vŠb-tu uŽivatelskÁ pŘÍruČka g p ostrava a...uživatelská příručka gap 3 / 23 1.1...

VŠB-TU

Ostrava UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA GaP

Modul : Granty a projekty Oblast: Vytvořil: Ing.Radomíra Vajsová Datum: 10.10.2017 Naposledy změnil: Ing.Radomíra Vajsová Datum: 10.01.2020 Název souboru: GaP_navod.doc

1 / 23

Obsah

1 ÚVOD ........................................................................................................................................................... 2

1.1 MINIMÁLNÍ DOPORUČENÁ KONFIGURACE .................................................................................................. 3 1.2 PŘIHLÁŠENÍ DO APLIKACE ......................................................................................................................... 3 1.3 PŘENOS PROJEKTU ..................................................................................................................................... 3 1.4 VÝSLEDKY V OBD .................................................................................................................................... 3 1.5 FINANCOVÁNÍ V SAPU .............................................................................................................................. 3

2 VYHLEDÁVÁNÍ A ZOBRAZENÍ DETAILU ZÁZNAMU .................................................................... 4

3 NOVÝ PROJEKT ....................................................................................................................................... 5

3.1 ZADÁNÍ NOVÉHO PROJEKTU ....................................................................................................................... 5 3.2 PŘEZKOUMÁNÍ A OVĚŘENÍ NÁVRHU PROJEKTU A CELKOVÉ WORKFLOW ................................................. 10 3.3 EVIDENČNÍ LIST PROJEKTU ...................................................................................................................... 11 3.4 SOUHLAS S DÍLČÍ NEBO ZÁVĚREČNOU ZPRÁVOU ..................................................................................... 11 3.5 UPOZORNĚNÍ ........................................................................................................................................... 13 3.6 ODESLÁNÍ DO SAP .................................................................................................................................. 14 3.7 DELEGOVÁNÍ PRÁV .................................................................................................................................. 14 3.8 ZMĚNA ŘEŠITELE PROJEKTU .................................................................................................................... 14 3.9 ZMĚNA NÁKLADOVÉHO STŘEDISKA ......................................................................................................... 14

4 PROJEKTY SPECIFICKÉHO VÝZKUMU .......................................................................................... 15

4.1 TISK ŽÁDOSTI .......................................................................................................................................... 17 4.2 SCHVÁLENÍ PROJEKTU ............................................................................................................................. 17 4.3 ODESLÁNÍ DO SAP .................................................................................................................................. 18 4.4 ZMĚNY V PROJEKTU ................................................................................................................................ 19 4.5 VYHODNOCENÍ PROJEKTU ....................................................................................................................... 19 4.6 UZAVŘENÍ PROJEKTU ............................................................................................................................... 20

5 TISKOVÉ VÝSTUPY ............................................................................................................................... 21

5.1 VYTVOŘENÍ SESTAVY, ZOBRAZUJÍCÍ FINANCE ......................................................................................... 21

Uživatelská příručka GaP

2 / 23

1 Úvod

Modul Granty a projekty slouží ke zpracování a sledování projektů. Nahrazuje dříve

používanou Evidenci projektů

Hlavní agendou je evidence záznamů grantů a projektů. Nedílnou součástí aplikace jsou

číselníky poskytovatelů, grantových programů aj. a vazby na jednotné číselníky organizační

struktury, osob, CEP atd.

Do evidence uživatelé vkládají záznamy o grantech, editují je a ukládají je jako vypracované.

Před uložením vypracovaného grantu je kontrolováno, zda záznam o grantu splňuje

požadavky pro daného poskytovatele a program. Po vypracování následuje schvalovací

proces, který je závislý na vybraném programu a schvalovacím procesu – workflow. Tento

schvalovací proces je nastavitelný správcem modulu, který definuje posloupnost

schvalovatelů. Samotné podání navrhovaného projektu poskytovateli dotace není součástí

modulu. Po podání projektu se v evidenci zaznamená, zda byl navrhovaný projekt

poskytovatelem přijat. Přijatý projekt lze ukončit stavem ukončený, anebo zrušený. Evidují a

sledují se požadované, přidělené a čerpané finanční prostředky.

Projekty ve fázi návrhu jsou přístupné, jak pro čtení, tak pro editaci, pouze řešiteli daného

projektu nebo delegované osobě. Po podpisu smlouvy (řešitel nebo delegovaná osoba vloží

datum podpisu smlouvy do systému) jsou základní informace o projektu a výstupy přístupné

pro čtení všem, veškeré údaje o projektu může editovat pouze řešitel (do okamžiku, kdy

projekt pošle do schvalování), spoluřešitel může nahlížet do všech údajů daného projektu –

nemůže jej editovat.

