MEGATREND UNIVERZITET

FAKULTET ZA POSLOVNE STUDIJE – POŽAREVAC

SEMINARSKI RAD

Iz predmeta: Upravljanje projektima

Tema: Upravljanje projektima

Mentor: Student:

Prof. Radoje Ž. Cvejić Vladimir Paunović

Br. Indexa:

Požarevac, januar 2011.

1

UVOD

Upravljanje projektima obuhvata sve organizacijske sposobnosti i tehnike, koje su

usmerene ka ostvarivanju nekog projekta. Strukture i sredstva upravljanja projektima

potpuno su različite. Njihov izbor zavisi o području, vrsti, veličini i kompleksnosti

projekta. Projekt može obuhvatati jednu ili nekoliko hiljada osoba. Iz toga proizlazi da

struktura upravljanja projektima može odgovarati jednostavnoj listi zadataka, ali i

kompleksnoj organizaciji preduzeća čija je svrha izvođenje projekta uz podršku

projektnog programa.

Upravljanje projektima primjenjuje određene postupke prilikom pokretanja,

planiranja, upravljanja, implementacije i završavanja pojedinog projekta dizajniranog s

ciljem da se postignu određeni ciljevi. Upravljanje projektima uključuje tri elementa -

upravljanje:

zadacima

resursima

vremenom

Mnogi od postupaka upravljanja projektima iterativne su prirode. Delom je tome

razlog činjenica da se projekti najčešće razvijaju (razrađuju) progresivno tokom njihovog

životnog ciklusa. U osnovi, što više znamo o projektu, možemo njime bolje upravljati.

2

OSNOVNE INFORMACIJE

Upravljanje projektima je u modernom obliku prisutno svega 50-ak godina, ali

koreni mu se protežu u mnogo ranije kada se, s napretkom industrije, pojavila potreba za

upravljanjem radom hiljadu radnika koji su proizvodili dobra u do tada neviđenim

količinama. Nakon II. Svetskog rata, uvedeni su mrežni dijagrami pod nazivom dijagrami

PERT, takozvana "metoda kritične putanje" (eng. critical path method), omogućavajući

voditeljima bolji nadzor nad vrlo složenim projektima vrednim nekoliko miliona dolara.

Tokom godina razvijen je niz tehnika upravljanja različitim projektima, uključujući

Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), te ideje poput Personal

Software Process (PSP) i Team Software Process (TSP) i PRINCE2. Tokom vremena je

razvijen i čitav niz alata za upravljanje manje složenim projektima.

Kad upravljanje projektima obuhvata više projekata koji se istovremeno izvode i

koordiniraju govorimo o multiprojekt managementu. Multiprojekt management čest je

kod velikih građevinskih firmi kao i kod kapitalnih projekata izgradnje tako da

pretpostavlja poseban izazov za članove projektnog tima jer se kritični resursi moraju

koordinirati i raspoređivati na više projekata.

Program management razlikuje se od multiprojektmanagementa. Pod programom

se u ovom slučaju podrazumeva skup pripadajućih projekata (npr. projekt s nekoliko

podprojekata). Program management je za razliku od multiprojekt managementa

vremenski ograničen (slično kao i projekt). Multiprojekt management može biti

neograničeno korišćen kao vid upravljanja resursima.

U međuvremenu je veći broj izraza i iskustava upravljanja projektima

standardizovan. Osnove projektovanja organizacije predaju se u okviru većine studijskih

programa u područiju građevine, ekonomije i informatike. Postoje dva svetska udruženja

koja su se upisala u anale projektovanja organizacije: američki Project Management

Institute (PMI) i evropska IPMA International Project Management Association. Njihove

nacionalne filijale omogućuju sertifikaciju na različitim nivoima. U Nemačkoj je to

Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement, a u Austriji P.M.A. Projekt Management

Austria.

