€¦ · web viewen dos vías: por un lado, la ciudadanía puede demandar información relevante...

de 39 GCO-PL-01V5

PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PÚBLICOS

2019

de 39 GCO-PL-01V5

Tabla de contenido1. POLÍTICA DE COMUNICACIONES...............................................................................................4

2. Objetivos....................................................................................................................................4

2.1 Objetivo General................................................................................................................4

2.2 Objetivos Específicos.........................................................................................................4

3. Sobre las comunicaciones en la UAESP.....................................................................................4

4. Estructura organizacional..........................................................................................................6

5. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES................9

6. Fases de la comunicación........................................................................................................13

7. ACCIONES CLAVES DE LA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES..................................................................................................................14

8. Audiencias de la UAESP...........................................................................................................27

9. Canales de divulgación con los que cuenta la UAESP.............................................................28

10. Difusión de contenidos........................................................................................................30

11. Voceros................................................................................................................................34

12. Producción y convocatoria de actividades públicas............................................................35

13. Comités y Comisiones en los que participa la OAC.............................................................36

14. Manejo de crisis...................................................................................................................36

de 39 GCO-PL-01V5

Presentación

La comunicación es un elemento transversal en la gestión de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, una entidad con un carácter eminentemente técnico y especializado, adscrita a la Secretaría Distrital del Hábitat de la Administración Distrital de Bogotá.

Para garantizar la prestación, coordinación, supervisión y control de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos; la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito y el servicio de alumbrado público es necesario el empoderamiento ciudadano a partir de hábitos y buenas prácticas cotidianas que contribuyan a la sostenibilidad de la ciudad y la eficiencia de los servicios que presta la UAESP.

Entre esos servicios y el ciudadano debe existir una comunicación asertiva que transforme comportamientos que faciliten su prestación, o al menos no la hagan más difícil. En ese sentido, esta es una relación sui generis pues no se trata solo de contratar un servicio, pagar por él y esperar que funcione bien.

Los resultados de la gestión -o ausencia de ella- son más notorios y tienen un mayor impacto inmediato en la satisfacción de la ciudadanía, que cada vez cuenta con más canales para multiplicar el alcance de sus críticas o frustraciones.

La entidad además tiene el reto de alinear las percepciones y las acciones de un gran número de audiencias en propósitos de ciudad, aun cuando muchas veces sus intereses y expectativas de corto plazo estén en contravía.

Por eso esta política define y describe las prácticas, servicios y el carácter de las comunicaciones de la entidad, en orden a lograr los más altos estándares de calidad en la prestación sostenible y efectiva de los servicios e integrar las instituciones, los recursos y la infraestructura de la ciudad para la prestación integral de los mismos.

de 39 GCO-PL-01V5

1. POLÍTICA DE COMUNICACIONES

Una política es una directriz u orientación acerca de cómo debe relacionarse la entidad con sus servidores públicos, diferentes clientes, usuarios, beneficiarios o partes interesadas para el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto. La política de comunicación establece el carácter estratégico que la entidad le reconoce a la comunicación de manera que se garantice la necesaria coherencia entre sus prácticas y sus propósitos.

2. Objetivos

2.1Objetivo General Orientar la acción comunicativa de la UAESP para la divulgación de sus proyectos y políticas de forma eficiente y eficaz y apoyar el logro de sus metas y la prestación de servicios integrales a la ciudadanía.

2.2Objetivos Específicos Facilitar las relaciones y el diálogo con las audiencias externas e internas de la

entidad mediante la implementación de gestiones de comunicación. Divulgar información que motive la participación y apropiación del rol de la

ciudadanía en la prestación de los servicios. Prevenir amenazas a la imagen y la reputación corporativas de la UAESP en el

ámbito público. Contribuir a la efectiva toma de decisiones en el ámbito de las comunicaciones por

parte de las directivas de entidad.

3. Sobre las comunicaciones en la UAESP

La UAESP es una entidad bajo escrutinio público permanente. Muchas veces sin saber de su existencia, la ciudadanía puede culparla de sus frustraciones: basuras en las calles, zonas mal iluminadas y malos olores son formas en las que la entidad influye en la percepción ciudadana y en la gobernabilidad de la administración.

de 39 GCO-PL-01V5

No es necesario que los ciudadanos sepan el significado de la sigla para que la insatisfacción por lo que ven, sienten o huelen se vuelva en contra nuestra. Por difusa que sea la imagen de la entidad en el ecosistema informativo y digital de los bogotanos, los temas a su cargo son cruciales para la ciudad y están en el centro de la agenda pública.

Por otro lado, para lograr sus metas estratégicas, la UAESP requiere de la cooperación de una serie de actores con los que no tiene una relación directa, salvo en contadas excepciones.

La UAESP no expide un recibo que llegue mes tras mes a la casa de los ciudadanos, no es la marca principal que ven los ciudadanos recogiendo la basura o separando los desechos aprovechables en los andenes del barrio. Tampoco es la que instala las luces o reemplaza la infraestructura vandalizada. Pero si algo de eso falla, se culpará al “gobierno distrital” “a la alcaldía” o “la administración” de los resultados.

En ese sentido se requiere de un papel proactivo y un ejercicio permanente de difusión de los alcances, objetivos y de la forma cómo se prestan los servicios a cargo de la entidad para que, tanto en los públicos internos como externos, haya conciencia de los responsables y las consecuencias de la gestión - o ausencia de ella- para la ciudad.

Además, el carácter público de la entidad le impone unas responsabilidades frente al ejercicio de derechos fundamentales de los ciudadanos. Y en el ámbito comunicativo, directamente con el derecho a la información. En dos vías: por un lado, la ciudadanía puede demandar información relevante para conocer y entender el manejo de los asuntos relacionados con la prestación de servicios y cómo lo afectan, individual o colectivamente; y por otro, en la medida en que la entidad está obliga-da a difundir información y rendir cuentas de su gestión de forma continua.

El acceso y divulgación de información son herramientas esenciales para orientar una gestión de administración pública transparente y por tanto, las entidades públicas deben ser rigurosas en el manejo de la que está a su cargo.

El rigor se refiere fundamentalmente a su veracidad y oportunidad. En aras de satisfacer otros objetivos de comunicación legítimos -persuadir, convencer o motivar, por ejemplo- no se puede sacrificar la precisión de la información ni subestimar la importancia del contexto en el que se hace pública.

En ese marco, toda actuación comunicativa debe estar orientada a garantizar una adecuada relación y diálogo permanente con los grupos de interés, que esté basada en el respeto.

de 39 GCO-PL-01V5

La producción y divulgación de información verídica -y por tanto verificable- en todo momento, canal y lugar es el rol central de las comunicaciones para contribuir a la transparencia institucional, la rendición de cuentas e incentivar la participación ciudadana sobre los temas a cargo de la entidad.

Por eso, la consideración principal es que el centro de la acción comunicativa son las personas. Los ciudadanos son quienes nos motivan a diseñar estrategias y a desarrollar acciones encaminadas a una interacción gana-gana con los diferentes actores del sistema de prestación de servicios y que propenda por un beneficio de ciudad.

La comunicación además contribuye a mejorar las relaciones laborales en la Entidad, esenciales para un buen desempeño en el ámbito público. Funcionarios desinformados, mal informados, indiferentes, recelosos o desmotivados por el clima laboral pueden ser obstáculos para el logro de los objetivos de la entidad. La comunicación efectiva es un eje de la gestión de la Unidad y es fundamental que sus servido-res compartan un lenguaje común, tanto en lo técnico y operativo como en lo intangible (misión, visión, valores de la empresa y cultura organizacional).

Eso también requiere responsabilidad en el actuar comunicacional por parte de todos los funcionarios (ver Sobre los voceros), participación y colaboración con los procesos liderados por la OAC.

