KREŠIMIR KNEŽEVIĆ, dipl.ing. Nexe grupa d.d. Našice kresimir.knezevic@nexe.hr

UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM SUSTAVA UPRAVLJANJA

KVALITETOM U SLOŽENOJ ORGANIZACIJI

Sažetak Nexe Grupa kao grupacija tvrtki koja djeluje u 3 države i čija je osnovna djelatnost proizvodnja građevinskih meterijala nalazi se u procesu uvođenja Sustava upravljanja kvalitetom prema ISO 9001:2000. Obzirom na složenost, zemljopisnu udaljenost i lokaciju tvrtki uključenih u sustav, jedan od prvih i najsloženijih problema bilo je rješavanje upravljanja dokumentacijom sa stajališta svrsishodnosti i zadovoljavanja zahtjeva norme. Na bazi informatičkog programa Swing Quality Management koji je duže vrijeme uspješno korišten u Našicecementu, zajedno s isporučiteljem programa razvijen je novi program kojim su riješeni sljedeći problemi: - izrada, odobravanje i distribucija dokumenata u elektronskom obliku u svim tvrtkama obuhvaćenim SUK-om, i to kao zajedničkih dokumenta (koji se primjenjuju u svim ili samo nekima od tvrtki) ili kao lokalnih dokumenata (koji se primjenjuju samo u određenoj tvrtki); - nadzor nad izdavanjem svih dokumenata s jednog mjesta, kao i unos svih korisnika s jednog mjesta. Razvijen je novi model upravljanja dokumentacijom kojim je propisan obavezni oblik i sadržaj pojedinih vrsta dokumenata, te označavanje dokumenata kojim se kroz oznaku svaki dokument veže na: proces kojem dokument pripada, tvrtku za koju je dokument primjenjiv, vrstu dokumenta. Ključne riječi: upravljanje dokumentacijom, vrste dokumenata, označavanje dokumenata

1. UVOD Nexe Grupa je grupacija koja se sastoji od 24 tvrtke, a jedna od njih je Nexe grupa d.d., osnovana sa ciljem da se pomoću nje upravlja sa ostalim tvrtkama u grupaciji. U Nexe grupi d.d. su organizacijski postavljene sama Uprava, te funkcije potpore (kao što su informatika, računovodstvo, ljudski resursi itd.) i poslovne funkcije (nabava, marketing). Ostale tvrtke se bave proizvodnjom ili davanjem usluga i grupirane su u 4 divizije. Glavne djelatnosti koje se odnose na proizvodnju građevinskih materijala (cementa, crijepa, opeke, keramičkih pločica, vapna, betona, kamenih agregata i betonskih proizvoda) smještene su u dvije divizije:

- Divizija za cement, vapno, beton i agregate, - Divizija za ciglu i crijep.

Gruba organizacijska struktura Grupe prikazana je na slici 1.

Slika 1: Organizacijska struktura Nexe Grupe Uprava Grupe je 2006. donijela odluku o uvođenju Sustava upravljanja kvalitetom za cijelu Grupu, s tim da je težište na upravljačkom dijelu Grupe i tvrtkama u dvije navedene divizije (gdje se ostvaruje najveći dio prihoda i profita Grupe). Za taj prvi korak odabrana je dakle Nexe grupa d.d. kao nositelj cjelokupnog upravljanja Grupom, te još osam tvrtki koje se bave proizvodnjom građevinskih materijala. Zadatak je povjeren novoosnovanom Sektoru za sustave upravljanja, čija djelatnost obuhvaća:

- sustave upravljanja kvalitetom, - sustave upravljanja zaštitom okoliša, - sustave upravljanja zdravljem i sigurnošću zaposlenih, - sustave tehničke i tjelesne zaštite.

Kao temelj za uspostavljanje Sustava upravljanja kvalitetom (SUK) u Grupi upotrijebljen je model SUK u Našicecementu koji je certificiran prema ISO 9001 i funkcionira vrlo uspješno od 2000.godine.

