bahankuliahikomunand.files.wordpress.com · web viewtetapi beberapa dekade kemudian, pandangan...
TRANSCRIPT
MAKALAH KAPITA SELEKTA
PUBLIC RELATIONS
KELOMPOK 6:
FIRSTA VAULINA AFRINANDA
YUKE IRZANI
HERLINA MULYA
RIFA YANAS
ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS ANDALAS
2011
1. Definisi Public Relations
Banyak para ahli komunikasi yang mengemukakan pengertian public relations, diantaranya
adalah Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations, yaitu:
“Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik
itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam
rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”
( Jefkins 1996:9 )
Kemudian Public Relations bisa juga didefinisikan sebagai fungsi manajemen yang membangun
dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang
mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.
Pada awalnya, humas dikatakan sebagai kegiatan komunikasi yang bersifat satu arah.
Pandangan tersebut bertahan hingga usai Perang Dunia II. Tetapi beberapa dekade kemudian,
pandangan mengenai pengertian humas mulai mengalami perubahan. Definisi tentang humas
mulai memasukkan aspek komunikasi atau hubungan dua arah (two way communication). Lalu
dalam definisi humas pun mulai dimasukkan kata-kata reciprocal (timbal balik), mutual (saling),
dan between (antara). Kamus Webster`s Third New International Dictionary mendefinisikan
humas sebagai the art of science of developing reciprocal understanding and goodwill (seni
pengetahuan untuk mengembangkan pengertian timbale balik dan niat baik).
2. Fungsi Public Relations
Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, MA ( 2002:35 ) mengatakan fungsi public relations
adalah sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi/perusahaan.
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun
internal.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari
organisasi/perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada
organisasi/perusahaan.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi/perusahaan demi kepentingan umum.
3. Ruang Lingkup Public Relations
Ruang lingkup kegiatan public relations ada dua yaitu internal dan eksternal. Adapun tujuan dan
tugas public relations berdasarkan ruang lingkup kegiatannya adalah:
1) Internal Public Relations
Griswold mengatakan, “Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja
adalah tujuan internal public relations.”
( Griswold dalam Abdurrachman 2001:34 )
Berdasarkan tujuan internal public relations di atas, maka tugas yang harus dilakukan
oleh seorang praktisi PR adalah sebagai berikut:
“Menyelengarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif. Ia harus
mengadakan analisa tentang policy kepegawaian (personnel policy), termasuk
gaji/upah, honorarium, dan kesejahteraan karyawan lainnya; menganalisa apa yang
telah dilaksanakan di dalam internal public relations; mengadakan survei tentang
“attitudes” para karyawan terhadap instansinya, kebijakan instansi itu dan kegiatan-
kegiatannya.” ( Abdurrachman 2001:35 )
Jadi, tugas seorang praktisi PR untuk ruang lingkup internal adalah menciptakan
iklim komunikasi yang bersifat persuasif dan informatif, menganalisis masalah kepegawaian,
dan tanggapan atau perilaku karyawan terhadap kebijakan dan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan oleh perusahaan.
2) External Public Relations
Oemi Abdurrachman menyebutkan, “salah satu tujuan external public relations
adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang di luar badan/instansi hingga
terbentuklah opini publik yang favorable terhadap badan itu.” ( Abdurrachman 2001:38 )
Adapun tugas external public relations, yaitu:
a. Menilai sikap dan opini publik terhadap kepemimpinan, terhadap para pegawai, dan
metode yang digunakan.
b. Memberi advice (nasehat) dan counsel pada pimpinan tentang segala sesuatu yang ada
hubungannya dengan public relations mengenai perbaikan-perbaikan, kegiatan-kegiatan,
dan lain-lain.
c. Memberikan penerangan-penerangan yang objektif, agar publik tetap informed tentang
segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.
d. Menyusun staf yang efektif untuk bagian itu.
( Abdurrachman 2001:39-40 )
Humas sangat berperan penting dalam suatu perusahaan/organisasi, karena jika dilihat
seorang humas mempunyai level kedua setelah direktur. Humas tidak hanya menjalin hubungan
dengan instansi, media tapi juga berperan dalam membangun brand yang positif. Sehingga baik
buruknya pandangan orang lain terhadap suatu perusahaan sangat bergantung sekali kepada
humasnya membentuk suatu pencitraan terhadap perusahaan tersebut. Jika dilihat, adapun esensi
dari public relations ini adalah sebagai berikut:
Menjalin hubungan baik kepada orang lain, institusi/perusahaan, media dengan
cara melakukan suatu komunikasi yang efektif dan efisien kepada komunikan dan
dapat membangun dan membentuk suatu citra yang positif baik untuk perusahaan
maupun dirinya sendiri.
