Uwarunkowania sprawnego funkcjonowania

Komunikacja pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD

„Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich: Europa inwestująca w obszary wiejskie”Projekt opracowany przez Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Pomocy Technicznej Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013Instytucja Zarządzająca Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013

- Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi

Projekt zatytułowany:Budowanie systemu wsparcia eksperckiego i doradczego dla lokalnych grup działania (LGD) we wdrażaniu lokalnych strategii rozwoju - cztery seminaria regionalne i jedno seminarium krajowe

Centrum Doradztwa Rolniczego w Brwinowie Oddział w KrakowieKraków 2012

Komunikacja proces przekazywania (wymiany) informacji między jej uczestnikami.

„Struktury zarządzające” Instytucja Zarządzająca PROW: Ministerstwo

Rolnictwa i Rozwoju Wsi Instytucja Płatnicza/Wdrażająca: Agencja

Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Instytucje Wdrażające: 16 Samorządów Województw

(Urzędy Marszałkowskie)

System To wzajemnie powiązany zespół elementów funkcjonujących jako całość.

System wsparcia eksperckiego/doradczego dla LGD Uczestnicy systemu wsparcia eksperckiego i doradczego

dla LGD, tj. rodzaje podmiotów stanowiących element tego układu, (a więc elementy składowe systemu wsparcia ekspercko-doradczego dla LGD) zależeć będą od zakresu wsparcia oczekiwanego przez lokalne grupy działania;

Należy zatem przeanalizować zakres działalności LGD, aby zidentyfikować potencjalnych uczestników tego systemu.

Potencjalne obszary wsparcia w kontekście działalności LGD Wdrażanie LSR/nabory

– Doradztwo w sprawie wypełniania, realizacji, rozliczania wniosków/projektów Funkcjonowanie LGD

– Szkolenia dla pracowników biura, członków Organu Decyzyjnego (ocena wniosków), Zarządu, członków LGD– Aktywizowanie lokalnej społeczności– Prowadzenie analiz i badań na obszarze, przygotowywanie/aktualizowanie dokumentów– Współpraca pomiędzy LGD, i innymi organizacjami wspierającymi rozwój OW, instytucjami lokalnymi, wymiana doświadczeń– Przepisy prawne, procedury– Rozwój organizacji, budowanie pozycji LGD w środowisku lokalnym– …

Obszary tematyczne w LSR Turystyka Produkty lokalne Przedsiębiorczość Ekologia Dziedzictwo kulturowe, historyczne Inne, …

System wsparcia eksperckiego/doradczego dla LGD Elementy składowe – uczestnicy systemu:

– Ośrodki Doradztwa Rolniczego– Centrum Doradztwa Rolniczego– Izby Rolnicze– ARR– Organizacje Turystyczne (np. LOT, ROT…)– Inne LGD, organizacje pozarządowe (np..FAOW, FAPA)– Inne organizacje branżowe, których działalność związana jest z szeroko

pojętym rozwojem obszarów wiejskich (np. Instytuty, Uczelnie, FAPA, organizacje branżowe …)

– Prywatne podmioty doradcze– Instytucje lokalne (np. gmina, powiat)– Instytucje finansowe, inne (jakie?)…

Komunikacja w systemie wdrażania osi 4 PROW

umowa o przyznanie

pomocy

Samorząd Wojewódzki- podmiot wdrażający

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa

- podmiot wdrażający/Agencja

Płatnicza

informacja o zawarciu

umowy „Odnowa i rozwój wsi”;

„Małe projekty”

Wnioskodawca działań osi 3 oraz „małych projektów”

LGD

„Tworzenie i rozwój mikroprzedsiębiorstw”;

„Różnicowanie w kierunku działalności nierolniczej”

przekazanie WOPP

umowa o przyznanie

pomocy

Złożenie WOPPM

inist

erst

wo R

olni

ctwa

i Ro

zwoj

u W

si

Aktualna komunikacja (przepływ informacji) ZASADY WYMIANY INFORMACJI pomiędzy Lokalną Grupą

Działania (LGD), Samorządem Województwa (SW) oraz Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) w związku z realizacją naborów w ramach działania Wdrażanie lokalnych strategii rozwoju

Działania KSOW: imprezy, konkursy, konferencje, bazy, publikacje, szkolenia, wyjazdy studyjne, strona internetowa

