universidad ute facultad de ciencias administrativas...

UNIVERSIDAD UTE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA CPA

TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN FINANZAS Y

AUDITORIA, CPA.

TEMA:

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CARTERA Y

EFECTIVO EN PUMACONSTRUCTORES

AUTORA:

ERIKA FERNANDA TORRES HERRERA

DIRECTOR:

ING. CARLOS MANCHENO VACA. MGTR

QUITO

ENERO 2020

II

FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO

PROYECTO DE TITULACIÓN

DATOS DE LA OBRA

TITULO: PROPUESTA DE UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO PARA

CARTERA Y EFECTIVO EN

PUMACONSTRUCTORES

AUTOR O AUTORES: TORRES HERRERA ERIKA

FERNANDA

FECHA DE ENTREGA DEL PROYECTO

DE TITULACIÓN:

ENERO 2020

DIRECTOR DEL PROYECTO DE

TITULACIÓN:

MSC. CARLOS ALBERTO

MANCHENO VACA

PROGRAMA PREGRADO POSGRADO

TITULO POR EL QUE OPTA: INGENIERA EN FINANZAS Y

AUDITORIA CPA

RESUMEN: Mínimo 250 palabras Pumaconstructores es una empresa

dedicada a diseñar, construir y

comercializar bienes inmuebles como:

casas y departamentos en varios sectores de

DATOS DE CONTACTO

CÉDULA DE IDENTIDAD: 171884269-1

APELLIDO Y NOMBRES: TORRES HERRERA ERIKA

FERNANDA

DIRECCIÓN: GUANANDO S25-252 Y LA MANA

EMAIL: [email protected]

TELÉFONO FIJO: 02-2845-622

TELÉFONO MOVIL: 0992522425

X

III

la ciudad de Quito con 14 años de

experiencia en el mercado inmobiliario

dando a sus clientes soluciones

habitacionales de acuerdo a la necesidad del

mercado.

Este análisis está centrado en los

departamentos de cartera y efectivo donde

se podrá determinar los problemas que

mantienen como: un inadecuado sistema de

control interno, inexistencia de manuales de

procesos, incumplimiento con las normas y

reglas internas de la empresa, también, se

detectara las falencias que existen como:

falta de responsabilidad, una inadecuada

segregación de funciones del personal así

como la falta de aplicación de pruebas de

control, deficiente seguridad en el área de

caja y tesorería, a través de la justificación

y los objetivos de la misma, aplicación

pruebas en los métodos de trabajo así como

a su personal y poder tener una mejor visión

del funcionamiento de los procesos,

El presente trabajo pretende proponer un

sistema de control interno para cartera y

efectivo en la empresa Pumaconstructores

IV

para la aplicación de métodos de control

interno que mejor se adecue a sus

necesidades en cada departamento

analizado el mismo que permitirá cumplir

con los objetivos de cada uno de los

departamentos que serán analizados

mediante la organización y la supervisión se

podrá entender cómo funciona cada

departamento, la normativa que rige y su

operacionalidad, así como la metodología

aplicada que permita tener una información

veraz y oportuna, a más de obtener los

resultados y determinar de qué manera el

control interno puede prevenir riegos

futuros dentro de la empresa, así como los

beneficios y los resultados finales que

permitirá a la administración de la empresa

poder tomar decisiones adecuadas y en el

caso de requerirlo las soluciones a futuros

problemas que serán manejados de la mejor

manera.

PALABRAS CLAVES: Control interno, cartera, efectivo

V

ABSTRACT:

Pumaconstructores is a company dedicated

to designing, building and marketing real

estate such as: houses and apartments in

various sectors of the city of Quito with 14

years of experience in the real estate market

giving its clients housing solutions

according to the market's need. This

analysis is focused on the portfolio and cash

departments, where problems that can affect

can be determined: an internal control

system, non-existence of process manuals,

non-compliance with the company's

internal rules and regulations, as well as will

detect the flaws that exist as: lack of

responsibility, inadequate segregation of

staff functions as well as lack of application

of control tests, poor security in the cash

and treasury area, through the justification

and the objectives thereof , application of

tests in the working methods as well as its

personnel and to have a better vision of the

functioning of the processes, The present

work intends to propose an internal control

system for portfolio and cash in the

Pumaconstructores company for the

application of internal control methods that

it is better that their needs are met in each

department analyzed, which meets the

objectives of each of the departments that

will be analyzed through the organization

and supervision will be able to understand

how each department works, the regulations

VI

that govern and its operationality, as well as

the methodology applied that allows to have

truthful and timely information, more than

obtaining the results and determining what

in a way that internal control can prevent

future risks within the company, as well as

the benefits and the final results that the

company administration may lose, be able

to make appropriate decisions and, if

required, solutions to future problems that

will be handled in the best possible way.

KEYWORDS Internal control, portfolio, cash

Se autoriza la publicación de este Proyecto de Titulación en el Repositorio Digital de la

Institución.

__________________________________________

Torres Herrera Erika Fernanda

171884269-1

VII

DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN

Yo, Torres Herrera Erika Fernanda, CI 171884269-1 autor/a del proyecto titulado: Propuesta

de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores) previo a

la obtención del título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA en la

Universidad UTE.

1. Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las Instituciones de

Educación Superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de

Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del

referido trabajo de graduación para que sea integrado al Sistema Nacional de

información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando

los derechos de autor.

2. Autorizo a la BIBLIOTECA de la Universidad UTE a tener una copia del referido

trabajo de graduación con el propósito de generar un Repositorio que democratice la

información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.

Quito, 8 de enero del 2020

__________________________________________


171884269-1

VIII

Quito, 8 de enero del 2020

CARTA DE AUTORIZACIÓN

Yo, Franklin Giovanny Pumashunta Chimba con cédula de identidad N.- 171695932-3 en

calidad de Gerente General de la empresa Pumaconstructores autorizo a la Sra. Torres Herrera

Erika Fernanda, a realizar la investigación para la elaboración de su proyecto de titulación

“Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores”,

basada en la información proporcionada por la Sociedad.

__________________________________________

Pumashunta Chimba Franklin Giovanny

171695932-3

IX

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de tutor de tesis de grado certifico que el presente trabajo que lleva por título

“Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en Pumaconstructores”,

para aspirar al título de INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA fue desarrollado

por Torres Herrera Erika Fernanda, bajo mi dirección y supervisión, en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la carrera de Ingeniería en Finanzas y Auditoría CPA; y que dicho trabajo

cumple con las condiciones requeridas para ser sometidos a la presentación pública y

evaluación por parte del Jurado examinador que se designe.

X

DECLARACIÓN JURAMENTADA DEL AUTOR

Yo, Torres Herrera Erika Fernanda, portador(a) de la cédula de identidad Nº171884269-1,

declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido previamente presentado

para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas

que se incluyen en ese documento.

La Universidad UTE puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo

establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa

institucional vigente.

__________________________________________


171884269-1

XI

DEDICATORIA

El presente trabajo esta dedicado a mi familia, a mi esposo por haber sido mi apoyo

en mi vida y a lo largo de toda mi carrera universitaria, por darme el impulso para llegar

hasta aquí. A mi hija Shannon por amor, su apoyo, su ocurrencia, por ser una niña buena,

por su esfuerzo y dedicación. A mi hija Violette por su amor, sus abrazos, comprensión

preocupación por mí por entenderme. Los amo con todo mi corazón y doy gracias a Dios

por sus vidas y por haberme bendecido con una hermosa familia.

Fernanda

XII

AGRADECIMIENTOS

A Dios por ser la base fundamenta de mi vida y moral, por cada día en el que me permite

despertar con vida y continuar con mi familia bendiciéndome en todo tiempo, que me toma de

su mano y no me suelta, por ser mi señor y salvado, que me da fuerzas durante las experiencias

adquiridas a lo largo de mi vida; por un tiempo mediante el cual crecí como persona, gracias por

cada detalle y momento de sabiduría durante la realización de mi trabajo de investigación que

fue necesario para la culminación de mi proyecto.

A mi esposo Giovanny que cada día ilumina mi vida, por ser mi amigo y confidente, por

enseñarme y hacerme entender que cada cosa que pasa es por la voluntad de Dios, por su amor,

por escucharme, por su apoyo incondicional, dedicación, paciencia, y sus consejos he

alcanzado de mejor manera mis metas.

A Shannon y Violette por ser unas hijas inigualables por ser mi amigas y confidentes por

apoyarme incondicionalmente en los momentos más difíciles de mi vida, por compartir su amor

y sus locuras, y enseñarme que no importa la edad para hacer una travesura.

A mi suegro Don José por ser ejemplo de esfuerzo y dedicación, paciencia por enseñarme que

a pesar que las personas puedan hacerle decepciones siempre tiene la predisposición de ayuda

y de dar nuevas oportunidades y por su apoyo laboral,

A mi tutor de tesis Ing Carlos Mancheno que con su apoyo he podido culminar mi trabajo.

A todas las personas especiales que me acompañaron en esta etapa, aportando a mi formación

tanto profesional y como ser humano.

XIII

ÍNDICE DE CONTENIDO

FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO PROYECTO DE TITULACIÓN ............. II

DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN ............................................................................................ VII

CARTA DE AUTORIZACIÓN ........................................................................................................ VIII

CERTIFICACIÓN DEL TUTOR ...................................................................................................... IX

DEDICATORIA ................................................................................................................................... XI

AGRADECIMIENTOS ...................................................................................................................... XII

ÍNDICE DE CONTENIDO ............................................................................................................... XIII

INDICE DE FIGURAS ...................................................................................................................... XIV

INDICE DE TABLAS ......................................................................................................................... XV

Resumen ................................................................................................................................................. 1

1.1 El problema de investigación ............................................................................................... 2

1.1.1 Problema a investigar ................................................................................................... 2

1.1.2 Objeto del estudio teórico ............................................................................................. 2

1.1.3 Objeto del estudio práctico ........................................................................................... 2

1.1.4 Planteamiento del problema ........................................................................................ 3

1.1.5 Formulación del problema ........................................................................................... 8

1.1.6 Sistematización del problema ...................................................................................... 8

1.1.7 Objetivo general ............................................................................................................ 8

1.1.8 Objetivos específicos ..................................................................................................... 8

1.2 Marco Referencial ............................................................................................................... 10

1.2.1 Marco teorico............................................................................................................... 10

1.2.2 Marco conceptual ........................................................................................................ 18

2 Metodología ................................................................................................................................. 20

2.1 Nivel de estudio ................................................................................................................... 20

2.2 Modalidad de investigación ................................................................................................ 20

2.2.1 Investigación de campo ............................................................................................... 20

2.2.2 Investigación Documental .......................................................................................... 21

2.3 Método ................................................................................................................................. 21

2.3.1 Inductivo deductivo..................................................................................................... 21

2.4 Población y muestra ............................................................................................................ 22

2.4.1 Población ...................................................................................................................... 22

2.4.2 Muestra ........................................................................................................................ 22

2.5 Instrumentos de investigación ............................................................................................ 22

2.5.1 Observación Directa ................................................................................................... 22

XIV

2.6 Procesamiento de datos ...................................................................................................... 23

2.7 Metodología especifica ........................................................................................................ 23

2.7.1 Componentes de control interno COSO 2013 .......................................................... 24

2.7.2 Ambiente de control .................................................................................................... 25

2.7.3 Evaluación de los riesgos ............................................................................................ 26

2.7.4 Actividades de control ................................................................................................ 27

2.7.5 Información y comunicación ...................................................................................... 27

2.7.6 Monitoreo ..................................................................................................................... 28

3 Resultados .................................................................................................................................... 29

3.1 Recolección y tratamiento de datos ................................................................................... 29

3.1.1 La encuesta .................................................................................................................. 29

La encuesta se realiza a todos los miembros del área administrativa ........................................... 29

3.1.2 Matriz DAFO............................................................................................................... 40

3.1.3 Matriz MEFI ............................................................................................................... 41

3.1.4 Análisis de la propuesta de control interno .............................................................. 43

3.1.5 Evaluación del control interno ................................................................................... 44

3.1.6 Análisis de riesgos ....................................................................................................... 48

OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el

impacto de los mismos. ................................................................................................................. 48

3.1.7 Matriz de Riesgo.......................................................................................................... 49

3.1.8 Matriz de riesgo ........................................................................................................... 50

3.2 PROPUESTA ...................................................................................................................... 51

3.2.1 Cartera ......................................................................................................................... 52

3.2.2 Efectivo ......................................................................................................................... 74

3.2.3 Cuentas bancarias ....................................................................................................... 88

3.2.4 Delegación de funciones del personal. ....................................................................... 96

4 Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................................ 100

ANEXOS ............................................................................................................................................ 106

INDICE DE FIGURAS

Figura 1 Componente coso 2013 ......................................................................................................... 24

Figura 2 Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería ..................................... 29

Figura 3 Valores institucionales ........................................................................................................... 30

XV

Figura 4 Líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y tesorería ........................ 31

Figura 5 Pruebas de control al departamento de tesorería ................................................................... 32

Figura 6 Dinero lícito ........................................................................................................................... 33

Figura 7 Pruebas de control en el departamento de tesorería ............................................................... 34

Figura 8 Experiencia y conocimiento del personal de carera .............................................................. 35

Figura 9 Informes de estados de cuenta ............................................................................................... 36

Figura 10 Periodicidad de control de cobros a clientes ........................................................................ 37

Figura 11 Existe un proceso de recuperación de cartera. ..................................................................... 38

Figura 12 Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa ............................................ 39

Figura 13 Flujograma de venta. ........................................................................................................... 64

Figura 14 Flujograma de recuperación de cartera al contado. ............................................................. 68

Figura 15 Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario .......................................... 70

Figura 16 Flujograma de gestión de cobro cartera vencida ................................................................. 72

Figura 17 Flujograma de procesos para arqueo de caja. ...................................................................... 87

Figura 18 Flujograma de conciliación Bancaria .................................................................................. 95

Figura 19 Flujograma de procesos asignación de personal .................................................................. 99

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Matriz DAFO y análisis estratégico ......................................................................................... 41

Tabla 2 Análisis de matriz MEFI .......................................................................................................... 42

Tabla 3 Análisis de la propuesta de control interno .............................................................................. 44

Tabla 4 Evaluación de control interno .................................................................................................. 47

Tabla 5 Valoración y mapeo de riesgos ................................................................................................ 48

Tabla 6 Actividades de Control ............................................................................................................ 50

Tabla 7 Análisis de capacidad de pago para compra de vivienda ......................................................... 58

Tabla 8 Solicitud compra de vivienda ................................................................................................... 60

Tabla 9 Plan de pagos. .......................................................................................................................... 61

Tabla 10 Registro de clientes ................................................................................................................ 65

Tabla 11 Formato de informe de ingresos mensuales ........................................................................... 66

Tabla 12 Reporte de saldo de cartera .................................................................................................... 73

Tabla 13 Recibo de pago caja chica ...................................................................................................... 79

Tabla 14 Formato de libro de caja chica ............................................................................................... 79

Tabla 15 Formato de comprobante de pago .......................................................................................... 80

XVI

Tabla 16 Formado de arqueo de caja chica .......................................................................................... 85

Tabla 17 Formato Resumen caja chica Reposición .............................................................................. 86

Tabla 18 Formato conciliación bancaria ............................................................................................... 94

1

Resumen

Pumaconstructores es una empresa dedicada a diseñar, construir y comercializar bienes

inmuebles como: casas y departamentos en varios sectores de la ciudad de Quito con 14 años

de experiencia en el mercado inmobiliario dando a sus clientes soluciones habitacionales de

acuerdo a la necesidad del mercado.

Este análisis está centrado en los departamentos de cartera y efectivo donde se podrá determinar

los problemas que mantienen como: un inadecuado sistema de control interno, inexistencia de

manuales de procesos, incumplimiento con las normas y reglas internas de la empresa, también,

se detectara las falencias que existen como: falta de responsabilidad, una inadecuada

segregación de funciones del personal así como la falta de aplicación de pruebas de control,

deficiente seguridad en el área de caja y tesorería, a través de la justificación y los objetivos

de la misma, aplicación pruebas en los métodos de trabajo así como a su personal y poder tener

una mejor visión del funcionamiento de los procesos,

El presente trabajo pretende proponer un sistema de control interno para cartera y efectivo en

la empresa Pumaconstructores para la aplicación de métodos de control interno que mejor se

adecue a sus necesidades en cada departamento analizado el mismo que permitirá cumplir con

los objetivos de cada uno de los departamentos que serán analizados mediante la organización

y la supervisión se podrá entender cómo funciona cada departamento, la normativa que rige y

su operacionalidad, así como la metodología aplicada que permita tener una información veraz

y oportuna, a más de obtener los resultados y determinar de qué manera el control interno puede

prevenir riegos futuros dentro de la empresa, así como los beneficios y los resultados finales

que permitirá a la administración de la empresa poder tomar decisiones adecuadas y en el caso

de requerirlo las soluciones a futuros problemas que serán manejados de la mejor manera.

2

CAPÍTULO I

1.1 El problema de investigación

1.1.1 Problema a investigar

¿Cómo puede afectar la falta de aplicación de control interno en los departamentos de cartera

y efectivo en la empresa Pumaconstructores?

1.1.2 Objeto del estudio teórico

Analizar las debilidades, procedimientos y responsabilidades que se mantiene en los

departamentos de cartera y efectivo de la empresa Pumaconstructores y si estos están aplicando

o no un control interno que permita una buena administración.

1.1.3 Objeto del estudio práctico

Verificar si el control interno que maneja los departamentos de cartera y efectivo de la empresa

Pumaconstructores es el adecuado de acuerdo a las necesidades que se presentan en el día, si

mantiene una aplicación permanente del mismo y a su vez proponer un sistema de control

interno para los departamentos de cartera y efectivo que permita conservar un control adecuado

y oportuno de todos los procesos y registros que se requieren para una correcta información,

además de su constante actualización para que el personal tenga un fácil acceso a los manuales

de aplicación de los procesos y el correcto funcionamiento de los mismos, ya que una empresa

de construcción debe mantener estos dos principales departamentos en un correcto

funcionamiento para que la empresa pueda tener un educado manejo de su liquidez que permita

realizar inversiones, generar una buena toma de decisiones sin dejar de lado el oportuno

cumplimiento de sus obligaciones ya sean de corto o largo plazo.

3

1.1.4 Planteamiento del problema

1.1.4.1 Diagnóstico

El sector de la construcción en el Ecuador ha incrementado desde el 2018 y tuvo un

crecimiento interesante de manera significativa en Quito el mismo que formo un tendencia

económica través de las otorgaciones de hipotecas a tasas de interés más atractiva para los

compradores, (Properati, 2019)

Por otro lado, en el 2018 fue un año productivo para el sector de la construcción. El último

estudio de la Asociación de Promotores Inmobiliarios de Vivienda del Ecuador señala que en

ese año se registró un 20% más de reservas de nuevas casas con mayor demanda en las ciudades

de Guayaquil, Quito, Cuenca y Manta. (Revista ekos, 2018)

Tanto el Plan de vivienda social pública “Casa Para Todos” como el sector privado esperan

invertir para este año más de $3.000 millones de dólares en el área de la construcción. Dando

oportunidad a los promotores de vivienda obtener mayor estabilidad en la política económica,

creando nuevos proyectos de vivienda para cubrir la demanda que existe. (Radio Pública FM,

2019)

También, el Banco del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (Biess) emitirá productos

hipotecarios al 4.99% de interés con un moto de financiamiento del 95% del valor de la

vivienda, los mismos que estarán aplicando a proyectos de vivienda social y de interés público

a un plazo de 25 años además que la edad límite de los asegurados pasan de 75 a 77 años para

la aplicación de crédito y este pueda ser cancelado con cuotas más bajas, el primer producto va

hasta los $90.000 el segundo producto desde los $90.000 hasta los $130.000 y el tercero más

de $130.000 permitiendo así la colocación de 900 millones de dólares en créditos hipotecarios

en el 2019. (EL Comercio, 2019)

4

Con lo antes mencionado la empresa Pumaconstructores que se dedicada a la construcción y

comercialización de proyectos de vivienda en varios sectores de la ciudad de Quito, dirigida a

los niveles medios y medios altos, pretende cubrir las necesidades de sus cliente los mismos

que demandan una cantidad de vivienda considerable, además de que estos deben mantener

una buena calidad en acabados así como su distribución y comodidad que son partes esenciales

en la decisión de compra de sus clientes.

