uudenmaan ely-keskuksen maksatuskoulutus flat rate -hankkeille

70
Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille 14.3.2013 15.3.2013 Uudenmaan ELY-keskus

Upload: others

Post on 25-Oct-2021

5 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus

Flat Rate -hankkeille

14.3.2013

15.3.2013

Uudenmaan ELY-keskus

Page 2: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuus ja maksatus Flat Rate -hankkeissa

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 14.3.2013

Mikael PostiUudenmaan ELY-keskus

2

Page 3: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuutta koskevia säännöksiä

Lait ja asetukset, EU ja kansalliset (Tukikelpoisuusasetus 501/2011)Ohjelma-asiakirjaOhjelmakohtaiset säädökset: ESR tukee ihmisiä eri tilanteissa (esim. kouluttautumista, työllistyvyyttä, osaamista) tai rakenteiden ja järjestelmien luomista (esim. koulutusohjelmia, uusia työvoimapalveluja, osaamistarpeiden ennakointia)Hallintoviranomaisen(TEM) ohjeetHallintoviranomaisen ohje 22.12.2010 (mm. tukikelpoiset kustannukset)Hallintoviranomaisen ohje 12.5.2011 prosenttimääräisenä korvattavista välillisistä kustannuksista (flat rate)Rahoittajan / Uudenmaan ELY:n ohjeet, Ohjeita ESR–hankkeen toteuttajalle 2007–2013, 1.10.2011

3

Page 4: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 1

Tukikelpoisia ovat hyväksytyn projektisuunnitelman ja sen kustannusarvion(taustalomake) mukaiset kustannukset (ml. mahdolliset liitteet). Rahoitus on myönnetty projektisuunnitelman mukaiseen toimintaan ja kustannuksiin.Projekti-/rahoituspäätöksen ehtojen mukaisia. Muutoin rahoittajan kanssa sovittuja (esim. aloituspalavereissa)Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeus: tilintarkastus)Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia

4

Page 5: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuuden edellytyksiä 2

Projektista aiheutuneita lisäkustannuksia, joita ei ilman projektia synny, syysuhteet selvästi osoitettavissaEi toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneita menojaProjektin toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisiaMäärältään kohtuullisiaKansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukainen kirjanpito (oma kustannuspaikka/erillinen kirjanpito)Luotettavilla kirjanpitodokumenteilla todennettavia. Aukoton jäljitysketju

5

Page 6: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 1

Flat Rate -kustannusmalliVälilliset kustannukset hyväksytään kiinteällä prosenttiosuudella projektihenkilöstön palkkakustannuksista.Flat Rate -mallin tarkoitus on yksinkertaistaa maksatushakemusten laatimista ja nopeuttaa maksatusta

Välittömät kustannuksetIlmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuenMääritellään tyhjentävästi tukikelpoisuusasetuksessa sekä HVO:nohjeessa. Muita kustannuseriä ei voi hyväksyä välittömiin kustannuksiin. Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle. Ei jyvitettyjä, sisäisiä tai laskennallisia kustannuksia.Todennetaan hankkeen kirjanpidosta

6

Page 7: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 2

Välilliset kustannuksetHyväksytään prosenttimääräisenä kiinteällä %-osuudella hyväksytyistä henkilöstökustannuksista (ESR 17% ja EAKR 20%)Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannukset, paitsi välittömiksi määritellyt, käsitellään prosenttimääräisinä välillisinä kustannuksina eli korvataan Flat Rate -osuudella.Tuensaajan ei tarvitse yksilöidä projektisuunnitelmassa eikä maksatushakemuksessaEi tarvitse todentaa kirjanpidosta

Huom! Flat Rate -mallissa välilliset kustannukset -käsitettä käytetään osin tavanomaisesta poikkeavalla tavalla (esim. matkakustannukset).

7

Page 8: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Flat Rate -hankkeiden kustannusrakenne 3

Huom! Flat Rate-% ei liity projektin rahoituspäätöksen mukaisiin rahoitusosuuksiin

8

Henkilöstökustannukset

(Flat Rate -laskentapohja)

300 000 €

Muut välittömät kustannukset 100 000 €

Välilliset kustannukset / Flat Rate(17% / ESR)

51 000 €

(=17% x 300 000 €)

Kokonaiskustannukset451 000 €

Page 9: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Flat Rate -maksatusprosessi

Tuensaaja merkitsee maksatushakemukseen toteutuneet välittömät kustannukset.Välillisiä kustannuksia ei merkitä. EURA2007 -järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuuden palkkakustannuksista (ESR 17% / EAKR 20%)Tuensaaja ei ole velvollinen esittämään kirjanpidon otteita tai tositteita %-määräisinä ilmoitettavista välillisistä kustannuksista.

• eli Flat Rate -kustannuksia ei kirjata hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata Flat Rate -kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, seurantakohteella.

9

Page 10: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Flat Rate -maksatusprosessi 2

Maksatustarkastaja tarkastaa vain välittömien kustannusten tukikelpoisuuden. Välillisiä kustannuksia ei tarkasteta. Järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuudeksi 17 % (ESR) / 20 % (EAKR) tukikelpoisiksi hyväksytyistä henkilöstökustannuksista.Mikäli palkkakustannuksia hylätään, järjestelmä vähentää vastaavasti prosenttimääräisiä välillisiä kustannuksia

10

Page 11: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Kustannuslajit Flat Rate -mallissa

ESRHenkilöstökustannuksetPalvelujen ostot Muut kustannukset Välilliset kustannukset (ESR 17%)Erikseen raportoitavat kustannukset

EAKRHenkilöstökustannuksetOstopalvelut Kone- ja laitehankinnatRakennukset ja maa-alueetMuut kustannuksetLuontaissuorituksetVälilliset kustannukset (EAKR 20%)

