verksamhetsbaserad arkivredovisning för malmö stad 2013-05-30 · lille dan 1951 – skolskepp...
TRANSCRIPT
Verksamhetsbaserad arkivredovisning
för Malmö stad
2013-05-30
Kursens mål
Öka förståelse för nya sättet
att redovisa arkiv
Ge förutsättningar för att
tillämpa föreskriften RA-FS
2008:4 på just din
organisation
Före RA-FS 2008:4
Ärende inkom
Ärende registrerades
Ärende bereddes
Ärende avslutades
Ärende stod i pärm/låg
i mapp och man
hittade
det genom diariet
Efter 1-10 år
förtecknades ärende
Efter RA-FS 2008:4
Ärende inkom
Ärende registrerades
Ärende bereddes
Ärende avslutades
Ärende förvaras i
verksamhets-
system
Om det behövs för att
man ska hitta
handlingarna förs
ett register över
förvaringsenheter
Arkivredovisningens funktionSyftet med arkivredovisningen är:
Att skapa förståelse för sambanden
mellan verksamheten och
handlingar/information
Att skapa en överblick över
informationen som hanteras
Att kunna söka och ta fram
handlingar
Att kunna hantera och
förvalta informationen långsiktigt
Vision
Verksamhetssystem
E-arkiv
Leverans
kontroll
Metadata
strategier
styrdokument
arkivredovisning
Personal arbetar effektivt
kontrollerad
gallringKund får snabba svar
Kontrollerat bevarande
E-tjänst
Nya arkivredovisningen kan bidra till detta
Gamla ord – nya innebörder
Beskrivning av verksamheten
KS - Klassificeringsstruktur
PB - Processbeskrivningar
Arkivförteckning
HS - Handlingsslag
HT - Handlingstyper
FE - Förvaringsenheter
fråga
inkommer
fråga
registreras
fråga
handläggs
Svar på fråga
skickas? !
En process
En aktivitet i en process
fråga
inkommer
fråga
registreras
fråga
handläggs
Svar på fråga
skickas? !
frågaTjänste-
skrivelsesvar
Registrering
i Platina
Handlingstyper
Ett handlingsslag
Som innehåller flera
handlingstyper
fråga
inkommer
fråga
registreras
fråga
handläggs
Svar på fråga
skickas? !
frågaTjänste-
skrivelsesvar
Registrering
i Platina
Vid behov
redovisas
förvaringsenheter
Varför verksamhetsbaserad?
Verksamheter är stabilare än
organisation
Verksamheter förklarar e-
handlingar bättre
Verksamheter utgår bättre från
myndighetens behov än
allmänna arkivschemat
Varför verksamhetsbaserad
ISDF
ISAAR(CPF) ISAD(G)
RA-FS
2008:4
Är anpassad till
internationella
arkivstandarder vilket
gör det lättare att
skapa gemensamma
sökdatabaser
www.ica.org
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
Arkivbeskrivning
I princip samma krav som gällt sedan 1991 1-5 sidor om:
1. Myndighetens namn
2. Tidpunkt för myndighetens tillkomst och upphörande
3. Myndighetens verksamhet
4. Myndighetens organisation
5. Sökmedel till arkivet
6. Sekretess och gallring
7. Överlämnande av arkiv från annan myndighet/enskild
8. Överlämnande av arkiv till annan myndighet/enskild
9. Arkivverksamhetens organisation
Exempelvis
Lille Dan
1951 –
Skolskepp fram till 1996,
numera hyrs hon ut för nöjesseglingar.
Skeppet leds av en kapten, se bilagd organisationsskiss.
Sökmedel till arkivet är diariet, arkivförteckningen och loggboken. Personalsociala handlingar innefattas av sekretess enl. 2009:400, 39 kap. Arkivet gallras enligt RA-FS 1991:6, 2004:3 och 2006:5 och lokalt gallringsbeslut 2012-01-01.
Förutom det egna arkivet förvaras även kapten Jensens privatarkiv ombord. Arkivet sköts av jungman Jansson, arkivansvarig är kapten Jensen.