Además, que la empresa da al cliente una atención de primera verificando cuales son las

necesidades y con el asesoramiento en todos los aspectos de la negociación ya sea en la pre

venta con el asesoramiento requerido y promesa de compra venta, pasando por los tramites

hipotecarios que se los realiza en la mayoría de las ventas, siguiendo con la entrega del bien

para terminar con una post venta que permite tener la confianza y a su vez afirmar lazos de

negocios con sus clientes.

Es por ello que la empresa se ve en la necesidad de aplicar un correcto control interno sobre

todo en los departamentos de cartera y efectivo ya que estas son las áreas que mayor debilidad

que presenta dentro de la empresa, pudiendo poner en riesgo la operatividad y la eficiencia

dentro de estas áreas, pudiendo correr riesgos como:

Otorgación de créditos a clientes sin requisitos necesarios

No tomar en cuenta los vencimientos de los cobros a clientes

No tener un cronograma de cobros

No tener la información financiera actualizada y al día

fraude

Robos de información

Robo de activos

Robo de efectivo

5

Compra excesiva de materiales de construcción

Personal no capacitado

Una mala segregación de funciones

Sin embargo, se ha podido verificar que la empresa no mantiene un correcto manejo de su

control interno además que su aplicación es escasa, evidenciando que en estos departamentos

no existe una correcta segregación de funciones, así como el personal necesario y

experimentado para cubrir con las tareas requeridas.

Se puede evidenciar que el personal de la empresa cumple con varias funciones en diferentes

cargos, así como custodio de caja, tesorero, talento humano, asistente de contabilidad, el mismo

que no permite mantener una secuencia en el trabajo que se realiza, así como cumplirlo a

tiempo y la información que la administración requiere no está actualizada impidiendo que la

gerencia pueda tomar decisiones sobre inversiones o soluciones oportunas a cualquier

inconveniente que se presente.

Así mismo, el personal no cumple de forma eficiente y oportuna el registro de las transacciones

que se realizan a diario, poniendo en riesgo la operatividad de la empresa, así como conocer

los gastos generados en un periodo ya que la persona encargada no tiene la responsabilidad

necesaria que se requiere, así como el incumplimiento del horario de trabajo.

No se realiza las pruebas de control interno de las cuentas corrientes de la empresa de manera

periódica ya que no tener toda la información por cuanto el personal de compra no entrega los

respaldos en el momento que corresponde y el custodio de caja no tiene la precaución de

solicitar o hacer un seguimiento de los cheques entregados para la compra, el contador deja

acumular varios meses para realizar las pruebas correspondientes, esto impide que se mantenga

un control de las cuentas por pagar de manera apropiada tomando en cuenta que los

6

proveedores dan crédito de hasta 30 días con cheques posfechados o solo con factura para los

pagos de materiales necesarios para la construcción.

La caja chica permite cubrir pagos con valores mínimos de acuerdo a la necesidad inmediata

de la empresa en el cual no existe un control físico de caja chica, el custodio de caja chica no

realiza de manera apropiada y con respaldos el desembolso del efectivo, ya que este en la

mayoría de casos es utilizado para cubrir necesidades personales del custodio de caja, anticipos

del personal administrativo, y pocas veces para gastos propios de la empresa, también se

comprueba que la caja chica se repone en su gran mayoría cada dos o tres días del cien por

ciento del su valor y se genera un solo asiento contable por cada reposición.

El custodio de caja chica es la misma persona que autoriza la reposición cada vez que lo

requiere y cualquier persona del departamento administrativo tiene el libre acceso de la caja

chica creando gastos innecesarios, tampoco existe una persona encargada en hacer las pruebas

necesarias para saber si los fondos fueron utilizados de manera correcta, si existe respaldos, o

registros contables, o si existe alguna irregularidad en los fondos de caja chica.

Por otro lado, el departamento de cartera no tiene un cronograma de cobros, personal de cobro

o supervisor de cartera puesto que esto lo realizan los mismos vendedores y directamente con

los clientes, y la información que se emite a la gerencia lo realizan de manera verbal formando

incertidumbre del ingreso que se genera de manera mensual o periódica.

Otra de las causas se debe a que no existe un manual de procesos, capacitaciones o charlas a

los colaboradores de la empresa para los trabajos requeridos, haciendo que la inexperiencia

afecte el desempeño y cumplimiento del mismo, así como la falta de apoyo en momentos de

necesidad al cubrir estos puestos de trabajo creando malestar y retrasos en las actividades de

cada área.

7

1.1.4.2 Pronostico

Los problemas que aquejan a la empresa son considerables y generan riegos, de continuar así

la empresa sin la aplicación de un control interno adecuado no solo tendrá inestabilidad en su

operacionalidad si no que puede enfrentar un impacto financiero que afectara a los objetivos

de corto, largo plazo y a los planes que tienen, así mismo puede enfrentar problemas de fraude,

incumplimiento en sus obligaciones de corto plazo, perdida de activos, compras levadas de

materiales, gastos innecesarios, incumplimiento con las entidades de control entre otras, de

igual manera seguirá trabajando de forma empírica sin una planificación, solucionando

problemas que se presentan de manera espontánea y realizando inversiones inadecuadas que

afecten a la liquides de la empresa.

La falta de compromiso de la administración y de los socios de la empresa de no mantener un

adecuado control interno, además de no cumplir con sus responsabilidades de forma apropiada,

no permite que la empresa sea reconocida el mercado inmobiliario como se desea, así mismo

no podrá generar los proyectos de vivienda esperados en el año así como su comercialización

parte esencial para mantener su funcionamiento, igualmente no podrá salvaguardas los recursos

de la empresa o la optimización de los mismos.

1.1.4.3 Control del pronóstico

El control interno adecuado a las necesidades de una empresa permite el manejo de la misma

de manera eficiente y eficaz, es por ello que al aplicar las pruebas necesarias para detectar los

riesgos que se presentan se puede crear o mejorar el sistema de control interno que mantiene la

empresa para mitigar o reducir los riesgos en el áreas de cartera y efectivo, de igual manera se

podrá definir un sistema administrativo apropiado y por escrito que permita el correcto

funcionamiento de estos departamento con la segregación de funciones, asignación de

responsabilidades, cubrir las plazas de trabajo con personal capacitado con la experiencia

necesaria para el cumplimiento del trabajo en tiempos determinados.

8

También se podrá crear un sistema de control interno que cubra las necesidades de acuerdo al

tamaño y actividades de las áreas a ser analizadas permitiendo optimizar los recursos ya sean

estos materiales, personales para poder aumentar la productividad y alcanzar un optima gestión

financiera, más aún permitirá cumplir con los planes y objetivos planteados por la empresa,

podrá mantener un cronograma de inversiones muy bien planificado y estructurado que permita

tener un crecimiento económico y reconocimiento en mercado inmobiliario.

1.1.5 Formulación del problema

¿Cómo una propuesta de control interno puede ayudar a mejorar las funciones del departamento

de cartera y efectivo de Pumaconstructores?

1.1.6 Sistematización del problema

¿Existen manuales de procesos y de control interno dentro del área de cartera y tesorería?

¿Se realiza periódicamente las pruebas de control interno al departamento de cartera?

¿Existe un análisis de riesgos en los departamentos de cartera y efectivo?

¿Se encuentran segregadas las funciones dentro de los departamentos de cartera y tesorería y

estos están capacitados para el trabajo encomendado?

OBJETIVOS

1.1.7 Objetivo general

Proponer un sistema de control interno y recuperación de cartera y efectivo en

Pumaconstructores.

1.1.8 Objetivos específicos

Crear un manual de control interno y de procesos de recuperación de crédito

9

Analizar los procedimientos de control que evidencie el registro, así como

disponibilidad de efectivo en las cuentas bancarias.

Medir los riesgos que tienen los departamentos de cartera y efectivo a través de la matriz

de Riesgos, DAFO, MEFI,

Corroborar que las funciones del personal del área de tesorería y cartera estén bien

segregadas.

Justificación

Esta investigación se la realizara en la empresa Puma constructores ubicada en la ciudad de

Quito provincia de pichincha, cantón Quito, sector de santa Rita, en la calle Guanando s25-

252 y la Mana, puesto que uno de los problemas que aquejas a Pumaconstructores es que carece

de un buen sistema control interno en el área financiera en especial con la cartera y el efectivo,

siendo la parte más vulnerable de la empresa, ya que de este depende toda la información

económica la misma que debe estar bien sustentada y actualizada para mantener una buena

liquidez y generar un proceso productivo constante además de poder afrontar todas sus

obligaciones o deudas de corto plazo.

Esta investigación se la realiza por que se ha visto la necesidad que mantienen la empresa en

el tema del manejo del control interno en el departamento financiero en las áreas de cartera y

efectivo, los mismos que se deben aplicar de una manera eficaz y oportuna por profesionales

afines al trabajo, pero si estos no están debidamente implementados o su normativa no está

bien estructura es cuando genera inconvenientes no solo en este departamento sino a la empresa

en general.

Esta propuesta de un sistema de control interno se realiza analizando la información y

observando cual es la deficiencia en cartera y efectivo que mantiene el departamento financiero

y poder contribuir al mejoramiento del control interno con métodos y técnicas de investigación

para que se pueda aplicar al momentos de obtener la recuperación de su cartera o cuando se

10

genere el pago de sus obligaciones sean está a corto o largo plazo ya que la empresa ha

evidenciado varias falencias en esta área que está afectando a su rendimiento y liquidez.

Esta propuesta beneficiara a la empresa Pumaconstructores SCC que mantiene estos

inconvenientes ya que permitirá conservar y aplicar el control interno para optimizara la

aplicación de métodos y recursos dentro del departamento financiero, además que reducirá

costos para generar una mayor liquidez, se mitigara los riesgos que tiene actualmente y más

aún aumentar su utilidad, lograra llegar a los objetivos planteados, también perfeccionara y

aumentara los conocimiento adquiridos durante el periodo de la carreara para sí poder enfrentar

los retos que se presenten en algún tiempo determinado en la vida laboral.

El tema de esta propuesta es muy común en las empresas de construcción que generan ingresos

y salidas de efectivo y que no mantienen un eficiente control interno o el personal adecuado

para este trabajo, es por ello que se requiere de un análisis para el mejoramiento de este control

interno y su aplicación pudiendo efectivizar el manejo de la información, obtener

capacitaciones para el desempeño del talento humano y obtener mayores beneficios.

1.2 Marco Referencial

1.2.1 Marco teorico

1.2.1.1 El control interno

El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección

y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de

seguridad razonable relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento o de

las leyes y regulaciones aplicables, y comprende el plan de organización de una empresa, que

consta de un conjunto de métodos y medidas que son adoptadas dentro de una empresa o

entidad para salvaguardar sus recursos, el mismo que verificar la exactitud y veracidad de su

información financiera y administrativa para promover la eficiencia en las operaciones,

11

permitiendo que la Empresa pueda optimizar recursos sean estos humanos, económicos,

materiales entre otros, de manera que tenga un buen cumplimiento necesario y adecuado para

su correcto funcionamiento. (Iturriaga, 2016)

Esta definición permite entender ciertos conceptos fundamentales, como: que el control interno

está orientado al logro de objetivos a través de varias operaciones, que maneja información

principal para el cumplimiento de obligaciones mediante un proceso que consta de tareas y

actividades continuas para llegar al logro de los objetivos determinados por la empresa.

Así también el control interno es una herramienta importante que debe tener la empresa para

el buen funcionamiento en todas sus áreas en especial las de cartera y efectivo.

Y este debe ser realizado por personas capacitadas con experiencia en manejos de los procesos

de cada área de estudio y a su vez estas pueden capacitar al resto del personal a través de un

manual de control interno que debe contener políticas necesarias para el cumplimiento

oportuno del mismo, con herramientas y acciones que se aplican en cada nivel de la

organización en este caso el departamento de tesorería y cartera para proporcionar una

seguridad razonable a las autoridades que la requieren como la gerencia de la empresa para la

toma de decisiones.

El control interno debe ser adaptable a la estructura de la empresa conjuntamente con las

actividades que realiza, además de ser flexible para su aplicación en cada departamento ya que

de acuerdo a la necesidad que mantiene la empresa este puede ser aplicado en cada proceso.

Los objetivos del control interno promueve la obtención de la información financiera oportuna,

confiable, técnica y otro tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil

en la gestión y el control, procurando aplicar las medidas adecuadas para la protección uso y

conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de

propiedad de la empresa también promueve la eficiencia y eficacia organizacional de la

12

empresa, asegurando que todas las acciones institucionales en la empresa se desarrollen en un

marco de normas constitucionales, legales y reglamentarias para el logro de sus objetivos y su

misión. (Bacallao, 2019)

Por otro lado se puede evidenciar que el control interno tiene como prioridad que todas las

transacciones se cumplan, sin embargo es necesario que se cumplan todos los procesos para

poder identificar las debilidades en la configuración del control interno en la empresa ya que

esta puede presentar altos niveles de riesgos; es por eso que se debe observar si el control

interno que tiene la empresa en este momento presenta debilidades o si no es aplicado de

manera adecuada por el personal, ya que puede a la liquidez de la empresa, generando

resultados económicos negativos.

La aplicación incorrecta del control interno afecta directamente en la disminución de la

eficiencia y la eficacia de los procesos de una negociación o transacción al momento de

cancelar alguna obligación de corto o largo plazo causando que la empresa no pueda tener

ventajas con su flujo de caja y poder cumplir con las metas establecidas.

Por lo tanto, es necesario que se deba realizar un seguimiento del sistema de control interno

que mantiene la empresa en este momento, para que sea revisado y actualizado constantemente

manteniendo directrices que puedan valorar los riesgos, y poder tener una correcta aplicación

de los procedimientos en los departamentos analizados y pueda generar información confiable.

1.2.1.2 La Cartera

La cartera se refiere a todas las deudas que mantienen los clientes con la empresa y estas son

creadas a partir de las ventas a crédito, después de hacer un análisis del cliente en el cual indique

su nivel crediticio y capacidad de pago la empresa concede un tiempo oportuno que es

determinado por el departamento de cartera; período en el cual el cliente se compromete pagar

13

sus obligaciones es las fechas determinadas la totalidad del valor adeudado.(Transparents

Service, 2016)

Sobre todo, la empresa debe cumplir con el control adecuado de la cartera a través de la

conciliación de cartera que es una actividad que permite comparar los valores que se registra

en la contabilidad de la empresa en conjunto con los documentos emitidos por el área de ventas,

los mismos que deben coincidir tanto en valores como en la cantidad del producto vendido al

momento de aplicar este procedimiento.

Otro aspecto importante es conocer el tipo de cartera que maneja la empresa, así como la cartera

corriente que son los valores que se obtienen por pagos oportunos de los clientes y esto generan

liquides en la empresa, a través de la labor que realiza el área de cartera con un cronograma de

recuperación; sobre todo con los clientes para llegar a acuerdos que permitan mejorar la cobro

en los tiempos establecidos para que no exista una cartera por vencer o vencida.

También es necesario mantener una buena administración de cartera con un proceso de control

que se realiza a todas la cuentas por cobrar que tiene la empresa por medio de un seguimiento

continuo para que los clientes puedan realizar los pagos de manera eficaz, cumpliendo los

acuerdos establecidos al momento de la venta y no llegue a superar el tiempo determinado de

pago, ya que se puede convertir en una cartera vencida y aumentar el riesgo de no recuperación

y se deba dar por terminada la negociación.

Para poder tener una buena recuperación de cartera es necesario seguir una serie de

procedimientos que realiza el vendedor a través del asesoramiento en temas de crédito

hipotecario y del supervisor del área por medio del esfuerzo de una evaluación de cada una de

las cuentas que permite evitar el vencimiento de las cuentas por cobrar, estableciendo el plazo

en el que fue otorgado el crédito, los días en que debe ser recuperado cada cuota, para que los

14

clientes puedan realizar los pagos oportunamente y se pueda tener un flujo de caja adecuado y

disponible en el momento que se lo necesite para el cumplimiento de sus obligaciones.

1.2.1.3 Efectivo

El efectivo es el dinero que tiene una empresa y forma parte del activo circulante este permite

cumplir con las obligaciones a corto plazo y puede ser dinero en curso legal, cuenta corriente,

cuenta de ahorro o cheques y se registra su entrada o salida a través de la cuenta de caja, por

consiguiente el efectivo es uno de los factores más importantes de la empresa que permite el

desarrollo de la misma, además que permite cumplir con sus objetivos, es por ello que se debe

mantener una buena administración. (Guajardo, 2008, p. 302)

Para poder tener una buena administración del flujo de efectivo la gerencia de la empresa debe

manejar de manera eficiente el dinero en las inversiones que realiza y controlar todos los gastos

lo cual permite obtener la liquidez óptima

Una eficaz administración adecuado al control de los flujos de entrada como de salida del

dinero de una empresa, implica: que exista una sincronización entre el departamento de ventas,

cobranzas y tesorería puesto que es necesario realizar con eficiencia los coros de los créditos

otorgados a los clientes para poder tener fondos disponibles en el momento en que se necesite

realizar los pagos de obligaciones, y mantener una adecuada gestión del efectivo.

Debido a la importancia que el efectivo tiene dentro del ciclo de operaciones de la empresa y

al ser el principal elemento para los cobros y pagos, se debe tener especial cuidado en su manejo

para asegurar el éxito y crecimiento de la empresa.

Según Roca y Tobar (2016), detalla lo siguiente:

Los procedimientos de control más comunes son los siguientes:

Elaborar informes diarios de las entradas y las salidas de efectivo.

15

Consignar diariamente el efectivo recibido.

Establecer políticas bien definidas sobre los montos máximos que se pueden

cancelar en efectivo.

Evitar que la misma persona que recibe el dinero sea quien lo contabilice.

Hacer arqueos de caja permanente y sin previo aviso.

Establecer pólizas de manejo para las personas que manejan el dinero de la empresa.

Crear un fondo de caja chica para los pagos de poca cuantía.

Estos controles permitirán a la empresa tener mayor seguridad sobre el efectivo que maneja en

caja con mayores beneficios en cuanto a que se podrá contar con valores que permitan cubrir

necesidades inmediatas además de minimizar los riesgos que este tiene.

1.2.1.4 Flujo de efectivo

En un informe en el cual podemos evidenciar los ingresos, pagos, además de sus saldos que

permiten proyectar las necesidades en todo tiempo y de esta manera poder cumplir con los

objetivos que tiene la empresa a corto mediano y largo plazo, sin dejar de lado el control y

aplicación permanente de programas y pruebas que permita su manejo de manera

correcta.(Guamán Aguiar, Orrala Avelino, & Mendoza Cirino, 2018)

Por lo tanto, el control del flujo de efectivo es permite realizar el cálculo de entradas y salidas

de dinero que tiene la empresa y permite conocer la conducta del flujo de efectivo también

podemos saber si hay un sobrante de dinero el mismo que se podrá invertir en nuevos proyectos

y poder tener mayores utilidades o ganancias y si hay faltantes de dinero se podrá solicitar un

financiamiento a través de entidades bancarias que permita cumplir con las obligaciones.

Es por ello que es indispensable tener un control sobre el flujo de efectivo y poder tener

conocimiento sobre su estado de esta manera se tomar medidas sobre la actualización de las

16

políticas de cobro o pagos y además que ayudara a la toma de decisiones, y al correcto

funcionamiento de cada departamento.

