virtual team room hilfe - vitero.de · in dem kreis vor dem raumnamen. klicken sie dann auf den...
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Inhalt
1 virtual team room starten ........................................ 5
2 Anmeldung ............................................................... 5
2.1 Anmeldung ohne Sitzungscode ..................................... 6
2.2 Anmeldung mit Sitzungscode ....................................... 7
3 Gruppenraumauswahl (nur ohne Sitzungscode) ...... 8
4 Audio- und Videozugriffsschutz ............................. 10
5 Mein Testraum ....................................................... 10
6 Mein personenbezogener Raum (Lizenzmodell
Named Moderator) ................................................. 13
7 Grundlagen zur Bedienung von vitero .................... 14
7.1 Allgemein ................................................................ 14
7.2 Der vitero Avatar ..................................................... 15
7.3 Der vitero Gruppenavatar .......................................... 16
7.3.1 Gruppenavatar im Raum an- und ausschalten während
der Sitzung .......................................................... 16 7.3.2 Gruppenavatar auf dem Computer unabhängig vom
angemeldeten Benutzer dauerhaft ein oder ausschalten
.......................................................................... 17 7.4 Audiokommunikation mit vitero VoIP .......................... 17
7.5 Bildschirmaufbau ...................................................... 19
7.6 Ansicht des virtual team rooms .................................. 19
7.7 Navigation ............................................................... 20
7.8 Rollenkonzept .......................................................... 21
7.9 Besprechungstisch .................................................... 22
7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches ......... 22 7.9.2 Der vitero Video Player .......................................... 39 7.9.3 Die Werkzeuge der Titelleiste .................................. 41 7.9.4 Das Mikrofon und die virtuelle Maus ........................ 52
7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste ............................. 55
7.11 Avatarkontextmenü .................................................. 61
7.12 Das Menü Einstellungen ............................................ 68
7.12.1 Mein PC ............................................................... 69 7.12.2 Meine Favoriten .................................................... 74
7.12.3 Meine Links .......................................................... 75 7.12.4 vitero Raum ......................................................... 77 7.12.5 Experteneinstellungen ........................................... 80
7.13 Automatische Awarenesselemente .............................. 83
7.14 Tastatur Shortcuts .................................................... 86
7.15 Textchat Shortcuts ................................................... 88
8 vitero Nebenräume (optional)................................ 91
8.1 Nebenräume anlegen ................................................ 91
8.2 Zwischen Hauptraum und Nebenräumen wechseln ....... 91
8.3 Sonderfunktionen des Hauptraums ............................. 91
8.3.1 Mit allen Teilnehmern sprechen (Megafonfunktion) .... 91 8.3.2 Teilnehmer in den Hauptraum zurückholen ............... 92
9 Telefoneinwahl (optional) ...................................... 93
9.1 Der Einwahlassistent................................................. 93
9.1.1 Einwahlmöglichkeit auswählen ................................ 94 9.1.2 Telefonverbindung herstellen .................................. 95 9.1.3 Verbindung trennen ............................................... 96 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten ............. 96
9.2 Der Telefon-Avatar ................................................... 98
9.3 Teilnehmer per Telefon dazuschalten .......................... 99
10 vitero webcam recorder (optional) ...................... 102
10.1 Rekorder anzeigen ................................................. 102
10.2 Funktionen des Rekorders ....................................... 102
11 vitero session recorder (optional) ........................ 104
11.2 Aufnahme einrichten / starten ................................. 104
11.2.1 Aufnahmen erstellen ............................................ 105 11.2.2 Aufnahmen speichern .......................................... 106
12 Zugang für mobile Endgeräte (optional) .............. 107
12.1 Einer vitero Sitzung beitreten .................................. 108
12.2 Sitzungsdarstellung ................................................ 108
12.2.1 Mikrofonsymbole ................................................. 109 12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige (optional) ............. 110 12.2.3 Gesten aktivieren ................................................ 110 12.2.4 Sitzung verlassen ................................................ 111
13 Troubleshooting ................................................... 112
13.1 Probleme und Lösungen .......................................... 112
13.2 Systemeinstellungen für Apple Mac Rechner .............. 114
13.3 Weitere technische Informationen ............................ 114
Info ........................................................................... 114
virtual team room Hilfe o V1203DE18
vitero GmbH o Nobelstr. 15 o 70569 Stuttgart
Amtsgericht Stuttgart, HRB 720267 o Geschäftsführer: Heidi Sigel, Dr. Fabian Kempf
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1 virtual team room starten
Der virtual team room kann im Vitero Management System unter „Zum
virtual team room“ oder über den Link in der E-Mail Einladung zu einem
vitero Meeting direkt aus dem Browser heraus gestartet werden. Auf diese
Weise wird sichergestellt, dass Sie stets automatisch die aktuellste Version
der vitero Software verwenden.
Hinweis: Zum direkten Starten über den Browser wird vorab eine
einmalige initiale Einrichtung des sog. vitero starters benötigt. Folgen Sie
dazu bitte den Anweisungen in Ihrem jeweiligen Webbrowser, die Sie
erhalten nachdem Sie einen vitero direkt link z. B. aus Ihrer E-Mail
Einladung gestartet haben.
Alternativ ist auch der Download einer ausführbaren Datei möglich.
Weitere Details zum Starten des virtual team rooms finden Sie in der Vitero
Management System Hilfe in den Kapiteln „Zum virtual team room“ und
„Termin anlegen“.
2 Anmeldung
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Nachdem Sie den virtual team room gestartet haben, öffnet sich zunächst
der Anmeldungsdialog, in dem Sie die benötigten Zugangsdaten eingeben
können. Neben Benutzername und Passwort, kann auch ein sogenannter
Sitzungscode für die Anmeldung verwendet werden. Dieser kann bei
buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) im
Buchungsdialog des Vitero Management Systems generiert werden und ist
dann für den entsprechenden Termin gültig (siehe auch Vitero Management
System Hilfe, Kapitel „Termin anlegen“). Personenbezogene vitero Räume
(Lizenzmodell Named Moderator) verfügen über einen
terminunabhängigen, dauerhaft gültigen Sitzungscode (siehe 6 Mein
personenbezogener Raum).
2.1 Anmeldung ohne Sitzungscode
Geben Sie Ihren Loginnamen und Ihr Passwort ein. Setzen Sie, falls
gewünscht, das Häkchen vor „Anmeldedaten speichern“. Die Anmeldedaten
werden dabei verschlüsselt auf dem Rechner gespeichert (128-bit AES
Verschlüsselung) und müssen nicht erneut eingegeben werden, wenn Sie
sich das nächste Mal vom selben Computer aus anmelden. Abschließend
klicken Sie auf den „Ok“ Button, um den virtual team room zu betreten.
Das Feld „Sitzungscode“ müssen Sie nicht ausfüllen. Durch Klick auf den
„Abbrechen“ Button können Sie vitero beenden.
Wenn sich ein Benutzer an einem Rechner in vitero einwählt, während er
bereits mit denselben Accountdaten bereits an einem anderen Rechner
angemeldet ist, so wird die bestehende Verbindung automatisch beendet
und die Einwahl kann erfolgen.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf den
entsprechenden Link unter dem Passwort-Eingabefeld. Es öffnet sich der
„Passwort vergessen“ Dialog in Ihrem Standardbrowser. Geben Sie nun
Ihren vitero Benutzernamen sowie die zugehörige E-Mail-Adresse ein, um
das Passwort zurückzusetzen. Sie erhalten anschließend eine Mail mit
einem Link, über den Sie ein neues Passwort für Ihr vitero Konto vergeben
können.
Falls Sie ihr Passwort dreimal falsch eingegeben haben, wird Ihr Konto für
die Dauer von 15 Minuten gesperrt. Ein entsprechender Hinweis wird
angezeigt.
Hinweis: Das Zurücksetzen des Passworts kann vom Serveradministrator
in den Konfigurationseinstellungen des Vitero Management Systems
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deaktiviert werden. In diesem Fall wird bei der Anmeldung der Link
„Passwort vergessen“ nicht angezeigt.
2.2 Anmeldung mit Sitzungscode
Durch den Link in der E-Mail Einladung wird der Sitzungscode (sofern
vorhanden) automatisch in den Anmeldungsdialog eingefügt. Falls Sie den
virtual team room heruntergeladen haben oder den Link im Vitero
Management System unter „Zum virtual team room“ verwenden, müssen
Sie den Sitzungscode manuell in das entsprechende Eingabefeld eintragen.
Wenn Sie nur den Sitzungscode zur Anmeldung verwenden, öffnet sich
nach Klick auf den „Ok“ Button ein neues Fenster, in dem Sie die Sprache
einstellen und Ihren Vor- und Nachnamen eingeben können. Die
Namensangaben sind obligatorisch, da sie auf dem Namensschild im virtual
team room dargestellt werden.
Sie können nun entweder gleich auf den „Ok“ Button klicken, um in den
virtual team room zu gelangen oder optional, falls Sie noch kein vitero
Benutzerkonto haben, das Häkchen bei „Benutzerkonto dauerhaft anlegen“
setzen. Geben Sie dann die für das Benutzerkonto benötigten zusätzlichen
Informationen in die entsprechenden Felder ein (Benutzername, E-Mail,
Passwort und Passwortbestätigung). Durch Klick auf „Ok“ wird in diesem
Fall das Konto angelegt und Sie gelangen in den virtual team room.
Bitte beachten Sie:
o Bei Verwendung eines Sitzungscodes ist die Angabe von
Benutzername und Passwort nicht erforderlich aber - sofern
vorhanden - dennoch optional möglich, um u.a. Ihre vitero
Visitenkarten-Einträge und Ihr Foto im virtual team room
anzuzeigen.
o Named Moderator und Gruppenleiterrechte sind ebenfalls nur
bei Eingabe von Benutzername und Passwort verfügbar.
Benutzer, die sich nur mit dem Sitzungscode einloggen, haben
im virtual team room die Rolle „Teilnehmer“ oder optional auch
„Zuschauer“ (bei Lizenzierung von vitero audience).
o Teilnehmer, die versuchen einen personenbezogenen Raum per
Sitzungscode zu betreten, bevor der Named Moderator
anwesend ist, erhalten im Anmeldungsdialog eine
Hinweismeldung, dass sie auf das Eintreffen des Named
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Moderators warten mögen. Sobald der Named Moderator
anwesend ist, werden die wartenden Teilnehmer automatisch in
die Sitzung eingelassen.
3 Gruppenraumauswahl (nur ohne Sitzungscode)
Wenn kein Sitzungscode bei der Anmeldung am virtual team room
eingegeben wird, gelangen Sie in die Gruppenraumauswahl. Darin sehen
Sie ganz oben Ihren Testraum (siehe auch 5 Mein Testraum) und falls
vorhanden auch Ihren personenbezogenen virtual team room (Lizenzmodell
Named Moderator, siehe 6 Mein personenbezogener Raum). Darunter
werden die buchbaren Räume (Lizenzmodell Corporate Room) aller
Gruppen angezeigt, in denen Sie Mitglied sind und für die gerade ein virtual
team room geöffnet ist. Ganz am Ende der Liste sehen Sie die buchbaren
Gruppen, in denen Sie Gruppenleiter sind, für die aber gerade kein Termin
gebucht ist.
Bei Verwendung eines Sitzungscodes wird die Gruppenraumauswahl
übersprungen, da sie durch den Sitzungscode bereits festgelegt ist.
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Es besteht zusätzlich die Möglichkeit die Gruppenauswahl zu überspringen,
indem Sie die „Gruppen-ID“ der gewünschten Gruppe in das Sitzungscode-
Feld eintragen.
Beispiel: Gruppen-ID der „Testgruppe Support“ = 6484, entsprechende
Eingabe im Sitzungscode-Feld „g6484“. Voraussetzung: Die Gruppe ist
gebucht und der genutzte vitero Benutzeraccount ist der entsprechenden
Gruppe zugewiesen.
Ihr Testraum sowie optional auch Ihr personenbezogener Raum und die
buchbaren Gruppen, in denen Sie Gruppenleiter sind, werden immer in
der Gruppenraumauswahl angezeigt, auch wenn momentan kein
Termin für die entsprechende Gruppe gebucht ist. Dadurch haben Sie als
Gruppenleiter die Möglichkeit den virtual team room einer buchbaren
Gruppe bereits vor dem Sitzungstermin zu betreten, um sich auf die
Sitzung vorzubereiten. Es stehen Ihnen dann allerdings nicht alle
Anwendungen zur Verfügung und Sie können den Gruppenraum nur alleine
benutzen1.
Als Administrator sehen Sie die buchbaren Räume aller vitero Gruppen
in der Gruppenraumauswahl, unabhängig davon, ob Sie selbst
Gruppenmitglied sind und ob ein Termin gebucht wurde. Sie können die
buchbaren vitero Räume ebenfalls betreten, ohne dass ein Termin gebucht
ist. In diesem Fall gelten für den Administrator die gleichen
Einschränkungen für die Raumnutzung wie für den Gruppenleiter.
Die personenbezogenen Räume werden auch für Administratoren nur
angezeigt, wenn der „Named Moderator“ anwesend ist. Sie können auch
vom Administrator nicht alleine betreten werden.
Um einen bestimmten virtual team room zu betreten, klicken Sie auf die
Raumbezeichnung. Wenn ein Raum ausgewählt wurde, erscheint ein Punkt
in dem Kreis vor dem Raumnamen. Klicken Sie dann auf den OK-Button,
um den entsprechenden virtual team room zu betreten, oder auf den
1 Wenn Sie Gruppenleiter in einem personenbezogenen Raum sind, können Sie diesen nicht
vor dem Meeting alleine betreten. Ein personenbezogener Raum wird für Gruppenleiter nur
dann in der Gruppenraumauswahl angezeigt, wenn der Named Moderator (also der „Besitzer“
des personenbezogenen Raumes) anwesend ist.
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Abbrechen Button, wenn Sie das Menü verlassen wollen, ohne den Raum
zu betreten.
4 Audio- und Videozugriffsschutz
Falls Ihr Rechner über eine Soundkarte oder eine Webcam verfügt und der
Zugriff auf diese nicht vom Administrator gesperrt wurde, öffnet sich der
Dialog Audio- und Videozugriffsschutz bevor der virtual team room der
ausgewählten Gruppe angezeigt wird.
Hier erteilen Sie die Erlaubnis, dass vitero auf das Mikrofon Ihres Rechners
(und ggf. auch auf Ihre Webcam) zugreifen darf. Dadurch können Sie im
virtual team room über ein an Ihren Computer angeschlossenes Headset
mit den anderen Sitzungsteilnehmern sprechen (vitero VoIP). Klicken Sie
auf den Zulassen Button, um die Audioverbindung frei zu schalten.
Wenn Sie vitero VoIP verwenden, muss der Zugriff auf Ihr Mikrofon
erlaubt sein, damit Sie den virtual team room betreten können.
Bitte beachten Sie: Sie können vitero VoIP nur verwenden, wenn Ihr
Rechner über einen aktiven Mikrofonkanal verfügt und der Zugriff auf
diesen nicht durch Ihren Administrator gesperrt wurde. Details zur
Sperrung finden Sie in den vitero Systemvoraussetzungen im Bereich
Dokumentendownload der vitero Hilfe.
Bei der Lizenzierung von vitero essentials+ kann die
Audiokommunikation im virtual team room optional auch per Telefon
erfolgen. In diesem Fall benötigen Sie keinen aktiven Mikrofonkanal bzw.
keinen Zugriff auf ein Mikrofon, um den virtual team room zu betreten
(Voraussetzung: Telefoneinwahl wurde im Termin gebucht).
Bei der Lizenzierung von vitero audience+ können Zuschauer auch ohne
vorhandendes Mikrofon den Raum betreten (Telefoneinwahl muss dafür
nicht im Termin aktiviert sein).
5 Mein Testraum
In Ihrem Testraum können Sie sich mit vitero vertraut machen und die
Einstellungen Ihres an den Computer angeschlossenen Headsets
(Kopfhörers mit Mikrofon zur Audiokommunikation per Computer)
anpassen. Es gibt drei unterschiedliche Möglichkeiten in Ihren Testraum zu
gelangen:
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o über die Gruppenraumauswahl (siehe Kapitel 3),
o über den Button „Meinen Testraum direkt betreten“ im Bereich
„Zum virtual team room“ des Vitero Management Systems
(siehe auch Vitero Management System Hilfe)
o über den Sitzungscode „testraum“, den Sie zusammen mit
Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort direkt im
Anmeldungsdialog des virtual team rooms eingeben können.
Dadurch entfällt die Gruppenraumauswahl.
Wichtig: Damit die Einstellungen, die Sie in Ihrem Testraum
vornehmen, für Ihr vitero Benutzerkonto gespeichert werden
können, muss der Sitzungscode „testraum“ unbedingt
zusammen mit Benutzername und Passwort verwendet
werden.
Sobald Sie Ihren Testraum betreten haben, folgen Sie einfach den
Anweisungen auf den Folien, die auf dem Besprechungstisch angezeigt
werden, um den virtual team room auf Ihrem Rechner zu testen.
Beim Verlassen Ihres Testraums öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie
die Möglichkeit haben Ihren Gruppenleiter oder Administrator zu
informieren, ob der virtual team room auf Ihrem Rechner funktioniert hat
(PC-Status). Bitte nutzen Sie als neuer vitero Teilnehmer diese Funktion,
um Ihren Gruppenleiter oder Administrator rechtzeitig vor Ihrem ersten
vitero Meeting über Ihren PC-Status zu informieren. Dadurch wird der
reibungslose Ablauf der vitero Sitzung unterstützt, da es zu
Verzögerungen führt, wenn technische Schwierigkeiten erst während des
Meetings erkannt und gelöst werden.
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Sie haben dabei folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
o vitero funktioniert problemlos: Informiert den Gruppenleiter
und den Administrator, dass Sie den virtual team room
erfolgreich getestet haben. Durch diese Auswahl wird das Feld
PC-Status in Ihren Benutzerdaten auf dem Vitero Management
System (VMS) auf „In Ordnung“ gesetzt. Der Gruppenleiter und
der Administrator können den PC-Status jeder Zeit über das
VMS einsehen.
o Keine Informationen senden: Es werden keine Informationen
an das VMS gesendet und der Inhalt des Feldes PC-Status wird
nicht aktualisiert.
o Es gibt ein Problem: Informiert den Gruppenleiter und den
Administrator, dass technische Schwierigkeiten auftraten und
Sie eventuell Unterstützung benötigen. Das Feld PC-Status wird
auf „Problem“ gesetzt.
Der Administrator erhält zudem eine E-Mail mit Informationen
zu Ihrer PC Hardware. Klicken Sie auf den Link „E-Mail“ im
Dialogfenster, um eine genauere Fehlerbeschreibung in der
automatisch generierten E-Mail zu ergänzen.
Hinweis: In der Gruppenraumauswahl wird Ihr Testraum immer angezeigt
und muss dazu nicht vorher über das Vitero Management System gebucht
werden. Sie können Ihren Testraum nur alleine betreten.
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6 Mein personenbezogener Raum
(Lizenzmodell Named Moderator)
Das Lizenzmodell Named Moderator ermöglicht es, Benutzern die Rolle
„Named Moderator“ zuzuweisen. Jedem Named Moderator wird ein virtual
team room fest zugeordnet. Dieser personenbezogene Raum wird nicht im
VMS gebucht, sondern ist immer solange für andere Teilnehmer geöffnet
wie der Named Moderator darin anwesend ist. Sitzungsteilnehmer, die
versuchen einen personenbezogenen Raum zu betreten, bevor der Named
Moderator anwesend ist, erhalten im Anmeldungsdialog eine
Hinweismeldung, dass sie auf das Eintreffen des Named Moderators warten
mögen. Sobald der Named Moderator anwesend ist, werden die wartenden
Teilnehmer automatisch in die Sitzung eingelassen.
Neue Teilnehmer können dabei, genauso wie bei den buchbaren Räumen
(Lizenzmodell Corporate Room), entweder über das Vitero Management
System zur Gruppe des Named Moderators hinzugefügt werden oder
einfach per Sitzungscode einem Meeting beitreten.
Beim Betreten seines personenbezogenen Raumes kann der Named
Moderator, falls gewünscht, ein zusätzliches Sitzungspasswort anlegen.
Dadurch kann der Teilnehmerkreis eingeschränkt werden, da nur Personen,
die das aktuelle Sitzungspasswort kennen, den personenbezogenen virtual
team room betreten können. Das Sitzungspasswort verliert seine Gültigkeit
sobald der Named Moderator den Raum verlässt.
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Wenn Sie als Named Moderator Ihren personenbezogenen Raum betreten,
öffnet sich automatisch ein Dialogfenster, in dem Sie das Sitzungspasswort
anlegen können. Wählen Sie dazu die Option „Ja, folgendes Passwort
anlegen:“, indem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken. Tragen Sie
dann das gewünschte Passwort in das Eingabefeld ein und bestätigen Sie
durch Klick auf den Button „Ok“.
Das Sitzungspasswort kann auch nachträglich im Menü „Einstellungen“
jederzeit während der Sitzung geändert oder aktiviert werden. Setzen Sie
dazu als Named Moderator im Reiter „vitero Raum“ das Häkchen vor
„Passwort verwenden:“ und tragen Sie dann das gewünschte Passwort in
das zugehörige Eingabefeld ein. Durch Klick auf den „Ok“ Button links
unten wird die Eingabe bestätigt und das Passwort aktiviert oder geändert.
7 Grundlagen zur Bedienung von vitero
7.1 Allgemein
vitero (virtual team room) ist ein virtueller Konferenzraum und ermöglicht
räumlich getrennten Teilnehmern effektives Zusammenarbeiten über das
Internet. Besprechungen, Schulungen, Webinare, Sprachtrainings, etc. sind
im virtual team room problemlos möglich und werden durch eine große
Auswahl an speziellen Moderations- und Präsentationswerkzeugen
komfortabel unterstützt.
Der virtual team room ist für Windows PC und Apple Mac sowie für mobile
Endgeräte2 (browserbasierte HTML5 Version) verfügbar. Die
browserbasierte Version des mobilen Zugangs kann auch auf Rechnern mit
Linux Betriebssystem verwendet werden.
2 Die mobile Version der vitero Software umfasst derzeit noch nicht den vollen
Funktionsumfang.
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7.2 Der vitero Avatar
Jeder Sitzungsteilnehmende wird standardmäßig durch einen Avatar im
virtual team room repräsentiert. Bei der Lizenzierung von vitero audience
ist es möglich eine Sitzung mit Avatar-Teilnehmern und Zuschauern zu
erstellen. Sitzungsteilnehmende, die als Zuschauer definiert sind, werden
dabei nicht als Avatare im virtual team room angezeigt, sondern in der
Gestenleiste gesammelt dargestellt (siehe 7.10 Funktionen der vitero
Gestenleiste).
Ein Avatar ist eine Art Repräsentanz, die den einzelnen Teilnehmer in der
virtuellen Welt verkörpert. Wenn Sie ein persönliches Foto hochgeladen
haben, erscheint dieses in Ihrem Avatar. Falls Sie kein Foto haben wird ein
Gesicht symbolisch angezeigt. Ihr Avatar dient auch zur Kommunikation
mit den anderen Teilnehmern im virtual team room. So können Sie z. B.
Gesten oder Sprechblasen auslösen, die dann für alle sichtbar an Ihrem
Avatar angezeigt werden.
Des Weiteren verfügt Ihr Avatar auch über sogenannte automatische
Awarenesselemente. Diese werden angezeigt, wenn Sie z. B. Menüs im
virtual team room geöffnet oder ein anderes aktives Programmfenster
gewählt haben, das für die vitero Teilnehmer nicht sichtbar ist. Auf diese
Weise können Kommunikationsmissverständnisse vermieden werden, da
die anderen Teilnehmer z. B. erkennen, dass Sie gerade mit etwas
Anderem beschäftigt sind und ggf. den virtual team room nicht vollständig
sehen können, da er ganz oder teilweise durch ein anderes Fenster
überlagert ist. Eine tabellarische Auflistung der einzelnen Elemente finden
Sie unter 7.13 Automatische Awarenesselemente.
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Auch die Audiokommunikation wird am vitero Avatar visualisiert.
Standardmäßig steht Ihnen im virtual team room vitero VoIP zur
Verfügung. Details hierzu finden Sie unter 7.4 Audiokommunikation mit
vitero VoIP. Falls Sie vitero essentials+ lizenziert haben, kann die
Audiokommunikation im virtual team room optional auch über per Telefon
erfolgen. Auch dies wird am vitero Avatar dargestellt (siehe 9.2 Der
Telefon-Avatar).
7.3 Der vitero Gruppenavatar
Im Gegensatz zum vitero Avatar, der einen einzelnen Teilnehmer
verkörpert, dient der vitero Gruppenavatar zur Darstellung von
Personengruppen, die gemeinsam von einem Rechner aus an einer
vitero Sitzung teilnehmen.
Er kann auf verschiedene Weise aktiviert werden:
Zum einen wird der Gruppenavatar automatisch angezeigt, wenn Sie die
Freisprechanlagen ClearOne Chat 50 oder ClearOne Chat 150 verwenden.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit den Gruppenavatar dauerhaft an
einem bestimmten Rechner unabhängig vom eingeloggten Account zu
aktivieren. Dies empfiehlt sich z. B., wenn Sie vitero für Präsenzgruppen in
einem realen Konferenzraum mit einem dort fest eingerichteten Rechner
nutzen möchten. Jede Präsenzgruppe, die sich vom Rechner des
Konferenzraumes aus in vitero einloggt, wird dann automatisch durch
einen Gruppenavatar dargestellt.
Die dritte Variante ist, den Gruppenavatar durch einen Textchatbefehl
manuell aus- und anzuschalten.
7.3.1 Gruppenavatar im Raum an- und ausschalten während der
Sitzung
Der Gruppenavatar kann an- bzw. ausgeschaltet werden, wenn in den
Textchat #groupavatar eingeben wird und Sprechblase senden ( )
angeklickt bzw. die Return Taste der Tastatur gedrückt wird.
Bei dieser Methode muss für jede Sitzung der Befehl erneut eingegeben
werden, wenn der Gruppenavatar angezeigt werden soll.
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7.3.2 Gruppenavatar auf dem Computer unabhängig vom
angemeldeten Benutzer dauerhaft ein oder ausschalten
Durch diese Methode wird die Einstellung für den Gruppenavatar für alle
Sitzungen und Benutzer des Rechners gespeichert. Diese Funktion wird
über die vitero_settings.ini Datei ermöglicht.
Wenn der Gruppenavatar dauerhaft eingeschaltet sein soll, muss in der
ini-Datei folgendes stehen:
[global]
groupavatar=1
Falls der Gruppenavatar dauerhaft ausgeschaltet werden soll, muss die
ini-Datei folgende Werte enthalten:
[global]
groupavatar=0
Diese erstellte Datei muss in einem speziellen Verzeichnispfad
abgespeichert werden:
o Verzeichnispfad für Windows:
C:\Program Files (x86)\Common Files\vitero\
7.4 Audiokommunikation mit vitero VoIP
Die Audiokommunikation im virtual team room erfolgt standardmäßig über
vitero VoIP. Das bedeutet, dass die Sprachbeiträge über einen aktiven
Mikrofonkanal erfolgen und in diesem Fall z. B. mit Hilfe eines
angeschlossenen Headsets (oder auch einer Computer-
Freisprecheinrichtung) über das Internet an die anderen Teilnehmer
übertragen werden. Am vitero Avatar wird dies durch ein
Lautsprechersymbol dargestellt. Das Lautsprechersymbol ( ) wird
dabei nur angezeigt, wenn Ihr Mikrofon freigeschaltet ist und Sie zu den
anderen Teilnehmern sprechen können. Sobald Sie sprechen wird dies noch
zusätzlich durch Schallwellen am Lautsprecher visualisiert ( ). In der
Tabelle unten finden Sie die Beschreibung der verschiedenen Audiomodi,
die durch Einblendung des Lautsprechersymbols visualisiert werden.
