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Universidad Surcolombiana Nit. 891.180.084-2

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RESOLUCIÓN 230 DE 2016 (19 DE SEPTIEMBRE)

Por medio de la cual se fijan políticas documentales, se adopta el reglamento interno de archivo y correspondencia y se dictan otras disposiciones

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial por las conferidas en el numeral

15, del Artículo 31° del Acuerdo 075 de 1994 del Consejo Superior Universitario, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Artículo 27° del Acuerdo 075 de 1994 del Consejo Superior Universitario -Modificado por el artículo 1 del Acuerdo 015 de 2004-, el Rector es el representante legal y primera autoridad ejecutiva de la Universidad, siendo el responsable de la dirección académico-administrativa de la Institución.

Que según lo preceptuado en el numeral 15° del Artículo 31° del Acuerdo 075 de 1994 del Consejo Superior Universitario, el Rector tiene la competencia de suscribir los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Universidad, ateniéndose a las disposiciones legales vigentes.

Que a través del Acuerdo 065 de 1991 del Consejo Superior Universitario, se creó el Comité de Correspondencia, Archivo y Microfilmación y de conformidad con el Artículo 3° del citado Acuerdo, se autorizó en la Institución la implementación y puesta en marcha del Sistema de Administración de documentos y microfilmación.

Que mediante la Resolución P0744 de 2001, se creó el Grupo Interno de Trabajo Administración de Documentos y Recepción de la Universidad.

Que la Universidad está obligada a la creación, organización, preservación y control de sus archivos, apoyada en los organismos internos de coordinación y asesoría.

Que en atención de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, el Programa de Gestión Documental (PGD) es un esquema estratégico para la gestión documental.

Que en virtud del Artículo 4° del Decreto 2609 de 2012, la gestión documental debe ser coordinada por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las Oficinas de Archivo de cada entidad.

AV. Pastrana Borrero - Cra la. PBX: 8754753 FAX: 8758890 - 8759124 Edificio Administrativo Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 8753686

Línea Gratuita Nacional: 018000968722 www.usco.edu.co Neiva - Huila

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Que se hace necesario establecer las políticas de gestión documental de la Institución y expedir el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia de la Universidad Surcolombiana, como instrumento de organización y control en los procesos de producción, recepción, distribución, organización, conservación y disposición final de los documentos, así como el uso de nuevas tecnologías, en las unidades académicas y administrativas de la Institución.

En mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

CAPÍTULO I DE LA POLÍTICA DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA

TÍTULO I SISTEMA DE ARCHIVOS

ARTÍCULO 1°. Se define el Sistema de Archivos de la Universidad Surcolombiana como el resultado de la producción documental realizada a través de cada una de las unidades académicas y administrativas reflejadas en su estructura orgánico - funcional.

ARTÍCULO 2°. El Sistema de Archivos de la Universidad, tiene como objetivo fundamental la organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente.

Para la organización, preservación y control de los archivos, se estandarizan los procesos técnicos de producción, gestión, transferencia, almacenamiento, selección, descripción, conservación y disposición final de los documentos.

ARTÍCULO 3°. La Universidad, de acuerdo con su disponibilidad de recursos, contará con un equipo interdisciplinario competente responsable de la Gestión Documental para garantizar la adecuada administración del Sistema de Gestión Documental y Gestión de Archivos con el objetivo de garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad en el apoyo a los procesos de la Institución expresos en la Ley 594 de 2000, Artículo 14° Parágrafos 1° al 3° y la Ley 1409 de 2010.

ARTÍCULO 4°. El Sistema de Archivos de la Universidad, según el ciclo vital de los documentos, se clasifica en:

1. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

2. Archivo Central: En el que se agrupan los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión de la Institución.

A V. Pastrana Borrero - Cra la. PBX: 8754753 FAX: 8758890 - 8759124 Edificio Administrativo Cra. 5 No. 23 - 40 PBX: 8753686


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3. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente.

PARÁGRAFO. Los documentos de archivo se deberán conservar en cada una de las unidades administrativas y académicas de la Institución, hasta que termine el trámite y se cierre el año fiscal por el término de retención establecido en las Tablas de Retención Documental y serán transferidos cumplido este tiempo, para lo cual la Universidad garantizará el espacio físico suficiente y adecuado.

ARTÍCULO 5°. El Sistema de Archivos estará adscrito a la Secretaria General de la Universidad Surcolombiana y su gestión administrativa se ejecutará a través del Grupo de Gestión Documental.

TÍTULO II POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 6°. La Universidad declara como política institucional para el manejo de los archivos y la Gestión Documental, su compromiso de implementar las mejores prácticas aplicando la normatividad vigente, para la correcta gestión de sus documentos e información como elemento fundamental para el cumplimiento de su misión y visión institucional.

