Virgin 

04/2

The O

to lau

the le

Tools

 

nia Tech/Cay

3/2012 

Office of Rese

unch into Cay

eft side of the

s section. If yo

use Processin

earch Electron

yuse 424 prod

e screen to go

ou click on Ca

ng – Training 

nic Research 

duction site. T

o to a needed

ayuse 424 mo

 

Handouts 

Administratio

The URL is htt

d tool. To lear

ore informatio

1 

on (ERA) web

tp://www.res

rn more abou

on will display

bsite can be u

search.vt.edu

ut tools, click 

y. 

sed learn mo

u/era/ .  Use t

on the tool n

ore about Cay

the navigation

name under L

yuse 424 and 

nal links on 

earn About 

 

Virgin 

04/2

On th

will d

Cayu

Man

Virgin

User 

nia Tech/Cay

3/2012 

he left side of

display the Ca

use 424 System

ual and Train

nia Tech spec

Reference M

use Processin

f the screen, t

ayuse system 

m Support m

ing Materials

cific processin

Manual on Cay

ng – Training 

the user can f

documentati

aterials can b

s are included

ng on Cayuse 

yuse’s Suppor

Handouts 

find out more

ion. 

be found at ht

d. This handou

424.  For in d

rt Site. 

2 

e on training 

ttp://support

ut is to help b

depth docume

and support.

t.cayuse.com/

become more

entation, rev

 On the supp

/docs/cayuse

e familiar with

iew Cayuse’s 

port page, a lin

 

e‐424. The Us

h Cayuse424 

 Training Mod

nk to Cayuse 

ser Reference

and for 

dules and 

 

Virgin 

04/2

Prod

The U

scree

(CAS 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

uction/Live E

URL to the VT

en if the user 

password is t

use Processin

Environment

T/Cayuse prod

goes to prod

the same one

ng – Training 

: 

duction envir

uction. Use y

e you use for 

Handouts 

onment is htt

your PID and C

HR system su

3 

tp://vt.cayus

CAS password

uch a pay stub

e424.com .Th

d to enter pro

b review.) 

he system wil

oposals in the

ll display the

e production 

 

CAS sign on 

environmentt. 

Virgin 

04/2

Cayu

Cayu

prop

Oppo

If the

VT in

an op

you w

resea

nia Tech/Cay

3/2012 

use’s Main Me

use’s Main Me

osals need ro

ortunities Tab

e user clicks o

nstance will d

pportunity ha

will need to c

arch.gov.   

use Processin

enu: 

enu (above) is

outing and ap

b/Screen: 

on the Opport

isplay on Opp

as been down

lick on the Re

ng – Training 

s used to nav

pproval activit

tunity tab or t

portunities sc

nloaded to the

etrieve Oppor

Handouts 

vigate to revie

ty, update Pro

the Opportun

creen (below)

e VT producti

rtunities butt

4 

ew opportunit

ofessional Pro

nity link, all th

.  The user ca

ion environm

ton to downlo

ties, review a

ofiles and rev

he opportunit

an use the sea

ment. If you do

oad your opp

and enter pro

view institutio

ties that have

arch function

o not find the

ortunity from

oposals, revie

onal data. 

e been downl

n on this scree

e opportunity

m grants.gov o

w if any 

loaded to the

en to verify if 

y you need, 

or 

e 

Virgin 

04/2

If an 

down

resea

their

 

 

Retri

If the

ente

grant

prop

nia Tech/Cay

3/2012 

opportunity 

nloaded from

arch.gov in th

 proposal. Se

ieve Opportu

e user clicks t

rs the Opport

ts.gov to Virg

osal with the

use Processin

is downloade

m Grants.gov w

he Comp. ID.  

e below for a

unities: 

he Retrieve O

tunity Numbe

ginia Tech’s Ca

 opportunity.

ng – Training 

ed for the Nat

which will be 

The user sho

an example.  

Opportunities

er from the Su

ayuse instanc

. 

