vedtatt ikt-plan 2011...ekommune 2012 legger sterke føringer for utviklingen av den elektroniske...

Strategisk

IKT-plan

2012-15

Sortland kommune

Vedtatt av formannskapet 22.09. 2011

Strategisk IKT-plan Sortland kommune Side 2 av 10

Innhold

INNLEDNING....................................................................................................................................................... 3

1 MÅL OG VISJONER........................................................................................................................................ 3

2 DØGNÅPEN KOMMUNE................................................................................................................................ 4

3 PRIORITERTE TJENESTER ......................................................................................................................... 4

3.1 Helse og omsorg ...................................................................................................................................... 4 3.2 Barnehage og skole ................................................................................................................................. 5 3.3 Teknisk..................................................................................................................................................... 5

4 E-POLITIKERE OG LOKALDEMOKRATI ................................................................................................ 5

5 IKT-KOMPETANSE......................................................................................................................................... 5

6 SIKKERHET, INFRASTRUKTUR OG ARKITEKTUR.............................................................................. 6

6.1 IKT-SIKKERHET ............................................................................................................................................ 6 6.1.1 Tekniske sikkerhetstiltak ....................................................................................................................... 6 6.1.2 Informasjonssikkerhet........................................................................................................................... 6 6.1.3 Samfunnssikkerhet ................................................................................................................................ 6

6.2 IKT-ARKITEKTUR OG -INFRASTRUKTUR ........................................................................................................ 7 6.2.1 Bruk av standarder ............................................................................................................................... 7 6.2.2 Grønn IT ............................................................................................................................................... 7 6.2.3 Fri programvare og åpen kildekode ..................................................................................................... 7 6.2.5 Kommunikasjonsløsninger.................................................................................................................... 8

6.3 IKT-DRIFT OG -UTVIKLING ............................................................................................................................ 8 6.4 ARKIVSYSTEM OG ELEKTRONISK ARKIV ........................................................................................................ 8 6.5 FELLES PROGRAMLØSNINGER........................................................................................................................ 8 6.6 TELEFONI ...................................................................................................................................................... 9 6.7 INNKJØP ........................................................................................................................................................ 9

7 BREDBÅND SAMFUNN .................................................................................................................................. 9

8 ELEKTRONISK HANDEL .............................................................................................................................10

9 INTERKOMMUNALT SAMARBEID ...........................................................................................................10

10 HANDLINGSPLAN OG ØKONOMI...........................................................................................................10

VEDTAK

Denne planen ble vedtatt av formannskapet i møte den 22.09. 2011:

1. Formannskapet vedtar framlagte Strategisk IKT- plan 2012-15 som grunnlag for kommunens

IKT-satsing.

2. I det videre arbeidet med strategisk IKT-plan forutsettes det en nærmere intern og ekstern

analyse av dagens situasjon opp mot fremtidige muligheter. Analysen skal peke på mulige

effektiviseringsgevinster og alternative løsninger, gjennom samarbeid med eksterne aktører.


Innledning Kommunens visjon og overordnede mål er førende for arbeidet med strategisk IKT-plan. Den skal

støtte opp under arbeidet med å nå de langsiktige og strategiske målene i kommuneplanens

strategidokument og være grunnlag for utarbeidelse av tiltak i handlingsprogram og økonomiplan.

Utviklingen av ”den elektroniske kommunen” ligger som en rød tråd i dette dokumentet. Dette

samsvarer med de nasjonale føringene gitt i eNorge 2009, eKommune 2012 og Stortingsmelding nr.

17.

1 Mål og visjoner

Sammen om velferd og utvikling i Vesterålen er visjonen i Kommuneplanens langsiktige del – strategidokumentet

1.

Strategidokumentet har følgende satsingsområder:

• Byutvikling

• Næringsutvikling

• Kompetanse

• Kommunikasjon og samferdsel

• En effektiv kommunal organisasjon

IKT som verktøy og infrastruktur er viktig, og til dels en forutsetning, for å realisere kommunens

overordnede mål.

Strategisk IKT-plan tar utgangspunkt i eKommune 2012, som er KS sitt måldokument for å realisere

en visjon om at norske kommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk

innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Fra eKommune 2012 finner vi følgende:

Innbyggernes og næringslivets behov står i sentrum for utviklingen av den digitale

kommune/fylkeskommune. Informasjons- og kommunikasjonsteknologien fremstår som et av

de viktigste virkemidlene for modernisering og omstilling i offentlig sektor. Effektiv bruk av

IKT kan i betydelig grad erstatte manuelle prosesser og rutiner og bidra til å frigjøre ressurser

til direkte tjenesteytende virksomhet.

