USER MANUAL

SOFTWARE FINGERPRINT

Daftar Isi:

Chapter I

1. Instalasi CD Program

2. Koneksi Alat/Mesin Ke Software

Chapter II

1. Bagian-Bagian Program

2. Langkah Kerja Program

Chapter III

1. Reports / Laporan

Chapter I

Pada Chapter pertama ini akan dibagi menjadi 2 point:

1. Instalasi program dari CD

2. Koneksi Alat/mesin ke Program/software.

1. Instalasi CD

Setelah CD dimasukkan ke dalam CD-ROM, kemudian secara otomatis CD akan terbaca dan akan muncul tampilan seperti berikut

Pilih bahasa yang mau di instal, klik Ok selanjutnya klik Next.

Lalu akan keluar tampilan seperti diatas, pilih “I accept the agreement” lalu klik Next.

Di tampilan selanjutnya Anda diminta untuk membuat folder baru untuk software ini. Pilih tempat folder baru tersebut kemudian tekan next.

Berikutnya akan ada pilihan komponen Attendance Management atau Manual atau keduanya. Bika anda memilih Attendance Management, berarti anda menginstall softwarenya saja. Bika anda memilih beserta Manuial, anda akan menginstall software dan juga manual/petunjuk dari penggunaan program/software ini. Setelah memilih, kemudian tekan Next.

Tampilan selanjutnya adalah untuk memberi nama program yang nantinya akan muncul pada waktu start menu. Setelah diberi nama tekan Next.

Langkah terakhir tekan Install.

2. Koneksi Alat / Mesin ke Komputer / Software (untuk download ataupun upload data).

Untuk menghubungkan dari alat fingerprint ke komputer, dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

1. Dengan Menggunakan kabel LAN.Apabila menggunakan kabel LAN, hal yang harus diperhatikan adalah pengaturan IP. Angka IP pada komputer di urutan ke 3 harus sama dengan angka IP d urutan ke 3 pada pengaturan di alat fingerprint.Seperti contoh:- IP pada computer 192.168.0.xxx- IP pada alat/mesin fingerprint 192.168.0.xxx

2. Dengan menggunakan USB flasdisk.

Langkah-langkah untuk menyambungkan ke komputer dengan menggunakan USB dari flashdisk:

Hubungkan flashdisk dengan alat fingerprint. Pada alat fingerprint, masuk ke Menu kemudian masuk ke PenDrive. Pada menu PenDrive, pilih Download (Download Record dan Download User). Setelah Download record dan Download user selesai, lepas flashdisk dari alat

fingerprint lalu hubungkan flashdisk ke komputer. Jalankan program/software Attendance Management Program, klik Data pada bar bagian

atas, kemudian pilih Usb Disk Manage seperti pada gambar dibawah ini

Setelah Usb Disk Manage dipilh, akan muncul halaman seperti berikut

Pilih pilihan pertama, kemudian Ok.

Selanjutnya akan muncul halaman berikut:

Untuk memindahkan data “user”, pilih Import user data pada bar bagian atas, kemudian pilih Import user data pada bar bagian kanan.

Sedangkan untuk memindahkan data “record”, pilih Record data import pada bar bagian atas, kemudian pilih Import the rec from U Disk pada bar bagian kanan.

Chapter II

Pada Chapter ini akan dibagi menjadi 2 point:

3. Bagian-bagian program

4. Langkah Kerja Program

1. Bagian-bagian program:

Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai bagian-bagian dari program Attendance Management Program. Tampilan awal dari program tersebut seperti pada gambar berikut:

Berikut penjelasan untuk gambar diatas.

Angka [1-8]1. Employees: Menu untuk menambah, menghapus, dan mengedit data employee

(data karyawan).2. AC Log: Menu untuk melihat hasil semua absensi dari mesin fingerprint.3. Report: Menu untuk melihat laporan absensi dari karyawan.4. Device: Menu untuk menambah/merubah settingan dari mesin absensi fingerprint

agar dapat tersambungkan dengan mesin.5. Del Device: Menu untuk menghapus pilihan mesin yang sudah tidak terpakai.