3

Uz čisto tehničke mogućnosti za ishod nekog projekta su izrazito važne i

socijalizacijske sposobnosti projektnog menadžera. Upravljanje projektima uvek

predstavlja krizno ili šansno upravljanje. U svakom projektu nastupaju neplanirane

situacije. Dobar projektni menadžer ističe se time što takve situacije obuzdava s

najmanjim mogućim gubitkom (kriza) ili koristi otvorene mogućnosti (šansa). Projektni

menadžer treba na socijalnoj razdaljini zadovoljavati iskustvom u područjima konfliktnog

menagementa, timskog vodstva i motivacije.

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA

Obuhvata sledeća područija znanja i sposobnosti (PMI):

Integracija organizacije - Predstavlja koordinaciju različitih elemenata nekog

projekta. Olakšana je standardizacijom metoda projektne organizacije.

Organizacija područja i sadržaja - Brine se za postizanje postavljenih ciljeva

projekta. Ne brine se samo za orijentaciju na rezultate u skladu s prethodno

postavljenim ciljevima, već ima poseban zadatak uvođenja potrebnih mera od tih

ciljeva koji su se iskristalizovali u toku projekta kao i sprovođenje

pretpostavljenih novih planova.

Organizacija vremena - Osvrće se na vremenski aspekt svih uključenih grupa

ciljeva, pri tom projektni plan služi kao sredstvo komunikacije.

Upravljanje kvalitetom - Specifično za upravljanje projektima obuhvata

standardizaciju procesa, dokumentovanje radova i rezultata kao i pripadajuće

upravne mere.

Upravljanje resursima - Podrazumeva efektivni raspored resursa prema

osobinama raspoloživih kapaciteta na projektne zadatke, ali i razvoj tima.

Organizacija komunikacije - Oduzima 50% rada na projektu i zaokružuje sve

uključene i pogođene jednim projektom u jednu grupu; osvrće se i na

management u kriznim situacijama.

Upravljanje rizikom - Specifično za upravljanje projektima sadrži analizu rizika,

preventivne mere i mere u slučaju krize. Izrazito je bitno kod kompleksnih

projekata.

4

Eksterna organizacija - Odnosi se na: integraciju i zajednički rad partnera i

dobavljača.

METOD KLJUČNIH DOGAĐAJA

Ključni događaji su izuzetno važni dogadjaji u projektu i označavaju pocetak ili

završetak određenog projekta ili druge značajne faze rada u projektu, prvi korak je

odredjivanje tih ključnih (milestone) projekta. Mrežni plan ključnih događaja je manji

broj njih koji su od izuzetne važnosti za upravljanje zbog čega se vrši kontrola i praćenje

zavrsetka kako bi se sve odvilo po planiranom vremenu.

Metod rasporedjivanja radne snage:

Svodi se na najpovoljniji raspored angažovanja radnika različitog profila na

izvršenje pojedinjenih aktivnosti u toku realizacije projekta.

Metode procene troskova:

Planiranje troškova realizacije projekta da bi se utvrdili realni troskovi. Rade se

procene troškova pojedinjenih aktivnosti, materijala, opreme, delova i dr.

Iskustveni metod:

Klasičan i najstariji koji se i danas negde koristi, najpre se projekt rastavi na

određene delove, zadatke i onda se na osnovu sopstvenih i tudjih iskustava procenjuju

troškovi.

Statisticki metod:

Koriste se prethodno prikupljeni i statistički obrađeni podaci o troškovima

pojedinjenih aktivnosti i poslova već završenih projekata.

5

Normativni metod:

Vrsi se procena pojedinih aktivnosti u projektu na osnovu normativa ili standarda

vremana potrebnog za izvođenje i normativa za korišćenja materijala.-koriste se standardi

koji su izmereni i izračunati i usvojeni kao normativ.

Gantogrami:

Omogućava grafičko i vremensko planiranje odvijanja određenih zadataka ili

poslova, odnosno grafički prikaz odvijanja određenog zadataka u vremenu.

U današnje vreme modernizacijom tehonologija došlo je do porasta standarda za

upravljanje projektima koji koriste standardizovane modele i principe koji se koriste u

realnom okruženju poštujući zakonske regulative ali opet dajući celom projekti visok

stepen automatizacije, jedan od takvih je PRINCE2.

