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Rif sm/np 1

Valutazione del SCI da parte del revisore

Caso Elettronica Italia

Corso di Audit e Governance

Università degli Studi di Bergamo

Prof.ssa Stefania Servalli

Procedure di conformità(Test of control)

SCI

Procedure di validità(Substantive procedures)

AREE DI BILANCIO

Elementi probativi

Analisi di controllo internoProcesso vendite

Dove siamo nel processo di revisione?

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Controlli generali Controlli specifici

Sistema di controllo interno



Controlli specifici

Controlli specifici

In questa lezione verificheremo i controlli specifici sul processo di vendite

Caratteristiche dei controlli specifici:- Completezza dell’elaborazione e del trattamento dei dati relativi ai processi

aziendali- Tutti i dati devono essere effettivamente processati- Tutti i dati devono essere trattati una volta sola



processo di formazione di unasingola voce di bilancio o ciclooperativo

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Analisi di controllo interno - Processo venditeChe cos’è un processo operativo?

n Un insieme strutturato di attivitàn Disegnato per produrre uno specifico risultato (obiettivo)n Connesso a questioni di tempo, costo e qualitàn Trasversale alle funzioni aziendali

Ambiente esterno

Mercati

Processi strategici

Processi di supporto

Principali processi di business

(core)

Clienti

Principali prodotti e servizi

Alleanze

ProcessiConcetti base

CreanoProducono Risultati ValoreProcessi

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Analisi dei componenti dei processi

n Obiettivi del processo- per una comprensione generale prima di analizzare i dettagli

che seguono

n Inputs- nome, fonte, se è un’informazione o un documento

n Attività- l’elenco e le caratteristiche delle attività svolte nel processo:

. nome, organizzazione, competenze, applicazioni informatiche, infrastrutture, macchinari, input e output, ecc.

n Output- nome, ricevente, informazione o documento

n Operazioni tipiche del processo- volumi: quanto spesso capita l’evento in un dato periodo- frequenza e distribuzione: i periodi in cui l’evento capita più

spesso


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n Fattori critici di successo- linee di condotta: esempio ordine di un cliente deve essere

firmato dal responsabile per l’autorizzazione- rischi- manuale operativo- ecc.

n Performance indicator- parametri di misurazione degli obiettivi di performance

Esempio: percentuale di ordini emessi correttamente


Analisi dei componenti dei processiEsempio - il processo logistico

Ottimizzare la

spedizioneMetterlo inlavorazione

Riceverel’ordine

Organizzarei trasporti

Incassare ilcorrispettivo

Emettere lafattura

ConsegnareCaricare

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Esempi di rischi: ricavi di vendita

n Ordini/fatture emessi a prezzi/sconti non autorizzatin Ritardi/omissioni di fatturazionen Emissione non autorizza di note crediton Emissione indebita di note crediton Reporting sulle vendite inadeguato/ inaccurato (quantità,

prezzi, prezzi medi, margini, valori di budget)

Esempi di rischi: gestione crediti

n Inadeguata responsabilizzazione sui creditin Inaccurate o incomplete informazioni sulla solidità finanziaria

dei nuovi clientin Inadeguata/assente valutazione del rischio di credito in fase di

determinazione del fidon Non tempestivo sollecito del credito scaduton Inadeguato recupero del credito (stragiudiziale/giudiziale)n Mancato blocco delle forniture superato il limite del fidon Forniture fuori fido non autorizzate

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Analisi controllo internoProcesso vendite

Per l’esercitazione ipotizziamo di dover analizzare la voce“crediti e ricavi verso clienti” di un’azienda industriale, lasocietà Elettronica Italia S.p.A., che costruisce e vende schedeelettroniche.

Siamo all’inizio del nostro incarico di revisione e stiamoanalizzando le voci di bilancio per capire che tipo diprocedure di revisione svolgere.

In particolare, stiamo analizzando:


ATTIVO PATRIMONIALE

C.II. Attivo circolante:1 crediti verso clienti

CONTO ECONOMICO

A. Valore della produzione:1 Ricavi delle vendite e

delle prestazioni

Saldo al 31 dicembre 200X

€ 8.000.000

Saldo al 31 dicembre 200X

€ 33.000.000

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Analisi controllo interno Processo vendite

Sappiamo che i principali obiettivi di revisione per le voci in esseresono:

1 Esistenza

La contabilità registra tutti e solo i ricavi per vendite di merci o servizieffettivamente realizzati

2 Valutazione

I crediti devono essere iscritti secondo il valore presumibile direalizzazione: il credito è incassabile interamente?