Humas mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Humas memiliki kaitan erat dengan opini publik. Dalam hal ini praktisi humas berupaya
untuk mempengaruhi publik agar memberikan opini yang positif bagi organisasi atau
perusahaan. Namun di sisi lain humas harus berupaya mengumpulkan informasi dari
khalayak, menginterpretasikan informasi itu dan melaporkannya kepada manajemen jika
informasi itu memiliki pengaruh terhadap keputusan manajemen.
2. Humas memiliki kaitan erat dengan komunikasi. Praktisi humas harus bertanggung jawab
menjelaskan tindakan perusahaan kepada khalayak yang berkepentingan dengan
organisasi atau perusahaan. Praktisi humas harus memberikan perhatian terhadap pikiran
dan perasaan khalayak terhadap organisasi. Humas harus menjadi saluran arus bolak-
balik antara organisasi dan khalayaknya.
3. Humas merupakan fungsi manajemen
Humas berfungsi membantu manajemen dalam menetapkan tujuan yang hendak dicapai
serta menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah. Humas juga harus secara
rutin memberikan saran kepada manajemen. Humas harus memiliki kegiatan yang
terencana dengan baik.
Model perencanaan PR:
Pengenalan situasi
Penetapan Tujuan
Defenisi Khalayak
Pemilihan media dan teknik-teknik humas
Perencanaan Anggaran
Pengukuran hasil
Di dalam mata kuliah ilmu komunikasi, adapun mata kuliah yang berkaitan atau yang termasuk
di dalam public relations yakni sebagai berikut:
1) Media Relations yakni hubungan yang dilakukan oleh praktisi public relations ataupun
instansi, organisasi dengan media-media untuk menjalin kerja sama baik dalam hal
membangun citra yang positif, saling menguntungkan, dan lainnya yang harus dijaga
seumur hidup agar terciptanya hubungan yang baik dan saling menghormati.
Media relations adalah usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimun
atas suatu pesan atau informasi Humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan
pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan (Frank Jefkins,
2000). Media relations lebih kepada hubungan antara organisasi dengan media atau
hubungan antara suatu organisasi dengan pers, radio dan televisi secara dua arah atau dua
pihak.
Tujuan Media Relations:
1. Untuk memperoleh publisitas seluas mungkin mengenai kegiatan serta langkah
lembaga/organisasi yang baik untuk diketahui umum.
2. Untuk memperoleh tempat dalam pemberitaan media(liputan, laporan, ulasan, tajuk
rencana) mengenai hal hal yang menguntungkan lembaga/organisasi.
3. Untuk memperoleh umpan balik dari masyarakat.
4. Untuk melengkapi data/informasi bagi pimpinan lembaga/organisasibagi keperluan
penilaian (assesment) secara tepat mengenai situasi/permasalahan yang mempengaruhi
keberhasilan lembaga/organisasi.
5. Mewujudkan hubungan yang stabil dan berkesinambungan dilandasi kepercayaan dan
saling menghormati. (Rachmadi, 1982:56)
Manfaat Media Relations:
1. Membangun pemahaman mengenai tugas dan tanggung jawab organisasi dan media
massa.
2. Membangun kepercayaan timbal balik dengan prinsip saling menghormati, meng
kejujuran serta kepercayaan.
3. Penyampaian informasi yang akurat, jujur, dan mampu memberikan pecerahan bagi
public.
Aktivitas Media Relations:
1. Pengiriman siaran pers
2. Menyelenggarakan konferensi pers
3. Menyelenggarakan media gathering
4. Menyelenggarakan perjalanan pers
5. Menyelenggarakan spesial event
6. Menjadi nara sumber
Bentuk Bentuk Media Relation:
Newsletter (majalah intern perusahaan ) dan brosur: Merupakan media untuk
promosi perusahaan, biasanya diberikan kepada karyawan dan pelanggan sebagai
buku petunjuk.
Acara khusus : Misalnya, peluncuran produk baru, pindah tempat atau acara
syukuran perusahaan.
Press Tour: Kegiatan kunjungan perusahaan dengan mengajak wartawan.
Laporan tahunan (Annual report): Berupa laporan perkembangan dan kemajuan
perusahaan, dan biasanya laporan yang diberikan yang baik saja (untuk media dan
publik) sementara laporan kebalikannya untuk konsumsi intern perusahaan.
