update e-rechnung, mobiles scannen & gobd · 2019. 1. 8. · update e-rechnung, mobiles scannen...
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Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD
Stefan GroßPeters, Schönberger & Partner
Chancen nutzen, Risiken minimieren
Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD 2
Die vorliegenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des Autors zur derzeitigenRechtslage wieder und enthalten lediglich einen Überblick über einzelne Themenkomplexe. SpezielleUmstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zuabweichenden Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen. Die dargestellten Ausführungenkönnen daher keine rechtliche oder steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf IhreUmstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuer-beraters oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in diesen Ausführungenbesprochenen Themen treffen. Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können abweichendeAuffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
Disclaimer
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Der größte Hotelbetrieb der Welt hat keine eigenen Betten …
Der größte Händler der Welt hat keine eigenen Läden …
Das größte Taxi-Unternehmen der Welt hat keine eigenen Fahrzeuge …
Die größten Software-Unternehmen der Welt lassen die Kunden programmieren …
Die Wirtschaft verändert sich fundamental …
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Klarer Trend zur Digitalisierung des Steuerrechts …
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GoBD
XRechnung
E-Rechnung
MobilesScannen
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Wrap-UpGoBD
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GoBS und GDPdU-Nachfolger
Allgemeine Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit
Anforderungen an die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen
Anforderungen an die Aufbewahrung
Vorgaben zum Datenzugriff
Elektronische Erfassung von Papierdokumenten
Verfahrensdokumentation
Die GoBD im Überblick
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evtl.Konvertierungen
„OriginäresFormat“
Papieraufbewahrung
Originalkann digitalisiert werden GoBD
Elektronische Aufbewahrung
Papierrechnung
E-Rechnung
Aufbewahrung: Digitalisate vs. originär elektronisch
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GoBD gestatten künftig Scannen im Ausland
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Neufassung ortsneutral
Bildlichen Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
Dazu wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an den Ortder elektronischen Buchführung verbracht und dort bildlich erfasst (digitalisiert) werden
Voraussetzung: Die Digitalisierung erfolgt zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland
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GoBD erleichtern künftig Konvertierung
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Die isolierte Aufbewahrung der konvertierten Fassung ist unter bestimmten Voraussetzungen ausreichend (Bildung von „Äquivalenzklassen“)
Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)
Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werdennicht eingeschränkt
Update E-Rechnung, Mobiles Scannen & GoBD
Grundsatz: E-Mails sind als Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahrungspflichtig
Keine Aufbewahrungspflicht soweit nur als „Transportmittel“
Außersteuerliche Gründe beachten
Datenschutz – DSGVO!
Sonderfall(e) E-Mails
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Mathematisch technische Auswertungen
Volltextsuche Prüfung im weitesten Sinne
Maschinelle Auswertbarkeit
„IDEA-Auswertbarkeit“ E-Mails/DMS Bildschirmabfragen etc.
Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff
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Im Fokus: Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
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Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständigund schlüssig ersichtlich sind
Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigenDritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein
Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Belegfunktion)
Die Beschreibung des Internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrens-dokumentation
Ziel: Steuerliche Verfahrensdokumentation mit Ausführungen zum GoBD-Kontrollumfeld
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„PSP Template“ Verfahrensdokumentation
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Sicherstellung GoBD Compliance
Sachlogischer Prozess
Anforderungen GoBD Kontrollumfeld
Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle
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Dokumentation nach Best Practice
0 Präambel
1 Überblick und Zielsetzung (Zielesetzung, steuerliche Vorgaben/GoBD,
generischer Aufbau, Überblick sachlogische Prozesse, Mitgeltende Unterlagen)
2 Aufbauorganisation (Kurzportrait, Organigramm, Internes Kontrollsystem (IKS),
Aktivitäten-Split, Cloud-Lösung)
3 Sachlogische Beschreibung je ProzessGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-/UStG-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
4 Elektronische AufbewahrungGoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
5 Bereitstellung (Z1 bis Z3)GoBD-Anforderung – Sachlogik – GoBD-Kontrollumfeld – Mitgeltende Unterlagen
6 IT-Umfeld (Überblick, GoBD-Anforderungen, IT-Komponenten, IT-Kontrollumfeld (ITGC),
IT-Kontrollumfeld Dienstleister, Mitgeltende Unterlagen)
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Hauptdokumentmit im Wesentlichen
unveränderten Inhalten+
Referenzen auf die Unterdokumente Verträge, Protokolle, …
Arbeitsanweisungen, …Verfahrens-beschreibungen
im Detail
Technische Unterlagen,Handbücher, …
Versionierung und Aufbewahrung beachten:Alle Bestandteile einer Verfahrensdokumentation sind aktuell zu halten und
über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) aufzubewahren.