Sl.1 Prince 2 I hirarhija standarda

6

ISTORIJAT PRINCE 2

Standard Prince 2 (akr. engl. PRojects IN Controlled Environments 2) formulisala

je i objavila još 1989. godine Britanska središnja agencija za računare i telekomunikacije

(Central Computer and Telecommunications Agency, CCTA) kao svoj osnovni standard

namenjen upravljanju informatičkim projektima. CCTA je s vremenom prerasla u vladinu

kancelariju za trgovinu (Office of Government Commerce, OGC) koji danas nadzire

primenu tog standarda. Prince 2 je izveden iz još starije metode upravljanja projektima

PROMPT, koju je 1975. godine razvila tada snažna i poznata britanska konzultantska

kuća Simpact Systems Ltd

Svrha i ciljevi standarda Prince 2.

PRINCE2™ je priznat kao međunarodni proizvod svetske klase i standardni je

metod za upravljanje projektima, u najmanju ruku zato što uključuje mnogo godina dobre

prakse u upravljanju projektima i obezbeđuje fleksibilan i prilagodljiv pristup koji

odgovara svim projektima u vlasništvu britanske UK Office for Government Commerce

(OCG). PRINCE2™ je generički, prilagodljiv, jednostavan za praćenje metod za

upravljanje projektima. On sadrži uputstva za organizovanje, upravljanje i kontrolu

projekata. Cilj je da omogući uspešno pružanje odgovarajućih proizvoda, na vreme i u

okviru predviđenog budžeta.

Ovaj se de facto standard fokusira na organizaciju, upravljanje i kontrolu

informatičkih projekata i u širokoj je primeni u Velikoj Britaniji, ali i u nekim drugim

zemljama. Usmeren je prvenstveno standardizaciji procesa što se realizuju u okvirima

informatičkih projekata, a cilj mu je omogućiti upravljanje tim projektima. U tom se

kontekstu svaki proces definiše pomoću ulaza i izlaza, ciljeva i aktivnosti koje treba

izvršiti. Standard sugeriše podelu celokupnog, obično složenog i dugotrajnog

informatičkog projekta u faze kojima je moguće lakše upravljati, radi uspostavljanja

kontrole nad upotrebom raspoloživih resursa i redovnog nadzora nad napretkom projekta.

7

Uz to što je procesno orjentisan, standard je usmeren i proizvodima, što znači da

se planovi projekta fokusiraju na ostvarivanje konkretnih rezultata, a ne samo na

aktivnosti koje u okvirima projekta treba izvršavati. Uza sve navedeno, Prince 2 teži i

stvaranju pretpostavki za lakše razumevanje između naručioca i izvršioca projekta te

minimalizaciji zastoja i praznih hodova tokom samog rada na projektu.

METODE PRINCE 2

Prednost PRINCA je struktuisan pristup upravljanja projektima. On obezbeđuje

metod za upravljanje projektima jasno definisanih okvira. PRINCE2 opisuje postupke

ljudi i koordinira aktivnosti u projektu, kako da se dizajnira i nadgleda projekat, i šta

raditi ako projekat mora da se podešava tj ako se ne razvija kako je planirano.

U svakom procesu metodom je određen sa svojim ključnim ulazima i izlazima

koje definišu specifične ciljeve i aktivnosti koje se sprovode, što daje automatsku

kontrolu odstupanja od plana. Podeljen na upravljanje fazama, metoda omogućava

efikasnu kontrolu nad resursima. Na osnovu pažljivog monitoringa projekta može biti

sprovedeno na kontrolisan i organizovan način.

Struktuiran metod široko priznate metode PRINCE2 pruža zajednički jezik za sve

učesnike u projektu. Različite uloge i odgovornosti za upravljanje koji su uključeni u

projekat su u potpunosti opisani i prilagodljivi da odgovaraju složenosti projekta i

veštinama organizacije.

PRINCE2 se ponekad pogrešno smatra nepodobnim za veoma male projekate,

zbog rada potrebanog u stvaranju i održavanju dokumentacije, evidencija i lista.

Međutim, to može često da se zbog nesporazuma o tome koji delovi PRINCE2 se

prijaviti: PRINCE2 je potpuno skalabilan.

