Vanhojen potilastietojen arkistointi –palvelun käyttöönotto

25.1.2017, Marja-Leena Höylä

Esityksen sisältö

Palvelun kuvaus

Julkaistu materiaali

Palvelun käyttöönotto

Rekisterinpitäjän vastuut

Katselimen käyttöönotto

2

Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelu

Vanhojen potilastietojen arkistointi on osa palvelu-

kokonaisuutta, jossa Kela tekee asiakkaan

vanhojen asiakirjojen massalatauksen

Potilastiedon arkistoon, minkä jälkeen asiakas voi hakea asiakirjoja ja asiakirjojen kuvailutietoja Arkistonhoitajan

käyttöliittymässä tai palvelurajapinnan kautta

mitätöidä yksittäisen virheellisen asiakirjan Arkistohoitajan

käyttöliittymässä (tallennetaan tehtyjen toimintojen lokitiedot)

korvata tai mitätöidä virheellisen asiakirjan palvelurajapinnan

kautta

tehdä pienten aineistomäärien arkistointia palvelurajapinnan

kautta varsinaisen massalatauksen jälkeen

3

Mitä vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan?

Vanhoilla tiedoilla tarkoitetaan sellaisia

potilastietoja, jotka ovat tallennettu a) terveydenhuollon tietojärjestelmiin tai arkistoitu paperimuodossa

ennen Potilastiedon arkiston käyttöönottoa

b) terveydenhuollon tietojärjestelmiin Potilastiedon arkiston

käyttöönoton jälkeen, mutta joiden välittäminen Potilastiedon

arkistoon käynnistyy myöhäisemmässä vaiheessa

4

5

Tekniset määrittelyt

Palvelun tekniset ja toiminnalliset määrittelyt

Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa

viimeisimmät toiminnalliset määrittelyt

Käyttötapaukset - Potilastietojärjestelmä

tietosisältömäärittelyt

Potilastiedon arkiston asiakirjojen kuvailutiedot

tekniset ohjeet mm.

Siirtotiedoston rakenne asiakirjojen massalatauksessa

Kanta – Potilaskertomuksen PDF-arkistointi

Linkki: Vanhojen potilastietojen arkistointi / Tietotekniikan ja yhteyksien

toteuttajille

6

Mitä määrittelyistä selviää?

Määrittelyissä kerrotaan asiakirjojen kuvailutiedot pakollisuudet, korvaussäännöt

asiakirjojen allekirjoittaminen SHA - 2

hakemistorakenteet yksittäisessä hakemistossa voi olla

teknisistä syistä enintään 15 000 asiakirjaa (palvelutapahtuma-

tai hoitoasiakirjaa)

yksittäisen asiakirjan maksimikoko 1 Mt

CDA R2 -asiakirjan keskimääräinen koko n. 25 kt

asiakirjojen koostaminen yhden palvelutapahtuma-

tunnuksen alle tuotetaan potilaan yhden vuoden

tietyntyyppinen aineisto esimerkiksi näkymittäin

yksittäisinä asiakirjoina jne.

7

8

Käyttöönottoon liittyvä materiaali

Palvelun käyttöönotossa tarvittava materiaali

Ennen palvelun käyttöönottoa tulee aina tarkistaa

viimeisimmät dokumentit Ohje palvelun käyttöönottajalle

Palvelukuvaus

Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen (Ekstranet)

Hakemus ja sitoumus (Ekstranet)

Käyttöönottosuunnitelma ja raportti

Testitapaus

Tekniset tiedot

Linkki: Vanhojen potilastietojen arkistointi / Terveydenhuollolle

9

Vanhojen potilastietojen arkistointi -palvelun

käyttöönoton vaiheet

Organisaatio on liittynyt

Potilastiedon arkistoon

1. Hakemusvaihe - Hakemus-sitoumus

- Käyttöönottosuunnitelma*

Kela hyväksyy

2. Testausvaihe - testiaineiston poiminta -omatoiminen validointi

- tarvittaessa anonymisointi - toimittaminen Kelaan

- testaus AT-ympäristössä

-Tekniset tiedot -lomake

Kela hyväksyy

3. Tuotanto-aineiston

toimitusvaihe - toimittaminen Kelaan

- virheellisten asiakirjojen korjaaminen

-latauksen varmistaminen

Kela hyväksyy

10

*Käyttöönottosuunnitelma toimitetaan aina jos eri aineistojen

toimittamisen välillä on yli 3 kk

Organisaation tehtäviä hakemusvaiheessa

Lähettää hakemus-sitoumuksen postitse Kelaan paperilomake, joka allekirjoitetaan ja postitetaan Kelaan viimeistään

kaksi viikkoa ennen suunniteltua testausvaihetta

julkinen sektori toimittaa myös asiakirjan josta selviää allekirjoittajan

nimenkirjoitusoikeus, kuten voimassa oleva hallintosääntö tai

lautakunnan päätös

Lähettää käyttöönottosuunnitelman sähköpostilla Word-

tiedostona Kelaan

Tarkistaa Kanta Ekstranetissä ilmoitetut yhteystiedot,

erityisesti hallinnollisen yhteyshenkilön ja Kanta-

arkistonhoitajan tiedot

11

Organisaation tehtäviä testausvaiheessa

Poimii testiaineiston ja tekee sille omatoimisen

testaamisen Kanta-validointipalvelussa mieluiten käytetään lähdeaineistossa jo olevia testipotilaita, joiden

henkilötunnus vaihdetaan Kelan ilmoittamaksi testitunnukseksi

testiaineisto ei saa lähtökohtaisesti sisältää aitoja potilastietoja

Lähettää testiaineiston sähköpostilla Kelaan yksittäisen aineiston koko enintään 30 Mt

Tekee testitapauksessa kuvatut tehtävät, kun

testiaineisto on ladattu asiakastestiympäristöön

Lähettää testausvaiheen raportin ja Tekniset tiedot –

lomakkeen Kelaan

12

Testausvaiheen hyväksyminen

Testausvaiheen läpäiseminen hyväksytysti on

edellytys vanhojen potilastietojen lataamiseen

tuotantoympäristöön.