Podmínkou čerpání přidělených dotací k danému projektu je jeho zadání do GaP a

následné přenesení do SAPu.

Projekty IRP a RPP se do GaP nevkládají – schválené projekty se přenášejí z aplikace IRP.

Hospodářské smlouvy s počátkem řešení 2008 se do GaP nevkládají – přenášejí se do GaP

vždy po ukončení čtvrtletí. Po přenesení je možné HS editovat a doplnit chybějící údaje.

Evidované údaje projektů lze zpracovávat formou statistických přehledů a výstupů a

exportovat do obvyklých formátů.


3 / 23

1.1 Minimální doporučená konfigurace

Aplikace je průběžně optimalizována pro prohlížeče Google Chrome a Mozilla Firefox (vždy

poslední tři verze) a Internet Explorer (pouze verze 10 a vyšší). V ostatních prohlížečích

(Edge, Safari, Opera, ...) si ji spustíte také, ale bez garance 100% funkčnosti. Pro správné

fungování je dále potřeba mít pro danou doménu (server) povoleno využití javascriptu,

cookies a pop-up ("vyskakovacích") oken.

1.2 Přihlášení do aplikace

Přihlášení do aplikace je prostřednictví SSO. Při přihlašování je nutné zadat os. číslo

malými písmeny např. „nov11“.

1.3 Přenos projektu

Schválené projekty se zobrazují v číselníku OBD. Označené projekty jsou přeneseny do SAP.

Pro identifikaci v SAPu je při přenosu z GaP do SAPu vygenerována definice projektu a SPP

prvky přiděluje účtárna. Pro export do SAP je třeba projekt označit. Toto provádí fakultní

nebo univerzitní správce nebo tajemník fakulty.

1.4 Výsledky v OBD

Výsledky projektů se vkládají a editují v OBD.

V GaP jsou výsledky projektů (zadané v OBD) k dispozici pouze k nahlédnutí na záložce

„Publikační výsledky“ (nevkládají se zde a ani se zde needitují).

1.5 Financování v SAPu

Přístupy k informacím ze SAPu jsou řízeny přístupovými právy SAPu.

Pokud v SAPu nebude u projektu nebo SPP prvku uvedeno jméno řešitele, spoluřešitele, pak

tito nebudou moci do finančního plnění nahlížet.


4 / 23

2 Vyhledávání a zobrazení detailu záznamu

Po přihlášení do OBD zvolíme na horní liště položku „Granty a projekty“

Zobrazí se obrazovka, kde lze vyhledávat projekty podle základního filtru.

V pravé části obrazovky je tlačítko . Po kliknutí na něj se zobrazí další

možnosti vyhledávání.

Vyhledávání projektů a návrhů projektů se řídí nastavenými přístupovými právy.

Pro vyhledání záznamu stačí zadat část názvu příp. čísla projektu. Další vyhledávání je

možné např. zadáním ID záznamu aj.

Pro zobrazení všech záznamů, které odpovídají právům uživatele není nutné vyplňovat

žádnou položku. Stačí kliknout na tlačítko „Filtrovat“.

Ve filtru se zobrazují následující záložky:

Podle filtru – zde se zobrazí záznamy, které jsou výsledkem zadaných filtorvacích kritérii

Mé záznamy - zde se zobrazí záznamy, u nichž je příhlášená osoba uvedena jako řešitel,

záznamy které založila nebo ty, u kterých je uvedena v řešitelském týmu (stačí, aby daná

osoba byla uvedena na záložce Řešitelé v sekci Interní řešitelé, a je jedno v jaké roli (Hlavní

řešitel, Editor, Koordinátor, Školitel, Spolupracovník, Student, ...))

Ke schválení - zde jsou projekty, které má uživatel schválit (pokud má oprávnnění na tuto

akci)

Mnou posunuté – zde jsou záznamu, u kterých uživatel změnil stav záznamu

Po nastavení filtru se zobrazí seznam záznamů, odpovídajících vyhledávacím kritériím.

K zobrazení detailu záznamu použijeme lupu a otevře se náhled záznamu.


5 / 23

Po kliknutí na ikonu se zobrazí :

Přiložit zprávu -- Slouží k zobrazení zpráv. V agendě Zprávy sběru jsou zobrazeny

pouze ty zprávy, které nálěží projektu.

Události -- Slouží pro přechod do agendy událostí. V agendě událostí jsou potom

zobrazeny jen takové události, které patří k vybranému grantu.

Soubory -- Slouží k zobrazení úložiště souborů. V agendě souborů zobrazí jen soubory

náležící k vybranému grantu.

