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UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BERGAMO

Corso Sistemi Informativi Aziendali,Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali.

Sistemi informativi aziendali

di Simone Cavalli ([email protected])

Bergamo, Febbraio-Marzo 2009

Corso Sistemi Informativi Aziendali - Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendaliUNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI BERGAMO

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I Sistemi ERP

Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali


Enterprise

Resource Persone, materiali, impianti, capitale

Azienda/Corporation

Enterprise resource planning

Pagina 3

Planning Tempi, luoghi, quantità

L’acronimo ERP è stato coniato agli inizi degli anni Novanta dal Gartner Group per indicare una suite di moduli applicativi che supportano l’intera gamma dei processi di un’impresa.



Suite ERP (1 di 2)

Una suite completa comprende decine di moduli, di tipo orizzontale eintersettoriale (cross-industry solution) o verticale e settoriale (industry solution)

Administration Management

PLM (Product Lifecycle Management)

Pagina 4

CRMAdministration

SupportOperations Support

Management Support

SCM

MaterialsPlanning

ProductionPlanning

DistributionPlanning

Supply Orders

PlantOrders

ShipmentOrders

materials

Materials receiving and raw materials control

Schedule & shop

floor control control

Shipment schedule

and control

Finance

HR mngt

Miscell.

Strategic plng

Budgeting

Activity Based Activity Based Costing

Balance Balance Scorecard

ERP cross industry modules

ERP industry modules

ERP extended modules



Suite ERP (2 di 2)

I moduli core settoriali sono l’insieme di applicativi che supportano le attivitàprimarie dell’azienda e, per questo, sono molto numerosi in quanto tipici delsettore specifico in cui opera l’azienda. Ad essi è anche associato un costorilevante determinato dal fatto che l’alta diversificazione implica un impiegocospicuo di risorse per il loro concepimento, la loro realizzazione e la loromanutenzione nel tempo.

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I moduli core intersettoriali hanno la funzione di informatizzare le attivitàaziendali di supporto e sono invarianti rispetto ai singoli settori industriali. In essisi distinguono: i moduli istituzionali che servono le attività amministrative, lagestione delle risorse umane e la contabilità degli investimenti; i modulidirezionali così definiti in quanto finalizzati ai processi di conduzionemanageriale dell’impresa; il portale aziendale capace di offrire via Web accessoalle informazioni aziendali.

I moduli extended curano la gestione dell’interazione dell’azienda con soggettiesterni, siano essi altre aziende o clienti e fornitori.



Diffusione ERP (1 di 2)

Ci sono svariati produttori di Sistemi ERP sul mercato

Pagina 6

Più del 60% di quelli venduti sul mercato sono prodotti da:SAP, PeopleSoft & J.D. Edwards, Oracle e Baan



Diffusione ERP (2 di 2)

Il numero totale di vendor sul mercato può essere stimato in circa un centinaio. Tuttavia, solo un piccolo numero di vendor, fra cui SAP, Oracle, Peoplesoft, è in grado di offrire l’intera gamma ERP

Oracle Peoplesoft SAP Altri

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Oracle(J.D. Edwards)

SAP Altri

Installazioni nel mondo

12.000 12.200 24.450 n.a.

Suite Verticali 19 24 25 n.a.

Vendite(in milioni di dollari)

2.870 2.716 5.839 7.127

Quota di mercato

15% 14% 30% 41%



ERP e piccola e media impresa (1/3)

I vendor multinazionali dominano il mercato nelle aziende multinazionali e nella grande impresa. Nelle piccole e medie imprese, invece, i primi 5 vendor hanno solo una quota minoritaria del mercato (20-30%)

Il diverso posizionamento deriva da due cause convergenti, ovvero:

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Il diverso posizionamento deriva da due cause convergenti, ovvero:� Diversità delle esigenze della piccola e media impresa;� Diversità dell’offerta ad essa rivolta.




