valtion yhteinen viestintäratkaisu

21
Valtion yhteinen viestintäratkaisu - edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet valtionhallintoon Projektipäällikkö Mika Knuutila Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskus 26.10.2011 Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä Mika Knuutila

Upload: valtiokonttori-statskontoret-state-treasury-of-finland

Post on 06-Dec-2014

1.772 views

Category:

Technology


3 download

DESCRIPTION

Valtion yhteinen viestintäratkaisu (VYVI) - esittely Valtiokonttorin Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivässä 26.10.2011. Puhujana Mika Knuutila, Valtion IT-palvelukeskus (VIP).

TRANSCRIPT

Page 1: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Valtion yhteinen viestintäratkaisu - edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet valtionhallintoon

Projektipäällikkö Mika Knuutila

Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskus

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila

Page 2: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

VYVI – Valtion yhteinen viestintäratkaisu

• Herätys

• Ratkaisu

• Lopuksi

• Lisätietoja

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 2

Page 3: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Herätys

3

Page 4: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Organisaation toiminnan haasteita

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 4

Page 5: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Tuntuuko Sinusta siltä, että

• Sähköpostini tukkeutuu helposti viesteillä, jotka voisi

hoitaa tehokkaammin muilla nykyaikaisilla välineillä?

• Työtä kollegojen, tiimien ja kumppaneiden kanssa voisi

tehostaa merkittävästi nykyaikaisilla viestintäratkaisuilla?

• Aikaa perheelle, harrastuksille ja muulle vapaa-ajalle ei

jää tarpeeksi työmatkustamisen takia?

• Viestintävälineiden tietoturvaan ei oikein enää voi luottaa

julkisuudessa esiintyneiden tapausten takia?

• Olet ehkä tekemässä jotain sellaista, jonka joku muu on

jo tehnyt tai tekee sitä parhaillaan?

• Lisääntyvä liikenne ja liikkuminen paikasta toiseen

rasittaa luontoa ja se kaiken kukkuraksi on useimmiten

matka-aikaa pidentäviä yllätyksiä täynnä?

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 5

Page 6: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Onnistumisen ydinkysymys

Miten saamme

- oikeat ihmiset,

- oikeaan aikaan ja

- oikeaan paikkaan

toimimaan yhdessä?

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 6

Page 7: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Ratkaisu

7

Edistykselliset viestintä- ja yhteistyövälineet

valtionhallintoon

Page 8: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

VYVI-palvelut

Valtion yhteinen viestintäratkaisu ja VYVI-palvelut

Tele

presence

Puheratkaisut

Sähköposti

Pikaviestit Läsnäolo Verkkokokous

Työasematason videoneuvottelu

Kalenteri

Videoneuvottelu

Sosiaalinen

media Ryhmätyö

Wiki, Blogit

Toimintatapojen muutos ja muutoshallinta

Page 9: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Palvelu sisältää sähköpostin, kalenterin ja

viestien varastoinnin.

Sähköpostilaatikon koko voidaan valita

käyttäjäkohtaisesti. Oletusarvoinen

sähköpostilaatikon koko on 200 Mt.

Sähköpostilaatikon lisäksi käyttäjällä on

käytettävissä helppokäyttöinen ja turvallinen

viestien varastointipalvelu.

Käyttäjäkohtaisen varastoinnille on varattu

1Gt.

Palvelu sisältää pikaviestinnän ja läsnäolotiedon

Pikaviestintä mahdollistaa käyttäjien välisen

nopean keskustelun tekstimuodossa

Läsnäolotiedon avulla käyttäjä voi ilmaista muille

käyttäjille oman saavutettavuutensa.