Emaily -- Volba pro zobrazení emailů náležících k vybranému grantu.

Publikace -- Zobrazuje publikace příslušné k vybranému grantu.

Finance dalších účastníků --

Kopie grantu -- Vytvoření kopie záznamu

Změna grantu -- Lze změnit formu záznamu, schvalujícího pracoviště nebo doby trvání.

Ikona informuje, že je k záznamu přiložený soubor. Další informace jsou uvedeny na

záložce soubory

3 Nový projekt

3.1 Zadání nového projektu

Pro zadání nového projektu je třeba kliknout na položku „Nový záznam“

Zvolí se forma záznamu

Pro zadání běžného záznamu volíme „Obecnou formu“.

Následně se zobrazí další položky:


6 / 23

Klikneme na číselník u pole „program“

V následujcí obrazovce

Vybereme typ financování a po kliknutí se zobrazí seznam prgramů, odpovídajcích

zvolenému typu financování.

Kliknutím na program se informace doplní a vrátíme se zpět na výběrovou obrazovku:

Provázanost polí Program a Poskytovatel

Při zakládání nového projektu je po výběru požadované grantové formy zobrazena skupina

polí, která uživatel vyplňuje výběrem ze vzájemně provázaných číselníků Program a

Poskytovatel spravovaných univerzitním správcem. Kromě nich je zde i pole pro výběr

spravujícího pracoviště, které ale s předchozími nijak nesouvisí.

V tomto kroku je tedy možno postupovat 2 odlišnými způsoby:


7 / 23

1. Vybrat rovnou konkrétní Program >>> systém automaticky doplní Poskytovatele

grantu

2. Vybrat nejprve Poskytovatele >>> nabídka druhého pole je následně omezena jen na

konkrétní existující Programy vybraného poskytovatele

Doplníme spravující pracoviště.

Na obrazovce se zviditelní další položky. Povinná pole jsou podbarvena červeně.

Po vyplnění povinných polí klikneme na „Vytvořit nový záznam.

Tím se záznamu přidělí ID (zobrazí se v pravém horním rohu) a zpřístupní se další záložky

Základní informace - doplníme anglický název a další položky.

V případě, že projekt má povinnou udržitelnost, je třeba uvést datum zahájení a ukončení

období udržitelnosti.

Řešitelé - musíme doplnit řešitele, lze doplnit i další spolupracující pracoviště, externí a další

interní spolupracovníky.


8 / 23

Při zadávání řešitele může zadávající zadat jako řešitele sebe, nebo jinou osobu. Při zadávání

je nutné doplnit roli na projektu

Role osob na projektu a jejich vliv na aplikační logiku

Přidělením role Hlavní řešitel na daném projektu dostane konkrétní osoba zodpovědnost za

jeho řešení a zároveň získá oprávnění pro jeho administraci. Může tedy provádět následující

akce:

vyplňovat základní informace

přidávat členy řešitelského týmu

specifikovat finance

… a spravovat další záložky a pole, důležité pro běh a realizaci daného projektu.

Stejná oprávnění získá i role Editor a také osoba, která záznam fyzicky vytvořila.

Další možné akce jsou pak řízeny pomocí pravidel, definovaných v

použitém schvalovacím workflow

a použité formě projektu (obecná nebo SGS).

Osoba hlavního řešitele se dále vyskytuje:

ve vygenerovaném Evidenčním Listu Projektu (ELP) jako „Navrhovatel“ (u obecných

projektů) či „Odpovědný řešitel projektu“ (projekty SGS) a také v zápatí ELP (pouze

SGS projekty),

na seznamu grantů, kde je zobrazena ve sloupci Hlavní řešitel.

Při jakémkoli doplnění doporučuji uložit změny pomocí jednoho z tlačítek

Pokud nemá řešitel v SAP platné číslo, objeví se při uložení upozornění


9 / 23

V tomto případě je nutné u položky autor kliknout na ikonu číselníku

a vybrat platný prac. vztah kliknutím na příslušný řádek.

Existence platného čísla v SAP je podmínkou pro generování SAP čísla.

Účel dalších záložek

Popis - můžeme doplnit anotaci a klíčová slova.

Finance- záložka je určena k doplnění údajů o financích - finance jsou rozděleny na

jednotlivé roky, v ev. listu projektu se zobrazí součet jednotlivých položek za období

řešení projektu. Pokud nechcete uvádět rozpočet na jednotlivé roky, stačí vyplnit pouze

jeden rok a do ostatních napsat nuly. (finance se zadávají jako částka, např. 2214578Kč)

Také je třeba doplnit, zda je uvedený projekt financován v režimu de minimis.

