· web viewen este sentido, el artículo 23 de la ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de...

MANUAL A-MN-GCT-001Versión 18

MANUAL INTERNO DE CONTRATACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Página 1 de 72



OBJETIVO..............................................................................................................................7MARCO LEGAL......................................................................................................................7

ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL.................................................................................8GLOSARIO.............................................................................................................................8

1 ASPECTOS GENERALES................................................................................................121.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de........................................12

1.2 Campo de aplicación.................................................................................................131.3 Sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la Ley..............................13

1.4 Principios que rigen la contratación...........................................................................131.5 Mapa de procesos SGI..............................................................................................14

1.6 Control de la Gestión Contractual..............................................................................142. RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN. . .15

3. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL.............................................163.1 PLANEACIÓN DE LA GESTION CONTRACTUAL........................................................16

3.1.1 El Plan Anual de Adquisiciones.............................................................................163.1.2 El Plan Anual de Adquisiciones en Relación con los Bienes.................................17

3.1.3 El plan anual de adquisiciones en relación con los servicios................................173.2 ETAPA PREPARATORIA..........................................................................................18

3.2.1 Solicitud de contratación........................................................................................183.2.2 Análisis del Sector..................................................................................................18

3.2.3 Estudio de mercado...............................................................................................183.2.4 Estudios y documentos previos.............................................................................18

3.2.5 Certificaciones y Justificaciones............................................................................223.3 ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA..................22

3.3.1 LICITACION PÚBLICA...........................................................................................233.3.1.1 Definición...............................................................................................................23

3.3.1.2 Actividades y áreas responsables..........................................................................233.3.2 SELECCIÒN ABREVIADA.....................................................................................27

3.3.2.1 Selección abreviada menor cuantía.......................................................................273.3.2.1.1 Definición............................................................................................................27

3.3.2.1.2 Actividades y áreas responsables......................................................................283.3.2.2 Selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes.......................................................................................313.3.2.2.1 Subasta inversa..................................................................................................32

3.3.2.2.2 Compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdo Marco de Precio 35



3.3.2.2.3 Adquisición en Bolsa de Productos....................................................................353.3.2.3 Selección abreviada por declaratoria de desierto de un proceso de licitación......35

3.3.2.4 Enajenación de Bienes..........................................................................................363.3.3 CONCURSO DE MERITOS...................................................................................36

3.3.3.1 Definición...............................................................................................................363.3.3.2 Actividades y áreas responsables..........................................................................37

3.3.3.3 Actividades que aplican para los dos (2) concursos..............................................383.3.4 CONTRATACIÓN DIRECTA..................................................................................41

3.3.4.1 Definición...............................................................................................................413.3.4.2 Actividades y áreas responsables..........................................................................41

3.3.5 SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA......................................................................423.3.5.1 Definición...............................................................................................................42

3.3.5.2 Actividades y áreas responsables..........................................................................423.3.5.2.1 Contratación de Mínima Cuantía........................................................................42

3.3.5.2.2 Adquisición en grandes superficies....................................................................443.3.6 ASPECTOS GENERALES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES................45

3.3.6.1 Seguimiento proceso contractual...........................................................................453.3.6.2 Ofrecimiento más favorable para la Entidad..........................................................45

3.3.6.3 Subsanabilidad de los Requisitos Habilitantes......................................................463.3.6.4 Comité Evaluador...................................................................................................46

3.3.6.5 Junta de Licitaciones y Adquisiciones....................................................................473.3.6.6 Comité de Adquisiciones........................................................................................47

3.3.6.7 Visita no obligatoria a la Entidad............................................................................473.3.6.8 Ofertas con valor artificialmente bajo.....................................................................47

3.3.6.9 Documentos de la propuesta.................................................................................483.3.6.9 Contenido del pliego de condiciones.....................................................................50

3.3.6.10 Publicidad del procedimiento de contratación en el SECOP.............................513.4 ETAPA CONTRACTUAL...........................................................................................52

3.4.1 Contenido de los contratos....................................................................................533.4.2 Desarrollo algunos aspectos del clausulado del contrato:.....................................54

3.4.2.1 Garantías...............................................................................................................543.4.2.2 Cláusulas Excepcionales.......................................................................................55

3.4.2.3 Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento..........................................553.4.2.4 Controversias y solución de conflictos derivados del proceso de contratación.....56

3.4.2.5 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.............................56



3.4.2.6 Perfeccionamiento y ejecución..............................................................................563.5 ETAPA POSCONTRACTUAL...................................................................................57

3.5.1 Liquidación.............................................................................................................573.5.2 Término y alcance de la liquidación.......................................................................57

3.5.3 Actividades para la liquidación de los contratos....................................................583.5.4 Obligaciones posteriores a la liquidación...............................................................58

4 SUPERVISION E INTERVENTORIA............................................................................584.1 SUPERVISOR...........................................................................................................58

4.2 FUNCIONES DE LA SUPERVISION.........................................................................594.2.1 Aspectos administrativos.......................................................................................59

4.2.2 Aspectos Técnicos.................................................................................................604.2.3 Aspectos Financieros y Contables.........................................................................61

4.3 FACULTADES DEL SUPERVISOR..........................................................................624.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR......................................................................62

4.5 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES..................634.6 CLASES DE RESPONSABILIDAD............................................................................63

4.6.1 Responsabilidad Disciplinaria................................................................................634.6.2 Responsabilidad Civil.............................................................................................64

4.6.3 Responsabilidad Penal..........................................................................................644.6.4 Responsabilidad Fiscal..........................................................................................65

5 CONFLICTO DE INTERESES IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES........................656 CESION DEL CONTRATO...........................................................................................65

7 MODIFICACION DEL CONTRATO...............................................................................668 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES................................................................67

9 VARIOS.........................................................................................................................679.1 BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN............................67

9.2 INFORMES PERIODICOS EN MATERIA CONTRACTUAL..........................................689.2.1 Informes externos..................................................................................................68

9.2.2 Informes internos...................................................................................................689.3 COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS......................................68

9.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN..................................689.5 VIGENCIA..................................................................................................................69

HISTORIAL DE CAMBIOS...................................................................................................69



INTRODUCCIÓN

La normatividad aplicable en materia de contratación estatal como son la Ley 80 de 1993, (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), modificada por la Ley 1150 de 2007 (Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos), buscan agilizar el proceso contractual, y hacer más transparentes las prácticas de la contratación estatal con el fin de alcanzar los fines del Estado.En este sentido, el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Principios a los que habría que agregar el de selección objetiva (Art. 5 de la Ley 1150) y el de mantenimiento de la ecuación contractual (Art. 27 de la Ley 80). Así mismo, el operador contractual ha de tener en cuenta que le aplican las normas que regulen la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación (Art. 28 Ley 80), los principios generales del derecho (Art. 8 Ley 153 de 1887) y los particulares del derecho administrativo (Art. 3 de la Ley 1437). Como consecuencia de los principios de transparencia y del deber de selección objetiva, la administración está obligada constitucional y legalmente a garantizar los derechos a la igualdad de los oferentes de conformidad con el artículo 13 de la Constitución Política y los artículos 24, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993. Por virtud de esta garantía todos los participantes en las contrataciones con la Entidad, están en idénticas condiciones y gozan de las mismas oportunidades.

Con relación a las reglas aplicables a los servidores públicos que intervengan en la etapa de planeación, ejecución y liquidación contractual éstos han de tener presente que el contrato estatal es el vehículo jurídico con que el legislador dota a las entidades estatales para el cumplimiento de los fines esenciales del Estado para cuya atención se requiere de cooperadores privados que son atraídos mediante los actos de apertura de los procesos de selección a presentar sus propuestas con el propósito de que apoyen al cumplimiento de la función pública que le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia que ejerce su actividad en consideración a los intereses generales.

Con respecto al principio de legalidad aplicable a la contratación estatal, conforme al cual las autoridades sólo pueden hacer aquello que les está permitido, el inciso segundo del artículo 40 de la Ley 80 autoriza a las entidades estatales a que celebren “ los acuerdos que permitan la autonomía de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales”. Así pues la autonomía de la voluntad se introduce en la contratación con recursos públicos, lo que le da acceso a la Administración a los tipos contractuales civiles y comerciales, como lo estipula el artículo 32 de dicha ley.

En ese sentido El ejercicio de la autonomía contractual acrecienta la responsabilidad de los servidores públicos comprometiéndolos con los deberes concretos de conducta que les exige el numeral 1 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 como son: “el cumplimiento de los fines de la contratación”, “vigilar la correcta ejecución del objeto contratado” y “proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”.



El principio de responsabilidad advierte a los servidores públicos partícipes en la actividad de contratación que comprometen su responsabilidad personal “por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas”, por lo que la actividad contractual es ampliamente escrutada por los entes de control; de tal manera que la Procuraduría General de la Nación, vela por “la observancia de los principios y fines de la contratación estatal” (Art. 62), correspondiendo a la Contraloría General de la República el “control financiero, de gestión y de resultados, fundados en la eficiencia, la economía, la equidad” (Art. 65) de la contratación estatal. A ese plexo se suma la Fiscalía General de la Nación a la que la ley le asigna la función de investigar “las conductas constitutivas de hechos punibles y acusará a los presuntos infractores ante los jueces competentes” (Art. 64). Además de los controles institucionales está “la vigilancia y el control ciudadano”, previsto por el artículo 66 Ibídem, de tal manera que el “El servidor púbico responderá disciplinaria,

civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual” tal como lo dispone el artículo 51 Ibídem.

Teniendo en cuenta los postulados anteriores ,el presente Manual es un instrumento para el desarrollo de la actividad contractual de la Superintendencia Financiera de Colombia de tal manera que los diferentes actores que intervengan en la misma cuenten con una herramienta que no subroga de ninguna manera, ni en condición ninguna los deberes legales y reglamentarios que los someten, no siendo su propósito otro que facilitar los accesos al cumplimiento de las tareas que les son propias en materia contractual.

OBJETIVO

Este Manual cumple la obligación contenida en el Artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto 1082 de 2015 y sigue los lineamientos fijados por Colombia Compra Eficiente que fija su alcance como documento que:

(i) Establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales y,(ii) Da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública la forma en que

opera dicha Gestión Contractual.Según el ente rector de la contratación el Manual de Contratación es un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad Estatal.Este Manual siguiendo el instructivo de Colombia Compra Eficiente, está orientado a que los Procesos de Contratación que realice la Superintendencia Financiera de Colombia garanticen los objetivos del sistema de compras y contratación pública incluyendo eficacia, eficiencia, economía, promoción de la competencia, rendición de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad y transparencia.

El presente Manual tiene por finalidad estandarizar y hacer públicos los procedimientos que rigen el proceso de contratación de la Superintendencia Financiera de Colombia diseñados atendido lo dispuesto por el numeral 5 del artículo 17 de la Ley 489 de 1998, la Ley 872 de 2003, el Decreto 4485 de 2009 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión II.

MARCO LEGALConstitución Nacional



Código de Comercio Código CivilCódigo disciplinarioCódigo de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo Ley 80 de 1993Ley 1150 de 2007Ley 1474 de 2011Decreto Ley 4170 de 2011Decreto Ley 019 de 2012Decreto 1082 de 2015Ley 1712 de 2014 (Ley de transparencia) Ley 527 de 1999Resolución 0243 de 2012Guías y Manuales establecidos por Colombia Compra Eficiente como Entidad rectora.Ley 1882 de 2018

ALCANCE Y CONTROL DEL MANUALAlcance: Establecer y dar a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que la Superintendencia Financiera de Colombia desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual.

Medios de Consulta

Este Manual se encuentra disponible para consulta en el aplicativo del Sistema de Gestión Integrad SGI de la Superintendencia Financiera de Colombia; cuya ruta de consulta es http://isolucion:81/isolucion/IdentificaUsuario.asp?Pagina1=FrameSetGeneral.asp&

Administración

Este Manual fue elaborado por el Grupo de Contratos de la Secretaría General de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Cualquier observación aclaración o solicitud de cambios debe ser dirigida al Grupo de Contratos de la Secretaría General, dependencia que hará el trámite respectivo si es el caso, y aprobará e incorporará las modificaciones que se deriven, así como su actualización, formalización y adopción de una nueva versión del documento con su respectivo control de cambios.

GLOSARIO

- Acta de inicio o comunicación de inicio: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal de actividades.

- Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

- Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales, aprobados mediante ley, vigentes celebrados por el Estado colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de



compras públicas, en los cuales existe como mínimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

- Adenda: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de condiciones.

- Área primaria o solicitante: Dependencia que solicita el bien, servicio u obra al Grupo de Contratos.

- Área técnica: Son las áreas primarias y/o secundarias de la Entidad que necesitan bien, servicio u obra.

- Bienes Nacionales: Bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto 2680 de 2009 o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

- Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes: Son los bienes y servicios de común utilización con especificaciones técnicas y patrones de desempeño y calidad iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición y a los que se refiere el literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007.

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal: El Ministerio de Hacienda y Crédito Público lo define como el “documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal. El certificado de disponibilidad presupuestal no se constituye en un requisito esencial para la asunción de un compromiso presupuestal, como quiera, que es el registro presupuestal el requisito que según la ley se constituye en elemento indispensable para su perfeccionamiento.”El certificado de Disponibilidad presupuestal es individual para cada contrato. Se expide sobre el valor presupuestado para el contrato; esto, en atención al principio de legalidad del gasto público de que trata el artículo 345 constitucional, al indicar que no pueden hacerse gastos que no estén decretados por el Congreso de la República ni transferir crédito alguno a objeto no previsto en el respectivo presupuesto. La existencia del certificado es condición previa y necesaria de la Convocatoria para participar en el proceso de contratación.

- Clasificador de bienes y servicios UNSPSC: Sistema de codificación de las Naciones Unidas para estandarizar productos y servicios.

- Colombia compra Eficiente: Es una Unidad Administrativa Especial denominada Agencia Nacional de Contratación Pública, descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación creada por el Decreto Ley 4170 de 2011 y a la que le corresponde entre otras funciones “La formulación de políticas, planes y programas buscando optimizar la oferta y demanda en el mercado.”, “La absolución de consultas sobre la aplicación de las normas y expedir circulares sobre la materia.” y “El diseño, la organización y la celebración de Acuerdos Marco de Precios.”

- Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta (consorcio, unión temporal), que suscribe un contrato estatal.

- Cronograma: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el lugar en el que estas deben llevarse a cabo.

- Cuenta por Pagar: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: una cuenta por pagar se debe constituir cuando el bien o servicio se ha recibido a satisfacción antes del 31 de diciembre



pero no se le ha pagado al contratista o cuando en desarrollo de un contrato se han pactado anticipos y estos no han sido cancelados.

- Documentos del Proceso: Son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitación y las respuestas dadas a la solicitud de aclaraciones(d) las Adendas; (e) la oferta; (f) el informe de evaluación; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la Entidad Estatal durante el Proceso de Contratación.

- El anticipo es un adelanto o avance del precio del contrato destinado a apalancar el cumplimiento de su objeto, de modo que los recursos girados por dicho concepto solo se integran al patrimonio del contratista en la medida que se cause su amortización mediante la ejecución de actividades programadas del contrato.

- El pago anticipado es un pago efectivo del precio que se efectúa y se causa en forma anticipada. Por tanto, los recursos se integran al patrimonio del contratista desde su desembolso.

- Entidad Estatal: En términos generales la entidad estatal es aquellas definidas por el artículo 2º de la Ley 80 que aún sin tener personería jurídica están habilitadas para contratar.Para el caso específico de este manual, la entidad estatal es la Superintendencia que goza de personería jurídica para contratar.

- Estudios y documentos previos: Son los soportes del proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación.

- Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecución del contrato, teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

- Gestión Contractual: Es el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los Procesos de Contratación de la Superintendencia.

- Gestión Estratégica: Es el conjunto de actividades, planes y/o fines de política pública que la Superintendencia debe llevar a cabo en cumplimiento de su Objetivo Misional.

- Interventoría: La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. La interventoría cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá comprender el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del contrato.