Las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades,

en su sección 7, indica lo siguiente:

El estado de flujos de efectivo proporciona información sobre los cambios en el efectivo y

equivalentes al efectivo de una entidad durante el periodo sobre el que se informa, mostrando

por separado los cambios según procedan de actividades de operación, actividades de inversión

y actividades de financiación. (Rodríguez, 2018)

Toda empresa debe saber de dónde viene el dinero que los clientes pagan por concepto de

reserva cuotas y cancelación de las ventas realizadas, también debe sabre en que se va a invertir

el dinero pudiendo ser la creación de inventario, pago de obligaciones que ocurre en la empresa

e incluye los cambios tienen las inversiones.

El estado de flujo de efectivo tiene como objetivo principal, proporcionar información acerca

del origen de los fondos y utilización de las entradas y salidas durante un periodo, para evaluar

la capacidad de una empresa a través de su liquidez la misma que permite tener un adecuado

nivel crediticio con las instituciones bancarias y cumplir con sus obligaciones financieras y de

corto plazo.

1.2.1.5 Personal adecuado

Es importante mantener un orden y control adecuado de todas las transacciones que intervienen

con el área de cartera y efectivo; también debe tener un fundamento lógico el mismo que puede

delimitar funciones y responsabilidades en todos las condiciones de la empresa, es por ello que

se debe Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro de la empresa es el adecuado y

realizan su trabajo de una manera eficaz y efectiva a través del control en el cual refleje las

17

cualidades necesarias así como la experiencia y responsabilidad requerida para poder cumplir

con los requerimientos.

1.2.1.6 Normativa

Así mismo el presente trabajo que tiene el tema Propuesta de un sistema de control interno para

cartera y efectivo en la empresa Pumaconstructores se sustenta en la normativa siguiente:

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el

personal de cada entidad que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos

institucionales y la protección de los recursos públicos

Elaboración de políticas de control: Contar con políticas de y medidas de control apropiadas y

suficientes que permitan detectar casos potencialmente relacionados con el lavado de activos

o el financiamiento de delitos en sus diferentes modalidades con sujeción a los lineamientos

que para efecto establezca el respectivo organismo de regulación al que se encuentra sujetos

los procesos de debida diligencia deben efectuarse respecto de los clientes y clientes

potenciales; empleados, mercado; corresponsales y proveedores. Así ismo se deberá registrar

información sobre los clientes de la compañía; la cual podrá ser requerida por la Unidad de

Análisis Financiero y Económico UAFE. (Quisnancela & Belén, 2018)

Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios (Decreto No.

430) ART 17.- d) Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, el

comprobante de venta se entregará en la fecha en que se perciba el ingreso o en la que se

celebre la escritura pública, lo que ocurra primer. e) En el caso de los contratos de acuerdo

con los cuales se realice la transferencia de bienes o la prestación de servicios por etapas,

avance de obras o trabajos y, en general, aquellos que adopten la forma de tracto sucesivo, el

comprobante de venta se entregará al cumplirse las condiciones para cada período, fase o

etapa; así también - deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, de acuerdo a lo

18

establecido en el Código Tributario respecto de los plazos de (Reglamento de Comprobantes

de Venta, Retención y Documentos Complementario, 2014)

Por otro lado, la empresa tiene la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes

observando sus los gustos, preferencias, el ambiente en que se rodea su nivel socio económico,

y su conocimiento, para que la empresa ajuste su producto de acuerdo los requerimientos del

consumidor

1.2.2 Marco conceptual

1.2.2.1 Sistemas de control interno

Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización, políticas,

métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el

propósito de promover la eficiencia operacional, siendo un instrumento de gestión que se

emplea para proporcionar una seguridad razonable para que se cumplan los objetivos

establecidos por la empresa, comprendiendo un plan de organización, así como los métodos

debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad que

proteja sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad de la información.(Fincowsky,

2007)

1.2.2.2 Conciliación

La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los registros contables que lleva

una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco

realiza sobre la misma cuenta. Se trata de un proceso que permite comparar los valores que

la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el

banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes. (Lorenzana,

2014)

https://debitoor.es/glosario/definicion-empresa

19

1.2.2.3 Arqueo de caja

Es una prueba que se realiza en el área de tesorería para controlar todas las transacciones que

se realiza en un tiempo determinado, este se lo puede realizar a la caja general que debe estar

sustentado con dinero en efectivo, cheques y a la caja chica que está sustentado en el

desembolso pequeños de dinero en efectivo y todos los documentos necesarios para que cuadre

la caja y confirmar el adecuado uso del dinero por parte de las personas encargadas.

1.2.2.4 Cartera

Es un conjunto de valores que son creados a partir de las ventas a crédito los mismos que

forman parte del patrimonio de una empresa y que se refiere a todo el valor que adeuda los

clientes de acuerdo a la negociación realizada al momento de la venta de un bien o servicio.

20

CAPÍTULO II

2 Metodología

2.1 Nivel de estudio

La investigación descriptiva “alcanza la descripción, registro, análisis e interpretación de la

naturaleza de lo que se está analizando en ese momento, y de la aplicación de procesos de los

fenómenos. El guía se hace sobre conclusiones emitidas o sobre grupo de personas, grupo o

cosas, y funciona en presente”.(Tamayo y Tamayo, 2009)

Es por eso que esta investigación se utilizara un nivel de estudio descriptivo puesto que en ella

se identifican, se muestran y describen contenidos teóricos oportunos al tema de investigación,

como información de los departamentos de cartera y efectivo que son objetos de estudio,

además de la normativa que las controla, así como análisis de cada proceso y operaciones que

se realizan ya sean estos administrativo u operativos en estas áreas

2.2 Modalidad de investigación

2.2.1 Investigación de campo

Es aquella que se aplica extrayendo datos e informaciones directamente de la realidad que se

puedan recoger de forma exacta de los efectos que cada proceso o variable provoca en cada

departamento a través del uso de técnicas de recolección como entrevistas o encuestas con el

fin de dar respuesta a alguna situación o problema planteado previamente por el departamento

que presenta la necesidad, la información que se obtenga serán de fuentes primarias que

permitan el logo de los objetivos y de fuentes secundarias que permiten obtener datos de datos

bibliográficas. (Stracuzzi & Pestana, 2012)

Se realiza entrevistas sobre los procesos de registros de información en el departamento de

tesorería y sobre métodos utilizados para el manejo de cartera a los integrantes de cada área,

21

que permita obtener información para ser analizada y esta se lleva a cabo en las instalaciones

de la empresa y pueden obtener una gran cantidad de percepciones sobre como el manejo de la

información puede afectar o influenciar en la liquidez de la empresa.

2.2.2 Investigación Documental

La investigación documental se refiere a la recopilación de información en distintas fuentes q

que investiga sobre un tema en documentos-escritos u orales se pueden encontrar estas en las

obras de historia; es por ello que en este trabajo se verifica la información que existe

actualmente sea en los manuales y políticas dentro de la empresa para determinar si estos se

ajustan a las necesidades de las mismas y poder actualizarlos o mejorarlos.

2.3 Método

2.3.1 Inductivo deductivo

En este trabajo de investigación se aplicara el método inductivo deductivo, inductivo

porque a través de este método se puede observar, estudiar y conocer todas las características

de la realidad de los hechos que mantiene la empresa para poder sacar conclusiones y poder

obtener una verdad y deductiva porque si la unificación de ideas que se analizan son verdaderas

se puede obtener una conclusión verídica mediante un proceso de aseveraciones generales y

así se poder llegar a las afirmaciones específicas ya que se determinaría que las hipótesis son

verdaderas.

Se puede aplicar utilizando la recolección de información que permite saber el estado en que

se encuentran las áreas o departamentos al momento de la investigación, además se podrá

formular hipótesis en las cuales nos perite saber si la información que tenemos puede ser

comprobada o rechazada, también, se podrá analizar los resultados obtenidos para su respectiva

22

interpretación la misma que podrá emitir las conclusiones de recomendaciones para la oportuna

toma de decisiones por parte de la gerencia.

2.4 Población y muestra

2.4.1 Población

Es el conjunto de elementos, personas o cosas con características comunes que son objetos de

análisis para tener una conclusión y que normalmente son inaccesibles ya que pueden ser finitos

o infinitos, variables y siempre tiene relación con el objeto de estudio. (López, 2004)

En esta investigación se constituye como población a todo el personal tanto de los

departamentos de cartera, departamento de tesorería así también el personal administrativo de

la empresa Pumaconstructores ubicada en la ciudad y cantón Quito, provincia de Pichincha

Sector Santa Rita. Donde se extraerá la información requerida para esta investigación.

2.4.2 Muestra

La muestra es escoger una parte de la población y que sus características emiten resultados más

exactos y garantiza su fiabilidad sin embargo cuando se tiene una población muy pequeña no

se toma una muestra ya que esta sería la población misma que será analizada, para no afectar a

los resultados.

2.5 Instrumentos de investigación

2.5.1 Observación Directa

En este trabajo de investigación se aplicará la observación directa ya que es un instrumento de

investigación que permite la recopilación de información del campo es decir, directamente de

los departamento producto del estudio, haciendo contacto directo con cada empleado y

aplicando preguntas para establecer de manera directa cuales son los métodos y procesos de

trabajos realizados por los colaboradores del departamento de cartera y efectivo en el momento

que ocurren de manera espontánea y natural, así también evaluar la información que es

23

recopilada de primera mano tomando en cuenta las incidencias que se crean y el impacto que

genera cada uno.

Además, se aplicará otro instrumento en esta investigación; se basa en un cuestionario ya que

es una herramienta que consiste en una serie de preguntas el mismo que debe estar bien

estructurado, que nos permita obtener información sobre el funcionamiento y aplicación del

control interno que maneja la empresa en el departamento de cartera y efectivo además de otras

indicaciones con el propósito de obtener información sobre el tema que se está investigando

como cuales son las falencias y qué proceso se están aplicando para poder tomar las decisiones

correctivas y mejorar cada área implicando la maximización de los procesos y recursos que

maneja la empresa.

2.6 Procesamiento de datos

Para el procesamiento de datos se utilizará el Excel ya que es una herramienta que permite el

manejo de la información de manera ágil y con gran confiabilidad en la exactitud de sus

cálculos, además que en él se puede crear tablas de registros de datos y trabajar en el análisis

de la información para poder tabularlos, también puede crear graficas necesarias para la

interpretación los resultados de nuestro análisis,

2.7 Metodología especifica

En la actualidad las empresas se ven en la necesidad de tener un control interno de calidad que

le permita mejorar y mantener una buena administración, al igual que poder controlar y manejar

de manera eficiente que, permitirá tener una constante actualización y evaluación de la gestión

de los riesgos que se presentan y cumpliendo con efectividad, eficiencia las operaciones de

cada uno de los departamentos que tienen la necesidad, para el logro de las metas establecidas

de manera óptima y segura atreves de la orientación del control interno.

24

El control interno: es un proceso llevado a cabo tanto como por la administración, como por el

resto del personal de una empresa, ésta diseñado para proporcionar una garantía razonable

sobre el logro de objetivos de los departamentos, así como la relación con las operaciones que

realiza, reporte y cumplimiento de cada uno de ellos. El control interno es de utilidad para las

áreas de cartera y efectivo teniendo como objetivos la prevención de riesgos a la que está

expuesta.

El objetivo del modelo coso es poder ayudar a las empresas a tener una base de normas y reglas

a través de un método que permita cubrir las necesidades de control de la empresa y este pueda

ser mejorado en el tiempo que la requiera.

2.7.1 Componentes de control interno COSO 2013

El método coso tiene 5 componentes, los cuales trabajan de la mano para tener una efectividad,

estos son:

Fuente: Recuperado a partir de www.auditool.org

Figura 1 Componente coso 2013

http://www.auditool.org/

25

2.7.2 Ambiente de control

Se refiere al entorno donde se desarrollan las actividades de los departamentos que se

controlan; donde la administración y todo el personal de la empresa deben demostrar conductas

y actitudes sobre las actividades que cada uno realiza al momento de demostrar los resultados

requeridos por la empresa.

Con el ambiente de control se puede crear una cultura de responsabilidad en los departamentos,

tener conductas adecuadas con valores éticos e integridad, con la creación de normas y reglas

que son aplicadas a través del control interno permitiendo que todo el personal se comprometa

a cumplir todas estas actividades.

Así también la gerencia debe tener la capacidad de implementar, desarrollar, aplicar y apoyar

todas las acciones para obtener un ambiente de control adecuado, armonioso ya que este

estimula el control de las actividades que realiza el personal, ejecutando constantemente

actividades de monitoreo de esta manera se puede mitigar los riesgos que puedan presentarse

y poder cumplir con los objetivos planteados en los departamentos.

La gerencia es la responsable de socializar todas las medidas de control interno que serán

establecidas en las labores cotidianas, estas se deben presentar por escrito y de forma clara con

todas las normas y reglas de conducta, competencia, honestidad y seguridad que cada uno del

personal debe mantener dentro de la empresa de esta forma se creara un ambiente de confianza

ya que estos son partes esenciales del control interno.

Dentro del control interno deben prevalecer los valores éticos y la integridad, estos

corresponden a la cultura organizacional de la empresa los mismos que le permite prevalecer

en el tiempo puesto que se enfrentará a cambios constantes de personal y estos deben tener

claro cuál es su compromiso dentro de la entidad y tanto la gerencia como el personal deben

26

hacer cumplir el control interno para poder cuidar y optimizar los recursos de esta y a su vez

prevenir cualquier tipo de robo o fraude.

Así mismo la gerencia deberá poner en práctica las políticas, normas éticas y una planificación

adecuada para la administración del talento humano ya que este es una parte importante del

ambiente de control, además permitirá seleccionar al personal idóneo de acuerdo a su

competencia, capacidad y el grado de compromiso que podrá tener con la empresa para que las

actividades desarrolladas sean cumplidas con responsabilidad y eficacia por lo tanto la gerencia

deberá asegurar al personal su estabilidad laboral, así como su desarrollo personal, técnico y

fortalecimiento humano.

2.7.3 Evaluación de los riesgos

La evaluación de los riesgos analiza todas las debilidades que afectan al departamento para

poder controlar y mitigar los riesgos, es aconsejable que este análisis debe iniciarse desde cero

para tener una información actualizada y no debe basarse en estudios anteriores ya que los

procedimientos deben aplicarse de acuerdo a la necesidad que se presenta al momento del

estudio.

La administración del Riesgo comprende el conjunto de elementos de Control y sus

interrelaciones, para que la empresa evalúe e intervenga los eventos, tanto internos como

externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos de los

departamentos; la administración del riesgo contribuye a que la entidad fortalezca su Sistema

de Control Interno y que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de

la misma.(Fincowsky, 2007)

Es por ello que la gerencia junto con el personal debe administrar los riesgos a través de un

plan de mitigación de riesgos que contenga técnicas, estrategias, procedimientos efectivos que

permitan analizar y reducir los riesgos, describiendo todos los procesos del análisis así como

27

los reporte de resultados obtenidos que contenga la evaluación sean estos internos o externo

así como los cambios gubernamentales, económico, sociales o de regulación para prevenir

que estos afecten al logro de los objetivos que mantiene la empresa y así poder tomar las

decisiones adecuadas para obtener una respuesta inmediata al riesgo ya sea evitando,

reduciendo, compartiendo o aceptando el riesgo. (Ambrosone, 2017, p. 6)

2.7.4 Actividades de control

En las actividades de control nos indica que se debe manejar manuales, política, y

procedimientos ya sean preventivas o de detección que deben ser aplicados de manera

prudente; este puede ser ejecutado en cualquier etapa o siclo del negocio, así como en cualquier

departamento, con el objetivo de mitigar los riesgos, estos manuales debes ser socializados y

explicar a todo el personal de la empresa cual es la tarea de control que debe cumplir en todo

tiempo.

Las actividades de control son:

La administración desarrolla actividades que puedan ayudar a mitigar el riesgo, así

como el control en la tecnología que poya al logro de los objetivos.

Se crea políticas y procedimientos para las actividades de control.

2.7.5 Información y comunicación

En la información intervienen las personas y procesamientos de datos, ya que la empresa genera

toda la información necesaria para el cumplimiento del control interno, así como las

responsabilidades para alcanzar los objetivos esta información debe ser compartida e

intercambiada para poder controlar todas las operaciones que se desarrollan en toda la empresa

más aun en los departamentos de cartera y efectivo y así poder medir el desempeño de la

empresa.

28

Es por ello que esta información debe ser administrada por personas adecuadas que emitan la

información necesaria y actualizada, para que pueda ser aplicable en todo tiempo, sus datos

deben ser correcto e íntegros, de calidad que permita la toma de decisiones.

2.7.6 Monitoreo

El proceso de monitoreo establece controles de todas la operaciones y procesos del control

interno para saber si sus actividades son efectivas ya que estas son aplicadas por todo el

personal, de esta manera se analiza el entorno y los cambios repentinos que puede tener, así se

optimizará los recursos de los departamentos.

La gerencia es la encargada de realizar constantes evaluaciones para saber si cada proceso de

control interno está funcionando de manera correcta en cada área que lo necesite. Esta

valuación debe identificar las falencias y debilidades de manera oportuna para desarrollar

medidas correctivas.

29

CAPÍTULO III

3 Resultados

3.1 Recolección y tratamiento de datos

3.1.1 La encuesta

La encuesta se realiza a todos los miembros del área administrativa

1 ¿Se encuentra clara la distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería?

Elaborado por el autor

Figura 2 Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería

Interpretación se determina que en la distribución de funciones solo están asignadas al

momento de ingresar al trabajo, pero en el 60% de las personas de las dos áreas indican que el

propósito de no tener correctamente segregadas las funciones es que los empleados sean

multifuncional que cuando se requiera de sus servicios por cubrir alguna emergencia estas la

puedan realizar, sin embargo se observó que esto causa algunas inquietudes y desacuerdos ya

que por estas actividades no se puede realizar el trabajo asignado de manera eficiente y

adecuada.

ALTERNATIVA FRECUENCIA %

SI 4 40

NO 6 60

TOTAL 10 100

40%60%

Distribución de las funciones dentro del área de cartera y tesorería

SI

NO

30

2 ¿El área de cartera y tesorería conocen y mantiene los siguientes valores institucionales?

Como:


Trabajo en equipo 4 23,53

Disciplina 5 29,41

Puntualidad 2 11,76

Cumplimiento de obligaciones 6 35,29

TOTAL 17 100


Figura 3 Valores institucionales

Interpretación: los valores institucionales son parte importante de una empresa tanto para su

conservación como para su prestigio, sin embargo, la empresa mantiene unos estándares muy

bajos puesto que el personal en el tema de trabajo en equipo solo realiza actividades en el que

tiene tiempo de suplir alguna necesidad del departamento que lo requiera.

Por otra parte, el personal no mantiene una disciplina adecuada puesto que no cumplen con y

ciertas reglas de comportamiento necesarias que permitan el orden de trabajo para obtener

buenos resultados; de igual manera el tema de la puntualidad se ve bastante afectado por cuanto

se ha determinado horario de trabajo de ocho horas de 8:30 a 6:30 con un intervalo de dos horas

para el almuerzo el mismo que no se cumple por el personal de la empresa entrando tarde y

saliendo temprano o realizan de 2 a 3 horas trabajo en cada periodo.

24%

29%12%

35%

Valores institucionales

Trabajo en equipo

Disciplina

Puntualidad

Cumplimiento de obligaciones

31

Sin embargo, en el tema de cumplimiento de obligaciones el personal de la empresa cumple

con las tareas inicialmente asignadas, pero no totalmente con el trabajo extra que se asignara

de acuerdo a la necesidad.

3 ¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y

tesorería?


Figura 4 Líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área de cartera y tesorería

Interpretación Se puede observar que en el departamento de cartera solo los vendedores

tienen la responsabilidad de la administración y la recuperación de la misma, no se mantiene

un administrador o supervisor directamente en este departamento que permita hacer el

seguimiento necesario puesto que este trabajo lo realiza el gerente generar, de la misma forma

en el departamento de tesorería la responsabilidad y la autoridad solo recae en una persona

quien es la que realiza todo tipo de pago que cree convenientes de acuerdo a su criterio así

mismo no mantiene una adecuado control y administración del departamento.

