios • Paquetes de cómputo
Documento con planificación de adquisiciones del proyecto con el modelo de evaluar la mejor propuesta.
45
4 DESARROLLO
4.1 Alcance
4.1.1 Plan de gestión del Alcance.
Identificación, definición y análisis del desarrollo en los procesos (actividades)
necesarias para la dirección del proyecto “Voluntariado Electrónico” dentro del
BAC San José.
En la dirección del proyecto analizaremos características y necesidades de los
clientes, obteniendo beneficios tanto para el cliente y el banco. Consolidación,
articulación y acción de integración que son cruciales para concluir el proyecto, al
mismo tiempo, cumplir satisfactoriamente con los requisitos de los clientes;
gestionar las expectativas definiendo el acta de constitución y EDT como
herramientas claves.
4.1.2 Planificación y definición del Alcance
4.1.2.1 Identificación stakeholders
Aplicación de la herramienta que permite comprender mejor a quienes afecta
positiva o negativamente la implementación del proyecto y cuál es su posición.
Incluye:
• Los que toman decisiones ya sea durante el proceso evaluativo o
directamente como resultado de los hallazgos de la evaluación.
• Aquellos que cuentan con autoridad para la toma de las decisiones claves,
• Quienes se verán afectados durante el proceso y al finalizar el mismo,
• Los que están a favor o en contra del proyecto.
Obteniendo mayor objetividad al proceso de planificación, al valor de diversos
puntos de vista y fomentar un sentido de pertenencia. (Véase Cuadro No 3)
46
Cuadro No 3 de Identificación de Stakeholders
Fuente: Entrevistas Setiembre del 2009 en BAC San J osé
Stakeholder Posición en
la Organización
Role dentro del
proyecto
Necesidades específicas de información
Mejor Fuente de Información
Influencia Recursos y/o mandatorios Problemas percibidos Intereses Fase de
interés
Roxana Víquez Salazar
Gerente Responsabilidad Social Corporativa (RSC)
Patrocinador • Cumplimiento de tareas
• Cumplimiento de Presupuesto
• Cronograma de actividades
• Informes de Avance
M: Presupuesta el proyecto
M: Autoriza la ejecución del proyecto y da prioridad a sus recursos humanos para su asistencia
• Problemas de eficiencia y eficacia en procesos de voluntariado, así como costos excesivos en estos programas
• Pérdida de imagen
• Reducción de costos, eficacia en sus procesos
• Aumentar confianza en la sociedad
Fase de iniciación de definición y Fase final de cierre
Laura Porras Alfaro
Coordinadora del departamento RSC
Líder del negocio
• Cumplimiento de tareas
• Cumplimiento de Presupuesto
• Seguimiento completo al proyecto
• Cronograma de actividades
• Informes de Avance
R: Representante del proyecto Puede parar o corregir el alcance del proyecto
R: Provee los recursos del departamento a cargo RCS
• Problemas de eficiencia y eficacia en procesos de voluntariado, así como costos excesivos en estos programas
• Pérdida de imagen • Baja calificación de
BSC (Balans Score Card)
• Reducción de costos, eficacia en sus procesos
• Aumentar confianza en la sociedad
Todas las fases del proyecto
Geovanny Córdoba Soto
Coordinadora de Proyectos
Líder del proyecto
• Planificación de tareas
• Control de cambios y ejecución
• Cumplimiento de tareas
• Cierre del proyecto
• Control del plan de gestión
• Informes de Avance
R: Coordina el proyecto y control de rendimiento del equipo y proyecto
R: Establecimiento de tareas, tiempos y prioridades
• Ninguno • Implementación del producto solicitado
Todas las fases del proyecto
47
Stakeholder Posición en
la Organización
Role dentro del
proyecto
Necesidades específicas de información
Mejor Fuente de Información
Influencia Recursos y/o mandatorios Problemas percibidos Intereses Fase de
interés
Gerardo Corrales
Gerente General
Gerente General BAC
• Cumplimiento del Alcance
• Informes de avance
M: Interesado en que el proyecto se lleve a cabo, sin su apoyo el proyecto no procede
• Problemas de eficiencia y eficacia en procesos de voluntariado, así como costos excesivos en estos programas
• Pérdida de imagen • Involucramiento del
personal en los programas de voluntariado
• Reducción de costos, eficacia en sus procesos
• Aumentar confianza en la sociedad
• Involucramiento de Colaboradores en programas de Voluntariado y control sobre su participación
Fase de iniciación de definición y Fase final de cierre
Maureen Miranda
Gerente de Ingeniería de Sistemas
Responsable de los recurso de es de TI
Responsable de la tecnología
• Definición de tareas de TI
• Cantidad de recursos humanos por plataforma
• Informes de avance en etapas de ejecución
• Fechas de entrega de los recursos
• Fecha de liberación
M: Asignación de recursos humanos técnicos capacitados
• Complejidad del sistema
• Tiempo de implementación
• Prioridad dada por la Gerencia General
• Satisfacción del cliente
• Alcance de objetos
Fase de iniciación y Fase final de cierre
48
Stakeholder Posición en
la Organización
Role dentro del
proyecto
Necesidades específicas de información
Mejor Fuente de Información
Influencia Recursos y/o mandatorios Problemas percibidos Intereses Fase de
interés
Elián Rojas Berrocal
Programador Senior
Analista programador
• Definición y validación de tareas técnicas
• Tiempos asignados • Requerimientos del
sistema
• Documento de requerimientos
• Definición del alcance
• Cronograma de actividades
• Reuniones de seguimiento
• Informes de avance
R: Desarrollo de tareas con valor en el producto final
• Complejidad del sistema
• Tiempos de entrega • Definición correcta del
producto
• Entrega a tiempo del producto
• Entrega del producto con la calidad solicita
Fases de planeación y ejecución proyecto
Roy Barboza Quiros
Software quality engineer
Aseguramiento de la Calidad
• Control de la calidad en los productos técnicos entregados
• Dar recomendaciones y corrección a los entregables
• Definición del alcance
• Cronograma de actividades
• Reuniones de seguimiento
• Informes de avance
Documento de requerimientos
R: Validación de la calidad en el producto a ser entregado Puede devolver productos para ser corregidos, eliminados
• Complejidad del sistema
• Tiempos de entrega • Definición correcta del
producto
• Entrega del producto con la calidad solicita
Fases de planeación y ejecución proyecto
José Valerio Líder técnico Encargado de servidores y configuración
• Cumplimiento del Alcance de tecnología
• Definición del alcance del producto
• Cronograma de actividades
• Requisitos técnicos
• Informes de avance
R:Velar porque existan recursos tecnológicos disponibles en el proyecto para su implementación
• Complejidad del sistema
• Tiempos de entrega • Definición correcta del
producto
• Entrega de los recursos tecnológicos adecuados para la puesta en marcha del producto
Fases de planeación, ejecución proyecto y cierre.
49
Stakeholder Posición en
la Organización
Role dentro del
proyecto
Necesidades específicas de información
Mejor Fuente de Información
Influencia Recursos y/o mandatorios Problemas percibidos Intereses Fase de
interés
Alexander Mayorga
Coordinador de Recursos humanos
Coordinación de recursos entre departamentos
• Recursos humanos identificados
• Tiempos y faces donde participan los Recursos Humanos identificados
• Cronograma de actividades
• Distribución de Recursos humanos
•
R: Coordinación de recursos humanos entre los diferentes departamentos para su disposición dentro del proyecto
• Coordinación de agendas y disponibilidad de los recursos humanos
• Aprobación y aceptación de disponibilidad de tiempo en recursos para el proyecto
Fases de planeación y control
Henry Conejo
Gerente de Seguridad en TI
Seguridad en Sistemas y Tecnología
• Definición y validación tecnologías y esquemas involucradas
• Requerimientos no funcionales y de sistemas
• Definición del alcance
• Cronograma de actividades
• Informes de avance
R: Vela porque todo lo relacionado con seguridad
• Ninguno • Implementación de los esquemas de seguridad corporativo en el producto final
Fases de planeación y ejecución proyecto
Usuarios externos
Clientes o potenciales
Usuarios finales del sistemas
• Documentación para conocer los programas
• Conocer responsabilidades
• Proceso de inscripción
• Ninguna R: Aceptación o rechazo del nuevo producto
• Facilidades con la información de los programas
• Facilidad de inscripción • Validación del valor de
su trabajo
• Mejor información a tiempo
• Facilidades de participación
• Contribución hecha
Fase de ejecución en la definición del producto
50
Stakeholder Posición en la
Organización
Role dentro del
proyecto
Necesidades específicas de información
Mejor Fuente de Información
Influencia Recursos y/o mandatorios
Problemas percibidos Intereses Fase de interés
Colaboradores
Empleados Usuarios finales del producto
• Documentación para conocer los programas
• Conocer responsabilidades
• Proceso de inscripción
• Aumentar su BSC
• Documentación del proceso
R: Aceptación o rechazo del nuevo producto
• Dificultades con la información y consultas de los programas
• Dificultades de inscripción
• No se percibe el verdadero valor de su trabajo el BSC
• Mejor información a tiempo.
• Facilidades de participación
• Contribución hecha y reflejos en su BSC
Fase de ejecución en la definición del producto
Personal Responsabilidad social corporativa
Grupo de trabajo del departamento de RSC
Usuarios finales del producto
• Alcance del producto • Definición de
requerimientos del producto.
Seguimiento al proyecto
• Alcance del producto.
• Cronograma del proyecto,
• Informes de Avance
Documentación del proceso
R: Aceptación o rechazo del nuevo producto
• Problemas de eficiencia y eficacia en procesos de voluntariado, así como costos excesivos en estos programas
• Baja calificación de BSC (Balans Score Card)
• Reducción de costos, eficacia en sus procesos
• Aumentar confianza en el departamento de RSC.
• Mejorar los programas de servicio
• Integrar más programas
Fases de planeación, ejecución proyecto y cierre
Empresas dedicadas al voluntariado
Proveedor Usuarios finales del producto
• Disponibilidad de presentación de programas y promoción de los mismos
• Informe final • Documentación
del proceso
R: Aceptación o rechazo del nuevo producto
• Dificultades para distribuir y promover los programas
• Colocar y promocionar sus programas
• Apoyarse en la corporación para tener éxito en sus programas de Voluntariado
Fases de planeación y ejecución proyecto
51
La elaboración y documentación de esta herramienta se llevo a cabo por medio
de dos fuentes de información:
• En primera instancia se realizó una recolección de información escrita
entregada por las áreas de negocio involucradas del BAC San José al
Líder de Proyecto.
• Posteriormente en las primeras reuniones de acercamiento del equipo
de trabajo y negocio se realizaron las actividades de retroalimentación
sobre el tema de problemas y soluciones propuestas a la necesidad
actual del departamento de Responsabilidad Social Corporativa, donde
el Líder del Proyecto se convierte en moderador de dichas reuniones;
además se abordan los temas de alcance y supuesto del proyecto. En
minutas queda como aceptado y retroalimentado todos los integrantes
participantes.
4.1.2.2 Árbol de problemas
Esta herramienta permite analizar la situación actual en el contexto del
problema seleccionado, identificar los problemas principales en torno al
problema de desarrollo y sus relaciones de causalidad (causa-efecto),
visualizando las relaciones de causalidad e interrelaciones. (Véase Figura No 9)
52
Figura No 9 Árbol de problemas
Resumen de Problemas
o Perdida de oportunidad para mayor alcance local y regional.
o Problemas de crecimiento y capacidad.
o Falta de eficiencia y eficacia en los procesos de voluntariado.
o Falta de participación de la comunidad.
� Alto costo administrativo de las campañas (financiero,
humano y técnico).
� Falta de capacitación para los colaboradores en estos
programas.
� Baja calificación en el BSC (Balans Score Card).
53
� Poca o ninguna retroalimentación de los programas.
� Falta de información para cuantificar los aportes en las
campañas de forma general e individual.
� Dificultad para distribuir, promover los programas de
voluntariado.
� Dificultad a la hora de la inscripción.
� Desconocimiento de las necesidades en la comunidad.
• Proceso manual.
• Desconocimiento de la responsabilidad social entre
los colaboradores.
• Baja afiliación en el voluntariado.
Se identifica como error principal: Falta de eficiencia y eficacia en los procesos
de voluntariado.
4.1.2.3 Árbol de objetivos
Esta herramienta convierte los problemas que aparecen en el árbol de
problemas en objetivos o soluciones; como inicio para especificar la situación
“deseada”. Describiendo una situación que podría existir después de resolver
los problemas, identificando y visualizando las relaciones de tipo medio-fin
entre objetivos. (Véase Figura No 10)
54
Figura No 10 Árbol de objetivos
Resumen de Objetivos
o Optimización de procesos para departamento de Responsabilidad Social
del BAC San José.
o Reducción en costos administrativos utilizados en los programas del
voluntariado.
o Automatización de los procesos
o Capacitación en línea para los colaboradores.
o Documentación en línea para ser consultada por los
colaboradores.
o Evaluación automatizada del BSC (Balans Score Card) manteniendo un
seguimiento y control real.
o Implementación de lecciones aprendidas en línea para los voluntarios.
55
o Generar información automática cuantificando los aportes generales y
detallados por colaborador.
o Distribución de información por correo electrónico.
o Campañas en línea, noticieros internos para comunicaciones.
o Programas de acercamiento a la comunidad para conocer sus
necesidades.
Se identifica como objetivo principal: La optimización de procesos en el
voluntariado; que indirectamente ataca a su vez el segundo problema de mayor
importancia para el negocio “los altos costos administrativos”.
El esfuerzo estará enfocado en buscar cumplir con los objetivos y metas de los
programas de voluntariado proyectados para los próximos 5 años. De tal forma
que pueda llegar al logro, con una reducción en costos y tiempos de respuesta
en su ejecución de dichos programas.
Estos son elementos clave a corregir por medio de automatización de procesos
y disponibilidad oportuna de la información.
Debe indicarse que el departamento de Responsabilidad Social Corporativa
lleva en paralelo otros proyectos que buscan la reducción de costos en sus
actividades.
4.1.2.4 Acta de constitución.
Datos Generales
Nombre del proyecto: Voluntariado Electrónico.
Patrocinador : Roxana Víquez Salazar.
Coordinador del Proyecto: Geovanny Córdoba Soto.
Código de Proyecto : REG001345.
Fecha inicio : Agosto del 2009.
Fecha final : Mayo del 2010.
56
Situación Actual
La organización decide sistematizar y promover el voluntariado de sus
colaboradores como parte del programa de responsabilidad social corporativa.
En este momento los registros se elaboran de forman manual, se espera que
en el mediano plazo se cuente con un aumento significativo de personas
vinculadas con este programa, lo cual imposibilita el registro manual y se hace
necesario la creación de una herramienta para estos efectos.
Actualmente se genera un alto costo administrativo debido a los procesos de
ejecución y control actuales.
Descripción del proyecto
Elaboración del sitio web para el registro, promoción, seguimiento,
administración y vinculación de oferta - demanda de voluntariado,
incorporándose a los programas que designe el departamento de
Responsabilidad Social del Banco.
Objetivos Estratégicos Relacionados
Los objetos de responsabilidad social empresariales en este proyecto
involucran:
• Impulsar el desarrollo del capital humano.
• Fortalecer el compromiso con la Responsabilidad Social entre los
colaboradores. Esto permitirá desarrollar los valores y principios de la
institución, con el afán de tener una identificación con el Banco y la
Sociedad.
Permitiendo dar un paso importante en la imagen del Banco, mejorando sus
operaciones y procedimientos, automatizando las tareas actuales que llevan a
cabo el departamento de Responsabilidad Social Corporativo.
En los objetivos estratégicos empresariales se desprenden:
• Costo Operativo, optimalización la utilización de los recursos humanos,
financieros y tecnológicos con el fin de reducirlos al máximo y sacar el
mayor provecho de los mismos.
57
• Cobertura Regional, estandarización de los procesos y la comunicación
aumentando su espacio de acción.
Objetivos del Proyecto
• Automatizar la administración de los procesos de voluntariado y
campañas de responsabilidad social en diferentes organizaciones,
permitiéndose la reducción en costos administrativos.
• Mejorar la imagen del Banco en cuanto a su responsabilidad social, al
convertirse en un ente proactivo e intermediario entre los actores
voluntarios y organizaciones afines al tema.
• Desarrollar una nueva plataforma de comunicación, intermediación y
administración sobre los temas de responsabilidad social institucional.
• Disponer de información fiable, en línea sobre la ejecución y control de
los programas de voluntariados y sus ejecutores. Permitiendo ser
transparente ante la comunidad, retroalimentando a las personas que
realizan el voluntariado.
Factores Críticos de Éxito
• Contar con el recurso humano necesario, tanto técnico como funcional.
• Contar con el recurso tecnológico necesario para llevar a cabo el
proyecto.
• Contar y cumplir con el presupuesto asignado para el proyecto.
• Contar con el respaldo de la institución.
Supuestos
• Se utilizará la infraestructura tecnológica existente en la organización.
• Se utilizará el sistema de contratación de proveedores según el
procedimiento de BAC San José, para el desarrollo a la medida de algún
proveedor que tenga la capacidad de realizar las tareas solicitadas.
• Se utilizará recurso humano especializado interno del BAC San José de
diferentes departamentos para las tareas y actividades como parte del
equipo de trabajo.
58
• El recurso humano asignado al proyecto tendrá la capacidad técnica y
los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
Restricciones
• El registro de voluntarios y el trabajo que realizan debe estar listo para
Mayo del 2010.
• Se cuenta con un presupuesto aproximado de $102,000.
Beneficios esperados
• Promoción de voluntariado.
• Visualización del aporte de los colaboradores.
• Vinculación de la oferta interna con la demanda externa en cuanto el
voluntariado.
• Facilitación y transparencia en la rendición de cuentas en el tema de
voluntariado.
• Cuantificación y monitoreos en los aportes.
• Disminución de costos: trámite de registro de los voluntarios y acciones.
• Eficiencia en la administración del programa, permitiendo liberar los
recursos humano, financieros y técnico asociados.
• Creación de una herramienta que automatiza el proceso; asegurando un
mayor alcance en el proyecto.
Áreas de Negocio Involucradas en el Proyecto
• Gerencia de Responsabilidad Social Corporativa.
• Gerencia de Talento Humano.
• Gerencia de Sistemas Banca.
• Gerencia de Proyectos.
Recurso Humano del Proyecto iniciales
• Líder de negocio.
• Líder de proyecto.
• Líder técnico.
• Patrocinador.
59
• Profesional de recursos Humanos.
4.1.2.5 Enunciado del Alcance del proyecto prelimin ar
Este alcance aborda la definición del producto final, objetivo, características y
límites; así como el método de aceptación:
Producto final
Elaboración de sistema automatizado, que se publicará por medio de un sitio
WEB para el registro, promoción, seguimiento, vinculación de oferta y
demanda de voluntariado en programas del departamento de Responsabilidad
Social Corporativa del Banco BAC San José. En primera instancia es a nivel
nacional, no obstante al estar en Internet permitirá que cualquier persona en
cualquier parte del mundo pueda tener acceso a la información y con ello poder
registrarse como voluntario en Costa Rica.
Este sitio Web, permitirá el ir generando en el país la cultura e interés para
conocer los beneficios que se pueden obtener por medio del voluntariado.
Por medio de este sistema se deberán desarrollar campañas de comunicación
e información. Así como el registro en una base de datos de las personas
interesadas en ofrecerse como voluntarios, como aquellas instituciones que
requieren de estas personas.
Debe proveer un flujo ágil en el proceso de registro e instrucción de
instituciones y personas, de fácil manejo y administración. Permitiendo
eficiencia, eficacia en el control y seguimiento de los programas de voluntariado
en ejecución para dar resultados de forma transparente y automatizando los
procesos actualmente manuales indicados.
Debe ser un canal que proporcione información, capacitación y
retroalimentación en línea.
60
Por último debe controlar la interversión de los colaboradores dentro de los
programas de voluntariado para ser tomados en cuenta dentro de su
calificación (BSC).
Características específicas
• Entrega 1 Módulo Voluntarios
El módulo de voluntariado consiste en un sitio web donde las personas
podrán inscribirse como voluntarios en diversos programas de voluntariado.
Este módulo brinda al voluntario la posibilidad de seleccionar el programa
de voluntariado según su conveniencia, así como registrar las horas
efectivas que participó en un programa.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a continuación:
1. Página Principal: En esta pantalla se le presentará a los
colaboradores las opciones donde podrán registrarse como
voluntarios, inscribirse a diversos programas de voluntarios,
registrar los días y/o horas de participación en un programa,
actualización de datos personales y cambio de contraseñas.
2. Registro de voluntarios: Esta opción le permitirá al colaborador o
persona externa ingresar sus datos una única vez para registrarse
como voluntario, en la misma se incluirá los datos generales del
colaborador (Jefatura, Oficina, e-mail, entre otros), datos del lugar
de trabajo, del puesto, datos personales, demográficos y
disponibilidad de horario.
3. Registro y actualización de datos personales: Esta pantalla
permitirá actualizar cualquiera de los datos que fueron registrados
en la opción Registro de voluntarios.
4. Consulta e Inscripción a programas publicados: El voluntario
podrá acceder a la pantalla Mis proyectos, consultar el detalle
cada uno los programas e inscribirse para participar del
voluntariado.
61
5. Registro de horas de voluntariado: El voluntario podrá registra las
horas que participó en el programa de voluntariado, así como una
breve reseña de su experiencia en la actividad.
6. Debe identificar a los voluntariados entre colaboradores y clientes;
para estos últimos debe calcular el BSC de forma automática
según su aporte a los programas.
7. Cambio de contraseñas: El usuario tendrá la posibilidad de
modificar su contraseña desde el sistema.
Criterio de aceptación del entregable / fase, se acepta el módulo si el
mismo cumple con las siguientes funcionalidades:
1. Ingreso e Inscripción del usuario al sistema.
2. Consulta de programas publicados.
3. Registro de horas laboradas.
4. Participación en nuevos programas.
5. Actualización de datos personales y contraseña.
• Entrega 2 Módulo Organizaciones
A través de este módulo las organizaciones podrán registrarse como
demandantes de voluntarios, y publicar aquellos programas según sus
necesidades. Además, las empresas pueden aprobar las horas registradas
por los voluntarios en cada uno de los programas, esto para efectos
certificar el tiempo de voluntariado de cada uno de los funcionarios del
banco.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a continuación:
1. Página principal: Las organizaciones podrán acceder a través de
esta página a las opciones de consulta y registros de programas
de voluntariado, consulta de voluntarios y aprobación de las horas
registradas por los voluntarios.
2. Registro de organizaciones: En esta opción las organizaciones
podrán inscribirse al ingresar información general de la entidad.
62
3. Consulta de programas: Las organizaciones podrán consultar los
diferentes programas que fueron publicados y aprobados por el
BAC. Entre los datos a consultar se encuentran: el nombre de la
actividad, capacidad de voluntarios, perfil y cantidad de
voluntarios, requerimientos del programa, entre otros.
4. Consulta de voluntarios: Esta opción permite que las
organizaciones consulten los voluntarios que participan de un
programa, por lo que podrán verificar la información referente a
los datos personales y el perfil del funcionario.
5. Certificación de horas: Una vez que los voluntarios registran sus
horas laboradas en los programas de voluntariado, las
organizaciones deberán certificar las horas registradas.
6. Publicación de programas de voluntariado: Esta opción consiste
en el registro de los programas de voluntariado que la
organización desea publicar. En esta pantalla las empresas
ingresarán la cantidad de voluntariados y el perfil que requieren
para el programa.
Criterio de aceptación del entregable / fase, se acepta el módulo si el
mismo cumple con las siguientes funcionalidades:
1. Ingreso e inscripción de la organización en el sistema.
2. Consulta de las solicitudes de los programas realizados.
3. Generación de nuevas solicitudes de programas.
4. Consulta de voluntarios y programas vigentes.
5. Certificación de horas laboradas.
• Entrega 3 Módulo Administrador
El módulo administrador comprende de opciones que le permitirán al
usuario con el rol administrador dar seguimiento y control a las solicitudes
de programas de voluntariado, gestionar los usuarios y perfiles del sistema,
y certificar la organización, voluntarios y programas registrados desde el
sistema.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a continuación:
63
1. Página principal: Esta pantalla incluye las opciones de
administración de usuarios y perfiles para las organizaciones y
voluntarios a nivel regional, así como una serie de reportes de
consultas para el administrador.
2. Consulta de organizaciones y programas de voluntariado: El
administrador podrán consultar aquellas organizaciones que
fueron registradas como demandantes, así como sus programas
publicados y los voluntarios asignados.
3. Aprobación de solicitudes de las organizaciones: El administrador
podrán autorizar las organizaciones y los programas de
voluntariado que desee publicar.
4. Búsqueda de voluntarios y solicitudes: El administrador podrán
aprobar los voluntarios y los programas seleccionados por los
funcionarios del banco.
5. Foros: Debe tener una sección para generar foros de discusión y
retroalimentación donde intervengan los voluntarios y empresas.
6. Capacitación: Debe tener una sección de capacitación virtual y
evaluación en línea para los voluntarios registrados.
7. Debe tener una sección de noticiero para despliegue de
información.
8. Debe tener la factibilidad de envió individual y masivo de correos
electrónicos para mensajeria automática.
9. Reportes: Esta opción contiene la generación de reportes que
puede ser descargados en formato Excel para las consultas de
vínculo entre país, proyecto, horas y beneficiarios, cuantificación
de voluntarios, vínculo de organizaciones con voluntarios y
vínculo entre los proyectos con y sin respuesta.
Criterio de aceptación del entregable / fase, se acepta el módulo si el
mismo cumple con las siguientes funcionalidades:
1. Ingreso al sistema.
2. Consulta de voluntarios.
3. Aprobación de solicitudes de voluntarios en programas.
64
4. Búsqueda de organizaciones y programas.
5. Aprobación de solicitudes de organizaciones y programas.
6. Creación, búsqueda, modificación de usuarios administrativos.
4.1.2.6 Especificación inicial y requerimientos del sistema “Voluntariado
Electrónico”
Esta herramienta (plantilla) es utilizada en el BAC como base para recolección
de información que facilita el entendimiento y diseño del producto solicitado.
Proporcionando la base inicial para entender cuáles son las expectativas de los
usuarios en cuanto la implementación del sistema de información que
automatice sus procesos. Posteriormente durante la etapa de implementación
se diseña el flujo utilizando la herramienta de casos de uso para mapear los
procesos con mayor detalle.
Así mismo esta información es base para el departamento de Informática,
permitiendo diagnosticar los tiempos y esfuerzos que necesitarán para
implementar o dirigir el desarrollo del software.
Lista de requerimientos iniciales
Descripción General: Módulo del Voluntario
Cuadro No 4 Plantillas de Requerimientos iniciales del Sistema
Id: R-001 Pantalla Registrar Voluntario Fecha 01/09/2009 Solicitante Roxana Víquez/ Laura Porras Descripción Esta pantalla debe permitir a los colaboradores registrarse como
usuarios del sistema y posibles voluntarios. Los datos que debe contener esta pantalla son los siguientes datos: Datos Generales (* Campos Requeridos) [Tipo de campo] *Usuario : ________ [Alfanumérico] *Password: _________ [Alfanumérico] *Confirmar Password: __________ [Alfanumérico] *Nombre: __________________ [Texto] *Primer Apellido: __________________ [Texto]
65
*Segundo Apellido: __________________ [Texto] *Número de Identificación: __________________ [Texto] *Teléfono de Oficina: __________________ [Texto] *Extensión: __________________ [Texto] Número de Empleado: __________________ [Texto] *Jefatura Inmediata: __________________ [Texto] Teléfono Jefatura Inmediata.: __________________ [Texto] E-mail Jefatura Inmediata: __________________ [Texto] Lugar de Trabajo *País: *Província o Departamento: *Localidad:____________ [Texto] Datos del Cargo / Puesto *Gerencia (Cargar automáticamente con los datos del país seleccionado) *Puesto:____________ [Texto] Datos personales Teléfono habitación: ____________ [Texto] E-mail: _________________ [Texto] Celular:_________________ [Texto] Datos demográficos *Sexo: (Contiene: Femenino, Masculino) *Edad:________________ [Numérico] *Estado Civil: (Contiene: Soltero, Casado, Viudo, Divorciado, Unión libre) *Tenencia hijos: (Contiene: Si, No) Carrera (Contiene lo que esta como Disciplina en el doc. de Excel) Nivel de Educación: (Contiene: Bachillerato, Licenciatura. Maestría, Doctorado) Habilidades y talentos:____________ [campo amplio de texto de 200 chars] Intereses:__________________ [campo amplio de texto de 200 chars] Áreas de especialidad:_______________ [campo amplio de texto de 200 chars] Disponibilidad Agregar campo abierto, y a la par combo box: (Horas/Días) Cantidad Editadle en números ______ [Numérico] (Contiene: Horas, Días)
66
Agregar campo abierto, y a la par combo box: (Mes/Semana) Cantidad Editadle en número ______ [Numérico] (Contiene: Mes, Semana) Horario: (Contiene: mañana, tarde, noche) Comentarios:_______________________________ [campo amplio de texto de 50 chars]
Importancia Alta ¿Cuándo debe estar listo?
Primer trimester 2010
Comentarios Ninguno
Id: R-002 Pantalla Mis Datos Personales Fecha 01/09/2009 Solicitante Roxana Víquez/ Laura Porras Descripción
Esta pantalla debe permitirles a los voluntarios consultar y modificar sus datos personales. Esta debe contener los siguientes datos: Datos Generales Bienvenido (Incluir Nombre Completo (2 apellidos) del Voluntario Esquina superior derecha Número de Identificación: _________ [Texto] Teléfono de Oficina: _________ [Texto] Extensión: __________ [Texto] Número de Empleado:___________ [Texto] Jefatura Inmediata:_______________ [Texto] Teléfono Jefatura Inmediata:________________ [Texto] E-mail Jefatura Inmediata:_________________ [Texto] Lugar de Trabajo País: Provincia o Departamento: Localidad: __________________ [Texto] Datos del Cargo / Puesto Gerencia: (Cargar automáticamente con los datos del país seleccionado)
67
Puesto:________________ [Texto] Datos personales Teléfono habitación:________________ [Texto] E-mail:_____________________ [Texto] Celular:____________________ [Texto] Datos demográficos Sexo: (Contiene: Femenino, Masculino) Edad:______________ [Numérico] Estado Civil: (Contiene: Soltero, Casado, Viudo, Divorciado, Unión libre) Tenencia hijos: (Contiene: Si, No) Carrera: (Tiene como contenido lo que esta como Disciplina en el doc de Excel) Nivel de Educación: (Contiene: Bachillerato, Licenciatura. Maestría, Doctorado) Habilidades y talentos:______________________ [campo amplio de texto de 200 chars] Intereses:___________________________ [campo amplio de texto de 200 chars] Áreas de especialidad:____________________ [campo amplio de texto de 200 chars] Disponibilidad Agregar campo abierto, y a la par combo de Horas/Días: Cantidad editadle en números ______ [Numérico] (Contiene: Horas, Días) Agregar campo abierto, y a la par combo de Mes/Semana: Cantidad editadle en número ______ [Numérico] (Contiene: Mes, Semana) Horario (Contiene: mañana, tarde, noche) Comentarios:_________________________ [campo amplio de texto de 50 chars]
Importancia Alta ¿Cuándo debe estar listo?