Mitgeltende Unterlagen und Sekundärdokumente
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Verfahrensdokumentation als „Must-have“
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Scannen, bildliche Erfassung, Mobiles Scannen, …
(Elektronischer) Belegeingang und Belegausgang
Elektronische Aufbewahrung und Datenzugriff
Steuerliches IKS, Tax CMS, …
Deep Dive Verfahrensdokumentation am 11. Dezember 2018
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GoBD 2.0 – Die geplante Neufassung im Überblick
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Das Fotografieren von Belegen durch mobile Geräte (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scanvorgang gleichgestellt
Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Geräte im Ausland
Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig
Unter bestimmten Voraussetzung ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichendund es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion
Cloud-Systeme sind explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
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Wrap-UpMobiles Scannen
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Mobile Capture – Vom Smartphone in die Buchführung
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Die Vorteile liegen auf der Hand
Mehrwert
Mobiles Ablichten von Reisekostenbelegen, Tankquittungenoder Hotelrechnungen
Ortsunabhängig
Direkte Anbindung an DMS/ECM
Direkte Mitarbeiter-Integration in die Prozesskette
Direkte Prozessübergabe Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung
Deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands und der Durchlaufzeiten
Qualitätssicherung durch spezielle Scan-Apps
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GoBD gestatten Mobiles Scannen (Klarstellung)
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Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, kann mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen (Technologieneutral)
Damit erkennen die GoBD(neu) die bildliche Erfassung von Papierbelegen an, unabhängig davon, ob der Scan- bzw. Fotografiervorgang mobil, stationär, zentral oder dezentral erfolgt
Unabhängig von der jeweiligen technischen Ausprägung müssen allerdings die Anforderungen der GoBD durchweg erfüllt werden
Bildliche Erfassung mobiler Geräte (z. B. Smartphones) auch im Ausland zulässig, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden
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GoBD-Anforderungen konkret
Anforderung
Das Scanergebnis ist so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlichübereinstimmt, wenn es (über das DV-System per Bildschirm) lesbar gemacht wird
Alle Belege, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt wurden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden (Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit)
Der mobil erfasste Beleg ist mit einem eindeutigen Index zu versehen, der zentral für alle Belegarten vergeben wird
Der fotografisch generierte und via App übermittelte Beleg ist zeitnah ins Unternehmens-archiv zu überführen (Zeitgerechtheit)
Für Zwecke des Datenzugriffs sind die digitalisierten Belege bereitzustellen(maschinell auswertbar)
Steuerlichen Verfahrensdokumentation, die für den End-to-end-Prozess dezidiert darlegt, wie die Anforderungen der GoBD eingehalten werden („GoBD-Kontrollumfeld“)
Deep Dive Mobiles Scannen am 29. Januar 2019
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Wrap-UpE-Rechnung
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RechnungRechnungs-aussteller
Rechnungs-empfänger
Steuerliche Sicht: Auf den ersten Blick ganz einfach …
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Aber: Auf die Verarbeitungstiefe kommt es an !
Papier Bilddatei
TIF
JPG
E-Rechnung
EDIFACT
XML
JSON
Automatisierte Verarbeitungstiefe
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Die GoBD als Framework
E-Rechnung
GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme
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Formatdschungel und Lesbarkeit
ebxml
EDIFACT
EDIFURN
EDITRANS
EDIWHEEL
EDITEX
RINET
ETIS
EDIPAP EDIGAS
EDIFICE
EANCOM
ODETTE
EDI@ENERGY
ZUGFeRD
EDILEKTRO
XÖV
CEFIC
VDA 4938
CEN PC434
Cross IndustryInvoice
Papier
AS2
(S)FTP
HTTPS
RFC
ENX
OFTPII
X400
OFTP
SOAP
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Sonderfall Hybridformate
PDF XML
ZUGFeRD
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Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland
EU-Ausland
Antrag nach § 146 Abs. 2a AOGrundsatz: Inland
E-Rechnung § 146 Abs. 2a AO
Drittland
§ 14b UStGOnline-Zugriff
Cloud-Systeme sind nach der Neufassung explizit
in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen
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Wrap-UpXRechnung
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Die E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
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Definition der elektronischen Rechnung
1Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistungabgerechnet wird
2Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt undempfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist
3Ausgangspunkt: Europäische Norm („CEN-Datenmodell“), nationale Umsetzung über die sog. XRechnung (Datenaustauschformat)
4 Reine Bilddateien (PDF, etc.) sind nicht zulässig
5 Hybridformat (z. B. ZUGFeRD) muss in der Datenrepräsentanz die Legaldefinition erfüllen
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Inhalte XRechnung
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Die XRechnung als Katalysator …
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Positives Signal für die Wirtschaft
Verpflichtende Vorgabe schafft Breitenwirkung
XRechnung als Blaupause für B2B
Die XRechnung als Prozessbeschleuniger
Deep Dive XRechnung am 18. Januar 2019
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Ein Blick ins Ausland …
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Elektronische Rechnungstellung in anderen EU-Ländern
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Die Blockchain kommt …
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Rechnung
100
+19
119
GutschriftVorsteuer
Leistender Fiskus Leistungsempfänger
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Weiterführende Informationen und Arbeitshilfen
www.psp.eu/themen/gobd
www.psp.eu/themen/elektronische-
rechnung www.psp.eu/themen/tax-compliance
www.psp.eu/themen/elektronische-
rechnung
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Der PSP GoBD-Alert
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Sie können sich kostenlos registrieren unter: https://www.psp.eu/abo/
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Webinare im „Landeanflug“
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Deep Dive Verfahrensdokumentation
Deep Dive XRechung
Ohne GoBD keine Tax Compliance
Deep Dive Mobiles Scannen
Deep Dive Tax CMS
11. Dezember 201810:00 – 11:00 Uhr
18. Januar 201910:30 – 11:15 Uhr
15. März 201910:30 – 11:30 Uhr
29. Januar 201910:30 – 11:15 Uhr
12. Februar 201910:30 – 11:30 Uhr
Anmeldung zu den PSP-Webinaren unter: www.psp.eu/ueber-psp/webinare
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Peters, Schönberger & PartnerRechtsanwälte Wirtschaftsprüfer SteuerberaterSchackstraße 280539 MünchenTel.: +49 89 3 81 72 - 0Fax: +49 89 3 81 72 - 204 E-Mail: [email protected]: www.psp.eu
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