2. USPOSTAVLJANJE INFRASTRUKTURE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

Obzirom na situaciju da se tvrtke obuhvaćene SUK-om bave različitim djelatnostima, različito su organizirane i locirane su u tri države (Hrvatska, Srbija i Bosna i Hercegovina), prvi zadatak koji je trebalo riješiti je bio način upravljanja dokumentacijom, koji zadovoljava dva osnovna zahtjeva:

- svrsishodnost (praktičnost, brzina, dostupnost, cjenovna prihvatljivost), - usklađenost sa svim zahtjevima norme ISO 9001:2000.

U Našicecementu d.d. od 2002. je u upotrebi informatički program Swing Quality Manager (SQM) postavljen na Lotus Notes platformi, koji se pokazao kao vrlo praktično sredstvo za izradu, odobravanje i razdiobu sve dokumentacije SUK u elektronskom obliku, te je bilo logično da se isti program pokuša primijeniti i na cijelu Grupu. U suradnji sa isporučiteljem programa redizajniran je SQM program, tako da omogućuje izdavanje dokumenata centralno (tzv. zajednički dokumenti) i lokalno (lokalni dokumenti), s tim da se iz jednog mjesta može nadzirati sve dokumente i intervenirati u slučaju da se ne poštuju propisana pravila. U bazi se nalazi preko 400 korisnika sa različim ovlaštenjima: - supervizor (uvid u sve dokumente), - menadžer na bazi (odobrava sve dokumente koji prolaze ciklus odobravanja, ispunjava distribucijsku listu), - menadžer sa ograničenim ovlastima (odobravanje dokumenata, izdavanje dokumenata koji ne prolaze ciklus odobravanja), - korisnik (prima dokumente i može dati zahtjev za izmjenom). Sektor za informatiku Nexe grupe morao je osigurati nesmetanu komunikaciju između servera u mreži, što se kod prelaska državnih granica pokazalo kao rješiv, ali i dosta zahtjevan zadatak.

3. UTVRĐIVANJE VRSTA I OPSEGA DOKUMENTACIJE Norma ISO 9001:2000 traži da se opseg dokumentacije SUK odredi tako da je primjeren:

- veličini organizacije i vrsti djelatnosti, - složenosti procesa i njihovim međusobnim odnosima, - kompetentnosti osoblja.

Ovi lakonski iskazani zahtjevi tražili su da se prije izgradnje samog SUK pristupi analizi postojeće organizacije, utvrdi neka prosječna kompetentnost osoblja, te definira procesni model koji nije formalno bio postavljen prije početka uvođenja SUK. Zahtjev vezano na kompetentnost osoblja je bio najlakše rješiv, jer u svim tvrtkama je osoblje do najnižeg rukovodećeg nivoa (poslovođe), kao i osoblje sa višom ili visokom stručnom spremom informatički pismeno i povezano u internu informatičku mrežu (intranet), ta kao takvo spremno prihvatiti dokumente u elektronskom obliku, pod uvjetom da su izrađeni razumljivo i na jeziku koji se koristi kao službeni u državi u kojoj tvrtka djeluje.

3.1. Organizacijska struktura Grupe Kod organizacijske strukture je postojao problem koji je izazivao dosta nerazumijevanja u komunikaciji, a vezan je na postojanje dvije paralelne organizacijske strukture:

- formalna organizacijska struktura (tvrtke kao pravne osobe), - neformalna organizacijska struktura (tvrtke uključene u Nexe Grupu na temelju

vlasničkih odnosa). U tvrtkama kao pravnim osobama na čelu su direktori ili uprava, a koji u neformalnoj organizacijskoj strukturi nemaju gotovo nikakva ovlaštenja, a s druge strane prema zakonu su odgovorne osobe tih pravnih osoba (tvrtki). Prema neformalnoj organizacijskoj strukturi linija odgovornosti i ovlaštenja je sljedeća:

- Uprava Grupe – Direktor divizije – Direktor proizvodnje/Direktor prodaje.