La piccola e media impresa ha una mappa di opportunità ES (Enterprise System) eguale aquella della grande impresa. Tuttavia, varie caratteristiche limitano l’esigenza del supportodei sistemi informativi:� Capacità di spesa: mediamente le aziende spendono nell’IT dall’1% al 7-10% dei loro

ricavi. I costi di un ERP standard possono essere molto superiori alle capacità dispesa di una piccola azienda. Conseguentemente le PMI devono cercare soluzionialternative agli ERP standard;

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alternative agli ERP standard;� Minore complessità aziendale: una PMI è spesso mono-località e non richiede un

sistema capace di elaborare in più lingue e di operare secondo diverse regolecontabili e legali. Conseguentemente, alle PMI sono sufficienti ERP più semplici emeno complessi;

� Minore complessità dei processi: le PMI operano con processi più semplici, con unminore numero di casi d’uso o con casi d’uso più leggeri.

Per queste ragioni il sistema ERP necessario alla piccola e media impresa è molto piùsemplice e piccolo di quello tipico della media e grande impresa e l’ERP standard puòapparire inutilmente costoso e complesso.




In secondo luogo l’offerta di ERP per le PMI include tipologie diverse:� Package orizzontali semplificati: molti vendor offrono a un prezzo conveniente moduli

orizzontali preconfezionati e pronti all’uso (paghe, contabilità e simili) che l’aziendaintegra con package o sistemi verticali custom;

� Nicchie e package “superverticali”: molte PMI operano su nicchie di settore che, datele loro piccole dimensioni non sono supportate dalle versioni verticali di ERPstandard (aziende della moda e del tessile, aziende municipalizzate di acqua e gas,

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standard (aziende della moda e del tessile, aziende municipalizzate di acqua e gas,etc…)

� Versioni downsized dei package standard;� Modalità ASP: l’azienda si limita a pagare l’uso di un software preconfezionato e

verticalizzato, che risiede sui server di un centro servizi a cui l’azienda accede viaweb.



Evoluzione dei sistemi per l’informatizzazione(aziende manifatturiere)

Progetti custom1960-1990

MRP Manufacturing Resource Planning1970 - 1995

• Soluzioni ad hoc

• Linguaggi classici

• Pacchetti

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CIM Computer Integrated ManufacturingDal 1980

ERP Enterprise Resource PlanningDal 1990

CRM Customer RelationshipManagement. Dal 1995

E-procurementDal 1995

classici (COBOL e C++)

• Architetture soprattutto centralizzate

• Pacchetti integrati

• Database

• Architetture di elaborazione soprattutto centralizzate

• Integrazione fra informatica di processo e informatica gestionale

• Elaborazione in tempo reale

• Reti di fabbrica composte da PLC e server vari

• Pacchetti integrati e unico modello di dati

• Architetturaclient-server (rete dal 1997)



Dai sistemi MRP ai sistemi ERP

I sistemi ERP sono il risultato di un’evoluzione e di uno sviluppo dei sistemi MRP .I sistemi MRP sono il risultato di una graduale evoluzione: � Anni Settanta, Materials Requirements Planning: informatizzazione della distinta

base e del calcolo del fabbisogno delle materie prime.� In seguito sono integrate le funzioni (di informatizzazione) di: ricevimento materiali;

magazzino materie prime; pianificazione produzione; controllo avanzamento.

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� Anni Ottanta (schema standardizzato), Manufacturing Resource Planning,personalizzabile (a seconda del prodotto).

In sintesi un sistema MRP è formato da diversi appl icativi software (alcune centinaia) che supportano produzione ed approvvigionamenti, da lla programmazione operativa sino alla gestione dei flussi fisici dei materiali (oltre che, limitatamente, le operazioni fisiche delle officine).Non integra (o integra limitatamente) i processi di : vendita e distribuzione; processi amministrativi legati alla contabilizzazione degli acquisti e del magazzino materie prime.



I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning)I sistemi ERP integrano, ai sistemi MRP, la contabi lizzazione. Sono composti da moduli e sottomoduli. Le imprese possono scegliere quali imp lementare.

Human Resource Management

•Personnel management•Organization management

Financial Management

•Treasury•Controlling•Documento #•Enterprise controlling

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management•Payroll accounting•Time management•Personnel development

•Enterprise controlling• Investment management

Logistics

•Product data management

•Production planning & control

•Materials management

•Plant maintenance•Quality management•Sales & distribution•Service management



Il paradigma ERP

La suite ERP rispecchia una precisa concezione del sistema informativo aziendale, concaratteristiche distintive che ne costituiscono il paradigma funzionale, ovvero:

� Unicità dell’informazione;

� Estensione e modularità funzionale;

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� Prescrittività.