Sponsorship : Tujuannya adalah agar logo atau identitas perusahaan bisa disiarkan
oleh media. Ini merupakan bentuk media relation yang cerdas tanpa harus memasang
iklan.
Poster
Iklan
Pengumpulan uang . Program fundrising yang dilakukan oleh perusahaan anda,
merupakan salah satu cara untuk meningkatkan prestise dan kepedulian perusahaan
dimata masyarakat
Seminar dan program latihan
Mading
Pameran
Selebaran . Beberapa bentuk selebaran antara lain : Leaflet, Folder, Brosur dan
Booklet, Broadsheet, Kataloggues, Picture Poscard, Hotel Stationary,Stuffer, Diaries,
Guarantee Card.
Surat Pembaca. Namanya juga surat pembaca isinya biasanya keluhan atau penyalur
ketidakpuasan terhadap produk/jasa/perusahaan.
6 hal penting dalam media relations :
Memahami & melayani media setiap saat
Membangun reputasi sebagai organisasi yang dapat dipercaya media
Menyediakan salinan informasi (press release) yang memadai dan akurat
Bekerja sama dalam penyediaan materi informasi
Menyediakan fasilitas verifikasi. Humas perlu memberi kesempatan kepada jurnalis
melakukan verifikasi (membuktikan kebenaran) atas setiap materi yang mereka terima
Membangun hubungan personal yang kokoh dengan media
Prinsip kerja media relations :
Memahami dan melayani media
Membangun reputasi/citra positif
Menyediakan fasilitas untuk publikasi
Bekerjasama dalam penyediaan materi informasi krusial
Membangun hubungan personal yang kuat
2) Publik Speaking
Publik speaking adalah proses berbicara kepada sekelompok orang secara sengaja
serta ditujukan untuk menginformasikan, mempengaruhi, atau menghibur pendengar.
Seni dan ilmu publik speaking khususnya di lingkungan yang kompetitif di Amerika
Utara, juga dikenal sebagai forensics. Kata forensik adalah sebuah kata sifat yang berarti
“perdebatan umum atau argumen.” Kata tersebut berasal dari bahasa Latin forensis, yang
berarti “dari forum.”
Tujuan utama dari publik speaking dapat dicapai dengan penyampaian informasi
dengan sederhana sehingga dapat memotivasi orang untuk bertindak. Seorang orator
yang bagus dapat mengubah emosi pendengar mereka, tidak hanya menginformasikan
kepada mereka.
Publik speaking memiliki beberapa komponen yang berkaitan seperti Motivasi
berbicara, kepemimpinan/pengembangan pribadi, bisnis, layanan pelanggan, komunikasi
kelompok besar, dan komunikasi massa. Publik Speaking bisa menjadi alat yang jitu jika
digunakan untuk keperluan seperti memotivasi, mempengaruh, membujukan,
menginformasikan, menterjemah, atau sekedar menghibur.
Tipe tipe publik speaking:
Publik speaking informatif: Publik speaking informatif pada umumnya tidak selalu
menggunakan bantuan visual. Pokok persoalannya adalah bagaimana informasi bisa
dengan mudah dipahami khalayak dengan sedikit atau tanpa latar belakang terhadap
pokok persoalan itu. Publik speaking informatif bermaksud memberitahukan informasi
baru agar dipahami oleh khalayak. Contohnya: dosen memberikan materi, bicara di radio
dan televisi, berbicara pada forum bisnis, dll
Publik speaking persuasive: Publik speaking persuasif berupaya untuk menjual suatu ide,
pribadi, aksi, atau barang. Publik speaking ini digunakan untuk mempengaruhi atau
meyakinkan khalayak untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Publik speaking
ini juga bisa digunakan untuk mempromosikan produk atau jasa tertentu.Contoh: pidato
politik dalam gedung palemen, kampanye.
Publik speaking menghibur: Publik speaking yang sengaja dirancang terutama untuk
menghibur, dalam publik speaking ini pembicara berusaha untuk membangun suasana
kegembiraan. Contohnya : publik speaking pada acara makan malam, acara ulang tahun,
pertunangan, reuni keluarga, acara pernikahan, dll…
Publik speaking teknis: Publik speaking yang bersifat teknis hampir selalu melibatkan
alat bantu visual atau handout yang tercetak. Publik speaking ini memang bersifat
informatif, namun informasinya sangat bersifat teknis. Contoh: presentasi penemuan dari
seorang ahli, presentasi penggunaan alat baru, presentasi di parlemen yang menjelaskan
secara terperinci kerangka perundangan yang baru, dll….