Primer trimestre 2010
Comentarios Ninguno
68
Id: R-003 Pantalla Reporte de Horas Fecha 01/9/2009 Solicitante Roxana Víquez/ Laura Porras Descripción
El registro de las horas permitirá a los voluntarios reportar la cantidad de horas que participaron en el programa de voluntariado. Nombre Completo Fecha Organización Beneficiaria Proyecto Cantidad Editadle en números ______ horas [Numérico] Descripción de la acción voluntaria:______________ [Texto] Fecha de Inicio:___________________ [Calendario] Fecha de Finalización:____________________ [Calendario] Cantidad de Beneficiarios:____________ [Numérico]
Importancia Alta ¿Cuándo debe estar listo?
Primer trimestre 2010
Comentarios Ninguno Descripción General: Módulo Organización
Id: R-004 Datos de la Organización Fecha 02/09/2009 Solicitante Roxana Víquez/ Laura Porras Descripción
Esta pantalla debe permitir que las organizaciones se inscriban como empresas demandantes de voluntarios. Los datos que debe contener esta pantalla son los siguientes datos: *Nombre de Organización:_________________ [Texto] *Teléfono:________________ [Texto] *Dirección:___________________ [Texto] *Sitio Web:____________________ [Texto] *Cédula de Jurídica:_________________ [Texto] *Representante Legal:_________________ [Texto] Persona Contacto *Nombre:_________________ [Texto] *Primer Apellido:_________________ [Texto] *Segundo Apellido:__________________ [Texto] *Número de Identificación:___________________ [Texto] *Teléfono:______________________ [Texto]
69
*E-mail:________________________ [Texto]
Importancia Alta ¿Cuándo debe estar listo?
Primer trimestre 2010
Comentarios Ninguno
Id: R-005 Solicitar nuevo proyecto Fecha 02/9/2009 Solicitante Roxana Víquez/ Laura Porras Descripción En esta pantalla las organizaciones podrán registrar sus
programas de voluntariado. Los programas deben ser aprobados por el administrador del sistema antes de ser publicados en el sistema. Datos del Proyecto Nombre:__________________ [Texto] Temática:_____________________ [Texto] Descripción:__________________ [Campo texto 250 chars] Cantidad de voluntarios requeridos:___________ [Numérico] Número de beneficiarios:_____________ [Numérico] Fecha de inicio:___________ [Calendario] Fecha de finalización:__________ [Calendario] Horario requerido: (Contiene: mañana, tarde, noche) Perfil del Voluntario Sexo (Contiene: Femenino, Masculino, Ambos) Edad: ____________ [Numérico] Carrera (Contiene: Lo que esta como Disciplina en el doc de Excel) Nivel de Educación: (Contiene: Bachillerato, Licenciatura. Maestría, Doctorado) Perfil de los Beneficiarios Sexo (Contiene: Femenino, Masculino, Ambos) Edad (Contiene: niños/as – adolescentes - jóvenes – mujeres - hombres – adultos /as mayores)
Importancia Alta ¿Cuándo debe estar listo?
Primer trimester 2010
Comentarios Ninguno Restricciones generales
• Si hay campos vacios, agregar un guión en lugar de blancos.
70
• Colocar el usuario de acceso en la esquina superior derecha.
• Ubicar en todas las pantallas, vínculos o menús (a la izquierda o arriba) de
las opciones relacionadas.
4.1.2.7 Estructura de la División del Trabajo-EDT
La herramienta es un árbol para dividir jerárquicamente el proyecto en sus
componentes básicos. Incluye los entregables tangibles e intangibles, así
como las tareas necesarias para llevar a cabo los objetivos y metas
establecidas. Permitiendo asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo
necesario.
4.1.2.7.1 Estructura del trabajo nivel Superior
Las principales fases que tendrá el proyecto en su nivel más alto se en esta
herramienta (Véase Figura No 11):
1. Fase de Inicio: Destacan las actividades de pre análisis sobre el impacto
del nuevo producto en la institución y su aprobación por la alta
Gerencia del BAC San José.
2. Fase de Planificación: Contiene las actividades específicas para
organizar las áreas del conocimiento en administración de proyectos.
3. Fase de Desarrollo: Establecen las actividades necesarias para llevar a
cabo la creación del producto, abarcando los entregables establecidos
por las normas internas del BAC San José.
4. Fase de Implementación: Agrupan las acciones que permiten llevar el
producto a la puesta en marcha dentro de la institución.
5. Fase de Seguimiento: Actividades de control y seguimiento del producto
publicado. Desarrollo controlado en la utilización del nuevo producto por
medio de un piloto planificado.
6. Fase de Cierre: Actividades de finiquito de contratos, proyecto y
retroalimentación del cliente.
71
Figura No 11 EDT Primer nivel 4.1.2.7.2 Estructura del trabajo fase de inicio d el proyecto
Se divide en dos grandes etapas (Véase Figura No 12): En primera instancia la
formulación del producto por parte del departamento de Responsabilidad
Social Corporativa, estableciendo un análisis financiero sobre el impacto de su
constitución dentro del Banco, el alineamiento sobre los objetivos estratégico,
descripciones y limitaciones. Con base a la información obtenida en esta etapa
se realiza la presentación del proyecto al Comité Estratégico del BAC,
integrado por la alta gerencia. Obteniendo el respaldo corporativo para la
ejecución del proyecto, así como la aclaración y retroalimentación hacia la alta
gerencia sobre los objetivos propuestos. Incorporándose a lo último en el
portafolio del departamento de Proyectos con su respectiva priorización.
Segunda etapa: Da inicio al establecimiento en el alcance del proyecto y
producto. Involucrándose las actividades de identificación de “stakeholders”,
analizando sus reacciones sobre el problema o necesidades expresadas en la
situación actual de los programas de voluntariado; llevados a cabo por el
departamento de Responsabilidad Social Corporativa. Con base en este
insumo se ejecutan las actividades de creación del árbol de problemas y
objetivos, dándose un enfoque real e imparcial al proyecto. Finalmente se
plasman el acta de constitución del proyecto, formalmente firmado y aceptado
por el Banco. Así como la identificación, descripción y estructura del trabajo
que conlleva.
72
Figura No 12 EDT Fase inicial 4.1.2.7.3 Estructura del trabajo fase de planificac ión
Etapa de planeación del proyecto, contiene las fases que desarrollan los
tópicos relacionados con el tiempo, recursos humanos, comunicación, riesgos y
adquisiciones. (Véase Figura No 13)
73
Durante la planificación del tiempo se desarrolla la identificación de actividades
involucradas en todo el proceso del proyecto, el establecimiento de secuencias
y dependencias entre ellas, la estimación de los tiempos en duración de cada
actividad basada en el juicio experto y la retroalimentación obtenida de los
proyectos anteriormente realizados, dando como producto final el cronograma
del proyecto; herramienta de control y seguimiento. Finalmente se asocian los
recursos necesarios en dichas actividades y se planifica la forma del control del
alcance definido.
Fase de planificación de los recursos humanos: Permite identificar personas
que son necesarias para llevar a cabo las actividades del proyecto,
determinando cualidades que poseen dicho recurso, definiendo sus roles y
responsabilidades en cada tarea. Por último al unir el recurso identificado con
el cronograma del proyecto se determinará las necesidades disponibles del
recurso en el espacio y tiempo.
Fase de planificación de la comunicación: Permite identificar criterios básicos y
directrices de información (interna, externa) durante el periodo de tiempo del
proyecto. A través de las actividades identificando información requerida,
periocidad y entrega, el procedimiento de generación e información y medios
de distribución a utilizar.
Fase de planificación de riesgos: Identifica posibles desviaciones relacionadas
con el objetivo, tiempo, costos y calidad. Esto permite disminuir la
incertidumbre y desarrollo de tareas del proyecto, por medio de las
actividades de identificación, análisis cualitativo - cuantitativo, matriz de riesgos
y respuestas, definición de control y seguimiento. Desarrollando la herramienta
que permita gestionar los riegos más importantes del proyecto.
La Fase de planificación de compras y adquisiciones: Permite tener a
disposición del proyecto en tiempo oportuno, cantidad y calidad deseadas en
materiales, productos y servicios necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos en forma eficiente y eficaz; en menor costo posible sin desmejorar la
74
calidad. Llevando a cabo tareas con documentación de requerimientos para
oferentes, identificación de indicadores para la calificación de ofertas e
implementación de la herramienta en cuadros de comparación y evaluación de
las adquisiones.
Figura No 13 EDT Fase de planeación
4.1.2.7.4 Estructura del trabajo fase de ejecució n
En la ejecución del proyecto se realizan las tareas que permiten la creación del
producto, el mismo está conformado por ocho etapas enlazadas
secuencialmente (Véase Figura No 14):
1. Gestión de proveedores: Involucra actividades que permiten conocer,
escoger y designar la contratación con terceros.
75
2. Análisis del producto: Permite ampliar los requerimientos del sistema de
información a un punto de granularidad que plasma los detalles dados
por los stakeholders.
3. Diseño del producto: Definición arquitectónica y técnica del sistema de
información.
4. Programación del producto: Desarrollo del software con las
especificaciones dadas en la etapa de requerimientos y bajo las
directrices plasmadas en el diseño.
5. Pruebas del producto: Ejecución de pruebas que permitan comprobar la
calidad del software y encontrar no conformidades.
6. Aceptación del producto: Se involucra al patrocinador o representante en
tareas de conocimiento y aprobación del software finalmente
desarrollado.
7. Documentación del producto: Información relevante de carácter público
del sistema de información desarrollado y aprobado, para su mejor
comprensión y control.
8. Catalogación del producto: Los fuentes (software) desarrollados son
validados, respaldos y controlados para su posterior administración.
Se definen actividades de control y seguimiento del proyecto, con la finalidad
de mantener lo planificado en tiempo, costo y calidad.
76
Figura No 14 EDT Fase de ejecución
En la etapa de gestión de los proveedores: Se ejecutan una serie de tareas que
dan como resultado la contratación de terceros para el desarrollo del producto.
Entre las actividades destacables: (Véase Figura No 15)
1. La publicación de la licitación, es una actividad que permite dar a
conocer a terceros la necesidad actual del BAC e instar a participar en la
oferencia para la contratación del servicio de desarrollo de software a la
medida.
2. Recepción de ofertas, actividad que permite dar un espacio de tiempo a
los proveedores para hacer una entrega formal de su oferta económica.
La institución se convierte en un ente receptor simplemente.
77
3. Evaluación de ofertas, en esta sección se realizan tareas de verificación
y cumplimiento de requisitos solicitados en la licitación al proveedor.
Posteriormente se evaluarán las ofertas con base a la herramienta del
cuadro comparativo.
4. Se seleccionará al proveedor, luego de la evaluación se realizará la
escogencia de la mejor oferta. Se desarrolla las actividades creando y
actualizando información del proveedor en las herramientas internas de
“Conozca a su proveedor” (KYP) y registro de proveedor del BAC San
José.
5. Contratos, se presenta las actividades mediante el afinamiento de los
documentos contractuales, anexos de descripción y servicios del
proveedor, para su posterior firma por ambas partes.
Figura No 15 EDT Fase de ejecución, gestión de proveedores
78
Dentro de la fase de análisis del producto se realizan las actividades que
detallan y afinan los requisitos, necesidades, expectativas de los usuarios
finales (patrocinador, líder de negocio, usuarios expertos) para el sistema de
información, plasmados en documentos que será aprobado. Se desarrollan las
siguientes actividades (Véase Figura No 16):
1. Documentación de la herramienta “Clasificación del Proyecto”, la cual
permite determinar la complejidad en la programación y pruebas.
Definiendo los tipos de pruebas que deben realizarse y documentación
técnica es obligatoria.
2. Posteriormente se implementa el documento “Requerimientos del
Sistema” donde los usuarios finales definen con gran detalle y precisión
sus necesidades.
3. Con base a los pasos anteriores se dispone a crear el documento de
“Análisis Preliminar” que permite definir en primera instancia
requerimientos no funcionales y necesidades a nivel de base de datos,
plataforma de programación, requerimientos de capacidad de espacio,
sistemas operativos y estándares utilizados para la implementación.
Posterior al desarrollo de las herramientas indicadas en la etapa de
requerimientos se pasa al proceso de validación y aprobación de la fase. Para
ello se realizan tres filtros:
• Recomendaciones del Círculo de Revisión Regional, dicho equipo se
encarga de realizar un análisis de los documentos de esta etapa,
dando directrices de carácter regional (Corporativa) y
recomendaciones sobre el producto a implementar.
• Aprobación del Líder técnico, revisión de la correcta aplicación de los
procedimientos y estándares definidos, según los procedimientos de
calidad sobre el “Mantenimiento y desarrollo de software del BAC
San José”, así como posibles recomendaciones.
• Aprobación del Usuario Final, revisión y aceptación de los
requerimientos plasmados en la herramienta de “Requerimientos del
sistema”.
79
Figura No 16 EDT Fase de ejecución, análisis del producto
La fase de diseño agrupa las actividades que definen una configuración mental
"pre-figuración" en la búsqueda de una solución óptima, produciendo un
modelo o representación técnica del software a desarrollar. Realizando las
siguientes actividades (Véase Figura No 17):
1. Documentación de casos de uso, técnica para la captura de requisitos
potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software. Cada
caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo
debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para
conseguir un objetivo específico (Wikipedia 2008). Para plasmar los
casos de uso se utiliza la técnica de diagramación como herramienta de
80
resumen visual y la documentación extendida de casos de uso como
instrumento que presenta el detalle completo del diseño.
2. Documentación de diagrama entidad relación de Base de datos,
herramienta utilizada para el modelado de datos de un sistema de
información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un
sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades. Estos
diagramas serán posteriormente validados por el experto Administrador
de la Base de Datos (DBA).
3. Documentación de diagrama de flujo de datos, herramienta de
representación gráfica del "flujo" de datos a través de un sistema de
información. También se puede utilizar para la visualización de
procesamiento de datos (diseño estructurado). Estos diagramas serán
posteriormente validados por el experto Líder Técnico y Arquitecto de
Software.
4. Documentación diagrama de actividad, herramienta que representa los
flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los
componentes en un sistema de información, mostrando el flujo de
control general. Estos diagramas serán posteriormente validados por el
experto Líder Técnico.
5. Documentación de diagrama de componentes, herramienta que
representa cómo un sistema de software es dividido en componentes y
muestra las dependencias entre estos. Los componentes físicos
incluyen archivos, cabeceras, bibliotecas
compartidas, módulos, ejecutables, o paquetes. Estos diagramas serán
posteriormente validados por el experto Líder Técnico y Arquitecto de
Software.
6. Documentación del plan de pruebas, herramienta donde se plasman los
casos de pruebas que se realizarán al sistema de información con la
finalidad de comprobar su calidad, rendimiento y cumplimiento de los
requerimientos solicitados. Este documento será posteriormente
validado por el experto Líder Técnico y Gestor de Calidad (QA).
7. Documentación de retención de fuentes, herramienta de control para la
correcta catalogación de objetos desarrollados en el producto final. Este
documento será posteriormente validado por el experto Líder Técnico.
81
Finalizando la documentación de las herramientas indicadas en la etapa de
diseño se pasa al proceso de validación y aprobación, donde participan los
siguientes actores:
• Revisión y Aprobación del DBA, el Administrador de Base de Datos
se encarga de validar la correcta estandarización de los objetos y su
óptima implementación.
• Revisión y Aprobación del Líder técnico, revisa la correcta aplicación
de los procedimientos y estándares definidos en los procedimientos
de calidad sobre el “Mantenimiento y desarrollo de software del BAC
San José”, así como posibles recomendaciones en la
documentación.
• Revisión y Aprobación Arquitecto de Software, especialista en la
plataforma de desarrollo del software y tiene la responsabilidad de
validación y aceptación los diagramas diseñados, así como dar
recomendaciones a los mismos.
82
Figura No 17 EDT Fase de ejecución, diseño del producto
Fase de programación es cuando traduce los diagramas ya estructurados,
verificados y comprobados, al lenguaje de programación que vaya a utilizarse.
Creando instrucciones de computadora usando la sintaxis de un lenguaje
particular. La etapa es coordinada en tres grandes entregables: 1) El módulo de
83
Administración, 2) El módulo de Voluntariado y 3) El módulo de
Organizaciones. (Véase Figura No 18)
Figura No 18 EDT Fase de ejecución, programación del producto
La fase de pruebas determinar el nivel de calidad a través medidas y ensayos
que comprueban el grado de cumplimiento respecto de las especificaciones
iníciales del sistema.
Las pruebas de software es un proceso usado para identificar posibles fallos de
implementación, calidad, usabilidad, entre otros. Por esta razón existen
diferentes tipos sesiones de pruebas que se implementan durante esta fase
como (Véase Figura No 19):
84
1. Las pruebas técnicas son ejecutadas por el Analista Programador
encargado del desarrollo del software. Las cuales validan la
consistencia de las fuentes entregadas, evitando no conformidades.
Además del cumplimiento del alcance del producto definido en las
etapas de Análisis y Diseño.
• Claridad: Comprueba la usabilidad del servicio.
• Completo: Valida todos los requerimientos del sistema de
información estén presentes.
• Presentación: Revisa el sistema de información esté alineado
y acorde a lo aprobado.
• Consistencia: Los procesos deben repetir los cálculos de
forma consistente y ser constantes en su ejecución, evitando
caídas.
2. Pruebas de integración son aplicadas por el Analista Programador y
Líder Técnico, las cuales tienen mayor amplitud y abarcas todos los
casos de prueba del “Plan de Pruebas”, así como la correcta
constitución de requerimientos funcionales y no funcionales. Se
ejecutan pruebas de verificación de la generación:
• Atomicidad: La prueba comprueba las unidades individuales
de funcionalidad, tales como la configuración de una opción
funcional en particular para un servicio.
• Integración: La prueba funcional verifica la función total de los
servicios considerando todas las opciones que se configuraron
en la solución.
• Completa: Los casos de prueba funcional aseguran que se
logren las metas técnicas de la solución.
3. Pruebas de integración involucra actividades donde se instala y
conecta el hardware requerido, se enlaza a la red de datos según las
configuración contemplada en hardware y sistemas operativos, para
realizar pruebas en de ambiente.
4. Correcciones y ajustes de pruebas, posteriormente a la ejecución de
pruebas unitarias, funcionales y de integración se realizan los
ajustes necesarios al producto final, evidenciados durante la etapa.
85
Esta fase no abarcan las Pruebas de Seguridad, debido a que todo sistema
nuevo se integra a las políticas, normas y métodos actuales de seguridad del
departamento de Tecnología - Seguridad del banco.
Figura No 19 EDT Fase de ejecución, pruebas del producto
Fase de aceptación involucra la participación Analista Programador, Líder
Técnico, Usuario(s) final(s), Gestor de Calidad (QA) los cuales a través de
varias sesiones de trabajo realizan nuevamente la ejecución de los casos de
prueba definidos en el documento “Plan de Pruebas”. Para ello se realiza
(Véase Figura No 20):
• Validación de resultados del Plan de Pruebas, ejecución de todos los
casos de pruebas identificados y documentar los resultados de cada
86
uno, junto con su evidencia. Dicho documento es validado y aprobado
por el Gestor de Calidad (QA) y Usuario(s) final(s).
• Aprobaciones de QA y Usuarios, posteriormente a la validación del “Plan
de Pruebas” y revisión del sistema por parte de los involucrados, se dan
las aprobaciones finales por el Gestor de Calidad (QA) y Usuario(s)
final(s) como aceptación del producto por parte del negocio, finalizando
así esta etapa.
Figura No 20 EDT Fase de ejecución, aceptación del producto
La fase de documentación está integrada por actividades que crean la guía
escrita en sus variadas formas: enunciados, procedimientos, dibujos o
diagramas. Estos ayudan a la comprensión del producto, al uso de los
programas, facilitar futuras modificaciones (mantenimiento); además de las
normas de instalación y recomendaciones para la ejecución del programa.
Recoge todos los elementos encontrados y material creado en las diferentes
87
fases del desarrollo.
La documentación se divide en dos partes (Véase Figura No 20):
• Documentación del manual técnico: Contiene toda la información sobre
los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripción muy bien
detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento.
Incluye:
o Definición de reglas del negocio implementadas en el sistema
desarrollado.
o Diagramas de flujo de datos, junto con su respectivo diccionario
de datos.
o Controles de auditoría implementados en el sistema.
o Descripción de campos requeridos por pantalla con presentación
de pantallas.
o Diagrama de navegación del sistema.
o Requerimientos de interface con otros sistemas.
o Modelo lógico de datos, diagrama entidad-relación.
o Modelo de datos físico, junto con su respectivo diccionario de
datos.
o Matriz de procesos versus organización.
o Matriz de programas versus entidades.
o Plataforma de usuario. Aquí se describen los requerimientos
mínimos que se deben tener tanto de hardware como de software
para que el sistema se pueda instalar y ejecutar correctamente.
• Documentación de manual del usuario: Describe paso a paso la manera
cómo funciona el programa, con el fin de que los usuarios pueda
operarlo correctamente y obtener los resultados deseados.
88
Figura No 21 EDT Fase de ejecución, documentación del producto
Fase de catalogación, se genera un inventario completo de los fuentes creados
en las aplicaciones con ello se controla las versiones, ubicación y descripción
de fuente; obteniendo una administración confiable del software. Dentro de las
actividades que se ejecutan en esta etapa (Véase Figura No 21):
1. Validación de fuentes, dentro de esta actividad se hace un chequeo de
las fuentes existentes contra el documento de “Retención de fuentes”
realizada durante la fase de diseño. Valida los tipos de objetos, cantidad
de objetos, los nombres de las fuentes o componentes, las bibliotecas
de ubicación de cada fuente, asegurando que este correcto. Esta
sección la realiza el área de Administración de la configuración de
Tecnología.
2. Revisión de fuentes, etapa que inspecciona el código generado durante
la programación. Las revisiones validan que no existan malas prácticas
89
de codificación como: Constantes prohibidas, consistencia entre la fecha
de actualización del fuente con el objeto generado, vistos buenos extras
en caso de sistemas críticos, consistencia en SQL, entre otros. Esta
sección la realiza el área de Administración de la configuración de
Tecnología.
3. Catalogación en el sistema de control de versiones de software,
posteriormente a las dos actividades anteriores se realiza la recolección
de las fuentes y objetos del sistema de información generados en la fase
de programación y son incluidos en el sistema de control de versiones
para su administración. Posteriormente se genera la orden para su
implementación, pasando a la cola de pases en producción. Esta
sección la realiza el área de Administración de la configuración de
Tecnología.
Figura No 22 EDT Fase de ejecución, catalogación del producto
90
4.1.2.7.5 Estructura del trabajo fase de implementa ción
Esta fase de implementación conlleva varias sub etapas las cuales son
trabajadas en paralelo. Cada etapa da un entregable distinto pero con el mismo
fin; publicar el nuevo producto en “Producción” del Banco, para la
disponibilidad de los usuarios finales e inducirlos al correcto uso del sistema de
información. Para ello se realiza (Véase Figura No 23):
a) Etapa de documentación del procedimiento, posterior a la aceptación del
producto se realiza las actividades de levantamiento y adaptación de los
“Manuales Operativos” del departamento de Responsabilidad Social
Corporativo, alineando el proceso con el nuevo sistema de información.
Esto permite posteriormente estandarizar el procedimiento y poderlo
lleva al manual de calidad corporativo donde se certifica ISO.
• Documentación y ajustes al procedimiento interno, se levanta y
revisa el proceso actual, se ajustan a los nuevos flujos según se
adapta al uso del sistema de información. El proceso es mapeado y
documentado por parte del departamento de Responsabilidad Social
Corporativo.
• Aprobación del departamento de Calidad, el documento de “Manual
Operativo” es revisado y aprobado por Calidad, el cual valida que
cumpla con las normas de documentación del Banco.
• Publicación, posteriormente a las actividad de documentación y
aprobación se lleva a cabo la publicación dentro del manual de
calidad corporativo y es notificado a todo el Banco. Esta tarea es
realizada por el departamento de Calidad.
b) Fase de capacitación, integra la transferencia de conocimiento al
personal clave sobre el sistema de información nuevo. Dichas tareas son
realizadas en varias iteraciones a la cantidad de personas necesario
para una correcta utilización. Se divide en dos áreas:
• Capacitación de usuarios finales, se realiza la inducción al personal
del departamento de Responsabilidad Social Corporativo sobre las
opciones, procesos, interfaces, reportes, navegación, ayuda entre
otros temas del producto final.
91
• Capacitación técnica, se realiza una inducción al personal técnico en
las áreas de Soporte de Sistemas, Operadores de Sistemas y
especialistas de Software encargados de la plataforma en la cual se
implemento el producto.
c) Fase de instalación y configuración del producto, se realiza la
publicación del producto en “Producción” del banco. Y para ello se
realizan varias tareas:
• Configuración del servidor, se realizan tareas de configuración de
sistema operativo y aplicaciones (software) externas que se
necesiten incorporar como requerimientos del sistema de información
a implementar en el servidor principal. Estas acciones son realizadas
por el área de Operaciones de Sistemas del BAC.
• Instalación de base de datos, se realiza la instalación y configuración
del motor de base de datos requerida por el sistema de información a
implementar en el servidor principal. Estas acciones son realizadas
por el área de Operaciones de Sistemas.
• Instalación de pase de objetos, se realiza la instalación de los objetos
generados por el sistema de información. Estas acciones son
realizadas por el área de Operaciones de Sistemas.
• Instalación de contingencias, se configura el servidor de contingencia
y replicas entre los computadores para formalizar la continuidad del
negocio en el sistema de información. Estas acciones son realizadas
por el área de Operaciones de Sistemas.
92
Figura No 23 EDT Fase de implementación 4.1.2.7.6 Estructura del trabajo fases de seguimien to
La etapa de seguimiento permite llevar un control del comportamiento del
sistema de información puesto en producción durante un periodo de tiempo.
Este provee información sobre el progreso del producto mediante la
comparación de avances periódicos y metas predefinidas. Con un enfoque
orientado hacia el desempeño, proporciona elementos para la acción correctiva
y establece vínculos de responsabilidad entre los ejecutores y sus resultados.
Se involucran las siguientes actividades (Véase Figura No 24).
1. Liberación del producto en producción, confirmación oficial por parte del
departamento de Tecnología al negocio (departamento de
Responsabilidad Social Corporativa) sobre la fecha de entre del
producto.
2. Fase de piloto, una vez que el negocio conoce la fecha de lanzamiento
del producto en producción se realiza la planificación de un piloto, donde
se realiza la escogencia un grupo pequeño de personas que
93
interactuaran con el sistema de forma planificada. Validando la
consistencia del producto y su correcto funcionamiento. Posterior a la
planificación se realiza inmediatamente su ejecución donde se obtiene
valores para medir el desempeño del software. Estas actividades son
realizadas por el departamento de Responsabilidad Social Corporativo,
durante un corto periodo de tiempo.
3. Monitoreo en producción, es una actividad en paralelo al piloto y
realizada por el Líder Técnico del proyecto, como apoyo a las tareas
dentro de este periodo de comprobación (Piloto).
Figura No 24 EDT fase de seguimiento
4.1.2.7.7 Estructura del trabajo fase de cierre
Su inicio está determinado por el cumplimiento de todos los planes del proyecto
y el término de todos los procesos. En esta fase los criterios de éxito del
proyecto se vuelven a revisar (SWEBOK, 2004). El cierre asegura que todas
las metas del proyecto han sido alcanzadas completamente, los clientes están
satisfechos con los resultados y los recursos son liberados para nuevos
proyectos. Las actividades que lo componen (Véase Figura No 25):
94
1. Cierre de contratos, se realizan los trámites administrativos para crear
finiquitos y cierre de las contrataciones realizadas en el proyecto. Esta
actividad es realizada por el Líder del Proyecto y el departamento Legal.
2. Informe final, se realiza un documento general sobre los resultados
alcanzados en el proyecto, dirigido al Patrocinador y al Gerente General.
Dicho informe es confeccionado por el Líder de Proyecto.
3. Encuesta de satisfacción, se realiza una retroalimentación del
Patrocinador y los usuarios finales sobre el desenvolvimiento del
desarrollo del proyecto a través de un cuestionario. Esta actividad es
coordinada por el Líder de Proyecto.
4. Cierre del proyecto realiza una clausura administrativa, la liberación de
recursos y se documentan lecciones aprendidas. Esta actividad es
realizada por el Líder de Proyecto.
Figura No 25 EDT fase de cierre
4.1.3 Línea Base del alcance
Con información brindada con el acta de constitución, el alcance preliminar,
requerimientos iniciales del producto y la definición del EDT podemos dar una
línea base al proyecto que brinda información agregada, oportuna y confiable
95
que permita al BAC alcanzar la eficiencia en la gestión y en
los procesos de toma de decisiones.
Con ello permitir tener la base para la medición, el control del desempeño y
cambios sobre el alcance.
4.1.4 Inspección y control del alcance
La inspección incluye actividades tales como medir, examinar y verificar el
enunciado del alcance del proyecto, el alcance preliminar, requerimientos
iniciales, su EDT a fin de determinar si el trabajo y los productos entregables
cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto.
Para ello se realizarán revisiones periódicas dentro de la etapa ejecución del
proyecto. Se desarrollarán Informe de control del trabajo (Véase Anexo 4); así
mismo como el proceso de control de cambio (Véase Anexo 5), del alcance
para su aprobación y registro.
96
4.2 Tiempo
4.2.1 Planeación del tiempo
El desarrollo de esta sección permite definir y conocer el tiempo total invertido
del proyecto. A través de la identificación las actividades:
• Determinando cuales actividades son necesarias.
• El orden y prioridad de ejecución.
• Las dependencias y flujo de actividades.
• Tiempo invertido.
Como resultado se obtiene flujo continuo del trabajo, evitando confusiones y
desperdicio en recursos. Además de proveer reportes de control veras de la
ejecución de las tareas. Garantizando la operatividad y estabilización en todas
su fases. Finalmente impulsando la ejecución del proyecto.
4.2.1.1 Definición de las actividades
Planificación de la programación del proyecto, definiendo las actividades que lo
componen. Se busca un compromiso entre el nivel de precisión o desglose de
cada una de las fases del proyecto y la utilidad de la información que aporta,
para no encontramos con un volumen de información excesivo que haga
inoperativo el sistema de planificación.
