Comunicación y organización empresarial 1º CFGM GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Organización y comunicación empresarial:

Índice

1. ¿Por qué lo estudiamos?

2. Las relaciones humanas.

3. Los equipos de trabajo y la acogida.

4. Principios de una organizacón.

5. Fases de una organización.

6. Modelos organizativos.

7. Organigramas

8. Flujos de información.

1. ¿Por qué estudiamos la

organización de una empresa?

- ¿Es importante la

organización en una

empresa?

- ¿Cómo afecta la

organización de una

empresa a la

comunicación?

- ¿Cómo debe

organizarse una

empresa para que sea

eficaz?

2. Las relaciones humanas: somos

seres sociales.

Veamos el siguiente vídeo sobre

relaciones interpersonales…

3. Los equipos de trabajo y la acogida

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas que desarrollan su trabajo

buscando un objetivo común, bajo una coordinación. Cuando hay un nuevo

individuo en el equipo, es necesario acogerlo. Para ello seguimos estos pasos:

Acogida por el Dpto. RRHH

Presentación al responsable de su

Dpto.

Información sobre tareas a

desarrollar

Presentación de compañeros

Entrega del manual de

acogida

Información a todos los

empleados sobre la nueva

incorporación

Formación para el puesto

Evaluación y seguimiento

4. Principios de la organización

• No deben existir puestos innecesarios.

• Especialización.

• La autoridad debe fluir de arriba a abajo.

• Cada subordinado debe tener un único jefe.

• Las líneas de autoridad deben estar claras y

ser conocidas ( por escrito en lugar visible)

• Coordinación de todas las partes.

• Estructura permanente ( no cambiar en c/p)

5. Fases de la organización

Paso 1. as Identificación de todas las actividades que

se van a desarrollar.

Paso 2.Organizar estas actividades agrupándolas por

especialización.

Paso 3. Asignar las actividades agrupadas a equipos

de trabajo con una persona al frente:

• Jerarquización.

• Departamentalización.

• Asignación de autoridad.

.

División

del

Trabajo

Establecimiento

de

Estructuras

Paso 4: Comprobar que la estructura cumple los

objetivos de la forma más sencilla posible, y que los

departamentos están coordinados

6. Modelos organizativos

Existen diversos modelos

organizativos, entre ellos el

Taylorismo…

7. Organigramas

Los organigramas son una

representación gráfica de la estructura

formal de la empresa.

• Muy claros.

• Debe elaborarse por puestos, no por

personas.(No significa que el nombre no pueda aparecer)

• Debe ser conocido por todos los

empleados.

Concepto

Requisitos

Contenido

Relaciones e intercambios de

información

Grados de jerarquía y autoridad.

Responsabilidad.

Etc.

-Circulares.

-Verticales.

-Horizontales

-Mixtos

7.1. Organigramas: clasificación

7. 1. 1. Organigramas: clasificaciónCircular

Mayor

jerarquía

Menor

jerarquía

7.1.2. Organigramas: clasificaciónVertical

Mayor

jerarquía

Menor

jerarquía

7.1.3. Organigramas: clasificaciónHorizontal

Menor

jerarquía

Mayor

jerarquía

7.1.4. Organigramas: clasificaciónMixto

Mayor

jerarquía

Menor

jerarquíaIgual jerarquía

8. Flujos de comunicación

Comunicación

Interna

Formal Informal Vertical

Ascendente Descendente

Horizontal

Externa

Individual Masiva

8.1. La comunicación interna de la

empresa

Comunicación

Interna

Vertical

Ascendente Descendente

Horizontal

Descendente

Concepto: Desde las personas que

ocupan MAYOR rango hacia los

niveles más bajos.

Utilidad:

• Todos saben qué tienen que hacer, cómo y

cuando.

• Evitar malentendidos.

Canales:

• Reuniones

• Comunicaciones

escritas (cartas o

email)

• Entrevista

• Cursos y reuniones

de formación

• Manuales

Barreras:

• Demasiados niveles

jerárquicos.

• Error en el canal.

• Demasiada o

insuficiente cantidad de

información.

8.1. La comunicación interna de la

empresa

Comunicación

Interna

Vertical

Ascendente Descendente

Horizontal

Ascendente

Concepto: Desde las personas que

ocupan MENOR rango hacia los

niveles más altos.

Utilidad:

• Los directivos pueden conocer las opiniones,

ideas y sugerencias de sus empleados.

• Existe una buena retroalimentación

Canales:

• Reuniones

• Entrevistas personales.

• Cuestionarios o encuestas confidenciales

• Cartas al director.

• Buzón de sugerencias

8.1. La comunicación interna de la

empresa

Comunicación

Interna

Vertical

Ascendente Descendente

Horizontal

HorizontalConcepto: Entre personas del

mismo nivel jerárquico.

Utilidad:

• Transmitir información, coordinar y planificar

el trabajo.

• Fomenta el trabajo en equipo.

• Facilita el ambiente de trabajo.

Canales:

• Reuniones entre departamentos o equipos de

trabajo.

• Confección de informes y comunicados

8.2.La comunicación externa en la

empresa

Comunicación

Externa

Individual Masiva

Concepto: La comunicación externa es la que fluye

entre la empresa y el mercado. Por ejemplo con

clientes, proveedores, medios de comunicación, etc.

Utilidad:

• Dar a conocer el producto o servicio al exterior.

Requisitos para que sea eficaz: regla AIDA

• Atención. (Captar la atención de los posibles clientes)

• Interés (Despertar su interés)

• Deseo (Conseguir que quieran nuestro producto o servicio)

• Acción. (Conseguir que compren)

Canales

• Personales. Contacto directo entre emisor y

receptor. Por ejemplo: Vendedor, amigos

• Impersonales. No existe contacto directo. Por

ejemplo: TV, Radio

8.2. La comunicación externa en la

empresa

Comunicación

Externa

Individual Masiva

Individual o personal: dirigida a un cliente

Atención al cliente: Desarrolla todas las

acciones de comunicación que la empresa

realiza para concocer las necesidades del cliente

y su satisfacción

Equipo de ventas: Los vendedores transmiten

información de forma directa y personal a un

cliente específico. Se basa en la confianza.

Marketing directo: Sirve para captar clientes y

se lleva a cabo a través de:

-Mailing.

-Buzoneo.

-Telemarketing.

-Venta directa.

8.2. La comunicación externa en la

empresa

Comunicación

Externa

Individual Masiva

Masiva o no personal: dirigida a muchos clientes a la vez

Publicidad: actividades encaminadas a dar a

conocer el producto o servicio masivamente a

través de anuncios en

televisión, radio, prensa, redes sociales, etc.

Relaciones públicas: son actividades que

buscan difundir la buena imagen de nuestra

empresa a través de comunicados de

prensas, artículos en revistas,. Etc.

Promoción de ventas: actividades que

pretenden influir en el consumo del cliente en el

c/p. Se utilizan incentivos como

descuentos, regalos, premios.