INFORME PORMENORIZADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011Noviembre 2018 – febrero 2019

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, y del Decreto 1499 de 2017, (Título 23. Articulación del Sistema de Gestión con los Sistemas de Control interno) el Asesor con Funciones de Control Interno de la Comisión de Regulación de Energía y Gas (en adelante CREG), presenta a continuación informe pormenorizado del sistema de Control Interno de la Comisión, correspondiente al periodo comprendido entre noviembre de 2018 y febrero de 2019, conforme los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP, que indica: “el informe de las Oficinas de Control Interno deberá migrar hacia la estructura del MECI en sus 5 componentes: Ambiente de Control, Evaluación del Riesgo, Actividades de Control, Información y Comunicación, y Actividades de Monitoreo. Así mismo, se enmarca en los postulados del MIPG y sus siete (7) dimensiones, de las cuales hace parte el control interno, las políticas definidas para cada dimensión, y las cuatro (4) líneas de defensa de que trata este Modelo.

Séptima Dimensión – Control Interno

Fuente: Manual Operativo MIPG – versión publicada en Página web Función Pública 29-01-2018

1. AMBIENTE DE CONTROL

1.1 Asegurar un Ambiente de Control

El liderazgo, compromiso y los lineamientos de la Alta Dirección y del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, para asegurar un ambiente de control que le permita a la entidad disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno se evidenciaron en los siguientes aspectos:

Código de Integridad de la CREG, estableciendo principios y valores éticos. El documento se encuentra publicado en la página web de la comisión en el link http://www.creg.gov.co/phocadownload/gestion_humana/2017/mar152018%20codigointegridad.pdf

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Dentro del Plan de Acción de la Vigencia 2019 se estableció “Involucrar los valores definidos en el Código de Integridad a las diferentes actividades de bienestar con los funcionarios, así como a las demás actividades de otros procesos que se puedan relacionar con el código y en la rendición de cuentas de la CREG”. Se efectuará el respectivo seguimiento en la vigencia 2019 por parte de Control Interno

El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se actualizó mediante Resolución 238 del 21 de diciembre de 2017 de acuerdo a los señalamientos del Decreto 1083/15 y 648 de 2017. Así mismo, Mediante Resolución 29 del 21 de diciembre de 2017, se adoptó el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del Auditor. http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/seguimientos/category/365-comite-de-coordinacion-de-control-interno . En reunión del 24 de enero de 2019, se evaluó la ejecución del PAAI 2018, alcanzando una ejecución del 93%, y se aprobó el Plan de Auditorías Internas PAAI 2019.

Respecto al Plan Estratégico actualizado, en el periodo de nov/18 a feb/19 se realizaron reuniones con el equipo de ajuste a la propuesta del Plan Estratégico producto de las observaciones planteadas a las presentaciones realizadas en Comités de Expertos, las cuales han sido aprobadas en cuanto a la definición de la misión, visión, valores corporativos, el entorno, los objetivos estratégicos, principios, perspectiva financiera, proyectos. A la fecha se encuentra pendiente de presentar y aprobar los indicadores y metas.

Referente al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano 2019, se realizó reuniones con los líderes de proceso involucrados en el desarrollo del plan, se ajustaron las actividades y se elaboró el mapa de riesgos de corrupción, se presentó en la primera reunión del Comité de gestión y desempeño, fue publicada la propuesta para comentarios a los públicos de interés, de los cuales se recibieron tres (3) comentarios, de estos dos fueron aceptados y uno se realizó traslado al área misional, fue publicado el 31 de enero de 2019 en el link http://www.creg.gov.co/phocadownload/politica_anticorrupcion/pdf/Plan_Anticorrupcion_y_Atencion_al_Ciudadano_2019.pdf

La política de Administración de Riesgos, data de la vigencia 2014, y aún se encuentra en proceso de actualización, de modo tal que incorpore el tratamiento de todos los riesgos de la Comisión, de conformidad con la nueva guía de administración del riesgo del DAFP. Se efectuó presentación al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, y se encuentra en proceso de ajuste, de acuerdo a las observaciones dadas por dicho Comité.

Mediante Resolución No. 123 del 03 de julio de 2018, se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG y se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la CREG. Hubo reuniones de dicho Comité en el 22/11/2018 y el 29/01/2019.

