visibilidad de la gestión de pedidos en · 2. habilidad de integrarse efectivamente con otros...
TRANSCRIPT
Visibilidad de la gestiónde pedidos enla cadena de suministro
Conectando la Cadena de Suminist ro
Conoce cómo incrementar las ventasal darle visibilidad a la gest ión depedidos en tu empresa.
2
CO N TEN ID O
Sobre el informe ....................................................................................................................................
Objet ivo del informe .............................................................................................................................
Conectando la cadena de suminist ro ..................................................................................................
Comprendiendo la gest ión de pedidos ...............................................................................................
¿Qué es la visibilidad en la gest ión de pedidos? ................................................................................
Visibilidad en la gest ión de pedidos ..................................................................................................
Visibilidad de la gest ión de pedidos en la empresa ............................................................
Empresas líderes a nivel mundial ..............................................................................
Empresas a nivel nacional (Panamá) .........................................................................
Consecuencias de no abordar la .............................................................................................
Abordándola de forma est ratégica ........................................................................................
Los resultados de implementar la ..........................................................................................
La visibilidad en el futuro - el próximo estándar..................................................................
Conclusión ............................................................................................................................................
Sobre Ubiqua ........................................................................................................................................
3
4
5
7
9
11
12
12
12
13
14
17
18
| Informes Ubiqua
16
15
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
3
Reduce el ciclo order to cash Más capital
Reduce el tiempo de entrega Menos inventario
Mayor satisfacción del cliente Más ventas
SO BRE EL IN FO RM E
| Informes Ubiqua
La gest ión de pedidos es un proceso clave para cualquier empresa. Este proceso pone en marcha la cadena de suministro, una vez el cliente hace su pedido, el proveedor es responsable de entregar en la fecha y lugar acordado.
La gestión de pedidos va más allá de entregarlos. Una gestión de pedidos competitiva se encarga del diseño de procesos que permiten a una compañía cumplir con las solicitudes de sus clientes al menor costo posible, sin sacr if icar calidad. La clave para lograr este objetivo es la visibilidad, ya que esta le permite integrar el proceso de inicio a fin, y a la misma vez capturar y compartir información de rendimiento para la mejora del mismo.
Para lograr visibilidad en la gestión de pedidos, es necesario que las empresas enfrenten este tema de manera multidisciplinaria, conectando partes del proceso que usualmente no colaboran, tales como:
- Ventas- IT- Mercadeo- Bodega- Logística
Lograr que todas estas partes colaboren y tengan visibilidad, tiene un impacto posit ivo inmediato en todas las partes del proceso. Por ejemplo, si los vendedores pueden ver el estado de su pedido, estos podrían darle respuesta a sus clientes sin tener que llamar a la bodega, o a facturación. Otro ejemplo sería permitir al equipo de despacho ver todos los pedidos que están capturando los vendedores para planificar rutas de acuerdo al volumen de venta por área.
El proceso de gestión de pedido afecta el rendimiento financiero de la compañía, y a la misma vez el del resto de la cadena de suministro. Una gest ión de pedidos opt im izada presenta los siguientes beneficios:
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
4
O BJETIV O D EL IN FO RM E
| Informes Ubiqua
Durante los últimos años hemos ayudado a nuestros clientes a conectar sus procesos y capturar los datos necesarios para tener una mejor visibilidad de su gestión de pedidos. Una compañía con visibilidad de su gestión de pedidos tiene la capacidad de responder a t iempo a cambios en la oferta y demanda, o cualquier imprevisto, permitiendo corregir problemas o aprovechar oportunidades rápidamente.
Este informe t iene como objet ivo presentar los siguientes aspectos:
1. Relevancia de la visibilidad en la gest ión de pedidos.2. Su impacto en la rentabilidad de las empresas.3. Incidencia en niveles de servicio al cliente.
"Actualmente la visibilidad es una ventaja competitiva,
en un futuro será un requisito."
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
5
Cu at ro pasos para ob t en er visib i l idad en la gest ión de ped idos:
1. Digitalización
La digitalización presenta varios retos tanto en procesos como en la tecnología y el recurso humano involucrado. Para poder integrar todas las tareas y equipos de trabajo que participan en la gestión de pedidos, es necesario entender las necesidades de información de cada paso del proceso. Estas ya están presentes en las interacciones del día a través de correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas, reportes, y otras.