Beskrivelsen legges til grunn for Sortland kommunes strategiutvikling innen IKT, og planen bygges i

hovedsak opp etter de samme satsningsområdene som eKommune 2012.

Sortland kommune forvalter offentlig verdier på vegne av fellesskapet. IKT-satsingen og fremtidige

løsninger skal legge til rette for åpenhet slik at vår omgivelser i størst mulig grad kan ha innsyn i vår

forvaltning.

1 Vedtatt i kommunestyret 27.09. 2007


2 Døgnåpen kommune Målsetting

• Sortland kommune skal etablere døgnåpen kommune2

En rekke sentrale dokumenter, herunder overnevnte Stortingsmelding nr. 17, eNorge 2009 og

eKommune 2012 legger sterke føringer for utviklingen av den elektroniske kommunen. Innbyggernes

og næringslivets behov står i sentrum, og en døgnåpen, selvbetjent elektronisk kommune er derfor

et satsningsområde.

Døgnåpen kommune er også en oppfølging av kommuneplanens strategiske del, og bygger på

målsettingene om sterkere brukerfokus, større helhetstenkning og at vi skal fremstå som en

profesjonelt drevet kommune og en lærende organisasjon.

Døgnåpen kommune betyr blant annet større interaksjon og elektronisk samhandling med

befolkningen der blant annet flere elektroniske skjema tas i bruk.

3 Prioriterte tjenester Tjenesteleveransen og kommunikasjonen fra kommunen til offentlige instanser, næringslivet og

befolkningen skal preges av at Sortland er en døgnåpen kommune og at informasjonsutvekslingen

mellom kommunen, samarbeidsparter og befolkningen i hovedsak skal skje elektronisk.

3.1 Helse og omsorg

Målsetting

• Informasjonsutvekslingen mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunesektoren og

samarbeidsinstanser skal skje elektronisk

• Legge til rette for innovative, teknologiske løsninger for en bedre brukeropplevelse og

arbeidshverdag

Det fokuseres på at utstrakt bruk av IKT innen pleie, omsorg og helse vil ha store

effektiviseringsgevinster. Omsorgsteknologi er et voksende teknologiområde som kan bidra til å vri

ressursbruken fra administrative prosesser til direkte tjenesteyting. Kommunens fokus på utvikling av

teknologisk støtte innenfor PRO-seksjonen3 har medført at Sortland kommune fremstår blant de

fremste på området.

Sortland kommune er tatt inn som samarbeidskommune i FUNNKe4. FUNNKe forutsetter samarbeid

mellom Sortland og de øvrige Vesterålskommunene – og det kreves at alle IKT-løsninger i denne

sammenheng gjøres i nært samarbeid med IKT-ansvarlig i Helse Nord RHF og FUNNKe.

2 Med døgnåpen kommune menes at befolkningen gjennom interaktiv kommunikasjon skal få utført tjenester, samt kunne

påvirke utviklingen av disse, når som helst på døgnet.

3 PRO= Pleie-, rehabilitering og omsorg

4 Prosjektet FUNNKe er et nasjonalt prosjekt for elektronisk kommunikasjon mellom nivåene i helsetjenesten.


3.2 Barnehage og skole

Målsetting

• Sortland kommune har som mål å sikre et helhetlig læringsløp fra barnehage til videregående

skole, og sikre gode overganger mellom barnehage og skole, og mellom de ulike skoleslagene

• Barnehagene og grunnskolene i Sortland skal bruke IKT opplæring og undervisning for å skape

fremtidsrettede læringsarenaer

• Kommunen skal skape læringsarenaer som utvikler barn og unge til kompetente brukere av

dagens og morgendagens digitale løsninger

• Det skal drives kompetanseutvikling av ansatte i skole og barnehage, slik at det er kompetente

voksne som legger til rette for utvikling av gode læringsmiljø

• Ta i bruk IKT for samhandling med foresatte

3.3 Teknisk

Målsetting

• Innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata5 på en enkel måte

• Knytte matrikkeldata/eiendomsdata til kart

• Etablere digitalt planarkiv

4 e-politikere og lokaldemokrati Målsetting

• Sortland skal legge til rette for tiltak som vil styrke det lokalpolitiske engasjementet