11

Page 12: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset/ESR

Henkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan Flat Rate -osuus

Hankehenkilöstön palkkakustannukset ja lakisääteiset sivukulutHankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvatKirjallinen tehtävänkuva henkilöittäin

Huom! Flat Rate -hankkeissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä hankehenkilöstön ulkopuolisille maksettavia palkkioita tai hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia

12

Page 13: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset/ESR 2

Palvelujen ostot Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset)

Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavatsuunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot Huom! projektihenkilöstöön kohdistuvat koulutukset, konsultoinnit ja vastaavat sisältyvät flat rateenMarkkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset

13

Page 14: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset/ESR 3

Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelytKohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiinTilintarkastus, mikäli edellytetty rahoituspäätöksessäHuom! hankintojen kilpailutus

14

Page 15: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset/ESR 4

Muut kustannukset Kohderyhmän käyttöön vuokrattujen tilojen kustannukset

• Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle eli jyvitettäviä kustannuksia (tai sisäisiä laskutuksia) ei hyväksytä

Huom! Projektihenkilön toimitilat sisältyvät Flat Rateen!

Kohderyhmän käyttöön hankitut aineelliset ja aineettomat pienhankinnatHuom! Projektihenkilöstön käyttöön projektin hallinnointia varten hankitut pienhankinnat sisältyvät Flat Rateen!

Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannuksetkäsitellään %-määräisinä välillisinä kustannuksina eli sisältyvät Flat Rate -osuuteen.

15

Page 16: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKRHenkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan Flat Rate -osuus

Hankehenkilöstön palkkakustannukset ja lakisääteiset sivukulutHankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvatKirjallinen tehtävänkuva henkilöittäinHuom! Flat Rate -hankkeissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä hankehenkilöstön ulkopuolisille maksettavia palkkioita tai hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia

16

Page 17: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 2Ostopalvelut Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset):

Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, asennus-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot Huom! Projektihenkilöstöön kohdistuvat koulutukset, konsultoinnit ja vastaavat sisältyvät Flat RateenMarkkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset Selvitykset, tutkimukset

17

Page 18: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 3

Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelytKohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiinKoneiden ja laitteiden käyttökoulutus-, asennus-, ja korjauspalvelut, silloin kuin ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista. Huom! Hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstön käytössä oleviin koneisiin ja laitteisiin liittyvät kustannukset sisältyvät Flat RateenRakentamiseen liittyvät kokonaisurakatTilintarkastus, mikäli edellytetty rahoituspäätöksessäHuom! hankintojen kilpailutus

18

Page 19: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 4Kone- ja laitehankinnat

Kone- ja laitehankinnat, silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai mahdolliset poistokustannukset.

Huom! Projektihenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne.) korvataan Flat Ratella.

Rakennukset ja maa-alueet Hankkeen toteuttamiseen liittyvät investoinnit rakennuksiin ja maa-alueisiin

19

Page 20: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 5

Muut kustannukset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat aineelliset ja aineettomat hankinnat, kuten:

Rakentamiseen liittyvät materiaalikustannuksetAineettomat investoinnit kuten kiinteistöliittymät ja ohjelmistolisenssit silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista sekäRaaka-aineet ja puolivalmisteet (esim. jalokaasut ja laboratoriotarvikkeet), silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamistaHuom! Hankehenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten tehdyt hankinnat korvataan Flat Ratella.

20

Page 21: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välittöminä käsiteltävät kustannukset / EAKR 6

LuontaissuorituksetFlat Rate -hankkeessa luontoissuorituksina hankkeen käyttöön luovutettujen tuotantopanosten tulee liittyä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen. Projektihenkilöstön käytössä olevia toimitiloja, projektin hallinnointiin liittyviä koneita ja laitteita tai tarvikkeita ei voida hyväksyä luontoissuorituksina, koska ne käsitellään Flat Rate -hankkeessa välillisinä kustannuksina.

Kaikki muut hankkeesta syntyvät kustannuksetkäsitellään %-määräisinä välillisinä kustannuksina eli sisältyvät Flat Rate -osuuteen.

21

Page 22: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välillisinä käsiteltävät kustannukset ESR (Flat rate 17%) / EAKR (Flat rate 20%) (lista ei tyhjentävä)

Hankehenkilöstölle ja hankkeen hallinnointia varten hankittavat aineet ja materiaalit, toimistotarvikkeet sekä muut tarvikkeetToimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalveluHankehenkilöstön toimitilakulut Hankehenkilöstön laitteiden ja koneiden ja vuokra- ja leasingkulut sekä poistot Matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. matkakulut

22

Page 23: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Välillisinä käsiteltävät kustannukset ESR (Flat rate 17%) / EAKR (Flat rate 20%) 2

Kokous- ja neuvottelukulut Huom! kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihinKaikki ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kustannukset kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset Yleishallinnolliset kulut: kuten johdon hankehallinnointi, tukipalvelut ja taloushallinto- ja tietohallinto (sekä sisäiset että ostopalvelut) Hankehenkilöstön koulutus, TYKY-toiminta tms. ja työterveysmaksut

23

Page 24: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelvottomia kustannuksia

Projektisuunnitelmaan perustumattomat kulutAlan tasoa korkeammat palkkamenot, tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut tai vastaavat palkanlisät, ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiotKilpailuttamattomat hankinnat, puutteellinen hankintamenettely, ei suorahankintaperusteita, heikko dokumentointi Tiedotusmateriaali, jossa ei tietoa ESR / EAKR -rahoituksesta tai EU-tunnuksiaVälilliset / jyvitettävät / laskennalliset kustannukset

24

Page 25: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelvottomia kustannuksia 2

Katteelliset sisäiset kustannuksetLeasing-laitteiden hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset Liian nopeat poistotKorkokulut, viivästyskorot, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot yms. rahoitukseen liittyvät menot Sakot, taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulutArvonlisävero, joka on vähennyskelpoinen tai muuten korvattava

25

Page 26: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Projektikirjanpitoon tulevat rahoituserät

1. Kuntien rahoitus2. Muu julkinen rahoitus3. Yksityinen rahoitus4. Projektin tulot (mm. tuotteiden myyntitulot, pääsyliput jne.)