Handouts 

tional Science

blank in the C

ould always se

s button, The 

ubmission Gu

ce. Only one u

5 

e Foundation 

Comp. ID colu

elect the rese

Retrieve Opp

uidelines from

user at VT has

(NSF) you wi

umn and one

earch.gov opp

portunities wi

m grants.gov t

s to do this –

ill have two o

e from researc

portunity to u

indow display

to bring the o

once done, a

opportunities.

ch.gov which 

use in the sub

ys (below). Th

opportunity fr

any user can s

 

.  One 

 will display 

bmission of 

he user 

rom 

set up a 

 

Virgin 

04/2

The u

icon.

scree

nia Tech/Cay

3/2012 

user can start

  The Create G

en – page 23)

use Processin

t the entry of 

Grants.gov/R

 

ng – Training 

a proposal fr

Research.gov 

Handouts 

rom the Oppo

Proposal scre

6 

ortunities scre

een will displa

een by clickin

ay. (See ADD 

ng the green p

A PROPOSAL

plus sign whic

L section to vi

ch is the Add 

ew this 

Virgin 

04/2

Prop

The P

prop

perm

 

 

Copy

You c

make

pape

butto

nia Tech/Cay

3/2012 

posals Tab/Sc

Proposals tab

osals you hav

mission. You c

y/Transform a

can also copy

e a copy of th

er icon which 

on.   

use Processin

reen: 

b or link from 

ve entered, p

an click on th

a Proposal: 

y or transform

his proposal a

means Copy/

ng – Training 

the Main Me

roposals on w

he link to acce

m a proposal f

nd submit to 

/Transform P

Handouts 

enu will displa

which you are

ess the propo

from the Prop

another opp

roposal. Prop

7 

ay the Propos

e the PI or pro

osal. You can c

posal List. If th

ortunity (call

posal Copy/Tr

sals List (belo

oposals wher

click the R to 

he user want

ed transform

ransform win

w).  This scre

e you have b

have “read o

ts to make a c

m), click on the

dow displays

en will displa

een granted a

only” access t

copy of this p

e white/green

. Click the ap

 

ay all 

access 

o a proposal.

roposal or 

n sheet of 

propriate 

 

 

Virgin 

04/2

If you

Prop

Prop

The u

prop

nia Tech/Cay

3/2012 

u are transfor

osal window 

osal. This pro

user can rena

osal with or w

use Processin

rming the pro

displays.  Sea

ocess will asso

ame the propo

without the a

ng – Training 

oposal to ano

arch for the o

ociate the old

osal. The syst

ttachments a

Handouts 

ther opportu

opportunity yo

d proposal inf

tem will bring

according to t

8 

nity, you can

ou want and 

formation to t

g forward all a

the selection 

n select the op

click on the g

the new oppo

applicable inf

on this windo

pportunity wh

green plus sig

ortunity. 

formation to 

ow. 

hen the Trans

gn which mea

the new tran

 

sform 

ans Transform

 

sformed 

m 

Virgin 

04/2

The u

subm

  

 

 

 

Rout

The R

prop

 

nia Tech/Cay

3/2012 

user can then

mission of the

ting Tab/Scre

Routing tab o

osals which m

use Processin

n go into the p

 proposal to t

een: 

or link from th

may require s

ng – Training 

proposal from

the new oppo

he Main Menu

ome approva

 

Handouts 

m the Proposa

ortunity. 

u will display

al action by th

9 

al List and ma

the Routing H

he user viewin

ake any neede

Hot List (belo

ng the list. 

ed changes b

ow).  This scre

before they re

een will displa

 

equest 

ay all 

Virgin 

04/2

Peop

The P

searc

to vie

Cayu

 

 

Creat

After

Profi

nia Tech/Cay

3/2012 

ple Tab/Profe

People tab or

ch capabilities

ew their Prof

use by clicking

ting a Profess

r clicking the A

le button. 

use Processin

essional Profi

r Professional

s to verify if a

essional Prof

g the add Pers

sional Profile

Add person b

ng – Training 

le Link: 

 Profile link f

a person is av

ile. If the pers

son button at

e: 

button, the Cr

Handouts 

rom the Main

vailable in Cay

son is not in C

t the top/mid

reate Profess

10 

n Menu will d

yuse.  If the p

Cayuse (as be

ddle of the scr

ional Profile s

display the Pe

erson is avail

elow), their Pr

reen (below).

screen displa

eople screen. 

able, click the

rofessional Pr

.  

ys.  Enter nam

 This screen p

e link in the S

rofile can be 

 

me. Click Crea

provides 

Search results

added to 

ate New 

 

s 

Virgin 

04/2

A Pro

to ad

 

Searc

Adm

 

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

ofessional Pro

dd their conta

ch and then s

inistrator to a

use Processin

ofile displays 

act informatio

select the inst

add the instit

ng – Training 

for entered p

on. Click on th

titution from 

ution. Click o

Handouts 

person (below

he green plus

the list.  If an

on the Create 

11 

w) . If you add

s sign to assoc

n institution is

Institutional 

d a person, yo

ciate a organi

s not in the lis

Association b

ou need to lin

ization to the

st – contact y

button. 

nk them to an

e added perso

your Pre‐awar

 

 organization

on. 

