unohda sähköposti - uuden sukupolven työviestintä ja välineet

Copyright © Tieturi 1Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi

Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!

Unohda sähköposti – Uuden sukupolven työviestintä ja välineetKalle Huhtala, Senior Consultant

28.9.2011

Kalle Huhtala• Senior Consultant• DI 1998, IDBMpro 2001• Osaamisalueet:

• konseptisuunnittelu, konsultointi, sisältötuotannon ja projektien johtaminen, myynti, eLearning-pedagogiikka, yhdistetty viestintä

• Johtanut eLearning-sisältötuotantoa ja projekteja vuodesta 2000 kymmenissä asiakasprojekteissa Suomessa ja ulkomailla

• Tieturi on vuonna 1983 perustettu Pohjoismaiden suurin tietotekniikan ja projektijohtamisen koulutusyritys

228.9.2011 Copyright © Tieturi

Kuka puhuu?

Copyright © Tieturi 3

”Mikään ei korvaa työskentelyä fyysisesti samassa tilassa. Tähän ei kuitenkaan käytännössä aina päästä ja silloin on

tyytyminen seuraavaan vaihtoehtoon eli kommunikaatiotyökaluihin.”

Onko meillä kaikilla ajanmukaiset viestintävälineet ja osaammeko käyttää niitä?

28.9.2011


Muurit murtui, tornit kaatui

•Sähköposti• From (N. N.) Mon Sep 5 12:34:33 1988

•Matkapuhelin• 15.4.1997

•Kannettava tietokone• 21.4.1996

28.9.2011


Suuri ja mahtava internet saapui

28.9.2011

• Keskusteluryhmät• Mese• Webbimaili• IRC• Online-pelit• Skype• Videopuhelut• Sosiaalinen media• Mobiili internet• Pilvipalvelut

”Tänä vuonna se näyttää nyt lyövän

läpi yliopistomaailman

ulkopuolisessa real worldissakin”.

(22.7.1994)


Sähköposti, viestinnän tölkinavaaja

Hyvää• ”Mustaa valkoisella”• Tuttu ja turvallinen• Saavutettava• Arkistoitavissa• Tieto on etsittävissä• Kohtuustandardoitu• Mobiili- ja webbiliittymät• Käyttämättömät mahdollisuudet

Huonoa• Hidas• Vaikeaselkoinen• Tehoton• Viestit hukkuvat massaan• Viestit henkilöön sidoksissa• Roskaposti• Liitetiedostojen koko• Tietoturvahaasteet• Osataan käyttää huonosti

28.9.2011

Työviestinnän uudet välineet

Sähköpostin lisäksi tarjolla on muita tehokkaita välineitä nykyaikaiseen työviestintään.

Yhdistetty viestintä:Nopeuttaa viestintää monilla kanavilla

ja poistaa fyysiset välimatkat

Mahdollistaa monipuolisten verkkokokousten pitämisen omalta tietokoneelta yrityksen sisällä sekä

ulkopuolisten kanssa

Tarvitsee vain yhden yhteystiedon

Esim. Microsoft Lync, Lotus Sametime28.9.2011 Copyright © Tieturi 7

• Unified Communications:1. Voice and Telephony

2. Conferencing

3. Messaging

4. Presence and IM

5. Clients

6. Communication Applications

• “Gartner expects UC suites to become the dominant product paradigm during the next two years” (2012 - 2013)

• “Although all UC solutions support key standards… all are limited in the area of intercompany federation — that is, when different vendor platforms are involved”

• http://www.gartner.com/technology/streamReprints.do?id=1-1728DMD&ct=110823&st=sb

Gartnerin UC-raportti 8/2011

28.9.2011 Copyright © Tieturi 8


UC – viestinnän linkkuveitsi

28.9.2011

Tiimin jäsenet kuvien ja

läsnäolotiedon kera.

Oma ”status”, automaattinen

tavoitettavuus ja sijainti.

Myös tila- ja laiteresurssien tavoitettavuus

voi näkyä.

IM, ääni- ja videopuhelut,

työpöydänjako, sähköposti,

kalenterivaraukset jne.

Ilmoittaa, kun henkilö on

tavoitettavissa tai poistuu.