Rahoitusosuudet (sekä toteuttajan oma rahoitusosuus että muut rahoitusosuudet) ja tulot kirjataan projektin kirjanpitoon (sekä suunnitellut että ennakoimattomat tulot)Rahoitusosuuksien tulee toteutua projektisuunnitelman mukaisestiKaikki projektin saamat rahoituserät tulee raportoida maksatus hakemuksissa kokonaisuudessaan.

26

Page 27: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Projektin kirjanpitoProjektin on pidettävä projektikohtaista, kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukaista kirjanpitoa (moitteeton varainhoito)Projektin kulut ja tulot erotettavissa hallinnoijan muista tuloista ja menoista esim. oma kustannuspaikka tai alatilit Tilijaottelun olisi hyvä noudattaa kustannusarvion mukaista jaottelua. Tuensaaja ei kirjaa Flat Rate -kustannuksia hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata Flat Rate -kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, erilliselle seurantakohteella.

Ensimmäiseen maksatushakemukseen: kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä projektin tulojen ja menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka)kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus)projektin tilikarttaselvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystäselvitys Flat Rate -kustannusten / rahoituksen kirjaamisesta

27

Page 28: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Projektin tositteet

Tositteissa tulee näkyä tositenumero, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnätTositemerkinnöistä on ilmettävä mitä hankittu ja miten hankinta liittyy projektin toimintaanKaikista tositteista ja niiden liitteistä tulee käydä ilmi yhteys projektiin. (MITÄ? MISSÄ? MILLOIN? KUKA? MIKSI? KENELLE?). Selkeämpi selitys nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyäJos yhteinen tosite muun toiminnan tai organisaatioiden kanssa, tulee projektin osuus selvästi erotella ja perustellaTarvittaessa laskun liitteeksi esim. seminaarin / koulutuksen ohjelma ja osallistujaluettelo. Huom! Osallistujalistat allekirjoituksillaLaskuihin viitteeksi ESR - projektikoodi

28

Page 29: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksatushakemus 1Maksatushakemus määräajoin, maksatuskaudet ja palautuspäivät määritelty rahoituspäätöksessä. lisäaikaa voidaan hakea EU-tarkastajalta ennen määräajan umpeutumista, perusteltu syyMaksatushakemuksella(tilitys) haetaan maksuun maksatuskauden kirjanpidon mukaiset maksetut kustannukset, saadut rahoituserät sekä mahd. erikseen raportoitavat erätKustannusten tulee olla maksettuja ennen maksatushakemuksen jättämistä. Poikkeus: lomapalkkavaraus. (Viimeisessä maksatuksessa hyväksytään hankkeen toteutusaikana aiheutuneet ja ennen maksatushakemuksen jättämistä maksetut kustannukset)Mukaan liitetään todentavia dokumentteja mm. tiivistelmä, pääkirjanote, pääkirjanavain, palkkaerittelyt, työajanseurannat, kilpailutus-asiakirjat. (kts. ELY:n Ohjeita toteuttajille).

29

Page 30: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksatushakemus 2Kirjanpidon ote (suljetun kirjanpidon pääkirja)

• Kirjanpidon otteesta tulee käydä ilmi projektin menot, rahoitus ja tulot kustannuslajeittain ja tositteittain.

• Selkeät vientiselitteet• kirjanpidosta vastaava henkilön allekirjoitus

Tarvittaessa pääkirjan avain, mikäli kustannusten sisältö ei pääkirjasta tai EURA-hakemuksesta selkeästi ilmene (suositus)Kustannukset haetaan projektisuunnitelman kustannuserittelyn mukaisissa kustannuslajeissa

• Merkitään vähintään samalla tarkkuudella kuin projektisuunnitelman kustannuserittelyssä (taustalomake).

Maksatushakemuksen allekirjoittaa organisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava henkilö/henkilöt.

• Nimenkirjoitusoikeuksien muuttuessa toimitetaan päivitetty dokumentti

30

Page 31: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksatushakemus 3Maksatushakemus jätetään EURA-järjestelmässäviranomaiskäsittelyyn. Tämän jälkeen hakemus tulostetaan paperille, allekirjoitetaan ja lähetetään liitteineen Uudenmaan ELY -keskuksen kirjaamoon osoitteeseen:

Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus /Kirjaamo PL 36 00521 Helsinki(Käyntiosoite: Asemapäällikönkatu 14, Helsinki)

31

Page 32: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuuden arviointi 1 Tukikelpoisuutta arvioidaan suhteessa hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan ja säädöksiin. Onko hanketta toteutettu sisällöltään rahoituspäätöksen ehtojen ja hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti (koordinaattorit)Kustannusten tukikelpoisuus (EU-tarkastajat)

• Kustannusten oikeellisuus ja tukikelpoisuus• Vertailu projektisuunnitelmaan, kirjanpitoaineistoon ja todentaviin liitteisiin, toiminnan

dokumentaatio. • Rahoituksen kertyminen suunnitelman mukaisesti• Päätös tukikelpoisten kustannusten korvaamisesta

