vadim bogdanowicz, elsa forteza, miriam garrido … · convención de un día y medio ! charla...
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Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido
Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga
ÍNDICE
CONTENIDO
² Presentación del evento
² Objetivos del evento
² Objetivos del ROI
² Fecha, lugar y hora
² Público al que va dirigido y sus características
² Estrategia Social Media
² Propuesta creativa
² Programa del evento
² Invitaciones y documentación protocolaria
² Propuesta de comunicación gráfica
² Website
² Proyecto escenográfico. Infografías
² Recursos humanos y técnicos
² Calendario de producción
² Presupuesto
² ROI satisfacción
² Conclusiones
² Vídeo del evento
² Making off
² Fuentes
PRESENTACIÓN DEL EVENTO
² Convención de un día y medio
² Charla motivacional y presentación de la convención
² Actividades de Team Building
² Charlas Ted
² Cena de gala
OBJETIVOS Ø Celebrar el 10º aniversario de Hendrick’s
Ø Motivar a los comerciales de Hendrick’s y reforzar la red de ventas
Ø Mostrar las estrategias para la temporada de verano y los objetivos a conseguir
Ø Reforzar la imagen de Hendrick’s incluyendo a los comerciales en esta parte, que se sientan identificados con la marca y la entiendan.
Ø Repercusión en los medios de comunicación
Objetivos del ROI
Generación de comunicación Interna y profesionalización.
Convicción de los valores del producto.
Generación de Ventas (Medición de su evolución).
Generación de recuerdo en el público asistente.
Fecha, lugar, hora v Complejo Duques de Pastrana
Ubicación Versatilidad
Grandes espacios Temática del evento
v 19 y 20 de Junio de 2015
Disponibilidad del espacio Sólo se pierde un día de trabajo
Temperatura adecuada Abriendo temporada de verano (auge de ventas)
v Hora: desde el medio día del 19 al mediodía del 20 de junio.
Intensidad en todas las actividades de la convención.
Público al que va dirigido
450 comerciales
Únicos protagonistas del evento
v Código QR de promoción v Página web para registro: www.thehauntedcabaret.com
v Facebook: página pública
https://www.facebook.com/thehauntedcabaret
v Twitter: hashtag #thehauntedcabaret
v Vídeos promoción: a) corto para registro
b) completo
v Grabación momentos clave de la convención y creación de
after movie para la página de facebook
ESTRATEGIA SOCIAL MEDIA
PROPUESTA CREATIVA
HOTEL MELIÁ-CASTILLA UBICACIÓN: Calle del Capitán Haya.
Nº Habitaciones: 915
Nº Salas: 33
Metro: Cuzco-Tetuán (Líneas 10 y 1)
Aeropuerto Madrid Barajas (15 minutos)
Complejo Duques de Pastrana (5 minutos)
Web: http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/melia-castilla/index.html
COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
UBICACIÓN: Paseo Habana, 208
Capacidad Jardines: 500pax en Cocktails
Sala Polivalente 1000m2 800 pax en Banquete
Web: http://www.complejopastrana.com
Metro: Duque de Pastrana (Línea 9)
Accesibilidad: P/ Habana o Calle de Platerías
AEROPUERTO ADOLFO SUÁREZ – HOTEL MELIÁ CASTILLA
HOTEL MELIÁ CASTILLA – COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
VIERNES 19.Junio.2015
Autobuses (10) 48pax/Autobús. Aeropuerto Adolfo Suárez – Hotel Melía Castilla (C/ del Capitán Haya, 43). (09.00-12.30). Servicios cada 30mins.