Oltre a questi principali obiettivi, sarà necessario esaminare anchel’accuratezza, la completezza, l’ownership (proprietà) e lapresentazione in bilancio.


Dai colloqui preliminari effettuati con la Direzione Aziendaledella Società revisionata, è emerso che la Società emette circa8.000 fatture l’anno e ha attivi circa 300 clienti.

Data la numerosità di transizioni in essere, il revisore ritienenecessario avere un approccio di revisione, per le voci inquestione, basate sul sistema di controllo interno.

Si decide quindi di svolgere procedure di revisione diconformità per acquisire gli elementi probativisull’adeguatezza di progettazione ed efficacia di funzionamentodei sistemi contabili e di controllo interno relativamente alprocesso delle vendite.

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Alla fine della nostra verifica dovremo effettuare unavalutazione del rischio di controllo interno della societàElettronica Italia S.p.A. relativamente ai singoli obiettivi direvisione sul processo delle vendite.


Nella nostra esercitazione si presuppone che il revisore abbiagià effettuato l’analisi dei controlli generali dell’aziendaElettronica Italia S.p.A.

Il revisore ha pertanto già analizzato la struttura organizzativaaziendale, l’organizzazione della funzione contabile, laprotezione dei beni materiali, l’attività di revisione interna, ecc.

Occorre invece ora analizzare i controlli specifici del processodelle vendite per esprimere un giudizio sul rischio dicontrollo interno sul processo delle vendite.

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n Le fasi fondamentali attraverso le quali viene svolta lavalutazione del rischio di controllo interno della societàElettronica Italia S.p.A., con riguardo al processo delle vendite(come per altri processi) sono:1. Rilevazione della procedura di controllo interno seguita dalla Società per il

ricevimento degli ordini da clienti, l’esecuzione di tali ordini, la fatturazione, laregistrazione contabile delle fatture, la gestione del credito.

2. Individuazione e analisi dei punti di controllo svolti dalla società ElettronicaItalia S.p.A. all’interno della procedura rilevata.

3. Verifica dell’esistenza e dell’efficacia dei principali controlli.

4. Conclusione sull’affidabilità del sistema di controllo interno, ossiavalutazione del rischio che esso non sia idoneo a prevenire errori che possanoavere un impatto significativo sul bilancio.


L’intervento svolto dal revisore sull’analisi del controllo interno dellasocietà viene svolto nel mese di novembre 200X per il bilancio cheviene chiuso al 31 dicembre 200X.

Una volta individuate le diverse fasi della procedura (ricevimentoordini, esecuzione ordini, fatturazione, registrazione contabile dellefatture, gestione del credito), è necessario individuare anche lediverse persone di riferimento, alle quali occorre rivolgersi,pianificando opportuni incontri, per ottenere una descrizionedettagliata delle modalità in base alle quali tali fasi vengonoprocessate.

In alcuni casi, se presenti, possono essere di aiuto le procedure internescritte già redatte dalla Società.

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1) Rilevazione della procedura

Tutte le informazioni seguenti che il revisore descrive nelle propriecarte di lavoro derivano da colloqui effettuati con i diversiresponsabili dell’azienda Elettronica Italia S.p.A. interessati alprocesso delle vendite.- Gli ordini di acquisto dei clienti pervengono all’ufficio Logistica

Clienti (Responsabile: Sig.ra Bianchi) che provvede alla loroimmediata registrazione nel sistema informativo della Società.

- Ogni mattina l’operatore dell’ufficio spedizioni stampa il tabulatodelle richieste ricevute dai clienti, il Portafoglio Ordini Clienti, ossiaun prospetto che riporta gli ordini registrati dalla Sig.ra Bianchi,che ovviamente all’inizio sono inevasi (in portafoglio), conl’indicazione del cliente richiedente e della data di consegnarichiesta dal cliente.

n A questo punto, solo per gli ordini che possono essere evasinei tempi richiesti (sulla base delle disponibilità produttive e/o dimagazzino), viene inviata al cliente una Conferma d’Ordine,nella quale sono riportate: quantità, data di consegna e prezzounitario (sulla base dei listini per ogni singolo cliente). Per quantoriguarda gli ordini che non possono essere evasi nei tempi richiestidal cliente, Elettronica Italia, viene comunicata la momentaneaimpossibilità di soddisfare la richiesta.