- Junta de Adquisiciones y Licitaciones y Comité de Adquisiciones: Órganos asesores del ordenador del gasto, según corresponda.

- Lance: Es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una subasta.- Margen Mínimo: Es el valor mínimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir

el valor del Lance o en una subasta de enajenación debe incrementar el valor del Lance, el cual puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

- Mipyme: Es la micro, pequeña y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente aplicable.

- Objetivo Misional: Son los objetivos y las funciones que la ley y los decretos le asignan a la Superintendencia Financiera de Colombia.

- Oferente o proponente: Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta que desea celebrar contratos con la Entidad y para ello de manera formal atendiendo al acto de apertura del proceso de selección y conforme al pliego presenta una oferta.

- Ordenador del Gasto: Es el funcionario que en lo propio de la materia contractual tiene la competencia de ejecución del presupuestal para ejecutar el gasto de forma tal que es quien decide la oportunidad de contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto.



- Orión: Software de gestión adoptado por el Grupo de Contratos a través del cual se realiza el registro y consulta de información de los procesos de contratación en todas sus etapas.

- Período Contractual: Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la ejecución del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantías del contrato.

- Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los términos del presente decreto.

- Pliego de Condiciones: Es un documento producido en la etapa precontractual por la Administración con base en los estudios previos en que se determina el objeto que se pretende contratar, el cronograma del proceso, las reglas y condiciones que han de regir el proceso de selección del contratista y la ejecución contractual y que incluye entre otras determinantes los términos y condiciones de la minuta contractual y cómo la dirección, control y vigilancia del contrato se efectuara.

- Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.- Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar

valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.- Proceso de Contratación: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas

por la Entidad Estatal desde la planeación hasta el vencimiento de las garantías de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra más tarde.

- Registro Presupuestal: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, este registro la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin. En el registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar.El registro presupuestal es condición de ejecución del contrato (Art. 23 de la Ley 1150) y solo se puede constituir estando el contrato firmado.

- Reserva Presupuestal: Define el Ministerio de Hacienda y Crédito Público: Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente y se utilizan para cancelar las obligaciones contraídas con el contratista o, eventualmente, con su cesionario.

- Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un Contrato.

- RUP: Es el registro único de proponentes que llevan las cámaras de comercio y en el cual los interesados en participar en Procesos de Contratación deben estar inscritos.

- SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

- SECOP I: Plataforma en la cual las entidades que contratan con cargo a recursos públicos publican los documentos del proceso. El SECOP I es una plataforma exclusivamente de publicidad.

- SECOP II: Plataforma transaccional para gestionar en línea todos los procesos de contratación, con cuentas para entidades y proveedores; y vista pública para cualquier tercero interesado en hacer seguimiento a la contratación pública.

- Sistema de Gestión Integral SGI: Es la herramienta de la Superintendencia Financiera que contempla los diferentes procesos que se desarrollan para dar cumplimiento a la misión de la Entidad; incluye los procesos estratégicos, de apoyo y de control, que establecen en los



diferentes niveles, actividades de orientación, soporte y evaluación para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.

- Supervisor: Es la actividad que realiza la entidad para dirigir, vigilar y controlar la ejecución contractual mediante el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

- Tienda Virtual del Estado Colombiano: Plataforma transaccional de comercio electrónico a través del cual las entidades compradoras hacen las transacciones de los procesos de contratación para adquirir: (i) Bienes y servicios a través de los acuerdos marco de precios; (ii) Bienes y servicios al amparo de contratos de agregación de demanda; y (iii) Bienes en la modalidad de mínima cuantía en grandes superficies.

- Vigencia Fiscal: Es el lapso comprendido entre el primero de enero y el treinta y uno de diciembre de un año calendario.

1 ASPECTOS GENERALES

1.1 Naturaleza jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia

Naturaleza Jurídica y Objeto

Naturaleza Jurídica: La Superintendencia Financiera de Colombia es un organismo técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.

Objeto: El Presidente de la República, de acuerdo con la ley, ejerce a través de la Superintendencia Financiera de Colombia, la inspección, vigilancia y control sobre las personas que realicen actividades financiera, bursátil, aseguradora y cualquier otra relacionada con el manejo, aprovechamiento o inversión de recursos captados del público. La Superintendencia Financiera de Colombia tiene por objetivo supervisar el sistema financiero colombiano con el fin de preservar su estabilidad, seguridad y confianza, así como promover, organizar y desarrollar el mercado de valores colombiano y la protección de los inversionistas, ahorradores y asegurados.

Funciones Generales

La Superintendencia Financiera de Colombia ejercerá las funciones establecidas en el Decreto 2739 de 1991, el Decreto 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero), el Decreto 4327 de 2005, modificado por los Decretos 2555 de 2010 y 1848 de 2016, la Ley 510 de 1999 (modificada por la Ley 676 de 2001 y ésta última derogada por la Ley 1094 de 2006), la Ley 964 de 2005, la Circular Básica Contable y Financiera y 100 de 1995, la Circular Básica Jurídica 029 de 2014, y la Circular Básica Administrativa 19 de 2000, y demás normas que la modifiquen o adicionen, las demás que señalen las normas vigentes y las que le delegue el Presidente de la República.

Estructura Organizacional



La estructura de la Superintendencia Financiera de Colombia es adoptada mediante el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias y es presentada en forma esquemática en el siguiente organigrama:

1.2 Campo de aplicación

El presente Manual se aplicará a la gestión contractual a cargo de la Superintendencia Financiera de Colombia, a todas las áreas involucradas en los procesos contractuales y para los partícipes del sistema de compras, de acuerdo con sus competencias.

1.3 Sujeción de la actividad contractual a la Constitución y a la Ley

La actividad contractual que realice la Superintendencia Financiera de Colombia se sujetará siempre a la Constitución Política, Leyes 1437 de 2011, 1474 de 2011, 527 de 1999y Ley 019 de 2012, a las normas comerciales y civiles pertinentes, excepto en las materias particularmente reguladas en la Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación de la Administración Pública), las Leyes 1150 de 2007, 1474 de 2011 y 019 de 2012, sus decretos reglamentarios y a la normatividad que la derogue, adicione o complemente.

1.4 Principios que rigen la contratación

Los procesos contractuales que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se desarrollan siempre con fundamento en los principios de la Función Administrativa, Gestión Fiscal, Estatuto de Contratación y los demás que establezca la Ley. Igualmente, se aplicarán las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo,



así como los contemplados en el artículo 209 de la Constitución.

1.5 Mapa de procesos SGI

Tal como se puede visualizar en el gráfico, la contratación es un apoyo a la gestión de la Superintendencia Financiera de manera tal que los procesos contractuales se inician para atraer a los contratistas para colaborar con el fin misional de la entidad y atendiendo a la necesidad de la Superintendencia de adquirir bienes y servicios, realizar obras, adquirir instrumentos calificados elaborados por consultores que le permitan guiar la función que le corresponde, obtener el apoyo a la gestión cuando es necesario y en términos generales utilizar el vehículo contractual para traer todo aquello que exige el cumplimiento de su función.

1.6 Control de la Gestión Contractual

En materia contractual, la Oficina de Control Interno de la Entidad, en desarrollo de sus funciones verificará de manera periódica las actuaciones sobre las actividades que adelantan las diferentes áreas involucradas en los procesos de contratación, incluido el seguimiento a la supervisión de los contratos. Lo anterior, con el fin de hacer las recomendaciones y proponer los correctivos que resulten pertinentes.

De igual forma, el Secretario General, como líder del proceso de Gestión Contractual realizará



reuniones periódicas de seguimiento de la ejecución del plan de contratación.

2. RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

ACTIVIDADES RESPONSABLEElaboración y seguimiento del Plan Anual de Adquisiciones

Secretaria GeneralJefes de área usuariasCoordinador Grupo de ContratosSubdirector FinancieroAsesor (es) de la Secretaria GeneralAnalista responsable del Plan de Contratación

Elaboración Estudios y documentos previos. Jefes de área usuariasCoordinador Grupo de ContratosSubdirector FinancieroAnalista económico y financieroAnalistas técnicosAnalistas jurídicos

Análisis del sector, estudios de mercado y consolidación de estudios previos.

Coordinador Grupo de ContratosJefes de área usuariasAnalista EconómicoAnalistas jurídicos

Elaboración y publicación pliego de condiciones, acto de apertura o invitación pública.

Coordinador Grupo de ContratosAnalista EconómicoAnalistas jurídicosOrdenador del Gasto Asesores de los ordenadores

Evaluación de las propuestas y recomendación de adjudicación.

Comité Evaluador.Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones.

Adjudicación Secretario General Subdirector Administrativo

Elaboración contrato, suscripción y legalización Analistas jurídicosCoordinador Grupo de ContratosAsesores Ordenador del GastoOrdenador del GastoContratista Coordinar Grupo Financiero y de PresupuestoAsistenciales

Supervisión y seguimiento en la ejecución de los contratos y pago

Supervisores designados en el contratoInterventorías o supervisor externo, cuando se requiera. Subdirector Financiero



Trámite de procesos sancionatorios a los contratistas Manejo de las controversias

SupervisoresAnalistas jurídicosCoordinador Grupo de ContratosJunta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones.Contratista Asesores Ordenador del GastoOrdenador del Gasto

Elaboración Liquidación y Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidación de los contratos.

Analista JurídicoCoordinador del Grupo de Contratos Supervisores designados en el contratoAsesores Ordenador del Gasto Ordenador del GastoContratista

Administración de los documentos del proceso de Gestión Contractual

Áreas Involucradas según la Etapa proceso de contratación Colombia Compra EficienteGrupo de Gestión Documental y Bibliográfico.

3. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTION CONTRACTUAL

La actividad contractual se desarrollará teniendo en cuenta las etapas de planeación, preparatoria, precontractual o de selección del contratista, contractual y postcontractual.

3.1 PLANEACIÓN DE LA GESTION CONTRACTUAL

3.1.1 El Plan Anual de Adquisiciones.

El plan anual de adquisiciones contiene la programación de la actividad contractual de la Superintendencia, que se elaborará anticipadamente para organizarla y controlarla, con el objeto de satisfacer oportunamente las necesidades de bienes, servicios u obras que requieran las distintas áreas de la entidad, con el fin de cumplir a cabalidad con las funciones asignadas.

El Plan Anual de Adquisiciones se actualiza cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección y origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios;(iii) para excluir obras, bienes y/o servicios; y (iv) para modificar el presupuesto anual de adquisiciones.

Las adquisiciones de bienes y servicios que se realicen deben sujetarse al plan anual de adquisiciones y este a su vez a las apropiaciones presupuestales aprobadas en la respectiva Ley de Presupuesto.

Para la elaboración y seguimiento del referido plan se encuentra el procedimiento A-PR-GCT-007 Elaboración, seguimiento y control del Plan de adquisiciones



3.1.2 El Plan Anual de Adquisiciones en Relación con los Bienes.

Hace referencia a la adquisición de bienes muebles e inmuebles destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la Entidad y de acuerdo con la naturaleza de la erogación se programa así:

Presupuesto de Funcionamiento

a) Comprende entre otros, compra de equipo, tales como vehículos y equipo de transporte, equipo de comunicaciones, equipo de sistemas, equipo de aseo y cafetería, equipo y maquinaria para oficina, mobiliario y enseres, audiovisuales y otros.

b) Materiales y suministros tales como dotaciones, aceites y combustibles, papelería y útiles de escritorio, elementos de aseo y cafetería, repuestos, herramientas, alimentación y otros.

Presupuesto de Inversión.

Comprende la adquisición de bienes con cargo a los proyectos de inversión de la Superintendencia Financiera incluidos en la Ley Anual de Presupuesto.

3.1.3 El plan anual de adquisiciones en relación con los servicios.

Hace referencia a la prestación de los servicios destinados a apoyar el desarrollo de las funciones de la Entidad mediante la ejecución del Presupuesto de Funcionamiento o de Inversión. Comprende, entre otros, los siguientes rubros:

Presupuesto de Funcionamiento.

a) Mantenimiento instalaciones.b) Mantenimiento equipos de oficina.c) Mantenimiento vehículos.d) Servicios administrativos (Correo, transporte, aseo y cafetería, vigilancia, suministro de pasajes

labores de mensajería, entre otros.)e) Servicios Informáticosf) Programa de segurosg) Arrendamientosh) Impresos y Publicaciones

i) Contratación de Servicios Profesionales (Representación Judicial, Vigilancia Judicial, Asesorías, Consultorías y otros).

j) Otros

Presupuesto de Inversión.

Comprende la contratación de servicios con cargo a los proyectos de inversión de la Superintendencia Financiera incluidos en la Ley Anual de Presupuesto.



3.2 ETAPA PREPARATORIA.

En esta etapa, la Superintendencia evalúa la oportunidad y conveniencia de adelantar la contratación y que ésta, se ajuste al presupuesto de la Entidad, realiza los estudios previos necesarios, incluido el estudio de mercado y análisis del sector, para la determinación exacta de los bienes, servicios u obras requeridas e identifica técnica y económicamente el objeto del contrato a celebrar.

3.2.1 Solicitud de contratación

El Jefe de la dependencia solicitante envía a través del aplicativo ORION la solicitud de contratación y la información precontractual de “Estudios y documentos previos del área técnica”

Son competentes para adelantar las solicitudes de contratación las áreas (usuarias primarias) señaladas a continuación:

Dirección de Tecnología Subdirección Administrativa Subdirección de Talento Humano Dirección Jurídica Subdirección de Defensa Jurídica Secretaria General Despacho del Superintendente Financiero

Las demás áreas son usuarias secundarias y deberán tramitar las solicitudes de contratación a través de un área usuaria primaria.

3.2.2 Análisis del Sector

Una vez recibida la solicitud de contratación, el Grupo de Contratos con apoyo del área usuaria, cuando se requiera, debe realizar el análisis del sector económico y de los oferentes así como también el estudio de la oferta y de la demanda relacionada con el objeto a contratar, de conformidad con la guía para la elaboración de estudios de sector, expedida por Colombia Compra Eficiente.

3.2.3 Estudio de mercado

El estudio de mercado será realizado por el Grupo de Contratos con apoyo del área usuaria, cuando se requiera, de conformidad con lo establecido en la guía para la elaboración de estudios previos A-GU-GCT-001

El área usuaria avalará el presupuesto oficial obtenido.

3.2.4 Estudios y documentos previos



Con base en el análisis del sector y el estudio de mercado, el Grupo de Contratos adicionará lo de su competencia en el aplicativo ORION y generará el documento de Estudios y Documentos previos, cuyo contenido se describe a continuación:

Descripción de la necesidad

Corresponde a la descripción clara y concisa de la necesidad que se pretende satisfacer con el Proceso de Contratación, para lo cual deberá responder a las siguientes preguntas:

¿Qué necesita? ¿Para qué lo necesita? ¿Cómo lo necesita?

NOTA: Solo en casos plenamente justificados por el área solicitante, se podrá exigir la inclusión de una marca específica. (Ejemplo: cuando se pretende adquirir tecnología que deberá integrarse con la ya existente en la Entidad Estatal, de manera que sea posible exigirse marcas que sean compatibles con la que cuenta la Entidad y que permita la interoperabilidad requerida, dado que resultaría mucho más oneroso cambiar todo un sistema en atención a la marca ofertada por la propuesta adjudicataria.)

Objeto a contratar

El área técnica definirá de manera clara y sucinta, el bien, obra o servicio que requiere contratar de acuerdo con las condiciones técnicas.

Nota: el Objeto Contractual debe tener relación con la tipología contractual (compraventa, prestación de servicios, etc)

Nivel Clasificador

El área usuaria, identificará el nivel clasificador de bienes y servicios hasta el 3er nivel. Para procesos de mínima cuantía, es necesario clasificación hasta el 4° nivel.

Para obtener el código del bien, obra o servicio, se deberá consultar en el buscador dispuesto por Colombia Compra Eficiente en su página web.