Det kan gjøres på ulike måter

o Styrke dialogen mellom innbyggere og politikere, synliggjøre politikerne på en bedre måte, samt

legge bedre tilrette for politisk innsyn og medvirkning

o Visuell, elektronisk formidling av kommunestyremøtene, både som direktesending og som

arkivmateriale. Statistikk viser at direktesendinger er forholdsvis godt besøkt

o Ta i bruk elektroniske arenaer for diskusjon og debatt. Bruk av sosiale medier vil være en del av

tiltakene som må vurderes

o Realisering av en e-politikerløsning der alle folkevalgte har hver sin bærbare datamaskin, og

forbereder seg elektronisk. Det innebærer at også beslutningsnivået som over langt tid har

forholdt seg til papirdokumenter, kan arbeide elektronisk på samme måte som forvaltningen

5 IKT-kompetanse Målsetting

• Etablere strategisk IKT-kompetanse for ledere

• Som en del av strategisk kompetanseplan skal det utarbeides kompetanseplan for IKT for den

enkelte enhet, fagsystem og for fellessystem

Der er behov for IKT-kompetanse på alle ledd i organisasjonen for å kunne realisere denne IKT-

strategien. Rasjonaliteten, kvaliteten og utnyttelsen av IKT-verktøy er helt avhengig av opplæring.

Den enkelte leder og medarbeider må ha både generell IKT-forståelse, samt spesifikk kompetanse i

sine fagsystemer. Økt kunnskap og forståelse på dette feltet er en forutsetning utvikling av

tjenestene.

5 Geodata er all informasjon som kan knyttes til elektroniske kart. Rundt 80 % av all kommunal virksomhet kan relateres til

geodata.


6 Sikkerhet, infrastruktur og arkitektur

6.1 IKT-sikkerhet IKT-sikkerhet kan defineres som evnen til kontroll med risiko i forhold til IKT-system. Arbeidet med

IKT-sikkerhet innebærer å kartlegge risiko og iverksette tiltak for å hindre eller begrense stans i IKT-

system og lage beredskapsplaner i tilfelle systemet skulle svikte. IKT-verktøy gir kommunen mulighet

til å øke effektivitet, bedre kvalitet på tjenestene og redusere kostnader. Samtidig gjør IKT-verktøy

virksomheten sårbar. De fleste enhetene i kommunen vil fungere svært dårlig dersom Internett,

tilgang til fagsystem og databaser blir borte.

6.1.1 Tekniske sikkerhetstiltak

Målsetting

• Kartlegge risiko og utarbeide beredskapsplaner for daglig drift og for krisesituasjoner for å hindre

og begrense stans i IKT-system

• Stabil drift for alle IKT-system

• Hindre og begrense stans i alle IKT-system

• Sikker datakommunikasjonen mellom kommunens virksomheter

• Etablere sikker pålogging og informasjonsutveksling med brukerne (autensiering)

• Etablere systemer for å avdekke og hindre eventuell driftsstans

6.1.2 Informasjonssikkerhet

Målsetting

• Gjennomføre risikoanalyser og utarbeide tiltaksplaner i henhold til personopplysningslovens krav

• Sikre mot innsyn i personopplysninger fra uvedkommende, sikre tilgjengelighet som innebærer

at relevante opplysninger er tilgjengelig for ansatte og andre som skal behandle opplysningene,

og sikre at andre ikke skal ha adgang til å endre opplysningene

• Sikre mot uautorisert innsyn i taushetsbelagte opplysninger

Sortland kommune har en overordnet policy for IKT-sikkerhet og en strategi for datasikkerhet. Det er

iverksatt tiltak for å ivareta personvernlovens og Datatilsynets krav til personsikkerhet. Det ble tatt

systemgjennomgang, risikoanalyse og stikkprøver i noen avdelinger vinter/vår 2011.

6.1.3 Samfunnssikkerhet

Målsetting

• IKT-løsninger som understøtter kommunens beredskap- og krisehåndtering

• Utarbeide risikovurderinger og planer ved stans i vitale tjenester

Kommunens rolle som myndighetsutøver, tjenesteprodusent og som informasjonsforvalter fordrer

en sikkerhetstenkning som ivaretar kommunens tjenesteproduksjon og drift, men som også strekker

seg utover sikkerhetstiltak i egen organisasjon, blant annet regionale og fylkesvise beredskaps- og

kriseplaner.