Publik speaking singkat: Publik speaking singkat pada umumnya adlah ekspresi ucapan
terima kasih, menyampaikan ucapan selamat datang atau penerimaan atau
pelepasan.Contoh ucapan terima kasih: speech atas keberhasilan memperoleh piala,
medali,penghargaan, dll.
3) Teknik Presentasi dan Negosiasi
Memberikan presentasi saat ini sudah merupakan bagian yang penting dalam kehidupan
seorang eksekutif. Keterampilan yang tinggi dalam hal ini akan menjadi aset utama bagi
seseorang yang sedang meniti jalur karirnya. Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh
dalam usaha untuk menyampaikan laporan atau keterangan mengenai apa saja yang merupakan
tanggung jawab seseorang, baik itu merupakan barang ataupun jasa. Presentasi juga dapat
digunakan untuk menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang memberikan presentasi
dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang yang dikelola.
Tujuan:
Mempersiapkan diri sehingga sikapnya akan menunjang pembawaan presentasinya
Mempersiapkan materi presentasi sehingga menarik perhatian orang yang dituju
Menggunakan teknik-teknik khusus agar presentasi mencapai maksud dan tujuan si
pembawa
Mengenali masalah-masalah dalam memberi presentasi dan bagaimana
menanggulanginya
Cara Membuat Presentasi Yang Efektif:
Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi
sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.
Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat
difahami oleh pendengar
Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting
yang dipresentasikan
Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik.
Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar.
Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi.
Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.
Cek lah projector sebelum melakukan presentasi
Membangun Fondasi Presentasi:
Ada paling sedikit ada 4 hal yang wajib anda persiapkan:
a. Menganalisis momentum dan acara.
b. Mengenali audiens.
c. Menentukan sasaran dan tujuan spesifik.
d. Mempelajari lokasi
Berikut alat bantu yang biasa digunakan:
a. Model
b. Gambar
c. Grafis: tulisan, peta, tabel
d. Audio: kaset, radio, piringan hitam
e. Proyeksi diam: transparansi, slide
f. Proyeksi bergerak: TV, film
g. Permainan dan simulasi
Persiapan Lainnya dalam presenatasi :
Kuasai materi presentasi.
Latihan presentasi: a) latihan tanpa ada audiens, b) latihan di depan kaca, c) latihan di
depan audiens.
Evaluasi hasil latihan dan perbaiki sampai anda yakin akan sukses.
Prediksi pertanyaan yang mungkin akan muncul dan siapkan jawabannya.
Siapkan fisik dan mental anda.
Membuka Presentasi dan Merebut Perhatian
Jembatanilah antara apa yang baru berlalu dan apa yang segera terjadi – presentasi anda.
Beritahu audiens tentang sasaran dan tujuan anda.
Libatkan audiens dalam topik anda sesegera mungkin.
Bangunlah kepercayaan audiens terhadap anda dengan menjelaskan manfaat yang akan
mereka petik.
Pastikan audiens menyadari bahwa anda memegang kendali.terbukalah mengenai anda
jika perlu.
Pastikan audiens mengetahui bahwa anda senang berada diantara mereka.
Menutup Presentasi:
Membuat ringkasan.
Kutipan.
Himbauan dan pernyataan memotivasi.
Tantangan untuk segera bertindak.
Lelucon yang relevan.
Mengulangi manfaat.
Meminta audiens meneriakkan slogan tertentu (pada kasus tertentu).
4) Komunikasi Promosi dan Pemasaran
Komunikasi yang dilakukan dengan adanya elemen-elemen promosi dari
marketing mix ( public relation, advertising, sales promotion, dan personal selling) yang
ditujukan untuk memasarkan barang dan jasa kepada target atau calon audience/ pembeli.
Inti Komunikasi Pemasaran:
1. Strategi komunikasi pemasaran
2. Perencanaan dan segmentasi potensial (peluang pasar, analisis pesaing,target marketing)
3. Perencanaan media
4. Kreatif pesan dan media
5. Biaya komunikasi dan belanja iklan
6. Riset komunikasi pemasaran
5) Manajemen isu dan Krisis
Manajemen isu pertama kali dikemukakan oleh konsultan PR, W. Howard Chase
pada tahun 1976. Menurutnya, manajemen isu mencakup identifikasi isu, analisis isu,
menentukan prioritas, memilih program strategi, mengimplementasikan program aksi
dan komunikasi serta mengevaluasi efektivitasnya. Jadi, manajemen isu adalah proses
proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merespons isu-isu
kebijakan public yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan public mereka. Ada
dua esensi manajemen isu sebagai berikut:
Identifikasi dini atas isu yang berpotensi mempengaruhi organisasi.