Tukikelpoisuutta varmistetaan etukäteen jo projektihakemusvaiheessa, projektineuvotteluissa ja aloituspalavereissa

32

Page 33: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelpoisuuden arviointi 2 Avainsanat tarkastuksessa: loogisuus, selvä yhteys syyn (projektin toiminnan) ja seurauksen (kustannusten) välillä (aiheuttamisperiaate), todennettavat toimenpiteet, aukoton jäljitysketju dokumentoinnissa”Suora linkki” hanketoiminnan, hyväksytyn hankesuunnitelman, kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman kesken LisäselvityspyynnötVastaus määräpäivään mennessä.Palautus täydennettäväksi (esim. väärissä kustannuslajeissa haetut kustannukset, rahoitusoikaisut, liikaa epäselvyyttä)

33

Page 34: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 1Maksatuspäätöksellä maksetaan pääsääntöisesti rahoituspäätöksen mukainen %-osuus hyväksyttävistä kustannuksista.Tukiprosentti on mainittu rahoituspäätöksessä. Maksatushakemukseen voidaan merkitä korkeintaan se osuus kirjanpitoon tulleesta toteutuneesta rahoituksesta, joka ei ylitä ko. kauden toteutuneita kustannuksia.Jos muuta rahoitusosuutta ei ole kertynyt rahoitussuunnitelmanmukaisesti lisätään toteuttajan omarahoitusosuutta, jotta rahoituspäätöksen mukainen ELY:n rahoitusosuus toteutuisi (esim. B)Jos muu rahoitusosuus toteutuu etupainotteisesti, otetaan rahoituserät huomioon pääsääntöisesti rahoitussuunnitelman mukaisissa suhteissa. Loppuosa jätetään hankkeen toteuttajaorganisaation taseeseen ja tuloutetaan vaiheittain seuraavissa maksatuksissa. (esim. C)

34

Page 35: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 2Esimerkki

Rahoituspäätös:Kustannukset 100 000 €Rahoitus:

ELY 80 000 € (80%)Yksityinen/kunta 20 000 € (20%)

Maksatus: Maksatuskaudella toteutuneet kustannukset 20 000€,A) Perustapaus:

Rahoitus: ELY 16 000 € (80%)Yksityinen/kunta 4 000 € (20%)

35

Page 36: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 3Esimerkki (jatkuu)

B) Kuntarahaa tullut 1 000 €Rahoitus:

ELY 16 000 € (80%)Yksityinen/kunta 1 000 € ( 5%)

Lisätään toteuttajan omarahoitusosuutta 3 000 € (15%)

C) Kuntarahaa tullut 10 000€: Rahoitus:

ELY 16 000 € (80%)Yksityinen/kunta 4 000 € ( 20%)

Loppuosa kuntarahasta 6 000 € raportoidaan seuraavissa maksatuksissa.

36

Page 37: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Maksettava tukiosuus / Rahoitusosuudet 4Mikäli yksittäisessä maksatuksessa joudutaan maksamaan rahoituspäätöksen prosentista poikkeava tukiosuus, tukiosuutta oikaistaan viimeistään viimeisessä maksatuspäätöksessä (voi johtaa myös takaisinperintään)Mikäli kirjanpitoon tulleet rahoituserät (ulkopuolisilta rahoittajien maksamat) ylittävät kumulatiivisesti projektisuunnitelman mukaisen rahoituksen, ELY keskuksen osuus alenee.

Esim. Kumulatiiviset hyväksytyt kustannukset 80 000€Yksit./ kuntarahoitus (ulkop.) 20 000€.ELY:n rahoitusosuudeksi jää 60 000€ (75%).

37

Page 38: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

MaksatuspäätösPerustelut hylätyille kustannuksille ja rahoituserilleMaksettava määrä ja maksuunpano muutoksenhakuosoitus

MuutoksenhakuMuutoksenhakuosoitus maksatuspäätöksen liitteenä Oikaisupyyntö (määräajassa)Maksatuspäätöksen muutospäätösValitusosoitus muutospäätöksen liitteenä Valitus, käsittely HAO

38

Page 39: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

YhteishankeYhteishankkeissa kaikkien tuensaajien on käytettävä Flat Rate -kustannusmalliaOsatoteuttajia koskevat kaikki tuensaajaan sovellettavat oikeudet ja velvollisuudet, lukuun ottamatta päätoteuttajan hallinnollisia velvoitteitaPäätoteuttaja koordinoi hanketta ja tekee hankkeen yhteisen maksatushakemuksenKustannuksiin kaikkien toteuttajien kustannuksetRahoitukseen kaikkien toteuttajien rahoitusosuudetMaksatushakemukseen liitteeksi osatoteuttajien maksatushakemukset / tilitykset, pääkirjan otteet ja muut vaaditut liitteetLisäselvityspyynnöt ja täydennyspyynnöt osoitetaan päätoteuttajalle Maksatuspäätös osoitetaan ja tukisumman maksetaan päätoteuttajalle, Päätoteuttaja maksaa osatoteuttajille keskinäisen sopimuksen mukaan, (menettely, jos hylättäviä kustannuksia syntyy ja Flat Rate -osuuden jako)

39

Page 40: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Valvonta ja tarkastuksetPaikan päällä tarkastus (ELY-keskus)

Hankkeista tarkastetaan kaikki yli 500 000€ julkisen rahoituksen hankkeet ja muut hankkeet otannallaIlmoitus tarkastusajankohdasta etukäteen (yleensä)Tarkastetaan hankkeen asiakirjoja (ml. kirjanpito) sekä muuta toimintaa todentavaa aineistoa, haastatellaan projektin vastuuhenkilöitäTarkastuksesta määrämuotoinen muistioSelvitykset, keskeytykset, takaisinperinnät