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1.2 Fortalecer el Ambiente de Control a Partir del Desarrollo de las Otras Dimensiones de MIPG

1.2.1 Direccionamiento Estratégico

Desde el rol estratégico la Alta Dirección imparte lineamientos que permite llevar a cabo la gestión de la entidad, atendiendo los temas misionales relacionados en la agenda regulatoria, los planes y programas de cada uno de los procesos de apoyo, los cuales son medidos a través de los planes operativos.

Para el periodo nov/18 a feb/19, se realizaron reuniones con los líderes de procesos para la definición de las actividades y tiempos de ejecución de las actividades para la elaboración del plan de acción 2019, de acuerdo con las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y gestión, las cuales consistieron en: Autodiagnóstico por procesos, definición de actividades, diligenciamiento del formato elaborado para tal fin. Se recopiló la información y se diligenció el formato completo, el cual fue publicado para comentarios de los públicos de interés, se presentó en la primera reunión del 2019 en el comité de gestión y desempeño el cual fue aprobado y su versión final fue publicado el 31 de enero de 2019. Se encuentra publicado en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/planes-y-programas/category/162-planes-de-accion

De acuerdo con lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 124 de enero del 2016, que actualiza la metodología para la elaboración del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, y contempla la estrategia de lucha contra la corrupción a ser implementada por las entidades del orden nacional, departamental y municipal, la CREG elaboró su plan, atendiendo los seis componentes establecidos, el cual se encuentra publicado en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/planes-y-programas/category/161-planes-anticorrupcion

Se cuenta con los indicadores por procesos, los cuales son objeto de seguimiento de acuerdo a su periodicidad. Se encuentran publicados en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/gestion-calidad/category/1206-indicadores-2018

La Comisión elabora su presupuesto, el cual presenta a la Dirección General del Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público para su trámite y aprobación. Sus recursos son manejados con sujeción a las Leyes 142 y 143 de 1994 y a las normas contenidas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público N° 1068 de 2015.

Para el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia 2019, se realizaron reuniones con los líderes de proyectos de inversión y se elaboró el plan anual de adquisiciones de inversión para la vigencia 2019, y se realizó la armonización del clasificador de cuentas desagregadas por rubro de gasto para cada proyecto de inversión 2019. Se encuentra publicado en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/transparencia-y-acceso-a-la-informacion/category/52

1.2.2 Gestión con Valores para Resultados

La entidad trabaja bajo la estructura de procesos y procedimientos definidos en el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de mantener la mejora continua en el sistema y así satisfacer a los usuarios en sus requerimientos. Durante el mes de noviembre de 2018 hasta el mes de febrero de 2019 se ha trabajo en la actualización de los procedimientos, indicadores, formatos y demás documentos del SGC de acuerdo con las necesidades de los procesos permitiendo el mejoramiento de los mismo. De igual manera se

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realiza la revisión por la dirección donde se identifican aspectos para mejorar por parte de los líderes de proceso.Se vienen planteando acciones de mejora al sistema que permita una mejor gestión y cumplimiento a las necesidades de nuestros clientes y partes interesadas. Finalmente, para verificar la conformidad del sistema se realiza la auditoria externa por parte de ICONTEC para el seguimiento de la revocación de la certificación más actualización de la norma ISO 9001:2015, la cual deja como resultado que el sistema se encuentra conforme a lo planificado y no presenta no conformidades.

Referente al Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, se realizaron las siguientes actividades:

Publicación de la actualización del Índice de información pública y reservada Carga en el portal de datos abiertos del conjunto de datos de Activos de información Registro ante la SIC de las Bases de datos con datos Personales Celebración del día de la Seguridad de la Información Inducción al personal nuevo en el SGSI Re-Inducción en el SGSI al personal promovido a nuevo cargo Generación del Plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la

información Generación del Plan de seguridad y privacidad de la información

De acuerdo al SUIT, la CREG tiene inscrito dos trámites “Aprobación de Tarifas para Empresas de Servicios Públicos de Energía y Gas”, y “Pago contribución especial de regulación de energía y gas”, los cuales se pueden consultar en el portal NO + Filas y en la página web de la Comisión http://www.creg.gov.co/index.php?option=com_content&view=article&id=1371

Defensa Jurídica – EKOGUI. De acuerdo a la última certificación emitida por Control Interno, con corte al 31 de diciembre de 2018, se comprobó que se está cumpliendo al 100% con los procesos judiciales activos que tiene a cargo la entidad están radicados en el sistema.