Zprávy sběru – záložka je určena pro řízení procesu sběru průběžných a závěrečných zpráv,

které jsou k projektům povinni přikládat řešitelé. Zde přiložené soubory zpráv se automaticky

propagují i na záložku Soubory (viz dále) do předem určených složek (pravidla definuje

univerzitní správce).

Soubory – záložka umožňuje k projektu přiložit libovolný soubor jako například scan ručně

podepsaného evidenčního listu projektu, smlouvu s poskytovatelem apod. Adresářovou

strukturu a pravidla pro viditelnost (nastavení oprávnění) definuje univerzitní správce.

Zakázky (SPP číslo) – záložka zobrazuje účetní dimenze projektu ve vazbě na jednotlivé

roky. Vidí ji všichni řešitelé projektů (tj. uživatelé s přidělenou rolí granty_resitel), ale

editovat ji mohou pouze uživatelé, kteří jsou k tomu aktuálně oprávněni. Při posunutí projektu

do stavu „V realizaci“ (viz dále kap. 3.6.) se sem automaticky doplní hodnota pro 8-místný

základ budoucího SAP čísla generovaná dle definovaných pravidel (probíhá 1xdenně v noci)

a odesílaná na ekonomické oddělení pro účely založení do SAP. Tuto hodnotu mohou

oprávnění uživatelé později ručně změnit (například doplnit do plného tvaru, který je zaveden

v SAP).


10 / 23

V případě, že je návrh kompletně zadán, tak je zde tlačítko ,

kliknutím na něj se odešle e-mail vedoucímu katedry (pracoviště) s požadavkem na schválení

návrhu projektu

3.2 Přezkoumání a ověření návrhu projektu a celkové workflow

Přezkoumání a ověření projektu je realizováno pomocí schválení na katedře/fakultě. Podle

nastaveného WF u záznamu má vedoucí pracovník po odevzdání návrhu projektu k dispozici

na detailu návrhu tlačítko, kterým potvrdí správnost projekt = přezkoumá návrh.

Ověření provádí schvalovatel, který je o úroveň výše (na fakultě). Opět má na detailu projektu

k dispozici příslušné tlačítko, který potvrdí ověření. Po schválení na úrovni fakulty je návrh

projektu ve stavu „Ověřeno vedením fakulty“. Tím je ukončen proces přezkoumání a ověření

návrhu projektu.

Popis stavů záznamu:

Řešitel grantů zvolí tlačítko Předat návrh projektu ke schválení, čímž se změní stav na

Vypracovaný návrh projektu a odešle e-mail vedoucímu pracovišti pro dané pracoviště

s žádostí o schválení návrhu projektu pracovištěm.

Vedoucí pracoviště za dané pracoviště nyní může návrh projektu:

o Schválit návrh za pracoviště – po zvolení tohoto tlačítka se změní stav návrhu

na Přezkoumáno vedoucím katedry a pošle se e-mail řešiteli grantu

s informací, že byl návrh projektu schválen pracovištěm a dále se odešle e-mail

vedoucímu fakulty pro dané pracoviště s žádostí o schválení návrhu projektu

fakultou.

o Schválit návrh za pracoviště (náhradně) – totožné jako předchozí bod, ale

schvalování probíhá mimo systém.

o Zamítnout návrh za pracoviště– po zvolení tohoto tlačítka se změní stav návrhu

na Zamítnuto pracovištěm a pošle se e-mail řešiteli grantu s informací, že byl

návrh projektu zamítnut pracovištěm

o Zamítnout návrh za pracoviště (náhradně) – totožné jako předchozí bod, ale

zamítnutí probíhá mimo systém.

Vedoucí fakulty za dané pracoviště nyní může návrh projektu:

o Schválit návrh za fakultu – po zvolení tohoto tlačítka se změní stav návrhu na

Ověřeno vedením fakulty

o Schválit návrh za fakultu (náhradně) – totožné jako předchozí bod, ale

schvalování probíhá mimo systém.

o Zamítnout návrh za fakultu – po zvolení tohoto tlačítka se změní stav návrhu

na Návrh projektu zamítnut fakultou a pošle se e-mail řešiteli grantu

s informací, že byl návrh projektu zamítnut fakultou

o Zamítnout návrh za fakultou (náhradně) – totožné jako předchozí bod, ale

zamítnutí probíhá mimo systém.

V případě, že je stav projektu připravený k podání, řešitel grantu změní stav na Podaný

poskytovateli.