El proyecto se descomponer en unidades de trabajo perfectamente
identificadas y controlables.
Se utiliza una plantilla de control estándar que implementa una lista de las
actividades del proyecto con una secuencia lógica. La información incluida son
atributos de las actividades como: entregables (hitos), información descriptiva
y la identificación de la actividad. (Ver Cuadro No 5)
Esta herramienta está desarrollada con base al juicio experto de los
departamentos involucrados directos, de la retroalimentación de las lecciones
aprendidas y validación del patrocinador.
97
Cuadro No 5 Identificación de actividades
1. Fase de inicio Ítem Actividad Hito Descripción 1.1.1 Definición del producto 1.1.1.1 Formulación del producto
por parte del depto RSC Documento con la Formulación del producto
1.1.1.1.1 Identificar objetivos Identificación de metas y objetivo general 1.1.1.1.2 Identificar expectativas Identificación del alcance inicial sobre el
producto 1.1.1.1.3 Identificar restricciones Identificación de riesgos presentes sobre
producto 1.1.1.1.4 Identificar producto Identificación de principales
características del producto 1.1.1.1.5 Análisis financiero Análisis de costos beneficio del producto 1.1.1.2 Presentación del proyecto al
Comité Estratégico Acta de aceptación del desarrollo del producto
1.1.1.2.1 Presentación del producto Exposición del documento de formulación del producto ante el Comité Estratégico (Alta Gerencia)
1.1.1.2.2 Debate del producto Validación y retroalimentación del Comité Estratégico sobre la propuesta del producto
1.1.1.2.3 Aprobación del proyecto Firma del Acta de aceptación del desarrollo del producto
1.1.1.2.3.1 Aprobación del Gerencia General
El Comité Estratégico da su visto bueno al desarrollo del producto
1.1.1.2.3.2 Asignación al portafolio de proyecto
Asignación de proyecto de implementación del producto al Departamento de PMO.
1.1.1.2.3.3 Asignación de prioridad del proyecto
Priorización en la cola de proyectos del departamento de Responsabilidad Social Corporativa para un pronto inicio
1.1.2 Alcance del proyecto y producto
Plan de gestión del alcance del proyecto
1.1.2.1 Identificación de involucrados
Aplicación de la herramienta de Identificación de stakeholders para el proyecto
1.1.2.2 Árbol de problemas Análisis de los problemas percibidos por los stakeholders
1.1.2.3 Árbol de Objetivos Identificación de los objetivos que den respuesta a los problemas planteados por los stakeholders
1.1.2.4 Acta de constitución Documentación del acta de constitución del proyecto
1.1.2.5 Descripción preliminar del alcance
Descripción preliminar sobre los alcances del proyecto
1.1.2.6 Definición Inicial de Requerimientos del producto
Documentación inicial de requerimientos del producto
1.1.2.7 EDT Diagramación de estructura del trabajo 1.1.2.8 Diccionario del EDT Documentación detallada de la estructura
del trabajo 1.1.2.9 Definición de control y
seguimiento del Alcance Descripción del proceso de control sobre
esta sección del plan del proyecto
98
2. Fase de planificación Ítem Actividad Hito Descripción
1.2.1 Planificación del tiempo Plan de gestión del
tiempo del proyecto
1.2.1.1
Definición de Actividades Identificación de las actividades involucradas en el proyecto para la implementación del producto
1.2.1.2
Establecimiento de secuencia y dependencia entre actividades
Determinación de las dependencias existentes entre las actividades identificadas en el proyecto y la secuencia de ejecución de cada una
1.2.1.3
Estimación de recursos Identificación del tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad
1.2.1.4
Estimación de tiempo Cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad
1.2.1.5
Creación del Cronograma Analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto
1.2.1.6 Definición del control de cronograma
Controla los cambios del cronograma del proyecto
1.2.2
Planificación del recurso Plan de gestión de los recursos humanos del proyecto
1.2.2.1
Identificación de recurso humano
Definición de la cantidad recurso humano necesario para el desarrollo de cada actividad
1.2.2.2
Cualidades del recurso humano
Determinación de las características del recursos humano calificado para realizar las actividades del proyecto
1.2.2.3
Roles y Responsabilidades Definición del rol de cada recurso humano dentro del proyecto y las responsabilidades adquiridas dentro del proyecto
1.2.2.4
Tiempos de disponibilidad Determinación de los periodos en que se necesitará la disponibilidad del recursos humano dentro del proyecto
1.2.3
Planificación de la comunicación
Plan de gestión de la comunicación del proyecto
1.2.3.1
Información requerida Determinación de las necesidades de información y comunicación de los involucrados en el proyecto
1.2.3.2 Periocidad de entrega Determinación de tiempos y tipo de
informes a enviar
1.2.3.3
Procedimiento para la generación de información
Indicación del método de recolectar la información, las listas de distribución de los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la información con la cantidad y calidad adecuada
1.2.3.4 Medio de distribución Definición la tecnología a utilizar para
comunicarse
1.2.4 Planificación del riesgo Plan de gestión de
riesgos del proyecto
1.2.4.1
Identificación de riesgos Determinación de cuales riesgos podrían afectar el proyecto y la documentación de las características de cada uno de ellos
1.2.4.2 Análisis cuantitativo de riesgos
Ordenamiento según un criterio de prioridad identificados efectos potenciales
99
en los objetivos del proyecto, por medio de la evaluación del impacto y la probabilidad de los riesgos
1.2.4.3
Matriz de riesgo con respuestas
Desarrollo de procedimientos y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto
1.2.4.4 Definición de control y seguimiento de riesgos
Descripción del proceso de control sobre esta sección del plan del proyecto
1.2.5
Planificación de las compras y adquisición
Plan de gestión de compras y adquisiciones del proyecto
1.2.5.1
Documentar los requisitos del producto para Oferentes
Determinación de las necesidades, especificaciones y restricciones de insumos que se requieren en los servicios que apoyen el proyecto
1.2.5.2
Indicadores de calificación Definición de indicadores para la valoración de ofertas. Definiendo un modelo de calificación
1.2.5.3 Cuatro de comparación para evaluación
Documento para la comparación de las ofertas
3. Fase de ejecución
Ítem Actividad Hito Descripción
1.3.1 Fase de gestión de proveedores
Contratación de Terceros
1.3.1.1
Publicación de licitación Publicación de la documentación que refiere a la contratación de servicios de software para el desarrollo del producto
1.3.1.2 Recepción de ofertas Recepción de ofertas enviadas por los
proveedores
1.3.1.3
Evaluación de ofertas Revisión y evaluación de las ofertas enviadas por los proveedores, a través de la herramienta del cuadro comparativo
1.3.1.4
Selección de proveedor Registro y actualización de información del proveedor
1.3.1.4.1
Creación o actualización de política Conozca a su proveedor
Documentación de información legal del proveedor para cumplir con la política de conozca a su proveedor
1.3.1.4.2 Registro o actualización de proveedor
Registro del proveedor y clasificación de productos, servicios y nivel de riesgo
1.3.1.5
Contratos Creación de documentación legal para contratación
1.3.1.5.1 Definición de Contrato Maestro
Actualización y validación del contrato legal para terceros
1.3.1.5.2 Firma de contrato Revisión y aceptación de ambas partes
1.3.2 Fase de análisis del producto
Análisis del producto a implementar
1.3.2.1 Clasificación del producto de información a implementar
Documentación de la complejidad del proyecto en programación y pruebas
1.3.2.2 Desarrollo de Requerimientos del sistema
Documentación de los requerimientos del sistema de información
1.3.2.3
Desarrollo de análisis preliminar
Documentación de los requerimientos no funcionales, plataforma, producto, estándar a utilizar
1.3.2.4
Aprobación del análisis Revisión y aceptación formal del análisis del producto
1.3.2.4.1 Aprobación del Usuario Validación y aprobación de los
100
requerimientos del sistema por parte del líder de negocio o patrocinador
1.3.2.4.2
Revisión del Círculo de Revisión Regional
Validación y recomendaciones del producto a desarrollar por parte de los expertos del Comité
1.3.2.4.3
Aprobación de Líder Técnico Revisión y aprobación del análisis realizado sobre el producto a desarrollar por parte del Líder Técnico
1.3.3 Fase de diseño del producto
Diseño del producto a implementar
1.3.3.1 Documentación de casos de uso
1.3.3.1.1 Diagrama de casos de uso Diagramación técnica de los casos de
uso del producto a implementar
1.3.3.1.2 Documentación del diagrama de casos de uso
Documentación técnica de los casos de uso del producto a implementar
1.3.3.2
Diagrama de Entidad Relación para base de datos
Documentación del diagrama de Entidad relación y diccionario de datos del producto a implementar
1.3.3.3 Diagrama de flujo de la información
Documentación de los flujos de datos que integran del producto a implementar
1.3.3.4
Diagrama de actividad Documentación de diagramas de actividad presentes en el producto a implementar
1.3.3.5
Diagrama de Componentes Documentación de los compontes a desarrollar para la implementación del producto a implementar
1.3.3.6
Documentación del plan de pruebas
Documentación del Plan de Pruebas que se realizará contra la entrega y validación del producto
1.3.3.7
Documento de retención de fuentes
Documentación de la catalogación de los componentes utilizados en el desarrollo del producto
1.3.3.8
Aprobación del diseño Revisión y aceptación formal del diseño del producto
1.3.3.8.1
Aprobación del Líder Técnico
Revisión y aprobación del diseño realizado sobre el producto a desarrollar por parte del Líder Técnico
1.3.3.8.2
Aprobación del Administrador de Base de Datos (DBA)
Revisión y aprobación del Administrador de base de datos sobre el diagrama entidad relación y diccionario de datos
1.3.3.8.3
Aprobación del Arquitecto de Software
Revisión y validación del diseño del producto a desarrollar por parte del Arquitecto de Software
1.3.4
Fase de programación del producto
Entrega de fuentes desarrollados para el producto
1.3.4.1 Programación de módulo Administrador
Codificación del software para el módulo Administrador
1.3.4.2 Programación de módulo Voluntarios
Codificación del software para el módulo Voluntarios
1.3.4.3 Programación de módulo Organizaciones
Codificación del software para el módulo Organizaciones
1.3.5
Fase de pruebas del producto
Certificación de Calidad del producto implementado
1.3.5.1
Pruebas Técnicas Revisión de la calidad del producto con base a los requerimientos del sistema y verificación de la consistencia del software. Realizadas por parte del Analista Programador (Proveedor)
1.3.5.2
Pruebas de funcionabilidad Validación de la calidad del producto con base a los requerimientos solicitados, al diseño documentado y verificación de la consistencia del software. Realizadas
101
por el Líder Técnico y Analista Programador (Proveedor)
1.3.5.3
Pruebas de Integración Revisión de la calidad del producto desarrollado con la integración a los servidores, red de datos, sistema operativo y comportamiento con otras aplicaciones. Realizadas por el Líder Técnico y Analista Programador (Proveedor)
1.3.5.4
Correcciones y ajustes posterior a las pruebas
Modificación y ajustes del código fuente desarrollado en el producto, como corrección a las no conformidades encontradas
1.3.6
fase de aceptación del producto
Revisión y aceptación del producto desarrollado por parte del negocio
1.3.6.1
Pruebas de usuario Ejecución del Plan de pruebas de forma grupal con Usuario final, Gestor de Calidad (QA) y Analista Programador (Proveedor), revisando la calidad del producto entregado
1.3.6.2
Aceptación de pruebas aceptación del producto desarrollado por parte del negocio
1.3.6.2.1 Validación de resultados del plan de pruebas
Documentación de resultados finales de las pruebas de aceptación
1.3.6.2.2 Aprobación de QA, Usuarios Aprobación del producto por parte de
negocio
1.3.7
Fase de documentación del producto
Documentación del producto implementado
1.3.7.1
Documentación del Manual del usuario
Documentación de funcionabilidad y navegación del producto dirigido al usuario final
1.3.7.2
Documentación de Manual técnico
Documentación de diseño, tecnología y arquitectura utilizada en la implementación del producto
1.3.7.3
Documentación de Manual de instalación
Documentación de los pasos de instalación, requerimientos de hardware y software
1.3.7.4
Aprobación de la documentación
Aceptación de la documentación del producto implementado
1.3.7.4.1 Aprobación el Líder Técnico Revisión y aprobación de documentos
técnicos
1.3.7.4.2 Aprobación del Patrocinador o su representante
Revisión y aprobación de documentación para usuarios
1.3.8
Fase de catalogación del producto
Catalogación de fuentes y objetos del producto implementado
1.3.8.1
Validación de fuentes Chequeo de las fuentes existentes contra el documento de Retención de fuentes, validando consistencia
1.3.8.2
Revisión de fuentes Inspecciona el código generado durante la programación, validando buenas practicas
1.3.8.3
Catalogación en sistema de versiones de software
Recolección de las fuentes y objetos del software generado en la fase de programación, para ser incluidos en el sistema de control de versiones para su administración
1.3.9 Fase de control y seguimiento del proyecto
Proceso de control de la gestión de planes y sobre la ejecución del proyecto
102
4. Fase de implementación
Ítem Actividad Hito Descripción
1.4.1
Fase de documentación del procedimiento
Manual Operativo del proceso Voluntariado departamento de RSC
1.4.1.1
Documentación o ajustes al procedimiento interno
Ajustes y adaptación del nuevo proceso Voluntariado, documentando el Manual Operativo para el departamento de Responsabilidad Social
1.4.1.2
Aprobación del depto de Calidad
Revisión y aprobación de formato, estándar de la documentación del Manual Operativo por parte del departamento de Calidad
1.4.1.3
Publicación Inclusión del Manual Operativo desarrollado dentro del Sistema de Calidad del Banco, y su publicación a todas las áreas vía correo.
1.4.2
Fase de capacitación Inducción del producto implementado
1.4.2.1
Capacitación a Usuarios finales
Sesiones de inducción a usuarios finales sobre el sistema implementado a nivel de navegación, flujo, opciones y proceso
1.4.2.2
Capacitación Técnica Sesiones de inducción al personal técnico sobre el sistema implementado a nivel de arquitectura, flujo, configuración, tecnología
1.4.3
Fase de instalación y configuración del producto
Instalación y puesta en marta del producto implementado
1.4.3.1
Configuración del servidor Instalación del sistemas operativos y aplicaciones (software) requerido por el producto, dentro del hardware escogido como servidor de producción
1.4.3.2
Instalación de base de datos Instalación del software de base de datos requerido por el producto en el servidor de producción
1.4.3.3 Instalación del pase de objetos
Instalación del producto en el servidor de producción
1.4.3.4
Instalación de contingencias Configuración del servidor de contingencias para el producto implementado
5. Fase de seguimiento
Ítem Actividad Hito Descripción
1.5.1
Liberación del producto en producción
Aplicación periodo seguimiento del producto publicado
1.5.2
Fase de piloto Comprobación del correcto funcionamiento del producto por negocio
1.5.2.1
Planificación de piloto por parte del depto de RSC
Planificación de pruebas de control y comprobación del funcionamiento del producto por parte del departamento
103
de Responsabilidad Social Corporativa
1.5.2.2
Ejecución del plan piloto Ejecución de las pruebas en producción según plan definido por parte del departamento de Responsabilidad Social Corporativa
1.5.3
Monitoreo en produc ción Validación del correcto funcionamiento del producto por el departamento de Sistemas
6. Fase de cierre
Ítem Actividad Hito Descripción 1.6.1 Cierre de contratos Cierre de contratos Revisión y creación de finiquitos
legales para la finalización de los contratos
1.6.2 Informe final Documentación de resultados
Documento de resumen ejecutivo con los resultados obtenidos, riegos evidenciados, aceptación del producto y conclusiones del proyecto
1.6.3 Encuesta de satisfacción Documento de Satisfacción al cliente
Documentación sobre la retroalimentación de la satisfacción del cliente interno (Patrocinador, Líder de Negocio y usuarios finales) sobre el proyecto y producto
1.6.4 Cierre del proyecto Actualizar los estados a finalización sobre las solicitudes de sistemas y proyectos
Fuente: Juicio experto de los departamentos de Proyecto y Sistemas Banca
4.2.1.2 Establecimiento de la secuencia de las acti vidades
Identificación y documentación de las dependencias entre las actividades
identificadas dentro del proyecto. (Ver Cuadro No 6)
Esta herramienta está desarrollada con base al juicio experto de los
departamentos involucrados directos, de la retroalimentación de las lecciones
aprendidas y validación del patrocinador. Presenta la actividad relacionado el
número de identificación y su dependencia en relación con las otras acciones.
104
Cuadro No 6 Secuencia de actividades
1. Fase de inicio ID WBS Task Name Predecessors
1 1 Proyecto Voluntariado Eléctronico
2 1.1 Fase de inicio
3 1.1.1 Definición del producto
4 1.1.1.1 Formulación del producto por parte del depto RSC
5 1.1.1.1.1 Identificar objetivos
6 1.1.1.1.2 Identificar expectativas 5
7 1.1.1.1.3 Identificar restricciones 6
8 1.1.1.1.4 Identificar producto 7
9 1.1.1.1.5 Ánalisis financiero 8
10 1.1.1.2 Presentación del proyecto al Comité Estratégico 9
11 1.1.1.2.1 Presentación del producto
12 1.1.1.2.2 Debate del producto 11
13 1.1.1.2.3 Aprobación del proyecto 12
14 1.1.1.2.3.1 Aprobación del Gerencia General
15 1.1.1.2.3.2 Asignación al portafolio de proyecto 14
16 1.1.1.2.3.3 Asignación de prioridad del proyecto 15
17 1.1.2 Alcance del proyecto y producto 16
18 1.1.2.1 Identificación de involucrados
19 1.1.2.2 Árbol de problemas 18
20 1.1.2.3 Árbol de Objetivos 19
21 1.1.2.4 Acta de constitución 20
22 1.1.2.5 Descripción preliminar del alcance 21
23 1.1.2.6 Definición Inicial de Requerimientos del producto 22
24 1.1.2.7 EDT 23
25 1.1.2.8 Diccionario del EDT 24
26 1.1.2.9 Definición de control y seguimiento del Alcance 25
105
2. Fase de planificación ID WBS Task Name Predecessors
27 1.2 Fase de planificación 2
28 1.2.1 Planificación del tiempo
29 1.2.1.1 Definición de Actividades
30 1.2.1.2 Establecimiento de secuencia y dependencia entre actividades 29
31 1.2.1.3 Estimación de recursos 30
32 1.2.1.4 Estimación de tiempo 31
33 1.2.1.5 Creación del Cronograma 32
34 1.2.1.6 Definición del control de cronograma 33
35 1.2.2 Planificación del recurso 34
36 1.2.2.1 Identificación de recurso humano
37 1.2.2.2 Cualidades del recurso humano 36
38 1.2.2.3 Roles y Responsabilidades 37
39 1.2.2.4 Tiempos de disponibilidad 38
40 1.2.3 Planificación de la comunicación 39
41 1.2.3.1 Información requerida
42 1.2.3.2 Periocidad de entrega 41
43 1.2.3.3 Procedimiento para la generación de información 42
44 1.2.3.4 Medio de distribución 43
45 1.2.4 Planificación del riesgo 44
46 1.2.4.1 Identificación de riesgos
47 1.2.4.2 Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos 46
48 1.2.4.3 Matriz de riesgo con respuestas 47
49 1.2.4.4 Definición de control y seguimiento de riesgos 48
50 1.2.5 Planificación de las compras y adquisición 49
51 1.2.5.1 Documentar los requisitos del producto para Oferentes
52 1.2.5.2 Indicadores de calificación 51
53 1.2.5.3 Cuatro de Comparación para evaluación 52
106
3. Fase de ejecución
ID WBS Task Name Predecessors
54 1.3 Fase de desarrollo 27
55 1.3.1 fase de gestión de proveedores
56 1.3.1.1 Publicación de Licitación
57 1.3.1.2 Recepción de Ofertas 56
58 1.3.1.3 Evaluación de Ofertas 57
59 1.3.1.4 Selección de proveedor 58
60 1.3.1.4.1 Creación o actualización de política Conozca a su proveedor
61 1.3.1.4.2 Registro o actualización de proveedor 60
62 1.3.1.5 Contratos 61
63 1.3.1.5.1 Definición de Contrato Maestro
64 1.3.1.5.2 Firma de contrato 63
65 1.3.2 Fase de análisis del producto 64
66 1.3.2.1 Clasificación del producto de información a implementar
67 1.3.2.2 Desarrollo de Requerimientos del sistema 66
68 1.3.2.3 Desarrollo de análisis preliminar 66
69 1.3.2.4 Aprobación del análisis 68
70 1.3.2.4.1 Aprobación del Usuario
71 1.3.2.4.2 Revisión del Círculo de Revisión Regional 70
72 1.3.2.4.3 Aprobación de Líder técnico 71
73 1.3.3 Fase de diseño del producto 72
74 1.3.3.1 Documentación de casos de uso
75 1.3.3.1.1 Diagrama de casos de uso
76 1.3.3.1.2 Documentación del diagrama de casos de uso 75
77 1.3.3.2 Diagrama de Entidad Relación para base de datos 76
78 1.3.3.3 Diagrama de flujo de la información 77
79 1.3.3.4 Diagrama de actividad 77
80 1.3.3.5 Diagrama de Componentes 77
81 1.3.3.6 Documentación del plan de pruebas 78,79,80
82 1.3.3.7 Documento de retención de fuentes 78,79,80
83 1.3.3.8 Aprobación del diseño 82
84 1.3.3.8.1 Aprobación del Líder técnico
85 1.3.3.8.2 Aprobación del DBA 84
86 1.3.3.8.3 Aprobación del arquitecto de software 85
87 1.3.4 Fase de programación del producto 86
88 1.3.4.1 Programación de módulo Administrador
89 1.3.4.2 Programación de módulo Voluntarios 86
90 1.3.4.3 Programación de módulo Organizaciones 86
91 1.3.5 Fase de pruebas del producto 90
92 1.3.5.1 Pruebas Técnicas
93 1.3.5.2 Pruebas de funcionabilidad 92
94 1.3.5.3 Pruebas de Integración 93
95 1.3.5.4 Correcciones y ajustes posterior a las pruebas 94
96 1.3.6 fase de aceptación del producto 95
97 1.3.6.1 Pruebas de usuario
98 1.3.6.2 Aceptación de pruebas 95
99 1.3.6.2.1 Validación de resultados del plan de pruebas
100 1.3.6.2.2 Aprobación de QA, Usuarios 99
107
ID WBS Task Name Predecessors
101 1.3.7 Fase de documentación del producto 100
102 1.3.7.1 Documentación del Manual del usuario
103 1.3.7.2 Documentación de Manual técnico 102
104 1.3.7.3 Documentación de Manual de instalación 102
105 1.3.7.4 Aprobación de la documentación 103,104
106 1.3.7.4.1 Aprobación el Líder Técnico
107 1.3.7.4.2 Aprobación del Patrocinador o su representante 106
108 1.3.8 Fase de catalogación del producto 107
109 1.3.8.1 Validación de fuentes
110 1.3.8.2 Revisión de fuentes 109
111 1.3.8.3 Catalogación en sistema de versiones de software 110
112 1.3.9 Fase de control y seguimiento del proyecto 111
4. Fase de implementación
ID WBS Task Name Predecessors
113 1.4 Fase de implementación 54
114 1.4.1 Fase de documentación del procedimiento
115 1.4.1.1 Documentación o ajustes al procedimiento interno
116 1.4.1.2 Aprobación del depto de Calidad 115
117 1.4.1.3 Publicación 116
118 1.4.2 Fase de capacitación 54
119 1.4.2.1 Capacitación a Usuarios finales
120 1.4.2.2 Capacitación Técnica 119
121 1.4.3 Fase de instalación y configuración del producto 54
122 1.4.3.1 Configuración del servidor
123 1.4.3.2 Instalación de base de datos 122
124 1.4.3.3 Instalación del pase de objetos 123
125 1.4.3.4 Instalación de contingencias 124
5. Fase de seguimiento ID WBS Task Name Predecessors
126 1.5 Fase de seguimiento 113
127 1.5.1 Liberación del producto en producción
128 1.5.2 Fase de piloto 127
129 1.5.2.1 Planificación de piloto por parte del depto de RSC
130 1.5.2.2 Ejecución del plan piloto 129
131 1.5.3 Monitoreo en producción 127
6. Fase de cierre
ID WBS Task Name Predecessors
132 1.6 Fase de Cierre 126
133 1.6.1 Cierre de contratos
134 1.6.2 Informe Final 133
135 1.6.3 Encuesta de Satisfacción 134
136 1.6.4 Cierre del proyecto 135
108
Fuente: Juicio experto de los departamentos Proyecto, Sistemas Banca y
Responsabilidad Social Corporativa
Las fases de primer nivel dentro del EDT inicio, planificación, ejecución,
implementación, seguimiento y cierre son totalmente secuenciales entre sí.
Mientas que las actividades que integran las fases de inicio y planificación tiene
un comportamiento similar y en las otras existen varias actividades que se
realizarán de forma paralela, beneficiando la reducción del tiempo del
proyecto.
4.2.1.3 Estimación de recursos de las actividades
Se determinan los recursos (humanos, equipos y materiales) necesarios para
ejecutar las actividades en las diferentes fases del proyecto, su cantidad y las
características esenciales en aspectos técnicos, conocimiento y posición. (Ver
Cuadro No 7)
Las actividades del proyecto serán desarrolladas en las oficias centrales del
BAC San José, en las áreas de trabajo de los diferentes departamento del
Banco. Solamente la etapa de programación será realizada en las instalaciones
del Proveedor contratado.
Las instalaciones del Banco y Proveedor están equipadas con la tecnología
adecuada para llevar a cabo las tareas y mantener una comunicación oportuna.
El sistema de información (software) desarrollado será instalado en los
servidores actuales que cuenta el departamento de Tecnología de Información
del Banco.
109
Cuadro No 7 Recursos en actividades
1. Fase de inicio Ítem Actividad Recursos 1.1.1 Definición del producto Recursos Humanos:
1) Patrocinador (Gerente del departamento Responsabilidad Social Corporativa)
2) Líder del negocio* (Jefe del departamento Responsabilidad Social Corporativa)
3) Comité Estratégico** (Alta Gerencia) *Personal asignado al seguimiento del proyecto por parte del patrocinador. **Comité integrado por los Gerentes de departamento, Gerente General y Asesores
1.1.2 Alcance del proyecto y producto
Recursos Humanos: 1) Patrocinador (Gerente del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 2) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 3) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 4) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 5) Un Analista Programador*(Departamento de Sistemas) 6) Un Usuario Experto (Responsable de los programas de
Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa) *Personal especializado en la tecnología a utilizar y conocedores del procedimiento “Desarrollo y mantenimiento de Software” del Banco.
2. Fase de planificación
Ítem Actividad Recursos 1.2.1 Planificación del tiempo Recursos Humanos:
1) Líder del negocio (Jefe del departamento Responsabilidad Social Corporativa)
2) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 4) Un Analista Programador(Departamento de Sistemas) 5) Un Usuario Experto (Responsable de los programas de
Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
1.2.2 Planificación del recurso Recursos Humanos: 1) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 2) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 4) Especialista de Recursos humanos* (Departamento de
Desarrollo del Talento) *Personal que coordinará la solicitud formal para solicitar el recurso humano en los diferentes departamentos para el proyecto.
1.2.3 Planificación de la comunicación
Recursos Humanos: 1) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 2) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas)
1.2.4 Plan ificación del riesgo Recursos Humanos:
1) Líder del negocio (Jefe del departamento Responsabilidad Social Corporativa)
1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas)
110
3) Un Usuario Experto (Responsable de los programas de Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
1.2.5 Planificación de las compras y adquisición
Recursos Humanos: 1) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Jefe de Proveeduría interna* (Departamento de
Proveeduría *Personal especializado y conocer de los procedimientos internos de contratación, adquisición de productos y servicios del Banco.
3. Fase de ejecución
Ítem Actividad Recursos 1.3.1 Fase de gestión de
proveedores Recursos Humanos:
1) Líder del negocio (Jefe del departamento Responsabilidad Social Corporativa)
2) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 4) Jefe de Proveeduría interna (Departamento de
Proveeduría 5) Proveedor de servicios tecnológicos externo*
*Empresa contratada para ser parte del proyecto, en el desarrollo del producto
1.3.2 Fase de análisis del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 2) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 4) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 5) Un Usuario Experto (Responsable de los programas de
Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
6) Tres Analistas Programadores Externos* (Proveedor) 7) Comité Circulo de Revisión Regional
*Personal especializado en Tecnología del proveedor contratado.
1.3.3 Fase de diseño del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Tres Analistas Programadores Externos (Proveedor) 5) Un Arquitecto de Software (Departamento de Sistemas) 6) Un Administrador de Base de datos (Departamento de
Sistemas) 7) Un Especialista en Seguridad de Sistemas*
(Departamento de Sistemas) *Personal especializado y conocedor de los procedimientos internos de seguridad informática del Banco.
1.3.4 Fase de programación del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Tres Analistas Programadores Externos (Proveedor) 5) Un Administrador de la configuración* (Departamento de
Sistemas) *Personal especializado en la administración y configuración de los sistema de información, sistema operativos, entre otros del Banco.
1.3.5 Fase de pruebas del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto)
111
2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Tres Analistas Programadores Externos (Proveedor)
1.3.6 fase de aceptación del
producto Recursos Humanos:
1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Tres Analistas Programadores Externos (Proveedor) 5) Un Gestor de Calidad* (Departamento de Sistemas) 6) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 7) Un Usuario Experto (Responsable de los programas de
Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa) *Personal especializado en Calidad de los productos de desarrollo de software, conocer de los estándares y procedimientos del Banco.
1.3.7 Fase de documentación del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Tres Analistas Programadores Externos (Proveedor) 5) Líder del negocio (Jefe del departamento
Responsabilidad Social Corporativa) 1.3.8 Fase de catalogación del
producto Recursos Humanos:
1) Líder del proyecto (Departamento de Proyecto) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de Sistemas) 4) Un Administrador de la configuración (Departamento de
Sistemas)
4. Fase de implementación
Ítem Actividad Recursos 1.4.1 Fase de documentación del
procedimiento Recursos Humanos:
1) Patrocinador (Departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
2) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 3) Líder de Negocio (Departamento de Responsabilidad
Social Corporativa) 4) Un Usuario Experto (Responsable de los programas
de Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
5) Ingeniero de procesos* (Departamento de Calidad) 6) Líder Técnico (Departamento de Sistemas)
*Personal especializado en los procedimientos y controles de la estandarización del Banco.
1.4.2 Fase de capacitación Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 2) Líder de Negocio (Departamento de Responsabilidad
Social Corporativa) 3) Cinco Usuario Experto (Responsable de los
programas de Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
4) Dos Analistas Programadores Externos (Proveedor) 5) Líder Técnico (Departamento de Sistemas)
1.4.3 Fase de instalación y configuración del producto
Recursos Humanos: 1) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Analista Programador (Departamento de
Sistemas)
112
4) Un Administrador de la configuración (Departamento de Sistemas)
5) Un Administrador de Servidores* (Departamento de Tecnología de Información) *Personal especializado en hardware, administrador de los servidores y control de instalaciones.