Läsnäolotieto päivittyy automaattisesti henkilön

kalenterimerkintöjen tai muun tietolähteen

perusteella

Mahdollistaa verkkokokouksen,

jossa osallistujat voivat esittää,

jakaa ja työstää yhdessä

dokumentteja

Kokouksessa voidaan myös

välittää reaaliaikaista kuvaa

Kokoukseen voi osallistua myös

videoneuvottelulaitteella tai

puhelimen välityksellä

Palvelu mahdollistaa ryhmätyötilojen

perustamisen ja hallinnan

Palvelu sisältää ryhmätyötä tukevia

ominaisuuksia, kuten kalenteri ja

tehtävälista sekä Wiki - ja Blogi –palveluita

Palvelu mahdollistaa turvallisen

suojaluokitellun (ST III –IV) aineiston

lähettämisen ja vastaanottamisen

sähköpostina

Viestejä voi käsitellä selaimella

Palvelu mahdollistaa

tekstiviestien ja faksien

lähettämisen suoraan

sähköpostiohjelmasta

Fax- lähetykset voivat sisältää

myös liitetiedostoja

VYVI- palvelut Pika Posti

Turva Ryhmä

Kokous

Tekstari

Page 10: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

VYVI- ekosysteemi – enemmän kuin ydinpalvelut

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 10

Asiantuntijaosaa-

misen jakaminen

• Hankintaverkosto

• Kielenkääntäjät

• Taloushallinto

• Henkilöstöhallinto

• Jne.

”VYVI – VORUM”

• Yhteiset kokemukset

• Kehitysideat

• Käyttöpolitiikat

• Keskustelut

• Uudet palvelut

Integraatio

• Toiminnanohjaus

• CRM

• Työnohjaus

• Asianhallinta

Prosessit

• Yhteispalvelupiste

• Laiska tieto liikkumaan

• Aikainen reagointi

• ”Kerralla kuntoon”

Page 11: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

VYVI-palveluiden hyödyt asiakkaalle

Tilaisuus, Esittäjä 11

Käyttäjälle Tietohallinnolle Organisaatiolle

Vaikutusmahdolli-

suudet omiin

työtapoihin ja

ajanhallintaan

kasvavat

Henkilökohtainen

työn tuottavuus

paranee

Työn tekeminen

ajasta ja paikasta

riippumatta

Uudet tavat toimia ja

tehdä töitä tulevat

mahdollisiksi

Käytön kustannusten

alentuminen

Ei kilpailutusta

Kevyt hallinta

Valmiita toimintamalleja ja –

tapoja

Koestettua käyttöönottoa,

tukea toiminnallisten

hyötyjen tavoittamiselle

Volyymiedusta

kustannustehokkaasti hyvät

palvelutasot, korkea

suorituskyky ja

vikasietoisuus

Viestintä kansalaisten ja sidosryhmien

kanssa monipuolistuu ja helpottuu

Henkilöstön tavoitettavuus

asiakaspalvelu parantuvat.

Prosessit tehostuvat , nopeampi

vasteaika ja läpäisykyky.

Matkaan käytetty työaika vähenee,

matkustamista voidaan vähentää,

matkakustannukset laskevat

Työnantajakuva ja työtyytyväisyys

paranevat

Parantaa henkilöstön liikkuvuutta yli

organisaatiorajojen

Page 12: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

12

Käyttöönotto

Valtion yhteinen viestintäratkaisu

– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen

Page 13: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

VYVI-palvelukonsepti

Käyttöönotto

Tekninen

Käyttöönotto

Muutoksen tuki

Verkkoinfo

Asiantuntija-koulutus

Koulutus-suunnitelma

Viestintä-suunnitelma

Jatkuva palvelu

Käytön tuki

Verkkoinfo

Palveluvastaava

VYVI-VORUM

Seminaarit

Seuranta& Raportointi

Palvelukehitys

Posti Pika Kokous Ryhmä Turva Tekstari

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 13

Page 14: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

PP3

Muutos

johtamisen

toteutus

Seuranta

Askel suunnitelman mukainen käyttöönotto

Asiakas-kohtainen sopimus

Käyttöön-otosta

Jatkuva palvelun kehittäminen

Hyötyjen mittaaminen ja seuranta

Hankesalkunhallinta ja hankejohtaminen (Proke)

Muutosjohtaminen (viestintä, koulutus, ekosysteeminen edellytysten luominen)

HANKETASO

VIRASTON KÄYTTÖÖNOTTO

Projektin ohjausryhmän päätöspiste

PP1 PP2

Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8

PP2 – Toteutus: Muutossuunnitelman (koulutus- ja viestintäsuunnitelma, muutosagentit ) sekä käyttöönottosuunitelman hyväksyntä