Unicità dell’informazione

L’unicità dell’informazione è ottenuta quando tutte le elaborazioni del sistema condividono(share) uno e un solo valore per una data informazione. L’unicità dell’informazione ènormalmente ottenuta con una base dati unica, che può essere unita fisicamente ounificata mediante servizi di replica automatica. La base dati quindi memorizza daticondivisi sui quali operano i moduli.Vantaggi:� Sincronizzazione e non ridondanza dei dati: l’aggiornamento unificato delle basi dati

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� Sincronizzazione e non ridondanza dei dati: l’aggiornamento unificato delle basi datiabilita la sincronizzazione di processi gestionali interdipendenti (es: l’arrivo dimateriale a magazzino aggiorna la situazione delle scorte, degli ordini ai fornitori edella contabilità fornitori, dando ai corrispettivi processi un’informazione unica esincrona);

� Tracciabilità degli aggiornamenti: ogni aggiornamento della base dati vieneregistrato. A questo requisito generale, i migliori ERP integrano la tracciabilità deglieventi gestionali (inclusa la registrazione dei documenti cartacei e/o digitali associatiagli eventi che aggiornano la base dati);

� Integrazione e tracciabilità dell’informazione direzionale: l’unicità dell’informazioneoperativa rende facilmente ottenibile l’informazione direzionale (sintesi e derivazionedei dati operativi).



Dall’architettura ad isole dei sistemi legacy…

Pagina 16Tecnologie dell’Informazione applicate ai processi aziendali


…all’architettura ERP



Sistemi Informativi tradizionali

Arriva l’ordine da parte Arriva l’ordine da parte del clientedel cliente

SistemaSistemaInformativoInformativo

venditevendite

AmministrazioneAmministrazione

Sistema Sistema InformativoInformativo

Report diReport digestione internigestione interni

BilancioBilanciodi esercizio di esercizio

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SistemaSistemaInformativoInformativomagazzinomagazzino

MagazzinoMagazzino InformativoInformativocontabilitàcontabilità

Report diReport digestione internigestione interni

di esercizio di esercizio (esterno)(esterno)


Nel Sistema Informativo tradizionale uno stesso fatto amministrativo viene rilevato piùvolte a seconda del livello di informazione.


Sistemi ERP

11.. RicevimentoRicevimento ordineordinedada parteparte deldel clientecliente

Sistema Sistema

22.. VerificaVerifica dada parteparte deldelmagazzinomagazzino delladella quantitàquantitàordinataordinata


Sistema Sistema

unicounico

3. Emissione fattura3. Emissione fattura 4. Registrazione incasso4. Registrazione incasso

Con i Sistemi ERP viene rilevato un fatto amministrativo una sola volta valido per tutti idiversi livelli di informazione.


Estensione e modularità

La suite ERP si propone come soluzione per il sistema informativo aziendale. Tuttavia,l’estensione funzionale sarebbe vana se la suite non fosse composta da moduliautosufficienti.Grazie alla modularità, l’azienda può scegliere una strategia coerente con la situazione deisistemi e con il grado di rischio che è in grado di sostenere.

Con la modularità, l’implementazione di un ERP diventa simile a un LEGO, in cui l’utente

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Con la modularità, l’implementazione di un ERP diventa simile a un LEGO, in cui l’utenteprende dalla scatola i moduli prescelti e li mette insieme.Esattamente come in un lego, l’incastro tra i diversi moduli è critico, soprattutto quando imoduli fanno parte di suite diverse (o scatole diverse, proseguendo la metafora deiLEGO), ovvero sono di diversi fornitori o, ancora, sono in parte moduli ERP e in partelegacy.



Prescrittività

I moduli ERP incorporano una logica di processo gestionale. Il software ERP infattiincorpora un modello funzionale di flusso, casi d’uso e informazioni.Definiamo prescrittività la normazione dei processi gestionali derivante dal modellofunzionale incorporato nel software (es: i materiali che entrano in azienda devono esserestati ordinati).L’approccio al progetto ERP è l’esatto contrario di quanto avveniva ed avviene con losviluppo di un sistema su misura; in questo secondo caso, è l’azienda a definire il modellofunzionale ed è il software che si adatta all’azienda, o, meglio, è fatto su misura per

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funzionale ed è il software che si adatta all’azienda, o, meglio, è fatto su misura perl’azienda.L’impatto organizzativo della prescrittività può essere elevato, poiché costringe un’aziendaa conformare il suo comportamento allo standard previsto dal sistema. Tale standard, perl’elevata diffusione degli ERP, riflette pratiche ottimali (best practice) che garantiscono lacertificazione delle informazioni.La prescrittività non deve fare concludere che gli ERP sia sistemi immodificabili eperfettamente completi.