5. Fase de seguimiento
Ítem Actividad Recursos 1.5.1 Liberación del producto en
producción Recursos Humanos:
1) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 2) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 3) Un Administrador de Servidores* (Departamento de
Tecnología de Información) 1.5.2 Fase de piloto Recursos Humanos:
3) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 4) Líder de Negocio (Departamento de Responsabilidad
Social Corporativa) 5) Tres Usuario Experto (Responsable de los programas
de Voluntariado del departamento de Responsabilidad Social Corporativa)
6) Dos Analistas Programadores Externos (Proveedor) 1.5.3 Monitoreo en producción Recursos Humanos:
1) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 2) Un Analista Programador (Departamento de
Sistemas) 3) Dos Analistas Programadores Externos (Proveedor)
6. Fase de cierre
Ítem Actividad Recurso 1.6 Cierre de contratos Recursos Humanos:
1) Líder del proyecto (Departamento de Proyectos) 2) Líder de Negocio (Departamento de Responsabilidad
Social Corporativa) 3) Líder Técnico (Departamento de Sistemas) 4) Patrocinador (Gerencia del Responsabilidad Social
Corporativa) 5) Jefe de Proveeduría interna (Departamento de
Proveeduría 6) Proveedor de servicios tecnológicos externo
Fuente: Juicio experto de los departamentos de Proyecto y Sistemas Banca
4.2.1.4 Estimación de tiempos y desarrollo del cro nograma
Se determina a través de un analiza basado en la experiencia del equipo de
trabajo (juicio experto) y lecciones aprendidas en otros proyectos cuales son
duración de las actividades y las restricciones para crear el cronograma del
proyecto. Estimando tiempo de inicio y de termino para cada actividad.
113
Este análisis se plasta en el cronograma de trabajo, algunas características
importantes: (Véase Cuadro 8)
• Jornada laboral diaria es 8 horas, de 8:00am a 5:00pm.
• Días laborales de Lunes a Viernes.
• Feriados aplicados según legislación Costarricense.
• Fecha de línea base el 18 Agosto del 2009.
• Fecha de finalización el 24 Mayo del 2010.
Cuadro No 8 Cronograma de proyecto
1. Fase de inicio ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
1 1 Proyecto Voluntariado Eléctronico 196.5 days Tue 18/08/09 Mon 24/05/10
2 1.1 Fase de inicio 32 days Tue 18/08/09 Wed 30/09/09
3 1.1.1 Definición del producto 12 days Tue 18/08/09 Wed 02/09/09
4 1.1.1.1 Formulación del producto por parte del depto RSC 7 days Tue 18/08/09 Wed 26/08/09
5 1.1.1.1.1 Identificar objetivos 1 day Tue 18/08/09 Tue 18/08/09
6 1.1.1.1.2 Identificar expectativas 5 1 day Wed 19/08/09 Wed 19/08/09
7 1.1.1.1.3 Identificar restricciones 6 1 day Thu 20/08/09 Thu 20/08/09
8 1.1.1.1.4 Identificar producto 7 1 day Fri 21/08/09 Fri 21/08/09
9 1.1.1.1.5 Ánalisis financiero 8 3 days Mon 24/08/09 Wed 26/08/09
10 1.1.1.2 Presentación del proyecto al Comité Estratégico 9 5 days Thu 27/08/09 Wed 02/09/09
11 1.1.1.2.1 Presentación del producto 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
12 1.1.1.2.2 Debate del producto 11 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
13 1.1.1.2.3 Aprobación del proyecto 12 4 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
14 1.1.1.2.3.1 Aprobación del Gerencia General 0.5 days Fri 28/08/09 Fri 28/08/09
15 1.1.1.2.3.2 Asignación al portafolio de proyecto 14 3 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
16 1.1.1.2.3.3 Asignación de prioridad del proyecto 15 0.5 days Wed 02/09/09 Wed 02/09/09
17 1.1.2 Alcance del proyecto y producto 16 20 days Thu 03/09/09 Wed 30/09/09
18 1.1.2.1 Identificación de involucrados 2 days Thu 03/09/09 Fri 04/09/09
19 1.1.2.2 Árbol de problemas 18 2 days Mon 07/09/09 Tue 08/09/09
20 1.1.2.3 Árbol de Objetivos 19 2 days Wed 09/09/09 Thu 10/09/09
21 1.1.2.4 Acta de constitución 20 3 days Fri 11/09/09 Tue 15/09/09
22 1.1.2.5 Descripción preliminar del alcance 21 3 days Wed 16/09/09 Fri 18/09/09
23 1.1.2.6 Definición Inicial de Requerimientos del producto 22 2 days Mon 21/09/09 Tue 22/09/09
24 1.1.2.7 EDT 23 2 days Wed 23/09/09 Thu 24/09/09
25 1.1.2.8 Diccionario del EDT 24 3 days Fri 25/09/09 Tue 29/09/09
26 1.1.2.9 Definición de control y seguimiento del Alcance 25 1 day Wed 30/09/09 Wed 30/09/09
114
2. Fase de plane ación
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
27 1.2 Fase de planificación 2 41.5 days Thu 01/10/09 Mon 30/11/09
28 1.2.1 Planificación del tiempo 8.5 days Thu 01/10/09 Wed 14/10/09
29 1.2.1.1 Definición de Actividades 3 days Thu 01/10/09 Mon 05/10/09
30 1.2.1.2 Establecimiento de secuencia y dependencia entre actividades 29 2 days Tue 06/10/09 Wed 07/10/09
31 1.2.1.3 Estimación de recursos 30 2 days Thu 08/10/09 Fri 09/10/09
32 1.2.1.4 Estimación de tiempo 31 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
33 1.2.1.5 Creación del Cronograma 32 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
34 1.2.1.6 Definición del control de cronograma 33 0.5 days Wed 14/10/09 Wed 14/10/09
35 1.2.2 Planificación del recurso 34 7 days Wed 14/10/09 Fri 23/10/09
36 1.2.2.1 Identificación de recurso humano 2 days Wed 14/10/09 Fri 16/10/09
37 1.2.2.2 Cualidades del recurso humano 36 2 days Fri 16/10/09 Tue 20/10/09
38 1.2.2.3 Roles y Responsabilidades 37 2 days Tue 20/10/09 Thu 22/10/09
39 1.2.2.4 Tiempos de disponibilidad 38 1 day Thu 22/10/09 Fri 23/10/09
40 1.2.3 Planificación de la comunicación 39 7 days Fri 23/10/09 Tue 03/11/09
41 1.2.3.1 Información requerida 2 days Fri 23/10/09 Tue 27/10/09
42 1.2.3.2 Periocidad de entrega 41 2 days Tue 27/10/09 Thu 29/10/09
43 1.2.3.3 Procedimiento para la generación de información 42 2 days Thu 29/10/09 Mon 02/11/09
44 1.2.3.4 Medio de distribución 43 1 day Mon 02/11/09 Tue 03/11/09
45 1.2.4 Planificación del riesgo 44 10 days Tue 03/11/09 Tue 17/11/09
46 1.2.4.1 Identificación de riesgos 3 days Tue 03/11/09 Fri 06/11/09
47 1.2.4.2 Análisis cuantitativo y cualitat ivo de riesgos 46 3 days Fri 06/11/09 Wed 11/11/09
48 1.2.4.3 Matriz de riesgo con respuestas 47 3 days Wed 11/11/09 Mon 16/11/09
49 1.2.4.4 Definición de control y seguimiento de riesgos 48 1 day Mon 16/11/09 Tue 17/11/09
50 1.2.5 Planificación de las compras y adquisición 49 9 days Tue 17/11/09 Mon 30/11/09
51 1.2.5.1 Documentar los requisitos del producto para Oferentes 3 days Tue 17/11/09 Fri 20/11/09
52 1.2.5.2 Indicadores de calificación 51 3 days Fri 20/11/09 Wed 25/11/09
53 1.2.5.3 Cuatro de Comparación para evaluación 52 3 days Wed 25/11/09 Mon 30/11/09
3. Fase de ejecución ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
54 1.3 Fase de desarrollo 27 95.5 days Mon 30/11/09 Wed 14/04/10
55 1.3.1 fase de gestión de proveedores 18 days Mon 30/11/09 Thu 24/12/09
56 1.3.1.1 Publicación de Licitación 5 days Mon 30/11/09 Mon 07/12/09
57 1.3.1.2 Recepción de Ofertas 56 3 days Mon 07/12/09 Thu 10/12/09
58 1.3.1.3 Evaluación de Ofertas 57 2 days Thu 10/12/09 Mon 14/12/09
59 1.3.1.4 Selección de proveedor 58 4 days Mon 14/12/09 Fri 18/12/09
60 1.3.1.4.1 Creación o actualización de política Conozca a su proveedor 2 days Mon 14/12/09 Wed 16/12/09
61 1.3.1.4.2 Registro o actualización de proveedor 60 2 days Wed 16/12/09 Fri 18/12/09
62 1.3.1.5 Contratos 61 4 days Fri 18/12/09 Thu 24/12/09
63 1.3.1.5.1 Definición de Contrato Maestro 3 days Fri 18/12/09 Wed 23/12/09
64 1.3.1.5.2 Firma de contrato 63 1 day Wed 23/12/09 Thu 24/12/09
65 1.3.2 Fase de análisis del producto 64 12.5 days Thu 24/12/09 Wed 13/01/10
66 1.3.2.1 Clasificación del producto de información a implementar 0.5 days Thu 24/12/09 Thu 24/12/09
67 1.3.2.2 Desarrollo de Requerimientos del sistema 66 12 days Mon 28/12/09 Wed 13/01/10
68 1.3.2.3 Desarrollo de análisis preliminar 66 2 days Mon 28/12/09 Tue 29/12/09
69 1.3.2.4 Aprobación del análisis 68 6 days Wed 30/12/09 Thu 07/01/10
70 1.3.2.4.1 Aprobación del Usuario 2 days Wed 30/12/09 Thu 31/12/09
71 1.3.2.4.2 Revisión del Círculo de Revisión Regional 70 1 day Mon 04/01/10 Mon 04/01/10
72 1.3.2.4.3 Aprobación de Líder técnico 71 3 days Tue 05/01/10 Thu 07/01/10
73 1.3.3 Fase de diseño del producto 72 14.5 days Fri 08/01/10 Thu 28/01/10
74 1.3.3.1 Documentación de casos de uso 4 days Fri 08/01/10 Wed 13/01/10
75 1.3.3.1.1 Diagrama de casos de uso 1 day Fri 08/01/10 Fri 08/01/10
76 1.3.3.1.2 Documentación del diagrama de casos de uso 75 3 days Mon 11/01/10 Wed 13/01/10
77 1.3.3.2 Diagrama de Entidad Relación para base de datos 76 2 days Thu 14/01/10 Fri 15/01/10
78 1.3.3.3 Diagrama de flujo de la información 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
79 1.3.3.4 Diagrama de actividad 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
80 1.3.3.5 Diagrama de Componentes 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
81 1.3.3.6 Documentación del plan de pruebas 78,79,80 4 days Wed 20/01/10 Mon 25/01/10
82 1.3.3.7 Documento de retención de fuentes 78,79,80 0.5 days Wed 20/01/10 Wed 20/01/10
83 1.3.3.8 Aprobación del diseño 82 6 days Wed 20/01/10 Thu 28/01/10
84 1.3.3.8.1 Aprobación del Líder técnico 2 days Wed 20/01/10 Fri 22/01/10
85 1.3.3.8.2 Aprobación del DBA 84 2 days Fri 22/01/10 Tue 26/01/10
86 1.3.3.8.3 Aprobación del arquitecto de software 85 2 days Tue 26/01/10 Thu 28/01/10
115
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
87 1.3.4 Fase de programación del producto 86 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
88 1.3.4.1 Programación de módulo Administrador 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
89 1.3.4.2 Programación de módulo Voluntarios 86 30 days Thu 28/01/10 Thu 11/03/10
90 1.3.4.3 Programación de módulo Organizaciones 86 25 days Thu 28/01/10 Thu 04/03/10
91 1.3.5 Fase de pruebas del producto 90 15 days Thu 04/03/10 Thu 25/03/10
92 1.3.5.1 Pruebas Técnicas 7 days Thu 04/03/10 Mon 15/03/10
93 1.3.5.2 Pruebas de funcionabilidad 92 3 days Mon 15/03/10 Thu 18/03/10
94 1.3.5.3 Pruebas de Integración 93 2 days Thu 18/03/10 Mon 22/03/10
95 1.3.5.4 Correcciones y ajustes posterior a las pruebas 94 3 days Mon 22/03/10 Thu 25/03/10
96 1.3.6 fase de aceptación del producto 95 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
97 1.3.6.1 Pruebas de usuario 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
98 1.3.6.2 Aceptación de pruebas 95 1 day Thu 25/03/10 Fri 26/03/10
99 1.3.6.2.1 Validación de resultados del plan de pruebas 0.5 days Thu 25/03/10 Thu 25/03/10
100 1.3.6.2.2 Aprobación de QA, Usuarios 99 0.5 days Fri 26/03/10 Fri 26/03/10
101 1.3.7 Fase de documentación del producto 100 10 days Fri 26/03/10 Fri 09/04/10
102 1.3.7.1 Documentación del Manual del usuario 3 days Fri 26/03/10 Wed 31/03/10
103 1.3.7.2 Documentación de Manual técnico 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
104 1.3.7.3 Documentación de Manual de instalación 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
105 1.3.7.4 Aprobación de la documentación 103,104 4 days Mon 05/04/10 Fri 09/04/10
106 1.3.7.4.1 Aprobación el Líder Técnico 2 days Mon 05/04/10 Wed 07/04/10
107 1.3.7.4.2 Aprobación del Patrocinador o su representante 106 2 days Wed 07/04/10 Fri 09/04/10
108 1.3.8 Fase de catalogación del producto 107 1.5 days Fri 09/04/10 Mon 12/04/10
109 1.3.8.1 Validación de fuentes 0.5 days Fri 09/04/10 Fri 09/04/10
110 1.3.8.2 Revisión de fuentes 109 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
111 1.3.8.3 Catalogación en sistema de versiones de software 110 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
112 1.3.9 Fase de control y seguimiento del proyecto 111 2 days Tue 13/04/10 Wed 14/04/10
4. Fase de implementación ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
113 1.4 Fase de implementación 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
114 1.4.1 Fase de documentación del procedimiento 9 days Thu 15/04/10 Tue 27/04/10
115 1.4.1.1 Documentación o ajustes al procedimiento interno 5 days Thu 15/04/10 Wed 21/04/10
116 1.4.1.2 Aprobación del depto de Calidad 115 3 days Thu 22/04/10 Mon 26/04/10
117 1.4.1.3 Publicación 116 1 day Tue 27/04/10 Tue 27/04/10
118 1.4.2 Fase de capacitación 54 4 days Thu 15/04/10 Tue 20/04/10
119 1.4.2.1 Capacitación a Usuarios finales 2 days Thu 15/04/10 Fri 16/04/10
120 1.4.2.2 Capacitación Técnica 119 2 days Mon 19/04/10 Tue 20/04/10
121 1.4.3 Fase de instalación y configuración del producto 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
122 1.4.3.1 Configuración del servidor 3 days Thu 15/04/10 Mon 19/04/10
123 1.4.3.2 Instalación de base de datos 122 2 days Tue 20/04/10 Wed 21/04/10
124 1.4.3.3 Instalación del pase de objetos 123 1 day Thu 22/04/10 Thu 22/04/10
125 1.4.3.4 Instalación de contingencias 124 4 days Fri 23/04/10 Wed 28/04/10
5. Fase de seguimiento ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
126 1.5 Fase de seguimiento 113 8.5 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
127 1.5.1 Liberación del producto en producción 0.5 days Thu 29/04/10 Thu 29/04/10
128 1.5.2 Fase de piloto 127 8 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
129 1.5.2.1 Planificación de piloto por parte del depto de RSC 3 days Thu 29/04/10 Tue 04/05/10
130 1.5.2.2 Ejecución del plan piloto 129 5 days Tue 04/05/10 Tue 11/05/10
131 1.5.3 Monitoreo en producción 127 5 days Thu 29/04/10 Thu 06/05/10
6. Fase de cierre ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
132 1.6 Fase de Cierre 126 9 days Tue 11/05/10 Mon 24/05/10
133 1.6.1 Cierre de contratos 3 days Tue 11/05/10 Fri 14/05/10
134 1.6.2 Informe Final 133 1 day Fri 14/05/10 Mon 17/05/10
135 1.6.3 Encuesta de Satisfacción 134 3 days Mon 17/05/10 Thu 20/05/10
136 1.6.4 Cierre del proyecto 135 2 days Thu 20/05/10 Mon 24/05/10
116
4.2.2 Control de cronograma
La inspección incluye información sobre las fechas de inicio y finalización
reales, duraciones restantes de las actividades no ejecutadas en el
cronograma y porcentaje real del trabajo realizado, tomando línea base de la
herramienta. (Véase Anexo 6)
Se realizará un control estricto del desarrollo de las actividades presentes en la
ruta crítica del cronograma. (Véase Anexo 7)
Para ello se realizarán revisiones periódicas dentro de la etapa ejecución del
proyecto. Se desarrollarán Informe de control del trabajo (Véase Anexo 4); así
mismo como el proceso de control de cambio (Véase Anexo 5), del alcance
para su aprobación y registro.
117
4.3 Recursos Humanos
4.3.1 Plan de Recursos Humanos
Propósito: Este documento describe el Plan de Gestión de Recursos Humanos
para el proyecto Voluntariado Electrónico. El propósito es garantizar que el
personal posea la experiencia y herramientas necesarias para asegurar el éxito
del proyecto.
Alcance: Con este plan se pretende definir, de acuerdo con los perfiles
requeridos, el equipo del proyecto y formalizar la responsabilidad de cada uno
de los participantes en las actividades del proyecto.
Para efectos del presente proyecto, es importante tomar en cuenta que el
mismo se desarrollará con personal interno y con personal contratado a través
de un proveedor externo.
La estimación de personal se realizó basándose en la experiencia de la
dirección de proyectos y el departamento de sistemas banca, quién posee
gran experiencia en éste tipo de proyectos.
4.3.1.1 Organigrama del Proyecto
El organigrama nos proporciona una representación de los roles y la definición
jerárquica de la organización para este proyecto. (Véase Figura No 26)
118
Figura No 26 Organigrama del proyecto
4.3.1.2 Descripción de Roles
El rol de cada persona que forma el equipo de trabajo definido en el
organigrama tiene una función específica para el proyecto, la misma se define
en el siguiente cuadro: (Véase el Cuadro No 9)
119
Cuadro No 9 Roles del proyecto
Rol Definiciones principales funciones a los recursos a signados a este
proyecto
Patrocinador Gerencia cuya función es defender, financiar, y aceptar el proyecto ante la
junta directiva y la Gerencia General. Su rol como miembro del equipo será
esporádico, y su intermediario será el Líder de negocio.
Líder del
Proyecto
Miembro del equipo de proyecto en el cual recae el control y la
responsabilidad de mantener informado al patrocinador, debe ser una
persona dotada de autoridad y permisos necesarios para la gestión del
proyecto, además de tener un conocimiento sobre el tema a desarrollar. El
mismo es designado por el Patrocinador
Líder del
Proyecto
Proporciona la gerencia total del proyecto. Es el responsable de establecer
la carta constitutiva del proyecto, de desarrollar y administrar el plan de
trabajo, de asegurar los recursos apropiados y de delegar el trabajo y de
asegurar la terminación acertada del proyecto. Todos los miembros del
equipo de proyecto informan al encargado de proyecto. Maneja todos los
deberes administrativos del proyecto, interfaces a los patrocinadores de
proyecto y dueños y tiene responsabilidad total para el proyecto.
Líder Técnico Miembro del equipo que tiene los conocimientos técnico necesarios para
aportar experiencia en la parte de tecnología y responsable de las toma de
decisiones en esta área.
Ingeniero de
Sistemas
Es el experto en el área de tecnología del proyecto. El equipo puede referir
las preguntas técnicas y él tiene la responsabilidad de contestarlas, ya sea
directamente o encontrar una fuente experta que las pueda responder. Sus
funciones principales son analizar y diseñar la nueva arquitectura apoyado
por las otras áreas y el proveedor.
Proveedor Ente externo contratado por el Banco para servicios de desarrollo de
software especializado en la plataforma solicitada.
Ingeniero de
Sistemas Externo
Es la persona técnica perteneciente al proveedor que tiene la
responsabilidad de desarrollar el sistema de información.
Usuario Experto Colaborador del departamento de Responsabilidad Social Corporativa,
especialista en el proceso de Voluntariado dentro del Banco.
Stakeholder Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización
ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto, o cuyos
intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa por la
ejecución o conclusión del proyecto, influye sobre el proyecto y sus
productos entregables.
Gestor de Es el miembro del equipo de proyecto que debe asegurar la calidad del
software ambiental y del sitio financiero, debe contar con la colaboración del
120
Calidad equipo de trabajo para revisar y certificar los diseños y procesos basados
en las mejores prácticas para el negocio y el cliente.
Unidad de
Administración
de la
configuración
Administrado el ciclo de vida del sistema de software y la evolución de su
configuración. Le corresponde el control y manutención (Software que
serán susceptibles de control de versión) de los productos del proyecto a
través del ciclo de vida del software.
Representante de
Proveedor
interno
Administrador de los procesos de registro, clasificación contratación y
evaluación de los proveedores de productos y servicios con nexos al
Banco.
Administrador de
Recursos
Informáticos
Responsable del procesamiento automático de datos, se caracteriza por
administrar disponer de equipos de cómputo de una adecuada capacidad
operativa. Responsable de coordinar el uso adecuado de los recursos
tecnológicos.
Administrador de
Base de Datos
El administrador de base de datos (DBA) es la persona responsable de los
aspectos estándar y de ambiente, de una base de datos. En general esto
incluye la validación de recuperabilidad (Respaldos), integridad de los
datos, seguridad (Controles de acceso a los datos), disponibilidad
(Asegurarse del mayor tiempo de encendido), desempeño (Asegurarse del
máximo desempeño incluso con las limitaciones), diccionario de datos,
nomenclaturas.
Administrador de
Servidores
Administra los computadores de producción y contingencia, para que se
controle la continuidad del funcionamiento de los mismos. Ejecutan las
tareas de instalación de aplicaciones a ser utilizadas por la corporación.
Validan accesos, bloqueos, seguridad, versiones y rendimiento dentro de
estos equipos.
Arquitecto de
Software
Profesional con amplios conocimientos técnicos, conocedor del negocio de
los proyectos tecnológicos y que, probablemente, esté asignado a uno o
varios proyectos al mismo tiempo. Algunas de sus responsabilidades suelen
ser: definir los lineamientos de diseño, su arquitectura y demás cuestiones
técnicas de los proyectos.
Representante de
Calidad
(Ingeniero de
Procesos)
Administra la calidad y el control de los expedientes es estratégico para las
organizaciones. Saber el tiempo de realización de cada proceso, tener
especificado nítidamente el procedimiento a seguir y las personan que
intervienen, permite fijar indicadores fiables que ayudan a implantar
acciones de mejora. Tiene como objetivo elevar el nivel de calidad de las
organizaciones colaborando en la implantación de sistemas de gestión de
calidad y de control de expedientes administrativos, e integrando estos
sistemas con la gestión empresarial propia de la organización.
Seguridad de
Sistemas
Es el miembro del equipo de proyecto que analizar, define y asegura los
métodos de seguridad para el sitio transaccional, así como realizar los
análisis de vulnerabilidad.
121
Coordinador de
Recursos
humanos
Administrador que realiza la planeación, organización, desarrollo y
coordinación, así como también control de técnicas, capaces de promover
el desempeño eficiente del personal. Su tarea es coordinar la solicitud y
disponibilidad de los recursos del Banco para el proyecto.
Comité de
Circulo de
revisión
Comité integrado por expertos en las aplicaciones de banco, que validan y
dan recomendaciones para la estandarización regionalizada de las
aplicaciones.
4.3.1.3 Disponibilidad de recursos humanos
Identificación de recursos humanos asociado a un rol, determinación del
porcentaje de dedicación en tareas del proyecto, fechas en que serán
requeridos para coordinar su disponibilidad y Código de Identificación (Ítem).
(Véase el Cuadro No 10)
Algunas áreas especializadas del Banco como Telemática, Operadores,
Soporte Tecnológico, entre otros trabajan por medio de tiquetes de servicio o
llamado también sistema de “Service Desk”, donde los clientes o usuarios
incluyen una boleta electrónica solicitando una tarea específica. Posterior a la
inclusión del tiquete de servicio el sistema automáticamente asigna a uno de
los recursos humanos con mayor disponibilidad y capacidad para atender la
solicitud; estas áreas están integradas por varios profesionales que trabajan
bajo este esquema y se les conoce en el BAC como Pool de recursos. Por esta
razón no se tiene identificado dentro del cuadro No 10 el nombre de la persona
responsable. Por otro lado el cuadro No 11 nos resume las horas que se
consumirán y porcentaje de tiempo consumido por etapa.
El sistema de tiquetes de servicio permite incrementar la productividad y
aumenta la satisfacción de los usuarios internos y externo del BAC.
122
Cuadro No 10 Disponibilidad de recursos
Ítem Nombre del
Funcionario
Puesto %
dedicac
ión
Fecha de Inicio
Asignación
Fecha Final de
asignación
1 Roxana
Víquez
Patrocinador
16% a)18/08/2009
b)11/05/2009
a)30/09/2009
b)24/05/2010
2 Geovanny
Córdoba
Líder de Proyecto
100% 11/05/2009 24/05/2010
3 Laura Porras
Líder de negocio
80% a)18/08/2009
b)29/03/2010
a)07/01/2010
b)24/05/2010
4 Eduardo
Núñez
Usuario Experto
65% a)18/08/2009
b)29/03/2010
a)07/01/2010
b)06/05/2010
5 Alex Mayorga
Encargado RRHH
10% 01/10/2009 03/11/2009
6 José Valerio
Líder Técnico
86% 03/09/2009 28/04/2010
7 Elián Rojas
Analista Programador
86% 03/09/2009 28/04/2010
8 Proveedor
Contratado
Especialista en
Analista Programador
Externo
60% 30/11/2009
24/05/2010
9 Pool de
Recursos
Unidad de
Administración de la
Configuración
2% a)28/01/2010
b)09/04/2010
c)22/04/2010
a)05/02/2009
b)14/04/2010
c)22/04/2010
10 Pool de
Recursos
Administrador de Base
de Datos
2% a)14/01/2010
b)22/01/2010
a)19/01/2010
b)26/01/2010
11 Pool de
Recursos
Arquitecto de Software
4% 08/01/2010 28/01/2010
12 Roy Barboza
Gestor de Calidad
5% 04/03/2010 29/03/2010
13 Marlene
Estrada
Proveeduría interna 15% a)17/11/2009
b)11/05/2010
a)24/12/2009
b)24/05/2010
14 Esteban
Bonilla
Representante Adm.
Recursos Informáticos
15% a)15/04/2010
b)08/01/2010
a)28/04/2010
b)28/01/2010
15 Henry Conejo Seguridad TI 5% 15/04/2010 28/04/2010
123
16 Pool de
Recursos
Administradores de
Servidores
5% 15/04/2010
28/04/2010
17 Pool de
Recursos
Representante
Departamento de
Calidad
5% 15/04/2010
27/04/2010
18 Pool de
especialistas
Comité de Circulo de
revisión
1% 04/01/2010
04/01/2010
Cuadro No 11 Resumen de porcentaje de tiempo por etapa
Etapas Duración en Días Porcentaje del tiempo
Fase de inicio 32 16%
Fase de planificación 41.5 21%
Fase de desarrollo 95.5 49%
Fase de implementación 10 5%
Fase de seguimiento 8.5 4%
Fase de Cierre 9 5%
Proyecto 196.5 100%
4.3.1.4 Matriz de Responsabilidades
La matriz se utiliza como herramienta para involucrar a las personas aclarando
responsabilidades a su cargo y evitar confusiones o duplicidad de trabajos.
(Véase Cuadro No 12)
124
Cuadro No 12 Responsabilidades de recursos
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de Inicio
Definición del producto
A
P
P E
R
E
Alcance del proyecto y producto
A E A
R
P P
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de planificación
Planificación del tiempo
I E A
R
P P P
Planificación del recurso
I E A
R
P P P P
Planificación de la comunicación
I E A
R
P P P
Planificación del riesgo
I E A
R
P P P P
Planificación de las compras y adquisición
I E A
R
P P P
R
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de ejecución
Fase de gestión de proveedores
I
A
E
R
E E
R
P I
P
A
R
p
Fase de análisis del producto
I I
R
A
P
P
R
R
A
E E p P
Fase de diseño del producto
I I
I A
R
E
R
E P
A
P
A
p p
Fase de programación del producto
I I I R
A
E E P
Fase de pruebas del producto
I I I R
A
E
E P
R
Fase de aceptación del producto
I I
R
R
A
R
P
P E E P
A
P
Fase de documentación del producto
I I
R
R
A
R
P
R
A
E E R
P
Fase de catalogación del producto
I I I R
A
E P E P
125
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de implementación
Fase de documentación del procedimiento
P
R
I E
R
E P P P P
A
Fase de capacitación
P I
p
P
A
P P E
R
E P p
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de Seguimiento
Liberación del producto en producción
I I I
A
E P P E
Fase de piloto A I E
R
E
Monitoreo en producción
I I I P R E E P E
Persona
x ítem
Fase
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Fase de cierre
Cierre P
A
E
R
P
R
P P
A
P
R
*Criterios P = Participante E = Encargado R = Revisión requerida I = Información requerida A = Aprobación Requerida
4.3.1.5 Presunciones y restricciones referentes al personal
A continuación se presentan las presunciones y restricciones relacionadas con
el manejo de personal:
• Todo el personal del proyecto se localizará en el sitio del proyecto
o en zonas cercanas a la gran área metropolitana de San José
Costa Rica.
126
• El personal de Dirección del proyecto trabajará tiempo completo.
• Las áreas de apoyo trabajarán de acuerdo a las necesidades del
proyecto.
4.3.1.6 Programa de Incentivos
Este proyecto se toma en cuenta para los objetivos del 2009 y el 2010 en
cuanto al cumplimiento del Balance Score Card (BSC) para el pago del
incentivo salarial por cumplimiento de las metas propuestas.
4.3.1.7 Inducción y entrenamiento
El Líder del proyecto será el responsable de gestionar cualquier inducción ó
capacitación al personal que participa en el proyecto.