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Moderator- und Co-Moderatorstuhl:
Tischmikrofon
Die Mikrofone der Personen, die auf dem
Moderator- und dem Co-Moderationsstuhl sitzen
(Stühle mit roten Tischmikrofonen und einer Linie
unter dem Namensschild oben am Besprechungs-
tisch), sind standardmäßig immer freigeschaltet.
Das Lautsprecher Symbol wird deshalb am vitero
Avatar angezeigt, sobald ein Teilnehmer auf einem
dieser Stühle Platz nimmt.
Teilnehmerstuhl: Handmikrofon
Personen, die auf den Teilnehmerstühlen sitzen,
können sprechen, sofern das Handmikrofon vor
ihrem Avatar positioniert ist.
Teilnehmerstuhl: alle Mikrofone
freigeschaltet
Bei Kleingruppen bis maximal 7 Personen ist es als
Gruppenleiter oder Administrator möglich, alle
Mikrofone zentral über das Menü Einstellungen
freizuschalten (Reiter „vitero Raum“, Option
„Mikrofone aller Anwesenden freischalten“).
Solange die Freischaltung aktiv ist, werden
zusätzlich zu den roten Tischmikrofonen an den
Moderatorplätzen auch bei den Teilnehmern weiße
Tischmikrofone angezeigt.
Teilnehmerstuhl: Ruffunktion
Zusätzlich hat ein Teilnehmer die Möglichkeit sich
akustisch bemerkbar zu machen, auch wenn das
Mikrofon nicht vor seinem Platz positioniert ist.
Durch Gedrückthalten der Strg-Taste (Windows
PC) bzw. der ctrl-Taste bei Apple Mac wird der
Mikrofonkanal des Teilnehmers freigegeben und
das Lautsprechersymbol angezeigt (ähnlich der
Sendetaste bei einem Funkgerät). Es wird
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empfohlen die Ruffunktion (auch Push-to-Talk
genannt) nur in kleinen Gruppen (max. 7
Teilnehmer) zu nutzen und bei größeren Gruppen
konsequent die Sprecherlaubnis über das virtuelle
Handmikrofon zu erteilen. Die Ruffunktion kann
für die Zeit einer Sitzung dauerhaft über den
Textchat Shortcut #openMic aktiviert werden
(siehe 7.15 Textchat Shortcuts). Aufgrund von
möglichen Störgeräuschen wie Rauschen,
Räuspern, Atemgeräuschen ist aber davon in der
Regel abzuraten.
7.5 Bildschirmaufbau
Der Bildschirm von vitero besteht aus zwei Teilbereichen, der
o Ansicht des virtual team rooms, die den größten Teil des
Bildschirms einnimmt und einer
o Gestenleiste am unteren Bildschirm Rand.
In der Ansicht des virtual team rooms werden die Avatare und der
Besprechungstisch angezeigt.
Über die Gestenleiste am unteren Bildschirmrand können Sie verschiedene
Funktionen von vitero aufrufen, wie z. B. Avatargesten oder die
Hilfefunktion (siehe auch 7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste).
Außerdem befindet sich hier auch die Eingabezeile für den Textchat.
7.6 Ansicht des virtual team rooms
Der virtual team room lässt sich in zwei Hauptbereiche unterteilen: Die
Stühle um den Tisch, auf denen die einzelnen Teilnehmer, der Moderator
und der Co-Moderator sitzen, und der Besprechungstisch, der die
Anzeigefläche und im oberen Bereich die Werkzeuge für die Moderatoren
enthält.
Der Moderatorplatz ist der durch eine Linie unter dem Namensschild
hervorgehobene Sitzplatz mit rotem Tischmikrofon oben in der Mitte des
Tischs. Der Anwesende, der auf diesem Platz sitzt, ist Moderator.
Falls die Assistenzfunktion eingeschaltet ist, wird links neben dem
Moderatorplatz noch ein weiterer hervorgehobener Sitzplatz (Linie unter
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dem Namensschild, rotes Tischmikrofon) eingeblendet. Der Teilnehmer, der
auf diesem Platz sitzt, hat bei der Bedienung des Besprechungstisches die
gleichen Rechte wie der Moderator (siehe auch 7.8 Rollenkonzept) und
kann diesen z. B. als Co-Moderator oder Protokollant etc. unterstützen. Um
eine bessere Übersichtlichkeit zu gewährleisten, wird dieser Teilnehmer in
den folgenden Abschnitten als Co-Moderator bezeichnet, auch wenn er
andere Aufgaben übernehmen kann.
Gruppenleiter und Administratoren haben zudem die Möglichkeit einzelne
Stühle auszublenden und somit eine bestimmte Sitzordnung einzurichten.
Dies ist z. B. in der Onlinemediation hilfreich, damit die Konfliktparteien an
den gegenüberliegenden Seiten des Tisches Platz nehmen können,
während der Mediator am oberen Ende sitzt.
7.7 Navigation
Wenn Sie vitero betreten wird Ihr Avatar automatisch auf einen der Stühle
am Besprechungstisch gesetzt. Sie können den Platz wechseln, in dem Sie
mit der linken Maustaste auf einen freien Stuhl klicken oder Ihren Avatar
per Drag-and-Drop mit der linken Maustaste auf einen freien Stuhl ziehen.
Ihr Avatar nimmt dann auf dem neuen Stuhl Platz.
Tipp: Wenn Sie Ihren Mauszeiger über vitero bewegen, verwandelt er sich
in ein Hand-Symbol, sobald er sich über einem interaktiven Element (wie z.
B. einem Stuhl) befindet. Dadurch können Sie leicht erkennen, welche
Elemente Sie anklicken können.
Wenn Sie vitero minimieren möchten, um z. B. eine andere Anwendung zu
starten, klicken Sie auf den „Minimieren“ Button ( ) in der rechten
oberen Ecke des Bildschirms. vitero wird daraufhin als Task-Reiter „vitero“
in der Windows Taskleiste angezeigt. Klicken Sie auf den Task-Reiter um
vitero wieder zu maximieren.
Wichtig: Wenn Sie (als Moderator oder Co-Moderator) Application Sharing
gestartet haben und dann die Minimieren-Funktion benutzen, werden Ihre
Anwendungsfenster nicht mehr per Application Sharing an die anderen
Teilnehmer übertragen. Wenn Sie vitero wieder maximieren, werden (je
nachdem welche Sicherheitseinstellung Sie für Application Sharing
ausgewählt haben) Ihr Desktop bzw. die geöffneten Anwendungsfenster
wieder bei den anderen Teilnehmern angezeigt.
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Wenn Sie vitero verlassen wollen, klicken Sie auf den „Schließen“ Button
( ) in der oberen rechten Ecke des Bildschirms.
Neben „Minimieren“ und „Schließen“ steht Ihnen rechts oben auch der
„Aktualisieren“ Button ( ) zur Verfügung. Durch Klick auf diesen Button
können Sie den virtual team room neu laden. Dies kann Abhilfe schaffen,
falls z. B. Grafikdarstellungsfehler auftreten oder die Audioverbindung zu
einem Teilnehmer abbricht.
Hinweis: Application Sharing wird automatisch geschlossen, wenn der
virtual team room durch Klick auf den „Aktualisieren“ Button neu geladen
wird.
7.8 Rollenkonzept
In vitero können die Benutzer drei verschiedene Rollen übernehmen: die
Rolle des Moderators oder des Co-Moderators oder die Rolle eines
Teilnehmers. Die Moderatoren haben gegenüber den Teilnehmern
besondere Rechte:
Nur der Moderator und der Co-Moderator können die Werkzeuge des
Tisches bedienen, für die Teilnehmer sind diese gesperrt.
Hinweis: Beim Betreten von vitero sind die Buttons, die die Application
Sharing Funktion (siehe unten) aufrufen, zunächst ausgegraut bis vitero
vollständig geladen ist. Die Ladezeit ist dabei abhängig von der
Geschwindigkeit der Internetverbindung und der Anzahl der Medien, die in
vitero zur Verfügung stehen.
Sofern über Kopfhörer und Mikrofon, welche am Computer angeschlossen
sind, kommuniziert wird, werden die Wortbeiträge der Moderatoren stets
übertragen. Dies wird über das Tischmikrofon am Sitzplatz des Moderators
bzw. des Co-Moderators illustriert.
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7.9 Besprechungstisch
Der obere Bereich des vitero Besprechungstisches enthält verschiedene
Bedienelemente, die vom Moderator oder Co-Moderator benutzt werden
können. Über die großen Funktionsbuttons, das Mikrofon und die virtuelle
Maus in diesem Bereich können die Moderatoren verschiedene
Anwendungen und Werkzeuge aufrufen.
Direkt unterhalb der Funktionsbuttons befindet sich die Titelleiste des
Besprechungstisches, über die weitere Werkzeuge aufgerufen werden
können. Die Buttons in der Titelleiste ändern sich abhängig davon, welche
Anwendung gerade auf dem Besprechungstisch angezeigt wird. Falls ein
Werkzeug also für eine bestimmte Anwendung nicht verfügbar ist, wird der
entsprechende Button ausgeblendet.
In den folgenden Abschnitten finden Sie eine detaillierte Beschreibung der
einzelnen Anwendungen und Werkzeuge.
7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches
Application Sharing Button ( ):
Mit Application Sharing können der Desktop bzw. ausgewählte
Anwendungen des Moderators oder des Co-Moderators für alle Teilnehmer
sichtbar auf dem Gruppentisch angezeigt werden. Dabei werden immer der
Desktop bzw. die Anwendungen der Person angezeigt, die Application
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Sharing gestartet hat (entweder der Moderator oder Co-Moderator). Der
Moderator bzw. der Co-Moderator kann grundsätzlich sowohl jede beliebige
Anwendung (z. B. Microsoft Word), die er auf seinem Rechner installiert
hat, als auch seinen Desktop den Teilnehmern zeigen und mit ihnen
zusammen darin arbeiten.
Wenn Sie als Moderator oder Co-Moderator Application Sharing von einem
Windows PC aus starten, wird zunächst der Dialog
„Sicherheitseinstellungen“ eingeblendet, in dem Sie auswählen können,
welche Anwendungen die anderen Teilnehmer sehen können. Die gewählte
Sicherheitsstufe wird nach dem Starten auch in der Titelleiste des
Application Sharings angezeigt. Bei Apple Mac Rechnern ist die
Sicherheitsstufenauswahl nicht verfügbar, so dass immer alle geöffneten
Anwendungen und auch der Desktop übertragen werden.
Die folgenden drei Sicherheitsstufen stehen Ihnen auf einem Windows PC
beim Starten von Application Sharing zur Auswahl:
o Stufe I: Die anderen Teilnehmer sehen alle Anwendungen
(inklusive aller zugehörigen Anwendungsdialoge, wie z. B.
Speichern), die Sie geöffnet haben und auch Ihren Desktop.
o Stufe II: Dies ist die Standardeinstellung für Application
Sharing. Die anderen Teilnehmer sehen bei dieser Einstellung
zwar alle Anwendungen, die Sie geöffnet haben, Ihr Desktop
wird jedoch nicht übertragen. Aus Sicherheitsgründen werden
auch Speichern-Dialoge, die die in Windows integrierte
Speicherfunktion verwenden (z. B. die Speichern Dialoge in MS
Office Anwendungen) nicht übertragen.
o Stufe III: Wenn Sie diese Einstellung wählen, werden nur die
Anwendungen an die anderen Teilnehmer übertragen, die Sie
neu öffnen, nachdem Sie Application Sharing gestartet haben.
Speichern-Dialoge, die die in Windows integrierte
Speicherfunktion verwenden (z. B. die Speichern-Dialoge in MS
Office Anwendungen) werden auch bei neu geöffneten
Anwendungen aus Sicherheitsgründen nicht übertragen.
Alle Anwendungen, die Sie bereits vor dem Starten von
Application Sharing geöffnet hatten, sowie Ihr Desktop sind für
die anderen Teilnehmer nicht sichtbar.
Tipp: Wenn Sie sich nicht mehr sicher sind, ob Sie die aktive
Anwendung vor oder nach dem Starten von Application Sharing
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geöffnet haben, achten Sie darauf, ob das Bildschirmsymbol
( ) vor Ihrem Foto angezeigt wird. Wird das Symbol
angezeigt, bedeutet dies, dass die aktive Anwendung nicht an
die anderen Teilnehmer übertragen wird. Falls Sie die
Anwendung doch übertragen möchten, schließen und starten
Sie sie erneut.
Die Größe der per Application Sharing übertragenen Anwendung wird
automatisch an die Anzeigefläche des vitero Besprechungstisches
angepasst. Solange die ausgewählte Anwendung an die anderen
Teilnehmer übertragen wird, sehen diese Ihren Mauscursor und alle
Änderungen/Einstellungen, die Sie in der Anwendung durchführen. Sie
können einem Teilnehmer auch die Erlaubnis erteilen, die mit Application
Sharing geöffnete Anwendung zu steuern, indem Sie die virtuelle Maus
( ) an ihn übergeben.
Solange Application Sharing geöffnet ist, stehen Ihnen in der Titelleiste die
Werkzeuge Kartensammlung, Schnappschuss, Vergrößerungsansichten
(siehe unten) und Schließen zur Verfügung. Eine weitere Beschreibung
dieser Werkzeuge finden Sie in Abschnitt 0 Die Werkzeuge der Titelleiste.
Über den Leinwand Button ( ) können in Verbindung mit Application
Sharing zwei verschiedene Vergrößerungsansichten aufgerufen werden.
Wenn Sie mit der linken Maustaste auf den Leinwand Button klicken,
können Sie auswählen, ob Sie die Präsentationsansicht (Gesten- und
Titelleiste sind komplett sichtbar) oder die Vollbildansicht (nur eine
Auswahl aus den Funktionen der Gesten- und Titelleiste ist verfügbar, dafür
entsteht jedoch mehr Platz für die übertragene Anwendung) starten
möchten. Mit Rechtsklick auf den Leinwand Button gelangen Sie direkt zur
Vollbildansicht.
Falls die entsprechende Option in den Experteneinstellungen aktiviert ist,
werden momentane Avatarinteraktionen, wie z. B. Gesten oder
Awarenesselemente, in den Vergrößerungsansichten für einige Sekunden
auf dem Besprechungstisch eingeblendet.
Zum Beenden der Vergrößerungsansicht klicken Sie erneut auf den
Leinwand Button.
Hinweise zur Vollbildansicht: Wenn Sie die Vollbildansicht in
Kombination mit Sicherheitsstufe 1 verwenden, können Sie Ihren gesamten
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Desktop inkl. Windowstaskleiste bzw. Mac Dock zeigen.
Die in der Vollbildansicht verfügbaren vitero Gesten und Funktionen
können über eine Buttonleiste am oberen linken Bildschirmrand aufgerufen
werden. Bei Apple Mac Rechnern wird diese Leiste nur angezeigt, wenn der
virtual team room das aktive Fenster ist. Um die Leiste einzublenden,
klicken Sie im Mac Dock auf das vitero Symbol.
Technische Anmerkungen zum Application Sharing:
o Die beste Qualität des übertragenden Bildes erreicht man, wenn
der Teilnehmer die gleiche Grafikkartenauflösung hat, wie die
Person, welche Application Sharing gestartet hat. Bei
unterschiedlichen Auflösungen wird die übertragene Anwendung
entweder kleiner dargestellt (bei Teilnehmern mit höherer
Auflösung), so dass sie nicht die ganze Anzeigefläche des
Tisches einnimmt oder skaliert, d.h. an die jeweilige Auflösung
angepasst (bei Teilnehmern mit geringerer Auflösung). Durch
die Skalierung verschlechtert sich die Bildqualität des
Application Sharing (z. B. „ausgefranste“ oder unscharfe
Buchstaben).
Die Verbindung zum Application Sharing Server ist über verschiedene Ports
möglich. Der Clientrechner versucht zunächst über den AS-Standardport
16501 zum Server zu verbinden. Gelingt dies nicht wird der so genannte
SSL-Port 443 genutzt. Ist auch dieser nicht möglich wird Port 80 über http-
Tunneling genutzt.
Tipp: Mit der Tastenkombination „Shift + Druck“ kann ein Schnappschuss
erstellt werden. Damit haben Sie beispielsweise die Möglichkeit eine
Abblildung von geöffneten Menüs im Application Sharing Modus zu
erstellen. Bei Verwendung dieser Tastenkombination gilt es zu beachten,
dass sich anschließend das Application Sharing schließt, aber die
Anwendung trotzdem noch im Vordergrund ist (Awareness: Monitor vor
Gesicht).
Favoriten Button ( ):
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Öffnet ein Menü über das Sie bestimmte Anwendungen und Dateien direkt
öffnen und per Application Sharing an die anderen Teilnehmer übertragen
können. Im Menü Einstellungen können Sie eigene Favoriten hinzufügen.
Wenn Sie eine Anwendung mit dem Favoriten Button öffnen, enthält die
Titelleiste die gleichen Werkzeuge, wie wenn Sie Application Sharing direkt
starten (Kartensammlung, Schnappschuss, Vergrößerungsansichten und
Schließen, siehe auch 0 Die Werkzeuge der Titelleiste). Wie beim
Application Sharing stehen Ihnen auch bei den Favoriten Anwendungen
zwei unterschiedliche Vergrößerungsansichten zur Verfügung (siehe
Abschnitt zum „Application Sharing Button“).
Die folgenden Favoritenanwendungen sind standardmäßig in vitero
integriert:
o Browsen: Öffnet Ihren Standardbrowser im Application Sharing
Modus.
o Brainstorming (nur Windows PC): öffnet eine Word-Vorlage
im Application Sharing Modus. Sie dient dazu Ideen, Ergebnisse
etc. vom Moderator zentral festzuhalten. Über das Verschieben
der virtuellen Maus kann auch ein Teilnehmer das Editieren
übernehmen. Zur Nutzung der Brainstorming Funktion ist es
notwendig, dass auf dem Moderator-Rechner Word für
Windows3 installiert ist. Bei den Teilnehmer-Rechnern ist dies
nicht erforderlich.
o Clustern (nur Windows PC): Es öffnet sich eine Word-Vorlage
im Application Sharing Modus. Nachdem alle Teilnehmer den
Inhalt ihrer persönlichen Tafel abgeschickt haben, kann der
Moderator z. B. die Inhalte aus der Kartensammlung den
Clustern zuordnen. Zur Nutzung der Clustern Funktion ist es
notwendig, dass auf dem Moderator-Rechner Word für Windows
installiert ist. Bei den Teilnehmer-Rechnern ist dies nicht
erforderlich.
Tipp: Es wird empfohlen in Word das „Lineal“ und weitere nicht
benötigte Werkzeugleisten auszublenden, damit Sie die Fläche
optimal nutzen können.
3 Microsoft Word ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation
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o Zeichnen (nur Windows PC): Öffnet das Zeichenprogramm
Microsoft Paint4 im Application Sharing Modus.
Medien Button ( ):
Aktiviert das Media Display, mit den Dateien, die im Vitero Management
System (VMS) für den virtual team room der entsprechenden Gruppe
bereitgestellt wurden, auf dem Besprechungstisch angezeigt werden
können. Folgende Dateiformate können im Media Display geöffnet werden:
pptx, ppt, odp, pdf, jpg, mp4 („Videoclips“, siehe 7.9.2 Der vitero Video
Player) und optional auch mp3 (bei Lizenzierung von vitero language
lab). Dazu müssen die Dateien im jeweiligen Gruppenordner des VMS in
einem „presentation“ oder im „agenda“ bzw. „welcome“ Ordner abgelegt
sein. Beim Upload ins VMS werden Dateien im ppt, pptx, odp und pdf
Format für die Anzeige mit dem Media Display automatisch ins jpg Format
konvertiert. Bei Dateien im jpg, mp4 und ggf. auch im mp3 Format (bei
Lizenzierung von vitero language lab, siehe auch Kapitel Fehler!
Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) findet keine
Konvertierung statt. Um Dateien in einem anderen als den oben genannten
Formaten im virtual team room anzuzeigen, nutzen Sie die Application
Sharing Funktion.
Jpg-/Jpeg-Dateien per Drag-and-Drop im virtual team room öffnen
(nur Windows PC):
Zusätzlich zu den vorab im Vitero Management System bereitgestellten
Sitzungsinhalten haben Sie als Administrator oder Gruppenleiter die
Möglichkeit, jpg-/jpeg-Dateien direkt während der Sitzung per Drag-and-
Drop im Media Display zu öffnen. Nehmen Sie dazu auf dem Moderator
oder Co-Moderator Stuhl Platz und ziehen Sie dann die gewünschten jpg-
Dateien einfach aus Ihrem Windows Explorer über den virtual team room.
Am Mauszeiger wird nun durch ein „+“ Symbol dargestellt, dass Sie die
Dateien in vitero öffnen können. Lassen Sie die Maustaste los um die jpgs
im Media Display anzuzeigen.
Bitte beachten Sie:
4 Microsoft Paint ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation
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o Aus Performanzgründen darf die Größe der einzelnen jpg-
Dateien 300 kB nicht überschreiten.
o Solange die Webcam oder Application Sharing auf dem
Besprechungstisch geöffnet sind, können Sie keine neuen
Dateien einfügen. Schließen Sie diese Funktionen vor dem
Einfügen per Drag-and-Drop.
o Für Apple Mac Rechner ist diese Funktion derzeit noch nicht
verfügbar.
o Die per Drag-and-Drop geöffneten jpgs werden zu
Schnappschüssen und neu erstellten Folien hinzugefügt. Es
können maximal 20 zusätzliche Dateien im Media Display
angezeigt werden, unabhängig davon ob diese als
Schnappschuss, neu erstellte Folie oder per Drag-and-Drop
angelegt wurden.
Tipps zur besseren Foliendarstellung: In seltenen Fällen kann es bei
der automatischen Konvertierung von ppt oder pptx Dateien zu
Darstellungsfehlern kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie
PowerPoint Präsentationen vor dem Hochladen im pdf Format abspeichern.
Um trotz Konvertierung die höchstmögliche Schärfe bei der
Schriftdarstellung zu erzielen, können Sie Ihre Folien auch direkt in
PowerPoint als einzelne jpgs abspeichern. Für das Hochladen empfiehlt es
sich, ein zip-Archiv mit allen Bildern zu erstellen. Dieses wird im VMS
automatisch entpackt, so dass Sie nicht jedes jpg-Bild einzeln hochladen
müssen.
Alternativ können Sie auch Application Sharing zur Anzeige von PowerPoint
Präsentationen verwenden. Dies ermöglicht das Anzeigen der Folien in
Originalqualität, ohne jeglichen Schärfeverlust. Voraussetzung hierfür ist,
dass Application Sharing nicht vergrößert wird (Standardeinstellung). Die
entsprechende Option finden Sie im Menü „Einstellungen“ unter
„Experteneinstellungen“, „Application Sharing nicht vergrößern“.
Angezeigte Präsentation wechseln:
Wenn Sie den Medien Button das erste Mal während einer Sitzung
verwenden, wird die alphabetisch erste Datei im alphabetisch ersten, als
„presentation“ markierten Ordner auf dem Besprechungstisch angezeigt.
Details zum Anlegen von „presentation“ Ordnern finden Sie in der VMS
Hilfe im Kapitel „Gruppenordner“.
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Über den Pfeilbutton ( ) in der Titelleiste neben dem Dateinamen
können Sie eine andere Datei öffnen. Wenn Sie auf den Pfeilbutton klicken,
öffnet sich ein aufklappbares Menü, in dem bis zu vier Unterebenen mit
Dateien und Ordnern angezeigt werden können. Ordner sind durch ein
Pfeilsymbol ( ) gekennzeichnet. Die Ordnerstruktur entspricht dabei der
Struktur im jeweiligen Gruppenordner des VMS. Falls in einem
Gruppenordner mehr als vier Unterebenen mit Ordnern angelegt wurden,
werden Ordner und Dateien ab der fünften Unterebene nicht mehr im
virtual team room angezeigt. Sie erhalten dann auch im VMS eine
entsprechende Hinweismeldung.
Wenn Sie eine andere Funktion des Besprechungstisches verwenden (wie z.
B. Application Sharing) ohne die Medien zu schließen, gelangen Sie durch
erneutes Klicken auf den Medien Button wieder zu der Seite, die Sie zuletzt
auf dem Besprechungstisch geöffnet hatten. Wenn (außer ggf. der Agenda)
keine Ordner im VMS für den virtual team room bereitgestellt wurden, wird
der Medien Button ausgegraut dargestellt. Solange Sie die Medien geöffnet
haben, stehen Ihnen auch alle Werkzeuge in der Titelleiste zur Verfügung.
Eine Beschreibung der einzelnen Werkzeuge finden Sie in Abschnitt
0 Die Werkzeuge der Titelleiste).
Agenda Button ( ):
Aktiviert das Media Display und öffnet alle Dateien, die im jeweiligen
Gruppenordner des Vitero Management System (VMS) für den virtual team
room bereitgestellt wurden (also die Inhalte der „presentation“, „agenda“
und „welcome“ Ordner). Dabei wird die alphabetisch erste Datei des als
„agenda“ gekennzeichneten Ordners auf dem Besprechungstisch angezeigt.
Folgende Dateiformate können für das Media Display verwendet werden:
ppt, pptx, odp und pdf (automatische Konvertierung ins jpg Format), sowie
jpg, mp4 („Videoclips“, siehe 7.9.2 Der vitero Video Player) und ggf. mp3
(bei Lizenzierung von vitero language lab). Wenn der „agenda“ Ordner
einer Gruppe leer oder nicht vorhanden ist, wird der Agenda Button
ausgegraut dargestellt. In der Titelleiste werden, wie bei den Medien, alle
Werkzeuge angezeigt (siehe 0 Die Werkzeuge der Titelleiste), wenn die
Agenda geöffnet ist.
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Tipp: Benutzen Sie den Agenda Button, um schnell zwischen dem aktuell
geöffneten Medium und der Agenda der Sitzung zu wechseln.
Prüfung Button ( ) (optional):
Über den Prüfungsbutton können Sie Prüfungsunterlagen austeilen oder
wieder einsammeln. Diese Funktion ist nur bei Lizenzierung von vitero
examination verfügbar und kann in den Experteneinstellungen des virtual
team rooms aktiviert werden (siehe 7.12.5 Experteneinstellungen).
Der Prüfungsbutton ersetzt den Agenda Button. Durch Klick auf den Button
können Sie als Moderator oder Co-Moderator Prüfungsunterlagen an die
anderen Sitzungsteilnehmer austeilen. Der Dateiaustausch erfolgt dabei auf
dieselbe Weise wie bei der Funktion „Dokument verteilen“ (siehe unten).