8

AKTIVNOSTI I PROCESI

PRINCE2 2 definiše 40 odvojenih aktivnosti i organizuje ih u sedam procesa:

1. Pokretanje projekcionih ovom procesu projektnog tima imenuje i projekat

kratak opisu kontura, što projekat pokušava da postigne i opravdanost posla za to je

pripremljen. Osim toga ukupan pristup treba preduzeti što se odlučuje u narednoj fazi

projekta kako je planirano. Kada je ovaj posao završen, projekatni odbor traži da ovlasti

sledeću fazu, koja je pokretanja projecta.

2. Aktivnosti obuhvataju: imenovanje izvršne vlasti i menadžera projekta,

projektovanje i imenovanje za upravljanje tim projektima, priprema projekata, definisanja

projekat pristupa i planiranja narednih faza (inicijacija).

3. Iniciranje procesa projekta na radu od početka procesa, a projekat je kratak da

bi ga formirala Radna jedinica. Pristup da se obezbedi kvalitet na projektu je dogovoreno

sa ukupnom količinom pristupa kontroli samog projekta (Projekat kontrole). Datoteke

projekta su takođe napravili kao i ukupan plan za projekat.

4. Plan za narednu fazu projekta je napravljen. Rezultate informacije mogu se

staviti pre nego što projekat odbora za njih ovlasti sebe lično. Aktivnosti projekta

obuhvataju: planiranje kvaliteta, planiranja projekata, preradu poslovnog slučaja i rizika i

uspostavljanje kontrole projekta; postavljanje datoteka projekta i montaže projekta.

5. Usmeravanje projekta I pod-procesi diktiraju kako Upravni odbor projekta (koji

obuhvata, kao što su uloge izvršnog sponzora ili sponzora projekta) treba da kontroliše

celokupni projekt. Kao što je gore navedeno, projektni odbor može ovlastiti fazu

inicijacije i takođe može da odobri projekat.

6. Usmeravanje projekata takođe diktira koliko odbor treba da odobri projekat u

fazi plana, uključujući i bilo koju fazi plana I da ih zamenjuje iz postojeće faza plana

zbog tolerancije ili drugih nepredviđenih okolnosti. Takođe pokriven je način na koji

odbor može dati ad-hoc pravac do projekta i način na koji projekat treba da bude

zatvoren. Aktivnosti obuhvataju: pokretanje odobravanja; odobravanju projekata,

odobravanja ili izuzetak plana, dajući ad hok pravcu i potvrdu projekta zatvaranja.

9

7. Kontrolna faza sugeriše da bi trebalo projekti da budu razbijeni u faze i ovih

pod-procese i diktiraju kako bi svaki pojedinac u fazi mogao biti kontrolisan. Većina u

osnovi ovo uključuje na način koji rade ovlašćenje primljenih paketa. Ona takođe

precizira način na koji bi trebalo da prate napredak i kako treba da protiče napredak a da

bi se sve to videlo morate biti prijavljeni u odbora projekta.

Sredstva za snimanje i procenu projekta pitanja predlažu , zajedno sa načinom na

koji bi trebalo da budu preduzete korektivne mere. Aktivnosti projekta obuhvataju:

odobravanje rad paketa, ocenjivanje napretka, snimanje i ispitivanje projektnih pitanja;

fazu razmatranja statusa; izveštavanja naglašava; preduzimanje korektivnih mera;

eskalacije projekta pitanja i završno delo primanja paketa.

PRINCE2 metod funkcioniše sa većinom tehnike upravljanja projektima, ali

konkretno opisuje način na koji osigurava kvalitet proizvoda projekta su potrebni

standarda (tj. zadovoljava definisane kriterijume). Ovo se odvija uporedo sa pregledom

kvaliteta, koji identifikuje greške u proizvodu.

PREDNOST STANDARDA PRINCE 2

Među najvažnije prednosti standarda Prince 2 mogu se navesti sledeći:

1. Standard se oslanja na pristup i metodologije strateškog, taktičkog i operativnog

upravljanja informatičkim projektima koje uključuju saznanja pribavljena

analizom provjerenih i dokazanih najboljih praksa.