Es importante indicar que no existe la necesidad de una capacitación técnica o
especializada entre los miembros del equipo de trabajo debido a que los
insumos solicitados a terceros y la tecnología a aplicar son parte de las
prácticas actuales de implementación de sistemas del Banco.
La curva de aprendizaje dentro del proyecto es mínima y se enfoca más a una
capacitación en el uso y funcionamiento del producto al ser finalizado. Por otra
parte, cada miembro está especializado en su área de trabajo, permitiendo
contar con la experiencia y conocimiento pleno de las tareas a desarrollar.
4.3.2 Seguimiento del rendimiento del personal
Para dar seguimiento de las cargas de trabajo en los diferentes roles se utiliza
la herramienta de MS Project, con vistas de avance en tareas realizadas,
pendientes y retrasos. Se implementará para controlar el desempeño del
proyecto y personal, verificar que se cumplan los objetivos definidos.
127
Para ello se realizarán revisiones periódicas dentro de la etapa ejecución del
proyecto. Se desarrollarán Informe de control del trabajo (Véase Anexo 4); así
mismo como el proceso de control de cambio (Véase Anexo 5), del alcance
para su aprobación y registro.
4.3.3 Criterios de liberación del personal
Con el manejo de personal del BAC San José se realizará el siguiente
procedimiento para su liberación, según las políticas existentes:
1) El recurso humano técnico será liberado al finiquitar y ser
corroborado la entrega del o los subproductos solicitados
dentro de las tareas asignadas al proyecto. Sin embargo
deberá estar en disponibilidad de retomar sus tareas en caso
de encontrar inconformidades en el subproducto o de ser
necesario su consultoría, hasta la finalización del proyecto.
2) El líder de proyecto, Líder de Negocio y Usuarios Expertos
deberán tener la disponibilidad necesaria para enfrentar las
tareas solicitas en la definición, implementación y pruebas del
producto hasta su aprobación y puesta en marcha.
3) Terceros o proveedores, su liberación seda contra la
aprobación y conformidad de negocio con el producto
entregado; además de realizar la entrega de finiquitos de
contratos o documentos legales de cierre.
Es importante indicar que todo recurso incluido en el cronograma de trabajo no
tiene planificado vacaciones dentro de los periodos solicitados para sus labores
dentro del proyecto.
Para el caso de los recursos internos del BAC el Líder de Proyecto enviará un
correo electrónico al mismo y a su jefe inmediato informando sobre la liberación
del recurso.
128
Se aplicará la política interna del BAC sobre el remplazo de recursos en
proyectos:
• En caso de ausencia debido a incapacidad por más de una semana o
promoción del recurso técnico se realizará la liberación del mismo y se
solicitará al jefe inmediato su remplazo.
• En caso de promoción del Líder de proyecto, Líder de Negocio o Usuario
Experto se liberara al recurso y el jefe inmediato continuará con el rol
hasta tener un remplazo definido.
• En caso de despido del recurso humano el jefe inmediato debe asumir el
rol hasta contar con un remplazo.
• Todo cambio de recursos humanos no previsto en el equipo de trabajo
será reportado directamente al Líder de Negocio y Patrocinador para su
conocimiento. Además de ser reportado al departamento de Recursos
Humanos sobre la liberación del recurso dentro del proyecto de la PMO.
129
4.4 Comunicaciones
4.4.1 Plan de comunicaciones
Con este plan se pretende asegurar el entendimiento efectivo entre todos los
participantes y stakeholders de interés del proyecto. Se define las necesidades
de información de todos los interesados, el medio de comunicación por el cual
les será enviado, con lo cual se podrá suplir a los involucrados información
oportuna y efectiva sobre el avance del proyecto.
Se tomará en cuenta en todo momento la cultura organizacional inmersa en la
empresa. Es decir, el conjunto de valores, referencias, hábitos, signos, entre
otros.
4.4.1.1 Información requerida
Toda la información de este proyecto se almacenará en la herramienta
Regional que proporciona el Banco, que permite documentación, control,
seguimiento y consulta sobre datos. Solo personal autorizado o el Líder del
Proyecto se podrá tener el acceso para inclusión o modificación. La información
será respaldada diariamente:
� Documentación general del proyecto
� Plan de trabajo del proyecto
� Cronograma de actividades del proyecto
� Informes de avance del proyecto
� Minutas de reunión
� Listado de acciones correctivas o preventivas
� Informes de revisión
� Informes de Rendimiento
Las fuentes de información y sus responsables se plasman en el cuadro No13,
aunque el Líder del proyecto lleva el control y seguimiento de los datos
130
generados, son los diferentes miembros del equipo los encargados de generar
y proporcionar estos datos.
Cuadro No 13 Responsables de la información
Fase Stakeholder
involucrados en la
generación
Tipo de información Responsable de
la información
Fase de Inicio y
Planificación
Patrocinador, Líder de
Negocio, Líder de proyecto ,
Líder Técnico y Usuario
experto
• Plan de Gestión del
Proyecto
Líder del Negocio
Líder del Proyecto
Fase de
Ejecución,
Implementación y
Seguimiento
Líder de Negocio, Líder de
proyecto y Líder Técnico,
Usuario experto, Analista
Programador y Proveedor
• Informe de Avance
• Informe de
Rendimiento
• Minutas de reunión
• Actualización de Plan
del Proyecto
Líder del Proyecto
Líder Técnico
Fase de
Ejecución
Líder de proyecto y Líder
Técnico, Usuario experto,
Analista Programador,
Proveedor, DBA, Arquitecto de
Software, Gestor de Calidad,
Administradores de
Servidores, Unidad de Adm.
De la Configuración y Círculo
de Revisión
• Listado de acciones
correctivas o
preventivas
• Solicitudes de servicio
• Documentación de
análisis del producto
• Documentación del
diseño
Proveedor
Líder Técnico
Gestor de Calidad
En todas las
fases
Cualquiera del equipo o
interesado
• Seguimiento y Control
de Cambios
Líder del Proyecto
Fase de
Planeación y
Ejecución
Proveedor, Encargado de
proveeduría interna, Líder del
proyecto, Líder Técnico
• Documentos de oferta
y contractuales
Encargado de
Proveeduría
Líder del proyecto
Fase de
Implementación
Líder de Negocio, Líder de
Proyecto, Patrocinador y
Usuario experto
• Documentación de
procedimiento
Líder de Negocio Patrocinador
Fase de
Implementación
Líder de Negocio, Líder de
Proyecto, Proveedor, Usuario
experto, Analista Programador
y Líder Técnico
• Capacitación del
producto
Proveedor Líder Técnico
131
4.4.1.2 Medio de Distribución
Se concreta el medio de distribución de la información, basándose en las
herramientas y facilidades que proporciona el Banco. A través de la tecnología
existente y las aplicaciones más utilizadas en el mercado, facilitando el
intercambio de información sin contratiempos, y previendo limitaciones. (Véase
Cuadro No 14)
Cuadro No 14 Medio de distribución
Tipo de información solicitada Medio de comunicación
Informe de Rendimiento Documento Word, presentado al comité de TI por medio de
presentación PowerPoint.
Informes de avance Documento Word enviado por email e integrado al centro de
control de Proyectos
Plan de gestión del proyecto Documento Word enviado por email e integrado al centro de
control de Proyectos
Minutas de reunión Documento Word enviado por email e integrado al centro de
control de Proyectos
Listado de acciones correctivas o
preventivas
Documento Word enviado por email e integrado al centro de
control de Proyectos
Capacitación del producto Documento Word enviado por email e integrado al centro de
Calidad Corporativo
Documentación de procedimiento Documento Word enviado por email e integrado al centro de
Calidad Corporativo
Documentación de Análisis del
producto
Documento Word, XDE enviado por email e integrado al centro
de control de desarrollo de sistemas
Documentación de Diseño del
producto
Documento Word, Excel, Visio, XDE enviado por email e
integrado al centro de control de desarrollo de sistemas
Seguimiento y Control de Cambios Documento Word enviado por email e integrado al centro de
control de Proyectos
Solicitudes de Servicio
Documento Word enviado por email o Sistema de Service Desk
Documentos de oferta y contractuales Documento Word enviado por email
132
4.4.1.3 Periodicidad de Entrega
La información generada debe ser entregada periódicamente para dar un
seguimiento efectivo de las tareas realizadas, este flujo proporcionará control
sobre el proyecto. (Véase Cuadro No 16)
Se define la frecuencia y receptor al que deberán llegar los datos, permitiendo
transmitir la información adecuada y precisa. Evitando confusiones y
reprocesos innecesarios en las actividades.
Se identifican las direcciones electrónicas del equipo de trabajo e interesados,
y se crean grupos de correos electrónicos temporales para facilitar el envió y
evitando omisiones. (Véase Cuadro No 15)
Cuadro No 15 Correos electrónicos
Recurso, Grupo,
interesado del
proyecto
Rol Grupos de
Comunicación
Correo Electrónico individual
Roxana Víquez Patrocinado Alta Gerencia [email protected] *Administrador de Base de Datos
Administradores de Servidores
Equipo de Apoyo [email protected]
*Administradores de Servidores
Administradores de Servidores
Equipo de Apoyo [email protected]
*Arquitecto de Software
Arquitecto de Software Equipo de Apoyo [email protected]
*Comité de Circulo de revisión
Comité de Circulo de revisión
Equipo de Apoyo [email protected]
*Representante Departamento de Calidad
Representante Departamento de Calidad
Equipo de Apoyo [email protected]
*Unidad de Administración de la Configuración
Unidad de Administración de la Configuración
Equipo de Apoyo [email protected]
Alex Mayorga Encargado RRHH Equipo de Apoyo [email protected] Henry Conejo Seguridad TI Equipo de Apoyo [email protected]
Marlene Estrada Proveeduría interna Equipo de Apoyo [email protected] Eduardo Núñez Usuario Experto Equipo del
Proyecto [email protected]
Elián Rojas Analista Programador Equipo del Proyecto
Esteban Bonilla Adm. Recursos Informáticos
Equipo del Proyecto
Geovanny Córdoba Líder de Proyecto Equipo del Proyecto
133
José Valerio Líder Técnico Equipo del Proyecto
Laura Porras Líder de negocio Equipo del Proyecto
Proveedor por Contratar
Proveedor por Contratar
Equipo del Proyecto
Aun no se conoce
Roy Barboza Gestor de Calidad Equipo del Proyecto
Cuadro No 16 Periodos de entrega de información
Tipo de
información
Correo del
receptor
Fecha de Corte Fecha de Entrega Frecuencia
Informe de control
del trabajo
Alta Gerencia Cada fin de mes La primera semana
de cada mes
Mensual
Informes de
avance
Equipo de Trabajo Los Viernes Los Martes Semanal
Plan de Gestión
del Proyecto
Equipo de trabajo
y Alta Gerencia
Al finalizar cada etapa
del plan del Proyecto
según cronograma de
trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, fase de
Planificación
Minutas de
reunión
Según invitados a
la reunión
Posterior a cada
reunión
Una semana después
de cada reunión
No aplica
Listado de
acciones
correctivas o
preventivas
Equipo de trabajo Al finalizar cada etapa
de prueba prevista en
cronograma de trabajo
Una semana después
de cada prueba
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución
Capacitación del
producto
Equipo de trabajo
y Alta Gerencia
En la fase de
capacitación del
producto prevista en
cronograma de trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, fase de
implementación
Documentación
de procedimiento
Equipo de trabajo
y Alta Gerencia
Fase de
documentación del
procedimiento prevista
en cronograma de
trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, fase de
implementación
Documentación
de Análisis del
producto
Equipo de trabajo
y Alta Gerencia
Fase de análisis del
producto prevista en
cronograma de trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución
Documentación
de Diseño del
producto
Equipo de trabajo
y Equipo de
Apoyo
Fase de diseño del
producto prevista en
cronograma de trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución
134
Seguimiento y
Control de
Cambios
Equipo de trabajo
y Equipo de
Apoyo
Fase de ejecución,
implementación y
seguimiento prevista en
cronograma de trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución,
implementación y
seguimiento
Solicitudes de
Servicio
Equipo de trabajo
y Equipo de
Apoyo
Fase de ejecución,
implementación y
seguimiento prevista en
cronograma de trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución,
implementación y
seguimiento
Documentos de
oferta y
contractuales
Equipo de trabajo
y Alta Gerencia
Fase de gestión de
proveedores prevista
en cronograma de
trabajo
Según Cronograma
de trabajo
Según
Cronograma de
trabajo, Fase de
ejecución
4.4.1.4 Procedimiento para la generación de informa ción
Se detalla el contenido mínimo que tendrá cada uno de los informes a ser
distribuidos, alineado a naturaleza de seguimiento, control, informativa,
retroalimentación, entre otros. (Véase Cuadro No 17)
Cuadro No 17 Detalle de información
Tipo de información
solicitada
Observaciones
Informe de control del
trabajo
El informe de rendimiento debe ser generado por el coordinador y debe de
incluir:
• Un comparativo mensual del avance del proyecto contra lo
programado.
• Los issues del proyecto
• Los riesgos del proyecto que amenazan el existo del mismo
Ver anexo 5
Informes de avance Los informes de avance son semanales, en los cuales se debe incluir:
• Los avances logrados en la semana
• Los atrasos presentados
• Los Issues que se han presentado y no se han resuelto
Plan de comunicación El plan debe presentar la frecuencia en que se publicará información del
avance del proyecto y como se compone la comunicación
135
Minutas de reunión Se hará la minuta de la reunión donde se incluirán los aspectos más
importantes. Esta minuta debe cumplir con el formato y composición de la
normativa de Sistemas Banca del BAC.
Listado de acciones
correctivas o preventivas
Una vez finalizada la prueba de regresión por parte de QA se prepara informe
con el resultado de haber aplicado los escenarios de prueba al sistema
Documentación de
procedimiento
Documentación de procedimiento del departamento de Responsabilidad
Social Corporativa, cumpliendo las normas de ISO 9000 y las certificaciones
del departamento de Calidad del BAC.
Documentación de
Análisis del producto
Documentación del análisis detallado del producto a implementar a través de
la investigación y recolección de información de los interesados, utilizando el
formato y composición de la normativa de Sistemas Banca del BAC.
Documentación de
Diseño del producto
Documentación del diseño técnico del producto a implementar a través de la
investigación, conocimiento y apoyo de expertos en software, utilizando el
formato y composición de la normativa de Sistemas Banca del BAC.
Seguimiento y Control
de Cambios
Documentación de cambios que impacten la planificación del proyecto,
utilizando el formato y composición de la normativa de Sistemas Banca del
BAC.
Solicitudes de Servicio
Solicitudes de servicio a expertos, a través de la herramienta del Banco
“Service desk”. La cual proporciona un punto de comunicación entre técnicos
para consultar, evaluar, revisar o aprobar subproductos que serán utilizados
en el desarrollo del producto. Formato incluido en el Anexo 5.
Documentos de oferta y
contractuales
Documentación de licitación, ofertas de proveedores y contratos maestros
entre el Banco y el proveedor escogido. Además de la documentación de
Conozca a su proveedor y el registro de proveedores, utilizando el formato y
composición de la normativa de Proveeduría Interna del BAC.
La fuente que genera información debe ser producto a reunión de tipo formal
del equipo de trabajo, las mismas serán realizadas en las salas de juntas del
Banco. Estas reuniones pueden ser de forma presencial o por conferencia
telefónica según las circunstancias del caso.
4.4.1.5 Técnicas de almacenamiento y aseguramiento de la información
El almacenamiento de toda la información del proyecto se llevará a cabo en el
servidor dedicado al departamento de Proyectos del Banco, donde está
ubicada la herramienta de administración para estos fines.
136
La inclusión, consulta o modificación de la información se hará por medio de la
página Web del sitio de la herramienta y se utilizará para ello el Web Project
Access.
Toda información generada debe ser publicada en la web, una vez sea
entregada a los involucrados, el responsable será el Líder del Proyecto. De
esta forma, cualquier persona puede acceder a la información en caso de que
desee leerla en cualquier momento.
El acceso a la información por medio de la página web, debe ser tramitado por
medio del departamento de Seguridad de TI del Banco.
El respaldo de la información se llevará a cabo automáticamente, ya que este
servidor posee políticas de backups establecidas.
137
4.5 Riesgos
4.5.1 Planificación de los riesgos
Este capítulo permite dar una administración adecuada a los eventos o
condiciones de incertidumbre, que si ocurren, provocaran un efecto positivo o
negativo sobre al menos uno de los objetivos del proyecto, impidiendo alcanzar
el éxito.
Donde los eventos futuros desfavorables (riesgos) y favorables
(oportunidades) son analizarlos, se calcular su exposición y en base a ello
priorizados. Para establecer estrategias de control y resolución, que permitan
ejercer una correcta supervisión.
Para poder manejar el tema se realizo una serie de sesiones con el equipo de
trabajo del proyecto, utilizando la herramienta Tormenta de Ideas
(Brainstorming) para obtener la mayor cantidad de información en las
actividades del proyecto.
El equipo de trabajo cuenta con personal con experiencia en el desarrollo de
proyectos de esta categoría y se encuentran usuarios expertos en el proceso a
automatizar, permitiendo tener una fuente objetiva de información.
4.5.1.1 Identificación de riesgos
Dentro del proceso de la identificación se han incluido aquellos riegos
conocidos o identificados y los cuales son rentables o posibles de desarrollar
una respuesta proactiva.
138
Para ello los participantes en la identificación son el equipo de trabajo
conformado por el Líder del Proyecto, Líder de Negocio, Líder Técnico, Analista
programador, Usuario experto, Administrador de recursos informáticos, Gestor
de Calidad y el encargado de la Proveeduría interna.
Este proceso tiene como método de recolección de información la herramienta
tormenta de ideas, donde el equipo de proyecto genera ideas sobre los riesgos
presentes, se perfeccionan las definiciones y se obtiene una lista completa de
riesgos.
Además se realiza una revisión anticipada de documentos, para la correcta
comprensión del proyecto en alcance, resultados requeridos, entregables,
objetivos y prioridades definidas en los capítulos anteriores. Esto permite no
dejar dudas al equipo:
• Asegurando de que todos los miembros comprenden el riesgo de la
misma forma.
• Comprender la(s) causa(s) del riesgo y la relación con los problemas que
puedan surgir.
• Disponer de una base para realizar un análisis formal, cuantitativo y
planear los esfuerzos.
Dentro cada riesgo identificado se define de forma precisa, siguiendo un
proceso de declaración en dos partes (condición – consecuencia). La primera
parte de la declaración se denomina condición y describe una situación o
atributo del proyecto. La segunda parte de la declaración consecuencia
describe el atributo o situación no deseable del proyecto.
Como resultado de este esfuerzo se obtiene el siguiente cuadro resumen con
los riesgos identificados con su declaración, código y causa. (Véase el Cuadro
18)
139
Cuadro No 18 Identificación de Riesgos
Código Causa Descripción del Riesgo
RA001 Recurso Humano
Si no se asignan los recursos humanos necesarios, podría ser que el proyecto no se termine a tiempo y pierda interés por parte de la administración.
RO002 Requerimientos Si no se cuenta con el personal idóneo en la definición de los requerimientos, provocaría que el sistema no cumpla con lo esperado.
RT002 Prioridad Si no se cuenta con el apoyo del área de servidores, podría no contarse con los equipos requeridos para el sistema.
RO004 Recurso Humano
Si el personal encargado de canalizar la matricula de los voluntarios para cumplir con el objetivo del proyecto, no lo hace adecuadamente, podría ser que se pierda interés en el mismo y caiga por su mismo peso.
RT001 Calidad Si el desarrollo no es lo suficientemente amigable y apropiado para que se auto promueva con los usuarios, podría ser muy poco utilizado.
RT003 Adquisiciones Si la contratación de la empresa para el desarrollo de la programación, no es la adecuada porque el presupuesto no permitió contratar una más calificada, podría ser que la herramienta del sitio Web no tenga la estabilidad esperada.
RO005 Mercadeo Si no hay un buen plan de mercadeo, podría ser que el proyecto no se desarrolle de la mejor manera y no se obtengan los beneficios esperados.
RA002 Calidad Si los objetivos del proyecto no están bien claros, podría ser que el desarrollo no se oriente correctamente al usuario.
RO001 Presupuesto Si no hay aprobación del presupuesto por parte de la administración, para la contratación del sistema, provocaría una revisión completa del proyecto.
RO003 Recurso Humano
Si no se define un Líder del Proyecto que esté bien identificado con el proyecto, puede que el desarrollo del mismo no sea el adecuado.
RT004 Servicio Técnico Si no se define un buen esquema de continuidad, podría darse pérdida del servicio y desmotivar a los posibles usuarios
RO006 Recurso Humano
Si no se tiene el apoyo de la Alta Gerencia en la gestión del proyecto, podría perder presupuesto asignado o bajar su prioridad desplazándolo por otros desarrollos.
RA003 Recurso Humano
Si el Líder de Proyectos no cuenta con la autoridad necesaria en las actividades a desarrollar en el proyecto, podría atrasar la toma de decisiones y la entrega del producto.
El código identificador del riesgo permite trabajar de forma estandarizada y ser
incluido en una base de datos de riesgos. Este podría tener, por ejemplo, la
estructura RX999, donde 999 es un consecutivo y la “X” es la Categoría del
Riesgo. Se categorizan los siguientes dentro del proyecto:
• RA- Riesgo de Administración de Proyectos
140
• RE- Riesgo Externo
• RO- Riesgo Organizacional
• RT- Riesgo Técnico
4.5.1.2 Análisis cuantitativo de riesgos
Esta sección incluye la identificación de los compontes primarios del Riesgo =
ƒ (probabilidad, impacto), donde se valida la probabilidad que ocurra y los
efectos o consecuencias de su manifestación.
Lo que aclara la priorización de los riegos identificados, controlando aquellos
con mayor impacto sobre los resultados del proyecto como la mayor
probabilidad de ocurrencia.
Otros factores como el plazo y la tolerancia al riesgo de las restricciones del
proyecto (coste, calendario, alcance y calidad) son considerados para la
evaluación.
La calificación permite a corregir los sesgos que a menudo están presentes en
la información disponible, su percepción inicial y conocer el nivel general de
riesgo del proyecto, cual llega a medio según el esquema de calificación
utilizado. (Véase Cuadro No 22)
Para calcular la estimación de probabilidad se utilizarla el Cuadro No 19, el
contiene los parámetros de evaluación.
Cuadro No 19 Estimación de probabilidad
Rango de probabilidad Promedio para el calculo
Expresión de lenguaje natural Valor numérico
de 1% a 10% 5 % Baja 0.1
de 11 % a 25% 18 % Poco probable 0.3 de 26% a 55% 40 % Media 0.5 de 56% a 80% 68 % Altamente probable 0.7 de 81% a 99% 90 % Casi seguro 0.9
141
Para calcular la estimación del impacto se utilizarla el Cuadro No 20, el
contiene los parámetros de evaluación, basado en el tiempo de retraso según
lo planificado.
Cuadro No 20 Estimación de Impacto
Criterio Retraso en la planificación Valor numérico Insignificante 1 semana 1
Marginal 2 semanas 3 Medio 1 mes 5
Crítico 2 meses 7 Catastrófico Más de 2 meses 9
La combinación de los elementos de los cuadros 19 y 20 permite obtener la
Matriz de Probabilidad X Impacto, herramienta que nos visualiza el apetito de
riesgo que deseamos asumir dentro del proyecto. (Véase Cuadro No 21)
Cuadro No 21 Marcador para un riesgo específico
Impacto x
Probabilidad 1 3 5 7 9
Insignificante , 0.1 0.1 0.3 0.5 0.7 0.9
Marginal , 0.3 0.3 0.9 1.5 2.1 2.7
Medio , 0.5 0.5 1.5 2.5 3.5 4.5
Crítico , 0.7 0.7 2.1 3.5 4.9 6.3
Catastrófico , 0.9 0.9 2.7 4.5 6.3 8.1
Verde – Riesgo Bajo Amarillo – Riesgo Moderado Rojo – Riesgo Alto
La aplicación de la Matriz de Probabilidad X Impacto en los riesgos
identificados en el proyecto se presentan en el cuadro No 22, donde se
califican y priorizan cada riesgo. Además se identifica las relaciones existentes
entre los riesgos presentes.
142
Cuadro No 22 Calificación y priorización de riesgos
Riesgos identificados
Código Descripción del Riesgo Relación Probabilidad
Impacto Rango (pxl)
RA001 Si no se asignan los recursos humanos necesarios, podría ser que el proyecto no se termine a tiempo y pierda interés por parte de la administración.
RO003 0.7 7 4.9
RO002 Si no se cuenta con el personal idóneo en la definición de los requerimientos, provocaría que el sistema no cumpla con lo esperado.
0.5 9 4.5
RT002 Si no se cuenta con el apoyo del área de servidores, podría no contarse con los equipos requeridos para el sistema.
0.3 7 2.1
RO004 Si el personal encargado de canalizar la matricula de los voluntarios para cumplir con el objetivo del proyecto, no lo hace adecuadamente, podría ser que se pierda interés en el mismo y caiga por su mismo peso.
0.3 7 2.1
RT001 Si el desarrollo no es lo suficientemente amigable y apropiado para que se auto promueva con los usuarios, podría ser muy poco utilizado.
RO002 0.3 5 1.5
RT003 Si la contratación de la empresa para el desarrollo de la programación, no es la adecuada porque el presupuesto no permitió contratar una más calificada, podría ser que la herramienta del sitio Web no tenga la estabilidad esperada.
0.3 5 1.5
RO005 Si no hay un buen plan de mercadeo, podría ser que el proyecto no se desarrolle de la mejor manera y no se obtengan los beneficios esperados.
0.3 5 1.5
RA002 Si los objetivos del proyecto no están bien claros, podría ser que el desarrollo no se oriente correctamente al usuario.
RO002 0.3 5 1.5
RO001 Si no hay aprobación del presupuesto por parte de la administración, para la contratación del sistema, provocaría una revisión completa del proyecto.
0.1 9 0.9
RO003 Si no se define un Líder del Proyecto que esté bien identificado con el proyecto, puede que el desarrollo del mismo no sea el adecuado.
0.1 7 0.7
RT004 Si no se define un buen esquema de continuidad, podría darse pérdida del servicio y desmotivar a los posibles usuarios
RT002 0.1 7 0.7
RO006 Si no se tiene el apoyo de la Alta Gerencia en la gestión del proyecto, podría perder presupuesto asignado o bajar su prioridad desplazándolo por otros desarrollos.
0.1 5 0.5
RA003 Si el Líder de Proyectos no cuenta con la autoridad necesaria en las actividades a desarrollar en el proyecto, podría atrasar la toma de decisiones y la entrega del producto.
0.1 7 0.7
Calificación del Riesgo General del Proyecto 1.78
143
4.5.1.3 Matriz de riesgo con respuestas
Priorizados los riesgos se está preparado para iniciar los planes de acción y
dar respuesta los mismos. Permitiendo desarrollar los procedimientos y
acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos
del proyecto.
Las respuestas están en función de la priorización hecha, considerando el
impacto en el triángulo de restricciones de costo, tiempo y desempeño.
Además se ajustan a la realidad del contexto del proyecto, la factibilidad técnica
y legal.
Para cada riesgo se utiliza una estrategia de respuesta efectiva y se identifica
las acciones específicas para implementar. Se utilizan técnicas de mitigación,
aceptación o eliminación del riesgo. Además analizan y plasman las reservas,
los disparadores y responsables del riesgo. Estas acciones se resumen en el
Cuadro No 23.
144
Cuadro No 23 Respuesta a riesgos
Identificación de Riesgos Respuesta a los Riesgos
Cód. Descripción del Riesgo Rango (pxl)
Estrategias
Acciones Contingencias y Respald
os
Reservas
(Tiempo)
Reservas (Costos) Colones
Disparador Respo nsable Fecha/Etapa
RA001 Si no se asignan los recursos humanos necesarios, podría ser que el proyecto no se termine a tiempo y pierda interés por parte de la administración.
4.9 Mitigar Solicitar los Recursos con el debido tiempo
N/A 5 días Si en el comité de creación del proyecto no se asigna el recurso solicitado
Área de Recursos Humanos
Planeamiento
RO002 Si no se cuenta con el personal idóneo en la definición de los requerimientos, provocaría que el sistema no cumpla con lo esperado.
4.5 Mitigar Solicitar el personal adecuado
N/A Área de Recursos Humanos
Planificación
RT002 Si no se cuenta con el apoyo del área de servidores, podría no contarse con los equipos requeridos para el sistema.
2.1 Mitigar Solicitar con suficiente anticipación los equipos requeridos
N/A 3 días Área de Servidores
Todo el proyecto
RO004 Si el personal encargado de canalizar la matricula de los voluntarios para cumplir con el objetivo del proyecto, no lo hace adecuadamente, podría ser que se pierda interés en el mismo y caiga por su mismo peso.
2.1 Aceptar Velar por una buena capacitación para cumplir con esta labor
N/A 1,000,000.00
Área Usuaria Post implementación
RT001 Si el desarrollo no es lo suficientemente amigable y apropiado para que se auto promueva con los usuarios, podría ser muy poco utilizado.
1.5 Mitigar Hacer un buen plan de pruebas e involucrar a los usuarios
N/A Líder del Proyecto
Desarrollo
RT003 Si la contratación de la empresa para el desarrollo de la programación, no es la adecuada porque el presupuesto no permitió contratar una más calificada, podría ser que la herramienta del sitio Web no tenga la estabilidad esperada.
1.5 Aceptar Solicitar suficiente presupuesto
Valorar el desarrollo interno
1,000,000.00
Líder del Proyecto y Contratación Administrativa
Planificación
145
RO005 Si no hay un buen plan de mercadeo, podría ser que el proyecto no se desarrolle de la mejor manera y no se obtengan los beneficios esperados.
1.5 Mitigar N/A N/A Gerencia de Mercadeo
Implementación
RA002 Si los objetivos del proyecto no están bien claros, podría ser que el desarrollo no se oriente correctamente al usuario.
1.5 Mitigar Hacer un foro para asegurarse de que los objetivos estén bien claros
N/A Área Usuaria Planificación
RO001 Si no hay aprobación del presupuesto por parte de la administración, para la contratación del sistema, provocaría una revisión completa del proyecto.
0.9 Transferir
N/A N/A Aprobación del presupuesto para el proyecto
Gerencia de Finanzas
Planificación
RO003 Si no se define un Líder del Proyecto que esté bien identificado con el proyecto, puede que el desarrollo del mismo no sea el adecuado.
0.7 Aceptar Informar adecuadamente al Director del Proyecto para que se identifique con el programa
N/A 5 días Área de Proyectos
Planificación
RT004 Si no se define un buen esquema de continuidad, podría darse pérdida del servicio y desmotivar a los posibles usuarios
0.7 Aceptar Solicitar esquema de continuidad al área correspondiente
N/A 3 días Área de Servidores
Implementación
RO006 Si no se tiene el apoyo de la Alta Gerencia en la gestión del proyecto, podría perder presupuesto asignado o bajar su prioridad desplazándolo por otros desarrollos.
