Waterloo CMS Project

New project directionProject team overview

k dMajor work underway

Change in direction

l il b iDrupal pilot website

Change officialFeb 10 2010Project Charter (http://ist.uwaterloo.ca/projects/wcmsproject/waterloo‐cms‐project‐charter‐20100210.pdf)

Ease of maintenance (content contributors  website 1. Ease of maintenance (content contributors, website administrators, website designers, web developers, system administrators)

2. Responsiveness to changes in University’s business environment (e.g. look and feel)

3. Distributed web‐content management

4. Responsiveness to changing technology environments & requirements (e g  social collaboration & social requirements (e.g. social collaboration & social networking)

5. Enhanced and extended functionality (e.g. modules/plug‐5 f y ( g /p gins)

Team membersTeam structure (organizational chart)

University‐wide participation17 core project team members

l h13 consultants to the project

AHS   Arts  CS   Engineering   Environmentg gCPA   CEL (DCE)   Housing   HR   IST   Library OPD  Registrar’s  Secretariatg

web.uwaterloo.caweb.uwaterloo.ca

Project SponsorProject Sponsor

Project Management Sub‐TeamSub‐Team

Accessibility  Application Architecture  Communications ccess b tySub‐Team

Application Architecture Sub‐Team

System Architecture  Training & Support W b D i  I l t ti  

Co u cat o sSub‐Team

System Architecture Sub‐Team

Training & Support Sub‐Team

Web Design Implementation Sub‐Team

Accessibilit  compliance1. Accessibility compliance2. Team training3 Sandbox (test sites)3. Sandbox (test sites)4. Training resources5. Content migration strategy6. Pilot website7. Requirements definition

A li i   hi8. Application architecture9. Web Redesign Project collaboration10 Project management10. Project management

Legislative requirementsWeb content accessibility (WCAG 2.o – Level A)User interface accessibility (ATAG 2.0)

Application architecture/configurationModules (text editor)Content types (form entry)

February 2010 – “Drupal Essential Training”

dLynda.com courseWatch DVD as teamUse sandbox to work on exercises individually

Lynda.com informationOnline courses  DVDs

Drupal sandbox – February 2010

fResources for project and university‐wide

h l blResearching available resourcesListing useful resourcesb b kObtaining resources (DVDs, books, etc.)

Creating documentation (research phase)lPreparing training courses (content analysis)

SEW Course: Preparing Your Web ContentContent analysis (audit/inventory)

b h l d b dFebruary, March, April 2010 and beyondTool available for University use – end of Feb

SEW information website h l ff h lhttp://ist.uwaterloo.ca/cs/stafftraining.html

UWaterloo Web Resources websiteCentral location housing/linking to web resourcesC t t  d   t   J  Content needs assessments – Jan 2010Findings from needs assessments transcribed

Part ofCMS training plan & strategy (resources)CMS training plan & strategy (resources)CMS adoption plan &strategy (adoption kit)

RequirementsBased on previous CMS projectDocumented (captured in spreadsheet)Weighted (priority)Being reviewed by project team (common vision)Inform application architectureppInform testing

Research phaseModules Naming conventionsTaxonomyCommunications with other universitiesConsulting services (implementation & support)g p pp

CollaborationRegular meetings & communications

ll h d lCMS rollout with design templatesDeliverables for CMS implementation

Project managementProject Charter updateProject Management Plan▪ Work Breakdown Structure (WBS) revision▪ Schedule review & adjustments

University communications▪ web.uwaterloo.ca▪ Presentations/meetings▪ UW web mailing list▪ UW web mailing list

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