untuk mengaktifkan program msdbmanagement.info/microsoft/modul_lengkap_ms_access_ms... · web...
TRANSCRIPT
MODUL I
MATERI MS.ACCESSKETRAMPILAN KOMPUTER DAN PENGOLAHAN INFORMASI
KELAS XI SEMESTER 2
DATABASE PERPUSTAKAAN:
1. TABEL BUKU
2. TABEL ANGGOTA PERPUSTAKAAN
3. TABEL PETUGAS
4. TABEL TRANSAKSI
5. QUERY TRANSAKSI
6. FORM BUKU, ANGGOTA, PETUGAS, TRANSAKSI
7. REPORT TRANSAKSI
8. SWITCHBOARD
9. MENCARI DATA BERDASARKAN KRITERIA
DISUSUN OLEH :
ZIA NAILILLAH, S.KOM19820911 022009 2 009
SMK NEGERI 1 SIDOARJO
2009-2010
1
MS.ACCESS
A. PENDAHULUAN
Program MS Access, istilah database dapat diartikan sebagai sekumpulan informasi atau data yang
saling berhubungan yang mempunyai topik atau tujuan tertentu. Informasi atau data yang diolah tersebut
disimpan dalam sebuah file yang berekstensi .MDB(MS Access Database).
Data dalam database disimpan dalam sebuah objek yang disebut dengan TABLE : sekumpulan data
yang sejenis, misalnya data pelanggan, data siswa, dan sebagainya. Table sendiri terdiri dari beberapa item
informasi sebagai berikut :
Field adalah data terkecil dari suatu table yang menempati bagian kolom
Record adalah kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
Program database memungkinkan untuk bekerja dengan beberapa table. Dalam proses kerjanya
pengoperasian data pada table di dalam database didukung oleh enam database lainnya, yaitu :
1. QUERY adalah sebuah objek database yang digunakan untuk menampilkan, menyunting dan
menganalisis suatu data dengan cara lain.
2. FORM adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses
memasukkan, memeriksa dan memperbarui data.
3. REPORT adalah sebuah objek yang digunakan untuk menampilkan data yang telah diformat sesuai
dengan ketentuan yang pernah diberikan.
4. PAGES adalah sebuah objek khusus yang digunakan untuk menampilkan dan bekerja dengan data yang
diambil dari internet atau intranet.
5. MACRO adalah rangkaian dari beberapa perintah yang dapat disimpan dan dijalankan ulang secara
otomatis, misalnya membuka sebuah form, mencetak report dan sebagainnya.
6. MODULE adalah program-program yang ditulis dengan Access Basic.
B. KONSEP DATA BASE
Basis Data (Data Base) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah
almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal
sebagai berikut:
Memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan
Menentukan kelompok/jenis arsip
Memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap sampul/map
Menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
Upaya penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku tersebut sudah
cukup banyak.
Definisi:
Basis data terdiri dari 2 kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang
atau berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti
2
manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya
yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
C. MEMULAI PROGRAM DATABASE
Untuk mengaktifkan Program MS.Access
D. MEMBUAT DATABASE PERPUSTAKAAN
Klik menu file-New
Pilih Blank Database pada Task pane di sisi kanan jendela MS.Access
3
Akan muncul jendela membuat file database baru
Ubah nama file db1 dengan nama perpustakaan
Akan muncul komponen-komponen yang membentuk file database
E. MEMBUAT TABEL BUKU
Pertama buat table dari perpustakaan dengan cara :
Double klik create table in design view
M
e
m
ul
ai
mengisi fild dari table yang akan di bangun.