0.5 Aceptar Mantener una comunicación constante con la Alta Gerencia
N/A Líder del Proyecto y Líder de Negocio
Todo el proyecto
RA003 Si el Líder de Proyectos no cuenta con la autoridad necesaria en las actividades a desarrollar en el proyecto, podría atrasar la toma de decisiones y la entrega del producto.
0.7 Aceptar Involucrar y crear un circulo de influencia con personal de poder en la toma de decisiones
N/A Líder del Proyecto
Desarrollo, implementación, seguimiento y Cierre
Calificación del Riesgo General del Proyec to 1.78 Total 16 Días 2,000,000.00 Colones
146
4.5.2 Definición de control y seguimiento de riesgo s
Este apartado se compone de aquellos procesos realizados para observar la
ejecución del proyecto de forma que puedan identificar los posibles problemas
oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para
controlar la ejecución del proyecto. Se tomará en cuenta:
• El seguirle la pista a los riesgos priorizados.
• Identificar, analizar y planificar nuevos riesgos.
• Volver a analizar los riesgos existentes.
• Dar seguimiento a los disparadores de los planes.
• Asegurar la ejecución de las respuestas a los riesgos.
• Evaluar la efectividad de las mismas.
Para ello se realizarán revisiones tipo Auditoria, periódicas dentro de las etapas
del proyecto, examinando y evaluando la efectividad de las diferentes estrategias
de respuesta al riesgo y a sus responsables. Se desarrollarán Informe de control
del trabajo (Véase Anexo 4); así mismo como el proceso de control de cambio
(Véase Anexo 5) de los riesgos planificados para su aprobación y registro.
147
4.6 Adquisiciones
4.6.1 Planificar las Compras y Adquisiciones
Este capítulo definí los procesos permiten la gestión de las compras y
adquisiones necesarias para realizar el trabajo del proyecto. Enfocado en la
creación de los documentos de resquicitos para el oferente, así como los cuadros
de comparación y calificación de las ofertas, los cuales son manejados en el área
de Proyecto del BAC. Permitiendo disponer de las necesidades de servicios
externos para cumplir con los objetivos del proyecto de forma eficaz.
El Banco cuenta con un área encargada de los procesos internos de contratación
y reclutamiento a terceros, además de lineamientos, procedimientos, procesos y
formularios bien definidos para la contratación como contratos maestros y
complementa con un área legal que formalización de cada contrato y último el
cierre legal. Por lo que no se desarrollará dentro del proyecto las secciones de
Planificación de la Contratación, Administración de la contratación y Cierre del
Contrato las cuales son ejecutadas por otros departamentos.
Como se ha identificado en las etapas iníciales de la planeación se requiere de la
contratación de servicios profesionales en el desarrollo del software a la medida,
para poder sustentar las actividades de requerimientos, diseño y programación en
la fase de desarrollo del proyecto. Ya que por norma del Banco todo desarrollo es
implementado con el modelo de outsourcing, para este producto en especial se
abre las puertas para su cotización a proveedores actuales de la institución, así
como a los nuevos.
148
4.6.2 Documentar los requisitos del producto para O ferentes
Para licitar y dar a conocer las necesidades del Banco a los posibles oferentes se
realiza la documentación basada en la información de las etapas iníciales de la
planificación, que permita transmitir la necesidad, requisitos e información mínima
a presentar. El documento presentará las siguientes secciones y datos:
1. Portada
• Logo del Banco
• Titulo : “Solicitud de propuesta de servicios”
• Subtitulo: “Herramienta Voluntariado Electrónico”
• Departamento: Gerencia Responsabilidad Social Corporativa.
• Fecha.
• Versión.
2. Información General del proyecto
Nombre del proyecto Voluntariado Electrónico Fecha: 28-Nov-2009 ID Proyecto: REG001345 Para ser Aprobado por: Roxana Víquez Salazar Gerente
RSC Geovanny Córdoba Soto Gerente de Proyecto
Nombre de Archivo Solicitud de propuesta de servicios v1.0.doc Revisiones del documento Rev Sección Tipo Fecha Autor Comentarios 1.0 Todas Nuevo 28-Nov-2009 Geovanny
Córdoba Ninguno
3. Tabla de contenidos
• Portada
• Información general del proyecto.
• Tabla de contenidos.
• Antecedentes.
• Objetivo.
• Alcance.
• Contactos.
• Requerimientos iníciales.
149
• Tecnología a utilizar
• Consideraciones generales.
• Otros aspectos a tomar en cuenta la Oferta técnica
• Oferta comercial debe presentar
• Estructura de entregables & criterios de aceptación
• Plan de pagos
• Requerimientos del documento de oferta
4. Antecedentes
Como parte de su presente compromiso con la sociedad Costarricense, BAC |
Credomatic adoptó en el año 2006 su política de Responsabilidad Social
Corporativa con programas como: Voluntariado Corporativo, donde promovemos y
apoyamos el voluntariado entre nuestros colaboradores ya que creemos que es
una forma de fortalecer a las personas y a la sociedad.
En los últimos años el BAC San José a través de su departamento de
Responsabilidad Social Corporativa (RSC) ha venido creciendo paulatinamente
en programas de voluntariado a lo interno de la institución, donde se involucra a
los colaboradores para que sean la fuerza generadora de la ejecución en los
programas.
La institución busca optimizar sus procesos para disminuir costos a través de la
automatización administrativa de cara a los clientes e internos, de tal forma que
permita modernizar y dar efectividad total las campañas de voluntariado.
5. Objetivo
• Automatizar la administración de los procesos de voluntariado y campañas
de responsabilidad social en diferentes organizaciones, permitiéndose la
reducción en costos administrativos.
• Desarrollar una nueva plataforma de comunicación, intermediación y
administración sobre los temas de responsabilidad social institucional.
150
• Disponer de información fiable, en línea sobre la ejecución y control de los
programas de voluntariados y sus ejecutores.
6. Alcance
Elaboración de sistema automatizado, que se publicará por medio de un sitio WEB
para el registro, promoción, seguimiento, vinculación de oferta y demanda de
voluntariado en programas del departamento de Responsabilidad Social
Corporativa del Banco BAC San José.
Por medio de este sistema se deberán desarrollar campañas de comunicación e
información. Así como el registro en una base de datos de las personas
interesadas en ofrecerse como voluntarios, como aquellas instituciones que
requieren de estas personas.
Debe proveer un flujo ágil en el proceso de registro e instrucción de instituciones y
personas, de fácil manejo y administración. Permitiendo eficiencia, eficacia en el
control y seguimiento de los programas de voluntariado en ejecución para dar
resultados de forma transparente y automatizando los procesos actualmente
manuales indicados.
Debe ser un canal que proporcione información, capacitación y retroalimentación
en línea.
Por último debe controlar la intraversión de los colaboradores dentro de los
programas de voluntariado para ser tomados en cuenta dentro de su calificación
interna.
7. Contactos
• Dueño del servicio (único punto de contacto post implantación)
Roxana Víquez
Gerente de Responsabilidad Social Corporativa
151
Teléfono: +506 2295-9000
Email: [email protected]
• Líder de proyecto (único punto de contacto durante el proyecto)
Geovanny Córdoba
Líder del proyecto
Teléfono: +506 2284-2613
Email: [email protected]
• Líder de Negocio
Laura Porras
Coordinadora de Responsabilidad Social Corporativa
Teléfono: +506 2284-4597
Email: [email protected]
8. Requerimientos iníciales
a. Requerimientos generales
o La herramienta debe contar con un motor de búsqueda que busque por
una o más palabras clave.
o Toda vista de información, debe poder filtrarse mediante el uso de
cualquiera de los campos (similar al filtro por columnas de Excel), donde
yo pueda seleccionar el o los datos que deseo aplicar al filtro.
o Se debe llevar indicadores de cumplimiento de todos los usuarios de la
herramienta. (elementos asignados abiertos en tiempo y fuera de
tiempo, así como los cerrados en tiempo y fuera de tiempo).
o Todos los campos de información de estructura organizacional,
productos, servicios, procesos y cualquier otra información ya definida
por la organización, deberán ser campos de información desplegables
(combo boxes) y totalmente parametrizables (se deben poder agregar o
eliminar datos de la lista desplegable de tales campos).
152
o Todos los cálculos internos de las plantillas en general, deberán ser
parametrizables. Esto significa que un usuario administrador podrá
agregar o eliminar fórmulas de cálculo.
o Todos los campos de criterios de información utilizados en las plantillas
actuales, deberán ser parametrizables. Esto significa que se requiere
poder agregar o eliminar criterios de información utilizados para el
cálculo de la probabilidad y severidad.
o Todos los campos de información con ponderaciones o "valores
ocultos", deberán ser parametrizables.
o Todos los campos de datos deberán contar con información explicativa
parametrizable (tips), que indiquen al usuario qué valor o tipo de dato se
espera quede almacenado en ellos.
o Todos los campos de información que no sean tipo "texto", deberán
contar con las validaciones de ingreso de datos correspondientes.
o Se deben poder almacenar como mínimo, todos los campos de
información que se almacenan actualmente en las plantillas de Excel.
o Un administrador de la herramienta, debe tener la posibilidad de
ingresar la lista de usuarios y permisos concedidos, para cada una de
las áreas funcionales.
o Todo registro de información ingresado por un usuario, deberá
almacenarse en estado de borrador e inmediatamente remitido al
supervisor, jefe o gerente responsable de aprobar o rechazar el registro
ingresado, para su respectiva aprobación.
o Toda información modificada por un colaborador (sea usuario, jefe,
supervisor, gerente o analista de riesgos operativos), deberá pasar por
todo el proceso.
o Todos los cambio en borrador o definitivo, deberá quedar almacenado
en la bitácora de cambios, mostrando claramente todos los cambios que
uno o más campos del registro ha tenido a través del tiempo.
o La herramienta, deberá contar con un módulo de seguridad de accesos
en dos niveles (autenticación y autorización), basado en perfiles, donde
153
cada usuario deberá autenticarse a la herramienta y esta a su vez
verifica todos aquellos permisos que el administrador de la herramienta
explícitamente le ha autorizado a cada grupo de usuarios asociados a
ese perfil. Ningún usuario podrá tener permisos personalizados, que no
se encuentren dentro de un perfil de grupo. Además deberá poder
integrase con el Active Directory corporativo para efectos autenticación.
o Todo registro que sea "eliminado" de las bases de datos, no será
eliminado físicamente, solamente quedará marcado con estado
"inactivo" para efectos forenses.
o Las áreas de negocio deben tener la posibilidad de poder exportar a
Excel o imprimir la información de sus matrices, de acuerdo con el
formato establecido, con el propósito de poder manipular en físico la
información correspondiente para efectos internos de las áreas
funcionales.
o La herramienta deberá minimizar al máximo la necesidad de abandonar
una pantalla para ingresar información relacionada con la actual. Para
ello se requiere que mediante la selección de opciones se habiliten los
nuevos campos de datos que se requieran.
o El proveedor deberá especificar claramente y en su oferta de servicios,
todos aquellos requerimientos detallados de hardware & software,
requeridos para poder implantar la solución; así como para cumplir con
todos los requerimientos de calidad y rendimiento esperados.
o Todo registro ingresado en el sistema deberá contar con un identificador
único construido a nivel de nemotécnico y especificado a nivel de su
estructura para cada uno de los módulos, según se requiera en cada
caso.
o Toda tarea pendiente deberá notificarse tanto dentro de la lista de tareas
pendientes al ingresar a la pantalla principal de la aplicación, como por
notificaciones de correo electrónico, en períodos parametrizables y
recurrentes hasta que se tome alguna acción específica; afectando
registros de indicadores de cumplimiento para efectos de gestión.
154
b. Módulo Voluntarios
El módulo de voluntariado consiste en un sitio web donde las personas
podrán inscribirse como voluntarios en diversos programas de voluntariado.
Este módulo brinda al voluntario la posibilidad de seleccionar el programa
de voluntariado según su conveniencia, así como registrar las horas
efectivas que participó en un programa.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a continuación:
o Página Principal: En esta pantalla se le presentará a los colaboradores
las opciones donde podrán registrarse como voluntarios, inscribirse a
diversos programas de voluntarios, registrar los días y/o horas de
participación en un programa, actualización de datos personales y
cambio de contraseñas.
o Registro de voluntarios: Esta opción le permitirá al colaborador o
persona externa ingresar sus datos una única vez para registrarse como
voluntario, en la misma se incluirá los datos generales del colaborador
(Jefatura, Oficina, e-mail, entre otros), datos del lugar de trabajo, del
puesto, datos personales, demográficos y disponibilidad de horario.
o Registro y actualización de datos personales: Esta pantalla permitirá
actualizar cualquiera de los datos que fueron registrados en la opción
Registro de voluntarios.
o Consulta e Inscripción a programas publicados: El voluntario podrá
acceder a la pantalla Mis proyectos, consultar el detalle cada uno los
programas e inscribirse para participar del voluntariado.
o Registro de horas de voluntariado: El voluntario podrá registra las horas
que participó en el programa de voluntariado, así como una breve
reseña de su experiencia en la actividad.
o Debe identificar a los voluntariados entre colaboradores y clientes; para
estos últimos debe calcular el BSC de forma automática según su aporte
a los programas.
155
o Cambio de contraseñas: El usuario tendrá la posibilidad de modificar su
contraseña desde el sistema.
c. Módulo Organizaciones
A través de este módulo las organizaciones podrán registrarse como
demandantes de voluntarios, y publicar aquellos programas según sus
necesidades. Además, las empresas pueden aprobar las horas
registradas por los voluntarios en cada uno de los programas, esto para
efectos certificar el tiempo de voluntariado de cada uno de los
funcionarios del banco.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a
continuación:
o Página principal: Las organizaciones podrán acceder a través de esta
página a las opciones de consulta y registros de programas de
voluntariado, consulta de voluntarios y aprobación de las horas
registradas por los voluntarios.
o Registro de organizaciones: En esta opción las organizaciones podrán
inscribirse al ingresar información general de la entidad.
o Consulta de programas: Las organizaciones podrán consultar los
diferentes programas que fueron publicados y aprobados por el BAC.
Entre los datos a consultar se encuentran: el nombre de la actividad,
capacidad de voluntarios, perfil y cantidad de voluntarios, requerimientos
del programa, entre otros.
o Consulta de voluntarios: Esta opción permite que las organizaciones
consulten los voluntarios que participan de un programa, por lo que
podrán verificar la información referente a los datos personales y el perfil
del funcionario.
o Certificación de horas: Una vez que los voluntarios registran sus horas
laboradas en los programas de voluntariado, las organizaciones deberán
certificar las horas registradas.
156
o Publicación de programas de voluntariado: Esta opción consiste en el
registro de los programas de voluntariado que la organización desea
publicar. En esta pantalla las empresas ingresarán la cantidad de
voluntariados y el perfil que requieren para el programa.
d. Módulo Administrador
El módulo administrador comprende de opciones que le permitirán al
usuario con el rol administrador dar seguimiento y control a las solicitudes
de programas de voluntariado, gestionar los usuarios y perfiles del sistema,
y certificar la organización, voluntarios y programas registrados desde el
sistema.
Este módulo contiene las funcionalidades que se describen a continuación:
o Página principal: Esta pantalla incluye las opciones de administración de
usuarios y perfiles para las organizaciones y voluntarios a nivel regional,
así como una serie de reportes de consultas para el administrador.
o Consulta de organizaciones y programas de voluntariado: El
administrador podrán consultar aquellas organizaciones que fueron
registradas como demandantes, así como sus programas publicados y
los voluntarios asignados.
o Aprobación de solicitudes de las organizaciones: El administrador
podrán autorizar las organizaciones y los programas de voluntariado que
desee publicar.
o Búsqueda de voluntarios y solicitudes: El administrador podrán aprobar
los voluntarios y los programas seleccionados por los funcionarios del
banco.
o Foros: Debe tener una sección para generar foros de discusión y
retroalimentación donde intervengan los voluntarios y empresas.
o Capacitación: Debe tener una sección de capacitación virtual y
evaluación en línea para los voluntarios registrados.
o Debe tener una sección de noticiero para despliegue de información.
157
o Debe tener la factibilidad de envió individual y masivo de correos
electrónicos para mensajería automática.
o Reportes: Esta opción contiene la generación de reportes que puede ser
descargados en formato Excel para las consultas de vínculo entre país,
proyecto, horas y beneficiarios, cuantificación de voluntarios, vínculo de
organizaciones con voluntarios y vínculo entre los proyectos con y sin
respuesta.
9. Tecnología a utilizar
El diseño de aplicación debe basarse en el uso de lo último en tecnología en la
plataforma Java, con la intención de aprovechar las facilidades y ventajas que
proveen las últimas adiciones a la plataforma. Específicamente, este es el
conjunto de tecnologías seleccionadas para el proyecto:
• JavaServer Faces (JSF). La tecnología simplifica la construcción de interfaces
de usuario para aplicaciones Java. Con JSF. Para más información en esta
tecnología favor acceder esta dirección:
http://java.sun.com/javaee/javaserverfaces/
• Java Persistence API (JPA). La tecnología reúne las mejores ideas de
tecnologías de persistencia tales como Hibernate, TopLink y JDO. Para más
información en esta tecnología favor acceder esta dirección:
http://java.sun.com/javaee/overview/faq/persistence.jsp
• Enterprise JavaBeans 3.0 (EJB 3). La tecnología permite tener componentes
del lado del servidor, que permite y simplifica la creación de componentes
distribuidos, transaccionales, seguros y portables. Para más información en
esta tecnología favor acceder esta dirección: http://java.sun.com/products/ejb/
• Java Authentication and Authorization Service (JAAS). La tecnología es un
conjunto de APIs que habilitan servicios para autenticar y autorizar usuarios.
Para más información en esta tecnología favor acceder esta dirección:
http://java.sun.com/products/jaas/
• JasperReports. Es una herramienta de reportes en Java que tiene la habilidad
de generar reportes de alto contenido gráfico en formatos tales como PDF,
158
HTML, XLS, CSV y XML. Para más información en esta tecnología favor
acceder esta dirección: http://jasperforge.org/sf/projects/jasperreports
• OpenLDAP. El software es una implementación gratuita y open source del
Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), desarrollado por el proyecto
OpenLDAP. Para más información en esta tecnología favor acceder esta
dirección: http://www.openldap.org/
• JBoss Application Server. Es un servidor de aplicaciones open source para
aplicaciones Java EE. Para más información en esta tecnología favor acceder
esta dirección: http://www.jboss.org/products/jbossas
• Microsoft SQL Server 2008. Es un sistema administrador de bases de datos
propietario de Microsoft. Para más información en esta tecnología favor
acceder esta dirección: http://www.microsoft.com/sql/default.mspx
10. Consideraciones generales
La herramienta deberá apegarse como mínimo a la siguiente estructura:
o Autenticación de usuarios
o Pantalla inicial
o Módulos de la herramienta
� Entrega 1 Módulo Voluntarios
� Entrega 2 Módulo Organizaciones
� Configuración & administración de la herramienta
11. Otros aspectos a tomar en cuenta la Oferta técnica
Fortaleza de la herramienta Workflow
o Diseño gráficos de procesos
o Habilidad para asignar roles o funciones (autorización)
o Capacidad para configurar reglas de negocio
o Manejo de excepciones
o Monitoreo de procesos
o Medición del proceso
o Simulación de procesos (what-if?)
159
o Proactividad en la gestión de asignaciones o tareas
o Conectividad con bases de datos
o Habilidad para anexar documentos
Personalización & versatilidad de la herramienta
o Capacidad para gestionar información multi-país
o Capacidad para gestionar multi-moneda
o Personalización de campos de criterios
o Capacidad para importar / exportar datos
o Capacidad y versatilidad del módulo de reportes
o Capacidad y versatilidad del módulo para búsquedas
o Ambiente para el Front End y Back End
Capacidad de integración con infraestructura actual
o Esquema de autenticación de usuarios
o Integración con servicio de correo electrónico (Lotus Notes)
o Esquemas de respaldo de información
Configuración & mantenimiento
o Estadísticas de usuario
o Administración & mantenimiento de tablas de datos
o Bitácoras de cambios y pistas de auditoría
Requerimientos de hardware
12. Oferta comercial debe presentar
Precio & garantía
o Precio total ofertado
o Plazo de la garantía
o Aceptación del plan de pagos propuesto
Licenciamiento
o Esquema de licenciamiento (usuario, servidor, accesos)
o Cobertura (local / regional)
o Incluye derecho al código fuente
Soporte & mantenimiento
160
o Presencia en Costa Rica
o Esquema de soporte y mantenimiento
Experiencia, referencias & solidez financiera
o Procedencia de capital de trabajo (local o extranjero)
o Últimos tres estados de resultados auditados
o Años de experiencia como desarrollador de soluciones
o Cantidad de referencias verificables en proyectos similares
o Experiencia verificable del personal por asignar al proyecto
13. Estructura de entregables & criterios de aceptación
Fase Entregable Criterio de aceptación Fase 1 Análisis de producto Aprobación del análisis de solución por parte del
equipo de trabajo del proyecto Fase 2 Diseño de la solución Aprobación del diseño de solución por parte del
equipo de trabajo del proyecto Fase 3 Desarrollo del prototipo Aprobación del prototipo por parte del equipo de
trabajo del proyecto Fase 4 Desarrollo del plan de pruebas y la aplicación Aprobación del plan de pruebas para la
validación del cumplimiento de cada uno de los requerimientos por parte del comité directivo del proyecto
Fase 5 Pruebas en ambiente controlado & afinamiento Aprobación de los resultados del plan de pruebas
Fase 6 Liberación a producción Aprobación de la implantación en producción por parte del comité directivo del proyecto
Fase 7 Capacitación de personal Aprobación de la capacitación por parte del comité directivo del proyecto
Fase 8 Documentación Aprobación de la documentación por parte del comité directivo del proyecto
Fase 9 Estabilización de la solución Aprobación final de la solución por parte del comité directivo del proyecto
14. Plan de pagos
Fase Porcentaje Fase 1, 2 & 3 10% Fase 4, 5 & 6 55% Fase 7 & 8 15% Fase 9 20%
15. Requerimientos del documento de oferta
Cada oferente deberá entregar como mínimo la siguiente información como
parte de su oferta:
161
• Oferta técnica de la solución
El oferente deberá indicar a detalle (como mínimo), cada uno de los puntos
citados en la sección 7.3.1. Adicionalmente, podrá incluir en otros
apartados, cualquier información que estime conveniente para efectos de
enriquecer su propuesta.
• Oferta comercial de la solución
El oferente deberá indicar a detalle (como mínimo), cada uno de los puntos
citados en la sección 7.3.2. Adicionalmente, por cada proyecto mencionado
deberá indicar la siguiente información:
o Nombre del cliente
o Descripción de la solución
o Nombre de la persona contacto responsable por parte del cliente
o Dirección de correo electrónico y teléfono actualizado del contacto
• Precio total de la oferta
El oferente puede presentar los precios de manera segregada para efectos
de comprensión. Sin embargo, en algún lugar de la oferta debe indicarse
claramente el precio total de la oferta, el cual será el único precio que el
comprador estará obligado a cancelar y el que contará para efectos del
puntaje final asignado en la matriz de evaluación.
• Cronograma de implantación
El oferente deberá indicar a detalle (como mínimo), cómo cumplirá cada
una de las fases descritas en este documento. El cronograma podrá tener
un formato diferente, pero deberá ser identificable de manera clara que se
consideran los aspectos mencionados en la sección “Estructura de
entregables & criterios de aceptación”.
• Atestados
El oferente deberá presentar información clara y fidedigna, para cada uno
de los atestados solicitados, los cuales serán verificados por el comprador
para efectos del puntaje final asignado en la matriz de evaluación.
162
Nota importante : Cualquier oferta no apegada al formato acá descrito,
perderá aquellos puntos de la oferta técnica o comercial, donde pueda
existir ambigüedad o se puedan prestar para diferentes interpretaciones de
lo ofertado.
Una vez desarrollada la herramienta es validada y aprobada por el equipo de
trabajo; se utilizará la metodología del Banco para realizar la comunicación sobre
la oferencia por diferentes canales y la entrega de esta documentación se dará en
oficinas del BAC.
4.6.3 Herramienta de comparación y evaluación ofe rtas
Se define la herramienta a utilizar en la evaluación de ofertas, así como
responsables y como deben evaluar.
4.6.3.1 Indicadores de calificación
Para definir el instrumento de calificación de las ofertas y realizar una comparación
equitativa entre las mismas, se definí en primara instancia la escala de evaluación.
La cual se puede observar en el Cuadro No 24, donde se ubica el concepto
seleccionador por el evaluador y su correspondiente valor.
Cuadro No 24 Escala de calificación
Valor Concepto 1 Muy Malo 2 Malo 3 Muy Bueno 4 Regular 5 Bueno 6 Muy Bueno
4.6.3.2 Indicadores de calificación
El segundo paso es la definición de los criterios a evaluar en cada oferta y el peso
que se tiene cada ítem. Para ello se define según el Cuadro No 25. Se tomaran en
163
cuenta aspectos de costos, tiempo, soporte, certificaciones y disponibilidad de los
oferentes
Cuadro No 25 Aspectos y pesos
Peso Aspectos a evaluar 1 Certificación de la empresa en la herramienta de de sarrollo 1 Conocimiento de la arquitectura solicitada
1.5 Garantía ofrecida 1 Experiencia comprobada 1 Tiempos de respuesta en soporte del proveedor
0.5 Valor agregado en oferta 1.5 Costo total del proyecto 1.5 Tiempo proyectado 1 Certificación de la empresa en la Base de datos
1.5 Experiencia y certificación comprobada de profesion ales
4.6.3.3 Cuadro de Evaluación
El cuadro permite realizar la evaluación de cada oferta, con los aspectos definidos
y combina el peso dado a cada ítem con la calificación o categoría asignada.
Formula Valor = Peso X Calificación.
La herramienta está hecha en Excel y de simple uso, puede incluirse la cantidad
de ofertas obtenidas y posteriormente comparar las evaluaciones. La calificación
es aplicada a través de lista de valor para evitar errores. (Véase Figura No 26)
La evaluación de cada oferta será realizada por parte del equipo de trabajo
conformado por el Líder de Proyecto, Líder Técnico, Analista Programador, Líder
de negocio, Administrador de los recursos informáticos. Los cuales analizarán las
ofertas y documentaran la herramienta.
En caso de ofertas con la misma calificación mayor, se procede a realizar la
evolución de los proveedores como se indica en el punto siguiente, para tomar una
decisión definitiva.
164
Cuadro No 26 Análisis de Ofertas – Proyecto Voluntariado Electrónico
Proveedor 1 Proveedor n Peso Aspectos a evaluar Califica ción Valor Ponderado Calificación Valor Ponderado
1 Certificación de la empresa en la herramienta de desarrollo f. Muy bueno 6 6 f. Muy bueno 6 6
1 Conocimiento de la arquitectura solicitada f. Muy bueno 6 6 f. Muy bueno 6 6
1.5 Garantía ofrecida f. Muy bueno 6 9 f. Muy bueno 6 9
1 Experiencia comprobada f. Muy bueno 6 6 f. Muy bueno 6 6
1 Tiempos de respuesta en soporte del proveedor f. Muy bueno 6 6 f. Muy bueno 6 6
0.5 Valor agregado en oferta f. Muy bueno 6 3 f. Muy bueno 6 3
1.5 Costo total del proyecto f. Muy bueno 6 9 f. Muy bueno 6 9
1.5 Tiempo proyectado f. Muy bueno 6 9 f. Muy bueno 6 9
1 Certificación de la empresa en la Base de datos f. Muy bueno 6 6 f. Muy bueno 6 6
0.5 Disponibilidad inmediata f. Muy bueno 6 3 f. Muy bueno 6 3
1.5 Experiencia y certificación comprobada de profesionales f. Muy bueno 6 9 f. Muy bueno 6 9
Totales 72 72
Figura No 27 Utilización de herramienta evaluadora
165
4.6.4 Evaluación y requisitos a Proveedores
Consideraciones y condiciones generales de la validación de la oferta:
1. En primera instancia no se tomarán en cuenta las ofertas enviadas por
terceros que no cumplan en los siguientes parámetros:
• Los oferentes deben ser empresas nacionales.
• Deben tener vasta experiencia comprobada en el desarrollo de software,
especialmente en ambiente Web y con Base de Datos SQL.
• Deben contar con al menos 5 profesionales altamente calificados en las
herramientas, arquitecturas y tecnología solicitada; con al menos 2 años de
laborar para la empresa.
• Deben ajustarse a los requerimientos de la contratación administrativa
internos al BAC.
• Los oferentes tienen que ser empresas individuales, no consorcios.
2. Los oferentes nuevos para el banco deben de presentar:
• Disponibilidad del servicio, ubicación y tiempos de respuesta. Deben estar
en disposición de firmar en paralelo un contrato de soporte con el Banco,
para asegurar la continuidad del producto. De por lo menos un año.
• Prestigio y honradez comprobada, entrega de antecedentes históricos.
3. Los oferentes nuevos y actuales ya registrados en el Banco deben:
• Tener toda su documentación incluida y actualizada dentro el registro de
proveedores del Banco. Sin excepción todo lo solicitado.
• Contar una Excelente calificación interna.
Posterior a la evaluación de las ofertas, se realiza la evaluación de los
proveedores con base a los aspectos anteriores. De no cumplir con lo solicitado
por el Banco su oferta será descartada a pesar de obtenga una excelente nota.
166
4.7 Resumen de herramientas
Se documenta las herramientas en administración de proyectos utilizadas en el
capítulo 4 Desarrollo. Donde se visualiza en que área del conocimiento es
aplicada y si es metodología del Banco o del PMBOK.
Es importante indicar que algunas de las instrumentos definidas del PMBOK
son utilizadas por el BAC y modificadas sus necesidades para alinearse a sus
procesos. Por tal razón se hace distinción al indicar que son del BAC.