4 ¿Se realiza periódicamente las pruebas de control al departamento de tesorería?


SI 2 20

NO 8 80

TOTAL 10 100

20%

80%

Líneas de autoridad y

responsabilidad dentro del área de

cartera y tesorería

SI

NO

32


Figura 5 Pruebas de control al departamento de tesorería

Interpretación. - De acuerdo a lo observado de manera semanal se realiza pruebas de control

interno al departamento de tesorería las mismas que hacen referencia a que el contador revisa

los movimientos realizados en la semana y verifica si hay errores se los corrige.

Mientas que de manera mensual se realiza conciliaciones bancarias sin embargo estas

conciliaciones no se cumplen cada mes sino más bien por varias actividades que realiza el

contador el inicia con la conciliación cada 2 o 4 meses verificando la información de cada mes.


Diario 0 0

Semanal 2 20

Mensual 8 80

TOTAL 10 100

0%

20%

80%

Pruebas de control al departamento

de tesorería

Diario

Semanal

Mensual

33

5 ¿Se verifica que el ingreso del dinero por concepto de ventas sea lícito?


Figura 6 Dinero lícito

Interpretación. - al ser una empresa de construcción de viviendas, las ventas se realizan de

acuerdo a una precalificación bancaria en diferentes instituciones el mismo que permite

determinar que la una cantidad determinada de dinero que va a ingresar es licito, además que

se solicita que los abonos realizados como reserva o pagos anticipados al crédito se los realicen

por medio de transferencias bancarias ya que al ser dinero bancarizado permite establecer que

el dinero es licito.

Por otra parte, cuando el cliente hace un depósito en efectivo en la cuenta de la empresa no

podemos determinar que el dinero es licito ya que no se puede saber si el cliente retiro de su

cuenta bancaria o era dinero que lo tenía ahorrado en casa o la procedencia del mismo, es por

ello que al momento de la negociación se indica al cliente un porcentaje mínimo de reserva.

Ya que es en este punto que se suele presentar los depósitos en efectivo.

90%

10%

Dinero lícito

SI

NO


SI 9 90

NO 1 10

TOTAL 10 100

34

6 ¿Qué pruebas de control se realiza en el departamento de tesorería?


Conciliaciones bancarias 5 38,46

Arqueos de caja 0 0,00

Verificación de registro de documentos 5 38,46

Control de cheques 3 23,08

TOTAL 13 100,00


Figura 7 Pruebas de control en el departamento de tesorería

Interpretación.- en el departamento de tesorería se aplican las pruebas de control como las

conciliaciones que requieren hacer de manera mensual sin embargo se la realiza cada 3 o 4

meses manteniendo el formato mensual; por otro lado la verificación de registros de

documentos solo lo realiza el contador al momento de hacer la declaración de impuestos y en

un mínimo porcentaje se hace seguimiento al control de los cheques emitidos esto cuando se

realiza la conciliación; esto indica que no hay las suficientes pruebas que puedan ayudar a

mejorar el manejo de información además de la administración del departamento de tesorería

así como controlar los recursos de la empresa pudiendo llegar a tener un déficit en su flujos de

efectivo el mismo que no podrá cubrir con sus obligaciones de corto y largo plazo, así como

jineteo de fondos en caja chica, entre otros.

39%

0%38%

23%

PRUEBAS DE CONTROL INTERNO

Conciliaciones bancarias

Arqueos de caja

Verificación de registro dedocumentos

Control de cheques

35

7 ¿El personal de cartera y tesorería tiene experiencia y conocimiento en?


Figura 8 Experiencia y conocimiento del personal de carera

Interpretación. - se puede determinar que los conocimientos del personal de esto

departamento son escasos, además que el personal no está capacitado. Existe una persona en el

departamento de tesorería, la misma que no cumple con el perfil que se requiere y por ende no

puede efectuar todo el trabajo encomendado, además que en ciertas ocasiones se debe solicitar

ayuda al personal de otras áreas para el cumplimiento de las actividades como pago a

proveedores, nomina, archivo o registros contables y a su vez estas personas adquieren algo de

conocimiento.

17%

33%25%

17%

8%

Experiencia y conocimiento del personal de carera

Recuperación de cartera

Registros contables

Pago de nomina

Pago a proveedores

administración de caja chica

Recuperación de cartera 2 17

Registros contables 4 33

Pago de nomina 3 25

Pago a proveedores 2 17

administración de caja chica 1 8

TOTAL 12 100,00

36

8 ¿Se realizan informes que indiquen el estado de la cartera?


Figura 9 Informes de estados de cuenta

Interpretación. - de acuerdo a la encuesta y lo observado se determina que se informa de

manera verbal al gerente de la empresa el estado en que se encuentra la cartera del cliente. Por

lo tanto, no se realizan por escrito los informes.

Al no mantener un informe por escrito no permite optimizar la obtención de la información de

manera oportuna del dinero que la empresa podría tener cada mes, siendo esto incierto afecta

a la toma de decisiones por parte de la gerencia en las nuevas inversiones.


SI 1 10

NO 9 90

TOTAL 10 100

10%

90%

Informes de estados de cuenta

SI

NO

37

9 ¿Con que periodicidad se realiza el control de cobros a clientes?


Figura 10 Periodicidad de control de cobros a clientes

Interpretación. - se puede determinar que el control de cobros a los clientes se lo realiza una

vez al mes, debido a que al momento de las ventas se realiza un plan de pagos mensual en un

periodo que se determina de acuerdo al avance de la obra y las fechas de cobro se establece al

momento de la reserva del bien inmueble.


Diario 0 0

Semanal 0 0

Mensual 10 100

TOTAL 100 100

0%

0%

100%

Periodicidad de control de cobros a

clientes

Diario

Semanal

Mensual

38

10 ¿Existe un proceso de recuperación de cartera?


Figura 11 Existe un proceso de recuperación de cartera.

Interpretación. - de acuerdo a lo analizado si se realiza un proceso de recuperación de cartera

por parte de las vendedoras que son las personas que tienen contacto directo con el cliente y

son las encargadas de realizar el análisis crediticio del cliente para otorgar la forma de pago,

así como el trámite y seguimiento de los créditos hipotecarios con las instituciones bancarias

hasta la recuperación total de la cartera.

Cuando se presenta una cartera vencida se realiza un acuerdo con el cliente para la

recuperación. Por otro lado, hasta el momento no se ha presentado una cartera incobrable por

ende no se ha procedido a hacer algún tipo de trámite legal para este tipo las carteras vencidas

a este punto hace referencia el treinta por ciento de los encuestados


SI 7 70

NO 3 30

TOTAL 10 100

70%

30%

Existe un proceso de recuperación

de cartera?

SI

NO

39

11 ¿Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa?


Figura 12 Existe una gestión de los recursos económicos de la empresa

Interpretación. - se observa que la en la empresa si mantiene una buena gestión de los recursos

puesto que estos son invertidos ya sean en terrenos para futuros proyectos, se realizan

negociaciones con proveedores para poder obtener descuentos por comprar al por mayor al

igual tener los materiales en stock. Además de mantener pólizas de acumulación a corto plazo

con tasas de interés que mejor le conviene a la empresa.


SI 9 90

NO 1 10

TOTAL 10 100

90%

10%

Existe una gestión de los recursos

económicos de la empresa?

SI

NO

40

3.1.2 Matriz DAFO

Esta matriz podrá medir y valorar toda las situaciones en que se encuentra la empresa

Pumaconstructores a través de las debilidades, amenazas, fortalezas, y oportunidades en la cual

se determinará el escenario en el que se desarrolla y su posición dentro de su entorno como el

mercado inmobiliario, así como su capacidad interna, que permitirá determinar estrategias para

hacer cabios oportunos para poder competir en el mercado inmobiliario además de poder tener

un mejor control en la toma de decisiones.

Matriz DAFO y análisis estratégico

MATRIZ DAFO

ANÁLISIS ESTRATÉGICO

ANÁLISIS INTERNO

FORTALEZAS DEBILIDADES

Capital de trabajo Propio Deficiente dirección

estratégica.

Productos y servicios en

continuo mejoramiento.

Falta de compromiso y

responsabilidad en el área

administrativa.

Personal de producción

capacitado para cada etapa

de construcción.

Deficiente control del efectivo

que maneja la empresa.

Personal profesional en el

área administrativa.

Falta de definición de

funciones del personal en los

departamentos de cartera y

efectivo. Experiencia en

comercialización de bienes

inmuebles. Inexistencia de manuales de

control interno.

ESTRATEGIAS

A

N

Á

L

I

S

I

S

.

E

X

T

E

R

OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA FA

Los proyectos

habitacionales se encuentran

en lugares estratégicos de la

ciudad de Quito.

Asesoramiento

personalizado a los clientes

con temas en tramites

hipotecarios por parte de los

vendedores

Establecer la publicidad y

puntos estratégicos para

colocar vallas, señaléticas y

volanteo

Reducción de aranceles en

Europa

Determinar promociones en

accesorios de acabados.

Flexibilidad de políticas de

crédito en la banca Privada.

Hacer negocios adecuados

con los proveedores

Fijar descuentos por pagos

mayores al monto de forma de

pago.

Reducción de la tasa de

interés en el banco

ecuatoriano de seguridad

social.

Obtener acuerdos con las

entidades bancarias para

obtener los desembolsos a la

firma de la escritura.

Puntualizar descuentos

especiales por temporada de

utilidades y decimos

41

N

O

La CFN y su cambio en la

normativa del la de interés

subsidiado.

Detallar los beneficios del bien

que está en venta

Apertura de nuevos nichos

de Mercado (VIP) vivienda

de interés público, (VIS)

viviendas de interés Publico.

Crear alianzas estratégicas

con entidades bancarias para

calificación de proyectos, y

rápido acceso a pre

calificación de clientes.

Colocar los créditos en las

entidades que manejan tasas de

interés bajas como biess y

bancos con productos vip

AMENAZAS ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS DA

Competencia con menor

tamaño y el mismo valor.

Definir puestos de trabajo en

las áreas de tesorería y

cartera

Realizar análisis de mercado

para poder competir en el

mercado inmobiliario.

Productos sustitutos como

departamentos con el mismo

valor.

Realizar capacitaciones

permanentes y actualización

de información a los

vendedores.

Realizar supervisiones

constantes en las áreas de

tesorería, cartera y ventas con

el propósito que se pueda

manejar de manera efectiva os

recursos de la empresa para

obtener mejores resultados

Reducción de personal en

las entidades públicas.

Ejecutar charlas

motivacionales a los

colaboradores de la empresa

para concientizar sus

responsabilidades y el

compromiso que

adquirieron.

Salida de capital por

remesas a Venezuela,

Colombia, Cuba.

Realizar un manual de

control interno para

Tesorería y cartera para

mejorar la gestión del

efectivo que mantiene la

empresa

Solicitar reportes semanales de

actividades realizadas para

verificar el cumplimiento de las

tareas asignadas.


Tabla 1 Matriz DAFO y análisis estratégico

3.1.3 Matriz MEFI

En este análisis se determina de mejor manera las fortalezas y las debilidades de la empresa

Pumaconstructores las mismas que permitirá realizar estrategias para que la empresa sea

competitiva dentro del mercado inmobiliario.

42

Análisis de matriz MEFI

FACTORES INTERNOS CLAVE

Importancia

de la

ponderación

Clasificación

evaluación valor

FORTALEZAS

Capital de trabajo Propio 0,2 4 0,8

Productos y servicios en continuo mejoramiento. 0,05 4 0,2

Personal de producción capacitado para cada etapa de

construcción. 0,05 3 0,15

Personal profesional en el área administrativa. 0,05 3 0,15

Experiencia en comercialización de bienes inmuebles. 0,15 4 0,6

Subtotal Fortalezas 1,9

DEBILIDADES

Deficiente dirección estratégica. 0,15 2 0,3

Falta de compromiso y responsabilidad en el área

administrativa. 0,05 1 0,05

Deficiente control del efectivo de maneja la empresa. 0,2 1 0,2

Falta de definición de funciones del personal en los

departamentos de cartera y efectivo. 0,05 2 0,1

Inexistencia de manuales de control interno. 0,05 1 0,05

Subtotal Debilidades 0,7

TOTAL 1 - 2,6


Tabla 2 Análisis de matriz MEFI

Para lo cual se toma en cuenta 3 factores que son muy importantes como

La ponderación que es el valor de importancia que tiene cada una de las fortalezas o

debilidades para alcanzar el éxito tomando en cuenta que el factor que más influye en

alcanzar el éxito tendrá más valor que la que menos influye dando un total de 1;

Así también la clasificación de evaluación se tomará los valores de 1 para mayor

debilidad y 2 para menor debilidad, 3 para menor fortaleza y 4 para mayores fortalezas,

El valor nos indica cómo se encuentra la empresa internamente a partir de la media que

es de 2.5.

43

En este caso el resultado de nuestro análisis es de 2.6 indicando que la empresa

Pumaconstructores es más fuerte en su factor interno puesto que tiene unas fortalezas que son

favorables con un valor de 1.9 en comparación con las debilidades con un resultado de 0.70.

3.1.4 Análisis de la propuesta de control interno

ANÁLISIS DEL ESTADO ACTUAL DE

LA EMPRESA PROUESTA DEL MANUAL

AMBIENTE DE CONTROL

La gerencia no ha desarrollado normas de

comportamiento y conducta que permita a los

empleados trabajar de manera óptima. En la propuesta del manual de control interno

se detalla las normas de valores y prácticas de

comportamiento para encaminar a los

empleados a una convivencia armoniosa. La gerencia ha expresado de manera verbal

los valores éticos de que deben mantener

dentro de la empresa.

Los empleados no tienen el compromiso

personal con el manejo y desarrollo de los

departamentos. Con el control interno se puede definir las

responsabilidades y las funciones que cada

personal detener de acuerdo al trabajo que

desempeña además que las normas se

mantendrán por escrito.

la gerencia no ha establecido adecuadamente

las funciones y responsabilidades en los

departamentos de tesorería y cartera

Las normas, reglamentos, funciones y

responsabilidades has sido expuestas a los

empleados de manera verbal al momento de

contratarlos.

EVALUACÓN DE LOS RIESGOS

La gerencia a identificado los riesgos de los

departamentos analizados sin embargo no se

ha realizad ningún análisis.

En este manual se ha realizado el análisis de

los riesgos mediante la matriz FODA, MEFI a

que a su vez se determina las estrategias a

utilizar para el cumplimiento de los objetivos

de los departamentos, además de la matriz de

riesgos que determina los puntos más

relevantes y como impacta a los

departamentos.

No se ha determinado con que ocurrencia se

da estos riesgos, así como verificar el impacto

que tienen dentro de los departamentos de

tesorería y cartera.

ACTIVIDADES DE CONTROL

Los departamentos analizados tienen un

manejo de procesos deficientes en los trabajos

realizados.

En el manual de control interno se detalla

procesos claros de los trabajos que se realizan

y se los socializara a los empleados.

No se mantiene un adecuado control o

supervisión de las actividades realizadas por

los empleados, así como la solicitud de

reportes de las mismas.

Una recomendación que se da este manual

acerca del control de actividades es que se

pueda asignar personal capacitado para

realizar el control interno a quien se pueda

dirigir todos los reportes de los trabajos

realizados.

44

No se encuentra un control adecuado de las

áreas de tesorería, así como el control de los

recursos económicos de caja.

Se realizó el análisis de riesgos en el cual se

determina la importancia de poder mantener

adecuadas instalaciones de caja, así como la

dotación de cajas de seguridad para el manejo

de efectivo que se mantiene en caja.

Los departamentos no tienen claro las líneas

de autoridad dentro del departamento.

Se detalla en el manual adecuados

lineamientos condiciones óptimos para el

logro de los objetivos de estos departamentos.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

El personal de tesorería y cartera no

mantienen constante comunicación con la

gerencia del trabajo que realizan de manera

oportuna.

Se desarrolla un cronograma de actividades de

cada área en el cual la gerencia podrá tener

mayor información clara y oportuna para la

toma de decisiones, de manera escrita a través

de correos institucionales, así como

información por escrito.

SUPERVISIÓN

Los departamentos analizados tienen

limitados controles tanto en actividades de

trabajo como los recursos de la empresa.

Con el control interno se evaluará y

supervisará circunstancias, factores internos y

externos que afecten al correcto

funcionamiento de los departamentos para

poder tomar acciones correctivas y mantener

una información adecuada y oportuna para la

toma de decisiones.


Tabla 3 Análisis de la propuesta de control interno

En este análisis se puede evidenciar varios factores que afecta a la empresa Pumaconstructores

los mismo que se presentan de acuerdo a los componentes del coso y a su vez se puede verificar

las funciones correctivas que se puede utilizar con el manual de control interno.

3.1.5 Evaluación del control interno

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

OBJETIVO: Identificar el nivel de riesgo de

control que tiene la empresa

Pumaconstructores

45

N° DESCRIPCION DE LA

NORMA

PT APLICA

CIÓN CT OBSERVACIONE

S 23 SI NO 16

1

¿Existe un manual de control

interno para cartera y efectivo?

x 0

verbalmente se

expone las normas

o procedimientos al

momento de iniciar

el trabajo

2

¿Las ventas se aprueban en

cuanto a límites de crédito,

condiciones, precios y se

encuentran debidamente

documentadas?

x 1 N/A

3 ¿La cobranza efectuada por los

vendedores se entrega

directamente en la caja?

x 1

Los pagos se

realizan con

transferencias

bancarias.

4

¿Los recibos de cobro son

firmados por el vendedor como

evidencia de que recibió dicha

cobranza?

x 1 N/A

5 ¿Los ingresos se depositan y

registran diariamente? x 1 N/A

6

¿Los comprobantes de depósito

emitidos por el banco y/o

comprobantes de transferencias

se anexan al registro de ingresos

correspondiente?

x 1 N/A

7

¿Las cuentas por cobrar a

clientes están debidamente

controladas y registradas en el

período correcto?

x 1 N/A

8 ¿Se encuentran protegidas las

áreas que ocupa la caja?

x 0 N/A

9 ¿Los saldos de efectivo en caja

chica están protegidos y son

verificados adecuadamente?

x 0

La caja chica esta

custodiada por una

sola persona, pero

está al alcance de

todos.

10

¿Los cobros recibidos están

controladas apropiadamente y

son registradas y depositadas

oportunamente?

x 0

Solo el vendedor

lleva los saldos y el

control de los

cobros

11 ¿Los pagos a través de cuentas

bancarias están debidamente x 1

46

controlados, autorizados y

registrados?

12 ¿Está afianzado el personal que

maneja los fondos? x 1

13

¿El cajero desempeña otras

funciones tales como las de

tesorería o de registro contable?

x 1

14

¿En los comprobantes de pago

se detalla se anotan los montos

con letras y números?

X 1

15

¿Los comprobantes de pago son

sellados y examinados por la

persona que firma?

x 1

16

¿Antes de pagar cualquier

comprobante se revisa el

cumplimiento de disposiciones

administrativas de la empresa y

fiscales?

X 1

17

¿Existen funcionarios y

empleados que autorizan pagos

por fondo fijo?

x 1

18

¿Están registradas todas las

cuentas bancarias que existen a

nombre de la compañía

x 1

19

¿El gerente autoriza los

anticipos a proveedores

contratistas, sueldos, cambio de

cheque de clientes y empleados,

etc.?

x 1

20 ¿Los empleados tienen

debidamente asignado las

funciones de trabajo?

x 0

Los empleados

realizan varias

funciones, no

necesariamente de

su cargo que fueron

contratados.

21

¿El personal se encuentra

afiliado al Instituto Ecuatoriano

de Seguridad Social?

X 1 Solo por el básico

22

¿Los horarios de trabajos están

publicados en la cartelera

informativa y son de

conocimiento de todos los

trabajadores?

x 0

No están publicados

y pocos empleados

lo cumplen.