 

rd 

n 

Virgin 

04/2

 

The P

plus 

 

If you

Resu

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

Professional P

sign to add a

u perform the

lts section to

use Processin

Profile now d

nother. 

e search on th

 view their Pr

ng – Training 

isplays the In

he Profession

rofessional Pr

Handouts 

nstitutional As

nal Profile scre

rofile.  

12 

ssociation. If a

een and the p

another asso

person is ava

ociation is nee

ilable, click th

eded click on 

 

he link in the 

the green 

Search 

Virgin 

04/2

Perm

If you

user’

grant

right 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

missions to Up

u select a per

’s Professiona

t permissions

hand corner 

use Processin

pdate Profess

rson from the

al Profile depe

s to his/her Pr

of the screen

ng – Training 

sional Profile

e Search Resu

ending on the

rofessional Pr

n. The icon is 

 

Handouts 

e: 

lts, everyone

e permissions

rofile.  The us

an orange ke

13 

e can view the

s to that Prof

ser clicks on t

ey. 

eir Profession

ile. From the 

the Permissio

nal Profile. A u

Professional 

ons icon which

user can upda

Profile scree

h can be foun

ate another 

n, a user can 

nd in the top 

 

Virgin 

04/2

Othe

The u

.   

nia Tech/Cay

3/2012 

er users can b

user searches

use Processin

e added to th

s for the appr

ng – Training 

he Permission

ropriate user 

Handouts 

ns for the Pro

and selects th

14 

fessional Pro

he user from 

ofile page by c

the Search R

clicking on the

Results. 

e Add user/g

 

roup button.  

Virgin 

04/2

The u

perm

Ekkad

if nee

The f

to ta

 

Perm

List 

Read

Write

Auto

Delet

Chan

Add 

Remo

 

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

user should g

mission to upd

d, Srinath), it

eded.  

following tab

ke away perm

mission 

d 

e 

ofill 

te 

nge Permissio

User/ Group 

ove User/ Gro

use Processin

ive “write” ac

date your Pro

will take the

le explains th

missions. 

M

Unag

Ute

U

Up

U

ons  Ut

Ua

oup  U

ng – Training 

ccess to all ap

fessional Pro

user back to 

e permission

Meaning 

Users with thiname will appaccess, they mgreater access

Users with thihe data. If theelevate their s

Users with thi

Users with thiproposals – in

Users with thi

Users with thihat profile. 

Users with thiappropriate p

Users with thi

Handouts 

ppropriate us

file. If the use

the Professio

 categories. C

s permission pear in lists. Tmust appeal tos, who can ele

s permission ey want Writstatus. 

s permission 

s permission  other words

s permission 

s permission 

s permission ermissions. 

s permission 

15 

sers by clickin

er then clicks

onal Profile w

Click the corre

for a given phey may not o the owner oevate their st

for a given pe access, they

for a given p

for a given ps, use the Prof

for a given p

for a given p

for a given p

for a given p

g the Write c

 the name in 

where they ca

esponding to

rofile can onllook at or moof the profiletatus. 

rofile can looy must appea

rofile can mo

rofile can “aufessional Prof

rofile can del

rofile can cha

rofile can add

rofile can rem

checkbox. The

the “bread c

n continue to

o give permiss

ly note the exodify the data or a System 

ok at all the daal to a user w

odify all data. 

utofill” data frfile as intend

lete it. 

ange the perm

d additional u

move users fr

e added user 

rumb” trail (i

o update thei

sions and unc

xistence of a a. If they wanAdministrato

ata. They mayith greater ac

rom the profied. 

missions asso

users and assi

rom the profil

now has 

n this case 

r information

click checkbox

Profile – the nt more or with 

y not modify ccess who can

ile into grant 

ociated with 

ign 

le. 

n 

 

x 

n 

Virgin 

04/2

Upda

From

conta

clicki

 

The u

scree

nia Tech/Cay

3/2012 

ating a Profes

m the Professi

act informatio

ing the links o

user should u

en .       

use Processin

ssional Profil

onal Profile s

on.  The Profe

on the left ha

pdate degree

ng – Training 

e: 

screen, a user

essional Profi

nd side of the

e information

Handouts 

r can update N

ile – Name  (a

e screen, use

n used by diffe

16 

Name, Degre

above) screen

rs can update

erent types o

ees, Demogra

n will capture

e different typ

of proposals o

phics, add Bio

e Name and N

pes of inform

on the Profess

osketches an

NIH and NSPIR

mation. 

