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Préface à l’intention des responsables de la planification au niveau national : comment utiliser ce documentQuel est l’objectif du présent document et le public visé ? Le présent document vise à aider les responsables de la planification dans les pays à donner aux logisticiens du Programme élargi de vaccination (PEV) des indications simples et claires qu’ils mettront en pratique lorsqu’ils prépareront et mèneront à bien l’ensemble des activités de logistique liées au remplacement du VPOt par le VPOb.

Il est structuré en fonction des différents niveaux de la chaîne du froid, afin que chacun puisse rapidement identifier les responsabilités qui lui incombent plus particulièrement. Ces niveaux sont les suivants :

logisticiens de la chaîne du froid au niveau national ; logisticiens de la chaîne du froid au niveau régional ; logisticiens de la chaîne du froid au niveau des districts ; personnel des centres de santé.

Quel est mon rôle dans l’élaboration du présent document ?Avant de partager ce document avec les logisticiens du PEV dans l’ensemble de la chaîne du froid, adaptez-le au contexte de votre pays, et pour qu’il reflète les décisions spécifiques liées au remplacement du VPOt par le VPOb nécessaires afin de procéder au remplacement. Ces décisions pourront notamment tenir compte des facteurs ci-après, figurant dans le Tableau 1.

Tableau 1. Principales décisions et mesures à prendre par le responsable de la planification au niveau national avant d’adapter le document Principale décision Facteurs à prendre en considérationFixer la journée du remplacement/le calendrier du remplacement

Synchronisation avec les processus existants dans la mesure du possible : tenez compte du calendrier de la vaccination systématique depuis le niveau du district jusqu’au niveau des centres de santé afin de réduire au minimum les ressources nécessaires pour la distribution

Envisagez la distribution du VPOb et le retrait du VPOt pendant les week-ends lorsqu’il n’y a pas d’activités de vaccination prévues, pour réduire le risque d’utilisation erronée du VPOt ou la perturbation des services

Choix du mécanisme de remplacement aux niveaux inférieurs Échange-livraison (« Push »

Exchange) : le district livre le VPOb aux centres et simultanément reprend le

Méthode habituelle de commande et de distribution des vaccins dans votre pays

Analyse des risques/avantages de chaque option (voir page 17 du présent guide)

Financement et transport fiable disponibles pour permettre aux districts de livrer les centres de santé dans des délais

i

POUR LES RESPONSABLES NATIONAUX DE LA PLANIFICATION UNIQUEMENT

VPOt Échange-collecte (« Pull »

Exchange) : les centres viennent chercher le VPOb au niveau du district et rendent le VPOt

Prépositionnement : livraison du VPOb aux centres de santé juste avant la journée du remplacement

Prière de noter : au cours des essais pilotes de remplacement, plusieurs sites ont préféré le scénario de l’échange-livraison pour garantir le succès et la validation du remplacement.

serrés/mécanisme de financement et/ou transport pour garantir que le personnel des centres de santé vient échanger le VPOt contre le VPOb dans des délais serrés

ii

Plan de collecte et méthode d’élimination des VPOt1

Les méthodes d’élimination recommandées sont les suivantes, classées par ordre de préférence :1. co-incinération (adaptée à

la fois aux zones rurales et urbaines) : combustion entre 900 et 1200 °C assurée dans des incinérateurs d’hôpitaux ou de taille industrielle ;

2. encapsulage (adapté uniquement aux zones rurales) : les flacons sont placés dans des conteneurs rigides (tels que des fûts métalliques), et un matériau les immobilisant (ciment, sable bitumineux ou argile) est ajouté. Après séchage, les fûts ou conteneurs peuvent être scellés et enterrés sur un site d’enfouissement local ou un puits dans un établissement de santé ;

3. site d’enfouissement sanitaire (adapté uniquement aux zones rurales) : Évacuation sur des sites d’enfouissement clôturés exempts de toute activité de recyclage et dont l’accès est interdit au public.

Volume probable de VPOt qui devra être éliminé (voir le « calculateur de volume de VPOt à éliminer » pour des indications sur ce calcul)

Réglementation nationale existante concernant l’élimination des déchets à différents niveaux

L’élimination sera-t-elle menée au niveau national ou provincial/régional (recommandé) ou plutôt au niveau du district/ centre de santé (dans ce cas, un contrôle doit être effectué)

Disponibilité, situation et qualité des sites d’élimination à chaque niveau et pour chaque type de zone (rurale ou urbaine)

Adéquation des sites d’éliminationo Disponibilité de personnel technique

qualifiéo Accessibilité des sites d’élimination

après la journée du remplacemento État de préparation actuel ou capacités

de préparation du siteo Bonne gestion et propreté du site

Disponibilité du financement et du personnel pour le mécanisme de suivi de l’élimination (recommandé bien que non obligatoire)

Pour plus d’indications sur la manière d’élaborer un plan d’élimination des déchets pour le remplacement, voir la page 8 du présent guide

Plan des éventualités Financement disponible pour l’envoi non planifié d’antigènes en situation d’urgence

Étant donné que plusieurs de ces décisions auront des incidences financières, il est recommandé aux responsables de la planification au niveau national de :

1 Pour les pays fabriquant les vaccins, le renvoi des stocks inutilisés au fabricant serait une solution idéale ; toutefois, cela ne sera sans doute faisable que dans un petit nombre de pays. Pour plus de précisions sur les méthodes d’élimination des déchets, se reporter à la publication Safe management of wastes from health-care activities, WHO 2013. (disponible en anglais)

iii


demander à un stade précoce des fonds suffisants aux bailleurs nationaux ou partenaires pour financer les activités liées au remplacement, en s’appuyant sur un plan de remplacement national complet dont le coût est établi ;

concevoir un déroulement des activités réaliste compte tenu du financement attendu ;

veiller à ce que les fonds garantis soient mis à disposition sans heurt et reçus à temps au niveau où ils sont requis (par exemple des fonds suffisants pour le transport sont nécessaires au niveau des districts pour un échange-livraison et au niveau des centres de santé (CS) pour un échange-collecte).

Comment adapter au mieux ce document pour l’utiliser dans mon pays ? Vous devez adapter ce document en ne retenant que les informations qui ont un intérêt pour la situation qui est propre à votre pays et les mécanismes de remplacement que vous avez choisis. Pour ce faire : remplacez [le texte en orange entre crochets] dans l’ensemble du guide par les

informations adaptées à votre pays. Parmi celles-ci figure, notamment, la date exacte du remplacement ;

identifiez le scénario de distribution/d’élimination [en violet] qui s’applique à votre pays

o conserver les paragraphes pertinents qui s’appliquent à la situation dans votre pays

o supprimer les scénarios qui ne s’appliquent pas à la situation dans votre pays

Omettez cette préface (pages i et ii) et partagez uniquement les recommandations adaptées avec l’ensemble des logisticiens du PEV au niveau applicable.

iv



Gérer le remplacement du VPOt par le VPOb

Guide pour le remplacement du VPOt par le VPOb : approvisionnement et logistique

1


Table des matières

Introduction : un guide pour le remplacement du VPOt par le VPOb – approvisionnement et logistique...................................................................................................................................31. En quoi consiste le « remplacement » ?......................................................................................................................32. D’un point de vue logistique, quelles sont les incidences du remplacement ?..........................................33. Quel est l’objectif du présent document ? ................................................................................................................44. Aperçu du remplacement.................................................................................................................................................4

Principes communs à tous les niveaux ......................................................................................61. Inventaires du VPOt : mener deux inventaires à tous les niveaux.................................................................62. Calculer les besoins d’approvisionnement en VPOt jusqu’au remplacement...........................................63. Communiquer le calendrier et le plan de remplacement aux niveaux inférieurs...................................74. Distribuer le VPOb au niveau inférieur suivant......................................................................................................75. Planification d’urgence et stock tampon de VPOt pour les livraisons d’urgence.....................................76. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement..........................................................................................8

Entrepôt central de vaccins......................................................................................................131. Mener les inventaires dans l’entrepôt central de vaccins et coordonner les inventaires aux

niveaux inférieurs............................................................................................................................................................. 132. Revoir et ajuster les plans d’achat en s’appuyant sur les inventaires de VPOt......................................143. Communiquer le calendrier et le plan de remplacement aux niveaux inférieurs.................................144. Distribuer la dernière livraison de VPOt et la première livraison de VPOb aux niveaux

inférieurs, et organiser la redistribution dans le pays si nécessaire..........................................................145. Coordonner le plan d’éventualité et conserver un stock tampon pour les livraisons d’urgence...156. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.......................................................................................15

Entrepôt régional de vaccins ...................................................................................................161. Mener les inventaires au niveau de l’entrepôt régional de vaccins et coordonner les