23 ¿Los empleados mantienen el

compromiso y responsabilidad

en el área administrativa?

x 0

No son valores que

se vean reflejados

en los empleados

administrativos.

47


Tabla 4 Evaluación de control interno

Fuente: Apuntes tomados de la clase de Auditoria Financiera – Ing. Carlos Mancheno (2018)

Se realiza una evaluación del control interno para determinar el nivel de confianza y el nivel

de riesgo que mantiene la empresa en su estado actual, de acuerdo a la tabla de rangos si el

nivel de confianza es de 15% a 50% se considera bajo, de 51% a 75% se considera moderado

y del 76% al 95% alto, por otro lado, si el nivel de riesgo es de 5% a 24% se considera bajo del

25% al 49% es medio y del 50% al 85% se considera alto por la tanto se realiza la comparación:

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Bajo Alto

Moderado Moderado

Alto Bajo

En conclusión, en este análisis se determina que el nivel de confianza es del 70% y el nivel de

riesgo del 30 % correspondiente a un nivel moderado. Sin embargo, la gerencia debe tener en

cuenta acciones correctivas para los riesgos que se presentan.

CALIFICACIÓN TOTAL = CT 16

PONDERACIÓN TOTAL = PT 23

NIVEL DE CONFIANZA: NC = CT/PT x 100 70%

NIVEL DE RIESGO DE CONTROL: RC = 100% - NC 30%

48

3.1.6 Análisis de riesgos

OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos. RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS

RIESGOS

AGENTES

GENERADORES

CAUSAS EFECTOS PROBABILIDAD

DE

OCURRENCIA

IMPACTO CALIFICACIÓN VALORACIÓN

RI La empresa no cuenta

con un manual de

control interno para

efectivo y cartera.

La falta de control interno

conlleva a que la empresa se

vea expuesta a posibles

fraudes, jineteo de fondos,

perdida de efectivo

ineficiencia del trabajo.

Gerente /

Administrador

Se pretende saber que cada persona

que labora en el área administrativa es

de confianza.

1) Trabajo poco eficiente

2) Poco cuidado de los

activos e intereses de la

empresa

3

4

12

Grave

R2 No existe una adecuada

seguridad en la caja que

tiene la empresa

El área de caja tiene fácil

acceso de cualquier persona

del área administrativa.

Gerente

1) El custodio de caja chica no labora

las 8 horas de trabajo. 2) cualquier

empleado del área administrativa

puede hacer uso de la caja. 3) No

existe responsabilidad al momento de

manejar la caja.

1) Ineficiencia en el control

de información

2) escasos insumos para la

toma de decisión.

4

4

16

Inaceptable

R3 Inexistencia de un

control o registro de

saldo en caja chica

No se realizan arqueos de

caja chica, ni registros de

detallados de los gastos

generados en caja chica.

Gerente

1) El custodio de caja chica no realiza

ningún registro detallado en el

formato de caja chica. 2) el

custodio de caja chica espera a que no

haya efectivo para solicitar la

reposición de caja.

1) Desconocimiento de

saldos.

2) falta de efectivo para

cubrir obligaciones de corto

plazo

3

3

9

Grave

R4 Los cobros realizados

solo son controlados y

registrado por los

vendedores.

Se debe mantener un

supervisor de recuperación

de cartera

Gerente /

Administrador

1) Los vendedores son los encargados

de hacer la recuperación de cartera

2) Los vendedores realizan el registro

contable de los cobros realizados

3) Los vendedores manejan los saldos

pendientes de los clientes

1) Inexistencia de un reporte

de cobros o saldos de cartera

2

3

6

Tolerable

R5 los empleados del área

administrativa no tienen

completamente asignada

sus funciones.

Al no tener asignadas sus

funciones y

responsabilidades no se

puede obtener un trabajo de

calidad y compromiso

personal.

Gerente

1) Los empleados del área

administrativa realizan varios

trabajos.

2) Falta de personal capacitado

1) Trabajo incompleto

2) Falta de tiempo y

organización.

3) No se cumple con los

objetivos planificados.

2

2

4

Aceptable

R6 Los empleados del área

administrativa no

cumplen con el horario

de trabajo.

La empresa debería

mantener publicado en un

lugar visible y concurrido el

horario laboral

Gerente /

Administrador

1) Inexistencia de normas de

cumplimiento por escrito.

1) Constantes atrasos en los

dos periodos de trabajo

3

5

15

Inaceptable

R7 No se encuentran claras

las líneas de autoridad y

responsabilidad dentro

del área de cartera y

tesorería.

Es indispensable tener claras

las líneas de autoridad y

responsabilidad para mejorar

el trabajo y disminuir los

riesgos.

Gerente

Falta de planificación estratégica No se cumple con los

objetivos de cada

departamento.

3

2

6

Tolerable

Elaborado por el autor Tabla 5 Valoración y mapeo de riesgos

49

3.1.7 Matriz de Riesgo


Figura 13 Matriz de riesgo

Para el análisis de la matriz de riesgo se recolecta la información a través de un cuestionario

realizado a la gerencia y a la administración de acuerdo a las observaciones directas realizadas

en los departamentos de cartera y tesorería.

En este análisis se puede confirmar que los departamentos de cartera y tesorería no cuentan con

un eficiente y claro control interno o políticas y normas establecidas por escrito, también al

hacer este análisis se determina los riesgos a los que está expuesta la empresa y como la afecta.

Se muestran dos puntos de alto riesgo en cuanto a la seguridad y control de caja así como la

impuntualidad junto con el compromiso de los empleados que deben tener en estos

departamentos para lo cual en el manual se detalla puntos de acción para cada uno de los

riesgos.

5 15 (R6)

4 16 (R 2)

3 (R7) 6 (R 3) 9 (R1) 12

2 (R 4) 6

(R5)4

1

0

1 2 3 4 5

P

R

O

B

A

B

I

L

I

D

A

D

.

D

E

.

O

C

U

R

R

E

N

C

I

A

IMPACTO

MATRIZ DE RIESGO

50

3.1.8 Matriz de riesgo


OBJETIVO: Valorar los riesgos potenciales de acuerdo a la probabilidad de ocurrencia y el impacto de los mismos.

RIESGOS DESCRIPCIÓN DE LOS RIESGOS AGENTES GENERADORES CAUSAS EFECTOS


R1

La empresa no cuenta con un

manual de control interno para

efectivo y cartera.

La falta de control interno conlleva a que la

empresa se vea expuesta a posibles fraudes,

jineteo de fondos, perdida de efectivo

ineficiencia del trabajo, entre otros.

Gerente

Administrador

Se pretende saber que cada persona que

labora en el área administrativa es de

confianza.

1) Trabajo poco eficiente 2)

Poco cuidado de los activos e

intereses de la empresa

Elaborar un manual de control interno

para cartera y efectivo el mismo que

debe estar por escrito.

R2

No existe una adecuada seguridad

en la caja que tiene la empresa.

El área de caja tiene fácil acceso de cualquier

persona del área administrativa. Gerente

1) El custodio de caja chica no labora las 8

horas de trabajo.

2) cualquier empleado del área

administrativa puede hacer uso de la caja.

3) No existe responsabilidad al momento

de manejar la caja.

1) Ineficiencia en el control de

información 2)

Escasos insumos para la toma de

decisión.

Adecuar de manera segura el área de

caja y dotar de una caja de seguridad

para guardar los fondos de caja chica.

R3

Inexistencia de un control o

registro de saldo en caja chica

No se realizan arqueos de caja chica, ni

registros de detallados de los gastos generados

en caja chica.

Gerente

1) El custodio de caja chica no realiza

ningún registro detallado en el formato de

caja chica. 2) el custodio de caja chica

espera a que no haya efectivo para

solicitar la reposición de caja.

1) Desconocimiento de saldos.

2) falta de efectivo para cubrir

obligaciones de corto plazo

Elaborar un formato de registro de caja

chica y capacitación de utilización del

formato. Verificación del registro

contable

R4

Los cobros realizados solo son

controlados y registrado por los

vendedores.

No mantiene un supervisor de recuperación de

cartera. Gerente/Administrador

1) Los vendedores son los encargados de

hacer la recuperación de cartera

2) Los vendedores realizan el registro

contable de los cobros realizados

3) Los vendedores manejan los saldos

pendientes de los clientes

1) Inexistencia de un reporte de

cobros o saldos de cartera

Designar un supervisor de cartera que

cumpla con las necesidades del

departamento

R5

Los empleados del área

administrativa no tienen

completamente asignada sus

funciones.

Al no tener asignadas sus funciones y

responsabilidades no se puede obtener un

trabajo de calidad y compromiso personal.

Gerente

1) Los empleados del área administrativa

realizan varios trabajos.

2) Falta de personal capacitado

1) Trabajo incompleto 2)

Falta de tiempo y organización.

3) No se cumple con los objetivos

planificados.

Hacer un análisis de las capacidades del

personal del área administrativa y de las

tareas a realizar para asignar funciones

y responsabilidades.

R6

Los empleados del área

administrativa no cumplen con el

horario de trabajo.

la empresa debería mantener publicado en un

lugar visible y concurrido el horario laboral Gerente/Administrador

1) Inexistencia de normas de

cumplimiento por escrito.

1) Constantes atrasos en los dos

periodos de trabajo

Determinar políticas y normas que

permitan establecer el horario de trabajo

los mismos que deben estar socializados

y por escrito.

R7

No se encuentran claras las líneas

de autoridad y responsabilidad

dentro del área de cartera y

tesorería.

Es indispensable tener claras las líneas de

autoridad y responsabilidad para mejorar el

trabajo y disminuir los riesgos.

GERENTE Falta de planificación estratégica No se cumple con los objetivos de

cada departamento.

Realizar planes de acción adecuados

con lineamientos y procedimientos y

condiciones óptimas y ética para el

logro de los objetivos de estos

departamentos.

Elaborado por el autor Tabla 6 Actividades de Control

51

3.2 PROPUESTA

Propuesta de un sistema de control interno para cartera y efectivo en

Pumaconstructores.

El objetivo de esta propuesta tiene que ver con el mejoramiento de la administración de cada

uno de los departamentos analizados puesto que presenta grandes debilidades; además de

mantener manuales de control interno que le permita manjar de manera efectiva todos los

procesos que intervienen al momento de hacer un una operación, además de proteger los

recursos de la empresa de manera eficiente y eficaz a su vez poder mantener información

adecuada y oportuna de los flujos de efectivo para cumplir con las obligaciones que mantiene

la empresa sean estas de corto y largo plazo.

Además, este manual se aplicará en los departamentos de cartera y tesorería el mismo que podrá

cumplir con las disposiciones legales que mantiene la empresa y podrá ser flexible a cualquier

cambio que se requiera de acuerdo a la necesidad que se pueda presentar a futro.

Por otro lado, este manual ayudara a que el personal de la empresa pueda tener un mejor

conocimiento de los procesos que deben realizar en cada una de las principales operaciones

que se manejan en el departamento de cartera y tesorería siendo así una herramienta que se

pueda utilizar en el momento que se la requiere.

52

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CARTERA Y EFECTIVO EN

PUMACONSTRUCTORES

3.2.1 Cartera

De acuerdo a la característica que tiene el giro del negocio este permite otorgar a sus clientes

un periodo de crédito de acuerdo a la confianza del análisis realizado previamente, en el cual

este podrá cancelar un porcentaje del valor del bien que está comprando, es por ello que el

cobro de este crédito es muy importante para poder mantener un correcto flujo de efectivo.

La cartera. - son todas las deudas que mantienen los clientes de la empresa a causa de una

venta de un bien inmueble que se otorgó a crédito.

3.2.1.1 Objetivo

Determinar de manera rápida y oportuna lineamientos de control de los cobros a los clientes

por concepto de ventas las mismas que son otorgadas en un plan de pagos de acuerdo a un

periodo de construcción. Este debe ser eficiente para poder manejar buenos flujos de efectivo

y poder seguir con la construcción de los bienes inmuebles que son el producto principal de la

empresa.

3.2.1.2 El plan de venta

Al ser una empresa dedicada a la construcción y comercialización de bienes inmuebles el

gerente conjuntamente con los departamentos de arquitectura marketing, entre otros deberá

establecer:

Un plan de ventas que permita planificar y ejecutar las ventas de los proyectos inmobiliarios

con los lineamientos, reglas, pautas, valores, formas de pago, para prevenir cualquier evento

53

futuro que pueda afectar la culminación de los mismos, esto de acuerdo al periodo de

construcción tiempos de entrega del inmueble.

Sin olvidar que este plan de ventas debe contener información importante como:

El motivo por el cual se hace el plan de ventas, es para poder vender los proyectos inmobiliarios

en un tiempo determinado y tener un manejo óptimo de los recursos de la empresa, así como

manejar los flujos de efectivo que permita la ejecución o construcción de viviendas con la

mejor calidad y distribución de acuerdo al reconocimiento en el mercado inmobiliario.

3.2.1.3 El objetivo que se quiere alcanzar con el plan de ventas.

Es Incrementar las ventas para poder cumplir con cierta cantidad de viviendas en el año y

poder llegar con soluciones habitacionales a varios sectores de la ciudad.

3.2.1.4 En qué momento se efectuaría el plan de ventas.

Los más óptimo es al inicio de cada proyecto habitacional o durante el periodo que se construye

y culmina las viviendas.

3.2.1.5 Qué estrategia se aplicaría

En el plan de ventas es necesario tener un reconocimiento en el mercado inmobiliario de Quito,

para que de esta manera se pueda llegar a más familias con proyectos habitacionales en

diferentes sectores de la ciudad.

3.2.1.6 Las acciones que se aplican.

Es necesario realizar campañas publicitarias donde se evidencia todos los proyectos

Ferias inmobiliarias

54

Promociones de extras que se obsequiara

Descuentos

Capacitación del equipo de ventas y contratación de vendedores auxiliares (corredores

de bienes raíces).

La información que se genera en el plan de ventas permitirá tener una organización de acción

rápida y efectiva a tomar en el proceso de las ventas, generando una toma de decisiones por

parte de los directivos correcta y oportuna pudiendo así llegar a los objetivos planteados de la

empresa.

3.2.1.7 La venta

El vendedor debe caracterizarse por su conocimiento no solo en las técnicas de venta sino en

el producto que se está vendiendo en este caso bienes inmuebles, así como todo lo que conlleva

a la elaboración del producto como: Tipo de construcción, valor metro cuadrado, tipos de

acabados, periodo de construcción, ubicación, beneficios, entre otros, también los productos

de la competencia, al igual que debe estar preparado para poder contestar las preguntas

siguientes:

¿Qué es? Indicar de que se trata su producto de venta (proyecto inmobiliario).

¿Para qué sirve? Detallar todas las características que tiene las viviendas (metros

cuadrados, tipo de construcción, acabados entre otros.

¿Qué significa para el cliente? Mencionar los beneficios que las viviendas, el

sector y seguridad ofrece al cliente.

55

De igual manera el vendedor debe tener en claro cuál es su reconocimiento de mercado, es

decir que debe identificar a los clientes potenciales a los cuales se pretende cubrir sus

necesidades con el producto que se les está vendiendo.

También el vendedor deberá enfocarse en el primer contacto con el cliente ya sea vía telefónica

o personal directo en la obra u oficina de ventas en el que demostrará la idea de la conversación,

su conocimiento del producto siendo muy profesional. Así también el vendedor deberá

reconocer las necesidades de los clientes, atreves de la conversación que mantiene al momento

de la entrevista, de esta manera se podrá saber qué es lo que desea comprar, más que el producto

los beneficio que este le ofrece.

Por consiguiente, el vendedor hará la presentación del producto, de una manera clara, pausada,

de forma externa a interna, presentando los beneficios que tiene, y los que el producto hará por

el así el cliente tomará el interés de comprar.

El vendedor realizará la proforma que contendrá:

Fecha en que se realiza la proforma

Datos informativos del cliente (nombre, numero de cedula, dirección del domicilio,

correo electrónico, actividad laboral, ingresos.)

Referencias generales de la vivienda.

Valor del inmueble

56

Descuento (en el caso de existir)

Valor final de cuerdo a loa pactado.

Fecha de entrega del inmueble

Forma de pago

Financiamiento

Detalle de promociones

Datos del vendedor

Información de cómo se enteró del proyecto

57


Figura 14 Formato de proforma

Se realizará un análisis interno de capacidad de pago de acuerdo a los ingresos reportados por

el cliente y los parámetros necesarios para la compra del bien inmueble siendo este el primer

filtro para determinar si es un cliente potencial.

58


Tabla 7 Análisis de capacidad de pago para compra de vivienda

Además se realizara una pre calificación bancaria para corroborar el valor del crédito que le

otorgara el banco al cliente para tener la seguridad que este pueda completar el pago de la

compra de la vivienda, No obstante el vendedor hará el cierre de venta, con los parámetros

establecidos por la gerencia como el 30% de entrada y el 70% con crédito hipotecario o

dependiendo la propuesta del cliente se flexibiliza la negociación, además de gestionar de

manera eficiente sus objeciones, ayudándolo con los trámites necesarios requeridos en la venta,

asesorándolo en todo momento en el proceso de la toma de decisión, llegando así a una venta

efectiva.

Se tomará la información personal y financiera del cliente a través de una solicitud de compra

de vivienda que es documento interno de la empresa; esta información será parte de la promesa

de compra venta.

RUBRO VALOR DETALLE

Ingresos brutos $1.750,00Ingresos familiares registrados por el cliente antes de

descuentos y aportaciones.

Ingreso neto(1) $1.567,13Se estima el descuento del por aporte iess e

impuesto a la renta

(-) Gastos Básicos $550,00

Gastos de alimentación transporte, salud, educación,

vestimenta, etc. Datos tomados de la información

que emite el cliente correspondiente al 35,9%

dependiendo de las cargas familiares.

(=) Ingresos netos (2) $1.017,13Corresponde a la diferencia entre ingreso neto 1

menos gastos básicos.

(-) Pagos al sistema financiero $498,00Valor por pagos de tarjetas de crédito, casas

comerciales, créditos personales, etc.

(=) Ingreso neto (3) $519,13 Total saldo de ingresos del cliente

(-) Valor del 50% $259,57

Valor correspondiente para gastos de imprevistos:

emergencias de salud, accidentes, etc.

(=) Cuota a comprometer $259,57

Valor de la cuota referencial a comprometer hasta el

50% del ingreso neto (3)

ANÁLISIS DE CAPACIDAD DE PAGO PARA COMPRA DE VIVIENDA

59

Una vez obtenida el pre calificación por escrito o vía correo electrónico por parte del banco

se procede a la elaboración de un plan de pagos, donde se detallará:

Fecha de elaboración

Denominación del proyecto, del inmueble y Área en m2,

Áreas adicionales (parqueaderos, jardín, patios, bodega etc.)

Valor del bien inmueble y Descuento (en caso de existir)

Datos de los clientes, (nombres completos y números de cedula)

Condición y forma de pago.

Financiamiento directo, (periodo de construcción de la vivienda) Detalle de crédito

institucional. (bancos, cooperativas, biess, mutualistas etc.) Fecha aproximada de

entrega del inmueble)

60


Tabla 8 Solicitud compra de vivienda

FECHA:

DENOMINACIÓN:

ÁREA

VALOR

DEATOS PERSONALES:

NOMRES: APELLIDOS :

NACIONALIDAD: ESTADO CIVIL: GENERO:

ECUATORIANA SOLTERA

EXTRANJERO CASADO MASCULINO

VIUDO FEMENINO

DIVORCIADO

UNION LIBRE

PROFESIÓN / ACTIVIDAD:

DIRECCIÓN DEL DOMICILIO:

CIUDAD : PROVINCIA

PROPIA ARENDADA VIVE CON FAMILIARES :

CELULAR:

RUC: RISE :

TIPO DE NEGOCIO : ACTIVIDAD PRINCIPAL:

CARGO ACTUAL: INGRESOS:

SEPARACIÓN DE BIENES:

NOMRES: APELLIDOS :

CÉDULA DE CIUDADANÍA

RUC: RISE :

TIPO DE NEGOCIO : ACTIVIDAD PRINCIPAL

CARGO ACTUAL: INGRESOS:

FIRMAS COMPRADOR: FIRMA CÓNYUGUE:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO:

SOLICITUD DE COMPRA DE VIVIENDA

NOMBRE DEL PROYECTO:

TIPO DE INMUEBLES

TIEMPO DE TRABAJO :

TIPO DE VIVIENDA :

CORREO ELECTRONICO:

CÉDULA DE CIUDADANÍA :

TIEMPO DE TRABAJO :

NOMBRE DE LA EMPRESA O LUGAR DETRABAJO:

NOMBRE DE LA EMRESA O LUGAR DETRABAJO:

DATOS PERSONALES DEL CÓNYUGUE:

TELÉFONO CONVENCIONAL :

DATOS FAMILIARES

N° DE CARGAS FAMILIARES

61


Tabla 9 Plan de pagos.