En resumidas cuentas, las comunicaciones son la proyección de nuestra misión, visión y objetivos institucionales para los públicos internos y externos, como resultado de la gestión, el diseño de estrategias, acciones y mensajes emitidos a través de los canales de comunicación con los que cuenta la entidad.

Por tanto, la Oficina Asesora de Comunicaciones (en adelante OAC) es un engranaje estratégico del direccionamiento de la UAESP para contribuir a garantizar la prestación, coordinación, supervisión y control de los servicios de recolección, transporte, disposición final, reciclaje y aprovechamiento de residuos sólidos, la limpieza de vías y áreas públicas; los servicios funerarios en la infraestructura del Distrito y el servicio de alumbrado público.

4. Estructura organizacionalLa Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales es la dependencia que planea, asesora y ejecuta el quehacer comunicativo de la UAESP. Depende directamente de la dirección y trabaja de la mano con la Oficina Asesora de Planeación.

El jefe de la Oficina tiene como funciones esenciales:

de 39 GCO-PL-01V5

Asesorar y dirigir estrategias en la comunicación interna y externa con el fin de dar a conocer las acciones, programas y proyectos a la opinión pública y decisiones al interior de la Entidad en procura de establecer directrices de forma oportuna, acertada y responsable.

Proponer a la Dirección General las estrategias y acciones para una adecuada relación y comunicación con los medios masivos y comunitarios de información.

Dirigir la implementación de mecanismos para fortalecer la comunicación, ofreciendo los elementos de soporte a nivel visual, gráfico y publicitario para promover la cultura organizacional y el logro de objetivos.

Asesorar en el diseño e implementación de propuestas, proyectos y servicios en la página web y demás herramientas comunicativas, con el fin de fortalecer la imagen corporativa de la Entidad.

Asesorar y coordinar con las dependencias de la Unidad, la información, los textos, las comunicaciones y demás documentos destinados a los medios de comunicación y a la opinión pública.

Proponer e implementar estrategias de comunicación para lograr la activa y permanente participación de los usuarios y la comunidad en las diferentes fases y aspectos de los servicios que presta la entidad

Definir y dirigir el plan de acción, los programas, proyectos y las estrategias de la dependencia que se adecúen con las políticas y misión de la Entidad.

Definir e implementar estrategias de relaciones y comunicación con la comunidad, los usuarios y demás actores involucrados en la prestación de los servicios a cargo de la Unidad.

Orientar y participar con la calidad y oportunidad requerida en la implementación y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión, dentro de los parámetros de las normas técnicas y de acuerdo a las directrices de la entidad.

Salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados

Desempeñar las demás funciones asignadas por el Director General, relacionadas con la naturaleza del cargo.

La oficina como tal apoya la conceptualización, desarrollo, producción, ejecución, asesoría y evaluación de todas las acciones comunicativas a través de 5 líneas:

Línea 1. Comunicación externa: relación con medios de comunicación, periodistas, editores o colaboradores de medios masivos, comunitarios, alternativos, universitarios, regionales, digitales e internacionales que produzcan información de interés público. Esto incluye la gestión de prensa o free press, reuniones de trabajo, ruedas de prensa, visitas a

de 39 GCO-PL-01V5

medios, entrevistas, respuestas a cuestionarios, debates en los que participe el director (a) o sus delegados (Ver sobre los voceros). Como parte de esta función la OAC debe desarrollar actividades concretas como el monitoreo de medios, actualización de bases de datos de periodistas, editores y colabores de los medios y perfiles de los principales medios de comunicación. También programar entrenamientos de voceros regulares, crear los mensajes claves de las campañas de comunicación y las piezas de divulgación respectivas, a saber: convocatorias, comunicados de prensa y notas para la página web. También coordinará y supervisará la creación y producción de piezas publicitarias y el plan de medios, según el presupuesto aprobado.

La oficina cuenta con un equipo de periodistas que cubre las 4 fuente de la entidad; Alumbrado Público y Servicios Funerarios, Recolección, barrido y Limpieza (RBL), Aprovechamiento y Disposición final quienes desarrollan las notas periodísticas pa-ra los diferentes canales de la entidad.

Línea 2. Comunicación interna: Son todas las acciones comunicativas que aporten a la construcción de sentido de pertenencia institucional, propiciando públicos internos mejor informados para optimizar los procedimientos y la calidad de la oferta institucional de servicios hace parte de este campo de acción. Es un pilar de la gestión de la entidad que sus servidores contribuyan a posicionar la imagen a través de iniciativas, medios y canales atractivos e innovadores según los mensajes claves aprobados para cada campaña.

Para la realización de cada actividad, pieza gráfica, audiovisual, evento o campaña de comunicación interna de la UAESP, la Oficina Asesora de Comunicaciones diseño un instructivo con los tiempos y requerimientos necesarios para que cada área haga sus solicitudes conforme a esos parámetros.

Línea 3. Comunicación digital: Es la encargada de la conceptualización, producción y publicación de piezas en los medios digitales de la entidad como la página web y la gestión de la presencia digital en buscadores y redes sociales de la entidad, el seguimiento a sus métricas y el diseño del componente digital de las campañas de comunicación, alineadas con los esfuerzos de comunicación interna y externa.

A través de la comunicación digital se visibiliza la gestión de la entidad, también dan la posibilidad de acceder a la información de la entidad en el momento que la ciudadanía lo requiera, sin estar sujeta a los horarios de los medios de comunicación convencionales.

La publicación de información debe tener impacto externo (en la comunidad del distrito capital) y debe estar relacionada con la gestión de la SDS en sus diferentes frentes.

Ante una solicitud de divulgación, la OAC orientará sobre el canal o canales digitales más adecuados, dependiendo el formato, tipo de información y público objetivo.

de 39 GCO-PL-01V5

Se diseñó un protocolo de actualización del portal web para la publicación de noticias y eventos en la página e intranet, así como el instructivo para el manejo de redes sociales de la Unidad.

Línea 4. Producción de contenido, diseño e imagen corporativa: Se refiere a los servicios editoriales y audiovisuales que presta la OAC para el desarrollo de las campañas de comunicación. Esto incluye el registro, redacción, edición, posproducción de piezas impresas, fotográficas y en vídeo; y su archivo, según los lineamientos de gestión documental. Así mismo se construye la conceptualización y producción de piezas gráficas digitales o impresas para los públicos y privados, la revisión de la aplicación del manual de imagen emanado de la Alcaldía de la capital en todas las piezas que se produzcan para comunicar en nombre de la UAESP y la asesoría a las distintas dependencias en la conceptualización de piezas de alto impacto comunicativo.

Línea 5. Relaciones institucionales y Producción Ejecutiva de actividades públicas o con participación de funcionarios: Esto incluye asesorar, coordinar y acompañar la organización y realización de actividades, especialmente cuando esté comprometida la imagen de la UAESP, de acuerdo con los lineamientos misionales y de la dirección. Hay eventos de interés local, cuyo desarrollo no es absolutamente necesaria la coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Pero para aquellos en los que la imagen de la Entidad cumple un papel importante, es indispensable que su organización e, incluso, su pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

En este sentido, y con el ánimo de asesorar, planear y acompañar los eventos de la Entidad, la Oficina Asesora de Comunicaciones categorizó los eventos de la UAESP de acuerdo con su impacto público y noticioso y las audiencias involucradas como está descrito en los procedimientos.

5. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Antecedentes- Diagnóstico

La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales no contaba con una estructura que permitiera ejercer su rol asesor en los diferentes campos de la acción comunicativa. De igual forma, no se contaba con una política de comunicaciones implementada dentro de la Unidad, la cual es vital para el buen desarrollo, implementación y seguimiento de todo proceso institucional.

de 39 GCO-PL-01V5

Adicional a ello, los canales de comunicación de la entidad como la página web y la intranet no tenían un diseño cercano, ni de fácil navegación y accesibilidad, así mismo, no contemplaba la información que requiere la Ley 1712 de 2015 de Transparencia Ciudadana.