Il punto chiave per un progetto ERP è la duplice analisi dei cambiamenti che l’aziendadeve fare [BPR] per adeguarsi all’ERP e delle modifiche (parametrizzazioni) che ènecessario apportare all’ERP per adeguarlo al funzionamento dell’azienda.



Gap analysis

Attività del processo

Modello funzionale corrente Funzionalità ERP Azioni sul

processo Azioni sul software

Ricevimento dei materiali

Solo registrazione: nessun controllo

sull’ordine del fornitore

Controllo sull’ordine del fornitore:”i materiali che entrano in azienda

devono essere stati ordinati”

Adeguamento del processo alla

prescrizione ERP-

Solo registrazione dell’esito del controllo

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Controllo qualità Guidato da regole predefinite

dell’esito del controllo (le regole non sono

incorporate nel sistema)

- Adeguamento software ERP

Carico a magazzino

Il SI guida la scelta dell’ubicazione da magazzino in cui

stivare

Solo registrazione dell’evento di

avvenuto carico a magazzino

-Adeguamento software ERP

Prelievo a magazzino

Il SI guida la scelta dell’ubicazione di magazzino da cui

prelevare

Solo registrazione dell’evento di

avvenuto prelievo da magazzino

-Adeguamento software ERP

Rettifica inventarialeModifica dei valori

nella base dati (sovrascrittura)

I valori delle scorte sono corretti mediante apposite transazionidi

rettifica

Adeguamento del processo alla

prescrizione dell’ERP-



Caratteristiche dei sistemi ERP (1/2)

I sistemi ERP hanno le seguenti caratteristiche:1) Copertura (estensione funzionale)� Sistemi istituzionali (Human Resource Management, Financial Management);� Sistemi MRP;� Gestione del processo vendita & distribuzione;� Funzionalità post-vendita e gestione della manutenzione tecnica.

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� Funzionalità post-vendita e gestione della manutenzione tecnica.

2) Architettura applicativa� La base dati è condivisa da tutti i moduli . Ciò permette la sincronizzazione dei

processi interdipendenti.� I sistemi si sono evoluti da una logica client-server, per progredire a schemi thin server

sino alla logica ASP (Application Service Provider).� L’architettura è su tre livelli: Data base server; Application server; Presentation server.



Caratteristiche dei sistemi ERP (2/2)

3) Diffusione.Di fatto i sistemi ERP sono divenuti lo standard per la gestione dei processi delle aziende industriali (e per alcuni moduli anche per altri settori). La loro fortuna è dovuta anche, se non soprattutto, alla sindrome del Millennium Bug.� Oltre il 50% delle aziende europee ha installato uno o più moduli ERP;� Oltre il 35% lo utilizza in tre o più aree funzionali.

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� Mercato. Grandi imprese: 4 competitor (SAP, Oracle, Peoplesoft - che ha acquisito JD Edwards - e Baan). PMI: primi 5 quota 20%, resto a 50 competitor.

4) Caratteristiche e considerazioni� Diverso livello di competenze: da programmatore a parametrizzatore.� L’azienda deve adattarsi alle procedure del software (impatto invasivo);� Benefici legati all’accelerazione dei cicli operati vi e alla condivisione delle

informazioni. Non ci sono benefici strategici .



La catena di trasformazione dei processi gestionali

Trasformazione dei processi gestionali

Potenziali vantaggi operativi

• Nuovi prodotti• Nuovi mercati• Nuovi canali

• Fatturato aggiuntivo• Aumento marginale• Migliore posizionamento

Altre tecnologie abilitanti

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Caratteristiche della suite ERP

Trasformazione dei processi gestionali

Potenziali vantaggi operativi

• Nuovi canali • Migliore posizionamento competitivo

• Unicità dei dati• Modularità ed estensione funzionale• Prescrittività

• Processi operativi• Processi direzionali• Processi interaziendali

• Efficienza e risparmi di costo• Efficacia e aumento del valore



Evoluzione processiva delle variabili organizzative

VARIABILE EVOLUZIONE

Flusso delle attivitàMinor numero di passi

Minor durata del processo

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Organizzazione operativaArricchimento delle mansioni