(Řešitel zmáčknutím tlačítka Změnit stav na „Podaný poskytovateli“ potvrzuje,

že návrh projektu byl před odesláním poskytovateli řádně podepsán rektorem

(listinná podoba) nebo útvarem VaV prorektora (elektronicky přes datovou

schránku)


11 / 23

V případě, že je stav projektu Podaný poskytovateli, tak může řešitel grantu změnit

stav na:

o Schválený poskytovatelem, čímž změní stav na Schválený poskytovatelem

o Zamítnutý poskytovatelem, čímž změní stav na Zamítnutý poskytovatelem

(Řešitel do záznamu projektu doplní další údaje z uzavřené smlouvy a zmáčkne

tlačítko Změnit stav na „Schválený poskytovatelem“. Tímto garantuje úplnost a

správnost všech evidenčních údajů nutných pro realizaci projektu)

V případě, že je stav projektu Schválený poskytovatelem, tak může řešitel grantu

změnit stav na:

Změnit stav na Zastavený, čímž změní stav na Zastavený a pošle se e-mail řešiteli

grantu s informací, že byl změněn grant na Zastavený

Změnit stav na Ukončený, čímž změní stav na Ukončený a pošle se e-mail řešiteli

grantu s informací, že byl změněn grant na Ukončený

V případě, že je stav projektu: Zamítnuto pracovištěm, Návrh projektu zamítnut

fakultou, Zamítnutý poskytovatelem, Zastavený, Ukončený, tak může řešitel grantu

změnit stav na Uložit jako rozpracovaný a podat návrh na novo.

Pro návrhy, které byly zadány do GaP a dále se s nimi nepracuje (zůstaly ve stavu

„rozpracovaný“) existuje stav nepodaný

3.3 Evidenční list projektu

Kliknutím na se vygeneruje soubor s ev. listem projektu,

který je možné vytisknout nebo uložit na PC

3.4 Souhlas s dílčí nebo závěrečnou zprávou

Souhlas s dílčí nebo závěrečnou zprávou uděluje vedoucí katedry / ředitel (v případě

výzkumných pracovišť).

Toto schvalování probíhá pouze u projektů (forma obecná).

Dílčí ani závěrečné zprávy není nutné vkládat, ale musí projít schvalovacím procesem

ved. katedry /ředitele (v případě výzkumných pracovišť)

Označení dílčí nebo závěrečné zprávy ke schválení

Řešitel na záložce „Zprávy“ v položce „Závěrečné zprávy“ („Dílčí zprávy“)


12 / 23

otevře položku dílčí nebo záv. zprávy a může doplnit doprovodný text ke zprávě vedoucímu

katedry.

Potom klikne na tlačítko „Odeslat“. V přehledu na záložce „Zprávy“ se změní stav na

„Odevzdaná“.

Informace bude odeslána ke schválení vedoucímu katedry a projekt se zobrazí ve záložce

„Ke schválení“.

Schvalování dílčí nebo závěrečné zprávy

Schvalování se provádí v nabídce Nástěnka .

Zde mají všichni vedoucí zobrazený portlet, ve kterém je přednastaveno zobrazení správ

ke schválení.

Po kliknutí na tlačítko „schvalovat“ se otevře detail zprávy, kde kliknutím na tlačítko vedoucí

zprávu schválí (příp. neschválí)


13 / 23

Po schválení se opět vrátí na „Nástěnku“.

U projektu je v záložce zprávy ve sloupci „stav“ změn stav na „Schválená“ a po kliknutí na

lupu na začátku řádku se zobrazí detail, kde je vidět, kdo a kdy zprávu schválil

Dílčí zprávy

Dílčí zprávy se doplňují a schvalují stejně jako závěrečné. V současné době je v aplikace

připraveno 10 dílčích zpráv. Na pořadí, v jakém budete zadávat dílčí zprávy, nezáleží.

3.5 Upozornění

Upozornění na funkci tlačítka „Zavřít projekt“

Jedná se o systémové tlačítko nacházející se ve spodní části detailu záznamu projektu. Jeho

hlavní funkcí je zavření detailu bez uložení změn (typicky při prohlížení). V tuto chvíli

bohužel není technicky možné při jeho stisknutí provádět kontrolu na to, jestli byly ve

formuláři změněny nějaké údaje. Statickým přidáním potvrzovacího dialogu by se na druhou

stranu zase znehodnotil scénář prostého prohlížení. Uživatelům proto doporučujeme

informace průběžně ukládat pomocí tlačítka Uložit a obnovit a finální zavření detailu po

dokončení vyplňování provést tlačítkem Uložit a zavřít.