P

N° PCen - P001 - EC01

Fecha: 14 Octubre 2019

PROYECTO:

TIPO DE INMUEBLE: C 3

Area m2:

PROMOCIÓN /DESCUENTO %: USD

ÁREAS ADICIONALES: Patio servicio (m2) Bodega (m2) 0,00 Estaciona. (m2) 18,00 Area L/S (m2) 0,00

Terraza (m2)

Nombres del cliente: C.I.

Conyuge: C.I.

ENTRADA %

FINA. DIRECTO %

PAGO EN FIRMA DE LA ESCRITURA

DIA MES

N° DE CUOTAS 1 GASTOS ADMINISTRATIVOS MENS. -$

DETALLE DIA MES AÑO VALOR DETALLE DIA MES AÑO VALOR

Q1 -$

Q2 -$ -$

Q3 -$ -$

Q4 -$ -$

Q5 -$ -$

Q6 -$ -$

Q7 -$ -$

Q8 -$ -$

Q9 -$ -$

Q10 -$ -$

% #¡DIV/0! VALOR:

CREDITO % 0,00% USD $ Fecha firma escrituras 20 Noviembre 2019 MUTU. PICHIN.

GTOS. LEG. USD $ Fecha aprox. Entrega 20 Diciembre 2019 PRODUBANCO

OTROS USD $ con desembolso BIESS X

TOTAL CRED. USD $ PACIFICO

Estimacion de pagos Credito Hipotecario: (El monto y plazo lo define el banco en base a su capacidad de pago y endeudamiento) OTRAS

PLAZO AÑOS 0 CUOTA MENSUAL -$ PRIMAS SEGURO

TASA DE INTERES 7,99% ING. REQUERIDOS -$ INGRESO REAL USD $

GASTOS ADICIONALES (Aproximados)

Gastos de escrituras: USD $ -$ Otros (Avaluos, gastos adicionales, etc.) USD $ -$

Gasto Financ. (Interes, garant. banca.). USD $ -$ Promesa de compra venta: USD $ -$

Condiciones especiales:

NOTA 1: Si el cliente no cumple con las cuotas pactadas en este documento se generará el cobro de intereses de mora.

NOTA 2: los documentos para el credito hipotecario deberan presentarse con 60 dias de anticipacin a su vencimiento.

NOTA 3: La tasa de interes y su respectivo reajuste pueden modif icarse por la institucion f inanciera en cualquier tiempo.

NOTA 4: los gastos legales pactados en estos documentos son aproximados, estos se liquidaran definitivamente una vez se cancele los rubros a las entidades municipales

y se inscriba la escritura en el Registro de la ropiedad.

NOTA 5: el clientre declara que el origen de los fondos entregados a la a constructora, no proviene de ninguna actividad relacionada con la producción, consumo,

comercializacion de sustancias psicotrópicas y estupefacientes.

NOTA 6: Los gastos administrativos no son reembolsables en el caso de desistimiento de la compra.

0 Asesora Inmobiliaria Departamento Comercial

C.I. 0 Fecha: 8 Octubre 2019 Fecha:

Departamento Legal Cartera

0 Fecha: Fecha:

C.I. 0

CASA DENOMINACIÓN DEL INMUEBLE:

DETALLE DEL INMUEBLE

PRECIO:

Alcarria - Conjunto Residencial

DATOS DEL CLIENTE

PRECIO FINAL:

FORMA DE PAGO

VALOR AÑO%DETALLE

CONDICION DE PAGO

-$

-$

RESERVA % #¡DIV/0!

PROMESA C/VTA % 0,00%

PLAN DE PAGOS

-$

FINANCIAMIENTO DIRECTO

FECHAS DE VENCIMIENTO FECHAS DE VENCIMIENTO

$ 0,00

CRÉDITO INSTITUCIÓN FINANCIERA

-$

-$

-$

62

Conjuntamente con la solicitud de vivienda pasara al departamento legal para la elaboración

de la promesa de compra venta la misma que se firmara en la notaria, en esta se detallara:

Nombres de los compradores,

Nombre de los vendedores,

Antecedentes del bien inmueble, (linderos y dimensiones)

Promesa de compra venta

Precio y forma de pago (valores cancelados con cheque, transferencia, depósitos)

Tiempo de entrega del inmueble,

Obligaciones de las partes

Gastos

Origen de los fondos

Multa,

Gravámenes

Cláusula de caso fortuito o de fuerza mayor.

Jurisdicción y competencia

63

El vendedor será el encargado de hacer la recuperación de la cartera de acuerdo a la forma de

pago pactada al momento de la venta ya que puede ser venta al contado o venta con crédito

hipotecario por cuanto en los dos casos existe un proceso y periodo de tiempo para la

realización de escrituras en el primer caso y gestión de crédito, así como de escritura e hipoteca

en el segundo caso respectivamente.

En todos los casos, una vez firmada la escritura definitiva de compra venta el vendedor se

encargara de hacer una pre entrega y revisar conjuntamente con el cliente verificando que la

vivienda se encuentre de acuerdo a lo pactado al momento de la negociación en cuanto a los

acabados y metrajes, la empresa tendrá un periodo de 15 días a partir de la pre entrega para

realizar los arreglos pertinentes en caso de existir, para luego realizar la entrega definitiva una

vez recibido el pago total del bien inmueble con las respectivas actas de entrega y anexo de

acabados.

Por último, el vendedor deberá demostrar al cliente su interés aun después de haber cerrado la

venta haciendo un seguimiento de post venta, gestionando las garantías que mantiene el

producto en un periodo de tres meses hasta que el cliente no tenga objeciones y pueda quedar

satisfecho con la compra que realizo puesto que al ser un bien inmueble es una adquisición a

largo plazo y en la mayoría de casos es una compra para toda la vida.

64

Elaborado por: Fernanda Torres

Figura 13 Flujograma de venta.

3.2.1.8 Recuperación de cartera

Al ser una constructora de bienes inmuebles se puede generar dos tipos de ventas al contado o

a crédito, en ambos casos existen la recuperación de cartera la misma que se debe hacer el

seguimiento respectivo.

El gerente deberá delegar un responsable para el control y seguimiento del proceso de

recuperación de cartera, este debe caracterizarse por su responsabilidad, compromiso,

honestidad y buena fe.

Es responsabilidad del encargado de cobranzas garantizar la recuperación de la cartera, a través

de estrategias que permitan mantener una planificación y organización de todas las actividades

Inicio La gerencia elabora un plan de ventas

Se dota de el material físico con información de los proyectos

inmobiliarios a los vendedores

No

EL MATERIAL ESTA COMPLETO

SiSe procede a la publicación y publicidad de los proyectos

habitacionales

El vendedor hace contacto con el cliente e

informa sobre los beneficios del proyecto

inmobiliario.

El cliente se muestra interesado en el bien

inmueble?

Concreta visita con el cliente para ver casa

modelo SiLe gusta la casa al cliente?SI

Se realiza la proforma y se determina la forma de

pago

La compra es al contado o a crédito

contado

Se hace la reserva

crédito

Se realiza un análisis crediticio y precalificación bancaria

NONO

El cliente cumple con la pre calificación?

SI

NO

Se firma promesa de compra venta

Se realiza un crédito hipotecario? SI Inicio de cédito

hipotecario

Entrega de documentos para tramites de escrituración

NO

seguimiento de crédito

Firma de la escritura

definitiva de compra venta

Firma de la escritura definitiva de compra

venta

Recuperación del saldo de pendiente de pago

desembolso

Entrega de la casa FIN

65

para la gestión de cartera, además de ser responsable en mantener el cumplimiento del

presupuesto de cobros y su medición permanente.

El responsable de cartera definirá las estrategias de cobro como: el proceso que se va a utilizar,

forma un equipo de trabajo, el buen manejo de los recursos asignados para medir el

cumplimiento y los resultados obtenidos en la gestión de cobros, también, organiza constantes

capacitaciones para los colaboradores de cartera y puedan manejar las objeciones que tiene el

cliente como el nivel socioeconómico, los problemas que tiene el cliente y generar confianza,

así como solucionar el inconveniente que pueda presentarse.

El responsable de cartera deberá cumplir con el procesamiento de la información del crédito,

es decir que se llevara un registro por cada uno de los clientes en el cual se tomara: nombre del

proyecto, detalle del bien inmueble, los datos personales, así como número de teléfono celular

y convencional, los valores pendientes de pago, fechas de cobro.

Elaborado por el autor Tabla 10 Registro de clientes

NOMBRE DEL CLIENTE:

CÉDULA:

TELÉFONOS:

NOMBRE DEL CÓNYUGUE :

CÉDULA:

TELÉFONOS:

DIRECCIÓN:

DETALLE VALOR FECHA CHEQUE/DEPÓSIT / TRANSFERENCIA

RESERVA 10%

CUOTA 1

CUOTA 2

CUOTA 3

CUOTA 4

CUOTA 5

TOTAL ENTRADA 30%

CREDITO HIPOTECARIO

TOTAL

FORMA DE PAGO

DETALLE DEL INMUEBLE

NOMBRE DEL PROYECTO:

TIPO DE INMUEBLE:

DENOMINACIÓN DE INMUEBLE:

ÁREA:

VALOR:

DATOS DEL CLIENTE

66

El vendedor deberá realizar un informe mensual sobre los ingresos de dinero que se genera

como cobros de abonos al valor total de la vivienda que el cliente cancela, esta información

servirá al responsable de cartera y a la gerencia para poder administrar su flujo de efectivo.

.


Tabla 11 Formato de informe de ingresos mensuales

Luego el responsable de cartera segmentará y analizará el tipo de cartera que mantiene la

empresa esta podría ser cartera por vencer, cartera vencida y cartera en mora, definiendo en

cada uno de ella cuantos clientes están en cada etapa para poder conservar una gestión de

cobranza oportuna. para la ejecución del cobro y administración de los recursos recaudados asi

como mantener herramientas que permitirán el contacto con el cliente con el objetivo de poder

recibir el pago en el menor tiempo posible de acuerdo a los siguientes pasos:

3.2.1.9 Recuperación de cartera al contado

El departamento legal en conjunto con la gerencia deberá proporcional al departamento de

ventas toda la documentación legal y actualizada del bien inmueble, así como de la empresa y

N° PROYECTO

DENOMINA

CIÓN CLIENTE

N°

CUOTA VALOR

FECHA DE

PAGO CAN/ P P

INFORME DE INGRESOS MENSUALES

TOTAL INGRESOS

MES : AÑO:

67

representante legal para poder iniciar con los trámites pertinentes para la recuperación de

cartera, de modo que de estos dependerá el inicio oportuno o retraso del mismo.

El vendedor negocia con el cliente en la venta al contado que de acuerdo a la política interna

de la empresa el cliente pagara con transferencia bancaria o cheque certificado a nombre de

Pumaconstructores el valor correspondiente al 75% del bien del inmueble, y se firmara una

promesa de compra venta, seguidamente el vendedor entregara toda la documentación

requerida para iniciar el trámite de escrituración,

Por consiguiente, el vendedor tendrá la obligación de hacer el seguimiento respectivo del

trámite de transferencia de dominio en el municipio y el cierre de la misma en la notaria; el

cliente pagará el saldo del valor de la casa correspondiente al 25% con transferencia bancaria

o cheque certificado a nombre de Pumaconstructores al momento de la firma de la escritura.

Para cerrar con el proceso de recuperación de cartera el vendedor emitirá un recibo de cobro al

cliente y deberá entregar todos los respaldos al departamento de contabilidad para poder

realizar los registros contables y cerrar este proceso con la emisión de la factura.

68

Flujograma de recuperación de cartera al contado.


Figura 14 Flujograma de recuperación de cartera al contado.

3.2.1.10 Recuperación de cartera con crédito hipotecario.

El crédito hipotecario es un instrumento por el cual el comprador podrá financiar la compra; el

vendedor deberá de realizar todo el proceso de recuperación de cartera por cuanto tiene el

contacto directo con el cliente y la información detallada de la aplicación del crédito hipotecario

en la institución financiera que realizo la pre calificación.

INICIO

El gerente delega un responsable para el

control y recuperación de la cartera

El responsable procesa la

información de la cartera por

cada cliente

El responsable de cartera solicita al

vendedor un informe mensual de

ingresos y datos del cliente

El responsable determina si es una

venta a crédito o al contado

crédito

contado

El departamento legal entrega al

vendedor toda la documentación

legal de bien inmueble

El vendedor solicita al cliente el

75% del valor de venta y firman

promesa de compra venta

El vendedor entrega la carpeta con

documentos legales e inicio del

tramite de escrituración

Firma de la escritura definitiva de

compra venta y cancelación del

25% del saldo pendiente

Recepción y confirmación del

deposito o transferencia

Registro contable de la recuperación

de saldo y liquidación de cartera

FIN

69

Para poder mantener una recuperación de cartera efectiva el vendedor deberá realizar el

asesoramiento y acompañamiento del trámite de crédito hipotecario al cliente de acuerdo a los

siguientes pasos:

Asesoramiento en el llenado del formulario de crédito hipotecario.

Revisión y confirmación de documentos del cliente a través de un check list.

Mantener actualizada y completa la documentación del bien que se está

vendiendo.

Entrega de documentación en la institución bancaria (solicitando un acuse de

recibido.)

Acompañamiento en avalúo del bien

Hacer contacto con estudio jurídico para su respectivo seguimiento.

Verificar los pagos de hojas de rentas y concejo provincial

Acompañamiento en firma de escritura en notaria.

Seguimiento en institución bancaria para desembolso.

Verificar en cuenta bancaria de la empresa valores desembolsados

correspondan a saldo pendiente de pago.

Se emite un recibo de cobro al cliente por el valor desembolsado.

70

Se realizará una liquidación de haberes que debe coincidir con los valores

pendientes de pago

Se entregará todos los respaldos al departamento de contabilidad para poder

realizar los registros contables y cerrar este proceso con la emisión de la

factura.

Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario


Figura 15 Flujograma de recuperación de cartera con crédito hipotecario

Pasos para gestionar el cobro de una cartera vencida

El vendedor entrega al responsable de cartera toda la documentación de respaldo en el cual

indique todos los movimientos de pago realizado por el cliente y este en conjunto con la

INICIOEl vendedor deberá de

realizar todo el proceso de recuperación de cartera

El vendedor realiza un pan

de pagos

Se analiza el tiempo

de recuperación de

cartera

Procede al

asesoramiento del

cliente

Asesoramiento con el llenado del formulario de crédito hipotecario

Asesoramiento con el llenado del formulario de

crédito hipotecario

Actualizar y completa la documentación del bien Inmueble.La información esta

completa y actualizada?

NOSI

Entrega de documentación en

la institución bancaria

(solicitando un acuse de

recibido.)

Acompañamiento en

avalúo del bien

Hacer contacto con estudio jurídico para su respectivo seguimiento

Verificar los pagos de

hojas de rentas y

concejo provincial

Acompañamiento en

firma de escritura en

notaria.

Seguimiento en institución

bancaria para desembolso.Verificar en cuenta bancaria de la empresa valores desembolsados

Se Emite un recibo de cobro al cliente por el valor

desembolsado

Se realizará una liquidación de

haberes

Entrega de todos los documentos de respaldos al

departamento de contabilidad

Informe al responsable de cartera Liquidación de la cartera FIN

Es enviado al responsable de cartera

71

gerencia y el asesor legal analizará de manera individual cada caso para poder gestionar las

estrategias para la recuperación de la cartera.

Verificación de documentación del cliente

Corroborar los valores vencidos

Verificar fechas de vencimiento

Analizar el motivo por el cual el cliente no puede cancelar

Revisar nuevas opciones de pago

Llegar a acuerdos entre las partes

Elaboración de financiamiento

Si no hay acuerdos se realiza la cancelación de la negociación (resciliación de promesa

de compraventa,

De acuerdo a la Promesa de compra venta devolución de valore por concepto de reserva

después de vender la casa a nuevo comprador.

72

Flujograma de gestión de cobro cartera vencida

Elaborado por el autor Figura 16 Flujograma de gestión de cobro cartera vencida

INICIO

El vendedor entrega al responsable de cartera toda la documentación de

respaldo de la venta

Verificación de documentación

del cliente Verificación de movimientos de

pago realizado por el cliente

Verificar fechas de vencimiento y

valores vencidos

Existen valores

vencidos?

SI

Analizar el motivo por el cual el cliente

no puede cancelar

Revisar nuevas opciones de

pago

Llegar a acuerdos entre las

partes Existe acuerdo entre las

partes?

SI

Elaboración de Refinanciamiento y

plan de pagos NO

Se realiza la cancelación de la negociación (resciliación de promesa de compraventa,

Venta de la casa a nuevo

cliente

Devolución del dinero

por concepto de valores

cncelados.

FIN

NO

73

3.2.1.11 Reporte de saldo de cartera


Tabla 12 Reporte de saldo de cartera

El responsable de cartera deberá emitir un reporte del estado actual de la cartera a la gerencia

cada 15 días la misma que debe tener toda la información requerida como el nombre del

proyecto, y el detalle del inmueble siendo esta parte esencial para poder tener el control de la

información del proyecto que se vendió.

También deben estar claras las fechas de venta, el tiempo de crédito y la fecha máxima de pago

esto permitirá a la administración poder manejar los flujos de efectivo que se genera por la

recuperación de los pagos de acuerdo a lo pactado al momento de la venta.

De igual manera los datos del cliente, el valor de venta del bien, los valores por conceptos de

reserva y los saldos pendientes de cobro esto permitirá manejar de manera óptima la

información para que esta pueda tomar acciones necesarias y logre hacer la recuperación en el

caso de la cartera vencida, así también la gerencia podrá tener conocimiento de los valores

recaudados y pendientes de cobro para poder tomar decisiones en cuanto inversiones o

culminación de proyectos de vivienda.

PROYECTO DETALLE

DEL BIEMVENDEDOR

FECHA DE

VENTA

DIAS DE

CRÉDITO

FECHA DE

VENCIMIENTONOMBRE DEL CLIENTE

VALOR DE

VENTA

VALOR DE

RESERVA

VALOR

PENDIENTE

DE PAGO

FECHA DE

PAGO ABONOS

SALDO

PENDIENTE DE

PAGO

ESTADO DÍAS DE

MORA

VALOR RECUPERADO A LA FECHA

REPORTE DE COBRO O SALDO DE CARTERA

VALOR TOTAL DE VENTA

CARTEA PENDIENTE

74

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA CERTERA Y EFECTIVO

PUMACONSTRUCTORES

3.2.2 Efectivo

El efectivo y su equivalente es parte del activo circulante de la empresa es decir es el dinero

que permite cubrir las obligaciones inmediatas o de corto plazo, estos pueden ser cheque,

dinero en curso legal y cuentas de ahorro o corrientes y estos son manejados a través de la

cuenta de caja y dependiendo del giro del negocio se podrá manejar una cierta cantidad de

dinero de acuerdo a la necesidad que se presente permitiendo a la empresa poder manejar

ingreso de dinero como intereses.(Guamán Aguiar et al., 2018)

Es por ello que se debe mantener una buena administración del efectivo ya que si hay buen

ingreso se puede reducir el riesgo de no poder pagas sus obligaciones; si no está bien

administrado el riesgo aumenta y en el caso de que haya mucho ingreso la empresa tendría una

pérdida de tos recursos o mantendría el dinero ocioso, es decir que no genera ningún beneficio.