Kako bi se prevladala ovakva situacija i formalizirala neformalna organizacija, definirane su i razrađene dvije grupe dokumenata kojima se propisuje organizacijska struktura:

- Pravilnici o organizaciji tvrtki, kojima se propisuje organizacija tvrtki kao pravnih osoba, i

- Priručnik o organizaciji, kojim se propisuje organizacija Grupe. Kroz Pravilnike o organizaciji tvrtki provedena je standardizacija organizacijskog ustrojstva svih tvrtki, tako da svaka od njih (u pravilu) ima tri osnovna dijela:

- Sektor proizvodnje i tehničkih poslova, - Sektor prodaje, - Sektori potpore i poslovnih funkcija.

Ovakva tipska organizacija je prikazana na slici 2 i prema tom modelu su usklađene organizacijske strukture u svim tvrtkama Grupe. Ovakva organizacija olakšava razdiobu zajedničkih dokumenata po grupama primatelja u tvrtkama, kao što su na primjer: svi direktori sektora, svi šefovi službe, svi voditelji odjela. Bez takve standardizirane organizacije bi za svaku tvrtku trebalo poimence birati pojedine primatelje, što bi neminovno dovelo do pogrešne razdiobe.

Slika 2: Tipska organizacijska shema tvrtke u Grupi Primjer organizacijske strukture jednog sektora potpore prikazan je na slici 3, a primjer Liste odgovornosti istog sektora je prikazan na slici 4.

Slika 3: Organizacijska shema jednog sektora potpore

Slika 4: Lista odgovornosti jednog sektora potpore Bez dokumenta kao što je Priručnik o organizaciji nije bilo moguće izraditi bazične dokumente SUK u kojima se utvrđuju odgovornosti i ovlaštenja u organizaciji (dokumentirane procedure, radne upute, interne upute).

3.2. Procesni model Grupe Uzimajući u obzir postojeću organizaciju Grupe, te odabranu varijantu modela poslovnih procesa, utvrđen je model procesa Nexe Grupe, koji je prikazan na slici 5. Procesni model Nexe Grupe zamišljen je kao čvrsta točka na koju se mora naslanjati organizacija Grupe: zbog ekspanzije Nexe Grupe dosta često se mijenja organizacija, ali ona bi se u budućnosti uvijek morala postavljati tako da u organizaciji uvijek bude određena odgovornost dijelova strukture za pojedine procese. Zbog toga je kod označavanja ključnih dokumenata propisano da oznaka svake dokumentirane procedure, radne upute ili interne upute sadrži i oznaku (slovo) procesa kojem pripada. Na taj način nije moguće generirati takav dokument a da se on odnosi na više od jednog procesa.

Slika 5: Procesni model Nexe Grupe

3.3. Vrste dokumenta Sustava upravljanja kvalitetom U dokumente Sustava upravljanja kvalitetom, osim vrsta dokumenata koje propisuje norma ISO 9001:2000, uključeni su svi dokumenti kojima se propisuje funkcioniranje organizacije i svi se izdaju i koriste pomoću SQM programa. Dokumentiranom procedurom za upravljanje dokumentacijom propisano je označavanje i upravljanje sljedećim vrstama dokumenata: - Poslovnik upravljanja kvalitetom, - Dokumentirane procedure, - Radne upute, - Interne upute, - Pravilnici, - Priručnik o organizaciji, - Gospodarski planovi, - Planovi kvalitete i tehnologije, - Mapa procesa,

- Evidencije. Bazični dokumenti kojima se propisuju odgovornosti i ovlaštenja u odnosu na procese (dokumentirane procedure, radne upute, interne upute) označavaju se na način da njihova oznaka u sebi sadrži:

- vrstu dokumenta (DP, RU, IU), - proces kojem pripadaju (A, B, C, …), - organizacijsku jedinicu koja ih izdaje (brojčana oznaka iz organizacijske sheme na

slici 1). Tako na primjer, oznaka DP.B-3.2-01 govori da se radi o dokumentiranoj proceduri, da pripada procesu B (vidi sliku 5), te da je izdaje Sektor za strateško planiranje i kontroling (vidi sliku 1).

4. UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM U SKLADU SA ZAHTJEVIMA NORME

Dijagram toka prikazan na slici 6. dio je dokumentirane procedure za upravljanje dokumentacijom SUK. Tom procedurom i pripadajućim radnim uputama definirana su sva pravila poštivanjem kojih, a pomoću informatičkog programa SQM, se postiže potpuno zadovoljavanje zahtjeva norme ISO 9001:2000 iz točke 4.2.3.

Slika 6. Dijagram toka upravljanja dokumentacijom SUK Obzirom na već navedene specifične uvjete u kojima djeluju tvrtke Nexe Grupe, izrada, odobravanje i razdioba dokumenata SUK u elektronskom obliku najpraktičniji je način osiguranja da važeći dokumenti uvijek budu dostupni onima koji ih trebaju koristiti. Pri tome je naglašeno pravilo da je važeći dokument samo onaj koji se može vidjeti otvaranjem u SQM

programu. Također, ispis dokumenta se ne može smatrati važećim ukoliko se ne usporedi sa istovjetnim dokumentom otvorenim u SQM programu. Bazični dokumenti SUK označeni su na takav način da je na svakoj stranici dokumenta vidljivo o kojem se dokumentu radi, isto kao i broj i datum izdanja. Pravilima o izradi bazičnih dokumenata SUK propisano je: tip i veličina fonta, poravnavanje teksta, margine i slično, a obrascima za izradu ovih dokumenata definiran je obavezni sadržaj. Na taj način je u najvećoj mjeri osigurana čitljivost dokumenata i njihovo prepoznavanje.

5. ZAKLJUČAK Opisanim načinom upravljanja dokumentacijom SUK u uvjetima jedne složene organizacije koja se bavi sa više različitih djelatnosti i djeluje na različitim lokacijama u tri države, postignuto je potpuno zadovoljavanje zahtjeva norme ISO 9001:2000 i zadovoljavanje zahtjeva za potporu učinkovitog upravljanja Grupom, koje nije moguće bez osiguranja dostupnosti svih važnih dokumenata na mjestima gdje se trebaju koristiti. LITERATURA [ 1 ] HRN ISO/TR 10013:2002 Smjernice za izradu dokumentacije sustava upravljanja [ 2 ] HRN EN ISO 9001:2002 Sustavi upravljanja kvalitetom – Zahtjevi

MANAGING QMS DOCUMENTS IN LARGE ORGANIZATION

MANAGING QMS DOCUMENTS IN A LARGE ORGANIZATION

Summary Nexe Grupa, being a group of companies operating in 3 countries, and whose core activity is the production of construction materials, is currently introducing a QMS in accordance with ISO 9001:2000. Considering complexity, geographical distance and location of companies integrated into the system, one of the first and most complex problems was solving document management in terms of functionality and fulfilment of the requirements of the standard. Based on an IT program, called 'Swing Quality Management', that has been successfully used in Našicecement for quite some time, we have developed a new program, in collaboration with the program supplier, that has solved the following problems: - the making, approval and distribution of documents in electronic form in all companies included in the QMS, either as common documents (applying to all or just some of the companies) or as local documents (applying only to a particular company ); - supervision over issuance of all documents from one place as well as input of all users from one place. A new model of document management has been developed. It defines the obligatory form and content of certain types of documents, and designation of documents that refers to:

- the process to which this document belongs, - the company to which this document applies, - the type of document.

Key words: Document management, types of document, designation of documents