6.2 IKT-arkitektur og -infrastruktur Målsetting

• Utvikle en helhetlig elektronisk informasjonsflyt mellom systemene, enhetene og internt i hver

enhet.

• Integrasjoner mellom front- og baksystemer, mellom økonomisystem og fagsystemer, og mellom

arkivsystem og fagsystemer.

• Nye elektroniske tjenester som gjøres tilgjengelig mot innbyggerne skal om mulig kobles direkte

til fagsystemene og til arkivsystemet.

Sortland kommune har de siste par årene foretatt systematisk utbygging og effektivisering av sin IKT-

infrastruktur. Det gjenstår imidlertid mye arbeid med å utvikle en tjenesteorientert arkitektur (SOA) 6

og denne utviklingen bør få fokus i kommende planperiode. Sortland kommune vil som en del av

dette arbeidet følge med det pågående arbeidet med standardisering av arkitektur i kommunal

sektor.

6.2.1 Bruk av standarder

Målsetting

• Kommunen skal ta i bruk nasjonale IT-standarder som legger til rette for og fremmer elektronisk

samhandling mellom offentlige virksomheter og mellom offentlig sektor og samfunnet for øvrig7

• Etablere lokalstandard for digitalt utstyr i kommunens virksomhet

For samhandling betyr dette blant annet å legge til rette for tilgjengelighet for alle gjennom

universell utforming, bruk av standard tekstformat og standard billedformat. Standardisering av

utstyr forenkler driften av samlet IKT-struktur.

6.2.2 Grønn IT

Målsetting

• Kommunen skal vurdere helse- og miljømessige forhold i sin IKT-satsing

Kommunen skal ha en grønn tilnærming til sine IKT-systemer. Det innebærer blant annet at det

kjøpes inn strømbesparende systemer, at antall servere reduseres, at maskinvaren ikke inneholder

miljøgifter, samt at papirbruket reduseres til et minimum.

6.2.3 Fri programvare og åpen kildekode

Målsetting

• Kommunen skal alltid vurdere løsninger basert på fri programvare.

Anvendelsen av åpen kildekode i offentlig sektor har blitt stadig mer utbredt de siste årene.

Bakgrunnen for dette er antagelsen om at programvare basert på åpen kildekode gir større

leverandørfrihet, bedre muligheter for lokal næringsutvikling og økt konkurranse. Tanken om

samhandling og deling av både teknologi og kompetanse ligger sentralt. Kommunen har i dag noen

enkeltstående systemer basert på fri programvare. I løpet av planperioden er det ønskelig å ta i bruk

flere slike systemer.

6 SOA= I en Service Orientert Arkitektur sammensettes IT-systemet av komponenter som er spesialisert og tilpasset en

bestemt funksjon, men som kan benyttes i flere forskjellige sammenhenger. 7 Jfr. forskrift om IKT-standard i offentlig forvaltning


6.2.5 Kommunikasjonsløsninger

Målsetting

• Alle kommunale virksomheter skal integreres mot kommunens data- og telefoniløsninger på

rådhuset

• Alle kommunale virksomheter/lokasjoner skal som hovedregel ha bredbåndtilknytning

Kommunen har ved utgangen av 2011 både trådløs og kablet infrastruktur. Denne omfatter både IP-

telefoni og data. Infrastrukturen på rådhuset er ikke tilfredsstillende og må oppdateres.

Oppdateringen omfatter både trådløs og kablet infrastruktur. Kommunen eier og drifter selv sine

løsninger. IP-telefoner fases inn i et jevnt tempo. Datakommunikasjon til virksomheter utenfor

rådhuset ble etablert i 2004, basert på trådløs teknologi. Dette nettet har i 2010/2011 resultert i mye

driftsstans på grunn av tekniske feil, uvær, lynnedslag, osv, noe som særlig utkantene har hatt

problemer med.

6.3 IKT-drift og -utvikling Målsetting

• Sikre helhetlig, overordnet IKT-utvikling og drift

• IKT-drift og utvikling skal samordnes, organiseres og dimensjoneres slik at den kan følge opp IKT-

planens mål

• Alle fagsystem skal ha en systemansvarlig fag og teknisk systemansvarlig

6.4 Arkivsystem og elektronisk arkiv Målsetting

• Etablere en helhetlig arkivforvaltning

• Innføre fullelektronisk arkiv

• Knytte alle enheter utenfor rådhuset til kommunens felles saksbehandlersystem

Sortland kommune har kommet langt i innføring av elektronisk arkiv- og saksbehandling. De fleste

arkivdelene er nå elektroniske, noe som innebærer at saksbehandlingen kun skjer elektronisk, men

det arkiveres også manuelt.

