Utveksling – Nominasjon og SøknadsWeb for utenlandske søkere

Kathy Foss Haugen, USIT, UiO

Hvilke grupper søkere behandles?

1. Utreisende studenter på utvekslingsprogram

2. Innreisende studenter på utvekslingsprogram

3. Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers)

2

• Utvekslingsavtalene registreres i FS også som opptaksstudieprogram

• Studentene kan søke via SøknadsWeb• Kan kreve at studentene har gyldig

studierett ved institusjonen for å kunne søke

3

Utreisende studenter på utveksling

Utreisende studenter - innlogging

4

Utreisende studenter 2

5

Studenten logger inn og søker om opptak til en utvekslings-avtale

Utreisende studenter 3

6

Opptakstype

• Kan styre hvilke nasjonaliteter som kan søke• Kan sette krav til gyldig studierett for å søke• Kan styre hvilke opptakstyper som kan laste opp dokumenter

7

Opptaksstudieprogram

• Alle avtaler som studenter skal søke til må opprettes som opptaksstudieprogram

• Det planlegges en rutine for å kunne gjøre dette

• Studietypenr kan gjenbrukes, så en kan for eksempel kun ha to: ett for erasmus og ett for bilaterale avtaler.

8

Utvekslingsavtale - Studieprogram

9

Utveksling – studieprogram 2

• Dersom det krever studierett for opptak på opptakstype, så får kun søkere som har studierett på studieprogram knyttet til utvekslingsavtalen, se det aktuelle opptaksstudieprogrammet

10

Utveksling – studieprogram: Eksempel• Et opptaksstudieprogram er knyttet til en utvekslingsavtale. På utvekslignsavtalen

er det oppgitt studieprogram

• Kun søkere som har studierett på det/de oppgitte studieprogram skal få se opptaksstudieprogrammet i SøknadsWeb..

• En student har studierett på BAFY-UIO.

• Hun søker om opptak til Utveksling 2014 vår. Hvor det er 4 opptaksstudieprogram:

• 2691 - avtale 160, studieprogram BAFY-UIO• 2692 - avtale 225, studieprogram ALLINN• 3008 - avtale 12, ingen studieprogram• 3014 - avtale ADEL1, studieprogram AAS-UIO og BA-SVF

• Studenten får kun se de opptaksstudiepprogram som er knyttet til utvekslingsavtale med samme studiepprogram og utvekslingsavaler som ikke er knyttet til noe studieprogram

• Studenten får kun se 2691 og 3008

11

Opptaksstudieprogram

• Etter opptaket blir studenten ved kjøring av FS159.001 opprettet som utvekslingsstudent knyttet til avtalen som er oppgitt på opptaksstudieprogrammet.

12

Utvekslingsperson

13

Bildet er omtrent uendret fra tidligere, men er nå knyttet til Avtaleid.

Oppgaver 11. Opprett et opptak utveksling 2013 høst med

opptakstype utveksling2. Registrer parametre på opptakstypen slik at

utenlandske statsborgere kan søke3. Opprett et opptaksstudieprogram og knytt det

til opptaket utveksling4. Knytt opptaksstudieprogrammet til en

utvekslingsavtale5. Legg opptakstypen inn i søketreet6. Tvangskjør7. Finn en student og søk om utveksling

14

Innreisende studenter på utvekslingsprogram

• Studentene nomineres i NominationWeb• Opptak med invitasjon, kan sette opp slik

kun de som er nominert kan søke dette opptaket (Opptak – Kun invitert – J).

• Utvekslingsavtalene må være knyttet til et opptaksstudieprogram.

• Studenter som er nominert fullfører søknaden på SøknadsWeb.

15

Nominasjon

• Studenter som skal komme til Norge på en utvekslingsavtale nomineres av hjemmeinstitusjonen på Nomination.

• Studenten blir knyttet til utvekslingsavtalen gjennom nomineringen

• Institusjonen logger inn med epostadresse og passord. Den mottagende institusjonen må ha registrert denne epostadressen i bildet Utvekslingsavtale, undervindu koordinator

16

Nomination - innlogging

17

Nomination – oversikt over tilgjengelige avtaler

18

Nomination – nominering av student

19

Registrering av nominert student

20

Registrering av nominert student

21

• Epost-adresser må være unike

• Grønn markering av felt som er fylt ut korrekt

Epostadresse finnes fra før

22

Dersom epostadressen finnes fra før, så må en si om dette er samme person eller ikke.

Detaljer og opplasting

23

Nomination- opplasting av dokumenter

• De som nominerer kan laste opp relevante dokumenter.

• Dokumentene blir lagt i dokumentarkivet til studenten som blir nominert.

• Dokumentene får dokumenttype NOMINATION.

24

Nominering

• Studenten som blir nominert blir opprettet som person i FS med FS-fiktivt fnr.

• Øvre del av Søknad samebilde blir opprettet.

• For at den nominerte skal kunne bli opprettet som student, må vedkommende ha fått et Snr-nr.

25

• Studenten får epost med informasjon om innlogging i SøknadsWeb for å fullføre søknaden.