Presupuesto

El Grupo de Contratos, indicará el valor del presupuesto asignado al proceso de contratación, de acuerdo con el resultado del estudio del mercado y análisis del sector. Dicho valor deberá incluir todos los gastos inherentes para la adecuada ejecución del contrato, tales como impuestos, incluido el IVA, tasas, y contribuciones legales vigentes a que haya lugar.

Análisis y justificación del valor del contrato

El Grupo de Contratos señalará el nombre de las personas naturales o jurídicas a las cuales se solicitó cotización, para adelantar el estudio de mercado. Con fundamento en dichas



cotizaciones y el análisis del sector se determinará el valor del presupuesto estimado por la Entidad.

Disponibilidad Presupuestal

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal expedido por el Grupo Financiero y de Presupuesto, de conformidad con lo indicado por el área usuaria, respecto del rubro de Gastos de Inversión y/o Gastos de Funcionamiento y en caso de corresponder a la primera deberá indicar el proyecto de inversión (capacitación, edificio, tecnología etc).

Cuando el contrato supere la vigencia fiscal y se trate de presupuesto de inversión el área usuaria deberá solicitar cupo de vigencias futuras ante las entidades correspondientes (Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Departamento Nacional de Planeación), si el presupuesto es de funcionamiento lo tramitará el Grupo de Contratos.

En caso de contar con aprobación de Vigencias Futuras, se deberá hacer referencia al certificado de solicitud de cupo de vigencia futura expedido por el Grupo Financiero y de Presupuesto, y el documento de aprobación de esta por parte de la Dirección de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Acuerdos Comerciales y Trato Nacional

El Grupo de Contratos debe verificar y aplicar la última versión del Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en procesos de contratación, expedidos por Colombia Compra Eficiente.

Plazo de ejecución

El área usuaria, determinará el plazo de ejecución del contrato expresado en días (hábiles o calendario), meses o años, en el evento que existan obligaciones que deban cumplirse con posterioridad a la terminación del plazo de ejecución se establece una vigencia para su cumplimiento.

De acuerdo con el Principio de anualidad, ningún contrato puede superar la vigencia fiscal, excepto cuando se requieran vigencias futuras.

Características técnicas del bien o servicio – Ficha técnica (Subasta)

El área usuaria deberá realizar la descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato y ésta deberá guardar relación con las obligaciones a cargo del contratista.

Nota: El área usuaria deberá indicar qué normatividad técnica le aplica al bien o servicio u obra

Justificación y fundamentos jurídicos de la modalidad de contratación

El Grupo de Contratos, con base en la modalidad de selección indicada por el área usuaria señalará su fundamento legal.



Las modalidades de selección se establecen de acuerdo con el objeto y cuantía del proceso.

Criterios de selección – Forma de Calificar

El área usuaria deberá identificar los factores de selección de acuerdo al objeto de la contratación y la forma como se calificarán, teniendo en cuenta las modalidades de selección.

En los procesos Selección Abreviada de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización y Mínima cuantía: El único criterio de calificación es el precio.

Concurso de Méritos: Los criterios de calificación son, entre otros: Experiencia del interesado y del equipo de trabajo, formación académica y publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

En los procesos de selección por Licitación Pública y Selección Abreviada para la contratación de Menor Cuantía ,se calificará teniendo en cuenta la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; o la ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio.

Análisis del riesgo y forma de mitigarlo

El área usuaria y el Grupo de Contratos, realizará la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar la ejecución contractual, de conformidad con lo establecido en la proforma A-PI-GCT-027 y el Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente, las cuales se encuentran en el aplicativo del Sistema de Gestión Integrado de la Superintendencia Financiera de Colombia y la página web de Colombia Compra Eficiente.

Mecanismos de cobertura (Garantía)

El área usuaria y el Grupo de Contratos, determinarán las garantías de acuerdo con el objeto y los riesgos plenamente identificados en el proceso. Las clases de garantía de acuerdo con la Ley son: Contrato de seguros, patrimonio autónomo y garantía bancaria. De igual manera se deberá determinar la vigencia y el porcentaje a asegurar, de acuerdo con el numeral referente al Contenido de los contratos.

En procesos de Mínima Cuantía y Contratación Directa, la Entidad podrá no exigir garantías, en cuyo caso el área usuaria deberá justificarlo

Supervisión

El área usuaria indicará el(los) cargo(s) de quienes ejercerán la supervisión, quienes deberán ser jefes de dependencia. En el evento que se requiera podrán designar otro(s) funcionario(s) para el ejercicio de la supervisión, en conjunto con el jefe del área.

En los contratos que contemplen actividades de capacitación, se deberá incluir como supervisor de la misma al Coordinador(a) del Grupo de Desarrollo Integral de las Personas o en quien éste



designe esta función; dicha asignación deberá ser informada al mencionado Grupo por el área usuaria.

Obligaciones del Contratista

El área usuaria, deberá indicar las obligaciones técnicas del contratista para la cabal ejecución del contrato. El contratista deberá cumplir con las obligaciones del contrato y las señaladas en la Ley.

3.2.5 Certificaciones y Justificaciones

Previo al inicio del proceso de selección y con base en la información suministrada por el área usuaria, el Grupo de Contratos, proyectará los siguientes documentos cuando corresponda:

Justificación de la contratación por parte del Secretario General (Decreto 1068 de 2015)

Aplica para la contratación de mantenimientos, reparación de bienes, adquisición de inmuebles, suministroCertificación del Superintendente Financiero (Decreto 1068 de 2015)

Aplica para los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán.

Se entiende que no existe personal de planta, cuando no existe personal que pueda desarrollar la actividad para la cual se requiere contratar la prestación del servicio, o cuando el desarrollo de la actividad requiere un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aun existiendo personal en la planta, éste no sea suficiente.

3.3 ETAPA PRECONTRACTUAL O DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA.

Esta etapa corresponde a las actividades que la Superintendencia Financiera de Colombia realiza para la selección del contratista, de acuerdo con la modalidad de contratación que corresponda, con base en el siguiente cuadro:



Las modalidades de selección son las siguientes:

3.3.1 LICITACION PÚBLICA

3.3.1.1 Definición.

Procedimiento mediante el cual la Entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable para garantizar el principio de selección objetiva. Esta es la regla general para la escogencia del contratista, con las excepciones previstas en la ley, consistentes en la selección abreviada, el concurso de méritos, la contratación directa y la mínima cuantía.

Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso licitatorio se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.

3.3.1.2 Actividades y áreas responsables.

Una vez adelantadas las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar, las licitaciones públicas que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:

Solicitud del bien o servicio.

El jefe del área usuaria realiza solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.

Estudios y documentos previos.

El Grupo de Contratos elaborará y consolidará el análisis del sector, el estudio de mercado y los



estudios previos

Certificado de disponibilidad presupuestal.

La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por el Grupo de Contratos de acuerdo con el estudio de mercado, del sector y las asignaciones presupuestales existentes, suscrita por el Ordenador del gasto que corresponda, y expedida por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.

Cuando se trate de contrataciones con cargo a los recursos del convenio celebrado entre la Superintendencia Financiera y el ICETEX, se solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal al mismo, actividad que será adelantada por la Subdirección de Talento Humano.

Ejecución de actividades del proceso en el aplicativo Orión

El Grupo de Contratos deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión.

Proyecto de pliego de condiciones y aviso de convocatoria

El Grupo de Contratos elaborará el proyecto de pliego de condiciones electrónico en el SECOP II con base en los documentos y estudios previos, el cual se publica durante diez (10) días hábiles con el fin de que los interesados lo conozcan y formulen las observaciones que consideren pertinentes.

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deberán ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se realizará por escrito y de manera motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

El Aviso de convocatoria, se publicará junto con el proyecto de pliego de condiciones en el SECOP II.

Aviso

El Grupo de Contratos, publica hasta tres (3) avisos, sobre la respectiva licitación en la forma y términos establecidos en el numeral 3º del artículo 30° de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto 019 de 2012. Los (el) aviso(s) será (n) proyectado(s) por el Grupo de Contratos y deberán contener, como mínimo, la siguiente información: objeto, fecha de apertura de la licitación, fecha de cierre de la licitación, presupuesto oficial estimado, consulta del pliego, criterios de adjudicación y convocatoria a las veedurías ciudadanas.

Apertura de la licitación

Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de vigencia futura, cuando aplique, para atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General ordenará la apertura de la licitación mediante Resolución motivada, acto administrativo que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publicará en el SECOP II.



Pliego de condiciones definitivo

El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos en el SECOP II, teniendo en cuenta las observaciones aceptadas al proyecto de pliego de condiciones y demás ajustes que se consideren pertinentes, su contenido se deberá ajustar a lo dispuesto en la normatividad vigente.

En el evento que la Entidad lo estime conveniente solicitará la revisión de los requisitos del pliego de condiciones por parte de un tercero.

Plazo de la licitación

El plazo de la licitación es el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas y la de su cierre. Dicho plazo iniciará el día previsto en el cronograma establecido en el acto administrativo que ordena la apertura del proceso y en el pliego electrónico.

Audiencia pública de asignación de riesgos y aclaración del pliego de condiciones.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de ofertas, se llevará a cabo en la Entidad, la audiencia de asignación de riesgos, para presentar el análisis de riesgos efectuado y hacer la asignación definitiva. Igualmente, en esta misma audiencia se precisará el contenido y alcance de los pliegos de condiciones.

A la audiencia concurrirán los siguientes funcionarios: quienes hayan participado en la elaboración de los pliegos de condiciones, el Secretario General o su representante, el Subdirector Financiero o su delegado, el Subdirector Administrativo o su delegado, el Coordinador del Grupo de Contratos o su delegado y los demás funcionarios que se requieran. La Superintendencia procederá a resolver las preguntas e inquietudes planteadas por los eventuales oferentes en el curso de la audiencia; las que no sean resueltas en la misma, serán contestadas antes del cierre, en un documento que será publicado en el SECOP II.

De lo debatido en esta audiencia se levantará un acta está deberá estar acompañada de un control de asistencia que será suscrita por los funcionarios de la Entidad intervinientes en la misma y por los interesados que hayan concurrido.

Son representantes del Secretario General, el Coordinador del Grupo de Apoyo Legal, el Coordinador del Grupo de Contratos, o quien el Secretario General designe expresamente.

Observaciones al pliego de condiciones.

Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes del cierre, cualquier interesado podrá realizar observaciones al pliego de condiciones por cualquier medio, las cuales serán revisadas y sustentadas por el área según corresponda (técnica, financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento escrito, conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP II.

Adendas.



Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas; éstas se podrán realizar de oficio o producto de observaciones por parte de los interesados.

Las adendas serán suscritas por el ordenador del Gasto, numeradas en orden consecutivo y publicadas en el SECOP II.

Cierre de la licitación

El cierre se efectuará el día y hora indicados en el cronograma del proceso establecido en el SECOP II y se publicará en esa plataforma, dejando constancia respecto de las propuestas presentadas.

Evaluación

El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General, realizará la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y las condiciones técnicas.

Los integrantes del comité evaluador en aspectos técnicos y financieros realizarán la evaluación de los factores de calificación previstos en el proceso, en lo de su competencia y remitirán en físico y por medio electrónico el resultado de la evaluación al Grupo de Contratos, junto con el informe de verificación de los requisitos habilitantes. El Grupo de Contratos, realizará la evaluación jurídica, consolidará la evaluación, y la publicará en el SECOP II

Durante el período de evaluación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes, cuando a ello haya lugar, para que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018; sí la solicitud de aclaraciones y/o explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos.

La evaluación se suscribirá por los integrantes del comité evaluador, acorde con lo de su competencia.

En caso de que la Entidad considere pertinente la prórroga del plazo de verificación y evaluación para garantizar el deber de selección objetiva, podrá mediante adenda establecer un nuevo plazo en los términos establecidos por la Ley.

Traslado de Evaluación a Proponentes

El informe de evaluación de las propuestas será publicado en el SECOP II y permanecerá en el Grupo de Contratos de la Entidad por el término de cinco (5) días hábiles a disposición de los oferentes para que, si lo desean, presenten las observaciones que estimen pertinentes.

Durante el traslado de la evaluación, los oferentes podrán presentar observaciones al informe y/o presentar documentos o aclaraciones respecto de los requisitos habilitantes para subsanar la propuesta.



El Grupo de Contratos elaborará la respuesta a las observaciones relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se refieren a aspectos técnicos o económicos, se dará traslado de éstas a la(s) dependencia(s) que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que sean resueltas. Con relación a los documentos aportados, cada dependencia se encargará de verificar su contenido.

Finalmente, si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones y/o aclaraciones y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP II. Las citadas observaciones a la evaluación serán respondidas en la audiencia de adjudicación

Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones.

El responsable del proceso elaborará un informe- resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será presentado por el Coordinador del Grupo de Contratos a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones para su consideración. La Junta, con fundamento en el informe y demás análisis que considere pertinentes y procedentes, efectuará las recomendaciones del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las hubiere, y, 2) los resultados de la evaluación y la adjudicación del contrato al proponente que haya ocupado el primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierta, según corresponda.

Audiencia pública de adjudicación.

La adjudicación se realizará en audiencia pública mediante Resolución motivada, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 9º de la Ley 1150 de julio de 2007, en las instalaciones de la Superintendencia. En los procesos de licitación pública para seleccionar contratistas de obra pública, se celebrará según lo dispuesto en los parágrafos 2 y 3 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, adicionados por el artículo 1 de la Ley 1882 de 2018.

Dicha adjudicación se entenderá notificada al proponente favorecido en la citada audiencia, y comunicada a los proponentes no favorecidos en la misma audiencia. Contra el mencionado acto no procede recurso alguno.

El desarrollo de la mencionada audiencia se hará conforme a lo establecido en el pliego de condiciones.

Contrato

El Grupo de Contratos, elaborará el contrato electrónico de acuerdo con lo dispuesto por Colombia Compra Eficiente en la plataforma SECOP II y remitirá el Contrato electrónico para la firma del Secretario General y del contratista favorecido.

3.3.2 SELECCIÒN ABREVIADA

La Selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación,



la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

Serán causales, de Selección abreviada, las establecidas en el numeral 2°, del artículo 2° de la ley 1150 de 2007, entre las que se encuentran:

3.3.2.1 Selección abreviada menor cuantía

3.3.2.1.1 Definición.

Modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por la cuantía del bien, obra o servicio, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual; procedimiento mediante el cual la Entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas la más favorable. Aplica para contrataciones superiores al monto establecido para la mínima cuantía y hasta el límite de la cuantía fijada para la menor cuantía

Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección abreviada se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.

3.3.2.1.2 Actividades y áreas responsables.

La selección abreviada que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:


El jefe del área usuaria realizará solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.


El Grupo de Contratos elaborará y consolidará el análisis del sector, el estudio de mercado y los estudios previos


La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por el Grupo de Contratos de acuerdo con el estudio de mercado, del sector y las asignaciones presupuestales existente, suscrita por el Ordenador del gasto que corresponda, y expedida por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.







El proyecto de pliego de condiciones electrónico lo elaborará el Grupo de Contratos en el SECOP II con base en los documentos y estudios previos, el cual se publicará cuando menos durante cinco (5) días hábiles con el fin de que conocer y se formular observaciones por parte de los interesados.

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deberán ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

El Aviso de convocatoria contendrá lo establecido en la normatividad, y se publicará junto con el proyecto de pliego de condiciones.


El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

En el evento que la Entidad lo estime conveniente solicitará la revisión de los requisitos del pliego de condiciones por parte de un tercero.Apertura del proceso

Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de vigencia futura, cuando aplique, para atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General o el Subdirector Administrativo, de acuerdo a su competencia, ordenará la apertura de la contratación mediante acto administrativo que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publicará en el SECOP II.

En el aviso de convocatoria se establecerá si la contratación es susceptible de ser limitada a mipymes, cuando aplique, en el evento que se cumplan los supuestos señalados en la normatividad que regula la materia. El acto de apertura así lo indicará.

Manifestación de interés en participar

Dentro de los tres (3) días hábiles contados a partir de la apertura del proceso, los oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se conforme una lista de posibles oferentes. La manifestación de interés en participar es requisito habilitante para la presentación de la respectiva oferta.