Con respecto a la comunicación externa -la relación con los medios de comunicación-, esta se limitaba a responder las crisis y quejas ciudadanas, lo cual hacía que la imagen de la UAESP fuera negativa ante la opinión pública. En cuanto a la comunicación interna y digital, no se contaban con estrategias de impacto para la difusión de las apuestas misionales y se limitaban a los canales convencionales de la entidad.

Partiendo de este análisis, se replantearon y rediseñaron los actuales procesos y prácticas utilizadas para comunicar a la ciudadanía y a los colaboradores, los avances y metas de la Alcaldía de Bogotá y su efectividad, los cuales están refleja-dos en el Plan que a continuación se presenta.

Este Plan aborda aspectos fundamentales como la contribución a la construcción de una cultura ciudadana frente al manejo adecuado de residuos, la dignificación de la labor del reciclador, la correcta separación en la fuente, la divulgación de los servicios funerarios y la modernización del alumbrado público, así como los esfuerzos para unificar y promover la imagen pública de la UAESP.

Este Plan fue concebido en el marco del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos y el Modelo de Transformación Organizacional de la UAESP.

Lo primero que se hizo fue planificar las apuestas, la labor de la Oficina y sus integrantes. Por eso se rediseñó el organigrama de la oficina, creando una estructura por componentes comunicativos, que se integran a los objetivos misionales de la entidad: Interna; Externa; Digital, Diseño, y Eventos y Relaciones Interinstitucionales; la prestación de unos servicios transversales como el editorial, los procesos contractuales y apoyo periodístico.

En el camino se revisó el mapa de procesos que rige actualmente la labor de la OAC y se propuso la modificación y ajustes de éstos, así como el rediseño de los procedimientos y los formatos vigentes para mayor efectividad de las acciones comunicativas. También se han puesto en marcha instancias de articulación con las subdirecciones y jefaturas, asignando fuentes a cada integrante de la Oficina.

Paralelamente, la OAC diseñó un nuevo Plan estratégico, así como, construyó la Política de Comunicaciones y los protocolos de trabajo para la producción de eventos; guía para voceros para la correcta atención a medios de comunicación, así como uno de crisis (se anexa política y protocolos).

de 39 GCO-PL-01V5

JUSTIFICACIÓN

La Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales de la UAESP, asesora a la entidad en todos los aspectos comunicativos necesarios para transmitir mediante los canales internos y externos, la gestión de prensa y los medios digitales, los mensajes claves que visibilicen e informen al público sobre el accionar de la entidad.

Ésta, responde al Proceso de Gestión de Comunicaciones a través de su accionar comunicativo, contribuyendo con el posicionamiento de la entidad como garante en la prestación de los servicios públicos de aseo, alumbrado público y funerarios, mediante la implementación de un plan estratégico de comunicaciones que con-templa el diseño y la puesta en marcha de estrategias internas, externas, eventos y de comunicación digital, que propenden por la transparencia, el trabajo en equipo, el empoderamiento ciudadano y el fortalecimiento y articulación institucional

La OAC es también la encargada de hacer seguimiento sobre los temas claves que preocupan a la ciudadanía en relación con la prestación del servicio de aseo, alumbrado, sobre el RSDJ y demás temas de interés, y ponerlos en la agenda para la toma de decisiones en el ámbito distrital.

Se justifica tener un Plan de comunicaciones por su labor informativa y movilizadora que la entidad debe hacer uso de los recursos de manera eficiente y encontrar maneras alternativas e innovadoras para transmitir los mensajes a través de los soportes mediáticos disponibles y de las manifestaciones culturales, artísticas y pedagógicas que se adapten a los diversos momentos del ciclo vital y niveles de formación y conocimiento que tienen las audiencias internas y externas de la entidad.

Además, a través de la comunicación se pueden visibilizar conductas y sectores, transformar imaginarios y apuntar apuestas de cultura ciudadana, mediante campañas de largo plazo, que respondan a unos indicadores y que tengan un escrupuloso seguimiento.

En este sentido, hablar de comunicación es mucho más que hablar de medios, pues hablar de comunicación es hablar de actores, de prácticas sociales, procesos culturales y políticos, lo que significa que es el espacio para generar transformaciones y prácticas cotidianas.

OBETIVO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

de 39 GCO-PL-01V5

Posicionar la gestión de la entidad entre sus grupos de interés, mediante alianzas interinstitucionales y el desarrollo de acciones y estrategias comunicativas divulgadas a través de diferentes medios de comunicación: internos, externos y digitales, entre otros.

PROPUESTA ENFOQUE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

Partiendo del planteamiento de que la comunicación a lo largo de décadas se ha mostrado especialmente útil para la construcción de ciudadanía, cultura democrática o mejoras sociales, debe también plantearse y tener un desafío ético y político, que contribuya a construir una comunicación más eficaz, cercana y en tiempo real.

Es por ello, que partiendo de esta necesidad y sustentado en diversas teorías de la comunicación, planteadas por el autor Jesús Martín Barbero que afirma que: “La teoría de la comunicación alternativa es el ámbito de estudio orientado a investigar, teorizar y planear estrategias a partir de este tipo de experiencias comunicativas, incluyendo expresiones en soportes mediáticos diversos -prensa, radio, televisión, Internet- así como en otras vías de expresión cultural: artes plásticas, música, teatro, cómic, etc.; las comunicaciones de la UAESP deben dirigirse no solo a contribuir con el posicionamiento de una entidad que trabaja por garantizar la efectiva e idónea prestación de los servicios de seo, alumbrado y funerarios, sino que debe centrarse y apostarle a lograr una comunicación asertiva e innovadora, que propenda por el empoderamiento y concientización ciudadana que apunte, por supuesto, a los objetivos estratégicos de la entidad: Empoderamiento Ciudadano; Modelo Integral de Prestación del Servicio; Articulación Interinstitucional; Fortalecimiento Institucional.

Es así como, se propone implementar, sin desconocer por supuesto las comunicaciones internas y externas, nuevas formas de comunicación que generen conciencia política y ciudadana en la comunidad. Para ello, el punto de partido será una nueva forma de comunicar, partiendo desde las diversas formas que tiene la comunidad para estar informado y para comunicar (ejemplo de ello, son los medios con los que se cuenta en cada territorio que sirven no solo de emisor y receptor, sino que permiten una comunicación de doble vía).

La nueva forma de comunicar debe contemplar nuevas alternativas de comunicación que produce la misma comunidad centrada en las estructuras de propiedad y control ideológico de los sistemas comunicativos o en la capacidad de los ciudadanos para transformar estas mismas estructuras mediante la gestión de sus propios medios.

En tal sentido, retomando a Barbero“ acerca de las nuevas luces que se deben arrojar acerca de la capacidad de resistencia y resignificación de los mensajes por parte de las

de 39 GCO-PL-01V5

audiencias o sobre los estrechos vínculos existentes entre lo popular, lo culto y lo masivo”, se deben generar mecanismos de comunicación como el voz a voz, los avisos parroquiales, la información que se genera en actividades y puntos a donde acude la comunidad como parques, iglesias, centros comerciales, juntas de acción comunal, etc., que se convierten en canales importantes que deben ser contemplados en esta nueva forma de comunicar en la UAESP.

De igual forma, y retomando a Barbero quien afirma que la comunicación desborda los linderos de análisis que la contienen, es que partimos de la necesidad de lograr que las comunicaciones de la UAESP deben trascender de la relación emisor, mensaje, receptor y reconocer procesos de comunicación en los pactos interactivos desde los cuales se construyen discursos y prácticas sociales, en donde la cultura es el eje de compresión de dichos procesos.