"Deparcellizzazione" del flusso di lavoro

Personale Versatilità operativa

Sistema di incentivazione e di

controllo

Obiettivi di servizio al cliente

Obiettivi di performance sui processi gestionali




Il fenomeno SAP (cenni introduttivi)


Breve storia di SAP

� 1972SAP AG viene fondata a Walldorf in Germania da 5 programmatori usciti dall’IBM conl’intenzione di produrre un sistema che prescindesse dalla struttura hardware (SAPR/1)

� 1974

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Viene rilasciato SAP R/2, un sistema MRP per mainframe che anticipa alcuni concettiarchitetturali del successivo R/3

� 1992 (Europa); 1993 (Nord America)Viene rilasciato R/3, un sistema ERP su architettura clientserver che si diffonde conenorme rapidità, raggiungendo nel 1999 quota 20.000 installazioni in più di 50 nazioni

� 2000Nasce mySAP, che integra in R/3 funzioni di DW, CRM e soluzioni Internet



Il sistema ERP SAP R/3

• Architettura: 3 livelli

a) Database serverper la gestione dei dati

a) Application serverper la gestione delle applicazioni di supporto ai processi aziendali

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per la gestione delle applicazioni di supporto ai processi aziendalia) Presentation server

per la presentazione dei dati e la gestione l’interazione con l’utente

Il prodotto SAP è composto da una suite software standard (applicazioni SAP R/3) costituitida programmi o moduli.Ogni applicazione corrisponde ad un settore dell’attività aziendale e ogni applicazione ècompletamente integrata con la ‘Base SAP R/3’. Alcune dipendenze esistono tra le varieapplicazioni (esempio il modulo di Controlling dipende dal modulo di Financial Accounting )



L’affermazione di SAP R/3

• Dopo alcune incertezze, SAP R/3 diventa, almeno in Europa, lo standard

• Per le caratteristiche dell’economia del software, SAP sarà l’impresa che avrà le risorse

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per fare più investimenti, e quindi potrà meglio accompagnare le imprese nel seguire

l’innovazione tecnologica.

• Le risorse di “supporto” (esperti del software) tenderanno a diventare competenti

prevalentemente sul software vincente



SAP R/3



Le caratteristiche chiave di SAP R/3

• SAP R/3 ha “embedded” le

BEST Practices

• Le competenze di processo

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• Le competenze di processo

non sono più aziendali, ma del

produttore del software

• Un altro passo verso la

“specializzazione” nella

costruzione delle conoscenze



La maturità di SAP R/3

• Progressiva estensione a tutte

le applicazioni funzionali, dopo

un inizio concentrato su quelle

“core”

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“core”

• Sviluppo di molte

verticalizzazioni, che

comprendono l’operatività di

settori sempre nuovi, e riducono

l’esigenza di personalizzazioni



Un’architettura di riferimento



Il “diamante” SAP



Moduli SAP R/3

FI, Financial : rileva, elabora e comunica agli stakeholders i dati economici e quantitatividell’azienda; comprende contabilità generale, contabilità fornitori, contabilità analitica,contabilità cespiti, contabilità clienti, bilanci.

CO, Controlling : accerta che le risorse siano acquisite ed impiegate in modo efficiente edefficace; comprende contabilità per centri di costo, controllo degli ordini, contabilità percentri di profitto, controllo dei progetti, contabilità dei costi del prodotto, analisi di

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centri di profitto, controllo dei progetti, contabilità dei costi del prodotto, analisi diprofittabilità

TR, Treasury : persegue la migliore combinazione delle fonti di finanziamento, comprendela gestione della tesoreria, la gestione dei fondi, la gestione dei flussi di cassa.

PS, Project System : pianifica i progetti di ricerca e di sviluppo; comprende lapianificazione dei costi, la pianificazione dei tempi, la pianificazione delle capacità.

WF, Workflow : gestisce i flussi di lavoro; comprende la gestione delle autorizzazioni, lagestione dei livelli di accesso, la gestione delle password



Moduli SAP R/3

IS, Industry Solutions : fornisce soluzioni settoriali per imprese specifiche; comprende lagestione degli immobili, la gestione dell’autoparco, la gestione del protocollo.