Una opción práct ica es desarrollar herramientas que permitan capturar los datos de cada paso del proceso. Por ejemplo números y detalle de pedidos, orden de compra, factura, información de despacho, etc. Al digitalizar procesos manuales, se eliminan pérdidas por errores en facturación o trabajo duplicado al capturar la misma información. Por ejemplo, existen compañías que utilizan software para capturar órdenes de compra y convertirlas en pedidos automáticamente.
CO N ECTA N D O L A CA D EN A D E SUM IN ISTRO
| Informes Ubiqua
2. Visibilidad
La gest ión de pedidos digital nos permite dist r ibuir la información requerida a partes específ icas del proceso, en el momento que que es necesaria. Dependiendo del nivel de digitalización del proceso, podemos tener un monitoreo desde que el pedido es capturado (vendedor, orden de compra, call center, etc.) hasta que el cliente paga la factura.
La visibilidad del proceso elim ina la necesidad de correos, llamadas de seguimiento o cualquier solicitud de información. El seguimiento pasa de ser una cacería, a una consulta en el sistema, liberando recursos y mejorando el servicio al cliente. Ejem.: una gestión de pedidos con visibilidad, le permite a los vendedores ver el estado de los pedidos que capturaron:
- Pedido por aprobar- En bodega- Facturado- Despachado- Pagado
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
6
3. Medición
El mayor beneficio de un proceso de gest ión de pedidos digitalizado es la medición automat izada de KPIs. Tener visibilidad del rendimiento de cada parte del proceso, incentiva a cada equipo a mantener sus indicadores en niveles satisfactorios.
Algunos ejemplos de estos indicadores son:
- Tiempo de entrega desde que se recibió la orden- Tiempo de espera de un pedido para ser aprobado- Porcentaje de pedidos perfectos - Fillrate- Venta perdida por diferencias de precio o código de barra en la orden de compra- Venta perdida por falta de inventario- Tiempo del ciclo order to cash
Una vez digitalizado el proceso, los resultados se traducen en la generación de información clave para la gerencia superior y media. Logrando tomar mejores decisiones operat ivas y est ratégicas.
| Informes Ubiqua
4. Diseño y opt imización del proceso
La gestión de pedidos no termina al obtener visibilidad. La visibilidad de la gest ión de pedidos no es un f in, sino un medio para desarrollar una oferta compet it iva en mercados que cada vez exigen más.
El propósito de tener visibilidad del proceso es entender cómo funciona, cómo se está desempeñando y dónde puede mejorar cada empresa. Una vez alcanzada la visibilidad del proceso, el equipo de trabajo podrá idear e implementar mejoras sobre el mismo, e incluir a participantes clave, como clientes y proveedores externos.
Cu at ro pasos para ob t en er visib i l idad en la gest ión de ped idos:
CO N ECTA N D O L A CA D EN A D E SUM IN ISTRO
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
7
Comprendiendo l a gest ión de pedidos
La gest ión de pedidos es el proceso en el cual una compañía recibe, procesa y ent rega pedidos a sus clientes. Este proceso abarca prácticamente todos los departamentos de una empresa, y está conectado a varios sub-procesos, desde la planificación de demanda hasta la planificación de despachos.
Un proceso de gestión de pedidos optimizados reduce gastos en diferentes rubros, tales como:
- Manejo de mercancía- Transporte- Administrativos- Servicio al cliente
Además de los beneficios mencionados anteriormente, la ejecución de la gestión de pedidos tiene implicaciones menos obvias. Por ejemplo, una mayor disponibilidad de productos se t raduce en un incremento de ventas y part icipación de mercado.
Diseñar una gest ión de pedidos opt im izada, reduce los costos de productos vendidos y los niveles de inventar io. Si el ciclo order to cash se reduce, los pagos se hacen más rápido, por ende se disminuyen los activos en libros. El equipo responsable del proceso debe entender estas implicaciones, y cómo esta cadena afecta el rendimiento financiero de la organización.
La gest ión de pedidos impacta el rendimiento f inanciero de la empresa en diferentes niveles, como pueden ver en el diagrama de la página siguiente.