Respecto a la Ejecución Presupuestal, al corte del mes de diciembre de 2018 se obtuvo:

Conce pto Ap ro pia do V ige nteEje cuta do

(Com prom isos) % e je cución S a ldo por Eje cuta rG as tos P ersonal 15.714.035.000,00 15.477.475.103,00 98,5% 236.559.897,00G as tos G enerales 2.666.976.000,00 2.550.450.676,92 95,6% 116.525.323,08Trans ferenc ias 3.508.444.000,00 3.508.443.181,00 100,0% 819,00Invers ión 6.629.000.000,00 6.192.231.328,00 93,4% 436.768.672,00TO TAL G AS TO S 28.518.455.000,00 27.728.600.288,92 97,2% 789.854.711,08

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Gas to s Pe r s o n alS e conto en el 2018 con una apropiac ióninic ia l de $15,603,035,000 y unosm oviem ientos c réditos de $1,423,820,000 ycontrac réditos por $1,312,820,000,quedando una apropiac ión vigente de$15,714,035,000.E l m ovim iento presupues tal ac um ulado adic iem bre/18 indica que s e expidieron CDP S y com prom isos por $15,477,475,103alc anz ando el 98,5% de lo apropiado,quedando un saldo s in ejec utar de$236,559,897.S e regis traron ob liga cione s por $15,453,388,192 que repres entaron el99,8% de los com prom is os adquiridos ,quedando unas res ervas de $24,086,911S e efec tuaron pa gos por $15,010,579,515que repres entaron el 97,1% de lasobligac iones , quedando unas cuentas porpagar de $442,808,677

Gas to s Ge n e r ale sLa apropiac ión inic ial de $2,669,914,000 pres entóm ovim ientos c réditos de $180,123,498 yc ontrac réditos por $183,061,498, quedando unaapropiac ión vigente de $2,666,976,000 .A l c orte de dic iem bre/18 s e ex pidieron CDP S $2,557,005,032,92 alcanz ando el 95,9% (95,6%tom ando com prom is os ) de lo apropiado, quedandoun saldo s in ejec utar de $109,970,967,08($116,525,323,08 tom ando saldo com prom is os s inliberar en CDP S )S e regis traron com prom isos por $2,550,450,676,92que repres entaron el 99,7% de los cdps ex pedidos ,quedando un saldo por com prom eter de $6,554,356(Corres ponden a liberac ión de caja m enor que noperm it ió reduc c ión de cdps )S e presentaron obliga cione s por $2,445,963,769,41alcanz ando el 95,9% de los c om prom is osadquiridos , quedando unas res ervas pres upues talesde $104,486,907,51.Hubo pagos por $2,264,292,637,68 que alcanz aronel 92,6% de las obligac iones , quedando unasc uentas por pagar de $181,671,131,73.

In ve r s ió nP ara los proy ec tos de invers ión s e contó c on$7,449,000,000 de apropiac ión inic ial y seregis traron m ovim ientos c rédito por$190,000,000 y contrac rédito de$1,010,000,000, quedando una dis ponibilidadvigente de $6,629,000,000. S e expidieron CDP S y com prom isos por$6,192,231,328 que repres entaron el 93,4%de la apropiac ión, quedando un saldo s inejecutar de $436,768,672.S e regis traron obliga cione s por$5,945,568,748 que repres entaron el 96% delos c om prom is os quedando unas res ervaspres upues tales de $246,662,580.S e efec tuaron pa gos por $3,996,072,662,22que repres entaron el 67,2% de lasobligac iones , quedando unas c uentas porpagar de $1,949,496,085,78E l detallado por c ada uno de los proy ec tos deinvers ión se puede vis ualiz ar en el s iguientecuadro:

T r an s fe r e n ciasDe los $3,505,506,000 deapropiac ión inic ial de 2018, hubom ovim ientos c rédito por$1,712,124,000 y c ontrac réditos de$1,709,186,000, quedando unaapropiac ión vigente de$3,508,444,000. S e expidieron CDP S , com prom isos y ob liga cione s por $3,508,443,181que repres entaron el 100% de loapropiado, quedando un s aldo s inejec utar de $819. Los pa gos asc endieron a$1,799,257,181 alc anzando el51,3% de lo obligado, quedandounas cuentas por pagar de$1,709,186,000

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ACTIVIDADES GESTIÓN HUMANA

Cultura Organizacional

Durante este periodo se desarrolló la medición de clima laboral a través de una encuesta con los funcionarios y la socialización de los resultados en la reunión con el director en el mes de diciembre/18. Contando con una participación del 65% de la población encuestada.