.inventaires au niveau des districts...........................................................................................................................162. Distribuer la dernière livraison de VPOt et la première livraison de VPOb au niveau des

districts, et organiser la redistribution au sein de la région si nécessaire ..............................................173. Mettre à exécution le plan d’éventualité.................................................................................................................174. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.......................................................................................17

Entrepôt de vaccins du district ................................................................................................191. Mener les inventaires dans les entrepôts de vaccins des districts..............................................................192. Recevoir et stocker de manière appropriée les VPOt et VPOb en vue du remplacement.................193. Établir un plan d’éventualité .......................................................................................................................................204. Distribuer la dernière livraison de VPOt et organiser la redistribution au sein du district si

nécessaire............................................................................................................................................................................. 205. Mettre en œuvre le remplacement : première livraison de VPOb aux centres de santé, collecte

du VPOt.................................................................................................................................................................................. 206. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.......................................................................................22

Centre de santé.......................................................................................................................241. Signaler tout besoin imprévu en VPOt en utilisant le mécanisme d’éventualité...................................242. Procéder au remplacement...........................................................................................................................................243. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.......................................................................................25

Annexe 1 : Étiquetage des sacs/conteneurs de VPOt à éliminer...............................................262

Annexe 2 : Exemple de formulaire de collecte des VPOt..........................................................27

Introduction : un guide pour le remplacement du VPOt par le VPOb – approvisionnement et logistique 1.En quoi consiste le « remplacement » ?

L’éradication de la poliomyélite demande un effort de coordination mondiale pour passer progressivement du vaccin antipoliomyélitique oral (VPO) au vaccin antipoliomyélitique inactivé (VPI) en procédant par étapes.

1. Tous les pays doivent introduire en 2015 au moins une dose de VPI dans leurs systèmes de vaccination systématique en complément du calendrier de vaccination par le VPO.

2. Tous les pays remplacent l’utilisation du VPO trivalent (VPOt) par le VPO bivalent (VPOb) pour la vaccination systématique et les campagnes de vaccination. Cela permettra de réduire considérablement les cas de poliomyélite paralytique associée au vaccin (PPAV) ainsi que les poliovirus circulants dérivés d’une souche vaccinale (PVDVc).

3. En dernier lieu, après la certification mondiale de l’éradication de la poliomyélite, il sera nécessaire de mettre fin à l’utilisation du VPO à l’échelle mondiale, le VPI devenant le seul vaccin antipoliomyélitique utilisé dans le cadre de la vaccination systématique.

Le présent document est axé sur la deuxième étape de l’éradication de la poliomyélite : le remplacement du VPOt par le VPOb (le « remplacement »), qui aura lieu en avril 2016 dans le monde entier. Peu de temps avant cette date, tous les fabricants cesseront de produire ou de distribuer le VPOt. À compter de la date du remplacement, plus aucun enfant ne devrait être vacciné au moyen du VPOt.

Le remplacement doit être un processus coordonné au niveau mondial ; poursuivre l’utilisation du VPOt après avril 2016 serait un obstacle à l’éradication de la poliomyélite du fait de possibles flambées de PVDVc.

On trouvera dans les pages qui suivent un aperçu des activités liées au remplacement.

2.D’un point de vue logistique, quelles sont les incidences du remplacement ?

Le VPOt et le VPOb requièrent le même nombre de doses pour une vaccination complète, et les processus et calendriers d’administration sont identiques. Par conséquent, le remplacement aura peu d’impact sur la prestation des services de vaccination.

3

UTILE À TOUS LES NIVEAUX

Le remplacement du VPOt par le VPOb diffère toutefois du processus traditionnel de remplacement d’un vaccin par un autre du fait que l’utilisation du VPOt doit cesser le même jour dans tout le pays et que tous les VPOt non utilisés doivent être éliminés dès que possible ensuite.

Ainsi, le remplacement présente des difficultés particulières pour le système d’approvisionnement et la logistique à la fois dans le pays et au niveau mondial ; il requiert notamment :

de prévoir soigneusement les stocks de VPOt afin de réduire au minimum le gaspillage tout en évitant une rupture de stock avant la date du remplacement ;

de résoudre les difficultés à court terme dans la logistique de la chaîne du froid dues au stockage simultané du VPOb et du VPOt pendant la période qui précède la journée du remplacement ;

des plans de distribution d’urgence en cas de rupture de stock ou de flambée de poliomyélite avant le remplacement ;

l’élimination de tous les VPOt dès que possible après la journée du remplacement, mais au plus tard dans les trois mois qui suivent la journée du remplacement.

Pour le remplacement, les pratiques de gestion des stocks doivent, dans la mesure du possible, s’appuyer sur les méthodes

habituelles d’approvisionnement et de fonctionnement de la chaîne du froid dans le pays.

3.Quel est l’objectif du présent document ?

Le présent document donne aux logisticiens du Programme élargi de vaccination (PEV) des indications qu’ils mettront en pratique lorsqu’ils prépareront et mèneront à bien l’ensemble des activités de logistique liées au remplacement du VPOt par le VPOb. Il est structuré en fonction des différents niveaux de la chaîne d’approvisionnement en vaccins afin de pouvoir être utilisé à chaque niveau comme un outil récapitulatif complet et convivial, et que chacun puisse rapidement identifier les informations qui le concernent plus particulièrement.

Les lignes directrices présentées ici ont été élaborées au niveau mondial, afin de faciliter la coordination du remplacement dans l’ensemble des pays, et elles ont été adaptées par les responsables de la planification au niveau national pour correspondre au contexte du/de la [pays].

4.Aperçu du remplacement

Le tableau ci-après résume les principales activités liées au remplacement. Les activités de logistique pour lesquelles des indications sont données dans le présent document sont en gras.

Planification D’ici à juin 2015- Établir la structure de gestion- Établir le comité national de validation du remplacement- Mener une analyse de la situation

4

UTILE À TOUS LES NIVEAUXUTILE À TOUS LES NIVEAUX


- Élaborer le plan national de remplacement (budgétisé et finalisé d’ici à septembre 2015)

Préparation

De mai à septembre 2015- Achever l’inventaire détaillé des VPOt ; ajuster les livraisons de

VPOt (qui peuvent varier selon le pays)- Obtenir le financement et finaliser le plan national de remplacement- Élaborer un plan de suiviD’octobre à novembre 2015- Achever le deuxième inventaire des VPOt ; ajuster les

commandes et/ou livraisons de VPOt- Commander le VPOb- Élaborer un protocole de gestion des déchets

Engager le personnel d’appui pour le remplacementDe décembre 2015 à janvier 2016- Recevoir la dernière livraison de VPOt dans le pays- Redistribuer les stocks de VPOt restants dans le pays selon les besoins

Préparer les matériaux de formation et mettre en œuvre une stratégie de communication

- Commencer les livraisons de VPOb dans les paysDe février à mars 2016- Livrer le ou les 2 derniers mois de VPOt aux entrepôts

périphériques ; redistribuer si nécessaire- Identifier les personnes chargées de contrôler le remplacement

Mise en œuvre

Deux à quatre semaines avant le remplacement- Former les contrôleurs du remplacement- Former les agents de santé- Distribuer le VPOb aux entrepôts périphériques et aux points de

prestation de servicesJournée nationale du remplacement

Une journée au choix pendant les deux semaines allant du 17 avril au 1er mai 2016- Cesser d’utiliser le VPOt et retirer les VPOt de la chaîne du froid- Commencer à utiliser le VPOb

Validation

Pendant les deux semaines suivant la journée nationale du remplacement- Valider l’élimination du VPOt sur certains sites (contrôleurs du remplacement)- Recueillir et examiner les données et valider le remplacement

(comité national de validation)

5



Principes communs à tous les niveaux Les principes essentiels qui sous-tendent les recommandations formulées dans le présent guide sont les suivants : Les pratiques de gestion des stocks pour le remplacement doivent, dans la

mesure du possible, s’appuyer sur les méthodes habituelles d’approvisionnement et de chaîne du froid dans le pays.

Il convient de trouver le « juste équilibre » entre deux impératifs du remplacement :

On trouvera en page 9 un tableau résumant les considérations en matière de logistique valables à tous les niveaux.

1.Inventaires du VPOt : mener deux inventaires à tous les niveaux

Pour contribuer à réduire le gaspillage de VPOt, deux inventaires des VPOt doivent être menés au niveau national dans l’année qui précède le remplacement du VPOt par le VPOb. Les données d’inventaire seront utiles pour l’achat et la distribution des stocks dans la période qui précède le remplacement.

Premier inventaire Second inventaire

À mener à bien dès que possible, avant la fin de septembre 2015

À mener à bien environ 6 mois avant le remplacement (~octobre/novembre 2015), avant la dernière livraison de VPOt

Les données seront utilisées pour ajuster la quantité et la date des livraisons de VPOt dans les mois restants avant la journée du remplacement afin d’éviter et d’anticiper le risque de stocks excédentaires.