En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la Entidad declarará el proceso desierto y procederá nuevamente a abrirlo si lo considera pertinente.

Los proponentes deben seguir el procedimiento establecido en las guías publicadas por Colombia Compra Eficiente para cada modalidad de contratación, disponibles en: www.colombiacompra.gov.co

http://www.colombiacompra.gov.co/



Audiencia de sorteo

Si la Entidad recibe más de diez (10) manifestaciones de interés podrá hacer un sorteo de consolidación de oferentes para escoger entre ellos un número máximo de diez (10) interesados con quienes se continuará el proceso.

La audiencia de sorteo se podrá realizar a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para manifestar interés, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, para lo cual la Entidad informará la fecha, hora y lugar de la mencionada audiencia.

En el evento de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día hábil siguiente a la fecha en la cual la Entidad informe a los interesados el resultado del sorteo.

Observaciones al pliego de condiciones

Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes del cierre, cualquier interesado podrá realizar observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán revisadas y sustentadas por el área según corresponda (técnica, financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento escrito, conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP IIAdendas

Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas y si fuere necesario se prorrogará el plazo de cierre de la selección. Estas se podrán realizar de manera oficiosa o producto de observaciones.

Las adendas se numerarán en orden consecutivo y se publicarán en el SECOP II.

Cierre del proceso


Evaluación

El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General o el Subdirector Administrativo, realizará la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y las condiciones técnicas.

Los integrantes del comité evaluador en aspectos técnicos y financieros realizarán la evaluación de los factores de calificación previstos en el proceso, en lo de su competencia y remitirán en físico y por medio electrónico el resultado de la evaluación al Grupo de Contratos, junto con el informe de verificación de los requisitos habilitantes. El Grupo de Contratos, realizará la evaluación jurídica, consolidará la evaluación y la publicará en el SECOP II

Durante el período de evaluación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes, cuando a



ello haya lugar, para que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018; sí la solicitud de aclaraciones y/o explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el subdirector Financiero según corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos.

La evaluación será suscrita por los integrantes del comité evaluador, acorde con lo de su competencia.


Traslado de evaluación a proponentes.

Los informes de evaluación de las propuestas permanecerán en el Grupo de Contratos de la Entidad, por el término de tres (3) días hábiles, a disposición de los oferentes para que presenten observaciones, aclaraciones y/o documentos subsanables.

El Grupo de Contratos responderá las observaciones relacionadas con temas jurídicos. Si las observaciones se refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos, se dará traslado de ésta(s) a la(s) dependencia(s) que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y se dé repuesta. Si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones, aclaraciones y/o documentos subsanables y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP II.

Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones

El Grupo de Contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será presentado a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o al Comité de Adquisidores para su consideración, según sea el caso. La Junta o el Comité, con fundamento en el informe y análisis que considere pertinentes y procedentes, efectuará las recomendaciones del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las hubiere, y 2) Los resultados de la evaluación y adjudicación del contrato al proponente que haya ocupado el primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierto del proceso según corresponda.

Acto de adjudicación.

La adjudicación se realizará mediante acto administrativo, en el cual se dará repuesta(s) a la(s) observación(es), aclaración(es) y/o documentos subsanables.

El mencionado acto se comunicará al proponente favorecido y a los proponentes no favorecidos con la publicación en el SECOP II.

La adjudicación del proceso de contratación se realizará de manera total o por ítems según lo establecido el pliego de condiciones.



Contrato.

El Grupo de Contratos, elaborará el contrato electrónico de acuerdo con lo dispuesto por Colombia Compra Eficiente en la plataforma SECOP II y lo remitirá para la firma del Ordenador del Gasto y del contratista favorecido.

3.3.2.2 Selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes

Esta modalidad de selección abreviada, es utilizada sin consideración a la cuantía, cuando la Entidad tenga la necesidad de adquirir bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, entendidos como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos y son ofrecidos en el mercado en condiciones equivalentes para quien los solicite.

No se considerarán de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales.

En desarrollo de esta modalidad de selección, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, o de instrumentos de compra por catálogo derivado de la celebración de acuerdos marco de precios o de procedimientos de adquisición en bolsa de productos.

Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección abreviada se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.

3.3.2.2.1 Subasta inversa.

Es una puja dinámica, efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en la norma y en los respectivos pliegos de condiciones de la entidad. Será obligatorio que con antelación a la apertura de todo proceso de selección abreviada se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrarSolicitud del bien o servicio





La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por el Grupo de Contratos de acuerdo con el estudio de mercado, del sector y las asignaciones presupuestales existente, suscrita por el Ordenador del gasto que corresponda, y expedida por el Coordinador del Grupo



Financiero y de Presupuesto.





El Grupo de Contratos elaborará el proyecto de pliego de condiciones electrónico en el SECOP II con base en los documentos y estudios previos, el cual se publicará durante cinco (5) días hábiles con el fin de que los interesados lo conozcan y formulen observaciones que consideren pertinentes.

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deberán ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se realizará por escrito y de manera motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

El Aviso de convocatoria, se publicará junto con el proyecto de pliego de condiciones.

Apertura del proceso

Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de vigencia futura, cuando aplique, para atender el gasto que demande el contrato, el Secretario General o el Subdirector Administrativo, de acuerdo con su competencia, ordenará la apertura de la contratación mediante acto administrativo que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publicará en el SECOP II.

En el aviso de convocatoria se establecerá si la contratación es susceptible de ser limitada exclusivamente a mipymes, cuando se cumplan con los requisitos establecidos en la Ley. En el evento que se cumplan los supuestos señalados en la norma, el acto de apertura así lo indicará.


El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones aceptadas al proyecto de pliego de condiciones y demás ajustes que se consideren pertinentes.

En el evento que la Entidad lo estime conveniente solicitará la revisión de los requisitos del pliego de condiciones por parte de un tercero.

Observaciones al pliego de condiciones.

Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes del cierre, cualquier interesado podrá



realizar observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán respondidas por el área según corresponda (técnica, financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento, conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP II.

Adendas.

Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas. Estas se podrán realizar de manera oficiosa o producto de observaciones.

Las adendas serán suscritas por el ordenador del Gasto, numeradas en orden consecutivo y publicadas en el SECOP II.

Cierre del proceso


La oferta económica de cada propuesta se entregará en sobre separado y sellado, el cual se abrirá en la audiencia de subasta o adjudicación.

Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de ficha técnica.

El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General o el Subdirector Administrativo, realizará la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y de la ficha técnica, la cual será remitida al Grupo de Contratos, en físico y por medio electrónico. El Grupo de Contratos se encargará de consolidar el informe y de su respectiva publicación en el SECOP II

Durante el período de verificación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes por escrito que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 , adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018 si la solicitud de aclaraciones y explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el subdirector Financiero según corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos.

En cuanto al cumplimiento de la ficha técnica, el mismo será verificado por el área técnica y ésta no podrá ser subsanada.

La evaluación será suscrita por los integrantes del Comité Evaluador, acorde con lo de su competencia.

En caso de que la Entidad considere pertinente la prórroga del plazo de verificación para garantizar el deber de selección objetiva, deberá expedir la adenda correspondiente determinando un nuevo plazo en los términos establecidos por la Ley.




El informe de verificación de las propuestas será publicado y permanecerá en el Grupo de Contratos de la Entidad por el término establecido en el pliego de condiciones, a disposición de los oferentes para que presenten observaciones, aclaraciones y/o subsanen.

El Grupo de Contratos preparará las respuestas relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos se trasladarán a la(s) dependencia(s) que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y sean resueltas. Si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones, aclaraciones y/o documentos subsanables y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP II.

Finalmente, si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones y/o aclaraciones y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP II. Las citadas observaciones a la evaluación serán respondidas en la audiencia de subasta.

Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones.

El Grupo de Contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será presentado a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité para su consideración. La Junta o el Comité con fundamento en el informe y análisis que considere pertinentes y procedentes, efectuará las recomendaciones del caso sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las hubiere, y, 2) los resultados de la verificación y proponente (s) hábiles.

Audiencia pública de subasta y adjudicación.

El desarrollo de la Audiencia de Subasta se llevará a cabo siguiendo el procedimiento establecido en el pliego de condiciones y en la Ley.

En dicha audiencia participarán el ordenador del gasto correspondiente o su delegado, el área usuaria, los proponentes y las demás personas que deseen asistir y se registren previamente.

Si en el proceso de contratación se presenta un único oferente, o quedare habilitado un único oferente, cuyos bienes y/o servicios cumplen con la ficha técnica, y está habilitado, la Entidad podrá adjudicarle el contrato al único oferente, si el valor de la oferta es igual o inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no habrá lugar a subasta inversa.

Contrato.

El Grupo de Contratos, elaborará el contrato electrónico de acuerdo con lo dispuesto por Colombia Compra Eficiente en la plataforma SECOP II y lo remitirá para la firma del Ordenador del Gasto y del contratista favorecido.

3.3.2.2.2 Compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdo Marco de Precio



El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores y Colombia Compra Eficiente, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo.

Los procesos adelantados por la Superintendencia, mediante esta modalidad de contratación, se realizarán conforme a la normatividad vigente, a las condiciones propias de cada Acuerdo Marco de Precio definidas por Colombia Compra Eficiente y el procedimiento interno establecido por la Superintendencia.

3.3.2.2.3 Adquisición en Bolsa de Productos

Este procedimiento se aplica, previo análisis y comparación de las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición de bienes o servicios, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. El estudio mencionado deberá mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de compras y contratación pública.

3.3.2.3 Selección abreviada por declaratoria de desierto de un proceso de licitación

Cuando la entidad haya declarado desierta una licitación puede iniciar un proceso de selección abreviada dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta del proceso inicial, para lo cual se deberá prescindir del recibo de las manifestaciones de interés y de la realización del sorteo de oferentes.

El procedimiento para adelantar un proceso de este tipo, será el mismo de un proceso de selección abreviada de menor cuantía.

3.3.2.4 Enajenación de Bienes

La enajenación de bienes se tramitará de acuerdo con el literal e) numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario. Previo a iniciar el proceso contractual la Entidad realizará el siguiente procedimiento interno:

El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios adelantará todos los trámites señalados en el procedimiento estipulado en el Sistema de Gestión Integrado en la Proforma A-PR-GRF-006 Baja de bienes.

El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios presentará al Comité Administrador de Baja de Bienes de la Superintendencia Financiera de Colombia, para su consideración, los estudios y soportes previos sobre conveniencia y oportunidad de iniciar un proceso de baja de bienes por venta directa o a través de intermediario.

El Comité recomendará o no la baja de bienes por venta directa o a través de intermediario. De igual forma, podrá solicitar la elaboración de estudios adicionales.



Recomendada la baja de bienes por venta directa o a través de intermediario el Grupo de Almacén e Inventarios elaborará el acto administrativo respectivo, debidamente motivado, para la firma del Subdirector Administrativo autorizando la baja y disponiendo el destino de los bienes.

Si la decisión del Comité Administrador de baja de bienes es la venta directa; el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios remitirá al Grupo de Contratos todos los antecedentes soporte de la misma para el trámite del contrato de venta, conforme las normas legales vigentes sobre la materia.

Si la decisión del Comité es la venta a través de intermediario el Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios adelantará los trámites pertinentes a la luz de la normatividad legal vigente.

No se podrán enajenar bienes cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía sin que se surta el procedimiento señalado.

3.3.3 CONCURSO DE MERITOS


Modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, definiendo particularmente, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes.

En el concurso hay dos sistemas de selección el concurso abierto y el de precalificación. El concurso con precalificación aplica cuando la entidad lo estime pertinente de acuerdo a la complejidad de la consultoría, para el efecto, se conformará una lista de precalificados mediante convocatoria pública, aplicando el procedimiento establecido en la normatividad vigente y el concurso abierto en los demás casos.

Será obligatorio que con antelación a la apertura del presente proceso que se adelanten las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar.


Una vez adelantadas las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar, los concursos que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:


El jefe del área usuaria realiza solicitud al Grupo de Contratos a través del aplicativo ORION.

Estudios y Documentos previos.








El Grupo de Contratos deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión. Actividades específicas del concurso con precalificación

Aviso de convocatoria

Sí se decide adelantar el concurso de méritos con precalificación se deberá convocar a los interesados por medio de un aviso publicado en el SECOP II que deberá contener la información señalada en la normatividad correspondiente.

Informe de precalificación

Una vez recibidas en el Grupo de Contratos físicamente o por correo electrónico, las manifestaciones de interés y los documentos con los cuales los interesados acrediten la experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización, la Entidad deberá adelantar la precalificación de acuerdo con lo dispuesto en el aviso de convocatoria para la precalificación. La Entidad deberá elaborar un informe de precalificación y publicarlo en el SECOP II por el término establecido en el aviso de convocatoria. Los interesados podrán hacer comentarios al informe de precalificación durante los dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del mismo.

Audiencia de precalificación

La Entidad efectuará una audiencia pública en la cual conformará la lista de interesados precalificados para participar en el proceso de contratación respectivo. En la audiencia contestará las observaciones al informe de precalificación y notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo establecido en la ley. La Entidad establecerá un número máximo de interesados para conformar la lista de precalificados y el número de interesados que cumple con las condiciones de precalificación es superior al máximo establecido, en la audiencia de precalificación la Entidad estatal deberá hacer el sorteo para conformar la lista, de acuerdo con lo que haya establecido en el aviso de convocatoria.

Si la Entidad no puede conformar la lista de precalificados, podrá continuar con el proceso de contratación en la modalidad de concurso de méritos abierto o sin precalificación.



3.3.3.3 Actividades que aplican para los dos (2) concursos


El Grupo de Contratos elaborará el proyecto de pliego de condiciones con base en los documentos y estudios previos, el cual se publica en el SECOP II y en la página Web de la Entidad durante cinco (5) días hábiles con el fin de que conocer y de formular observaciones por parte de los interesados.

Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deberán ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior. La aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la Entidad agrupará aquellas de naturaleza común.

El Aviso de convocatoria, se publicará junto con el proyecto de pliego de condiciones.

Apertura del proceso

Expedido el certificado de disponibilidad presupuestal y aprobación de vigencia futura, cuando aplique, para atender el gasto que demande el contrato, el ordenador del gasto que corresponda ordenará la apertura del proceso, mediante acto administrativo, que será proyectado por el Grupo de Contratos, y se publica en el SECOP II.


El pliego de condiciones será elaborado por el Grupo de Contratos, teniendo en cuenta las observaciones al proyecto de pliego de condiciones.

Observaciones al pliego de condiciones

Desde la publicación del Pliego definitivo y hasta antes de la fecha del cierre, cualquier interesado podrá realizar observaciones al pliego de condiciones, las cuales serán revisadas por el área según corresponda (técnica,

financiera, jurídica). El Grupo de Contratos consolidará las respuestas en un documento, conforme con el análisis efectuado por el área correspondiente y procederá a publicarlas en el SECOP II.

Adendas.

Las modificaciones al pliego de condiciones, se realizarán mediante adendas. Estas se pueden originar por observaciones o revisiones oficiosas.

Las adendas se numerarán en orden consecutivo y se publicarán en el SECOP II.

Cierre




La oferta económica de cada propuesta deberá ser entregada en sobre separado y sellado, la cual se abrirá en la audiencia de adjudicación.

A esta diligencia concurrirán el Coordinador del Grupo de Contratos y un funcionario de éste Grupo, y un delegado del área usuaria que solicitó el bien o servicio.

Evaluación

El comité evaluador designado para el efecto por el Secretario General, realizará la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, financieros, de organización y técnicos) y las condiciones técnicas

Los integrantes del comité evaluador en aspectos técnicos y financieros realizarán la evaluación de los factores de calificación previstos en el proceso, en lo de su competencia y remitirán en físico y por medio electrónico el resultado de la evaluación al Grupo de Contratos, junto con el informe de verificación de los requisitos habilitantes. El Grupo de Contratos, realiza la evaluación jurídica y consolida la evaluación.

Durante el período de evaluación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes, cuando a ello haya lugar, para que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007; sí la solicitud de aclaraciones y/o explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos.

