–- 2 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Waarom een ouderportaal? Omdat we je graag laten zien hoe de dag van je kind eruitziet. Met wie heeft je kind gespeeld?

Wat hebben we gedaan? Heeft je kind lekker gegeten en geslapen? Daarvoor gebruiken we ons

ouderportaal. Zie het als een aanvulling op de mondelinge overdracht aan het begin en het

einde van de dag.

En ons ouderportaal heeft meer voordelen voor jou. Je kunt eenvoudig je vakantie doorgeven via

Konnect. Of dat je kind een dag niet komt. Het tegoed dat je daarvoor krijgt, kan je later

makkelijk weer inzetten via de app op je telefoon of tablet of door op het ouderportaal in te

loggen op je computer. Zo kun je allerlei zaken snel en eenvoudig online regelen op een

moment dat jou uitkomt.

Handleiding en (aanvullende) algemene voorwaarden

In deze handleiding leggen we je stap voor stap uit hoe je afwezigheid meldt, extra opvang

aanvraagt en je tegoed inzet. En zetten we de belangrijkste voorwaarden voor je op een rij.

Een compleet overzicht van alle voorwaarden voor afmelden, extra opvang en tegoed staat in

onze aanvullende voorwaarden en de algemene voorwaarden, die je vindt in het ouderportaal

en op onze website. Lees deze goed door, dan weet je precies waar je aan toe bent.

–- 3 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Aanmelden en inloggen Aanmelden

Aanmelden op ons ouderportaal is heel eenvoudig. Je gaat naar de website

https://smallsteps.ouderportaal.nl en klikt daar op ‘eerste keer inloggen’. Daarna vul je je

klantnummer (debiteurnummer) en e-mailadres in. En ontvang je op het opgegeven

e-mailadres het wachtwoord waarmee je kunt inloggen.

NB. Je ontvangt de inloggegevens pas 6 weken voor ingangsdatum van je overeenkomst.

–- 4 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Er is ook een app

Natuurlijk kun je het ouderportaal ook als app downloaden op je mobiele telefoon of tablet. Dat

kan je doen, zodra je je hebt aangemeld bij ons ouderportaal en voor de eerste keer hebt

ingelogd, zoals hiernaast beschreven.

Je gaat daarvoor naar de App Store (Apple) of Google Play (Android) en zoekt op Konnect

Ouderapp. Nadat je de app hebt geïnstalleerd en geopend, vul je eenmalig drie velden in om

toegang te krijgen tot het ouderportaal:

• URL van het ouderportaal: smallsteps.ouderportaal.nl

• Loginnaam: <KLANTNUMMER> (je debiteurnummer)

• Wachtwoord: het wachtwoord dat je via de mail hebt ontvangen (na je aanmelding op

smallsteps.ouderportaal.nl)

Extra gebruiker aanmaken

Heeft je partner geen uitnodiging ontvangen voor het ouderportaal? Ga in het appmenu naar

‘Overig’, kies voor ‘Naar ouderportaal’ en voeg bij ‘Mijn gegevens’ het e-mailadres van je partner

toe. Wij zorgen er dan voor dat je partner een uitnodiging krijgt om in te loggen. Staat je partner

niet als ouder geregistreerd bij ‘Mijn gegevens’, vraag dan toegang tot het ouderportaal via

klantenservice@smallsteps.nl en vermeld daarbij de naam, achternaam en het e-mailadres van

je partner, de naam van je kind en de opvanglocatie. Dan ontvangt je partner alsnog een

uitnodigingsmail.

Klantenservice

Lukt het je niet om in te loggen of heb je andere vragen over het gebruik van het ouderportaal?

Dan kun je terecht bij de locatiemanager van je opvanglocatie.

Privacy en toestemming Privacy

Jij (en eventueel je partner) bent de enige die toegang heeft tot het dagboek van je kind.