Les données seront utilisées pour préciser la dernière commande, permettre la redistribution dans le pays et réduire au minimum le gaspillage global.

Même si de nombreux pays disposent déjà d’outils de gestion des stocks, un comptage physique des VPOt sera nécessaire du fait du niveau de précision requis pour prévoir le remplacement. L’outil d’inventaire des VPI et VPO mis au point par l’UNICEF2 peut être utilisé à cette fin.2 Disponible à l’adresse http://www.who.int/immunization/diseases/poliomyelitis/endgame_objective2/oral_polio_vaccine/implementation/en/.

6

Veiller à un approvisionnement suffisant en VPOt pendant les mois qui précèdent le

Limiter la quantité de VPOt non utilisés qui devront

être détruits


http://www.who.int/immunization/diseases/poliomyelitis/endgame_objective2/oral_polio_vaccine/implementation/en/



2.Calculer les besoins d’approvisionnement en VPOt jusqu’au remplacement Pour calculer les quantités requises pour les dernières livraisons de VPOt à chaque niveau, utiliser la formule ci-après basée sur la consommation : VPOt utilisés sur une période donnée = stock au début de la période + stock

reçu - stock actuel

S’il n’est pas possible d’utiliser la méthode basée sur la consommation, ou pour les zones où les chiffres des populations cibles sont fiables :

Quantité de VPOt à distribuer au niveau inférieur suivant = ((population cible annuelle × nombre de doses nécessaires par enfant ×

taux de perte) × (nombre de jours de stock à livrer / 365)) - (stock de VPOt restant selon l’inventaire)

Au fur et à mesure que la journée du remplacement approche, les approvisionnements doivent être calculés en fonction des activités de vaccination planifiées et de la consommation antérieure, et non seulement en fonction des bénéficiaires ciblés. Dans le cadre de la préparation, il est important de renforcer les mécanismes visant à contrôler l’utilisation du vaccin (et non seulement la distribution), l’évaluation des besoins et la gestion des stocks. Cela peut passer par exemple par une réunion de contrôle périodique avec les personnes chargées de la manipulation des vaccins au niveau de la région, du district et des centres de santé.

Les pays sont encouragés à mener à bien une analyse de leur consommation effective par comparaison à la consommation cible par région après l’inventaire, et à ajuster leur consommation moyenne et les niveaux minimum/maximum pour les régions, districts et centres de santé le cas échéant.

3.Communiquer le calendrier et le plan de remplacement aux niveaux inférieurs

Le personnel doit utiliser les distributions de stocks qui ont lieu au cours des mois qui précèdent le remplacement comme une occasion de rappeler au personnel des entrepôts des vaccins des niveaux inférieurs les délais à venir et leurs responsabilités à cet égard.

Il conviendra de communiquer aussi le plan de distribution, le plan d’éventualité et les coordonnées des personnes à contacter (voir paragraphe 5) ainsi que le plan de collecte et d’élimination du VPOt (voir paragraphe 6).

4.Distribuer le VPOb au niveau inférieur suivant

Le VPOb doit être distribué suffisamment tôt pour parvenir au niveau du district au moins deux semaines avant le remplacement. Il convient de partir de ce délai pour élaborer en remontant le temps un plan de distribution en veillant à ce que le VPOb arrive à temps pour être distribué à chaque niveau.

Quantité de VPOb à distribuer au niveau inférieur suivant = (population cible annuelle × nombre de doses nécessaires par personne × taux de perte)

× (nombre de jours de stocks à livrer / 365)

7


La méthode de prévision basée sur la consommation décrite ci-dessus peut être utilisée lorsqu’elle est jugée appropriée.

5.Planification d’éventualité et stock tampon de VPOt pour les livraisons d’urgence

L’approvisionnement peut être perturbé du fait d’erreurs de prévision ou d’une demande ou de pertes plus importantes que prévu. Des plans d’éventualité doivent être élaborés pour garantir que les ruptures de stock de VPOt ne se traduisent pas par des enfants qui ne seront pas vaccinés dans la période qui précède la journée du remplacement. Il convient de conserver une semaine d’approvisionnement tampon de VPOt au

niveau central, prêts à être distribués pour toute livraison nouvelle/non prévue. o Le PEV devra déterminer s’il convient de disposer aussi d’un stock

supplémentaire de VPOt au niveau régional ou si le risque de pénuries ponctuelles peut être réduit au minimum moyennant la réaffectation des stocks ordinaires entre les centres de santé.

Des points focaux doivent être désignés aux niveaux national, régional et des districts pour répondre aux demandes urgentes d’approvisionnement supplémentaire en VPOt.

Il convient de veiller à ce que tous les niveaux soient au courant des procédures et sachent qui contacter en cas d’utilisation supérieure aux prévisions, de demande anormalement importante (par exemple en cas de flambée de poliomyélite conduisant à de nouveaux besoins pour des campagnes de vaccination) ou de pertes imprévues (dues par exemple à des variations de température).

Un plan d’éventualité doit aussi être en place au cas où il conviendrait d’ajuster les plans de distribution du fait de retards dans les livraisons de VPOb à un certain niveau. Cela peut nécessiter une distribution parallèle et des moyens logistiques supplémentaires.

6.Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement

Le jour du remplacement, tous les VPOt doivent être retirés de la chaîne du froid à tous les niveaux et, après le remplacement, rapidement éliminés afin de réduire le risque de PVDVc.3 Les responsables de la planification au niveau national doivent mettre au point, diffuser et mettre à exécution un plan de collecte et d’élimination du VPOt pour le pays. L’équipe nationale pourra choisir de faire participer le niveau régional et/ou du

district à l’élaboration du plan de collecte et d’élimination.

Une fois le remplacement effectué, l’élimination du VPOt doit être conforme à la législation nationale sur la gestion des déchets. Si la législation nationale

3 « Le rythme d’inactivation des poliovirus dépend de nombreuses conditions, mais la survie de ces organismes dans l’environnement a une durée limitée. L’interpolation des données disponibles indique que l’infectiosité des poliovirus décroît de 90 % dans le sol tous les 20 jours en hiver et 1,5 jour en été ; dans les eaux usées tous les 26 jours à 23 °C, dans l’eau douce tous les 5,5 jours à température ambiante, et dans l’eau de mer tous les 2,5 jours dans les mêmes conditions. » (Extrait traduit de l’anglais). The Biologic Principles of Poliovirus Eradication, Walter R~ Dowdle and Maureen E. Birmingham, JID 1997;175(suppl1):S286-92

8


ne donne pas d’orientations claires, les méthodes suivantes, présentées par ordre de priorité décroissant (de gauche à droite), sont considérées comme sûres.

Méthodes d’élimination acceptables et installations requises Co-incinération Encapsulage Sites protégés

d’enfouissement sanitaire

Sites d’incinération suffisamment grands (par exemple hôpital ou site de taille industrielle) et capables de traiter des déchets liés aux soins en fonctionnant à des températures entre 900 et 1200 °C4

Sites d’enfouissement ou puits disponibles où des conteneurs rigides (tels que des fûts métalliques), dans lesquels les flacons ont été encapsulés dans un matériau les immobilisant (ciment, sable bitumineux ou argile), peuvent être déposés sans risque.

Sites d’enfouissement ou décharges clôturés et inaccessibles au public, et exempts de toute activité de recyclage illégale

Solution recommandée à la fois pour les zones rurales et les zones urbaines

Pour les zones rurales uniquement

Pour les zones rurales uniquement

Élaborer un plan national de collecte et d’élimination des VPOt Estimer le volume de VPOt qui doit être éliminé au niveau national et dans

chaque région, sachant qu’une semaine d’approvisionnement pour un million d’habitants équivaut approximativement à 5 à 8 litres à éliminer. o Si les livraisons de VPOt sont soigneusement suivies dans les mois qui

précèdent la journée du remplacement, la plupart des pays doivent disposer au minimum de quelques jours et au maximum de deux semaines de VPOt restants en stock à chaque point de prestation de services, soit 10 à 16 litres par million d’habitants.

o Les VPOt restants doivent être éliminés dans les trois mois qui suivent la journée du remplacement.

4 Les incinérateurs de petite taille (dont la capacité est d’une ou deux chambres) ne sont pas recommandés, du fait du risque d’explosion des flacons. Pour en savoir plus, voir : Principes directeurs pour l'élimination sans risques des produits pharmaceutiques non utilisés pendant et après les situations d’urgence, OMS 1999 et Safe management of wastes from healthcare activities, WHO 2013.