La evaluación será suscrita por los integrantes del Comité Evaluador, acorde con lo de su competencia.



El informe de evaluación de las propuestas será publicado en el SECOP II y permanecerá en el Grupo de Contratos de la Entidad por el término de tres (3) días hábiles a disposición de los oferentes para que, si lo desean, presenten las observaciones que estimen pertinentes.

Durante el traslado de la evaluación, los oferentes podrán presentar observaciones al informe y/o presentar documentos o aclaraciones respecto de los requisitos habilitantes para subsanar la propuesta.

El Grupo de Contratos elaborará la respuesta a las observaciones relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se refieren a aspectos técnicos o económicos, se dará traslado de éstas a la(s) dependencia(s) que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que sean resueltas. Con relación a los documentos aportados, cada dependencia se encargará de verificar su contenido.



Finalmente, si es del caso, se efectuarán los ajustes a la evaluación de las propuestas con base en las observaciones y/o aclaraciones y la(s) misma(s) será(n) publicada(s) en el SECOP II. Las citadas observaciones a la evaluación serán respondidas en la audiencia de adjudicación

Informe de evaluación a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones

El Grupo de contratos elaborará un informe resumen del proceso y del resultado de la evaluación, que será presentado por el Coordinador del Grupo de Contratos a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones para su consideración. La Junta o el Comité, con fundamento en el informe y demás análisis que considere pertinentes, efectuará las recomendaciones del caso en especial sobre: 1) Las respuestas a las observaciones si las hubiere, 2) La calificación técnica y el orden de elegibilidad y 3) La adjudicación del contrato al proponente que haya ocupado el primer lugar de elegibilidad, o la declaratoria de desierta, según corresponda.

Audiencia pública de Adjudicación.

La adjudicación se realizará en audiencia pública en las instalaciones de la Superintendencia, mediante acto motivado. Una vez iniciada la audiencia de adjudicación, el Coordinador del Grupo de Contratos procederá a la apertura del sobre del proponente calificado en el primer puesto del orden de elegibilidad y verificará que la oferta económica no supere el presupuesto asignado para el proceso y aplicará el procedimiento establecido en la norma.

La adjudicación se entenderá notificada al proponente favorecido en la citada audiencia, y comunicada a los proponentes no favorecidos en la misma audiencia. Contra el mencionado acto no procederá recurso alguno.

Contrato

El Grupo de Contratos, elaborará el contrato y remitirá la minuta para la firma del ordenador del gasto y del contratista.

3.3.4 CONTRATACIÓN DIRECTA


Modalidad de selección que sólo procede en los casos expresamente señalados en el numeral 4 del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007 y que para el caso de la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponde a:

1- Urgencia manifiesta2- Contratos Interadministrativos3- Contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas 4- Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado5- Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales



6- Arrendamiento y adquisición de inmuebles


Una vez adelantadas las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar, las contrataciones directas que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:





Solicitud del certificado de disponibilidad presupuestal.



Verificación del Secretario General

Aplica para los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos; en este caso, se expedirá un documento de verificación de la idoneidad y experiencia del futuro contratista.


El Grupo de Contratos deberá ejecutará las actividades que correspondan en el aplicativo Orión.

Informe para la Junta de Adquisiciones y Licitaciones

El Coordinador del Grupo de Contratos, presentará a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, cuando sea de su competencia, un informe que incluya, entre otros aspectos, la justificación de la necesidad del área técnica y los fundamentos de la causal de contratación directa invocada. La Junta, con base en el informe y documentos soporte efectuará las recomendaciones del caso.

Acto administrativo de justificación de la contratación directa

La Entidad deberá justificar en un acto administrativo la modalidad de contratación directa.



Contrato

El Grupo de Contratos, elaborará el contrato pertinente con base en la información de los estudios previos y lo remitirá para la firma del Secretario General.

3.3.5 SELECCIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA


Esta modalidad procede en los eventos de adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad, independiente de su objeto.


Una vez adelantadas las actividades indicadas en el numeral 3.2 de este Manual, de acuerdo con la naturaleza del contrato a celebrar, los procesos de mínima cuantía que adelante la Superintendencia Financiera de Colombia se efectuarán conforme a las siguientes actividades y responsabilidades:

3.3.5.2.1 Contratación de Mínima Cuantía

Solicitud del bien o servicio







Ejecución de actividades en el aplicativo Orión

El Grupo de Contratos, deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión.



Invitación Pública

El Grupo de Contratos publicará la invitación en el SECOP II, por un término no inferior a un (1) día hábil, para que los interesados formulen observaciones. Éstas serán contestadas por la Entidad antes del vencimiento del plazo para presentar ofertas.

Adendas.

Las modificaciones a la invitación pública, se realizarán mediante adendas. Éstas se podrán originar por observaciones o revisiones oficiosas. Las adendas se numerarán en orden consecutivo y se publicarán en el SECOP II.

Cierre del proceso


Verificación de requisitos habilitantes y cumplimiento de las condiciones técnicas.

El comité evaluador designado para el efecto por el Subdirector Administrativo, realizará la verificación de los requisitos habilitantes (jurídicos, económicos y/o financieros y técnicos) y de las condiciones técnicas, la cual será remitida al Grupo de Contratos, en físico y por medio electrónico. El Grupo de Contratos se encargará de consolidar el informe.

La verificación de los requisitos habilitantes se hará de la oferta de menor precio, en el caso que ésta no cumpla con los mismos, se procederá a la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente.

Durante el período de verificación el Grupo de Contratos solicitará a los proponentes por escrito que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, si la solicitud de aclaraciones y explicaciones se refiere a aspectos técnicos o económicos, la misma será elaborada y remitida por el área usuaria o el Subdirector Financiero según corresponda, para firma del Coordinador del Grupo de Contratos

El cumplimiento de las condiciones técnicas será verificado por el área usuaria y ésta no podrán

ser subsanadas. La evaluación será suscrita por los integrantes del comité evaluador, acorde

con lo de su competencia.

En caso de que la Entidad considere pertinente la prorrogará del plazo de verificación para garantizar el deber de selección objetiva, y deberá expedir la adenda correspondiente determinando un nuevo plazo en los términos establecidos por la Ley.

Traslado de verificación de requisitos habilitantes y condiciones técnicas a los proponentes.



La publicación de la verificación de los requisitos habilitantes y condiciones técnicas del proponente que ofertó el menor precio, se realizará en el SECOP II y permanecerá en el Grupo de Contratos de la Entidad, por el término de un (1) día hábil, para que los proponentes puedan formular observaciones y aclaraciones y/o subsanar.

El Grupo de Contratos preparará las respuestas relacionadas con aspectos jurídicos. Si las observaciones se refieren a aspectos técnicos o financieros y económicos, se dará traslado de ésta(s) a la(s) dependencia(s) que realizó (aron) las referidas evaluaciones para que verifiquen su contenido y sean resueltas. Si es del caso, se efectuarán los ajustes a citada evaluación.

Contrato.

El Grupo de Contratos, elaborará la aceptación de la oferta y la remitirá para la firma del Ordenador del gasto. La mencionada comunicación junto con la oferta constituye el contrato.

La aceptación de la oferta junto con la propuesta y las respuestas a las observaciones formuladas a la evaluación se publicarán en el SECOP II, según lo establecido en el cronograma del proceso.

3.3.5.2.2 Adquisición en grandes superficies.

Solicitud del bien o servicio



El Grupo de Contratos elaborará y consolidará los estudios previos


La solicitud del certificado de disponibilidad será preparada por el Grupo de Contratos de acuerdo con el estudio previo y las asignaciones presupuestales existente, suscrita por el Ordenador del gasto que corresponda, y expedida por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto.


Ejecución de actividades en el aplicativo Orión

El Grupo de Contratos, deberá ejecutar las actividades que correspondan en el aplicativo Orión.

Invitación

La invitación deberá estar suscrita por el Subdirector Administrativo y dirigida a por lo menos dos



(2) Grandes Superficies, y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) La forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) La forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal.

Evaluación

El comité evaluador designado por el Subdirector Administrativo evalúa las ofertas presentadas y selecciona la que ofrezca el menor precio del mercado y cumpla las condiciones requeridas. En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

Contrato.

La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

3.3.6 ASPECTOS GENERALES EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES

3.3.6.1 Seguimiento proceso contractual

El seguimiento de los procesos adelantados en la plataforma SECOP II, será realizado por los diferentes responsables de las actividades del proceso de contratación, el Grupo de contratos, los jefes de áreas usuarias, y el Subdirector Financiero, entre otros; de conformidad con su competencia. Es de señalar, que es responsabilidad de cada área, consultar de manera permanente en la plataforma las observaciones que los proponentes o interesados envíen a través de la misma.

El seguimiento de los procesos adelantados en la Tienda virtual del Estado Colombiano, será realizado por el usuario comprador. Es de señalar, que es su responsabilidad consultar de manera permanente en la plataforma las observaciones que los proponentes o interesados envíen a través de la misma.

3.3.6.2 Ofrecimiento más favorable para la Entidad

La oferta más favorable para la Entidad es la que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante la verificación de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

3.3.6.3 Subsanabilidad de los Requisitos Habilitantes

La Entidad durante el periodo de verificación de las propuestas constatará el cumplimiento de los requisitos habilitantes, dentro de este mismo plazo y hasta antes de la adjudicación, la



Superintendencia solicitará a los proponentes que aclaren o subsanen la ausencia o falta de requisitos habilitantes.

En virtud de lo anterior, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a Ia futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, deberán ser solicitados por la Entidad y deberá ser entregados por los proponentes hasta el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección, salvo lo dispuesto para el proceso de Mínima cuantía y para el proceso de selección a través del sistema de subasta. Serán rechazadas las ofertas de aquellos proponentes que no suministren la información y Ia documentación solicitada por la entidad hasta el plazo anteriormente señalado. Lo anterior, tal como lo señala el 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.

Para el proceso de Mínima cuantía, el plazo para subsanar los requisitos de la propuesta será el dispuesto por la Entidad en la invitación pública.

3.3.6.4 Comité Evaluador

Para todas las modalidades de contratación, salvo la contratación directa y los procesos adelantados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, posterior a que se profiera el acto administrativo que ordena la apertura del proceso de contratación o se publique la Invitación de la Mínima Cuantía, el Ordenador del Gasto, designará el Comité evaluador, integrado por un funcionario(s) del Grupo de Contratos para aspectos jurídicos, un funcionario(s) del área usuaria para aspectos técnicos y un funcionario(s) de la Subdirección Financiero para aspectos económicos, financieros y de organización, en los casos que aplique.

El Comité Evaluador realizará las siguientes funciones, entre otras:

Revisar las respectivas propuestas en relación con el pliego de condiciones definitivo o la Invitación con sus adendas Verificar de los requisitos habilitantes, cumplimiento de la ficha técnica cuando a ello haya lugar y evaluación de los oferentes, sujetándose a lo establecido en el pliego de condiciones y remitir el informe al Grupo de Contratos dentro del término indicado. Enviar al Grupo de Contratos el proyecto de requerimiento a los proponentes en relación con la evaluación. Establecer con claridad, precisión y fundamento cuando el oferente no cumpla con algún requisito habilitante e informarlo al Grupo de Contratos para efectuar el requerimiento. Establecer si alguna propuesta incurre en causal de rechazo. Firmar el informe de evaluación. Determinar, en caso de subasta inversa, la pertinencia o continuidad de la propuesta en el proceso en caso de ofrecer precios considerados artificialmente bajos.

Proyectar, de acuerdo a su competencia, las respuestas a las observaciones formuladas al informe de verificación de requisitos habilitantes, ficha técnica y a la evaluación, estableciendo si procede o no la observación.

3.3.6.5 Junta de Licitaciones y Adquisiciones



Es el órgano que cumple funciones de asesoría al Superintendente Financiero en materia de contratación o a las personas que el delegue dicha materia, compuesto por el Superintendente Financiero o su delegado, el Secretario General quien lo presidirá; el Superintendente Delegado para Riesgos Operativos, el Director jurídico o su delegado, el Subdirector Administrativo; el Subdirector Financiero y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Para el cabal desarrollo de las funciones de la Junta de Liquidaciones y Adquisiciones la misma se efectuará de conformidad con lo establecido en la Resolución No 0096 de 2006, modificada por la resolución 1195 de 2008, expedida por esta Superintendencia y las demás que la modifiquen, aclaren o deroguen y en el presente Manual.

3.3.6.6 Comité de Adquisiciones

Es el órgano que cumple funciones de asesoría al Superintendente Financiero en materia de contratación o a las personas que el delegue dicha materia, compuesto por el Secretario General o su delegado; el Subdirector Administrativo; quien lo presidirá, el Director Jurídico o su delegado; el Subdirector Financiero; el Coordinador del Grupo de Servicios Administrativos; el Director de Tecnología o su delegado, que tiene la función de asesorar en materia de contratación.

Para el cabal desarrollo de las funciones del Comité de Adquisiciones, la misma se efectuará de conformidad con lo establecido en la Resolución No 0096 de 2006, modificada por la resolución 1195 de 2008, expedida por esta Superintendencia y las demás que la modifiquen, aclaren o deroguen y en el presente Manual.

3.3.6.7 Visita no obligatoria a la Entidad

El área usuaria en su solicitud señalará si requiere que en el pliego de condiciones se establezca fecha o fechas de visita a las instalaciones de la Entidad, con el fin que los interesados conozcan las condiciones físicas existentes de conformidad con el objeto y obligaciones a contratar.

3.3.6.8 Ofertas con valor artificialmente bajo

Cuando de conformidad con la información a su alcance la Entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones el Comité Evaluador designado en el proceso recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el evento que el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente y no pongan en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

3.3.6.9 Documentos de la propuesta

De acuerdo a la modalidad de contratación las propuestas deberán contener, entre otros, la siguiente documentación, cuando se requiera. Lo anterior, teniendo en cuenta que los documentos públicos o privados expedidos en el exterior deberán presentarse con las



formalidades señaladas en la Ley.

a) Carta de presentación de la propuesta.

La propuesta deberá ser presentada a través de carta firmada por el representante legal de la sociedad proponente, por el representante del Consorcio o Unión Temporal, o por la persona natural o por el apoderado, según sea el caso. Es importante que en este documento se indiquen los números telefónicos, de fax y dirección de correo electrónico con el propósito de lograr una comunicación directa y eficaz.

b) Certificado de existencia y representación legal o certificado de inscripción en el registro mercantil según el caso.

Si el proponente es una persona jurídica, deberá anexar el certificado de existencia y representación legal de la misma, expedido por la Cámara de Comercio respectiva o Entidad competente, dentro de los treinta (30) días calendarios anteriores a la presentación de la propuesta. Si es un Consorcio o Unión Temporal, además deberá anexar el documento de constitución del respectivo Consorcio o Unión Temporal.

En caso de tratarse de una persona natural comerciante, el proponente deberá anexar el certificado del registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, dentro de los treinta(30) días calendario anteriores a la presentación de la propuesta.

Las personas jurídicas extranjeras demostrarán su existencia mediante el procedimiento legal aplicable en cada caso particular.

c) Autorización del órgano social correspondiente.

Cuando el representante legal de la persona jurídica se encuentre limitado para presentar oferta o para contrataro comprometer a la sociedad, deberá anexar la autorización del órgano social correspondiente.

d) Poder.

Cuando el oferente actúe a través de apoderado, éste deberá acreditar tal calidad, mediante poder expedido en los términos señalados en la Ley, donde se señale de manera expresa que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato respectivo, si es del caso.

e) Garantía de seriedad de la propuesta.

El proponente deberá anexar una garantía de seriedad de su propuesta, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial y con vigencia de cuatro (4) meses contados a partir del vencimiento del plazo establecido para el recibo de las propuestas, teniendo en cuenta las normas que lo regulan.

f) Certificado de Cámara de Comercio sobre inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes

Anexar el certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, dentro de los



treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, en el cual el proponente deberá tener actualizada su información financiera con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de cierre del proceso.

g) Documento constitutivo del consorcio o unión temporal, si es del caso.