PP3– Lopetus: Siirtyminen jatkuvan palveluun, muutosagenttien liittyminen palveluekosysteemiin, käyttöönottoprojektin päätös

PP1 – Suunnittelu: Käyttöönoton tavoitteiden ja hyötytavoitteiden hyväksyntä

Projektijohtaminen (sis. hyötytavoitteet)

Muutosjohtamisen aloitus (viestintä, koulutus, uudet

toimintatavat)

Tekninen käyttöönotto

Muutosjohtaminen , viestintä ja koulutus

ASIAKASKOHTAINEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTI

JATKUVA PALVELU

Page 15: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Käyttöönottomalli

15 2011-04-21

Siniset ”dokumentit” ovat hankkeelta

tulevia ohjeistuksia, pohjia, työkaluja

tai toimintatapoja

• Käyttöönottomallin avulla pyritään toteuttamaan kaikki käyttöönotot vakioituna ja

systemaattisena prosessina

• Käyttöönottomalli sisältää hankkeen tuottamia ohjeistuksia ja malleja asiakasvirastojen

tekniseen ja toiminnalliseen käyttöönottoon

• Käyttöönottomallia kehitetään käyttöönottoprojektien palautteen perusteella

• Käyttöönottoprosessiin ei sisälly integrointeja asiakkaan operatiivisiin järjestelmiin.

Asiakkaan integrointitarpeet tunnistetaan osana käyttöönottoprosessia, mutta

integroinnit projektoidaan erikseen.

• Käyttöönottomallin kautta asiakkaat saavat muutosjohtamisen ohjeita sekä työkaluja

käyttöönsä, muutosjohtamisen toteutus on asiakkaan vastuulla ja jatkuu

käyttöönottoprojektin jälkeen

Vihreät nuolet ovat

asiakasvirastojen

toimenpiteitä

Oranssit nuolet ovat

toimittajan tai muun 3.

osapuolen

toimenpiteitä/palveluita

Moniväriset nuolet

kuvaavat,

asiakasvirastojen, VIP ja

toimittajan

yhteistyötä/vastuuta

Page 16: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

1

6

Asiakasviraston nykytilan

kartoitus

Nykytilan kartoitus ja

analysointi

Käyttöönotto ja muutoksen

aloittaminen

Käyttöönoton päättäminen Tavoitetila ja käyttöönoton

valmistelu

Mittaamisen ja seurannan

aloittaminen

Käyttöönoton seuranta

(budjetit, resurssit)

Roadmap ja käyttöönoton

resursointi/organisointi

Asiakasviraston nykytilan

kartoitus

• tarve / asenne/ osaamis

kartoitus kyselypohja

Käyttöönoton tavoitteet,

hyötytavoitteet ja muutosvisio

Ohjeet ja suositukset hyöty

tavoitteista ja esimerkki

muutosvisiosta

Käyttöönoton roolit ja vastuut

VYVI –roadmap ja palvelut

Esimerkki

Muutossuunitelman luominen

Käyttöönoton tavoitteiden

ja hyötytavoitteiden

määrittely

Viestinnän toteuttaminen

Koulutuksen toteuttaminen

Muutoksen jalkauttaminen

Asiakasviraston

muutossuunnitelmapohja

• esimerkki muutoksen

vaiheistuksesta, sidosryhmistä

• Muutosagenttikuvaukset

• Esimerkkikuvaukset uusista

toimintatavoista

Viestintäsuunnitelmapohja

Koulutussuunnitelmapohja

Pääkäyttäjä/Asiantunti

jakoulutus

Verkkokoulutus

Viestinnän tukimateriaali ja

esimerkit

Co-innovation prosessi (1-10 kk)