Wenn Sie nach dem Austeilen erneut auf den Button klicken, können Sie
die Unterlagen entweder wieder einsammeln oder erneut austeilen. Beim
erneuten Austeilen werden nur die Teilnehmer berücksichtigt, die
nachträglich hinzugekommen sind. Sind keine neuen Teilnehmer
anwesend, ist die Funktion auch nicht verfügbar.
Beim Einsammeln der Prüfungsunterlagen erhalten zunächst alle
Sitzungsteilnehmer, die die Unterlagen angenommen haben, eine Meldung,
dass sie ihre Ergebnisse speichern sollen. Dies wird auch an den Avataren
durch ein entsprechendes Awarenesselement dargestellt ( ) und bei
den Prüflingen akustisch durch einen Signalton angekündigt. Die
Speicherung der Ergebnisse ist zwingend erforderlich, da ansonsten ein
nicht ausgefülltes Dokument an den Prüfenden zurückgeschickt wird.
Wichtig hierbei ist auch, dass die Prüfungsunterlagen vor oder beim
Speichern nicht umbenannt oder verschoben werden.
Das Einsammeln der Prüfungsunterlagen wird erst gestartet, nachdem ein
Sitzungsteilnehmer die Aufforderungsmeldung durch Klick auf den Button
„Ok, ich habe gespeichert“ bestätigt hat. Die Bestätigung und damit das
„Abgeben“ der Unterlagen wird ebenfalls durch ein entsprechendes
Awarenesselement dargestellt ( ).
Beim Prüfenden wird während des Einsammelns ein Ladebalken angezeigt.
Dadurch sieht man, ob die Unterlagen bereits vollständig auf den Rechner
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des Prüfenden übertragen wurden. Sobald alle Unterlagen eingesammelt
sind, erhält der Prüfende eine Meldung, über die alle eingesammelten
Dokumente entweder direkt oder alternativ auch der übergeordnete Ordner
geöffnet werden kann.
Wichtig: Die Prüfungsunterlagen können nur von der Person eingesammelt
werden, die sie zuvor auch ausgeteilt hat. Falls der Prüfende nicht mehr
anwesend ist, können die Unterlagen per E-Mail an ihn geschickt werden.
Dazu muss ein Teilnehmer auf dem Moderator oder Co-Moderatorstuhl
Platz nehmen und das Einsammeln über den Prüfungsbutton starten. Nach
dem Speichern der Ergebnisse wird in diesem Fall eine E-Mail mit den
Prüfungsunterlagen erstellt, die an den Prüfenden versendet werden kann.
Die E-Mail-Adresse des Prüfenden wird dabei, sofern sie im VMS
gespeichert ist, automatisch eingetragen.
Mehrere Prüfungen gleichzeitig in einer vitero Sitzung abhalten:
Durch das Anlegen von Nebenräumen ist es möglich, mehrere Prüfungen in
der gleichen vitero Sitzung abzuhalten. Im Haupt- sowie in jedem
Nebenraum kann dabei eine separate Prüfung gestartet werden. Dabei
spielt es keine Rolle, ob die einzelnen Prüfungen von unterschiedlichen
Personen oder alle von der gleichen Person gestartet werden. Der Prüfende
kann die Räume auch während die Prüfung läuft jederzeit wechseln.
Damit die Prüfungsunterlagen wieder automatisch eingesammelt werden
können, ist es jedoch wichtig, dass die Prüflinge vom Austeilen bis zur
Abgabe der Unterlagen den (Neben- bzw.- den Haupt-) Raum nicht
verlassen oder wechseln. Verliert ein Prüfling die Verbindung zum Internet
und gelangt dann über die automatische Verbindungswiederherstellung
zurück in den virtual team room, hat dies unterschiedliche Auswirkungen
auf eine bereits begonnene Prüfung:
Im Hauptraum können die vor dem Verbindungsabbruch ausgeteilten
Unterlagen einfach weiterbearbeitet und nach Speicherung auch vom
Prüfenden eingesammelt werden.
Im Nebenraum müssen die Unterlagen nach einem Verbindungsabbruch
erneut an den Prüfling ausgeteilt werden, damit das automatische
Einsammeln funktioniert. Da in diesem Fall auch alle Ergebnisse wieder neu
eingetragen werden müssen, empfiehlt sich diese Vorgehensweise nur,
wenn die Prüfung noch nicht zu weit fortgeschritten ist. Alternativ können
Prüflinge mit Verbindungsproblemen ihre ausgefüllten Unterlagen auch
nach der Prüfung manuell per E-Mail an den Prüfenden versenden.
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Abfrage Button ( ):
Über den Abfragebutton können Sie anonyme Multiple Choice Abfragen und
optional auch verdeckte Kartenabfragen (anonym oder personalisiert)
starten. Nach Klick auf den „Abfrage“ Button öffnet sich ein Dialog mit
folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Kartenabfrage:
Öffnet die persönliche Tafel bei allen Sitzungsteilnehmern. Diese Funktion
steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie vitero essentials+ lizenziert
haben. Die persönliche Tafel dient zum Erstellen von wahlweise anonymen
oder personalisierten Kartenabfragen. Sie ist eine Art Texteditor, in den die
Teilnehmer ihre Beiträge zu einem bestimmten Thema eintragen können.
Der eingetragene Text ist zunächst nur für den einzelnen Teilnehmer
sichtbar. Im Titel der persönlichen Tafel wird angezeigt, ob es sich um eine
anonyme oder eine personalisierte Kartenabfrage handelt.
Solange die persönliche Tafel bei einem Teilnehmer geöffnet ist, wird dies
an seinem Avatar durch ein Symbol ( ) dargestellt. Mit dem „Senden“
Button in der unteren Hälfte der Tafel kann der Inhalt abgeschickt und zur
Kartensammlung hinzugefügt werden. Die persönliche Tafel schließt dabei
automatisch. Die Kartensammlung kann von den Moderatoren über den
Kartensammlungsbutton ( ) in der Titelleiste des vitero
Besprechungstisches geöffnet werden. Hier werden die Einträge aller
Teilnehmer gesammelt (siehe auch 0 Die Werkzeuge der Titelleiste).
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Im Gegensatz zu anderen vitero Fenstern und Menüs können der
Moderator und der Co-Moderator die Kartensammlung auch per Application
Sharing an die anderen Sitzungsteilnehmer übertragen. Wenn die
Kartensammlung geöffnet wird, ohne dass Application Sharing gestartet
wurde, ist diese für die anderen Sitzungsteilnehmer nicht sichtbar. In
diesem Fall wird das Kartensammlung Symbol ( ) am Avatar des
Moderators oder des Co-Moderators angezeigt. Welche anderen
Werkzeuge, zusätzlich zur Kartensammlung, über die Titelleiste aufgerufen
werden können, hängt davon ab, was gerade auf dem Besprechungstisch
angezeigt wird (leere Anzeigefläche, Medien, Agenda, Webcam oder
Application Sharing).
Tipp: Die Moderatoren können auch nur an einzelne Teilnehmer Karten
austeilen, in dem Sie den Punkt „Karte austeilen“ im Avatarkontextmenü
eines Teilnehmers auswählen. Wenn einzelne Karten ausgeteilt werden,
wird der Inhalt der Kartensammlung nicht automatisch gelöscht, sondern
alle Beiträge aus diesen Karten werden der bestehenden Sammlung
hinzugefügt.
Auswertung der Gesten als Säulendiagramm:
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Gesten, die während einer Sitzung abgegeben werden, können durch den
(Co-) Moderator spontan ausgewertet und in einem Säulendiagramm (inkl.
prozentualen und absoluten Werten) im Raum dargestellt werden. Für die
Auswertung stehen alle Gesten zur Auswahl:
Zustimmen Verstanden Applaus
Ablehnen Unklar Melden
Enthaltungen finden in der Kopfzeile des Diagramms Erwähnung.
Diese Kategorisierung ermöglicht es dem Moderator (oder Co-Moderator)
bis zu sechs unterschiedliche Gestenauswertungen gleichzeitig
durchzuführen.
Für die Auswertung der Gesten kann eine Überschrift manuell vergeben,
oder die angezeigte Sprechblase des Moderators (Co-Moderators, je
nachdem wer die Abfrage durchführt) automatisch als Basis gezogen
werden.
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Anonyme Multiple-Choice-Abfrage mit Säulendiagramm:
Hier können Sie Multiple-Choice-Abfragen erstellen, starten, speichern und
aus dem virtual team room exportieren. Exportierte Abfragen können Sie
anschließend ins Vitero Management System hochladen und so z. B.
anderen (Co-)Moderatoren oder Gruppen zur Verfügung stellen. Weitere
Informationen zum Abfrage-Export und eine Schritt-für-Schritt Anleitung
finden Sie hier: Anleitung Export von MC-Abfragen
Gespeicherte Abfragen können später jederzeit erneut gestartet oder
bearbeitet werden. Jede Abfrage, die Sie im virtual team room starten,
wird automatisch als Säulendiagramm ausgewertet. Die Auswertung erfolgt
dabei auf Basis der anwesenden Teilnehmer und enthält neben den
Abfrageergebnissen auch Angaben zu Teilnehmerzahl und Enthaltungen.
Wenn im Menü „Einstellungen“ im Reiter „Mein PC“ die automatische
Speicherung der vitero Sitzungsdateien aktiviert ist, werden die
Auswertungen als jpgs am angegebenen Speicherort abgelegt.
Um eine neue Abfrage zu erstellen wählen Sie die Option „Neu anlegen…“
und klicken Sie dann auf „OK“. Im folgenden Dialog können Sie die
gewünschte Frage sowie maximal 10 Antworten eingeben. Zwei
Eingabefelder für Antworten sind standardmäßig eingeblendet. Durch Klick
auf den „+“ Button können Sie weitere Antworten hinzufügen.
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Tipp: Um lange Antworttexte im Auswertungsdiagramm verkürzt
anzuzeigen, fügen Sie ein #-Zeichen vor den Textteilen ein, die nicht
ausgegeben werden sollen.
Über die Option „Anzahl selektierbarer Felder:“ können Sie einstellen, wie
viele Antwortmöglichkeiten ein Abfrageteilnehmer auswählen kann. Dabei
sind folgenden Möglichkeiten verfügbar:
o exakt: Jeder Abfrageteilnehmer muss genau so viele
Antworten auswählen, wie Sie in den Einstellungen vorgeben.
o bis zu: Legt die maximal mögliche Antwortzahl fest. Die
Teilnehmer können aber auch weniger Antworten auswählen.
o beliebig viele: Es wird keine Antwortzahl vorgegeben. Die
Teilnehmer können so viele Antwortmöglichkeiten auswählen,
wie sie möchten.
Zudem können Sie noch einstellen, ob der Moderator und der Co-Moderator
an der Abfrage teilnehmen möchten. Setzen oder entfernen Sie hierfür das
Häkchen vor der entsprechenden Option.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie die
Abfrageerstellung durch Klick auf einen der unteren Buttons ab. Folgende
Möglichkeiten stehen dabei zur Auswahl:
o Speichern: Speichert die erstellte Abfrage, ohne sie sofort zu
starten. Gespeicherte Abfragen werden für den Abfrageersteller
als weitere Auswahlmöglichkeit unter der Option „Neu
anlegen…“ im Abfragedialog angezeigt und können dort
jederzeit nachträglich gestartet oder bearbeitet werden.
o Speichern und Starten: Speichert die erstellte Abfrage und
startet sie sofort. Gespeicherte Abfragen können vom
Abfrageersteller nachträglich jederzeit erneut aufgerufen oder
bearbeitet werden.
o Starten: Startet die erstellte Abfrage, ohne sie zu speichern.
Die Abfrage wird einmalig durchgeführt und ausgewertet. Sie
kann nach Abschluss nicht erneut gestartet oder bearbeitet
werden.
o Abbrechen: Bricht die Abfrageerstellung ab, ohne die Abfrage
zu speichern oder zu starten.
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Wenn Sie eine Abfrage starten, öffnet sich bei allen Teilnehmern im selben
Raum und ggf. auch bei Moderator und Co-Moderator ein Fenster mit der
Frage und den angebotenen Antwortmöglichkeiten. Anschließend wird
Ihnen, solange die Abfrage läuft, eine entsprechende Statusmeldung
angezeigt. Wenn Sie nicht warten möchten, bis alle Teilnehmer Ihre
Antworten abgesendet haben, können Sie die Abfrage durch Klick auf den
Button „Abfrage beenden“ auch vorzeitig beenden. Sobald alle
Abfrageteilnehmer abgestimmt haben, werden Ihnen als Abfrageersteller
die Ergebnisse automatisch angezeigt. Durch Klick auf den Button
„Ergebnisse anzeigen“ können Sie diese sofort auf dem Besprechungstisch
öffnen. Wenn Sie auf „Schließen“ klicken, können Sie die
Abfrageergebnisse nachträglich anzeigen, indem Sie im Media Display den
Ordner „Abfrageergebnisse“ öffnen.
Dokument verteilen Button ( ):
Über den Button “Dokument verteilen” können Sie entweder einen
beliebigen Link zu einer Website (z. B. zu einem online-Fragebogen) oder
auch eine Datei an alle Sitzungsteilnehmer senden. Wenn Sie auf den
Button klicken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie per Mausklick auswählen
können, ob Sie einen Link oder eine Datei verteilen möchten.
Der gesendete Link wird, bei jedem Sitzungsteilnehmer einzeln, im
Standardbrowser geöffnet. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Weblinks
senden können. Lokale Links (also Links die nur auf Dateien auf Ihrem
eigenen Rechner verweisen, nicht auf Dateien im Internet) können nicht
gesendet werden. Im Optionsmenü des virtual team rooms können Sie
Links anlegen oder löschen und auch bestimmte Übergabeparameter wie
Benutzername oder Gruppenname für einen Link definieren (siehe auch
7.12.3 Meine Links). Dies empfiehlt sich besonders für Links, die Sie
häufiger im virtual team room benötigen. Links, die Sie nur einmal
benötigen, können Sie auch direkt im „Dokument verteilen“ Dialog unter
der Auswahlmöglichkeit „Link verteilen“ eingeben. Diese Links werden dann
jedoch nicht für Ihre nächste vitero Sitzung gespeichert.
Hinweis für Apple Mac Benutzer: Wenn Firefox als Standardbrowser
eingestellt ist, kann der Browser beim Link verteilen nicht automatisch von
vitero geöffnet werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Link auch per
Textchat mitzuteilen, so dass er von den Teilnehmern kopiert und bei
Bedarf manuell in den Browser übertragen werden kann.
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Wenn ein anderer Browser, z. B. Safari, als Standardbrowser eingestellt
wird, können die verteilten Links automatisch im Browser geöffnet werden.
Wenn Sie „Datei verteilen“ auswählen, können Sie den Pfad, unter dem die
Datei auf Ihrem Rechner abgelegt ist, entweder direkt in das Textfeld
eintippen oder auf den Button „…“ klicken, um die Datei in der
Ordnerstruktur Ihres Rechners zu suchen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl im
„Dokument verteilen“ Dialog, in dem Sie auf den Ok Button klicken. Falls
Sie den Dialog schließen möchten, ohne einen Link oder eine Datei zu
verteilen, klicken Sie auf den Abbrechen Button.
Wenn Sie „Datei verteilen“ gewählt haben, öffnet sich nach dem Bestätigen
eine Sicherheitsabfrage, in der die ungefähre Dauer des Datei-Uploads
angezeigt wird. Wenn Sie diese Abfrage mit „Ja“ bestätigen, wird die Datei
für die anderen Sitzungsteilnehmer bereitgestellt und diese erhalten eine
Meldung, dass Sie nun mit dem Download beginnen können. Bei Ihnen, als
Moderator oder Co-Moderator, der die Datei verteilt hat, wird ein
Ladebalken zur Anzeige des Datei-Uploads dargestellt.
Um unnötige Uploads zu vermeiden, wird der entsprechende Upload erst
gestartet, wenn mindestens einer der Teilnehmer mit dem Download
beginnt. Die Funktion „Dokument verteilen“ verfügt über keine eigene
Titelleiste. Stattdessen ist die Anzeige der Werkzeuge in der Titelleiste, wie
bei „Karten austeilen“, abhängig davon, was gerade auf dem
Besprechungstisch angezeigt wird (leere Anzeigefläche, Medien, Agenda,
Webcam oder Application Sharing).
Webcam Button ( ) (optional):
Mit dem „Webcam“ Button können Sie bis zu drei Livebilder auf dem
Besprechungstisch anzeigen lassen. Zur Auswahl stehen dabei das Livebild
des Moderators und des Co-Moderators, sowie das Livebild des
Teilnehmers, vor dessen Platz das Handmikrofon liegt
( ). Wenn Sie auf den Webcam Button klicken, öffnet sich zunächst
ein Auswahldialog, in dem Sie durch setzen der entsprechenden Häkchen
einstellen können, welche Livebilder auf dem Tisch angezeigt werden
sollen. Die jeweils letzten Einstellungen in diesem Dialog werden für die
Dauer der Sitzung gespeichert.
Falls ein Teilnehmer, dessen Livebild auf dem Besprechungstisch angezeigt
werden soll, seine Webcam im virtual team room deaktiviert hat, erscheint
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ein Dialogfenster bei diesem Teilnehmer, über das er seine Webcam
aktivieren kann. Die Webcam bleibt dann solange aktiviert, bis sie wieder
über das Avatarkontext- oder das Einstellmenü ausgeschaltet wird, d.h.
wenn das Livebild auf dem Besprechungstisch ausgeschaltet wird, wird es
im Avatar des Teilnehmers angezeigt, solange er auf einem Stuhl mit
Mikrofon sitzt.
Wenn Sie nur ein Livebild auf dem Besprechungstisch anzeigen lassen,
stehen Ihnen in der Titelleiste neben dem Schließen Button noch zwei
weitere Werkzeuge zur Verfügung. Mit dem Lupe-Button ( ) können
Sie das Livebild größer darstellen oder auch wieder verkleinern. Dabei sind
zwei Zoomstufen verfügbar: Mit Linksklick auf den Lupe-Button aktivieren
Sie eine mittlere Vergrößerung, die nicht die ganze Anzeigefläche einnimmt
und dafür etwas weniger Bandbreite benötigt. Mit Rechtsklick wird die
Zoomstufe auf die gesamte Anzeigefläche vergrößert. Dies benötigt mehr
Bandbreite ist jedoch bei detailreichen Livebildern, wie z. B.
Gerätepräsentationen, von Vorteil.
Wenn Sie auf den Schnappschuss Button ( ) klicken, wird aus dem
aktuellen Livebild ein Schnappschuss (Standbild) erzeugt. Solange der
Schnappschuss auf dem Gruppentisch angezeigt wird, können Sie die
Moderationswerkzeuge (Marker, Pfeile, etc.) in der Titelleiste verwenden,
um bestimmte Bereiche des Bildes zu markieren. Um von der
Schnappschussanzeige wieder zum Livebild zu wechseln, klicken Sie erneut
auf den Webcam Button.
Hinweis: Aus technischen Gründen wird derzeit das aktivierte Tisch-
Livebild im Vordergrund angezeigt. Wenn Sie mit einer anderen Applikation
arbeiten möchten, solange das Livebild auf dem Besprechungstisch
angezeigt wird, empfehlen wir Ihnen, vitero zu minimieren.
7.9.2 Der vitero Video Player
Der vitero Video Player wird (bei einer Lizensierung von vitero
essentials+) automatisch angezeigt, wenn eine mp4 Datei im Media
Display ausgewählt wird. Er ermöglicht das synchrone Abspielen von
Videoclips im virtual team room, die z. B. auch parallel live kommentiert
werden können.
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Videos können im Raum bis max. in der Größe des Besprechungstisches
(abzüglich des Steuerungsbereiches) dargestellt werden. Für diese
Darstellungsgröße empfehlen wir die 720p Auflösung (1280 x 720 Pixel).
Für die Tonwiedergabe bei einem Videoclip wird VoIP benötigt, d.h. auch
wenn die Audiokommunikation im virtual team room per Telefon erfolgt,
wird der Ton des Videos immer über die PC-Soundkarte und die daran
angeschlossenen Lautsprecher/Kopfhörer abgespielt und nicht über das
Telefon übertragen.
Videodateien für das Abspielen im virtual team room optimieren
Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die Darstellungsqualität und
Performanz beim Abspielen von Videodateien im virtual team room zu
optimieren.
o Gesamtbitrate
Um Verzögerungen beim Abspielen zu vermeiden, empfehlen
wir Videoclips mit einer Gesamtbitrate von maximal 300
kBit pro Sekunde zu verwenden.
Tipp: Die Gesamtbitrate kann ggf. auch verringert werden,
indem die Abtastrate der Tonspur reduziert wird. Für Videos, in
denen überwiegend gesprochen wird, genügt in der Regel ein
Wert von 11 kHz, da der Qualitätsverlust beim Reduzieren der
Abtastrate in diesem Fall kaum bemerkbar ist.
o Audio und Video Codecs
Wir empfehlen die folgenden Codecs für die Komprimierung der
Videoclips zu verwenden: „mp3“ oder „AAC Audio“ als Audio
Codec sowie „H264“ als Video Codec.
Funktionen des vitero Video Players
Stelle merken:
Setzt eine Sprungmarke an der aktuellen Position des
Videoclips. Über den „Springen“ Button (siehe unten)
kann die Markierung dann direkt angesteuert werden.
Hinweis: Jeder Sitzungsteilnehmer kann eine
Markierung pro Videoclip setzen. Wenn ein
Teilnehmer vitero schließt, werden seine
Markierungen gelöscht.
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Springen (zu markierter Stelle):
Ruft die markierte Position des Videoclips auf (siehe
oben „Stelle merken“). Dieser Button wird erst nach
dem Setzen der Sprungmarke aktiv.
Zurückspulen:
Der aktuelle Videoclip kann durch Gedrückthalten
dieses Buttons zurückgespult werden. Das
Zurückspulen ist auch während der Wiedergabe
möglich.
Wiedergabe starten/Pause:
Startet die Wiedergabe des Videoclips. Während des
Abspielens wird statt des „Wiedergabe starten“
Buttons der „Pause“ Button eingeblendet, mit dem die
Wiedergabe temporär angehalten werden kann.
Vorspulen:
Der aktuelle Videoclip kann durch Gedrückthalten
dieses Buttons vorgespult werden. Das Vorspulen ist
auch während der Wiedergabe möglich.
Stopp:
Beendet die Wiedergabe des Videoclips.
7.9.3 Die Werkzeuge der Titelleiste
In den folgenden Abschnitten, finden Sie eine detaillierte Beschreibung der
Werkzeuge, die über die Titelleiste aufgerufen werden können. Welche
Werkzeuge in der Titelleiste angezeigt werden, hängt von der Funktion ab,
die Sie auf dem Besprechungstisch gestartet haben (siehe 7.9.1 Die
Funktionsbuttons des Besprechungstisches). Die Werkzeuge der Titelleiste
können nur vom Moderator oder Co-Moderator aktiviert werden.
Dateiwechsel (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien):
Wenn die Medien, die Agenda oder ein Schnappschuss auf dem
Besprechungstisch angezeigt werden, können Sie mit dem Pfeilbutton
( ) rechts neben dem Titel ein Drop-Down Menü mit allen für den
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Preload markierten Dateien und Ordnern öffnen. Klicken Sie im Menü auf
den Namen einer Datei, um diese auf dem Besprechungstisch anzuzeigen.
Ordner sind im Drop-Down Menü mit einem kleinen schwarzen Pfeil ( )
markiert. Bewegen Sie die Maus über einen Ordnereintrag, wird dessen
Inhalt angezeigt und kann, falls gewünscht, geöffnet werden.
Blättern (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien):
Mit den Blättern Buttons in der Mitte der
Titelleiste können Sie in der Agenda, den Medien oder in den während der
Sitzung neu erstellten Folien weiterblättern. Die Zahlenanzeige in der Mitte
zeigt an, auf welcher Seite Sie sich gerade befinden und wie viele Seiten
insgesamt geöffnet sind. Mit den Pfeilbuttons links und rechts neben der
Zahlenanzeige können Sie eine Seite vor- oder zurückblättern. Alternativ
können Sie auch die Tasten „Bild rauf“ und „Bild runter“ der Tastatur
verwenden. Um zur ersten bzw. zur letzten Seite zu springen, klicken Sie
auf die Buttons links bzw. rechts neben den Pfeilbuttons, auf denen ein
Pfeil mit einer Linie dargestellt ist. Diese Buttons wechseln die Funktion
nachdem Sie zur ersten oder letzten Seite gesprungen sind. Klicken Sie
einfach erneut auf den entsprechenden Button, um zur zuvor angezeigten
Seite zurückzukehren. Die geänderte Funktionsweise wird auch optisch
durch andere Buttonsymbole dargestellt ( zurückspringen von der
ersten Seite aus, zurückspringen von der letzten Seite aus).
Lupe (bei Medien, Agenda, neu erstellten Folien und Webcam):
Mit dem Lupe Werkzeug können Sie einen
Bildausschnitt vergrößern. Wenn Sie auf den Lupe-
Button klicken, klappt ein Menü auf, das vier
Richtungspfeile, sowie einen Vergrößern- bzw.
Verkleinern-Button enthält. Klicken Sie auf das „+“-
Zeichen, um das Bild näher heran zu zoomen und auf
das „-“-Zeichen, um die Ansicht wieder zu verkleinern. Mit den
Richtungspfeilen der Lupe können Sie den Bildausschnitt verschieben.
Bei der Webcam-Funktion des Besprechungstisches steht Ihnen die Lupe
nur zur Verfügung, wenn nur ein Livebild auf dem Tisch angezeigt wird.
Durch einen Klick auf den Lupe-Button können Sie in diesem Fall das
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angezeigte Livebild vergrößern. Bei der Webcam-Funktion gibt es zwei
Zoomstufen: Stufe 1 wird durch Linksklick auf den Lupe Button gestartet
und bietet eine mittlere Vergrößerung des Livebilds, die jedoch nicht die
ganze Anzeigefläche einnimmt und dadurch weniger Bandbreite benötigt.
Stufe 2 wird durch Rechtsklick auf den Lupe Button ausgelöst. Hierbei wird
das Livebild auf die gesamte Anzeigefläche vergrößert. Dies benötigt mehr
Bandbreite, ist aber bei detailreichen Übertragungen, wie z. B.
Gerätepräsentationen, von Vorteil. Durch erneutes Klicken auf den Lupe-
Button, wird das Livebild wieder auf die ursprüngliche Größe zurückgesetzt.
Moderationswerkzeuge (bei Medien, Agenda und neu erstellten
Folien):
Rechts neben den Blätterbuttons befindet sich ein
„Drop Down“ Menü, in dem Sie verschiedene
Moderationswerkzeuge auswählen können. Das
Werkzeug „Moderatorpfeil“ (s.u.) ist standardmäßig
ausgewählt. Um ein anderes Werkzeug auszuwählen,
klicken Sie auf den Pfeilbutton ( ) neben dem
Button mit dem aktuellen Moderationswerkzeug.
Daraufhin öffnet sich das „Drop Down“ Menü, aus
dem Sie ein anderes Werkzeug auswählen können, in
dem Sie mit der linken Maustaste darauf klicken.
Um das ausgewählte Werkzeug einzuschalten,
klicken Sie auf den Button mit dem aktuellen
Moderationswerkzeug. Der Button bekommt einen
weißen Rahmen, solange das Werkzeug aktiviert ist.