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
Verksamhetsbeskrivning -
kartläggning
Inventering
Regelverk
Mål/visioner
Processer/arbetsrutiner
Begrepp/information
IT-stöd
Tjänster/levererat resultat
Verksamhetskartläggning
Uppifrån och ner, nerifrån och
upp
Underlag
Förändring
Effektivisering
Verksamhetskartläggning
Standard 26122:2008
mål, strategier, kärnverksamhet,
processer, aktiviteter dvs uppifrån
och ner sedan upp igen iterativt
Hur kan dessa
struktureras
övergripande?
I verksamhetsområden
I vilka processer kan
de delas in?
Vilka aktiviteter
finns i processerna
Vad styr
verksamhet?
lagar och
mål
Klassificeringsstruktur
Sammanlagda resultatet av
verksamhetskartläggningen
Representerar verksamheten
Indelad i flera nivåer
Strukturdelar
Styr
Stöd
Kärn
Processgrupper
Processer
aktiviteter
Strukturdelar
Verksamhetens behov styr detaljeringsgraden
De processer som avsätter handlingar
Gripenskolan
Styrandeverksamheter
Stödjandeverksamheter
Verksamhetsområde undervisning
Verksamhetsområde fritid
Verksamhetsområde ge särskilt stöd
Ekonomiprocesser
HR-processer
Lokalförsörjning, säkerhet och
intern service
Rekrytering
Lön och arbetstid
Gripenskolan
1 Styrande verksamheter
2 Stödjande verksamheter
2.1 Ekonomiprocesser
2.2 HR-processer
2.3 Lokalförsörjning…..
2.2.1 Rekrytering
2.2.2 Lön och arbetstid
Viktigt krav att alla
strukturenheter
har unika nummer
Nr Namn på verksamheten
1 Styrande verksamheter
1.1 Politisk styrning
1.1.1 Den politiska beslutsprocessen
1.1.2 Beskriva uppdraget (budget och bokslut)
1.1.3 Ta beslut på delegation
1.2 Upprätta och följa upp styrdokument
1.3 Verksamhetsledning
1.3.1 Organisation av arbete
1.3.2 Verksamheter rörande förhållande
arbetsgivare och fackliga organisationer
1.3.3 Dialog mellan enskild medarbetare och chef
1.4 Granskning av kommunens verksamhet
1.4.1 Revision
1.4.2 Tillsyn
Processbeskrivning grafiskt
3.2 Besvara forskarförfrågningar
Fråga Fråga
inkommer
Fråga
handläggs
Svar på fråga
skickas
Svar
Övning
Processen – att hålla kurs
1 – vad är
förädlingsobjektet?
2 – hur ser processen ut?
beskriv i mellan 4 och
12 steg
3- Rita och skriv som flöde
stort och tydligt
(Lägg inte till information
som skapas)
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
En
process
Ett handlingsslag
En arkivförteckning
ska innehålla
Beteckning på handlingsslaget
Namn på ingående handlingstyper
(eller grupper av handlingstyper)
handlingstypernas förvaring (organisation)
Gallring och sekretess
Råd – ta med tabellfält om kommentar/anmärkning
2.2.1 Rekryteringshandlingar (KS 2012:1)
Handlingstyper Förvaring Gallring Sekretess Kommentar
Kravspecifikation,
annons och
registrerade
ansökningar
Platina/
E-handlingar i
Offentliga jobb
Bevaras i
Platina
Nej Platina
Se systemdok
1234
Offentliga jobb
se systemdok
1237
Inkomna
ansökningar, de
som ej fått
tjänsten
E-handlingar i
Offentliga jobb
De som ej
antagits
gallras efter 2
år eller
skickas
tillbaka
Nej
Inkomna
ansökningar, de
som fått tjänsten
Platina/
personalakt
Bevaras Nej CV,
ansöknings-
brev, bevis på
behörighet
Anställningsbevis Papper i
personalakt
Bevaras Nej
Handlingstyper
Ange alla handlingstyper – även de som ska gallras.
Ibland kan man bunta ihop samma handlingstyper
som förekommer i samma aktivitet, exempelvis, bevis
i ärende eller bilagor till ärenden som kan se mycket
olika ut men som fyller samma funktion.
Förvaring
Genom information i fältet förvaring underlättas
åtkomst och hantering
Kan ersätta/ räcka som redovisning av
förvaringsenheter (inventeringslista)
Ange så noga som behövs för att möjliggöra hantering
och åtkomst
Förvaring
Tänk på att organisera era pappershandlingar så att
de uppfyller RA-FS 2006:1 och 2006:4
Använd åldersbeständigt godkänt papper.