 

sional Profile 

d update 

RES IDs.   By 

– Degrees 

 

Virgin 

04/2

The u

The u

PDF a

click 

nia Tech/Cay

3/2012 

user should u

user can store

and word ver

on the green

use Processin

pdate demog

e multiple Bio

rsions can bot

 plus sign wh

ng – Training 

graphics infor

oSketches nee

th be stored. 

ich is the Add

Handouts 

rmation used

eded in propo

The source d

d icon.  The sy

17 

 in proposals 

osal processin

document is id

ystem will allo

 on the Profe

ng on the Pro

dentified with

ow you to up

essional Profil

ofessional Pro

h a ‘src’ head

pload one or m

e – Demogra

 

ofile – Biosket

ing. To add B

more biosket

phics screen.

tches screen. 

Biosketches, 

ches. 

 

Virgin 

04/2

The u

 

The u

indic

nia Tech/Cay

3/2012 

user should u

user can revie

ate if someon

use Processin

pdate contac

ew their role 

ne should be 

ng – Training 

ct information

in proposal p

in the PI drop

Handouts 

n used in pro

processing on 

p down on th

18 

posals on the

the Professio

e Create Gra

e Professiona

onal Profile –

nts.gov/Rese

l Profile – Con

– eRA Role scr

earch.gov Pro

ntact Info scr

reen. This info

posal screen.

een .       

ormation will 

.                       

 

 

                

Virgin 

04/2

The u

Depa

The u

the P

nia Tech/Cay

3/2012 

user can upda

artment/Divis

user can view

Professional P

use Processin

ate departme

sion/Title scre

w the employe

Profile – Salar

ng – Training 

ent/division/t

een .       

ee ID informa

ry / Appointm

Handouts 

title informati

ation but no a

ment type scre

19 

ion used in pr

appointment t

een at Virginia

roposals on t

type, salary d

a Tech. 

he Profession

data or fringe

nal Profile – 

e rates will be

 

 stored on 

Virgin 

04/2

The u

scree

 

 

 

Man

If the

Profi

Mana

is not

nia Tech/Cay

3/2012 

user can upda

en  (below).  T

age Routing 

e user clicks t

le screen disp

age Routing P

tified the sam

use Processin

ate performa

The user can 

Profile/Addin

he Routing Pr

plays. At VT, w

Profile screen

me as the prim

ng – Training 

nce site infor

use the Fill fr

ng a Delegate

rofile button 

we will not us

n. A person de

mary user.    T

Handouts 

rmation used 

rom Contact I

e: 

on the Profes

se Next Revie

esignated as a

To add a deleg

20 

in proposals 

nfo if the pre

ssional Profile

ewer field. Us

a delegate on

gate, click on

on the Profe

eformance sit

e screen the P

ers can add d

n this screen c

 Add delegat

ssional Profil

te is the same

Professional P

delegates on t

can view, ent

e icon which 

e – Performa

e as contact in

Profile ‐ Man

the  Professio

ter, approve p

is the green p

nce Site 

nformation. 

 

age Routing 

onal Profile ‐ 

proposals and

plus sign.   

 

d 

Virgin 

04/2

Searc

 

Selec

 

The d

scree

will b

nia Tech/Cay

3/2012 

ch for the nam

ct person and

delegate will 

en. If a person

be able to vie

use Processin

me of the per

d click on the 

display on th

n is made a d

w, update an

ng – Training 

rson to add as

Add Delegate

e Manage Ro

elegate, they

nd approve th

Handouts 

s a delegate.

es button. 

outing Profile.

y will have the

e same way a

21 

. Click on the 

e same permi

as the primar

Close button

issions for all 

ry person. 

n to return to 

proposals as

 

 

the Professio

 the primary 

 

onal Profile 

person. Theyy 

Virgin 

04/2

Instit

The I

scree

link i

admi

perso

 

nia Tech/Cay

3/2012 

tutions Tab/L

nstitutions ta

en provides se

n the search 

inistrator to a

on. 