Um es wieder auszuschalten, klicken Sie den Button erneut an.
Bis auf den Moderatorpfeil sind alle Moderationswerkzeuge an die Folie, auf
der sie angelegt wurden, gebunden. Beim Weiterblättern auf die nächste
Seite einer Präsentation werden die zuvor angelegten Moderationselemente
also nicht übernommen, sondern können dort neu vergeben werden.
Angelegte Elemente bleiben auf der zugehörigen Seite erhalten, bis sie
entweder gelöscht werden oder die Medienanzeige komplett geschlossen
wird.
Folgende Moderationswerkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung:
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o Moderatorpfeil:
Wenn der Moderatorpfeil aktiviert ist
(Standardeinstellung), erscheint ein
farbiger Pfeil, sobald der Moderator
oder der Co-Moderator mit der linken
Maustaste auf die Anzeigefläche des
Besprechungstisches klickt. Die
Sitzfläche des Moderator- bzw. des
Co-Moderator-Stuhls nimmt die
gleiche Farbe an wie der zugehörige
Pfeil, damit die Teilnehmer erkennen
können, wem der entsprechende Pfeil
zugeordnet ist. Solange kein anderes
Moderationswerkzeug aktiv ist, kann
der eigene Pfeil sowohl frei im Raum
verschoben als auch gelöscht werden. Das Verschieben ist per
Drag-and-Drop oder per Linksklick auf eine beliebige Stelle im
virtual team room möglich. Zum Löschen klicken Sie einfach mit
der linken Maustaste direkt auf Ihren Pfeil.
Die Farbe und die Zeigerichtung können Sie jederzeit anpassen,
auch wenn gerade ein anderes Moderationswerkzeug aktiv ist.
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihren Pfeil, um
das Kontextmenü für die Pfeileinstellungen zu öffnen.
Um eine andere Pfeilfarbe auszuwählen, klicken Sie im oberen
Teil des Menüs auf eines der farbigen Felder.
Um den Pfeil zu drehen, bewegen Sie den Cursor über den Kreis
im unteren Teil des Menüs. Der hellgraue Pfeil ist eine Vorschau
für die neue Position und richtet sich automatisch nach Ihrem
Mauscursor aus. Klicken Sie nun auf einen der kleinen Kreise
um die neue Position Ihres Pfeils auszuwählen.
Alternativ können Sie den Pfeil auch über die Pfeiltasten bzw.
die Zifferntasten des Num-Blocks auf Ihrer Tastatur drehen.
Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über den Pfeil und halten Sie
die linke Maustaste gedrückt. Benutzen Sie nun die Pfeiltasten
oder die Zifferntasten des Num-Blocks um den Pfeil zu drehen.
Tipp: Der Moderatorpfeil steht Ihnen auch zur Verfügung, wenn
keine Funktion auf dem Besprechungstisch aktiviert wurde.
Wenn Sie den Pfeil per Drag-and-Drop mit der Maus
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verschieben, können Sie damit jede beliebige Stelle des virtual
team rooms markieren, nicht nur die Anzeigefläche. Dadurch
können Sie z. B. auch auf bestimmte Bedienelemente von
vitero verweisen, um diese einem anderen Teilnehmer zu
erklären.
o Moderatormarker: Mit dem Marker können Sie Stellen auf den
einzelnen Seiten Ihrer Präsentationsdatei hervorheben. Die
markierten Stellen werden dabei gelb hinterlegt. Markieren Sie
den gewünschten Bereich, indem Sie die linke Maustaste
gedrückt halten, während Sie die Maus über die zu markierende
Stelle ziehen. Die Markierung wird dabei immer von der oberen
linken Ecke aus aufgezogen. Markierungen können nur vom
Moderator oder Co-Moderator erstellt, verschoben oder gelöscht
werden. Im Gegensatz zum Moderatorpfeil (siehe oben) spielt
es beim Verschieben oder Löschen keine Rolle, wer die
entsprechende Markierung erstellt hat. Solange kein anderes
Moderationswerkzeug aktiviert ist und Sie auf den Moderator-
oder Co-Moderator-Stuhl sitzen, können Sie eine Markierung
per Drag-and-Drop mit der linken Maustaste verschieben oder
auch wieder löschen, in dem Sie einmal mit der linken
Maustaste darauf klicken.
o Moderatorrahmen: Der Rahmen dient ebenfalls zum
Hervorheben wichtiger Inhalte in Ihrer Präsentationsdatei. Der
Unterschied zum Marker besteht darin, dass statt einer gelben
Markierung ein blauer Rahmen um die entsprechende Stelle
gezogen wird. Die Bedienung entspricht der des Markers.
o Moderatortextfeld: Dieses Werkzeug ermöglicht dem
Moderator und dem Co-Moderator Textfelder auf der aktuellen
Seite zu erstellen. Sobald das Werkzeug aktiviert ist, klicken Sie
als Moderator oder Co-Moderator einfach mit der linken
Maustaste auf die Stelle der aktuellen Seite, an der Sie ein
Textfeld erstellen möchten. Daraufhin öffnet sich ein
Eingabefenster, in das Sie Ihren Textbeitrag eintippen und die
Farbe Ihres Textfeldes einstellen können. Während Sie Text
eingeben, wird bei den Teilnehmern nur der Umriss des
Textfelds als Schatten dargestellt, Ihre Texteingabe ist während
der Bearbeitung nicht sichtbar. Klicken Sie abschließend auf den
Ok-Button um das Textfeld zu erstellen (es ist dann für alle
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Sitzungsteilnehmer sichtbar) oder auf den Abbrechen Button,
falls Sie doch kein Textfeld anlegen möchten.
Die erstellten Textfelder sind immer der aktuellen Seite
zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer Präsentation können neue
Textfelder angelegt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf
die anderen Seiten und die dort angelegten Textfelder hat.
Moderatortextfelder sind personalisiert, d.h. der Name des
Textfelderstellers wird in der Titelleiste des Feldes angezeigt.
Wenn Sie ein Textfeld nachträglich bearbeiten oder löschen
möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und
wählen Sie die gewünschte Option aus dem Kontextmenü aus.
Beim nachträglichen Bearbeiten eines Textfelds wird dieses bei
den anderen Teilnehmern ebenfalls wieder als Schattenumriss
dargestellt bis Sie auf den Ok Button klicken, um Ihre
Änderungen anzunehmen. Um die Änderungen zu verwerfen
klicken Sie auf den Abbrechen Button.
Hinweis: Solange kein anderes Moderationswerkzeug aktiv ist,
können Sie als Moderator oder Co-Moderator alle Textfelder
verschieben und löschen, sowie die Farbe der Felder ändern,
auch wenn sie von einem anderen Sitzungsteilnehmer erstellt
wurden. Den Inhalt können Sie jedoch nur bei von Ihnen selbst
erstellten Textfeldern bearbeiten.
Tipp: Sie können die Textfelder auch in Kombination mit
Application Sharing verwenden, indem Sie einen Schnappschuss
des per Application Sharing geöffneten Dokuments erstellen
(siehe unten - Schnappschuss Werkzeug) und darauf die
Textfelder anlegen.
o Teilnehmerpfeile: Stellt allen Teilnehmern sowie den
Moderatoren Pfeile zur Verfügung. Durch Linksklicken auf die
Anzeigefläche des Besprechungstisches bzw. den Pfeil werden
die einzelnen Pfeile ein- und ausgeblendet (siehe auch
Moderatorpfeil). Jeder Anwesende kann dabei immer nur seinen
eigenen Teilnehmerpfeil verschieben oder ausblenden. Solange
die Pfeile angezeigt werden, nehmen die einzelnen Sitze die
Farbe des zugehörigen Pfeils an, damit die Teilnehmer erkennen
können, welcher Pfeil ihnen zugeordnet ist.
Außerdem sind die einzelnen Pfeile zusätzlich noch mit einem
Namensschild versehen, damit man sie auch bei vielen
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Sitzungsteilnehmern immer eindeutig zuordnen kann.
Im Gegensatz zu den Moderatorpfeilen sind die Teilnehmerpfeile
der aktuellen Seite zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer
Präsentation können neue Pfeile angelegt werden ohne dass
dies Auswirkungen auf die anderen Seiten und die dort
erstellten Pfeile hat.
Tipp: Teilnehmerpfeile können zentral über die Option
„Elemente löschen“ entfernt werden.
o Teilnehmerpunkt/-viereck/-dreieck
(Moderationselemente): Mit den Moderationselementen kann
anonymes Feedback von den Sitzungsteilnehmern eingeholt
werden. Die Bedienung funktioniert wie bei den
Teilnehmerpfeilen. Je nachdem welches Werkzeug aktiviert ist,
können alle Anwesenden Punkte, Dreiecke oder Quadrate auf
der Anzeigefläche setzen, ohne dass die einzelnen Elemente
einem bestimmten Teilnehmer zuordenbar sind. Jeder
Teilnehmer kann nur seine eigenen Elemente verschieben oder
löschen. Solange das entsprechende Werkzeug aktiv ist,
beginnen Ihre eigenen Elemente zu blinken, wenn Sie auf ein
Element klicken, dass von einem anderen Teilnehmer erstellt
wurde.
Auch die Moderationselemente sind jeweils der aktuellen Seite
zugeordnet und bleiben erhalten, wenn Sie z. B. weiterblättern
oder auf einer anderen Seite weitere Elemente anlegen.
Anwendungsgebiete für diese Werkzeuge sind z. B. anonymes
Abstimmungsverhalten oder anonyme Abfragen bei Schulungen.
Wenn Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Menüpunkt
bewegen, öffnet sich ein Untermenü in dem Sie die Anzahl der
Punkte/Dreiecke/Vierecke pro Teilnehmer einstellen können
(Minimum 1 – Maximum 6 Elemente). Die ausgewählte Anzahl
wird auch grafisch im Menüsymbol der jeweiligen Abfrage
dargestellt.
In Kombination mit dem Moderationswerkzeug „Auswertung“,
können gleiche Moderationselemente in einem per Marker,
Rahmen oder Textfeld definierten Auswertungsbereich
automatisch zusammengezählt werden. Auf diese Weise
erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Ergebnisse Ihrer
Abfrage. Zudem können Sie die Abfrageergebnisse auch mit
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dem Schnappschuss Werkzeug speichern und falls gewünscht,
in die Nebenräume oder den Hauptraum übertragen (bei
Lizenzierung von vitero essentials+). Klicken Sie auf den
Button mit dem Kamera Symbol ( / ), um einen
Schnappschuss vom aktuellen Abfragestand anzulegen (siehe
unten „Schnappschuss“ Werkzeug).
o Teilnehmertextfeld: Wenn dieses Werkzeug aktiviert ist,
können alle Teilnehmer sowie der Moderator und der Co-
Moderator Textfelder auf der aktuellen Seite erstellen. Als
Moderator oder Co-Moderator können Sie im
Moderationswerkzeuge-Menü einstellen, ob die Textfelder
anonym oder personalisiert (mit Namensanzeige in der
Titelleiste) sein sollen. Bewegen Sie dazu Ihren Mauszeiger über
den Punkt „Teilnehmertextfeld“. Daraufhin öffnet sich ein
Untermenü, in dem Sie per Mausklick die gewünschte Option
auswählen können. Die Teilnehmer sehen beim Erstellen eines
Textfeldes anhand des Fenstertitels, ob es anonym oder
personalisiert ist.
Die Bedienung und das Verhalten entsprechen ansonsten dem
Moderatortextfeld. Der Moderator und der Co-Moderator können
auch bei den Teilnehmertextfeldern alle Felder verschieben und
löschen sowie die Farbe von Feldern ändern. Die anderen
Sitzungsteilnehmer können nur ihre eigenen Textfelder
verschieben und löschen sowie die Farbe ändern. Nachträgliches
Bearbeiten des Textes ist nur bei Feldern möglich, die man
selbst erstellt hat (gilt auch für Moderator und Co-Moderator).
Die erstellten Textfelder sind immer der aktuellen Seite
zugeordnet, d.h. auf jeder Seite einer Präsentation können neue
Textfelder angelegt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf
die anderen Seiten und die dort angelegten Textfelder hat.
o Auswertung: Zählt gleiche Moderationselemente
(Punkte/Dreiecke/Vierecke), die innerhalb eines Textfelds, eines
Markers oder Rahmens platziert wurden, automatisch
zusammen. Die Summe der einzelnen Elemente wird rechts
unten am jeweiligen Objekt angezeigt, durch das der
Auswertungsbereich definiert wurde. Während der Auswertung
wird daraufhingeweisen, wenn es Moderationselemente gibt, die
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nicht ausgewertet werden können. Diese Moderationselemente
werden blinkend angezeigt und können vor der Auswertung bei
Bedarf noch verschoben werden. Der Teilnehmer kann dabei nur
seine eigenen Elemente blinken sehen und alle nicht
auswertbaren Elemente werden bei finaler Durchführung der
Auswertung gelöscht. Bereits ausgewertete
Moderationselemente können nicht mehr ergänzt werden.
Weitere Moderationselemente, die noch nicht verwendet
wurden, können jedoch ergänzend abgegeben und ausgewertet
werden (bisherige Abfrage bleibt bestehen). Somit können auf
einer Folie maximal drei Abfragen durchgeführt werden. Um
eine Abfrage zu wiederholen, können Sie die Option
„Auswertung löschen“ auswählen, die Ihnen nach Durchführung
einer Auswertung als Option innerhalb der
Moderationswerkzeuge angeboten wird. Bei Nutzung dieser
Funktion, werden alle Moderationselemente sowie
Auswertungsergebnisse gelöscht (Rahmen, Marker und
Textfelder bleiben bestehen).
Hinweis: Gesetzte Moderationselemente auf Textfeldern
werden im Zuge der Auswertung entfernt.
o Elemente löschen: Löscht alle Elemente (Textfelder, Pfeile,
Punkte, etc.), die auf der aktuellen Seite angelegt wurden.
o Folien löschen…: Dient zum Löschen der Folien und jpg-
Dateien, die per Schnappschuss, mit dem Werkzeug zum
Erstellen neuer Folien oder per Drag-and-Drop während der
Sitzung angelegt wurden. Wenn Sie den Menüpunkt „Folien
löschen“ auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie
auswählen können, ob Sie nur die aktuell angezeigte Folie oder
alle Folien löschen möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, in
dem Sie auf den Ok Button des Dialogfensters klicken. Falls Sie
doch keine Folien löschen möchten, klicken Sie auf den
Abbrechen Button.
Hinweis: Es können insgesamt maximal 20 Folien und jpg-
Dateien im virtual team room angezeigt werden. Wenn Sie diese
Anzahl erreicht haben und noch weitere Dateien hinzufügen
möchten, müssen Sie zuerst eine bestehende Folie löschen.
Alle Schnappschüsse, die Sie während einer Sitzung erstellt
haben, werden als jpg-Dateien im Unterordner
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„Schnappschüsse“ im Verzeichnis für die aktuelle vitero Sitzung
gespeichert.
Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im
Menü Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü
Einstellungen). Standardmäßig werden die Dateien im Ordner
„vitero Dateien“ auf Ihrem Desktop abgelegt.
Kartensammlung (wird immer angezeigt):
/ Öffnet die Kartensammlung. In der Kartensammlung
werden die Beiträge der Kartenabfrage angezeigt. Sie können als
Moderator oder Co-Moderator eine Kartenabfrage starten, in dem Sie auf
den Button „Karten austeilen“ klicken (siehe auch 7.9.1 Die
Funktionsbuttons des Besprechungstisches). Wenn anonyme Kartenabfrage
ausgewählt wurde, wird lediglich der Beitragsinhalt in der Kartensammlung
angezeigt und die Kartensammlung lässt sich erst öffnen, nachdem alle
Teilnehmer ihre Beiträge abgeschickt haben. Bei personalisierter
Kartenabfrage werden der Inhalt und der Name des entsprechenden
Teilnehmers angezeigt.
Im Gegensatz zu anderen vitero Fenstern und Menüs können Sie als
Moderator oder Co-Moderator die Kartensammlung auch per Application
Sharing an die anderen Sitzungsteilnehmer übertragen. Wenn Sie die
Kartensammlung öffnen, ohne dass Application Sharing gestartet wurde, ist
diese nur für Sie selbst sichtbar. Dies wird auch an Ihrem Avatar durch das
Kartensammlung Symbol ( ) angezeigt.
Mit den Buttons im oberen Bereich der Kartensammlung können Sie die
Inhalte editieren. Folgende Standardfunktionen zur Textbearbeitung stehen
Ihnen dabei zur Verfügung: Speichern unter… ( ), Kopieren ( ),
Ausschneiden ( ), Einfügen ( ), Rückgängig ( ) und
Wiederherstellen ( ).
Der Inhalt der Kartensammlung wird gelöscht, sobald eine neue
Kartenabfrage über den Button „Karten austeilen“ gestartet wird. Falls Sie
Karten an einzelne Teilnehmer austeilen, wird der Inhalt dieser Karten zur
aktuellen Kartensammlung hinzugefügt.
Wenn Sie Nebenräume (nur bei Lizenzierung von vitero essentials+) für
Ihre Sitzung angelegt haben, verfügt jeder einzelne Nebenraum über eine
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eigene Kartensammlung. Beiträge, die bei einer Kartenabfrage im
Hauptraum oder in einem Nebenraum in der Kartensammlung des
entsprechenden Raumes gespeichert wurden, werden nach einem
Raumwechsel nicht in die Kartensammlung des neuen Raumes übertragen.
Falls die Autosavefunktion nicht aktiviert ist und Sie eine Kartenabfrage
gestartet haben, werden Sie beim Raumwechsel gefragt, ob Sie den Inhalt
der Kartensammlung speichern möchten. Wenn Sie die Abfrage mit „Ja“
bestätigen, wird der Inhalt im txt-Format im Unterordner
„Kartensammlung“ im Verzeichnis für die aktuelle Sitzung abgelegt.
Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im Menü
Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü Einstellungen).
Standardmäßig werden die Dateien im Ordner „vitero Dateien“ auf Ihrem
Desktop abgelegt.
Neue Folie erstellen (bei Medien, Agenda und neu erstellten Folien)
Legt eine leere Folie im Media Display an. Diese kann z. B. als Basis
für eine offene Kartenabfrage mit den Teilnehmertextfeldern genutzt
werden. Pro Sitzung können maximal 20 leere Folien, Schnappschüsse
(siehe unten) oder auch per Drag-and-Drop hinzugefügte jpgs angezeigt
werden.
Schnappschuss (wird immer angezeigt):
Erstellt einen Schnappschuss von der Anzeigefläche des
Besprechungstisches und zeigt diesen als Folie auf dem Tisch an. Mit dem
Schnappschuss Werkzeug können Sie den aktuellen Stand Ihrer Arbeit
während einer vitero Sitzung festhalten. Mit dieser Funktion ist es
außerdem möglich ein Dokument zuerst im Application Sharing Modus zu
bearbeiten und dann einen Schnappschuss davon zu erstellen, um die z. B.
Teilnehmerpunkte oder andere vitero Werkzeuge auf dem bearbeiteten
Dokument zu verwenden. Das Ergebnis der Punktevergabe könnte dann
wiederum zur Dokumentation per Schnappschuss festgehalten werden.
Bei der Nutzung von Nebenräumen in einer Sitzung (vitero essentials+)
können pro (Neben)Raum bis zu 10 Schnappschüsse erstellt werden und
in alle Räume oder nur in den Hauptraum übertragen werden. Somit ist es
z. B. möglich, nach einer Kleingruppenarbeit die Arbeitsergebnisse aus den
einzelnen Nebenräumen gemeinsam im Hauptraum zu besprechen.
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Die Funktion zum Übertragen der Schnappschüsse kann von
Administratoren oder Gruppenleitern über das Menü „Einstellungen“ im
Reiter „vitero Raum“ aktiviert werden (siehe 7.12.4 vitero Raum).
Solange die Funktion aktiv ist, ändert sich auch das Schnappschuss-Symbol
in der Titelleiste ( ).
Hinweis: Es können insgesamt maximal 20 Schnappschüsse, neue Folien
(siehe oben) oder per Drag-and-Drop erstellte jpgs im Media Display
angezeigt werden. Wenn Sie diese Anzahl erreicht haben und noch weitere
neue (Schnappschuss-)Folien oder jpgs hinzufügen möchten, müssen Sie
zuerst eine Datei löschen (über das Drop-Down Menü mit den
Moderationswerkzeugen, Menüpunkt „Folien löschen“). Alle
Schnappschüsse, die Sie während einer Sitzung erstellt haben, werden als
jpg-Dateien im Unterordner „Schnappschüsse“ im Verzeichnis für die
aktuelle vitero Sitzung gespeichert.
Den Speicherort der vitero Sitzungsdateien können Sie im Menü
Einstellungen ändern (siehe auch 7.12 Das Menü Einstellungen).
Standardmäßig werden die Dateien im Ordner „vitero Dateien“ auf Ihrem
Desktop abgelegt.
Vergrößerungsansicht (bei Medien, Agenda, neu erstellten Folien
und Application Sharing):
Mit dem Leinwand Button können Sie die Vergrößerungsansichten
für die Anzeigefläche des Besprechungstisches aktivieren. Durch erneutes
Klicken auf den Button gelangen Sie in die Normalansicht zurück. In der
Vergrößerungsansicht für Medien und Agenda wird standardmäßig die
Anzeigefläche mit Titelleiste und vitero Gestenleiste angezeigt
(Präsentationsansicht). Die Avatare der Sitzungsteilnehmer sind nicht zu
sehen. Wenn die Option „Avatarinteraktionen in Vergrößerungsansichten
einblenden“ in den Experteneinstellungen aktiviert ist, werden die Avatare
für wenige Sekunden eingeblendet, damit sie sich auch nicht-auditiv
bemerkbar machen können, sobald es einen Statuswechsel gibt. Beispiele:
Teilnehmer betritt den Raum, Teilnehmermeldet sich, etc.
Wenn Sie die Vergrößerungsansicht in Verbindung mit Application
Sharing verwenden, steht Ihnen zusätzlich zur Präsentationsansicht noch
die Vollbildansicht zur Verfügung. Wählen Sie diese entweder nach
Linksklick im Dialogfenster aus oder klicken Sie mit der rechten Maustaste
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auf den Leinwand Button. Dadurch wird die per Application Sharing
übertragene Anwendung auf dem gesamten Bildschirm angezeigt. Am
oberen linken Bildschirmrand wird eine Buttonleiste mit den wichtigsten
Funktionen der Gesten- und Titelleiste angezeigt. Sie haben also mehr
Platz für die Anwendung zur Verfügung. Wenn Sicherheitsstufe 1 gewählt
wurde, kann so der gesamte Desktop inkl. Windowstaskleiste bzw. Mac
Dock gezeigt werden. Bei Apple Mac Rechnern wird die Buttonleiste oben
nur angezeigt, wenn der virtual team room das aktive Fenster ist. Wenn
die Leiste nicht sichtbar ist, klicken Sie im Mac Dock auf das vitero
Symbol, um diese einzublenden. Bei Windows PCs ist die Leiste immer
sichtbar.
Schließen (wird nicht bei leerer Anzeigefläche oder in den
Vergrößerungsansichten angezeigt):
Schließt die aktuell geöffnete Funktion des Besprechungstisches (z.
B. Medienanzeige oder Application Sharing).
Hinweis: Wenn Sie die Medien schließen, werden alle Elemente (wie z. B.
Textfelder, Punkte, Marker), die Sie mit den Moderationswerkzeugen
angelegt haben, gelöscht. Erstellen Sie deshalb ggf. Schnappschüsse von
den Seiten, auf denen Sie Elemente angelegt haben.
7.9.4 Das Mikrofon und die virtuelle Maus
Mikrofon ( ):
Das Mikrofon kann von den Moderatoren am Platz eines Teilnehmers
abgelegt werden und ermöglicht diesem Teilnehmer das Sprechen im
Freehand Modus.
Das Mikrofon kann auf folgende Weise an einen Teilnehmer weitergegeben
werden:
o Verschieben per Drag and Drop mit der Maus:
Neben jedem Teilnehmerplatz befindet sich eine Halterung, auf
der man das Mikrofon ablegen kann.
o Verschieben durch Drücken der Pfeil-nach-links bzw. Pfeil-
nach-rechts Taste auf der Tastatur:
Das Mikrofon bewegt sich dabei von einem Teilnehmerplatz zum
nächsten.
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o Linksklick auf den Avatar eines Teilnehmers:
Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der linken
Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, wird das
Mikrofon direkt an dessen Platz abgelegt.
o Verschieben über das Avatarkontextmenü:
Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der rechten
Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, öffnet sich
das Avatarkontextmenü mit den Auswahlmöglichkeiten „Mikro
geben“ bzw. „Mikro zurücklegen“, falls das Mikrofon bereits
am Platz des Teilnehmers liegt.
o Pos 1 Taste:
Legt das Mikrofon durch Drücken der Pos 1 Taste auf der
Tastatur automatisch am Platz des Teilnehmers ab, dessen
Meldegeste die Nummer 1 trägt. Wenn das Mikrofon am Platz
des entsprechenden Teilnehmers liegt, wird dessen Meldegeste
gelöscht und die Meldegesten der restlichen Teilnehmer werden
neu durchnummeriert. Durch erneutes Drücken der Pos 1 Taste
wird das Mikrofon an den Teilnehmer, der als nächstes an der
Reihe ist weitergegeben. Falls keine Meldungen mehr vorhanden
sind, wird das Mikro durch Drücken der Pos 1 Taste auf die
Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgelegt.
Nach der Interaktion kann das virtuelle Mikrofon auch einfach mit einem
Klick auf den vorhandenen Platzhalter zurückgelegt werden, ohne Drag &
Drop zu nutzen.
Moderatoren und Co-Moderatoren können das Handmikrofon temporär
ausschalten, indem sie mit der rechten Maustaste auf das Mikrofon klicken
und die Taste gedrückt halten. Das Mikrofon wird transparent dargestellt,
solange es stummgeschaltet ist. Sobald die Maustaste losgelassen wird, ist
der Mikrofonkanal wieder geöffnet und das Mikrofon wird wieder
undurchsichtig dargestellt.
Virtuelle Maus ( )(optional):
Wenn der Moderator oder der Co-Moderator Application Sharing gestartet
haben, wird auf dem Gruppentisch eine Maus eingeblendet. Durch
Verschieben der Maus an den Platz eines Teilnehmers, kann diesem das
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Fernsteuerrecht im Application Sharing Modus übergeben werden. Die
Maus kann dabei nur von der Person verschoben werden, die Application
Sharing gestartet hat (also entweder dem Moderator oder dem Co-
Moderator). Wenn die Maus verschoben wird, bewegt sich das Mikrofon
automatisch mit. Wenn das Mikrofon selbst verschoben wird, bleibt die
Maus jedoch liegen.
Wie das Mikrofon kann auch die Maus auf verschiedene Weise an einen
Teilnehmer übergeben werden:
o Verschieben per Drag and Drop mit der Maus:
Neben jedem Teilnehmerplatz befindet sich eine Halterung,
neben der man die Maus ablegen kann.
o Verschieben durch Drücken der Shift + Pfeil-nach-links bzw.