• Eposten sendes ut 30 min etter registrering, slik at saksbehandler skal ha mulighet til å kontrollere og eventuelt slette nominering hvis den er gjort ved en feiltagelse.

26

Etter nominering får studenten tilsendt epost

27

Studenten må be om å få passord

28

29

Studenten må registrere personopplysninger

Studenten velger et studieprogram

30

Studenten fullfører søknaden

31

Hva må være på plass av bakgrunnsdata for å kunne nominere?• WebApplikasjon - Modulvalg• Utvekslingsavtale

• Avtaleparter• Koordinatorer for avtalen• Betingelser• Studieprogram

• Eposttekst til de som blir nominert• Opptak • Opptaksstudieprogram

32

WebApplikasjon - Modulvalg

33

WebApplikasjon - Modulegenskaper• HJELPLINK - venstremeny

• OPPTAKKODE - Opptakstypekode for opptak som skal brukes for nominasjoner. For eksempel UTVEKSLING. Det er kun mulig med en opptakstypekode her.

• PASSFROM - Avsenderadresse for utsending av passordepost til brukere

• SOKWEBLINK- Link til søknadsweb. Benyttes i kvitteringsepost

34

Utvekslingsavtale – avtalepart

• Avtaleid er nøkkelen i utvekslingsavtale Kan ha flere parter innenfor en avtale

35

Utvekslingsavtale - koordinatorer

• Koordinatorer må registreres med e-postadresse

• Interne koordinatorer kan også registreres med e-postadresse

• En koordinator kan være knyttet til flere avtaler

• E-postadresssen benyttes til innlogging på Nomination

36

Utvekslingsavtale – Koordinator

• Personer med ulike roller i forhold til avtalen

37

Rapport FS280.001 Utvekslingsavtaler

38

Utvekslingsavtale – Betingelser

39

Periode – benyttes for å finne hvilke terminer som det kan nomineres studenterOpptaksinfo – grunnlagsdata for opptak. Skal senere benyttes til å få generert opptaksstudieprogram innenfor aktive avtaler

Utvekslingsavtale – betingelserHvilke terminer skal vises?

For å finne ut om en betingelser er gyldig:1. Dersom opptaket er et høstopptak må en betingelse være gyldig hele eller deler av perioden 15.8 - 15.12 samme år. 2. Dersom dato ikke er angitt er betingelsen gyldig. Altså dersom til-dato ikke er angitt er betingelsen gyldig for hele framtida.3. Status må være J for h/v, samt det må være angitt både til og fra-tall4. Dersom det finnes flere gyldige betingelser skal vi hente ut det maksimale antall terminer av alle mulighetene. Altså, dersom en betingelser sier at man ikke har høstopptak og en annen sier at man har høstopptak blir resultatet at man har høstopptak (med de tilhørende tall for til-fra)

• Eksempel:Dersom man skal opprette tilgjengelige terminer for opptak VÅR 2013, og det ikke finnes gyldige betingelser skal defaultbetingelsen returneres, det blir altså to alternativer, VÅR 2013 og VÅR 2013+HØST2013.

40

Mer om terminer

41

Mer om terminer 2

42

Mer om terminer 3

43

Utvekslingsavtale

44

Avtalen presenteres med 1. Avtalenavn2. Utvekslingsprogram3. Mottagende institusjon

Epost til nominerte

• En student får kun tilsendt en epost, selv om vedkommende blir nominert til flere avtaler

• Epost blir sendt ut 30 min ETTER de er nominert, slik at saksbehandler har mulighet til å slette ved eventuelle feil

45

Oppsett av epost

Webapplikasjon – Tekster

PASSORDEPOST_SUBJECT = New Password for NominationPASSORDEPOST_BODY =

You (or someone else) have requested that a new password be generated for your user at the Nomination application for (#1)Your password is(#2)Use this together with your email address to log on at (#3)Best Regards!

• Epost-avsender hentes fra appmodulegenskap PASSFROM. Default-verdi er Systemverdier.Smtp_Avsender_Default

46

Opptak

47

Krever invitasjon – kun inviterte/nominerte kan se opptaket.Inviterte er de som har fått opprettet øvre del av Søknad samlebilde. De må selv søke aktuelle søknadsalternativ.

Søknad samlebilde

• Ved nominering opprettes det en forekomst i øvre del av Søknad samlebilde

• Søkeren må inn på SøknadsWeb for å fullføre søknaden

• Søker får kun se opptaksstudieprogram knyttet til den avtalen som vedkommende er nominert til og opptaksstudieprogram som ikke er knyttet til noen avtale.

• Info om avtalen blir automatisk registrert når søkeren blir nominert

• Søker får automatisk satt studentgrunnlag UTV48

Søknad samlebilde

49

Søknaden knyttes til avtaleid, som benyttes av FS159.001. Dersom det ikke er oppgitt noe her benyttes avtaleid fra opptaks-studie-programmet.