Plan de Bienestar - Salario Emocional

En el mes de diciembre/18 se realizaron actividades de integración como: actividad navideña con los hijos de los funcionarios contando con la participación de 37 niños, actividad de cierre de gestión, desayuno de navidad, actividad de voluntariado.

En el mes de noviembre/18 se realizó la campaña de voluntariado “A llenar la caja con amor” buscando desarrollar la camaradería y actividades que nutren el alma.

Se concluye que, de las 44 actividades realizadas como parte del Plan, cada funcionario participo en al menos 1.5 actividades, y que el 99% de los funcionarios pudieron disfrutar de alguna actividad. De acuerdo a la encuesta de satisfacción aplicada a los funcionarios, se obtuvo un 94% de satisfacción en las actividades realizadas en el año 2018. El 97,1% consideraron que las actividades de bienestar realizadas generaron un ambiente de esparcimiento y contribuyeron en la construcción de un ambiente positivo.

Durante el mes de enero y febrero de 2019, se identificaron las necesidades de bienestar, se formuló el programa de bienestar y se aprobaron políticas como:

Flexibilización del horario de trabajo mediante Resolución N° 026 de 2019

Nuevo Reglamento del plan de acondicionamiento físico.

Tiempos compensatorios para semana santa.

Desde el mes de enero de 2019, se realiza un reconocimiento a los funcionarios en el día de su cumpleaños, a través de un mensaje al correo y un obsequio para dar continuidad a la política de salario emocional.

Se realizó la feria de servicios en el mes de febrero, con el fin de acercar los servicios que prestan las instituciones de seguridad social, salud, entre otras a los funcionarios.

Seguridad y salud en el trabajo.

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En el mes de noviembre/18 se realizó la auditoría al sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, bajo los parámetros de la resolución 1111 de 2017, con una calificación de 70,75% que está ubicada en el rango de moderadamente aceptable´, generando un plan de acción.

De acuerdo a la información proveniente de los diagnósticos de 2018, se realizó la formulación del plan de trabajo para el año 2019.

Se inició la etapa de fundamentación del plan de estratégico de seguridad vial para dar cumplimiento a este requisito legal.

En el mes de enero/19 se llevó a cabo la inspección diagnostica de las sillas de los puestos de trabajo de la CREG, con el fin de generar acciones de mitigación al riesgo biomecánico de acuerdo a los resultados del informe entregado por la ARL.

Se realizó en el mes de noviembre/18 la actualización plan de emergencias.

Inspección diagnostica de riesgo químico, realizada en febrero/19 para la identificación de actividades contempladas en el sistema globalmente armonizado decreto 1496 de 2018.

Se realizó la capacitación de elementos de protección personal.

En cumplimiento del plan de acción derivado de la auditoria, se realizó en el mes de febrero/19 la evaluación de estándares mínimos para el año 2019 por parte de Correcol, con un resultado del 81,75% evidenciando una mejora.

Aprendizaje organizacional

Entre el mes de noviembre y diciembre de 2018 se realizó la capacitación de gestión de riesgos con líderes de proceso y otros funcionarios, con el objetivo de introducir a los líderes de proceso en la gestión de riesgos en el lenguaje, principios y lineamientos unificados basados en la adecuada administración y gestión de los riesgos y los controles, con enfoque preventivo y de acuerdo a los nuevos lineamientos establecidos en la Guía metodológica de riesgos expedida por el DAFP.

Gestión Planta de personal:

Entre el mes de noviembre y diciembre de 2018 se gestionaron ingresos y retiros de la planta de personal así: nombramiento del Dr. Jorge Valencia (Experto Comisionado), egresos de: Sara Vélez, Medardo Rodríguez y Mauricio Olaya, y se desarrolló el proceso relacionado con el ingreso del Dr. Diego Armando Chitiva (Subdirector Administrativo y Financiero).