1 2 3 4 5 6 7 8

A

B

C

D

E

6. Connect: Menu untuk menyambungkan dengan alat fingerprint.7. Disconnect: Menu untuk memutuskan sambungan dengan alat fingerprint.8. Exit System: Menu untuk keluar dari system/software.

Huruf [A-E]A. Download Attendance Logs: Menu untuk mendowload hasil absensi karyawan

dari mesin fingerprint.Download user info and FP: Menu untuk mendownload daftar karyawan dan fingerprint dari masing-masing karyawan yang sudah didaftarkan melalui mesin fingerprint.Upload user info and FP: Menu untuk mengupload daftar karyawan dan fingerprint yang sudah dirubah melalui software (employee) ke mesin fingerprint.

B. Departement List: Menu untuk menambah, menghapus dan merubah daftar departement perusahaan.Administrator: Menu untuk mengatur hak administrator dari software attendace management.Employees: Menu untuk menambah, menghapus, dan mengedit data employee (data karyawan perusahaan).Database Option: Menu untuk membuat link/koneksi data dengan jenis database lainnya. (contoh: ms.access).

C. Maintenace Time Table: Menu untuk mengatur jadwal/jam kerja.

Penjelasan: Timetable Name: Memberi nama untuk jadwal kerja karyawan. On Duty Time: Jam masuk. Off Duty Time: Jam pulang/keluar. Late Time(Mins): Batas waktu keterlambatan yang ditoleransi. Bila

melebihi waktu tersebut dianggap tidak Clock-in/masuk. Leave Early Time(Mins): Batas waktu pulang awal/Clock-out yang

ditoleransi. Bila waktu pulang kurang dari yang ditentukan akan dianggap tidak absen pulang/Clock-out.

Beginning In: Batas awal clock in, kurang dari waktu ini tidak dianggap clock-in.

Ending In: Batas akhir waktu clock in, lebih dari waktu ini maka tidak dianggap clock-in.

Beginning Out: Batas awal clock out, kurang dari waktu ini maka tidak dianggap clock-out.

Ending Out: Batas akhir clock out, kurang dari waktu ini maka tidak dianggap clock-out.

Count as Workday: Perhitungan hari kerja. Count as Minute: Perhitungan total 1 hari kerja dalam satuan menit. Must C/In C/Out: Apakah harus C/In atau C/Out.

Shift Management: Menu untuk mengatur jadwal/jam kerja mingguan, menggunakan jadwal kerja harian yang telah dibuat.

Membuat jadwal shift jam kerja (bisa lebih dari satu macam shift). Menggunakan jadwal waktu kerja yang telah dibuat pada menu maintenance time table.

Employee Schedule: Menu untuk menentukan jadwal kerja menggunakan shift kerja yang telah kita atur pada menu sebelumnya. Untuk tiap karyawan bisa menggunakan shift kerja yang berbeda. Jadwal kerja bisa diatur masa berlakunya.

Attedance Rule: Menu untuk merubah aturan-aturan yang dibutuhkan untuk menentukan hasil laporan absensi.

Penjelasan:One workday as: Diisikan dengan total waktu satu hari kerja.Clock-in over: Diisikan dengan batas waktu terlambat, namun apabila sudah disetting menggunakan menu timetable, cukup disamakan saja.Clock-out over: Diisikan dengan batas waktu pulang awal, namun apabila sudah disetting menggunakan menu timetable, cukup disamakan saja.If no clock in, count as: Settingan lama waktu terlambat pada karyawan yang tidak clock-in.If no clock out, count as: Settingan lama waktu pulang awal pada karyawan yang tidak clock-out.

D. Import Attendance Checking Data: Menu untuk mengunduh hasil absensi dari file /data lain yang tidak ada didalam mesin absensi.Export AAttendance Checking Data: Menu untuk menyimpan /back-up data dari software attendance management.Backup Database: Menu untuk membackup seluruh data dari software attendance management.

E. Daftar alat fingerprint yang telah didaftarkan melalui menu no.4. atau bisa juga menggunakan klik kanan pada daerah menu E.