Por lo tanto garantizará en todo momento la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información bajo parámetros técnicos de organización, seguridad, trámite, gestión, conservación y disposición, incorporando nuevas tecnologías de información y la comunicación que permitan satisfacer de manera más eficiente las necesidades informativas de los funcionarios, docentes, estudiantes, entes judiciales y de control y de la comunidad en general.

ARTÍCULO 7°. Las políticas de gestión de documentos de la Universidad están planificadas de la siguiente manera:

1. Un Programa de Gestión Documental, que contempla además del uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente.

2. Una reglamentación archivística, que establece los procedimientos a los cuales deberán acogerse todas las unidades administrativas y académicas, contenida en el Manual del Programa de Gestión Documental, el Reglamento interno de correspondencia y archivo, la guía para la administración de comunicaciones oficiales y procesos y procedimientos de calidad.

3. Las Tablas de Retención Documental, actualizadas, aprobadas y convalidadas por las autoridades pertinentes.

4. La incorporación de nuevas tecnologías y soportes en la administración y conservación del archivo de la Universidad, lo cual se ve reflejado en el software administrador de correspondencia.



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5. La implementación del software de gestión documental desarrollado por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicaciones (C.T.I.C.).

6. En cumplimiento al derecho de acceso a la información pública, la Universidad garantizará a la comunidad universitaria, la consulta de los documentos y expedirá copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter de reserva conforme a la Constitución o a la Ley.

CAPÍTULO III DEL REGLAMENTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LA

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA"

TÍTULO I REGLAMENTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

ARTÍCULO 8°. El Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo, es una herramienta de organización de las comunicaciones oficiales físicas, electrónicas y servicios de archivo de la Institución y estará compuesto por las disposiciones contenidas en los siguientes artículos.

ARTÍCULO 9°. El Reglamento aplica a todas las áreas y procesos de la Universidad Surcolombiana y a los documentos de archivo, independientemente del soporte en que se encuentren.

ARTÍCULO 10°. Es responsabilidad de los servidores públicos de la Institución, la custodia y cuidado de la documentación e información que por razón de sus funciones conserven bajo su responsabilidad o a la cual tengan acceso; igualmente, tienen como responsabilidad impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento y utilización indebida de la documentación e información que tenga bajo su custodia y cuidado.

PARÁGRAFO 1°. Los servidores públicos de la Institución, que manejen documentación e información oficial deben velar por su integridad, autenticidad, veracidad y por la fidelidad de la información, y son responsables de su uso, difusión, organización y conservación.

PARÁGRAFO 2°. Es obligación de la Universidad Surcolombiana a través del Grupo de Gestión Documental, incluir dentro de su Plan Anual de Capacitación, la formación y actualización sistemática de todos los funcionarios, en el manejo de la documentación e información.

PARÁGRAFO 3°. Los servidores públicos y demás personal de la Institución, que sean objeto de traslado de una dependencia a otra o se termine su vinculación laboral o contractual, deben hacer entrega oportuna de inventarios de los documentos de archivo en medio físico y digital- que produzcan y administren.

El Área de Personal de la Universidad, será la dependencia responsable de verificar el cumplimiento de esta disposición.




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ARTÍCULO 11°. Es responsabilidad de la Secretaría General a través del Grupo de Gestión Documental, coordinar y dirigir, el buen funcionamiento de la gestión de documentos de archivo institucionales.

TÍTULO II OBJETIVOS DEL REGLAMENTO INTERNO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

ARTÍCULO 12°. Son objetivos del Reglamento Interno de Correspondencia y Archivo, los siguientes:

1. Mantener actualizados los procedimientos internos, con base en la normatividad general vigente, para cumplir con el Programa de Gestión Documental, en relación con la producción, recepción, radicación, distribución, trámite, seguimiento, conservación, digitalización, control y disposición final de las comunicaciones oficiales.

2. Disponer de manera ordenada la documentación producida por la Universidad Surcolombiana, en aras de garantizar la transparencia administrativa, el derecho a la información, la participación ciudadana, la investigación y la cultura.

3. Sensibilizar a los funcionarios de la Universidad sobre la importancia de la conservación, preservación y custodia de los documentos que forman parte de la Memoria Institucional.