HR, Human Resources : gestisce e amministra il personale; comprende pianificazione,reclutamento, allocazione, formazione, rilevazione delle presenze, gestione dei turni,calcolo delle retribuzioni.

Pagina 38

PM, Plant Management : provvede alla prevenzione, alla diagnosi e alla riparazione deiguasti produttivi; comprende la pianificazione della manutenzione, la gestione degli oggettitecnici, la gestione degli ordini di servizio, la gestione delle risorse

QM, Quality Management : individua le variazioni della qualità; comprende pianificazione,controllo, ispezioni, avvisi, certificati.

PP, Production Planning : combina i fattori produttivi e li trasforma in beni e servizi;compende la gestione della domanda, la pianificazione delle capacità, la pianificazionedella produzione e la pianificazione delle vendite.



Moduli SAP R/3

MM, Materials Management : effettua la movimentazione dei materiali; comprendepianificazione dei consumi, acquisti, controllo delle fatture, gestione degli stock, controllodi qualità, gestione del magazzino.

SD, Sales and Distribution : colloca il prodotto / servizio sul mercato; comprende vendite,spedizioni, trasporti, commercio estero, fatturazione.



Esempio

Il Reparto Vendite dell’azienda ISC di Taiwan riceve un ordire per 1000 scarpe da uncommerciante al dettaglio brasiliano

1. Il modulo R/3 Vendite (Sales) verifica prezzo e include ogni sconto a cui ilcommerciante al dettaglio può avere diritto e verifica la posizione di cassa delcommerciante stesso

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2. Il modulo R/3 Inventario (Inventory Management) verifica la situazione dei magazzini eallerta il Reparto Vendite che: metà dell’ordine può essere soddisfattoimmediatamente da un magazzino brasiliano l’altra metà sarà inviata in 5 giornidirettamente da una fabbrica in Taiwan

3. Il modulo R/3 Produzione (Production Planning PP) Pianifica la produzione delle 500scarpe nella fabbrica di Taiwan Allerta il manager del magazzino ISC di inviare 500scarpe da tennis viola al commerciante al dettaglio

4. Il modulo R/3 Contabilità (Financial Accounting FI) stampa una fattura in portoghese



Esempio

5. Il modulo R/3 Risorse Umane (Human Resource HR) identifica una necessità di nuovamanodopera e allerta il manager del personale per impiegare personale a tempodeterminato

6. Il modulo R/3 Gestione Materiali (Material Requirement Planning MM-MRP) notifica alDirettore Acquisti che è il momento di riordinare tintura porpora, gomma e stringhe perscarpe

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scarpe

7. Il Cliente dell’azienda ISC riesce a connettersi al sistema R/3 attraverso Internet, evede che 250 delle 500 scarpe arrivano da Taiwan già tinte che ci sono in magazzinoaltre 500 scarpe da tennis arancioni e manda un ordine successivo via Internet

8. Basandosi sui dati forniti dal modulo R/3 Controllo di gestione (Controlling CO), il CEOdell’azienda nota che le scarpe da tennis colorate non vantano solo una altissimadomanda sul mercato ma sono anche altamente remunerative. Decide quindi diaggiungere una linea di scarpe fluorescente



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Esempio:La gestione degli approvvigionamenti



Gestione degli approvvigionamenti

• Determinazione del fabbisognoLa scorta di materiali scende sotto un livello minimo, dunque la divisionerichiede l’acquisto di materie prime all’ufficio acquisti.

• Invio ordine per l’acquisto di materieL’ufficio acquisti invia l’ordine (per mezzo di fax, mail, lettera, ecc.) alfornitore per l’acquisto di merci.

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fornitore per l’acquisto di merci.• Ricevimento merce

La merce viene inviata dal fornitore e ricevuta presso l’azienda.• “Carico” della merce in magazzino

Il magazzino effettua il “carico” della merce nell’archivio.• Registrazione fattura

Il magazzino invia la fattura (allegata alla merce) all’amministrazione.• Pagamento

Al momento convenuto avviene il pagamento della merce.