Tampilan menu ”Data”

Pada menu Data terdapat beberapa menu, berikut penjelasan dari menu-menu tersebut:

1. Intialize System: menu yang dipergunakan untuk menghapus data-data yang sudah tidak diperlukan lagi. Contoh: data absensi yang tidak memiliki user/ user sudah dihapus.

2. Clear Obsolete Data: menu untuk menghapus keseluruhan data dalam system dengan pilihan close date. Data yang diatas close date tidak akan terhapus.

Berikut tampilan menu Obsolete data:

Button compact database file berguna untuk mengecilkan ukuran database.

3. Backup Database: menu untuk membackup seluruh database dari program.4. Import AC Data: menu untuk mengimport data dari file backup/ dari export file.5. Export AC Data: menu untuk mengexport data ke dalam bentuk file .ABT dengan range

tanggal yang bisa kita pilih.

6. USB Disk Manage: menu untuk mengimport data dari USB flash disk.

Berikut tampilan dari USB data management:

Terdapat pilihan group bar sbb:

a. Import User Data: menu untuk mengimport data user dari USB flashdisk. Menggunakan button import from local disk.

b. User Data Export: menu untuk mengexport data user kedalam USB flashdisk.c. Record data import: menu untuk mengimport data record absensi dari USB

flash disk.d. Import Images: menu untuk mengimport images dari USB flash disk.

Tampilan menu ”Attendance”

Pada menu Attedance terdapat beberapa menu, berikut penjelasan dari menu-menu tersebut:

1. Employee Leaving on Business/Asking for Leave: menu untuk menginput data karyawan yang meninggalkan kantor sebelum waktunya.

Berikut tampilannya:

Melalui menu ini kita bisa menginput alas an dari tiap-tiap karyawan yang hendak meninggalkan kantor sebelum waktu kerja habis. Dan juga kita bisa lihat laporan dengan range waktu sesuai kebutuhan kita. (mingguan, bulanan).

2. Forgetting to clock in/out: menu untuk menginput waktu clock in/out bagi karyawan yang lupa untuk clock in/out.

3. Coming Late Collectivelly: menu untuk menginput keterlambatan secara bersamaan bagi seluruh karyawan dikarenakan alas an tertentu (mis: banjir). Jika sudah disetting, maka pada hari yang ditentukan tesebut jadwal masuknya akan mundur.

2. Langkah kerja:

Hubungkan alat fingerprint dengan komputer anda. Masuk software Attendance Management Program, Kemudian pilih Download

Attendance logs dan Download User Info and FP, untuk memindahkan data-data atau nama karyawan yang ada di alat/mesin fingerprint ke komputer atau bisa juga menggunakan flashdisk dan download record serta user data.

Setelah itu pilih Department List. Maksudnya untuk membuat pembagian dalam suatu perusahaan. Misalnya: Accounting, Mekanik, Distributor, dll.Untuk memasukkan nama-nama karyawan pada bagian-bagian tertentu, pilih employee

Setelah mengklik employee, anda tinggal memindahkan karyawan anda pada kolom sebelah kiri ke kolom sebelah kanan dengan cara klik karyawan yang akan di pindahkan kemudian pilih Add >>. Lalu Close.

Untuk membuat jadwal kerja masuk ke menu Maintance Timetable dan kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar dibawah ini

Pada gambar diatas, anda diminta untuk membuat jadwal kerja. Cara membuatnya adalah klik +Add kemudian anda diminta untuk mengisi data yang tersedia, mulai dari Timetable Name sampai pilihan MustC/In Must C/Out.Setelah mengisi data-data tersebut, pilih Post. Kemudian akan muncul jadwal/data yang anda buat tadi di kolom sebelah kiri.Apabila anda ingin menghapus jadwal kerja yang ada, anda tinggal pilih jadwal mana yang akan anda hapus, kemudian klik Delete.