Check-Ins: Pre-Asignación, Acreditaciones. 450 DD1 en A+D (Hasta las 13.00)
Comida + Bienvenida, Sala Tapices, Montaje Banquete (13.30-15-00)
Traslado a Complejo Duques de Pastrana (P/ Habana, 208). 10 servicios de autobuses. (15.30)
Actividades de Team-Building (16.00-19.00)
Traslado a Hotel Meliá Castilla (19.30-20.30)
Traslado a Complejo Duques de Pastrana, para Cena de Gala. Salón Polivalente, Montaje Banquete (21.00-02.00)
Vuelta a Hotel Meliá Castilla (02.00-02.30)
LOGÍSTICA
Sábado 20.Junio.2015
Desayuno Régimen (Hasta las 11.00)
Bloqueo de una sala para servicio de Consigna. Chek-out hasta 11.00
Fin convención Salón Auditorio, Montaje Teatro, Uso de traductor (11.30-13.00)
Autobuses Hotel Meliá Castilla – Aeropuerto Adolfo Suárez (13:00-14-00)
LOGÍSTICA
Welcome pack
² Nuevo modelo de botella con etiqueta personalizada para la ocasión y un lazo rojo.
² Tarjeta que llevará escrita la historia del misterio de la bailarina.
² Uniforme actividades.
Metodología La convención que organizamos esta basada en la idea de divertir a nuestros empleados, alejarlos de la rutina, y crear relaciones entre ellos mediante actividades de teambuilding.
Se llevarán a cabo tres actividades diferentes, para las que se tendrán que apuntar previamente en la página web.
Cada actividad tiene un cupo de 150 personas. Los grupos serán divididos en 15 equipos de 10 personas. Por cada actividad, el equipo ganador recibirá un regalo en la cena de gala.
Con estas actividades en equipo queremos demostrar, de manera lúdica, la importancia del trabajo en equipo a nuestros empleados.
Cluedo en vivo : The Murdered Dancer
Lugar : Palacete Duques de Pastrana
Para este día de teambuilding, el tema es el Hendrick’s Cabaret, un cabaret muy famoso en los años 1920.
El 18 de diciembre 1927, una famosa bailarina fue asesinada mientras realizaba su espectaculo. Todavía no se sabe quien fue… Desde este día, todo el que entra en el cabaret afirma que está embrujado por la bailarina, que busca venganza.
Ella deja indicios en todo el palacete, con ayuda de las pistas tienen que averiguar quién es el asesino.
Master Class de Cócteles Hendrick’s
Lugar: Palacete – sala roja
Tras una demostración magistral, los equipos tendrán ¾ de hora para realizar el mejor y más original cóctel con Hendrick’s y los ingredientes que estarán a sus disposición.
The Murder Party Lugar : Jardines del Palacete Duques de Pastrana
² Juego de supervivencia
² Todos los participantes van a estar repartidos en equipos. Cada uno tendra su foto colgada en su cuello.
² Tiene que matar a los miembros de los otros equipos (quitarle su foto) sin que le maten.
² El equipo que despues de 45min de juego se queda con mas supervivientes gana.
Uniforme actividades de Teambuilding
² Cluedo en vivo : The Murdered Dancers ² Damas: boa y pluma ² Caballeros: sombrero y pajarita
² Master class de Cócteles Hendrick’s ² Damas y caballeros: delantal serigrafiado logo hendrick’s
² Murder Party: camiseta de preso
* Colores variables según equipo
Programa Dia 1:
11h. – 14:30h. Buffet en la sala tapices del hotel
13:30h. Hora limite de check in
15:00 h. Salida del hotel hasta Complejo Duques de Pastrana
15:20h. – Discurso de bienvenida y Primera Charla
16h. – 16:45h. – Primera Actividad de Teambuilding
17h. – 17:45h. – Segunda actividad de teambuilding
18h. – 18:45h. – Tercera actividad de teambuilding
19h. – Regreso al hotel en autocar.
19h. – 21.30h. Tiempo libre
21:30h Salida al Complejo Duques de Pastrana
21:45h. – 0:00 h. Cena de gala con espectáculo de cabaret,
concierto de Maxi Monster Show (con acrovacias),
espectáculo de coctelería- Entrega de premios ganadores de
team building.