3.2.2.1 Caja general

Es una parte importante de la empresa ya que en esta se registran las entradas de dinero

permitiendo al administrador poder saber cuánto dinero tiene la empresa en un tiempo

determinado, así como la elaboración de informes que permite tener un control adecuado de

los recursos para evitar el robo de activos.

Dependiendo del tamaño de la empresa se puede manejar una caja general en la cual se

mantiene una alta cantidad de fondo que mayormente son de ingresos y una caja chicha que

mantiene valores bajos y estos suelen ser fondos fijos de menor cantidad para que se pueda

controlar de manera eficiente.

Las actividades que se manejan con el efectivo de la empresa ya sean en caja general, caja

chica, bancos son muy delicadas es por ello que deben tratarse por separado.

75

En la caja general se registrará el ingreso del efectivo o su equivalente a través de cheques,

pólizas de acumulación, vales. Por políticas internas y seguridad de la empresa no se recibe

dinero en efectivo. Así también se abonará cuando se realice el depósito en el banco.

La gerencia es responsable de delegar un custodio de caja general, caja chica y bancos para su

correcto control.

Es responsabilidad del custodio de caja general controlar el ingreso de los fondos que mantiene

la empresa a través de los diferentes mecanismos de control, garantizando que estos sean

lícitos, también deberá mantener el manejo y el registro cronológico de los ingresos de manera

clara eficiente y actualizada,

La administración debe definir las actividades que realizara el custodio de caja general ya que

así se establece los responsables de cualquier situación de fraude que pueda presentarse,

además de evitar que haya cómplices entre compañeros de trabajo, por otro lado, el custodio

de caja no podrá realizar otro trabajo que no sea el establecido en el presupuesto que ahí se

detalla sus obligaciones y responsabilidades que le corresponde en el cargo que ocupa.

El gerente debe establecer un monto máximo de dinero en caja general que servirá para poder

mantener un cambio al momento de realizar las transacciones diarias, sin embargo, para la

empresa la caja generar servirá para el recaudo de los ingresos de fondos por concepto pago

por compra de bienes inmuebles, el mismo que se registra en la cuenta del anticipo del cliente

y este será comparado al final de la transacción con la emisión de la factura de venta.

Además, que los valores recaudados deben ser registrados en la cuenta de banco por que los

abonos son realizados a través de transferencias bancarias, depósitos, o el cobro con cheques

certificados en este caso todo lo recaudado será depositado en el banco.

76

El gerente deberá realizar inspecciones y controles en las operaciones de caja general sin

previo aviso para poder realizar las respectivas pruebas de control interno como los arqueos de

caja donde se podrá determinar:

los valores de compra o anticipos que cancelan los clientes y compararlos con el valor

de venta

Al final de las transacciones toda la información debe ser comparada con la factura de

venta. El miso que debe estar en completa armonía

Todas las transacciones generadas por concepto de venta o servicios prestados deben

estar bien sustentadas con sus respectivos recibos de cobro y factura emitidas.

El custodio de caja general deberá mantener un archivo de manera ordenada y cronológica de

toda la documentación de sustento de los ingresos y del control del efectivo. Que se genera

diariamente.

3.2.2.2 Caja Chica

La caja chica es un valor pequeño en efectivo que deber tener la empresa para cubrir gastos

corrientes o menores en el momento que lo necesite y no necesariamente se deba generar un

cheque y es asignada a una persona o colaborador de la empresa para su manejo y custodia.

La gerencia debe asignar a la persona idónea de acuerdo a sus capacidades y conocimientos

para el manejo y custodia de caja chica el mismo que debe ser capacitado en cuanto al manejo

de estos Fondos.

La empresa manejara la caja chica con fondo fijo el cual debe ser determinado por la gerencia

y no puede variar en el periodo en que se está trabajando, así mismo este debe ser repuesto de

77

acuerdo a como se va gastando siempre la misma cantidad, es decir no puede ser menor ni

mayor el monto al cual fue fijado al inicio de la operación; a menos que de acuerdo a la

necesidad que se presente el gerente tomara la decisión de aumentar o disminuir este valor

tomando en cuenta la mejor forma de administrar estos valores.

Los gastos que se generan en caja chica será para pagos inmediatos como: viáticos, pago de

fletes de material, compra de pequeñas herramientas, material en pequeñas cantidades,

suministros, pasajes, taxis, envío de correspondencia, artículos de limpieza, medicamentos

entre otros pagos que no necesiten generar un cheque y estos gastos tendrá un recibo de pago

provisional que sustenta el desembolso de dinero el mismo que será canjeado al momento de

recibir la factura de la compra correspondiente así mismo este comprobante de pago será

definitivo si no existe documento de respaldo de la compra.

El gerente debe asignar un monto de caja chica de $200 dólares americanos el mismo que puede

ser canjeado semanal o quincenal mente, de acuerdo a los gastos menores que se generen.

Para el manejo de caja chica se debe mantener un libro de registro de transacciones que no

necesita ser legalizado, pero si actualizado al momento de cada desembolso de dinero, también,

se registra los valores que deben ser iguales a los recibos de pago que servirá de constancia, ya

que se pueda realizar un monitoreo constante para la recuperación y recepción de las facturas

de respaldo de las compras por parte de la persona responsable del dinero.

Los fondos de caja chica deben cubrir netamente gastos menores que requiere la empresa, este

fondo no deberá cubrir gastos personales de los empleados, o realización de préstamos, así

como obligaciones que no sean autorizados por la gerencia.

78

3.2.2.3 Recibo de pago

El recibo de pago es un documento que no tiene valor tributario, pero sirve para poder justificar

de manera interna los valores que son cancelados con efectivo por concepto compras o pagos

de servicios, permitiendo así mantener un control de lo desembolsado para poder hacer la

recuperación de las facturas correspondientes a cada transacción.

El custodio de caja chica debe llenar el recibo de pago cada vez que realice un desembolso de

dinero, el mismo que debe tener la información siguiente.

Nnúmero secuencial de recibo, fecha en la que se emite el recibo, nombre de la persona que

hace el desembolso de dinero, el valor desembolsado en letras y números, nombre de la obra

para la cual se realiza el pago o la compra, detalle de lo que se compra o paga, nombre del

responsable de la compra o pago, firma y numero de cedula del beneficiario o persona

responsable del dinero desembolsado.

También en el espacio de uso interno que tiene información de los documentos de respaldo.

Nombre del proveedor

Número de la factura

Valor de la factura y Diferencia o saldo y código de la cuenta contable.

79


Tabla 13 Recibo de pago caja chica


Tabla 14 Formato de libro de caja chica

RECIBO N°

CIUDAD FECHA

RECIBO DE : VALOR $

OBRA:

DETALLE :

CODIGO:

PARA USO INTERNO:

FIRMA CEDULA:

PROVEEDOR :

RECIBO DE PAGO CAJA CHICA

RESPONSABLE DE COMPRA:

DIFERENCIA O SALDO

VALOR DE LA FACTURA

FACTURA N°

…...........................................

LA SUMA DE: (EN LETRAS)

01

FECHA DE

OPERACIÓN DETALLE

RESPONSA

BLE

N° DE

COMPROBA

NTE

ENTRADA O

REPOSICIÓN

DE FONDO

PAGOS SALDOS

LIBRO DE CAJA CHICA

80


Tabla 15 Formato de comprobante de pago

3.2.2.4 Arqueos de caja chica

Para poder mantener un control adecuado con los fondos de caja chica se realizará un arqueo

de caja, el cual es un análisis que verifica todas las transacciones por concepto de gastos

menores y comprobar que todos los valores se encuentren sustentados con facturas y

contabilizado, además, que todos los saldos físicos de caja estén de acuerdo con los saldos

contables.

El gerente asignará un supervisor de caja, el cual realizará los arqueos de caja de manera

sorpresiva, y continuas al menos tres veces al mes; el supervisor solicitará al custodio la

81

información la misma que será detallada en un formato de arqueo de caja que debe contener la

siguiente información:

Nombre de la empresa, fecha en la que se realiza el arqueo de caja, el número de caja que

corresponde, numero de arqueo, nombre del custodio, nombre de quien realiza el arqueo, hora

de inicio y finalización del arqueo, detalle de billetes y monedas en todas las denominaciones,

resumen de la caja chica, un cuadro de observaciones, firmas del custodio de caja y los

responsables del arqueo.

3.2.2.5 Pasos para hacer el arqueo de caja

En la primera parte que es netamente datos informativos se registra:

La fecha en la que se realiza el arqueo.

Los nombres del custodio de caja y el responsable de realizar el arqueo.

El número de arqueo correspondiente.

La hora de inicio del arqueo.

El saldo inicial con el que se repuso la caja chica en el periodo que se va a analizar.

En la segunda parte

El supervisor solicita al custodio de caja que haga el conteo de todos los fondos

existentes delante de él.

Se separa los billetes de las monedas y se las organiza por denominación.

Se registra los valores en los cuadros correspondientes a cada denominación.

Se hace la revisión de las facturas, recibos que justifiquen el movimiento o existencia

del dinero de dicha caja.

Una vez verificado su validez se suman los valores de cada documento.

En la tercera parte:

82

Se procede a hacer el resumen de caja chica

Se anota el total del efectivo físico que se contó anterior mente (total billetes y monedas)

en la casilla total efectivo.

Se anota los valores sumados de todas las facturas y los recibos en la casilla

correspondientes. (total en facturas y total en recibos).

Se anota el valor de la reposición de caja chica en la casilla (fondo de caja chica) valor

que se encuentra registrado en la primera parte de datos informativos.

Se suma los valores del total efectivo más el valor de total en facturas más el valor en

total recibos y se anota e la casilla (total en caja chica).

Se realiza la comparación de los valores: fondo de caja chica y total en caja chica.

Se determina si hay sobrante o faltante de acuerdo a la comparación antes mencionada.

Por último, se procede a escribe todas las observaciones de los hallazgos de este análisis

de manera clara y precisa en la casilla (observaciones).

En la cuarta parte:

Se registra la hora de finalización del arqueo de caja.

Se registra los nombres, números de cedula y las firmas de responsabilidad de las

personas que intervienen en el arqueo en conjunto con el contador o gerente.

Es importante que se anote todas las observaciones de los hallazgos encontrados mediante el

arqueo, esta información es necesaria para poder tomar medidas que permitan el correcto uso

de la caja o caja chica.

Hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

La persona encargada del arqueo de caja chica debe ser una persona honesta, integra,

responsable que no ceda a las coimas y sobre todo que haya demostrado confianza al

área administrativa.

83

El arqueo de caja chicha se lo realiza de manera sorpresiva.

Una vez iniciado el arquero de caja chica no será suspendido o postergado por ningún

motivo.

El custodio de caja chica no podrá tener contacto con ninguna persona que no tenga que

ver con el o los encargados de realizar el arqueo de caja.

El encargado de realizar el arqueo de caja por ningún motivo recibirá el los valores de

caja chica o documentos para contarlos.

El encargado El encargado de realizar el arqueo de caja se regirá netamente a anotar

todos los datos que indique el custodio de caja chica.

El encargado de realizar el arqueo de caja debe estar atento a todas las acciones del

custodio de caja chica.

3.2.2.6 Reembolso de caja chica.

Para la reposición del fondo de caja chica el custodio verificara que los gastos menores hayan

superado el 75% del valor total de la caja o lo que determine la gerencia, luego, deberá sustentar

este porcentaje utilizado con las respectivas facturas o recibos, estos se entregan al contador

adjunto a un cuadro resumen de gastos para que el contador verifique que este todo correcto

incluido las fechas de emisión las cuales deben estar dentro del periodo en que se realizó la

última reposición y la solicitud actual.

Para esto, el custodio hará un resumen de todas las transacciones realizadas con la siguiente

información:

Nombre del responsable de caja chica, fecha de elaboración del resumen, m+onto del fondo de

caja chica, fecha de las transacciones, número de recibo o facturas, concepto, valor, código de

cuentas contables de cada transacción

84

Justificando los movimientos con las facturas o recibos correspondientes los mismo que deben

tener las fechas oportunas al periodo en que fue la última reposición de caja hasta el momento

en que realiza el resumen de gastos indicando saldos que corresponde la actual reposición; el

contador será el responsable de analizar dicho resumen y confirmará que la información este

correctamente respaldada y aprobará el resumen de transacciones.

De no existir alguna novedad se procede realizar la solicitud para la reposición, caso contrario

la documentación será devuelta al custodio para que pueda ordenar la documentación y

justificar el gasto para volver a solicitar la reposición; si el custodio no tuviere los documentos

de respaldo de los gastos no justificados estos valores serán repuestos por el custodio de caja a

través de un descuento en rol de pagos, y si existe un sobrante de caja este se registrará

contablemente como otros ingresos.

Luego se solicitará la reposición con el respaldo del resumen aprobado a la gerencia y este

autoriza la reposición del fondo delegando a si a tesorería la emisión de un cheque a nombre

del custodio de caja chica culminando si con la reposición.

El supervisor de caja chica debe solicitar información del por qué existe faltante en caja chica

para poder tomar medidas correctivas, así como una explicación del porque existe sobrantes de

caja.

85


Tabla 16 Formado de arqueo de caja chica

EMPRESA: CAJA N°

FECHA: N° DE ARQUEO

CAJERO:

REALIZADO POR:

HORA DE INICIO HORA DE FINALIZACIÓN

SALDO INICIAL

DENOMINACIÓN CANTIDAD SUB TOTAL DENOMINACIÓN CANTIDAD SUB TOTAL

$100,00 $1,00

$50,00 $0,50

$20,00 $0,25

$10,00 $0,10

$5,00 $0,05

$1,00 $0,01

TOTAL EN RECIBOS:

CUSTODIO DE CAJA SUPERVISOR DE CAJA

NOMRE: NOMRE:

C: C:

CONTADOR

NOMRE:

C:

DIFERENCIA

OBSERVACIONES RESUMEN DE CAJA CHICA

TOTAL EFECTIVO:

TOTAL EN FACTURAS:

FONTO DE CAJA CHICA:

TOTAL EN CAJA CHICA:

TOTAL MONEDAS Y BILLETES

EFECTIVO

ARQUEO DE CAJA

PUMACONSTRUCTORES

TOTAL BILLETES TOTAL MONEDA

MONEDAS BILLETES

86


Tabla 17 Formato Resumen caja chica Reposición

MONTO

EMPRESA : GASTO

DIFERENCIA

FECHA : 75%

DOCUMENTO NÚMERO DESCRIPCION CODIGO VALOR

SUMA 0

APROBADO

PUMACONSTRUCTORES

RESUMEN DE CAJA CHICA

RESPONSIBLE:

RESPONSABLE

87

Flujograma de procesos para arqueo de caja


Figura 17 Flujograma de procesos para arqueo de caja.

INICIOEl gerente designa a la persona que

realizara el arqueo de caja chica

El supervisor de caja chica

determina el día y la hora

para el arqueo.

El supervisor hace

contacto con el

custodio de caja.

supervisor solicitara al

custodio la información

El custodio de caja tiene toda

la información correctamente?SI

Se inicia con

la conciliación

El supervisor registra

todos los datos

informativos.

Se procede al conteo de los

fondos en efectivo

existentes.

El supervisor anota

la información por

cada

denominación.

Se revisa los

documentos de

respaldo por cada

transacción

Una vez verificado su

validez se suman los

valores de cada documento.

Se separa los billetes de

las monedas y se las

organiza por

denominación.

Se procede a hacer el

resumen de caja chica Se realiza el resumen del

arqueo de caja chica.

Se suma los valores del

total efectivo mas el valor

de total en facturas mas el

valor en total recibos

Se realiza la

comparación de los

valores: fondo de

caja chica y total en

caja chica.

Se determina si hay

sobrante o faltante

Escribir todas las

observaciones de los hallazgos

de este análisis

Se registra la hora de

finalización del arqueo

Registrar los nombres, números de

cedula y las firmas de

responsabilidad

Se informa al contador y a la

gerencia las novedades o

hallazgos.

Existen inconsistencia en el

arqueo de caja chica

NO

FIN

SI Se toma medidas correctivas.

88

3.2.3 Cuentas bancarias

Por el giro del negocio que tiene Pumaconstructores, la empresa mantiene cuentas corrientes

por cuanto realiza considerables transacciones diarias, también para la seguridad, manejo y

control de los ingresos por concepto de ventas a través de transferencias bancarias, depósitos,

o pólizas de acumulación y egresos del dinero para realizar cancelaciones de todas las

obligaciones que tiene la empresa sean estos pagos a proveedores, nomina, impuestos, servicios

básicos, prestamos, afiliaciones al seguro social, trámites legales, municipales entre otros, de

esta manera no maneja dinero en efectivo para dichas obligaciones; es por ello que para poder

mantener el control y funcionamiento de las cuentas bancarias se debe tomar en cuenta varios

aspectos.

Las cuentas bancarias son apertura das a nombre de la empresa Pumaconstructores, en las

cuales siempre interviene como cuenta conjunta sin embargo se reflejan individualmente las

firmas del presidente y el gerente general que a su vez funge las funciones de representante

legal, además los fondos que se manejan en estas cuentas son netamente para el giro del

negocio, así previenen que los fondos sean utilizados en transacciones que no tengan que ver

con la empresa.

Lo óptimo es que la empresa maneja un número reducido de cuentas bancarias de acuerdo a la

necesidad que se presenta; la empresa mantiene tres cuentas bancarias, puesto que en cuestión

de ventas es necesario manejar cuentas en bancos que sean más conocidos por los clientes, ya

que la mayoría de los clientes tienen sus ahorros en pólizas a plazo fijo y al momento de realizar

la compra de una vivienda se puede hacer una transferencia de póliza a nombre de la empresa,

así también, si el cliente desea hacer transferencias bancarias el dinero se efectiviza de manera

inmediata por cuanto las cuentas son del mismo banco, permitiendo así que la transacción sea

más rápida y segura, por otro lado, la empresa destina una cuenta bancaria para la emisión de

89

cheque o pagos con transferencias por concepto de pagos de sus obligaciones para que haya

mayor control y no haya confusión en cuanto al registro; solo en casos necesarios o de

emergencia se realiza los pagos de otras cuentas.

El gerente asignará a la persona responsable de la emisión de los cheques y o transferencias, la

cual deberá generar los asientos contables correspondientes de acuerdo al documento que se va

a cancelar; pedirá la autorización a la gerencia para la cancelación del mismo y emitirá el

cheque para posterior mente ser revisado por el contador y ser firmado por el gerente o

presidente de la empresa.

La gerencia debe tomar medidas para el control de la emisión de transferencia y en especial

con los cheques para su correcto funcionamiento;

Estos cheques deben emitirse de manera cronológica y consecutiva.

No se debe emitir cheques al portador.

Se colocará sellos de seguridad con las palabras páguese al beneficiario, solo para

depositar, de acuerdo a la transacción realizada.

Los cheques en blanco son emitidos solo al personal autorizado en realizar compras sin

proforma los cuales se anexa el comprobante de pago y son emitidos de manera manual.

En los cheques que se dañan por alguna razón serán escritos o estampados con la

palabra anulado.

90

Mantener todas las seguridades físicas necesarias para el resguardo y custodia de

chequeras y claves de acceso a los bancos ya sean con cajas de seguridad o en cajones

con llave.

La empresa al realizar una cantidad considerable de pagos a través de la emisión de cheques y

transferencias bancarias, tiene la necesidad de asignar a la persona encargada de tesorería, la

misma que debe realizar un registro diario de pagos ya sean con cheque o transferencia esta

información se la puede descargar de la cuenta bancaria y anexar los datos como: nombre del

proveedor detalle del pago, número de factura, numero de cheque o transferencia, y valor

cancelado, nombre de la obra; esta información permite a la gerencia saber cuánto dinero

cancelo en el día y la disponibilidad de saldo que tiene en la cuenta.