Muita tarkastuksiaTarkastusviranomaisen (VVC) Hallintoviranomainen ja todentamisviranomainen (TEM)Komissio

40

Page 41: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Muuta huomioitavaaToteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Tarvittaessa tehtävä esitys rahoituspäätöksen muuttamisestaMuutosesitykset ajoissa ennen muutosten toteutumista (takautuvasti kustannuksia ei voida hyväksyä)Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto ja muu projektin asiakirjamateriaali tulee säilyttää vähintään vuoden 2020 loppuun asti (mm. kuluihin, tuloihin ja toimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat, kts. rahoituspäätöksen ehdot)Projektin yhteystietojen ylläpito EURA / Projektihakemus (esim. osoite, tilinumero, projektin yhteyshenkilö)Kaikissa yhteydenotoissa ja lisäselvityksissä on syytä mainita projektikoodi tai projektin nimi.

41

Page 42: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Henkilöstökustannukset

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 14.3.2013

Maria Laaninen Uudenmaan ELY-keskus

42

Page 43: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Henkilöstökustannukset

Tukikelpoisia ovat projektisuunnitelman mukaisen henkilöstön kohtuulliset ja hankkeelle tarpeelliset palkkakustannukset . Kohtuullisuus: TES, VES, vastaavasta työstä.

Työnantajan maksamat lakisääteiset palkan sivukulut

Projektin ajalta projektille tehdystä työstä ansaitut loma-ajan palkat ja -rahat tai lomapalkkavaraus. Projektin alussa sovitaan, haetaanko lomakustannukset maksuun toteuman mukaan vai varauksina. Valittua menettelyä tulee noudattaa projektin loppuun asti.

43

Page 44: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tukikelvottomia henkilöstökustannuksia

Tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut ja vastaavat palkanlisätJohdon yleisjohtamiseen liittyvät kustannuksetTukityöllistettyjen palkkakustannuksetStipendit, apurahatVapaaehtoiset vakuutukset Yleinen henkilöstökoulutusYlityö• Huom. Eri asia kuin ns. liukuva työaika

44

Page 45: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Tehtävänkuvat ja työajanseuranta

Projektihenkilöstöllä tulee olla kirjalliset tehtävänkuvatKokoaikaisesti projektille työtä tekevän ei tarvitse täyttää työajanseurantaa maksatushakemuksen liitteeksi

• Työhön ei saa sisältyä muuta kuin projektille kuuluvia tehtäviä

Osa-aikaisen työntekijän tulee pitää päiväkohtaista työajanseurantaa, mistä käy ilmi projektille tehdyn työn sisältö (selite) ja työtunnit sekä kokonaistyöaika (tunnit)

Työajanseurannan tulee täsmätä palkkaerittelyyn, pääkirjaan, (avaimeen) ja hakemukseen

Lomakkeeseen työntekijän ja esimiehen allekirjoitus ja nimenselvennys

Maksatushakemukseen liitetään kopiot työajanseurannoista.

45

Page 46: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Työajanseurannan täyttäminen

46

Pvm Projektille tehty työ, tehtävät Projektin työtunnit

Muut työtunnit

Yhteensä

1 Laskujen hyväksyminen, seurantatiedot 3 5 8

2 Ohjausryhmä, seurantalomakkeen täyttö Euraan 5 3 8

3 Maksatushakemuspalaveri taloussihteerin kanssa, liitteiden kokoaminen

4 4 8

4 Seminaarijärjestelyt, materiaalin valmistus ja kuljetus 8 0 8

5 Seminaari 8 0 8

6 Vkl

7 Vkl

8 Sairas 0 0 0

9 Arkipyhä 0 0 0

10 Loma 0 8 8

Yhteensä 28 20 48

Page 47: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Työajanseurannan täyttäminen – monta projektia

47

Pvm Muu kuin hankkeille Yhteensätehty työ

Hankkeelle tehty työ Tuntia Hankkeelle tehty työ Tuntia Tuntia Tuntia

1

Laskujen hyväksyminen, seurantatiedot 3,00 Laskujen hyväksyminen 1,00 4,00 8,00

2

Ohjausryhmä, seurantalomekkeen täyttö Euraan 5,00 Ohjausryhmän valmistelu 1,50 1,50 8,00

3Maksatuspalaveri taloussiht.kanssa 4,00 Ohjausryhmä kokous 2,00 2,00 8,00

4

Seminaarijärjestelyt, materiaalin valmistelu ja kuljetus 8,00 0,00 0,00 8,00

5 Seminaari 8,00 0,00 0,00 8,006 Vkl Vkl Vkl7 Vkl Vkl Vkl8 Loma 0,00 Loma 0,00 Loma 8,00 8,009 Sairas 0,00 Sairas 0,00 Sairas 0,00 0,00

28,00 4,50 15,50 48,00

58,33 % 9,38 % 32,29 % 100 %

Hanke 1 Hanke 2

Tunnit yhteensä:Prosenttia:

Page 48: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Työaika: tehollinen työaika vai kokonaistyöaika?