Använd arkivbeständigt papper minst 80 gram, för det
som ska bindas in.
Använd godkända skrivare/kopiatorer (kräv
leverantörsförsäkran). Bläck, pennor mm ska också
vara arkivbeständigt.
Undvik post-it lappar, gem och plast. Använd inte
färgade papper. – Rensa ut dessa vid arkivläggning.
Förvaring
Utgå från Malmö stads riktlinjer för
informationssäkerhet
Om uppgifter i databasen ska gallras enl.
Socialtjänstlag ska gallringsstrategi finnas
Om databasen/ verksamhetssystemet ska bevaras
ska det kunna konverteras till godkänt format
enl. RA-FS 2009:2
Ta kontakt med stadsarkivet om ni är osäkra
Inga verksamhetssystem som innehåller allmänna
handlingar får gallras/avslutas utan ett gallringsbeslut
Gallring/ bevarande
Skriv in gallringsbeslut och gallringsfrist
Exempelvis ”gallras på 2 år enligt KS beslut 2007-06-
18 dnr 2007/00495” (när det gäller sociala arkiv).
Sekretess
Ange gärna paragraf i offentlighets och
sekretesslagen exempelvis ”personalsociala
handlingar OSL 2009:400 kap 39, 1 §, i högst 50 år”.
Om det inte är sekretess så skriv gärna in det så att
det framgår att kolumnen är ifylld och inte bortglömd.
Kommentar
Här kan ni föra in hänvisning till systemdokumentation
för att uppfylla kraven om att redovisa elektroniska
handlingstyper mer ingående.
Fältet kan också användas för att förklara och
underlätta arkivhanteringen i stort.
Även fler fält får användas – detta är minimiuppgifter.
Redovisning av elektroniska handlingar
Mer detaljer för att skapa förståelse
1. Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen
2. Hur handlingstypen är presenterad
3. Samband med andra handlingstyper
4. Namn på verksamhetssystemet (databasen)
5. Samband med systemdokumentation
Exempel
1. Typer av uppgifter som ingår i handlingstypen – Se skärmdump:
Nämnd, diairieplan, diarienummer, ärendemening, förvaltning, avdelning, enhet, handläggare, initierare,
beslut, bevakning, sekretess, kungörelse, beslutsplanering, avslut, diariförda dokument, arbetsdokument
1. Hur handlingstypen är presenterad – Som registerkort, fält som kan fyllas i (SQL)
2. Samband med andra handlingstyper – Kan visas som lista, kommer upp i sökfält, se sysdok
3. Namn på verksamhetssystemet (databasen) - DocuLive
4. Samband med systemdokumentation – Se systemdokumentation för DocuLive 1234
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
Förvaringsenheter
Mängd av handlingar som avgränsas genom sitt förvar
Mer flexibel än tidigare
Logisk förvar, exempelvis verksamhetssystem
Fysiskt förvar, på server, på papper i
pärm/mapp/arkivskåp/arkivbox/magasin
Exempel på övergripande redovisning
Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, redovisning av förvaringsenheter(FE)
Namn Placering Nr på FE Omfattning Typ av fe anm
Pappers
handlingar
som bevaras
Rum 1234 1.1.1:1-100 KS 2012:1
HS 1.1—7-13
arkivboxar Ligger i
diarenummer
ordning på år.
Pappers
handlingar
som gallras
Rum 1234 1.2:1-4 KS 2012:1
HS 2.2.2—
2.7.1
Lastpallar
DocuLive System för
bevarande
2.1.1 KS 2012:1
HS 2.1.1
E-arkiv Se
systemdok.
Raindance System för
bevarande
2.1.2 KS 2012:1
HS 2.3.1
E-arkiv Se
systemdok.
Semesterdata
basen
Oraklet 2.2.3 KS 2012:1
HS 2.2.2—
2.2.4
Server Innehållet
gallras efter 2
år.
Exempel på benämning på särskilda
sviter (om så behövs)
Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1)
FE nr
1.1.1:
Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar
Nummer på förvaringsenhet ska kunna stå för sig själv
Både logisk och fysisk förvaring kan ändras under tiden,
Exempel på numrering på förvaringsenheter
1 – (pappers handlingar)
1.1 (pappershandlingar som bevaras)
1.1.1(pappershandlingar som bevaras, handlingar i dnr ordning)
1.1.2 (pappershandlingar som bevaras i dossierordning)
1.1.3 (pappershandlingar som bevaras i …..)