9


Estimer le volume de VPOt à éliminerPour les régions qui appliquent la politique relative à l’utilisation de flacons multidoses : Nombre total de litres de VPOt à éliminer = 0,005 × semaines d’approvisionnement en VPOt à éliminer × population cible / 1000Pour les régions qui n’appliquent pas la politique relative à l’utilisation de flacons multidoses : Nombre total de litres de VPOt à éliminer = 0,0075 × semaines d’approvisionnement en VPOt à éliminer × population cible / 1000En s’appuyant sur les hypothèses suivantes : 3,5 % de nouveau-nés, calendrier du PEV prévoyant 4 doses, couverture de 85 %, taux de perte de 30 % et volume de 1,5 cc par dose conditionnement compris, le volume à éliminer est de 0,005 l pour 1000 habitants pour les régions appliquant la politique des flacons multidoses et de 0.0075 l pour 1000 habitants pour ceux ne l’appliquant pas.

Cartographier et évaluer les installations d’élimination disponibles à chaque niveau et dans chaque région géographique.

Après avoir consulté les niveaux infranationaux selon qu’il convient, choisir les sites d’élimination en fonction des critères suivants :

o disponibilité de personnel techniquement qualifié ;o accessibilité des sites d’élimination après la journée du remplacement ;o état de préparation actuel ou capacités à préparer le site ;o bonne gestion et propreté du site.

Dans le plan, préciser qui transportera le VPOt et à partir de quels entrepôts et de quelle date compte tenu de la méthode d’élimination optimale et de la faisabilité.

Communiquer le plan d’élimination aux niveaux [infranationaux pertinents] Assurer la coordination avec les niveaux infranationaux inférieurs afin de vérifier

l’état de préparation de tous les sites d’élimination potentiels et d’adapter le plan d’élimination si nécessaire.

Veiller à ce que tous les sites d’élimination choisis soient informés de la tâche qui leur incombe et mettent en place les préparatifs nécessaires.

Veiller à ce que tous les établissements de santé, y compris les établissements privés, qui disposent du VPOt reçoivent un exemplaire du plan de collecte et d’élimination.

10


Résumé des principales considérations logistiques utiles à tous les niveauxApplicable au niveau suivant :

Sujet Principaux points national

régional

district CS

Inventaire Mener 2 inventaires, ~12 et 6 mois avant le remplacement en procédant au comptage physique direct de tous les VPOt disponibles en stock et en faisant rapport au niveau supérieur.

oui oui oui (oui)

Achat de VPO

Recueillir et analyser les données d’inventaire avant de passer les commandes.

Calculer les besoins en VPOt de sorte que l’ensemble des VPOt soient utilisés avant le [date du remplacement] à l’exception d’une quantité minimale d’approvisionnement supplémentaire à utiliser comme stock d’urgence afin de répondre au risque ponctuel de pénurie.

oui

Estimation des besoins en VPOt jusqu’au remplacement et en VPOb après le remplacement pour votre région ou pour la distribution aux niveaux inférieurs

Envisager 2 méthodes :

a) en cas de doute quant à la taille des populations cibles, utiliser la formule basée sur la consommation : VPOt utilisés au cours d’une période donnée = stock au début de la période + stock reçu - stock actuel.

b) pour les zones où les chiffres des populations cibles sont fiables, utiliser la méthode suivante :((population cible annuelle de la région × nombre de doses nécessaires par personne × taux de perte) × (nombre de jours de stock à livrer / 365)) - (stocks de VPOt restants selon le second inventaire pour cette région) Comparer le résultat de cette méthode avec la

consommation réelle et utiliser la première méthode si la différence est trop importante.

oui oui oui

11


Distribution de la dernière livraison de VPOt et de la première livraison de VPOb aux niveaux inférieurs

La méthode basée sur la consommation doit être utilisée en priorité pour la distribution, depuis le niveau des districts jusqu’au niveau des centres de santé.

oui oui oui

Communication

Utiliser la distribution de vaccins au cours des mois qui précèdent le remplacement comme une occasion de faire connaître le plan de distribution des VPOt / VPOb au personnel des niveaux inférieurs.

oui oui oui

Plan d’éventualité

Mettre au point des plans d’éventualité en tenant compte des éléments suivants :a) conserver des stocks tampons équivalant à une semaine de consommation aux niveaux national et régional ;b) veiller à actualiser les informations concernant les stocks de VPOt aux niveaux inférieurs : porter les obligations de notification des stocks pour les niveaux inférieurs à une fois par semaine pendant le mois qui précède le remplacement ;c) veiller à ce que tous les niveaux aient conscience des procédures à suivre, sachent où est le stock tampon et qui contacter ;d) veiller à la disponibilité des moyens de transport ;e) veiller à la disponibilité de fonds d’urgence pour l’envoi d’urgence non planifié de vaccins.

oui oui oui

Échange-livraison ou Échange-collecte (« Push or Pull »)

L’échange effectif des excédents de VPOt contre le VPOb le jour du remplacement ou peu de temps après peut être soit un échange-collecte (l’échange a lieu à l’entrepôt du district) soit un échange-livraison (l’échange a lieu au niveau des centres de santé). Tenez compte de la méthode habituelle de distribution des

oui oui

12

vaccins dans le pays – il est préférable de faire comme les gens en ont l’habitude.

Manipulation du VPOt après le remplacement

1. Retirer tous les VPOt restants des installations de la chaîne du froid 2. Noter dans les registres des stocks la quantité retirée 3. Placer les VPOt dans des sacs ou conteneurs prévus à cet effet et indiquer les quantités (doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») 4. Les transporter vers le lieu prévu pour qu’ils soient collectés/éliminés suivant la méthode choisie conformément au plan de collecte et d’élimination des VPOt.

oui oui oui oui

Élimination du VPOt

L’élimination doit être conforme à la législation nationale. En l’absence de législation nationale, les méthodes d’élimination recommandées sont par ordre de priorité : 1. la co-incinération (adaptée à la fois aux zones rurales et aux zones urbaines)2. l’encapsulage (adapté uniquement aux zones rurales)

3. les sites d’enfouissement sanitaire (adaptés uniquement aux zones rurales) : dépôt sur des sites d’enfouissement sanitaire clôturés, exempts de toute activité de recyclage et inaccessibles au public.

oui oui (oui) Uniquement dans le cas particulier de zone à accès limité

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Entrepôt central de vaccins Le personnel des entrepôts centraux de vaccins a les responsabilités suivantes :1. mener et coordonner au minimum deux inventaires des VPOt ;2. contrôler et ajuster les plans d’achat / calendriers de livraison des

fournisseurs / de l’UNICEF / des autres organismes afin d’éviter des stocks excédentaires de VPOt ;

3. communiquer le calendrier et les plans du remplacement (distribution, collecte et élimination) aux niveaux inférieurs ;

4. distribuer la dernière livraison de VPOt et la première livraison de VPOb aux niveaux inférieurs, et organiser la redistribution dans le pays le cas échéant ;

5. mettre en place un plan d’éventualité et conserver un stock tampon pour les livraisons d’urgence ;

6. collecter et éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.

1.Mener les inventaires dans l’entrepôt central de vaccins et coordonner les inventaires aux niveaux inférieurs

Méthode Procéder au comptage physique direct de tous les stocks de VPOt disponibles.

Notifier les données en nombre de doses et non de flacons, y compris les données ci-dessous :

date de l’inventaire ; stocks en doses :

o dans les systèmes d’enregistrement ;o selon le comptage physique ;

date d’expiration ; fabricant ; conditionnement (nombre de doses par flacon) ; emplacement physique du stock ; solde d’approvisionnement pour les activités (AVS) récentes (le cas

échéant) ; commandes reçues récemment ou en cours, qui ne sont pas encore

enregistrées dans les registres des stocks. Actualiser les données dans les systèmes nationaux de gestion des stocks au

moyen des chiffres exacts, révisés.

Coordination des inventaires des stocks à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement Inclure tous les types d’établissements et points de stockage des vaccins dans

l’exercice d’inventaire, à la fois dans le secteur public et le secteur privé, y compris les pharmacies, les entrepôts ou d’autres lieux fournissant ou stockant le VPOt.

PERSONNEL DES ENTREPÔTS CENTRAUX DE VACCINS

o Un mécanisme de coordination distinct sera peut-être nécessaire pour que les établissements du secteur privé transmettent les données au personnel de l’entrepôt central de stockage des vaccins.

Indiquer au personnel du niveau régional et / ou du district quelles sont vos attentes pour que leurs responsabilités en matière d’inventaires soient claires. Une directive de portée nationale émanant du ministère de la santé (lettre ou circulaire officielle par exemple) sera peut-être nécessaire pour donner des orientations précises sur le processus et les délais pour l’inventaire des stocks.

Le comptage physique doit être fait à tous les niveaux en l’espace d’une seule semaine afin de réduire au minimum le risque de double comptage des stocks destinés à la livraison aux niveaux inférieurs de la chaîne d’approvisionnement.