En este sentido, hablar de comunicación es mucho más que hablar de medios, pues hablar de comunicación es hablar de actores, de prácticas sociales, procesos culturales y políticos, lo que significa que es el espacio para generar cultura ciudadana, empoderamiento ciudadano, así como lograr un efectivo y real fortalecimiento institucional. Es así como, la comunicación no puede estar orientada simplemente al ámbito de la información, alberga también comprensiones y representaciones colectivas que definen a los individuos en sus múltiples interacciones.

De esta manera, establecer nuevas formas y escenarios de participación de los ciudadanos, definir nuevos espacios de socialización, que permitan legitimar el saber, y la construcción de mensajes capaces de transformar imaginarios, contribuirán en el cambio de percepciones sobre el quehacer institucional y distrital y de conciencia ciudadana frente al correcto manejo de residuos y separación en la fuente.

Así las cosas, las comunicaciones de la UAESP, a partir de una comunicación asertiva e innovadora, contribuirá a formar posiciones éticas y políticas frente al quehacer de la entidad por parte de la ciudadanía y por ende a la apropiación y consolidación del Plan de Desarrollo de la Bogotá Mejor para Todos en su proyecto de “Gestión pública efectiva y eficiente para brindar un mejor servicio para todos”.

6. Fases de la comunicación

Las comunicaciones de la UAESP se fundamentan en las dimensiones estratégicas de la entidad, materializadas en cuatro fases:

de 39 GCO-PL-01V5

1. ANÁLISIS: Identificar los temas de interés y de alto impacto de la entidad que deban ser estratégicamente divulgados por los diferentes canales de comunicación tanto internos, como externos, con el objetivo de generar empoderamiento ciudadano, articulación y fortalecimiento Institucional.

2. PLANEACIÓN: Organizar un plan de trabajo estratégico de comunicación que permita que los ciudadanos y funcionarios reconozcan la importancia de separar en la fuente, la dignificación de la labor del reciclador de oficio y el manejo de residuos, y a su vez la UAESP sea fortalecida y reconocida por su capacidad articuladora de los distintos actores involucrados.

3. EJECUCIÓN/DESAROLLO: Poner en marcha la estrategia y las tácticas de comunicación que permitan la efectiva divulgación de las acciones, proyectos y resultados de la entidad.

4.SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN: valoración cuantitativa y cualitativa de la gestión realizada por la OAC, la cual se mide a través del reporte de Plan de Acción Institucional, así como en los indicadores de Gestión.

EQUIPO PLANO DE LA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

7. ACCIONES CLAVES DE LA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

de 39 GCO-PL-01V5

DIVULGACIÓN

Dar a conocer a los ciudadanos y colaboradores de la UAESP la plataforma estratégica y misional de la entidad, integrando los temas de interés a divulgar desde los diferentes proyectos en una sola apuesta de ciudad

Tácticas (Qué vamos a hacer):

1. Promover la participación desde las diferentes áreas de la UAESP en los procesos de comunicación. (COMUNICACIÓN INTERNA)

2. Fortalecer los canales de comunicación para una mayor divulgación de la información. (COMUNICACIÓN INTERNA)

3. Visibilizar los proyectos, programas, planes y logros de la UAESP a través de estrategias comunicativas dirigidas a la ciudadanía, recicladores y servidores haciendo énfasis en los temas bandera de la entidad. (COMUNICA-CIÓN INTERNA Y EXTERNA)

4. Garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en materia de contenido, estructura y desarrollo en la producción de los mensajes comunicativos.

¿Para qué?

1. Fortalecer la comunicación entre el Despacho, las subdirecciones y jefaturas, propiciando una relación de corresponsabilidad comunicativa. (COMUNICACIÓN INTERNA)

2. Contribuir con el mejoramiento del clima organizacional y la comunicación de doble vía. (COMUNICACIÓN INTERNA).

3. Posicionar los temas estratégicos y coyunturales de entidad, priorizando la ciudadanía como principio rector del quehacer institucional. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

4. Establecer uniformidad conceptual en la imagen corporativa, que permita visibilizar e identificar la marca de la entidad.

5. Fortalecer los vínculos con los medios masivos, comunitarios y alternativos. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

6. Generación frecuente de espacios y secciones especiales en medios masivos. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

¿Cómo?

1. Diseño e implementación de campaña de Comunicación interna con mensajes movilizadores de las apuestas de la entidad. (COMUNICACIÓN INTERNA)

de 39 GCO-PL-01V5

2. Realización de campañas pedagógicas y vivenciales en las que se resalte la importancia del trabajo en equipo y el cumplimiento de las metas institucionales. (COMUNICACIÓN INTERNA)

3. Construcción y producción de contenidos multimedia (videos, galerías fotográficas, piezas de diseño) (COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA)

4. Potenciar los medios internos de comunicación (intranet, carteleras digitales, correo, boletín virtual y noticiero interno; etc) (COMUNICACIÓN INTERNA)

5. Publicar en los medios virtuales. (COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA).6. Rediseño del portal web interactivo y accesible que brinde información actualizada,

que se convierta en un canal de interacción con los ciudadanos. (COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA)

7. Construcción e implementación plan de medios (según las campañas y las necesidades específicas de la OAC) con temáticas estratégicas de la entidad en medios masivos, comunitarios, alternativos y digitales. (COMUNICACIÓN EXTERNA)

8. Generación de alianzas estratégicas con medios alternativos y comunitarios. (COMUNICACIÓN EXTERNA)

9. Diseño e implementación de campañas externas de comunicación (COMUNICACIÓN EXTERNA)

10. Generación de información propositiva y adecuada del accionar de la Entidad para posicionar en la agenda pública (COMUNICACIÓN EXTERNA)

11. Utilización mecanismos alternativos de comunicación para acercar a los servidores y ciudadanía en general. (COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA)

PROMOCIÓN DE POLÍTICAS

Incidir en el cambio de percepciones (cultura ciudadana) de los ciudadanos frente a la importancia de separar en la fuente, la dignificación de la labor del reciclador de oficio, el manejo de residuos y los temas misionales de la Entidad.


Construcción de estrategias y mensajes movilizadores que hagan parte de la agenda pública de ciudad y que generen interés y reacción en la ciudadanía. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

¿Para qué?

de 39 GCO-PL-01V5

1. Contribuir con la transformación de prácticas ciudadanas frente a los temas

misionales de la entidad. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

2. Lograr que la ciudadanía reconozca a la UAESP como una entidad conformada por un equipo humano ético y transparente y fortalecida y reconocida por su capacidad para articular a los distintos actores involucrados, empoderar al ciudadano e implementar un modelo integral de prestación de servicios de aseo, alumbrado público y funerarios (COMUNICACIÓN EX-TERNA).

3. Generar una cultura ciudadana, como práctica inherente en el quehacer diario de los servidores y ciudadanos. (COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA).

¿Cómo?

1. Construcción y difusión de contenidos de impacto con alta circulación en puntos estratégicos de la ciudad (COMUNICACIÓN EXTERNA).

2. Diseño de contenidos lúdico-pedagógicas que contemple herramientas creativas y novedosas que le lleguen a la población (historietas, comics, BTL, etc.) (COMUNICACIÓN EXTERNA).

3. Identificación, producción y emisión de historias y crónicas de vida que visibilicen las apuestas de la entidad (recicladores, comunidad aledaña al RSDJ, ciudadanos beneficiados con nuevas luminarias y servicios funerarios, etc.), mediante piezas impresas y multimedia. (COMUNICACIÓN EX-TERNA).

APROPIACIÓN

Promover buenas prácticas como resultado de la construcción colectiva del saber, generando sentido de pertenencia.


Lograr el reconocimiento ciudadano de las acciones afirmativas de la UAESP (COMUNICACIÓN EXTERNA)

¿Para qué?

de 39 GCO-PL-01V5

1. Propiciar que la ciudadanía se vuelva multiplicadora de buenas prácticas frente a las apuestas misionales de la entidad (Separación en la fuente, manejo de residuos, embellecimiento y cuidado de la ciudad, entre otros) (COMUNICACIÓN EXTERNA).