Cuadro No 27 Resumen de Herramientas
Herramientas Áreas de aplicación
Origen
(BAC/PMBOK)
Identificación de stakeholder s Alcance PMBOK
Definición de á rbol de problemas Alcance PMBOK
Definición de á rbol de objetos Alcance PMBOK
Definición de a cta de constitución Alcance BAC
Documentación de e nunciado Preliminar Alcance PMBOK
Documentación de e specificación inicial de
requerimientos Alcance BAC
Definición de e structura de la división del
Trabajo Alcance PMBOK
Definición de d iccionario de la Estructura de la
división del Trabajo Alcance PMBOK
Identificación de actividades Tiempo PMBOK
Definición de Secuencias y depend encias entre
actividades Tiempo PMBOK
Documentación de e stimación de recursos en
actividades Tiempo PMBOK
Documentación Estimación de tiempo Tiempo BAC
Definición de c ronograma de tiempo Tiempo BAC
Documentación de o rganigrama del proyecto Recursos Humanos PMBOK
Documentación de d efinición de roles Recursos Humanos PMBOK
Documentación de d isponibilidad de recursos Recursos Humanos PMBOK
167
Documentación de m atriz de Responsabilidades Recursos humanos PMBOK
Documentación de Presunciones y restricci ones
del recurso Recursos Humanos BAC
Documentación de Programa de incentivos Recursos Humanos PMBOK
Inducción y seguimiento Recursos Humanos BAC
Definición de s eguimiento del rendimiento del
personal Recursos Humanos BAC
Documentación de c riterios d e liberación Recursos Humanos BAC
Documentación de Identificación de información
requerida Comunicación PMBOK
Documentación de Identificación de medios de
distribución Comunicación PMBOK
Documentación de Identificación de periodicidad
de entrega de la información Comunicación PMBOK
Definición del procedimiento para la generación
de información Comunicación PMBOK
Definición de almacenamiento y aseguramiento
de la información Comunicación PMBOK
Documentación de Identificación de Riesgos Riesgos PMBOK
Definición de análisis cuantitativo de riesgos Riesgos PMBOK
Definición de matriz de respuestas a riesgos Riesgos PMBOK
Documentación de requisitos del producto Adquisiciones BAC
Definición de h erramienta de comparación y
evaluación Adquisiciones BAC
168
5 CONCLUSIONES
Al finalizar el desarrollo de la planificación del proyecto Voluntariado Electrónico,
se traza el camino para su óptima ejecución, a través de la generación de
información fiable y precisa sobre los elementos que se identificaron en el alcance,
tiempo, recursos, comunicaciones, riesgos y adquisiciones. Logrando la definición
del plan de gestión del proyecto que permitirá la correcta dirección y
aseguramiento de calidad del producto final.
Mediante las herramientas desarrolladas en este trabajo se ha definido de forma
acertada el alcance del proyecto para la implementación del sistema de
información “Voluntariado Electrónico”, determinando cuales son las expectativas
y necesidades del cliente, documentándola en forma clara, concisa y ordenada.
Permitiendo al director de proyectos y equipo realizar una ejecución más eficaz y
eficiente de los trabajos dentro del proyecto, obteniendo control sobre los
mismos. Basados en el acta de constitución que ofrece un subcontrato de
conformidad del cliente sobre el producto deseado.
La Estructura del Trabajo muestra e identifica las diferentes actividades que
debemos de llevar a cabo para concretar el proyecto, tomando en cuenta los
procedimientos preestablecidos por el Banco. A su vez nos aclara la cantidad y
complejidad que conlleva su elaboración, dando un vistazo inicial, pero muy
completo de labores para obtener el producto deseado.
La planificación del tiempo permite obtener un compromiso y ratificar la
posibilidad de entregar el producto en marcha dentro de lo inicialmente planificado
por el negocio. Obteniendo como fecha máximo de entrega el 24 de Mayo del
2010. Colocando en el tiempo y espacio el desarrollo de 136 actividades
identificadas con sus respectivas necesidades de recursos, en un total 196.5 días
de laborables.
La estimación de recursos nos trae a colación las personas que deben intervenir
en cada actividad del proyecto y sus conocimientos técnicos para la ejecución. Da
169
a conocer el recurso humano a utilizar, justificando con transparencia su
necesidad. Además se optimiza el uso de los mismos, al ubicarlos en un tiempo
específico, al asignarlos con las actividades del cronograma.
La comunicación es un elemento clave dentro todo proceso, se realiza una
planificación para obtener una buena toma de decisiones, disminuir la
incertidumbre entre los stakeholders, promover el entusiasmo y fidelidad del
equipo de trabajo. Como resultado de esta tarea se ha obtenido las necesidades
de información, frecuencia y formato de entrega a los diferentes interesados.
El trabajo desarrollado en riegos dentro del proyecto nos permite conocer el nivel
de exposición que tenemos. Partiendo del apetito de riesgo planteado nos
ubicamos en el nivel moderado según un promedio simple de los valores
obtenidos en la matriz de probabilidad e impacto, lo que nos indica que estamos
en una posición estable y de pocas sorpresas no tomadas en cuenta en esta etapa
de planificación. Sin embargo, se elabora en forma proactiva las respuestas a
aquellos riesgos medios y altos donde podemos encontrar situaciones que afecten
el no logro de los objetivos.
La identificación de las compras y adquisiciones se centra en la necesidad de
servicios profesionales en el área del desarrollo de software. Posterior a su
planificación se cuenta claramente con el instrumento que resume y centra los
requerimientos del servicio, el cual será utilizado como medio de información a los
oferentes. Así mismo, se implementa las herramientas que evaluarán las ofertas
de cada proveedor, permitiendo equidad y equilibrio en la toma de decisiones al
momento de la contratación.
Este trabajo permite dar pasos firmes en las siguientes etapas de ejecución,
implementación, seguimiento y cierre. Disminuyendo enormemente los costos
operativos, agilizando el proceso con seguridad y mayor rapidez, optimizando el
uso de recursos. Obteniendo el producto deseado por el negocio.
170
6 RECOMENDACIONES
Existen aspectos que se consideran importantes de resaltar, con el fin de asegurar
una implementación exitosa de la planificación realizada en este documento:
• El BAC San José debe fomentar este tipo de programa para buscar un
fortalecimiento a nivel institucional ante la comunidad, para lograr un
desarrollo económico y social equilibrado.
• En las etapas posteriores a la planificación el Líder del proyecto y el equipo
deben controlar y dar seguimiento al trabajo planificado de tal forma que se
mantenga la línea base en tiempo, alcance, costo y calidad.
• Se recomienda para el proyecto piloto un período de dos meses como
mínimo, que permita evaluar con precisión el grado de preparación,
adaptación, asimilación y consolidación de los participantes en la
experiencia, por parte del departamento de Responsabilidad Social
Corporativa.
• El Líder de Proyecto debe garantizar el patrocinio de parte de la alta
gerencia para la ejecución del proyecto, con el fin de obtener el
presupuesto necesario para la implementación del mismo.
• Para el proyecto piloto se recomienda al departamento de Responsabilidad
Social Corporativa la definición de un plan de comunicaciones que no sólo
informe si no que ayude en la implementación del cambio. Dentro de este
plan, se deberá desarrollar una estrategia para enfrentar la resistencia al
cambio que incluya la participación de colaboradores de todos los niveles e
incentive y facilite la participación en el programa.
171
• La capacitación dirigida a usuarios debe contar con la presencia de todos
los involucrados actuales en el proceso de voluntariado del Banco,
propiciando el cambio y conocimiento del nuevo flujo de trabajo.
• El BAC San José debe realizar una implementación local en primera
instancia y dar un tiempo prudente de madurez y desarrollo a la plataforma
junto con su procedimiento, para posteriormente llevarlo a la posición
regional y así ser utilizado en todos los países presentes de la corporación,
permitiendo la estandarización.
• Se recomienda al Líder del Proyecto dar un seguimiento estricto al
cronograma, debido al poco margen de entrega según lo solicitado por el
negocio.
• El actual proceso de administración de proyecto del BAC incorpora parte de
la metodología del PMBOK, sin embargo deja de lado el desarrollo de áreas
del conocimiento en recursos humanos, comunicación lo cual provoca
mayor incertidumbre al momento de la ejecución y un incremento en el
riesgo. Es recomendable revisar la metodología e introducir técnicas,
estrategias y herramientas en estas áreas para poner en práctica su
desarrollo por parte de la PMO.
• El departamento de Responsabilidad Social Corporativa del BAC debe
identificarse con la nueva herramienta de trabajo “Voluntariado Electrónico”
y realizar un análisis de rentabilidad para dar seguimiento a la meta
propuesta. De tal forma que determine si es necesario realizar ajustes o
mejoras al producto para optimizar su funcionamiento.
• El departamento de Responsabilidad Social Corporativa del BAC debe
realizar una revisión en la evaluación de BSC (Balance Score Card) de sus
colaboradores para realizar un ajusta basados en los nuevos procesos y
capacidades obtenidas a partir del producto entregado.
172
• Dentro de los resultados obtenidos en la investigación del alcance queda
por fuera “la falta de participación de la comunidad” en la creación de
programas de voluntaria, por lo que recomiendo al departamento de
Responsabilidad Social Corporativa del BAC iniciar el desarrollo de un
programa que permita el acercamiento.
173
7 BIBLIOGRAFIA
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174
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175
8 ANEXOS
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO
ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 03 de Agosto del 2009
Propuesta para la implementación de un plan de gestión del proyecto “Voluntariado electrónico” para el Departamento de Responsabilidad Social del Banco BAC San José.
Areas de conocimiento / procesos:
Area de aplicación (Sector / Actividad):
Alcance, Tiempo, Costo, Recurso Humano y Riesgo.
Sector Financiero / Responsabilidad Social
Fecha de inicio del proyecto
Fecha tentativa de finalización del proyecto
15 de Setiembre del 2009
01 de Marzo del 2009
Objetivos del proyecto (general y específicos) Objetivo General: Elaborar un plan de gestión del proyecto Voluntariado Electrónico para su implantación. Objetivos Específicos: • Identificar las características del producto Voluntariado Electrónico,
investigando para establecer los principales requerimientos técnicos, de negocio que se deben cumplir.
• Establecer el alcance del proyecto Voluntariado Electrónico utilizando diferentes herramientas para garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias y logro de objetivos.
• Efectuar la planificación de los tiempos del proyecto Voluntariado Electrónico mediante diferentes herramientas para asegurar que se ejecute en el plazo indicado.
• Realizar la planificación de los recursos del proyecto Voluntariado Electrónico a través de las herramientas existentes para obtener recursos suficientes.
• Ejecutar la planificación de comunicación del proyecto Voluntariado Electrónico utilizando herramientas para garantizar la información formal e informal se genere, recopile, almacene y utilice de forma adecuada.
176
• Verificar los riesgos asociados en la implementación del proyecto
Voluntariado Electrónico manipulando diferentes herramientas para disminuir la incertidumbre presente.
• Crear los criterios de compra, adquisición en la implementación del proyecto Voluntariado Electrónico recurriendo a herramientas para realizar una calificación de la mejor oferta presentada.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y re sultados esperados) Las razones principales que justifican la creación de una herramienta automatizada en el departamento de responsabilidad Social Corporativo del BAC San José se detallan continuación: • Fortalecer la participación de jóvenes y adultos en programas de promoción
de voluntariado, a través de una herramienta automatizada de oferta interna o de demanda externa.
• Optimizar el proceso de” administración de los programas de responsabilidad social basados en servicios de voluntariado; a través de la agilización, fluidez, control y seguimiento del voluntariado, además de cuantificar los aportes de las campañas implementadas.
• Disminuir costos operativos y de reproceso en la administración de los programas de responsabilidad social y los trámites de las campañas, liberando recurso humano, financiero y técnico.
• Maximizar el alcance, comunicación e imagen corporativa proyectada a la comunidad, a través de esto, desarrollar los objetivos estratégicos de BAC San José, basados en el desarrollo sostenible y con empatía hacia las necesidades sociales actuales.
• Fomentar la responsabilidad social entre los colaboradores y clientes. • Desarrollar el plan de gestión del proyecto que cumpla con el producto
solicitado y que asegure el éxito el cual será cuantificado en tiempo, costo y calidad.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto El BAC San José contará con un documento que le proporcionará la planificación del proyecto “Voluntariado Electrónico”, con el cual podrá llevar a cabo la ejecución del mismo de forma ordena y controlada. El cual incluirá: • Documentación del alcance de la gestión del proyecto. • La definición y alcance de la herramienta “Voluntariado Electrónico”. • Documento con la planificación de los tiempos necesarios para las tareas a
realizar. • Documento con la planificación de los recursos humanos necesarios para
realizar las tareas del proyecto • Documento con la planificación de la comunicación presente el desarrollo
del proyecto. • Documentación enfática de la identificación de riesgos y gestión. • La evaluación y criterios de compra para evaluar la mejor oferta.
177
Supuestos Se iniciará con los siguientes presupuestos: • Se utilizará el sistema de contratación de proveedores según el
procedimiento de BAC San José, para el desarrollo a la medida de algún proveedor que tenga la capacidad de realizar las tareas solicitadas.
• Se utilizará recurso humano especializado interno del BAC San José de diferentes departamentos para las tareas y actividades como parte del equipo de trabajo.
• El recurso humano asignado al proyecto tendrá la capacidad técnica y los conocimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades.
• Se tendrá en todo momento el apoyo de Roxana Víquez Salazar, patrocinadora del proyecto en el BAC San José.
• Los objetos empresariales del BAC San José no se desviarán a otras necesidades.
• Se dará un fuerte apoyo de la alta gerencia del BAC San José a lo largo del proyecto.
• Se utilizará la infraestructura (hardware y centro de cómputo) existente en la organización BAC San José, para albergar la nueva herramienta.
• Se manejará el software (sistemas operativos y herramientas) existentes en la organización BAC San José, para el funcionamiento de la nueva herramienta.
• Los líderes de los equipos de trabajo en el proyecto tendrán autoridad para tomar decisiones oportunas con el objetivo de mantener el buen desempeño.
Restricciones • Tiempo: El registro de voluntarios y el trabajo que realizan debe estar listo
antes del primer trimestre del 2010. • Costo: Se cuenta con un presupuesto aproximado de $100 000. • Recurso humano: Se asignará al recurso humano disponible al momento de
comenzar las tareas del equipo de proyecto, la escogencia del mismo será una tarea del departamento al que pertenece.
• Recurso de hardware: Se deberá buscar el recurso de hardware necesario interno que se adapte a la necesidad de la nueva herramienta, de tal forma que no sea necesario una inversión mayor a los $20 000.
Información histórica relevante En el año 2007 se dio el primer intento de implementar una herramienta automatizada dentro del departamento de Responsabilidad Social del BAC San José pero no tuvo el alcance deseado y es actualmente un producto sin posibilidad de crecimiento.
178
Factores de éxito • Contar con el recurso humano necesario, tanto técnico como funcional. • Contar con el recurso tecnológico necesario para llevar a cabo el proyecto. • Contar con el respaldo de la institución. Áreas de Negocio Involucradas en el Proyecto Identificación inicial de áreas participantes: • Gerencia de Responsabilidad Social Corporativa. • Gerencia de Talento Humano. • Gerencia de Sistemas Banca. • Gerencia de Proyectos. Recurso Humano del Proyecto Identificación inicial de recursos : • Patrocinador: parte de la alta gerencia cuya función es defender, financiar, y
aceptar el proyecto ante la junta directiva y la Gerencia General. Su rol como miembro del equipo será esporádico, y su intermediario será el Líder de negocio.
• Líder de negocio: miembro del equipo de proyecto en el cual recae el control y la responsabilidad de mantener informado al patrocinador, debe ser una persona dotada de autoridad y permisos necesarios para la gestión del proyecto, además de tener un conocimiento sobre el tema a desarrollar. El mismo es designado por el Patrocinador.
• Líder de proyecto: Líder de la administración y gestión del proyecto, el cual llevará la responsabilidad del seguimiento y control de las actividades, costos y tiempos planificados y ejecutados, así como el control de cambios del alcance. Designado por la PMO.
• Líder Técnico: miembro del equipo que tiene los conocimientos técnico necesarios para aportar experiencia en la parte de tecnología y responsable de las toma de decisiones en esta área.
• Profesional de recursos Humanos: miembro del equipo que permite organizar y planificar la participación de los recursos de diferentes áreas e intermediario para la gestión y obtención de recursos que se ocupen de forma temporal pero con cierto tiempo de dedicación a las tareas del proyecto. Su actuación es esporádica.
Antecentes En este momento los registros, formularios y control se elaboran de forman semi-manual, ya que se utilizan software de escritorio para mantener los datos y un respaldo impreso de los mismos por parte del departamento de Responsabilidad Social del BAC San José. Aunque el proceso de afiliación es bajo a la fecha, se espera que en el mediano plazo se cuente con un aumento significativo de personas vinculadas con este programa lo cual imposibilita el registro manual y hace necesario la creación de una herramienta para estos efectos.
179
Riesgos Identificación inicial riesgos relacionados: • La falta de comunicación con el patrocinador podría ocasionar desinterés y
la pérdida del patrocinio, dejando faltos de poder jerárquico y económico. • Si no se cumpla con los tiempos proyectados en el cronograma del proyecto
puede producir aumento en costos y retrasos en la puesta en marcha del producto.
• Si no se cuenta con el recurso humano disponible al momento de solicitarlo puede producir atrasos en la entrega del producto final.
• Si no se considera que la herramienta sea accesible en todos los países puede tener problemas de cobertura regional.
• Si no se cumpla con el nivel de calidad especificada por el cliente en el producto puede una inconformidad del mismo.
• Si se excede el costo puede producirse una inconformidad en el patrocinador.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Cliente(s) directo(s): Roxana Víquez Salazar Gerencia regional de Responsabilidad Social Corporativa (Patrocinador) Laura Porras Alfaro Coordinadora de Responsabilidad Social (Líder de negocio). Cliente(s) indirecto(s): Clientes del banco. Colaboradores. Empresas que deseen utilizar el portal como medio para sus campañas y sean aceptados por el banco. Elaborado por: Geovanny Córdoba Soto Aprobado por: Manuel Álvarez
Firmas:
180
Anexo 2: EDT
181
Anexo 3: CRONOGRAMA
ID Task Name Duration Start Finish PredecessorsResource Names
1 Proyecto Final de Graduación 100 days Mon 03/08/09 Fri 18/12/09
2 Seminario de Graduación 26 days Mon 03/08/09 Mon 07/09/09
3 Entregables 26 days Mon 03/08/09 Mon 07/09/09
4 Charter 6 days Mon 03/08/09 Mon 10/08/09 Geovanny Córdoba Soto
5 I Capítulo: Introducción 8 days Mon 03/08/09 Wed 12/08/09 Geovanny Córdoba Soto
6 II Capítulo: Marco Teórico 5 days Thu 13/08/09 Wed 19/08/09 5 Geovanny Córdoba Soto
7 III Capítulo: Marco Metodoógico 5 days Thu 20/08/09 Wed 26/08/09 6 Geovanny Córdoba Soto
8 Anexos: 10 days Thu 20/08/09 Wed 02/09/09
9 EDT 5 days Thu 20/08/09 Wed 26/08/09 6 Geovanny Córdoba Soto
10 Cronograma 5 days Thu 20/08/09 Wed 26/08/09 6 Geovanny Córdoba Soto
11 Bibliografía 5 days Thu 27/08/09 Wed 02/09/09 10 Geovanny Córdoba Soto
12 Aprobación SG 5 days Thu 27/08/09 Wed 02/09/09 10 Manuel Avarez
13 Designación Preliminar Tutores 3 days Thu 03/09/09 Mon 07/09/09 12 Manuel Avarez
14 Tutoría 58 days Tue 08/09/09 Thu 26/11/09
15 Entregables 58 days Tue 08/09/09 Thu 26/11/09
16 Tutor 3 days Tue 08/09/09 Thu 10/09/09
17 Asignación 1 day Tue 08/09/09 Tue 08/09/09 13
18 Aprobación 2 days Wed 09/09/09 Thu 10/09/09 17 UCI
19 IV Capítulo: Desarrollo 55 days Fri 11/09/09 Thu 26/11/09
20 Envío de Entregables del SG 55 days Fri 11/09/09 Thu 26/11/09
21 Alcance del proyecto 8 days Fri 11/09/09 Tue 22/09/09 18 Geovanny Córdoba; Tutor
22 Alcance del producto 8 days Wed 23/09/09 Fri 02/10/09 21 Geovanny Córdoba; Tutor
23 Planificación del t iempo 8 days Mon 05/10/09 Wed 14/10/09 22 Geovanny Córdoba; Tutor
24 Planificación del recurso 7 days Thu 15/10/09 Fri 23/10/09 23 Geovanny Córdoba; Tutor
25 Planificación de la comunicación 7 days Mon 26/10/09 Tue 03/11/09 24 Geovanny Córdoba; Tutor
26 Planificación del riesgo 8 days Wed 04/11/09 Fri 13/11/09 25 Geovanny Córdoba; Tutor
27 Planificación de las compras y adquisión 8 days Mon 16/11/09 Wed 25/11/09 26 Geovanny Córdoba; Tutor
28 Aprobación Final del PFG 1 day Thu 26/11/09 Thu 26/11/09 27 Tutor
29 Lectores 9 days Fri 27/11/09 Wed 09/12/09
182
ID Task Name Duration Start Finish PredecessorsResource Names
1 Proyecto Final de Graduación 100 days Mon 03/08/09 Fri 18/12/09
2 Seminario de Graduación 26 days Mon 03/08/09 Mon 07/09/09
14 Tutoría 58 days Tue 08/09/09 Thu 26/11/09
29 Lectores 9 days Fri 27/11/09 Wed 09/12/09
30 Entregables 9 days Fri 27/11/09 Wed 09/12/09
31 Solicitud de Asignación 3 days Fri 27/11/09 Tue 01/12/09
32 Asignación 1 day Fri 27/11/09 Fri 27/11/09 28
33 Comunicado de asignación 1 day Mon 30/11/09 Mon 30/11/09 32
34 Envío de PFG a Lectores 1 day Tue 01/12/09 Tue 01/12/09 33 Geovanny Córdoba Soto
35 Trabajo de Lectores 6 days Wed 02/12/09 Wed 09/12/09
36 Lector 1 6 days Wed 02/12/09 Wed 09/12/09
37 Revisión PFG 5 days Wed 02/12/09 Tue 08/12/09 34
38 Envío de Informe de Lectura 1 day Wed 09/12/09 Wed 09/12/09 37 Lector 1
39 Lector 2 6 days Wed 02/12/09 Wed 09/12/09
40 Revisión PFG 5 days Wed 02/12/09 Tue 08/12/09 34
41 Envío de Informe de Lectura 1 day Wed 09/12/09 Wed 09/12/09 37 Lector 2
42 Tutoría 4 days Thu 10/12/09 Tue 15/12/09
43 Revisión Informes de Lectores 1 day Thu 10/12/09 Thu 10/12/09 41
44 Envío de Contestación informe de lectores 3 days Fri 11/12/09 Tue 15/12/09 43 Geovanny Córdoba Soto
45 Defensa 3 days Wed 16/12/09 Fri 18/12/09
46 Solicitud de fecha 1 day Wed 16/12/09 Wed 16/12/09 44
47 Aprobación fecha 2 days Thu 17/12/09 Fri 18/12/09 46 Lector 1; Lector 2; Geovanny Córdoba Soto
183
Anexo 4: INFORME DE CONTROL DEL TRABAJO Descripción
Este informe debe ser elaborado en los primeros días de cada mes durante el
período de ejecución del proyecto que concluye y presentado al patrocinador, a los
niveles gerenciales de la empresa y a la Oficina de Gerencia de Proyectos para su
aprobación.
Este informe debe elaborarse a partir de la actualización de los planes y es un
resumen de estos.
Descripción de campos
Se presenta una lista (outline) del contenido del IMP (Informe de Control del
Proyecto).
Cada uno de los componentes del informe es importante para los patrocinadores y
personal de alto nivel involucrado en el proyecto.
Portada
En la portada se debe consignar el número o identificador del proyecto asignado
por la Oficina de Gerencia de Proyectos, Nombre del proyecto (tal y como se le
conoce en la Oficina de Gerencia de Proyectos).
En número del informe debe comenzar en 1 para el informe del primer mes del
ciclo de vida del proyecto y así sucesivamente, conforme pasen los meses.
Mes y año del informe. Esta fecha corresponde al mes y año del informe y no a la
fecha de su presentación.
Lista de distribución, se refiere a las personas que obtendrán una copia del
informe. La Oficina de Proyectos y el patrocinador deben ser necesariamente dos
de los entes receptores del informe.
184
Fecha del Informe. Es la fecha en la cual se está publicando o entregando el
Informe a los actores especificados en la lista de distribución.
Tareas
Esta parte del informe se refiere a las tareas que están programadas en el
proyecto.
Las tareas concluidas del proyecto se deben presentar una a una y elaborar una
pequeña descripción ellas.
Las tareas atrasadas, son aquellas que debieron terminar, según la programación
inicial, y lo hicieron. Para cada una de ellas se debe dejar claro cuál es la fecha
estimada de reprogramación y cuál es el impacto en el proyecto de ese atraso.
Riesgos
Se deben definir los riesgos que afloraron durante el periodo y para cada uno de
ellos se debe establecer el riesgo, las acciones tomadas y el impacto general en el
proyecto.
Adicionalmente se debe establecer los posibles riesgos para el próximo período.
Cronograma actualizado
Se debe presentar una copia del cronograma actualizado. Su detalle depende de
la audiencia que recibirá en informe, pero debe ser lo suficiente para que la toma
de decisiones se lleve a cabo de una forma adecuada.
Estado general del Proyecto
En este aparte el Gerente del Proyecto puede consignar cualquier información
relacionada con el proyecto que brinde un panorama del grado de avance del
proyecto. Además puede aportar información o detalle sobre algún asunto que
185
requiere que los patrocinadores tomen una decisión para que el desempeño del
proyecto no se vea afectado.
Contenido del Informe de control del Proyecto
1. Portada.
1.1. Número o identificador del proyecto.
1.2. Nombre del proyecto.
1.3. Número del Informe.
1.4. Mes y año del Informe.
1.5. Lista de distribución del Informe.
1.6. Fecha del Informe.
2. Tareas.
2.1. Concluidas en el período.
2.2. Atrasadas en el período.
3. Riesgos.
4. Cronograma actualizado.
5. Estado general del proyecto.
186
Anexo 5: SOLICITUDES DE CAMBIO
Los cambios dentro del proyecto es una situación natural e inevitable. Un proyecto
exitoso no es aquel que no tiene ningún cambio a lo largo de su desarrollo, sino
aquel que administre de manera correcta y bajo control los cambios que se
presenten.
Procedimiento para la presentación, valoración, con trol y aprobación de
cambios al proyecto.
1. Presentación de la solicitud.
Cualquier usuario relacionado con el proyecto podrá presentar ante el Líder del
Proyecto una solicitud de modificación. Esta podrá ser originada por un cambio en
las definiciones actuales o producto de una nueva funcionalidad que se desea
incorporar.
Para la presentación deberá llenar el formulario descrito más adelante, detallando:
• Justificación de la solicitud
• Descripción de la solicitud
• Solución sugerida
2. Analizar la solicitud.
El Líder del Proyecto analizará en conjunto con personal de apoyo técnico la
solicitud planteada y medirá el impacto que generará atender dicha solicitud. Para
ello especificará este impacto en 4 áreas:
• Alcance
• Actividades del proyecto
• Calendario
• Costos
3. Aprobación de la solicitud.
187
Con base en los resultados de la actividad anterior el Líder del Proyecto en
conjunto con el órgano competente analizarán la solicitud y tomarán una
resolución.
El Líder del Proyecto redactará una nota al solicitante informándole la resolución
tomada en relación con la solicitud.
Conforme se avanza en la ejecución del procedimiento para la atención de los
cambios se debe ir llenando el formulario con la información correspondiente.
Descripción de campos
Nombre del proyecto: Se describe el nombre con el cual se conocerá el
proyecto.
Fecha de solicitud: Se refiere a la fecha de redacción de la solicitud.
Nombre del solicitante: Se especifica el nombre de la persona que está
solicitando el cambio.
No. del cambio: Consecutivo que se asigna a las distintas solicitudes
presentadas.
Prioridad: El solicitante de acuerdo con su criterio le asignará un nivel de
prioridad al desarrollo de la solicitud. Debe escoger entre los términos Alta, Media,
Baja.
Justificación de cambio: Se especifica en términos generales las razones que
originaron y justifican la presentación de la solicitud de cambio.
Descripción del cambio: Se especifica en términos generales el cambio que se
está solicitando.
Solución sugerida: Se especificará una posible solución, desde la perspectiva del
solicitante, para resolver la problemática que generó dicha solicitud.
Análisis del impacto
Alcance
Se describen las principales implicaciones en el alcance del proyecto, que
generará la atención de la solicitud de cambio.
188
Actividades
Se describen las principales implicaciones sobre las actividades del proyecto que
generará la atención del cambio.
Calendario
Se describen las principales implicaciones sobre el calendario del proyecto que
generará la atención del cambio.
Costos
Se describen las principales implicaciones sobre los costos del proyecto que
generará la atención del cambio.
Resolución
Aprobado/Rechazado
De acuerdo con la resolución tomada por el órgano competente se seleccionará
una de las dos opciones.
Fecha de resolución
Se especificará la fecha en que se tomó la determinación final sobre l aprobación
o rechazo de la solicitud.
Resuelto por
Se especificará el nombre y la firma de todas las personas involucradas en la
decisión final de aprobar/rechazar la solicitud planteada.