Možnost dodatečné změny klíčových údajů o projektu

Spouští se přímo ze seznamu projektu kliknutím na tlačítko Akce / Změna grantu. Tato

možnost se využívá především pro změnu klíčových údajů, které nějak ovlivňují další

aplikační logiku…

typ projektu (=grantová forma) přímo ovlivňuje množinu evidovaných informací a

schvalovací proces (technická poznámka.

spravující pracoviště ovlivňuje oprávnění na záznam a schvalovací proces

program přímo změní poskytovatele a typ financování

… příslušná akce je proto umožněna pouze uživatelům s vyšším typem oprávněním

fakultní správci (role g_spravce_fak),

univerzitní správce (role g_spravce_uni).


14 / 23

Skutečný konec řešení – pokud dojde k prodloužení projektu (např. z důvodu schvalování

záv. zpráv nebo oponentského řízení), je třeba vyplnit tuto položku

3.6 Odeslání do SAP

Aby mohl být vygenerován SPP prvek, je třeba na záložce „Základní informace“ doplnit

datum podpisu smlouvy.

Správce fakulty (příp. tajemník) pak změní stav projektu na „V realizaci“.

Změnou stavu projektu se vygeneruje SPP prvek. E-mail, který obsahuje txt soubor

s informacemi o projektu bude odesílán následující den z adresy „[email protected]“ na e-

mailovou skupinu „[email protected]“

Vygenerovaný SAP kód se zobrazí na záložce Zakázky a v záhlaví záznamu.

3.7 Delegování práv

Systém umožňuje předat svoje práva jinému uživateli. Delegování práv nelze časově omezit.

Provádí je uživatel, který potřebuje delegovat práva na jinou osobu.

Delegování práv je možné v agendě Nástěnka > Moje nastavení, kde je k dispozici záložka.

Zde se zvolí akce Přidat oprávněnou osobu a do připraveného řádku se pomocí ikony

číselníku vybere uživatel, který má převzít práva.

Vše se potvrdí tlačítkem Uložit.

Poté co se přihlásí uživatel s delegovanými právy do aplikace, aby mohl vystupovat jako

původní osoba, musí na Nástěnka > Moje nastavení zvolit záložku „Přihlásit jako“ a tam

vybrat uživatele a potvrdit. Tím se za něho "přihlásí" a vystupuje pak jako on v celém

systému. Pro ukončení práce za jinou osobu musí opět v této agendě kliknout na tlačítko

„Zrušit přihlášení“.

Odstranění delegovaných práv probíhá pomocí akce Odebrat osobu na konci řádku s definicí

oprávněné osoby a provádí je uživatel, který práva delegoval

3.8 Změna řešitele projektu

Změnu řešitele projektu může provést sám řešitel, fakultní správce a univerzitní správce.

Změna se provádí v záložce řešitele pomocí tlačítka „přidat řešitele“. Nového řešiteli je nutné

nastavit roli „Hlavní řešitel“. Původního řešitele je možné odstranit nebo mu předat jinou roli.

3.9 Změna nákladového střediska

Změnu nákladového střediska může provést sám řešitel pouze na ta nákladová střediska, kde

má platný pracovně-právní vztah


15 / 23

4 Projekty specifického výzkumu

Projekty specifického výzkumu se řídí platnou verzí dokumentu TUO_LEG_09_003.

Při zadávání nového projektu vyplňujeme položky na záložkách „řešitelé, finance a

zprávy sběru“.

Pro zadání nového projektu je třeba kliknout na položku „Nový záznam“

Zvolí se forma záznamu

Následně se zobrazí další položky:

Klikneme na číselník u pole „program“ z číselníku financování vybereme typ „SV -

Specifický výzkum VŠB-TUO“.

Doplníme spravující pracoviště.

Na obrazovce se zviditelní další položky. Povinná pole jsou podbarvena červeně.


16 / 23

Datum trvání uvádíme vždy od 1.1. do 31.12.roku, na který je projekt podáván

Po vyplnění povinných polí klikneme na „Vytvořit nový záznam“.

Tím se záznamu přidělí ID (zobrazí se v pravém horním rohu), vygeneruje se číslo projektu a

zpřístupní se další záložky

Základní informace - můžeme doplnit anglický název a pokud se jedná o navazujícíc projekt,

je možné doplnit z číselníku číslo projektu.

Řešitelé - musíme doplnit řešitele, lze doplnit i další spolupracující pracoviště, externí a další

interní spolupracovníky a studenty. Při zadávání je nutné doplnit roli na projektu.