TÍTULO III NORMALIZACIÓN, CONTROL Y PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

ARTÍCULO 13°. La producción, recepción, distribución, trámite, control, seguimiento, conservación y consulta de las comunicaciones oficiales de la Universidad Surcolombiana, deben seguir las pautas establecidas en el Acuerdo 060 de 2001, del Archivo General de la Nación y demás normas que lo modifiquen o sustituyan. Su administración será responsabilidad de la Oficina de Correspondencia, y procederá en consecuencia a:

1. Las comunicaciones externas que se reciban, deben quedar radicadas y registradas en el Sistema de Gestión Documental de la Universidad y entregadas para su control y distribución en la Ventanilla Única de la Oficina de Correspondencia.

2. Los términos de vencimiento para atender un derecho de petición, empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento en la Ventanilla Única de la Universidad.

3. Cuando el usuario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.

4. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de cero, cero, cero, uno (0001), utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

5. Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario; la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes, y la segunda copia reposará en el consecutivo de la Oficina de correspondencia, por el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental.




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6. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deben ser revisadas por el responsable de la Ventanilla Única, para verificar la competencia, los anexos, el destinatario y los datos de origen del usuario o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

7. En los casos donde haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias adicionales.

ARTÍCULO 14°. Por imagen corporativa, la Universidad normalizará la forma de elaborar oficios, cartas, memorandos, actos administrativos y demás documentos, según las normas vigentes (Acuerdo 060 de 2001 del AGN, ISO 15489, ISO 30300, Norma ICONTEC 3393), y la "Guía de Administración de las Comunicaciones Oficiales de la USCO"

PARÁGRAFO 2°. La leyenda de encabezado* y pie de página de las comunicaciones oficiales debe contener la siguiente información:

1. *Logotipo de la Universidad Surcolombiana 2. *Nit institucional 3. *Logos de calidad 4. Eslogan por cada periodo de gobierno de la Universidad 5. Dirección de la Universidad 6. Número del PBX 7. Dirección del portal web 8. Dirección de correo electrónico

ARTÍCULO 15°. Las comunicaciones oficiales remitidas de manera virtual deben cumplir con la normatividad de archivo vigente y los protocolos que aplican para el uso de la red Internet. La estructura y contenido de las comunicaciones, deberán atender los estándares internacionales que para la producción documental rige (ISO 15489) y Norma Icontec NTC 3393.

ARTÍCULO 16°. Las comunicaciones vía e-mail se recibirán en la dirección electrónica: [email protected]. Su administración, control, radicación, delegación y distribución para trámite, será responsabilidad de la Coordinación de la Oficina de Correspondencia a través de la Ventanilla Única.

Cuando se allegue una petición directamente al correo electrónico de cada dependencia, al momento de realizar la respuesta se deberá remitir copia de la misma a la dirección electrónica pqrsdausco.edu.co, para que la Oficina de Correspondencia asigne su radicado y realice su administración.

ARTÍCULO 17°. La Universidad Surcolombiana, ha establecido la responsabilidad de firmar los documentos oficiales enviados, teniendo en cuenta el Manual de Funciones y las funciones delegadas para emitir documentos, por lo cual toda comunicación deberá llevar el nombre y firma del funcionario autorizado, al margen izquierdo inferior. La Oficina de Correspondencia dará estricto cumplimiento a esta directriz, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.




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ARTÍCULO 18°. La numeración de los actos administrativos estará a cargo de cada órgano y/o autoridad administrativa que de conformidad con sus funciones tenga la facultad de expedirlos. La codificación para las comunicaciones oficiales de cada dependencia, se hará de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental vigente.

TÍTULO IV RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

ARTÍCULO 19°. La Oficina de Correspondencia y Recepción gestionará de manera centralizada y normalizada los servicios de verificación, recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales, para lo cual las dependencias entregarán todas las comunicaciones, para ser enviadas a sus destinatarios por el servicio de mensajería de la Universidad Surcolombiana.

PARÁGRAFO. En los procedimientos para la radicación de las comunicaciones oficiales, se velará por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

ARTÍCULO 20°. Toda comunicación recibida en la Universidad Surcolombiana: interna enviada e interna recibida y externa enviada o externa recibida, debe ser radicada en el Sistema de Gestión Documental (SGD), implementado por la Universidad Surcolombiana, de manera automatizada.

Al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva de 0001 a n, utilizando el Sistema de Gestión Documental (SGD). En el evento en que el Sistema de Gestión Documental falle, se dejará constancia de ello en acta firmada por el Coordinador de la Ventanilla Única y se procederá a realizar la radicación manual o con medios mecánicos o automatizados.

PARÁGRAFO 1°. El diseño y estructura del Sistema de Gestión Documental (SGD), propenderá porque el proceso de gestión documental utilice tecnología que permita el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando esto no implique la destrucción de originales o copias únicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

PARÁGRAFO 2°. Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y la firma del Coordinador de la Oficina de Correspondencia.