189
190
Anexo 6: Diagrama de Gantt del proyecto “Voluntaria do Electrónico”
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
1 1 Proyecto Voluntariado Electrónico 196.5 days Tue 18/08/09 Mon 24/05/10
2 1.1 Fase de inicio 32 days Tue 18/08/09 Wed 30/09/09
3 1.1.1 Definición del producto 12 days Tue 18/08/09 Wed 02/09/09
4 1.1.1.1 Formulación del producto por parte del depto RSC 7 days Tue 18/08/09 Wed 26/08/09
5 1.1.1.1.1 Identificar objetivos 1 day Tue 18/08/09 Tue 18/08/09
6 1.1.1.1.2 Identificar expectativas 5 1 day Wed 19/08/09 Wed 19/08/09
7 1.1.1.1.3 Identificar restricciones 6 1 day Thu 20/08/09 Thu 20/08/09
8 1.1.1.1.4 Identificar producto 7 1 day Fri 21/08/09 Fri 21/08/09
9 1.1.1.1.5 Ánalisis financiero 8 3 days Mon 24/08/09 Wed 26/08/09
10 1.1.1.2 Presentación del proyecto al Comité Estratégico9 5 days Thu 27/08/09 Wed 02/09/09
11 1.1.1.2.1 Presentación del producto 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
12 1.1.1.2.2 Debate del producto 11 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
13 1.1.1.2.3 Aprobación del proyecto 12 4 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
14 1.1.1.2.3.1 Aprobación del Gerencia General 0.5 days Fri 28/08/09 Fri 28/08/09
15 1.1.1.2.3.2 Asignación al portafolio de proyecto 14 3 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
16 1.1.1.2.3.3 Asignación de prioridad del proyecto 15 0.5 days Wed 02/09/09 Wed 02/09/09
17 1.1.2 Alcance del proyecto y producto 16 20 days Thu 03/09/09 Wed 30/09/09
18 1.1.2.1 Identificación de involucrados 2 days Thu 03/09/09 Fri 04/09/09
19 1.1.2.2 Árbol de problemas 18 2 days Mon 07/09/09 Tue 08/09/09
20 1.1.2.3 Árbol de Objetivos 19 2 days Wed 09/09/09 Thu 10/09/09
21 1.1.2.4 Acta de constitución 20 3 days Fri 11/09/09 Tue 15/09/09
22 1.1.2.5 Descripción preliminar del alcance 21 3 days Wed 16/09/09 Fri 18/09/09
23 1.1.2.6 Definición Inicial de Requerimientos del producto22 2 days Mon 21/09/09 Tue 22/09/09
24 1.1.2.7 EDT 23 2 days Wed 23/09/09 Thu 24/09/09
25 1.1.2.8 Diccionario del EDT 24 3 days Fri 25/09/09 Tue 29/09/09
26 1.1.2.9 Definición de control y seguimiento del Alcance25 1 day Wed 30/09/09 Wed 30/09/09
27 1.2 Fase de planificación 2 41.5 days Thu 01/10/09 Mon 30/11/09
28 1.2.1 Planificación del tiempo 8.5 days Thu 01/10/09 Wed 14/10/09
29 1.2.1.1 Definición de Actividades 3 days Thu 01/10/09 Mon 05/10/09
30 1.2.1.2 Establecimiento de secuencia y dependencia entre actividades29 2 days Tue 06/10/09 Wed 07/10/09
31 1.2.1.3 Estimación de recursos 30 2 days Thu 08/10/09 Fri 09/10/09
32 1.2.1.4 Estimación de tiempo 31 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
33 1.2.1.5 Creación del Cronograma 32 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
34 1.2.1.6 Definición del control de cronograma 33 0.5 days Wed 14/10/09 Wed 14/10/09
35 1.2.2 Planificación del recurso 34 7 days Wed 14/10/09 Fri 23/10/09
36 1.2.2.1 Identificación de recurso humano 2 days Wed 14/10/09 Fri 16/10/09
37 1.2.2.2 Cualidades del recurso humano 36 2 days Fri 16/10/09 Tue 20/10/09
38 1.2.2.3 Roles y Responsabilidades 37 2 days Tue 20/10/09 Thu 22/10/09
39 1.2.2.4 Tiempos de disponibilidad 38 1 day Thu 22/10/09 Fri 23/10/09
40 1.2.3 Planificación de la comunicación 39 7 days Fri 23/10/09 Tue 03/11/09
41 1.2.3.1 Información requerida 2 days Fri 23/10/09 Tue 27/10/09
18/08/2009 18/08/2009
19/08/2009 19/08/2009
20/08/2009 20/08/2009
21/08/2009 21/08/2009
24/08/2009 26/08/2009
27/08/2009 27/08/2009
27/08/2009 27/08/2009
28/08/2009 28/08/2009
28/08/2009 02/09/2009
02/09/2009 02/09/2009
03/09/2009 04/09/2009
07/09/2009 08/09/2009
09/09/2009 10/09/2009
11/09/2009 15/09/2009
16/09/2009 18/09/2009
21/09/2009 22/09/2009
23/09/2009 24/09/2009
25/09/2009 29/09/2009
30/09/2009 30/09/2009
01/10/2009 05/10/2009
06/10/2009 07/10/2009
08/10/2009 09/10/2009
13/10/2009 13/10/2009
13/10/2009 13/10/2009
14/10/2009 14/10/2009
14/10/2009 16/10/2009
16/10/2009 20/10/2009
20/10/2009 22/10/2009
22/10/2009 23/10/2009
23/10/2009 27/10/2009
July August September October November December January February March April
191
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
42 1.2.3.2 Periocidad de entrega 41 2 days Tue 27/10/09 Thu 29/10/09
43 1.2.3.3 Procedimiento para la generación de información42 2 days Thu 29/10/09 Mon 02/11/09
44 1.2.3.4 Medio de distribución 43 1 day Mon 02/11/09 Tue 03/11/09
45 1.2.4 Planificación del riesgo 44 10 days Tue 03/11/09 Tue 17/11/09
46 1.2.4.1 Identificación de riesgos 3 days Tue 03/11/09 Fri 06/11/09
47 1.2.4.2 Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos 46 3 days Fri 06/11/09 Wed 11/11/09
48 1.2.4.3 Matriz de riesgo con respuestas 47 3 days Wed 11/11/09 Mon 16/11/09
49 1.2.4.4 Definición de control y seguimiento de riesgos48 1 day Mon 16/11/09 Tue 17/11/09
50 1.2.5 Planificación de las compras y adquisición 49 9 days Tue 17/11/09 Mon 30/11/09
51 1.2.5.1 Documentar los requisitos del producto para Oferentes 3 days Tue 17/11/09 Fri 20/11/09
52 1.2.5.2 Indicadores de calificación 51 3 days Fri 20/11/09 Wed 25/11/09
53 1.2.5.3 Cuatro de Comparación para evaluación 52 3 days Wed 25/11/09 Mon 30/11/09
54 1.3 Fase de desarrollo 27 95.5 days Mon 30/11/09 Wed 14/04/10
55 1.3.1 fase de gestión de proveedores 18 days Mon 30/11/09 Thu 24/12/09
56 1.3.1.1 Publicación de Licitación 5 days Mon 30/11/09 Mon 07/12/09
57 1.3.1.2 Recepción de Ofertas 56 3 days Mon 07/12/09 Thu 10/12/09
58 1.3.1.3 Evaluación de Ofertas 57 2 days Thu 10/12/09 Mon 14/12/09
59 1.3.1.4 Selección de proveedor 58 4 days Mon 14/12/09 Fri 18/12/09
60 1.3.1.4.1 Creación o actualización de política Conozca a su proveedor2 days Mon 14/12/09 Wed 16/12/09
61 1.3.1.4.2 Registro o actualización de proveedor 60 2 days Wed 16/12/09 Fri 18/12/09
62 1.3.1.5 Contratos 61 4 days Fri 18/12/09 Thu 24/12/09
63 1.3.1.5.1 Definición de Contrato Maestro 3 days Fri 18/12/09 Wed 23/12/09
64 1.3.1.5.2 Firma de contrato 63 1 day Wed 23/12/09 Thu 24/12/09
65 1.3.2 Fase de análisis del producto 64 12.5 days Thu 24/12/09 Wed 13/01/10
66 1.3.2.1 Clasificación del producto de información a implementar 0.5 days Thu 24/12/09 Thu 24/12/09
67 1.3.2.2 Desarrollo de Requerimientos del sistema 66 12 days Mon 28/12/09 Wed 13/01/10
68 1.3.2.3 Desarrollo de análisis preliminar 66 2 days Mon 28/12/09 Tue 29/12/09
69 1.3.2.4 Aprobación del análisis 68 6 days Wed 30/12/09 Thu 07/01/10
70 1.3.2.4.1 Aprobación del Usuario 2 days Wed 30/12/09 Thu 31/12/09
71 1.3.2.4.2 Revisión del Círculo de Revisión Regional70 1 day Mon 04/01/10 Mon 04/01/10
72 1.3.2.4.3 Aprobación de Líder técnico 71 3 days Tue 05/01/10 Thu 07/01/10
73 1.3.3 Fase de diseño del producto 72 14.5 days Fri 08/01/10 Thu 28/01/10
74 1.3.3.1 Documentación de casos de uso 4 days Fri 08/01/10 Wed 13/01/10
75 1.3.3.1.1 Diagrama de casos de uso 1 day Fri 08/01/10 Fri 08/01/10
76 1.3.3.1.2 Documentación del diagrama de casos de uso75 3 days Mon 11/01/10 Wed 13/01/10
77 1.3.3.2 Diagrama de Entidad Relación para base de datos76 2 days Thu 14/01/10 Fri 15/01/10
78 1.3.3.3 Diagrama de flujo de la información 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
79 1.3.3.4 Diagrama de act ividad 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
80 1.3.3.5 Diagrama de Componentes 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
81 1.3.3.6 Documentación del plan de pruebas 78,79,80 4 days Wed 20/01/10 Mon 25/01/10
82 1.3.3.7 Documento de retención de fuentes 78,79,80 0.5 days Wed 20/01/10 Wed 20/01/10
27/10/2009 29/10/2009
29/10/2009 02/11/2009
02/11/2009 03/11/2009
03/11/2009 06/11/2009
06/11/2009 11/11/2009
11/11/2009 16/11/2009
16/11/2009 17/11/2009
17/11/2009 20/11/2009
20/11/2009 25/11/2009
25/11/2009 30/11/2009
30/11/2009 07/12/2009
07/12/2009 10/12/2009
10/12/2009 14/12/2009
14/12/2009 16/12/2009
16/12/2009 18/12/2009
18/12/2009 23/12/2009
23/12/2009 24/12/2009
24/12/2009 24/12/2009
28/12/2009 13/01/2010
28/12/2009 29/12/2009
30/12/2009 31/12/2009
04/01/2010 04/01/2010
05/01/2010 07/01/2010
08/01/2010 08/01/2010
11/01/2010 13/01/2010
14/01/2010 15/01/2010
18/01/2010 19/01/2010
18/01/2010 19/01/2010
18/01/2010 19/01/2010
20/01/2010 25/01/2010
20/01/2010 20/01/2010
September October November December January February March April May
192
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
83 1.3.3.8 Aprobación del diseño 82 6 days Wed 20/01/10 Thu 28/01/10
84 1.3.3.8.1 Aprobación del Líder técnico 2 days Wed 20/01/10 Fri 22/01/10
85 1.3.3.8.2 Aprobación del DBA 84 2 days Fri 22/01/10 Tue 26/01/10
86 1.3.3.8.3 Aprobación del arquitecto de software 85 2 days Tue 26/01/10 Thu 28/01/10
87 1.3.4 Fase de programación del producto 86 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
88 1.3.4.1 Programación de módulo Administrador 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
89 1.3.4.2 Programación de módulo Voluntarios 86 30 days Thu 28/01/10 Thu 11/03/10
90 1.3.4.3 Programación de módulo Organizaciones 86 25 days Thu 28/01/10 Thu 04/03/10
91 1.3.5 Fase de pruebas del producto 90 15 days Thu 04/03/10 Thu 25/03/10
92 1.3.5.1 Pruebas Técnicas 7 days Thu 04/03/10 Mon 15/03/10
93 1.3.5.2 Pruebas de funcionabilidad 92 3 days Mon 15/03/10 Thu 18/03/10
94 1.3.5.3 Pruebas de Integración 93 2 days Thu 18/03/10 Mon 22/03/10
95 1.3.5.4 Correcciones y ajustes posterior a las pruebas94 3 days Mon 22/03/10 Thu 25/03/10
96 1.3.6 fase de aceptación del producto 95 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
97 1.3.6.1 Pruebas de usuario 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
98 1.3.6.2 Aceptación de pruebas 95 1 day Thu 25/03/10 Fri 26/03/10
99 1.3.6.2.1 Validación de resultados del plan de pruebas 0.5 days Thu 25/03/10 Thu 25/03/10
100 1.3.6.2.2 Aprobación de QA, Usuarios 99 0.5 days Fri 26/03/10 Fri 26/03/10
101 1.3.7 Fase de documentación del producto 100 10 days Fri 26/03/10 Fri 09/04/10
102 1.3.7.1 Documentación del Manual del usuario 3 days Fri 26/03/10 Wed 31/03/10
103 1.3.7.2 Documentación de Manual técnico 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
104 1.3.7.3 Documentación de Manual de instalación 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
105 1.3.7.4 Aprobación de la documentación 103,104 4 days Mon 05/04/10 Fri 09/04/10
106 1.3.7.4.1 Aprobación el Líder Técnico 2 days Mon 05/04/10 Wed 07/04/10
107 1.3.7.4.2 Aprobación del Patrocinador o su representante106 2 days Wed 07/04/10 Fri 09/04/10
108 1.3.8 Fase de catalogación del producto 107 1.5 days Fri 09/04/10 Mon 12/04/10
109 1.3.8.1 Validación de fuentes 0.5 days Fri 09/04/10 Fri 09/04/10
110 1.3.8.2 Revisión de fuentes 109 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
111 1.3.8.3 Catalogación en sistema de versiones de software110 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
112 1.3.9 Fase de control y seguimiento del proyecto 111 2 days Tue 13/04/10 Wed 14/04/10
113 1.4 Fase de implementación 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
114 1.4.1 Fase de documentación del procedimiento 9 days Thu 15/04/10 Tue 27/04/10
115 1.4.1.1 Documentación o ajustes al procedimiento interno 5 days Thu 15/04/10 Wed 21/04/10
116 1.4.1.2 Aprobación del depto de Calidad 115 3 days Thu 22/04/10 Mon 26/04/10
117 1.4.1.3 Publicación 116 1 day Tue 27/04/10 Tue 27/04/10
118 1.4.2 Fase de capacitación 54 4 days Thu 15/04/10 Tue 20/04/10
119 1.4.2.1 Capacitación a Usuarios finales 2 days Thu 15/04/10 Fri 16/04/10
120 1.4.2.2 Capacitación Técnica 119 2 days Mon 19/04/10 Tue 20/04/10
121 1.4.3 Fase de instalación y configuración del producto 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
122 1.4.3.1 Configuración del servidor 3 days Thu 15/04/10 Mon 19/04/10
123 1.4.3.2 Instalación de base de datos 122 2 days Tue 20/04/10 Wed 21/04/10
20/01/2010 22/01/2010
22/01/2010 26/01/2010
26/01/2010 28/01/2010
28/01/2010 15/03/2010
28/01/2010 11/03/2010
28/01/2010 04/03/2010
04/03/2010 15/03/2010
15/03/2010 18/03/2010
18/03/2010 22/03/2010
22/03/2010 25/03/2010
25/03/2010 29/03/2010
25/03/2010 25/03/2010
26/03/2010 26/03/2010
26/03/2010 31/03/2010
31/03/2010 05/04/2010
31/03/2010 05/04/2010
05/04/2010 07/04/2010
07/04/2010 09/04/2010
09/04/2010 09/04/2010
12/04/2010 12/04/2010
12/04/2010 12/04/2010
13/04/2010 14/04/2010
15/04/2010 21/04/2010
22/04/2010 26/04/2010
27/04/2010 27/04/2010
15/04/2010 16/04/2010
19/04/2010 20/04/2010
15/04/2010 19/04/2010
20/04/2010 21/04/2010
December January February March April May June July August
193
ID WBS Task Name PredecessorsDuration Start Finish
124 1.4.3.3 Instalación del pase de objetos 123 1 day Thu 22/04/10 Thu 22/04/10
125 1.4.3.4 Instalación de contingencias 124 4 days Fri 23/04/10 Wed 28/04/10
126 1.5 Fase de seguimiento 113 8.5 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
127 1.5.1 Liberación del producto en producción 0.5 days Thu 29/04/10 Thu 29/04/10
128 1.5.2 Fase de piloto 127 8 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
129 1.5.2.1 Planificación de piloto por parte del depto de RSC 3 days Thu 29/04/10 Tue 04/05/10
130 1.5.2.2 Ejecución del plan piloto 129 5 days Tue 04/05/10 Tue 11/05/10
131 1.5.3 Monitoreo en producción 127 5 days Thu 29/04/10 Thu 06/05/10
132 1.6 Fase de Cierre 126 9 days Tue 11/05/10 Mon 24/05/10
133 1.6.1 Cierre de contratos 3 days Tue 11/05/10 Fri 14/05/10
134 1.6.2 Informe Final 133 1 day Fri 14/05/10 Mon 17/05/10
135 1.6.3 Encuesta de Satisfacción 134 3 days Mon 17/05/10 Thu 20/05/10
136 1.6.4 Cierre del proyecto 135 2 days Thu 20/05/10 Mon 24/05/10
22/04/2010 22/04/2010
23/04/2010 28/04/2010
29/04/2010 29/04/2010
29/04/2010 04/05/2010
04/05/2010 11/05/2010
29/04/2010 06/05/2010
11/05/2010 14/05/2010
14/05/2010 17/05/2010
17/05/2010 20/05/2010
20/05/2010 24/05/2010
February March April May June July August September October
194
Anexo 7: Diagrama de Gantt con ruta crítica del pr oyecto “Voluntariado Electrónico”
ID Task Name PredecessorsDuration Start Finish
1 Proyecto Voluntariado Electrónico 196.5 days Tue 18/08/09 Mon 24/05/10
2 Fase de inicio 32 days Tue 18/08/09 Wed 30/09/09
3 Definición del producto 12 days Tue 18/08/09 Wed 02/09/09
4 Formulación del producto por parte del depto RSC 7 days Tue 18/08/09 Wed 26/08/09
5 Identificar objetivos 1 day Tue 18/08/09 Tue 18/08/09
6 Identificar expectativas 5 1 day Wed 19/08/09 Wed 19/08/09
7 Identificar restricciones 6 1 day Thu 20/08/09 Thu 20/08/09
8 Identificar producto 7 1 day Fri 21/08/09 Fri 21/08/09
9 Ánalisis financiero 8 3 days Mon 24/08/09 Wed 26/08/09
10 Presentación del proyecto al Comité Estratégico9 5 days Thu 27/08/09 Wed 02/09/09
11 Presentación del producto 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
12 Debate del producto 11 0.5 days Thu 27/08/09 Thu 27/08/09
13 Aprobación del proyecto 12 4 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
14 Aprobación del Gerencia General 0.5 days Fri 28/08/09 Fri 28/08/09
15 Asignación al portafolio de proyecto 14 3 days Fri 28/08/09 Wed 02/09/09
16 Asignación de prioridad del proyecto 15 0.5 days Wed 02/09/09 Wed 02/09/09
17 Alcance del proyecto y producto 16 20 days Thu 03/09/09 Wed 30/09/09
18 Identificación de involucrados 2 days Thu 03/09/09 Fri 04/09/09
19 Árbol de problemas 18 2 days Mon 07/09/09 Tue 08/09/09
20 Árbol de Objetivos 19 2 days Wed 09/09/09 Thu 10/09/09
21 Acta de constitución 20 3 days Fri 11/09/09 Tue 15/09/09
22 Descripción preliminar del alcance 21 3 days Wed 16/09/09 Fri 18/09/09
23 Definición Inicial de Requerimientos del producto22 2 days Mon 21/09/09 Tue 22/09/09
24 EDT 23 2 days Wed 23/09/09 Thu 24/09/09
25 Diccionario del EDT 24 3 days Fri 25/09/09 Tue 29/09/09
26 Definición de control y seguimiento del Alcance25 1 day Wed 30/09/09 Wed 30/09/09
27 Fase de planificación 2 41.5 days Thu 01/10/09 Mon 30/11/09
28 Planificación del tiempo 8.5 days Thu 01/10/09 Wed 14/10/09
29 Definición de Actividades 3 days Thu 01/10/09 Mon 05/10/09
30 Establecimiento de secuencia y dependencia entre actividades29 2 days Tue 06/10/09 Wed 07/10/09
31 Estimación de recursos 30 2 days Thu 08/10/09 Fri 09/10/09
32 Estimación de tiempo 31 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
33 Creación del Cronograma 32 0.5 days Tue 13/10/09 Tue 13/10/09
34 Definición del control de cronograma 33 0.5 days Wed 14/10/09 Wed 14/10/09
35 Planificación del recurso 34 7 days Wed 14/10/09 Fri 23/10/09
36 Identificación de recurso humano 2 days Wed 14/10/09 Fri 16/10/09
37 Cualidades del recurso humano 36 2 days Fri 16/10/09 Tue 20/10/09
38 Roles y Responsabilidades 37 2 days Tue 20/10/09 Thu 22/10/09
39 Tiempos de disponibilidad 38 1 day Thu 22/10/09 Fri 23/10/09
40 Planificación de la comunicación 39 7 days Fri 23/10/09 Tue 03/11/09
41 Información requerida 2 days Fri 23/10/09 Tue 27/10/09
18/08/2009 0%
19/08/2009 0%
20/08/2009 0%
21/08/2009 0%
24/08/2009 0%
27/08/2009 0%
27/08/2009 0%
28/08/2009 0%
28/08/2009 0%
02/09/2009 0%
03/09/2009 0%
07/09/2009 0%
09/09/2009 0%
11/09/2009 0%
16/09/2009 0%
21/09/2009 0%
23/09/2009 0%
25/09/2009 0%
30/09/2009 0%
01/10/2009 0%
06/10/2009 0%
08/10/2009 0%
13/10/2009 0%
13/10/2009 0%
14/10/2009 0%
14/10/2009 0%
16/10/2009 0%
20/10/2009 0%
22/10/2009 0%
23/10/2009 0%
July August September October November December January February March April May
195
ID Task Name PredecessorsDuration Start Finish
42 Periocidad de entrega 41 2 days Tue 27/10/09 Thu 29/10/09
43 Procedimiento para la generación de información42 2 days Thu 29/10/09 Mon 02/11/09
44 Medio de distribución 43 1 day Mon 02/11/09 Tue 03/11/09
45 Planificación del riesgo 44 10 days Tue 03/11/09 Tue 17/11/09
46 Identificación de riesgos 3 days Tue 03/11/09 Fri 06/11/09
47 Análisis cuantitativo y cualitativo de riesgos 46 3 days Fri 06/11/09 Wed 11/11/09
48 Matriz de riesgo con respuestas 47 3 days Wed 11/11/09 Mon 16/11/09
49 Definición de control y seguimiento de riesgos48 1 day Mon 16/11/09 Tue 17/11/09
50 Planificación de las compras y adquisición 49 9 days Tue 17/11/09 Mon 30/11/09
51 Documentar los requisitos del producto para Oferentes 3 days Tue 17/11/09 Fri 20/11/09
52 Indicadores de calificación 51 3 days Fri 20/11/09 Wed 25/11/09
53 Cuatro de Comparación para evaluación 52 3 days Wed 25/11/09 Mon 30/11/09
54 Fase de desarrollo 27 95.5 days Mon 30/11/09 Wed 14/04/10
55 fase de gestión de proveedores 18 days Mon 30/11/09 Thu 24/12/09
56 Publicación de Licitación 5 days Mon 30/11/09 Mon 07/12/09
57 Recepción de Ofertas 56 3 days Mon 07/12/09 Thu 10/12/09
58 Evaluación de Ofertas 57 2 days Thu 10/12/09 Mon 14/12/09
59 Selección de proveedor 58 4 days Mon 14/12/09 Fri 18/12/09
60 Creación o actualización de política Conozca a su proveedor2 days Mon 14/12/09 Wed 16/12/09
61 Registro o actualización de proveedor 60 2 days Wed 16/12/09 Fri 18/12/09
62 Contratos 61 4 days Fri 18/12/09 Thu 24/12/09
63 Definición de Contrato Maestro 3 days Fri 18/12/09 Wed 23/12/09
64 Firma de contrato 63 1 day Wed 23/12/09 Thu 24/12/09
65 Fase de análisis del producto 64 12.5 days Thu 24/12/09 Wed 13/01/10
66 Clasificación del producto de información a implementar 0.5 days Thu 24/12/09 Thu 24/12/09
67 Desarrollo de Requerimientos del sistema 66 12 days Mon 28/12/09 Wed 13/01/10
68 Desarrollo de análisis preliminar 66 2 days Mon 28/12/09 Tue 29/12/09
69 Aprobación del análisis 68 6 days Wed 30/12/09 Thu 07/01/10
70 Aprobación del Usuario 2 days Wed 30/12/09 Thu 31/12/09
71 Revisión del Círculo de Revisión Regional70 1 day Mon 04/01/10 Mon 04/01/10
72 Aprobación de Líder técnico 71 3 days Tue 05/01/10 Thu 07/01/10
73 Fase de diseño del producto 72 14.5 days Fri 08/01/10 Thu 28/01/10
74 Documentación de casos de uso 4 days Fri 08/01/10 Wed 13/01/10
75 Diagrama de casos de uso 1 day Fri 08/01/10 Fri 08/01/10
76 Documentación del diagrama de casos de uso75 3 days Mon 11/01/10 Wed 13/01/10
77 Diagrama de Entidad Relación para base de datos76 2 days Thu 14/01/10 Fri 15/01/10
78 Diagrama de flujo de la información 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
79 Diagrama de actividad 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
80 Diagrama de Componentes 77 2 days Mon 18/01/10 Tue 19/01/10
81 Documentación del plan de pruebas 78,79,80 4 days Wed 20/01/10 Mon 25/01/10
82 Documento de retención de fuentes 78,79,80 0.5 days Wed 20/01/10 Wed 20/01/10
27/10/2009 0%
29/10/2009 0%
02/11/2009 0%
03/11/2009 0%
06/11/2009 0%
11/11/2009 0%
16/11/2009 0%
17/11/2009 0%
20/11/2009 0%
25/11/2009 0%
30/11/2009 0%
07/12/2009 0%
10/12/2009 0%
14/12/2009 0%
16/12/2009 0%
18/12/2009 0%
23/12/2009 0%
24/12/2009 0%
28/12/2009 0%
28/12/2009 0%
30/12/2009 0%
04/01/2010 0%
05/01/2010 0%
08/01/2010 0%
11/01/2010 0%
14/01/2010 0%
18/01/2010 0%
18/01/2010 0%
18/01/2010 0%
20/01/2010 0%
20/01/2010 0%
July August September October November December January February March April May
196
ID Task Name PredecessorsDuration Start Finish
83 Aprobación del diseño 82 6 days Wed 20/01/10 Thu 28/01/10
84 Aprobación del Líder técnico 2 days Wed 20/01/10 Fri 22/01/10
85 Aprobación del DBA 84 2 days Fri 22/01/10 Tue 26/01/10
86 Aprobación del arquitecto de software 85 2 days Tue 26/01/10 Thu 28/01/10
87 Fase de programación del producto 86 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
88 Programación de módulo Administrador 32 days Thu 28/01/10 Mon 15/03/10
89 Programación de módulo Voluntarios 86 30 days Thu 28/01/10 Thu 11/03/10
90 Programación de módulo Organizaciones 86 25 days Thu 28/01/10 Thu 04/03/10
91 Fase de pruebas del producto 90 15 days Thu 04/03/10 Thu 25/03/10
92 Pruebas Técnicas 7 days Thu 04/03/10 Mon 15/03/10
93 Pruebas de funcionabilidad 92 3 days Mon 15/03/10 Thu 18/03/10
94 Pruebas de Integración 93 2 days Thu 18/03/10 Mon 22/03/10
95 Correcciones y ajustes posterior a las pruebas94 3 days Mon 22/03/10 Thu 25/03/10
96 fase de aceptación del producto 95 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
97 Pruebas de usuario 2 days Thu 25/03/10 Mon 29/03/10
98 Aceptación de pruebas 95 1 day Thu 25/03/10 Fri 26/03/10
99 Validación de resultados del plan de pruebas 0.5 days Thu 25/03/10 Thu 25/03/10
100 Aprobación de QA, Usuarios 99 0.5 days Fri 26/03/10 Fri 26/03/10
101 Fase de documentación del producto 100 10 days Fri 26/03/10 Fri 09/04/10
102 Documentación del Manual del usuario 3 days Fri 26/03/10 Wed 31/03/10
103 Documentación de Manual técnico 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
104 Documentación de Manual de instalación 102 3 days Wed 31/03/10 Mon 05/04/10
105 Aprobación de la documentación 103,104 4 days Mon 05/04/10 Fri 09/04/10
106 Aprobación el Líder Técnico 2 days Mon 05/04/10 Wed 07/04/10
107 Aprobación del Patrocinador o su representante106 2 days Wed 07/04/10 Fri 09/04/10
108 Fase de catalogación del producto 107 1.5 days Fri 09/04/10 Mon 12/04/10
109 Validación de fuentes 0.5 days Fri 09/04/10 Fri 09/04/10
110 Revisión de fuentes 109 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
111 Catalogación en sistema de versiones de software110 0.5 days Mon 12/04/10 Mon 12/04/10
112 Fase de control y seguimiento del proyecto 111 2 days Tue 13/04/10 Wed 14/04/10
113 Fase de implementación 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
114 Fase de documentación del procedimiento 9 days Thu 15/04/10 Tue 27/04/10
115 Documentación o ajustes al procedimiento interno 5 days Thu 15/04/10 Wed 21/04/10
116 Aprobación del depto de Calidad 115 3 days Thu 22/04/10 Mon 26/04/10
117 Publicación 116 1 day Tue 27/04/10 Tue 27/04/10
118 Fase de capacitación 54 4 days Thu 15/04/10 Tue 20/04/10
119 Capacitación a Usuarios finales 2 days Thu 15/04/10 Fri 16/04/10
120 Capacitación Técnica 119 2 days Mon 19/04/10 Tue 20/04/10
121 Fase de instalación y configuración del producto 54 10 days Thu 15/04/10 Wed 28/04/10
122 3 days Thu 15/04/10 Mon 19/04/10
123 Configuración del servidor 122 2 days Tue 20/04/10 Wed 21/04/10
20/01/2010 0%
22/01/2010 0%
26/01/2010 0%
28/01/2010 0%
28/01/2010 0%
28/01/2010 0%
04/03/2010 0%
15/03/2010 0%
18/03/2010 0%
22/03/2010 0%
25/03/2010 0%
25/03/2010 0%
26/03/2010 0%
26/03/2010 0%
31/03/2010 0%
31/03/2010 0%
05/04/2010 0%
07/04/2010 0%
09/04/2010 0%
12/04/2010 0%
12/04/2010 0%
13/04/2010 0%
15/04/2010 0%
22/04/2010 0%
27/04/2010 0%
15/04/2010 0%
19/04/2010 0%
15/04/2010 0%
20/04/2010 0%
December January February March April May June July August September October
197
ID Task Name PredecessorsDuration Start Finish
124 Instalación del pase de objetos 123 1 day Thu 22/04/10 Thu 22/04/10
125 Instalación de contingencias 124 4 days Fri 23/04/10 Wed 28/04/10
126 Fase de seguimiento 113 8.5 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
127 Liberación del producto en producción 0.5 days Thu 29/04/10 Thu 29/04/10
128 Fase de piloto 127 8 days Thu 29/04/10 Tue 11/05/10
129 Planificación de piloto por parte del depto de RSC 3 days Thu 29/04/10 Tue 04/05/10
130 Ejecución del plan piloto 129 5 days Tue 04/05/10 Tue 11/05/10
131 Monitoreo en producción 127 5 days Thu 29/04/10 Thu 06/05/10
132 Fase de Cierre 126 9 days Tue 11/05/10 Mon 24/05/10
133 Cierre de contratos 3 days Tue 11/05/10 Fri 14/05/10
134 Informe Final 133 1 day Fri 14/05/10 Mon 17/05/10
135 Encuesta de Satisfacción 134 3 days Mon 17/05/10 Thu 20/05/10
136 Cierre del proyecto 135 2 days Thu 20/05/10 Mon 24/05/10
22/04/2010 0%
23/04/2010 0%
29/04/2010 0%
29/04/2010 0%
04/05/2010 0%
29/04/2010 0%
11/05/2010 0%
14/05/2010 0%
17/05/2010 0%
20/05/2010 0%
December January February March April May June July August September October