Vinkkejä hankeviestintään

Viestintä vs. tiedottaminen

• Tiedon siirto ja vaihdanta kokonaisuutena

• Kanavina esim. nettisivut, intrat, uutiskirjeet, esitteet ja logot, kokoukset ja tilaisuudet, sosiaalinen media, tiedotteet, tiedotustilaisuudet

• Yksisuuntaista tiedon siirtoa lähettäjältä vastaanottajalle

• Mediatiedottaminen on tiedotusvälineiden kautta tapahtuvaa viestintää (mediatiedotteet ja tiedotustilaisuudet)

Miksi viestintä on tärkeää?

• Viestintä on resurssi, joka auttaa toiminnan tavoitteen saavuttamisessa

• Kokemusten jakaminen -> lisää ihmisiä hankkeiden piiriin

• Kontaktien luominen ja ylläpitäminen• Hankkeessa mukana olevien sitouttaminen• Myönteinen julkisuus -> ns. hyvät uutiset• Rahoittaja edellyttää hankkeesta ja sen tuloksista

viestimistä• Tiedotusvälineiden kautta tulokset saadaan

nopeasti ja tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen

Viestintäsuunnitelma

• Viestinnän tavoitteet• Mitä haluatte hankkeestanne kertoa? Mitä tuloksia tai

vaikutuksia haluatte viestinnällä saavuttaa?

• Viestinnän kohderyhmät• Kenen tulisi tietää hankkeestanne? Kenelle suuntaatte

viestinne?

• Viestintäkanavat• Miten viesti menee perille?

• Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset• Ketkä tekevät, mitä ja milloin? Mitä maksaa? Onko varaa?

• Viestinnän tulosten arviointi• Mitä jäi käteen hankkeen jälkeen? Mikä onnistui, mikä ei?

Hyvä viestintäsuunnitelma

• Toimenpiteet määritellään tavoitteiden ja kohderyhmien mukaan

• On realistisesti toteutettavissa (kaikkea ei kannata yrittää tehdä!)

• Voi olla esim. yksinkertainen taulukko, jossa on lueteltu toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt

• Toimii hankekoordinaattorin työkaluna

Viestinnän tavoitteita

• Viestinnän tavoitteet perustuvat hankkeen tavoitteisiin

• Tavoitteet voivat olla määrällisiä tai laadullisia, ja niitä on hyvä pystyä mittaamaan

• Esim. näkyvyyden lisääminen ja tunnettuuden parantaminen, tiedon välittäminen, tapahtumien markkinointi, keskustelun herättäminen, tulosten levittäminen, toiminnan kehittäminen jne.

Mediatiedote

• Tavoitteena herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta

• Lähetä tiedote mieluiten sähköpostitse, soita perään

• Joskus tiedote julkaistaan sellaisenaan, joskus sitä lyhennetään, joskus sen pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi juttu tai joskus se säästetään taustamateriaaliksi myöhempää käyttöä varten

• Tiedotteen tärkein ominaisuus on ajankohtainen ja kiinnostava sisältö

Hyvä tiedote

• Sisältää uutisen, ei ole mainos• Uutiskynnyksen korkeus riippuu tiedotusvälineestä, tarjolla

olevien uutisten määrästä, ajankohdasta ja monesta muusta seikasta

• Paikallismediassa uutiskynnys on usein matalampi kuin valtakunnallisessa mediassa

• Kertoo itse asiasta, ei ole hankekuvaus• Herättää kohderyhmän kiinnostuksen• On kieleltään ja ulkoasultaan selkeä• Kertoo tärkeimmän asian ensin• Sisältää julkaisupäivämäärän ja yhteystiedot lisätietoja

varten• Huomioi kuvatarpeen• On lyhyt, selkeä ja ytimekäs

Tiedotteen rakenne

• Päiväys ja julkaisuajankohta• Otsikko kertoo varsinaisen uutisen• Ingressi on uutisen tiivistelmä, joka vastaa kysymyksiin mitä,

missä, milloin, miksi ja kuka?• Leipäteksti taustoittaa asioita ja kertoo mahdollisista

jatkotoimenpiteistä• Lähettäjä ja lisätietojen antaja sekä hänen

yhteystietonsa• lisätietojen antajan on oltava tavoitettavissa tiedotteen

lähettämisen jälkeen

• Muut yhteystiedot• Esim. linkki www-sivuille

• Liitteet• Esim. tilastoja tai valokuvia

Tiedotteen rakenne

• Tärkein asia alussa, vähemmän tärkeät yksityiskohdat lopussa

Mikä media?

• Median valinta on helpompaa, kun on ensin määritelty kenelle ja miten

• Suuret valtakunnalliset mediat• Sanomalehdet, sähköiset viestimet, uutistoimistot

• Maakuntalehdet• Paikalliset mediat

• Paikallislehdet, paikallisradiot ja –televisiot, valtakunnallisten medioiden paikalliset toimitukset

• Yleisaikakauslehdet• Ammatti- ja erikoislehdet• Jäsen- ja järjestölehdet

Mikä media?

• Valtakunnallisilla medioilla on suuri levikki, mutta uutiskynnys on usein korkeampi

• Paikallislehdissä uutiset menevät helpommin läpi, voit myös soittaa ja tarjota juttuideaa

• Näkyvyys pienessä mediassa voi poikia näkyvyyttä isommassa

• Ammatti- ja erikoislehdillä on hyvin spesifi yleisö, kannattaa hyödyntää jos aihe koskettaa ko. yleisöä

Muista!

• Toimittajat eivät ehdi seurata kaikkea mitä tapahtuu – ota rohkeasti yhteyttä toimitukseen ja kerro kiinnostavasta hankkeestanne!

• Mieti etukäteen, mikä on asian ”pihvi” eli mikä tekee juuri teidän hankkeestanne ajankohtaisen ja kiinnostavan!

• Medialla on jatkuva juttujen tarve – kannattaa tiedottaa!

• Seuraa paikallismediaa: ketkä toimittajat tekevät juttuja aiheista, joita hankkeessanne käsitellään?

• Henkilökohtaiset suhteet edesauttavat tiedotteiden läpimenoa

• Tiedota vain totuudenmukaisesti!