La gestione degli approvvigionamenti con un ERP

Il modulo che si occupa della gestione del processo di approvvigionamento inSAP R/3 e MM (Material Management)



1. Determinazione del fabbisogno (1 di 2)


Richiesta di d'acquisto

Reparto Uff. acquisti


1. Determinazione del fabbisogno (2 di 2)

La richiesta di acquisto (RdA) è il documento con cui i diversi enti aziendalicomunicano alla funzione Approvigionamenti il proprio fabbisogno di materiali oservizi. Può esser creata o manualmente o automaticamente.

Richiesta di acquisto

MM


1999

Magazzino

Altri centri di costo

Altri centri di costo

acquisto



MM

MM

Richiesta di Acquisto

autorizzata

RdO

OdAControllo formaleControllo formale

Visto di autorizzazionedel respondabile voce

di spesa

MM

MM


2. Determinazione fonte di acquisto

Il Sistema R/3 assiste l'acquirente nel determinare le possibili fonti d'acquisto

Fornitore 1

Vite A21

Vite A25


Fornitore 2Bullone A22

3. Selezione del fornitore

Il sistema effettua la selezione automatica del fornitore effettuando un confrontodi prezzi tra le varie offerte. Il fornitore deve essere “codificato”, creandoun’anagrafica fornitore. Il tutto è gestito a livello di M.M.


4. Elaborazione Ordine di Acquisto (1 di 2)

L’Ordine di Acquisto costituisce il documento con cui la funzioneApprovvigionamenti o le altre funzioni aziendali inviano ad un fornitore larichiesta formale per la consegna di determinati materiali o prestazioni entro unacerta data. Può esser eleborato: o ex novo o con riferimento ad una R.d.A oR.d.O.

AcquistiAcquisti


Richiestad'acquisto

RdO

Ordined'acquisto

AcquistiAcquisti

Fornitore

Altra divisione

Dati anagraficiDati anagrafici


4. Elaborazione Ordine di Acquisto (2 di 2)

Dati testataDati testata

� Numero documento

� Termini di pagamento

� Data ordine d'acquisto

Ordine d'acquisto

10 .....................

� Fornitore

� Divisa

� ...


Posizione: 10Posizione: 10



10 .....................

20 .....................

30 .....................

� Codice materiale

� Testo breve

� Quantit à dell'ordine

� Data consegna

� Prezzo OA

� ...


5. Controllo Ordine di Acquisto

L'acquirente può controllare in qualsiasi momento lo stato d'elaborazionedell'ordine d'acquisto online ed è in grado di determinare se sono state ricevutemerci o fatture per la relativa posizione dell'ordine d'acquisto.

6. Entrata merce

Pagina 50

Il sistema confronta la quantità dell'entrata merci con quella dell'ordined'acquisto.


Ordined'acquisto

Documentomateriale

Documenticontabili

Area EM

Fornitore esterno oaltra divisione


7. Controllo fattura

Il sistema esegue un controllo sulle fatture fornitore per verificare l'accuratezzadei prezzi e del contenuto.

Dati anagrafici


ProgrProgramma..pagampagamento..

FatturaFattura

Controllo fattura

Ordined'acquisto

Doc . fatt .


8. Elaborazione pagamento

Selezionare modalità di pagamento e banca

Selezionare partite per pagamento

ΣΣΣΣ


Stampare mezzi di pagamento

Registrare documento di pagamentoFornitore

1010

Banca

10

Calcolare importo pagamentoΣΣΣΣ


Strutture organizzative (1 di 2)

Per poter operare con il modulo MM occorre, innanzitutto, definire la seguente struttura organizzativa:

Entità organizzative nel processo diapprovvigionamento

Mandante

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SAP AG 1999

Mandante

Società

Divisione

Magazzino

Organizzazione acquisti/Gruppo acquisti



Strutture organizzative (2 di 2)

• Mandante: è l’unita più grande esistente all’interno di sap. Può essereassimilata al concetto di “gruppo”

• Società: è la più piccola unità contabile autonoma

• Divisione: unità, all’interno di una società, avente il compito di produrre

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• Divisione: unità, all’interno di una società, avente il compito di produrremateriali e/o prodotti finiti, fornire servizi o gestire stock

• Magazzino: permette di suddividere lo stock all’interno delle divisioni

• Organizzazione acquisti: unità organizzativa che provvede all’acquisto dimateriali e servizi per una o più divisioni. Tale organizzazione è articolata ingruppi acquisti, responsabili delle attività operative


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