2. Lograr que las buenas prácticas se incorporen de manera real y efectiva en la cotidianidad de los ciudadanos. (COMUNICACIÓN EXTERNA).

¿Cómo?

Diseño e implementación de campañas temáticas de alto impacto que permitan visibilizar las apuestas institucionales (COMUNICACIÓN EX-TERNA).

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Valoración cuantitativa y cualitativa del impacto del mensaje comunicativo.


1. Diseño y aplicación de instrumentos de medición y evaluación del impacto de las acciones comunicativas.

2. Sistematización y análisis de la información, que permita la toma de decisiones en el marco del proceso de gestión de comunicaciones.

3. Seguimiento y análisis del registro de la información de la UAESP en medios de comunicación masiva y las redes.

¿Para qué?

1. Implementar acciones de mejorar que permitan la toma de decisiones.2. Generar un mecanismo de retroalimentación ciudadana para verificar la viabilidad

y bondades de las apuestas de la UAESP3. Analizar la manera como los medios registran y asumen la información de la UAESP4. Modificar y fortalecer el estado del arte de las comunicaciones internas de la

UAESP, para lograr su optimización y buen direccionamiento

¿Cómo?

de 39 GCO-PL-01V5

1. Monitoreo del impacto en medios de comunicación sobre el accionar de la UAESP y el análisis de las noticias

2. Implementación instrumento al interior de la entidad, a través de encuestas virtuales y presenciales.

PLAN DE TRABAJO POR COMPONENTES

COMPONENTE CREATIVO Y DIGITAL

Objetivo estrategia: Diseñar estrategias para dar a conocer el accionar de la entidad y promover la participación e interacción ciudadana, a través de la comunicación digital, facilitando la inmediatez y la oportunidad de la información.

PÚBLICO OBJETIVO

1.Seguidores de redes sociales de las cuentas oficiales de la entidad:

Facebook: Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos UAESP Twitter: @Uaesp Instragram: @uaesp Youtube: uaesp

2. Usuarios de redes sociales

Facebook Twitter Instragram Youtube

Servidores distritales Recicladores Influenciadores de redes sociales Ciudadanía en general

PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPUESTA

Participación (Interacción) Creatividad Transformación

de 39 GCO-PL-01V5

Reconocimiento Emotividad

ACCIONES CLAVE

1. Creación y conceptualización de contenidos audiovisuales para redes sociales, a través de textos, fotografías, memes, infografías, videos con dron y time lapse, con los principales logros, apuestas, eventos y retos de la UAESP de manera articulada con la estrategia de redes del distrito.

2. Mantener la página web con noticias, eventos, artículos especializados, tendencias, tips y el desarrollo de una aplicación que visibilice la contribución de cada persona con la sostenibilidad ambiental.

3. Promover interacción de redes sociales de la UAESP por medio de campañas de Marketing Digital.

4. Diseño e implementación de campañas de cultura ciudadana.

5.Vinculación de líderes de opinión e influenciadores a las acciones en nuestras redes sociales.

LÍNEAS TÁCTICAS

Pedagógicas Promover la transformación de prácticas ambientalmente sostenibles que

impacten en un consumo responsable.

Sensibilización Llamar la atención de la ciudadanía a través de mensajes emotivos, cálidos y

creativos sobre el accionar misional de la entidad.

Información Visibilizar los procesos de cambio y transformación de las acciones de intervención

que lidera la UAESP.

1. Componente Relaciones Interinstitucionales y Eventos

Objetivo estrategia

de 39 GCO-PL-01V5

Contribuir con la visibilización de los planes, programas, proyectos, logros y me-tas de la UAESP a través de la asesoría, producción y realización de eventos de carácter interno y externo, así como fortalecer las relaciones con otros entes distritales y la comunidad, de acuerdo con las políticas y planes Institucionales.

Público objetivo

Nacional

1. Ministerios Públicos2. Distrital: Servidores Públicos, Gabinete Distrital

Sector Privado:

1. Empresas amigas con el Medio Ambiente, 2. Empresas con un Componente fuerte de Responsabilidad Social

Academia: Universidades

1. Andes2. Externado3. Javeriana4. Distrital5. Colegios Distritales y Privados

Colectivos y Asociaciones Públicas:

1. Recicladores2. Ambientalistas3. Restaurantes4. Cadenas Hoteleras

Nivel Político

1. Concejo De Bogotá2. Presidentes Juntas de Acción Comunal3. Representantes a la Cámara

Ciudadanía en general

PRINCIPIOS ESTRATÉGICOS DE LA PROPUESTA

1. Confianza

de 39 GCO-PL-01V5

2. Credibilidad3. Pertinencia 4. Oportunidad

ACCIONES CLAVES

1. Conceptualizar, coordinar y acompañamiento de eventos de carácter interno, externo, distrital y local, que den cuenta del accionar y misionalidad de la entidad.

2. Apoyar el relacionamiento y la materialización de alianzas estratégicas con empresas del sector público, privado y académico, para la realización de eventos de alto impacto, que contribuyen a la visibilización del accionar y misionalidad de la entidad.

3. Dar a conocer las apuestas, logros y proyectos de la Entidad, a través de la realización de eventos internos, externos, distritales y locales que promuevan buenas prácticas ambientales con la ciudad.

LÍNEAS TÁCTICAS

INFORMATIVA:

Dar a conocer los proyectos y apuestas de la UAESP, a través de acciones claves que permitan el reconocimiento de su misionalidad y promueva el interés de grupos estratégicos.

PEDAGÓGICA:

Facilitar espacios de sensibilización sobre temas estratégicos de la Entidad, que permitan su reconocimiento y protagonismo como líder en temas de transformación social.

TEMAS CLAVES

1. Dignificación el papel del reciclador de oficio2. Consumo Responsable3. Frecuencias de recolección4. Separación en la fuente

de 39 GCO-PL-01V5

5. Manejo de residuos

Producción y Gestión:

1. Elaboración de matriz eventos de impacto de acuerdo con su categoría.2. Identificación de aliados estratégicos que faciliten la gestión y el empoderamiento

de las actividades.3. Identificación y contacto con las Entidades distritales relacionadas con el propósito

de la actividad.4. Identificación de actores claves que contribuyan a la sostenibilidad de la acción.5. Establecer contacto con colectivos y grupos de interés.

Componente Comunicación Externa

Objetivo

Posicionamiento de las apuestas y retos de la Entidad, mediante estrategias de comunicación que contemplan el relacionamiento con medios de comunicación masivo, alternativo y comunitarios y el registro positivo de su accionar.

Objetivos Específicos

Divulgar de manera efectiva y sencilla el accionar y apuestas políticas de la UAESP a través de los medios masivos, digitales, comunitarios y alternativos; y por medio de campañas de alto impacto que contribuyan a la apropiación de la gestión de la entidad por parte de la opinión pública.

Posicionar en las mentes (argumentos racionales) y corazones (mensajes emocionales) de los ciudadanos, las apuestas, logros y metas de la UAESP a través de la producción y realización de eventos y piezas para su socialización en los ámbitos internos y externos.

Promover la cooperación, la confianza, el trabajo en red y el sentido de pertenencia entre los colabores de la entidad que faciliten alcanzar los logros, reconocer los avances y apuestas institucionales a través de piezas y actividades de comunicación asertiva.

de 39 GCO-PL-01V5

Acciones clave comunicación externa

Inversión publicitaria en medios de comunicación: Hemos identifica-do audiencias que no consumen noticias pero que tienen que conocer la agenda de la UAESP para ser agentes de cambio en el logro de objetivos de ciudad. A ellos llegamos por medio de un plan de medios que incluye plataformas no noticiosas y redes sociales.

Gestión de prensa: Preparación y entrega de información noticiosa a los distintos medios de comunicación y líderes de opinión mediante la persuasión y enfoques innovadores para contar las historias y el contexto de las acciones de la entidad. Esto incluye entrevistas, visitas a medios o cubrimiento de actividades.