Los oferentes deben presentar el documento que acredite la conformación del Consorcio o Unión Temporal con el lleno de los requisitos exigidos por el parágrafo 1° del artículo 7° de la Ley 80 de 1993 y demás normas que la aclaren, modifiquen o deroguen.

h) Certificado de cumplimiento de pago de las obligaciones parafiscales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 2002, articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas concordantes, el proponente deberá acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), cuando a ello haya lugar.

En el caso de las personas naturales, en la certificación deberá constar que el proponente está a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta y en caso de no contar con personal a cargo corresponderá manifestarlo por escrito.

En el caso de las personas jurídicas, dicha certificación deberá ser expedida por el Revisor Fiscal, o por el Representante Legal de la sociedad acuerdo con lo establecido por la Ley. En este caso, el proponente deberá acreditar el cumplimiento de dichas obligaciones por un término mínimo de seis (6) meses anteriores a la fecha de presentación de su propuesta. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

En el caso de Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado.

El proponente adjudicatario, persona jurídica, del proceso de selección también deberá acreditar el cumplimiento del requisito señalado antes de la celebración del respectivo contrato por un tiempo no inferior a los seis meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

En el caso de las personas naturales que vayan a prestar directamente servicios, en contratos de prestación de servicios deberán acreditar su afiliación al Sistema General de Pensiones y Salud de conformidad con el inciso 1º del artículo 3º de la Ley 797 del 2003, artículo 282 de la Ley 100 de 1993 y artículo 114 del Decreto 2150 de 1995 y demás disposiciones concordantes.

i) Documento de identificación

La persona natural o representante legal del proponente deberá anexar fotocopia de la cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o pasaporte, según corresponda.



j) Formato único de Hoja de Vida

De conformidad con lo establecido en las Leyes 190 de 1995 y 443 de 1998 y demás normas concordantes, cuando se trate de contratos para la prestación de servicios, el proponente deberá diligenciar el formato único de hoja de vida para persona natural o jurídica, según el caso, del formato establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

El adjudicatario deberá acreditar los anexos soporte del formato único de hoja de vida.

k) Acreditación de micro, pequeña o mediana empresa.

Cuando se pretenda acreditar la condición de micro, pequeña o mediana empresa deberá adjuntar los documentos que así la acrediten de acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 590 del 2000 modificado por el artículo 9 de la Ley 905 de 2004 y demás normas.

l) Certificado de inscripción en el Registro Único Tributario.

El proponente deberá anexar certificado de inscripción en el Registro Único Tributario RUT con el fin de verificar el régimen de ventas, común o simplificado al que pertenece.

3.3.6.9 Contenido del pliego de condiciones.

El pliego de condiciones deberá contener como mínimo la información solicitada por la plataforma SECOP II, así como el documento complementario correspondiente, según la modalidad sin perjuicio de la información específica que para cada caso particular se requiera adicionar. En cualquier caso, el contenido del pliego de condiciones debe contener la siguiente información como mínimo

1. Número del proceso.2. Ficha técnica del bien o servicio objeto del Proceso de Selección.3. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás

reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas, el desarrollo de la subasta y la adjudicación del contrato.

4. Presupuesto Oficial.5. Instrucciones para la consulta del pliego de condiciones.6. Cronograma7. Requisitos mínimos habilitantes. Jurídicos Experiencia Financieros Capacidad Organizacional8. Mecanismos de comunicación interactiva entre la Entidad y los oferentes de conformidad con la

normatividad vigente.9. Mecanismos de participación ciudadana.

10. Forma de presentar las propuestas.

11. Causales de rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.12. Factores de desempate



13. Riesgos asociados al contrato14. Documentos que debe contener la propuesta:15. Valor del contrato16. Forma de pago17. Plazo de ejecución del contrato.18. Plazo para la liquidación del contrato, si a ello hubiera lugar.19. Margen mínimo de mejora de las ofertas20. Carácter público de la información21. Transparencia22. Capacidad de contratación del proponente, cuando aplique.23. Minuta del contrato, con inclusión de garantías24. Anexos incluido la ficha técnica o condiciones técnicas.

3.3.6.10 Publicidad del procedimiento de contratación en el SECOP

La Entidad será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

La publicidad a que se refiere se hará en el SECOP I o II, según corresponda, www.contratos.gov.co.

Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros, los siguientes documentos e información:

a) El aviso de la convocatoria pública.b) Los estudios previosc) El Análisis del Sectord) El proyecto de pliego de condiciones y sus anexose) La Ficha Técnicaf) Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones y el documento que contenga las respuestas de la Entidad sobre las mismas.g) El acto administrativo que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicaciónh) El pliego de condiciones definitivo y sus anexosi) Las observaciones y sugerencias al pliego de condiciones definitivo y el documento que contenga las respuestas de la Entidad sobre las mismasj) Las adendas a los pliegos de condiciones, si las hubiere.k) El acto administrativo de suspensión del proceso, si lo hubiere.l) El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura, si lo hubiere.m)La lista de Oferentesn) El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta y del cumplimiento de la Ficha Técnicao) El acta de la audiencia de subastap) El acto administrativo de adjudicación del contrato.q) El acto de declaratoria de desierta de la convocatoria, de ser el caso.r) El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones del mismos) El acto administrativo sobre imposición de sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.t) El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral, si



aplica.

La publicación electrónica de los actos y documentos citados, deberá hacerse a más tardar dentro de los tres(3) días hábiles siguientes a la fecha de su expedición. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta

tres (3) años después de la fecha de liquidación del contrato o del acta de terminación según el caso, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

3.4 ETAPA CONTRACTUAL

Esta etapa comprenderá el perfeccionamiento, la legalización y ejecución del contrato y estará integrada por todos los actos a cargo de las partes contratantes tendientes al cumplimiento de sus obligaciones contractuales y los que adelante la Superintendencia para garantizar que la ejecución del contrato se ajuste a lo pactado.

Una vez, se perfeccione el contrato con la firma de las partes, se adelantarán las siguientes actividades:

Registro presupuestal.

El Coordinador del Grupo de Contratos le comunicará al Grupo Financiero y de Presupuesto para que efectúe el registro presupuestal correspondiente y se procederá a realizar la publicación del contrato

Garantía.

El contratista deberá constituir la Garantía Única a favor de la entidad, con el fin de amparar los riesgos y condiciones establecidos en el contrato. Recibida la garantía, el Grupo de Contratos procederá a su revisión y aprobación en la plataforma del SECOP II o con la proforma A-PI-GCT-036, según corresponda. En caso de que la garantía no se encuentre ajustada con lo establecido en el contrato, se devolverá al contratista para su corrección.

Informe de Legalización

El Coordinador del Grupo de Contratos comunicará al supervisor el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, con el fin de que el área usuaria determine la fecha de inicio de la ejecución del mismo, para lo cual se suscribirá el acta de inicio o de la comunicación que acerca del inicio del contrato, efectué el supervisor al contratista.

Inicio de ejecución.

El inicio de ejecución de los contratos por regla general será mediante acta de inicio que deberá ser suscrita entre el Supervisor y/o Interventor y el Representante Legal del contratista, o quien haga sus veces, de conformidad con la proforma A-PI-GCT-017 acta de



inicio, teniendo en cuenta la fecha en que se requiera el inicio del contrato.

Sin embargo, para los contratos de seguros y de ejecución instantánea no se requerirá acta de inicio. Para los contratos de ejecución instantánea iniciarán con la comunicación que acerca de su inicio efectué el supervisor al contratista, teniendo en cuenta la fecha en que se requiera el inicio del contrato.

No obstante, lo anterior, para los contratos que se celebren a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, su ejecución iniciará, de la siguiente manera:

a. Las órdenes de compra derivadas de acuerdos marco y de agregación de demanda de acuerdo con lo dispuesto en las condiciones de cada acuerdo o de la agregación de demanda. En el evento que no exista disposición relacionada su ejecución iniciará con la comunicación que efectué el supervisor al contratista, teniendo en cuenta la fecha en que la Entidad lo requiera.

b. Las órdenes de compra derivadas de adquisiciones en grandes superficies no requerirán ni acta ni comunicación de inicio, en cuyo caso su ejecución iniciará conforme a lo establecido en el contrato.

En adelante, se continuará con la ejecución del contrato y la debida supervisión del mismo, atendiendo su contenido.

3.4.1 Contenido de los contratos

Los contratos diferentes a los resultantes de mínima cuantía, tendrán el contenido que se describe a continuación y a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente. El Grupo de Contratos elaborará el contrato que celebre la Superintendencia Financiera y el mismo se ajustará a las normas comerciales, civiles y de contratación estatal que correspondan a la esencia y naturaleza del respectivo contrato y contendrá como la siguiente información:

Esta deberá contener como mínimo la identificación e individualización de las partes contratantes, con la indicación de la calidad en que actúan y la manifestación expresa de que no se haya(n) incursa(s) en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad contempladas en el artículo 8° de la Ley 80 de 1993 y normas concordantes y el procedimiento de selección del contratista, la naturaleza del contrato, el número del contrato.

Contendrá entre otras las siguientes clausulas, cuando aplique:

Objeto del contrato. Obligaciones del contratista y de la Superintendencia Financiera Dirección y Supervisión. Plazo de ejecución del contrato y plazo de vigencia Valor del contrato Forma de pago



Sujeción al Plan Anual de Caja PAC Exclusión de la relación laboral Garantías Multas Cláusula penal pecuniaria Interpretación, modificación y terminación unilateral y caducidad. Responsabilidad de los contratistas Cláusula de Indemnidad Cláusula de Confidencialidad Cláusula de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo Procedimiento para la administración de controversias y solución de conflictos derivados del

proceso de contratación Liquidación del contrato Documentos del contrato Perfeccionamiento y ejecución.

3.4.2 Desarrollo algunos aspectos del clausulado del contrato:

3.4.2.1 Garantías

Las garantías tienen por objeto respaldar a la Entidad por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo al contratista y se pueden otorgar mediante: a) contrato de seguro contenido en una póliza, b) patrimonio autónomo o c) garantía bancaria.

Las condiciones de los amparos que se establezcan tendrán como mínimo los siguientes porcentajes y vigencias:

Garantía de cumplimiento:

Cumplimiento: El amparo no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria, ni al 20% del valor del contrato, y tendrá una vigencia igual a la del contrato, más el plazo contractual previsto para la liquidación (en el evento en que aplique).

Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos: Amparo cuyo porcentaje no será inferior al 30% del valor del contrato, con una vigencia igual a la del contrato.

Calidad de los servicios: El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.

Estabilidad de la obra: El valor de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia se iniciará a partir de la fecha del acta de recibo final de la obra y no será inferior a cinco (5) años, salvo que se justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.

Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: No podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato con vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más.

Pago anticipado o anticipo: Amparo por el cien por ciento (100%) de su valor y por el término del contrato.

Responsabilidad civil extracontractual: El contratista deberá otorgar a favor de la Entidad póliza cuyo porcentaje no será inferior a los montos establecidos en la norma vigente, cuando



así lo solicite el área usuaria en el pliego. En todo caso, el monto no será inferior a 200 SMMLV y su vigencia será igual al plazo de ejecución del contrato.

En el caso de los contratos cuyo plazo de ejecución esté sujeto al agotamiento de la cuantía, se estimará como plazo presuntivo el de la vigencia del contrato.

3.4.2.2 Cláusulas Excepcionales

Son cláusulas excepcionales las de interpretación, modificación, terminación unilateral o caducidad, conforme a los artículos 14, 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993. La Entidad podrá declararlas de acuerdo con la Ley, mediante Resolución motivada expedida por el ordenador del gasto, previa recomendación de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, para lo cual deberá garantizarse el debido proceso y derecho de defensa y realizará el procedimiento establecido en la Ley 1474 de 2011 y demás normas que regulen el tema.

Estas cláusulas son obligatorias en los contratos de obra.

3.4.2.3 Multas, Sanciones y Declaratorias de Incumplimiento

Multas

De conformidad con los artículos 17 de la ley 1150 de 2007 y 86 de la Ley 1474 de 2011, la Entidad tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato, con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones.

En los contratos se pactará que en caso de mora o incumplimiento parcial de las obligaciones contenidas en el contrato por parte del contratista, que éste incurrirá en multas sucesivas del uno (1%) uno por ciento del valor del contrato por cada día de atraso, sin que supere el 10% del valor del contrato. Dichas multas se harán

efectivas previo concepto de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, según corresponda al contrato de que se trate.

Detectado el incumplimiento por parte del supervisor del contrato, éste informará al Grupo de Contratos a través de comunicación escrita, explicando claramente las razones de la situación que considere pertinente, acompañada de los requerimientos que le haya formulado al contratista y las respuestas a éstos. No se podrá imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Cláusula penal pecuniaria

Se incluirá en los contratos la cláusula penal pecuniaria por un monto equivalente al 20% del valor del contrato la cual será exigible cuando ocurra el incumplimiento del contratista. Dicha cláusula penal se hará efectiva en caso de declaratoria de incumplimiento por acto motivado, previo concepto de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o el Comité de Adquisiciones, según corresponda al contrato de que se trate.



Para hacer efectiva la cláusula en mención se realizará el mismo procedimiento para la imposición de multas, a efectos de garantizar el debido proceso y derecho de defensa del contratista.

Declaratoria de incumplimiento.

Previo concepto de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones o Comité de Adquisiciones, según corresponda al contrato de que se trate, se declarará la ocurrencia del siniestro amparado por la Garantía Única mediante Resolución motivada expedida por el ordenador del gasto y se ordenará hacer efectiva el o lo(s) amparos que corresponda(n). La Resolución se notificará al garante y al contratista en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Contra la Resolución procede el recurso de reposición, en los términos señalados en la Ley.

3.4.2.4 Controversias y solución de conflictos derivados del proceso de contratación

En el evento en que se presenten diferencias entre las partes, con ocasión de su ejecución, desarrollo, terminación o su liquidación, las partes acudirán al empleo de los mecanismos de solución de controversias contractuales previstos en la Ley 80 de 1993 y a la conciliación, amigable composición y transacción, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 68 de la mencionada Ley. De igual forma, en el evento de no poder solucionar las controversias en forma directa se acudirá a la Jurisdicción Contencioso Administrativa.

3.4.2.5 Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo

La Entidad, con el fin de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo, incluirá en sus contratos la siguiente clausula: “EL CONTRATISTA declara que su negocio y los recursos que utilizará para la ejecución del contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo modifique o adicione. Así mismo se obligará a entregar toda la información que le sea solicitada para dar cumplimiento a las disposiciones relacionadas con la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y declara que la misma es veraz y verificable.”

3.4.2.6 Perfeccionamiento y ejecución

Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes, previo acuerdo sobre el objeto y la contraprestación. Su ejecución iniciará previa expedición del registro presupuestal y la aprobación de la garantía única, cuando se establezca en el contrato.

3.5 ETAPA POSCONTRACTUAL

3.5.1 Liquidación.

De conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, los contratos que sean de tracto sucesivo o cuya ejecución y cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran serán objeto de liquidación.



Una vez el supervisor y/o interventor verifica el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato dentro del plazo previsto, deberá proceder a la liquidación del contrato de acuerdo a la naturaleza del mismo, mediante un cruce de cuentas, trámite en el cual las partes manifiestan quedar a paz y salvo.

3.5.2 Término y alcance de la liquidación.

Concluida la ejecución del objeto contractual o terminado el plazo de ejecución del contrato, la Superintendencia Financiera y el contratista tendrán el término estipulado en los pliegos de condiciones y en la minuta del contrato, o en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses, para que de común acuerdo realicen el cruce de cuentas definitivo, en el cual se reflejará la ejecución y el cumplimiento recíproco de las obligaciones a su cargo. En esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y harán constar en el acta respectiva los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a un acuerdo sobre el contenido de la misma, se liquidará unilateralmente por la Entidad, dentro de los dos meses siguientes al vencimiento de los aludidos cuatro (4) meses, y se adoptará por Resolución motivada expedida por el Secretario General de la Entidad o el Subdirector Administrativo según la cuantía del respectivo contrato la cual se notificará al contratista en los términos señalados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo .

Durante este mismo término adicional las partes podrán liquidar el respectivo contrato de manera bilateral.

Contra la Resolución de liquidación unilateral, procede el recurso de reposición, en los términos de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Se podrá pactar un plazo superior a los cuatro (4) meses para la liquidación bilateral si por la naturaleza o complejidad del contrato llegare a requerir uno mayor.

En todo caso, mientras no haya caducado la acción contractual, la Entidad tiene competencia para liquidar el contrato, de conformidad con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

Para efectos de la liquidación del contrato, el supervisor y/o interventor deberá informar sobre las actividades a realizar por el contratista con posterioridad a la terminación del plazo de ejecución del contrato y la periodicidad de su cumplimiento. Así mismo, deberá verificar la vigencia de la garantía establecida en el contrato para obligaciones accesorias posteriores a la liquidación del contrato.

3.5.3 Actividades para la liquidación de los contratos

En la etapa de liquidación de los contratos, se llevará a cabo las siguientes actividades:

a) Una vez finalizada la ejecución del contrato y dentro del término establecido por la Entidad el



(los) supervisor (es) expedirá (n) el certificado de cumplimiento a satisfacción de conformidad con la Proforma A-PI-GCT-035 denominada Certificado e Informe Final de Cumplimiento Ejecución Contractual, el cual será remitido al Grupo de Contratos.

b) En los contratos de adquisición de bienes y obra, se verificará que al finalizar el contrato el contratista modifique el amparo de calidad de los bienes o de estabilidad de la obra, teniendo en cuenta la fecha de recibo de los bienes o el acto final de recibo de las obras, según corresponda, de acuerdo a lo estipulado en el respectivo contrato.

c) El Grupo de Contratos, con base en la información suministrada por los supervisores, proyectara el documento de liquidación para revisión y firma de los mismos; una vez revisado el documento de liquidación y suscrita por el (los) supervisor(es), se remitirá al ordenador del gasto para su firma.

d) Firmado el documento de liquidación del contrato por las partes, el Coordinador del Grupo de Contratos remitirá copia de la misma al Supervisor, al Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto y a los demás funcionarios que considere pertinente.

e) El Grupo Financiero y de Presupuesto liberará el saldo del contrato, si es del caso.

En el evento que la liquidación corresponda a un contrato celebrado en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, corresponderá realizarla de conformidad con el Manual para realizar modificaciones, aclaraciones, cancelación o liquidación de la orden de compra. El supervisor deberá informar al Grupo de Contratos que el documento fue publicado en la Tienda Virtual del Estado Colombiano

3.5.4 Obligaciones posteriores a la liquidación

El supervisor del contrato una vez hayan vencido las garantías de mantenimiento, calidad y estabilidad de la obra, según corresponda y dentro de los términos contractuales y legales, deberá rendir informe sobre el cumplimiento de las obligaciones posteriores a través del aplicativo ORION, de conformidad con lo estipulado, en la normatividad expedida para el efecto.

En el evento que el supervisor del contrato se desvincule de la Entidad, sin que se haya cerrado el expediente, éste deberá entregar una relación de sus contratos a cargo en esta situación a su superior jerárquico para su reasignación, seguimiento y control.

4 SUPERVISION E INTERVENTORIA

4.1 SUPERVISOR

Es el funcionario o la persona externa (contratista), que ejerce la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de un contrato, para lo cual deberá controlar, exigir y verificar la ejecución y el cumplimiento del objeto contractual, la calidad y requisitos de los bienes y servicios establecidos contractualmente, el respeto de las normas que rigen los contratos estatales.

En todos los eventos los supervisores iniciarán su actividad desde la etapa precontractual y vigilarán la ejecución del contrato en su integralidad y su función sólo cesará una vez expire el



plazo del contrato o su liquidación cuando aplique sin perjuicio de las obligaciones que subsistan después del vencimiento del plazo o de la liquidación, tales como las relacionadas con las garantías extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto de este tipo de garantías.

Para el cabal desarrollo de la actividad de supervisión, la misma se efectuará de conformidad con lo establecido en la Resolución No 0243 de 2012 expedida por esta Superintendencia y las demás que la modifiquen, aclaren o deroguen y en el presente Manual.

En la guía para la ejecución contractual, dispuesta por Colombia Compra Eficiente en: https://www.colombiacompra.gov.co/node/22987, la sección “Ejecución del contrato” sirve para que los supervisores registren el avance del contrato. La sección es editable sólo con posterioridad a la aceptación y publicación del contrato. La Entidad Estatal puede registrar el avance de la ejecución del contrato por porcentaje o por recepción de artículos (los bienes y servicios contratados).

Por último, en el desarrollo del ejercicio de la supervisión del contrato, el Grupo de Contratos prestará en todo momento al supervisor asesoría jurídica para el cumplimiento de sus obligaciones.

4.2 FUNCIONES DE LA SUPERVISION

4.2.1 Aspectos administrativos

Las principales funciones de la supervisión de los aspectos administrativos son:

a) Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del contrato.b) Coordinar con el contratista la fecha de inicio del contrato, de lo cual, se levantará un acta,

excepto para los contratos de compra venta y seguros.c) Aprobar y solicitar los ajustes del cronograma de actividades, que presente el contratista.d) Realizar reuniones periódicas con el contratista, para evaluar el avance del contrato y de las

actividades planeadas, así como para conocer las dificultades que se llegaren a presentar.e) Expedir las certificaciones de cumplimiento de las obligaciones técnicas y administrativas del

contratista, para efectuar los pagos al contratista.f) Remitir al Grupo de Contrato todos los documentos originales que se generen durante la

ejecución del contrato y que conserve en virtud de la supervisión.g) Verificar que durante la ejecución del contrato el contratista cumpla con las normas sobre

seguridad y salud en el trabajo, higiene y seguridad industrial y los demás aspectos inherentes que han sido establecidos en la Ley.

h) Organizar la documentación que se genere durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados.

i) Presentar informes sobre el estado y avance de la ejecución contractual, de conformidad con la Resolución 0243 de 2012 y las demás que la modifiquen, la aclaren o deroguen.

j) Realizar las actividades establecidas en el SECOP II para la ejecución de contrato, entre las cuales se encuentra cargar los informes y demás documentos que se generen durante la ejecución.

k) Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista, durante la ejecución del contrato

https://www.colombiacompra.gov.co/node/22987



l) Evitar que sus acciones, omisiones o decisiones interfieran injustificadamente en la ejecución del contrato.

m) Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a la entidad.

n) Procurar que no se rompa el equilibrio financiero del contrato.o) Todas las demás que se requieran y que permitan la cabal ejecución del objeto contratado.

4.2.2 Aspectos Técnicos

Las funciones generales de la supervisión de los aspectos técnicos son:

a) Controlar, inspeccionar y verificar permanentemente la calidad de la obra o del servicio contratado, de acuerdo con las especificaciones técnicas exigidas en el contrato. El supervisor deberá verificar lo señalado en las normas técnicas, así como las especificaciones técnicas contenidas en los manuales operativos y demás documentos para los bienes o servicios contratados.

b) Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con los plazos establecidos en el contrato y en los pliegos de condiciones.

c) Velar porque el contratista cumpla en todo momento las normas, especificaciones, procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicas exigibles para los bienes o servicios contratados.

d) Certificar el cumplimiento del contrato.e) Atender y resolver toda consulta sobre la interpretación correcta de las especificaciones,

procedimientos, lineamientos técnicos, manuales operativos y demás normas técnicasf) Revisar informes que presente el contratista y emitir concepto cuando a ello haya lugar.g) Estudiar, evaluar y proponer estrategias que permitan responder de manera oportuna a fallas

que se evidencien en desarrollo de la supervisión: El supervisor deberá informar a quien lo designó o a sus

superiores jerárquicos, los problemas u obstáculos que se puedan presentar en desarrollo de sus funciones y que no puedan ser solucionados directamente por él mismo.

h) Informar oportunamente a las instancias correspondientes, los riesgos identificados en desarrollo de los contratos

i) Emitir concepto respecto a posibles incumplimientos de los contratistas y, cuando sea requerido, cuantificar el monto de posibles multas y perjuicios.

j) Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto: Los supervisores o interventores, pueden realizar a los contratistas aclaraciones y precisiones sobre el contenido de los contratos, sin afectar sus cláusulas.

k) Verificar que el contratista cumpla con lo la ficha técnica y con la oferta.l) Velar por que el contratista tenga en todo momento al servicio de la ejecución del contrato el

personal ofrecido, y que el mismo, cumpla las condiciones y los requisitos técnicos, profesionales y la experiencia pactados.

m) Autorizar, en caso necesario, el cambio del personal.n) Exigir el reemplazo de personal que no cumpla la experiencia, los requisitos técnicos o

profesionales pactados, o cuyo rendimiento o comportamiento generen inconvenientes en la ejecución del contrato. El personal de reemplazo debe cumplir iguales o mejores condiciones y



requisitos a los de la persona que se reemplace.o) Revisar y aprobar los trabajos realizados por el contratista.p) Velar que los ajustes de los trabajos sean de la mejor calidad y cumplan las indicaciones y

requisitos técnicos.q) Procurar que los trabajos, obras, ajustes y bienes contratados se realicen y entreguen en el

tiempo estipulado.r) Analizar y autorizar los cambios técnicos que por razones de modo, tiempo, lugar y necesidades,

deban realizarse durante la ejecución del contrato, siempre que tales cambios puedan realizarse sin necesidad de modificaciones o adiciones, e informar dichos cambios al coordinador de Contratos y al superior inmediato.

s) Realizar reuniones, visitas e inspecciones técnicas y elaborar las actas respectivas e informar de las mismas, al Coordinador del Grupo de Contratos y al Superior inmediato.

t) Recibir las obras y trabajos ejecutados y corroborar la entrega de los bienes, según el objeto contratado.

u) Corroborar que se expida el respectivo documento de ingreso de bienes al Grupo de Almacén e Inventaros, una vez realizado el ingreso a dicha dependencia o la entrega al funcionario establecido en el contrato.

v) Elaborar y suscribir las actas de entrega y recibo parcial o final de obra, de entrega y recibo parcial o final de bienes y servicios. Cuando se trate de entrega de bienes, el acta será suscrita por el supervisor, y por las demás personas.

w) Verificar y dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados o del servicio prestado.

x) Presentar informes sobre el grado de avance y ejecución del contrato, en función a la ejecución presupuestal y a la entrega de los productos o servicios objeto del mismo.

y) Todas las demás que conlleven a cumplir con las obligaciones pactadas en el contrato.

4.2.3 Aspectos Financieros y Contables

Las funciones generales de la supervisión de los aspectos financieros y contables, son entre otras las siguientes:

a) El supervisor deberá diseñar procedimientos específicos para adelantar controles permanentes sobre la ejecución de los recursos, verificando el grado de avance en la ejecución contractual, contra los pagos realizados al momento de la verificación, es decir, analizará si lo pagado hasta la fecha, corresponde a lo ejecutado, de conformidad con lo pactado en el contrato.

b) Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.

c) Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo. Así mismo, hacer seguimiento y presentar informe de los rendimientos financieros generados por el anticipo.

d) Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo con lo estipulado contractualmente, si aquél fue pactado.

e) Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato, cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y contractual correspondiente.

f) Hacer exigibles todos los requisitos establecidos en el contrato para efectos de pago.g) Realizar la revisión de precios unitarios y en general del cumplimiento de la forma de pago



pactada en el contrato.h) Verificar que las cantidades y valores facturados por el contratista, por concepto de bienes,

obras, o servicios correspondan a los pactados en el contrato.i) Mantener control detallado de los pagos realizados al contratista, a través de un listado o cuadro

de control.j) Revisar que todos los pagos estipulados en el contrato principal y sus adicionales, estén

debidamente respaldados por la cuenta de cobro o factura, constancias y certificación de cumplimiento.

k) Comprobar que, para cada pago el contratista allegue la prueba de estar al día en los aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, a saber: Salud, pensiones, riesgos laborales y parafiscales (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar "ICBF", Cajas de Compensación Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje "SENA").

l) Mantener información actualizada sobre el saldo del certificado de disponibilidad presupuestal.m) Informar al superior inmediato cualquier circunstancia que pueda alterar el equilibrio económico o

financiero del contrato, con el fin que éste revise y realice el trámite pertinente ante el Grupo de Contratos, según el caso.

4.3 FACULTADES DEL SUPERVISOR

Entre otras tendrá las siguientes funciones:

a) Impartir instrucciones, de obligatorio cumplimiento, para el contratista.b) Exigir el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato.c) Autorizar al contratista la realización de modificaciones, cuando las mismas no alteran las

obligaciones, las especificaciones técnicas, el plazo, el valor o el objeto contratado.d) Realizar visitas o revisiones técnicas no programadas, para verificar la ejecución del contrato y el

cumplimiento de los requisitos técnicos y de calidad del objeto contratado.e) Promover la buena gestión en la ejecución del contrato.f) Informar al Grupo de Contratos y al superior inmediato, cualquier incumplimiento y los

inconvenientes con el contratista que puedan afectar la correcta ejecución del contrato.g) Suscribir las actas a que haya lugarh) Informar al superior inmediato y al Grupo de contratos sobre los posibles incumplimientos por

parte del contratista.i) informar cuando se encuentre incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad o conflicto de

intereses a su superior inmediato

4.4 PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR

Están entre otras las siguientes:

a) Recibir dádivas, favores o cualquier otro beneficio del contratista o de terceros, que afecten el principio de la buena fe.

b) Retardar la gestión de solicitudes y documentos del contrato.c) Obstruir la buena marcha de las labores tendientes al cumplimiento del objeto contratado.d) Realizar cualquier modificación del contrato que requiera la celebración de una, adición o

prorroga.e) Autorizar la realización de obras, la prestación de servicios o la entrega de bienes no

contemplados en el contrato. En todo caso el supervisor NO podrá autorizar ningún tipo de



servicios o bienes de carácter suntuario.f) Tramitar indebidamente cualquier solicitud de prórroga o adición.g) Ejercer la función de supervisor estando inhabilitado, o impedido o estando incurso en un

conflicto de interés.h) Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.i) Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones o hacer requerimientos al contratista

de obligaciones que no hacen parte del contrato.j) Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer

obligaciones a cargo de la Superintendencia, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.

k) Divulgar información sometida a reserva que conozca con ocasión de la función de supervisor.

Nota. Lo anterior se aplicará a los supervisores externos (contratistas), así como a los interventores teniendo en consideración la función que desarrollan y el tipo de contrato sobre el cual ejercen la actividad.

4.5 RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES

El régimen de responsabilidad de los supervisores e interventores será el contenido principalmente en la ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único), ley 610 de 2000, ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción) y Ley678 de 2001.

Los funcionarios que ejercen la supervisión de los contratos son sujetos disciplinables., así como los particulares que efectúen supervisión e interventoría también (Artículos 25 y 53 Ley 734 de 2002 – Código Disciplinario Único). A su vez, el artículo 44 Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción - señala que “ejerce función pública aquel particular que, por disposición legal, acto administrativo, convenio o contrato, realice funciones administrativas o actividades propias de los órganos del Estado, que permiten el cumplimiento de los cometidos estatales (…)”. De esta manera, los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal, fiscal y/o disciplinario tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato así como las derivadas del contrato de interventoría como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la entidad derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan la función de interventoría.

4.6 CLASES DE RESPONSABILIDAD

4.6.1 Responsabilidad Disciplinaria

Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único Ley 734 de 2002, que conlleve: i) incumplimiento de deberes; ii) extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones;iii) prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad.



El artículo 53 del citado Código, al referirse a los sujetos disciplinables, expresa lo siguiente: “El presente régimen se aplica a los particulares que cumplan labores de interventoría o supervisión en los contratos estatales; también a quienes ejerzan funciones públicas, de manera permanente o transitoria, en lo que tienen que ver con estas, y a quienes administren recursos públicos u oficiales.”