Le personnel au niveau des districts et des régions doit notifier (par appel téléphonique ou message SMS) les stocks totaux de VPOt au niveau supérieur de la chaîne d’approvisionnement, le personnel au niveau national recevant toutes les données des entrepôts du niveau régional.

Additionner l’ensemble des données au niveau de l’entrepôt central de vaccins en vue de les analyser (voir ci-dessous).

2.Revoir et ajuster les plans d’achat en s’appuyant sur les inventaires de VPOt

Rassembler et analyser les données d’inventaire avant d’effectuer la commande des VPOt nécessaires jusqu’à la date du remplacement. Utiliser la formule suivante pour calculer la quantité totale de VPOt disponible :Total de VPOt = Quantité en stock - (stock de VPOt périmés) - (stock de VPOt ayant

une PCV au stade 3 ou 4) Calculer les besoins en VPOt de façon à ce que tous les VPOt aient été utilisés

avant le [jour du remplacement] à l’exception d’une quantité minimale d’approvisionnement supplémentaire utilisé en tant que stock d’urgence pour faire face à d’éventuelles pénuries ponctuelles.

Il convient de prévoir une semaine de stock d’urgence au niveau de l’entrepôt central de vaccins (un stock d’urgence supplémentaire peut aussi être conservé au niveau régional. Voir le paragraphe 5 sur le plan d’éventualité ci-dessous).

3.Communiquer le calendrier et le plan de remplacement aux niveaux inférieurs

Utiliser la distribution dans le pays comme une occasion de rappeler au personnel régional les délais pour le remplacement et leur responsabilité, qui est de veiller au remplacement complet à la date fixée.

4.Distribuer la dernière livraison de VPOt et la première livraison de VPOb aux niveaux inférieurs, et organiser la redistribution dans le pays si nécessaire

Calculer les quantités et distribuer les dernières livraisons de VPOt Utiliser la formule basée sur la consommation ou la méthode de la population

cible, telles qu’elles sont décrites ci-dessus, pour calculer la quantité de VPOt que vous devez distribuer à chaque région pour la livraison finale.

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o Si un stock d’urgence doit aussi être conservé au niveau régional, inclure cette quantité dans le volume alloué et la livraison prévue pour chaque région.

Si des activités de vaccination supplémentaires contre la poliomyélite sont planifiées, inclure la quantité requise dans les volumes alloués livrés à chaque région.

Il est important de noter que la livraison finale de VPOt peut avoir lieu quelques mois avant le remplacement (par exemple si le calendrier de livraison est trimestriel, la livraison finale dans la région doit être la livraison de janvier 2016).

Lorsque le premier inventaire a montré un surplus de VPOt de plus de trois mois, ajuster les livraisons (de la deuxième à la dernière), en utilisant les résultats du premier inventaire.

Distribuer des quantités appropriées de VPOb aux entrepôts régionaux de vaccins Le personnel de l’entrepôt central de vaccins doit mettre au point un plan de

distribution et le faire connaître aux niveaux inférieurs. Le VPOb doit être distribué suffisamment tôt pour parvenir au niveau des districts deux semaines avant le remplacement.

o Ainsi, si le calendrier régional de distribution est trimestriel, le VPOb doit être distribué lors de la livraison de janvier afin de garantir une distribution ultérieure aux entrepôts périphériques dans les temps.

Veiller à ce que la planification de la distribution soit prise en compte dans les délais d’achat (et vice versa) du VPOb. Ainsi, une livraison en janvier 2016 doit être anticipée bien à l’avance afin de garantir que les commandes sont passées, les fonds transférés et les obligations en matière d’homologation / d’enregistrement sont satisfaites à temps.

Les prescriptions spéciales en matière de livraison (préinspection, documentation supplémentaire, etc.) doivent, dans la mesure du possible, être réduites au minimum pour la première livraison. Il est vivement recommandé d’aborder auparavant ces questions avec les autorités douanières, les autorités de réglementation nationale et les centrales publiques d’achat de médicaments.

Les quantités de VPOb à distribuer aux régions doivent être calculées en utilisant les méthodes de prévision habituelles.

Veiller à ce que le VPOt soit clairement étiqueté et stocké séparément du VPOb Afin d’éviter tout risque de confusion avec les livraisons de VPOt et

d’administration aux patients avant le jour du remplacement, conserver les stocks de VPOb séparément des VPOt dans l’attente de la distribution.

Stocker si possible dans des équipements de la chaîne du froid différents, ou sur des étagères différentes ou des côtés opposés du réfrigérateur.

Utiliser les autocollants réservés au VPOt sur le conditionnement secondaire du VPOt, s’il existe (voir l’exemple à l’annexe 1).

5.Coordonner le plan d’éventualité et conserver un stock tampon pour les livraisons d’urgence

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PERSONNEL DES ENTREPÔTS CENTRAUX DE VACCINSPERSONNEL DES ENTREPÔTS CENTRAUX DE VACCINS

Stocker l’équivalent d’une semaine d’approvisionnement national en VPOt dans l’entrepôt central de vaccins, prêts à être distribués pour toute livraison nouvelle / imprévue.

Désigner un point focal chargé des demandes d’urgence d’approvisionnement supplémentaire en VPOt venant du terrain, qui aura l’autorité pour attribuer et distribuer le VPOt en conséquence, moyennant :

a. une augmentation de la quantité lors de la prochaine livraison prévue ; oub. l’envoi d’une livraison supplémentaire, hors calendrier.

Indiquer aux entrepôts des vaccins des niveaux des régions et des districts qui contacter et dans quelles circonstances.


Éliminer tous les VPOt de l’entrepôt central de vaccinsLe jour du remplacement :

1. retirer tous les VPOt restants de la chaîne du froid de l’entrepôt central ;2. noter la quantité de VPOt retirée dans les registres des stocks ;3. placer les VPOt dans des sacs ou conteneurs prévus à cet effet portant

l’étiquette « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») et indiquer les quantités (doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (Voir annexe 1) ;

4. les transporter vers le lieu d’élimination conformément au plan de collecte et d’élimination des VPOt.

Assurer la coordination de la collecte et de l’élimination des VPOt aux niveaux inférieurs le cas échéant, conformément au plan national de collecte et d’élimination des VPOt.

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Entrepôt régional de vaccins Le personnel au niveau régional a les responsabilités suivantes :1. mener et coordonner au minimum deux inventaires des VPOt ; informer

le personnel des niveaux inférieurs de la chaîne d’approvisionnement du processus d’inventaire ; rassembler les données d’inventaire reçues des entrepôts de vaccins des districts et les transmettre aux niveaux supérieurs ;

2. distribuer des quantités suffisantes de VPOt et de VPOb au niveau des districts à temps pour le remplacement ; et organiser une redistribution au sein des districts si nécessaire ;

3. communiquer le calendrier et les plans du remplacement (distribution, collecte et élimination) aux niveaux inférieurs ;

4. comprendre et mettre en place le plan d’approvisionnement d’urgence communiqué par l’entrepôt central de vaccins ;

5. collecter et éliminer les VPOt en surplus conformément aux lignes directrices.

1.Mener les inventaires au niveau de l’entrepôt régional de vaccins et coordonner les inventaires au niveau des districts

Méthode Procéder au comptage physique direct de tous les stocks de VPOt disponibles

dans les entrepôts régionaux de vaccins. Notifier les données en nombre de doses, et non de flacons, y compris les données ci-dessous :



date d’expiration ; fabricant et conditionnement (nombre de doses par flacon) ; emplacement physique du stock ; solde d’approvisionnement pour les activités (AVS) récentes (le cas


enregistrées dans les registres des stocks.

Coordination des inventaires des stocks au niveau des districts Indiquer au personnel du niveau du district quelles sont ses responsabilités en

matière d’inventaire, notamment :o le comptage physique doit être fait à tous les niveaux en l’espace d’une seule

semaine afin de réduire au minimum le risque de double comptage des stocks destinés à la livraison aux niveaux inférieurs de la chaîne d’approvisionnement ;

o le personnel des districts doit notifier (par appel téléphonique ou message SMS) les niveaux des stocks de VPOt comme indiqué ci-dessus.

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PERSONNEL DES ENTREPÔTS RÉGIONAUX DE VACCINS

Rassembler les données d’inventaire reçues de tous les entrepôts de vaccins des districts de la région et les compiler dans une base de données unique. Transmettre les informations au niveau supérieur par appel téléphonique ou message SMS à l’entrepôt central de vaccins, qui a la responsabilité de rassembler toutes les données à l’échelon national.

Une fois le décompte physique effectué, actualiser les données dans les systèmes nationaux de gestion des stocks au moyen des chiffres exacts, révisés.