48

Tehollinen työaika:

Todellisen työssäoloajan tunnit Todellisia työssäolotunteja vastaava palkkaTyöajanseuranta: lomat merkitään nolliksi (ei projektin työaikaan eikä kokonaistyöaikaan)Palkkaerittelylomake: projektille jyvitettävä kokonaispalkka ei saa sisältää lomapalkkakustannuksiaLomapalkkakustannukset eritellään lomapalkkaerittelylomakkeelle

Kokonaistyöaika:

Kokonaistunteihin sisältyvät kaikki tunnit - myös lomapäivien tunnit KokonaiskuukausipalkkaTyöajanseuranta: lomat merkitään muihin tunteihin (ei projektin työaikaan) ja lasketaan mukaan kokonaistyöaikaanPalkkaerittelylomake: kokonaispalkka sisältää lomapalkkakustannuksetLomapalkkakustannukset eritellään lomapalkkaerittelylomakkeelle

Page 49: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Palkkaerittelylomake 3a

Henkilöittäin eriteltynä: Henkilön bruttopalkka/ kkProjektille tehdyt tunnit ja kokonaistyötunnit Projektista maksettu palkka sivukuluineen, osa-aikaisilla projektille tehtyjen tuntien suhteessa Palkanlaskennasta vastaavan henkilön nimikirjoituksella varmentama. Maksatushakemuksen liitteeksi alkuperäinenPÄÄSÄÄNTÖ: osa-aikaisesti projektissa työskentelevän henkilöstön palkkakulut on kohdistettava tehdyn työajan suhteessa %-osuutena kokonaispalkasta. Esimerkki: Henkilön kokonaistyöaika on maksatuskaudella 612 h, josta projektin työtehtäviin on käytetty 428 h ja hallinnoivan organisaation työtehtäviin 184 h. Palkasta sivukuluineen kohdistetaan projektille tehtyjen työtuntien suhteessa 428 h/ 612 h = 70 %. Tämä esimerkki on esitetty seuraavassa diassa olevassa palkkaerittelylomakkeessa.

49

Page 50: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Palkkaerittelyn (3a) täyttäminen(kokonaistyöajan mukaan)

50

PALKKASELVITYS PROJEKTIHENKILÖSTÖN TYÖAJASTA JA MAKSETUISTA PALKOISTALIITE 3a - Lomapalkat ja -rahat ilmoitetaan lomakkeessa 3b

Hanke: Hankkeella on nimi = projektipäätöksessä oleva virallinen nimi Projekti nro:Toteuttajan /osatoteuttajan nimiMaksatuskausi: Huom! tiedot tulee olla tältä aikaväliltä, myös kokonaispalkka ja kokonaistyöaikaLaatija ja puhelinnumero: Laatijan nimen selvennys ja puhelinnumero

Tiedot maksatuskaudelta, tosiasiallisen työajan, työajanseurantojen mukaanProjektiin Kokonais- Projektiin Projektista Maksettu Projektista Prosentti-

Henkilön nimi Tehtävä projektissa KK-palkka käytetty työaika käytetty laskutettu kokon.palkka maksettu palkka osuuksien

tukikelpoinen työaika tunteina työaika %:na palkka ja ja sivukulut %:na erot +/-

peruspalkka tunteina (100%) kok.työajasta sivukulut (100%) kokonaispalkasta

Projektityöntekijä 1 Projektipäällikkö 3000 612 612 100,00 14 520,00 14 520,00 100,00 0,00Projektityöntekijä 2 Projektisuunnittelija 2000 428 612 70,00 6 776,00 9 680,00 70,00 0,00

Sivukulut 21 % Maksatuskausi 4 kk yhteensä 21 296,00

Page 51: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Lomakustannukset

Maksetut lomapalkat ja -rahat TAI lomapalkkavarauksetProjektin toiminta-ajalta ansaittujen lomien kustannukset ko. henkilön projektissa työskentelyn ajaltaOsa-aikaisten projektityöntekijöiden osalta lomat kohdistetaan projektille siinä suhteessa kuin he ovat tehneet ko. lomanmääräytymisvuoden aikana projektille työtä (projektin tunnit ja kokonaistunnit ajalta esim.1.4.2012 - 31.3.2013 %-osuus lomakustannuksista)Jos tilitetty lomapalkkavaraus, maksatuspäätökseen ehto TEM:nohjeistuksen mukaisesti: jos maksatushakemukseen sisällytettyä lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, tulee tuensaajan toimittaa selvitys maksusta välittömästi kun maksu on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:n kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla.

51

Page 52: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Lomakustannukset: esimerkkejä

Henkilöt ovat olleet jo työnantajan palveluksessa lomanmääräytymisvuoden 1.4.2010-31.3.2011 aikana. Vuosilomapäiviä kertyy kaikille 12 kk x 3 pv = 36 pv. Projekti on alkanut 1.1.2011. Lomakustannukset tilitetään toteuman mukaan (pidetyt lomat).

1. Kokoaikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.1.2011. Projektin ajalta 1.1.- 31.3.2011 kertynyt lomapäiviä 3 x 3 pv = 9 pv. Projektille kohdistetaan 9 lomapäivän kustannukset loma-ajan palkasta ja loma-rahasta.

2. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.1.2011 Projektin työntekijä on tehnyt ajanjaksolla 1.1.-31.3.2011 projektille töitä 30 % kokonaistyöajasta (540 h/ 1800 h). 9 lomapäivän palkasta ja lomarahasta kohdistetaan projektille samassa suhteessa 30 %.

3. Osa-aikainen työntekijä: Aloittanut projektissa 1.5.2011. Hänelle ei ole kertynyt lainkaan projektille tukikelpoista lomaa ajalta 4/2010 – 3/2011.

Tämän dian tiedot on esitetty seuraavassa diassa olevassa lomapalkkaerittelylomakkeessa

52

Page 53: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Lomapalkkaerittelyn (3b) täyttäminen: lomakustannukset haetaan maksuun toteuman mukaan

53

Kirjanpitoon kirjatutMaksetut lomapalkat ja -rahat XLomapalkkavaraus Jos lomapalkkaa ei ole tosiasiallisesti maksettu, sitoutuu tuensaaja toimittamaan selvityksen maksusta välittömästi kun maksu

on suoritettu ja kuitenkin 12 kk:den kuluessa hankkeen päättymisestä takaisinperinnän uhalla

Maksetut lomapalkkavaraukset Aikaisemmin hakemukselle lomapalkkavarauksena esitetyt kustannukset on maksettu.