Los artículos relacionados con faltas contra el régimen de la contratación estatal, en la Ley 734 de 2002, son los siguientes:

“Artículo 48. Faltas gravísima. Son faltas gravísimas las siguientes:(…)“29. Celebrar contrato de prestación de servicios cuyo objeto sea el cumplimiento de funciones públicas o administrativas que requieran dedicación de tiempo completo e impliquen subordinación y ausencia de autonomía respecto del contratista, salvo las excepciones legales.30.Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.31.Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley.32.Declarar la caducidad de un contrato estatal o darlo por terminado sin que se presenten las causales previstas en la ley para ello.

33. Aplicar la urgencia manifiesta para la celebración de los contratos sin existir las causales previstas en la ley.34.No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que 6 Artículo 23 de la Ley 734 de 2002 puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.”

4.6.2 Responsabilidad Civil

Los supervisores e interventores, sean Servidores públicos o contratistas, responderán pecuniariamente como consecuencia de sus acciones u omisiones (negligencia o ejecución indebida de sus labores o actividades de supervisión o interventoría). Sobre los supervisores e interventores recae la obligación de reparar el daño patrimonial que le ha causado a la Superintendencia para lo cual la entidad ejercerá la acción de repetición de conformidad con la Ley 678 de 2001.

4.6.3 Responsabilidad Penal

Los supervisores e interventores, sean Servidores públicos o contratistas, serán responsables penalmente cuando por sus acciones u omisiones en las labores de supervisión o interventoría, se establezca la ocurrencia de alguno de los siguientes tipos penales, consagrados en Ley 599 de 2000 (Código Penal Colombiano).Artículo 399. - Peculado por aplicación oficial diferente;Artículo 408 - Violación del régimen legal o constitucional de inhabilidades e Incompatibilidades. Artículo 409 - Interés indebido en la celebración de contratosArtículo 410 - Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.



4.6.4 Responsabilidad Fiscal

Los interventores o supervisores, sean éstos servidores públicos o contratistas, serán responsables fiscalmente (sanción pecuniaria-multas) cuando por sus acciones u omisiones en labores o actividades de supervisión o interventoría, se produzca detrimento del patrimonio público.

En tal sentido, se entiende como proceso de responsabilidad fiscal de conformidad con lo establecido en el artículo 1 de la ley 610 de 2000, “el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.”

A su vez, la Ley 610 de 2000 señala que se entiende por Gestión Fiscal. "(…) el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales"

5 CONFLICTO DE INTERESES IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES

Respecto al concepto de conflicto de intereses, el Artículo 40 de la Ley 734 de 2002: establece que “Todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o alguno de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido".

Así las cosas, cuando un supervisor y/o interventor considere que se encuentra incurso en un posible conflicto de interés el procedimiento que se deberá adelantar será el establecido en el artículo 12 de la ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo relacionado con el trámite de impedimentos y recusaciones.

Será obligación del supervisor y/o interventor informar al superior inmediato que se encuentra incurso en un posible conflicto de intereses so pena de las sanciones de Ley.

6 CESION DEL CONTRATO

Por regla general los contratos celebrados por la Superintendencia Financiera no podrán ser cedidos por el contratista, toda vez que la escogencia del mismo fue resultado de un proceso público. Sin embargo, cuando el contratista le sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad que le impida continuar con la ejecución del contrato o se presenten circunstancias externas, éste



podrá proponer a la entidad la cesión del contrato a un tercero.

Una vez recibida la solicitud de cesión por parte del contratista, el interventor o supervisor según sea el caso, entregará la solicitud con la documentación correspondiente al jefe del área usuaria para su respectivo análisis.

Para el efecto, el contratista deberá allegar toda la información del cesionario donde se evidencie que cumple con todos los requisitos establecidos en el pliego de condiciones. Una vez recibida la documentación por parte del interventor y/o supervisor la remitirá al área usuaria con el fin de que verifique que el posible cesionario tiene las calidades y capacidades técnicas que se requieren para la ejecución contractual. En el evento que no cumpla con los requisitos mínimos técnicos se elaborará un informe donde se evidencia la no aceptación de la cesión con el fin de que el Grupo de Contratos proceda a dar respuesta al contratista y archivará la solicitud.

Si el cesionario cumple con los requisitos técnicos establecidos en el pliego de condiciones y en el contrato, el jefe de área usuaria así lo informará mediante documento escrito al jefe del Grupo de Contratos y de Presupuesto para lo de su competencia (verificación jurídica y económica) quienes dejaran constancia del cumplimiento de los requisitos habilitantes por parte del cesionario.

Una vez efectuado el análisis técnico, jurídico y financiero, y llegando a la conclusión que el cesionario cumple con iguales o mejores condiciones que las acreditadas por el contratista actual, se procederá a informar al contratista que la cesión es viable y se suscribirá el respectivo contrato de cesión por las partes que intervienen.

El cesionario deberá presentar dentro del plazo establecido por la Superintendencia las garantías exigidas donde aparezca como tomador. Dichas garantías serán aprobadas por el Coordinador del Grupo de Contratos.

Finalmente, cuando un contratista solicite autorización parcial de derechos económicos derivados del contrato deberá acompañar como requisito para el estudio por parte de la Superintendencia la autorización expresa de la compañía que expidió la garantía que cubre los riesgos de incumplimiento exigidos en el contrato respectivo.

En el evento que el contratista cedente no anexe con la solicitud de cesión el documento antes señalado la Superintendencia - Grupo de Contratos procederá a requerirlo por una única vez. Si a pesar del requerimiento el contratista no la allega la Entidad se abstendrá de iniciar el trámite y archivará la solicitud.

7 MODIFICACION DEL CONTRATO

Durante la ejecución del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan los aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos casos, el supervisor o interventor deberá solicitar oportunamente y justificar la adición, prórroga, aclaración o modificación. Así como también deberá considerar lo dispuesto en: La Guía para hacer la gestión contractual en el SECOP II, el manual para la operación secundaria de los



instrumentos de agregación de demanda, los términos y condiciones de uso de la tienda virtual del estado colombiano según aplique.

En caso de ser necesario, prorrogar el término del contrato, modificar o adicionar el valor, se deberá solicitar por lo menos con quince (15) días de anticipación dichos trámite a la Coordinación del Grupo de Contratos la elaboración de la prórroga o adición correspondiente.

8 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las entidades estatales que de modo general se reconoce a las personas naturales y jurídicas, y obedecen a la falta de aptitud o a la carencia de una cualidad, calidad o requisito del sujeto, que lo incapacita para poder ser parte en una relación contractual con dichas entidades, por razones vinculadas con los altos intereses públicos envueltos en las operaciones contractuales que exigen que éstas se realicen con arreglo a criterios de imparcialidad, eficacia, eficiencia, moralidad y transparencia.

Las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en la Ley, no podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Superintendencia Financiera.En desarrollo de los procesos de contratación, los funcionarios públicos y contratistas, deberán abstenerse de realizar las conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la Ley y en especial las consagradas en el Código Disciplinario Único y las demás normas que lo reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.

9 VARIOS

89

9.1 BUENAS PRÁCTICAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN

10

11

1. Trabajo interdisciplinario entre las áreas que intervienen en el proceso contractual.

2. Actualización de los conocimientos sobre la gestión contractual y las herramientas del sistema de compra pública, asistiendo a las capacitaciones convocadas por la Entidad y a las programadas por Colombia Compra Eficiente, así como consultando los manuales y guías publicados por Colombia Compra Eficiente.

3. Definir condiciones de participación claras y precisas, para lo cual es importante cerciorarse que no exista ambigüedad en la información de estudios de mercado-sector, estudios previos y pliegos de condiciones, que permitan una interpretación errónea por parte de los interesados o



proponentes.

4. Sistematización del proceso contractual.

5. Establecer cronogramas con plazos suficientes para que los interesados tengan tiempo suficiente para preparar y presentar la oferta.

6. Elaborar los pliegos de condiciones con la estructura de los modelos tipo que se encuentran publicados en la Unidad de Almacenamiento en Red: Y:\INTERNET\financiera.gov.co\htdocs\Contrataciones.

9.2 INFORMES PERIODICOS EN MATERIA CONTRACTUAL

Respecto de la actividad contractual de la Superintendencia, se elaborarán informes externos e internos:

9.2.1 Informes externos.

a) Remitir mensualmente por medios electrónicos a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, la información concerniente a los contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme.

b) El Grupo de Contratos elaborará la información relacionada con contratos para la rendición de la cuenta de la Entidad a la Contraloría General de la República con la periodicidad que ésta señale.

c) Registrar en el aplicativo SIGEP del Departamento Administrativo de la Función Pública los contratos suscritos entre la Entidad y personas naturales cuya naturaleza sea la prestación de servicios profesionales.

9.2.2 Informes internos.

a) Publicar en la cartelera dispuesta para este fin en la Entidad la relación de contratos celebrados en el mes anterior dentro de los primeros quince (15) días hábiles de cada mes, esta actividad será realizada por el Coordinador del Grupo de Contratos.

b) El Coordinador del Grupo de Contratos publicará en la página web de la Entidad, dentro de los primeros quince (15) días hábiles de cada mes, la relación de contratos inferiores al diez por ciento (10%) de la menor cuantía celebrados en el mes anterior.

c) El Coordinador del Grupo de Contratos publicará la relación de los contratos en cuantía superior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, en la página Web de la Entidad, con un link al proceso en el SECOP II.

89

9.3 COMUNICACIÓN CON OFERENTES Y CONTRATISTAS

Las comunicaciones enviadas a la Entidad en desarrollo de un proceso contractual se recibirán a través de la cuenta de correo electrónico creado para el proceso o físicamente en el Grupo de Correspondencia de la Superintendencia, y se responderán mediante comunicación publicada en el SECOP II o enviadas directamente al solicitante, si es del caso.



Respecto de las comunicaciones entre Contratistas y la Entidad, se canalizaran a través de los supervisores o interventores, si a ello hubiere lugar, a quienes se les encomienda el seguimiento de la correcta ejecución del contrato. Así las cosas, el supervisor y/o interventor atenderán las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista.

9.4 ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN

La administración de los documentos del proceso, incluyendo su elaboración, expedición, publicación, archivo y demás actividades de gestión documental, se realizarán de conformidad con los lineamientos y políticas establecidos en el proceso de gestión contractual y el de gestión documental, contemplados en el sistema de gestión integrado de la Entidad (SGI).

El Grupo de Contratos será responsable de que toda la documentación se encuentre en la carpeta de cada proceso contractual, para tal efecto utilizará las listas de chequeo según la modalidad de contratación.

9.5 VIGENCIA

El presente manual empezará a regir a partir de su publicación.

HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Cambios

23/09/2009 1.0 Inclusión numeral 10, procedimiento para la enajenación de bienes cuyo precio mínimo de venta sea inferior al 10% de la menor cuantía.

24/11/2009 2.0Modificación de la información del numeral 1.6.1.3.1 Funcionarios facultados para adelantar los procesos, relacionándola con la tabla A-TB-GCT-002 Relación de cuantías por ordenación del gasto.

30/12/2009 3.0

Actualización del procedimiento de la contratación directa Inclusión de las previsiones del decreto 3806 de 2009.Inclusión de las previsiones del decreto 3576 de 2009. Eliminación numeral 11, anexos.

16/06/2010 4.0

Eliminación actividad generación cronograma de la contratación.3.1.4.3Inclusión actividad Comité de revisión de pliego de condiciones. Inclusión como área usuaria primaria al Grupo de Comunicaciones. Inclusión de descripción en numeral 2.2.2 Formato de estudios previos, subnumerales 7,9 y 13.Modificación descripción numeral 2.2.7 proyecto de pliego de condiciones y anexo técnico, modificando decreto 4881 de 2008(derogado), por 1464 de 2010.Modificación del tiempo de traslado de evaluación a proponentes en la modalidad de contratación de selección



abreviada de menor cuantía de 2 a 3 días.Modificación del plazo de la garantía de cumplimiento de 2 a 6 meses

04/11/2010 5.0

Inclusión como área usuaria primaria a la Subdirección de Representación Judicial y Funciones Jurisdiccionales.Ajuste en la descripción de la actividad de supervisión, del formato de estudios previos, numeral 2.2.2Ajuste a la descripción del inicio de ejecución en las diferentes modalidades de contratación.Ajuste a la descripción de la publicación de avisos, numeral 3.1 proceso licitatorio.Ajuste a la descripción de la apertura de la licitación, numeral 3.1 proceso licitatorio.Ajuste a la descripción de la publicación de los pliegos de condiciones definitivos en el SECOP II, numeral 3.1 proceso licitatorio. Inclusión de la actividad apertura plazo de la licitación, numeral 3.1 proceso licitatorio.Ajuste a la descripción de audiencia pública de aclaración de pliegos, numeral 3.1 proceso licitatorio.Ajuste a la descripción de las garantías descritas en el numeral 4 contenido de los contratos.

22/11/2010 6.0

Ajuste en la descripción de la actividad de observaciones, en las diferentes modalidades de contratación.Ajuste en la descripción de la actividad de aprobación de garantía, en las diferentes modalidades de contratación.Ajuste a la descripción de la actividad inicio de ejecución en las diferentes modalidades de contratación.

22/11/2010 7.0

Ajuste a la descripción de la actividad de elaboración del contrato en las diferentes modalidades de contratación.Ajuste a la descripción de la actividad de 3.5.3.6 contratos de prestación de servicios.Ajuste a la descripción de la actividad procedimiento numeral 3.7.2.3 y 3.7.4.3Ajuste a la descripción de la actividad órdenes de compra numeral 3.8.1Ajuste a la descripción de la actividad contratos objeto de liquidación numeral 8.2Ajuste a la descripción de la actividad contratos informes internos numeral 9.2

24/01/2011 8.0 Ajuste descripción actividad calidad de los servicios, numeral 4,clausulado, garantía única

Ajuste a la descripción de la actividad 1.6.2.2 revisión del pliego de condiciones por parte del Comité.



31/03/2011 9.0Ajuste a la descripción de la actividad 2.2.2 formato de estudios previos numeral 11 factores de selección y numeral 12 riesgos previsiblesmodificación de la actividad 2.2.7 proyecto de pliego de condiciones y anexo técnicoAjuste descripción actividad cumplimiento y estabilidad de la obra, numeral 4, clausulado, garantía única

24/10/2011 10.0

Eliminación modalidad de contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía.Eliminación modalidad de contratación de bienes y servicios cuyo valor no supera el 10% de la menor cuantía, teniendo en cuenta factores de ponderación como calidad y precio.Ajuste procedimiento para la aplicación de multas. Ajuste actividad inicio de ejecución.Ajuste en la descripción de documentación requerida para la solicitud de contratación de un bien y/o servicio al Grupo de ContratosInclusión modalidad de contratación de mínima cuantía.Inclusión descripción proforma estudios previos contratación mínima cuantía.

14/09/2012 11.0 Ajuste actividades de conformidad con la normatividad expedida

31/01/2013 12.0Ajuste descripción proforma documentación requerida para la conformación del proyecto de pliego de condiciones.Ajuste descripción proforma de costeo del proceso de contratación.

07/06/2013 13.0Inclusión de áreas usuarias primarias.Inclusión numeral 1.6.2.3 Revisión de pliegos de condiciones por tercero

22/07/2014 14.0Ajuste actividades de conformidad con los lineamientos generales para la expedición de manuales de contratación, expedida por Colombia Compra Eficiente.



18/10/2016 15.0Ajustes generales, de acuerdo a la acción de mejora propuesta por el líder del proceso de gestión contractual.

31/05/2017 16.0 Se ajustan nombres de dependencias y cargos, de acuerdo con la nueva estructura orgánica de la entidad.

02/07/2018 17.0 Ajustes generales, con ocasión de la entrada en vigencia de la plataforma SECOP II y la acción de mejora # 370

18/11/2019 18.0 Ajustes generales, en cuanto a Marco Legal, glosario, mapa de procesos y estructura orgánica, áreas y cargos, etapas del proceso de gestión contractual y supervisión.

· web viewen este sentido, el artículo 23 de la ley 80 de 1993 establece que las actuaciones de...

Documents