Shift + Pfeil-nach-rechts Tasten auf der Tastatur:
Die Maus bewegt sich dabei von einem Teilnehmerplatz zum
nächsten.
o Verschieben über das Avatarkontextmenü:
Wenn der Moderator oder der Co-Moderator mit der rechten
Maustaste auf den Avatar eines Teilnehmers klickt, öffnet sich
das Avatarkontextmenü mit den Auswahlmöglichkeiten „Maus
geben“ bzw. „Maus zurücklegen“, falls die Maus bereits am
Platz des Teilnehmers liegt.
o Die virtuelle Maus wird automatisch auf den Platzhalter
zurückgelegt, wenn sie bei einem Teilnehmer liegt und dieser in
die Kaffeetasse wechselt.
Nach der Interaktion kann die virtuelle Maus auch einfach mit einem Klick
auf den vorhandenen Platzhalter zurückgelegt werden, ohne Drag & Drop
zu nutzen.
Hinweis: Sie können einem Teilnehmer das Fernsteuerrecht kurzfristig
entziehen, in dem Sie die Esc-Taste auf der Tastatur drücken. Dadurch
wird die Maus sofort auf ihre Anfangsposition vor dem Moderatorplatz
zurückgesetzt und die Applikation lässt sich vom Teilnehmer nicht
mehr Fernsteuern.
7.10 Funktionen der vitero Gestenleiste
Am unteren Bildschirmrand befinden sich verschiedene Buttons, sowie die
Eingabezeile für die Sprechblase. Die Buttons haben folgende Funktionen:
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o Hilfe ( ): ruft das Hilfe Fenster auf.
o Wiedergabe- und Mikrofonlautstärke ( ): öffnet das
Menü zum Einstellen der eigenen Wiedergabe- und
Mikrofonlautstärke (siehe auch 7.11 Avatarkontextmenü).
o Einstellungen ( ): ruft das Menü „Einstellungen“ auf. In
diesem Menü können Sie verschiedene Einstellungen für den
gesamten virtual team room (nur Moderator, Co-Moderator,
Gruppenleiter und Administrator) oder für Ihren eigenen
Rechner (alle Sitzungsteilnehmer) vornehmen. Eine
detailliertere Beschreibung der einzelnen Funktionen des Menüs
finden Sie unter 7.12 Das Menü Einstellungen.
o Notizfunktion, Textchatprotokoll,
Private Nachrichten und Anwesenheitsliste ( ):
öffnet ein nur für den jeweiligen Sitzungsteilnehmer sichtbares
Fenster, das in einzelne Reiter für die unterschiedlichen
Funktionen unterteilt ist.
Der erste Reiter „Notizblock“ enthält einen Texteditor, in den
Sie Ihre Notizen während der Sitzung eintragen können. Über
die Buttons am oberen Rand des Editors (
) können Sie folgende Standardfunktionen zur
Textbearbeitung aufrufen: Speichern unter…, Kopieren,
Ausschneiden, Einfügen, Rückgängig und Wiederherstellen.
Tipp: Wenn Sie einen bestimmten Textabschnitt in Ihrem
Notizblock markieren möchten, können Sie dazu nicht nur die
Maus, sondern auch die F8-Taste auf Ihrer Tastatur verwenden.
Setzen Sie dazu zunächst den Eingabecursor an den Anfang des
Textabschnitts, der markiert werden soll. Drücken Sie dann die
F8-Taste (ggf. auch mehrmals nacheinander), um den
gewünschten Abschnitt zu markieren. Wenn Sie die F8-Taste
einmal drücken wird das Wort markiert, an dem sich der
Eingabecursor befindet. Durch zweimaliges Drücken wird die
gesamte Zeile markiert, beim dritten Mal der gesamte Absatz
und beim vierten Mal der ganze Text des Notizblocks. Um die
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Markierung schrittweise wieder rückgängig zu machen, halten
Sie die Shift-Taste gedrückt und drücken Sie dann wieder die
F8-Taste ggf. mehrmals.
Der zweite Reiter „Textchatprotokoll“ enthält das Protokoll
des Textchats, in dem alle öffentlichen Chatbeiträge der Sitzung
angezeigt werden.
Wichtiger Hinweis: Die Speicherung des Textchatprotokolls ist
aus Datenschutzgründen für Sitzungsteilnehmende mit der
Gruppenrolle Teilnehmer nicht möglich. Sitzungsteilnehmende
mit der Rolle Administrator oder / und Gruppenleiter sind von
dieser Einstellung nicht betroffen, können daher das
Textchatprotokoll speichern.
Der dritte Reiter „Private Nachrichten“ ist nur verfügbar, wenn
der Moderator oder der Co-Moderator den privaten Chat unter
Experteneinstellungen für die Sitzung zugelassen haben. Er
enthält ein Protokoll mit allen privaten Nachrichten, die Sie
während der Sitzung empfangen und gesendet haben, sowie ein
Eingabefenster, in dem Sie eine neue private Nachricht erstellen
und senden können. Wählen Sie dazu zunächst über das Drop-
Down Menü hinter „Nachricht senden an:“ den Namen des
Benutzers aus, dem Sie eine Nachricht schicken möchten.
Tippen Sie dann den Text der Nachricht in das Eingabefeld unter
der Benutzerauswahl ein und klicken Sie abschließend auf den
Button „Nachricht senden“, um die Nachricht abzuschicken.
Der vierte Reiter „Anwesende“ steht nur Administratoren,
Named Moderatoren und Gruppenleitern zur Verfügung. Er
enthält eine Liste aller in der Sitzung anwesenden Personen
sowie deren Rolle in der jeweiligen Gruppe und den Zeitpunkt
des Ein- bzw. Ausloggens. Zusätzlich haben Sie hier auch die
Möglichkeit die Option „Fehlende Teilnehmer“ anzuklicken, um
sich den aktuellen Status innerhalb der Gruppe anzeigen zu
lassen. Durch Ausführen dieser Option wird das VMS geöffnet
und das Notizfenster anschließend automatisch geschlossen. In
der geöffneten VMS-Ansicht erhalten Sie dann einen Überblick
darüber, welche Teilnehmer bereits anwesend sind bzw. noch
fehlen.
Hinweis: Wenn Sie das Fenster für Notizfunktion,
Textchatprotokoll, Private Nachrichten oder Anwesende
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(optional) geöffnet haben, wird dies durch ein Symbol an Ihrem
Avatar ( ) angezeigt.
o Gesten löschen ( ): löscht alle Gesten und Sprechblasen
der Avatare, die sich in vitero befinden (steht nur den
Moderatoren zur Verfügung). Falls Pfeile auf dem
Besprechungstisch eingeblendet sind, können Sie über den
„Gesten löschen“ Button alle Pfeile ausblenden. Alternativ
können Sie auch die „Entf“-Taste auf Ihrer Tastatur drücken,
um Gesten, Sprechblasen und Pfeile zu löschen.
o Melden ( ): löst die Geste Melden des Avatars aus. Die
Meldegesten der einzelnen Teilnehmer werden in zeitlicher
Reihenfolge durchnummeriert, um die Moderation zu
erleichtern.
In Verbindung mit der Lizensierung vitero essentials+ haben
Teilnehmer, die in einer vitero Sitzung ausschließlich als reine
Telefonteilnehmer zugeschaltet sind, die Möglichkeit über die
Telefontastatur die Meldegeste zu steuern (#1 = aktivieren / #0
= deaktivieren).
o Applaus ( ): löst die Geste Applaus des Avatars aus.
o Zustimmen ( ): löst die Geste Zustimmen des Avatars
aus.
o Ablehnen ( ): löst die Geste Ablehnen des Avatars aus.
o Bin gleich wieder da ( ): Soll von einem Teilnehmer
eingeschaltet werden, wenn er momentan nicht teilnehmen
kann. Dies wird den anderen Teilnehmern durch einen
transparent dargestellten Avatar mit Kaffeetassensymbol
illustriert. Solange der Avatar transparent dargestellt wird, ist
der Audiokanal des Teilnehmers gesperrt. Dies wird auch an
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seinem Avatar durch ein entsprechendes Symbol ( )
dargestellt.
Hinweise:
Gruppenleiter oder Administratoren, die sich in
diesem Status befinden oder vitero minimiert haben,
erhalten ein auditives Signal, wenn ein Teilnehmer
den virtuellen Raum betritt.
Die Kaffetasse wird automatisch (mit einer
Verzögerung von 15 Sekunden) aktiviert, wenn der
Bildschirm gesperrt wird.
o Verstanden ( ): Wenn Sie den anderen Teilnehmern
zeigen wollen, dass Sie etwas verstanden haben, können Sie
diese Geste benutzen. An Ihrem Avatar erscheint dann ein
Glühbirnen Symbol.
o Unklarheit ( ): Diese Geste können Sie benutzen, falls
Ihnen während der Sitzung etwas unklar ist. An Ihrem Avatar
wird dann ein Fragezeichen angezeigt. Dadurch wird dem
Moderator und den anderen Teilnehmern verdeutlicht, dass auf
einen bestimmten Punkt noch genauer eingegangen werden
muss.
o Alternatives Bild ( ): Zeigt das Foto, das Sie unter
alternativer Gesichtsausdruck ins Vitero Management System
geladen haben, in Ihrem Avatar an. Um das Standard Foto
wieder anzuzeigen, klicken Sie den Button erneut.
o Sprechblase anzeigen / löschen ( ): Wenn Sie
einen Text in die Eingabezeile geschrieben haben, können Sie
ihn mit dem Sprechblasen Button abschicken. Über Ihrem
Avatar wird dann eine Sprechblase mit dem entsprechenden
Text eingeblendet. Wenn kein Text in der Eingabezeile steht,
verändert sich die Funktion des Buttons in Sprechblase
löschen. Falls gerade eine Sprechblase über Ihrem Avatar
angezeigt wird, können Sie sie damit ausschalten. Anstatt auf
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den Button zu klicken, können Sie auch die Return Taste der
Tastatur drücken. Um den Inhalt einer Sprechblase, die im
virtual team room angezeigt wird, zu kopieren, bewegen Sie
Ihren Mauszeiger über die Sprechblase. Diese wird daraufhin als
Textfeld angezeigt, in dem Sie den Inhalt markieren und
kopieren können.
Falls der Moderator im Menü Einstellungen die Option „Große
Sprechblasen erlauben“ aktiviert hat, ändert sich das Symbol
auf dem Sprechblasen Button zu einer Sprechblase mit drei
Pünktchen. Im virtual team room wird bei großen Sprechblasen
zunächst nur der Textanfang mit dem Symbol „…“ angezeigt.
Wenn Sie den Mauszeiger über die Sprechblase bewegen, wird
der gesamte Text angezeigt und Sie können diesen ebenfalls
wieder markieren und kopieren.
o Sitzungsinformationen: Die Textanzeige in der vitero
Gestenleiste enthält den Veranstaltungs- bzw. den
Gruppennamen, falls kein Veranstaltungsname vorhanden ist,
sowie die aktuelle Urzeit. Wenn Nebenräume angelegt wurden
(nur bei Lizenzierung von vitero essentials+ möglich), wird
zudem anzeigt, in welchem Nebenraum Sie sich aktuell
aufhalten. Durch Klick auf die Sitzungsinformation öffnet sich
ein Fenster mit weiteren Informationen wie bespielsweise einem
Zugangslink. Es steht Ihnen eine Kopierfunktion zur Verfügung,
um so z. B. schnell und einfach Links an weitere Teilnehmer
senden zu können.
o Sitzungscode ( ), optional:
Falls ein Sitzungscode beim Buchen des vitero Termins erstellt
wurde, wird dieser hinter der Raumbezeichnung angezeigt.
Durch Weitergabe des Sitzungscodes ist es möglich Teilnehmer,
die kein vitero Benutzerkonto haben oder nicht der gebuchten
Gruppe zugeordnet sind, ad hoc in ein Meeting einzuladen.
Wenn Sie auf den Text klicken, öffnet sich ein Fenster mit
weiteren Sitzungsinformationen (siehe oben). Um den
Sitzungscode zu kopieren, klicken Sie einfach per Linksklick auf
den zugehörigen „Kopieren“ Button.
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o Zuschaueranzahl ( ), optional: Bei Lizenzierung
des Moduls vitero audience können Zuschauer zu einer vitero
Sitzung hinzugeschaltet werden. Diese werden nicht durch
einzelne Avatare, sondern als Gesamtzahl in der Gestenleiste
dargestellt. Die Zuschauerrolle kann dabei über das Vitero
Management System (VMS) entweder bestimmten Personen
fest zugeordnet sein oder automatisch vergeben werden, sobald
alle Avatar-Sitzplätze im virtual team room belegt sind (siehe
auch Vitero Management System Hilfe unter „Detaillierte
Gruppenoptionen“ und „Termin anlegen“). Zuschauer verfügen
nur über einen eingeschränkten Textchat als Rückkanal. Die
Anzeige der Zuschauerbeiträge erfolgt ausschließlich im
Textchatprotokoll des Gruppenleiters, Named Moderators
oder Administrators. Bei Unklarheit, wer die Beiträge
einsehen darf, ist die Rolle eines Sitzungsteilnehmers in seiner
Visitenkarte überprüfbar. Diese kann über das
Avatarkontextmenü geöffnet werden (siehe 7.11
Avatarkontextmenü).
Hinweis: Die Übertragung einer Anwendung per Application
Sharing ist nur möglich, wenn sie explizit vertraglich beauftragt
wurde.
o Telefonkonferenz ( ), optional: Dieser Button wird nur
angezeigt, wenn vitero essentials+ lizenziert ist und die
Einwahl per Telefon für Ihre vitero Sitzung gebucht wurde.
Wenn Sie auf den Button klicken, öffnet sich der
Einwahlassistent mit den Zugangsdaten für die
Telefoneinwahl. Details dazu finden Sie in Kapitel „9
Telefoneinwahl“.
Bitte beachten Sie: Für die Telefoneinwahl wird ein
tonwahlfähiges Telefon benötigt.
o Megafon an/ aus ( ): Dieser Button wird nur
eingeblendet, wenn Sie die Audiokommunikation per VoIP
aktiviert haben und mindestens ein Nebenraum angelegt wurde
(siehe 8 vitero Nebenräume). Nebenräume sind nur bei
Lizenzierung von vitero essentials+ verfügbar und können
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genutzt werden, um z. B. Untergruppen für Tandemübungen
oder für Einzelübungen mit temporärer Trainerunterstützung zu
bilden. Wenn Sie den Megafon Button mit der linken Maustaste
gedrückt halten, können Sie als Moderator oder Co-Moderator
im Hauptraum mit den Teilnehmern in den Nebenräumen
sprechen.
Hinweis: Gruppenleiter oder Administratoren, die VoIP nutzen,
können das Megafon ebenfalls aktivieren. Sie müssen dazu nicht
auf dem Moderator oder Co-Moderator Stuhl Platz nehmen,
sondern können die Megafonfunktion auch von einem normalen
Teilnehmerplatz aus nutzen. Außerdem steht Gruppenleitern
und Administratoren das Megafon auch in den Nebenräumen zur
Verfügung.
7.11 Avatarkontextmenü
Das Avatarkontextmenü öffnet sichüber den Button zum Einstellen der
Wiedergabe- und Mikrofonlautstärke ( ) in der Gestenleiste.
Alternativ können Sie das Menü öffnen, wenn Sie mit der rechten
Maustaste (Apple Mac: Ctrl + linke Maustaste) auf einen Avatar klicken.
Die Einträge in diesem Menü hängen von Ihrer Rolle in der Gruppe
(Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter, Administrator oder Teilnehmer)
und der aktuellen Anwendung auf dem Gruppentisch ab. Auch macht es
einen Unterschied, ob Sie das Kontextmenü Ihres eigenen Avatars geöffnet
haben oder das eines anderen Teilnehmers.
Folgende Funktionen und Einstellungen stehen allen
Sitzungsteilnehmern im Kontextmenü zur Verfügung:
o Audio-Assistent: startet den vitero Audio-Assistenten, mit
dem Sie die Lautstärke Ihres Kopfhörers und Ihres Mikrofons
überprüfen und anpassen können. Dieser Menüpunkt erscheint
nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres eigenen Avatars öffnen.
o Regler für die Mikrofonlautstärke: Hier können Sie die
Lautstärke Ihres Mikrofons einstellen. Überprüfen Sie zunächst
Ihre Mikrofonlautstärke anhand des Pegels unter dem
Mikrofonregler. Wenn Sie sprechen, sollte der Pegelausschlag
im grünen Bereich sein. Liegt er im gelben Bereich sind Sie
zu leise. Verschieben Sie in diesem Fall den Regler für die
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Mikrofonlautstärke nach rechts, um die Lautstärke zu
erhöhen. Wenn der Pegelausschlag im roten Bereich liegt,
sind Sie zu laut. Um die Mikrofonlautstärke zu verringern,
verschieben Sie den Regler nach links.
Fragen Sie abschließend noch die anderen Teilnehmer, ob Sie
gut zu hören sind. Diese sollten Ihre Mikrofonlautstärke mit der
Lautstärke des Testsounds (siehe „Testton abspielen“)
vergleichen. Bei optimaler Einstellung sollten Sie genauso laut
zu hören sein wie der Testsound.
Die Moderatoren, Gruppenleiter und Administratoren können
nicht nur die eigene Mikrofonlautstärke einstellen, sondern auch
die der anderen Teilnehmer.
o Stummschalten (aufheben) (nur für VoIP): Durch Klick auf
diese Option können Sie bei der Audiokommunikation per VoIP
Ihr Mikrofon deaktivieren. Solange die Stummschaltung
besteht, wird sie durch ein blinkendes durchgestrichenes
Mikrofonsymbol oben links am Bildschirm angezeigt ( ).
Falls das Handmikrofon vor Ihrem Platz liegt oder Sie auf dem
(Co-)Moderatorstuhl sitzen, werden die virtuellen Mikrofone
halbtransparent dargestellt, dadurch können auch die anderen
Sitzungsteilnehmer erkennen, dass Ihr Mikrofon gerade
ausgeschaltet ist. Sie können die Stummschaltung entweder
durch Klick auf das blinkende Symbol oder über die F4-Taste
der Tastatur oder auch durch erneutes Klicken auf die Option im
Avatarkontextmenü wieder aufheben.
Hinweis für Gruppenleiter und Administratoren: Wenn Sie
im Kontextmenü eines stummgeschalteten Teilnehmers auf die
Option „Stummschalten aufheben“ klicken, erhält der
Teilnehmer eine Anfrage, ob er sein Mikrofon wieder aktivieren
möchte.
o Regler für die Kopfhörerlautstärke: Mit diesem Regler
können Sie die Lautstärke Ihres Kopfhörers anpassen (die
Kopfhörerlautstärke kann alternativ auch über den
Lautstärkeregler vom PC/Laptop eingestellt werden). Wenn Sie
auf den Menüpunkt „Testton abspielen“ unter dem Regler
klicken, wird ein Testsound abgespielt, mit dem Sie die
Lautstärkeeinstellung überprüfen können. Ihre
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Kopfhörerlautstärke ist optimal eingestellt, wenn der Testsound
in einer für Sie angenehmen Lautstärke zu hören ist.
Die Moderatoren können auch die Kopfhörerlautstärke der
Teilnehmer einstellen.
o Testton abspielen: Spielt einen Sound ab, damit Sie die
Lautstärke Ihres Kopfhörers einstellen können. Dieser
Menüpunkt erscheint nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres
eigenen Avatars öffnen.
Tipp: Sie können den Testsound auch abspielen, in dem Sie die
Tastenkombination „Strg+t“ (Windows PC) bzw. „ctrl+t“ (Apple
Mac) drücken.
o Nachricht senden: Öffnet das Fenster zum Versenden privater
Nachrichten (siehe auch 7.10 Funktionen der vitero
Gestenleiste). Der Name des Teilnehmers, über dessen
Kontextmenü Sie das Nachrichtenfenster geöffnet haben, ist
voreingestellt. Der Menüpunkt „Nachricht senden“ wird nur
angezeigt, wenn die Funktion zum Versenden privater
Nachrichten vom Gruppenleiter oder Administrator im Menü
Einstellungen aktiviert wurde. Dort kann auch eingestellt
werden, ob die Funktion allen Teilnehmern oder nur dem
Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter und Administrator zur
Verfügung stehen soll.
o Namensschild ändern (optional): Hier können Sie die
Angabe in Ihrem Namensschild ändern. Dies kann unter
Anderem hilfreich sein um z. B. anzuzeigen, dass mehrere
Personen von einem Rechner aus an der vitero Sitzung
teilnehmen. Des Weiteren ist es möglich, Zusatzinformationen
zum Namensschild einzutragen, die dann wie ein Tooltipp
angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger über das
Avatarfoto bewegen. So können zusätzliche Informationen zu
einem Teilnehmer wie z. B. der Firmenname oder der Standort
eingetragen und schnell abgerufen werden. Dieser Menüpunkt
erscheint nur, wenn Sie das Kontextmenü Ihres eigenen
Avatars öffnen. Die Option zur Änderung des Namensschilds
kann, falls gewünscht, vom Administrator in der
Serverkonfiguration deaktiviert werden, so dass sie für keine
Gruppe auf dem Server verfügbar ist.
Hinweis zur Namensdarstellung:
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Bei sehr langen Namen wird die Anzeige im Namensschild wie
folgt angepasst:
o Es wird nur der erste Buchstabe des Vornamens gefolgt von
einem Punkt angezeigt (z. B. Peter Mustermann-Mustername
wird zu P. Mustermann-Mustername).
o Wenn ein Name trotz abgekürztem Vornamen noch zu lang
ist, wird auch der Nachname mit einem Punkt abgekürzt (z.
B. P. Mustermann-Mustern.).
o Webcam aktivieren/deaktivieren: Dieser Menüpunkt wird
nur angezeigt, wenn Sie eine Webcam an Ihren Rechner
angeschlossen haben. Wenn Sie Ihre Webcam aktiviert haben
(und die Webcamnutzung generell vom Gruppenleiter für die
Sitzung zugelassen wurde) wird Ihr Livebild angezeigt, sobald
Sie auf dem Moderator oder Co-Moderatorplatz sitzen oder das
Handmikrofon an Ihrem Platz liegt. Sie können Ihre Webcam
wieder ausschalten, in dem Sie den Menüpunkt erneut
auswählen. Die Bezeichnung ändert sich in Webcam
deaktivieren, solange die Webcam angeschaltet ist.
o Foto schießen: Macht ein Foto des aktuellen Livebildes und
zeigt dieses in Ihrem Avatar an. Diese Option ist nur verfügbar,
wenn Ihr Livebild im Avatar sichtbar ist. Alternativ können Sie
das Foto auch über die Tastenkombination Strg+p (Apple Mac:
ctrl+p) schießen. Optional ist es auch möglich das erstellte Foto
dauerhaft in Ihrem Profil im VMS zu speichern. Dadurch wird es
jedes Mal in Ihrem Avatar angezeigt, wenn Sie den virtual team
room betreten. Zum Speichern bestätigen Sie einfach die
entsprechende Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos. Falls
bereits ein Foto in Ihrem Profil vorhanden war, wird es durch
das neu erstellte Webcambild ersetzt.
Wenn Sie das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die
aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn Sie
den virtual team room verlassen oder ein neues Foto schießen.
o Gesten entfernen: Löscht alle Gesten, die an Ihrem Avatar
angezeigt werden. Wenn Sie Moderator oder Co-Moderator sind,
steht Ihnen dieser Menüpunkt auch zur Verfügung, wenn Sie
das Avatarkontextmenü eines anderen Sitzungsteilnehmers
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öffnen. Dadurch können Sie die Gesten am Avatar des
entsprechenden Teilnehmers löschen.
o Visitenkarte: Öffnet eine elektronische Visitenkarte mit den
Kontaktdaten eines Teilnehmers bzw. Ihren eigenen Daten.
Folgende Angaben können in der Visitenkarte enthalten sein:
Name, Vorname, Rolle (bezogen auf das Vitero Management
System), E-Mail, Telefon, Mobiltelefon, Firma, Adresse. Mit dem
Kopieren Button können Sie den Inhalt einer Visitenkarte in die
Zwischenablage Ihres Rechners kopieren und ihn dann in ein
beliebiges Textdokument einfügen. Wenn Sie auf den Schließen
Button klicken, wird die Visitenkarte wieder ausgeblendet. Über
das Vitero Management System können Sie den Inhalt Ihrer
eigenen Visitenkarte ändern (siehe vitero Benutzerhandbuch
Management System).
Hinweis: Während einer laufenden Sitzung können Sie über
Ihre Visitenkarte ein Avatarfoto hochladen. Dabei haben Sie die
Möglichkeit zu wählen, ob Sie das Foto permanent oder nur für
die Sitzung (temporär) speichern möchten.
o Sitzungsdateien: Öffnet den Ordner, in dem die in der Sitzung
verteilten Dateien oder Prüfungsunterlagen (bei Lizenzierung
von vitero examination) abgelegt wurden. Dieser Eintrag ist
erst sichtbar, nachdem Sie eine Datei oder Prüfungsunterlagen
empfangen haben.
o Schließen: Schließt das Avatarkontextmenü.
Folgende Funktionen und Einstellungen stehen nur dem Moderator und
dem Co-Moderator zur Verfügung, wenn sie das Kontextmenü eines
anderen Teilnehmers öffnen:
o Mikro geben: Das Handmikrofon wird am Platz des
ausgewählten Teilnehmers abgelegt (siehe 7.9.4 Das Mikrofon
und die virtuelle Maus).
o Mikro zurücklegen: Das Handmikrofon wird wieder auf seine
Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgesetzt. Der
Menüpunkt wird nur angezeigt, solange das Mikrofon am Platz
des ausgewählten Teilnehmers liegt.
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o Maus geben: Die virtuelle Maus wird am Platz des
ausgewählten Teilnehmers abgelegt. Dieser Menüpunkt steht
nur zur Verfügung, wenn Application Sharing gestartet wurde
(siehe 7.9.1 Die Funktionsbuttons des Besprechungstisches).
o Maus zurücklegen: Die virtuelle Maus wird wieder auf ihre
Ausgangsposition vor dem Moderatorplatz zurückgelegt. Diese
Auswahlmöglichkeit wird ebenfalls nur angezeigt, wenn die
Maus am Platz des ausgewählten Teilnehmers liegt.
o Karte austeilen: Öffnet die persönliche Tafel beim
ausgewählten Teilnehmer (siehe 7.9.1 Die Funktionsbuttons des
Besprechungstisches).
o Dokument verteilen: Öffnet den Dialog zum Verteilen eines
Dokuments (siehe auch 7.9.1 Die Funktionsbuttons des
Besprechungstisches/Dokument verteilen). Das Dokument (ein
Link oder eine Datei) wird dabei nur an den Sitzungsteilnehmer
gesendet, über dessen Kontextmenü Sie den „Dokument
verteilen“ Dialog geöffnet haben.
Folgende Funktion steht sowohl dem Moderator und Co-Moderator als
auch dem Gruppenleiter und Administrator zur Verfügung, wenn sie
das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnen:
o Platzwechsel: Ihr eigener Avatar tauscht den Platz mit dem
ausgewählten Avatar.
Folgende Funktion steht nur dem Gruppenleiter oder Administrator zur
Verfügung, wenn er das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnet:
o Benutzer entfernen: entfernt den Teilnehmer aus dem virtual
team room der Gruppe. Bei Teilnehmern, die im Vitero
Management System der jeweiligen Gruppe zugeordnet und mit
ihrem Benutzerkonto angemeldet sind, kann zusätzlich der
erneute Zutritt zum virtual team room gesperrt werden. Sie
sind dann solange aus dem virtual team room ausgeschlossen,
bis ihnen in den Gruppeneinstellungen des VMS der Zutritt
wieder gewährt wird.