Systemet vi har i dag gir svært gode muligheter for innsyn, gjenbruk og søk i kommunens sak- og

arkivsystem. Den åpne løsningen mot portalen der befolkningen selv kan lese dokumenter, har vi

fått gode tilbakemeldinger på. Dette er i tillegg i tråd med mål i eKommune 2012.

6.5 Felles programløsninger

Målsetting

• Programløsninger skal velges med utgangspunkt i forenkling av arbeidsprosesser for å kunne

levere bedre og kvalitative tjenester

• Programløsninger skal vurderes i en helhetlig sammenheng av hensyn til både tjenesteleveranse,

samhandling og teknologisk infrastruktur

• Optimalisere arbeidsprosesser og utnytte eksisterende IT-ressurser for bedre og kvalitative

tjenester og for intern effektivitet


6.6 Telefoni Målsetting

• Telefoniløsningen skal legge til rette for organisasjons- og arbeidsformer som gir effektiv

samhandling i kommunen internt og mot eksterne samarbeidspartnere

• Telefoniløsningen skal legge til rette for fleksibilitet i bruk, nye tjenester og reduserte kostnader

• Telefoni skal kunne kommunisere og integreres med kommunens IKT-system8

6.7 Innkjøp Målsetting

Ved innkjøp av programvare og IKT-system skal følgende ivaretas:

• Programvare som skal håndtere arkivverdig informasjon, skal være godkjent for nasjonale

standarder. Hvis dette ikke lar seg gjøre, skal programvaren leveres med integrasjon mot

kommunens IKT-system

• Programvare som inneholder informasjon som bør gjenbrukes mot andre systemer i kommunen,

må leveres med integrasjon gjennom dokumenterte grensesnitt. Låste integrasjonskomponenter

skal så langt som mulig unngås

• Det skal avklares hvilke tjenestekomponenter løsningen leveres med

• Kommunen skal vurdere alternativer basert på fri programvare

• Vurdere helse- miljø og sikkerhetsmessige aspekt

• Innkjøp skal foretas etter en koordinert, helhetlig vurdering på vegne av organisasjonen, jf kap.

6.3 og 6.5

7 Bredbånd samfunn Målsetting

• Innbyggere i Sortland skal ha tilgang til bredbånd9

• Kartlegge dekningsgraden i kommunen og fremme plan for gjennomføring av hovedmål

Det er et nasjonalt mål at alle innbyggere skal ha tilgang på bredbånd. I Sortland kommune er

dekningen estimert til 98 %. Denne høye dekningsgraden fremkommer når vi tar med ADSL og VDSL

teknologi. Dekningsgraden for fiber er betydelig lavere. Graden av fiberdekningen i Sortland

kommune er ukjent, og store områder av kommunen har ikke dekning. Bredbånd er en forutsetning

for god kommunikasjon mellom det offentlige og befolkningen (døgnåpen kommune), en

forutsetning for det etablerte næringsliv og en viktig lokaliseringsfaktor for nyetablering.

8 Spesielt elektronisk kalender, e-post og arkiv

9 Det fins ikke noen standardisert definisjon av begrepet bredbånd, men de fleste er enige om at det kan forstås som en

høyhastighets tilkobling til telenettet som tillater rask surfing på internett, IP-telefoni og sanntids overføring av lyd og bilder

(web-radio og web-TV).


8 Elektronisk handel Målsetting

• Etablere elektronisk handel10

Alle kommuner er pålagt å motta e-faktura innen 01.07. 2012. E-faktura mot privatpersoner er

etablert, men mot firma er dette ikke på plass. I 2011 skannes inngående faktura slik at den kan

behandles elektronisk internt.

9 Interkommunalt samarbeid Målsetting

• Fortløpende vurdere mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og

tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKT-samarbeid

10 Handlingsplan og økonomi På bakgrunn av strategisk handlingsplan for IKT skal det utarbeides tiltak som prioriteres og fremmes

gjennom økonomiplan og årsbudsjett.

10

Med elektronisk handel (E-handel) menes kjøp og salg av varer og tjenester via internett.

vedtatt ikt-plan 2011...ekommune 2012 legger sterke føringer for utviklingen av den elektroniske...

Documents