Se adelantó proceso de selección para proveer vacantes de la planta desarrollando actividades como: i) recepción de hojas de vida, ii) análisis de candidatos, iii) verificación de requisitos, iv) entrevistas.

Se realizaron las acciones pertinentes a las actividades acordadas con la Comisión Nacional del Servicio Civil, en miras a la ejecución del concurso de méritos para proveer mediante concurso las 25 vacantes definitivas de la entidad.

Se realizó acompañamiento a evaluados y evaluadores para la evaluación del desempeño laboral correspondiente al periodo 1 agosto 2018 a enero 31 2019, y la fijación de compromisos de 2019.

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Incentivos

En el mes de diciembre/18 se realizó la selección de los mejores servidores por desempeño individual 2018, de acuerdo a los criterios de desempate definidos por el Comité de Gestión de Desempeño Institucional, resultando premiados una servidora de carrera administrativa en el nivel asistencial y una servidora de libre nombramiento y remoción.

1.3 Asignar las Responsabilidades en relación con las líneas de defensa del MECI

Se tenía programada capacitación para el día 14 de noviembre de 2018, en el tema de líneas de defensa, con el acompañamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública. Dicha capacitación fue aplazada por parte del DAFP. En la resolución 123/18 mediante la cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG y se conforma el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, se designaron los responsables de las siete (7) Dimensiones Operativas que se desarrollan mediante las diferentes políticas de gestión y desempeño. A dicha Resolución hay que efectuar actualización incluyendo las novedades de la nueva versión del manual operativo de MIPG, según lo reportado por el DAFP. Se hace necesario asignar las responsabilidades en relación con las líneas de defensa del MECI, para garantizar un adecuado ambiente de control, definiendo los roles en cada una de las instancias que participan en la definición y ejecución de las acciones, métodos y procedimientos de control y gestión del riesgo (Línea estratégica, Primera línea, segunda línea y tercera línea de defensa).

2. GESTION DE LOS RIESGOS INSTITUCIONALES

2.1 Asegurar la Gestión del Riesgo en la Entidad.

La política de Administración de Riesgos de la Comisión, data del año 2014 y en la actualidad se encuentra en proceso de actualización, de modo tal que incluyan todos los riesgos de la CREG. Se presentó propuesta de la nueva política por parte de Planeación Estratégica al Comité Institucional de

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Coordinación de Control Interno, celebrado el 03 de julio/2018 (Acta 02), pero fue devuelta con algunas observaciones y recomendaciones por parte de dicho Comité.

Es necesario para el reajuste de los mapas de riesgos, como paso previo se cuente con la Política de Administración de Riesgos de la CREG actualizada y aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, de modo tal que se tenga línea clara frente al tema. Lo anterior, atendiendo la nueva Guía para la Administración de los Riesgos de Gestión, Corrupción y Seguridad Digital y el Diseño de Controles en Entidades Públicas del DAFP versión de agosto de 2018

2.2 Fortalecer la Gestión del Riesgo a Partir del Desarrollo de las Otras Dimensiones de MIPG

Se desarrollará una vez se cuente con la Política de Administración de Riesgos de la CREG actualizada y aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.

2.3 Asignar las Responsabilidades en Relación con las Líneas de Defensa del MECI

Aspecto a tener en cuenta en la definición de la política de Administración de Riesgos de la Comisión, que incorpore las responsabilidades de cada una de las tres líneas de defensa y la línea estratégica.

3. ACTIVIDADES DE CONTROL

3.1 Diseñar y Llevar a Cabo las Actividades de Control del Riesgo en la Entidad.

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Se está en el proceso de actualización de la política de administración de riesgos de la Comisión, para luego actualizar los mapas de riesgos.

Producto del seguimiento efectuado por Control Interno, se recomienda establecer controles en el proceso de Gestión de Bienes y Servicios, gestión financiera, así como establecer procedimiento para el tema de comisiones de servicios, viáticos, gastos de viaje y transportes.