Kokonaisloma-ansiosta on työntekijäkohtainen laskelma ja laskelma on laadittu noudattaen henkilöön sovellettavaa työehtosopimusta.

Henkilön nimi Lomaoikeusjakso = Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Lomaoikeus- Projektille Kokonais Projektille Prosentti-

1.4.2010 - päivät ajalta ajalta ajalta kohdennettu kohdennettu osuuksien

31.3.2011 ko. jaksolta projektin kokonais projektin loma-ajan ansio loma-ajan ansio loma-ajan ansio erot +/-

Projekti alkanut 1.1.2011 työaika työaika %-osuus lakisääteisine lakisääteisine %-osuus

sos.kuluineen sos.kuluineen

Projektityöntekijä 1 1.1.2011 - 31.3.2011 9 1 800,00 1 800,00 100,00 3 000,00 3 000,00 100,00 0,00Projektityöntekijä 2 1.1.2011 - 31.3.2011 9 540,00 1 800,00 30,00 900,00 3 000,00 30,00 0,00

Projektityöntekijä 3* 1.1.2011 - 31.3.2011 0 0,00 1 800,00 0,00 0,00 3 000,00 0,00 0,00

*Työsuhde alkanut 1.5.11 3 900,00

Page 54: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Ammattikorkeakoulujen opetushenkilöstö: 1600 -palkat käytöstä sovittava projektin alussa

Malliesimerkki kohdennuksestaOpetusvelvollisuus 1 600 tuntiaKuukausipalkka, brutto 4 000,00 €Vuosiansio (kk-palkka x12) 48 000,00 €

Vuosiansio opetusvelvollisuusajalta(vuosiansio/(52x40))x1600 36 923,08 €Vapaajakson ansio (12 vko) 11 076,92 €

Vuosityöhinta (vuosiansio/1600) 30,00 €Opetustuntihinta (vuosiansio/(52x40)) 23,08 €Vapaajakson tuntihinta, varaus 6,92 €

54

Page 55: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Malliesimerkki 1600-palkkojen kohdennuksestaEsimerkki ilman henkilösivukuluja:

Projektin tunnit 100 Palkka 100x23,08€ 2 308,00 €Vapaajakson palkkavaraus:projektin tunnit 100x6,92 692,00 €

Projektin kirjanpitoon kirjatut kustannukset 3 000,00 €Eli 100 x vuosityöhinta 30,00 (tästä puuttuvat henkilöstösivukulut)

55

Page 56: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat ja kilpailutus rakennerahastoprojekteissa

Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus 14.3.2013

Aila JumppanenUudenmaan ELY-keskus

56

Page 57: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat Flat Rate -hankkeissaVälillisesti ja välittömästi korvattavat kustannukset

Välilliset kustannukset korvataan kiinteänä prosenttimääränä maksatuskaudella tilitetyistä henkilöstökustannuksistaESR-hankkeissa 17 % /EAKR-hankkeissa 20 %Välillisiä kustannuksia ja hankintoja ovat mm. hankehenkilöstön tila- ja laitekustannukset, työterveys, käyntikortit, matkat, koulutus, hankkeen kokouskulut, ohjausryhmän kustannukset, taloushallinto (myös ostopalveluna hankittu)Kilpailutus- ja hankintaohjeet eivät koske näitä hankintoja.

57

Page 58: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat Flat Rate -hankkeissa

Välittömät kustannukset liittyvät hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen ja kohderyhmän toimintaan. Hankinnat tehdään ostoina ja ostopalveluina ulkopuolisilta palvelujen tarjoajilta. Näitä kustannuksia ovat esim.:Markkinointi- ja tiedotusmateriaalit, julkaisut, ilmoitukset Kohderyhmälle tarkoitetut, luennot, koulutukset, seminaarit, tutustumiskäynnit ml. kuljetuksetKohderyhmälle tehdyt pienhankinnat, erikseen vuokratut tilat ja laitteetSelvitykset, tutkimukset, asiantuntijapalkkiot

58

Page 59: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat Flat Rate -hankkeissa

Julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä on noudatettava ostopalveluna tehtävissä hankinnoissa eli projektisuunnitelman ja maksatushakemuksen kohdat Palvelujen ostot ja Muut kustannukset.Hankintojen on oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisiaHankintojen on oltava kohtuullisia hinnaltaan ja kohtuullisuuden arvioimiseksi on pyydettävä riittävä määrä tarjouksia Tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin tarjousKun hankinnan arvo alittaa kansallisen kynnysarvon, noudatetaan ELY-keskuksen antamaa ohjeistusta, vaikka organisaatiolla olisi oma hankintaohje

59

Page 60: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat Flat Rate -hankkeissa

Pääsääntönä on kaikkien hankintojen kilpailuttaminenPeriaatteena avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyysMikäli hankinta ei täytä hankintalain ja hankinnoista annetun ohjeistuksen mukaisia vaatimuksia, se ei ole projektille tukikelpoinen kustannusHankintaan ja kilpailutukseen liittyvä materiaali tulee dokumentoida ja säilyttää ESR -säädösten mukaisesti (tarjouspyyntö, tarjousten avauspöytäkirja, tarjoukset, tarjousten vertailuasiakirjat, hankintapäätös, hankintasopimus/tilaus sekä muutoksenhakuosoitus)

60

Page 61: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Hankinnat Flat Rate –hankkeissa

Toteuttajaorganisaation jo kilpailuttamat hankinnat hyväksytään pääsääntöisesti (esim. puitesopimukset)