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n L’Ufficio Commerciale, nella persona del Sig. Verdi, stampaogni giorno la Lista ordini da evadere che riporta i dati degliordini ricevuti da clienti per i quali la data di consegna èprevista entro i 2-3 giorni successivi. Tale lista viene poitrasmessa agli addetti del magazzino che verificano l’effettivadisponibilità della merce richiesta. Qualora la merce non fossepresente a magazzino, viene stampata un’apposita Lista deicodici mancanti, in modo che le nuove quantità prodotte venganodestinate al completamento delle spedizioni.


n L’elenco del Portafoglio Ordini Clienti a fine mese vieneconfrontato dall’Ufficio Commerciale con il Partitario dei Creditiverso Clienti della contabilità generale al fine di controllare chenon sia stato registrato in contabilità un credito riferito ad un ordineinevaso.

Non devono esserci in contabilità crediti per ordini non ancoraevasi. Infatti condizione per poter iscrivere un credito versoclienti ed i corrispondenti ricavi di vendita in bilancio è che ilprocesso produttivo dei beni o dei servizi deve essere ultimatoe lo scambio col cliente deve essere avvenuto (passaggio diproprietà che generalmente corrisponde con la consegna in caso dimerci) (OIC 15).

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n Una volta preparata la merce da spedire, l’addetto allespedizioni compila la bolla di vendita (documento di trasporto)che viene imputata a sistema, riducendo le quantitàcontabilizzate nel magazzino (e cancellando in automatico ilrelativo ordine dal Portafoglio Ordini Clienti) e provvede alla suaspedizione.


n La fatturazione attiva viene curata dall’Ufficio Vendite, nella personadella Sig.ra Neri, che ogni giorno, interrogando il sistema, ottiene la listadelle bolle di vendita (o documenti di trasporto) emesse per le qualinon è ancora stata emessa la relativa fattura. Digitando un appositocomando, il sistema elabora in automatico la fattura “agganciando” idati dalla bolla di vendita e dall’ordine. Ogni fattura è quindi “collegata” aduna bolla e viceversa.

n L’abbinamento bolla-fattura consente di stampare la Lista delle bolle inattesa di fattura. La stampa della lista bolle in attesa di fattura, permotivi di controllo interno, viene effettuata tutti i giorni.

n Le fatture emesse sono numerate automaticamente dal sistemainformatico, così come le bolle.

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n Attraverso un apposito input fornito al sistema informativo dagliaddetti alla contabilità clienti, ogni fine giornata viene attivato ilprogramma di collegamento alla contabilità generale, cheaggiorna in automatico le registrazioni contabili, il libro IVA edil partitario dei crediti verso clienti.

n Al termine dell’operazione di collegamento contabile, il Sig. Gialliconfronta a campione le registrazioni recepite a sistema nellacontabilità generale con le fatture cartacee emesse nella giornata.

n Ogni mese viene poi verificato che il numero dell’ultima fatturaemessa coincida con il numero dell’ultima fattura registrata incontabilità generale.


n Le fatture di vendita sono archiviate in appositi faldoni pressol’ufficio Contabilità Clienti, con allegate le relative bolle.

n I dati relativi alla fatturazione vanno poi ad alimentare leStatistiche di Fatturato elaborate ogni mese dal Controllo diGestione, che le analizza (sia a livello mensile che a livelloprogressivo) confrontandole con il budget delle vendite eapprofondendo le ragioni di eventuali scostamenti.

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n Gli incassi da clienti avvengono generalmente a mezzo ricevutabancaria o a mezzo bonifico bancario.

n I giorni medi di incasso sono circa 90; essi sono monitoratimensilmente dal Dott. Rossi, allo scopo di individuarescostamenti significativi legati a problematiche particolari; vienecosì compilato un prospetto mensile chiamato Situazione deigiorni di esposizione.

n La registrazione degli incassi da clienti viene effettuata sullabase della data della contabile bancaria riferita all’incasso delcredito.


n Per quanto riguarda il monitoraggio dell’esigibilità dei crediti, ognimese il Dott. Rossi stampa un tabulato elaborato dal sistema(“Ageing list”) che riporta per ogni cliente il totale del creditoscaduto (distinguendolo per fasce temporali a seconda delnumero di giorni trascorsi dalla scadenza; esempio: crediti il cuiincasso è scaduto da 30 a 60 giorni, da 60-90 giorni, oltre i 90 giorni).Tale prospetto viene quadrato ogni mese con il partitario clienti daparte degli addetti alla Contabilità Clienti. Sulla base dell’ageingList, il Dott. Rossi valuta la necessità di procedere ad effettuaresolleciti ai clienti che hanno accumulato particolari ritardi o adinviare le lettere all’Avvocato per l’inizio del loro recuperoattraverso procedure esecutive.