0:00 h. – 1:30 h. Opcional. Zona de barra abierta en el
jardín.
Programa
Día 2:
8h. –10:45h. Desayuno
11h. –13h. Charlas ted (descanso de 11:45h-12:15h)
13h – Fin de la convención
v Horario y entrega de premios: 21:45h- 0:00h
Ø 21:45h. – 0:00h. – Cena de gala con espectáculos de cabaret, música y coctelería acrobática.
Ø 23:00h. – Entrega de premios a los ganadores de team building.
Ø 0:00 h. – 1:30h. Barra libre en el jardín (opcional).
Cena de gala
CENA DE GALA v Menú: dos a elegir, además, se ofrecerá opción menú
vegetariano y para celíacos, (se enviará adjunto al registro de la convención)
v Catering tematizado
v Premio para los ganadores de teambuilding: crucero; además, podrán elegir a que fundación Hendrick’s donará un cheque con fines benéficos.
v Actuaciones de grupos: a) Maxi Monster Music Show. b) Grupo bailarinas cabaret escuela de baile galileo.
c) Cóctelería acrobática
v Photocall con polaroid
v 11:00h- 11:45h. Charlas v 11:45h- 12:15h. Descanso
v 12:15h- 13:00h. Charlas
v 13:00 Fin de la convención.
TEMAS DE LOS QUE TRATARÁN LOS TED:
v Liderazgo
v La importancia del trabajo en equipo
v Motivación
TED TALKS
v John Wooden: “la diferencia entre ganar y el éxito” (17min)
v Steven Johnson: “Where good ideas come from” (18min)
v Baba Shiv: “Sometimes it´s good to give up the driver´s seat” (10min)
v Daniel Pink: “La sorprendente ciencia de la motivación” (19min)
v Simon Sinek: “Cómo los grandes líderes inspiran la acción” (18min)
v Tom Wujec: “Construye una torre, construye un equipo” (7min)
TED TALKS
Acción para la prensa
Espectáculo callejero de Hendrick’s
Propuesta de comunicación gráfica
Invitación
² Digital
² Se enviará por email a los comerciales de la marca
² Link para registro en web
Roll up Photocall
Website
Menú:
Inicio
Programa
Información general
Inscripciones
Contacto
AUDITORIO COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
Auditorio Complejo Duques de Pastrana
PABELLÓN POLIVALENTE: cena de gala
Pabellón polivalente
Pabellón polivalente
AUDITORIO HOTEL MELÍA CASTILLA
Auditorio Hotel Melía Castilla
Calendario de producción
PRESUPUESTO COMPLEJO DUQUES DE PASTRANA
Concepto Descripción Unidades Días Importe Complejo Duques de Pastrana. P/Habana, 208 Sin IVA
Alquiler
Alquiler del Complejo al Completo. Se usarán principalmente la zona de los Jardines y posteriormente de la Sala Polivalente para la realiación de determinadas actividades de Team-‐Building y la Cena de Gala. 1 1 6,000.00 €
Escenografía Tarimas + Escenario 1 1 800.00 €
Servicio de Catering
Se ofrecerán unos menús que corren a cargo de una empresa de catering colaboradora con el Complejo. El menú por persona, se estima en 75 €. 450 1 33,750.00 €
Tematización
Tematizar para así ambientar más de época el complejo. Montaje del Salón Polivalente con inmobiliario de época. 1 1 1,500.00 €
TOTAL 42,050.00 €
PRESUPUESTO MEDIOS TÉCNICOS Concepto Descripción Unidades Días Importe
Sin IVA
DECORACIÓNPhotocall, Disfrazes, Roll-‐ Up, Lonas, FOAM, Tematización de las Charlas 10,000.00 €
TRADUCTORES
Pondremos 200 traductores a disposición de todos aquellos asistentes al evento que precisen del uso de un traductor. En caso de querer contratar ese servicio, deberán solicitarlo en el momento del Check-‐In presentando un documento identificativo. 4,000.00 €
