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Coordenação SIGA Informativo Nº 011/2019
MAIO - 2019
Dúvidas: Suporte SIGA – 0800 000 2001
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UTILIZAÇÃO DO E-DOCS PARA CADASTROS NO SIGA
Considerando a publicação do Decreto Nº 4.411-R, de 18 de abril de 2019, que instituiu
o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (E-DOCS) no âmbito da Administração
Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado, a Gerência de Sistemas
Integrados de Gestão Administrativa – GESIS / SEGER informa novos procedimentos para o envio e
recebimento dos formulários de cadastros disponíveis no Portal do SIGA
(www.portalsiga.es.gov.br) no menu “CADASTRE-SE / Servidor”.
A partir de 01/06/2019 os formulários poderão ser assinados eletronicamente e
encaminhados à GESIS pelo sistema EDOCS, mantendo facultativo o envio pelos meios atuais até o
dia 28/06/2019.
A partir de 01/07/2019 o recebimento de quaisquer documentos relativos aos cadastros
do SIGA citados acima e enviados pelos servidores públicos, se dará exclusivamente pelo sistema
EDOCS, que deverão também ser assinados eletronicamente no sistema.
Este informativo é aplicável somente para as rotinas de solicitação de cadastros
efetuadas por servidores públicos e direcionadas para o grupo “SIGA – CADASTROS GERAIS” desta
Gerência de Sistemas Integrados de Gestão Administrativa - GESIS/SEGER. A utilização para os
demais cadastros inerentes ao SIGA, como o de fornecedores, será analisada futuramente.
Demandas relacionadas a utilização do sistema SIGA, dúvidas, incidentes, consultas
sobre andamento de chamados, bem como abertura e encerramento de chamados pelos usuários
do sistema SIGA, devem ser realizadas via suporte técnico SIGA, através dos canais já utilizados
atualmente: telefone 0800 000 2001 ou através do e-mail [email protected].
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Dúvidas ou questionamentos sobre este informativo deverão ser direcionadas à
Coordenação do SIGA por meio do e-mail [email protected].
Vitória, 31 de maio de 2019
COORDENAÇÃO SIGA GERÊNCIA DE SISTEMAS INTEGRADOS - GESIS
SUBSECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO GERAL - SUBAD SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS - SEGER
Acesse o Portal SIGA: www.siga.es.gov.br
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ANEXO I
Envio de formulários de cadastros
O presente Anexo tem como objetivo demonstrar simplificadamente a utilização do sistema EDOCS
para o envio dos formulários à Coordenação do SIGA.
Maiores informações sobre a utilização do sistema EDOCS deverão ser obtidas por meio dos canais
de treinamentos ou dos manuais e vídeos já disponibilizados no link
https://processoeletronico.es.gov.br/Not%C3%ADcia/edocs-manuais-e-videos.
PASSO A PASSO:
1) Baixe o formulário desejado no link https://portalsiga.es.gov.br/formularios-cadastrais.
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2) Preencha o formulário eletronicamente com os dados do usuário e a demanda de cadastro ou alteração
desejada. Será utilizado como exemplo neste Anexo o Formulário II – Cadastro de Novo Usuário.
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3) Após a captura do documento não é possível inserir novas assinaturas, de modo que o usuário
deve garantir que o documento a ser enviado à Coordenação SIGA esteja assinado
eletronicamente por todos os signatários exigidos no formulário. No exemplo em questão, serão
necessárias as assinaturas eletrônicas do usuário a ser cadastrado, assim como, do seu superior
hierárquico e do Gestor do SIGA no Órgão. Documentos enviados à Coordenação SIGA que não
contemplarem todas as assinaturas exigidas serão devolvidos, cabendo o usuário reiniciar o
procedimento de captura de um novo documento.
4) Salve o arquivo em formato PDF em uma pasta no computador para que você possa acessá-lo
posteriormente.
No sistema EDOCS:
5) Na página inicial, clique na opção Capturar Documento.
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6) Clique na opção para selecionar o arquivo.
7) Selecione o formulário salvo em PDF anteriormente no Passo 04 e clique em “Abrir”.
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8) Selecione o seu cargo pelo qual estará assinando o formulário, de acordo com a necessidade do
formulário em questão (Passo 03).
9) Selecione a opção “Documento Eletrônico” e depois a opção “Sim, será assinado
eletronicamente”.
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10) Altere o nome do documento se desejar.
11) Classifique o documento.
12) Adicione todas as pessoas que deverão assinar o documento, conforme exigido no Formulário
(Passo 03) e clique em “Continuar”.
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13) Depois do documento ter sido assinado por todos os envolvidos, selecione a opção
“Encaminhar”.
14) Preencha os campos obrigatórios como o Título e a Mensagem de Encaminhamento. Após clique
em ADICIONAR (Destinatários).
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15) Clique em GRUPOS E COMISSÕES. Após selecione o Órgão SEGER e o Grupo SIGA – CADASTROS
GERAIS e depois em FECHAR.
16) Clique em ENVIAR para finalizar o trâmite.
17) A GESIS irá devolver a confirmação de cadastro em até 02 (dois) dias úteis pelo próprio sistema
EDOCS. Em caso de resposta negativa devido a problemas no preenchimento do formulário ou
da ausência de assinaturas exigidas, cabe ao usuário realizar todo o procedimento novamente,
enviando um novo documento com as pendências devidamente corrigidas.