Parhaiden käytäntöjen

jakaminen/muutosagenti

t

Mittaamisen ja seurannan

malli

Mahdollinen

luokkakoulutus

Verkkokoulutusmoduulit

Ekosysteemin edellytykset

Co-innovation konsepti

Käyttöönoton valmistelu tietoteknisen nyky-ympäristön

kartoitus

• migraatiosuunnitelma

• Käyttöönoton teknisten

edellytysten varmistaminen

Käyttöönottosuunnitelman

luominen •Yhteistyö 3. osapuolten kanssa

• Palveluiden käyttöönoton

vaiheistus

• Valmistelevien toimenpiteiden

ohjeistaminen

• Järjestelmäintegraatioiden

suunnittelu

•Tukimallin toteutuksen

suunnittelu

Käyttöönoton toteutus

Käyttöönoton päättäminen

Hyväksymistestaus

Siirto jatkuvaan palveluun

Jälkiarviointi

Data migraatio (posti ja

kalenterimerkintöjen siirto,

käyttäjätietojen siirto)

Työasema- ja

päätelaiteasennuksissa

tarvittavien

ohjelmistopakettien

toteutus

Käyttöönotonprojektisuunnite

lma pohja

Viesintäsuunnitelman luominen

Koulutussuunnitelman luominen

Tulosten analysointi

Tavoitteiden hyväksyntä Suunnitelmien hyväksyntä

Muutosjohtaminen

Käyttöönotto

Projektijohtaminen

KÄYTTÖÖNOTTOMALLI

Ohjausmalli

Käyttöönottoprojektin päätös,

toiminnallisen muutoksen jatkuminen

Käyttöönoton ohjeistus

Käyttöönotonprojektisuunnite

lma pohja

Tuki, raportointi ja

laskutus toimintamallien

sopiminen ja

käyttöönotto

Jatkuvan parantamisen malli

Page 17: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

17

Vko 1 Vko 2 Vko 3 Vko 4 Vko 5 Vko 6 Vko 7 Vko 8

Muutos

visio

Muutos

suunnit

elma

Koulutus

suunnitel

ma

Muutosagenttien

tunnistaminen

Verkkokoulutus

intro Osaamis

kartoitus

Tekninen käyttöönotto

Verkkokoulutus: nanomoduulit 1-6

(materiaali käytössä 6 kk)

Asiantuntijoiden

lähikoulutus

Muutosagenttien

luokkakoulutus

Esimiesten

infopaketti

Käyttöpolitiikkasu

ositukset

Koulutusklinikat

koko

henkilöstölle

Suositus koulutuksen vaiheistamisesta

ytt

öö

no

tto

pro

jek

tin

ätö

s

Koulutusluennot

ja

luokkakoulutuks

et koko

henkilöstölle

Sisältyy

käyttöönottoon:

VIP:n tuottama

materiaali/koulutus

Käyttöönoton

optio: Suositeltava

toiminta/koulutusm

uoto

Asiakas vastaa:

Mahdollinen

koulutusmuoto

Page 18: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

18

Lopuksi

Valtion yhteinen viestintäratkaisu

– uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen

Page 19: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Tuntuuko Sinusta siltä, että

• Työpäivääsi ja organisaatiotasi helpottaisi, jos

- oikeat ihmiset,

- oikeaan aikaan ja

- oikeassa paikassa saataisiin toimimaan enemmän

yhdessä ?

• Tarvitset uusia mahdollisuuksia yhdessä tekemiseen?

• VYVI-palvelu olisi oikea ratkaisu?

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä

Mika Knuutila 19

Page 20: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

20

Lisätietoa:

http://www.valtiokonttori.fi/vip

Asiakaspalvelut Asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen 040 750 0603

Asiakasvastaavat:

Pekka Lahti (VM, VNK) 040 734 6939

Risto-Matti Helminen (LVM, OM, PLM) 050 566 2952

Pekka Nykänen (VM, VNK, OKV) 040 849 2154

Heli Parkkonen (TPK, OKM, SM, Eduskunta) 050 375 2249

Mika Sormunen (UM, TEM, STM) 050 410 2281

Laura Salmi (MMM, YM, kunnat) 050 597 0776

Palvelun esittely- ja

demotilaisuudet

15.11. ja 15.12.

Tervetuloa mukaan!

Page 21: Valtion yhteinen viestintäratkaisu

Kiitos!

Mika Knuutila

[email protected]

26.10.2011

Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä,

Mika Knuutila 21