use Processin

Link: 

ab or Instituti

earch capabil

results to vie

add the instit

ng – Training 

onal Profiles 

lities to verify

w the Institut

ution. You ne

 

Handouts 

link from the

y if an institut

tional Profile.

eed to link a p

22 

e Main Menu 

tion is availab

. If the institu

person to an i

will display t

ble in Cayuse.

ution is not in

nstitution to 

he Institution

  If the institu

 Cayuse, cont

add contact 

nal Profile (be

ution is availa

tact your Pre‐

information f

elow).  This 

ble, click the 

‐Award 

for the 

 

Virgin 

04/2

Addi

A use

 

A use

 

nia Tech/Cay

3/2012 

ng a Proposa

er can start a 

er can start a 

use Processin

al: 

proposal from

proposal from

ng – Training 

m the Opport

m the Propos

Handouts 

tunities scree

sal List  (below

23 

en (below) by 

w) by clicking

y clicking on th

g on the Creat

he green plus

te Proposal b

s sign to add a

utton. 

a proposal. 

 

Virgin 

04/2

If the

On th

The n

The u

on th

 

nia Tech/Cay

3/2012 

e user selects

he Create Gra

naming conve

user selects a

he budget fro

use Processin

to create a p

ants.gov/Rese

ention for this

 PI, selects ID

m OSP) and t

ng – Training 

proposal, the 

earch.gov Pro

s is PI’s Last N

DC Rate which

the number o

 

Handouts 

Create Grant

oposal screen

Name, Spons

h is the indire

of budget peri

24 

ts.gov/Resear

 (above), the 

or Name, Du

ect rate that w

iods. 

rch.gov Propo

 user enters t

ue Date, and P

will be used o

osal screen di

the Proposal 

Proposal Sho

on the propos

isplays. 

Name.   

ort Name.   

sal (you can fi

 

nd this type 

Virgin 

04/2

Form

After

left s

optio

The P

The P

at th

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

m Package tha

r creating the

side of the scr

onal forms ha

Proposal Sum

Proposal Man

e top right ha

Permissio

Routing a

The Subm

The printe

use Processin

at displays on

e proposal, th

reen is the na

ave checkboxe

mmary section

nagement sec

and side of yo

ons (red/yello

nd Approval 

mitted icon is t

er icon can be

ng – Training 

nce Proposal 

e form packa

avigation pane

es that are bl

n is not used e

ction has icon

our screen.   

w key) grant 

(Green arrow

the lightning 

e used to prin

Handouts 

is created: 

ge displays (a

e. The forms 

ank.  If you w

except to ent

ns that contro

rights to THIS

w) is where yo

bolt.  You use

nt a pdf of you

25 

above).  Diffe

that are requ

want an option

er the deadli

ol the process

S proposal.  

ou go to enter

e this icon to 

ur proposal.

erent forms w

uired have ch

nal form to g

ne date on th

sing of your p

r your Pre‐Aw

find out info

will display for

eck boxes tha

o to the agen

he Summary s

proposal.  The

ward Adminis

rmation on th

r different age

at are checke

ncy it MUST b

screen. 

ese icons can 

trator as nex

he submissio

encies. The 

ed.  The 

be marked.  

also be found

t approver. 

n. 

 

d 

Virgin 

04/2

After

rest o

1. En

Summ

The P

 

 

 

 

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

r you have cr

of your propo

nter the propo

mary in the n

Proposal Sum

use Processin

eated the pro

osal informat

osal due date

avigation pan

mmary section

ng – Training 

oposal, there

tion: 

e on the Prop

ne on the left

n is not used e

Handouts 

e are 2 action

posal Summa

t.  This deadli

except to ent

26 

ns that you sh

ry Screen by 

ne should be 

er the deadli

hould always 

going to the 

the date tha

ne date on th

take immed

“Summary” s

t the proposa

he Summary s

iately before

section under

al is due to th

screen. 

e entering the

r Proposal 

he sponsor.   