Działania informacyjne Instytucji Zarządzającej (MRiWR), Instytucji Wdrażających (SW/ARiMR), Agencj Płatniczej (ARiMR)

Sposoby komunikacji Szkolenia, konferencje,

seminaria, warsztaty Strony internetowe Spotkania i panele

tematyczne Spotkania robocze, Spotkania oficjalne,

Wyjazdy studyjne, Telefony, e-mail, pisma

oficjalne Bazy teleadresowe, Wytyczne i procedury,

interpretacje Za pośrednictwem

kierownictwa, …

Uwarunkowania sprawnego funkcjonowania komunikacji pomiędzy „strukturami zarządzającymi” a systemem wsparcia doradczo - eksperckiego

Komunikacja wewnętrzna

Sprawna komunikacja wewnętrzna poszczególnych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie Leader’a Komunikacja wewnętrzna jest elementem organizacyjnym obecnym

w każdej instytucji, natomiast nie w każdej instytucji jest ona prowadzona w pełni świadomie.

Rola komunikacji wewnętrznej jest przez wiele podmiotów niedoceniana, co często prowadzi do zaburzeń w funkcjonowaniu organizacji jako całości.

Każdy pracownik instytucji jest powiązany służbowo ze swoimi współpracownikami i to, czy wykonuje on prawidłowo swoje zadania zależy w dużej części od informacji, które otrzymuje od swoich przełożonych, współpracowników czy też podwładnych.

Dlatego też niezależnie od sprawowanej funkcji i miejsca w strukturze, niezakłócony przepływ informacji jest bardzo istotny.

Komunikacja pionowa i pozioma Zależnie od kierunku przepływu komunikatu i

stosunków między nadawcami i odbiorcami komunikatu wyróżniamy komunikację wewnętrzną pionową (relacja przełożony – podwładny) oraz komunikację wewnętrzną poziomą (relacja między osobami zajmującymi tę samą pozycję w hierarchii organizacyjnej).

Komunikacja pionowa i poziomaPrzełożony

Pracownik

Pracownik

Pracownik

Pracownik

Komunikacja wewnętrzna pionowa Komunikacja pionowa jest bardzo istotnym

elementem funkcjonowania organizacji biurokratycznych.

Jej efektywność i skuteczność ma w znacznej mierze wpływ na realizowanie celów stawianych przed instytucją.

Ważnym aspektem jest samoocena komunikacji wewnątrz organizacji.

Przełożony

Pracownik

Komunikacja wewnętrzna pionowa – samoocena 2/1

Czy w naszej instytucji zawsze informacje konieczne do skutecznego wdrażania zadań trafiają do odpowiednich osób?

Czy informacje otrzymywane od kierownictwa są wystarczające do sprawnego i rzetelnego wykonywania powierzonych obowiązków?

Czy wewnątrz naszej instytucji komunikacja przebiega bez zarzutu?

Czy informacje od kierownictwa potrzebne do wykonywania obowiązków służbowych zawsze docierają do pracowników bez opóźnień?

Przełożony

Pracownik

Komunikacja wewnętrzna pionowa – samoocena 2/2

Czy kierownictwo zawsze przekazuje pracownikom wszystkie konieczne informacje na temat procedur wchodzących w zakres ich obowiązków?

Czy kierownictwo jest w stanie odpowiedzieć na wszystkie wątpliwości pracowników związane z wykonywanymi przeze nich zadaniami?

Czy przełożony zawsze służy podwładnym wsparciem w sytuacjach problemowych?

Czy pracownicy na bieżąco przekazują bezpośrednim przełożonym informacje o pojawiających się problemach?

Przełożony

Pracownik

Komunikacja wewnętrzna pozioma Przez komunikację wewnętrzną poziomą rozumiemy

tutaj komunikację zachodzącą pomiędzy pracownikami tej samej instytucji, którzy nie pozostają w relacji podwładny – przełożony.