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
8
Comprendiendo l a gest ión de pedidos
| Informes Ubiqua
Valor económico agregado
Utilidad neta
Utilidad operativa
Impuestos
Total de gastos
Utilidad bruta
Ventas
COGS
Obtener ventas recurrentes
Incremento de la presencia de la marca
Retener y fortalecer la relación con clientes claves
Impacta los costes con un diseño eficiente
Reduce costos de manejo
Impacta los costes con un diseño eficiente
Reduce gastos administrativos
Reduce gastos de transporte
Uso de canales alternativos de distribuición
Reduce errores, reclamos y devoluciones
Automatiza y reduce tareas de servicio al cliente
Minimiza daños y se controlan
Aumenta pedidos completos entregados
Reduce recursos necesarios y mayor
Reduce inventario
Inventario
Otros activos
corrientes
Reduce cuentas por cobrar a través de pagos rápidos
Mejora la utilización de activos
Activos corrientes
Activos fijos
Costo de capital
Total de activos
Carga de capital
=
+
+
-
--
-
Im pact o en la Gest ión de Pedidos
x%
Fuente: The International Journal of Logistics Management - Dr. Lambert Article
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
9
¿Qué es l a v isib i l idad en l a gest ión de pedidos?
La visibilidad en la gestión de pedidos es la capacidad de saber el or igen de un pedido, su contenido original, dónde ha estado, dónde está y dónde va a estar, siendo este el primer paso para crear visibilidad en el resto de la cadena de suministro.
La clave para una gest ión de pedidos exitosa es el intercambio eficiente y efect ivo de información ¿Qué quiere decir esto? Las personas y/o funciones correctas, reciben la información correcta, a tiempo. Lo cual les permite tomar las decisiones correctas. La gestión de pedidos tradicional está plagada por fricciones y conflictos entre sus actores, generados por falta de visibilidad.
Muchas de las tareas dentro del proceso de gestión de pedidos se han digitalizado y automatizado en los últimos años, a través de la adopción de tecnologías como EDI, APIs, plataformas de toma de pedidos, entre otras. Estas y otras tecnologías, como sistemas de administración de transportes "TMS" y herramientas de visibilidad de inventario, brindan la información clave que necesita el personal para opt im izar este proceso.
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
10
¿Qué es l a v isib i l idad en l a gest ión de pedidos?
La implementación de estas tecnologías ha causado dos efectos en el proceso de gestión de pedidos:
1. Opt im ización del proceso operat ivo, que puede reducir días en el ciclo order to cash. Por ejemplo, la compañía distribuidora Ingram Macroton, implementó un sistema de gestión de pedidos electrónicos que redujo en 60% los costos de procesamiento, en 30% el tiempo de procesamiento, y en 60% el tiempo de promedio de gestión. Además de contar con una gestión de pedidos más rápida, se redujeron los costos de compras de sus clientes en un 12%, dirigiéndolos también a tener una operación más eficiente. (Fuente: The International Journal of Logistics Management).
2. Habilidad de integrarse efect ivamente con ot ros part icipantes en la cadena de suminist ro. Por ejemplo, el 90% de los pedidos recibidos por Colgate -Palmolive (USA) llegan a través de EDI o Internet, entrando directamente a su sistema SAP para ser procesados, donde su gestión y transporte son planificados y ejecutados automáticamente. Esto no sólo elimina pasos en el proceso, también reduce los errores de digitación de datos, que se traducen en costos más altos, mayor tiempo de respuesta y un cliente insatisfecho. (Fuente: The International Journal of Logistics Management).
Adicionalmente, estas tecnologías permiten otorgar accesos directamente a los clientes, para que ellos puedan darle seguimiento a sus pedidos, reduciendo la carga de t rabajo tanto para la facturación interna, como para los departamentos de compras de sus clientes.
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
11
Compañías SIN visibilidad
Establecen KPI?s para cada proceso
Usan KPI?s para evaluar el rendimiento
de cada departamento
Departamentos colaboran
Detectan cambios o problemas
rápidamente y se corrigen a tiempo
Enfoque en hacer el proceso más
eficiente
Clientes satisfechos con acceso a
información valiosa.
No pueden medir su proceso
Departamentos se echan la culpa de
problemas
Departamentos se ven como adversarios
Reaccionan a cambios o problemas
cuando se perdió mucho dinero
Enfoque en que ?no me echen la culpa?
