USER GUIDE

DAFTAR ISI

BAB

I

PENGENALAN OPENKM...............................................................................................................................1

1.1 Menubar......................................................................................................................................2

1.2 Toolbar........................................................................................................................................2

1.3 Workspace...................................................................................................................................2

1.4 Path.............................................................................................................................................3

1.5 Properties Panel..........................................................................................................................3

1.6 Taxonomy dan Daftar Dokumen..................................................................................................4

1.7 My Document..............................................................................................................................4

1.8 User Identification.......................................................................................................................5

1.9 Statusbar......................................................................................................................................5

BAB II

OPENKM......................................................................................................................................................6

2.1 Login............................................................................................................................................6

2.2 Membuat Folder..........................................................................................................................7

2.3 Upload Document........................................................................................................................7

2.4 Download Document...................................................................................................................8

2.5 Hak Akses.....................................................................................................................................9

2.6 Chat...........................................................................................................................................12

BAB III

CONTOH KASUS.........................................................................................................................................15

DAFTAR ISTILAH.........................................................................................................................................18

1

BAB I

PENGENALAN OPENKM

OpenKM merupakan sistem manajemen dokumen elektronik yang bersifat open source

Penggunaan sistem manajemen dokumen ini bertujuan membantu suatu perusahaan atau instansi

untuk mengelola sumber daya yang tersedia sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Melalui

sistem ini, informasi terutama pengetahuan yang muncul dan berkembang dapat diakses bersama

oleh anggota lainnya. OpenKM merupakan alternatif pertama yang dieksplorasi dalam penelitian

ini. OpenKM cukup ideal sebagai sistem manajemen dokumen karena mendukung semua fitur

yang harus difasilitasi oleh suatu KMS seperti yang telah dibahas pada bagian sebelumnya.

Namun, proses sharing informasi dan pengetahuan hanya dapat dilakukan melalui notes dari

setiap dokumen. Idealnya, disediakan forum diskusi untuk setiap dokumen yang ada.. Di dalam

sistem ini juga menyediakan fasilitas chat sehingga memudahkan pengguna berkomunikasi

dengan pengguna lainnya.

Sistem ini terdiri dari berbagai bagian, antara lain :

1.1 Menubar

Gambar 1. Menubar

NOTE : untuk penjelasannya bisa dilihat di halaman daftar istilah

1.2 Toolbar

Di dalam toolbar terdapat beberapa fungsi yang hampir sama dengan menubar. Hanya

mungkin ada beberapa yang tidak ada di dalam menu bar. Seperti Refresh, Add Group

Properties, Delete Group Properties.

2

Gambar 2. Toolbar

1.3 Workspace

Workspace berguna untuk berpindah antara Search , DashBoard, dan Administration.

Gambar 3. Workspace

Untuk mencari sebuah dokumen di dalam taxonomy maka bisa menggunakan tab search,

apabila di Search maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini

Gambar 4. Search

Di dalam Dashboard berisi beberapa layanan informasi dan utilitas pengguna seperti,

dokumen umum dan email serta informasi yang sudah dikerjakan tentang manajemen

sebuah dokumen, baik meliputi lock, unclock, download dan sebagainya.

Gambar 5. Administration

3

1.4 Path

Path menunjukkan lokasi folder anda dalam pohon(Taxonomy, Thesaurus, MyDocument,

tergantung pada tampilan Anda telah mengaktifkan pada saat tertentu).

Gambar 6. Path

1.5 Properties Panel

Propeties panel berisi detail suatu folder yang berada di taxonomy. Properties panel ini

berada di pojok kanan bawah.

Gambar 7. Property Panel

1.6 Taxonomy dan Daftar Dokumen

Taxonomy merupakan daftar folder yang membentuk seperti pohon(Tree) karena terdiri

dari folder induk dan anak folder.

Daftar suatu dokumen yang terletak di dalam suatu folder bisa di lihat di bagian ini.

Gambar 8. Taxonomy

4

1.7 My Document

Semua dokumen pribadi yang bersifat Private terletak di bagian ini. Dan tersedia haya

untuk pemilik.

Gambar 9. MyDocument

1.8 User Identification

Di dalam bagian ini diidenfikasi anda sebagai user yang saat ini akan diidentifikasi.