Setelah selesai membuat jadwal kerja, anda pilih menu Shift Management dan akan muncul tampilan seperti berikut

Pada gambar tersebut terdapat 2 kolom, kolom sebelah kiri yaitu Shift dan kolom sebelah kanan merupakan Shift Time Period. Apabila anda ingin membuat jadwal shift kerja, pilih Add, kemudian akan muncul ”new shift”, klik 2x pada tulisan tersebut untuk mengatur nama/jenis shift kerja, kemudian atur waktu (beginning date) kapan di mulainya jenis shift tersebut, kemudian isi Cycle Num. Kemudian tentukan Cycle Unit, ada pilihan week, day, dan month.Setelah selesai membuat shift, tekan Save. Kemudian klik 2x pada kolom sebelah kanan (Shift Time Period), dan akan muncul tampilan seperti berikut

Pada gambar diatas, anda akan diminta menentukan hari shift kerja. Seperti contoh diatas, Shift Normal hari senin-jumat, setelah itu Ok. Nanti akan muncul tampilan seperti berikut

Kemudian klk 2x lagi pada kolom bagian kanan, kemudian shift sabtu hari sabtu, kemudian Ok. Dan tampilan pada kolom sebelah kanan akan berbeda dari sebelumya, seperti pada gambar di bawah ini

Setelah anda selesai mengatur jadwal shift kerja, pilih Employee Schedule dan akan muncul tampilan seperti berikut

Pada bagian ini, anda diminta untuk menentukan jadwal kerja menggunakan shift kerja yang telah anda atur pada menu sebelumnya. Bagi tiap-tiap karyawan bisa menggunakan shift kerja yang berbeda. Jadwal kerja bisa kita atur masa berlakunya. Untuk mengatur shift kerja mana yang ditentukan, pilih 1 karyawan/employee pada kolom yang ada pada bagian sebelah kanan, kemudian pilih Arrange Shift dan akan mncul tampilan seperti berikut

Untuk menampilkan jadwal shift kerja yang telah dibuat pada Shift Management sebelumnya, pilih tanda (+) dan akan keluar tampilan berikut

Pilih jadwal shift kerja yang mana yang ingin dimasukkan. Setelah itu Ok. Nanti akan muncul jadwal shift kerja yang telah anda pilih tadi.

Klik jadwal shift kerja tersebut, kemudian Ok.Apabila anda ingin melihat periode jadwal kerja tertentu dari karyawan, anda tinggal mengaturnya pada Time Range.

Chapter III

ReportSetelah anda membuat jadwal kerja, shift kerja dan pembagian shift kerja anda pasti ingin

mengetahui hasilnya/report.Pada software/program akan terdapat menu report. Klik report tersebut, dan nanti akan muncul gambar sebagai berikut

Pada gambar diatas terdapat Dep (nama perusahaan), Name (nama karyawan), Time Range (periode waktu). Setelah anda menentukan nama perusahaan, nama karyawan dan periode waktu yang diinginkan, pilih Calculate. Dan akan muncul gambar seperti berikut

Contoh gambar report

Penjelasan:

Pada gambar diatas, terlihat report dari beberapa karyawan. Sebagai contoh adalah karyawan “C” pada tanggal 03/03/2011. Karyawan C clock-in pada pukul 08.33 dan clock-out pada pukul 17.20. C tidak terlambat dalam clock-in, namun si C clock-out lebih cepat/tidak sesuai peraturan/Attedance Rule. Didalam Attedance rule tertulis bahwa Late Time dan Leave Early adalah 5 menit. Sehingga yang seharusnya total jam kerja 1 hari adalah 9 jam, menjadi 8 jam 50 menit akibat terlalu cepat (10 menit) pada waktu clock-out. Begitu juga dengan karyawan D dan E. Mereka telat didalam clock-in dan terlalu cepat pada waktu clock-out. Sehingga waktu kerja mereka dikurangi 20 menit dan total waktu kerja mereka menjadi 8 jam 40 menit.

Tampilan pilihan-pilihan didalam export data

Didalam gambar terdapat pilihan “Export data”. Pada Export data terdapat berbagai macam pilihan. Pilihan tersebut dapat dilihat seperti pada gambar diatas.Setelah memilih bagian apa saja yang akan ditampilkan, tekan OK. Setelah itu anda diminta untuk menyimpan data tersebut.

Hasil dari data yang disimpan tadi berbentuk Microsoft Excell. Dan hasilnya dalam bentuk Excell dapat dilihat seperti pada gambar berikut