Pracownik

Pracownik

Pracownik

Komunikacja wewnętrzna pozioma – samoocena Czy pozyskiwanie informacji z innych wydziałów nie wymaga żadnych

formalności? Czy dane gromadzone w innych działach danej instytucji są łatwo dostępne

dla pracowników? Czy pozyskania informacji z innych wydziałów nie sprawia żadnych trudności? Czy wewnątrz działu, nie zdarzają się opóźnienia w przekazywaniu

informacji? Czy informacje uzyskane z innych działów są przydatne do wykonania zadań

leżących w zakresie obowiązków poszczególnych pracowników? Czy nie istnieją przeszkody w pozyskiwaniu danych z innych działów? Czy pomiędzy działami danej instytucji komunikacja przebiega bez zarzutu?

Pracownik

Pracownik

Pracownik

Komunikacja zewnętrzna

Ocena komunikacji zewnętrznej pomiędzy uczestnikami „struktur zarządzających” a systemem wsparcia doradczo – eksperckiego Złożoność zagadnień, które są przedmiotem działalności LGD

determinuje udział wielu różnych pomiotów w systemie wsparcia doradczo – eksperckiego,

Obecnie funkcjonuje rozproszony system komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami systemu wdrażania/realizacji Programu Leader (oś 4 PROW),

Niewystarczająco jasny przekaz informacji pomiędzy „strukturami zarządzającymi” a LGD i uczestnikami systemu wsparcia.

Nieprzejrzysty podział ról i zadań poszczególnych instytucji zaangażowanych we wdrażanie Leader’a w zakresie świadczenia usług doradczo – eksperckich,

Czy doradcy – eksperci legitymują się wystarczającymi kompetencjami, aby świadczyć usługi dla LGD?

IZ, IW, AP

Eksperci, doradcy

LGD

Struktura zarządzająco –wdrażająco - płatnicza

System wsparcia

Beneficjenci wsparcia

Obecna komunikacja w systemie wdrażania

IZ, IW, AP

Eksperci, doradcy

LGD

Struktura zarządzająco –wdrażająco - płatnicza

System wsparcia

Beneficjenci wsparcia

Proponowana komunikacja w systemie wdrażania

Sprawna komunikacja zewnętrzna w systemie wdrażania

Eksperci, doradcy powinni mieć wiedzę i doświadczenie w danej dziedzinie,

Eksperci, doradcy powinni mieć dostęp do informacji i czerpać wiedzę bezpośrednio ze źródła (udział w konferencjach, spotkaniach itp. organizowanych przez IW, IZ, AP),

Aby doradztwo było skuteczne, efektywne eksperci, doradcy powinni znać również specyfikę funkcjonowania LGD,

Doradcy, eksperci powinni posiadać umiejętności interpersonalne.

…

Eksperci,

doradcy

LGD

Niewłaściwy mechanizm systemu wdrażania Leader’a,

przy założeniu sprawnej komunikacji pomiędzy

poszczególnymi elementami układu

Eksperci,

doradcyObszar

Właściwy mechanizm systemu wdrażania Leader’a,

przy założeniu sprawnej komunikacji pomiędzy

poszczególnymi elementami układu

Inne uwarunkowania sprawnej komunikacji …

Szumy w komunikacji

Komunikacja z łacińskiego communicatio - rozmowa, łączność, a w odniesieniu do ludzi oznacza porozumiewanie się.

Przykłady

Sposoby komunikacji pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD

Dobre przykłady komunikacji pomiędzy strukturami zarządzającymi a systemem wsparcia eksperckiego i doradczego dla LGD KSOW – Sekretariat Centralny i Sekretariaty Regionalne,

dobre praktyki, Pomoc techniczna PROW - plan komunikacyjny, Leadeartorium.pl – Portal informacyjny dla lokalnych

społeczności prowadzony przez CDR O/Kraków, …

http://www.leaderatorium.pl/

http://www.ksow.pl/

W 2004 powstawały zręby systemu wsparcia Animatorzy partnerstw lokalnych Jednym z działań realizowanych przez Program Agrolinia

Fundacji Fundusz Współpracy razem z FAOW, jest  szkolenie animatorów partnerstw lokalnych.

W 2004 roku szkolenie, trwające 88 godzin, odbyło 48 animatorów (w podziale na 2 grupy: południową i północną), a w roku 2005 szkolenie animatorów, obejmujące 80 godzin, ukończyło z dyplomami 41 osób.

 Animatorów szkolił doświadczony i odpowiednio przygotowany zespół trenerów FAOW.

Dziękujemy za uwagęMarta StarmachKarolina Boba