ARTÍCULO 21°. No se recibirá correspondencia de carácter privado que llegue a la Universidad a título personal, citando o no el cargo del funcionario. En consecuencia, las personas relacionadas con la entidad deberán abstenerse de suministrar la dirección institucional como destino de correo.


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ARTÍCULO 22°. En caso de llegar información relacionada con peticiones, quejas y reclamos a la Oficina de Correspondencia, se radicará y se dará traslado a la Coordinación del Sistema de PQRSD.

ARTÍCULO 23°. Los funcionarios de la Oficina de Correspondencia quedan facultados para devolver a la dependencia de origen, aquellas comunicaciones oficiales enviadas, que no reúnan los requisitos establecidos en las normas de Archivo y Correspondencia.

ARTÍCULO 24°. Los documentos de carácter bibliográfico, como boletines, libros, catálogos, periódicos, revistas entre otros, allegados por la empresa contratada de mensajería deberán ser entregados directamente en la Ventanilla Única de la Universidad, quien se encargará de realizar el trámite de radicación y entrega a la dependencia responsable de la generación del respectivo trámite.

ARTÍCULO 25°. El coordinador de la Oficina de Correspondencia adoptará las siguientes medidas de seguridad:

A. Identificar sobres o paquetes sospechosos, de conformidad con los siguientes parámetros:

1. Con peso excesivo 2. Sin remitente 3. Paquetes sucios, machados o con olores extraños 4. Con exceso de avisos o de sellos postales 5. Paquetes con palabras restrictivas 6. Paquetes amarrados con cables o presencia de cables en los mismos

B. Procedimiento en caso de encontrarse indicios de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas:

1. Aislar el paquete sospechoso. 2. Averiguar y verificar su procedencia 3. No abrir el paquete 4. Llamar a expertos en explosivos o a organismos de seguridad competentes.

ARTÍCULO 26°. Para el control y seguimiento de las comunicaciones internas de carácter oficial, la Ventanilla Única realizará el diligenciamiento adecuado de las planillas de registro y control de comunicaciones enviadas y recibidas establecido por el Sistema de Gestión de Calidad. En la producción documental, el responsable de la recepción de los documentos en la Ventanilla Única, deberá exigir la utilización de los códigos asignados en la Tabla de Retención Documental.

ARTÍCULO 27°. Las comunicaciones oficiales recibidas del medio externo serán revisadas por el responsable de la Oficina de Correspondencia antes de su radicación; verificará que el sobre no haya sido abierto y que las comunicaciones no se encuentren en mal estado, si es así, dejará constancia al radicarse; asimismo revisará que los anexos sean los anunciados y dejará la constancia correspondiente.




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IZ FERNÁNDEZ

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PARÁGRAFO. Cuando las comunicaciones estén dirigidas a la Universidad Surcolombiana, sin especificar la dependencia o funcionario destinatario, se remitirá a la dependencia que por el contenido de las comunicaciones, considere sea la competente para el trámite correspondiente. Si existe incongruencia entre el nombre y el cargo del servidor público o destinatario, el funcionario responsable de la Ventanilla Unica, la remitirá a la dependencia mencionada en el sobre.

Toda comunicación dirigida a los funcionarios en cuyo sobre o encabezado se mencione el cargo, se presumirá que es comunicación oficial y será radicada.

ARTÍCULO 28°. De acuerdo a la "Guía de Ventanilla Única para la Administración de Comunicaciones Oficiales USCO", las comunicaciones consideradas de reserva, se deben distinguir por la palabra CONFIDENCIAL o PRIVADO. Debe dársele un tratamiento de especial reserva; se radicará con información que se pueda obtener del sobre y su trámite se hará sin abrirlo, enviándolo a su destinatario.

En caso que por desconocimiento del contenido se abra un sobre que contenga documentos que tienen reserva, inmediatamente se detecte el hecho se procederá a cerrar el sobre nuevamente y se dará trámite con reserva de su contenido.

ARTÍCULO 29°. La oficina de Correspondencia atenderá de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 11:00 m. y de 2:00 a 5:00 p.m. Este horario regirá para usuarios externos e internos.

Se hará difusión a toda la comunidad sobre la adopción del horario, por los diferentes medios de comunicación de la Universidad. En la Oficina de Ventanilla Única se publicará el mismo, en lugar visible.

ARTÍCULO 30°. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y a su vez deroga las normas que le sean contrarias.

CÚMPLASE

los diecinueve (19) días del me

PEDRO LEÓ GASPAR Rector

14‘. Proyectó: Clara In

" és Romro Olaya

Mara d= Carmen Trilleras



N STEkD retario General

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