4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

4.1 Efectuar el Control a la Información y la Comunicación Organizacional

Comunicación externa y relaciones con los medios

En los últimos meses de 2018 se observó un mayor flujo de noticias relacionadas con la CREG y los sectores que regula frente a lo sucedido en trimestres anteriores, influenciadas principalmente por temas relacionados con fenómeno de El Niño, subasta del cargo por confiabilidad y el proyecto Hidroituango. Al respecto, se llevaron a cabo varias reuniones con el Director Ejecutivo con el fin de revisar aspectos generales de comunicaciones, entre los que se encuentran participación en audiencia pública en Barranquilla sobre el funcionamiento de los servicios públicos en la región caribe, organizada por el Senado de la Republica, así como acciones de comunicaciones, divulgación y pedagogía de la regulación de cara a Fenómeno de El Niño, en particular para los primeros meses de 2019.

Como parte de las acciones de mejora implementadas desde el proceso de Proyección Corporativa y Relaciones con el Entorno, en coordinación con la Director Ejecutivo se hizo revisión del manejo mediático que se observa frente al Fenómeno de El Niño y se hizo una comparación con lo sucedido en 2015-2016, de tal manera que se pudieran implementar acciones de pedagogía que precisen la información publicada en medios de comunicación. En ese sentido, se elaboró caja de mensajes con el apoyo de asesores con el fin de documentar la información y tenerla disponible para atender requerimientos de los medios de comunicación. Así mismo se realizó reunión con el área de comunicaciones del Ministerio de Minas y Energía para hacer pedagogía en torno al tema, exponer lecciones aprendidas de años anteriores y coordinar actividades sectoriales en materia de relacionamiento con medios y partes interesadas.

Boletines de prensa de la CREG

El proceso de Proyección Corporativa se encargó de elaborar, publicar en el portal web y divulgar 14 boletines de prensa relacionadas con la regulación, así como con la gestión administrativa de la entidad, brindando apoyo a la Dirección Ejecutiva, al Comité de Expertos y al proceso de Planeación; y dando cumplimiento a la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información, así como al plan de acción de la entidad.

A continuación, las noticias publicadas en el home del portal web, y disponibles de manera permanente en la sección comunicaciones/noticias:http://www.creg.gov.co/index.php/es/prensa/noticias

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CREG publicó para comentarios proyecto de agenda regulatoria 2019 (Bogotá, 01 noviembre 2018)

Presentación del taller Código de Redes (15 noviembre 2018) Jorge Alberto Valencia Marín se posesionó como experto comisionado de la CREG (15

noviembre 2018) Informe de las propuestas de modificación para la actualización del Código de Redes elaborado

por la Unión Temporal Código de Redes (21 noviembre 2018) Comunicado a la ciudadanía (21 diciembre 2018) Horario de atención 24 y 31 de diciembre de 2018 (21 diciembre 2018) Agenda regulatoria indicativa de 2019 a disposición de agentes y usuarios (28 diciembre 2018) XM realizará taller sobre subasta del cargo por confiabilidad (18 enero 2019) Presentación estudio de indicadores de autogeneración será en el hotel NH Collection Royal

Teleport (22 enero 2019) CREG publica para comentarios el plan de acción, plan anticorrupción y de atención al ciudadano

2019 (28 enero 2019). Descargue la presentación del estudio de indicadores de autogeneración y generación distribuida

en el SIN (30 enero 2019) Conozca el plan de acción, plan anticorrupción y de atención al ciudadano 2019 (08 febrero 2019) CREG publica pronunciamiento de ARIAE sobre la situación de la Comisión Reguladora de

Energía (CRE) de México (22 febrero 2019) Subasta para la asignación de Obligaciones de Energía Firme (27 febrero 2019)

Talleres

En el periodo el proceso se encargó del desarrollo de los siguientes talleres relacionados con la regulación:

Talleres noviembre – diciembre de 2018

Tema Fecha Exp /ase. Participantes Enlace vídeo Usuarios streaming No. de veces visto (al 24/01/ 2019)

Propuestas de modificación para la actualización del Código de Redes

15 de noviembre de 2018

1 exp. Y 2 asesores 42

https://youtu.be/BTHM0beG1ok 947 192

Resultados del estudio para la modernización del mercado Spot 29 de noviembre

2 exp. Y 2 asesores 90

https://youtu.be/IA7sK48y70s 306

Servicios complementarios en el Sistema Interconectado Nacional 17 de diciembre 1 exp y 2 asesores 28 https://youtu.be/