Field terdiri dari komponen / identitas table
Pertama buatlah table buku dengan fild name sebagai berikut
Jangan lupa mengaktifkan primary key pada field name kode buku sebagai penghubung antar tabel
Tutup jendela table dan simpan file dengan nama BUKU
4
F. MEMBUAT TABEL ANGGOTA
Buat table berikutnya dengan nama Anggota
Jangan lupa primary key di set pada field NO ANGGOTA
Khusus untuk status kita buat pilihan :
1. Siswa2. Guru3. Umum
Dengan cara berikut:
Pilih lookup wizard pada data type Field STATUS
Pilih I Will Type in the values that I Want
Kemudian klik next
Ketikkan pilihan dari status
1. Siswa2. Guru3. Umum
Kemudian pilih next
Pilih finish
Simpan dengan nama table Anggota
5
G. MEMBUAT TABEL PETUGAS
Dengan cara yang sama buatlah table PETUGAS
Untuk Status, Jenis Kelamin dan Shift,
masing-masing diset lookup wizard dengan
data sebagai berikut:
Untuk field Status
Untuk Field Jenis Kelamin:
Untuk Field SHIFT
Simpan dengan nama Tabel PETUGAS
Isilah masing masing table dengan 10 record
yang dibutuhkan.
6
Buat table transaksi dengan cara yang sama.
Untuk NIP, NO ANGGOTA DAN KODE BUKU masing-masing diset primary key dengan cara
klik tombol CTRL pada keyboard bersama dengan meng-klik NO TRANSAKSI, NIP, NO
ANGGOTA DAN KODE BUKU kemudian klik kanan Primary Key
Kemudian data typenya diset LOOKUP WIZARD dengan cara berikut ini:
Untuk Field NIP
Pilih I Want the lookup column to look up the values in a table or query, karena kita akan
mengambil data dari table yang ada.
kemudian tekan next.
7
Pilih Table:PETUGAS karena NIP berada pada table petugas
Klik next
Pilih NIP dan NAMA PETUGAS untuk dimasukkan pada kolom field yang diseleksi, kemudian
tekan Next
Pilih NIP sebagai field yang akan ditampilkan secara urut.
8
Hilangkan tanda centang pada Hide key column(recommended).
Klik next
Pilih NIP sebagai field yang akan
ditampilkan pada table.
Klik Next kemudian Finish.
Lakukan cara yang sama untuk No
Anggota dan Kode Buku masing-
masing di lookup wizard pada table
Anggota dan Buku.
Isi table Transaksi dengan 2 record
H. MEMBUAT QUERY TRANSAKSI UNTUK MENGHITUNG DENDA
Klik object QUERY, double klik create query in design view
Masukkan seluruh table dengan memilih table, kemudian klik add
Untuk Denda dihitung setelah 5 hari peminjaman menggunakan rumus Denda : ([Tanggal Kembali]-
[Tanggal Transaksi]-5)*300
9
I. MEMBUAT FORM UNTUK MASING-MASING TABEL
Klik object FORM, double klik create form by using wizard
Untuk membuat form anggota, masukkan seluruh field yang terdapat pada masing-masing table.
Sehingga posisi field yang tersedia berpindah ke kolom field yang diseleksi.
10
Klik next, pilih layout yang dinginkan untuk form.
Klik next.
pilih style yang diinginkan untuk form, kemudian klik Next dan finish
11
pilih open the form to view or enter information bila tidak ingin mengedit design formnya. Jika
ingin mengedit design formnya pilih modify the form`s design
Hasil form anggota
lakukan cara yang sama untuk membuat form buku dan petugas.
Khusus Untuk form transaksi pilih modify the form`s design sebelum mengakhiri design form
wizard.
Tambahkan menu denda yang diambil dari Query Transaksi, dengan cara copy label dan text box
tanggal kembali
Blok Lebel Tanggal Kembali dan Text Box Tanggal Kembali. Copy dan paste
Edit lebel Tanggal kembali menjadi lebel denda
12
Klik kanan text box tanggal kembali – pilih properties
Pilih option pada control source, isi expression builder dengan rumus denda =([Tanggal Kembali]-
[Tanggal Transaksi]-5)*300
Delet menu format data
13
Text box
Lebel
Hasil tampilan form Transaksi
Isi form Transaksi dengan 10 record
14
Kosongi/ delete
J. MEMBUAT REPORT TRANSAKSI
Membuat Report Query Transaksi, dengan memilih menu Create Report by Using Wizard
Pilih Query transaksi, kemudian pindahkan seluruh field ke kotak sebelah kanan, kemudian klik
next
Klik Next
Klik Next.
15
Pilih no transaksi untuk system pengurutan data dari terkecil hingga terbesar, klik Next.