Monitoreo de medios: Sistematizar la información que se publica, emite y circula en medios de comunicación y redes sociales sobre la entidad y sus apuestas para la toma de decisiones y la prevención de crisis en la gestión.

Preparación de voceros e intervenciones en medios a través de la formación en comunicación asertiva, la investigación y la simplificación del lenguaje técnico de la entidad para el entendimiento de la ciudadanía.

Fortalecer los canales y los espacios de comunicación disponibles con el fin de lograr un entorno informativo 360 grados sobre las apuestas de la entidad.

Descubrir las historias, explicar los contextos e innovar en los formatos para dar a conocer los logros y avances de la gestión de la UAESP.

Componente Comunicación Interna

Objetivo

Diseñar e implementar estrategias de comunicación interna, que propendan por el mejoramiento del clima organizacional y la divulgación de las apuestas, logros y retos de la UAESP, alineadas con las políticas que propone el nuevo modelo organizacional, Plan Cometa.

Público objetivo

Servidores públicos del nivel:

de 39 GCO-PL-01V5

Directivo Asesor Profesional Técnico Asistencial

Principios: Alineados con los principios y valores del distrito, Resolución 345 de 2018.

Honestidad Respeto Compromiso Diligencia Justicia

Acciones clave

1. Construcción, diseño e implementación de una estrategia de comunicación interna que genere sentido de pertenencia y responda a los resultados de la encuesta de Clima Organizacional.

2. Propiciar espacios de encuentro, participación y retroalimentación desde la alta Dirección con los funcionarios de la Entidad.

3. Conceptualización y envío de boletines virtuales de las principales apuestas, logros y eventos de la entidad.

LÍNEAS TÁCTICAS

INFORMACIÓN

Divulgar de manera oportuna la información de interés que dinamice los procesos y la gestión institucional.

SENSIBILIZACIÓN

Promover la movilización de los servidores públicos frente a las apuestas de la Entidad.

TEMAS CLAVE

Cultura de atención a la ciudadanía

de 39 GCO-PL-01V5

Sistema integrado de gestión Cultura y clima organizacional Bienestar Informes de gestión

PRODUCCIÓN DE CONTENIDO, DISEÑO E IMAGEN CORPORATIVA:

Objetivo

Generación de desarrollos creativos e innovadores para la divulgación externa, interna y digital de la Entidad, a través del diseño de piezas y generación de contenidos institucionales.

Público objetivo Interno: Servidores públicos Externo: Ciudadanía, medios de comunicación, usuarios de redes sociales e

influenciadores, entes de control

Principios Estratégicos: Calidad Creatividad Credibilidad

Acciones claves: 1. Consolidar la web e intranet institucionales como los principales canales de

divulgación de la UAESP.2. Diseñar piezas comunicativas creativas e innovadoras que faciliten los procesos de

divulgación.3. Generar contenidos de calidad para los diferentes públicos objetivos de la entidad.4. Desarrollo de piezas multimedia

Líneas tácticas

INFORMATIVA:

Apoyar la divulgación de contenidos institucionales de las diferentes Áreas de la Entidad

SENSIBILIZACIÓN:

de 39 GCO-PL-01V5

Movilizar contenidos de interés que faciliten la apropiación de temas estratégicos de la Entidad. TEMAS CLAVES:

Innovación institucional Sistema integrado de gestión Cultura ciudadana Nuevo esquema de aseo

8. Audiencias de la UAESP

El objetivo de la comunicación con cada uno de nuestros públicos es:

Habitantes de Bogotá: Aunque es una relación indirecta en la medida en que no hay un vínculo contractual ni la regularidad en la prestación de un servicio, los ciudadanos perciben directamente el resultado final de nuestra gestión en sus vecindarios y calles. Las comunidades son las beneficiadas o las ‘víctimas’ de nuestra gestión. Por eso la comunicación debe estar dirigida a simplificar la complejidad detrás de por qué, por ejemplo, su parque está oscuro o la esquina de su casa llena de basuras por semanas. En ese sentido se busca generar “alfabetización”, “awareness” o saberes comunes sobre buenas prácticas, roles de los actores del sistema de prestación, incluyendo empresas y asociaciones de recicladores, entre otras. La UAESP puede jugar un rol clave en la sensibilización de los ciudadanos y en influenciar cambios en los hábitos de ellos frente a

de 39 GCO-PL-01V5

la infraestructura lumínica o del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS Final, entre otros temas de su interés.

Recicladores: son más de 20 mil ciudadanos dedicados a la recuperación de desechos reutilizables o reciclables. Históricamente están estigmatizados como habitantes de calle y vándalos que perturban el orden las calles de la ciudad. Una de las metas es direccionar recursos e iniciativas hacia la dignificación de este oficio y ofrecer herramientas y alternativas para que existan buenas relaciones entre la ciudadanía y los recicladores de oficio.

Socios de negocios: Las distintas empresas que proveen a la ciudad servicios de aseo y alumbrado son claves para la buena marcha de las acciones de entidad. De su cumplimiento y buenas relaciones con los actores del sistema de recolección de basuras depende que la evaluación de la gestión de la entidad.

Empleados y colaboradores: Son el principal público interno y los voceros informales en el día a día de la relación de la UAESP con sus audiencias externas. Por tanto, es menester mantenerlos informados y motivados para que sean proactivos, asertivos y responsables en su interacción con las audiencias con las que tengan relación en virtud de sus funciones y misionalidad.

Otras entidades del sector público: En el día a día del desarrollo de la gestión los directivos, funcionarios y contratista están en contacto con sus pares de otras entidades de los niveles nacional, regional y distrital con los que comparten programas, convenios e iniciativas. Esas personas también deben recibir una información precisa, fluida e institucional.

Entidades del sector privado: Con fundaciones o empresas la UAESP coordina actividades para la reducción de los residuos sólidos en la fuente, el embellecimiento de espacios públicos, jornadas de movilización y pedagogía entre otros. Con estos representantes el objetivo es establecer una relación gana-gana donde cada una de las partes aporte su máximo potencial y logre el mejor beneficio de acuerdo con sus intereses y expectativas.

Periodistas e influenciadores: son personas que en los ámbitos de los medios de comunicación y las redes sociales tienen la capacidad de movilizar o amplificar el impacto de un mensaje. Debido al estado voluble de la opinión pública, pueden ser eventuales aliados u opositores en el desarrollo de las iniciativas de la entidad por lo que se busca que tengan información de calidad de una forma ágil.

Contratistas: empresas de aseo, operador ENEL _ Codensa, Montesacro, operador relleno, operador residuos biológicos y hospitalarios.

de 39 GCO-PL-01V5

9. Canales de divulgación con los que cuenta la UAESP

A continuación, se relacionan los canales con los que cuenta la entidad:

Alcance Nombre Tipo Audiencia FrecuenciaPúblico Página web Digital Ciudadanía, otras

entidades públicas, organizaciones privadas, periodistas

Actualización diaria

Público Comunicación de prensa

Impreso y digital

Periodistas, ciudadanos, influenciadores en redes sociales.

Permanentemente

Interno Correo Digital Funcionarios directivos y contratistas de la entidad

Permanentemente

Público Página en Facebook

Digital Ciudadanía en general, socios de negocio, expertos, periodistas e influenciadores


Público Redes sociales Digital Ciudadanía en general, socios de negocios expertos, periodistas e influenciadores


Público Programa TV Audiovisual Funcionarios, contratistas, recicladores, socios de negocio

Trimestralmente

Interno Intranet Digital Directivos, funcionarios y contratistas

Actualización semanal

Interno Wallpaper Digital Directivos, funcionarios y contratistas

Eventualmente

Interno Boletín visual Digital Directivos, Quincenalmente

de 39 GCO-PL-01V5

Alcance Nombre Tipo Audiencia Frecuenciafuncionarios y contratistas

Público Periódico Doña Juana

Impreso Comunidades en cercanía o bajo la influencia del Relleno Sanitario Doña Juana - RSDJ

Mensualmente

10. Difusión de contenidos

Toda información destinada a la publicación o difusión en los medios de comunicación de la entidad o que esté dirigida al público, debe ser revisada y aprobada por la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales.