Julkisen hankinnan tekemiseen on varattava riittävästi aikaaHankintayksikön itsensä aiheuttama kiire ei ole riittävä peruste hankinnan kilpailuttamatta jättämiselleJos hankintoihin varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin takia, muutoksista ja lisäyksistä neuvotellaan rahoittajan kanssa ts. ei oikeuta suoraan lisähankintoihin

61

Page 62: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Menettely eri euromääräisissä rajoissaSamalta palveluntarjoajalta tehdyt useat perättäiset hankinnat katsotaan yhdeksi hankinnaksiJos samalta tarjoajalta mahdollisesti tehdään useampi hankinta, pitää mainita tarjouspyynnössä

Alle 500 €:Hankintoja ei tarvitse eritellä hankintaselvityslomakkeelleHankintahinnan oltava kohtuullinenHinnan kohtuullisuus todennettavissa vaivatta vertailemalla yleistä hintatasoa

62

Page 63: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Menettely eri euromääräisissä rajoissa500-4 000 €:

Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeellaDokumentoidut hankintaperusteetNs. kevennetty menetelmäHankinnasta riippuen riittää esimerkiksi sähköpostilla pyydetyt tarjoukset 3-5 kpl tai joissain tapauksissa hintojen vertailu netissäVastaukset dokumentoidaan ja niiden pohjalta tehdään hintavertailumuistio, josta selviää perusteet hankinnalle Perustelut suorahankinnalle

63

Page 64: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

4 000 - alle 30 000 €:Hankinnat ilmoitetaan hankintaselvityslomakkeellaKirjallinen tarjouspyyntömenettelyKirjallisesti, sähköpostilla tai faksilla vähintään 3-5 dokumentoitavaa tarjousta, joissa tulee olla kaikki hankinnan kannalta merkitykselliset tiedot

Tarjousajan kohtuullisuus

Vain ajoissa saapuneet tarjoukset käsitellään

64

Page 65: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

4 000 – alle 30 000 € (jatkoa):Tarjouksista tehdään selvä vertailu ja valinta tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden tai halvimman hinnan perusteella

Jos perusteena kokonaistaloudellisuus, vertailuperusteet ilmoitettava ennalta

Maksatushakemuksen liitteeksi selvitys hintavertailusta ja hankintaperusteista (päätösmuistio tai kokouspöytäkirja) sekä hankintasopimus

65

Page 66: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Menettely eri euromääräisissä rajoissa

Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat:Tavara- ja palveluhankinnoissa kynnysarvo on 30 000 euroa (alv 0%)Hankintalain mukainen menettelyHankinnoista ilmoitettava HILMAssaHILMA: www.hankintailmoitukset.fi

Alle kynnysarvojen olevia hankintoja voi myös kilpailuttaa HILMAssa

66

Page 67: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

EAKR

Hankintojen perustuttava hyväksyttyyn projektisuunnitelmaanOltava hankkeen kannalta tarpeellisiaErillinen hankintaluettelo, jossa laitteet yksilöity Luettelossa kerrotaan laitteen tai koneen sijoituspaikkaHankinnat merkittävä EU-tunnuksin hankinnat pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi vielä 5 vuotta projektin päättymisen jälkeenJos kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai häviää, dokumentoidaan toimenpiteet

67

Page 68: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

EAKR jatkoa

Käytettynä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintakustannukset ovat tukikelpoisia ellei ko. laitteiden hankintaan ole saatu edellisten viiden vuoden aikana julkista tukea

68

Page 69: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

Yleistä hankinnoista

Laki julkisista hankinnoista (N:o 348/2007, muutos 321/2010)Kansalliset kynnysarvot (hankintalain 15 §)EU-kynnysarvot (hankintalain 16 §)Tietoutta hankinnoista: www.hankinnat.fiOhjeistusta hankkeille: www.rakennerahastot.fiValtion säädöstietopankki: www.finlex.fiwww.ely-keskus >Uudenmaan ely-keskus>EU-rahoitus> Euroopan sosiaalirahasto, Euroopan aluekehitys>asiakirjat, koulutukset

69

Page 70: Uudenmaan ELY-keskuksen maksatuskoulutus Flat Rate -hankkeille

70

HANKINTASELVITYS PALVELUJEN OSTOISTA SEKÄ KONEISTA, LAITTEISTA JA KALUSTOSTA

Lomakkeelle täytetään hankinnat kumulatiivisesti LIITE 5

Lomake toimitetaan jokaisen maksatushakemuksen liitteenä

Projekti Hankinnat (ALV 0%) merkitään tälle lomakkeelle seuraavasti:

Projektikoodi 1. Alle 4 000 €, asiakirjoja ei toimiteta. Hintavertailun dokumentointi avataan lomakkeessa.

Hallinnoija ja vastuuhenkilö 2. 4 000 € - alle 30 000 € liitetään selvitys hintavertailusta, hankintaperusteista ja hankintapäätös

Toteuttaja / osatoteuttaja 3. 30 000 € ja yli, liitetään kaikki kilpailutusasiakirjat

Maksatuskausi 4. Suorahankinta on poikkeus ja perusteet toimitetaan hankintaselvityslomakkeen liitteenä.

Onko kilpailutettu / hintavertailtu?

Hankinta Toimittaja Tositepvm Hinta € (ALV 0%) Kyllä/Ei Kilpailutustapa tai perustelut kilpailuttamatta jättämiselle Liitenro

YHTEENSÄ KUMULATIIVISESTI

Alkuperäiset asiakirjat tulee säilyttää hakijaorganisaation arkistoissa vähintään 31.12.2020 asti.

Päivämäärä ja paikka

Projektia hallinnoivan organisaation edustajan allekirjoitus (nimenselvennys) , asema organisaatiossa ja puh.nro