Pilih Layout dan Style yang diinginkan untuk tampilan Report, kemudian klik Next
Klik Next , kemudian Finish
Tampilan report/ laporan dari proses transaksi pinjam buku di Perpustakaan
16
K. MEMBUAT MENU SWITCHBOARD
Klik Form – menu tools – Database Utilities
Klik pilihan Switchboard manager, dilayar akan muncul menu berikut
Klik tombol Edit.
Edit tulisan Main Switchboard menjadi Menu Utama.
Klik tombol close.
Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik menu Data, klik Ok.
Lakukan Cara yang sama untuk membuat Menu Laporan dan Menu Keluar.
Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik Menu Laporan, klik Ok.
Klik tombol New, pada kotak isian Switchboard page ketik Menu Keluar, klik Ok.
17
Klik pada Menu Utama, klik tombol Edit, kemudian new, dilayar akan muncul tampilan berikut:
Pada kotak isian Text, ketik &Data
Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Data, klik Ok.
Klik tombol New, pada kotak isian Text; ketik &Laporan
Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Laporan, klik Ok.
Klik tombol New, pada kotak isian Text; ketik &Keluar
Pada kotak isian Switchboard, klik option dan pilih Menu Keluar, klik Ok, klik tombol Close.
Klik Menu Data, klik tombol Edit, lalu klik tombol New, dilayar akan muncul tampilan berikut:
Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Transaksi Pinjam Buku.
Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.
Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Transaksi, klik tombol Ok
Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Buku.
Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.
Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Buku, klik tombol Ok
Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Anggota.
Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.
Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Anggota, klik tombol Ok
18
Pada kotak isian Text, ketik kata Input Data Petugas
Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Open Form in Edit Mode.
Pada kotak isian Form; klik tanda option dan pilih Form Petugas, klik tombol Ok
Pada kotak isian Text, ketik kata &Kembali Ke Manu Utama
Pada kotak isian Command, klik tanda option dan pilih Go To Switchboard.
Pada kotak isian Switchboard; klik tanda option dan pilih Menu Utama, klik tombol Ok, lalu
Close
Tampilan Menu Data
Klik Menu Laporan, Klik tombol Edit lalu klik tombol New.
Pada kotak isian Text, Ketik kata Laporan Data Peminjaman Buku.
Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Open Report.
Pada kotak isian Report, klik tanda option, lalu pilih Laporan Transaksi.
Klik tombol Ok,
Klik tombol new, Pada kotak isian Text, Ketik kata &Kembali Ke Menu Utama.
Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Go to Switchboard.
Pada kotak isian Switchboard, klik tanda option, lalu pilih Menu Utama.
Klik tombol Ok, lalu klik close
19
Tampilan Menu Laporan
Klik Menu Keluar, Klik tombol Edit lalu klik tombol New.
Pada kotak isian Text, Ketik kata &Selesai dan Keluar dari Program.
Pada Kotak isian Command, klik tanda option, lalu pilih Exit Aplication.
Klik tombol Ok, lalu klik close,
lalu klik close, lalu klik tombol Close lagi. Sehingga muncul tampilan berikut
20
Tampilan Switchboard
L. MENCARI DATA BERDASARKAN KRITERIA
Buatlah Sebuah Query baru mengenai informasi judul buku, seperti tampilan berikut
Pada colom judul buku isi Criteria dengan [JUDUL BUKU]
Klik kanan pada area kosong - parameter
Isi parameter dengan [JUDUL BUKU] dan data type
TEXT sesuai data type yang ada pada table buku
Tutup Query dan Simpan dengan nama Cari Judul Buku
Double klik Query Cari Judul Buku akan tampil jendela berikut
21
Masukkan judul buku yang akan dicari missal “LASKAR PELANGI”. Dengan syarat judul buku
ada pada table.
Hasil Pencarian untuk buku lascar pelangi adalah sebagai berikut:
Buat Form untuk Query Cari judul buku – Create form by using wizard
Untuk layout pilih datasheet
Tambahkan pada switchboard untuk menu Cari data
Double klik Cari Data – New masukkan data berikut
Tambahkan Menu Kembali Ke Menu Utama
22