SERVICIO COCTELERÍACopas, Hielos, Hendricks, Refrescos, Frutas, Utensilio de Cocina 2,500.00 €
UNIFORMESAZAFATAS Disfraces de época, concretamente de Cabaret 15 1 900.00 €
MONITORESAmbientación de los monitores de Actividades de Team-‐Building 4 1 80.00 €
COCTELEROS Ambientación de los cocteleros. 2 1 40.00 € PREMIO
CRUCERO
30 premios tras le realización de las actividades de Team Building, habrá 3 grupos ganadores, de 10 integrantes cada uno, que serán premiados con un Crucero para 2 personas por las Brisas del Mediterráneo, valorado en 2190,50 € cada uno. Incluyen Tarifa de Cabina, Tasas de Embarque y Seguro. 65,715.00 €
MEDIOS TÉCNICOS
AUTOBUSES
ALQUILER
Contratación de servicios de autobuses que cubran rutas establecidas para los días 19 y 20 de Junio 10 2 9,500.00 €
TEMATIZACIÓN Decoración del interior de los Autobuses 10 2 300.00 € ACTIVIDADES DEL EVENTO
CLUEDOPrecisaremos de Disfraces más Tarjetas identificativas y Material propio de papelería. 9,300.00 €
MURDER PARTY Disfraces y Carteles identificativos 2,250.00 €
COCTELERÍA
Servicio ya incluído en el apartado Servicio de Coctelería. Con esta actividad daremos uso a las Copas, Hielos, Bbebidas Hendricks, Refrescos, Frutas y Utensilios de cocina. -‐
REGALO DE BIENVENIDA
Botella Hendricks
Parte del regalo de bienvenida, compuesto de Botella exclusiva de Hendricks, con formato 100% exclusivo, etiqueta con el logo del evento y envoltorio. 450 11,250.00 €
Tarjeta de Bienvenida Tarjetas de bienvenida, personales y nominadas. 450 4,500.00 € TOTAL 120,335 €
H.A. 10% del coste total del evento 26,327.50 € Honorarios de Agencia
TOTAL 263,275.00 €
COSTE TOTAL DEL EVENTO 289,062.50 €
DESGLOSE Gastos Recursos Humanos: 15.750 €
Seguros: 7.000 €
Gastos en Alojamiento, Régimen A+D: 78.140 €
Gastos en Complejo Duques de Pastrana: 42.050 €
Gastos en Medios Técnicos: 120.335 €
Honorarios:26.327,50 €
ROI Satisfacción
Encuesta de satisfacción para cada asistente al evento.
Entrega de la misma en el momento del Check-Out.
Ejemplos: Opinión del Team-Building
Mejora de la capacidad de trabajo en equipo.
Vídeos
https://www.youtube.com/watch?v=TgHsgPvzdlI
Vídeo resumen evento:
Making off:
https://www.youtube.com/watch?v=t2lcI3HfyHU&feature=youtu.be
Conclusiones Con un evento de estas características el retorno de la
inversión sería muy alto a corto plazo.
No sólo incrementarían los beneficios económicos, sino que, también, mejoraría la imagen de la marca.
Los comerciales se sentirían identificados con la empresa.
El público general vería Hendrick’s Gin como algo más allá del producto.
¡VENDEMOS EXPERIENCIAS Y SENSACIONES!
Fuentes
Eventos-traducciones.com (2015). Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.eventos-traducciones.com/en
Melía. com (2015). Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.melia.com/es/hoteles/espana/madrid/melia-castilla/index.html
Complejo Duques de Pastrana. Recuperado el 1 de mayo de 2015 de: http://www.complejopastrana.com/
Vadim Bogdanowicz, Elsa Forteza, Miriam Garrido
Alison Losada, Alba Murube, Pablo Párraga