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n Sulla base dello scaduto e delle azioni poste in essere per ilrecupero del credito (solleciti, attuazione di procedure esecutiveattraverso il legale) il Dott. Rossi mensilmente procede allavalutazione dell’esigibilità effettiva dei crediti scaduti eall’eventuale comunicazione alla contabilità generale per laloro eventuale svalutazione in bilancio.


Questa è la procedura vendita, così come è stata raccontata daivari responsabili aziendali nei colloqui con il revisore contabile.

A questo punto è necessario, sulla base delle informazioni fornitecidai responsabili della Società sulla procedura vendite, individuare edanalizzare quei specifici controlli attuati dalla Società che possonoprevenire l’insorgenza di un errore significativo nel bilancio diElettronica Italia S.p.A.

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2) Individuazione ed analisi dei punti di controllo all’internodella procedura rilevata

Per ciascun punto di controllo interno individuato all’interno dellaprocedura è necessario analizzare i seguenti punti:

a) chi svolge il controllob) la qualifica della persona che svolge il controlloc) come viene svolto il controllod) con quale periodicità il controllo viene svoltoe) quali attestazioni di bilancio, (e quindi obiettivi di revisione) quel

controllo permette di garantire sulle voci di bilancio analizzate

Si completi la Carta di lavoro (Allegato 1) riferita all’analisi deicontrolli individuati

Allegato 1

1

ANALISI DEI CONTROLLI INDIVIDUATI RELATIVAMENTE AL PROCESSO DELLE VENDITE

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Allegato 1

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3

Allegato 1


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3) Verifica dell’esistenza e dell’efficacia dei principali controlli(test di conformità procedurale)

Dopo aver ricevuto la descrizione della procedura adottata dallasocietà Elettronica Italia S.p.A. ed avere individuato e descritto icontrolli specifici adottati sul processo delle vendite, il revisoredei conti deve accertarsi che tali controlli, al di là di quantoraccontato, esistano, siano efficaci.

Deve pertanto:

a) Definire quali controlli testareb) Numero e periodo di riferimento dei test da svolgere sui controlli da

verificare


a) Quali controlli testareIl revisore può decidere di testare i controlli che hanno un piùimmediato effetto sugli obiettivi di esistenza e valutazione dellevoci di bilancio analizzate.

Ai fini dell’esistenza i controlli n. 1 e 2 della procedura indicatinell’Allegato 1 permettono di capire meglio l’efficacia del sistema dicontrollo interno aziendale sull’esistenza, accuratezza ecompletezza dei crediti e ricavi registrati in bilancio.

Il controllo n. 3 è invece importante per verificare la correttavalutazione dei crediti in bilancio.

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Numero e periodo di riferimento di test da svolgere sui controllida testareIl campionamento del numero di test di conformità da effettuare perverificare l’esistenza e l’efficacia di un controllo è soggettivo.In generale però esso dipende dalla frequenza con cui il controllo èsvolto dalla Società oggetto di revisione.Ad esempio, se il controllo è svolto giornalmente, solitamente ilcampione minimo utilizzato è di 30 items.Per i controlli effettuati dal sistema informatico della Società, ilrevisore richiede la partecipazione di un esperto informatico.


Numero e periodo di riferimento di test da svolgere sui controllida testareIn relazione al periodo temporale nel quale testare i test diconformità, è importante che venga preso a riferimento tutto ilperiodo di bilancio, perché il controllo interno deve essere semprestato funzionante (si pensi al flusso di dati del conto economico).

Esempio: se il bilancio chiude al 31 dicembre 200X con un esercizio di 12 mesi, ilrevisore dovrà trovare evidenze del funzionamento dei controlli individuati dal 1°gennaio 200X al 31 dicembre 200X. Ciò significa ad esempio verificare chel’analisi svolta dagli addetti al controllo di gestione sull’andamento del fatturatosia stata fatta ogni mese (se il mio campione è di 3 items, selezionerò quindiad esempio, gennaio, aprile e settembre 200X).

Si veda nelle Soluzioni l’Allegato 2 (I risultati dei test svolti)

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Conclusioni sull’affidabilità del SCI

4) Conclusione sull’affidabilità del sistema di controllo interno

Alla luce dei controlli effettuati e riepilogati nell’Allegato 2 siformulino le conclusioni sul sistema di controllo internorelativamente al processo vendite

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