De groepsfoto’s in het ouderportaal zijn alleen toegankelijk voor ouders van de groep. De

makers van Konnect hebben er bewust voor gekozen om geen koppelingen naar social media

aan de app toe te voegen. Je kunt dus bijvoorbeeld niet rechtstreeks vanuit de app foto’s op je

Facebookpagina plaatsen.

Je hebt wel de mogelijkheid om een foto te downloaden. Wij vragen je daarbij nadrukkelijk om

integer om te gaan met foto’s waarop ook andere kinderen staan. Bedenk dat ouders er

bezwaar tegen kunnen hebben dat je foto’s van hun kind openbaar maakt. Doe dit niet zonder

hun toestemming.

–- 5 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Toestemming

Jij beslist hoe we omgaan met info en foto’s van je kind.

• In het ouderportaal op de website kun je precies aangeven of foto’s van je kind wel of niet

gebruikt mogen worden voor berichten via de ouderapp, Social media en dergelijke. Kom je

er niet uit? Onze medewerkers kunnen je helpen om dit naar jouw wens in te stellen.

• Ook als je niet wilt dat we berichten in het dagboek van je kind schrijven, kun je dat

aangeven.

Tot slot nog dit

Stuur je via de ouderapp een bericht naar de pedagogisch medewerker van je kind, verwacht

dan niet direct een reactie. We proberen binnen 24 uur te antwoorden, maar aandacht en zorg

voor de kinderen gaat altijd voor.

–- 6 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Afwezigheid melden, extra opvang en tegoeden

Alles over afwezigheid, extra opvang en je tegoed lees je in onze aanvullende voorwaarden. Die

vind je in het ouderportaal en op onze website. Zo weet je precies waar je aan toe bent.

Hieronder hebben we de belangrijkste punten op een rij gezet.

1. Extra opvang aanvragen kan tot 48 uur voor de gewenste opvangdag.

2. Als je minimaal 7 dagen van tevoren laat weten dat je kind een dag(deel) niet komt, krijg

je daarvoor een tegoed.

3. Komt je kind vandaag niet? Meld je kind dan af via de ouderapp! Voor het

kinderdagverblijf liefst voor 09.00 uur en voor de bso voor 11.00 uur (dan staan we niet

voor niets te wachten op het schoolplein).

4. Extra opvang (ook studiedagen) kun je tot 7 dagen voor de gewenste opvangdag

afmelden. Meld je af tussen de 30 en 7 dagen voor de opvangdag, dan ontvang je een

tegoed. Meld je korter dan 7 dagen van tevoren af, dan ontvang je een extra factuur voor

de aangevraagde opvang of gaat het van je tegoed af.

5. Schoolsluitingsdagen (zoals studiedagen) kun je niet ‘betalen’ met je tegoed. Deze extra

opvang vraag je aan in het ouderportaal. Hiervoor ontvang je achteraf een factuur.

Openingsdagen

Op nationale feestdagen is de locatie gesloten, Voor deze dagen krijg je geen tegoed. Het gaat

om de volgende dagen:

- Nieuwjaarsdag

- Tweede paasdag

- Koningsdag

- Bevrijdingsdag (eens per 5 jaar)

- Hemelvaartsdag

- Tweede pinksterdag

- Eerste en tweede kerstdag

–- 7 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Afwezigheid

Ga je op vakantie of is je kind ziek? Laat het ons tijdig

weten via de ouderapp. Dat is heel eenvoudig. Klik in het

ouderapp scherm op ‘Afwezigheid melden’.

Je komt nu direct in het scherm waar je afwezigheid kunt doorgeven. Voer de

afwezigheidsdatum in, geef aan voor welk kind de afwezigheid wordt aangevraagd (indien van

toepassing), selecteer een reden van afwezigheid en kies voor ‘Aanvraag indienen’.