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Bitte beachten Sie: Falls ein Sitzungscode für das Meeting im
virtual team room verfügbar ist, wird dieser durch den
Ausschluss nicht ungültig und kann deshalb auch von entfernten
Teilnehmern noch verwendet werden. Bei streng vertraulichen
Meetings sollte deshalb bei buchbaren Räumen (Lizenzmodell
Corporate Room) die Sitzungscodefunktion nicht mitgebucht
werden, so dass nur Personen mit einem für die Gruppe
zugelassenen Benutzerkonto den virtual team room betreten
können. Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named
Moderator) kann der zutrittsberechtigte Personenkreis
eingeschränkt werden, indem ein Sitzungspasswort vergeben
wird (siehe auch 6 Mein personenbezogener Raum).
Folgende Funktion steht nur dem Administrator zur Verfügung, wenn er
das Kontextmenü eines anderen Teilnehmers öffnet:
o Rechnerdaten: Mit dieser Option kann der Administrator
technische Informationen über den Rechner eines Teilnehmers
einholen. Beim Teilnehmer öffnet sich daraufhin eine Meldung,
in der er der Herausgabe der technischen Daten zustimmen
oder diese ablehnen kann. Stimmt der Teilnehmer zu, werden
die Daten im Notizblock des Administrators angezeigt.
7.12 Das Menü Einstellungen
Das Menü Einstellungen können Sie über den Button mit dem
Werkzeugsymbol ( ) in der vitero Gestenleiste öffnen. Im Menü
können Sie verschiedenen Einstellungen für den gesamten virtual team
room oder auch nur für Ihren eigenen Rechner vornehmen. Das Menü
enthält fünf Reiter, die in zwei Gruppen untergliedert sind. Die ersten drei
Reiter (Mein PC, Meine Favoriten, Meine Links) enthalten persönliche
Einstellungen, die nur Ihren eigenen Rechner betreffen und deshalb auch
dort (also auf dem „Client“) gespeichert werden.
Über die letzten beiden Reiter (vitero Raum, Experteneinstellungen)
können Einstellungen für die den gesamten virtual team room
vorgenommen werden. Diese Einstellungen gelten für alle
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Sitzungsteilnehmer und können deshalb nur vom Gruppenleiter oder
Administrator vorgenommen werden. Sie haben Auswirkungen auf die
Darstellung oder die Funktionen des virtual team rooms (z. B. Anzahl der
Stühle, Nebenräume anlegen) und werden zentral auf den vitero Servern
für den jeweiligen Raum abgespeichert.
Das Menü Einstellungen kann per Application Sharing übertragen werden.
Dadurch ist es z. B. für den technischen Support möglich, die Einstellungen
eines vitero Teilnehmers zu überprüfen und diesen beim Ändern der
Einstellungen besser zu unterstützen.
In den folgenden Abschnitten werden die Einstellungen, die Sie über die
einzelnen Reiter vornehmen können, genauer beschrieben.
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7.12.1 Mein PC
Die Einstellungen im Reiter „Mein PC“ können von jedem
Sitzungsteilnehmer vorgenommen werden. Diese Einstellungen betreffen
nur Ihren eigenen Rechner und haben keine Auswirkungen auf die anderen
Sitzungsteilnehmer. Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung:
o Speicherort für vitero Sitzungsdateien: Hier können Sie
festlegen, wo die vitero Sitzungsdateien gespeichert werden
sollen. Am ausgewählten Speicherort wird daraufhin für jede
Sitzung, an der Sie teilnehmen, ein eigener Ordner erstellt, in
dem die Dateien für die jeweilige Sitzung gespeichert werden.
Die Bezeichnung des Sitzungsordners besteht aus dem
Gruppennamen, dem aktuellen Datum und der Uhrzeit, zu der
Sie sich eingeloggt haben (z. B. vitero Demo 2008_04_09
10_15 Uhr).
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller vitero
Sitzungsdateien, die im jeweiligen Sitzungsordner gespeichert
werden, sowie deren Bezeichnung und ggf. das
Unterverzeichnis, in dem sie abgelegt werden.
Folgende Dateien werden immer gespeichert:
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o Schnappschüsse: alle Schnappschüsse, die während
einer Sitzung erstellt wurden (Bezeichnung:
<Gruppenname> <Datum> <Uhrzeit>,
Schnappschuß.jpg, Unterordner: Schnappschüsse).
o Screenshots: Wenn Sie mit der „Druck“ Taste auf
Ihrer Tastatur einen Screenshot erstellen, wird dieser
ebenfalls im Sitzungsordner gespeichert. Es werden
dabei pro Screenshot zwei Bilder erstellt, ein Bild des
gesamten Raumes (Bezeichnung: <Gruppenname>
<Datum> <Uhrzeit>, <Loginname>, Raum.jpg;
Unterordner: Screenshots/Raum), sowie ein Bild, das
nur die Anzeigefläche des Besprechungstisches
darstellt (Bezeichnung: <Gruppenname> <Datum>
<Uhrzeit>, <Loginname>, Anzeigefläche.jpg;
Unterordner: Screenshots/Anzeigefläche).
Die folgenden Dateien werden optional gespeichert, wenn das
Häkchen vor „Textchat, Notizblock und Kartensammlung
automatisch speichern“ (siehe oben) gesetzt ist. Wenn die
automatische Speicherung nicht aktiviert ist werden Sie beim
Beenden von vitero bzw. beim Wechseln in einen Nebenraum
(betrifft nur die Kartensammlung) gefragt, ob Sie die Dateien
speichern möchten.
o Persönliche Notizen: Alle Notizen, die Sie im vitero
Notizblock erstellt haben (Bezeichnung:
vitero_Notizblock <Datum> <Uhrzeit>.txt).
o Private Nachrichten: Falls das Versenden von
privaten Nachrichten für die Sitzung zugelassen
wurde, wird das Protokoll aller privaten Nachrichten,
die Sie erhalten haben gespeichert (Bezeichnung:
vitero_Private_Nachrichten <Datum> <Uhrzeit>.txt).
o Textchatprotokoll: Protokollierung aller
Textchatbeiträge, sowie der Gesten (Bezeichnung:
vitero_Textchatprotokoll <Datum> <Uhrzeit>.txt).
o Anwesende: Protokollierung aller Anwesender
(Bezeichnung: vitero_Anwesende <Datum>
<Uhrzeit>.txt)
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Folgende Dateien werden nur gespeichert, wenn Sie vitero
session recorder zur Aufnahme einer Sitzung verwenden
(siehe auch 11 vitero session recorder):
o Filme: Aufnahmen von Bild und Ton im avi-Format
(Bezeichnung: <Gruppenname> <Datum>,
<Uhrzeit>(<Moderatorname>)(<Präsentationstitel>)
(<Medien Nr.>).avi; Unterordner: Aufnahmen).
Anmerkung: Am Aufnahmerechner wird das
Texchatprotokoll immer gespeichert, solange eine
Aufnahme läuft. Die Option „Notizblock, Textchat und
Kartensammlung automatisch speichern“ im Menü
„Einstellungen“ ist in der vitero_session_recorder.exe
deaktiviert.
o Audioaufnahme: optional kann die Tonspur eines
Films separat gespeichert werden (Bezeichnung:
<Gruppenname> <Datum>, <Uhrzeit>.mp3,
Unterordner: Aufnahmen/Audio).
o Textchat, Notizblock und Kartensammlung automatisch
speichern: Wenn das Häkchen vor dieser Einstellung gesetzt
ist, werden die Inhalte des Notizblocks und der
Kartensammlung, sowie die Protokolle des Textchats und Ihrer
privaten Nachrichten automatisch gespeichert. Die Dateien
werden dabei im txt-Format im Ordner für die aktuelle Sitzung
abgelegt. Sie können den Speicherort für die vitero
Sitzungsdateien im Reiter „Mein PC“ festlegen (siehe oben).
o Mikrofon: Wenn Sie mehrere Mikrofone zur Auswahl haben, z.
B. Webcam- und Headset-Mikrofon, dann können Sie hier noch
während der Sitzung einstellen, welches Mikrofon Sie in vitero
benutzen möchten. Im Drop-Down Menü gibt es zusätzlich den
Eintrag „Standardgerät“. Ist dieser aktiviert, dann wird bei
jedem Einloggen das aktuell eingestellte Windows
Standardgerät genommen. In diesem Fall wird keine spezielle
Mikrofoneinstellung in vitero gespeichert. Unterhalb des
Eintrags „Standardgerät“ werden die einzelnen Gerätenamen
aufgelistet, die zur Verfügung stehen. Wird ein Name
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ausgewählt, dann wird diese Einstellung entsprechend
gespeichert. Wenn Sie auf den Button „Lautstärke“ neben dem
Drop-Down-Menü für die Mikrofonauswahl klicken, öffnet sich
das Kontextmenü Ihres Avatars, in dem Sie die Lautstärke Ihres
Kopfhörers und die Mikrofonempfindlichkeit nachregeln können
(siehe auch 7.11 Avatarkontextmenü).
o Sich selbst hören: Bei den von vitero empfohlenen
Soundkarten ist es möglich den Mikrofon Wiedergabekanal zu
aktivieren, so dass man sich selbst im virtual team room hören
kann, sofern der eigene Audiokanal geöffnet ist (man also ein
virtuelles Mikrofon vor sich hat). Dies verschafft zusätzliche
Orientierung, ob man gerade zu hören ist.
o Echounterdrückung: Falls Sie statt eines Headsets
Lautsprecher an Ihrem Rechner angeschlossen haben, können
Sie das Häkchen vor Echounterdrückung setzen, um eventuell
auftretende Echoeffekte bei den anderen Sitzungsteilnehmern
zu verringern.
o Mikrofonansprechempfindlichkeit erhöhen: Wenn Sie statt
des Mikrofons an Ihrem Headset ein Tischmikrofon oder eine
Freisprecheinrichtung verwenden, können Sie hier die
Ansprechempfindlichkeit erhöhen. Dies ist z. B. nötig, wenn
mehrere Personen von einem Rechner aus an einer vitero
Sitzung teilnehmen. Durch das Erhöhen der
Ansprechempfindlichkeit können auch die Personen, die weiter
vom Mikrofon entfernt sind, von den anderen
Sitzungsteilnehmern im virtual team room gehört werden.
Hinweis: Wenn Sie eine von vitero empfohlene
Freisprecheinrichtung an Ihren Computer angeschlossen haben,
müssen Sie diese Einstellung nicht manuell vornehmen. Solange
die empfohlene Freisprecheinrichtung angeschlossen und unter
„Mikrofon“ ausgewählt ist, wird das Häkchen vor
„Mikrofonansprechempfindlichkeit erhöhen“ automatisch gesetzt
und die Einstellung wird ausgegraut (d.h. inaktiv) dargestellt.
o Mein Avatarfoto: Ein Avatarfoto kann direkt vom Rechner in
vitero hochgeladen werden.
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o Eigene Webcam aktiv: Hier können Sie ebenso wie im
Avatarkontextmenü Ihre eigene Webcam aktivieren. Das
Livebild wird jedoch nur angezeigt, wenn die Webcam Nutzung
für die Sitzung generell zugelassen wurde (vom Moderator,
Co-Moderator, Gruppenleiter oder Administrator). Das Livebild
wird immer dann eingeblendet, wenn Sie auf dem Moderator-
oder Co-Moderator Stuhl sitzen oder wenn das Handmikrofon an
Ihrem Platz liegt.
Über das Drop-Down Menü „Webcam:“ können Sie einstellen,
welche Webcam Sie in vitero verwenden möchten, falls Sie
mehrere Webcams an Ihren Rechner angeschlossen haben.
Durch Klick auf den Button „Vorschau“ wird ein Vorschaufenster
mit dem Ausschnitt des Livebildes, der in Ihrem Avatar
angezeigt wird, eingeblendet. Dadurch können Sie Ihre Webcam
richtig positionieren. Nachdem die Vorschau aktiviert wurde,
wechselt die Funktion des Buttons zu „Foto schießen“. Wenn Sie
nun auf den Button klicken, können Sie ein Foto für Ihren
Avatar aus dem Livebild erstellen. Dieses wird dann direkt nach
dem Erstellen im virtual team room angezeigt. Optional ist es
auch möglich das erstellte Foto dauerhaft in Ihrem Profil im
VMS zu speichern. Dadurch wird es jedes Mal in Ihrem Avatar
angezeigt, wenn Sie den virtual team room betreten. Zum
Speichern bestätigen Sie einfach die entsprechende
Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos. Falls bereits ein Foto
in Ihrem Profil vorhanden war, wird es durch das neu erstellte
Webcambild ersetzt.
Wenn Sie das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die
aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn Sie
den virtual team room verlassen oder ein neues Foto schießen.
Beim Schließen des Menüs „Einstellungen“ wird die
Webcamvorschau automatisch wieder deaktiviert.
Bitte beachten Sie: Falls Sie vitero über die Webservice
Schnittstelle an ein externes Learning Management System
(LMS), wie z. B. ILIAS oder Moodle, angebunden haben, werden
die Profilbilder des LMS verwendet und in Ihrem Avatar
angezeigt. Eine dauerhafte Änderung des Profilbildes ist in
diesem Fall nur über das jeweilige LMS möglich.
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7.12.2 Meine Favoriten
Im Reiter „Meine Favoriten“ können Sie eigene Favoriten für Application
Sharing anlegen und löschen. Anwendungen und Dateien, die Sie hier
eintragen, werden Ihnen im Favoritenmenü angezeigt, so dass Sie sie
direkt mit Application Sharing starten können. Sie können einen neuen
Favoriten auch anlegen, wenn Sie nicht Moderator oder Co-Moderator sind.
Um das Favoritenmenü zu öffnen und Application Sharing zu starten
müssen Sie allerdings auf dem Moderator oder Co-Moderatorstuhl Platz
nehmen.
Neuen Favoriten anlegen:
Um einen neuen Favoriten anzulegen tragen Sie bitte in das Texfeld hinter
„Name“ die gewünschte Bezeichnung für den Favoriten ein. In das Feld
„Anwendung“ tragen Sie den Pfad zur gewünschten Datei oder Anwendung
ein, die Sie per Application Sharing öffnen möchten. Alternativ können Sie
auch auf den Button rechts neben dem Textfeld klicken um die
Ordnerstruktur Ihres Rechners zu durchsuchen. Klicken Sie dann auf den
Button „Neuen Favorit anlegen“ um den Favoriten anzulegen.
Hinweis für Apple Mac Benutzer: Auf Apple Mac Rechnern können nur
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Dateien als Favorit ausgewählt werden. Es ist nicht möglich eine
Anwendung direkt zu starten, ohne eine Datei darin zu öffnen.
Favoriten löschen:
Im unteren Bereich des Reiters „Meine Favoriten“, werden alle Favoriten
angezeigt. Die Favoriten, die Sie selbst angelegt haben, können Sie hier
auch wieder löschen. Die Standard-Favoriten, die in vitero voreingestellt
sind, können nicht gelöscht werden und werden deshalb ausgegraut
dargestellt. Um einen oder mehrere selbsterstellte Favoriten zu entfernen
setzen Sie das Häkchen vor den entsprechenden Favoritenbezeichnungen
und klicken Sie dann auf den „Löschen“ Button um die ausgewählten
Favoriten zu entfernen.
7.12.3 Meine Links
Im Reiter „Meine Links“ können Sie eigene Links anlegen und löschen, die
Sie dann über den Button „Dokument verteilen“ auswählen und an die
anderen Sitzungsteilnehmer senden können.
Sie können einen neuen Link auch anlegen, wenn Sie nicht Moderator oder
Co-Moderator sind. Der Link wird dann gespeichert und im unteren Bereich
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des Reiters „Meine Links“ angezeigt. Um den Link an die anderen
Sitzungsteilnehmer zu verteilen, müssen Sie allerdings auf dem Moderator
oder Co-Moderatorstuhl Platz nehmen.
Neuen Link anlegen:
Um einen neuen Link anzulegen tragen Sie bitte in das Textfeld hinter
„Name“ die gewünschte Bezeichnung für den Link ein. In das Feld „URL“
tragen Sie die gewünschte Internetadresse ein. Klicken Sie dann auf den
Button „Neuen Link anlegen“ um den Link anzulegen.
Hinweis für Experten: Wenn ein Link Übergabeparameter benötigt, wie z.
B. Benutzername oder Gruppenname zur Erstellung und Auswertung von
Online-Fragebögen, können Sie bestimmte Parameter aus vitero auslesen
und an den Link übergeben. Folgende Parameter stehen Ihnen dabei zur
Verfügung:
o %loginname%: Liest den Benutzernamen des jeweiligen
Teilnehmers aus vitero aus.
o %firstname%: Übergibt den Vornamen des entsprechenden
Teilnehmers.
o %lastname%: Liest den Nachnamen eines Teilnehmers aus.
o %mail%: Liest die E-Mail-Adresse aus.
o %teamname%: Liest den Gruppennamen aus.
o %roomname%: Gibt aus, ob sich ein Benutzer im Haupt- oder
Nebenraum befindet (bei Nebenräumen wird auch die Nummer
des entsprechenden Raumes mit übergeben).
o %presentation%: Übergibt den Namen der
Präsentationsdatei, die gerade im Media Display angezeigt wird.
Falls Application Sharing oder Webcam auf dem
Besprechungstisch angezeigt werden, wird dies ebenfalls
übergeben (Format: Application Sharing
(<vorname><nachname>) bzw. Webcam
(<vorname><nachname>)).
o %date%: Liest das aktuelle Datum aus (Format:
YYYY_MM_DD).
o %time%: Gibt die aktuelle Uhrzeit aus (Form: HH_MM).
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Links löschen:
Im unteren Bereich des Reiters „Meine Links“, werden alle Links angezeigt.
Um einen oder mehrere Links zu entfernen, setzen Sie das Häkchen vor
den entsprechenden Linkbezeichnungen und klicken Sie dann auf den
„Löschen“ Button um die ausgewählten Links zu entfernen.
7.12.4 vitero Raum
Die Einstellungen im Reiter vitero Raum können nur vom Gruppenleiter
oder Administrator vorgenommen werden. Alle Einstellungen die Sie hier
vornehmen, beziehen sich nicht nur auf Ihren eigenen Rechner, sondern
allgemein auf die Darstellung bzw. die Funktionen des virtual team rooms,
d.h. Sie gelten auch für alle anderen Sitzungsteilnehmer. Folgende
Einstellungen stehen Ihnen im Reiter vitero Raum zur Verfügung:
o Anzahl Stühle: Über das Drop-Down Menü können Sie
einstellen wie viele Sitzplätze im virtual team room zusätzlich
zum Moderatorstuhl maximal zur Verfügung stehen sollen. Der
Co-Moderator Stuhl wird dabei mitgezählt, falls er aktiviert ist,
ebenso wie per Rechtsklick vom Gruppenleiter oder
Administrator temporär ausgeblendete Stühle.
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o Namensschild: Hier können Sie einstellen, was auf den
Namensschildern der Sitzungsteilnehmer angezeigt werden soll.
Zur Auswahl stehen dabei: Vorname und Nachname, nur der
Vorname oder nur der Nachname.
o Layout: In diesem Drop-Down Menü können Sie einstellen wie
der Hintergrund des virtual team rooms aussehen soll.
o Co-Moderatorstuhl: Wenn das Häkchen vor Co-Moderatorstuhl
gesetzt ist (Standardeinstellung) steht Ihnen während der
Sitzung ein Co-Moderatorplatz zur Verfügung. Der Co-Moderator
kann ebenfalls alle Funktionen des Gruppentisches aufrufen und
auch die Einstellungen für den virtual team room ändern.
o Nebenräume (optional): Dieser Menüpunkt kann nur aktiviert
werden, wenn Sie vitero essentials+ verwenden. Wenn Sie
das Häkchen vor „Nebenräume“ setzen, stehen Ihnen während
der Sitzung zusätzlich zum Hauptraum noch weitere
Nebenräume zur Verfügung, in die sich einzelne Teilnehmer
oder auch ganze Untergruppen zurückziehen können (siehe
auch 8 vitero Nebenräume). Sie können die gewünschte
Anzahl und die Bezeichnung der Nebenräume über die
entsprechenden Drop-Down Menüs einstellen.
Unter dem Punkt „Schnappschüsse übertragen:“ können sie
auswählen, ob die Schnappschüsse nur in dem Raum angezeigt
werden sollen, in dem sie erstellt wurden (Option „deaktiviert“)
oder ob sie „in alle Räume“ bzw. nur „in den Hauptraum“
übertragen werden sollen. Das Übertragen der Schnappschüsse
wird auch am Schnappschuss-Symbol in der Titelleiste
dargestellt ( ). Es können maximal 10 Schnappschüsse
pro Raum in andere Räume übertragen werden. Weitere
Informationen hierzu finden Sie auch unter 0 Die Werkzeuge
der Titelleiste. Über das Drop-Down Menü unter „Präsentation
automatisch anzeigen:“ können Sie einstellen, ob eine definierte
Präsentationsdatei, die in Ihrem Gruppenordner im VMS für den
virtual team room bereitgestellt wurde, automatisch in allen
Nebenräumen angezeigt werden soll.
o Avatarwebcam im Raum generell zulassen (optional):
Hier können Sie einstellen, ob es während der Sitzung
grundsätzlich möglich ist, Webcams zu verwenden. Die
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einzelnen Sitzungsteilnehmer können daraufhin ihre Webcams
auch über das Avatarkontextmenü aktivieren. Wenn ein
Teilnehmer seine Webcam aktiviert hat, wird statt des Fotos ein
Livebild des Teilnehmers eingeblendet, sobald er entweder auf
dem Moderator- oder Co-Moderator Stuhl Platz nimmt oder
solange er das Handmikrofon an seinem Platz liegen hat.
Außerdem wird am Namensschild der Sitzungsteilnehmer durch
ein kleines Kamerasymbol angezeigt, ob der entsprechende
Teilnehmer die Webcam aktiviert hat.
o Mikrofone aller Anwesenden freischalten:
Diese Option ist nur für Kleingruppen (bis maximal 7 Personen)
verfügbar. Sie ermöglicht das gleichzeitige zentrale Freischalten
aller Mikrofonkanäle und ist auch in den Nebenräumen
verfügbar. Solange die Mikrofone freigeschaltet sind, wird dies
auch im virtual team room durch weiße Tischmikrofone vor den
Plätzen der Teilnehmer dargestellt.
o Sitzungspasswort verwenden (optional): Diese Option wird
nur angezeigt, wenn Sie das Lizenzmodell Named Moderator
verwenden und sich in Ihrem personenbezogenen virtual team
room befinden. Als Named Moderator können Sie hier ein
temporäres Sitzungspasswort vergeben. Dadurch haben nur die
Personen Zutritt zu Ihrem Raum, die zusätzlich zum vitero
Login bzw. zum Sitzungscode auch noch über das aktuell gültige
Sitzungskennwort verfügen (siehe auch 6 Mein
personenbezogener Raum).
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7.12.5 Experteneinstellungen
Die Einstellungen im Reiter Experteneinstellungen können nur vom
Gruppenleiter oder Administrator vorgenommen werden. Alle
Einstellungen, die Sie hier vornehmen, beziehen sich nicht nur auf Ihren
eigenen Rechner, sondern allgemein auf die Darstellung bzw. die
Funktionen des virtual team rooms, d.h. Sie gelten auch für alle anderen
Sitzungsteilnehmer. Es wird empfohlen die Einstellungen in diesem Reiter
nur zu verändern, falls Sie bereits Erfahrung mit der Benutzung von vitero
haben. Folgende Einstellungen stehen Ihnen im Reiter
Experteneinstellungen zur Verfügung:
o Application Sharing nicht vergrößern: Diese Option ist
standardmäßig aktiviert. Dadurch wird das übertragene Bild
beim Application Sharing nicht größer skaliert, falls der
Zeigende eine kleinere Bildschirmauflösung hat als die
Betrachter. Dies kann die Textdarstellung verbessern. Wenn Sie
diese Option deaktivieren, wird bei Betrachtern mit einer
höheren Bildschirmauflösung die per Application Sharing
übertragene Anwendung so vergrößert, dass sie trotzdem die
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gesamte Anzeigefläche des Besprechungstisches ausfüllt.
Dadurch kann vor allem bei Texten die Darstellung unscharf
werden. Solange Sie „Application Sharing nicht vergrößern“
aktiviert haben, wird die Anwendung in der Originalgröße, ohne
Skalierung, also mit identischer Auflösung dargestellt. Im
Beispiel bedeutet dies aber auch den Nebeneffekt, dass die
Anwendung am Betrachterrechner nicht die gesamte
Anzeigefläche des Tisches einnimmt, sondern nur einen Teil.
o Große Sprechblasen zulassen: Wenn Sie das Häkchen vor
dieser Option setzen, ist es möglich auch längere Texte in den
Sprechblasen (Textchat) anzuzeigen. Wenn eine Sprechblase
einen langen Text enthält wird zunächst nur der Textanfang mit
dem Symbol „…“ angezeigt. Sobald Sie den Mauszeiger über die
entsprechende Sprechblase bewegen, wird diese vergrößert, so
dass der gesamte Text lesbar ist. In der vergrößerten Ansicht
können Sie den Inhalt der Sprechblase auch markieren und
kopieren, um ihn z. B. in die Brainstorming Vorlage einzufügen.
Anmerkung: Standardmäßig ist in vitero die Größe einer
Sprechblase durch die Länge der Textchateingabezeile begrenzt,
d.h. Sie können nur so viel Zeichen pro Sprechblase eingeben
wie in die Eingabezeile passen. Dies dient der besseren
Übersichtlichkeit, da die Textchatbeiträge dadurch kurzgehalten
werden müssen und somit schneller mental verarbeitet werden
können.
o Avatarinteraktionen in Vergrößerungsansichten
einblenden: Solange das Häkchen vor dieser Option gesetzt ist
(Standardeinstellung), wird der Avatar eines
Sitzungsteilnehmers in den Vergrößerungsansichten
eingeblendet, wenn dieser eine Interaktion (wie z. B. Gesten
oder Sprechblase) auslöst. Wenn die Avatarinteraktionen
ausgeblendet sind, können die Sitzungsteilnehmer in den
Vergrößerungsansichten keine Gesten außer der Kaffeegeste
auslösen und auch keine Sprechblasen erstellen.
o Seitenverhältnis: Über dieses Drop-Down Menü können Sie
das Seitenverhältnis (4:3 oder 16:9) einstellen, in dem der
virtual team room für alle Anwesenden dargestellt werden soll.
Diese Einstellung kann nur von Gruppenleitern und
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Administratoren vorgenommen werden und ist für alle
Sitzungsteilnehmer gültig. Um die Auswahl zu erleichtern, wird
im Menü angezeigt, für wie viele Sitzungsteilnehmer das
jeweilige Seitenverhältnis optimal ist.