2.Distribuer la dernière livraison de VPOt et la première livraison de VPOb au niveau des districts, et organiser la redistribution au sein de la région si nécessaire

Calculer les quantités et distribuer les commandes finales de VPOt Utiliser la formule basée sur la consommation ou la méthode de la population

cible, telles qu’elles sont décrites ci-dessus, pour calculer la quantité de VPOt que vous devez distribuer à chaque région pour la livraison finale.

Au fur et à mesure que la journée du remplacement approche, les approvisionnements doivent être calculés en fonction des activités de vaccination planifiées et de la consommation antérieure, et non seulement en fonction des bénéficiaires ciblés.

Si les livraisons sont trimestrielles, utilisez cette recommandation pour votre livraison de janvier 2016.

Il est recommandé à la région de fournir, avec la dernière livraison de VPOt, des « formulaires de collecte des VPOt » (annexe 2) que les districts devront remplir le [date du remplacement] afin d’enregistrer l’ensemble des VPOt non utilisés collectés pour être éliminés.

Distribuer des quantités appropriées de VPOb aux entrepôts de vaccins des districts Le personnel de l’entrepôt régional de vaccins doit mettre au point un plan de

distribution et le communiquer aux districts. Pour garantir que le VPOb est disponible en quantités suffisantes pour être administré dès le jour du remplacement, il doit parvenir aux entrepôts de vaccins des districts au moins deux semaines avant le remplacement.

Les quantités de VPOb à distribuer aux districts doivent être calculées en utilisant les méthodes de prévision habituelles.

Veiller à ce que le VPOb soit stocké séparément du VPOt Afin d’éviter tout risque de confusion avec les livraisons de VPOt et

d’administration aux patients avant le jour du remplacement, conserver les stocks de VPOb séparément des VPOt dans l’attente de la distribution.

Stocker sur des étagères différentes ou des côtés opposés du réfrigérateur ;

Utiliser les autocollants réservés au VPOt sur le conditionnement secondaire du VPOt, s’il existe (voir l’exemple à l’annexe 1).

3.Mettre à exécution le plan d’éventualité

Pour être sûr de disposer de VPOt en quantités suffisantes jusqu’à la date du remplacement :

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PERSONNEL DES ENTREPÔTS RÉGIONAUX DE VACCINS

lors de la réception de la dernière livraison de VPOt, effectuer un comptage physique et le comparer au montant total requis pour être distribué à chaque entrepôt de district ;

si le montant reçu est insuffisant ou que la demande ou les pertes sont plus importantes que prévues (du fait par exemple de variations de température), calculer la quantité supplémentaire requise ;

appeler le point focal qui a été désigné à l’entrepôt central de vaccins et demander la quantité voulue à la date requise (si le délai est insuffisant pour recevoir l’approvisionnement avant la livraison au niveau suivant conformément au calendrier de livraison habituel, l’entrepôt central de vaccins pourra décider de livrer directement le niveau concerné).


Les responsables de la planification au niveau national et l’administrateur de l’entrepôt central de vaccins vous communiqueront le plan de collecte et d’élimination des VPOt et vous indiqueront quel rôle l’entrepôt régional de vaccins doit jouer dans sa mise en œuvre.

Fournir des informations en vue de l’élaboration du plan de collecte et d’élimination des VPOt Les responsables de la planification au niveau national prendront l’initiative de

l’élaboration d’un plan de collecte et d’élimination des VPOt. Ils peuvent toutefois demander aux logisticiens du niveau régional de contribuer à son élaboration. En particulier, il peut être demandé au personnel de : o recueillir et transmettre les données relatives aux installations d’élimination

disponibles et aux moyens de collecte des VPOt au niveau régional ; o vérifier l’état de préparation des sites d’élimination potentiels de façon à ce

qu’au niveau régional, le plan d’élimination puisse être adapté si nécessaire.

Communiquer le plan d’élimination au niveau des districts et coordonner l’élimination (le cas échéant) Veiller à ce que tous les sites d’élimination choisis dans la région soient informés

de la tâche qui leur incombe et mettent en place les préparatifs nécessaires. Veiller, par l’intermédiaire des districts le cas échéant, à ce que tous les

établissements de santé de la région, y compris les établissements privés, qui disposent du VPOt reçoivent un exemplaire du plan de collecte et d’élimination.

Éliminer tous les VPOt de l’entrepôt régional de vaccins Le jour du remplacement, les logisticiens au niveau régional doivent :

1. retirer tous les VPOt restants de la chaîne du froid de l’entrepôt régional ;2. noter la quantité de VPOt retirée dans les registres des stocks ;3. placer les VPOt dans des sacs ou conteneurs prévus à cet effet portant

l’étiquette « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») et indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant spécial VPOt ;

4. les transporter vers le lieu choisi pour la collecte / l’élimination, conformément au plan national de collecte et d’élimination des VPOt.

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PERSONNEL DES ENTREPÔTS RÉGIONAUX DE VACCINSPERSONNEL DES ENTREPÔTS RÉGIONAUX DE VACCINS

Entrepôt de vaccins du district Le rôle du personnel au niveau des districts dans le remplacement est de :1. mener et coordonner au minimum deux inventaires des VPOt et notifier

les résultats au niveau supérieur, à l’entrepôt régional de vaccins (ou l’entrepôt central de vaccins le cas échéant) ;

2. recevoir et stocker de manière appropriée les VPOt et VPOb en vue du remplacement ;

3. établir un plan d’éventualité ;4. distribuer la dernière livraison de VPOt et organiser la redistribution au

sein du district le cas échéant ;5. mener à bien le remplacement (trois méthodes de distribution peuvent

être envisagées ; elles sont détaillées ci-dessous : échange-livraison, échange-collecte, et si nécessaire prépositionnement) ;

6. collecter et éliminer les VPOt en surplus après le remplacement.

1. Mener les inventaires dans les entrepôts de vaccins des districts

Méthode Procéder au comptage physique direct de tous les stocks de VPOt disponibles

dans les entrepôts de vaccins des districts. Notifier les données en nombre de doses, et non de flacons, y compris les données ci-dessous :



date d’expiration ; fabricant et conditionnement (nombre de doses par flacon) ; emplacement physique du stock ; solde d’approvisionnement pour les activités (AVS) récentes (le cas


enregistrées dans les registres des stocks.

Notification Notifier les informations au niveau supérieur par un appel téléphonique à

l’entrepôt régional des vaccins. Actualiser les données dans les systèmes nationaux de gestion des stocks au

moyen des chiffres exacts, révisés.

2. Recevoir et stocker de manière appropriée les VPOt et VPOb en vue du remplacement

Veiller à ce que le VPOb soit stocké séparément du VPOt Afin d’éviter tout risque de confusion avec le VPOt et d’administration aux

patients avant le jour du remplacement, conserver les stocks de VPOb séparément des VPOt dans l’attente de la distribution.

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PERSONNEL DES ENTREPÔTS RÉGIONAUX DE VACCINSNIVEAU DU DISTRICT

Stocker si possible dans des équipements de la chaîne du froid différents, ou sur des étagères différentes ou des côtés opposés du réfrigérateur.

Utiliser les autocollants réservés au VPOt (voir l’annexe 1) sur le conditionnement secondaire du VPOt, s’il existe.

3. Établir un plan d’éventualité Pour garantir que tous les centres de santé disposent de quantités suffisantes de VPOt pour tenir jusqu’à la date du remplacement, vous devrez mettre en place un système afin de réaffecter rapidement les stocks entre les établissements de santé lorsqu’un risque de pénurie localisée survient.

Quantité requise pour la vaccination systématique Lors de la réception de la dernière livraison de VPOt, effectuer un comptage

physique et le comparer au montant total requis pour être distribué à chaque centre de santé.

Si le montant reçu est insuffisant ou que la demande ou les pertes sont plus importantes que prévues (du fait par exemple de variations de température), calculer la quantité supplémentaire requise.

Appeler le point focal qui a été désigné à l’entrepôt régional de vaccins et demander la quantité supplémentaire voulue en indiquant la date à laquelle vous en avez besoin.

Stock tampon d’urgence Indiquer à tous les centres de santé de votre district comment vous contacter en

cas de besoin imprévu de VPOt supplémentaires. Tenir le compte des stocks de VPOt non utilisés dans les centres de santé, afin de

recenser les centres de santé à partir desquels certains stocks de VPOt pourront être relocalisés en cas de pénurie localisée. Plus généralement, se tenir informé de la capacité des centres de santé à respecter les niveaux de stock minimum et maximum recommandés.

Porter les obligations de notification des stocks pour les niveaux inférieurs à une fois par semaine pendant le mois qui précède le remplacement.

Être prêt à distribuer ou allouer rapidement toute quantité supplémentaire requise aux centres de santé et aux niveaux supérieurs jusqu’à la date du remplacement.