Opplasting av dokumenter

• Den som nominerer kan laste opp aktuelle dokumenter

• Dokumenttype Nomination blir satt

50

Nomination

Link til demobase: https://jboss-test.uio.no/nomination/

Link til prodbase (kommer):https://fsweb.no/nomination/

En trenger ikke tvangskjøre

51

Oppgaver 2

• Finn en utvekslingsavtale og registrer betingelser slik at avtalen er åpen nå og til høsten.

• Registrer deg som koordinator med din epostadresse.

• Logg deg inn i Nomination ved først å be om passord.

• Nominer noen studenter. Tips bruk din epostadresse+nom1@xxx.no

52

Innreisende studenter på gradsstudier (freemovers)

• Institusjonen kan sette opp en silingsprosess, slik at kun de som kommer igjennom den får mulighet til å søke

• Studenter kan søke til kvotestudier

53

Siling

• Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg

• Institusjonene lager selv spørsmålene

54

Søkere uten norsk fnr kan registrere seg med epostadresse

55

Når søkeren klikker på knappen ”Register international applicant” kommer søkeren inn i silingsprosessen

Silingsprossess – oppfyller kriteriene

56

Hvordan sette opp siling

• Spørreundersøkelse• Spørreskjema• Spørsmål med utfall

57

Siling

• Søkere må gå gjennom et spørreskjema, og kun de som oppfyller kriteriene for å søke får lov til å registrere seg

• Institusjonene lager selv spørsmålene• Modulegenskaper UTLSIL og

UTLSOK må være aktive

58

Spørreundersøkelse/Spørreskjema

59

Type undersøkelse må

være SILING

Spørreundersøkelse

• Må ha en fristdato for at den skal vises• Må hete SILING• Må ha J for Aktiv• Må ha J for Anonyme svar

60

Spørreskjema

• Kan bestå av spørsmål og tekst, må sette inn rekkefølgenr for å presentere de i ønsket rekkefølge

• Kun ett spørsmål eller en tekst pr webside, men spørsmålet kan ha mange svaralternativer

61

Spørsmål

• Til hvert spørsmål knyttes svaralternativer

• På det enkelte svaralternativ sier en hva som skal skje med søkeren når det svaret velges

62

Spørsmål 2

• Det må opprettes 3 spørreskjemaer med spørreundersøkelsestype UTFALL:• UTFALL_VANLIG_SOKER• UTFALL_KAN_SOKE• UTFALL_IKKE_KRAV

63

64

Teksten Beskrivelse- kommer på websiden

med reusltatet av spørreundersøkelsen

For å angi av søkeren skal gå videre i spørreundersøkelsen

65

SILING

• Siste spørsmål må ha utfall UTFALL_KAN_SOKE

• Søkeren får da lov til å registrere seg som søker.

• Svarene til de potensielle søkerne blir ikke lagret.

66

Innlogging for utenlandske søkere

• Registrere opplysninger om navn, fødselsdato, kjønn,…

• Blir opprettet med fs-fiktivt fnr• Søkere får tilsendt epost med passord

som de må bruke ved innlogging

67

Modulvalg og modulegenskaper

68

Ny registrering

69

Kvitteringseposter til søkere uten norsk fnr

Ved nyregistrering av søkere uten norsk fødselsnummer kommer epost med følgende tekstkoder:• NR_SUBJ_BODY• NR_BODY_NYREG

Når søkere uten norsk fnr ber om å få tilsendt nyttpassord benyttes følgende tekstkoder i eposten:• PI_SUBJ_NYTTPWD• PI_BODY_NYTTPWD

70

Tips ved testing

• Epostadressen er unik i FS og en kan derfor kun registrere en epostadresse

• Ved testing hvor en ønsker å teste med flere personer kan en for eksempel bruke:

Epostadresse+test1@xxx.no

Og så bruke test2, test3,…

71

Generelt i FS for alle søkergrupper

• Begrensninger i hvilke opptak en søker får se• Dokumentopplasting

72

Dokumentopplasting• Søkere gis mulighet til å laste opp

dokumenter• Det kan lastes opp tre typer dokumenter

• Vitnemål/karakterutskrifter• Praksis• Andre dokumenter

• Dokumentene lagres i personens dokumentarkiv i FS

73

Mine dokumenter

74

Opplasting

75

Dokumentopplasting

• Saksbehandlere kan sperre dokumenter for sletting når de blir tatt bruk i saksbehandlingen.• Sperring kan gjøres i Søknad samlebilde og i

dokumentarkivet• De opplastede dokumentene er knyttet til

personen og ikke til søknaden

76

Dokumenttype

• Dokumenttyper – kan styre hvilke grupper som skal vises• KARVIT• PRAKSIS• ANNET

77

Tekster• De fleste tekstene som vises i

SøknadsWeb kommer fra tekstkodene og kan dermed endres ved behov

78

NB! Husk at tekstene gjelder alle søkere i SøknadsWeb og ikke bare for utenlandske

Hvordan finne tekstkoder - 2• Bruk dette til å finne tekstkoden til det

stedet hvor du ønsker å endre teksten• Søk frem teksten i bildet

WebApplikasjon – Tekster og endre teksten

79

80

Lykke til!