Hinweis: In jeder Sitzung wird das Seitenverhältnis zunächst
an die Bildschirmauflösung des Teilnehmers angepasst, der den
virtual team room als erstes betritt. Das Umstellen des
Seitenverhältnisses wird Gruppenleitern und Administratoren
dann einmal automatisch angeboten, sobald ein Teilnehmer mit
einem anderen Seitenverhältnis den Raum betritt.
o Private Nachrichten erlauben für: Über das Drop-Down
Menü dieser Option können Sie einstellen, ob private
Nachrichten versendet werden dürfen. Private Nachrichten sind
nicht für alle Sitzungsteilnehmer sichtbar, sondern können nur
vom Verfasser und vom Empfänger der entsprechenden
Nachricht gelesen werden. Sie haben drei Einstellmöglichkeiten
für private Nachrichten zur Auswahl:
o Niemanden: kein Sitzungsteilnehmer darf private
Nachrichten versenden.
o (Co-)Moderator, Gruppenleiter und Administratoren:
nur Sitzungsteilnehmer mit diesen Rollen dürfen
private Nachrichten untereinander versenden. Es ist
also nicht möglich, einem Sitzungsteilnehmer, der nur
die „normale“ Teilnehmer-Rolle hat, eine private
Nachricht zu schicken, da dieser dann nicht darauf
antworten kann.
o Alle Teilnehmer: alle Sitzungsteilnehmer dürfen ohne
Einschränkung private Nachrichten versenden.
o Prüfungsmodus aktivieren (optional): Diese Option ist nur
bei Lizenzierung von vitero examination verfügbar. Wenn Sie
das Häkchen setzen wird statt dem Agenda Button der
Prüfungsbutton eingeblendet. Dieser ermöglicht es dem (Co-
)Moderator Prüfungsunterlagen auszuteilen und wieder
einzusammeln (siehe auch 7.9.1 Die Funktionsbuttons des
Besprechungstisches).
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7.13 Automatische Awarenesselemente
Andere Anwendung im Vordergrund:
Das Bildschirmsymbol wird an Ihrem Avatar angezeigt,
wenn das Fenster einer anderen Anwendung vor vitero
liegt. Dadurch wird den anderen Teilnehmern
symbolisiert, dass Sie vitero ganz bzw. teilweise nicht
sehen können und mit einer anderen Anwendung
beschäftigt sind.
Notizfunktion aktiv:
Wenn Sie die Notizfunktion angeschaltet haben,
erscheint im Gesichtsfeld Ihres Avatars symbolisch ein
grauer Notizblock.
Persönliche Tafel aktiv:
Dieses Symbol wird im Gesichtsfeld Ihres Avatars
angezeigt, wenn Sie bei einer Kartenabfrage (Funktion
„Karten austeilen“) die persönliche Tafel geöffnet haben.
Avatarkontextmenü geöffnet:
Dieses Symbol wird an Ihrem Avatar angezeigt, solange
Sie das Kontextmenü eines Avatars geöffnet haben.
Visitenkarte geöffnet:
Das Visitenkarten Symbol wird angezeigt, wenn Sie die
Visitenkarte eines Teilnehmers oder Ihre eigene
Visitenkarte anschauen.
Menü „Einstellungen“ geöffnet:
Das Werkzeug Symbol wird angezeigt, wenn Sie das
Menü „Einstellungen“ geöffnet haben.
Auswahl Menüfenster geöffnet:
Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie ein Auswahl
Menüfenster von vitero geöffnet haben.
Kartensammlung geöffnet:
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Dieses Symbol wird angezeigt, wenn Sie als Moderator
oder Co-Moderator das Kartensammlung Fenster
geöffnet haben. Falls Sie Application Sharing geöffnet
haben, wird das Kartensammlung Fenster an die
anderen Teilnehmer übertragen und das Icon wird
deshalb nicht angezeigt.
Audiodelay (nur bei vitero VoIP):
Falls ein Sitzungsteilnehmer große Verzögerungen bei
der Audioübertragung hat, wird dies durch das
Störungszeichen an seinem Lautsprechersymbol
angezeigt. Audioverzögerungen treten z. B. bei
Störungen in der Internetverbindung oder bei sehr
langsamen Internetanschlüssen auf.
Eine langsame Internetverbindung erkennen Sie meist
daran, dass Verzögerungen bei der Bedienung von
vitero auftreten oder Pausen in der Audioübertragung
entstehen. Am betroffenen Teilnehmer wird ein
Lausprecher mit einem Blitz angezeigt. Alternativ
empfiehlt sich, bei häufiger auftretenden
Audioverzögerungen, als ad hoc Lösung auch die Einwahl
per Telefon. Voraussetzung hierfür ist die Lizenzierung
von vitero essentials+. Langfristig sollten weitere
Maßnahmen ergriffen werden, um das Audiodelay zu
verringern und die Audioqualität zu steigern (siehe
Anlage B - vitero Audiodelay).
„Audio aus“ Symbol:
Dieses Symbol wird am Avatar eines Teilnehmers
angezeigt, wenn seine Audioverbindung (VoIP oder
Telefon) unterbrochen ist. Dies kann geschehen, wenn
ein Teilnehmer in der vitero Gestenleiste die Geste mit
dem Kaffeetassen Symbol ( , „Bin gleich wieder
da“) auslöst. Dadurch wird seine Audioverbindung
komplett unterbrochen (Mikrofon und Wiedergabe).
Zusätzlich zum „Audio aus“ Symbol wird über dem
Avatarfoto des entsprechenden Teilnehmers eine
transparente Kaffeetasse angezeigt, um deutlich zu
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machen, dass der Teilnehmer sich momentan nicht an
der Sitzung beteiligen kann.
Bei vitero VoIP wird das „Audio aus“ Symbol auch
angezeigt, wenn die Wiedergabe- oder die
Mikrofonlautstärke eines Teilnehmers über das
Avatarkontextmenü im virtual team room ganz herunter
geregelt ist. Dadurch wird eine Suche nach der
„Fehlerquelle“ des vermeintlichen „Audioproblems“
hinfällig. Zusätzlich werden die anderen Teilnehmer
sofort informiert, warum die entsprechende Person
temporär nicht an der Kommunikation teilhaben kann;
Kommunikationsmissverständnissen wird so vorgebeugt
Gruppenavatar:
Der Gruppenavatar soll illustrieren, dass mehrere
Personen gemeinsam von einem Rechner aus an einer
vitero Sitzung teilnehmen. Für Details zur Aktivierung
des Gruppenavatars lesen Sie bitte den Abschnitt
7.3 Der vitero Gruppenavatar.
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7.14 Tastatur Shortcuts
Alle Sitzungsteilnehmer:
Strg
(Windows
PC)
ctrl
(Apple Mac)
Sprechen per Audiochat (falls das Mikrofon nicht an Ihrem
Platz liegt).
Strg + t
(Windows
PC)
ctrl + t
(Apple Mac)
Testsound abspielen.
F8 Nur bei vitero VoIP: Audiowiedergabe wird
stummgeschaltet, solange die Taste gedrückt ist.
F12 oder
„Pause-
Taste“
(nur Windows
PC)
Schaltet auf Windows Rechnern das Mikrofon (bei VoIP
und Telefon) stumm, solange die Taste gedrückt ist
(sogenannte „Räuspertaste“).
Druck
(Windows
PC)
cmd + s
(Apple Mac)
Erstellt einen Screenshot des gesamten virtual team
rooms, sowie der Anzeigefläche des Besprechungstisches.
Alle Screenshots, die Sie während einer vitero Sitzung
erstellen, werden im jeweiligen Sitzungsordner im
Unterordner Screenshots gespeichert. Im Menü
„Einstellungen“ können Sie den Speicherort für die vitero
Sitzungsdateien festlegen (siehe auch 7.12.1 Mein
PC/Speicherort für vitero Sitzungsdateien). Standardmäßig
ist der Ordner vitero Dateien auf Ihrem Desktop
eingestellt.
F1 Hilfe aufrufen.
Strg + v
(Windows
PC)
Text aus der Zwischenablage Ihres Rechners in die
Textchatzeile einfügen.
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cmd + v
(Apple Mac)
Strg + p
(Windows
PC)
ctrl + p
(Apple Mac)
Foto mit der Webcam schießen. Diese Funktion ist nur
verfügbar, solange ein Livebild in Ihrem Avatar angezeigt
wird. Sie erstellt ein Foto des aktuellen Livebildes und
zeigt dieses in Ihrem Avatar an. Optional ist es auch
möglich das erstellte Foto dauerhaft in Ihrem Profil im
VMS zu speichern. Dadurch wird es jedes Mal in Ihrem
Avatar angezeigt, wenn Sie den virtual team room
betreten. Zum Speichern bestätigen Sie einfach die
entsprechende Hinweismeldung beim Erstellen des Fotos.
Falls bereits ein Foto in Ihrem Profil vorhanden war, wird
es durch das neu erstellte Webcambild ersetzt. Wenn Sie
das Foto nicht speichern, ist es nur temporär für die
aktuelle Sitzung verfügbar und wird wieder gelöscht, wenn
Sie den virtual team room verlassen oder ein neues Foto
schießen.
F4
(nur bei
VoIP)
Hiermit können Sie bei der Audiokommunikation per VoIP
Ihr Mikrofon deaktivieren. Solange die Stummschaltung
besteht, wird sie durch ein blinkendes durchgestrichenes
Mikrofonsymbol oben links am Bildschirm angezeigt (
). Falls das Handmikrofon vor Ihrem Platz liegt oder Sie
auf dem (Co-)Moderatorstuhl sitzen, werden die virtuellen
Mikrofone halbtransparent dargestellt, dadurch können
auch die anderen Sitzungsteilnehmer erkennen, dass Ihr
Mikrofon gerade ausgeschaltet ist.
Sie können die Stummschaltung entweder durch Klick auf
das blinkende Symbol oder über die F4-Taste der Tastatur
oder auch durch erneutes Klicken auf die Option im
Avatarkontextmenü wieder aufheben.
Hinweis für Gruppenleiter und Administratoren:
Wenn Sie im Kontextmenü eines stummgeschalteten
Teilnehmers auf die Option „Stummschalten aufheben“
klicken, erhält der Teilnehmer eine Anfrage, ob er sein
Mikrofon wieder aktivieren möchte.
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Alt + F4 vitero beenden.
Nur Moderator und Co-Moderator:
Pfeiltasten Mikrofon weitergeben. Die Mikrofonweitergabe per
Pfeiltaste ist deaktiviert, solange Application Sharing
verwendet wird.
Pos1 Wenn die Meldegeste, von einem oder mehreren
Teilnehmern aktiviert wurde, wird das Mikrofon an den
Platz des Teilnehmers gelegt, der sich zuerst gemeldet
hat. Bei erneutem Drücken der Pos1 Taste wird das
Mikrofon jeweils an den Teilnehmer weitergegeben, der
als nächstes an der Reihe ist. Sind keine Meldungen mehr
vorhanden, wird es vor den Platz des Moderators
zurückgelegt.
Bild rauf Eine Seite zurückblättern bei Agenda oder Medien.
Bild runter Eine Seite vorblättern bei Agenda oder Medien.
Entf Alle Avatargesten löschen.
Nur Application Sharing Starter (entweder Moderator oder Co-
Moderator)
Esc Die virtuelle Maus wird sofort auf ihre Ausgangsposition
vor dem Moderatorplatz zurückgelegt. Dadurch lässt sich
die geöffnete Anwendung vom Teilnehmer nicht mehr
fernsteuern.
7.15 Textchat Shortcuts
Tippen Sie die unten beschriebenen Befehle in die Textchateingabezeile ein
und schicken Sie diese mit der Return Taste auf Ihrer Tastatur oder durch
Klick auf den Sprechblasen Button ab, um die zugehörige Funktion
auszulösen.
Alle Sitzungsteilnehmer:
#openMic Verwendet ein Teilnehmer diesen Shortcut, wird
sein Mikrofon für die jeweilige Sitzung dauerhaft
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freigeschaltet, d.h. er kann zu den anderen
sprechen, ohne die Strg-Taste (Windows PC) bzw.
die ctrl-Taste (Apple Mac) gedrückt zu halten oder
eines der virtuellen Mikrofone an seinem Platz zu
haben. Beim Ausloggen aus dem virtual team
room wird diese Einstellung nicht übernommen.
Der Shortcut kann sowohl bei VoIP als auch bei
der Einwahl per Telefon (optional) eingesetzt
werden.
#closeMic Durch diesen Shortcut kann ein Teilnehmer die
Freischaltung seines Mikrofons wieder beenden,
wenn er es wie oben beschrieben mit #openMic
geöffnet hat. Der Shortcut kann sowohl bei VoIP
als auch bei der Einwahl per Telefon (optional)
eingesetzt werden.
#switchscreen Falls ein Teilnehmer mehrere Bildschirme an
seinem Rechner angeschlossen hat, kann der
virtual team room durch diesen Shortcut auf einen
anderen Monitor verschoben werden.
Standardmäßig wird er zuerst auf dem primären
Monitor angezeigt. Falls Sie die Anmeldedialoge
auf einen anderen Bildschirm verschieben, wird
der virtual team room ebenfalls auf diesem
geöffnet. Durch Eingabe von „#switchscreen“ kann
er dann jeweils auf den nächsten Bildschirm
verschoben werden. Die Reihenfolge dabei
entspricht der in den Windows
Anzeigeeigenschaften festgelegten Einstellung.
Zusätzlich kann der Shortcut auch um die
Bildschirmnummer ergänzt werden (#switchscreen
<Bildschirmnummer>). Auf diese Weise ist es
möglich, einen bestimmten Bildschirm direkt
anzusteuern. Dies ist vor allem praktisch, wenn
mehr als zwei Monitore angeschlossen sind.
Nur Gruppenleiter und Administratoren:
#openMicAll Schaltet die Mikrofone aller Teilnehmer (VoIP und
Telefon (optional)) für die jeweilige Sitzung
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dauerhaft frei. Dieser Shortcut steht nur
Gruppenleitern und Administratoren zur
Verfügung.
#closeMicAll Beendet die Freischaltung aller Mikrofone (VoIP
und Telefon (optional)) Dieser Shortcut kann nur
von Gruppenleitern und Administratoren in
Verbindung mit #openMicAll (siehe oben)
verwendet werden.
#resetChairs Gruppenleiter oder Administratoren können leere
Sitzplätze im virtual team room ausblenden, indem
sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und
dann im Kontextmenü „Stuhl ausblenden“ wählen.
Mit dem Textchat Shortcut „#resetChairs“ werden
alle auf diese Weise ausgeblendeten Stühle wieder
angezeigt.
#fingerclick Mit diesem Shortcut können Gruppenleiter und
Administratoren einen Signalton für die Meldegeste
einschalten. Dadurch wird der Redewunsch eines
Teilnehmers nicht mehr nur visuell, durch die
Meldegeste, sondern auch akustisch
hervorgehoben. Der Signalton wird dabei nur für
die Person aktiviert, die den Shortcut eingibt, nicht
für die gesamte Gruppe. Zum Abschalten des
Signaltons wird der Shortcut einfach erneut
eingegeben.
Nur Gruppenleiter, Administratoren und Assistenten:
#webcast Mit diesem Shortcut können Gruppenleiter,
Administatoren und Assistenten die automatische
Einblendung der Awarenesselemente für ihren
eigenen Avatar deaktivieren.
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8 vitero Nebenräume (optional)
Bei Lizenzierung von vitero essentials+ haben Sie die Möglichkeit,
während einer Sitzung, zusätzlich zum Hauptraum, Nebenräume
anzulegen, in die sich einzelne Teilnehmer oder ganze Untergruppen
zurückziehen können. Die Nebenräume bieten dabei die gleichen
Funktionalitäten wie der Hauptraum.
8.1 Nebenräume anlegen
Sie dürfen nur als Gruppenleiter oder Administrator Nebenräume anlegen.
Klicken Sie dazu auf den Button mit dem Werkzeugsymbol in der
Teilnehmer Gestenleiste, um das Menü Einstellungen zum Anlegen der
Nebenräume zu öffnen. Setzen Sie nun das Häkchen vor „Nebenräume“ im
Reiter „vitero Raum“ und stellen Sie die Anzahl und die Bezeichnung der
Nebenräume ein, in dem Sie auf den Pfeilbutton des entsprechenden Drop-
Down Menüs klicken und aus der Liste den gewünschten Eintrag auswählen
(siehe auch 7.12.4 vitero Raum).
8.2 Zwischen Hauptraum und Nebenräumen wechseln
Sobald Sie Nebenräume angelegt haben, wird im rechten oberen
Bildschirmbereich der Raumauswahlbutton ( )angezeigt. Klicken Sie auf
den Button um das Raumauswahlmenü zu öffnen. Darin werden alle
verfügbaren Nebenräume, sowie der Hauptraum für Ihre Gruppe angezeigt.
Neben der Raumbezeichnung sehen Sie auch wie viele bzw. welche
Gruppenmitglieder sich in den entsprechenden Räumen aufhalten. Um in
einen anderen Raum zu wechseln, klicken Sie auf den Raumnamen oder
auf den Punkt vor dem Namen und bestätigen Sie Ihre Auswahl, in dem Sie
auf den Ok-Button unten im Menüfenster klicken. Daraufhin schließt sich
das Fenster und der neue Raum wird geladen.
8.3 Sonderfunktionen des Hauptraums
8.3.1 Mit allen Teilnehmern sprechen (Megafonfunktion)
Sobald Nebenräume angelegt wurden, steht dem Moderator und dem Co-
Moderator im Hauptraum die „Megafonfunktion“ zur Verfügung. Dadurch
können Sitzungsteilnehmer, die im Hauptraum auf dem Moderator oder Co-
Moderator Stuhl Platz nehmen, per VoIP-Audiochat das Wort an alle
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Gruppenmitglieder richten, unabhängig davon, ob sie sich ebenfalls im
Haupt- oder in einem der Nebenräume befinden. Für die
Audiokommunikation per Telefon ist die Megafonfunktion derzeit noch nicht
verfügbar. Telefonkonferenz-Teilnehmer hören zwar, was über das Megafon
gesagt wird, können dieses aber nicht selbst aktivieren.
Um das „Megafon“ anzuschalten, klicken Sie mit der linken Maustaste auf
den Button mit dem Megafonsymbol ( ) rechts unten in der
Gestenleiste. Halten Sie die linke Maustaste über dem Button gedrückt,
während Sie sprechen. Solange die Funktion aktiviert ist, wird das
Lautsprechersymbol an Ihrem Foto durch ein Megafonsymbol ( )
ersetzt. In den Nebenräumen wird Ihr Avatar auf der Anzeigefläche des
Besprechungstisches eingeblendet, außerdem wird in allen Räumen das
Anschalten der Megafonfunktion durch einen Gong angekündigt.
Hinweis: Gruppenleiter oder Administratoren, die VoIP verwenden, können
das Megafon ebenfalls aktivieren. Sie müssen dazu nicht auf dem
Moderator oder Co-Moderator Stuhl Platz nehmen, sondern können die
Megafonfunktion auch von einem normalen Teilnehmerplatz aus nutzen.
Außerdem steht Gruppenleitern und Administratoren das Megafon auch in
den Nebenräumen zur Verfügung.
8.3.2 Teilnehmer in den Hauptraum zurückholen
Der Moderator, Co-Moderator, Gruppenleiter oder Administrator hat
außerdem die Möglichkeit die Teilnehmer aus den Nebenräumen zurück in
den Hauptraum zu holen, in dem er im Menü Einstellungen die Anzahl der
Nebenräume verändert. Wenn die Anzahl der Nebenräume auf 0 gesetzt
wird, werden alle Teilnehmer automatisch zurück in den Hauptraum geholt.
Wenn die Anzahl zwar verringert, aber nicht auf 0 gesetzt wird, werden die
Räume mit der höchsten Nummerierung zuerst entfernt.
Beispiel: Es wurden zunächst 4 Nebenräume angelegt, später wird die
Anzahl der Nebenräume auf 2 gesetzt. Dadurch werden Raum 3 und 4
(bzw. C und D oder III und IV) geschlossen und die Teilnehmer in diesen
Räumen werden automatisch in den Hauptraum zurückgeholt.
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9 Telefoneinwahl (optional)
Bei der Lizenzierung von vitero essentials+ kann die
Audiokommunikation im virtual team room über das Telefon erfolgen.
Dabei können entweder alle Sitzungsteilnehmer das Telefon zur
Audiokommunikation nutzen oder nur einzelne Teilnehmer wählen sich per
Telefon ein, während die übrigen VoIP verwenden.
Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named Moderator) wird
bereits über die Lizenz festgelegt, ob die Telefoneinwahl zur Verfügung
steht. Die Telefoneinwahl ist damit in einem personenbezogenen Raum
entweder immer, für alle Sitzungen oder in keiner Sitzung möglich.
Bei buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) kann beim
Anlegen eines Sitzungstermins im Vitero Management eingestellt werden,
ob die Telefoneinwahl für den jeweiligen Termin möglich sein soll (siehe
auch Vitero Management System Hilfe).
Bitte beachten Sie:
Für die Telefoneinwahl wird ein tonwahlfähiges Telefon benötigt. Bitte
lesen Sie, falls nötig, in der Bedienungsanleitung Ihres Telefons nach, ob
Sie über ein tonwahlfähiges Gerät verfügen und ob bzw. wie die Tonwahl
aktiviert werden kann.
Die Tonwiedergabe bei Videoclips ist nicht per Telefon möglich, sondern
benötigt VoIP, d.h. auch wenn die Audiokommunikation im virtual team
room per Telefon erfolgt, wird der Ton des Videos immer über die PC-
Soundkarte und die daran angeschlossenen Lautsprecher/Kopfhörer
abgespielt.
9.1 Der Einwahlassistent
Wenn die Audiokommunikation per Telefon für Ihre vitero Sitzung
verfügbar ist, finden Sie alle benötigten Informationen zur Telefoneinwahl
im Einwahlassistenten. Der Assistent kann jederzeit über den Telefon
Button ( ) rechts unten in der vitero Gestenleiste geöffnet werden.
Bei buchbaren vitero Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) ist es
zudem möglich, in den Buchungseinstellungen festzulegen, dass der
Einwahlassistent direkt beim Betreten des virtual team rooms geöffnet
werden soll. Bei personenbezogenen Räumen (Lizenzmodell Named
Moderator) ist diese Option nicht verfügbar.
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Der Assistent enthält unterschiedliche Dialoge für die einzelnen
Einwahlmöglichkeiten (Dial In und/oder Dial Out).
Die unterschiedlichen Ansichten des Assistenten werden auch als
Awarenesselemente am Avatar dargestellt (siehe Abschnitt 9.1.4
Awarenesselemente des Einwahlassistenten) und sind somit für alle
Sitzungsteilnehmer im virtual team room sichtbar. Auf diese Weise können
Teilnehmer, die Hilfe bei der Telefoneinwahl benötigen, noch besser
unterstützt werden.
9.1.1 Einwahlmöglichkeit auswählen
Falls Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Verbindungsaufbau zur
Verfügung stehen, können Sie im Einwahlassistenten zunächst auswählen,
auf welche Weise Sie die Telefonverbindung herstellen möchten. Dies ist
entweder per Dial In (Sie rufen selbst an) oder optional auch per Dial Out
(Sie möchten angerufen werden) möglich. Bei Dial Out entstehen keine
Kosten für den Telefonkonferenzteilnehmer. Um auch bei Dial In die
Telefonkosten möglichst gering zu halten, sind länderspezifische
Regionalnummern für über 20 Länder verfügbar (optional). Klicken Sie
einfach auf den Button unter der gewünschten Option, um eine detaillierten
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Anleitung für die jeweilige Einwahlmöglichkeit zu erhalten.
Zum Beenden des Assistenten klicken Sie rechts unten auf den Schließen
Button.
Solange Sie den Dialog mit den Einwahlmöglichkeiten geöffnet haben, wird
an Ihrem Avatar ein weißes Dialogsymbol ( / ) angezeigt
(siehe 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten).
9.1.2 Telefonverbindung herstellen
Nachdem Sie sich ggf. für eine Einwahlmöglichkeit entschieden haben,
folgen Sie einfach der „Schritt-für-Schritt“ Anleitung im Einwahlassistenten,
um die Telefonverbindung herzustellen. Die Anweisungen unterscheiden
sich dabei je nachdem, ob Sie Dial In (blaues Dialogfenster) oder Dial Out
(gelbes Dialogfenster, optional) ausgewählt haben.
An Ihrem Avatar wird ebenfalls ein blaues Dialogsymbol für Dial In
( / ) bzw. ein gelbes für Dial Out ( / )angezeigt,
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solange die entsprechende Ansicht des Einwahlassistenten geöffnet ist
(siehe 9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten).
Wenn Sie die Telefonverbindung hergestellt haben oder den
Einwahlassistenten nicht mehr benötigen, beenden Sie ihn durch Klick auf
den „Schließen“ Button rechts unten. Über den „Zurück“ Button gelangen
Sie wieder zur Auswahl der verschiedenen Einwahlmöglichkeiten (falls
mehrere vorhanden sind).
9.1.3 Verbindung trennen
Um die Verbindung zu trennen, legen Sie einfach den Telefonhörer auf.
Alternativ können Sie auch erneut auf den Telefon Button ( ) rechts
unten im virtual team room klicken und die Telefonverbindung über den
„Auflegen“ Button im Einwahlassistenten trennen.
Solange der Dialog zur Verbindungstrennung geöffnet ist, wird an Ihrem
Avatar ein weißes Dialogsymbol ( / )angezeigt (siehe 9.1.4
Awarenesselemente des Einwahlassistenten).
Bitte beachten Sie: Falls Ihr Rechner über einen aktiven Mikrofonkanal
verfügt und der Zugriff auf diesen nicht vom Administrator gesperrt wurde,
wird nach dem Beenden der Telefonverbindung automatisch vitero VoIP
aktiviert. Andernfalls steht Ihnen nur der Textchat für die Kommunikation
zur Verfügung.
9.1.4 Awarenesselemente des Einwahlassistenten
Wenn ein Sitzungsteilnehmer den Einwahlassistenten geöffnet hat, wird an
seinem Avatar durch unterschiedliche Awarenesselemente dargestellt,
welche Ansicht des Assistenten gerade angezeigt wird. Dadurch können
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Teilnehmer, die Hilfe bei der Telefoneinwahl brauchen, noch besser
unterstützt werden.
Die folgenden Awarenesselemente kommen dabei zum Einsatz:
Einwahlassistent geöffnet:
Dieses Element wird bei der Auswahl der
Einwahlmöglichkeiten oder auch beim Dialog
zur Verbindungstrennung angezeigt, solange
keine Telefonverbindung besteht. Ist die
Verbindung hergestellt, wird stattdessen
folgendes Awarenesselement angezeigt:
Einwahlassistent für Dial In:
Dieses Element wird angezeigt, wenn die
Anleitung zur Einwahl per Dial In geöffnet ist
und keine Telefonverbindung besteht. Ist die
Verbindung hergestellt, wird stattdessen
folgendes Awarenesselement angezeigt:
Einwahlassistent für Dial Out:
Dieses Element wird angezeigt, wenn die
Anleitung zur Einwahl per Dial Out (optional)
geöffnet ist und keine Telefonverbindung
besteht. Ist die Verbindung hergestellt, wird
stattdessen folgendes Awarenesselement
angezeigt:
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9.2 Der Telefon-Avatar
Wenn die Audiokommunikation per Telefon erfolgt, wird dies auch an Ihrem
Avatar dargestellt. Außerdem wird am Namensschild Ihres Avatars ein
kleines Telefonsymbol angezeigt, damit jederzeit ersichtlich ist, welche
Teilnehmer sich in der Telefonkonferenz befinden.
Hinweis: Das Telefonsymbol wird auch am Avatar angezeigt, wenn die
Telefoneinwahl über die vitero App genutzt wird.