 

e 

Virgin 

04/2

2. Ad

Navig

The P

Adm

Click 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

dd your Pre A

gation Pane o

PI is automat

inistrator to t

on the green

use Processin

Award Admin

on the left sid

ically listed in

the chain by c

n plus sign BE

ng – Training 

istrator to th

de of the scree

n the approva

clicking on th

LOW the PI to

Handouts 

he Routing an

en) 

al chain on the

e Edit Chain?

o add Pre‐Aw

27 

nd Approval s

e Routing & A

? icon in the m

ward Administ

screen (under

Approval scre

middle of the 

trator to the c

r ‘Proposal M

een.  The user

screen at the

chain. 

Management’ 

r must add th

e top. 

 

 

within the 

he Pre‐Award 

Virgin 

04/2

Searc

Appr

revie

Whe

Rout

nia Tech/Cay

3/2012 

ch and select 

roving the pro

ew/submissio

n the PI or de

ing & Approv

use Processin

correct Pre‐A

oposal entere

on: 

elegate comp

val screen and

ng – Training 

Award admin

ed and notify

letes proposa

d an e‐mail is 

Handouts 

istrator.  Click

ying OSP Pre 

al entry and i

sent to the n

28 

k Add to Chai

Award Admi

s ready to no

next user in th

in button. 

nistrator tha

otify OSP, the 

he routing cha

at proposal is 

PI approves t

ain (Pre‐Awa

 

ready for 

the proposal 

rd Administra

on the 

ator). 

Virgin 

04/2

Prop

If the

‘Prop

The p

do no

follow

chec

Perm

List 

Read

Write

Delet

Chan

Add/

Attac

Print

Brea

 

To gi

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

posal Manage

e user wants t

posal Manage

person enteri

ot need to ad

wing table ex

kbox to take 

mission 

d 

e 

te 

nge Permissio

/Remove Use

ch 

t 

k Lock 

ve permissio

use Processin

ement – Setti

to give permi

ement’ in the 

ing the propo

dd the PI.  You

xplains the pe

away permiss

M

P

U

U

U

ons  Ar

r Group  Ap

A

C

AP

ns click on th

ng – Training 

ng Proposal P

ssions for thi

Navigation P

osal displays w

u do need to a

ermission cate

sions. 

Meaning 

Proposal will a

User or Group

User or Group

User or Group

Allow User or esult in comp

Allow User or proposal. 

Allow User or 

Controls perm

Allow User or Proposal. Use 

e Add user/g

Handouts 

Permissions:

s proposal to

Pane). The Pro

with permissi

add any Co‐P

egories. Click 

appear in lists

p Members ca

p Members ca

p Members ca

Group Membplete control.

Group Memb

Group Memb

mission to prin

Group Membwith caution

roup button.

29 

o other users, 

oposal Permis

ons.  The PI a

PIs if they nee

the correspo

s, but, Read p

an view propo

an edit data in

an delete the 

bers to chang

bers to add/r

bers to uploa

nt proposal. 

bers to take w as this can in

 the user click

ssions screen

automatically 

ed access to th

onding checkb

permission is 

osal, but not 

n the proposa

proposal. 

ge security pe

remove a Use

d attachmen

write access ancur loss of th

ks the Permis

n displays:   

 has permissi

he proposal i

box to give pe

required to v

edit it. 

al, and run th

ermissions for

er or Group pe

ts to this pro

away from anheir unsaved 

ssions icon (u

ions to the pr

n the Cayuse 

ermissions an

view it. 

he Final Revie

r this proposa

ermission fro

posal. 

nother user wchanges. 

nder 

 

roposal. You 

system. The 

nd unclick 

w. 

al, which can 

m this 

who is in the 

Virgin 

04/2

The A

Searc

After

the c

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

Add Security 

ch Results an

r the name di

correct checkb

use Processin

Principal scre

d the name s

splays in the 

boxes. 

ng – Training 

een will displa

hould appear

Proposal Per

Handouts 

ay.  Search fo

r behind the w

missions scre

30 

r the person y

window on th

een, grant the

you want to g

he Permission

e user the app

give permissi

ns screen. 

 

propriate per

ons.  Select u

rmissions by c

user from 

clicking on 

Virgin 

04/2

Budg

Salar

appli

this f

nia Tech/Cay

3/2012 

get Entry: 

ry information

icable Month

for you and yo

use Processin

n is not being

s, Requested

ou might rece

ng – Training 

g stored in Cay

 Salary and Fr

eive the follow

Handouts 

yuse 424. Wh

ringe Benefit 

wing message

31 

hen entering t

amounts fro

e (next page)

the budget th

m the OSP bu

): 

he user shoul

udget. The sy

ld enter the N

ystem will try 

Number of 

to calculate 

 

Virgin 

04/2

The u

need

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

user should c

ded to comple

use Processin

lick on “Don’t

ete the budge

ng – Training 

t show this ki

et. 