Popis - vyplníme anotace a případně mklíčová slova a poznámku

Finance - vyplníme požadované finance. Položky zpřístupníme kliknutím na tlačítko

Publikační výsledky - zde se zobrazují výsledky, které jsou k projektu vykázány v OBD

Zprávy sběru - vyplníme zde předmět výzkumu, cíle projektu, závěrečné zprávy a zhodocení

projektu


17 / 23

Při jakémkoli doplnění doporučuji uložit změny pomocí jednoho z tlačítek

4.1 Tisk žádosti

Po vyplnění povinných polí lze pomocí tlačítka vytisknout

žádost

4.2 Schválení projektu

Pokud jsou zadány všechny povinné položky, klikne řešitel na tlačítko

. Tím se vygeneruje e-mail, který informuje vedoucího oborové

komise, že mu byl předán ke schválení návrh SGS projektu O borové komisi se návrh projetu

zobrazí v záložce „Ke schválení“

Pokud člen oborové komise klikne na

otevře se textové pole, kde je možné napsat požadavek , řešiteli přijde e-mail s upozorněním,

že má provést změny v rozpočtu. Když řešitel provede změnu v rozpočtu a uloží ji, tak na

záložce finance přibude tlačítko , kde lze zobrazit předchozí verze financí.

Po úpravě financí klikne řešitel na tlačítko (opět

může dopsat komentář). Předseda oborové komise pro schválení klikne na

a do pole, které se otevře napíše své hodnocení..

Texty komentářů jsou společně s další historiií vidět na záložce „Historie“

Schválení návrhu projektu provádí oborová komise fakulty.


18 / 23

Popis stavů záznamu:

Řešitel grantů zvolí tlačítko Odeslat návrh oborové komisi, čímž se změní stav projektu

na Zadaný návrh projektu a odešle e-mail předsedovi oborové komise pro dané

pracoviště s žádostí o schválení návrhu projektu.

Předseda oborové komise za dané pracoviště nyní může návrh projektu:

o Schválit návrh projektu bez úprav – po zvolení tohoto tlačítka se změní stav

návrhu na Schválený bez úprav a pošle se e-mail řešiteli grantu s informací, že

byl návrh projektu schválen bez úprav.

o Schválit návrh projektu s úpravou rozpočtu– po zvolení tohoto tlačítka se

změní stav návrhu na Schválený návrh s úpravou rozpočtu a pošle se e-mail

řešiteli grantu s informací, že byl návrh projektu schválen s úpravou rozpočtu.

(Po úpravě musí dát řešitel projekt do stavu“návrh projektu doplněný o

úpravy“ – Obor. Komise nebo tajemník dá do stavu „schválený bez úprav“ a

následně „v realizaci“)

o Zamítnout návrh projektu– po zvolení tohoto tlačítka se změní stav návrhu na

Zamítnutý návrh projektu a pošle se e-mail řešiteli grantu s informací, že byl

návrh projektu zamítnut (Řešitel může projekt otveřít, opravit (uloží se jako

rozpracovaný) a odeslat znovu ke schválení

Řešitel grantu má nyní zde tlačítko pro posunutí grantu do různých stavů podle toho,

jak dopadlo schvalování předsedy oborové komise. V případě, že je stav projektu:

o Schválený bez úprav, tak fakultní spráce (tajemník) může změnit stav projektu

na Projekt v realizaci

o Schválený návrh projektu s úpravu, tak řešitel může změnit stav na Návrh

projektu doplněný o úpravy, čímž se odešle e-mail předsedovi oborové komise

pro dané pracoviště s žádostí o schválení návrhu projektu doplněný o úpravy.

o Zamítnutý návrh projektu, tak řešitel může opět Zadat návrh projektu, čímž se

odešle e-mail předsedovi oborové komise pro dané pracoviště s žádostí o

schválení návrhu projektu doplněný o úpravy.

V případě, že je projekt ve stavu Projekt v realizaci, tak může řešitel grantu Nežádat o

pokračování projektu, čímž se změní stav na Nepokračující projekt a pošle se e-mail

s informací o nepokračování projektu.

V případě, že je projekt ve stavu Nepokračující projektu, tak může řešitel grantu

Změnit stav na Ukončený, čímž se změní stav na Ukončený a pošle se e-mail

s informací o změně stavu na Ukončený.

Návrh projektu, který oborová komise odsouhlasí, musí předseda oborové komise schválit a

dopsat vyjádření oborové komise - to se zapisuje textového pole, které se otevře po kliknutí

na tlačítko schválení projektu.

Zdůovodnění financí se píše do samostaného souboru, který se přiloží na záložce „Soubory“

do položky „ostatní“.

Pokud v průběhu řešení dochází např. k úpravě řešitelského týmu, lze dokumentaci přiložit

do složky „změny“.

4.3 Odeslání do SAP

Aby mohl být vygenerován SPP prvek musí správce fakulty (příp. tajemník) pak změnít stav

projektu na „V realizaci“.