Clientes tienen que llamar y mandar
correos para encontrar la información que
necesitan
La información tiene que ser capturada,
procesada y enviada por una persona o
grupo de personas para luego distribuirla
Compañías CON visibilidad
Todos los integrantes tienen acceso a
la información que necesitan para hacer
su trabajo.
| Informes Ubiqua
Procesamiento de pedidos
Cumplimiento de órdenes
Facturación CobrosReglas de negocio
Análisis de datos
Oportunidades de Mejora
VS
Fuente del arte: Dolphin Corp.
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
12
La v isib i l idad en l a gest ión de pedidos en l as empresas
Empresas líderes a nivel mundial
Muchas de las referencias y estudios citados para sustentar la relevancia de la visibilidad en la gestión de pedidos y en la cadena de suministro, son de la década del 2000. Estos casos de estudio hablan de cómo las compañías más compet it ivas lograron eficiencias en sus procesos a t ravés de la visibilidad en la gest ión de pedidos, t raduciéndose en mayor rentabilidad.
A medida que ha pasado el tiempo, la visibilidad en la gest ión de pedidos ya no representa una apuesta viable sólo para grandes compañías, sino una necesidad para poder compet ir .
Los líderes a nivel mundial están tratando de descifrar ¿Cómo lograr visibilidad máxima de la cadena de suministro y cómo responder a cambios (todos los participantes en coordinación) en tiempo real? Es por eso que estas compañías se enfocan en implementar sistemas que conectan y ayudan a coordinar a los diferentes part ícipes de la cadena de suminist ro (incluyendo proveedores y clientes).
Empresas a nivel nacional
La industria panameña se encuentra bastante rezagada. Muchas compañías mant ienen procesos manuales aislados del resto de los procesos que forman parte de la gest ión de pedidos. Esta situación hace imposible tener visibilidad del proceso. Por ejemplo, si no existe un flujo constante de información entre el departamento de ventas y bodega, es más difícil y costoso mantener al cliente satisfecho, pues la información que manejan ambos departamentos es necesaria para asegurar que el cliente reciba su pedido cuando lo necesita.
La llegada de compañías líderes a la región, incrementa la relevancia de tener visibilidad de la gestión de pedidos, pues aumentan los r iesgos de ser desplazado por un compet idor con mejores precios y niveles de servicio.
LO GÍSTICA IN VERSACo n ect an d o la Cad en a d e Su m in ist r o
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
13
Consecuencias de no abordar l a v isib i l idad en l a gest ión de pedidos en l a empresa
Las consecuencias de no hacerlo, se traducen en afectaciones de tipo cuantitativas y cualitativas para la empresa tales como:
- Visibilidad lim itada del proceso:- Dificultad para presupuestar, planificar y pronosticar.- Falta de priorización en pedidos urgentes.- Dificultad para responder a estado de pedidos.
- Costos de procesamiento elevados: - Costos de administración elevados.- Impacto negativo en rentabilidad.- Menor presupuesto para invertir en mejora de procesos.
- Errores en procesamiento de órdenes: - Gastos adicionales por devoluciones y rechazos.- Exceso de inventario.- Potencial pérdida de pedidos.
- Tiempo de procesamiento más lento: - Retrasos en el despacho.- Peligro de sanciones por entrega tardía.- Niveles de servicio al cliente afectados.
LO GÍSTICA IN VERSACo n ect an d o la Cad en a d e Su m in ist r o
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
14
Abordando l a gest ión de pedidos de f orma est rat égica
Dado que la visibilidad ha demostrado ser clave para el éxito de cualquier compañía, en esta sección les presentamos los principales resultados que se pueden lograr al abordar este tema estratégicamente.
Recomendamos realizar un estudio previo del proceso de gest ión de pedidos antes de implementar cualquier solución. Este estudio consiste en observar el flujo físico actual de un pedido y los requisitos de información de cada paso del proceso. El objetivo de este estudio es garant izar que se resuelvan los problemas de mayor impacto para la empresa, en vez de implementar una solución genérica con resultados marginales.
El estudio de la gestión de pedidos será la base para implementar mejoras al proceso, o diseñar herramientas para digitalizar y visualizar el proceso. Por último, la información generada por el proceso proveerá los datos necesarios para que gerentes y supervisores puedan tomar mejores decisiones, y a su vez implementar mejoras a su gestión.