Tarkemmat sijainti-,

kalenteri- ja yhteystiedot

Organisaatio-rakenne,

esimiehet ja kollegat.

Henkilöhaku jopa osaamisen

perusteella

Suora pääsy aiempiin

pikaviestikeskusteluihin kunkin

kanssa

Mahdollisuus puhelin-

integraatioon!Clientti myös kännykässä!


Yhteydet tarjolla sähköpostista, kalenterista, asiakirjoista jne

28.9.2011


Verkkokokous heti tai ajastettuna

28.9.2011

Copyright © Tieturi

”Video killed the radio star”*

Videoneuvottelu1. Iso kuva ja hyvä ääni2. Yleensä oma tila (+/-)3. ”Helpompi ja varmempi”4. Osallistujamäärä

rajallinen5. ”Perinteinen toimintapa”

UC-videopuhelu1. Laite- ja

paikkariippumaton2. Esitys tai jaettu sovellus

näkyy paremmin!3. Palaverointi avotilassa…4. Osallistujia voi olla paljon

enemmän kuin VN:ssä5. ”Uusi toimintatapa”

* The Buggles 1979

28.9.2011


Murtuvatko nyt palomuurit?

28.9.2011

IP-viestinnän saarekkeet

• ”Sonerasta ei voi soittaa Elisaan”• Koodekit ja signalointi• Puhelin ja sähköposti toimivat!

28.9.2011 Copyright © Tieturi 14

Org 3Lync

Org 2Sametime

Organisaatio 1Lync

Skype

Messenger

N N

Federointi

Surkuhupaisa tilanne!


Esteitä monimuotoisen viestinnän tiellä

• Suljetut rajat ja tiiviit muurit• Monia sovelluksia ja käyttöliittymiä• Käyttäjätunnukset – kuka ja missä?• ”Päätelaitteet” – mikrofonit, kamerat, kuulokkeet

• Osallistujien erilaiset valmiudet• Ikä, käyttökokemus, motivaatio

• Uusi toimintatapa pitäisi jalkauttaa kaikille

• SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ!• ”Unohda” sähköposti, voit oppia uutta!

28.9.2011


Yhteenveto

• Yhdistetyn viestinnän välineillä työviestintää voi nopeuttaa, tehostaa ja monipuolistaa yritysten sisällä (ja välillä)

• Vapaa-ajan sovellukset ja toimintamallit näyttävät esimerkkiä työmaailmalle

• Eri järjestelmät ovat edelleenkin teknisiä ”saarekkeita”• Tekniset muurit on kaadettava!• Viestinnän uusien toimintatapojen ja välineiden

omaksuminen vaatii opettelua ja tukea• Unohdetaan sähköposti – opitaan uutta!

28.9.2011


Projektiammattilaisten mielipiteitä viestintävälineistä projektityössä• Kysely Projektinhallintapäivillä 23.8.2011, Tampere

• Kysymys: Millä näistä välineistä vetäisit mieluiten projektipalaverin?

28.9.2011


Kokemuksia UC-sovellusten kouluttamisesta• Alle 50% koulutettavista käyttänyt UC-ohjelmia ja

sosiaalista mediaa vapaa-aikanaan• Tyypillinen UC-koulutus: 45 min “tietoisku”• Ominaisuuksista käytetään pientä osaa• Perustoimintojakin on vaikea saada rutiiniksi• Ne oppivat joilla on tosi tarve• “Päätelaitteen” on toimittava! Ääni ja kuva• Pidetään työkaluna eikä toimintatapana

28.9.2011


Lync-koulutuksen suunnittelusta

Tarvekartoitus: mitä toimintoja ja miksi?

Laitteistoselvitys: onko kaikilla välineet?

Siirtymäkoulutus vai kokonaan uusi asia? Käytännön harjoittelu-

mahdollisuus! Peruskäyttäjät ja erityisryhmät

Pitkäkestoinen “valmennus” ja tuki käytölle Oppimisen

tukimateriaalit

UUSI TOIMINTATAPA

28.9.2011

Copyright © Tieturi 20Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi

Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!

Kiitos mielenkiinnosta!

Kalle Huhtala

[email protected]

+358 40 849 1060

28.9.2011

mailto:[email protected]

unohda sähköposti - uuden sukupolven työviestintä ja välineet

Technology