El contador debe mantener un con control de las cuentas bancarias de la empresa para

evidenciar el correcto uso de cada movimiento bancario y que los fondos hayan sido

direccionado par el fin correspondiente.

Para ello el responsable de tesorería debe tener un registro actualizado de todas las

transacciones; al momento de emitir un cheque se realizará el asiento contable en el sistema

que maneja la empresa sea este por cancelación de facturas pendientes de pago o algún otro

concepto y se imprime junto con el cheque el comprobante de pago, luego, se procede al

registro en el talón de la chequera.

Si es el caso de emitir un cheque manual se adjunta un comprobante de pago donde se

registrara: fecha de emisión, responsable del cheque, nombre de la persona que emite el cheque,

nombre del proveedor, número de cheque, nombre del banco emisor, valor cancelado, numero

de factura, valor de la factura, numero de retención, valor de la retención, nombre de la obra a

91

la que corresponde el pago de la obligación, concepto o detalle de lo que se está cancelando,

firma y cedula del proveedor que cobra el cheque y por ultimo un cuadro donde se registra el

asiento contable cuando este sea entregado a contabilidad junto con los documentos de respaldo

de la transacción.

Para poder tener un buen control interno de las cuentas bancaria, se realiza varios

procedimientos para el manejo de la información la misma que debe estar actualizada

constantemente, esto servirá para que los procedimientos de control sean más efectivos y se

puedan ejecutar de la mejor manera y en los tiempos establecidos.

También debe realizar un control de cheques manera semanal en especial con los cheques que

son emitidos manualmente, recopilando todos los documentos de respaldo como: factura de

compra, documento de retención, y comprobante de pago, los mismos que debe tener la

información detallada de la transacción; además verificar que los valores registrados en el

comprobante de pago deben estar de acuerdo al valor del cheque cancelado.

Esta información es muy útil para el registro contable y poder tener una información que

permita saber da disponibilidad de saldos en el banco, además permitirá poder llevar un control

de las cuentas atreves de las conciliaciones bancarias.

El contador es la persona encargada de mantener el control de las cuentas corrientes de la

empresa a través de la conciliación bancaria, esta permite saber los saldos que se maneja en las

cuentas corrientes y en la contabilidad comparando todos los movimientos de la cuenta por

conceptos de emisión de cheques, transferencias, retiros de cajero automático, comisiones

bancarias, y depósitos, con los registros contables, los mismos que deben coincidir sus saldos,

92

Las conciliaciones bancaria son muy importantes ya que se puede determinar sí se ha producido

algún error en la emisión de los cheques, saber quién es el responsable de dichos errores y

tomar medidas correctivas, saber los saldos de las cuentas para determinar la disponibilidad de

dinero que tiene la empresa, si existen cheques pendientes de cobro, cheques que ya han sido

cobrados, cheque no contabilizados etc., y estas deben realizarse por lo menos una vez al mes,

en la primera semana del mes siguiente.

Para hacer la conciliación bancaria se seguirá los siguientes pasos:

Se abre un libro de Excel y se guardara con el nombre de conciliación bancaria y el mes

que corresponde

Se registra el nombre de la empresa

Nombre del banco

Tipo de cuenta (cuenta ahorro o corriente)

Número de la cuenta

Periodo de la conciliación

Se tomará en cuenta el saldo de la conciliación del mes anterior, o de ser el caso de

inicio de actividades de un periodo se toma en cuenta el último saldo de la cuenta

bancaria antes del inicio de las actividades.

Se realiza una comparación de los saldos de la cuenta corriente con el libro auxiliar de

bancos del sistema contable.

93

En la primera hoja de Excel se descargará el estado de cuenta bancario de acuerdo al

periodo mensual al que corresponda.

En la segunda hoja de Excel se descargará el libro mayor de bancos del sistema contable

que maneja la empresa del mismo periodo mensual.

En la tercera hoja se realiza la conciliación bancaria.

Se compara todos los valores de los bancos con los valores del libro mayor.

Una vez comparado se determina valores que no pueden estar constando en el estado

de cuenta bancario o en el libro mayor.

Se clasifica estos valore en: cheques girados y no cobrados, depósitos en tránsito,

cheques no contabilizados. Notas de débito.

Revisar cheques y las notas de débito y contabilizar.

En la cuenta de banco restar cheques en tránsito y sumar depósitos en transito

En el libro mayor restar notas de débito y sumar notas de crédito

Por último, verificar que los saldos de cuenta bancaria coincidan con los saldos del libro

mayor.

94


Tabla 18 Formato conciliación bancaria

NOVIEMBRE 2019

CUENTA CTE.

SALDO SEGÚN LIBROS $

CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS

TOTAL CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS 0,00

CHEQUES NO REGISTRADOS

TOTAL CHEQUES NO REGISTRADOS 0,00

DEPOSITOS NO REGISTRADOS

TOTAL DEPOSITOS NO REGISTRADOS 0,00

SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA

2095007071

CONCILIACION BANCARIA

95


Figura 18 Flujograma de conciliación Bancaria

INICIO

El Contador verifica que la

se haya recopilado toda la

información

Se abre un libro

de Excel

Se registra datos

informativos como: nombre

de la empresa, nombre del

banco, tipo de cuenta,

periodo de conciliación.

Se tomará en cuenta el

saldo de la conciliación

del mes anterior

Se realiza una comparación de los

saldos de la cuenta corriente con el

libro auxiliar de bancos del sistema

contable

En la primera hoja de Excel se

descargará el estado de cuenta

bancario

En la segunda hoja de Excel

se descargará el libro mayor

En la tercera hoja se realiza

la conciliación bancaria.

Se compara todos los

valores de los bancos con

los valores del libro mayor

Ddetermina valores que no pueden estar constando

en el estado de cuenta bancario o en el libro mayor.

Hay documentos no

registrados?

SI

Se clasifica estos valore en: cheques girados y no

cobrados, depósitos en tránsito, cheques no

contabilizados. Notas de débito.Revisar cheques y las notas de

débito y contabilizar

En la cuenta de banco restar

cheques en transito y sumar

depósitos en transito

En el libro mayor restar notas de

debito y sumar notas de crédito

Por último, verificar que los

saldos de cuenta bancaria

coincidan con los saldos del

libro mayor

FIN

Se

contabiliza

todas las

transacciones

96

3.2.4 Delegación de funciones del personal.

Es muy importante que la empresa cuente con el personal capacitado para poder delegar

funciones ya que esta permite poder organizar y utilizar el tiempo adecuado en las tareas que

se deben realizar diariamente, también, cuando se delega una función a un empleado se le esta

asignando una responsabilidad, así como la capacidad de poder tomar decisiones, resolver

conflictos, cumplir con sus obligaciones sin la necesidad que su jefe inmediato este

supervisándolo en todo momento.

Otro punto muy importante al momento de delegar funciones a los empleados del área de

cartera y tesorería es que el personal administrativo podrá centrarse en las tareas que le

corresponde, dedicando más tiempo y eficacia en la toma de decisiones ya sean estos en la

solución de necesidades, adquisiciones para futuros proyectos, organización de los recursos

económicos, materiales y humanos, para poder alcanzar los objetivos que tiene la empresa.

La gerencia debe hacer un análisis para saber que tareas son más importantes que permita saber

si estas tienen información que el resto del personal no debe saber o que por su naturaleza solo

la pueda manejar el área administrativa y que tareas puede hacer un empleado considerando

que hay personas que cuentan con el conocimiento, compromiso y que pueden hacerlo

optimizando el tiempo que la gerencia tiene para poner más atención en lo que le compete.

Cuando se delega las funciones a un empleado se puede evidenciar que se tiene mejores

resultados, ya que se crea un compromiso personal entre el empleado y el empleador así

también, este a su vez se siente motivado por cuanto es libre de realizar todas las tareas de

acuerdo a su criterio, responsabilidad, su forma de trabajar dando resultados de mejor calidad

sin dejar de lado las políticas y reglas que tiene la empresa; también, permite el desarrollo

97

personal de los trabajadores así como mejorar la comunicación entre empleados dando como

resultado una mejor productividad.

Para poder delegar las funciones hay que tomar en cuenta que persona cuenta con las

capacidades que se requiere, habilidades y conocimiento para la tarea que se va a asignar, por

otro lado, se debe ser claro al momento de:

Explicar en qué consiste el trabajo que va a realizar; en el caso de cartera, que

procedimientos aplicaría para la recuperación de la cartera, como realizara el

seguimiento a los clientes y vendedores, que información requiere para el

cumplimiento de los procesos a aplicar etc. por otro lado, en el caso de tesorería como

se maneja los pagos a proveedores, cuáles son las condiciones de crédito que tiene los

proveedores como cancelar las obligaciones, en qué circunstancias se cancelarían las

obligaciones con cheques o transferencia entre otros.

Cuáles son sus responsabilidades; mantener la cartera de clientes actualizada, hacer la

re recuperación de cartera en el tiempo determinado para poder tener un buen flujo de

efectivo en la empresa, así también, en tesorería mantener canceladas todas las

obligaciones de corto o largo plazo permitiendo mantener un buen nivel crediticio a la

empresa.

Hasta qué punto puede el empleado puede tomar decisiones o exponer ideas para poder

solucionar posibles conflictos o resguardo de seguridad de los activos de la empresa

que permitan cumplir con los objetivos planteados y el cumplimiento de las funciones

asignadas.

98

Es importante que el empleado sepa quién es su jefe inmediato para que se pueda dirigir

a este en momentos de toma de decisiones, consultas, permisos, quejas o sugerencia.

El empleado debe saber cómo se medirá su desempeño a través de informes periódicos,

supervisión de su jefe inmediato o medición de logros alcanzados.

El plazo que tiene para el cumplimiento su trabajo en muy importante ya que el

empleado determinara que tiempo dedica a cada cosa que realiza y puede organizarse

de mejor manera.

Establecer el horario de trabajo comprendido de 8 horas diarias, de manera escrita y

socializarla con todo el personal ya sea con carteles informativos, así como

determinados en su contrato de trabajo o en su asignación de funciones ya que es la

parte más importante para el cumplimiento de objetivos de cada área.

Por último, socializar de manera verbal o escrita al resto del personal del área de cartera

y tesorería la asignación de trabajo de la persona escogida para evitar conflicto entre

empleados ya sean estos por jerarquía o antigüedad.

Una vez que se asigna la tarea esta debe ser formalizada por escrito ya sea en el contrato de

trabajo o con un nombramiento, también la gerencia debe hacer un seguimiento de manera

periódica, esta puede ser con reuniones en las cuales el empleado presentara un informe de lo

que se ha realizado y así poder medir su desempeño, si es el caso que el empleado a cumplido

con el trabajo de manera exitosa la gerencia reconocerá sus logros, y continuara laborando

como lo ha venido haciendo.

99

Si el empleado no ha cumplido con las tareas asignada la gerencia indagara en los motivos por

el cual el empleado no ha cumplido con las expectativas, se determinara si existe algún tipo de

problemas o situaciones que no estuvieron al alcance del empleado para ser solucionados, o si

sus conocimientos no fueron lo suficiente mente competentes para cumplir sus objetivos la

gerencia determinara si este podría seguir trabajando en la función asignada, en este caso se

procede a hacer una serie de capacitaciones para reforzar conocimientos y poder incentivar al

empleado para poder cumplir con las metas establecidas.


Figura 19 Flujograma de procesos asignación de personal

INICIO

La gerencia analiza las tareas que se

van a asignar

Analizar capacidades y

asigna al personal idóneo

Explicar en qué consiste el trabajo

que va a realizar de manera verbal y

escrito

Determinación responsabilidades

y autonomía del trabajo asignado

Notificar por escrito y

presentación de sus jefe

inmediato

Medir su desempeño a traves de informes

periódicos, supervisión de su jefe inmediato o

medición de logros alcanzados.

Establecer horario de trabajo

Socializar de manera verbal y escrita el

nuevo puesto de trabajo y la asignación con

el personal del área

Formalizar por escrito la asignación

FIN

100

CAPITTULO IV

4 Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones

Se aplicó una encuesta al personal administrativo en la que se obtiene información de

primera mano de cómo es el manejo del control interno que se está aplicando y si ha

cumplido con las necesidades que requieren los departamentos analizados, en cuanto a

proceso y culminación de trabajo, comportamiento del personal, cumplimiento de

políticas y normas internas de la empresa, en la cual se determino que en la empresa

existen bases de control de acuerdo a la experiencia adquirida por los colaboradores o

recomendaciones por parte del contador, que no se aplica de manera correcta y la

información requerida es incompleta ocasionando así, hacer doble trabajo.

En cuanto al efectivo se puede decir que tienen un deficiente control que no permite

conocer los saldos reales en las cuentas bancarias ya que las pruebas que se aplican son

escasas y no se las realiza de manera periódica, también el registro de la información

es tardío ya que no esta actualizada en el tiempo que se requiere por cuanto no se cuenta

con la cantidad suficiente de empleados para el trabajo que se realiza, además Al hacer

el análisis a través de la observación directa se pudo observar que las instalaciones

donde funciona la caja no se encuentran con las correspondientes medidas de seguridad

puesto que tiene bastante accesibilidad a cualquier persona del área administrativa

Se realizó un análisis de RIESGO, MEFI, DAFO a los departamentos de cartera y

efectivo, permitiendo medir el riesgo que tienen ya que se puede evidenciar el estado

en que se encuentra cada uno, mostrando varios puntos débiles que deben corregirse de

101

manera oportuna, por cuanto, los mecanismos de control interno y manejo de recursos

e información que utiliza cada departamento no son los adecuados.

En cuanto al personal se evidencia que mantienen mínimos los valores institucionales,

no cuentan con un alto compromiso laboral, no cumplen a cabalidad con las normas y

reglamentos internos de la empresa.

Recomendaciones

Implementar el sistema de control interno en las áreas de cartera y efectivo para obtener

mejores resultados en cuanto al manejo de procedimientos y desempeño de las

actividades puesto que de estos depende el manejo de su liquides estar al día con sus

obligaciones, poder tener una buena información para la toma de decisiones y que no

esté en riesgo las posibles negociaciones de futuros proyectos inmobiliarios.

La gerencia debe tomar medidas en cuanto a la aplicación de las pruebas de control que

se propone en este manual aplicando las recomendaciones de las pruebas a emplear en

cada una de las áreas tomando en cuenta la cantidad necesaria de colaboradores en cada

departamento, afianzando los conocimientos y experiencia en las actividades que

realizan cada uno de ello, para poder mantener un mejor control de la información,

también tomar en cuenta las recomendaciones en cuanto a seguridad descritas en el

manual al igual que hacer las adecuaciones necesarias para mantener la seguridad fisica

de la caja, así como la delegación de responsabilidad del custodio de caja para su

correcto uso además de hacer inspecciones rutinarias para controlar que los procesos

que se aplican sean los correctos y poder corregir posibles situaciones de riesgo.

102

Se recomienda que se elabore el análisis de riesgos y todo lo que en este conlleva para

poder medir los riesgos a los que se expone tanto los departamentos analizados, así

como la empresa por lo menos una vez al año ya que este permite determinar estrategias

y medidas correctivas para poder controlar o mitigar el riesgo.

Se propone verificar que reglas de convivencia han sido socializadas al personal y si se

está cumpliendo con el compromiso adquirido por cada uno de ellos; así también la

actualización de políticas internas para obtener los resultados esperados de cada uno

de los departamentos, además de crear un ambiente laboral armonioso y con

compromiso con el personal, aplicando pruebas de conocimiento, que permitan estar al

tanto de las habilidades y destrezas, así como la objetividad que mantienen para poder

asignar las funciones definitivas y establecer sus responsabilidades por escrito y

socializarlo con todo el personal, así también entregar a cada uno el reglamento interno

de la empresa, para el cumplimiento de las obligaciones que tienen en su puesto de

trabajo.

103

Bibliografía

Ambrosone, M. (2017). LA ADMINISTRACION DEL RIESGO EMPRESARIAL: UNA

RESPONSABILIDAD DE TODOS - EL ENFOQUE COSO. 24.

Bacallao, M. (2019, mayo). GÉNESIS DEL CONTROL INTERNO. Recuperado 1 de

diciembre de 2019, de http://www.eumed.net/ce/2009a/mbh3.htm

EL Comercio. (2019, mayo 10). El Biess amplió el monto de acceso a quirografarios | El

Comercio. Recuperado 18 de noviembre de 2019, de

https://www.elcomercio.com/actualidad/biess-ampliacion-monto-acceso-

quirografarios.html

Fincowsky, F. (2007). Auditoría administrativa: Gestión estratégica del cambio. México:

Pearson educación.

Guajardo, F. O. P. (2008). Contabilidad Financiera Guajardo Cantú 5ta.Edición

McGrawHill.pdf. Recuperado de

https://www.academia.edu/26475454/Contabilidad_Financiera_Guajardo_Cant%C3%

BA_5ta.Edici%C3%B3n_McGrawHill.pdf

Guamán Aguiar, S., Orrala Avelino, D. L., & Mendoza Cirino, F. M. (2018). Efectivo y

equivalentes de efectivo y su incidencia en la liquidez de la empresa. Observatorio de

la Economía Latinoamericana, (julio). Recuperado de

https://www.eumed.net/rev/oel/2018/07/efectivo-liquidez-empresa.html

López, P. L. (2004). POBLACIÓN MUESTRA Y MUESTREO. Punto Cero, 09(08), 69-74.

Lorenzana, D. (2014, diciembre 10). ¿En qué consiste la conciliación bancaria? Recuperado

27 de noviembre de 2019, de Pymes y Autónomos website:

https://www.pymesyautonomos.com/fiscalidad-y-contabilidad/en-que-consiste-la-

conciliacion-bancaria

104

Properati. (2019, abril 10). Reporte Mercado Inmobiliario—Quito Abril 2019. Recuperado 25

de noviembre de 2019, de Noticias y Análisis inmobiliarios en Ecuador |

PROPERATI website: https://blog.properati.com.ec/reporte-del-mercado-

inmobiliario-quito-abril-2019/

Quisnancela, M., & Belén, M. (2018). Ley Orgánica de prevención, detección y erradicación

de lavado de activos y del financiamiento de delitos ; respecto a la designación del

Director de la Unidad de análisis financiero y económico UAFE de la junta de

política y regulación monetaria y financiera. Recuperado de

http://localhost:8080/xmlui/handle/123456789/9078

Radio Pública FM. (2019, marzo 14). Sector inmobiliario ecuatoriano espera aumentar

inversiones en 2019. Recuperado 25 de noviembre de 2019, de Publica FM - Radio en

vivo de Ecuador website: http://www.publicafm.ec/noticias/actualidad/1/sector-

inmobiliario-ecuatoriano

Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementario. (2014).

PRESIDENTE CONSTITUCIONAL DE LA REPÚBLICA. 38.

Revista ekos. (2018, octubre 31). Sector Inmobiliario recuperación a paso lento. Ekos

Negocios. Recuperado de https://www.ekosnegocios.com/articulo/sector-inmobiliario-

recuperacion-a-paso-lento

Rodríguez, D. (2018, febrero 27). Normas Internacionales de Información Financiera para

PYMES. Recuperado 18 de noviembre de 2019, de Contabilidad.com.do website:

https://contabilidad.com.do/niif-pymes/

Stracuzzi, P., & Pestana, M. (2012). Metodología de la investigación cuantitativa. Caracas:

Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador.

Tamayo y Tamayo, M. (2009). El proceso de la investigación científica incluye evaluación y

administración de proyectos de investigación. México: Limusa.

105

Transparents Service. (2016, abril 18). Funciones del departamento de cobranza. Recuperado

18 de noviembre de 2019, de Transparents Service website:

http://www.tservice.com.ec/portal/abril/funciones-del-departamento-de-cobranza/

106

ANEXOS

universidad ute facultad de ciencias administrativas...

Documents