LO GÍSTICA IN VERSACo n ect an d o la Cad en a d e Su m in ist r o
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
15
Los resul t ados de implement ar l a v isib i l idad de l a gest ión de pedidos en l a empresa
AHORROS
INCREMENTO EN VENTAS
VELOCIDAD
SERVICIO
AL CLIENTE
DIFERENCIACIÓN
Eliminar la captura manual o la captura doble y errores de digitación trae ahorros en tiempo y recursos. Sin embargo, se pueden lograr ahorros a mayor escala al eliminar comunicaciones que se daban antes por seguimiento, devoluciones por diferencias en precios o códigos de barra, entre otros tipos de re-trabajos que la industria presupuesta por defecto.
La visibilidad tiene un impacto positivo en el fill-rate, lo que representa más ventas. Ya que se completa la venta de productos que anteriormente se perdían por razones que se desconocían.
La visibilidad y medición del proceso permite a gerentes, supervisores y operadores a tomar decisiones cuando las condiciones cambian. De esta manera, se pueden capitalizar oportunidades o corregir errores cuando se presenten. Adicionalmente, la digitalización y automatización de la captura de pedidos, reduce el tiempo de entrega considerablemente.
La visibilidad del proceso empodera al equipo de servicio al cliente y fuerza de ventas a contestar cualquier pregunta que tenga el cliente. En el caso de clientes estratégicos, se le puede otorgar visibilidad de sus pedidos para optimizar el proceso y mejorar su experiencia.
La combinación de los resultados previos, posiciona a las compañías como proveedores confiables y eficientes, logrando generar ventajas competitivas.
| Informes Ubiqua
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
16
La v isib i l idad en el f ut uro - El próx imo est ándar
En el 2016 la Encuesta De Iniciativas de Digitalización del Supply Chain Digest mostró cómo la visibilidad es la pr ior idad presente y futura para la mayoría de las compañías.
Co nect and o la Cad ena d e Sum in ist r o
V ISIB IL IDA D EN L A GESTIÓ N D E PED ID O S
A la vez el E-commerce está tomando fuerza en Latinoamérica, pasando de ser algo extra, a una necesidad de los consumidores. Un E-commerce efect ivo requiere de procesos digitalizados y visibilidad en cada parte del proceso, tanto para el proveedor como el cliente.
Según el reporte, Omnichannel de Kantar World Panel, el E-commerce será el canal de mayor crecim iento en el 2020 en el segmento de FMCG, representado por un 7.2% global de market share.
Todo indica que invertir en visibilidad de la gestión de pedidos
ya no es una estrategia de innovación, sino de sostenibilidad.
| Informes Ubiqua
Fuente: Supply Chain Software Trends & Opportunities 2016 Benchmark Study.
17
CO N CLUSIÓ N
| Informes Ubiqua
Desde hace más de una década, compañías que han trabajado en desarrollar visibilidad en su gestión de pedidos, han logrado posicionarse como líderes a t ravés de una operación más eficiente, centrada en la satisfacción de sus clientes.
En un futuro cercano, la visibilidad dejará de ser una ventaja compet it iva y será un requisito para operar. Toda compañía, sin importar su tamaño, tiene la oportunidad de asegurar el futuro de su negocio si toma acciones encaminadas a desarrollar visibilidad en su gest ión de pedidos.
¿Te ayudamos?
Visibilidad de la gest ión de pedidos en
la cadena de suminist ro
18
Fundada en el 2012, Ubiqua es una empresa panameña que diseña e implementa proyectos de innovación y software en la cadena de suminist ro. Nuestros proyectos siguen la metodología de trabajo de la escuela de diseño de Stanford para generar resultados y eficiencias a nuestros clientes.
El año pasado cumplimos cinco años de haber comenzado esta travesía. Hoy somos un equipo
multidisciplinario con más de 20 profesionales dispuestos a cumplir con más de 1,000 usuarios
a nivel regional (cent ro américa). Sirviendo a empresas líderes en la industria de la distribución y
producción, en los sectores de consumo masivo, farmacéutico y construcción.
Si quieres saber mas de nosotros, visita nuest ra página web y contáctanos.
Página Web: www.ubiqua.me
Email: [email protected]
Teléfono: +507 385-4808
SO BRE UB IQ UA
| Informes Ubiqua