2. Budući da omogućuje nesmetanu komunikaciju među izvršiteljima projekta, ali i

njih s ostalim zainteresovanim stranama (investitorima, naručiteljima i budućim

korisnicima), standard Prince 2 nailazi na široko prihvatanje u stručnim

krugovima i poslovnoj praksi.

3. Prince 2 predstavlja kvalitetnu osnovu za kontrolu upotrebe (trošenja) resursa i

upravljanje projektnim rizicima.

4. Ovaj standard omogućuje:

kontrolisani i organizovani početak, razvoj (progres) i završetak projekta

redovne revizije napredovanja projekta

10

fleksibilnost odlučivanja tokom rada na projektu

automatizovanu upravljačku kontrolu odstupanja od plana projekta

uključivanje i reakcije menadžmenta i ostalih zainteresovanih strana u bilo kojoj

tački ili fazi rada na projektu

nesmetanu komunikaciju između izvršioca projekta, menadžmenta i svih ostalih

zainteresovanih strana

Sl. 5. Integracija standard

5. Pojedinačnim projektima donosi sledeće koristi:

- precizno definiše ulogu pojedinaca na svim stupnjevima i u svim fazama rada na

projektu

- donosi ubrzanju komunikacije i smanjenju administrativno/birokratskih aktivnosti

- omogućuje prepoznavanje izuzetaka i prilagođavanje upravljačkih aktivnosti tim

izuzecima

- podupire planiranje na svim stupnjevima apstrakcije/detaljizacije i u vrlo širokom

vremenskom rasponu

- omogućuje jasno i nedvosmisleno razdvajanje upravljačkih od izvršno-tehničkih

aktivnosti projekta

- jača svest o postojanju projektnih rizika i pruža objektivan uvid u stanje tih rizika svim

zainteresovanim stranama i pojedincima

11

- nudi razne mogućnosti upravljanja promenama radi smanjenja projektnih rizika.

SLABOSTI STANDARDA PRINCE 2

Kao dvie glavne potencijalne slabosti standarda Prince 2 mogu se navesti:

1. Ne uključuje nikakve smernice za unapređenje postupaka pregovaranja i

ugovaranja pre pokretanja projekta

2. Ne uključuje nikakve smernice za upravljanje ljudskim potencijalima,

odnosno upravljanje timskim radom.

12

ZAKLJUČAK

Standard Prince 2 danas je, uz standard PMBOK, jedan od složenijih standarda za

podršku upravljanju projektima uopšteno, a posebno informatičkim projektima.

Upoređujući njegove snage i slabosti lako se dolazi do saznanja da snage uveliko

nadmašuju nedostatke standarda Prince 2, što ga čini izuzetno atraktivnim za primenu u

praksi strateškog upravljanja informacionih tehnologija.

Vodeći računa da će u budućnosti projekti postati još komplikovaniji, te da će biti

neophodno poznavati određenu metodologiju u upravljanju projektom, od velike

važnosti biće odabir prave metodologije.

Velika je verovatnoća i ta da današnje metodologije neće ispunjavati zahteve za

projekte u budućnosti

13

SADRŽAJ:

1. Uvod.........................................................................................................str. 2

2. Osnovne informacije................................................................................str. 3

3. Upravljanje projektima............................................................................str. 4

4. Metod ključnih događaja.........................................................................str. 5

5. Istorijat PRINCE 2 .................................................................................str. 7

6. Metode PRINCE 2 .................................................................................str. 8

7. Aktivnosti i procesi ................................................................................str. 9

8. Prednost standarda PRINCE 2 ..............................................................str. 10

9. Slabosti standarda PRINCE 2 ...............................................................str. 12

10. Zaključak ...............................................................................................str. 13

11. Sadržaj ...................................................................................................str. 14

12. Literatura................................................................................................str. 15

14

LITERATURA

1. Cvetković, N., Upravljanjе projektima sа principima investiranja, Megatrend, 2005.

2. Raković, A., Kvalitet u upravljanju projektima, Građevinska knjiga Beograd,

2007.

15