1.2 (pappershandlingar som gallras)
2 – (elektroniska handlingar)
3 – (audiovisuella handlingar)
Exempel på redovisning av svit
(inventarielista)
Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1)
FE nr
1.1.1
Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar
Volym nr Tid HS/anmärkning
Serien i dnr. ordning för samtliga HS
som diarieförs.
1 2013 Dnr 1-500
2 2013 Dnr 501-1000
3 2013 Dnr 1001-1247
4 2014 Dnr 1-500
5 2014 Dnr 501-1000
6 2014 Dnr 1001-1378
Exempel samband lista – etikett på volym
Malmö stadsarkivs ämbetsarkiv, (KS 2012:1)
FE nr
1.1.1
Diarieförda pappershandlingar i arkivboxar
Volym nr Tid
1 2013 Dnr 1-500
Malmö stadsarkiv
ämbetsarkiv
KS 2012:1
Diarieförda handl
HS 1.1-7.7
Nr 1-500
2013
1.1.1:1
Exempel på olika etiketter
Malmö stadsarkiv
ämbetsarkiv
KS 2012:1
Diarieförda handl
HS 1.1-7.7
Nr 1-500
2013
1.1.1:1
Representations-
kommittén
KS 2012:1
Protokoll med bilagorHS 1.1
2013
1
Gripenskolan
KS 2014:4
Betygskataloger
HS 3.3
2014
1.1.5:7
Arkivbeskrivning
Dokumentation
verksamhetsbeskrivning verksamhetsinformation
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
struktur
Process-
beskrivningar
Dokumentation
För att skapa förståelse
Beskriv metoder och standarder som använts
Förklara hur hela arkivredovisningen ska läsas och hur de hör samman med annan redovisning, exempelvis systemdokumentation och andra styrdokument
Förklara förkortningar, koder, utformning och versionsnumrering.
Förklara vad förvaringsenheternas nummer står för
Ange gärna en strategi för hur dokumentet ska förvaltas och vem som är ansvarig för förvaltningen (arkivansvarig och arkivredogörare)
Versionshantering
Arkivredovisningen ska kunna läsas samlat
Ändringar ska anges med versionsnummer och datum
Alla ändringar behöver inte betyda att hela strukturen
ska ersättas men det ska framgå vilka versioner som
hör samman
Arkivbeskrivning (AB 2012:1)
Dokumentation (DO 2012:1)
Verksamhetsbeskrivning (VB 2012:1) Verksamhetsinformation (VI 2012:1)
Förvarings-
enheter
(FE 2012:1)
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
Arkivförteckning
(AF 2012:1)Klassificerings
Struktur
(KS 2012:1)
Process-
beskrivningar
Arkivbeskrivning (AB 2012:1, gäller även för VI 2013:1)
Dokumentation (DO 2013:1) (bör byggas på vid varje förändring)
Verksamhetsbeskrivning (VB 2012:1)
Gäller även för VI 2013:1
Verksamhetsinformation (VI 2013:1)
Förvarings-
enheter
Verksamhets-
områden
Process
Handlings-
slag
aktivitet
Handlings-
typer
ArkivförteckningKlassificerings
Struktur
Process-
beskrivningar
Exempel
på
uppdatering
Versionshantering
Ibland räcker det med korrigeringar
Ibland får hela strukturen bytas ut
Ska vara infört
2015-01-01
Enl, föreskrifter
för arkivvården
antagna av
Kommunstyrelsen
9 nov 2010 § 388
Hur kommer jag igång?
Skapa direktiv och arbetsorganisation
Identifiera processer och handlingsslag
Skapa klassificeringsstruktur och arkivförteckning
Kontrollera med hela personalen att de känner igen
sig
Se arkivredovisningen som en helhet och inte som
separata dokument
Detta är ett gemensamt arbete som inte kan utföras
av en enda person!
Litteraturtips
Ljungberg mfl ”Processbaserad verksamhetsutveckling
MSB och RA ”Vägledning för processorienterad
Informationskartläggning”
RA ”Redovisa verksamhetsinformation”
VERVA ”Hitta potentialen”