4. Distribuer la dernière livraison de VPOt et organiser la redistribution au sein du district si nécessaire

En général, au fur et à mesure que la journée du remplacement approche, les approvisionnements fournis aux centres de santé doivent être calculés en fonction des activités de vaccination planifiées et de la consommation antérieure, et non seulement en fonction des bénéficiaires ciblés. Il est important de renforcer les mécanismes visant à contrôler l’utilisation des vaccins (et non seulement la distribution), l’évaluation des besoins et la gestion des stocks.

5. Mettre en œuvre le remplacement : première livraison de VPOb aux centres de santé, collecte du VPOt

Le jour du remplacement, tous les centres de santé doivent cesser d’utiliser le VPOt. Les responsables de la planification au niveau national vous donneront des indications sur la manière dont le remplacement sera mis en œuvre dans votre pays.

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NIVEAU DU DISTRICT

Un processus d’« échange » (échange-livraison (« push ») ou échange-collecte (« pull »)) entre le VPOt et le VPOb est préférable, afin d’éviter que le VPOt ne soit encore présent dans les centres de santé après la journée du remplacement. Toutefois, les responsables de la planification au niveau national peuvent recommander un mécanisme de « pré-positionnement » dans certaines circonstances, par exemple pour les centres éloignés qui sont difficiles d’accès (problèmes de sécurité, flambées, routes impraticables à la saison des pluies). Il est également possible de combiner plusieurs méthodes.

Scénario 1 :

Échange-livraison (« Push ») organisé (pas d’élimination par le centre de santé)

Avant le remplacement

Élaborer un microplan / calendrier de livraison afin de visiter chaque centre de santé dans votre district le jour du remplacement ou la veille, et obtenir le budget de transport requis le cas échéant.

Le jour du remplacement(ou la veille)

Visiter chaque centre de santé pour : collecter tous les VPOt restants dans les appareils de la chaîne du

froid et les éliminer conformément aux lignes directrices et au plan de collecte / d’élimination. Mettre à jour les registres des stocks en conséquence ;

placer tous les VPOt dans un sac plastique ou conteneur portant l’étiquette appropriée « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») (voir l’annexe 1). Indiquer les quantités (doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant ;

livrer la quantité de VPOb attribuée ; enregistrer la quantité de VPOt collectée sur le « formulaire de

collecte des VPOt » (annexe 2).Risques Un financement et des capacités logistiques supplémentaires seront

nécessaires, étant donné que les districts devront organiser des visites supplémentaires de tous les centres de santé.

Avantages*

Approche offrant la plus grande certitude pour ce qui est : de la réception par tous les centres de santé de leur VPOb à temps

et de la même façon ; du retrait du VPOt des centres de santé au moment voulu.

* Prière de noter : Bien que les districts puissent utiliser le mécanisme de collecte dans le cadre de leurs activités habituelles, le modèle d’échange-livraison pourra être plus approprié pour le remplacement pour en garantir le succès et la validation, même si cela peut nécessiter des efforts supplémentaires de la part du district.

Scénario 2 :

Échange-collecte (« Pull ») organisé (pas d’élimination par le centre de santé)

Avant le remplacement

1 mois avant : Communiquer par téléphone, SMS ou en personne à chaque centre de santé la date et l’heure à laquelle ils doivent se rendre à l’entrepôt de vaccins du district pour rendre les VPOt restants et prendre livraison des VPOb qui leur ont été attribués.

2 jours avant : Rappeler à tous les centres de santé qu’ils DOIVENT apporter leur approvisionnement restant de VPOt afin de

23

NIVEAU DU DISTRICTNIVEAU DU DISTRICT

recevoir leur approvisionnement en VPOb. Veiller à ce que des fonds soient disponibles à l’entrepôt de vaccins

du district pour rembourser les coûts de transport afin que le personnel des centres de santé puisse se déplacer pour l’échange.

Le jour de la collecte

Enregistrer chaque centre de santé qui échange comme convenu le VPOt contre le VPOb, et enregistrer la quantité de VPOt collectée sur le « formulaire de collecte des VPOt » (annexe 2).

Placer tous les VPOt dans un sac plastique ou conteneur portant l’étiquette appropriée « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal »). Indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (voir l’annexe 1).

Enregistrer tout centre de santé qui oublie de rapporter son stock de VPOt.

o Si l’élimination par le centre de santé N’est PAS autorisée. Ne pas donner le VPOb et leur demander de revenir le jour suivant / ou noter que vous devrez vous rendre directement chez eux pour leur livrer le VPOb et reprendre le VPOt.

o Dans les rares cas où l’élimination par le centre de santé est autorisée : Informez-les de la manière de détruire leur stock restant de VPOt avant de leur remettre le VPOb.

Après le jour de la collecte

Le jour suivant : Contacter l’ensemble des centres de santé qui n’ont pas procédé à l’échange pour leur rappeler de rapporter le VPOt et prendre livraison du VPOb.

Dans les trois jours qui suivent le jour du remplacement : rendez-vous directement dans les centres de santé restants pour collecter les VPOt et livrer le VPOb.

Risques Possibilité d’échange incomplet et hors délais du VPOb en échange des stocks restants de VPOt, si le personnel des centres de santé ne peut pas / veut pas se déplacer le jour fixé.

Possibilité de séances de vaccination manquées compte tenu du temps passé par le personnel de santé en déplacement et pour l’échange, à moins que le jour du remplacement soit prévu un jour suivant un jour de congé.

Des fonds supplémentaires peuvent être nécessaires pour les activités de « ratissage » de l’entrepôt de vaccins du district.

Avantages Scénario moins exigeant en ressources pour le personnel du niveau du district que l’échange- livraison du VPOb.

Scénario 3 :

Prépositionnement du stock de VPOb dans les centres de santé (Moins contraignant : élimination par les centres de santé autorisée, les critères de validation sont l’utilisation du VPOt)

Avant le remplace-ment

Établir un microplan énumérant tous les centres de santé à qui vous livrer l’approvisionnement en vaccins.

Communiquer au centre de santé la date du remplacement et envoyer régulièrement des rappels.

Prépositionner le stock de VPOb moyennant des livraisons systématiques avant le remplacement.

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Rappeler aux centres de santé que le VPOb et le VPOt doivent être stockés séparément dans les appareils de la chaîne du froid afin de limiter le risque de confusion. Il est recommandé de fournir aussi aux centres de santé les autocollants « VPOt à éliminer le [date du remplacement] » pour identifier clairement le conditionnement secondaire du VPOt. (voir l’annexe 1).

Des autocollants doivent aussi être apposés sur les sacs prévus pour l’élimination contenant tous les VPOt le jour du remplacement.

Le jour du remplace-ment

Communiquer (en personne, par téléphone, ou par SMS) avec chaque centre de santé pour qu’ils cessent d’utiliser le VPOt et le retire de la chaîne du froid, et qu’ils commencent à utiliser le VPOb à la place. Donner aux centres de santé l’instruction de placer le stock de VPOt

dans un sac fermé, identifié au moyen de l’autocollant « VPOt à éliminer le [date du remplacement] ». La quantité (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid doivent aussi être indiquées (voir l’exemple à l’annexe 1).

Si l’élimination par le centre de santé est autorisée : Donner aux centres de santé l’instruction d’éliminer les VPOt en surplus conformément aux lignes directrices sur l’élimination.

Si l’élimination par le centre de santé N’est PAS autorisée : Donner aux centres de santé l’instruction de mettre de côté les sacs de VPOt en vue de leur collecte.

Risques Échange incomplet ou hors délais des VPOb contre le stock de VPOt restant, étant donné qu’il peut y avoir un risque de confusion ou de réticence à passer du VPOt au VPOb.

Moindre capacité à contrôler le remplacement effectif et à superviser l’élimination des surplus.

Avantages

Scénario moins exigeant en ressources qu’un scénario d’échange-livraison complet ou de collecte organisée, et qui peut être mené à bien en utilisant les mécanismes habituels.

6. Éliminer les VPOt en surplus après le remplacement Le niveau national ou régional communiquera le plan de collecte et d’élimination des VPOt et indiquera quel rôle l’entrepôt de vaccins du district doit jouer dans sa mise en œuvre.

Fournir des informations en vue de l’élaboration du plan de collecte et d’élimination des VPOt Il peut être demandé au personnel du niveau du district de :

o recueillir et transmettre les données relatives aux installations d’élimination disponibles au niveau des districts et des centres de santé, et aux moyens existants de collecte des VPOt ;

o vérifier l’état de préparation des sites d’élimination potentiels de façon à ce que le plan d’élimination puisse être adapté si nécessaire.

Communiquer le plan d’élimination aux centres de santé et aux sites d’élimination, et coordonner l’élimination le cas échéant Veiller à ce que tous les sites d’élimination choisis dans le district (le cas

échéant) soient informés de la tâche qui leur incombe et mettent en place les préparatifs nécessaires.