UeF__gIfccQ 108 130

Total de asistentes: 160 personas Participantes streaming: 1.055 usuarios

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Talleres enero – febrero de 2019

Tema Fecha Exp /ase. Participantes Enlace vídeo Usuarios streaming/redes

Estudio de indicadores de autogeneración y generación distribuida en el SIN 30/01/2019

Expt. María Claudia Alzate/Germán CastroAsesores: Diego Mariño

50 personas I-2019-001104

https://youtu.be/3fZP13LWOR4https://youtu.be/9bgFR3qefxw

206 usuarios

Taller funciones gestor del mercado 19/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Claudio Karla, Libardo Acero, Manuel Rodríguez

45 personas I-2019-001537

https://youtu.be/Rt89OMIbR5w?t=1060

422 usuarios

Apligas

19/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Viviana Pulido, Miguel García, Julia Sánchez y Henry Bernal

22 personas I-2019-001568 No Aplica No Aplica

Distribución de gas

20/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Viviana Pulido, Miguel García, Julia Sánchez y Henry Bernal

38 personas I-2019-001574 No Aplica No Aplica

Apligas

20/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Viviana Pulido, Miguel García, Julia Sánchez y Henry Bernal

24 personas I-2019-001635 No Aplica No Aplica

Distribución de gas

21/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Viviana Pulido, Miguel García, Julia Sánchez y Henry Bernal

30 personas 2019-001639 No Aplica No Aplica

Apligas

21/02/2019

Expt Daisy Cerquera Asesores: Viviana Pulido, Miguel García, Julia Sánchez y Henry Bernal

22 personas I-2019-001637 No Aplica No Aplica

Total de asistentes: 231 personas Participantes streaming: 628 usuarios

Proyección corporativa y relaciones con el entorno publicó videos en el portal web de la entidad con lo que se completó un total de 20 videos publicados en lo corrido del año, entre los que se encuentran grabaciones de talleres, eventos y vídeos institucionales (ver en comunicaciones/vídeos).

Videos noviembre y diciembre/2018:

Taller sobre servicios complementarios en el Sistema Interconectado Nacional (SIN). Parte 1 Taller sobre servicios complementarios en el Sistema Interconectado Nacional (SIN). Parte 2 Vídeo taller de las propuestas de modificación para la actualización del Código de Redes Taller, estudio para la modernización del mercado Spot. 29 de noviembre de 2018 Taller servicios complementarios en el SIN

Videos enero y febrero/2019:

Taller presentación del estudio de indicadores de autogeneración Parte I Taller “Alcance de los servicios a cargo del gestor del mercado de gas natural”

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Campañas de comunicación en medios internos

Campañas 2018

1. Campaña Día de la Seguridad de la Información. 2. Campaña de socialización auditoria de Calidad. 3. Campaña compartir fundación de niños. 4. Día de los niños CREG5. Mensajes de motivación desayuno de Navidad (Vídeo fin de año). 6. Vídeo informe de gestión CREG 2018. 7. Divulgación Matriz de comunicaciones.

Campañas 2019

En los dos primeros meses de 2019 el proceso dio desarrollo a la campaña sobre evaluación de desempeño laboral, así como a la publicación de piezas de comunicación solicitadas por los procesos de Planeación, Gestión Humana e IT. Así mismo se realizaron reuniones de trabajo con estas áreas, con el fin de planear las actividades de comunicación interna para la vigencia 2019.

Encuestas

Encuesta interna

Proyección corporativa y relaciones con el entorno realizó una encuesta semestral para identificar si las campañas de comunicación interna cumplen con los objetivos de comunicación propuestos y si aportan al fomento de la cultura organizacional de la entidad.

De acuerdo con los resultados de la encuesta realizada a público interno, se destaca la oportunidad de la información obteniendo un puntaje alto (91%). Por su parte, la claridad de los mensajes no alcanza el mismo nivel de satisfacción (78%) y aunque dicho resultado no es desfavorable, si implica una revisión, junto con la línea gráfica de las actividades, campañas y/o mensajes elaborados por PCRE (78%) esto con el fin de aumentar el grado de aceptación por parte del grupo objetivo. Se supera la meta general con 83%.