–- 8 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Via e-mail ontvang je een bevestiging van de uren die je hebt afgemeld. Als je teruggaat naar

het ouderapp-menu, zie je bij ‘Overig’ > ‘Tegoeden’ het tegoed staan, waar het nieuwe tegoed

aan is toegevoegd (mits je de afwezigheid minimaal 7 dagen van tevoren hebt doorgegeven.

Dat geldt ook voor studiedagen.) Deze uren kun je op een ander moment inzetten als extra

opvang.

Let op: • Komt je kind vandaag niet? Laat het dan even weten via de ouderapp! Voor het

kinderdagverblijf liefst voor 09.00 uur en voor de bso voor 11.00 uur (dan staan we niet voor niets te wachten op het schoolplein).

• Heb je je kind afgemeld voor een bepaalde dag en wil je dat later terugdraaien? Dan kan je het beste een nieuw verzoek voor opvang aanvragen. Het kan dan in sommige gevallen zo zijn dat er geen plek meer is op de groep.

Extra opvang

Soms heb je extra opvang nodig. Dat kan, ook tijdens de

vakanties. Voorwaarde is wel dat het past in de planning van

de locatie. Voor het afnemen van extra opvang rekenen we

het standaarduurtarief dat geldt voor jouw pakket. Voor extra

opvang (met uitzondering van studiedagen) kun je ook je

tegoed inzetten. Heb je geen tegoed, dan ontvang je

achteraf een factuur voor de extra opvang.

In onze ouderapp kun je de gewenste extra opvang

eenvoudig en snel aanvragen. Klik in het menu op ‘Agenda’,

klik op het icoontje , rechtsboven in het scherm, en kies

voor ‘Dag aanvragen’.

–- 9 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Vul vervolgens de datum en tijden van de gewenste extra opvang in, geef aan voor welk kind de

extra opvang nodig is (indien van toepassing) en geef aan of je wilt betalen met je tegoed, als je

dat hebt, of dat de extra dag gefactureerd wordt. Klik op ‘Toevoegen’. Nu kun je je aanvraag

controleren en eventueel nog een extra dag aanvragen. Kies daarna voor ‘Aanvraag verzenden’.

Houd bij het aanvragen van extra opvang rekening met het volgende:

• Tot 48 uur voor de gewenste opvangdag kun je extra opvang aanvragen.

• Je kunt de extra opvang kosteloos annuleren tot 30 dagen voor de gewenste opvangdag.

Annuleer je tussen de 30 en 7 dagen van te voren, dan worden de uren omgezet in tegoed.

• Maak je een foutje bij de aanvraag? Binnen 15 minuten kun je de aanvraag makkelijk zelf

herstellen.

• Bij het aanvragen van extra opvang kun je aangeven voor wanneer je wilt weten of er

inderdaad plek is voor je kind. Dit zogenaamde vervalmoment kan tot 24 uur voor de

gewenste opvang zijn. Kunnen we je aanvraag niet voor het vervalmoment goedkeuren, dan

komt je aanvraag te vervallen.

• Natuurlijk proberen we jouw kind in de vaste groep te plaatsen tijdens een extra opvangdag.

Dat is wel zo vertrouwd voor je kind. Soms lukt dit niet. Dan vangen we je kind in een andere

groep op. Daar vragen we jou natuurlijk eerst toestemming voor. Ook dat regelen we

eenvoudig via de ouderapp.

–- 10 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Jouw tegoed

• Je krijgt alleen een tegoed als je minimaal 7 dagen van tevoren laat weten dat je kind een

dag(deel) niet komt. Deze uren kun je op een ander moment inzetten als extra opvang.

• Indien er plek is op de groep wordt jouw aanvraag goedgekeurd en wordt er tegoed

afgeschreven (wij moeten rekening houden met onder andere het maximaal aantal kinderen

en de beroepskracht-kindratio).

• Je tegoed vervalt aan het einde van het kalenderjaar en na het einde van de overeenkomst.

• Het tegoed is kindgebonden. Je kunt het niet inzetten voor een broer, zus of ander kind.