La información noticiosa contenida en la página web debe hacerse siguiendo lo establecido en la guía para la actualización del portal web institucional según los lineamientos de la Alta Consejería Distrital para las TIC de la Alcaldía de Bogotá.

El manejo de la imagen, presentaciones y publicaciones de la institución se rigen por el manual de Imagen Corporativa de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Las áreas institucionales deben elaborar y enviar a la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales, las necesidades y requerimientos para la difusión de sus programas y proyectos con anterioridad de la siguiente forma: 3 días hábiles para solicitudes de diseño, 15 días para audiovisuales, 20 días para el desarrollo de una campaña o actividad pública o interna.

Toda información destinada a libros y publicaciones se hará de acuerdo con las normas y leyes vigentes con lineamientos nacionales e internacionales relacionados con Propiedad Intelectual y derechos de autor.

La ruta de acceso al portafolio de servicio de comunicaciones debe hacerse a través de los sistemas Orfeo e Intranet. Las solicitudes deben tener en cuenta los principios orientadores de esta política.

La comunicación debe estar articulada a las metas estratégicas de la entidad y del Distrito. Esto incrementa su pertinencia, relevancia y eficacia para la divulgación y desarrollo de actividades públicas.

de 39 GCO-PL-01V5

Todas las áreas institucionales deben proveer la información clara, concreta y verificable de la que tenga que hacer uso la OAC mediante una ayuda de memoria o brief por campaña o actividad.

Únicamente están autorizados para el envío de mensajes electrónicos masivos (cuando se envía a un número mayor de veinte personas o cuentas de correo, acumulados en una o varias remisiones de este), los funcionarios del Nivel Directivo, y los administradores de correo electrónico y de red de la Subdirección TIC y comunicaciones. Los demás funcionarios y contratistas tendrán que contar con la aprobación de la OAC.

Ante todos los requerimientos, la OAC define:

Cuál es la necesidad de comunicación y cómo se debe actuar. Un responsable de comunicaciones para que diseñe y ejecute el plan, producto o

acción de comunicación. Formaliza y registra todas las acciones y decisiones con el propósito de construir

memoria de la entidad.

El responsable de comunicaciones debe:

Definir mensajes claves que deben ser comunicados

¿Quién? o (s): son las audiencias o públicos a quienes debe llegar el mensaje ¿Cómo?: va a comunicar o transmitir el mensaje ¿Cuándo?: será comunicada o transmitida la información

Efecto o acción: que se espera una vez se efectúe la comunicación así medir los resultados y dar cuenta de ellos, de acuerdo con los indicadores de gestión definidos el plan estratégico de comunicaciones

La solicitud a todo evento donde se requiera la presencia del señor Alcalde Mayor y directora de la UAESP, deberá ser enviada por el formulario” Solicitudes a comunicaciones” ubicado en la intranet, diez (10) días de anticipación y debe estar avalado por el despacho de la dirección general.

La Oficina Asesora de Comunicaciones categorizó los eventos de la UAESP de acuerdo con su impacto noticioso y público objetivo de la siguiente manera:

Actividades tipo A:

1. La solicitud deberá estar soportada con el insumo técnico -ayuda memoria- documento que no deberá superar las 3 hojas y que debe contener el contexto en el cual se desarrolla

de 39 GCO-PL-01V5

la actividad, el propósito, el perfil de los asistentes, la noticia que moviliza el evento, cifras de interés para la ciudad, cifras sobre el accionar de la entidad a través de sus proyectos y los beneficios para la ciudad.

2. Igualmente, y si es con presencia del alcalde se deberá enviar un requerimiento a la Secretaria Privada del Alcalde Mayor, vía correo electrónico a la dirección [email protected]. La información contenida en los documentos mencionados anteriormente, serán definitivos para decidir la pertinencia e impacto del evento, y de ella dependerá si asisten o no el Alcalde Mayor y la directora. Cabe resaltar, que ningún evento será tenido en cuenta si no cumple con los tiempos y requisitos establecidos.

Nota: La Oficina Asesora de Comunicaciones apoyará estos eventos de la siguiente manera:

• Asesoría y coordinación general del evento

•Comunicación Externa: Free-Press (boletín de prensa y/o informe especial, convo-catoria a medios masivos y locales de comunicación, radio, prensa y televisión)

•Divulgación página web

•Comunicación Interna (divulgación Intranet, correo interno, wall-paper, Boletín Interno)

• Asesoría en Diseño

• Registro fotográfico

• Registro audiovisual

• Préstamo de material de Identidad Visual: (pendones, pancartas, backing, entre otros)

Los eventos con aglomeraciones de público de alta, normal y baja complejidad requieren de un Plan de Contingencia y Emergencia y el concepto favorable del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático -IDIGER-

Estas gestiones las debe realizar el Subdirección encargada, y requieren de un tiempo mínimo de 15 días para su respectivo diligenciamiento con dicha Entidad.

Estos eventos se deberán agendar con mínimo 10 días de anticipación con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

EVENTOS TIPO B:


de 39 GCO-PL-01V5

EVENTOS TIPO C:


La ruta la para realización de actividades públicas, incluye:

Evalúe con la Subdirección y/o Oficina Asesora de la que usted depende, así como con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la pertinencia del evento. Recuerde que su importancia, interés, oportunidad, objetivo y alcances deben estar absolutamente claros.

Si no hay duda sobre la pertinencia del evento, coordine su realización, desde el comienzo (de acuerdo con los tiempos establecidos en las categorías A-B-C), con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Buena parte de la garantía de éxito del evento depende de que la coordinación entre la unidad que lo propone y la Oficina Asesora de Comunicaciones se dé desde el comienzo y no cuando el proceso de montaje esté marchando o en la etapa final.

Integre, con el equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones, un Comité Organizador del evento, que deberá reunirse periódicamente. Recuerde que un evento es un suceso de interés y su organización involucra esfuerzos y tiempos. Por lo tanto, nunca persista en coordinarlo vía telefónica.

Defina oportunamente, de acuerdo al público objetivo, con la Oficina Asesora de Comunicaciones, qué piezas de comunicación necesitará para promover el evento y su cantidad como: invitaciones, afiches, plegables, volantes, avisos en prensa, mensajes de radio o televisión, etc.

Coordine con la Oficina Asesora de Comunicaciones los detalles de preproducción del evento: sitio, utilería, sonido, agenda, libreto, presentador o presentadora, etc. Defina con esta Oficina compromisos y responsabilidades.

Defina con la Oficina Asesora de Comunicaciones el impacto del evento, para convocar al Alcalde Mayor.

Identifique la cantidad de participantes o invitados al evento; elabore una lista de invitados y precise si se contará con la asistencia de la Secretaría y del Alcalde Mayor.

Si al Evento asiste el Alcalde Mayor, el Comité Organizador debe informar y coordinar lo pertinente con la Oficina de Protocolo de la Alcaldía Mayor (en cuanto a lista de invitados especiales, orden del día, protocolo y ayuda de memoria para el alcalde).

Para precisar el público y número de asistentes defina con claridad el tipo de evento: Interno, Local y de interés general.

Precise el tipo de cubrimiento de medios que se requiere, de acuerdo con el tipo de evento (si se convoca a los medios, debe prever un espacio en el recinto para la

de 39 GCO-PL-01V5

ubicación de los periodistas, sobre todo los de televisión). Los boletines, comunicados de prensa y, en general, convocatorias a la prensa, siempre estarán a cargo de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

Elaborar un cronograma de actividades con fechas de seguimiento. Definir el sitio donde se llevará a cabo el evento y visitarlo con anticipación para

constatar si cumple con los requerimientos necesarios para el desarrollo del mismo.