Encuesta externa

La encuesta se hizo de manera cuantitativa a través del portal web de la CREG y por correo. Con respecto al semestre anterior, el porcentaje de satisfacción de los usuarios aumentó en 10 puntos. A continuación, se relaciona el resultado en cada uno de los items.

Está de acuerdo o en total de acuerdo con las afirmaciones:

• La información que recibe por parte de la CREG es veraz y profunda 88%• La información que brinda la CREG es clara 81%• Sus peticiones y/o preguntas son atendidas con amabilidad 83%• El tiempo de respuesta a sus inquietudes es satisfactorio 70%• La actitud del personal de la CREG corresponde a la imagen de una entidad ética y transparente 89%

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• La oferta de trámites y servicios electrónicos que ofrece la CREG hace más eficiente la gestión de la entidad. 80%• PROMEDIO: 82%La encuesta está publicada en el enlace:http://www.creg.gov.co/phocadownload/rendicion_cuentas/2018/pdf/14012019presentacin%20encuesta%20de%20satisfaccin.pdf

5. MONITOREO O SUPERVISION CONTÍNUA

5.1 Implementar las Actividades de Monitoreo y Supervisión Contínua en la Entidad

Al corte del mes de diciembre de 2018, se contó con una ejecución del 93% del Plan Anual de Auditorías Internas PAAI 2018, alcanzando el cumplimiento 148 actividades de las 159 programadas. La siguiente gráfica detalla el comportamiento por cada rol:

Respecto al Plan Anual de Auditorías Internas PAAI-2019, éste fue aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en sesión del mes de enero de 2019, aprobándose las siguientes actividades por los diferentes roles:

ROL ES C ONT ROL INT ERNO M ET A 2019

Lideraz go Es tratégico 8Enfoque hac ia la P revenc ión 14R elac ión c on Entes Externos de C ontrol 30Evaluac ión de la Ges tión del R ies go 8Evaluac ión y Seguim iento 83O TR O S (P roc es o GC E) 11T O T AL 154

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Se efectuó la Evaluación al Sistema de control interno contable a través del CHIP, obteniendo un resultado de 4.22

Se realizó la consolidación y presentación de la cuenta fiscal de la vigencia 2018, a través del SIRECI de la Contraloría General de la República.

El seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la CGR, arrojó el siguiente resultado:

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Adelantar las actividades pertinentes para la implementación del MIPG, e incluir dentro de la Resolución de Conformación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño los responsables de las diferentes líneas de defensa dentro de la Comisión. Igualmente, revisado los autodiagnósticos desarrollados por algunos líderes de procesos y el plan de acción de la vigencia 2019, se identifica que no se elaboró el 100% de los autodiagnósticos.

Respecto al cumplimiento del Decreto 612/18, se identificó que para la vigencia 2018 faltó la publicación del Plan de Prevención de Recursos Humanos, y de la vigencia 2019 falta el PINAR, plan Anual de vacantes, Plan Institucional de capacitación, Plan de Incentivos Institucionales y el Plan Anticorrupción, los cuales deberían estar publicados en el link http://www.creg.gov.co/index.php/es/creg/nuestra-labor/planes-politicas/planes-y-programas/category/1229-planes-modelo-integrado-de-planeacion-y-gestion

Culminar las actividades pendientes a fin de consolidar y presentar y aprobar el nuevo Plan Estratégico de la Comisión.

No se ha actualizado la política de administración de riesgos, la cual data del año 2014. Se presentó propuesta el 03 de julio/18 al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el efectuó observaciones y se está a la espera de la presentación de la nueva versión, para su respectiva aprobación y adopción. El no contar con una política de administración de riesgos actualizada conlleva a no tener los lineamientos precisos de como la Comisión debe gestionar de

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manera efectiva los riesgos que afecten el logro de los objetivos estratégicos y de procesos. Es la herramienta para identificar, analizar, evaluar los riesgos y determinar los roles y responsabilidades de cada uno de los servidores de la Comisión (Esquema de las Líneas de Defensa) en los riesgos de gestión y en los riesgos de corrupción el monitoreo y seguimiento.

RAUL ALBERTO JURADO VELANDIAAsesor Control Interno

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