Gambar 10. UserIdentiifcation

1.9 Statusbar

Statusbar menunjukkan pemberitahuan yang ada di dalam sistem tersebut. Baik berisi

permberitahuan chat, email , note dan lain-lain.

Gambar 11. Satusbar

5

BAB 2

OPENKM

2.1 Login

Akses Layanan File Sharing dengan mengakses alamat

“http://edoc.stem.intra:8080/OpenKM” atau “http://192.168.0.16:8080/OpenKM” di

browser yang ada (misal : Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer).

Kemudian akan muncul halaman awal seperti berikut

Gambar 12. Login

Untuk Login silakan anda masukkan “user” dan “password”. Setelah Login maka

muncul tampilan yang berisi 3 bagian, seperti berikut ini :

Gambar 13. Home

6

2.2 Membuat Folder

Gambar 14. Create Folder

Selain itu menggunakan cara di atas bisa juga menggunakan menu “Create Folder “ di

menu bar atau toolbar.

Setiap user harus memiliki 1 folder di taxonomy , ini akan memudahkan dalam upload

dan download dokumen. Ini berguna untuk manajemen dokumen dan sharing file antar

sesama user.

2.3 Upload Document

Untuk mengupload sebuah dokumen cukup memilih menu upload yang berada di dalam

toolbar. Berikut tampilannya :

Gambar 15. Upload Document

Setelah diklik maka akan muncul tampilan sebagai berikut ini :

Gambar 16 . Browse

7

Kemudian pilih untuk memilih dokumen, lalu pilih Upload . Maka secara

otomatis dokumen yang sudah dipilih akan di Upload. Setelah sukses Upload file maka

muncul tampilan sebagai berikut.

Gambar 17. Upload

2.4 Download Document

Untuk mendownload dokumen maka klik kanan dan pilih Download di dokumen yang

akan di download.

Gambar 18. Download

8

2.5 Hak Akses

Gambar 19. Bagan Organisasi

Dari di atas terdapat group utama yaitu AKAMIGAS . Semua user yang berada di

dalam AKAMIGAS berhak untuk mengakses data yang ada di dalamnya. Di dalam

AKAMIGAS terdapat 4 SubGroup yaitu Adm Akademis, Adm Keuangan , Manajemen

Direktur, UPT. Berikut penjelasan setiap group.

- Adm Akademis : Asrama, Evaluasi, Pembinaan, Perkuliahan,Public, Private

- Adm Keuangan : Keuangan,Perlengkapan,Personalia,Public, Private

- Manajemen Direktur : DIrektur, PD I, PD II, PD III

- UPT : Kominfo, Lain-lain

Dari tersebut pada setiap Group, Subgroup dan User harus memiliki Private dan

Public .

9

AKAMIGAS

Adm Akademis

Asrama

Perkuliahan

Public

Private

Evaluasi

Pembinaan

Adm Keuangan

Keuangan

RT Angkutan

Public

Private

Perlengkapan

Personalia

Manajemen Direktur

Direktur

PD II

PD I

PD II

UPT

Kominfo

Lian-Lain

Folder Private, hanya boleh di akses oleh user lain yang berada dalam

satu group, sedangkan untuk group lain tidak bisa mengakses file dan folder

yang berada di dalam folder Private.

Folder Public , boleh diakses siapapun dan tidak harus user dalam satu

group.

Berikut cara untuk membuat folder Public dan Private di dalam folder :

Gambar 20. Create Folder Private and Public

Berikut tampilan setelah membuat folder Public dan Private :

Gambar 21. Folder Private and Public

- Hak akses untuk setiap folder Public dan Private bisa diatur kolom security yang

terletak di kolom bawah kanan.

Gambar 22. Security

10

Untuk mengaturnya hak akses maka klik menu Update yang berada di tengah kolom

Gambar 23. HakAkses

Setelah menu Update maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 24.Security User

Berikut ini contoh apabila ingin mengatur siapa saja yang boleh mengakses file maka

pilih user yang berada di kolom user sebelah kanan kemudian klik tanda panah ke kiri.

Dan begitu sebaliknya untuk menghapus user yang ada di sebelah kiri.

Untuk mengatur hak akses setiap user maka bisa diatur di menu user, seperti di atas.

Sedangkan untuk mengatur hak akses group , maka pilih menu Groups sehingga akan

muncul tampilan seperti di bawah ini.