25


Veiller à ce que tous les centres de santé du district, y compris les établissements du secteur privé, qui disposent du VPOt reçoivent un exemplaire / soient informés du plan de collecte et d’élimination et connaissent leur responsabilité en ce qui concerne l’élimination du VPOt.

Les informations à communiquer aux centres de santé concernant les méthodes de collecte et d’élimination du VPOt peuvent aisément être incluses dans les informations fournies sur le remplacement au cours des distributions systématiques de vaccins.

Éliminer le VPOt des entrepôts de vaccins des districtsLe jour du remplacement, les logisticiens du niveau du district doivent :

1. retirer tous les VPOt restants de la chaîne du froid de l’entrepôt du district ;2. Noter la quantité de VPOt retirée dans les registres des stocks (en nombre de

doses, et non de flacons) ;3. Placer les VPOt dans des sacs ou conteneurs portant l’étiquette appropriée «

VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») et indiquer les quantités (doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (voir l’annexe 1) ;

4. Les transporter vers le lieu choisi pour la collecte / l’élimination, conformément au plan national de collecte et d’élimination des VPOt.

1.

26

NIVEAU DU DISTRICT

Centre de santéLe personnel des centres de santé a les responsabilités suivantes :1. communiquer les données des inventaires de VPOt aux niveaux

supérieurs ;2. signaler tout besoin imprévu en VPOt en utilisant le mécanisme

d’éventualité ;3. procéder au remplacement (trois scénarios détaillés ci-dessous) ;4. éliminer le VPOt, uniquement dans le cas particulier où l’élimination au

niveau du centre de santé est autorisée par les responsables de la planification au niveau national.

1.Signaler tout besoin imprévu en VPOt en utilisant le mécanisme d’éventualité

Afin de réduire au minimum les surplus de VPOt qui devront être éliminés une fois le remplacement effectué, les stocks de VPOt à utiliser jusqu’au remplacement seront limités au strict minimum. Par conséquent, toute perte ou demande imprévue représentera pour le centre de santé un risque supérieur à la normale de rupture de stock.

L’administration du VPOt doit cependant se poursuivre normalement jusqu’au jour du remplacement. Par conséquent : lors de la réception de la livraison finale de VPOt, effectuer un comptage

physique et le comparer au montant total requis pour être administré jusqu’à la date du remplacement ;

si le montant reçu est insuffisant ou que la demande ou les pertes sont plus importantes que prévues (du fait par exemple de variations de température), calculer la quantité supplémentaire de VPOt requise ;

appeler le point focal à l’entrepôt de vaccins du district – ou lui envoyer un SMS – et demander la quantité supplémentaire voulue en indiquant la date à laquelle vous en avez besoin.

2.Procéder au remplacement Le jour du remplacement, tous les centres de santé doivent cesser d’utiliser le VPOt. Les responsables de la planification au niveau national donneront des indications sur la manière dont le remplacement sera mis en œuvre dans le pays. Un processus d’« échange » (échange-livraison (« push ») ou échange-collecte (« pull »)) entre le VPOt et le VPOb est préférable, afin d’éviter que le VPOt ne soit encore présent dans les centres de santé après le remplacement. Toutefois, un mécanisme de « prépositionnement » pourra être nécessaire dans certaines circonstances, par exemple pour les centres difficiles d’accès.

Scénario 1 : Échange-livraison (« Push ») organisé (pas d’élimination par le centre de santé) Collecter tous les VPOt restants dans le réfrigérateur du centre de santé et les

remettre au représentant du district lorsqu’il se présente au centre de santé. Vous devez être absolument sûr qu’aucun flacon de VPOt n’est resté dans le

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centre.o Placer tous les VPOt dans un sac fermé portant l’étiquette appropriée «

VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») et indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (voir l’annexe 1) ;

o Noter dans les registres des stocks la quantité retirée. Commencer à administrer et à enregistrer le VPOb dès le jour du

remplacement.

Scénario 2 : Échange-collecte (« Pull ») organisé (pas d’élimination par le centre de santé) Le jour prévu, qui vous a été communiqué par l’entrepôt de vaccins du district,

vous vous déplacez jusqu’à l’entrepôt de vaccins du district avec vos VPOt restants afin de prendre livraison des VPOb qui vous ont été attribués.

o Placer tous les VPOt dans un sac fermé portant l’étiquette appropriée « VPOt à éliminer » (« VPOt for disposal ») et indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (voir l’annexe 1) ;

o Noter dans les registres des stocks la quantité retirée. Échanger le VPOt contre le VPOb. Commencer à administrer et à enregistrer le VPOb dès le jour du

remplacement.

Scénario 3 : Prépositionnement du stock de VPOb dans les centres de santé Afin d’éviter tout risque de confusion avec le VPOt et d’administration aux

patients avant la date du remplacement, assurez-vous de conserver le VPOb séparément du VPOt avant le remplacement.

Le jour prévu, qui vous a été communiqué par l’entrepôt de vaccins du district, retirer les VPOt de la chaîne du froid et les éliminer/mettre de côté conformément aux lignes directrices (à définir).

o Placer tous les VPOt dans un sac fermé portant l’étiquette appropriée « VPOt à éliminer » (« VPOt for disposa ») et indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (voir l’annexe 1).

Commencer à administrer et à enregistrer le VPOb dès le jour du remplacement.


Après le remplacement, le VPOt doit être rapidement éliminé afin de supprimer le risque d’infection par le poliovirus. Un plan de collecte et d’élimination des VPOt pour le pays sera communiqué à chaque centre de santé et précisera le rôle des logisticiens du centre de santé dans la mise à exécution de ce plan de collecte et d’élimination.

Scénarios 1 et 2 : Échange (pas d’élimination par le centre de santé)

Confirmer qu’il ne subsiste aucun VPOt dans la chaîne du froidLes VPOt restants ayant été remis au district ou collectés par celui-ci, il ne doit

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rester aucun VPOt dans la chaîne du froid au centre de santé le jour du remplacement, et l’élimination des VPOt collectés sera assurée au niveau du district.

Par conséquent, le jour du remplacement : confirmer qu’il ne subsiste aucun VPOt dans la chaîne du froid ; si une petite quantité de VPOt a, pour une raison quelconque, été oubliée

lorsque le VPOt a été remis au district ou collecté par celui-ci :1. retirer les VPOt de la chaîne du froid ;2. noter la quantité de VPOt retirée dans les registres des stocks ;3. placer les VPOt dans des sacs ou conteneurs prévus à cet effet portant

l’étiquette « VPOt à éliminer » (« tOPV for disposal ») et indiquer les quantités (en doses) et la date de retrait de la chaîne du froid sur l’autocollant (Voir annexe 1) ;

4. informer le district qui vous donnera des indications sur la collecte / l’élimination.

Scénario 3 : Prépositionnement du stock de VPOb dans les centres de santé

Éliminer le VPOtLe jour du remplacement :

1. retirer tous les VPOt restants des appareils de la chaîne du froid ;2. noter la quantité de VPOt retirée dans les registres des stocks ;3. placer les VPOt dans les sacs ou conteneurs prévus à cet effet portant

l’étiquette « VPOt à éliminer » et indiquer les quantités (en doses) sur l’autocollant ;

4. transporter les sacs ou conteneurs jusqu’au lieu choisi pour la collecte/l’élimination OU mettez-les de côté en vue de la collecte par le district, conformément au plan de collecte et d’élimination des VPOt.

Annexe 1 : Étiquetage des sacs / conteneurs de VPOt à éliminer

Les sacs ou conteneurs de VPOt qui ont été retirés de la chaîne du froid après la journée nationale du remplacement doivent être clairement étiquetés comme à « ne pas utiliser ».

Tout étiquetage devra aussi indiquer la date après laquelle le VPOt ne devra plus être utilisé.

On trouvera ci-dessous un exemple d’autocollant pouvant être utilisé pour l’étiquetage.

Les pays pourront aussi choisir d’imprimer des autocollants à apposer sur le conditionnement secondaire des VPOt avant le remplacement, afin de les distinguer clairement des VPOb et de les identifier comme à éliminer à la date du remplacement.

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Annexe 2 : Exemple de formulaire de collecte des VPOt Il est recommandé aux districts d’enregistrer tous les VPOt collectés auprès des centres de santé le jour du remplacement. Si les districts remettent les VPOt à un niveau supérieur (régional ou central) en vue de leur élimination, ces formulaires doivent être modifiés pour être utilisés aux niveaux régional et/ou central pour enregistrer aussi la collecte des VPOt.

Formulaire de collecte des VPOt – niveau du district

Nom du district :

Nom / identification du centre

Quantité de VPOt

collectée (nb de doses)

Signature de l’agent

responsableDate

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