 

Handouts 

ind of warnin

32 

g again” and hit OK buttonn. Proceed to

 

o enter the ammounts 

Virgin 

04/2

The r

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

red star will in

use Processin

ndicate manu

ng – Training 

ual override o

 

Handouts 

of a calculatio

33 

n. 

 

Virgin 

04/2

 

The u

overr

 

 

 

 

 

 

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

user should e

ride of a calcu

use Processin

nter the Indir

ulation. 

ng – Training 

rect base and

Handouts 

d the indirect 

34 

from the OSPP budget.  The red stars wwill display for 

 

manual 

Virgin 

04/2

Prop

The u

on th

subm

 

nia Tech/Cay

3/2012 

posal Manage

user uses the 

he submitted 

mitted the pro

use Processin

ement – Elect

Electronic Su

proposal. Th

oposal and tra

ng – Training 

tronic Submis

ubmission ico

is screen disp

acking numbe

 

Handouts 

ssion: 

on (under ‘Pro

plays informat

ers. 

35 

oposal Manag

tion on the d

gement’ in th

ate and time 

e Navigation 

 of submissio

 

Pane) to view

on, the person

w information

n who 

n 

Virgin 

04/2

WOR

1

2

3

nia Tech/Cay

3/2012 

RKFLOW for S

1. PI determ

2. PI goes to

3. Searches 

use Processin

ubmission 

mines the opp

o Grants.gov 

for opportun

ng – Training 

ortunity to w

ity by clicking

Handouts 

which he/she w

g on “Find Gra

36 

will apply. 

ant Opportun

 

 

nity” 

 

 

Virgin 

04/2

4

5

6

7

8

9

1

1

 

 

nia Tech/Cay

3/2012 

4. Searches 

5. Finds opp

example o

6. PI sends t

7. PI works w

8. PI searche

a. If 

b. If 

e

9. PI comple

a. P

P

u

b. P

c. P

d. P

e. P

b

10. PI sends c

two days 

11. OSP Pre‐a

use Processin

by entering c

portunity and 

our opportun

he full annou

with OSP to d

es VT product

the opportun

the opportun

nvironment b

etes the grant

I names the p

roposal Short

nderscores ‐ 

I goes to the 

I goes to the 

I completes t

I approves th

efore the pro

completed an

before propo

award Admini

ng – Training 

criteria. 

prints/saves 

nity is PA‐12‐0

uncement/gu

develop and fi

tion of Cayus

nity resides in

nity is not in t

by the Fundin

ts.gov/resear

proposal using

t Name. For e

Rakha_NSF_0

Summary sec

Routing & Ap

he all needed

e proposal on

oposal is due)

nd approved S

osal is due. 

istrator will re

Handouts 

full announce

027.  We use t

idelines to OS

inalize an OSP

e 424 for the 

n the VT prod

the VT produ

g Opportunit

ch.gov propo

g the naming

example the u

02‐02‐2012_T

ction under P

pproval for th

d documents 

n the Routing

. 

Sponsored Pr

eview and su

37 

ement and al

the Funding O

SP Pre‐award

P approved b

needed oppo

duction, creat

ction, retriev

ty Number. 

osal in Cayuse

g convention P

user would us

TrafficLights.

roposal Summ

is proposal a

in the applica

g & Approval 

ograms Appr

bmit proposa

lso notes the

Opportunity N

d Administrato

budget.  

ortunity with

te the propos

ve the opport

e424 

PI’s Last Nam

se the needed

mary and add

nd adds their

ation using th

screen when 

oval Form (SP

al and then no

Funding Opp

Number to se

or. 

 the Funding 

sal with the ne

unity to the V

me, Sponsor N

d component

ds the due da

r Pre‐award A

he OSP appro

 ready for OS

PAF) to OSP P

otify the PI of

portunity Num

earch in Cayu

Opportunity 

eeded opport

VT production

Name, Due Da

ts separated w

te for the pro

Administrator

oved budget n

SP to submit (

Pre‐award ad

f submission.

 

mber. In this 

se424. 

Number. 

tunity 

ns 

ate, and 

with 

oposal. 

r to the chain

numbers. 

(two days 

ministrator 

 

.