11

Gambar 25. Add User

Gambar 26. Add Groups

2.6 Chat

Di dalam sistem ini terdapat fasilitas chat. Berikut langkah untuk memulai chat di

dalam OpenKM :

12

1. Untuk memulai chat dengan user lain maka klik (Chat Room) yang berada di

toolbar bawah. Seperti gambar berikut ini :

Gambar 27. ChatRoom

2. Setelah klik menu Chat Room maka akan muncul tamilan daftar user yang online

seperti gambar berikut ini :

List User yang

Online

Gambar 28. List User

Untuk memulai chat dengan user lain maka pilih yang ada di daftar online dan

kemudian klik yang ditunjukkan pada anak panah seperti pada gambar di

atas.

Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar berikut ini :

13

Gambar 29. Chat

Ketika anda ingin mengirim pesan cukup dengan mengetik dan tekan Enter dengan

begitu pesan akan terkirim seperti gambar berikut ini

Gambar 30. Chatt TO user

14

BAB III

CONTOH KASUS

Berikut ini langkah untuk mengirimkan dokumen kepada user tertentu :

1. Masuk pada folder Private anda di dalam Taxonomy.

2. Klik yang berarti Add Document (tambah document) yang berada di dalam toolbar

3. Kemudian muncul tampilan seperti berikut ini

Gambar 31. Browse Document

Untuk memilih dokumen yang akan di Upload maka pilih ,sehingga akan muncul

tampilan File Upload berikut ini :

Gambar 32. File Upload

15

Silakan pilih dokumen yang akan di Upload dengan mengklik pada dokumen tersebut kemudian

pilih tombol seperti gambar di atas.

Setelah memilih tombok Open maka akan muncul tampilan seperti berikut ini

Gambar 33. Add New Document

Untuk mengatur hanya user tertentu yang akan mengakses maka centang pada bagian

sehingga akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Gambar 34. Notification

16

Pada bagian kolom Notification message silakan anda ketik pesan yang akan akan ditampilkan

saat dokumen tersebut di upload.

Untuk bagian memilih user atau group yang akan diperbolehkan mengakses maka document

tersebut. Setelah dipilih user / group yang boleh mengakses maka klik sehingga

muncul tampilan berikut ini.

Gambar 35. Success Upload

Untuk mengupload lagi maka klik pada sedangkan untuk menutup

pemberitahuan maka klik

17

DAFTAR ISTILAH

Create folder : untuk membuat folder baru

Add document : untuk menambah/ upload dokumen baru

Download document : untuk mendownload dokumen yang ada di dalam di

folder

Download document as

PDF

: untuk mendownload document yang ada dengan

format PDF

Send document link : untuk mengirim alamat/link dokumen

Send document attachment : untuk mengirim file yang sudah dipilih di dalam

folder dan kemudian dikirim ke group / user tertentu

Export to ZIP : untuk mengeksport folder ke dalam bentuk .zip

Scanner : untuk menscan dokumen

File uploader : untuk mengupload file

Purge trash : untuk membersihkan dokumen yang dianggap sampah

Exit : untuk logout

Lock : untuk mengunci file agar tidak sembarang orang bisa

memodifikasi file

Unlock : untuk membuka kunci file agar bisa di akses kembali

Check Out : untuk mengganti / mengubah isi file dengan

mendownloadnya

Check In : untuk menyimpan kembali file yang sudah diubah

Cancel Check Out : untuk mengcancel file yang akan di edit

Delete : untuk menghapus file

Copy : untuk mengcopy file yang ada

Move : untuk memindahkan file yang ada

Rename : untuk mengganti nama file

Language : untuk memilih bahasa

Skin : untuk mengganti tampilan, baik itu font maupun

umum

Debug Console : untuk berpindah ke console

18

Show Administration : untuk menampilkan administrasi tools dan bisa

dikonfigurasi

Prefenrence : untuk mengatur mail account

Home : untuk kembali ke folder home

Set default home : untuk menyeting file home

Edit Bookmark : untuk mengubah bookmark

Add property group : menambah group property

Remove property group : menghapus group property

Add Subcription : document akan ditampilkan di pengguna karena

penggunna berlangganan document tersebut

Remove Subcription : document tidak akan ditampilkan karena pengguna

sudah tidak berlangganan

Refresh : untuk mereload tampilan setelah ada perubahan

19