Respons strategis yang didesain untuk mengurangi atau memperbesar
konsekuensi dari isu tersebut.
Manajemen isu adalah bagian dari fungsi PR. Akan tetapi, jika hanya dilihat sebagai
komunikasi persuasif, menjadi salah satu taktik untuk mempengaruhi kebijakan publik,
bukan sebagai bagian dari perencanaan strategi organisasi.
PR berhubungan solusi krisis:
1. PR proaktif tanggulangi krisis
2. PR berperan penting tanggulangi krisis secara menyeluruh
3. PR berikan masukan evaluasi penanggulangan krisis dan akhir krisis.
Situasi Krisis Berlangsung, PR Harus :
1. Perkecil stress senior management dalam ambil keputusan dan PR buat laporan singkat
tentang informasi yang diperlukan media massa, karyawan dan keluarga karyawan.
2. Dirikan emergency center
3. Tunjukkan keinginan komunikasi terbuka dan jujur
4. Perusahaan sangat perhatian dan tanggung jawab di saat krisis.
Persiapan krisis :
1. Bentuk tim task force
2. Ciptakan sistem komunikasi krisis
3. Tekankan semua kelemahan perusahaan
4. Tekankan akibat krisis bagi target publik
5. Ciptakan pesan yang mengurangi akibat buruk
6. Tulis buku pedoman
7. Buat simulasi situasi krisis
Prinsip-prinsip Situasi Krisis :
1. Kumpulkan fakta dan update kontinyu
2. Putuskan fatwa yang harus disiarkan dan tidak
3. Buka jalur komunikasi dan hubungi media massa
4. Berikan jawaban terbuka dan faktual
5. Tunjukkan perusahaan lakukan segala cara tanggualangi krisis
6. Komunikasi terus menerus
6) Komunikasi Penyuluhan
Pada kegiatan penyuluhan, komunikasi memegang peranan sentral. Kegiatan
penyuluhan merupakan kegiatan pendidikan non formal yang bertujuan merubah
perilaku masyarakat khususnya masyarakat sekitar hutan dari perilaku yang kurang
menguntungkan ke arah perilaku yang dapat menguntungkan masyarakat. Dalam suatu
proses pendidikan dibutuhkan komunikasi yang efektif. Dengan komunikasi yang efektif
maka masyarakat dapat diajak, dibimbing, diarahkan agar menjadi masyarakat yang mau
dan mampu secara aktif mengembangkan potensi dirinya sehingga dapat menjadi
masyarakat yang mandiri dalam menentukan masa depannya sendiri.
Namun demikian kegiatan komunikasi penyuluhan tidak akan berjalan
sebagaimana yang diharapkan apabila tidak terdapat interaksi dinamis dan harmonis
antara masyarakat dengan penyuluh. Interaksi yang dinamis dan harmonis akan terjadi
apabila diantara masyarakat dan penyuluh telah ada rasa saling percaya. Rasa percaya
timbul apabila masing-masing pihak saling mempersepsi memiliki kredibiltas minimal.
Kredibilitas merupakan salah satu faktor penting dalam komunikasi. Apabila seorang
penyuluh dinilai tinggi kredibilitasnya oleh masyarakat maka penyuluh tersebut akan
mudah diterima masyarakat. Demikian pula perlu disadari oleh penyuluhan bahwa
masyarakat pada dasarnya memiliki potensi yang dapat dikembangkan. Masyarakat
jangan dianggap bodoh atau tidak memiliki kapasitas sama sekali. Masyarakat
sebenarnya memiliki energi namun masih bersifat potensial (diam) oleh karena itu perlu
digerakkan menjadi energi yang aktif, energi yang besar yang dapat mengarahkan
masyarakat tersebut menuju pada perbaikan kondisi hidupnya.
REFERENSI
Cutlip, Scott M, dkk.2006. Effective Public Relations.Prenada Media Grup: Jakarta
http://adiprakosa.blogspot.com/
http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/public-relation-definisi-fungsi-dan.html
http://minnyminds.wordpress.com/2009/02/06/tinjauan-public-relations/