• Schoolsluitingsdagen, zoals studiedagen, kun je niet ‘betalen’ met je tegoed. Voor deze

dagen vraag je extra opvang aan in het ouderportaal. Achteraf ontvang je hiervoor een

factuur. (Alleen in de uitzonderlijke gevallen dat je een tegoed hebt opgebouwd over een

studiedag, kan je dit specifieke tegoed ook inzetten voor een andere studiedag. Dit staat dan

vermeld bij je tegoed.)

Jouw af te melden tegoed bij een 48-wekenovereenkomst

• We plannen je kind in voor 52 weken per jaar. Jij geeft zelf in het ouderportaal aan, op welke

dagen in de vakantieweken jouw kind niet komt (4 vakantieweken, afhankelijk van je

overeenkomst). Dit noemen we ‘af te melden contracturen.’

Daarbij geldt:

− Heb je aan het einde van het jaar onvoldoende contracturen afgemeld (minder dan 4

weken), dan brengen we dat in rekening.

− Geef minimaal 2 maanden voor je vakantie aan, wanneer je kind afwezig is in die

betreffende vakantieweken.

− De af te melden vakantieweken hoeven niet aansluitend te zijn.

–- 11 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Jouw af te melden tegoed bij een vakantiepakket

• Een vakantiepakket is maximaal voor 12 weken. Neem je een vakantiepakket af voor minder

dan 12 weken? Geef dan in het ouderportaal aan, welke vakantieweken jouw kind niet komt.

Dit geef je aan bij ‘af te melden contracturen’. Je dient af te melden voor het aantal weken

dat je niet komt tot aan de 12 weken.

Voorbeelden: neem je een vakantiepakket af voor 6 weken, dan meld je 6 vakantieweken af.

Heb je een vakantiepakket voor 9 weken, dan meld je dus 3 weken af.

Jouw tegoed bij Flexibele opvang standaardpakket 52 weken

• Dit is het standaardpakket, met dien verstande dat je flexibel bent in wanneer je de vooraf

ingekochte dagdelen of blokken inzet. Aan het begin van het kalenderjaar vind je in het

ouderportaal het tegoed voor het hele jaar op basis van je overeenkomst. Dit tegoed kun je

naar wens inplannen per dag, dagdeel of blok. De gewenste opvangdagen geef je minimaal

één maand van tevoren door. Pas als je via het ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is

je aanvraag definitief.

Voorbeelden: voor 1 januari laat je weten op welke dagen in februari je opvang nodig hebt.

Voor 1 februari laat je het ons weten voor maart enzovoort.

Jouw tegoed bij Flexibele opvang per dag

• De gewenste opvangdagen geef je minimaal één maand van tevoren door. Pas als je via het

ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is je aanvraag definitief.

Voorbeelden: voor 1 januari laat je weten op welke dagen in februari je opvang nodig hebt.

Voor 1 februari laat je het ons weten voor maart enzovoort.

Jouw tegoed bij flexibele opvang per uur

• Per opvangdag zet je voor de buitenschoolse opvang minimaal 1 uur en voor het

kinderdagverblijf minimaal 2 aaneengesloten uren opvang in. Dat kun je verhogen met

steeds een uur. Mocht blijken dat je kind langer is geweest, dan ronden we af per half uur.

Pas als je via het ouderportaal een bevestiging van ons krijgt, is je aanvraag definitief.

–- 12 - Handleiding Ouderportaal Smallsteps juli 2019_V1.5

Hoe werkt het op je computer? Wil je extra opvang of afwezigheid regelen in het ouderportaal via je computer? Dat kan natuurlijk ook. Log in op https://smallsteps.ouderportaal.nl en ga naar ‘Mijn gegevens’. Bij ‘Mijn opvangkalender’ kan je vervolgens bij ‘Acties’ extra opvang aanvragen of afwezigheid melden.