19 / 23

Změnou stavu projektu se vygeneruje SPP prvek. E-mail, který obsahuje txt soubor

s informacemi o projektu bude odesílán následující den z adresy „[email protected]“ na e-

mailovou skupinu „[email protected]“

Vygenerovaný SAP kód se zobrazí na záložce Zakázky a v záhlaví záznamu.

4.4 Změny v projektu

V již zavedených projektech je možné provádět úpravy, týkající se zejména účetních položek

a jejich zdůvodnění.

Je možné měnit školitele, zaměstnance i studenta.

Rozsah změn je ovlivněn přístupovými právy.

Po provedení úprav v zadání projektu je možné opět vytisknout žádost

Každá změna v již schváleném projektu musí být schválena oborovou komisí fakulty

4.5 Vyhodnocení projektu

Po ukončení řešení projektu je třeba doplnit zápis výsledků k projektům specifického

výzkumu.

Skutečné finance se zapisují do položky „Přidělené“.

Schválené projekty jsou přístupné autorovi a oborové komisi k doplnění „Závěrečné zprávy“

a „Zhodnocení projektu“. Obojí se nachází na záložce „Zprávy“

Řešitel projektru vyplní závěrečnou zprávu.

Její součástí je tabulku s uvedením studento-měsíců, které vypočte podle zadaného vzorce

K závěrečné zprávě je možné přiložit soubor.


20 / 23

Po vyplnění závěrečné zprávy a jejím uložení se v záložce zprávy zobrazí, že závěrečná

zpráva SGS je rozpracovaná.

V tomto stavu zůstává, protože neprobíhá další schvalovací proces.

Předseda oborové komise do 31.1. následujícího roku zapíše „Zhodnocení projektu“.

Všechny úpravy jsou zahrnuté i v tiskovém výstupu projektu

4.6 Uzavření projektu

Ukončení projektu provádí řešitel kliknutím na tlačítko „Nežádat o pokračování projektu“

V dialogovém okně, které se zobrazí může napsat komentář nebo přímo klikne na „Potvrdit

akci“.


21 / 23

Detail projektu se uzavře. Po opětovném otevření detailu projektu klikne na tlačítko“ Změnit

stav na ukončený“.

Opět může napsat komentář nebo přímo klikne na „Potvrdit akci“.

Po skončení této činnosti je projekt ve stavu UKONČENÝ.

5 Tiskové výstupy

Tiskové výstupy jsou k dispozici přes tlačítko na detailu

návrhu projektu. Po stisku tlačítka systém vygeneruje PDF, které nabídne uživateli ke stažení.

Možnosti exportu ze seznamu projektů

Tlačítko Možnosti nacházející se v pravé horní části seznamu nabízí kromě jiného i

následující varianty exportu. Vždy se jedná o export nad množinou aktuálně vyfiltrovaných

projektů:

Export do Excelu – ve výsledném souboru je seznam projektů zobrazen ve stejné podobě, v

jaké je zobrazen i v aplikaci (stejné sloupce). Dále jsou u daných řádků zobrazeny také

sloupce týkající se požadovaných a přidělených financí projektů.

Přehled záznamů – nabízí export do Excelu stejně jako první varianta s tím, že navíc lze

definovat i množinu exportovaných sloupců (zaškrtnout požadované sloupce >>> Generovat

přehled. >>> exportovat kliknutím na ikonu v pravé horní části).

5.1 Vytvoření sestavy, zobrazující finance

Sestavu je možné vytvářet pro běžné projekty (obecná forma). Není možné ji použít pro

projekty specifického výzkumu, smluvní ho výzkumu , IRP a CRP projekty, protože mají

jinou strukturu financování.

Pro vyhledání projektů je nutné v položce Agenda zvolit obecnou formu

Dále je třeba zvolit poskytovatele (z číselníku lze vybrat i více poskytovatelů najednou).

Následně je možné zadat např. začátek řešení projektu a stav projektu a součást (pokud

nebude zadána součást, zobrazí se projety, odpovídající přístupovým právům uživatele)


22 / 23

Po kliknutí na se zobrazí projekty, odpovídající nastavení filtru.

Pak klikneme na „Možnosti“ (v pravé části obrazovky)

Vybereme položku „Hromadný tisk“

V okně, které se otevře, klikneme na položku „Tisknout“

Proběhne generování souboru a na obrazovce se zobrazí


23 / 23

Vygenerovaný soubor je možné uložit nebo rovnou otevřít.

Tato sestava je k dispozici pouze uživatelům, kteří mají roli „VaV tajemník“

vŠb-tu uŽivatelskÁ pŘÍruČka g p ostrava a...uživatelská příručka gap 3 / 23 1.1...

Documents