Elaborar una lista de chequeo de materiales, equipos y talento humano necesarios. Es decir, libretos, sonido, sillas, mesas, pancartas, dumis, banderas, maestro-a de ceremonias, conferencistas, talleristas y ayudas audiovisuales, entre otras necesidades, y determinar con qué se cuenta y qué es necesario alquilar o contratar.

Definir los impresos que se requieran y determinar los tiempos necesarios para la producción de estos materiales, como invitaciones, sobres, stickers, distribución de invitaciones, plegables, volantes, folletos, pancartas, pendones o backing.

Ningún evento será atendido por la Oficina Asesora de Comunicaciones sino cum-ple con los tiempos establecidos en esta política.

11. Voceros

El director(a) tiene la voz institucional principal. Es la figura pública principal para la rendición de cuentas y es de quien espera la ciudadanía responda públicamente por el cumplimiento de las funciones encomendadas.

Compartirá la voz con los niveles de subdirecciones y técnicos a fin de ofrecer una interlocución más precisa e información más detallada para la comunidad, los medios de comunicación y otras entidades cuando así se requiera.

El Comité Directivo y los jefes de dependencia tendrán a su cargo los pronunciamientos técnicos, siempre que cuenten con el aval del Despacho y el acompañamiento de la OAC. Ellos pueden asumir el liderazgo informativo cuando las circunstancias así lo ameriten, por ejemplo, en momentos de crisis.

Los eventuales voceros deben tener una comprensión precisa de la misión y visión de la entidad para estar en la capacidad explicativa de resolver con facilidad dudas de la población en cuanto la actividad institucional. En cualquier caso, actuarán bajo la autorización de las instancias pertinentes y coordinación con la OAC.

Los voceros cumplirán sus funciones con lealtad, profesionalismo, responsabilidad y ética.

de 39 GCO-PL-01V5

Aunque no son portadores de vocería de la entidad, a menos que circunstancias extremas lo ameriten, cada funcionario tendrá la responsabilidad plena de la autoría de la información que suministren para uso interno o externo, o correo electrónico que haya sido utilizado para la circulación de información de carácter institucional u otro medio bajo el entendido que toda información que se emita con carácter de comunicación oficial debe poder ser verificable.

Tampoco son voceros oficiales los contratistas que realicen trabajos en nombre de la entidad, aunque dentro de sus funciones puedan entregar información general sobre los servicios a la comunidad. Esa información debe estar enmarcada en los lineamientos divulgados por la OAC. Ni funcionarios ni contratistas están autoriza-dos para suministrar información a los medios de comunicación sobre la organización ni sobre los trabajos en ejecución, en caso de que les sea requerida sin filtro de la OAC.

La OAC es la dependencia responsable de utilizar todas las herramientas necesarias y pertinentes para recopilar datos objetivos que sirvan de insumo para sostener y documentar los mensajes a emitir.

La claridad de la información y el acceso a ésta por parte de los servidores es vital para el ambiente laboral. Por tal motivo, el flujo de información es descendente, asegurando que los directivos y líderes de equipo la transmitan a sus equipos. Todos los servidores de la Unidad deben informar y consultar con los respectivos responsables de los canales internos y externos cualquier necesidad o acción de comunicación que se requiera con cualquiera de los públicos de la entidad.

Todos los colaboradores de la Unidad son responsables por el manejo adecuado tanto de la información como de los medios de comunicación que la entidad ha puesto a su servicio.

12. Producción y convocatoria de actividades públicas

Cada actividad vinculada u organizada por la UAESP debe ser coordinada por la OAC. Todas las actividades públicas son importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra Entidad y expresan la planeación y el desarrollo institucional en cada una de las áreas.

En ese sentido, producir una actividad pública significa prever los detalles, visionar el momento o tiempo en que queremos que se realice y cómo deseamos presentarlo ante nuestros invitados. (Ver Sobre los procedimientos)

de 39 GCO-PL-01V5

La OAC es la dependencia responsable de la organización de eventos de alto impacto institucional, los que convocan a diversos públicos y aquellos que de manera especial vinculan a la presencia de entidad.

Su función es asesorar, coordinar y acompañar la organización y realización de eventos, especialmente cuando esté comprometida la imagen de la UAESP, en su integralidad a través de alguno de sus componentes misionales, como por ejemplo una Subdirección.

Hay eventos de interés local, para cuyo desarrollo no es necesaria la coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones. Pero para aquellos en los que la imagen de la Entidad cumple un papel importante, es indispensable que su organización e, incluso, su pertinencia, sean discutidas y coordinadas con la Oficina Asesora de Comunicaciones.

13. Comités y Comisiones en los que participa la OAC

La Jefatura de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales participa en los siguientes espacios:

Comité Editorial para determinar la agenda de actividades e informaciones que tendrán.

La jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Institucionales hace parte del Comité Directivo de la entidad, que preside la directora.

Es miembro del COPAST, Comité Paritario de seguridad y Salud en el Trabajo

14. Manejo de crisis

Manejar las situaciones de crisis que ponen en riesgo la gestión transparente, el cumplimiento de metas y las demás tareas propias de la misionalidad es una de las áreas más sensibles de la gestión de comunicaciones.

Se define como crisis una situación en la cual la reputación, la integridad, sostenibilidad, estabilidad y gobernabilidad de la Unidad y de quienes la dirigen están en riesgo por cuenta de ataques, escrutinio público o acciones legales emprendidas por terceros contra la Unidad o uno de sus servicios. Es importante tener en cuenta que una crisis se puede basar en hechos ciertos, pero también en confusiones o desinformación.

de 39 GCO-PL-01V5

Cuando se identifica una crisis, la Oficina de Comunicaciones en orden a garantizar una buena gestión de la crisis debe:

Conformar un comité de crisis, con directivos y funcionarios técnicos que conozcan de primera mano los detalles de la situación

Revisar los detalles y construir una narración propia de cómo sucedieron los hechos, quienes están en riesgo o son víctimas de una potencial situación peligrosa.

Definir las audiencias sobre las cuales es necesario actuar Escoger los voceros institucionales y técnicos necesarios Diseñar la matriz de mensajes claves que se van a utilizar. Gestión en medios digitales, internos y masivos que se requieran para superar la

crisis Evaluación del impacto de la crisis y de la gestión de la entidad, como

recomendaciones para el futuro. Contar con un plan de manejo de crisis, que conozcan y aprueben los directivos de

la entidad.

de 39 GCO-PL-01V5

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación01 28/12/2007 Inicial

02 05/12/2008

Modifica el contenido y adiciona capitulo: funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones. Adiciona los títulos de comunicación organizacional, políticas institucionales, herramientas comunicativas, manual de imagen institucional, relaciones interinstitucionales.Elimina capitulo quinto gestión cultural y educativa.

03 09/09/2011Se modifica código y nombre, y se modifica todo el contenido del plan incluyendo lineamientos del MECI, se eliminan formatos asociados.

04 30/11/2012 Se modifica el contenido del plan.

5 23/10/2019Se actualiza el plan estratégico de comunicaciones teniendo en cuenta el marco estratégico de la entidad y los cambios organizacionales.

AUTORIZACIONES

NOMBRE CARGO FIRMAElaboró Diana Ruíz Rivera Contratista Oficina Asesora

de Comunicaciones.

RevisóCarolina Alejandra Marín

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Relaciones Interinstitucionales

Luisa Fernanda Santiago Contratista Oficina Asesora de

de 39 GCO-PL-01V5

Delvasto PlaneaciónAprobó Marta Cecilia Murcia

ChavarroJefe de la Oficina Asesora de Planeación

€¦ · web viewen dos vías: por un lado, la ciudadanía puede demandar información relevante...

Documents