Die Telefonaudiokanäle können dabei, wie bei vitero VoIP, standardmäßig
über die virtuellen Mikrofone und die Strg-Taste (Windows PC) bzw. die
ctrl-Taste (Apple Mac) freigeschaltet werden. Bei freigeschaltetem Mikrofon
sehen Sie, statt des Lautsprechersymbols einen Telefonhörer an Ihrem
Avatar. Wenn Sie sprechen wird dies durch Schallwellen am Hörer
angezeigt.
Hinweis: Wenn die Audiokommunikation per Telefon neu gestartet wird,
kann der Verbindungsaufbau zwischen VoIP und Telefon bis zu 20
Sekunden dauern. Dies wird auch an Ihrem Avatar durch blinkende
Audiosymbole (Telefon und Hörer) dargestellt. Der Verbindungsaufbau
findet entweder bei einem Raumwechsel oder wenn Sie sich neu per
Telefon einwählen statt.
Falls die Internetverbindung eines Teilnehmers unterbrochen wird, wird
sein Bild bzw. die graue Silhouette, durch ein großes Telefonsymbol
ersetzt. Dadurch ist jederzeit erkennbar, dass ein Teilnehmer der Sitzung
zwar noch auditiv, aber nicht mehr visuell folgen kann.
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9.3 Teilnehmer per Telefon dazuschalten
Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren haben in vitero die
Möglichkeit, Teilnehmer rein per Telefon in virtuelle Sitzungen
dazuzuschalten. Dafür steht innerhalb der Terminbuchung die Option
„Teilnehmer per Telefon dazu schalten erlauben“ zur Verfügung, die
aktiviert werden kann, sofern vitero essentials+ lizensiert ist (weitere
Details dazu erhalten Sie auch in unserer Vitero Management System
Hilfe).
Wurde diese Option für eine vitero Sitzung vorgesehen, dann erhalten
teilnehmende Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren den
folgenden weiteren Eintrag im Einwahlassistenen: „Sie möchten einen
Teilnehmer telefonisch dazu schalten“
Wird diese Option ausgewählt, kann anschliessend die Telefonummer des
gewünschten Teilnehmers sowie dessen Vor- und Nachnamen eingetragen
werden. Nach Klick auf „Anrufen“ wird die eingetragene Telefonnummer
automatisch vom System gewählt. Der angerufene Teilnehmer selber muss
nun lediglich den Anruf annehmen. Es ist nicht erforderlich, dass er sich per
Rechner oder mobilem Engerät einloggt, um auditiv an der vitero Sitzung
teilzunehmen.
Hinweis: Sobald diese Option gestartet wird, ist dies am Avatar des
Durchführenden für alle im Raum als Awarenesselement (grün) sichtbar.
Zusätzlich wird während dem Anrufaubau und des Gespräches die
Kaffeetasse eingeblendet, sodass in dieser Zeit die anderen Teilnehmer z.
B. den Gruppenleiter nicht mehr hören können und umgekehrt.
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Sobald die Telefonverbindung steht kann der Initiator des Anrufs
zusammen mit dem angerufenen Teilnehmer entscheiden, ob er zusammen
mit dem reinen Telefonteilnehmer in die Sitzung zurückkehren möchte oder
das Gespräch beendet und alleine zurückkehrt.
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Wird die Sitzung wieder zusammen mit dem reinen Telefonteilnehmer
betreten, dann wird der dazugeschaltete Teilnehmer als Avatar mit
Namensschilds dargestellt und kann (gesteuert vom Besprechungsleiter
bzw. Trainer über das ensprechende Kontextmenü) in Nebenräume
wechseln.
Zusätzlich hat der Telefonteilnehmer die Möglichkeit über die
Telefontastatur die Meldegesten zu steuern (#1 =aktivieren / #0 =
deaktivieren).
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10 vitero webcam recorder (optional)
Mit vitero webcam recorder ist es möglich, live Webcamstreams inkl.
Tonspur im virtual team room aufzuzeichnen und abzuspielen. Die
erstellten Aufnahmen werden serverseitig im flv-Format abgespeichert und
können dann direkt während der Sitzung analysiert und besprochen
werden.
Damit die Tonspur eines Teilnehmers im virtual team room aufgezeichnet
werden kann, muss dieser VoIP für die Audiokommunikation verwenden.
10.1 Rekorder anzeigen
Um den Rekorder auf dem Besprechungstisch anzuzeigen, öffnen Sie im
Media Display den Ordner, den Sie im Vitero Management System als
„recording“ Ordner festgelegt haben (siehe auch Vitero Management
System Hilfe unter „Gruppenordner“). Klicken Sie dazu auf den „Medien“
Button und dann ggf. auf den Pfeilbutton ( ) neben dem Medientitel. Im
Drop-Down-Menü wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus. Der
Rekorder wird daraufhin automatisch auf dem Besprechungstisch geöffnet.
Falls schon Aufnahmen angelegt wurden, werden diese als weitere „Seiten“
im „recording“ Ordner angezeigt und können über die Blättern-Buttons
( ) in der Titelleiste geöffnet werden. Die
Aufnahmen werden unter dem Namen des Aufnahmeerstellers in
alphabetischer Reihenfolge abgelegt.
10.2 Funktionen des Rekorders
Stelle merken:
Setzt eine Sprungmarke an der aktuellen Postion des
aufgezeichneten Webcamstreams. Über den „Springen“
Button (siehe unten) kann die Markierung dann direkt
angesteuert werden.
Hinweis: Beim Verlassen des virtual team rooms werden
die gesetzten Sprungmarken gelöscht.
Springen (zu markierter Stelle):
Ruft die markierte Position des aufgezeichneten
Webcamstreams auf (siehe oben „Stelle merken“). Dieser
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Button wird erst nach dem Setzen der Sprungmarke
aktiv.
Zurückspulen:
Aufgezeichnete Webcamstreams können durch
Gedrückthalten dieses Buttons zurückgespult werden. Das
Zurückspulen ist auch während der Wiedergabe möglich.
Wiedergabe starten/Pause:
Startet die Wiedergabe eines aufgezeichneten
Webcamstreams. Während des Abspielens wird statt des
„Wiedergabe starten“ Buttons der „Pause“ Button
eingeblendet, mit dem die Wiedergabe temporär
angehalten werden kann.
Vorspulen:
Aufgezeichnete Webcamstreams können durch
Gedrückthalten dieses Buttons vorgespult werden. Das
Vorspulen ist auch während der Wiedergabe möglich.
Stopp:
Beendet die Aufnahme bzw. Wiedergabe des
Webcamstreams.
Aufnahme starten:
Startet eine neue Aufnahme. Nur der Moderator oder Co-
Moderator kann eine neue Aufnahme erstellen. Es wird
immer die Person aufgenommen, die die Aufnahme
startet. Die erstellte Aufnahme wird anschließend
automatisch auf dem Besprechungstisch angezeigt.
Aufnahme sperren/freigeben:
Sperrt die ausgewählte Aufnahme bzw. gibt die
ausgewählte Aufnahme frei (Wechselbutton). Wenn eine
Aufnahme gesperrt ist, kann sie nur von dem Benutzer,
der sie erstellt hat, geöffnet und abgespielt werden. Ist
eine Aufnahme freigegeben, können alle Anwesenden die
Aufnahme öffnen und anhören.
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11 vitero session recorder (optional)
11.1 Allgemeines
Mit dem Modul vitero session recorder haben Sie die Möglichkeit Ihre
vitero Sitzungen über Ihren Rechner aufzuzeichnen. Die Aufnahmen
werden im Format mp4 (mit Standard H264) komprimiert abgespeichert.
11.2 Aufnahme einrichten / starten
Durch die Integration der Aufnahmefunktion in den vitero Client ist der
vitero session recorder schnell und unkompliziert einzurichten.
Damit Ihnen diese Aufzeichnungsfunktion während Ihrer Sitzung zur
Verfügung steht, müssen Sie zunächst in der Terminbuchung (VMS) die
Auswahl „Aufzeichnung zulassen“ bei der Einrichtung Ihres Sitzungstermins
aktivieren.
Hinweis: Ist der vitero session recorder in Verbindung mit dem
Lizenzmodell Named Moderator gebucht, steht die Aufzeichnungsfunktion
nach der initialen Einrichtung bei jedem Betreten des personenbezogenen
Raumes zur Verfügung.
Gruppenleiter, Administratoren und Organisatoren können danach
Sitzungen im virtual team room aufzeichnen. Zur Aufnahme berechtigte
Benutzer starten hierfür einfach vitero und wählen sich dann mit ihren
vitero Zugangsdaten in die entsprechende Sitzung ein. Sie werden direkt
beim Betreten des virtual team rooms über die benötigte Einrichtung des
vitero session recorders informiert.
Hinweise zur Einrichtung:
o Für die Einrichtung sind lokale Administratorenrechte
notwendig.
o Der aufnehmende Rechner muss auditiv per Soundkarte (vitero
VoIP) und nicht per Telefon im virtual team room eingebunden
sein.
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o Um eine Aufnahme erfolgreich speichern zu können, wird ein
freier Speicherplatz von mind. 500 MB empfohlen.
Tipp: Es ist empfehlenswert eine Probeaufnahme nach der ersten
Einrichtung durchzuführen.
11.2.1 Aufnahmen erstellen
Sobald vitero gestartet wurde und die Aufnahmesteuerung im virtual team
room angezeigt wird, kann eine Aufnahme erstellt werden.
Nachdem Sie den virtual team room betreten haben, erscheinen in der
rechten oberen Ecke des vitero Fensters ein Aufnahme-Button
und ein Stopp-Button . Mit diesen Schaltflächen können Sie Beginn
und Ende der Aufnahme Ihrer Sitzung jederzeit steuern.
Die Aufnahme kann durch Klicken auf
den Aufnahme-Button durch einen
Gruppenleiter oder Administrator
(Mandantenadministrator oder
Organisator) gestartet werden. Die
Aufnahme läuft solange bis der
Aufnehmende auf den Stopp-Button
der Aufnahmesteuerung klickt oder den
Raum verlässt. Um eine weitere
Aufnahme zu starten, klicken Sie
einfach erneut auf den Aufnahme-
Button.
Zusätzlich ermöglicht der vitero session recorder sowohl den Wechsel
des Aufnahmebereiches in Nebenräume, als auch parallele Aufnahmen in
Haupt- und Nebenräumen durch mehrere Gruppenleiter oder
Administratoren oder Organisatoren. Lediglich eine parallele Aufnahme in
einem Raum durch mehrere berechtigte Personen ist nicht möglich.
Ein Rahmen um den virtual team room zeigt Ihnen jeweils den aktuellen
Aufnahmestatus an: Ein roter Rahmen bedeutet, dass gerade
aufgenommen wird. Ist der Rahmen weiß, wird die Sitzung im Moment
nicht aufgezeichnet.
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Wichtige Hinweise:
o Bitte beachten Sie, dass alle Fenster im Bereich des roten
Aufnahmerahmens, sowie alle Sounds (also auch Fenster
und Sounds anderer Anwendungen) des aufnehmenden
Rechners aufgezeichnet werden. Aus diesem Grunde
empfehlen wir gespeicherte Aufzeichnungen zu kontrollieren,
bevor diese anderen zur Verfügung gestellt werden.
o Die Aufnahme einer Sitzung wird automatisch beendet und lokal
gespeichert, wenn der Benutzer das Fenster der laufenden
vitero Sitzung minimiert oder das Kaffeetassen-Symbol
aktiviert.
11.2.2 Aufnahmen speichern
Sobald Sie den Stopp-Button in der Aufnahmesteuerung betätigen, wird die
Aufnahme der Sitzung automatisch am Speicherort für die vitero
Sitzungsdateien gespeichert.
Sie können den Speicherort über das Menü Einstellungen im Reiter „Mein
PC“ ändern (siehe 7.12.1 Mein PC). Standardmäßig ist dort der Ordner
vitero Dateien auf Ihrem Desktop eingestellt.
Am ausgewählten Speicherort wird für jede Sitzung, an der Sie teilnehmen,
ein eigener Ordner erstellt, in dem die Dateien für die jeweilige Sitzung
gespeichert werden. Die Bezeichnung des Sitzungsordners besteht aus dem
Gruppennamen und dem aktuellen Datum und der Uhrzeit, zu der Sie sich
eingeloggt haben (z. B. vitero Demo 2008_04_09 10_15 Uhr).
Ihre Aufnahmen werden im Unterverzeichnis „Aufnahmen“ gespeichert. Die
Bezeichnung der Videos, die Sie während einer vitero Sitzung aufnehmen,
wird von vitero session recorder automatisch erstellt und enthält
folgende Informationen:
o Name der Gruppe, deren Sitzung aufgezeichnet wurde,
o Startzeitpunkt der Aufzeichnung (Datum und Uhrzeit).
Beispiel: vitero Demo 2007_02_01, 11_40_22 Uhr
Hinweis: Im Dateinamen der Videos sind nur die Zeichen a-z, 0-9 sowie
Unterstrich, Bindestrich, Komma und Ausrufezeichen erlaubt. Falls andere
Sonderzeichen im Gruppennamen vorkommen (z. B. ein Umlaut enthalten
ist), werden diese automatisch aus dem Dateinamen entfernt.
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Tipp: Eine kompakte Zusammenfassung der Anforderungen und
Möglichkeiten des vitero session recorders finden Sie hier: Kurzanleitung
vitero session recorder
12 Zugang für mobile Endgeräte (optional)
Bei Lizenzierung von vitero essentials+ ist es möglich auch mit mobilen
Endgeräten (Smartphones und Tablet PCs) an einer vitero Sitzung
teilzunehmen. Dabei können Sie die Sitzung über eine für kleine Displays
optimierte grafische Benutzeroberfläche mit verfolgen. Der mobile Zugang
ist sowohl als IOS und Android App als auch browserbasierte HTML5
Version verfügbar und kann daher prinzipiell auch auf Geräten mit
Windows, Mac OS X und Linux Betriebssystem verwendet werden.
Für die Teilnehmer im virtual team room wird am Avatar ein spezielles
Awarenesselement eingeblendet ( ), das anzeigt, wenn ein
Teilnehmer über den Zugang für mobile Endgeräte an der Sitzung
teilnimmt.
Hinweis: Ist der Teilnehmer in der vitero App per Telefoneinwahl
verbunden, so wird in diesem Fall das Telefonsymbol am Avatar angezeigt
(siehe 9.2 Der Telefon Avatar).
Bei buchbaren Räumen (Lizenzmodell Corporate Room) muss der Zugang
für mobile Endgeräte beim Anlegen des Termins aktiviert werden (siehe
auch Vitero Management System Hilfe), bei personenbezogenen Räumen
(Lizenzmodell Named Moderator) ist er automatisch verfügbar.
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12.1 Einer vitero Sitzung beitreten
Um einer vitero Sitzung beizutreten, öffnen Sie einfach den Direct Session
Link aus der E-Mail Einladung bzw. aus dem VMS im Browser Ihres mobilen
Gerätes. Geben Sie dann Ihren vitero Benutzernamen und Ihr Passwort
ein, um sich anzumelden. Falls noch niemand im virtual team room
anwesend ist, erhalten Sie zunächst eine Meldung, dass die Sitzung noch
nicht begonnen hat. Verwenden Sie den „Aktualisieren“ Button, um den
aktuellen Status der Sitzung zu prüfen.
Wenn sich bereits andere Sitzungsteilnehmer im virtual team room
befinden, gelangen Sie direkt in die Ansicht des virtual team rooms. Bei der
browserbasierten Version öffnet sich zunächst automatisch der Telefon-
Einwahlassistent, da die Audiokommunikation per VoIP hierfür noch nicht
verfügbar ist. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten, um die
Telefonkonferenz zum virtual team room aufzubauen. Nachdem Sie sich
eingewählt haben, wird der Assistent automatisch geschlossen. Sie können
den Assistenten jederzeit über den Telefonbutton ( ) in der Titelleiste
der Teilnehmerliste (siehe unten) wieder aufrufen. Auch bei der Nutzung
der vitero App kann die Audioverbindung über die Telefoneinwahl
hergestellt werden (statt VoIP).
Bitte beachten Sie: Für den Zugang mit mobilen Endgeräten ist ein
vitero Benutzerkonto zwingend erforderlich, auch dann, wenn ein
Sitzungscode verfügbar ist.
12.2 Sitzungsdarstellung
Die Benutzeroberfläche für mobile Endgeräte ist wie folgt aufgebaut: Auf
der linken Seite befindet sich eine Liste mit allen anwesenden
Sitzungsteilnehmern, rechts daneben wird die aktuell im Media Display
geöffnete Folie bzw. die übertragene Anwendung (Application Showing)
angezeigt. Das Fernsteuern einer Anwendung und das Zeigen einer
Anwendung über den mobilen Zugang ist derzeit noch nicht möglich.
In der Teilnehmerliste werden, neben dem persönlichen Foto (alternativ:
eine graue Silhouette) und dem Namen eines Teilnehmers, auch die Gesten
und die virtuellen Mikrofone dargestellt. Falls die Sitzung aufgezeichnet
wird (Modul vitero session recorder) oder Zuschauer zugeschaltet sind
(Modul vitero audience) wird dies ebenfalls in der Teilnehmerliste
visualisiert (siehe 12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige).
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Der Funktionsumfang der mobilen Version ist derzeit noch eingeschränkt:
Verfügbar sind eine Avatarliste mit Portrait-Bildern (keine Livestreams),
Gesten und Mikrofone, Application Showing und die Präsentationsanzeige
über das vitero Media Display (für vorab im VMS hochgeladene jpg, ppt,
pptx, odp und pdf Dateien) sowie die parallele Audiokommunikation per
Telefon. Neben der Übertragung des Bildes kann ein Teilnehmer per
mobilem Zugang auch die genutzen Moderatorationswerkzeuge wie z. B.
Moderatorenpfeile oder eine durchgeführte Kartenabfrage sehen und
mitverfolgen. Ein mobiler Teilnehmer selbst kann derzeit nur an der
verdeckten Kartenabfrage teilnehmen. Die anderen Interaktions-
möglichkeiten wie z. B. die Punkteabfrage oder der Textchat stehen noch
nicht zur Verfügung. Der mobile Zugang ist nur im vitero Hauptraum
möglich, die Nebenräume können zurzeit noch nicht über ein mobiles
Endgerät betreten werden.
12.2.1 Mikrofonsymbole
Die beiden Mikrofonsymbole zeigen an, dass Ihr Mikrofon freigeschaltet ist
und die anderen Teilnehmer Ihre Sprachbeiträge hören können. Sie
unterscheiden sich wie folgt:
o Moderatormikrofon ( ): Sitzungsteilnehmer, bei denen
dieses Symbol links neben dem Foto dargestellt wird, sitzen auf
dem Moderator- oder Co-Moderatorplatz. Dadurch sind ihre
Mikrofone freigeschaltet und sie können in der Standardversion
des virtual team rooms auch den Besprechungstisch bedienen,
um z. B. eine Präsentation zu öffnen. Beim Zugang mit mobilen
Endgeräten ist dies derzeit jedoch noch nicht möglich.
o Handmikrofon ( ): Zeigt an, dass das Handmikrofon vor
den Platz eines Sitzungsteilnehmers gelegt wurde, um ihm das
Rederecht zu erteilen. Das Handmikrofon kann durch den
Moderator oder Co-Moderator im virtual team room
weitergegeben werden. Teilnehmer mit mobilen Endgeräten
können das Mikrofon nicht weitergeben.
o Tischmikrofon, alle Mikrofone freigeschaltet ( ): Es wird
ein weißes Mikrofonsymbol angezeigt, wenn die Mikrofone aller
Anwesenden freigeschaltet sind. Diese Funktion ist nur für
Kleingruppen bis maximal 7 Personen verfügbar. Sie kann von
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Gruppenleitern und Administratoren im virtual team room über
das Menü „Einstellungen“ aktiviert werden (Reiter "vitero
Raum", Option "Mikrofone aller Anwesenden freischalten").
Bitte beachten Sie: Beim Zugang mit mobilen Endgeräten können andere
Sitzungsteilnehmer Sie nur hören, solange eines der Mikrofonsymbole
neben Ihrem Foto angezeigt wird.
12.2.2 Kamera- und Zuschaueranzeige (optional)
Falls eine Sitzung aufgezeichnet wird (Modul vitero session recorder)
oder Zuschauer zugeschaltet sind (Modul vitero audience), wird dies in
der Teilnehmerliste wie folgt dargestellt:
o Kamera: Wenn der vitero session recorder Client in eine
Sitzung eingeloggt ist, wird dies durch ein Kamerasymbol im
Avatar des zur Aufzeichnung verwendeten Benutzerkontos
dargestellt. Das Kamerasymbol zeigt dabei auch den aktuellen
Status der Aufnahme an:
Aufnahme gestoppt
Aufnahme läuft
Aufnahme pausiert
o Zuschauerzahl: Das Zuschauersymbol ( ) oben in der
Teilnehmerliste zeigt an, dass Zuschauer zur Sitzung
zugeschaltet sind (Modul vitero audience). Neben dem Symbol
wird die Gesamtzahl der anwesenden Zuschauer angezeigt, da
diese, wie im virtual team room, nicht durch einzelne Avatare
repräsentiert werden.
12.2.3 Gesten aktivieren
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Auf mobilen Endgeräten steht Ihnen eine Auswahl der Avatargesten aus
dem virtual team room zur Verfügung. Um eine Geste auszulösen klicken
Sie in der Titelleiste der Liste auf den „Gesten…“ Button. Es öffnet sich ein
Fenster, in dem Sie die gewünschte Geste auswählen können. Klicken Sie
sie an und schließen Sie dann das Fenster. Die aktivierte Geste wird nun in
der Liste links neben ihrem Foto angezeigt und ist auch an Ihrem Avatar im
virtual team room sichtbar.
12.2.4 Sitzung verlassen
Wenn Sie die Sitzung verlassen möchten, beenden Sie, falls vorhanden, die
Telefonverbindung mit der „Auflegen“ Taste Ihres Telefons (Alternativ
können Sie auch den gleichnamigen Button im Einwahlassistenten
verwenden). Klicken Sie dann auf den „Sitzung verlassen“-Button ( ),
um die Sitzung zu beenden.
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13 Troubleshooting
13.1 Probleme und Lösungen
Problem: Lösung:
Die vitero Software
läuft sehr langsam
und/oder die
Audioqualität ist
schlecht.
Stellen Sie sicher, dass der eingesetzte Rechner
die notwendigen Systemvoraussetzungen
erfüllt.
Stellen Sie die Bildschirmauflösung in
Ausnahmefällen auf 1024 x 768. Dadurch
verbessert sich die Performance, die
Darstellungsqualität ist allerdings schlechter als
bei höherer Auflösung.
Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Treiber
für Ihre Grafikkarte installiert haben. Wenden
Sie sich hierfür an den Hersteller der Grafikkarte
bzw. des Notebooks.
vitero wird nicht
richtig dargestellt, es
treten Grafikfehler
auf (Farben werden
nicht richtig
angezeigt, etc.)
Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Treiber
für Ihre Grafikkarte installiert haben. Wenden
Sie sich hierfür an den Hersteller der Grafikkarte
bzw. des Notebooks.
Windows PC:
Während vitero
geöffnet ist, öffnet
sich das Windows
Startmenü nicht
sofort, wenn man in
der Taskleiste auf
den Startbutton
klickt.
Klicken Sie den Startbutton erneut oder
benutzen Sie die Tastenkombination Strg + Esc
bzw.
Alt + Tab um das Startmenü zu öffnen.
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Wenn Application
Sharing oder eine
Favoritenanwendung
gestartet wird,
erscheint beim
Moderator oder beim
Co-Moderator der
Fehlermeldungsdialog
„Application Sharing
konnte bei folgenden
Teilnehmern nicht
gestartet werden:
<Teilnehmername>“.
Der Moderator oder der Co-Moderator können
in diesem Dialog auswählen, ob Sie Application
Sharing trotzdem nutzen möchten (Fortfahren
Button) oder Application Sharing schließen
möchten (Schließen Button).
Wichtig: Falls ein Teilnehmer keine Verbindung
zum Application Sharing Server bekommt, wird
während der vitero Sitzung weiterhin
automatisch versucht die Verbindung
aufzubauen. Wenn die Verbindung bei einem
Teilnehmer abbricht, während Application
Sharing bereits geöffnet ist, wird beim
Application Sharing Starter (Moderator oder Co-
Moderator) solange eine Hinweismeldung
eingeblendet, bis die Verbindung
wiederhergestellt wurde. Das Meldungsfenster
kann dabei verschoben, aber nicht geschlossen
werden.
Es treten Probleme
mit der
Audioverbindung bei
vitero VoIP auf (z. B.
Echoeffekt,
Rauschen, kein Ton,
etc.)
Schauen Sie in den Dokumenten „B – vitero
Audiodelay“ und „B – vitero Echoproblematik“
nach, darin finden Sie Lösungsvorschläge für
die am häufigsten auftretenden Audioprobleme.
Zudem haben Sie die Möglichkeit den vitero
Audio-Assistenten im Avatarkontextmenü zu
starten. Folgen Sie den Anweisungen, um die
Lautstärkeeinstellungen Ihres Headsets zu
überprüfen.
Nur Apple Mac:
Das Dock liegt über
dem virtual team
room und verdeckt
einen Teil der vitero
Gestenleiste.
Öffnen Sie die Systemeinstellungen über das
Mac Dock und klicken Sie dann im Bereich
„Persönlich“ auf das Dock Symbol. Wählen Sie
nun entweder unter „Position auf dem
Bildschirm“ eine andere Position für das Dock
aus (z. B. rechts) oder setzen Sie das Häkchen
vor „Dock automatisch ein- und ausblenden“.
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13.2 Systemeinstellungen für Apple Mac Rechner
Damit auf Apple Mac Rechnern die Größe der per Application Sharing
übertragenen Anwendungsfenster automatisch an die Anzeigefläche des
Besprechungstisches angepasst werden kann, muss der Zugriff für die App
„vitero assistance“ gestattet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
o Klicken Sie im Mac Dock auf das Symbol „Systemeinstellungen“.
o Klicken Sie dann in den Systemeinstellungen auf „Sicherheit“.
o Wählen Sie nun den Reiter „Privatsphäre“ aus und klicken Sie
dort in der linken Spalte auf „Bedienungshilfen“.
o Setzen Sie abschließend in der rechten Spalte das Häkchen vor
der App „vitero_assistance“.
Hinweis: Um diese Einstellung vornehmen zu können muss vitero aktiv
sein. Nach Durchführung der Änderung muss vitero anschließend nochmal
neugestartet werden.
13.3 Weitere technische Informationen
Alle Anlagen mit ergänzenden technischen Informationen finden Sie im
Dokumentendownload Bereich der Hilfe.
Folgende Anlagen sind zum Download verfügbar.
o Anlage vitero Systemvoraussetzungen
o Anlage B – vitero Audiodelay
o Anlage B – vitero Echoproblematik
o Anlage vitero Verzeichniszugriffe
o Anlage vitero für OS X Unterschiede
o Anlage aktuelles vitero Update
Info
vitero Hilfe: Version 8.1
vitero ist ein Produkt der vitero GmbH.
Weitere Informationen über Bibliotheken und Software, die zur Entwicklung
von vitero verwendet wurden, finden Sie in der online Hilfe unter „Info“.