Hyväksymisen edellytyksiä ovat: asiakas on toimittanut testiaineiston Kelalle ja Kela on ladannut

aineiston onnistuneesti asiakastestiympäristöön

Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä (aineisto on

läpäissyt asiakastestiympäristön tarkistukset ja asiakirjojen

arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut)

asiakas on tehnyt tarvittavat testitapaukset ja

testausvaiheessa kuvatut toiminnot ja lähettänyt

Kelalle raportin ja Tekniset tiedot -lomakkeen

13

Organisaation tehtäviä tuotantoaineiston

toimitusvaiheessa

Poimii tuotantoaineiston lähdejärjestelmistä

Huolehtii siitä, että aineisto vastaa vanhoille asiakirjoille

asetettuja tietosisältömäärittelyjä ja teknisiä vaatimuksia

Toimittaa tuotantoaineiston Kelan levylaitteella tai

SFTP-palvelimelle tallennettuna

Ilmoittaa Kelalle, kun aineisto on lähetetty/noudettavissa

Korjaa virheelliset asiakirjat, kunnes kaikki Potilastiedon

arkistoon arkistoidut asiakirjat ovat lataus- ja

virheraporttien perusteella teknisesti virheettömiä

14

Tuotantoaineiston toimitusvaiheen

hyväksyminen

Tuotantoaineiston toimitusvaiheen läpäiseminen on

edellytys Vanhojen potilastietojen arkistointi –

palvelun käyttöönoton hyväksymiselle.

Hyväksymisen edellytyksiä ovat: Asiakas on toimittanut viimeisen (korjatun) tuotantoaineiston

Kelalle ja Kela on ladannut aineiston onnistuneesti

tuotantoympäristöön

Kela ei ole havainnut ladatussa aineistossa virheitä ts. aineisto

on läpäissyt tuotantoympäristössä tehtävät tarkistukset ja

asiakirjojen arkistointi asiakirjalaturilla on onnistunut

15

Rekisterinpitäjä vastaa

Arkistoitavien (myös testausvaiheen) potilastietojen

poiminnasta lähdejärjestelmistä ja toimittamisesta Kelalle tietoturvavaatimusten

mukaisesti

oikeellisuudesta ja käytettävyydestä

määrityksien mukaisuudesta

pakollisuuksien ja sisällön tarkastamisesta

Virheellisten asiakirjojen korjaamisesta ja täydentämisestä

Palvelurajapintojen testaamisesta (jos ”katselin” käytössä)

Lähdejärjestelmän toimintaan liittyvien virhetilanteiden

selvittämisestä

Potilastiedon arkistoon arkistoitujen asiakirjojen latauksen

tarkistamisesta

Käyttöönoton suorittamisesta Kelan antamien ohjeiden mukaisesti

16

Vanhojen potilastietojen hyödyntäminen

Vanhoja potilastietoja voi tarkastella 1. Arkistonhoitajan käyttöliittymällä, johon käyttäjäoikeudet vain

organisaation ns. Kanta-arkistonhoitajilla

Sisältyy Vanhojen potilastietojen arkistointi –palveluun

2. Vanhojen potilastietojen ”katselimella”, joka voidaan toteuttaa

omaan potilastietojärjestelmään tai erillisellä sovelluksella

Ei sisälly Vanhojen potilastietojen arkistointi -palveluun

17

”Katselimen” testaus ja hyväksyminen

Vanhojen potilastietojen

haku-toiminnallisuuden

toteutus omaan järjestelmään ja

sen testaus

Muutosilmoituksen toimitus Kelaan

Järjestelmä-toimittajan oma

testaus Kelan AT-ympäristössä ja

testauksen raportointi

Kela hyväksyy testauksen perusteella muutoksen

tuotantokäyttöön

18

Vanhojen potilastietojen arkistointi –palvelun rajapinnan käyttöönotto

tietojärjestelmissä • aikaisemmin Kanta-sertifioidulta järjestelmältä vaaditaan muutosilmoitus, kun

otetaan käyttöön ”katselimen” vaatima palvelurajapinta (PP36 / PP37)

• testauksen osapuolina ovat järjestelmätoimittaja ja Kela

• ”katselimen” tuotantokäyttö järjestelmää käyttäville asiakasorganisaatioille on

mahdollista hyväksytyn testauksen jälkeen

• Muutosilmoituslomake löytyy kanta.fi-sivustolta

Linkki sivulle: http://www.kanta.fi/fi/web/ammattilaisille/muutosilmoitus

Kiitos!

Tuotannonaikainen tukipalvelu

tekninentuki@kanta.fi

p. 020 63 47787

Kanta-palveluihin liittyminen ja yleiset asiat

kanta@kanta.fi

Toteutusvaiheen tuki, esimerkiksi määrittelyihin liittyvät kysymykset

kantakehitys@kanta.fi

Terveydenhuollon toimintamalleihin liittyvät kysymykset

kantapalvelut@thl.fi